MACAM-MACAM SIKLUS SIA

PT. ARISTA PRATAMA JAYAENGINEERING & CONTRACTORS

-Siklus Pendapatan : Penjualan dan Penagihan Kas-Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas

-Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

KELOMPOK F

PELANGI ANGGITA PUTRI 1211215058WINA ANNISSA SUNARYO 1211215078FRICKA SIMANUNGKALIT 1211215103ANDRY ALMAWDIN RAHMAN 1212215033

Mata Kuliah : Sistem Informasi AkuntansiDosen : Erik Faripasha, SE, M.si, Ak

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PANCASILA

2012-2013

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI – UNIVERSITAS PANCASILA Page 1

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya

kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada

waktunya yang berjudul “PT ARISTA PRATAMA JAYA”

Makalah ini berisikan tentang informasi Mengenai Siklus-Siklus yang terjadi di PT. ARISTA PRATAMA

JAYA. Khususnya siklus pendapatan, pengeluaran, dan penggajian-Manajemen Sumber Daya

Manusia. Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua betapa

pentingnya siklus-siklus tersebut dalam kehidupan kita khususnya dalam perusahaan.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari

semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam

penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala

usaha kita. Amin.

Jakarta, 4 Januari 2013

Penyusun


DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................... i

Kata Pengantar ............................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................... iii

Profil Perusahan ............................................................................... 1

Service and Product ............................................................................... 3

Struktur Organisasi ............................................................................... 8

- Siklus Pendapatan

(Penjualan dan Penagihan Kas) ............................................................................. 9

- Siklus yang terjadi PT ARISTA ............................................................................. 11

-Siklus Pengeluaran

(Pembelian dan Pengeluaran Kas) ............................................................................. 12

- Siklus yang terjadi di PT ARISTA........................................................................... 19

-Siklus Penggajian dan Manajemen

Sumber Daya Manusia ............................................................................. 20

- Siklus yang terjadi di PT ARISTA………................................................................... 26

Kelebihan dan Kelemahan Siklus ............................................................................... 27

Lampiran .............................................................................. 30

Pembagian Tugas ............................................................................. 38

Daftar Pustaka ............................................................................. 39


PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : PT. Arista Pratama JayaAlamat : Jl. Tebet Barat Dalam Raya No.35 Jakarta SelatanNo.Telp : 021-8302150Fax : 021-8314377Website : Arista.freetzi.com/htmlEmail : [email protected] : 01.317.780.3-015.000

Arista Pratama Jaya dimulai sebagai sebuah perusahaan kontraktor rekayasa

kecil pada tahun 1982 oleh sekelompok orang yang berpengalaman dalam bisnis kontraktor

mekanikal dan elektrikal. Dengan berjalannya waktu portofolio proyek kami telah

berkembang dari bangunan komersial sederhana untuk beberapa bangunan yang kompleks

dan terkemuka di Indonesia.

Seperti Arista Pratama Jaya tumbuh, nilai-nilai inti kami tetap tidak berubah sejak

berdirinya Arista Pratama Jaya, yang adalah untuk menyediakan klien kami dengan solusi

biaya-efektif, handal dan dapat dipercaya untuk instalasi dan menyelesaikan setiap proyek

dengan kejujuran dan itikad baik. Hal ini pada gilirannya telah mendukung banyak klien kami

untuk sukses dengan setiap proyek kita terlibat.

Visi

Untuk menjadi pilihan pertama Klien dan menjadi bagian dari kontraktor 5 terbesar


mailto:[email protected]

untuk Mekanikal dan Elektrikal.

Misi

Untuk terus meningkatkan kualitas kerja dan keunggulan kompetitif

Untuk membentuk hubungan yang baik dan kepuasan kepada semua pihak eksternal

yang terlibat

Untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan dan pendapatan

Untuk meningkatkan potensi staf kami, kompetensi dan kesejahteraan

Untuk membuat proses kerja yang mendukung kelestarian lingkungan

Kebijakan Mutu kami:

A (Ahli) - Seorang ahli dalam membangun mekanik dan listrik

R (seresponsif) - Responsif dalam menangani kebutuhan klien kami

I (Inovatif) - Inovatif dalam aspek konstruksi dan rekayasa

S (Standar Kualitas) - Konsisten dengan standar kualitas kami

T (Taat) - Sesuai dengan peraturan yang berlaku dan jadwal kerja

A (Aktif) - Aktif memperbaiki sistem manajemen mutu

Kami memperlakukan karyawan sebagai keluarga kita sendiri dan berkomitmen

untuk mendukung karyawan kami dan keluarga mereka dalam mengejar impian mereka.

