TUGAS MANAJEMEN FARMASI DAN KOMUNITAS

PENGADAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

DI APOTEK

Dosen pembimbing: Dra. Azizahwati, M Si., Apt

Disusun oleh :

KELOMPOK 7

Baskoro Surya Narendra 1306343422

Daisy Natalia 1306434143

Dina Haryanti 1306343492

Mastin Sibarani 1306343826

Sumayyah 1306344261

Ummi Erlina 1306434244

Vhony Purnamasari H 1306344040

PROGRAM PROFESI APOTEKER ANGKATAN 78

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS INDONESIA

DEPOK

2013

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam upaya memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi bagi pasien di

rumah sakit, dalam waktu, jumlah serta mutu yang tepat, maka diperlukan

suatu manajemen yang meliputi proses kegiatan perencanaan, pengadaan,

pembelian dan pendistribusian. Kegiatan perencanaan meliputi penyusunan

rencana kebutuhan yang tepat, mencegah terjadinya kekurangan dan sedapat

mungkin mencegah terjadinya kelebihan perbekalan farmasi yang tersimpan

lama dalam gudang serta untuk meningkatkan penggunaan perbekalan

farmasi secara efektif dan efisien.

Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya

obat dan total biaya kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor

yang sangat menentukan dalam menjamin adanya ketersediaan obat yang

diperlukan dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang rasional dan

tentunya dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh

karena itu, pengadaan perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik

mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam

meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan

efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan servis rumah sakit yang

bersangkutan. Apotek selain sebagai pusat pelayanan obat juga merupakan

tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis apotek harus dikelola dengan

manajemen yang baik. Salah satu obyek manajemen di apotek adalah

manajemen pengadaan dan persediaan obat.

Demi menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus

ditunjang dengan adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga

sebagai salah satu cara memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa

apotek yang dituju selalu akan menyediakan segala kebutuhan obat-

obatannnya. Jika salah satu barang tidak tersedia atau jumlahnya tidak

mencukupi akan berdampak buruk pada citra apotek dari segi kelengkapan

barangnya dimata konsumen. Meskipun dampak dari keadaan tersebut tidak

langsung terasa saat itu juga, namun perluasan pelanggan baru akan

terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan apotek tersebut.

1.2 Tujuan

Memaparkan penerapan pengadaan dan pengendalian persedian di apotek

sebaik mungkin sehingga pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat

dalam meningkatkan pelayanan kepada pasien dapat dilakukan secara efektif

dan efisien sehingga pasien merasa terpuaskan dengan pelayanan dari apotek.

BAB 2

PENGADAAN DAN PERSEDIAAN

2.1 Definisi

Pengadaan merupakan kegiatan pembelian dalam rangka memenuhi

kebutuhan proses penjualan. Manajemen pengadaan diperlukan untuk

meningkatkan laba apotek dan memuaskan konsumen dengan memenuhi

kebutuhannya. Titik awal dari proses pengadaan adalah melakukan pembelian.

2.2 Prinsip

Pengadaan harus disesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada

keseimbangan antara penjualan dan pembelian.

2.3 Pengadaan

Pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama terhadap tersedianya

obat dan total biaya kesehatan. Proses pengadaan yang efektif adalah faktor yang

sangat menentukan dalam menjamin adanya ketersediaan obat yang diperlukan

dalam jumlah yang sesuai, dengan harga yang rasional dan tentunya dengan

kualitas yang memenuhi standar mutu yang jelas. Oleh karena itu, pengadaan

perbekalan farmasi harus dapat diterapkan sebaik mungkin sehingga

pengendalian, keamanan, dan jaminan mutu obat dalam meningkatkan pelayanan

kepada pasien dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga pasien merasa

terpuaskan dengan servis pelayanan yang diberikan. Apotek selain sebagai pusat

pelayanan obat juga merupakan tempat bisnis dan investasi. Sebagai aset bisnis

apotek harus dikelola dengan manajemen yang baik. Salah satu obyek

manajemen di apotek adalah manajemen pengadaan dan persediaan obat. Demi

menyediakan pelayanan yang maksimal di apotek, maka harus ditunjang dengan

adanya kelengkapan barang yang dijual. Hal ini juga sebagai salah satu cara

memberi kepercayaan kepada pelanggan bahwa apotek yang dituju selalu akan

menyediakan segala kebutuhan obat-obatannnya. Jika salah satu barang tidak

tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi akan berdampak buruk pada citra

apotek dari segi kelengkapan barangnya dimata konsumen. Meskipun dampak

dari keadaan tersebut tidak langsung terasa saat itu juga, namun perluasan

pelanggan baru akan terhambat dan berefek pada kelambatan perkembangan

apotek tersebut.

