A0.01

MAFACT SPRL

Avenue de l’Araucaria, 108 1020 Bruxelles

Belgique

Tel : +32.2.478.29.38 Fax : +32.2.478.56.40

Http : www.mafact.com Email : sales@mafact.com

2

TTTaaabbblll eee dddeeesss mmmaaattt iii èèèrrr eeesss Table des matières ................................................................................................................................................. 2

Remarques importantes AVANT INSTALLATION ......................................................................................... 5

I. Si vous n’êtes pas déjà en version 90.00 ................................................................................................... 5

• Windows XP ........................................................................................................................................ 5

• Windows 2000 et Windows 2003. ....................................................................................................... 5

II. Si êtes en version 90.00............................................................................................................................. 5

• Advantage ............................................................................................................................................ 5

• Programme personnalisé ...................................................................................................................... 5

III. Layouts et rapports personnalisés ............................................................................................................ 6

Installation ............................................................................................................................................................. 6

I. Téléchargement du programme ................................................................................................................ 6

II. Installation du programme ....................................................................................................................... 6

• Installation par nos soins ...................................................................................................................... 6

• Installation par vos soins ...................................................................................................................... 7

III. Explication des programmes annexes ....................................................................................................... 9

• Moteur d’impression ............................................................................................................................ 9

• Gestion client / serveur: Advantage Xbase Server ............................................................................. 10 • Client OLEDB vers EXCEL .............................................................................................................. 10

� Version monoposte ............................................................................................................................ 10

� Version réseau .................................................................................................................................... 10

Configuration minimum Hardware .................................................................................................................. 11

• Station ................................................................................................................................................ 11

• Serveur ............................................................................................................................................... 11

• Terminal serveur ................................................................................................................................ 11

� Distinct du serveur de bases de données ............................................................................................ 11

� Identique au serveur de bases de données .......................................................................................... 11

• Câbles................................................................................................................................................. 11

Formation / Remise à niveau .............................................................................................................................. 12

� Coût .................................................................................................................................................... 12

Modifications 90.00�A0.01 ............................................................................................................................... 13

I. Couleur de fond des fenetres .................................................................................................................. 13

• Sans paramètre personnalisé .............................................................................................................. 13

• Avec paramètre personnalisé : RGBBACK=nRGB(160,160,180) .................................................... 14 • Avec paramètre personnalisé : RGBBACK=nRGB(153,255,255) .................................................... 14

II. Image de fond du programme principal ................................................................................................. 15

• Sans l’image ....................................................................................................................................... 15

• Avec une image .................................................................................................................................. 16

III. Couleur dans les menus déroulants ........................................................................................................ 17

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 17

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• Nouveauté .......................................................................................................................................... 17

• Exemple changement dans les menus et couleur. .............................................................................. 18

IV. Commandes fournisseurs automatiques ................................................................................................. 18

V. Suivi documentaire ................................................................................................................................. 19

VI. Mot de passe crypté ................................................................................................................................ 19

VII. Traçabilité modification recette (N) ................................................................................................... 20

• Exemple ............................................................................................................................................. 20

VIII. Gestion des utilisateurs ...................................................................................................................... 21

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 21

IX. Memo dans document ............................................................................................................................. 22

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 22

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 22

X. Envoi automatique des message d’erreur à notre support ..................................................................... 22

XI. Limite de crédit ....................................................................................................................................... 23

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 23

• Nouveautés ......................................................................................................................................... 24

XII. Apurement partiel de document non lié à un tiers ............................................................................. 25

XIII. Structure des fichiers MA_DBB.CFG ................................................................................................ 26 • Explication des paramètres ................................................................................................................ 26

• Description des champs ..................................................................................................................... 26

• MA_DBPRO.CFG ............................................................................................................................. 26

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 26

XIV. Traçabilité du suivi documentaire ..................................................................................................... 27

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 27

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 27

XV. Modification fondamentale des listes ................................................................................................. 28

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 28

• Export Excel....................................................................................................................................... 28

• Manipulation en Excel ....................................................................................................................... 29

� Filtrer ................................................................................................................................................. 29

� Type ................................................................................................................................................... 29

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 29

� Quatre cas .......................................................................................................................................... 29

XVI. Export des multilibellés ...................................................................................................................... 30

XVII. Fichier LOG ....................................................................................................................................... 30

XVIII. Référence interne EDIFACT .............................................................................................................. 31

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 31

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 31

XIX. Envoi des messages EDIFACT........................................................................................................... 32

• Rappel ................................................................................................................................................ 32

� Fiche................................................................................................................................................... 32

� Exportation ......................................................................................................................................... 32

• Nouveauté .......................................................................................................................................... 33

XX. Envoi des messages PEPPOL ............................................................................................................ 34

� Paramétrage dans Fichiers / EDIFACT/PEPPOL .............................................................................. 35 � Fiche Client ........................................................................................................................................ 36

� Exportation ......................................................................................................................................... 36

XXI. Impression multilayout ....................................................................................................................... 38

• Pour rappel ......................................................................................................................................... 38

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• Nouveauté .......................................................................................................................................... 38

� Création de pdf sur le disque / traçabilité ........................................................................................... 38

� Envoi par mail .................................................................................................................................... 38

� PEPPOL ............................................................................................................................................. 38

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RRReeemmmaaarrr qqquuueeesss iii mmmpppooorrr tttaaannn ttt eeesss AAAVVVAAANNNTTT III NNNSSSTTTAAALLL LLL AAATTT III OOONNN

I. Si vous n’êtes pas déjà en version 90.00

Windows XP Pour rappel MAFACT ne fonctionne plus avec l’OS XP !!!!!!!!!! Seules les OS WINDOWS 7, WINDOWS 8.1 et WINDOWS 10 sont acceptés. N’installez pas si vous avez une ou des stations XP ou VISTA

Windows 2000 et Windows 2003. Pour rappel MAFACT ne fonctionne plus avec les OS WINDOWS 2000 et 2003 !!!!!!!!!! Seuls les OS SERVEUR WINDOWS 2008, WINDOWS 2011 et WINDOWS 2012 sont acceptés. N’installez pas si votre server à un OS < WINDOWS 2008

II. Si êtes en version 90.00

Advantage MAFACT ne fonctionne plus avec la version 10 d’ADVANTAGE !!!!!!!!!! Seules les versions ADVANTAGE 11 et ADVANTAGE 12 sont acceptées. N’installez pas si votre version ADVANTAGE est antérieure à 11

Programme personnalisé Si un programme personnalisé a été interfacé avec MAFACT, avant d’installer le programme il est important de contacter la société MAFACT afin de vérifier la compatibilité.

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III. Layouts et rapports personnalisés Normalement seule la structure de certains fichiers analytiques a été modifiée, il n’y a donc pas de mise à jour de layouts à prévoir. Si lors de l’impression, le programme affiche un message de « structure », il sera néanmoins indispensable de mettre à jour CE fichier RPT. Le tarif forfaitaire est de 3€ Htva / fichier RPT.

III nnnssstttaaalll lll aaattt iii ooonnn

I. Téléchargement du programme Le programme est disponible sur notre site www.mafact.com Le fichier zip contient l’ensemble du programme MAFACT et de ses utilitaires Il suffit de le décompresser dans un répertoire TEMPORAIRE comme par exemple c:\temp Une fois décompressé, vous pourrez constater que le répertoire contient :

• Les versions 11 et 12 du programme ADVANTAGE, dans le répertoire «ADS» • Les fonts pour les codes à barres, dans le répertoire «FONT» • Les fichiers INTRASTAT 2017 en FR/NL/UK/DE dans le répertoire «INSTAT» • La version A0.01 «Setup.exe», dans le répertoire «PROG» • Les manuels FR et NL de nouveautés dans «README» • Le client de CRYSTAL REPORT, dans le répertoire «RUNTIME CRYSTAL»

II. Installation du programme La version A0.01 ne nécessite aucune manipulation particulière au niveau des stations si vous êtes déjà installé en version 9000

Installation par nos soins Nous pouvons réaliser l’installation de cette version sans déplacement avec TEAMVIEWER. Nous nettoierons vos répertoires de tous les fichiers inutiles après avoir fait un backup dans un autre répertoire. Il vous suffit de vous connecter en mode ADMINISTRATEUR avec TEAMVIEWER. Le coût forfaitaire est de 100€ HTVA/ station ou server

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Installation par vos soins Dans le répertoire PROG cliquez sur SETUP.EXE en mode ADMINISTRATEUR . Sélectionnez TOUJOURS « ADVANCED OPTIONS INSTALLATION »

Dans la zone « PROGRAM FILES FOLDER », précisez le chemin EXACT du programme MAFACT actuellement installé et ensuite cliquez sur «PROCEED»

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Si vous êtes en gestion Client / Serveur, se pose ici le choix de la version Advantage installée sur votre serveur. Choisissez la bonne version car de ce choix dépendra l’installation des fichiers OLE pour les exports EXCEL et des clients ADVANTAGE. Ensuite cliquez sur «PROCEED»

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur «YES, I DO»

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Fermez toutes les fenêtres Lancez MAFACT32 avec votre icône habituelle Remplissez la sérialisation pour la version A0.01 Choisissez les UTILITAIRES Le programme met à jour vos données.

III. Explication des programmes annexes

Moteur d’impression Si vous souhaitez vérifier que le moteur d’impression de Runtime de Crystal est correctement installé sur votre station, vous devez avoir ceci dans le panneau de configuration

Si ce n’est pas le cas, lancez le fichier « Mafact5000RunTime2008» qui est dans « RUNTIME CRYSTAL »

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Gestion client / serveur: Advantage Xbase Server La version actuelle d’Advantage est la version 12. Si vous upgradez votre programme Advantage de 11 vers 12, il vous suffira de décompresser le fichier REDISTRIBUTE12, qui est dans « ADS/V12 » Voici les prix des upgrades et la politique de prix de SAP

Client OLEDB vers EXCEL MAFACT exporte le contenu des menus déroulants. L’exportation est prévue vers EXCEL 2007 et/ou EXCEL 2010. Si vous avez une nouvelle station, il vous suffit d’installer les OLEDB correspondant à votre version Advantage (monoposte ou serveur) Installez toujours les OLEDB version 32bits même si la station est une 64bits Si vous passez à Windows 10, réinstallez les OLEDB

� Version monoposte

Installez en MODE ADMINISTRATEUR, le fichier « OLEDB» qui est dans « ADS/V12/ »

� Version réseau

Vérifiez sur votre serveur la version ADVANTAGE et installez en MODE ADMINISTRATEUR,

• ADVANTAGE 11, « oledb32_11.10.0.22» qui est dans « ADS/V11 » • ADVANTAGE 12, «OLEDB» qui est dans « ADS/V12/ »

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CCCooonnn fff iii ggguuu rrr aaattt iii ooonnn mmmiii nnn iii mmmuuummm HHH aaarrr dddwwwaaarrr eee

Station OPERATING SYSTEM

32 ou 64 bits (fortement conseillé) Windows 7 ou supérieur

HARDWARE QUAD CORE, 2 GB RAM (4 conseillé)

Serveur OPERATING SYSTEM:

64 Bits Windows Win 2008R2 ou supérieur + Advantage Database Server 11 ou supérieur Linux Server + Samba + Advantage Database Server 11 ou supérieure

HARDWARE QUAD ou OCTO Core, 8 Gb RAM (16 Gb conseillé)

Disque sas 10000 RPM ou plus ou ssd avec ou sans RAID CTRL (PAS DE Sata, pas de NAS ni disque USB…

Terminal serveur Uniquement Os Windows 2008R2 ou supérieur (Pas De Novell, Pas De Linux) CONNEXION INTERNET: Adsl Pro (6 Mb Download, 640 K Upload) Adresse Ip Fixe !!!

� Distinct du serveur de bases de données

QUAD Core, 8 Gb RAM (MAX. 4/5 Utilisateurs)

� Identique au serveur de bases de données

QUAD ou OCTO Core, 16 Gb RAM (MAX. 4/5 Utilisateurs)

Disque sas 10000 RPM ou plus ou ssd AVEC OU SANS RAID CTRL (PAS DE Sata, pas de NAS ni disque USB…

Câbles UTP5 ou 6, protocol ethernet 1000 MHZ WITH SWITCHING HUB

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FFF ooorrr mmmaaattt iii ooonnn /// RRReeemmmiii ssseee ààà nnn iii vvveeeaaauuu Il est important de connaître le logiciel qui dans la plupart du temps correspond au principal logiciel de gestion de l’entreprise. La formation lors de l’installation est bien sûr incontournable. Mais une remise à niveau régulière et au moins lors de la mise à disposition d’une nouvelle version est plus que conseillée. Nous vous recommandons de mettre ce manuel à disposition de tous les utilisateurs !!!! Nous avons constaté que certains clients changeaient de logiciels parce que MAFACT ne faisait pas telle ou telle chose et qu’après approfondissement ces fonctionnalités existaient mais n’étaient pas connues des utilisateurs !!! Dans certains cas, les utilisateurs n’ont pas le temps de paramétrer certaines fonctionnalités qui pourraient certainement leur facilité grandement le travail. Comme vous le savez certainement, nous pouvons vous proposer plusieurs types de formation. Celles-ci sont toujours personnalisées.

• Formation individuelle sur site, en nos bureaux ou en TeamViewer • Formation en groupe (5 personnes maximum) sur site ou en nos bureaux

Durant ces formations qui utilisent vos données, nous pouvons aussi paramétrer vos fichiers. Nos tarifs sont les mêmes quelle que soit la formation.

� Coût

Formation 100€ Htva /heure -25% pour les clients qui ont souscrit un contrat annuel d’assistance + Éventuellement déplacement Bruxelles 30€ Htva 100km A/R 75€ Htva 200km A/R 125€ Htva

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MMM ooodddiii fff iii cccaaattt iii ooonnnsss 999000...000000���AAA000...000111

I. Couleur de fond des fenetres La couleur par défaut des fenêtres est assez « claire » (mode WIN10) mais il est possible de contrôler leur couleur, pour tous les dossiers ou par utilisateur il suffit de remplacer la ligne RGBBACK=9000

• Dans le fichier MAFACTXX.INI [COMMUSER] RGBBACK=nRGB(XX,XX,XX)

• Dans le fichier MAFACT.INI

[COMM] RGBBACK=nRGB(XX,XX,XX)

*** RGBBACK=8000 correspond +/- à la version 8000 Vous pouvez trouver les combinaison sur http://www.rapidtables.com/web/color/RGB_Color.htm https://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/windows/desktop/ms724371(v=vs.85).aspx

Sans paramètre personnalisé

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Avec paramètre personnalisé : RGBBACK=nRGB(160,160,180)

Avec paramètre personnalisé : RGBBACK=nRGB(153,255,255)

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II. Image de fond du programme principal De même que pour le point précédent afin de pouvoir extraire rapidement le programme de l’ensemble des programmes ouverts sur le bureau, il est possible de rajouter une image de fond Il suffit de placer un fichier de type BMP (taille raisonnable) avec le nom MAFACT dans le répertoire du programme

Sans l’image

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Avec une image

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III. Couleur dans les menus déroulants

Pour rappel Plus de 180 menus déroulants ont été extraits des sources du programme, afin de nous permettre de modifier le look des menus sur demande. Sont, par exemple, modifiables par nos soins et sur devis.

• Gestion / Vente hors TVA • Gestion / Achat • Gestion / Mouvement • Gestion / Vente TVAC • Recherche Article / Article • Recherche Article / Libelle 1 • Recherche Article / Libellé 2 • Recherche Article / Remarque • Recherche Article / Codes à barres • Recherche Article / Marque • Recherche Article / Groupe

L’activation s’effectue sur base d’un fichier INI placé dans le répertoire du WMAFACT\DATA. La structure du nom du fichier ini est

• le code de l’utilisateur et le n° du dossier : concerne uniquement cet utilisateur pour ce dossier (ex: jean05.ini)

• le n° du dossier : concerne tous les utilisateurs pour ce dossier (ex: 05.ini) Le fichier CONFIG.INI concerne lui tous les utilisateurs pour tous les dossiers. Cette gestion permet d’avoir des menus déroulants différents par utilisateur et par dossier. Il y a aussi la possibilité de rajouter des informations qui font partie d’une autre table

Nouveauté Il est également possible d’introduire des couleurs dans le menu déroulant comme c’est déjà le cas actuellement en standard lorsque les clients / fournisseurs / prospects / articles sont bloqués.

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Exemple changement dans les menus et couleur.

Fiche article

Nouveau

Au lieu de

IV. Commandes fournisseurs automatiques Dans gestion / commande fournisseur, après un recalcul, le programme propose un écran avec une proposition de commande La description de l’article est affichée au niveau de la langue de la manière et dans l’ordre suivant

• la description personnalisée liée à l’article et au fournisseur • la description standard dans la langue du fournisseur • la description de langue de l’utilisateur en cas d’absence de fournisseur lié à l’article

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V. Suivi documentaire Depuis la version 90.00, la clôture d’un document affiche automatique le document des destination sans aucune demande (voir ci-dessous option « 1 ») Il existe une nouvelle variable qui permet de choisir sa methode de clôture

• 0 = Sans suivi automatique • 1 = Avec suivi automatique et ouverture de la fenêtre • 2= Avec une question de suivi ou non

Il suffit de rajouter dans MAFACTXX.INI sous [MISC] AUTOFOLLOWDOC=1 // 0= NO FOLLOW 1=FOLLOW (default) 2==ASK

VI. Mot de passe crypté Afin de permettre les envois par mail, les mots de passe des boîtes mail doivent être introduits dans les fichiers MAFACT.INI et/ou MAFACTXX.INI. Afin de sécuriser ces mots de passe nous avons introduit une procédure qui va crypter ces mots de passe. MAILPSWD=1258gbfg Après avoir introduit le mot de passe dans le(s) fichier(s) MAFACT(XX).INI, il faut rajouter la variable en dessous du mot de passe MAILPSWDNOCRYPT=TRUE L’entrée dans MAFACT, modifie le(s) fichier(s) de telle sorte qu’il

• remplace le mot de passe par un mot de passe crypté �MAILPSWD=ìõì3*ˆ §¾

• remplace la variable de cryptage par FALSE MAILPSWDNOCRYPT=FALSE

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VII. Traçabilité modification recette (N) La modification d’une recette peut automatiquement être communiquée à un superviseur par mail. Il suffit de compléter le fichier MAFACT.INI afin d’y introduire les informations de communication [COMM] MAIL= // adresse mail de l’expéditeur USER= //adresse mail ou compte pour accéder au serveur de mail (smtp, si vide, le contenu de MAIL est utilisé) MAILPSWD= //le mot de passe d’accès à la boîte mail du serveur pour le compte USER SMTP= //server d'envoi de mail (ex. mail.gmail.com) SMTPPORT= //port de communication (25, 445, 587, …) LAUTH= //authentification (true ou false, Indique que le serveur nécessite un USER et un MAILPSWD) SSL= //protocole SSL (true ou false, usage d’une communication cryptés en SSL, nécessite souvent le port 445) TLS= //protocole TLS (true ou false, usage d’une communication cryptés en TLS, nécessite souvent le port 587, SSL doit être false) + MAILALERT= // adresse de l’utilisateur qui va réceptionner l’alerte

Exemple [COMM] MAIL=mjanssens@mafact.com USER=mjanssens@mafact.com SMTP=192.155.12.1 SMTPPORT=8025 LAUTH=TRUE SSL=FALSE

�MAILPSWD=ìõì3*ˆ §¾ MAILPSWDNOCRYPT=FALSE MAILALERT=support.mafact@mafact.com TLS=FALSE

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VIII. Gestion des utilisateurs

Pour rappel Mafact permet de créer plusieurs utilisateurs et avec ou sans mot de passe. A chaque utilisateur est lié un niveau :

0 = consultation 1 = ajout 2 = modification 3 = ajout / modification pas effacement 4 = accès total dans la société sauf voir 5 5 = superviseur = comme niveau 4 mais en plus réorganisation / paramètres du dossier / déblocages des fiches et des documents + dans les fiches clients et prospects, en modification les zones Bloqué / Remise / Escompte / Compte centralisateur.

Le niveau 0 et 1 est désormais applicable à l’onglet NOMENCLATURE du fichier des ARTICLES Et les fenêtres liées au module spécial (N2) de NOMENCLATURE : SPECIFICATIONS, sont gérées de la même manière que la fiche ARTICLE (Tous niveaux) et avec la possibilité de lier à ARTICLE / READ ONLY cfr UTILITAIRES / UTILISATEURS / TAB

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IX. Memo dans document

Pour rappel Le programme permet d’associer un mémorandum illimité au document. Un memo par défaut peut être associé à un journal. Il suffit de créer un fichier de type TXT, lié au code journal et à le placer dans le répertoire du dossier Exemple : Fichier ACM.TXT, le journal étant ACM Lors de la création d’un document par ajout ou apurement partiel, dans le journal ACM, ce message sera automatiquement incorporé. Dans le cas présent l’encodeur complètera les informations demandées qui seront éventuellement imprimées Le programme incorpore également le contenu du fichier TXT (décrit ci-dessus) lors des opérations de clôture SAUF si le document d’origine contient déjà un memo où dans ce cas le TXT n’est PAS récupéré.

Nouveauté Le fichier TXT peut exister sous plusieurs formes

• liée au code du journal uniquement JNL.TXT ex : ACM.TXT

• liée au code journal + langue du tiers JNLMEMOL.TXT ex : ACMMEMOF.TXT

ex : ACMMEMON.TXT ….

S’il n’existe pas de fichier TXT lié à la langue du document, le programme se rabat sur le fichier portant uniquement le code du journal

X. Envoi automatique des message d’erreur à notre support

Si les informations de communication sont complétées dans les fichiers MAFACT.INI et/ou MAFACTXX.INI, le programme envoie automatiquement un mail accompagnés du fichier ERROR…LOG à support.mafact@mafact.com

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XI. Limite de crédit

Pour rappel Le programme en liaison avec WINBOOKS permet de gérer une limite de crédit. Le lien direct avec WINBOOKS doit bien sûr être installé Modification du fichier MAFACTXX.INI par rajout de la variable et du chemin complet sous [GENERAL]. Ex: WBPARAM=c:\winbooks\data\parfilux\parfilux_param.dbf La limite de crédit est calculée comme suit :

• solde ouvert client dans WINBOOKS • + • factures/notes de crédit non liées dans MAFACT

Dans Mafact, dans l’onglet Condition de la fiche Client se trouve une zone limite de crédit composée de deux champs

• Le premier = calcul susmentionné • Le deuxième = la limite de crédit que vous avez déterminée pour le client

La limite de crédit n’est modifiable que par un utilisateur de niveau 5 Les valeurs dans la zone calculée sont

• Verte < limite de crédit • Rouge = > limite de crédit • 0 (Noire) = aucune limite de crédit n’a été déterminée

Il n’y a pas de calcul de la limite de crédit si aucune limite de crédit n’a été introduite pour le client donc il est conseillé de mettre 1 par défaut. Lors de la création d’un document un message non bloquant apparait pour faire savoir à l’utilisateur que la limite de crédit est dépassée.

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Nouveautés

Gestion de la limite de crédit sur base de la date d’échéance En paramétrant la variable FULLCREDIT à TRUE dans le fichier MAFACT.INI sous [MISC], Mafact gerera la limite de crédit sur base de la date d’échéance. Si la variable est à FALSE, la gestion reste la gestion de base susmentionnée.

A compléter éventuellement avec

Gestion de la limite de crédit avec filtre sur les journaux Dans le cas où la gestion FULLCREDIT est à TRUE sous [MISC], deux variables (JNLCREDIT, JNLDEBIT) peuvent être ajoutées afin de déterminer les journaux crédit et les journaux débit pour le calcul de la limite. Ainsi on peut étendre la gestion de la limite de crédit aux journaux de note d’envoi et de bon de retour

• Ne rien préciser correspond uniquement aux journaux de vente (jnlcredit) ou de note de crédit/vente (jnldebit)

• Donner la liste des journaux suivi de « ; »

Necessite l’installation de l’OLEDB pour EXCEL

Exemple [MISC] FULLCREDIT= TRUE JNLCREDIT= VEN;NEV // =uniquement les 2 journaux VEN et NEV JNLDEBIT= // tous les journaux de type « v » note de crédit / vente

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XII. Apurement partiel de document non lié à un tiers

Il était possible de faire un mouvement à partir d’un inventaire (absolument nécessaire pour initialiser la gestion des numéros de série) Désormais il est possible de créer un document de mouvement à partir de n’importe quel document de type Inventaire et/ou Mouvement non lié à un tiers

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XIII. Structure des fichiers MA_DBB.CFG La structure des fichiers est décrite dans le manuel et est définie dans le fichier MA_DBB.CFG. NE JAMAIS MODIFIER CE FICHIER

Explication des paramètres DBS Fox 2.6 format (DBF/FPT/CDX) Default format DBF Clipper format (DBF/DBF/NTX) For cubic Dos link files DBS.P periodique OPTIONS= TMP = TEMPORAIRE (default)

STAYOPEN OR OPEN = permanent NOINDEX = Just read it NOCLOSE = only for session (will not be closed at reorg time) PACK = Force packing (and no _DEL_ tag) SYSTEM,COMPTA,PERIOD,COMMON,COMSIGN

= Where to find the files UNIQUE (create unique index) DESCENT (create descending index)

FILE= Nom de la base de données ALIAS= Alias de programmation et pour les listes NTX. Index File or TAG

Description des champs Nom du champ Type Longueur Décimale Signification F_NUMERO Character 10 0 // Numéro de référence CL_LIGNE Character 5 0 // Numéro de ligne CL_LIB Character 60 0 // Libellé TSTAMP Character 14 0 // YYYYMMDD+HHMMSS de la modif./creation du record

MA_DBPRO.CFG Ce fichier a pour but soit de

• soit modifier la structure des fichiers existants de MAFACT • soit rajouter des bases de données

Il est nécessaire dans le cadre de développement annexe et peut être utile dans le cadre de listes avec des données externes à MAFACT mais reprises dans les fichiers de MAFACT Ces fichiers font parties des fichiers que MAFACT réorganise au même titre que les bases des données standards UNE MAUVAISE UTILISATION DE CE FICHIER PEUT VOUS FA IRE PERDRE TOUT OU PARTIE DE VOS DONNEES

Nouveauté Possibilité de cumuler jusqu’à 9 MA_DBPRO.CFG. Il suffit de rajouter un chiffre de 1 à 9

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XIV. Traçabilité du suivi documentaire

Pour rappel Dans les documents, vous pouvez en cliquant avec le bouton droite de la souris, sélectionner l’option « A PROPOS DE ». Cette option affiche deux éléments

• l’utilisateur qui a le premier « créé » le document d’origine et la date de création. • l’utilisateur qui a le dernier « modifié » le document final et la date de dernière

modification. Ce suivi concerne les clôtures, les regroupements et les apurements partiels (d’1 document ou de lignes d’1 document).

Variables dédiées dans le fichier des mouvements (mvt.dbf)

Lors des clôtures, des apurements partiels et des regroupements, le fichier MVT.DBF contient le code journal, le numéro de document et la date du document d’origine. Offre TSTO_QUO TSTO_DQU TSTO_UQU Commande TSTO_ORD TSTO_DOR TSTO_UOR Livraison TSTO_DEL TSTO_DDE TSTO_UDE

Nouveauté En cours de création d’une FACTURE par la procédure d’apurement partiel d’un document de type COMMANDE, NOTE D’ENVOI ou FACTURE avec COPIE, le programme va poser une question

Si NON est sélectionné les zones de suivi sont réinitialisées à blanc et les champs de suivi de livraison TSTO_DEL - TSTO_DDE - TSTO_UDE sont initialisés avec les valeurs de la facture.

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XV. Modification fondamentale des listes

Pour rappel Dans la version 9000, nous avons ajouté un nouveau type de listes destinées à remplacer une grande partie des listes existantes. Nous avons gardé les anciennes et les nouvelles listes mais nous avons mentionné dans la colonne « NOUVEAU » le nom de la liste qui va remplacer la liste ancienne De plus comme le programme permet d’exporter la quasi-totalité des bases de données par

l’utilisation de la touche dans les menu déroulants, l’indication « EXCEL » signifie que la liste va être complèetement supprimée.

Export Excel Toutes les listes dont le nom commence par « EXCEL …. » sont destinées à être exportées en EXCEL

Cochez ensuite

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Manipulation en Excel

� Filtrer

� Type

A chaque liste est associée une colonne TYPE, cette colonne permet de regrouper des lignes Dans l’exemple ci-dessus DET = détail CLI/ART= sous-total pas client - article CLI = sous-total par client

Nouveauté

� Quatre cas

• Un nom ne commençant par par “EXCEL… “ dans NOM RAPPORT et rien dans NOUVEAU � impression de la liste désignée dans NOM DE RAPPORT (7)

• Un nom commençant par “EXCEL….” dans NOM RAPPORT et rien dans NOUVEAU � impression de la liste désignée dans NOM DE RAPPORT (8)

• Un nom dans NOM RAPPORT et un nom dans NOUVEAU � impression de la liste désignée dans NOUVEAU (1)

• Un nom dans NOM RAPPORT et « EXCEL » dans NOUVEAU � Affichage en rouge � pas de selection (0)

Si vous souhaitez néanmoins garder la liste orginale, il faudra la déplacée du répertoire REPORTS vers votre répertoire de listes personnalisées et créer un pointeur dans UTILITAIRES / TABLES / LISTES PERSONNALISEES

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XVI. Export des multilibellés Le menu déroulant relatif aux multilibellés de l’article permet désormais d’exporter ces informations en excel.

XVII. Fichier LOG Les fichiers ERR*.LOG, GPF*.LOG…. MAFACT*.LOG sont désormais créés dans le répertoire ad hoc LOG (sous-répertoire du programme)

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XVIII. Référence interne EDIFACT

Pour rappel Une fiche EDIFACT doit être créée par client ou fournisseur EDIFACT. La référence interne de cette fiche EDIFACT devait correspondre à la référence du client ou fournisseur

Nouveauté Dans les fiches client et fournisseur, un champ EDIFACT/PEPPOL a été ajouté. Il est vide ou il contient une référence existante en référence interne du signalétique EDIFACT/PEPPOL. La référence client ou fournisseur peut donc être différente de la référence interne EDIFACT/PEPPOL

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XIX. Envoi des messages EDIFACT

Rappel

� Fiche

Dans la fiche du client ou fournisseur EDIFACT, pour l’envoi, doivent être complétées les informations suivantes :

• code JNL ici : VENTE => 380 • adresse mail lié au journal où le fichier xml est envoyé

� Exportation

• Dans l’écran d’encodage des documents (1 seul document)

• Dans Gestion / EDIFACT/PEPPOL / Exportation (plusieurs documents)

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Nouveauté Comme pour les impressions papier, les envois par mail ou les exportations Winbooks, l’écran d’impression différée permet d’exporter les documents EDIFACT

Le programme n’exporte en mode « EDIFACT », dans les sélections effectuées, que les documents liés à un client ou fournisseur pour lequel il y a une référence dans la nouvelle zone EDIFACT/PEPPOL de la fiche client ou fournisseur. Si la zone mail liée au journal dans la table EDIFACT/PEPPOL est complétée, les envois se font à cette adresse mail, sinon les fichiers xml sont générés dans le répertoire de destination indiqué dans l’onglet de signalétique d’EDIFACT/PEPPOL

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XX. Envoi des messages PEPPOL A partir du 01/01/2018, Toutes les factures adressées au gouvernement flamand devront être obligatoirement envoyées au format électronique, ceci concerne toutes les entreprises. Le gouvernement fédéral suivra la même initiative dans le courant de 2018! Les administrations seront de plus en plus nombreuses à imposer la facturation numérique dans les conditions de leurs appels d’offres. L’e-facturation sera obligatoire en 11/2018 au plus tard. Les autres gouvernements régionaux belges pourront également recevoir des factures au format électronique dans un avenir proche. Les premières villes et communes peuvent recevoir des factures électroniques à partir de 2017. L’e-facturation fera l’objet d’une obligation généralisée à compter de 11/2019. La Peppol = Pan European Public Procurement PEPPOL est un modèle facilitant l'échange de factures et d'autres documents utilisés dans les marchés publics, basé sur un standard PEPPOL commun (UBL 2.1), qui est complété des exigences spécifiques de clients. Les échanges s'effectuent sur la base d'accords entre les membres de PEPPOL. PEPPOL adopte un modèle quatre coins, ce qui veut dire que les documents sont échangés entre les POINTS D'ACCÈS de tant l'expéditeur et le destinataire. CODABOX est un point d’accès officiel. Nous avons conclu un contrat avec CODABOX afin de vous permettre d’envoyer vos fichiers via leur plate-forme.

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� Paramétrage dans Fichiers / EDIFACT/PEPPOL

Une fiche PEPPOL est disponible dans cette base de données et seule cette fiche est modifiable si vous ne disposez pas du module EDIFACT L’envoi est effectué par mail à peppol@codabox.com Avant tout envoi, l’utilisateur MAFACT doit être ag réé par CODABOX. Il faut donc nous communiquer

1. Nom et N° d’entreprise 2. L’adresse e-mail utilisée pour m’envoyer les factures.

Dans l’onglet « TABLE » il faut créer une ligne pour les ventes (380) et les notes de crédit (381) comme ci-dessous

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� Fiche Client

� Exportation

• Dans l’écran d’encodage des documents (1 seul document)

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• Dans Gestion / EDIFACT/PEPPOL / Exportation (plusieurs documents)

• Dans Gestion / Impression Comme pour les impressions papier, les envois par mail ou les exportations Winbooks, l’écran d’impression différée permet d’exporter les documents EDIFACT/PEPPOL

Le programme n’exporte en mode PEPPOL, dans les sélections effectuées, que les documents liés à la fiche PEPPOL préalablement indiqué dans la fiche client.

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XXI. Impression multilayout

Pour rappel Il est possible d’effectuer des impressions multilayout en se basant exclusivement sur les fichiers, ayant le nom ?DEFAUT?, associés à un code langue. Pour F 123 : il suffit d’avoir FDEFAUT1.rpt, FINVOIC2.rpt et FDEFAUT3.rpt.

Nouveauté

� Création de pdf sur le disque / traçabilité

Désormais la gestion multilayout genère autant de pdf qu’il y a de layouts assignés au document.

• Lorsqu’il n’y a qu’un seul layout, le nom est celui qui a été indiqué dans les paramètres d’installation ex : 1ERAVRIL_VEN2017000001.PDF

• Lorsqu’il y a plusieurs layouts, au nom est ajouté un indice _0 à _9 ex :. 1ERAVRIL_VEN2017000001_0.PDF

� Envoi par mail

Le système envoie autant d’annexes qu’il y a de layouts assignés au document.

� PEPPOL

Le layout intégré dans le fichier xml correspond au 1er layout défini