MedeSpace.Net Maitriser Google Docs en 9 Séances...Au premier aperçu voici quelques options offertes par Google Docs.. Nouveau: Et ce pour créer soit: Un simple document (Word),

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Maitriser Google Docs en 9 Séances

Première édition

http://www.medespace.net/


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Sommaire

Introduction……………………………………………………………………………………………………………….3

Les suites bureautiques en ligne……………………………………………………………………………3

1ère séance : Explorer l'environnement de Google Docs………………………………….6

2ème séance : Gestion des fichiers offices………………………………………………………….9

3ème séance : Maitriser le traitement de texte avec Google Docs……………….15

4ème séance : Maitriser la création des présentations avec Google Docs….24

5ème séance : Gestion des dossiers sur Google Docs…………………………………….28

6ème séance : Savoir utiliser le tableur de Google Docs……….………………………36

7ème séance : Comment créer un formulaire……………………………………………………40

8éme séance : Utilisation de l'OCR dans Google Documents…………………………43

9éme séance : Astuces………………………………………………………………………………………….48

Conclusion………………………………………………………………………………………………………52

Equipe de rédaction………………………………………………………………………………….……53


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Introduction :

N’importe quel utilisateur de micro-ordinateur a, au moins une fois dans sa vie, eu recours à

une application bureautique. Google n’a pas hésité à développer une suite bureautique et proposer un

produit totalement gratuit et 100 % Web c’est le Google docs qui vous permet :

- De créer, modifier et importer vos documents,

- D’accéder à vos documents et les modifier, où que vous soyez,

- De partager les mises à jour en temps réel.

Pour cela il suffit simplement d’un navigateur Internet et d’un compte Google. Cet eBook Très

illustré et rédigé avec des mots simples vous guide et vous fait progresser en douceur. Pas à pas, vous

apprenez à maîtriser le Google docs. Ce travail est réalisé de façon collaborative et il est rédigé avec

Google Docs par les différents auteurs.

Les suites bureautiques en ligne :

Les nouvelles modalités de travail, nous exigent d'être plus actifs, plus mobiles et surtout plus

efficaces. Les suites bureautiques sont les logiciels les plus utilisés pour de multiples tâches.

Jusqu'à présent l'utilisation des suites bureautiques reste en offline que ce soit à titre personnel

ou même dans les entreprises dont les plus utilisés sont :

- Microsoft Office qui détient la grande part du marché.

- Open Office qui est le concurrent de la suite de Microsoft dont il propose presque toutes les

fonctionnalités en plus d'être multiplateformes et gratuit.

- Le star Office de Sun microsystem est la version payante d'Open office, mais on ne voit pas une

grande différence avec l'open office sauf dans certaines fonctionnalités ou leur usage reste limité.

- Il existe aussi d'autres suites qui essaient de prendre leurs parts d'un marché juteux comme

Ashampoo Office...


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Avec le développement des applications web notamment avec la large utilisation de nouvelles

technologies comme l'AJAX, de nouvelles suites bureautiques voient le jour dont la plus utilisée reste

celle de Google.

Google Docs :

Google veut s'imposer à Microsoft avec un outil gratuit, simple d'emploi et accessible en ligne ce qui

simplifie le travail collaboratif via le partage des documents et la désignation des droits d'accès.

Maintenant, la suite Google Docs propose un tableur, un éditeur de texte, un présentateur et

récemment Google vient de lancer un nouvel outil qu'on trouve très intuitif et très utile surtout pour la

formation en ligne c'est le Form Creator qui permet de créer des formulaires facilement et les mettre

en ligne qu'on peut l'utiliser pour créer des QCMs, les questions/réponses, des cas cliniques...

L'éditeur de texte donne moins de capacité d’utiliser les diagrammes et ces fonctionnalités restent

limitées pour l'instant.

Office Live WorkSpace :

Pour répondre à la montée en puissance du Google Docs, Microsoft a lancé un nouveau service en ligne

qui offre 5 Go d'espace pour stoker les documents sous différents format d'office mais également les

fichiers au format PDF.


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L'atout de cet outil est le partage des espaces de travail et surtout le partage d'écran de travail avec

l'outil ShareView dont l’utilisation est gratuite. Malgré que l'Office Live permet d'éditer les documents

via un plugin Microsoft Office, mais ça reste moins pratique que Google Docs surtout pour les gens qui

changent souvent de PC et sont en déplacement permanent.

ZOHO :

C'est une suite bureautique en ligne offrant une panoplie d'outils allant du simple éditeur de texte à

l'organisation des conférences en ligne et l'utilisation des wikis.

Ces outils sont très performants et les éditeurs sont plus riches que ceux de Google mais ces services

sont payants.

Les services cités ne sont qu'un petit exemple de la révolution des suites bureautiques en ligne qui

sont entrain de changer notre mode de travail.


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1ère Séance..

Explorer l'environnement de Google Docs

- En premier, il faut s'inscrire sur le site http://docs.google.com

- Vous pouvez faire le tour sur un petit aperçu de ce système sur cet article : Google Office

L'objectif de cette première séance :

L'objectif de cette séance est de rentrer sur le site Google Docs et d'essayer de comprendre le

fonctionnement, ouvrir, créer des document, juste pour se familiariser.. Cette séance c'est la base de

toutes donc il faut bien la maitriser..

Les démarches à suivre : Premièrement..

- Rentrez l'adresse http://docs.google.com

- Mettez votre adresse mail Google (en rouge sur la photo), le mot de passe de la messagerie (en bleu)

- Cliquez sur le bouton "Connexion" (en vert sur la photo).

http://www.medespace.znsoft.fr/readarticle.php?article_id=43


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Deuxièmement..

Après identification vous aurez la page de Google Docs :

Interface de travail du Google Docs :

Une fois connecté avec son compte Google, on découvre que l'interface est en anglais, si on préfère

d'autres langues, c'est simple: En un tout petit clic sur "Setting" (1) [en haut à droite] , on peut

facilement choisir notre langue préférée, cliquez sur "Language" et en dernier cliquez sur "Save"

pour enregistrer les modifications.


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1 : L'accès aux paramètres (exemple pour changer la langue par exemple)

2 : Le panneau de la gestion des dossiers et groupes de documents.

3 : La barre d'outil de la gestion des documents.

4 : L'affichage du contenu des dossiers.

5 : Moteur de recherche des documents.

6 : Spécifique à la création et l'importation des documents.

Au premier aperçu voici quelques options offertes par Google Docs..

Nouveau : Et ce pour créer soit: Un simple document (Word), Une feuille de calcul = Spreadsheet

(Excel) , Une présentation (Powerpoint), Un formulaire (form)

Importer : Pour importer des fichiers existants sur mon micro-ordinateur ou le net, sous plusieurs

formats comme .doc, excel ..etc

Partager : Partager les documents créés ou importés avec les collaborateurs...

Dossiers : Tout nos dossiers créer peut être et déplacer un document d'un dossier à un autre

Masquer : Pour masquer mes documents. Une fois mon document est masqué je le trouverai dans le

dossier des éléments masqués (à gauche)

Supprimer : Supprimer mes documents et/ou dossiers.

Suivis : Pour vous tenir au courent des dernières mises à jours faites par les collaborateurs.

Renommer: Pour renommer mes documents et dossiers.


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2ème Séance..

Gestion des fichiers office : Création, modification,

importation des documents

Les Objectifs de la deuxième séance..

- On va apprendre à créer des documents office (word, powerpoint, excel..)

- On va importer des fichiers office et autres.

Nota: Donc on va rentrer dans notre compte Google Docs et on va essayer de créer des documents et

mettre du texte images.. Il y aura une séance spéciale pour le traitement de texte avec Google Docs,

ici on veut juste apprendre les possibilités.

Pour travailler sur la création, importation des documents on va travailler sur les deux espaces 6 et 4

sur le schéma :


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Créer un document texte (Word) :

- Il faut cliquer sur « New (nouveau) document »

- Une nouvelle page s'ouvre: Document sans titre (vierge) : On a presque toutes les options de mise

en page (les plus importantes) qui se trouvent sur le office word.

Importer des fichiers sur Google Docs :

L'importation sert a télécharger un document existant sur mon micro-ordinateur sur Google Docs..

- Les fichiers que vous convertissez pour Google Documents peuvent être modifiés en ligne.

- Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être entièrement prises en charge lors de la conversion des

fichiers : notes de bas de page, tables des matières, suivi des modifications, commentaires, graphiques

intégrés, tableaux croisés dynamiques, animations de diapositives, etc.


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Documents (jusqu'à 500 Ko de texte)

--> Fichiers HTML et texte brut (.txt).

--> Microsoft Word (.doc, .docx), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) et StarOffice (.sxw).

Présentations (jusqu'à 10 Mo)

--> Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps).

Feuilles de calcul (jusqu'à 1 Mo)

--> Format .csv (valeurs délimitées par des virgules).

--> Fichiers Microsoft Excel (.xls, .xlsx) et OpenDocument Spreadsheet (.ods).

Fichiers PDF (jusqu'à 10 Mo)


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1. Cliquez sur "Importer"

2. Cliquez sur "Sélectionner les fichiers à importer" et Choisissez vos fichiers : Sélectionnez le

fichier désiré à l'endroit où il est rangé sur le disque dur de votre micro-ordinateur, ou s'il est en ligne,

l'adresse du fichier! vous pouvez sélectionner d'autres fichiers si vous le voulez..

3. Cliquez sur "Démarrer l'importation" .. Une fois l'importation est terminée, cliquez sur "Retour à

Google documents" . Votre fichier s'ouvre dans la fenêtre de Google Docs, vous pouvez le modifier

maintenant..

Nota 1 : On peut importer tout les types de fichiers sans exceptions.

Importation et visualisation d'un fichier PDF sous Google Docs..

Contrairement au document en word où l'affichage est en plein écran (enfin avec la barre de mise en

page en haut) le document en PDF est sous forme de page. En cas des fichiers docs word, on peut les

éditer, on a toujours la barre en haut de mise en page, on peut éditer à tout moment! Mais cas des

documents en PDF c'est impossible, on peut les télécharger et même les imprimer, mais pas du tout

les éditer car c'est comme si on a une image! En cas de doc PDF: à droite du fichier il y a une barre qui

contient quelques options: ajustement des pages (une a 4) à écran, une petite barre de recherche,

l'option Zoom, des flèches pour passer d'une page à une autre..


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Nota 2 : On comprend que Google Docs est un éditeur des fichiers office et il a comme option la

visualisation des fichiers PDF.. Donc pas besoin d'installer adobe acrobat pour visualiser les fichier PDF

sur le net.

La conversion sur Google Docs :

On avait toujours un problème sur internet pour mettre les fichiers PTT, doc en PDF. Il nous faut des

logiciels et des plugins sur office 2007 pour le faire... Mais ne vous casser plus trop la tète avec!

Google Docs détient la solution.. Donc comment peut on convertir un fichier word ou power point en

PDF avec Google Docs?

1. Cliquez sur le document que vous voulez convertir pour l'ouvrir :

2. Cliquez sur "fichier"

3. Il y aura tout un menu, choisissez "Télécharger au format"

4. Vous aurez tout un choix : Word, PDF, et PPT..


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3ème Séance..

Maitriser le traitement de texte avec Google Docs

Pour cette quatrième séance, on ne va pas faire des tutoriels sur les logiciels de traitement de texte

car presque tout le monde sait utiliser Office Word et c'est pareil pour Google Docs. Mais on va faire

comme d'habitude, un APP (Apprentissage par problème) voici le problème :

"Une personne s'adresse à vous pour l'aider à créer un nouveau document Texte Google Docs, dont le

quel il peut mettre des équations, un cercle et un tableau de 2 colonnes et 5 lignes une chose qui ne

sait pas le faire avec google Docs et aussi il veut écrire des mots en lettres Arabes alors il n'a pas le

clavier Arabe, donc il vous demande de lui trouver une solution en utilisant uniquement Google Docs

car un ami lui a dit que c'est possible.. Enfin il va mettre un paragraphe en français et il veut le

partager avec son copain norvégien qui ne sait pas lire le français, en utilisant uniquement Google

Docs"

Sachant que le paragraphe à traduire est celui-ci : "L'année 2010 verra naître les contours de la

nouvelle génération du Web, dite «3.0». Elle poussera plus loin encore ces innovations pour organiser

et rendre utiles, pour chaque internaute, l'abondance de contenus qui est disponible sur la Toile."

Comment l'aider? Pour y arriver, il faut d'abord tracer les butes et objectifs de cette 4éme Séance..

Les Objectifs à réaliser:

1 - Créer un nouveau doc texte

2 - Réalisation et insertion d'une équation

3 - Bien maitriser les options de dessins : exemple: Un cercle

4 - Insérer un tableau

5 - Comment traduire un texte

6 - Comment écrire en arabe sans clavier arabe

7- Comment partager un document


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1 - Créer un nouveau doc texte

1. Cliquez sur "Nouveau"

2. Choisissez "Document"

2. Réalisation et insertion d'une équation

1. Cliquez sur "Insertion"

2. Choisissez "Équation"


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2. Vous aurez une petite fenêtre "Éditeur d'équation"

3.

3. Bien maitriser les options de dessins


Puis cliquez sur "Dessin"

2. Vous aurez une nouvelle petite fenêtre "Insérer le dessin"


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3. Vous pouvez Choisir le dessin que vous voulez parmi la langue liste: Dans notre cas on choisit le

cercle.

4. Avant de quitter, enregistrez et fermer.


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5. Le tour est joué , votre cercle est enregistré.

4. Insérer un tableau

1. Sur la barre en haut : Cliquez sur "Tableau" --> "Insertion de tableau"

2. Vous aurez une fenêtre choisissez le nombre de colonnes et lignes: (Exemple = 2 colonnes et 5

lignes) insérer et fermer.


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3. Vous aurez le tableau sur votre Doc, vous pouvez choisir des couleurs de remplissage et tout les

autres options existantes sur l'Office s'y trouvent aussi sur Google Doc..


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5. Traduction sous Google Docs

Un paragraphe en fr peut être traduire aussi via Google Docs en Norvégien:

1. On a un paragraphe en Français

2. Cliquez sur "Outils" --> Cliquez sur "Traduire ce document" --> Vous choisissez Norvégien.

Et le texte traduit sera dans une autre fenêtre..

3. Le texte en Norvégien

4. Vous avez le choix de copier le texte traduit dans un autre Doc

5. Si non, Remplacer le texte d'origine par le texte traduit.

6. Il indique la langue utilisée pour traduire notre paragraphe.


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6. Écrire en Arabe, chinois.. sous Google docs

Pour écrire en Arabe sous Google doc, et sans utiliser le claviers, il y a deux possibilités:

La première possibilité:

Écrire les termes (les phrases) en Français par exemple et les traduire via Google (sans toucher le

clavier) : Cliquez sur Outils --> Traduire ce document --> et en choisie l'Arabe : Comme le montre les

postes d'avant..

Seconde possibilité:

1. Cliquez "Insertion" --> "Caractères spéciaux"

2. Une fois que vous Cliquez sur "Caractères spéciaux" --> Une nouvelle fenêtre s'ouvre "Insérer

des caractères spéciaux"

3. Choisissez parmi la liste des caractères: "Middle Eastern Scripts" pour les caractères Arabes.

4. faites "OK"


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7- Comment partager un document

Puisse qu'on a un compte Google Docs, on va cliquer sur "Inviter des utilisateurs" et inscrire l'adresse

e-mail de notre collaborateur et même un message. On peut aussi inviter plusieurs personnes et

choisir le droit d'accès : consultation ou bien modification. On reviendra à ce point de droit d'accès et

partage plus en détails dans les prochaines séances.


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4éme Séance..

Maitriser la création des présentations avec Google Docs

La création des présentations sous l'office Powerpoint est simple et c'est la même chose avec Google

Docs, sauf qu'il contient que les options essentielles, pour la simple raison, Google Docs est destiné en

premier pour les présentations en ligne. La personne qu'on aidé durant la première partie de notre

quatrième séance était très content de réussir son travail grâce à notre aide et maintenant il a besoin

de créer une présentation mais il veut intégrer une vidéo Youtube pour argumenter sa vision et il

aimera bien trouver d'autres design que l'arrière plan tout blanc proposé. Il veut envoyer une copie à

deux collègues par émail mais le premier a une ancienne version Open Office et le deuxième il ne

dispose pas de suite bureautique ni même de Google Docs. Comment pouvons nous l'aider? Il faut

tracer avant tout nos objectifs..

Objectifs de la seconde partie de la Séance..

1 - Créer un nouveau Doc en Présentation

2 - Intégration d'une vidéo spécifiquement Youtube.

3 - Utiliser d'autres arrières plans que le blanc.

4 - Partager le dossier sous format présentation Open Office et une autre standard exemple PDF et par

email.

1. Créer un nouveau Doc en Présentation..

1. Sur le menu : Cliquez sur "Nouveau"

2. Choisissez "Présentation"


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2. Intégration d'une vidéo spécifiquement Youtube..


2. Choisissez "Vidéo"

Une nouvelle fenêtre s'ouvre :

3. La fenêtre d'insertion de la vidéo

4. La barre de Recherche

5. Sélectionnez votre vidéo

6. C'est fait! votre vidéo est insérée


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3. Utiliser d'autres arrières plans que le blanc

1. Cliquez sur "Format"

2. "Paramètres des présentations"

3. "Modifier l'arrière plan"

4. Une nouvelle fenêtre s'ouvre "Modifier l'arrière plan"

5. Insérez une image sur votre micro-ordinateur comme arrière plan de votre présentation

6. Choisir la couleur de votre arrière plan

7. Enregistrez


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Je n'ai présenté ici que la banque des templates, vous trouverez des milliers de thèmes sur ce lien :

http://docs.google.com/templates?type=presentations&sort=user&view=public

4. Partager le dossier sous format présentation Open Office et une autre

standard exemple PDF..

- Pour mettre la présentation au format Open office il faut la mettre avec l'extension PPT qui est

convertit en natif sur OpenOffice.

- Pour le mettre en PDF, il est bien afficher sur la photo suivante qui permet d'éviter tout

incompatibilité des versions avec Microsoft Office :

http://docs.google.com/templates?type=presentations&sort=user&view=public


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5ème Séance..

Gestion des dossiers sur Google Docs :

Sur Google Docs, on peut organiser nos documents dans des dossiers et même changer de couleur

pour bien les reconnaître.

Dans cette séance on va suivre ces étapes :

- La création d'un dossier.

- La gestion des dossiers.

- Comment les partager.

Comment créer un dossier ?

A partir de ''Nouveau'' on choisit ''Folder'' (dossier)


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Ensuite :

1- Nommer le dossier.

2- Ajouter une description sur notre dossier.

3- Ensuite on enregistre.

4- Notre dossier sera dans ''Mes dossiers

Comment faire pour changer la couleur des dossiers?

Pour Changer la couleur d'un dossier :

1- Cliquez sur le dossier dont vous voulez changer la couleur

2- Un clic droit de la souris


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3- Vous aurez un menu en liste

4- Choisissez modifier la couleur

Comment déplacer les dossiers et les mettre dans des dossiers parents ?

Vous cliquez sur « Le dossier » dont vous voulez déplacer, avec « un clic droit », vous aurez un

Menu en liste, Choisissez « Déplacer vers » et à la fin faut juste « Choisir le dossier parent »

qu'on veut.

Partage sur Google Docs : Comment gérer les droits d'accès?

Dans cette partie on va apprendre:

- Comment partager un fichier avec un collègue (par mail, par lien et par invitation)

- Quels sont les droits d'accès.

- Les droits du propriétaire, éditeur.

Comment partager un fichier avec un collègue (par mail, par lien et par

invitation)

1- Un clic droit de la souris sur le dossier dont vous voulez partager

2- Cliquer sur "Partager"

3- Vous aurez un choix: inviter des utilisateurs, partager le lien, déterminer qui a accès.


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Comment partager un fichier avec un collègue (Par mail, par lien et par

invitation)

Inviter des utilisateurs :

1. Une fenêtre s'ouvre "Partager avec les autres utilisateurs"

2. Inviter des utilisateurs

3. Utilisateurs disposant d'accès

4. Utilisations avancées [je vais vous faire une capture spéciale pour cette option]

5. Le Corps de l'invitation: ou on va mettre l'adresse e-mail avec celui dont on veut partager notre

document.