Pengendalian persediaan sangat penting baik untuk apotek besar maupun

kecil. Persediaan obat merupakan harta paling besar dari sebuah apotek. Karena

begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian

persediaan obat yang tepat memliki pengaruh kuat dan langsung terhadap

perolehan kembali atas investasi apotek. Pengendalian yang efektif berakibat

pada investasi yang lebih kecil. Untuk suat laba tertentu, pengendalian stok obat

mengarah pada perolehan yang lebih besar atas investasi. Bila APA dapat

menurunkan persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau dengan

menyingkirkan barang/ obat yang tidak mudah dijual dan bila pengurangan ini

digunakan untuk menurunkan modal sendiri, amak perolehan kembali atas modal

sendiri akan meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman modal atas

persediaan obat/ barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan

sendirinya akan menurunn.

Untuk itu perlu ditetapkan kebijaksanaan yang berkenaan dengan

persediaan yang optimum:

- untuk pemesanan: perlu ditentukan bagaimana cara pemesanannya,

berapa jumlah yang dipesan agar pemesanan tersebut ekonomis dan kapan

pemesanan dapat dilakukan.

- Untuk penyimpanan: perlu ditentukan berapa besarnya cadangan yang

merupakan persediaan minimum, besarnya persediaan pada waktu

pemesanan kembali dan besarnya persediaan maksimum.

Adapun tujuh dasar pengetahuan yang perlu diperhatikan dalam mernacang

sistem pengelolaan persediaan yang baik adalah:

1. adanya pemahaman di mana sistem pengelolaan sama dengan manajemen

dan keduanya harus berfungsi.

2. penentian tipe pencatatan persediaan dana laporan persediaan dibutuhkan.

3. seleksi barang-barang yang disediakan.

4. pemeliharaan keseimbangan yang sesuai antara tingkat pelayanan dan

penyediaan.

5. pengambilan model untuk frekuensi pemesanan kembali.

6. pelaksanaan perumusan pemesanan kembali.

7. identifikasi dan pengaturan dari harga-harga manajemen yang bervariasi.

2.4 Fungsi pengadaan di apotek meliputi

1. Fungsi biaya

Menaikan keuntungan dengan menurunkan biaya pengadaan melalui :

Pengaturan sediaan optimal

Pengaturan system sediaan optimal (Administrasi, distribusi,

penjadwalan dll)

Penanganan barang “slow moving” , rusak, dll

2. Fungsi Perolehan

Mengadakan pengadaan untuk kebutuhan penjualan dengan menetapkan

Kapan barang diperoleh

Bagaimana cara memperoleh

Siapa pemasoknya

Bagaimana memasoknya keunit/lini penjualan

Sistem pengadaan barang dikatakan baik bila memenuhi kriteria sebagai

berikut :

Terjadi kesetimbangan komposisi , misalnya barang fast moving

lebih diprioritaskan dari pada yang slow moving

Mampu melayani produk yang diperlukan konsumen

Terjadi kesetimbangan antara persediaan dengan seluruh

permintaan (keseimbangan total)

Tidak terjadi kelebihan persediaan yang dapat merugikan apotek

yang disebabkan oleh barang yang belum/tidak laku dan sudah

kadaluarsa

2.5 Arus Barang

Setiap hari dilakukan pengecekan barang dengan menghitung stok

persediaan obat-obatan baik narkotika, psikotropika, obat keras dan obata bebas

yang terpakai hari sebelumnya dengan mencatatnya dikartu stok harian. Jika

jumlah persediaan obat tidak mencukupi atau habis maka dilakukan pemesanan

yang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dicatat dibuku pemesanan

barang.

