maîtrise_docutmentaire

7/23/2019 maîtrise_docutmentaire

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Maîtrise documentaire



Défnition : documentationDéfnition : documentation

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Ensemble de documents relatifs à un projet - notice - mode

d’emploi – action de sélectionner, classer, utiliser ou diffuser

des documents.

Discipline se rapportant au traitement de documents ou de

données destinées à l’information des acteurs.

Document : ensemble d’informations saisies sur un support qui peut

prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, … .



Les 6 caractéristiques d’une gestionLes 6 caractéristiques d’une gestiondocumentairedocumentaire

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La sélectivité

La pérennité

La fiabilité

La traçabilité

La disponibilité

L’exaustivité

Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.



La documentation QualitéLa documentation Qualité

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Procédures

Modes opératoires

Processus

MQ

Enregistrements



Les composantsLes composants

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Le manuel Qualité

Document énonçant la politique Qualité de l’entreprise et décrivant les

dispositions générales prises pour obtenir la qualité de ses produits

ou services.

Procédure Document qui décrit de façon formalisée les tâches à accomplir pour

mettre en uvre le processus ! c’est le mode d’emploi opérationnel.

"nregistrement Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées

ou des résultats obtenus.



Au programmeAu programme

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!onctions et responsabilités

"#cle de vie d’un document



Fonctions et responsabilités (1/!Fonctions et responsabilités (1/!

Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre dela gestion de la documentation doivent être identiées.

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$ar exemple, les membres d’un projet ou les personnes

d’un service peuvent %tre nanties des fonctions suivantes &

#esponsable de la documentation$ Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de l’adaptation

et du respect des exi!ences concernant la ma"trise de la

documentation. #l convient que la direction lui donne l’autorité

pour faire appliquer la procédure.

Producteur d’un document$ $ersonne c%ar!ée d’élaborer le document, elle peut &tre

l’auteur principal ou l’inté!rateur du document.



Fonctions et responsabilités (/!Fonctions et responsabilités (/!

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Lecteurs % vérificateurs$ 'prs élaboration ou mise ) *our d’une version, mais avant

enre!istrement et diffusion, un document peut &tre soumis )

un c+cle de relecture pour commentaires, modifications et

enric%issements éventuels.

#esponsables de validation ou d’approbation$ $our c%aque caté!orie de document émis, une ou plusieurs

personnes dési!nées peuvent décider du statut final du

document selon des modalités d’approbation formelle.



Le c"cle de #ie d’un documentLe c"cle de #ie d’un document

9

'dentification

(estion des versions

)érification - )alidation

Diffusion - "irculation

"lassement

*rciva+e - Destruction



$D%&'$F$A'$)& (1/*!$D%&'$F$A'$)& (1/*!

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'l est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé

d’identification des documents pour assurer l’efficacité

du contrle de la documentation.

especter un format identiue / coésion, coérence 0



$D%&'$F$A'$)& (/*!$D%&'$F$A'$)& (/*!

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$our caue document, il a lieu de préciser leséléments suivants &

le titre du document&

la référence du document&

la référence au contrat&

l’état du document 'lié au c(cle de vie)& la date de la publication 'prévisionnelle pour un document de

travail) et la révision&

le nom de l’auteur&

les personnes habilitées à approuver ce document&

l’organisme d’origine&

les destinataires 'pour sa diffusion)& le nombre de pages&

la version.



$D%&'$F$A'$)& (*/*!$D%&'$F$A'$)& (*/*!

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En complément, il est recommandé de définir &

les r*gles de classement&

les r*gles d’archivage&

la confidentialité&

les droits d’auteur&

les r*gles de présentation 'forme& mise en page& +)



+%,'$)& D%, -%.,$)&,+%,'$)& D%, -%.,$)&,

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La +estion de version permet de caractériser la naturedes évolutions d’un document et leur impact.

Les dispositions à prendre pour assurer la ma1trise des

évolutions des documents sont les suivantes &

les modalités d’approbation des évolutions&

l’information sur les origines des évolutions et des ,ustificatifs des

mises à ,our proposées&

l’information au- détenteurs et utilisateurs de documents en cours

d’évolution&

La notification des décisions de cessation d’applicabilité desdocuments à tous les détenteurs.



-%.$F$A'$)& -AL$DA'$)&-%.$F$A'$)& -AL$DA'$)&

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Dans le cadre d’un projet, il # a lieu d’identifier les

documents ui doivent %tre soumis à validation en

assurant ue &

les validations sont formalisées&

les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avecles documents est assurée&

les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.



D$FF0,$)& $.0LA'$)&D$FF0,$)& $.0LA'$)&

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'l s’a+it des dispositions nécessaires pour assurer

ue tous les acteurs concernés &

soient informés de l’e-istence du document et de ses modalités

d’acc*s&

disposent directement de l’information qui leur est nécessairepour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise

à ,our en cohérence avec leurs besoins.

"es mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi

définis pour +arantir l’utilisation d’une m%me version dedocument par tous les membres du projet donné.



LA,,%%&'LA,,%%&'

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*fin d’assurer l’efficacité de la production et de

l’utilisation de la documentation, il faut définir &

les modalités de classement 'mise à ,our du référentiel& du

catalogue& +)&

les opérations d’e-ploitation courante 'recherche surdemande de documents ou de fichiers& +)&

la logistique nécessaire à l’ensemble de ces actions 'outils

bureautiques& facilités et services d’impression& +).



MERCI POUR VOTR ATTENTIONMERCI POUR VOTR ATTENTION

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Documents

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