6. L'objet : Le nom de mon Dossier par exemple

7. Le message de l'invitation au partage.

8. On va déterminer les droit du collaborateur (consultation ou modification)

9. Envoyer votre invitation


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Inviter des utilisateurs: Utilisations avancées

1. Autorisations avancées

2. Pour autoriser les éditeurs à inviter d'autres utilisateurs à modifier ou consulter l'élément.

3. Autoriser le transfert des dossiers

4. Enregistrer et fermer.

Comment partager un fichier avec un collègue (Par lien)


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1. C'est la fenêtre qui s'ouvre en cliquant sur le menu "Partager le lien"

2. Déterminer les droits accordés aux collaborateurs.

3. Enregistrer et fermer.

Comment partager un fichier avec un collègue (Par email en pièce jointe)

1. La fenêtre d'envoi par e-mail et en pièce jointe

2. Joindre l'élément au plusieurs format : HTML, Open document, PDF, Rich Text RTF, Plain Text,

Microsoft Word.

3. L'adresse email du collaborateur dont on veut partager avec lui un document

4. L'objet: le titre du document

5. Le message de votre invitation

6. Envoyer


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On ne peut partager tout un Dossier (contrairement aux fichiers) par pièce jointe via email :

Dans le corps de l'invitation (5) mettez les adresses mail de ceux que vous voulez inviter, séparées

par des virgules pour en inviter plusieurs à la fois!

Peut-on Exclure un Collaborateur ?


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- Cliquez sur le document --> Puis "Partager" --> Inviter d'autres utilisateurs

- Cliquez sur : Utilisateurs disposant d'un accès (3)

- Cliquer sur la croix placée à côté du nom de la personne à exclure.

Tous les participants peuvent exclure les autres (seul le créateur: l'éditeur) Vous pouvez, de cette

façon, annuler vous-même votre participation à un document! (Sauf si vous êtes le créateur).

Peut-on choisir un nouveau propriétaire ?

On peut changer le propriétaire d'un dossier ou d'un document donné après un Clic droit de la

souris sur le document dont on veut changer de propriétaire --> Sur le menu en liste Cliquez sur

"Changer de propriétaire" --> vous aurez une fenêtre qui s'ouvre.

1. La fenêtre "Choisir un nouveau propriétaire"

2. Choisissez le nouveau propriétaire

3. Le message adressé au nouveau propriétaire

4. A la fin, Cliquez sur "Changer de propriétaire"


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6ème séance..

Savoir utiliser le tableur de Google Docs

A .1. Comment créer une feuille de calcul ?

1 .Cliquez sur Nouveau

2. Choisissez SpreadSheet


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3. vous aurez un nouvel onglet : Votre nouvelle feuille de calcul.

A.2.Comment insérer un tableau dans une feuille de calcul ?

Pour créer un tableau sur la feuille de calcul, on doit choisir le nombre des colonnes et le nombre

des lignes selon les données.

A.3. Comment faire des calculs?

Les Spreadsheets ont de nombreuses fonctions mathématiques intégrées. Parmi les opérations les plus

fondamentales: la multiplication, division, addition et soustraction.

a. Fonction Sum :

La fonction Somme (Sum) prend toutes les valeurs dans chacune des cellules spécifiées et les

totaux de leurs valeurs. Exemple : = SUM (première valeur, la deuxième valeur, troisième

valeur...etc.)

b. La fonction "Moyenne" ou "Average function" :

La fonction moyenne fait tout simplement la moyenne des données spécifiées. (L'addition de

toutes les cellules sélectionnées et en divisant par le nombre total de cellules.) Exemple:

=Average (première valeur, la deuxième valeur, ...etc.)


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c. Fonction Max :

- La fonction Max nous indique la plus grande valeur dans la plage de cellules sélectionnées.

- Les entrées vides et les entrées de texte ne sont pas inclus dans les calculs de la fonction

Max.

d. Fonction Min :

- La fonction Min nous indique la plus petite valeur dans la plage de cellules

sélectionnées.

- Les entrées vides et les entrées de texte ne sont pas incluses dans les calculs de la

fonction Min.