Setiap kejadian penjualan berarti pengeluaran barang dari apotek dan

barang yang keluar tersebut harus diisi kembali sehingga jumlah barang itu tetap.

Namun keseimbangan tidak mungkin dapat dilakukan setiap hari untuk setiap

produk karena frekuensi pembelian akan menjadi sangat tinggi dan berakibat

volume pekerjaan menjadi sangat besar. Untuk itu perlu dicari waktu yang baik

untuk pembelian produk, sehingga ada keseimbangan antara beban dan

kemampuan memenuhi permintaan dalam penjualan.

Tiga jenis kegiatan yang terlibat dalam arus barang:

1. Pengadaan barang (pembelian)

2. Penyimpanan di gudang

3. Penyerahan barang (penjualan)

PBF GUDANG APOTEK RUANG RACIK PASIEN

PEMBELIAN PENYIMPANAN PENYERAHAN

Barang dipesan berdasarkan kepada jenis barang yang sudah habis pada

hari sebelumnya atau persediaan barang di ruang peracikan tinggal sedikit.

Dalam pengadaan perbekalan farmasi penting dipertimbangkan sifat barang,

apakah fast moving atau slow moving, pemilihan distributor meliputi legalitas,

harga yang kompetitif, pelayanan yang cepat, potongan harga yang diberikan,

tenggang waktu pembayaran yang ditawarkan serta dapat membeli dalam jumlah

sedikit.

Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui

penjualnya atau melalui telepon dengan menggunakan Surat Pesanan. Khusus

narkotika, pemesanan dilakukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan

Surat Pesanan Narkotika rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola

Apotek, untuk psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika. Selain itu

pemesanan barang ke PBF dibuat dalam satu surat pemesanan yang

ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek yang didalamnya harus

terdapat nomor Surat Izin Kerja.

Pemesanan barang di apotek harus memperhatikan beberapa hal berikut:

1. Persediaan minimum dan maksimum

2. Reorder point (titik pesanan) terutama untuk obat yang laku keras

3. Memperhatikan buffer stock

Sistem pemesanan barang dapat dikatakan baik jika pembeliannya

memenuhiketentuan sebagai berikut :

1. Komposisi produk sesuai kebutuhan

2. Mampu melayani jenis produk yang diperlukan pasien

3. Jumlah pembelian keperluan rutin sebulan telah menunjukkan

keseimbangan dengan penjualan secara proporsional.

2.6 Faktor-faktor pemesanan/pembelian

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih sumber

pemesanan atau pemberlian barang yaitu :

1. Harga beli yang kompetitif

2. Pelayanan yang cepat dari PBF yang bersangkutan

3. Pemberian kredit yang menguntungkan dengan tingkat harga yang

kompetitif

4. Kondisi keuangan.

Semakin besar omset atau modal apotek semakin besar dana yang dapat

dikeluarkan untuk pembelian barang

5. Waktu pembelian (kapan barang tersebut harus dibeli).

6. Jarak apotek dengan pemasok.

Semakin jauh jaraknya semakin lama lead time. Oleh karena itu perlu

menetapkan persediaan barang yang aman (safety stock) agar jangan

sampai kehabisan barang sebelum barang yang dipesan datang.

7. Frekuensi dan volume pembelian.

Semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order.

Frekuensi pembelian yang tinggi berakibat kepada :

biaya pemesanan meningkat (biaya telepon,administrasi dsb.)

meningkatnya beban pekerjaan untuk penerimaan, pemeriksaan

dan pencatatan barang yang dating,dll

Sebaliknya jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi

pembelian, namun akan mengakibatkan :

Besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang

besar

Meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau

kedaluarsa

Membutuhkan modal yang besar

8. Jenis barang yang akan dibeli didasarkan atas kebutuhan persediaan

barang diapotek (berdasarkan buku defekta), penjualan sebelumnya

(perputaran dan kecepatan gerak barang), kebutuhan konsumen dan

ramalan permintaan dalam waktu dekat. Data obat etikal dapat dilihat

berdasarkan resep, sedangkan obat OTC dapat dilihat berdasarkan

kebutuhan penduduk sekitar, musim dan iklan dari media massa.

9. Tanggal Daluarsa. Batas tanggal daluarsa yang pendek (<1 tahun)

memiliki resiko kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus

ada garansi dari supplier tentang batas maksimal (paling lambat) daluarsa,

misalnya paling lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat

ditukar dengan obat yang baru.

Pembelian barang harus disesuaikan dengan kondisi apotek, biasanya

berdasarkan analisa kebutuhan, jenis kebutuhan, pola penyakit didaerah lokasi

apotek, jumlah kebutuhan stok, ruang penyimpanan yang tersedia dan tentu saja

kondisi keuangan.

2.7 Prosedur dan cara pembelian

Prosedur pembelian dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Persiapan

Mengumpulkan data obat yang akan dipesan dari buku defekta peracikan

dan gudang, termasuk obat obat baru yang ditawarkan oleh supplier

2. Pemesanan

Menyiapkan surat pesanan (SP) sebanyak minimal 2 rangkap (1 untuk

supplier 1 untuk apotek saat menerima barang yang dipesan)

3. Penerimaan

Cocokkan barang dan faktur dengan SP kita. Periksa merk, jumlah, harga

satuan barang, diskon dan perhitungannya. Catat tanggal kadaluarsa obat

dalam buku tersendiri sesuiai urutan tanggal.

4. Penyimpanan:

Simpan barang yang datang berdasarkan pengelompokan yang kita buat.

Arus barang yang keluar dan masuk sebaiknya mengikuti aturan :

FIFO (first in first out) : barang yang lebih dulu dating lebih dulu

keluar

FEFO (first expired first out) : barang yang lebih dulu expired lebih

dulu dikeluarkan atau dijual

5. Pencatatan

Dilakukan dengan menyalin dari faktur atau daftar obat kedalam buku

penerimaan barang, dimana ditulis selain nama supplier, nama obat,

jumlah obat, harga satuan, diskon, jumlah harga, nomor urut,tanggal. Tiap

hari dijumlah sehingga diketahui berapa banyak hutang tiap harinya

kemudian faktur-faktur diserahkan pada tata usaha untuk diperiksa sekali

lagi, lalu dibundel dalam map tunggu, menunggu jatuh waktu untuk

dilunasi.

6. Pembayaran

Bila sudah jatuh tempo, kumpulkan faktur serahkan pada kasir untuk

dibayarkan pada supplier.

Pembelian dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :

a. Pembelian dalam jumlah terbatas

pembelian dilakukan sesuai kebutuhan jangka waktu pendek, misalnya 1

mingu. Pembelian ini dilakukan jika modal terbatas dan PBF berlokasi

dekat dengan apotik, misalnya 1 kota dan dapat segera melayani seta obat

dapat segera diminum.

b. Pembelian secara spekulasi

Pembelian dilakukan dalam jumlah lebih besar dari kebutuhan dengan

harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada

diskon. Cara ini mengandung resiko.

c. Pembelian berencana

Dilakukan dengan melihat pada kartu stock.sehingga dapat diketahui obat

mana yang laku keras dan mana yang lambat, selanjutnya dapat dilakukan

perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan barang item.

d. Cara pembelian lebih ekonomis

Adalah jumlah/kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang

minimal atau sering disebut sebagai jumlah pembelian yang optimal.

2.8 Aspek-aspek penilaian terhadap supplier :

Kemampuan menyediakan barang sesuai dengan jenis barang dan

jumlah yang dipesan

Kemampuan supplier menyerahkan barang sesuai jadwal yang

ditentukan

Kondisi kualitas barang

Harga dan diskon

Syarat dan waktu pembayaran

Tingkat kerja sama yang diberikan dalam mengatasi permasalahan =>

permasalahan yang terjadi seperti : penanganan barang rusak, tidak laku

atau yang dipesan mendadak.

Kondisi perusahan supplier : status, lokasi, struktur organisasi

perusahaan, nilai asset perusahaan, system pengendalian kualitas

perusahaan atau apotek lain yang menjadi pelanggan dll.

2.9 Aliran barang keluar :

Adanya permintaan barang keluar disebabkan adanya penjualan baik

dengan resep maupun tanpa resep, penjualan bebas kontan atau kredit. Setiap

barang keluar harus dicatat dalam kartu stock, untuk keperluan itu disediakan

“buku permintaan barang” yang ditulis asisten apoteker dari ruang peracikan.

Buku tersebut memuat kolom nama barang, jumlah yang diminta, jumlah yang

diberikan, sisa persediaan, dan keterangan.

BAB 3

PERSEDIAAN

3.1 Definisi

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan

untuk memenuhi tujuan tertentu. Setiap perusahaan jasa maupun manufaktur

selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan para pengusaha akan

dihadapkan pada resiko bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat

memenuhi keinginan para pelanggannya.

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang

telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan

obat.Salah satu kunci sukses pengelolaan persediaan barang di sebuah apotek

adalah apotek mampu memenuhi semua permintaan akan obat (baik resep

maupun non resep), sehingga ratio penolakannya 0%. Untuk dapat

menjamin hal tersebut diperlukan perencanaan yang sangat matang ada

penumpukan barang (over stock) atau persediaan habis (out of stock). Tujuannya

adalah supaya perputaran persediaan akan maksimal, resiko over stock dan outof

stock diminimalisir sehingga kepuasan pelanggan karena permintaan akan obat

selalu terpenuhi.

Kepuasan pelanggan akan berimbas kepada loyalitas pelanggan dan juga

menambah pelanggan-pelanggan baru. Bahan atau barang yang disimpan yang

akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses

produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang suatu

peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu,

barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.

3.2 Fungsi persediaan

Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang

dibutuhkan).

Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus

dikembalikan.

Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).

Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi

untuk sementara.

Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.

Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang

yang diperlukan.

Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.

3.3 Pengendalian Persediaan (Seto, Soerjono., Nita, Yunita., dan Triana, Lily,

2004)

Pengendalian persediaan sangat penting bagi apotek, baik besar maupun

kecil, karena persediaan obat merupakan harta terbesar dari sebuah apotek.

Pengendalian persediaan obat yang tepat memiliki pengaruh besar terhadap

perolehan kembali investasi apotek karena jumlah yang diinvestasikan untuk

persediaan obat sangatlah besar. Pengendalian yang efektif dapat memperkecil

investasi dari suatu apotek. Pengendalian persediaan obat juga berdampak pada

perolehan yang lebih besar atas investasi (untuk suatu laba tertentu). Bila APA

dapat menurunkan jumlah persediaan dengan menjual lebih sedikit obat atau

dengan menyingkirkan barang/ obat yang tidak mudah dijual, maka akan terjadi

juga penurunan modal sendiri dan perolehan kembali atas modal sendiri pun akan

meningkat. Sebaliknya bila investasi/ penanaman modal atas persediaan obat/

barang dagangan dinaikkan, peroleh atas modal dengan juga akan menurun.

Pengendalian persediaan obat juga penting dalam pelayanan pasien di

apotek, di mana suatu apotek harus mempunyai stok yang benar agar dapat

melayani pasien atau memenuhi kebutuhan pasien akan obat dengan baik. Apotek

harus mempunyai jenis produk yang dibutuhkan pasien dalam jumlah yang

dibutuhkan pasien. Bila sebuah apotek umum tidak memiliki persediaan obat

yang dibutuhkan pasiennya pada waktu mereka memerlukan, maka apotek

tersebut akan kehilangan penjualan. Bila hal seperti ini sering terjadi, maka

apotek akan kehilangan pasiennya. Oleh sebab itu, pengendalian persediaan yang

efektif adalah suatu pengendalian persediaan yang dapat mengoptimalkan dua

tujuan, yakni :

- Memperkecil total investasi pada persediaan obat.

- Menjual berbagai produk yang tepat untuk memenuhi permintaan atau

kebutuhan pasien.

Tiga pertanyaan yang menjadi dasar pengendalian atau pengawasan

terhadap persediaan yakni :

- Berapa banyak suatu item obat yang akan dipesan pada suatu waktu tertentu ?

- Kapan dilakukan pesanan ulang terhadap item tersebut (terkait dengan

frekuensi pesanan ulang) ?

- Yang mana dari item-item tersebut yang perlu dilakukan pengawasan atau

pengendalian ?

Dalam hal ini dilakukan pengendalian jumlah stok untuk memenuhi

kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis. Bila stok terlalu kecil, maka :

- Permintaan pasien sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien menjadi tidak

puas, hal ini dapat menghilangkan kesematan untuk memperoleh keuntungan.

- Untuk tetap dapat memuaskan pasien akan diperlukan tambahan biaya untuk

mendapatkan bahan obat dalam waktu yang cepat.

Sedangkan bila stok terlalu besar, maka akan terjadi :

- Peningkatan biaya penyimpanan

- Kemungkinan obat menjadi rusak atau kadaluarsa

- Ada risiko bila sewaktu-waktu harga obat atau bahan obat turun.

Parameter – Parameter Pengendalian Persediaan

a. Konsumsi rata-rata

Konsumsi rata-rata sering disebut juga permintaan (demand). Konsumsi

rata-rata merupakan jumlah barang yang dipakai (dibeli) dalam satu waktu

tertentu Perkiraan konsumsi rata-rata/ permintaan untuk pemesanan selanjutnya

merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang

harus dipesan.Walaupun banyaknya permintaan mendatang dapat diprediksi

dengan akurat, namun barang yang stockout tetap dapat terjadi apabila salah

memperkirakan lead time dari barang tersebut.

b. Lead Time

Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhan mulai dari

pemesanan sampai dengan penerimaan barang di gudang dari suplier tertentu.

Setiap supplier akan memiliki lead time yang berbeda-beda, sehingga harus juga

diperhatikan rata-rata lead time untuk masing-masing supplier berdasarkan

performance supplier sebelumnya. Yang perlu diukur dalam Lead Time adalah

jumlah produk yang disediakan. Lead Time dapat diukur dengan:

LT = Konsumsi rata-rata x Waktu tunggu

c. Safety Stock

Safety stock merupakan persediaan obat yang dicadangkan sebagai

pengaman untuk memenuhi kebutuhan pasien untuk mencegah terjadinya

stockout. .Safety stock ini menjadi sangat penting ketika lead time maupun

jumlah permintaan tidak dapat diprediksi atau nilainya berubah-ubah, seperti

dalam kasus keterlambatan barang pesanan atau terjadi perubahan jumlah

permintaan karena terjadi suatu wabah penyakit tertentu. Untuk barang-barang

yang fast moving, safety stock biasanya dihitung dari 20% dari jumlah konsumsi

rata-rata, sedangkan untuk barang-barang slow moving, nilai safety stock

diperoleh dari 10% dari konsumsi rata-rata.

d. Level persediaan minimum (Reorder level)

Merupakan jumlah sisa persediaan terendah yang masih tersedia yang

merupakan penanda perlunya pemesanan ulang. Persediaan minimum ini penting

ditentukan agar kontinuitas usaha (pemenuhan kebutuhan pasien akan obat) dapat

tetap terjaga. Jika barang yang tersedia kurang dari jumlah persediaan minimum

maka dapat terjadi stockout. Reorder level ini dapat dihitung dengan mengalikan

rata-rata lead time dengan rata-rata jumlah konsumsi selama waktu lead time.

Stock Min = (LT x CA) + SS

e. Level persediaan maksimum

Merupakan jumlah persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi

permintaan hingga pemesanan berikutnya atau dapat juga disebut dengan target

stock level. Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum ini maka tidak lagi

diperlukan pemesanan (selama periode tertentu) untuk menghindari terjadinya

stockout.

Stock Max = (SMin + (PPxCA)

LT = Lead time

CA = Rata-rata konsumsi perbulan

SS = Safety stock

PP = Periode pengadaan

f. Posisi persediaan

Merupakan jumlah antara persediaan yang masih tersedia dengan

persediaan yang sedang dipesan, dikurangi dengan persediaan yang telah dipesan

oleh fasilitas kesehatan lain atau oleh pasien. Posisi persediaan dapat terjadi

overstock ataupun stockout.

g. Periode pengadaan

Periode pengadaan ini meliputi waktu antara pemesanan awal hingga

waktu pemesanan berikutnya yang telah dijadwalkan. Hal yang harus

diperhatikan adalah jumlah yang dipesan ditambah jumlah safety stock harus

dapat memenuhi kebutuhan selama periode pengadaan ditambah dengan lead

time.

Selain itu perlu juga dihitung:

1. EOQ (Economic Order Quantity)

Yakni suatu perhitungan untuk menentukan jumlah pesanan persediaan

yang dapat meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ dapat

dihitung dengan rumus :

EOQ = √ 2 SDH

Keterangan :

D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)

S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)

H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit.tahun)

TC = HQ2

+ SDQ

TC = Biaya Persediaan

Q2

= Persediaan rata-rata

DQ

= Jumlah (berapa kali) pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun)

2. Re Order Point (ROP / Titik pemesanan)

Merupakan suatu titik dimana harus diadakan pemesanan kembali

sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan

adalah tepat waktu. Reorder point ini dapat dihitung apabila lead time dan

permintaan atau rata-rata konsumsi diketahui dan konstan.

ROP = (LT x d) + SS

Keterangan :

ROP = Reoder point

LT  = Lead Time

d = demand (konsumsi rata-rata)

SS  = Safety Stock

3. Rasio perputaran sediaan

Rasio perputaran (turnover ratio) merupakan ukuran efisiensi suatu

apotek dalam mengelola asetnya. Rasio perputaran juga disebut sebagai rasio

efisiensi (efficiency ratio) atau rasio penggunaan aset (asset utilizatio ratios).

Persamaan yang paling sering digunakan adalah rasio perputaran sediaan

(inventory turnover ratio / ITOR)

Rasio perputaran sediaan merupakan suatu ukuran yang menilai seberapa cepat

sediaan suatu apotek terjual. Rumus untuk rasio perputaran sediaan adalah

sebagai berikut:

Harga barang terjual (cost of goods sold) diperoleh dari laporan laba-rugi

(income statement) dan data biaya persediaan rata-rata (average inventory at

cost) didapatkan dari neraca keuangan (balance sheet). Contohnya jika harga

barang terjual adalah Rp.120.000.000 per tahun dan biaya persediaan rata-rata

selama satu bulan adalah Rp.10.000.000, maka rasio perputaran sediaannya

adalah 12.0. dengan kata lain, apotek mampu menjual dan mengganti

persediaannya  satu bulan sekali.

Rasio perputaran sediaan yang rendah (dibawah 6.0) menandakan bahwa

persediaan apotek terlalu besar dibandingkan aktifitasnya dan uang tunai yang

dapat dimanfaatkan terikat dalam bentuk barang. Rasio perputaraan sediaan yang

tinggi biasanya diinginkan karena menandakan bahwa apotek mampu menjual

dan mengganti persediaannya dengan efisiensi yang tinggi dan dengan demikian

menghasilkan lebih banyak pemasukan dan keuntungan. Walaupun nilai rasio

yang tinggi tersebut diinginkan, apoteker harus menjaga agar nilai ITOR tidak

terlalu tinggi. Jika nilai ITOR terlalu tinggi (salah satunya akibat biaya

persediaan rata-rata terlalu rendah), maka jumlah persediaan barang yang akan

dijual di apotek terlalu sedikit dan berisiko terjadinya ketidakmampuan dalam

memenuhi permintaan pelanggan.

3.4 Metode Analisis

Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun

yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan, dan idealnya

diikuti dengan evaluasi. Cara atau teknik evaluasi yang dapat dilakukan adalah

sebagai berikut:

a. Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi

b. Pertimbangan atau kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik atau terapi

c. Kombinasi ABC dan VEN

d. Revisi daftar perbekalan farmasi

A. Analisa ABC

Alokasi anggaran ternyata didominasi hanya oleh sebagian kecil atau

beberapa jenis perbekalan farmasi saja. Suatu jenis perbekalan farmasi dapat

memakan anggaran besar karena penggunaannya banyak, atau harganya mahal.

Dengan analisis ABC, jenis-jenis perbekalan farmasi ini dapat diidentifikasi,

untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut. Evaluasi ini misalnya dengan

mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang banyak atau apakah ada

alternatif sediaan lain yang lebih efisiensi biaya, misalnya merek dagang lain,

bentuk sediaan lain dan sebagainya. Evaluasi terhadap jenis-jenis perbekalan

farmasi yang menyerap biaya terbanyak juga lebih efektif dibandingkan evaluasi

terhadap perbekalan farmasi yang relatif memerlukan anggaran sedikit. ABC

bukan singkatan melainkan suatu penamaan yang menunjukkan peringkat atau

ranking di mana urutan dimulai dengan terbaik atau terbanyak.

Prosedur:

Prinsip utama adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi

ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran atau rupiah

terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut:

a) Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu

metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang

diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis atau

kategori, dan jumlahkan biaya per jenis atau kategori perbekalan farmasi.

b) Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing persentase jenis

perbekalan farmasi terhadap anggaran total.

c) Urutkan kembali jenis-jenis perbekalan farmasi di atas, dimulai dengan jenis

yang memakan persentase biaya terbanyak.

d) Hitung persentase kumulatif, dimulai dengan urutan pertama dan seterusnya.

e) Identifikasi jenis perbekalan farmasi apa yang menyerap ±70% anggaran

total (biasanya didominasi oleh beberapa jenis perbekalan farmasi saja).

1. Perbekalan Farmasi kategori A menyerap anggaran 70%

2. Perbekalan Farmasi kategori B menyerap anggaran 20%

3. Perbekalan Farmasi kategori C menyerap anggaran 10%

Contoh:

a) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara

mengalikan jumlah obat dengan harga obat

b) Tentukan rankingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil

c) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan

d) Hitung kumulasi persennya

e) Perbekalan Farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%

f) Perbekalan Farmasi kategori B termasuk dalam kumulasi 71-90%

g) Perbekalan Farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100%

B. Analisa VEN

Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah

singkatan dari V = vital, E = esensial, dan N = non-esensial. Jadi melakukan

analisis VEN artinya menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekalan farmasi

termasuk vital (harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau non-esensial (tidak

prioritas untuk disediakan).

Kriteria VEN yang umum adalah perbekalan farmasi dikelompokkan

sebagai berikut:

(a) Kelompok V :

Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital) karena dipakai 

untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit

yang menyebabkan kematian.Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara

lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar, dan obat untuk

mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.

(b) Kelompok E :

Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam

tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah Sakit, biasanya merupakan obat

yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber

penyebabpenyakit.

(c) Kelompok N :

Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang

kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau

untuk mengatasi keluhan ringan.

C. Analisa Kombinasi ABC dan VEN

Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya

selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Digunakan untuk menetapkan

prioritas untuk pengadaan obat di mana anggaran yang ada tidak sesuai dengan

kebutuhan. Analisis VEN ABC menggabungkan analisis ABC (PARETO) dan

VEN dalam suatu matrik sehingga analisa menjadi lebih tajam.

Matrik dapat dibuat sebagai berikut :

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC

Barang yang termasuk kategori VA memiliki total nilai yang paling besar

dalam penjualan dan sifatnya sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Tetapi jika

apotik memiliki pelanggan tetap yang membeli obat dalam kategori ini, maka

sebaiknya penyediaan sesuai kebutuhan, jika tidak ada pelanggan maka

persediaan dalam jumlah yang seminimal mungkin. Untuk VB dan VC juga

memiliki nilai kebutuhan yang tinggi, tetapi untuk mengaturnya VC lebih

diutamakan lalu VB baru kemudian VA.

Selanjutnya obat yang termasuk kategori EA menjadi prioritas

pertama untuk penyediaan kemudian EB dan EC. Bila dana masih cukup maka

obat yang termasuk kategori NC menjadi prioritas pertama dalam persediaan,

selanjutnya NB dan yang paling terakhir dalam prioritas persediaan adalah NA.

DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh., Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University

Press. 2001.

Desselle, Shane. 2009. Pharmacy Management: Essentials for All

Practice Setting. New York: McGraw-Hill

Quick, Jonathan D. (1997). Managing drug supply : the selection,

procurement, distribution, and use of pharmaceuticals. 2nd ed. Connecticut:

Kumarian Press. Hlm.629-639.

Umar, M., Manajemen Apotek Praktis. Jakarta : Kimia Farma. 2005