MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 13 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Prosedur Tambahan Baru, Memperbaharui Dan Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

1

MANUAL MPK BIL : 13 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

TAMBAHAN BARU,

MEMPERBAHARUI DAN

PENGELUARAN WANG

SIMPANAN DAN PELABURAN

TETAP


2013


2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA UNIT 7

5.0 SUMBER KUASA 7

6.0 SKOP KERJA 7

7.0 PROSES KERJA 8-10

8.0 CARTA ALIR 11-13

9.0 PENUTUP 14

10.0 LAMPIRAN 14


2013


3

SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi

tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk

berusaha membuat penambahbaikan agar

penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,

berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang

terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan

garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat

mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif

perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.

Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,

maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat

melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan

sempurna.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


4

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan

pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-

jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam

dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta

yang digunapakai.

Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan

Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas

kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran

kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan

hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan

perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan

mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat

pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam

Arahan Perbendaharaan.

Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi

kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam

menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi

tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya

berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem

kerja di dalam sesebuah organisasi itu.

Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu

dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis

bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan

dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar

kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan

berkesan semasa menjalankan tugas.

Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang


2013


5

1.0 TUJUAN MANUAL

1.0 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan

Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.1 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga

Klang.

1.2 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau

agensi terlibat.

1.3 Mengalakkan cara berfikir baru di luar kebiasaan dari cara

berpikir yang sebelumnya.

1.4 Berfikir di luar kotak adalah cara berpikir di luar batasan

masalah yang ada.

1.5 Memastikan tatacara pengurusan dan kawalan tunai Majlis

Perbandaran Klang dijalankan dengan penuh tangungjawab.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Unit Akaun berfungsi untuk mengendali kesemua kerja

perakaunan, menyimpan, mengawal dan menyemak segala

kutipan dan pembayaran Majlis.

2.2 Antara salah satu skop tugasan di Unit Akaun adalah

memastikan wang simpanan dan pelaburan pelaburan Majlis

dikendalikan dengan penuh tanggungjawab.

2.3 Lebihan tunai Majlis disimpan atau dilaburkan untuk

mendapatkan pulangan dan memastikan bahawa ianya dilabur

di Bank atau Institusi Kewangan yang menawarkan kadar

faedah yang tinggi.

2.4 Sebarang cadangan dan kedudukan Wang Simpanan atau

Pelaburan dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Tunai Kerajaan Negeri Selangor pada setiap bulan.

http://id.wikipedia.org/wiki/Kebiasaan


2013


6

3.0 DEFINISI /SINGKATAN

3.1 PW

Pengarah Kewangan

3.2 TPW

Timbalan Pengarah Kewangan

3.3 PPW(K)

Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)

3.4 PPW

Penolong Pengarah Kewangan

3.5 PKA

Penolong Akauntan

3.6 WST

Wang Simpanan Tetap ialah wang melebihi tempoh sebulan)

3.7 WPT

Wang PelaburanTetap (tidak melebihi tempoh sebulan)


2013


7

4.0 CARTA UNIT

5.0 SUMBER KUASA

5.0 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan

manual adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

ii. Arahan Perbendaharaan

6.0 SKOP KERJA

6.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap 6.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap 6.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

Pengarah Kewangan

(W52)

Penolong Pengarah

Kewangan (Kanan)(W44)

Penolong Pengarah

Kewangan (W41)

Penolong Akauntan

(W27)

Pembantu Akauntan

(W17) (4 Orang)

Pembantu Tadbir

(N17) (1 Orang)


2013


8

7.0 PROSES KERJA

7.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

i. PW mengarahkan PPW(K)/PPW/PKA memasukkan

lebihan wang tunai dari akaun semasa ke dalam Wang

Simpanan Tetap/ Pelaburan Tetap.

ii. PPW(K)/PPW/PKA mendapatkan sebutharga kadar-

kadar faedah dari Bank/Institusi Kewangan seperti yang

dibentangkan di dalam Mesyuarat Pengurusan Tunai

Kerajaan Negeri Selangor untuk mendapatkan kadar

faedah tertinggi. (Lampiran 1)

iii. PPW(K)/PPW/PKA menyemak dan menilai sebutharga

tersebut dan membuat cadangan kepada Pengarah

Kewangan untuk menentukan jumlah wang tunai yang

boleh di simpan dan bank-bank yang dicadangkan.

(Lampiran 2)

iv. PPW(K)/PPW/PKA mengemukakan sebutharga tersebut

kepada PW.

v. PW memutuskan jumlah amaun pelaburan dan bank

yang dipilih.

vi. PPW(K)/PPW/PKA menerima arahan daripada PW dan

mengarahkan PA membuat perletakan pelaburan.

vii. PA menerima arahan dan menyediakan surat kelulusan

oleh YDP/SU bagi WPT dan terus menyediakan

Baucer/Surat Pindahan bagi penambahan WST.

(Lampiran 3)

viii. PA menerima Surat Kelulusan daripada YDP/SU dan

menyediakan Baucer/Surat Pindahan bagi penambahan

WPT.

ix. PPW(K)/PPW/PKA menyemak surat pemindahan wang

atau menyemak dan menandatangani baucer

pembayaran.