A.4. Comment créer un graphique ?

1. Dans la page d'édition de votre feuille decalcul,sélectionnez les cellules de données quevous

souhaitez inclure dans le graphique.

2. Dans la barre Insertion> Graphique. La fenêtre "Créer un graphique" s'affiche.

3. Choisir le type de graphique : a fenêtre "Créerun graphique"s'affiche. On peut choisir le

type de graphique à savoir: à colonnes, à barres, à courbes, à secteurs, à nuage de points.


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4. Faites entrer les libellés de votre graphique dans les champs suivants :

- Titre du graphique : titre de votre graphique

- Horizontal : ce que représente l'axe horizontal

- Vertical : ce que représente l'axe vertical

5. Vérifiez que la plage des données est correcte, puis indiquez si vous souhaitez que les données

soient regroupées par ligne ou par colonne.

6. Prévisualisez votre graphique et modifiez-le si nécessaire.

7. Cliquez sur Enregistrer le graphique. Le graphique apparaît dans votre feuille de calcul.


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7ème Séance..

Comment créer un formulaire

On peut créer un formulaire à partir de la liste de document ou à partir d'une feuille de calcul :

Pour créer un formulaire :

1. Cliquez sur Nouveau

2. Form. Vous aurez une nouvelle fenêtre


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2. Définissez ensuite l'intitulé de votre question ainsi que le type de questions.

Il y a plusieurs possibilités :

Texte : pour les réponses courtes

Texte de paragraphe : pour les réponses un peu plus longues

Choix multiple : permet de définir des boutons à cocher

Sélectionner dans la liste : Permet de définir des listes déroulantes

- Grille : offre donc la possibilité de réunir des questions et les possibilités de réponse sur une grille compact

- Échelle

3. Si vous souhaitez définir une seconde question, cliquez sur le lien + Ajouter d'élément et ainsi de

suite. Une fois que vous avez défini l'ensemble de vos questions, cliquez sur le bouton Enregistrer.


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Quelques actions en relation avec vos questions :

Modification :

Pour modifier une question existante, cliquez simplement sur le bouton Modifier à droite de la

question.

Suppression :

Pour supprimer une question, cliquez sur le bouton Supprimer à droite de la question à supprimer

Duplication :

Pour dupliquer rapidement une question, cliquez sur le bouton Dupliquer à droite de la question à dupliquer.


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8ème Séance..

Utilisation de l'OCR dans Google Documents

Tout d’abord c'est quoi un OCR ?

OCR (Optical Character Recognition) ou la reconnaissance optique des caractères (ROC), ou encore

appelé vidéo-codage (traitement postal, chèque bancaire) désigne les procédés informatiques pour la

traduction d'images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte. Elle réalise beaucoup

moins que l'être humain qui, lui, exécute, en plus de la reconnaissance, la compréhension du message,

sa mémorisation, voire son analyse critique dans un seul temps.

Un ordinateur réclame pour l'exécution de cette tâche un logiciel de reconnaissance optique de

caractères, celui-ci permet de récupérer le texte dans l'image d'un texte imprimé et de le sauvegarder

dans un fichier pouvant être exploité dans un traitement de texte pour enrichissement, et stocké dans

une base de données ou du moins, sur un support sûr et exploitable par un système informatique.

(Source Wikipédia)

Ce qui est pratique et génial en même temps, c’est qu’OCR est totalement gratuite dans Google

Documents avec une utilisation simple et facile.

Pour commencer il faut aller sur le lien suivant : http://googlecodesamples.com/docs/php/ocr.php

1- On clique ensuite sur ''Sign in to Google Docs’’

http://googlecodesamples.com/docs/php/ocr.php


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2- Puis sur ''Accorder l’accès’’


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3- Voilà ce que ça donne :


46

4- Bien sur ce système a des limites qui sont mentionnées :

5- Maintenant pour choisir l’image qui doit être en format de JPG, GIF ou PNG on clique sur

''Parcourir…’’ et on aura une fenêtre permettant de sélectionner l’image depuis votre micro-

ordinateur.

Voici un exemple :


47

6- L’étape suivante vous l’avez sans doute deviné, c’est cliquer sur ''Start OCR import’’ et voilà

un exemple :


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9ème séance..

Astuces

A. Comment réduire la taille des documents avant les télécharger?

1- Choisissez les Documents que vous voulez télécharger

2- Avec un Clic droit vous aurez un menu choisissez « Exporter… ».

3- Le nombre de Documents

4- Les différentes formes auxquelles vous pouvez télécharger vos documents

5- Le nombre de fichier dans le ficher ZIP

6- Télécharger


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B-Recherchez et Remplacer..

Si vous voulez trouvez un mot ou une phrase sur un Document donné, cliquez sur Recherchez et

Remplacer.. Via le menu Modifier, ou tapez directement le raccourcis: Ctrl + F.


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Vous aurez ceci :

Saisissez votre mot ou phrase à rechercher, Cliquez ensuite sur Trouver suivant (ou Ctrl +G).

Choisissez la phrase à mettre pour remplacer la précédente sur Remplacer par, cliquez sur

Remplacer..

C- Comment faire pour stocker des fichiers non office sur Google Documents

et les partager? Et quelle est la taille limite?

Pour les fichiers Office : (à ne pas dépasser 500 Ko pour les documents texte, 10 Mo pour les

présentations et 1 Mo pour les feuilles de calcul).

- HTML, texte brut, Microsoft Word, ODT et RTF pour le traitement de texte.

- XLS, ODS, CSV, TSV, TXT et TSB pour le tableur.

- PPT et PPS pour les présentations.


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Pour les non Offices (Musique, Vidéo, Photo, ZIP...)

- La taille des fichiers ne doit pas dépasser 250 Mo.

- Pour un espace de 1G.

D- Pouvons-nous envoyer des fichiers musiques sur Google documents?

Oui, Google documents permet l'importation de tous types de fichiers et pouvoir les partager, ce qui le

rend utile pour le partage de fichiers par exemple dans la limite de 250 Mo par fichier.

Donc vous n'avez pas uniquement un office en ligne mais aussi un disque dur en ligne.

Vous pouvez envoyer des vidéos, fichiers audio et fichiers ZIP sur votre espace Google Documents.

E-Quelques astuces pour la mise en page :

La meilleure solution pour une bonne mise en forme des images avec du texte reste les tableaux

cachés. Pour les images, il suffit de cliquer sur l'image et vous aurez le choix de modifier la taille via

les coins.

F- Quelques raccourcis claviers pour Google Documents:

Ctrl+A : Tout sélectionner

Ctrl+B : Gras

Ctrl+C : Copier

Ctrl + F : Rechercher

Ctrl+I : Mettre en italique

Ctrl+K : Insérer un lien


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Ctrl+M : Insérer un commentaire

Ctrl+P : Imprimer

Ctrl+S : Sauvegarder

Ctrl + Z : Annuler

Ctrl+Maj+F : Plein écran

Conclusion..

Grâce à Google Docs, les modifications possibles sont l'insertion d'un dessin, d'un tableau, ou d'un

texte. Pour ce qui concerne le texte, on peut le traduire, et même l'écrire en langue arabe sans utiliser

de clavier en arabe. Le partage du document avec un ou plusieurs collègues permet de faire un travail

en collaboration en ligne sans échange de mails à condition que le collaborateur ait un compte Gmail,

les droits d'accès au document peuvent être limités ou étendus selon le besoin.

D'autres options intéressantes méritent d'être citées dont l'intégration d'une vidéo youtube,

l'ouverture, et la modification de fichiers sous forme de tableurs (type Excel).

Voilà qu'en 9 séances nous venons de voire que Google docs est une vraie suite bureautique en ligne

totalement gratuite qui permet non seulement la création d'un nouveau document office (Word, power

point, Excel), mais aussi sa modification, et son partage.


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Equipe de Rédaction :

- Dr. Douali Nassim : Administrateur de MedeSpace.net

- Dr. Benatta Mahmoud : Modérateur de MedeSpace.net

- Dr. Hannouche : Modératrice de MedeSpace.net

- Dr. Hammar Aicha : Modératrice de MedeSpace.net

- Mme.Chaima : Modératrice de MedeSpace.net

- Douah Ali : Modérateur de MedeSpace.net

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