Budaya kita telah membantu karyawan kami untuk menjunjung tinggi nilai-nilai inti kami

dan menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari mereka. Selama bertahun-tahun kami

telah memperoleh orang yang kompeten di bidangnya untuk meningkatkan pengetahuan

kita, kemampuan dan kehandalan. Kami juga membantu karyawan kami melalui pelatihan

dan bimbingan untuk membantu mereka tumbuh dan menjadi seperti berpengalaman,

handal dan terampil seperti apa yang mereka berusaha untuk menjadi. Kontribusi mereka

tumbuh telah membantu kami untuk menyediakan klien kami dengan kualitas yang lebih

tinggi dan keterlibatan diandalkan layanan kami.

SERVICE AND PRODUCT


HVAC

Arista Pratama Jaya caters a broad heating, ventilation and air conditioning need for your building. Our engineering team provides full support to improve the performance of the HVAC system and to foresee potential problem prior to installation.

Our service in HVAC installations includes: • HVAC equipment selection and installation • Heating and Cooling water and refrigerant reticulation • Air Distribution • Heating and Cooling water and refrigerant reticulation • HVAC control system • HVAC Design and Build solution

PLUMBING

Arista Pratama Jaya caters the installation of various building plumbing system. We ensure our engineering team to check the plumbing system to achieve optimum water reticulation throughout the building that is easy to maintain in the long run.

Our service in plumbing installations includes: • Clean water reticulation • Grey water and Waste/Black water reticulation • Sewage Treatment Plant and Sewage discharge • Rain water reticulation • Swimming pool reticulation system

FIRE PROTECTION AND FIGHTING


Arista Pratama Jaya concerns about the safety of the building occupants and the confidence of the building owner, thus assures the robustness and the reliability of every fire protection and fire fighting components installed.

Our service in fire protection and fighting installations includes: • Master Control Fire Alarm system • Fire detection system • Fire Sprinkler and Hydrant system • Fire control room and panel system • Fire compartment and stairs system

ELECTRICAL

Arista Pratama Jaya is proficient in various categories of electrical installation. We ensure our engineering team to check the efficiencies of the electrical system to guarantee that the finish installation meet the design requirement of the project.

Our services in electrical installation includes: • PLN works • High voltage electricity reticulation • Low-Medium voltage electricity reticulation • Electrical accessories • Lightning protection system • Generator or Backup power system

ELECTRONIC


Arista Pratama Jaya offers a one-stop-solution for your building electronic needs. We are capable to handle a broad range of electronic equipment purchasing and installation work you need for your project.

Our services in electronic installation includes: • Communication system • Data system • Security system • Building Control System (Building Automation System - BAS and Building Monitoring System - BMS) • Uninterruptible Power Supply - UPS installation

INDUSTRIAL SPECIFIC MECHANICAL INSTALLATION

Arista Pratama Jaya is competent in performing various type of mechanical installation for a specific industry needs. Through out the existence of Arista Pratama Jaya, we have been privileged to work on a unique project every now and then, which in turn have made us grow and capable to provide a wider range of mechanical installation. Our experiences in mechanical services have let us capable of satisfying our clients with their specific industrial requirement for their facilities.

The following are some samples of our services in industrial specific mechanical installation: • Hospital clean rooms • Pharmaceutical Production Area mechanical system • Compressed air system • Dust collecting system • Fuel storage and reticulation • Ink reticulation for printing industries

PHARMACEUTICAL VALIDATION


Arista Pratama Jaya is capable of performing Pharmaceutical Validation required by Pharmaceutical Facilities to GMP and PIC/S standards.

Our service in pharmaceutical validation includes: • Validation Documentation (GMP and PIC/S standards) • Validation Execution

EQUIPMENT DEALERSHIP

Arista Pratama Jaya is the dealer of various commercial air conditioning equipments such as: • Carrier Air Conditioning • Trane • Mitsubishi Electric Air Conditioning • Hitachi • ITU • Daikin McQuay

We provide services in equipment selection, installation and maintenance of commercial air conditioning equipments. We ensure our clients to obtain a cost effective unit selection when utilizing our services

GREEN BUILDING CONSULTING

Being a pioneer for Sustainable Development, Arista Pratama Jaya is capable of handling sustainable project as required by the international recognized green building rating such as, US Green Building Council Leadership in Energy and Environment Design (US - LEED Rating) and the Green Building Council of Australia (Australian - Green Star Rating), which are backed by our very own internationally recognized accredited professionals.

We are committed to protect the environment in two ways: provide green solution during design phase and reduce environmental damage during construction phase.


Arista Pratama Jaya offers a green building consulting service for clients who would like to develop a Green Building Project. We provide advice and guidance to comply with the targeted rating requirement during the design, construction and after project completion.

Contractors also play an important role in achieving the targeted Green Building Rating. Arista Pratama Jaya workers are trained to comply with Green Rating Requirement in the construction phase of a Green Building Projects with extensive supervision from our accredited professionals.

Here are the list of our in house Green Building accredited professionals, which will be directly engaged with every Green Building Projects.

DUCT MANUFACTURING

Arista Pratama Jaya is committed to provide a consistent excellent quality installation in every project. Every ducting installed by Arista Pratama Jaya is custom fabricated to suit the site requirement using high quality material and workmanship in our own production facility

STRUKTUR ORGANISASI


SIKLUS PENDAPATAN

(Penjualan dan Penagihan Kas)


Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan

informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para

pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat

dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman

bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian

pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup

tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit

pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan

pelanggan.

a. Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui

telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk

meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan

untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai

untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan

melalui toko maupun surat.

b. Persetujuan kredit

Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara

kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama

dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan

biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan

melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada,

mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut

ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat

diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri

pesanan, yaitu pemeriksaan batas.


Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika

sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut

memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan

oleh manajer bagian kredit.

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk

memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan

tanggal pengiriman.

Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan

penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk

setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan

membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang,

dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan

otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian

pengiriman.

d. Menjawab permintaan pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan

mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan

(Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem

CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut

dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

Siklus Pendapatan di dalam PT. Arista Pratama Jaya


PERMINTAAN PESANAN

PEMBAYARAN

Dok.pengiriman Dok.pengiriman

Slip pengepakan Slip pengepakan

JAWABAN ATAS PERMINTAAN FAKTUR PENJUALAN

Siklus Pendapatan terjadi dengan adanya pemesanan barang pelanggan dari bagian team Sales dalam bagian Marketing yang ada pada struktur organisasi, pesanan konsumen tersebut di cek apakah barang pesanan tersebut ada atau tidak, jika sudah tersedia, bagian marketing akan menjawab permintaan tersebut, kemudian barang tersebut dikirim dengan menggunakan jasa kurir dan memberikan Faktur slip pembayaran dari bagian Administrasi kepada para pelanggan serta menggunakan Surat Jalan untuk Proses Pengiriman Barang.

.

SIKLUS PENGELUARAN

(Pembelian dan Pengeluaran Kas)


SIKLUS

PENDAPATANPELANGGAN KURIR

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data

terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

• Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total

memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang

dibutuhkan organisasi untuk berfungsi untuk mempermudah pertukaran kas dengan para

pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung

didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut

adalah valid dan benar

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid

dan benar

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang

tepat di dalam buku besar utang usaha

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang

sudah diotorisasi

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang

berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Keputusan-keputusan penting :

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?

• Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

• Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?

• Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan

harga yang optimal ?


• Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan baik efisiensi maupun keakuratan

fungsi logistik inbound ?

• Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?

• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4. Menyiapkan pengeluaran kas

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

I. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan

dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan

pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan.

Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase

Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition

diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan

pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke

supplier.


Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a. Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan

ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal

pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan

kekurangan persediaan

b. Metode Pengendalian Altenatif

- MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan

cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan

penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

- JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya

penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan,

sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen – Dokumen Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut

ini :

– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

- Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan

menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan


penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan

kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor

Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan

tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang

dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman,

maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang

bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian

atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui

pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui

pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-

barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang

tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan

agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim

oleh Supplier.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem

penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai:

setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan

pembelian.

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

- Memutuskan apakah menerima pengiriman

- Memeriksa jumlah dan kualitas barang

II. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan

dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal

pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah

diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan

Receiving Report.


Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order

dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah

diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah

harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar

dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang

telah diterima sesuai dengan kenyataannya

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan

jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Memperbaiki Utang Usaha

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau

melalui Internet

• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated

Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

1. Sistem tanpa voucher

2. Sistem Voucher

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan

menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah

harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak

Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini

merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas

perusahaan.

Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

- Kasir menyetujui faktur

- Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

1. Sistem Pembelian

2. Sistem Pengeluaran Kas


3. Sistem Pembayaran Gaji

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

· Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya

ke komputer

· Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian

barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing

pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

· Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat

laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima

tagihan.

· Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

· Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok

sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan

menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

- Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan

barang atau jasa.

- Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,

menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan

lain sebagainya.

- Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas

barang atau jasa yang hendak dibeli.

- Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode

dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas


- Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga

termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Siklus Pembelian yang terjadi di PT. ARISTA PRATAMA JAYA


PENERIMAAN

85

76

Rincian

Keterangan :

1. Permohonan pembelian barang oleh bagian Logistik2. Pemberitahuan 3. Order pembelian4. Nota pembelian5. Nota penerimaan6. Pengiriman7. Nota penerimaan8. Laporan penerimaan9. Pemberitahuan penerimaan10. Faktur11. Faktur disahkan12. Paket tanda bukti13. Pembayaran ke Vendor

SIKLUS PENGGAJIAN dan MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi : Rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai


LOGISTIKPEMBELIAN

HUTANG DAGANGPENGELUARAN KAS

VENDOR

Data Pemasok

1

2 4

11

12

13

10

9

3

Tugas2 siklus manajemen SDM/Penggajian :

a.Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru

b. Melatih

c. Memberikan tugas pekerjaan

d. Memberikan kompensasi (penggajian)

e. Mengevaluasi kinerja

f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Aktivitas Siklus Penggajian

• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

1. Perbarui File Induk Penggajian

2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran

4. Mempersiapkan Penggajian

5. Membayar Gaji

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian

melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan

penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji,

atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian

dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode

pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah


memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai

perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah

dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran

pegawai.

• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran

pegawai.

Apakah skema pembayaran itu ?

• Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.

• Laporan tersendiri bagi profesional

• Komisi langsung atau komisi gaji plus

• Insentif dan bonus

Prosedur:

• Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.

• Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan

waktu yang digunakan pada setiap kerja.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi Validasi Data Waktu dan

Kehadiran ?

– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti

dokumen kertas.

– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.

– Penggunaan jam waktu elektronis

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.


• Orang yang bertanggung jawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord

baru ke file ini.

Prosedur:

• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen oerasi komputer.

• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.

• File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.

• Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor

untuk mendapatkan gaji bersih

Apakah jenis pemotongan penggajian?

• Potonagn pajak penghasilan

• Potongan sukarela

• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang pemakaian teknologi informasi

• Apakah peluang pemakaian teknologi informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas 5)?

– Penyimpanan langsung

– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan

organisasi tenaga kerja

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara

langsung

• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan

kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas

maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara

bagian.

• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan

pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

• Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi

fleksibel.

• Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana


tabungan hari tua.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan

potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara

elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

• Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.

• Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi,

seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur

• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan

pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan

berikut ini:

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2. Semua transaksi penggajian yang dicacat valid.

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

• Apakah prosedur pengendalian yang dapat diterapkan?

1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja,

referensi dan riwayat pekerjaan

2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

3. Pemindahan tugas

4. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya


5. Setoran langsung

6. Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian

7. Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

8. Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

9. Pengendalian akses

10. Prosedur pembuatan cadangan

11. Enkripsi data

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan

keputusan.

• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data

biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis

keputusan berikut ini :

1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2 Kinerja pegawai

3 Moral pegawai

4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem

manajemen SDM.

Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik

oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Model Data Siklus Penggajian

• Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu ?

– Satu-ke-banyak

• Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta

bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan

berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu.

• Apakah hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?


- Banyak-ke-banyak

• Mengapa?

• Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan

• Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan



HRD AKUNTING MNJ.AKUNTING KASIR KARYAWAN

Daftar data karyawan dan lama kerja

Data

Karyawan

Mencatat absensi,lama kerja

Membuat data karyawan

Start

Hasil Perhitungan Gaji

Catatan Pembayaran Gaji

Laporan Keuangan

Laporan

keuangan

Membuat

lap.ke

Laporan pembayaran gaji

Membuat Laporan pembayaran gaji

Daftar Data

Karyawan & lama kerja

Penghitungan gaji

+ tax

Memeriksa hasil

perhitunga

Hasil Perhitungan Gaji yg disahkan

Hasil Perhitungan Gaji

Membuat bukti

peng.Kas



Membuat catatan

pemb. Gaji

Bukti Pengeluaran Kas (ACC)

Bukti Pengeluaran Kas


Hasil Perhitungan Gaji yg disahkan

Bukti Peng. Kas yang telah di ACC

Bukti Pengeluaran Kas yg telah di Acc

Menandatangani bukti peng. Kas

Bukti Pengeluaran kas


Siklus penggajian yang terjadi di PT. ARISTA

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SETIAP SIKLUS

A. Siklus Pendapatan (Penjualan danPenagihan Kas)

Kelebihan

- Dapat menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai

- Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan- Tingkat dan tren kepuasan pelanggan lebih tinggi- Analisis pangsa pasar dan tren penjualan- Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan- Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan- Keefektifan iklan dan promosi- Dapat memeriksa ketersediaan barang/ jasa- Dapat memperoleh keuntungan dari penerimaan jasa pesanan dari pelanggan- Menerima pesanan dan memeriksa kreditan dari pelanggan- Menagih dan memelihara piutang- Melayani kiriman kas dan pelanggan dan memeliharanya

Kelemahan

- Mudahnya pencurian persediaan- Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang- Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit- Kinerja staf penjualan tidak terkontrol- Perlu pemeriksaan mendetail dari data pelanggan spy tdk tertipu- Harus menentukan apakah barang yg akan dikirim tersedia- Menentukan proses pengiriman barang.- Harus mengetahui metode penagihan piutang dg baik dn benar- Harus selalu menyimpan bukti permintaan dan pengeluaran barang

B. Siklus Pengeluaran (Pembelian dan Pengeluaran Kas)


KELEBIHAN :

- kita dapat menentukan pengeluaran dari pesanan sesuai dgn kondisi

- kita dpt menerima dan menyimpan barang/jasa sesuai kemampuan

- kita bisa memutuskan sendiri menerima/tidaknya proses pengiriman barang/jasa

KELEMAHAN :

- Tersedianya kas utk membeli barang

- Kita harus mengetahui dan menyiapkan dimana barang/jasa akan disimpan ke mana

seblum dikirim

- Mengecek secara detail dan berkala pengeluaran barang/jasa tersebut

- Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum

diselesaikan.

- Seberapa banyak volume transaksi

- Kemungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi

- Kemungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai

- Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus

mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya

C. Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

KELEBIHAN :


- Pengendalian intern atas penggajian pada kebanyakan perusahan umumnya efektif

meskipun pada perusahan kecil.

- Transaksi-transaksi lebih signifikan daripada akun-akun neraca terkait

- Proses penghitungan daftar gaji dan hutang

KELEMAHAN :

- Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor

- Ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir,

- Kekeliruan dalam memotong dan menyetorkan pajak penghasilan

- Dalam penggajian, Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi

penggajian

- Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk

transaksi penggajian

- Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material


LAMPIRAN

Lampiran 1

Kwitansi tagihan supplier termasuk siklus pendapatan – penagihan kas


Surat Jalan untuk mengantarkan pesanan barang termasuk siklus pendapatan


Invoice Pembelian untuk siklus Pengeluaran – Pembelian


Purchase order untuk siklus pengeluaran – pembelian


Faktur Pajak merupakan Siklus Pengeluaran


Bukti Pengeluaran merupakan Siklus Pengeluaran


Rincian Gaji Karyawan yang akan di keluarkan termasuk Siklus Penggajian


Slip gaji termasuk siklus penggajian &MSDM yang dilakukan oleh bagian accounting

PEMBAGIAN TUGAS


1. PELANGI ANGGITA PUTRI :

- Menyusun Makalah ini dari awal sampai selesai, Menambahkan bahan materi untuk setiap masing-masing siklus.

2. FRICKA SIMANUNGKALIT : - Mengumpulkan data-data perusahaan dari mulai NPWP, Struktur Organisasi Perusahaan, Slip Gaji, Faktur-Faktur Pembayaran

3. WINA ANNISSA SUNARYO : - Mencari Kelebihan dan Kelemahan dari Setiap Masing-masing siklus

4. ANDRY ALMAWDIN RAHMAN :- Membuat diagram Siklus-Siklus yang terjadi di PT. Arista Pratama Jaya


DAFTAR PUSTAKA

Sumber di kutip dari PT. Arista Pratama Jaya

http://nanienuneno.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan.html

http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pendapatan.html

http://ambarwati.dosen.narotama.ac.id/files/2011/09/SIA-Reg-2011-w10.pdf

http://melzdsnih.blogspot.com/2011/10/siklus-penggajian-manajemen-sdm-dan.html

http://vhivie89.blogspot.com/2010/05/siklus-penggajian-dan-sdm.html


http://vhivie89.blogspot.com/2010/05/siklus-penggajian-dan-sdm.html

http://melzdsnih.blogspot.com/2011/10/siklus-penggajian-manajemen-sdm-dan.html

http://ambarwati.dosen.narotama.ac.id/files/2011/09/SIA-Reg-2011-w10.pdf

http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pendapatan.html

http://nanienuneno.blogspot.com/2010/11/siklus-pendapatan.html

Documents

MACAM-MACAM SIKLUS SIA