LSBG Medlemsmøte 13. februar 2013 Admin i farta… v/ Wencke Lorentzen

LSBG Medlemsmøte13. februar 2013

Admin i farta…

v/Wencke Lorentzen

www.pwc.no

PwC

Swiftfile er noe av det kuuleste som er kommet i Notes i det siste.Brukerne mine og jeg digger det skikkelig

Hva er Swiftfile?Swiftfile er en intelligent assistent som hjelper deg å lagre Inbox mail i riktig folder. Et meget arbeidsbesparende verktøy.Etter hvert som Swiftfile lærer ditt lagringsmønster, vil du få mer og mer presise Folder forslag.

Slik gjør du for å "enable" Swiftfile:

Introduksjon av Swiftfile

2

PwC

Dersom Swiftfile er installert…Åpne mail dbsenVelg More – Preferences – arkfane Swiftfile

(har du ingen arkfane med Swiftfile – er det ikke installert)Klikk på "Enable Swiftfile"


3

PwC

Gå ut av mail dbsen og inn igjen og du er i gang.

Åpne en mail i Inbox, på toppen av mailen vil du nå se 3 forslag til hvor mailen bør lagres. Er et av forslagene korrekt, klikk på forslaget og lagre.


4

PwC

For optimal bruk av Swiftfile bør dette "enables" på alle mail databaser, både server og lokalt.Jeg har opplevd at Swiftfile faller ut noen ganger og har sett at det ofte skjer når man skifter mellom forskjellige id-filer. Typisk at man jobber med en admin id og en bruker id fil.

Vanligvis fixer det seg ved å "disable" Swiftfile og restarte.Deretter "enable" Swiftfile igjen.

NB! Swiftfile fungerer bare på Windows OS.

Troubleshooting Swiftfile

5

PwC 6

Out of Office (OOO) som iPhone/iPad AppDenne App'en er bare konge…!

Mange glemmer å «enable» Out of Office ved fravær som ferie, seminar, kurs osv, og ringer IT avdelingen for at de skal gjøre det.OOO kan nå enkelt «enables» via iPhone\iPad.

Les mer her:http://www.extracomm.com/home.nsf/www/Out-Of-Office-Manager-iPhone-App

Traveler og nyttige APP's

PwC

Out of Office (OOO) som iPhone/iPad App (Android også…)Krever en liten kjapp installasjon på Traveler server.Bruker må legge til følgende Out of Office APP fra Appstore

….konfigureres litt…….…..og den er GRATIS!


7

PwC


8

PwC 9

OOO sliker bruker du det!

PwC 10

TO DO AppFor iPhone/iPad/iPod touch dersom du kjører Traveler Upgrade Pack 2.


PwC 11

Paste Information database, created by Alan Lepofsky, helps you save and paste commonly-used information.

Do you have bits of information that you reuse over and over again, and you're frustrated by re-typing it each time? For example entering conference call numbers into calendar entries, sharing URLs, product information, maps to your home or office, pre-written response text to emails, etc? If so, read on and learn about a little application I've written that I'd like to share with you.

Paste Information database

PwC

To paste information, follow these steps:-From an email or any Notes document, move your cursor to where you want the information to appear.- Click the "Paste Information" toolbar icon, and then choose the item you would like to paste.


12

PwC

Paste Information databasen og dokumentasjon på hvordan du setter den opp finner du på :

http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf/dx/03182009025440PMWEBQ78.htm


13





PwC

Hvor mange folders kan man ha i en mail dbsen?Hvor mange subfolders kan man ha i en notes dbse?Hvor mange subfolders kan man ha under en enkelt folder?Kan man opprette to foldere samtidig?

....og hva er problemet?

Notes limitations and troubleshooting

14

PwC 15

Hvor mange folders kan man ha i en notes dbse?Det er ingen begrensning på antall, begrensningen ligger i "number of handles" som kan brukes. Antall "handles" er 10.495 og Notes kan gå tom for minne når den prøver å lage "Sitemap" med liste over views/folders i en dbse.Gir som regel følgende feilmelding:"Insufficient memory – too many design elements (Desk Design Pool"


PwC

Hvor mange Cascading Folders\Views kan man ha i en notes dbse?

Begrensningen her er 200.Typisk brukerhenvendelse:"Folderne mine kommer og går, plutselig kan man se de og så er de borte igjen"!

Hvor mange "nested levels" kan Folders/Views ha?Begrensningen ligger i at man kan max bruke 130 karakterer (inkl. backslash) til sammen fra første til siste folder/view.


16

PwC

AnnetOpprett aldri to foldere samtidig, som for eksempel;


17

PwC

Konklusjon:Begrens bruk av foldere.Mange foldere/views i en dbse vil også gjøre at det tar lang tid å åpne.


18

PwC

Hvor mange mail kan du ha i Inbox?Har ikke funnet noen restriksjoner, men av egen erfaring så begynner Notes å få trøbbel mellom 30.000 og 60.000 mail.

Typisk brukerhenvendelse:Notes melder at jeg har fått ny mail, men ser den ikke.Men den synes når jeg sorterer alfabetisk.

All mail i Inbox skal indexeres og replikeres og mange mail i Inbox kan medføre "performance issues" som nevnt over.


19

PwC

LøsningBruk Inbox Maintenance.Du finner det i Server dokumentet – Server Tasks – Administration Process. Velg om du vil kjøre Inbox Maintenance via Mail Policies eller server dokumentet.


20

PwC

Enkel konfigurasjon av Inbox Maintenance i Mail Policies


21

PwC

Hva skjer som følge av at man kjører Inbox Maintenance

Inbox Maintenance fjerner pekeren mailen(e) har til Inbox, slik at mailen(e) nå kun finnes i All Documents view.

Ingen mail blir slettet.


22

PwC 23

Visste du at fra Lotus Notes versjon 8.0 så kan alle lese din kontakter på lik linje med Calendar entries?Dette er betinget at ACL entry "Read Public Documents" er krysset av i brukernes mail file.

I tidligere versjon var Calendar og To Do "Public Documents", det inkluderer nå også Contacts..

Kontakter i din mail database

PwC


24

PwC

Hvordan gjør du det? Åpne mail dbseVelg More – Preferences – Access & DelegationVelg arkfanen "Shortcut to Other's mailVelg navn på den personen du ønsker å sjekke kontakter på.


25

PwC

Shortcut valget vil nå dukke opp i din mail dbse under view "Other mail" helt nederst på venstreside. Klikk på navnet for å åpne brukers mail dbse og VIPS du har tilgang til brukers kontakter……


26

PwC

Hvordan hindre dette?På samme måte som med Calender entries må du merke Contacts "private"

Kontakter i din lokale adressebok

27

PwC

Mail rules er "konge" – brukerne lager tonnevis av de!Rules er "Monitors" – jo flere "monitors" running = Performance Killer!

Du kan begrense det med notes.ini settingMailMaxFilters=<1 to 100>Over 100 bør vurderes!

Antallet gjelder antall rules pr. bruker, men også antall system rules på serveren.

Mail Rules

28

PwC

For troubleshooting av mail rules og for å sikre at korrekte rules kjører:Enable alle rules Også de som var disabled.Disable alle rulesEnable rules du ønsker skal kjøre.

Mail Rules

29

PwC

Når to mail dbser ikke er i synk når det gjelder "unread marks" gjør som følger :"Unstack" de to mail dbseneTrykk CTRL + SHIFT og velg begge mail dbseneVelg Edit – Unread Mark – Exchange Unread Marks

Synkronisere Unread Marks

30