2013


9

x. PA mendapatkan 3 tandatangan sama ada daripada

PPW(K), TPW, PKP, PK, PW, SU atau YDP.

xi. PPW(K)/TPW/PKP/PK/PW/SU/YDP menandatangani

Surat Pindahan Wang.

xii. Surat Pemindahan Wang atau Cek dan surat rasmi yang

telah disediakan dihantar ke bank.

xiii. PA menerima sijil serta menyemak sijil pelaburan untuk

mengesahkan butir-butir pelaburan sama ada seperti

arahan PW dan menyimpan sijil tersebut di dalam peti

besi. (Lampiran 4)

xiv. PA mendaftarkan butir-butir sijil pelaburan dengan

menulis No. Sijil, Amaun, Tarikh Matang, Nama Bank dan

jumlah keuntungan yang dijangka untuk tujuan

pembaharuan atau pengeluara di dalam buku daftar

WST/WPT. (Lampiran 5)

xv. PA menyediakan laporan pelaburan simpanan tetap

bulanan untuk pengesahan PW.

xvi. PA mengemaskini dan menyemak Akaun Interim, Lejar

Kad Hasil dan Kawalan Manual Buku Faedah.

(Lampiran 6)

xvii. PA mengemaskini kutipan faedah-faedah simpanan tetap

setiap bulan mengikut tarikh matang sijil setiap bank.

xviii. PPW/PKA menyemak segala maklumat berkenaan Buku

Kawalan Manual, Lejar Kad Interim, Lejar Kad Hasil dan

faedah bulanan bank.

xix. PW dan PPW(K) menandatangani Laporan.

7.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

i. PA memaklumkan kepada PPW/PKA tarikh-tarikh

matang sijil WST/WPT untuk arahan selanjutnya

(Lampiran 7)


2013


10

ii. PPW(K)/PPW/PKA membuat penilaian kedudukan

baki wang tunai dalam akaun semasa.

iii. PPW(K)/PPW/PKA mencadangkan kepada PW untuk

pembaharuan.

iv. PW memberi arahan dan keputusan.

v. PA menyediakan Surat Pembaharuan untuk

memaklumkan kepada Bank tersebut (Lampiran 9)

vi. PW/TPW menandatangani Surat Pembaharuan.

vii. PA menghantar Surat Pembaharuan kepada bank.

7.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

i. PA memaklumkan kepada PPW/PKA tarikh-tarikh

matang sijil WST/WPT untuk arahan selanjutnya.

(Lampiran 7)

ii. PPW(K)/PPW/PKA membuat penilaian kedudukan baki

wang tunai dalam akaun semasa.

iii. PPW(K)/PPW/PKA mencadangkan kepada PW untuk

pengeluaran.

iv. PW memberi arahan dan keputusan.

v. PA menyediakan Surat Pengeluaran untuk

memaklumkan kepada bank tersebut. (Lampiran 8)

vi. 3 tandatangan diperlukan untuk menandatangani Surat

Pengeluaran (PPW(K)/TPW/PW/PKP/PK/SU/YDP)

vii. PA menghantar Surat Pengeluaran kepada bank.


2013


11

8.0 CARTA ALIR

8.1 Tambahan baru Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap Rendah Abaikan/Tolak WST Sedia Surat Kelulusan WPT Terima Surat Kelulusan

Mula Beri Arahan Dapatkan sebut harga Semak dan menilai Kemuka cadangan Kadar tinggi? Beri arahan WST/WPT? Sediakan Baucer/ Surat Pindahan Hantar Baucer/Surat Pindahan Terima sijil dan buat semakan Daftar butiran sijil Sediakan Laporan bulanan Kemaskini Lejar Interim, Lejar Kad Hasil, dan Kawalan Manual Semak & Tandatangan Laporan Tamat


2013


12

8.2 Memperbaharui Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap

Tidak Pengeluaran Pelaburan Ya

Mula Maklum tarikh matang Menilai kedudukan tunai Majlis Kemuka cadangan Lebihan Tunai? Beri arahan pembaharuan Sediakan Surat Pembaharuan Hantar Surat Pembaharuan Tamat

8.3 Pengeluaran Wang Simpanan dan Pelaburan Tetap


2013


13

Ya Pembaharuan Pelaburan Tidak

Mula Maklum tarikh matang Menilai kedudukan tunai Majlis Kemuka cadangan Lebihan Tunai? Beri arahan pengeluaran Sediakan Surat Pengeluaran Hantar Surat Pengeluaran Tamat

9.0 PENUTUP


2013


14

Manual ini diharapkan dapat meningkatkan kestabilan kewangan Majlis

selaras dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya

merealisasikan visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada

tahun 2015.

10.0 LAMPIRAN

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.8

10.9

Kadar faedah yang dibentangkan di dalam Mesyuarat

Pengurusan Tunai Kerajaan Negeri Selangor

Kedudukan tunai Majlis

Surat kelulusan penambahan WST, Baucer/ Surat Pindahan

Wang,Surat perletakan

Sijil pelaburan

Buku Daftar Pelaburan

Akaun Interim, Lejar Kad Hasil, Kawalan Buku Faedah

Penyata WST/WPT

Surat Pengeluaran

Surat Pembaharuan

Documents

MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu