LPJ-EPT-DPM-UI-20131

1

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN

PARUH TAHUN DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

2013

2

DAFTAR ISI

Cover ................................................................................................................... 1

Daftar Isi ............................................................................................................. 2

Pendahuluan ......................................................................................................... 3

LPJ Badan Pengurus

Ketua Umum .......................................................................................... 4

Wakil Ketua I ......................................................................................... 9

Wakil Ketua II ........................................................................................ 13

Komisi

Kelembagaan................................................................................... 16

Pengawas 1............................................................................ ............ 23

Pengawas 2.......................................................................................... 33

Legislasi............................................................................................... 43

Keanggotaan IKM.............................................................................. 49

Sekretariat Jendral

Sekretaris Jendral ............................................................................ 56

Bidang Hubungan Masyarakat ......................................................... 61

Bidang Kesekretariatan ................................................................... 68

Bidang Keuangan ............................................................................ 73

Bidang Litbang................................................................................... 76

Bidang PSDM..................................................................................... 80

Bidang Media………………………………………………………. 83

Penutup ................................................................................................................ 85

3

PENDAHULUAN

Assalamu‟alaikum Wr. Wb

Puji dan syukur senantiasa tak henti-hentinya saya panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan

Semesta Alam, yang menguasai kerajaan langit dan bumi beserta isinya, yang menguasai hati-hati

setiap manusia. Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada manusia teladan umat, sang

pengubah peradaban, Rasulullah Muhammad SAW.

Mahasiswa merupakan sebuah miniatur masyarakat intelektual yang memilki corak

keberagaman pemikiran dan gagasan yang penuh dengan kreativitas. Predikat ini tentulah dapat

dimaknai bahwa mahasiswa merupakan kaum intelektual, berbasis keilmuan yang kuat sesuai

dengan kompetensi masing-masing mahasiswa, yang berarti kemampuan akademik mahasiswa

dapat diandalkan sebagai salah satu aset negara ini, Negara Indonesia. Dengan sifat intelektual dan

idealismenya mahasiswa lahir dan tumbuh menjadi entitas yang memiliki paradigma ilmiah dalam

memandang persoalan kebangsaan dan kemasyarakatan. Ciri dan gaya mahasiswa terletak pada ide

atau gagasan yang luhur dalam menawarkan solusi atas problematika yang ada.

Banyak hal yang dapat kita pelajari dari proses kehidupan selama ini. Pola pikir, sifat, dan

sikap manusia pada dasarnya mengalami perubahan seiring dengan berjalannya waktu dan

bergantinya lingkungan pada setiap masanya yang mengharuskan kita untuk melakukan adaptasi.

Tinggal bagaimana sang manusia mampu mempertahankan jati dirinya dengan tetap bisa

menyesuaikan dengan lingkungannya atau malah melebur dengan keadaan yang menggeser nilai-

nilai dasar yang sudah dimilikinya.

Harus diakui bahwa lembaga legislatif kemahasiswaan itu merupakan lembaga yang jarang

diminati oleh mahasiswa. Ini terjadi pada lembaga legislatif kemahasiswaan di seluruh Indonesia.

Banyak yang mengatakan bahwa mahasiswa-mahasiswa yang masuk lembaga legislatif “gak ada

kerjaan atau gabut”. Menurut Ketua Umum Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia

(DPM UI), permasalahan ini berasal dari tidak adanya kepercayaan publik mahasiswa terhadap

lembaga legislatif tersebut. Masalah ini juga terjadi di Universitas Indonesia, yakni DPM UI. Dari

permasalahan tersebut, DPM UI 2013/2014 mencoba untuk mengevaluasi dan memberikan solusi

sehingga senantiasa dapat melakukan perbaikan pada nantinya. DPM UI 2013/2014 juga ingin agar

setiap lembaga legislatif itu dikenal dan dipercaya oleh publik atas kinerjanya.

4

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KETUA UMUM

Rivan Tri Yuono

(FMIPA/Fisika/2009)

0906555380

A. Analisis SWOT

Strength

1. Kekeluargaan dan kesolidan para anggota dan pengurus DPM sudah cukup baik.

2. Kualitas dan kuantitas semua anggota dan pengurus sangat baik.

3. Kepala Komisi dan Divisi dengan anggota masing-masing bidang sudah dapat

berkoordinasi dengan baik.

4. Potensi besar yang dimiliki oleh anggota dan pengurus dibuktikan dengan kapabilitas

yang baik.

5. Kepala komisi dan divisi memiliki kualitas yang sangat baik di bidangnya masing-

masing.

Weakness

1. Ada beberapa anggota dan pengurus yang “menghilang” karena proses penjagaan

yang belum menyeluruh.

2. Sikap profesional dan budaya kerja beberapa pengurus masih belum terkondisikan

dengan baik.

3. Kesibukan anggota dan pengurus selain di DPM.

4. Kurangnya controlling menyeluruh terhadap semua anggota maupun pengurus.

5. Rasa kekeluargaan terhadap seluruh bidang di DPM masih belum baik.

6. Pemahaman nilai-nilai dari DPM masih belum terasa.

Opportunities

1. Keadaan di lembaga tingkat UI terkondisikan dengan baik.

2. Hubungan birokrasi dengan pihak Universitas cukup baik.

3. Program kerja yang inovatif dan suasana yang ceria membuat DPM lebih

menyenangkan.

4. Adanya dukungan dari lembaga kemahasiswaan lain untuk DPM.

Threats

5

1. Pengurus DPM yang memiliki keaktifan lain di luar DPM.

2. Tuntuntan akademis dari beberapa pengurus DPM.

3. DPM yang selalu dinilai “begini-begini saja”.

B. Evaluasi Visi dan Misi

Visi DPM UI 2013 adalah terwujudnya DPM UI sebagai lembaga legislatif yang

produktif dan professional dalam menumbuhkan kesatuan IKM UI. Visi yang kami miliki

diturunkan dalam bentuk tiga langkah-langkah yang dituangkan dalam bentuk misi, yaitu :

1) Membentuk sistem internal DPM UI berasaskan profesionalitas, kekeluargaan, dan

tanggungjawab

Pada dasarnya, kekeluargaan adalah pondasi yang pastinya harus terdapat dalam

setiap organisasi kemahasiswaan. Begitupun dengan DPM UI. Kami ingin DPM UI dari segi

internal dapat menjadi satu kesatuan yang solid. Kami berusaha mengajak semua mahasiswa

yang tergabung dalam kepengurusan DPM UI 2013 merasakan hangatnya lembaga ini

layaknya sebuah keluarga. Alhamdulillah, selama setengah tahun periode DPM UI 2013,

kami telah menuansakan rasa kekeluargaan dari seluruh anggota dan pengurus DPM UI

2013 yaitu dengan kegiatan-kegiatan yang kami lakukan yang tentunya dapat membuat

keceriaan di internal lembaga ini. Akan tetapi, kami belum mampu mengajak semua yang

masuk dalam kepengurusan lembaga ini “betah” berada di sini. Hal ini dikarenakan ada

segelintir orang yang mungkin memiliki kesibukan lain dan juga mungkin merasa bosan

berada di DPM UI. Hal yang tak kita lupakan adalah sisi profesionalitas. Kami mencoba

mengajak semua anggota dan pengurus bersikap professional dan bertanggung jawab

terhadap setiap kinerja yang dilakukan di DPM UI. Dan hal ini masih harus lebih

ditingkatkan lagi.

2) Mewujudkan penyelenggaraan fungsi DPM UI yang efektif dan efisien

“Musuh” utama dalam paradigm lembaga legislatif mahasiswa adalah bosan, gini-

gini aja, dan gak ada kerjaan. Label ini yang coba kami reduksi sedikit demi sedikit. Hal ini

sebenarnya menjadi tantangan untuk kami dalam mengadakan kegiatan yang tidak

membosankan ataupun mengajak seluruh kalangan mahasiswa untuk berpartisipasi aktif

dalam kegiatan mahasiswa. Kami juga mencoba untuk membuat fungsi DPM UI ini dapat

lebih efektif dan efisien untuk mengawasi dan mendukung segala bentuk kegiatan

kemahasiswaan di UI yang diselenggarakan oleh semua lembaga kemahasiswaan tingkat UI.

3) Meningkatkan keharmonisan antar lembaga kemahasiswaan IKM UI

Ada sekitar 43 UKM yang berada di lingkungan UI yang harusnya dapat berjalan

harmonis antara satu dengan yang lainnya. Kami dari DPM UI mencoba untuk terus

6

berinteraksi dengan mereka dengan tujuan dapat menjadi sarana harmonisasi antar lembaga

kemahasiswaan IKM UI.

4) Mengoptimalkan peran DPM UI sebagai lembaga yang aspiratif dan komunikatif

Peran DPM UI sebagai lembaga yang aspiratif dan komunikatif harus selalu

dioptimalkan. Kami mencoba selalu bisa menampung segala aspirasi lembaga

kemahasiswaan melalui forum-forum sinergisasi. Kunjungan antar lembaga dapat menjadi

sarana komunikasi asalkan dapat dilakukan secara intens.

C. Evaluasi Proker

Kesuksesan memimpin suatu organisasi tidak dapat terjadi begitu saja tanpa memiliki

kemampuan dalam memimpin diri sendiri (self leadership). Kesuksesan seseorang tidaklah

lengkap tanpa memiliki kompetensi ini. sebuah ungkapan mengatakan, “Anda tidak akan

mampu memimpin orang lain jika Anda tidak mampu memimpin diri sendiri.”

Untuk melakukan evaluasi terhadap DPM, seharusnya sayalah sebagai ketua umum yang

pertama kali harus dievaluasi. Sejujurnya, saya masih jauh dari sempurna dalam memimpin

DPM ini. Masih banyak sekali kekurangan yang saya miliki. Akan tetapi, saya teringat sebuah

kalimat yang selalu menginspirasi saya, “seorang pemimpin tak akan pernah berhenti untuk

belajar. Karena menjadi pemimpin adalah proses dari suatu pembelajaran”. Seuntai kalimat itu

yang sampai saat ini terngiang-ngiang di telinga saya saat ini.

Secara garis besar jobdesc sebagai Ketua Umum sebagaimana yang tertera dalam

Ketetapan DPM UI No.1/TAP/DPM UI/I/2013 tentang Tata Tertib Dewan Perwakilan

Mahasiswa Universitas Indonesia mengenai tugas Ketua Umum adalah sebagai berikut :

1) Melakukan koordinasi dengan Wakil Ketua I dan Wakil Ketua II sebagai Pimpinan DPM

UI

Saya sangat bersyukur dengan keberadaan kedua partner yang menjadi wakil saya di

DPM UI. Dengan bantuan mereka lah, DPM UI sejauh ini dapat berjalan dan bekerja

dengan baik. Wakil Ketua 1 yang membawahi komisi pengawasan 1, komisi pengawasan 2,

dan komisi legislasi. Saya amat sangat dibantu dengan keberadaan Marlin di posisi ini.

Wakil Ketua 2 yang dijabat oleh Silfi membawahi dua komisi, yakni komisi kelembagaan

dan komisi keanggotaan IKM. Saya pun sangat terbantukan oleh kerja-kerja Silfi yang

kadangkala terjun langsung masuk ke kedua komisi tersebut menggantikan ketua komisi

yang kinerjanya tidak stabil. Jujur saja, pengalaman di lembaga legislatif saya msaih amat

dangkal dibandingkan dengan mereka berdua. Dan sekali lagi, saya amat bersyukur dapat

7

Wakil Ketua 1

Marlina

Pengawasan 1

Lastiti

Pengawasan 2

Istiqomah NK

Legislasi

Rifki

Ketua

Rivan Tri Yuono

Sekretariat Jenderal

Rianda PSiko 10

Kestari

Winda Fisip 10

PSDM

Habib HI 11

Keuangan

Icha FE 11

Litbang

Ipeh FKM 10Humas

Eri FIB 10

Media Informasi

Dede Fisip 10

Wakil Sekretariat Jenderal

Rahis Fisisp 11

Wakil Ketua 2

Silfia Elly Oktaviani

Kelembagaan

Dwie Putra

Keanggotaan IKM

Pandji

bekerja sama dengan mereka berdua. Terima kasih untuk Marlin dan Silfi yang telah

menjadi partner kerja dan teman berdiskusi terkait keberlangsungan kinerja DPM UI 2013.

Mohon maaf jika sering membuat kesal dan kerja saya belum optimal.

2) Membawahi dan mengawasi secara langsung Sekretariat Jendral (Setjen) DPM UI

Sekretariat Jenderal adalah organ kelengkapan yang dibentuk untuk memudahkan

tugas dan fungsi internal DPM UI. Sekretariat Jenderal DPM UI baru ada dalam struktur

DPM UI yaitu dimulai dari tahun lalu. DPM UI memang sangat terbantukan dengan adanya

sekretariat jenderal. Hal ini karena selama ini yang menjadi ujung tombak DPM UI dalam

melaksanakan program-programnya adalah sekretariat jenderal. Secara umum, kinerja

sekretariat jenderal DPM UI 2013 sangat baik.

3) Mengoordinasikan kerja DPM UI

DPM UI 2013 memiliki struktur organisasi seperti berikut :

Struktur organisasi ini dibentuk demikian agar mempermudah pembagian kerja-kerja DPM

UI 2013. Saya selaku Ketua Umum memiliki tugas untuk mengoordinasikan kinerja DPM

UI. Melalui struktur seperti ini, kordinasi ke setiap komisi dan divisi menjadi lebih mudah.

Hal ini juga dibantu dengan adanya mekanisme rapat pimpinan, rapat koordinasi, rapat

komisi, dan sidang pleno.

4) Memfasilitasi pelaksanaan sidang pleno DPM UI

8

Pelaksanaan sidang pleno DPM UI selalu dibantu oleh kerja dari teman-teman

PSDM DPM UI dalam hal teknis. Sejauh ini sidang pleno yang telah dilaksanakan DPM UI

yaitu sebanyak 3 kali. Untuk sidang pleno pertama saya izin tidak bisa hadir karena ada

agenda mengunjungi BEM FK UI 2013. Sejauh ini, sidang pleno berguna sebagai sarana

silaturahim, saling melaporkan progress bidang, dan menjadi sarana refreshing (seru-seruan)

setiap bulannya.

5) Mewakili DPM UI dalam urusan eksternal kelembagaan

Sebagai ketua, saya juga memiliki tugas untuk mewakili DPM UI dalam urusann

eksternal. Forum-forum seperti Legiun (Legislative United), Forum Mahasiswa, dan lainnya.

DPM UI juga tergabung dalam FL2MI (Forum Lembaga Legislatif Mahasiswa Indonesia).

Namun sejauh ini, saya tidak terlibat cukup banyak karena saya masih belum mengerti apa

yang ingin dilakukan dalam forum ini.

D. Saran dan Rekomendasi

Saran dan rekomendasi dari saya terkait dengan kendala-kendala yang muncul di

semester kemarin adalah sebagai berikut :

1. Untuk tahun depan, Buat IKM UI Summit sebagai sinergisasi awal semua lembaga

kemahasiswaan di UI dengan juga melibatkan lembaga legislatif mahasiswanya. Ini

menjadi prioritas penting.

2. Sistem penjagaan internal pengurus DPM harus disusun dengan baik.

3. Internalisasi nilai-nilai dan budaya kerja DPM harus lebih konkret.

4. Sistem pembagian kerja dibuat se-nyaman mungkin, sehingga alur kerja DPM juga

lebih jelas.

5. Memasifkan segala macam informasi dan publikasi mengenai DPM UI agar eksistensi

lembaga ini terus meningkat.

6. Komunikasi adalah pondasi utama dalam membangun sebuah organisasi

kemahasiswaan yang berasaskan kekeluargaan.

9


WAKIL KETUA I

Marlina

(FIB/Sastra Arab/2011)

1106076940

A. Evaluasi Proker

Tanpa terasa separuh perjalanan telah dilalui, begitu banyak huruf-huruf yang telah

dirangkai sepanjang paruh tahun ini. Berbicara tentang Dewan Perwakilan Mahasiswa adalah

tentang sebuah lembaga yang menjalankan fungsi legislatif dalam struktur Ikatan Keluarga

Mahasiswa Universitas Indonesia. LPJ ini saya susun sebagai salah satu bentuk

pertanggungjawaban saya selama separuh tahun di DPM UI 2013. Separuh perjalanan ini

banyak sekali pelajaran yang saya dapatkan, kebersamaan, dan kehangatan dari keluarga besar

DPM UI 2013. Meskipun dalam perjalanannya tentu ada masa dimana harus berjalan tertatih-

tatih, besar harapan saya agar kedepannya dapat menyelesaikan bulan-bulan setelah ini dengan

lebih baik dan setiap yang kita semua lakukan selama di DPM UI dapat bermanfaat bagi IKM

UI, UI, dan Indonesia.

Secara garis besar jobdesc saya sebagai wakil ketua I sebagaimana yang tertera dalam


Mahasiswa Universitas Indonesia Pasal 16 mengenai tugas dan wewenang Wakil Ketua I adalah

sebagai berikut :

1) Menjalankan tugas dan wewenang ketua umum jika ketua umum berhalangan

Saya beberapa kali menjalankan tugas dan wewenang ketua umum pada saat kak

Rivan berhalangan hadir atau ada beberapa acara yang sama waktunya dan kami berbagi

tugas, diantaranya:

a. Menghadiri grand launching BEM UI 2013.

b. Menghadiri grand launching lembaga dakwah fakultas se-UI yang pada saat itu

berbarengan dengan pembukaan IKM UI Summit 2.0 dan kak Rivan menghadiri

pembukaan IKM UI Summit 2.0.

c. Mengikuti Latihan Kepemimpinan Manajemen Mahasiswa (LKMM) yang

diadakan oleh Direktorat Kemahasiswaan.

10

d. Pleno pertama: memimpin pleno, memberi masukan terkait evaluasi proker, dan

sosialisasi persiapan musma kepada seluruh pengurus DPM UI.

e. Evaluasi paruh tahun internal (BPH): memimpin evaluasi dan member masukan

terkait evaluasi paruh tahun DPM UI.

Intensitas koordinasi dengan ketua umum sangat menentukan seberapa baik atau

buruknya wakil ketua I menggantikan, pendelegasian tugas juga kadang perlu ada

beberapa yang lebih detail.

2) Menjadi supervisi komisi legislasi, pengawasan I dan pengawasan II

Supervisi disini saya maknai sebagai „membantu‟ dan „mendorong‟ dalam

pelaksanaan tugas dan wewenang.

a. Komisi Pengawasan I

Ketua Komisi: Lastiti FIK 2010

Rajin, detail, inisiatif, reaktif, tidak sungkan untuk bergabung

dalam acara-acara BEM.

Aspek penilaian:

Inisiatif : A-

Merangkul tim: B+

Tepat target : B+

Improvisasi : A-

Keaktifan : A

11

b. Komisi Pengawasan II

c. Komisi Legislasi

Saya sendiri belum pernah hadir dalam rapat Komisi

Pengawasan II ini. Namun berusaha membantu kinerjanya

karena saat ini hanya tersisa ketua komisinya saja.

Ketua Komisi: Istiqomah Nur Khasanah FIK 2010

Ceria, kurang inisiatif, tidak sungkan untuk bergabung dalam

acara-acara BEM.

Aspek penilaian:

Inisiatif : B-

Merangkul tim: B+

Tepat target : B+

Improvisasi : A-

Keaktifan : A-

Masukan untuk Isti, siapkan pertanyaan yang jelas saat RDP

dengan MWA UM dan berbagi waktu fokus juga untuk MM.

Saya membantu komisi legislasi ketika pelaksanaan

musma (sebagai SC) dan pernah hadir satu kali dalam

rapat komisi.

Ketua Komisi: Muhammad Rifki FH 2010

Pendiam, kadang kurang tegas, kurang reaktif.

Aspek penilaian:

Inisiatif : B-

Merangkul tim: B-

Tepat target : B+

Improvisasi : A-

Keaktifan : A-

Saran untuk Rifki, jangan menunda tugas karena sebagian

besar tugas komisi legislasi berhubungan dan

„menunjang‟ komisi lain maupun DPM UI secara

keseluruhan untuk „bergerak‟.

12

3) Mengadakan rapat koordinasi terhadap komisi legislasi, pengawasan I dan pengawasan

II baik secara berkala maupun secara mendesak

Rapat koordinasi baru terlaksana satu kali yaitu pada tanggal 28 Maret 2013 di

Taman Bougenvile FKM. Pada bulanj selanjutnya rakor tidak dapat terlaksana karena sulit

menentukan waktu rakor padahal di awal sudah disepakati bahwa rakor akan diadakan setiap

pekan ke-4 bulan berjalan. Hal ini juga perlu dievaluasi melihat setiap akhir bulan DPM UI

memiliki banyak agenda.

4) Wakil ketua melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya

kepada sidang pleno minimal 1 (satu) bulan satu kali

Seingat saya pada pleno pertama saya tidak secara langsung menyampaikan laporan

saya karena saat itu hanya memimpin pleno dan melakukan sosialisasi mengenai persiapan

musma. Sedangkan pada pleno kedua saya membantu menyampaikan laporan dari ketua

komisi yang saya supervisi karena mereka tidak dapat hadir.

Terima kasih kepada teman-teman pengurus DPM UI 2013 yang telah mengisi hari-hari

saya dan menjadikannya lebih indah. Untuk kak Rivan, saya mohon maaf kalau sering marah-

marah, pinjemin motornya buat nganterin saya pulang, dan sabar banget. Kak Silfi yang hampir

selalu nganterin pulang, menemani saya dengan setia ketika saya harus menggantikan tugas dan

wewenang ketua umum jika ia tidak ada, mau mendengarkan curhatan, dan bantu banyak hal.

Untuk Isti, Titi, dan Rifki, mohon maaf juga jika selama separuh tahun ini banyak kata-kata saya

yang kurang mengenakkan dan saya kurang membantu kalian. Juga untuk Syarifah yang telah

bersedia menemani saya kembali di DPM UI 2013 dan membantu sangat banyak dengan

litbangnya.

13


WAKIL KETUA II

Silfia Elly Oktaviani

(FMIPA/Geografi/2009)

0906635343

A. Evaluasi Proker

Secara garis besar jobdesc saya sebagai wakil ketua II sebagaimana yang tertera dalam


Mahasiswa Universitas Indonesia Pasal 18 mengenai tugas dan wewenang Wakil Ketua II

adalah sebagai berikut :

1) Menjalankan tugas dan wewenang ketua umum jika ketua umum dan wakil ketua I

berhalangan

Wakil ketua II berkewajiban menjalankan tugas dan wewennag dari ketua umum dan

wakil ketua I jika masing-masing berhalangan. Beberapa kali wakil ketua I telah banyak

menjalankan perannya untuk menggantikan ketua umum, sehingga posisi menggantikan

ketua umum tidak banyak saya kerjakan meskipun ada beberapa agenda yang yang pada

akhirnya saya yang menggambil alih dari tugas ketua umum. Berikut beberapa agenda yang

saya lakukan dalam rangka menjalankan tugas ini:

RDP BEM di bulan Maret

RDP MWA di bulan Maret

Pengisi acara pada kegiatan legal drafting di UNAIR pada bulan Mei

Legiun di bulan Juni

2) Menjadi supervisi komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan IKM

Supervisi disini saya maknai sebagai „membantu‟ dan „mendorong‟ dalam

pelaksanaan tugas dan wewenang.

a. Komisi Kelembagaan

Beberapa kali saya melibatkan diri langsung dalam kegiatan dan

program kerja yang diadakan oleh komisi kelembagaan, diantaranya

adalah:

Mengikuti rapat komisi sebanyak 5 kali per Januari – Juni 2013

Turut menghadiri program kerja dari komisi kelembagaan.

Penilaian Ketua Komisi Kelembagaan:

14

Nama : Dwie Putra Wicaksana (Utha) , Biologi 2010

Kinerja: Utha bukan lagi seorang yang baru di lembaga legislasi dan ini juga bukan pertama

kali saya bekerjasama dengan Utha sehingga dalam proses mengkoordinasi dia tidak terlalu

sulit dan secara kinerja Utha sudah cukup paham dengan jobdecsnya. Koordinasi yang dia

lakukan terhadap anggota komisi kelembagaan juga baik, sehingga komisi ini menjadi salah

satunya komisi di DPM yang masih memiliki anggota utuh dan full tim. Akan tetapi dalam

beberapa kondisi utha bukan merupakan ketua yang memiliki inisiatif yang tinggi sehingga

masih harus sering diingatkan baik oleh saya maupun oleh anggota komisinya. Sedangkan

untuk inovasi dan kreativitas tim ini memilikinya. Pertahankan tim

Penilaian : A

b. Komisi Keanggotaan IKM

Komisi keanggotaan IKM adalah komisi yang memiliki kondisi SDM yang

complicated menurut saya. Awalnya ketua komisi dari komisi ini adalah

seorang anggota Independen DPM yang dipilihh melalui mekanisme

PEMIRA, akan tetapi tiidak bertahan lebih dari 2 bulan yaitu Achmad

Farid Fauzi, Vokasi 2011. Sehingga pada akhirnya kami dari pimpinan

memutuskan untuk mengangkat ketuaa komisi baru yaitu Dekaria

Alamanda, Farmasi 2011. Sejauh ini saya sering terlibat dalam setiap

pelaaksanaan program kerja komisi keanggotaan IKM ini, diantaranya adalah:

- Mengikuti rakom 2 kali (ketika masih ada anggotanya) per Januari – Juni 2013

- Serta turut mengkoordinasi terlaksananya program kerja.

Penilaian Ketua Komisi Keanggotaan IKM

Nama : Acmad Farid Fauzi (Panji), Vokasi 2011 per Januari – Maret 2013

Kinerja: Selama dia menjabat menjadi ketua komisi kelembagaan belum ada proker yang

dia laksanakan, beberapa kali mengahdiri agenda DPM tapi tidak menjadikan DPM sebagai

prioritasnya, mengingat posisinya yang sebagai ketua komisi.

Penilaian : C+

Nama : Dekaria Alamanda (Deka), Farmasi 2011 per April 2013 – saat ini.

Kinerja: Sampai bulan Mei deka masih memiliki anggota dan dalam berkoordinasinya

cukup baik. Inisiatifnya tinggi sehingga saya tidak terlalu sering mengingatkan dalam

sesuatu yang terkait dengan kinerjanya. Kreativitas dan inovasinya juga baik. Meskipun

15

dalam mengendalikan emosinya masih kurang baik, sehingga koordinasi keluar kepada

orang baru terlihat kurang baik.

Penilaian : A-

3) Mengadakan rapat koordinasi terhadap komisi kelembagaan dan komisi keanggotaan

IKM baik secara berkala maupun secara mendesak

Rapat koordinasi antara Waka II, Ketua Komisi Kelembagaan dan Ketua Komisi

Keangggootaan IKM belum pernah terlaksana secara formal. Beberapa hambatannya adalah:

a) Kondisi ketua komisi keanggotaan IKM yang menyatakan mengundurkan diri akan

tetapi dari DPM tidak mendapat kejelasan secara formal dan legal.

b) Penentuan waktu bersama yang masih belum bisa ketemu.

4) Wakil ketua II melaporkan segala sesuatu yang berkaitan dengan tugas dan

wewenangnya kepada sidang pleno minimal 1 (satu) bulan satu kali.

Disetiap pleno yang terlaksana saya hanya mensupervisi kedua komisi yang saya

koordinasikan untuk memberikan laporannya terkait program kerja dan proges yang sudah

terlaksana, sehingga saya tidak secara langsung menyampaikan laporan kinerja saya. Selama

keperungurah paruh tahun, pleno DPM terlaksana 3 kali dan saya menghadiri Pleno pertama

dan ketiga sedangkan pelno kedua saya tidak dapat menghadirinya.

Terima kasih kepada seluruh keluarga DPM yang telah banyak membantu pelaksanann

setiap program kerja. Kepada Pimpinan Rivan dan Marlin yang sangat banyak membantu saya

dalam mengkoordinasikan program kerja yang berada di komisi Waka II, Rivan yang selalu

membantu dalam proses birokrasi, baik birokrasi kampus maupun birokrasi lembaga dan Marlin

yang selalu membantu dalam setiap detail dari program kerja karena memang Marlin adalah

seorang yang detail. Terima kasih juga kepada Anda, Eri, dan teman-teman setjen lainnya yang

sangat banyak membantu mengeksekusi. Semoga untuk separuh tahun kedepannya akan terjadi

banyak perbaikan untuk DPM UI 2013.

16


KOMISI KELEMBAGAAN

Dwie Putra Wicaksana

(FMIPA/Biologi/2010)

1006659060

A. Analisis SWOT

Strengths

1. Kondisi internal yang baik dalam hal kekompakan dan kekeluargaan.

2. Tim kolega yang sudah berpengalaman di bidang legislatif.

3. Tim yang sudah memiliki pengalaman pada sebagian proker kolega.

4. Tim memiliki hubungan yang baik dengan anggota DPM lainnya.

5. Tim yang loyal.

Weaknesses

1. Kesibukan anggota tim diluar DPM yang menyebabkan aktivitas kolega terkadang

terhambat, seperti rakom, sehingga pembahasan terkait proker tertunda.

2. Kurang intensifnya kerja sama antara tim kolega dengan sekjen.

3. Persiapan usaha-usaha preventif dalam menjalani proker yang masih kurang baik

Oportunities

1. Anggota Tim Kolegayang terus mau berbenah diri untuk jadi lebih baik lagi dalam

berkontribusi dalam Kolega.

2. Kekompakan dan kekeluargaan yang sudah terbentuk seharusnya akan memudahkan

koordinasi dan mempererat rasa kesatuan di Kolega maupun DPM UI.

3. Hubungan dengan anggota diluar Kolega yang terbilang baik.

Threats

1. Beberapa proker yang sulit mencari SDM yang ingin terlibat.

2. Mekanisme “penjualan proker” yang masih dirasa sulit.

3. Beberapa angggota Tim Kolega memiliki amanah di luar DPM UI.

B. Evaluasi Kerja Tim

Nama

Kriterian penilaian Kinerja

keseluruhan Kompetensi

skill bidang

Kompetensi

skill organisasi

Hubungan

interpersonal

Profesionalitas

Dwie Putra W 4,67 4,67 4,67 4 4,5

17

Anggita Swastiara 4,33 4,33 4,67 3,67 4,25

Liza Noah 4,33 4,33 4 4 4,17

Skala penilaian:

1 --- Sangat kurang

2 --- Kurang

3 --- Cukup

4 --- Baik

5 --- Sangat Baik

0

1

2

3

4

5

Kompetensi skill bidang kompetensi skill berorganisasi

hubungan interpersonal profesionalitas

Kinerja Tim Kolega

Anggita Liza Utha

0

1

2

3

4

5

1 2 3

Grafik Kinerja

Kompetensi skill bidang kompetensi skill berorganisasi

hubungan interpersonal profesionalitas

C. Evaluasi Proker

1. Suksesi Mahkamah Mahasiswa (MM) 2013

Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses regenerasi badan kelengkapan, yaitu MM-

UI 2012 yang berakhir pada Bulan Maret 2013 sesuai amanat UU IKM UI

pasal 19. Regenerasi dilakukan kepada 5 calon MM baru melalui

mekanisme UKK.

Tujuan meregenerasi badan kelengkapan MM-UI

Waktu Pelaksanaan Minggu ke-1 bulan April 2013

Penanggung jawab Dwie Putra

Sasaran IKM Aktif UI

Parameter

keberhasilan Jumlah pendaftar ≥ 5

Estimasi Biaya Rp 600.000,00

Evaluasi Koordinasi internal masih kurang bagus karena masih fase

adaptasi komisi yang berdampak pada ketidaksiapan pelaksanaan.

Koordinasi dengan sekjen yang kurang, sehingga berdampak pada

publikasi.

Jumlah pendaftar diawal yang hanya 3 orang sehingga dilakukan

perpanjangan untuk mencari 2 orang MM lagi yang itu sangat

sulit.

Regenerasi yang molor hingga akhir juni akibat kendala internal,

kesulitan pencarian calon, kesulitan mencari panelis, dan tabrakan

dengan proker lainnya.

Panelis dari MM sebelumnya sulit untuk dihadirkan karena jadwal

yang tidak sesuai dan sulitnya mendapat CP panelis yang sesuai.

% keberhasilan 70% (100% untuk keberhasilan pemenuhan kuorum; dan 30% untuk

keberhasilan persiapan)

Rekomendasi Sistem regenerasi MM di ubah. Tidak lagi melalui oprec, melainkan

melalui pengiriman delegasi dari badan eksekutif dan legislatif tingkat

UI. Hal tersebut agar tidak terjadi kekrisisan SDM dan menimbulkan rasa

19

kepemilikan terhadap MM itu sendiri oleh semua lembaga.Atau melalui

kaderisasi internal. Sehingga Kolega fokus pada penyelenggaraan UKK

saja.

2. Suksesi Badan Audit Keuangan (BAK) 2013

Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses regenerasi badan kelengkapan, yaitu

BAK-UI 2012 yang berakhir pada Bulan Maret 2013 sesuai amanat UU

IKM UI pasal 19. Regenerasi dilakukan kepada 7 calon BAK baru

melalui mekanisme UKK.

Tujuan meregenerasi badan kelengkapanBAK-UI

Waktu Pelaksanaan Minggu ke-1 bulan April 2013

Penanggung jawab Dwie Putra

Sasaran IKM Aktif UI minimal term 4

Parameter

keberhasilan Jumlah pendaftar ≥ 7

Estimasi Biaya Rp 600.000,00

Evaluasi Koordinasi internal masih kurang bagus karena masih fase adaptasi

komisi yang berdampak pada ketidaksiapan pelaksanaan.

Koordinasi dengan sekjen yang kurang, sehingga berdampak pada

publikasi

Tidak adanya pendaftar hingga masa perpanjangan, sehingga fungsinya

dilimpahkan kepada Komisi Pengawasan I dan II

% keberhasilan 30% untuk keberhasilan persiapan dan 0% untuk keberhasilan kuorum

Rekomendasi Sistem regenerasi BAK sama seperti MM, yaitu tidak lagi melalui oprec,

melainkan melalui pengiriman delegasi dari badan eksekutif dan legislatif

tingkat UI. Atau kaderisasi dari intenal BAKnya.Dengan maksud dan

tujuan yang sama seperti MM.

3. Sahabat Lembaga (Salemba)

Deskripsi Kegiatan ini merupakan sinergisasi organisasi DPM dengan organisasi

20

lain ditingkat UI, khususnya UKM. Sinergisasi dilakukan melalui

mekanisme RDP dua arah antara DPM dengan beberapa UKM.

Tujuan Silaturahmi dan sinergisasi antara DPM dengan UKM

Waktu Pelaksanaan Sepanjang masa kepengurusan

Penanggung jawab Liza Noah

Sasaran 33 Unit Kegiatan Mahasiswa tingkat UI

Parameter

keberhasilan RDP terhadap minimal 1/2N + 1 dari total UKM-UI (17 UKM)

Estimasi Biaya Rp 800.000,00 (Rp 30.0000,00--Rp 40.000,00/UKM)

Evaluasi Kendala dalam hal contact person UKM karena adanya pergantian

kepengurusan ataupun hal lainnya. Namun kegiatan salemba, forma dan

kegiatan kumpul lainnya membantu kolega dalam menelusuri CP

terupdate dari UKM.

Pengaturan atau penetapan jadwal SALEMBA yang sulit karena jadwal

antara UKM dan DPM UI berbeda

Respon UKM yang terbilang baik sehingga pelaksanaan berjalan

kondusif.

Tindaklanjut hasil RDP yang masih harus diproses oleh Kolega dan

DPM.

Koordinasi internal sudah cukup bagus.

Dalam pelaksanaan SALEMBA anggota DPM UI dari komisi lain

jarang atau sedikit yang hadir

% keberhasilan 41,2% untuk keberhasilan melakukan RDP terhadap 6UKM.

Rekomendasi Database UKM harus ada, supaya komunikasi tetap ada meskipun telah

berganti kepengurusan. Hubungan di media sosial (minimal tau nama

alamat media sosialnya) harus tau DPMnya. Semoga RDP nya bisa lebih

dari 1 kali.

4. Pemilihan KP dan PO Pemira UI 2013

Deskripsi Kegiatan ini merupakan proses pemilihan Komite Pengawas dan project

21

officer Pemilihan Raya tingkat UI periode 2013. Pemilihan KP dilakukan

melalui mekanisme open recruitment dan wawancara, sedangkan

Pemilihan PO dilakukan secra open tender dan FPT (fit and propertest).

Tujuan Terbentuknya tim PEMIRA UI 2013

Waktu Pelaksanaan Bulan Juni 2013

Penanggung jawab Anggita Swastiara

Sasaran IKM Aktif-UI minimal term 4

Parameter

keberhasilan Terdapat minimal 5 calon KP dan 2 calon PO Pemira UI 2013.

Estimasi Biaya Rp 800.000,00 (Rp 30.0000,00--Rp 40.000,00/UKM)

Evaluasi Kendala persiapan yang tidak terantisipasi oleh tim Kolega seperti

peraturan dan alternative planning.

Kesulitan koordinasi dengan sekjen terutama dalam hal desain dan

publikasi awal, sehingga dilakukan oleh tim Kolega secara mandiri.

Tidak adanya mahasiswa yang mendaftar sebagai calon PO hingga

masa perpanjangan (akhir Bulan Juni).

Pendaftar calon KP hanya 1 orang dari vokasi.

% keberhasilan 80% untuk keberhasilan persiapan. 20% untuk KP. 0% untuk PO

Rekomendasi Publikasi lebih gencar lagi dan kalo bisa dibantu oleh semua DPMers.

Selan itu, ini kalo bisa jadi proker bersama (minimal kolaborasi DPM dan

BEM UI) mengingat ini proker regenerasi lembaga kemahasiswaan

khususnya legislatif dan eksekutif.

5. Forum Mahasiswa (FORMA)

Deskripsi Kegiatan ini merupakan kegiatan sinergisasi seluruh lembaga-lembaga

kemahasiswaan di UI. Malalui kegiatan ini, diharapkan dapat saling

memantau dan mengikuti arah-arak pergerakan kemahasiswaan kampus

UI, serta juga menjalankan fungsi forma lainnya.

Tujuan Sinergisasi lembaga se-UI

Waktu Pelaksanaan 1 x 2 bulan, atau saat diperlukan

22

Penanggung jawab Utha

Sasaran Pimpinan lembaga-lembaga kemahasiswaan se-UI

Parameter

keberhasilan Minimal kuorum terpenuhi.

Estimasi Biaya Rp 200.000,00/FORMA

Evaluasi FORMA sudah diadakan sebanyak 6 kali.

Persiapan FORMA selama ini selalu dipersiapkan oleh pimpinan.

Sehingga Kolega tidak terlibat sama sekali terkait forma.

Koordinasi penyelenggaraan FORMA masih rancu.

% keberhasilan -% untuk keterlibatan Kolega di FORMA.

Rekomendasi Sebaiknya diawal disepakati siapa yang memegang kendali persiapapan

penyelenggaraan forma. Keduanya tentunya akan terlibat menurut tim

kolega, namun koordinasi dan pembagian tugas diantara pimpinan dan

kolega terkait FORMA mohon lebih diperjelas. Selain itu alur jarkom

diperbaiki lagi dan lebih masif dan sistematis sehingga kuorum dapat

terpenuhi.

Untuk DPM kedepannya, kami dari Komisi Kelembagaan (Kolega) berharap event

teambuilding lebih sering diadakan dan massif, agar SDM DPM tidak semakin banyak yang

hilang. Selain itu, pembagian kerja antara komisi dan sekjen benar-benar jelas dan komitmen

diantara keduanya harus bagus (peran Pimpinan harusnya uncul disini), karena seharusnya

konsep ini bisa menghasilkan luaran yang baik. Semoga dimasa berikutnya kita bisa sama-sama

memiliki rasa kebersamaan dan keterlibatan disemua proker (kalaupun tidak, minimal di proker

besar-prioritas).

Dari Kolega sendiri, kami berharap bisa lebih baik lagi dalam hal keprofesionalan,

interaksi dan kerja sama dengan anggota DPM lainnya. Terimakasih kami ucapkan tentunya

kepada semua DPM-UI 2013 atas segala bentuk dukungan yang telah diberikan hingga periode

pertengahan kepengurusan ini. Semakin sukses buat kita semua. Aamiin.

23


KOMISI PENGAWASAN 1

Lastiti

(Fakultas Ilmu Keperawatan/ 2010)

1006672623

Analisis SWOT Tim

Strengths

Sejauh ini komisi pengawaasan 1 memiliki hubungan yang cukup baik dengan BEM

sehingga dapat berkoomunikasi dengan baik antar kedua belah pihak.

Komisi pengawasan 1 dari awal tahun sampai saat ini memiliki jumlah anggota yang

lengkap dan tidak berkurang satupun, dimana dari ke 2 anggota ini cukup aktif dalam

menjalankan tugasnya.

Ada anggota komisi pengawasan 1 yang telah memiliki pengalaman di lembaga legislatif,

sehingga mempermudah dalam menjalankan tugas seperti pembuatan borang penilaian,

dsb.

Koordinasi Ka.Kom-Anggota berjalan cukup lancar

Weaknesses

Komunikasi antara anggota-anggota masih terasa kurang

Belum pernah Ra.Kom dengan anggota lengkap

Kurangnya kesadaran 3R

Anggota yang jarang menghadiri acara-acara bersama DPM UI menjadikan sedikit

kurang memiliki rasa kekeluargaan.

Ada anggota ikut UKM dan kegiatan lain

Oportunities

4. Anggota Pengawasan 1 DPM UI memiliki keinginan untuk terus belajar, sehingga masih

sangat terbuka untuk memperbaiki ke depannya.

5. Anggota Pengawasan 1 DPM UI memiliki kesadaran untuk saling membantu.

24

Threats

Proker BEM semester depan akan lebih banyak, sehingga pembagian tugas pengawasan

harus benar-benar dijalankan

Bagi anggota yang memiliki amanah selain DPM, diharapkan untuk meningkatkan

komitmen & pemahaman Tatib.

Lebih saling mengenal antar anggota dan meningkatkan rasa kekeluargaan, serta meng up

grade pemahaman terkait pengawasan BEM UI.

D. Evaluasi Kinerja Humas

No. Nama Fakultas Kinerja

1 Fadhilla Amelia FKM Baik (B+)

2 Wahid Mizan A. FISIP

Cukup Baik

(B)

E. Evaluasi Proker

1.

Nama kegiatan Penetapan GBHK dan ProTap BEM UI 2013

Penanggung jawab Lastiti

Waktu pelaksanaan

Penyusunan : Minggu ke-2 s/d ke-4 Januari

2013

Pengesahan : 28 Januari 2013

25

Pembuatan & Pembagian Buku : 25 Februari

2013

Tujuan

Tersusun dan disahkannya GBHK serta

prosedur pengawasan terhadap BEM UI

untuk periode 2013.

Indikator

keberhasilan

Ditetapkannya GBHK dan ProTap sesuai jadwal

serta BEM UI 2013 mengetahui segala yang

diatur dalam GBHK dan ProTap

Evaluasi pencapaian

Anggota DPM UI wajib memberi masukan

dan kritik pada GBHK dan Protab sebelum

pengesahanya.

Hal-hal detail dan kecil seperti syarat-syarat

anggota dan BPH BEM sebaiknya diatur.

Kuota minimal kedatangan anggota BEM dan

DPM dalam rapat pembahasan dan

pengesahan sebaikanya di atur.

Sasaran Anggota BEM dan DPM UI 2013

Biaya Fotokopi Buku Saku : @22 set = Rp 13.000,00

2.

Nama kegiatan Penetapan Tools Pengawasan

Penanggung jawab Fadilla Amelia

Waktu pelaksanaan

Penusunan : s/d minggu 1 April 2013

Pelaksanaan sudah dimulai minggu ke 3 Maret

26

Tujuan

Disepakatinya Prosedur Pengawasan yang

terstandardisasi (SOP) dan borang penilaian

sehingga dapat diterapkan oleh setiap

anggota DPM UI dalam melakukan

pengawasan serta penilaian terhadap BEM

UI.

Indikator

keberhasilan

SOP dapat dilaksanakan sebaik mungkin

sehingga proses pengawasan DPM terhadap

BEM berjalan sesuai dengan SOP yang

disepakati serta ada nilai yang dicapai BEM dari

hasil penilaian DPM melalui borang penialaian.

Tercapai : SOP Hearing, SOP Turlap, Borang

Turlap, Borang penilaian 100 hari, Kuisioner

penilaian paruh tahun, borang penilaian paruh

tahun, Proporsi Penilaian.

Evaluasi pencapaian

Belum terosialisasi secara menyeluruh kepada

semua anggota DPM, sekjend, BEM.

Sebaiknya tools tidak dirubah-rubah atau

adanya tools yang tetap.

Sasaran Anggota BEM dan DPM UI 2013

Biaya -

3.

Nama kegiatan Pengesahan RKAT BEM UI 2013


Waktu pelaksanaan 18 Maret 13

Tujuan Disahkannya RKAT BEM UI 2013 melalui

27

sidang anggota DPM

Indikator

keberhasilan

RKAT yang disahkan melalui sidang pleno

DPM sudah memenuhi parameter penilaian

yaitu kesesuaian dengan UUD IKM UI dan

GBHK BEM UI 2010

Evaluasi pencapaian

Batas penyerahan RKAT adalah 5x24 jam

setelah Raker, namun baru menyerahkan

sekitar 7x24 jam.

Anggota yang menghadiri sidang hanya 5

orang.

Batas waktu untuk revisi RKAT tidak boleh

lebih dari 2 x 24 jam, namun BEM UI

memberikanya lebih dari itu.

Sasaran Semua Anggota DPM UI 2013

Biaya -

4.

Nama kegiatan Rapat Dengar Pendapat Berkala (RDPB)


Waktu pelaksanaan

Januari : 18 ; Februari : 25; Maret : 28; April :

23; Mei : 30; Juni : 27; Juli : 25; Agustus : 26

Tujuan

Mengetahui persiapan dan perkembangan

kinerja BEM setiap bulannya

Indikator

keberhasilan

Terlaksana dan Anggota DPM UI mengetahui

minimal 70% perkembangan BEM UI setiap

bulannya

28

Evaluasi pencapaian

Hasil RDPB secepatnya di publish, Lebih

banyak anggota yang datang sehingga lebih

banyak pertanyaan yang digali, Sekjend

(Kestari-Humas) bisa ikut.

Sasaran

Semua anggota DPM UI 2013 dan minimal

BPH-PI BEM UI 2013

Biaya -

5.

Nama kegiatan Turun Lapangan

Penanggung jawab

Lastiti, Fadhila Amelia, Mizan (sesuai

tanggaung jawab bidang BEM UI 2013)

Waktu pelaksanaan

Welcoming staff : 27 Februari; IKM UI Summit :

22-24 Maret; GL BEM : 28 Maret; Pekan

Sosopol : 15 April; Biding BK : 27 April; Aksi

BBM : 17 Juni; BWM : 18-19 Juni; Sosmas

peduli Master : 29 Juni; Cerita senja : 13 Juli;

Beberapa kali CEM-Sospolnet, sosmasnet; dll

Tujuan

Mengetahui secara langsung keadaan

pelaksanaan proker di lapangan

Indikator

keberhasilan

Terlaksana dan DPM UI dapat mengetahui

keadaan pelaksanaan program kerja BEM UI di

lapangan.

Evaluasi pencapaian

Belum semua penilaian Turlap terkumpul,

Adanya perubahan borang turlap, Triase Turlap

harus dilaksanakan, Pembagian PJ turlap harus

29

dilaksanakan.

Sasaran Beberapa kegiatan besar BEM UI 2013

Biaya -

6.

Nama kegiatan Pengawasan Raker BEM UI 2013


Waktu pelaksanaan 1-3 Maret (mengikuti : 1-2 Maret)

Tujuan

Mengawasi Raker dan mendapatkan

penjelasan langsung mengenai proker BEM

UI 2013

Indikator

keberhasilan

Anggota komisi atau perwakilan DPM mengikuti

dan mengawasi Raker BEM

Evaluasi pencapaian

Yang datang pengawasan raker hanya 1 orang,

jika ada acara semacam ini selanjutnya lebih

banyak anggota yang bisa ikut.

Sasaran BEM UI 2013

Biaya -

7.

Nama kegiatan

Forum Dengar Pendapat 100 hari BEM

UI 2013


30

Waktu pelaksanaan 23 April 2013

Tujuan

Mendapatkan laporan mengenai kinerja BEM

UI selama 100 hari awal kepengurusan

Indikator

keberhasilan

Minimal 1/2n+1 anggot DPM UI menghadiri,

terlaksana dan hasil terpublish pada masarakat UI

Evaluasi pencapaian

Rencana pembuatan video yang berisi komentar-

komentar dari civitas akademica UI tidak dapat

terlaksana padahal wawancara telah

dilaksanakan. Humas bisa ikut dan melakukan

live tweet. Publish nilai seharusnya lebih cepat,

maksimal 5 x 24 jam setelah RDP 100 hari.

Sasaran BEM UI 2013

Biaya Rp 100.000,-

8.

Nama kegiatan Penilaian 100 hari BEM UI 2013


Waktu pelaksanaan

Penilaian oleh anggota : 23 April – minggu 1

Mei; Rekapitulasi : Minggu ke 2 Mei

Tujuan

Sarana monitoring ketercapaian janji politik

KaBEM dan wakaBEM saat kampanye Pemira

maupun monitoring ketercapaian asas GBHK,

kepuasan, dan partisipasi mahasiswa UI atas

proker BEM UI 2013 selama 100 hari

kepengurusan

31

Indikator

keberhasilan

Semua Anggota yang hadir pada forum evaluasi

100 hari BEM mengumpulkan penilaian,

terlaksana dan terpublikasi.

Evaluasi pencapaian

Hasil penilaian secepatnya harus di publikasikan,

Anggota yang hadir memberikan penilaian

langsung pada hari itu saja sehingga tidak

tercecer.

Sasaran Anggota DPM UI 2013

Biaya -

9.

Nama kegiatan Buku Saku Pengawasan


Waktu pelaksanaan Mulai Minggu ke-3 bulan Maret 2012

Tujuan

Terciptanya buku saku sebagai acuan dalam

pekerjaan pengawasan yang di dalamnya

terdapat tools Pengawasan (SOP Hearing, SOP

TurLap, SOP RDPI, Borang Penilaian

Indikator

keberhasilan Terciptanya buku saku pengawasan

Evaluasi pencapaian

Belum terlaksana karena tools pengawasan masih

belum shuttle. Segera realisasikan.

Sasaran Seluruh Anggota DPM UI 2013

Biaya (estimasi) Fotokopi Buku Saku

32

@40 lembar x 20 buah x Rp 100 = Rp 80.000,-

33


KOMISI PENGAWASAN II

Istiqomah Nur Khasanah

(Fakultas Ilmu Keperawatan/ 2010)

1006666450

Analisis SWOT Tim

Strengths

Hubungan dan koordinasi yang baik dengan MWA UI UM

Komisi pengawasan II aktif hadir dalam rapat anggota dan kegiatan-kegiatan DPM UI

Weakness

Komisi pengawasan II tinggal ketua komisi saja tanpa anggota (Bimo mengundurkan diri

karena pindah tempat kuliah, Novia juga mengundurkan diri karena menjadi BPH BSO di

FK UI)

SDM kurang

Belum pernah Rapat Komisi dengan anggota lengkap

Kurangnya kesadaran untuk respect to time, people and time

Jadwal kuliah anggota komisi pengawasan II yang padat

Oportunities

- memiliki keinginan untuk terus belajar dan memperbaiki diri

- memiliki kesadaran untuk saling membantu antar komisi dan biro

Threats

Koordinasi dengan Hakim MM UI harus lebih dilancarkan

Evaluasi Kinerja Humas


1 Bimo FPsikologi Baik (B)

34

Nama Kegiatan Penetapan GBHK dan ProTap

MWA UI UM

Evaluasi Proker

Nama Kegiatan 1. Penetapan Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang

Penilaian) MWA UI UM dan MM UI

Tujuan Kegiatan Disepakatinya prosedur pengawasan yang terstandardisasi (SOP)

dan borang penilaian sehingga dapat diterapkan oleh setiap anggota

DPM UI dalam melakukan pengawasan serta penilaian terhadap

MWA UI UM dan MM UI

Deskripsi Kegiatan Alat bantu untuk menjalankan mekanisme pengawasan DPM

terhadap kinerja MWA UI UM dan MM UI terdiri dari SOP RDP

(Berkala dan Insidental), SOP TurLap, dan borang penilaian. Borang

penilaian dimaksudkan untuk memudahkan DPM memberikan nilai

terhadap proker yang dilaksakan oleh MWA UI UM dan MM UI.

Alat bantu dibuat bersama-sama dengan anggota komisi dalam rapat

komisi.

Aspek kegiatan Pengawasan

Waktu dan Tempat Penyusunan-Pengesahan : Bulan Maret 2013

Pelaksanaan : Minggu ke-4 Bulan Maret 2013

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota Komisi Pengawasan 2

Aliansi kerjasama -

Dana -

Estimasi SDM 3

Parameter Keberhasilan Kuantitas:

- 100% dari seluruh Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan

35

Borang Penilaian) MWA UI UM, MM UI dan BAK UI telah

dibuat

Kualitas:

- Penetapan Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang

Penilaian) MWA UI UM, MM UI dan BAK UI terlaksana tepat

waktu

- Seluruh anggota DPM UI mendapatkan informasi mengenai

Tools Pengawasan (SOP Pengawasan dan Borang Penilaian)

MWA UI UM, MM UI dan BAK UI dan memahaminya

Penanggung Jawab Isti

Bentuk Kegiatan insternal (DPM UI)

Skala Kegiatan Kecil

Evaluasi Pencapaian - Penetapan Tools Pengawasan baru 80%

- Waktu penyelesaian terlambat

Nama Kegiatan 2. Pengesahan RKAT MWA UI UM

Tujuan Kegiatan Disahkannya RKAT MWA UI UM 2013 melalui sidang anggota

DPM

Deskripsi Kegiatan Rapat anggota DPM UI dengan tujuan mengesahkan RKAT MWA

UI UM yang telah diserahkan kepada DPM UI. MWA UI UM

menyerahkan Rancangan Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT)

hasil raker kepada DPM UI untuk disahkan kemudian.


Waktu dan Tempat Minggu ke 3-4 Bulan Maret 2013

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota DPM UI dan PI MWA UI UM

Aliansi kerjasama -

Dana Rp 20.000

36

Estimasi SDM 18


- 80% dari seluruh anggota DPM UI menghadiri sidang pengesahan

RKAT MWA UI UM

- 100% PI MWA UI UM menghadiri sidang pengesahan RKAT

MWA UI UM

Kualitas:

- RKAT yang disahkan melalui siidang pleno DPM sudah

memenuhi parameter penilaian yaitu kesesuaian dengan UUD

IKM UI dan GBHK MWA UI UM 2013

- RKAT MWA UI UM 2013 disahkan


Bentuk Kegiatan Internal (DPM UI)


Evaluasi pencapaian - 60% anggota DPM hadir dalam sidang pengesahan RKAT

MWA UI UM

- 80% PI MWA UI UM menghadiri sidang pengesahan RKAT

MWA UI UM

- RKAT MWA UI UM telah disahkan tepat waktu

Nama Kegiatan 3. Rapat Dengar Pendapat Berkala (RDP Berkala)

Tujuan Kegiatan Mengetahui persiapan dan perkembangan kinerja MWA UI UM

(setiap bulan) dan MM UI (2 bulan sekali)

Deskripsi Kegiatan Rapat dengar pendapat bersama MWA UI UM (setiap bulan) dan

MM UI (2 bulan sekali) dilaksanakan setiap untuk pemantauan

kinerja MWA UI UM, MM UI dan BAK UI.


Waktu dan Tempat MWA UI UM (tgl 26 di setiap bulan), MM UI (2 bulan sekali)

37

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota DPM UI, khususnya anggota Komisi Pengawasan

2 dan PI MWA UI UM, Hakim MM UI dan Anggota BAK UI

Aliansi kerjasama -

Dana Rp 50.000

Estimasi SDM 18


- 100% anggota Komisi Pengawasan 2 hadir

- 50% dari seluruh anggota DPM UI hadir

- 100% PI MWA UI UM, hakim MM UI dan anggota BAK UI

menghadiri RDP Berkala

Kualitas:

- MWA UI UM, MM UI dan BAK UI menyampaikan agenda dan

progress report masing kepada DPM UI serta menyampaikan

agenda di bulan berikutnya

- DPM UI mengetahui dan dapat mengevaluasi progress report

masing-masing lembaga tinggi tersebut




Evaluasi pencapaian - 100% anggota komisi pengawasan II hadir

- RDP B MWA UI UM berjalan satu kali setiap bulannya

- RDP MM UI berjalan 1x

Nama Kegiatan 4. Pengawasan Raker MWA UI UM

Tujuan Kegiatan Mengawasi Raker dan mendapatkan penjelasan langsung mengenai

proker MWA UI UM

Deskripsi Kegiatan Setelah tersosialisasikannya Ketetapan DPM UI tentang GBHK dan

Protap MWA UI UM maka pengawasan terhadap MWA UI UM

38

resmi dimulai. Proker MWA UI UM yang menjadi perhatian

pertama kami adalah rapat kerja (raker). DPM UI memperhatikan

penjelasan mengenai proker dengan saksama. Hal ini berkaitan

dengan pengesahan Proker MWA UI UM yang menjadi wewenang

dari DPM UI.


Waktu dan Tempat April 2013

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota Komisi Pengawasan 2

Aliansi kerjasama -

Dana -

Estimasi SDM 2


- seluruh anggota Komisi Pengawasan 2 pernah menghadiri raker

salah satu lembaga tinggi tersebut

Kualitas:

- Anggota komisi pengawasan 2 atau perwakilan DPM mengikuti

serta mengawasi Raker MWA UI UM

- DPM mengawasi jalannya perumusan RKAT MWA UI UM, MM

UI dan BAK UI

Penanggung Jawab Bimo



Evaluasi pencapaian Anggota komisi pengawasan II hadir 100%

Nama Kegiatan 5. Forum Dengar Pendapat 100 hari MWA UI UM

Tujuan Kegiatan Mendapatkan laporan mengenai kinerja MWA UI UM selama 100

hari awal kepengurusan

39

Deskripsi Kegiatan Forum dengar pendapat berkaitan dengan kinerja MWA UI UM

pada DPM selama 100 hari kepengurusan terhitung sejak MWA UI

UM dilantik.

Aspek kegiatan Penilaian Kinerja MWA UI UM

Waktu dan Tempat Selasa, 16 April 2013

Sasaran Kegiatan Seluruh Anggota DPM UI dan PI MWA UI UM

Aliansi kerjasama Media

Dana Rp 40.000

Estimasi SDM 18


- 80% dari seluruh anggota DPM UI menghadiri RDP 100 hari

MWA UI UM

- 100% PI MWA UI UM menghadiri RDP 100 hari MWA UI UM

Kualitas:

- Terlaksana dan terpublish pada masyarakat UI




Evaluasi pencapaian - 50% anggota DPM UI hadir

- 70% PI MWA UI UM hadir

Nama Kegiatan 6. Penilaian 100 hari MWA UI UM

Tujuan Kegiatan Sarana monitoring ketercapaian janji politik MWA UI UM saat

kampanye maupun monitoring ketercapaian kepuasan dan

partisipasi mahasiswa UI atas kinerja MWA UI UM selama 100 hari

kepengurusan

Deskripsi Kegiatan Hasil penilaian gabungan antara penilaian DPM dan mahasiswa

40

terhadap kinerja MWA UI UM

Aspek kegiatan Penilaian Kinerja MWA UI UM

Waktu dan Tempat Minggu ke 3-4 Bulan April 2013

Sasaran Kegiatan Seluruh mahasiswa UI dan Anggota DPM UI

Aliansi kerjasama Litbang

Dana 250.000

Estimasi SDM 3


- Didapatkan hasil penilaian 100 hari MWA UI UM yaitu 80% dari

DPM UI dan 20% dari mahasiswa UI

Kualitas:

- Terlaksana dan terpublikasi




Evaluasi pencapaian Terlaksana

Nama Kegiatan 7. Forum Mahasiswa untuk EAT MM UI 2012-2013

Tujuan Kegiatan Forma mengetahui kinerja MM UI di akhir tahun periode

kepengurusan.

Deskripsi Kegiatan Forum mahasiswa untuk mengetahui serta dapat mengkritisi laporan

pertanggung jawaban kinerja MM UI di akhir tahun kepengurusan

MM UI. forum ini bersifat terbuka pada seluruh mahasiswa UI serta

menghadirkan undangan dari pengurus UKM, semua lembaga

fakultas, dan seluruh lembaga pers kampus.

Aspek kegiatan Pengawasan MM UI

41

Waktu dan Tempat Aula Setyaningrum Pusgiwa UI

Sasaran Kegiatan Anggota DPM UI dan seluruh peserta FORMA UI

Aliansi kerjasama Komisi Pengawasan 1, Media, Kelembagaan

Dana -

Estimasi SDM 18


- 75% anggota Forma menghadiri forum ini

Kualitas:

- Terlaksana dan terpublikasi


Bentuk Kegiatan Eksternal dan internal (DPM UI)

Skala Kegiatan Sedang

Evaluasi pencapaian Anggota forma hadir 35%

Nama Kegiatan 8. Rapat Komisi Pengawasan 2

Tujuan Kegiatan Membahas progres komisi dan agenda komisi

Deskripsi Kegiatan Rapat anggota komisi yang mengagendakan evaluasi komisi secara

internal, agenda komisi kedepan, dan hal-hal lain yang diperlukan

dalam komisi

Aspek kegiatan Agenda Internal Komisi Pengawasan 2

Waktu dan Tempat Setiap hari Jumat minggu ke 2 & 4 setiap bulannya

Sasaran Kegiatan Anggota Komisi Pengawasan 2

Aliansi kerjasama -

42

Dana -

Estimasi SDM 3


- seluruh anggota komisi hadir 80% rapat komisi

Kualitas:

- Semua anggota komisi menghadiri rapat komisi dan terlaksana

sesuai timeline


Bentuk Kegiatan Internal komisi 2 (DPM UI)


Evaluasi pencapaian Tidak pernah hadir 100%

Di 3 bulan kedua hanya tinggal Isti yang masih di komisi

pengawasan II

43


KOMISI LEGISLASI

Muhammad Rifki

(Fakultas Hukum/ 2010)

1006709531

Analisis SWOT Tim

Strengths

Hubungan komisi legislasi dengan Waka 1 DPM UI yang sinergis menjadi kekuatan di

komisi legislasi.

Memiliki anggota yang berkapasitas dan berkapabilitas, hal ini dikarenakan seluruh

anggota komisi legislasi memiliki pengalaman di bidang legislasi sehingga tidak

mendapatkan kesulitan dalam menjalankan tugas-tugas komisi legislasi

Weaknesses

Anggota Komisi Legislasi terdiri dari 3 orang yang semuanya laki-laki, dalam bekerja

kami bukan orang-orang yang cukup rapi dan teliti.

Kurangnya koordinasi dan komunikasi

Diantara anggota memiliki kesibukan kegiatan selain di DPM UI sehingga kadang sulit

untuk saling bertemu menghadiri acara-acara DPM UI dan sejauh ini baru satu kali Rapat

Komisi dengan anggota lengkap.

Kompetensi anggotanya belum digunakan secara optimal.

Oportunities

6. SDM dari Komisi lain serta Pengurus Sekretariat Jendral DPM UI yang siap bergantian

untuk membantu.

7. Terdapat proker yang tidak membutuhkan dana

44

Threats

Komisi Legislasi dibentuk untuk melaksanakan wewenang DPM UI dalam membentuk

undang-undang dan ketetapan DPM UI sehingga dalam pelaksanaannya sangat

berhubungan dengan Komisi lain dan juga membutuhkan bantuan sekretariat jendral

untuk menyosialisasikan peraturan yang telah dibuat, yang menjadi hambatan yaitu

padatnya jadwal kuliah dan beberapa agenda lain sehingga sering kesulitan untuk saling

menghubungi.

F. Evaluasi Kinerja


1 Ijmal Hanandra FE Baik (B+)

2 Ferry Budiman. Vokasi Baik (B+)

G. Evaluasi Proker

1.

Nama kegiatan

Musyawarah Mahasiswa Ikatan Keluarga

Mahasiswa Universitas Indonesia (MUSMA

IKM UI)

Penanggung jawab

Muhammad Rifki

Yaman Sangadji

Waktu pelaksanaan 6 Mei (Aula Tearpung dan Balai Sidang FH UI)

45

7 Mei ( Auditorium FMIPA dan Aula

Setyaningrum, Pusgiwa UI)

8 Mei (Balai Sidang FH UI)

10 Mei (Aula Setyaningrum)

11 Mei (Perpustakaan Pusat Lt.5 dan Kantek FT

UI)

13 Mei (Aula Terapung dan Balai Sidang FH

UI)

Tujuan

MUSMA IKM UI diselenggarakan untuk

mengamandemen UUD IKM UI demi

tercapainya penyempurnaan aturan-aturan bagi

seluruh kegiatan kemahasiswaan di IKM UI.

Indikator

keberhasilan

Musma terlaksana dengan disahkannya rumusan

perubahan UUD IKM UI

Aspek Kegiatan :

Aspek kegiatan pra musma yang telah

dilaksanakan :

Legiun (14 Maret 2013): menindaklanjuti

wacana musma yang di tunda pelaksanaannya

di bulan januati 2013, selain itu untuk

menentukan tanggal pelaksanaan musma.

Forma : sosialisasi tanggal pelaksanaan

musma dan pembahasan draft/rancangan

UUD IKM UI

Pengangkatan Panitia Pelaksana musma

Survey bekerjasama dengan Litbang DPM UI

2013

Open Recruitment Panitia Pelaksana MUSMA

46

IKM UI

Publikasi

- Pemasangan dan penyebaran Publication

Tools (Baliho, Spanduk, Flyer) di

lingkungan Kampus UI

- Publikasi via media sosial

- Kerjasama Media Partner dengan

Lembaga Pers Kampus (SUMA, RTC, BO

Economica, FISIPERS, Perfilma, Detik

Teknika, BSOP Ners)

Evaluasi Pencapaian

Perijinan :

Pelaksanaan Musma yang dimulai pada tanggal

6 mei 2013 dengan agenda awal opening

ceremony yang pada saat itu dihadiri oleh

Perwakilan Rektorat yaitu Pak Anis selaku Pjs.

Rektor dan Pak Arman Nefi menandakan bahwa

acara ini telah melalui mekanisme resmi

perijinan pelaksanaan kegiatan di sekitar

kampus. Dalam sambutannya Pak Anis juga

menyatakan dukungan terhadap

penyelenggaraan kegiatan Musma sebagai

forum bersama seluruh mahasiswa UI untuk

meng-amandemen UUD IKM UI.

Pendanaan :

Panitia pelaksana MUSMA menjalin hubungan

baik dengan bagian kemahasiswaan rektorat dan

keuangan rektorat dalam hal pencairan dana

untuk kelancaran kegiatan kemahasiswaan.

47

Walaupun karena satu dan lain hal pencairan

dana tersebut dapat dibilang terlambat. Namun

dalam pelaksanaannya masih saja ada hambatan

yaitu kurangnya dana, ini dikarenakan

pengeluaran yang dilakukan masih terlalu boros,

selain itu dana yang harus kami keluarkan

melebihi apa yang telah di rencanakan akibat

pengeluaran dana tak terduga.

Pelaksanaan:

Pelaksanaan MUSMA yang telah diagendakan

akan selesai tanggal 13 mei 2013 (berlangsung

selama satu pekan) pada akhirnya belum

terselesaikan hingga disahkan rumusan

perubahan amandemen UUD IKM UI, ini

dikarenakan pembahasan draft UUD

memerlukan waktu yang lebih lama dengan

pembahasan yang dihadiri oleh perwakilan

lembaga kemahasiswaan. Penentuan tanggal

kelanjutan pelaksanaan MUSMA IKM UI

memerlukan kesepakatan dengan lembaga

legislatif fakultas melalui legiun. Selain itu

perijinan kepada pihak rektorat kembali harus

diajukan agar pelaksanaan kegiatan ini tidak

menjadi ilegal. Itulah beberapa alasan hingga

saat ini MUSMA IKM UI belum juga

dilanjutkan. Mengingat agenda di UI yang padat

terutama dalam menyambut mahasiswa baru.

48

Sasaran

Anggota Ikatan Keluarga Mahasiswa

Universitas Indonesia

Biaya Rp. 8.200.000,-

49

KOMISI KEANGGOTAN IKM

Dekaria Alamanda

(FF/Farmasi/2011)

1106004374

A. Analisis SWOT Tim

1. Strenghts

Tugas Komisi tidak terlalu banyak

2. Weaknesses

Kehilangan ketua komisi

Angota komisi ini sedang mengajukan skripsi jadi kurang berkontribusi

3. Oportunity

Wakil Ketua II yang selalu membantu

Mau belajar dan bekerja keras

4. Threats

Jadwal kuliah dan kegiatan lain yang sulit untuk disesuaikan

B. Evalusi Kinerja Komisi Keanggotaan IKM

No. Nama Fakultas

Amanah

diluar DPM

UI

Keterangan

1 Achmad Farid

Fauzi (Panji) Vokasi

Vice PO

Mabim

Vokasi

Sebelumnya Panji merupakan

ketua dari komisi ini. Namun,

dikarenakan dia memiliki

amanah lain di luar DPM UI dan

hal ini melanggar peraturan yang

telah ditetapkan DPM UI maka

50

saudara Panji dikeluarkan secara

tidak hormat dari DPM UI.

2 Pretty

Hidayaturrahmi Teknik Skripsi

Saudari Pretty bukan tidak mau

berkontribusi dalam mengerjakan

tugas yang diamanahkan akan

tetapi urusan akademis yang

sedang dia kerjakan cukup

memakan waktu karena skripsi

merupakan tugas akhir yang

menyita waktu serta memerlukan

konsetrasi yang tinggi. Hal inilah

yang menyebabkan kurangnya

kontribusi dari saudari Pretty.

51

C. Evaluasi Proker

Nama Kegiatan OKK UI 2013

Tujuan Kegiatan a. Memperkenalkan IKM UI sebagai wadah

bersama mahasiswa UI, beserta perangkat-

perangkat yang ada di dalamnya.

b. Memberikan pemahaman kepada anggota

IKM UI untukmengaplikasikan Kode Etik

IKM UI, Undang-Undang Dasar IKM UI,

dan aturan-aturan lain yang terdapat dalam

IKM UI

c. Membangun semangat kebersamaan

mahasiswa baru terhadap semua komponen

sivitas akademika.

Deskripsi Kegiatan Prosedur penerimaan anggota aktif IKM UI,

yang dimulai sejak terpilihnya ketua panitia

hingga diserahkannya LPJ tertulis kepada

DPM UI.

Aspek Kegiatan Kaderisasi

Waktu dan Tempat April – September 2013

Sasaran Kegiatan Maba UI 2013

Aliansi Kerjasama BEM Se-UI, Legislatif se-UI dan UKM se-UI

Estimasi Dana Optimis : 60.000.000

Pesimis : 50.000.000

Estimasi SDM 50 Panitia

Parameter Keberhasilan a. 90% Mahasiswa baru 2010 mengikuti

proses OKK

b. Setiap unsur & nilai-nilai kaderisasi

terinternalisasi pada mahasiswa baru

52

c. IKM UI dikenal oleh Mahasiswa Baru

d. Mahasiswa Baru memiliki kesan yang baik

terhadap kampus.

Penanggungjawab Dekaria Alamanda

Bentuk Kegiatan Eksternal

Skala Kegiatan Besar

Evaluasi Pencapaian Parameter keberhasilan yang ingin dicapai

belum tercapai secara maksimal karena

kegiatan ini masih berlanjut hingga saat ini.

Pada awal kegiatan ini terjadi beberapa

masalah seperti diajukannya banding dari

pihak lawan ketua pelaksana yang terpilih

untuk meminta transparansi dari pihak DPM

UI masalah penilaian. Masalah ini diselesaikan

secara kekeluargaan oleh DPM UI dengan

pihak-pihak yang terkait. Setelah berjalannya

kepanitian OKK UI yang dilaksanakan oleh

ketua pelaksanaan yang terpilih yaitu Muslim

Aminnudin, ada beberapa masalah yang harus

dihadapi oleh tim ini. Akan tetapi, masalah-

masalah tersebut dapat ditangani dengan baik

dan tidak berkelanjutan untuk masalah-masalah

tersebut. Walaupun hingga saat ini dana dari

rektorat masih belum turun untuk mendukung

kegiatan ini.

53

Nama Kegiatan Pelantikan IKM Aktif UI 2013

Tujuan Kegiatan a. Meningkatkan rasa kepemilikan maba

terhadap status IKM UI.

b. Memperjelas keberadaan IKM UI.

Deskripsi Kegiatan Proses pelantikan bagi mahasiswa baru 2013

yang telah mengikuti alur penerimaan IKM

aktif UI dan telah dinyatakan Lulus


Waktu dan Tempat Desember 2013

Sasaran Kegiatan Mahasiswa Baru UI Angkatan 2013

Aliansi kerjasama Legislatif Fakultas

Estimasi Dana Optimis: 20.000.000

Realistis: 15.000.000

Estimasi SDM Panitia 30 panitia


Terlantik IKM Aktif UI 75% dari Maba UI

Kualitas:

a. Setiap unsur & nilai-nilai kaderisasi

terinternalisasi pada mahasiswa baru

b. IKM UI dikenal oleh Mahasiswa Baru

Penanggung Jawab Pretty Hidayaturrahmi

Bentuk Kegiatan Eksternal (DPM UI)


Evaluasi Pencapaian Kegiatan ini belum berjalan sehingga evaluasi

untuk pencapaian tidak bisa dilakukan. Akan

tetapi, terdapat masalah dalam kegiatan ini

karena penanggung jawab kegiatan ini tidak

dapat berkontribusi dalam kegiatan ini karena

54

ada urusan akademik. Sehingga kegiatan ini

harus diambil alih oleh saya.

Nama Kegiatan Database IKM UI

Tujuan Kegiatan Terkumpul arsip database IKM UI yang rapi

Deskripsi Kegiatan Merapikan pendataan mahasiswa IKM UI dari

angkatan 2012.


Waktu dan Tempat Sepanjang Kepengurusan

Sasaran Kegiatan IKM Aktif UI (dari angkatan 2012)

Aliansi Kerjasama Legislatif Fakultas

Estimasi Dana Optimis:

Realistis:

Estimasi SDM


Database IKM UI 2012 dan 2013 100% beres

Penanggungjawab Dekaria Alamanda



Evaluasi Pencapaian Kegiatan ini sedang berjalan untuk database

IKM UI 2012. Akan tetapi, untuk database

2013 belum dapat berjalan karena pelantikan

IKM juga belum terlaksana. Kendalan dalam

mengumpulkan database 2012 terjadi karena

beberapa fakultas masih belum mengumpulkan

database fakultasnya hingga bulan juni lalu

sehingga bulan juli ini baru bisa dikerjakan

secara optimal.

55

Nama Kegiatan Mekanisme Pelantikan IKM Biasa

Tujuan Kegiatan Menjadikan IKM Biasa menjadi IKM Aktif

Deskripsi Kegiatan Proses pengangkatan IKM Biasa menjadi IKM

aktif dengan permintaan dari pihak yang

bersangkutan dengan melalui mekanisme yang

di tetapkan oleh DPM.


Waktu dan Tempat Sepanjang Kepengurusan

Sasaran Kegiatan IKM Biasa UI

Aliansi Kerjasama Legislatif Fakultas

Estimasi Dana Optimis:

Realistis:

Estimasi SDM


50% dari IKM Biasa menjadi IKM Aktif.

Penanggungjawab Pretty Hidayaturrahmi



Evaluasi Pencapaian Kegiatan ini tidak jadi dilaksanakan karena ada

beberapa masalah yang dihadapi. Setelah

dilakuakan legiun pada bulan Mei lalu,

keputusan yang diberikan adalah semua

anggota IKM 2012 diaktifkan sebagai anggota

aktif IKM universitas secara keseluruhan

dengan syarat mereka harus anggota aktif IKM

fakultas. TAP untuk kegiatan ini dalam proses

pembuatan oleh komisis legislatif. Selain itu,

kegiatan ini pun terpaksa diambil alih oleh

saya karena ada urusan akademis dari saudari

Pretty.

56


SEKRETARIS JENDRAL

Rianda Febrianti

(Fakultas Psikologi, 2010)

1006689435

A. Analisis SWOT

Strengths

1. BPH Sekretariat Jendral terdiri dari orang-orang yang mau belajar dan siap menerima

masukan atau feedback yang diberikan.

2. Beberapa BPH yang menjabat pernah berkecimpung di bidangnya sehingga memiliki

pengetahuan dan pengalaman yang cukup memadai.

Weaknesses

1. Sebagian besar BPH memiliki kesibukan yang beragam dan agak sulit disatukan

penjadwalannya.

2. Hampir semua BPH belum pernah memiliki pengalaman memimpin divisi sehingga

butuh waktu untuk belajar.

Opportunities

1. Tugas-tugas di DPM UI banyak yang bersifat tidak terlalu mendesak sehingga dapat

direncanakan lebih awal dan lebih tertata.

2. Sebagian besar BPH memiliki kesadaran yang cukup terhadap memantau program

kerja yang mereka laksanakan.

Threats

1. Beberapa BPH sering sulit dihubungi untuk berkoordinasi bahkan menghilang dalam

waktu tertentu.

2. BPH belum terlalu dekat satu sama lain sehingga terkadang lambat dalam

berkoordinasi antar divisi.

3.

57

B. Evaluasi Kinerja

Secara umum, kinerja Sekretariat Jendral dapat dikategorikan baik. Hal ini terlihat

dari beberapa divisi yang telah melaksanakan program kerja yang hampir sesuai dengan

pencapaian target dan waktu yang telah ditentukan di awal. Walaupun beberapa divisi masih

mengalami keterlambatan, namun secara prestatif dapat dikatakan baik.

Dimulai dari evaluasi diri Sekretaris Jendral, selama menjalankan tugas di DPM IKM

UI, walaupun selalu mengupayakan yang terbaik, namun hasilnya belum terlalu optimal.

Kontrol, pemantauan dan pelaporan kepada Ketua DPM UI selama ini sudah dilakukan

sesuai yang diamanahkan. Namun, untuk beberapa kasus, terlebih ketika kesibukan kuliah

sedang mendominasi ada beberapa kontrol dan pemantauan yang luput. Untuk memperbaiki

ini, selama ini Sekretaris Jendral mengurangi beberapa aktivitas selain kuliah agar dapat

lebih fokus dan upaya tersebut lumayan memberikan dampak positif. Beberapa kekurangan

yang masih harus diperbaiki adalah koordinasi kepada setiap BPH yang selama ini masih

perlu ditingkatkan terlebih beberapa BPH sulit dihubungi sehingga menghambat pemantauan

progres yang dilakukan. Terkait penanaman nilai-nilai yang diusung DPM IKM UI ke

anggota Sekjen, sebagian besar berjalan lancar dengan bantuan PSDM. Produktif dan

profesional, nilai ini ditanamkan dengan selalu menggiring anggota Setjen DPM UI agar

selalu produktif menghasilkan kontribusi dan bertanggung jawab penuh serta melakukan

peran sesuai kapasitasnya dalam Setjen, walaupun tidak menuntut kemungkinan setiap

anggota dapat melakukan tugas lain ketika dibutuhkan SDM. Sedangkan untuk nilai turunan

DPM IKM UI yang diusung Sekretariat Jendral di awal kepengurusan yaitu, kreatif, solutif

dan koodinatif. Upaya yang telah dilakukan untuk menanamkan nilai-nilai tersebut antara

lain dengan menekankan pembiasaan menyiapkan Plan tambahan di setiap program kerja

divisi sehingga ketika Plan A tidak tercapai masih ada Plan B dan Plan tambahan lainnya,

solutif dalam menangani masalah yang menghambat program kerja. Lalu membebaskan

setiap divisi untuk berkreasi dan mengembangkan program kerjanya secara kreatif dan beda.

Dan mengadakan rapat BPH setiap dua minggu sekali, bila tidak dapat terlaksana rutin maka

koordinasi akan tetap dilakukan dengan komunikasi mobile yang saling menghubungkan satu

BPH dengan BPH lainnya agar tetap dapat berkoordinasi. Hasil upaya-upaya tersebut dapat

dikatakan baru mencapai 70% dari hasil yang diharapkan.

58

Untuk kinerja Wakil Sekretaris Jendral, sejauh ini masih sedikit terjadi kendala dalam

berkoordinasi dengan Wakil Sekretaris Jendral. Peran Wasekjen belum optimal dalam divisi

yang berkenaan dengan internal DPM IKM UI. Belum optimalnya pelaksanaan tugas tersebut

kemungkinan karena belum adanya pendelegasian tugas dan koordinasi yang baik antara

Sekretaris Jendral dan wakil. Ke depan koordinasi ini akan terus ditingkatkan agar ada kerja

sama yang baik antara Sekjen dan Wasekjen dalam menjalankan fungsi Sekretariat Jendral

DPM IKM UI.

Lalu terkait evaluasi Divisi, dari semua divisi yang ada, divisi yang dapat dikatakan

memiliki pencapaian dan ketepatan waktu yang baik adalah divisi Pusat Penelitian dan

Pengembangan, Hubungan Masyarakat, PSDM dan Keuangan. Sebagian besar program kerja

yang mereka rencanakan sampai akhir tahun ini berjalan sesuai. Beberapa divisi yang lain

masih mengalami kesulitan dalam mencapai target mereka yang disebabkan beberapa

kendala baik itu yang bersumber dari faktor internal maupun eksternal. Faktor internal lebih

disebabkan pada kualitas dan komitmen SDM yang tidak sesuai harapan sehingga beberapa

pencapaian tidak dapat diraih sesuai yang direncanakan. Sedangkan, faktor eksternal lebih

banyak terkendala pada hilangnya koordinasi dengan pihak di luar divisi atau kejadian-

kejadian yang di luar rencana.

Ada beberapa divisi yang masih butuh meningkatkan performanya dalam kinerja,

yaitu, media-informasi dan kesekretariatan. Dalam pencapaian, divisi media termasuk masih

harus berusaha optimal dan memperbaiki koordinasi yang masih sulit. Sedangkan divisi

kesekretariatan mengalami kendala dalam mencapai targetnya lebih karena hilangnya

koordinasi dari Kepala Divisi sehingga “tertatih” dalam melaksanakan program kerjanya.

Namun, upaya-upaya mengejar pencapaian yang telah dilakukan selama ini patut diapresiasi

dengan harapan adanya peningkatan agar program kerja dilakukan berjalan optimal.

C. Evaluasi SDM

Secara garis besar, perfoma SDM dalam Sekretariat Jendral termasuk cukup baik.

Beberapa SDM BPH menunjukkan performa yang sangat baik namun beberapa juga

menunjukkan performa yang belum optimal. Sebagian besar BPH masih belajar dalam

mengelola bidangnya masing-masing karena belum memiliki pengalaman sebelumnya

59

menjadi Kepala Bidang. Sebagian bear BPH belajar dengan baik dan menunjukkan hasil

yang optimal dalam mengelola bidangnya.

Dari delapan SDM yang ada di lingkaran I Sekretariat Jendral DPM UI, telah ada satu

SDM yang mendapat Surat Peringatan karena melalaikan tugas dan amanah selama beberapa

bulan hingga paruh kepengurusan ini. Yang mendapat Surat Peringatan itu adalah Winda

Novia Rahmanisa, Kepala Bidang Kesekretariatan. Setelah beberapa bulan upaya komunikasi

yang dilakukan untuk memperjelas kendala yang dihadapi yang bersangkutan. Namun,

respon yang diberikan sangat minim sehingga deputi dan staf dalam bidangnya mengalami

kesulitan koordinasi. Hal tersebut terus terjadi hingga evaluasi paruh tahun dan belum ada

dialog yang dilakukan karena yang bersangkutan tidak merespon upaya DPM UI untuk

berkomunikasi. Untuk menangani hal tersebut, selama beberapa bulan ini, koordinasi dan

kontrol diambil alih oleh Deputi dengan pemantauan khusus dari Sekretaris Jendral dan

Wakil.

Berdasarkan penilaian SDM secara kuantitatif berikut ini hasil penilaian masing-

masing BPH yang dilakukan oleh Sekretaris Jendral untuk Evaluasi Paruh Tahun.

Tabel Penilaian

No. Nama Fakultas Jabatan Nilai

1 Aria Rahis FISIP Wakil Sekjen B+

2 Marisa Damayanti FE Kepala Bidang

Keuangan

A

3 Syarifah Khadijah FKM Kepala Bidang

Puslitbang

A

4 Habib Prihandono FISIP Kepala Bidang

PSDM

A

5 Eri Maylawati FIB Kepala Bidang

Humas

A

6 Dede Satria FISIP Kepala Bidang

Medinfo

B+

60

7 Winda Novia Rahmanisa FISIP Kepala Bidang

Kesekretariatan

C-

D. Saran dan Rekomendasi

Saran terkait SDM lebih baik sebelum pembentukan, Sekjen mengenal dengan baik

track record dan karakter setiap BPH agar dapat mengantisipasi dan memberikan metode

yang tepat untuk setiap individu. Selain itu, pastikan adanya alur informasi yang memadai

antara Ketua DPM IKM UI dengan Sekretaris Jendral agar dapat mengetahui perkembangan

yang terjadi di tubuh komisi sehingga dapat bersinergis dengan baik.

61


BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT

Eri Maylawati

(FIB/Ilmu Perpustakaan/2011)

1106076814

A. Analisis SWOT

Strengths

1. Pengalaman beberapa anggota Humas DPM UI yang tidak baru di dunia kehumasan.

2. Komitmen tinggi anggota Humas dalam menjalankan kegiatan DPM UI.

Weaknesses

1. Kekurang-inisiatifan dari masing-masing anggota Humas DPM UI.

2. Masih kurang berkoordinasi dengan komisi/bidang lain di DPM UI.

Oportunities

1. Anggota Humas DPM UI memiliki keinginan untuk terus belajar dan antusiasme

dalam melakukan amanah di DPM UI, sehingga masih sangat terbuka untuk

memperbaiki ke depannya.

Threats

1. Beberapa angggota Humas DPM UI yang banyak memiliki amanah di luar DPM UI.

B. Evaluasi Kinerja Tim

No. Nama Fakultas Amanah diluar

DPM UI Kinerja

1 Cattleya Kartika

Jelita Vokasi

- MB UI

- OKK UI

- BK UI

- Spartan

(Olimpiade Vokasi

Baik

62

Se-Indonesia)

2 Reza Kurniawan FISIP

- Kegiatan Jurusan

- Paguyuban

- KSE

- Kepanitiaan

Enterpreneur is me

Baik

3 Rinaldy Ikhsan N FISIP

- Kastrat BEM

FISIP

- Mentor PSAF

Baik

4 Olani Syamuti FISIP - Paguyuban

- OIM UI baik

5 Fadiya Putri Vokasi - CEDS

- Mabim Vokked Baik

C. Evaluasi Proker

1. Grand Launching

Nama kegiatan Grand Launching

Penanggung jawab Reza Kurniawan

Waktu pelaksanaan 26 Maret 2013

Tujuan

Mengenalkan DPM UI 2012 ke sivitas

akademik UI.

Indikator

keberhasilan

Kuantitas:

- 60% SDM DPM UI datang pada Grand-

Launching

- 50% Tamu Undangan datang pada acara

Grand-launching

Kualitas:

- sebagian besar warga UI mengetahui struktur

dan kegiatan yang akan dilakukan DPM UI

Evaluasi pencapaian

63

Sasaran Mahasiswa UI

Evaluasi

-persiapan yang (bisa dibilang) mendadak jadi

konsepnya kurang matang.

-publikasi kurang masiv

-ada “miss” dengan divisi media mengenai

desain dan cetak

Biaya Rp 393.500,00

2. Bukber IKM UI

Nama kegiatan Bukber IKM UI

Penanggung jawab Cattleya Kartika Jelita

Waktu pelaksanaan Minggu ke-2 Juli 2013

Tujuan

Ajang silaturahmi santai antara seluruh lembaga

se-UI dengan PAU dan direktorat

kemahasiswaan..

Indikator

keberhasilan

Kuantitas:

1. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 mampu

dihadiri oleh 3 unsur yang menjadi

undangan.


dihadiri minimal 25% perwakilan lembaga

mahasiswa di UI


disosialisasikan minimal ke 70% lembaga

mahasiswa di UI

Kualitatif:

1. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 memiliki

rangkaian acara dengan materi tausiyah

yang sesuai dengan tema

2. Kegiatan Bukber IKM UI 2013 memiliki

pengisi acara (Mc dan Pembicara) yang

64

dapat menghidupkan suasana


berjalan dengan suasana acara yang have

fun


terlaksana dengan tertib

Evaluasi pencapaian Sedang dalam proses pelaksanaan

Sasaran

1. Pimpinan UI dan Jajaran PAU

2. Pegawai di Direktorat Kemahasiswaan

Perwakilan lembaga mahasiswa ( dua orang per

lembaga); seluruh lembaga di tingkat UI, UKM,

dan seluruh BO/BSO fakultas.

Evaluasi -

Biaya (estimasi) Rp. 5000,000

3. Penerimaan Studi Banding

Nama kegiatan Penerimaan Studi Banding

Penanggung jawab Fadiya Putri

Waktu pelaksanaan Sepanjang masa kepengurusan DPM UI 2012

Tujuan

1. Ajang silaturahim DPM UI dengan kampus

lain

2. Wadah saling bertukar informasi terkait

kondisi masing-masing lembaga legislatif.

Indikator

keberhasilan

Kuantitas:

Paling tidak ada 7 Universitas lain melakukan

kunjungan ke DPM UI

Kualitas:

1. Kegiatan Penerimaan Studi Banding mampu

di hadiri minimal 20 anggota DPM UI

2. Kegiatan Penerimaan Studi Banding mampu

dilaksanakan tepat waktu

65

4. L

egislatif

United

Nama kegiatan Legislatif United

Penanggung jawab Olani Syamuti

Waktu pelaksanaan Minggu 4 Maret, minggu ke 4 september,

minggu ke-1 november

3. Usai kegiatan Penerimaan Studi Banding

terlaksana, diharapkan mampu memiliki

data kontak peserta studi banding.

Evaluasi pencapaian

Sebenarnya sudah banyak universitas yang

menghubungi untuk melakukan kunjungan.

Namun, karena keterbatasan waktu antara DPM

UI ataupun lembaga yang menghubungi

menjadikan kunjungan tertunda atau batal.

Yang sudah terlaksana: 1. MPM Politeknik

Negri Bandung ( 15 Juni 2013)

Yang akan terlaksana : 1. DPM AKA Bogor

(waiting..)

2. DPM IT Telkom ( 5 September 2013)

Yang belum fix (bisa batal) : 1. DPM PGRI

Kediri

2. DPM Unpad

3. DPM UNG

4. DPM D3 Fisip Unpad

5. DPM-J IPB

Sasaran Lembaga Legislatif Universitas di Indonesia

Evaluasi Belum ada publikasi mengenai kegiatan

penerimaan studi banding di grup FL2MI.

Biaya Rp 350,000/ kunjungan

66

Tujuan

1. Ajang silaturahim antara DPM UI dengan

anggota legislatif fakultas guna membahas

persoalan khusus mahasiswa UI.

2. Wadah menampung aspirasi, saran, dan

kritik dari anggota legislatif fakultas

terhadap DPM UI, dan begitu juga

sebaliknya.

3. Sosialisasi dan Sinergisasi berbagai program

kerja DPM UI dan Lembaga Legislatif

Fakultas.

Indikator

keberhasilan

Kuantitas:

1. LEGIUN dapat terlaksana tepat waktu

2. LEGIUN dapat dihadiri minimal 80 peserta

Kualitas:

1. LEGIUN memiliki konten acara yang baik

dan jelas

2. LEGIUN dapat menjadi ajang saling

mengenal antara anggota legislative se-UI

Evaluasi pencapaian Belum terlaksana karena belum menemukan

waktu dan kesempatan yang tepat.

Sasaran Lembaga legislative se-UI

Evaluasi -

Biaya (estimasi) Rp. 500.000

5. Studi Banding

Nama kegiatan Studi Banding

Penanggung jawab Rinaldy Ikhsan N.

67

Waktu pelaksanaan Sepanjang masa kepengurusan DPM UI 2012

Tujuan Menjalin silaturahmi dengan lembaga legislatif

dari universitas lain.

Indikator

keberhasilan

Kuantitatif:

50% anggota DPM UI ikut dalam studi banding

Kualitatif:

Terjalin silaturahmi antara DPM UI dengan

lembaga legislatif yang dikunjungi

Evaluasi pencapaian Tidak jadi terlaksana karena pertimbangan

waktu dan tujuan kunjungan.

Sasaran Lembaga legislative universitas lain

Evaluasi -

Biaya Rp 5000,000

68


BIDANG KESEKRETARIATAN

Nur Mifadatunnisa

(FMIPA/Geografi/2010)

1006679112

D. Analisis SWOT

Strengths

1. Semua anggota staf kestari memahami tugas individu (jobdesc) dan bertanggung

jawab terhadap tugas tersebut.

2. Adanya sikap kepedulian antara sesama staf kestari dalam membantu menyelesaikan

tugas individu.

Weaknesses

1. Divisi kestari tidak rutin mengadakan pertemuan.

Oportunities

1. Anggota Kestari DPM UI 2013 memiliki keinginan dan semangat untuk terus belajar

untuk memperbaiki kinerja ke depannya.

Threats

1. Beberapa angggota kestari DPM UI memiliki tugas di luar DPM UI sehingga sulit

dalam hal koordinasi.


No. Nama Fakultas Amanah diluar DPM

UI Kinerja

1 Nur Mufidatunnisa FMIPA

-Saat ini lagi sibuk

proyek

-Kelompok Studi

Geografi

Baik

69

-UKOR FMIPA

UI Cooking Club

2

Sri Mulyani

Harsrinuksmo

FIK

-Saat ini lagi bekerja di

Pare selama 1 bulan

Baik

3 Ghina Apriliany Vokasi -Saat ini lagi magang di

Malaysia selama 1 bulan Baik

4 Via Apriyani FMIPA

-Eksplorasi TN Bali

Barat

-Kunjungan industri

HMD Biologi

Baik

C. Evaluasi Proker

1. Surat Masuk dan Keluar

Nama kegiatan Surat Masuk dan Keluar

Penanggung jawab Nur Mufidatunnisa

Waktu pelaksanaan 2013-2014.

Tujuan

Membuat surat keluar, mendata surat masuk

yang terdiri dari berbagai tipe surat seperti surat

izin, keterangan, undangan, peringatan, kuasa,

rekomendasi.

Indikator

keberhasilan

Terselesaikannya setiap tugas surat keluar yang

diminta kepada Kestari. Saat ini surat yang

keluar berjumlah 108 surat.

Evaluasi pencapaian

Terkadang sulit untuk membuat surat yang

diminta dikarenakan waktunya yang singkat

atau tidak pas karena sedang sibuk. Terlebih staf

tidak mengetahui tentang surat menyurat

sehingga perlunya kumpul yang rutin.

70

Sasaran Seluruh anggota DPM UI 2013yang

membutuhkan untuk dibuatkannya surat.

Evaluasi

Sebaiknya apabila membutuhkan surat

dikomunikasikan kepada kestari 2 hari

sebelumnya untuk menghindari waktu yang

singkat atau jadwal yang sibuk.

Biaya Tentatif

2. Database DPM UI 2013

Nama kegiatan Database DPM UI 2013

Penanggung jawab Sri Mulyani Harsrinuksmo

Waktu pelaksanaan Maret 2013 (Depok).

Tujuan Mendata identitas para anggota DPM UI 2013.

Indikator

keberhasilan

Terselesaikannya tugas database DPM UI 2013

sebagai arsip Kestari.

Evaluasi pencapaian

Sulitnya mengumpulkan data identitas beberapa

anggota DPM UI karena kurangnya komunikasi

dan koordinasi sehingga masih ada beberapa

yang belum terdata.

Sasaran Seluruh anggota DPM UI 2013.

Evaluasi

Pengumpulan data keperluan database

sebaiknya dikumpulkan jauh - jauh hari dan

mudah dalam pengkomunikasian antar setiap

divisi.

Biaya -

3. ID Card DPM UI 2013

Nama kegiatan ID Card DPM UI 2013

Penanggung jawab Via Apriyani

Waktu pelaksanaan 01 Mei sampai 22 Juni (Depok).

71

Tujuan Membuat kartu tanda pengenal atau ID Card

identitas para anggota DPM UI 2013.

Indikator

keberhasilan

Terselesaikannya tugas pembuatan ID Card dan

telah dibagikan kepada anggota DPM UI 2013.

Evaluasi pencapaian

Sulitnya mengumpulkan data identitas beberapa

anggota DPM UI karena data dalam database

tidak lengkap, terdapa kesalahan data pada

beberapa ID Card, dan penyelesaian tugas yang

tidak tepat waktu.


Evaluasi Pengumpulan data keperluan ID card sebaiknya

dikumpulkan jauh - jauh hari.

Biaya Rp 400.000,00

4. Dekor Ruang DPM UI

Nama kegiatan Dekor Ruang DPM UI

Penanggung jawab Ghina Apriliany

Waktu pelaksanaan Maret 2013- Juni 2013 (Depok).

Tujuan

Merapihkan dan mendekor ruang DPM,

mmebuat kotak surat, membuat buku pencatatan

surat, membuat madding, dan membuat sketsa

tata ruang DPM UI.

Indikator

keberhasilan

Terselesaikannya tugas merapihkan dan

mendekor ruang DPM serta pembuatan kotak

surat, buku pencatatan surat kecuali pembuatan

madding dan sketsa tata ruang DPM yang belum

terlaksana.

Evaluasi pencapaian

Sulitnya mengumpulkan SDM untuk

merapihkan dan mendekor ruang DPM, budget

yang relatif mahal, dan sulitnya menemukan ide

72

yang sesuai dengan keinginin para angoota

DPM UI 2013.


Evaluasi

Ditingkatkan lagi koordinasi antar sesama

anggota DPM UI 2013 untuk membuat ruang

DPM yang lebih nyaman dan bersih sehingga

nantinya akan dibentuk jadwal piket setiap

divisi.

Biaya Rp 250.000,00

73


BIDANG KEUANGAN

Marisa Damayanti

(FE/Akuntansi/2011)

1106002873

A. Analisa SWOT

Strength

1. Hubungan yang kuat dan akrab diantara seluruh anggot divisi keuangan.

2. Minimnya konflik dan masalah internal yang terjadi.

Weakness

1. Komitmen yang kurang dari beberapa anggota divisi keuangan dalam

menjalankan tugas-tugasnya.

2. Diskusi terkadang masih berjalan satu arah.

Opportunity

1. Sebagian besar anggota sudah didukung oleh alat komunikasi yang cukup

canggih.

2. Dukungan dari pihak lain dalam menjalankan amanah dan kewajiban divisi

keuangan.

Threat

1. Amanah di kepanitiaan/ organisasi lain yang menyebabkan fokus kadang

terpecah.

2. Jadwal kuliah yang tidak selaras antar anggota sehingga terbatasnya waktu untuk

bertatap muka.

3. Jadwal kegiatan non-akademis dari beberapa anggota tergolong padat.


No Nama Fak/Angk. Jabatan Penilaian

1 Rahmi Delvita MR Fasilkom/2011 Deputi Cukup

74

2 Dara Narulita FE/2011 Staff Baik

3 Larissa Zuchni A FE/2011 Staff Baik

4 Fadiyah Almas Fisip/2012 Staff Baik

5 Adam Syarif Vokasi/2011 Staff Cukup

C. Evaluasi Proker

Program Kerja PJ Realisasi Keberhasilan Keterangan

Laporan

Keuangan

Operasional

Bulanan untuk

Internal dan

Rektorat

Marisa,

Dara

Terlaksana 90% Laporan Keuangan operasional bulanan

DPM yang diberikan kepada rektorat

secara keseluruhan memperoleh dana

reimburse dari rektorat, kecuali pada

bulan Januasri dikarenakan terlambatnya

pengesahan SK Rektor untuk pengesahan

DPM, serta di bulan Maret dan Mei yang

tidak memeperoleh dana operasional

secara penuh dikarenakan adanya

beberapa bukti transaksi yang bermasalah.

Laporan

Keuangan Enam

Bulanan

Marisa,

Dara,

Larissa

On

progress

50% Publikasi laporan posisi keuangan 6

bulanan DPM UI 2013 akan dilakukan

selambat-lambatnya 2 minggu setelah

tanggal 5 Juli 2013

Kas Bulanan All Terlaksana 75% Masih ada beberapa divisi yang belum

membayarkan kas bulanan secara tepat

waktu

Jaket DPM All On

Progress

10% Proses masih dalam pemilihan desain,

terlaji keterlambatan dibandingkan

dengan target pada awal kepengurusan

dikarenakan desain yang masih belum fix

Emblem All On

Progress

50% Emblem menggunakan desain logo DPM

UI 2013, tinggal turun cetak bersamaan

dengan cetak jaket

Profit Sharing

pengawas

Marisa Terlaksana 95% Masih ada beberapa pengawas yang

belum membayarkan profit sharing

75

SBMPTN 2013 kepada DPM UI

Profit Sharing

pengawas

SIMAK UI 2013

Larissa On

Progress

10% Kesalahan teknis dari panitia SIMAK UI

yang menyebabkan data dari DPM UI

yang sudah dikirim secara tepat waktu

menjadi tidak terdata di data pengawas

menyebabkan terjadi beberapa masalah

dengan calon pengawas. Saat ini sedang

dalam proses pengumpulan profit sharing

bagi pengawas yang tetap menjadi

pengawas dari DPM UI

76


BIDANG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Syarifah Khadijah

(FKM/Biostatistik/2010)

1006670744

i. Analisa SWOT

Strength

- Tidak pernah terjadi konflik internal

-

Weakness

- Komitmen yang baik dan kepedulian yang tinggi dari setiap anggota divisi

- Diskusi terkadang masih berjalan satu arah

Opportunity

- Sebagian besar anggota sudah didukung oleh alat komunikasi yang cukup

canggih

- Dukungan dari pihak lain dalam menjalankan amanah dan kewajiban

divisi keuangan

Threat

- Amanah di kepanitiaan/ organisasi lain yang menyebabkan fokus kadang

terpecah.

- Jadwal kuliah yang tidak selaras antar anggota sehingga terbatasnya waktu

untuk bertatap muka.

- Jadwal kegiatan non-akademis dari beberapa anggota tergolong padat.

ii. Evaluasi Kinerja Anggota Sebagai Kesatuan Tim

No Nama Fak/Angk. Jabatan Penilaian

1 Hairatih Fisip/Adm. Niaga/2010 Deputi Baik Sekali

2 Adriansyah FMIPA/Geo/2012 Staff Baik

3 Clevelyn Tobing FIB/Sasing/2011 Staff Sangat Baik

77

4 Nurul Fitriani Fasilkom/SI/2011 Staff Baik

5 Jayadi Pride FKM/K3/2011 Staff Baik Sekali

6 Rorissa Rosiana Austin FIB/Sasing/2011 Staff Sangat Baik

7 Qaedi Aqsa Fisip/Ilpol/2012 Staff Baik

iii. Evaluasi Kehadiran Anggota Divisi Penelitian dan Pengembangan

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

63%68%

74%

58%53%

74%

95%

63%

persen kehadiran

78

iv. Evaluasi Berdasarkan Pencapaian Target Program Kerja

Nama Kegiatan 1. SURVEY TERKAIT ISU KAMPUS : Survey

Pengetahuan Mahasiswa UI tentang MUSMA IKM UI

Waktu Pelaksanaan 16 April - 5 mei 2013

Tujuan Kegiatan menghasilkan informasi sebagai pertimbangan kebijakan

untuk pelaksanaan MUSMA IKM UI, serta mengetahui

seberapa tahu mahasiswa UI tentang MUSMA IKM UI

Deskripsi Kegiatan serangkain kegiatan penelitian yang dilakukan dengan

metode survey (accidental sampling) untuk mengetahui

pedapat mahasiswa tentang MUSMA IKM UI yang

dilaksanakan pada tanggal 6 mei

Aspek Kegiatan Keilmuan dan sosial

Tempat dan Sasaran Kegiatan 14 fakultas di ui, Mahasiswa UI (reg,vokasi,paralel) 2010-

2012 (sampel = 307 mahasiswa)

Aliansi kerjasama Komisi Legislasi DPM UI

Penanggung Jawab Clevelyn dan Adriansyah

Anggaran Dana Lupaaaa (950.000-an)

Indikator Keberhasilan Kuantitas:

- target responden 100% terpenuhi yaitu 307 dari 300 orang

target.

- semua anggota litbang berkontribusi secara aktif dan

penuh, beberapa anggota dpm membantu dengan baik

Kualitas:

- masih banyaknya data missing dikarenakan penyebar

kuesioner kurang memperhatikan kelengkapan pengisian

- kurang rapi dalam waktu pengumpulan

Evaluasi Pencapaian -Data yang dihasilkan masih kurang memuaskan, seharusnya

dapat lebih bisa menghasilkan informasi

-Pembuatan kuesioner yang masih sangat kurang,

79

dikarenakan kurang memahami tentang musma

- Sayang sekali tidak ditampilkan sewaktu musma

Skala Kegiatan sedang

SDM yang bergerak 16 orang (litbang + DPM 12+ mahasiswa fakultas) :”)

Nama Kegiatan 2. SURVEY EVALUASI TENGAH TAHUN BEM UI, DPM UI

DAN MWA UI UM

Waktu Pelaksanaan 12 Juni – 6 September 2013

Tujuan Kegiatan menjadi wadah untuk evaluasi kinerja 3 lembaga tinggi

sebagai bantuan untuk komisi pengawasan dan akan

ditampilkan ketika EPT terbuka tanggal 9 September 2013

Deskripsi Kegiatan serangkain kegiatan penelitian yang dilakukan dengan

metode survey sebagai evaluasi lembaga tinggi, bem,dpm

mwa

Aspek Kegiatan Keilmuan dan sosial

Tempat dan Sasaran Kegiatan 14 fakultas di ui, Mahasiswa UI (reg,vokasi,paralel) 2009-

2012 (sampel = belum diitung

hehe)

Aliansi kerjasama Komisi Pengawasan DPM UI

Penanggung Jawab Syarifah dan Hairatih

Anggaran Dana Rp 550.000

Indikator Keberhasilan

Evaluasi Pencapaian - Ngaret dari perencanaan

pelaksanaan di awal

Skala Kegiatan besar

SDM 18 orang

80


BIDANG PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Habib Prihandono

(FISIP/Hubungan Internasional/2011)

1106082666

ANALISIS SWOT

Strengths

- Divisi PSDM terdiri dari kombinasi mahasiswa yang telah berpengalaman dan mahasiswa

baru yang memiliki minat, potensi, dan upaya untuk berkembang di bidang keorganisasian.

- Jumlah personel/staf telah disesuaikan dengan program kerja yang diproyeksikan, sehingga

masing-masing mengemban tugas pokok dan tanggung jawab yang lebih terfokus dan

terprogram. Penyesuaian ini terkait dengan efisiensi struktur organisasi, khususnya di Divisi

PSDM sendiri.

Weakness

- Faktanya, masing-masing personel, termasuk kadiv maupun staf memiliki kegiatan dan

terlibat dalam berbagai organisasi dan kepengurusan sekaligus, sehingga fokus performa dan

manajemen waktu sebagai satu kesatuan Divisi PSDM masih menjadi kendala terbesar hingga

saat ini. Padahal hal ini telah dihimbau sedari awal kepengurusan dan menjadi catatan tersendiri

yang semestinya bisa diantisipasi.

Opportunities

- Setiap personel memiliki kesadaran akan pentingnya peranan dan fungsi tanggung jawab

masing-masing sebagai anggota DPM dan Divisi PSDM sebagai satu unit kerja.

- Hampir semua personel bermobilitas tinggi dalam areal lingkungan kampus dan selama

waktu beredar manusia normal. Artinya tidak ada kesulitan berarti untuk

mengkonsolidasikan sesuatu sewaktu-waktu apabila dibutuhkan.

Threats

81

- Beberapa personel kurang responsif, kurang komunikatif, dan kurang inisiatif dalam

menjalankan instruksi terkait tanggung jawab kerjanya.

- Mobilitas luar kampus terbatas, sehingga dalam beberapa program kerja yang menuntut

fleksibilitas gerak dan waktu dari Divisi PSDM menjadi terkendala.

- Semua personel terlibat dalam lebih dari satu organisasi/kepanitiaan. Poin tadi kembali

menyinggung poin weakness sebelumnya.

-

1. EVALUASI KINERJA

Kinerja Divisi PSDM DPM UI 2013 terhitung cukup baik, kendati sebenarnya kurang

memuaskan. Penilaian demikian mengingat ada beberapa catatan yang tidak seideal apa yang

diproyeksikan di awal kepengurusan. Catatan besar paling penting adalah luputnya beberapa

program kerja dari ketentuan proyeksi awal lini masa kerja unit, meskipun begitu sekiranya tidak

mengurangi apresiasi nilai positif yang ditorehkan program kerja yang telah atau sedang

terlaksana.

Program Kerja Status Evaluasi

Rapat Kerja Terlaksana

Telah dilaksanakan rapat evaluasi

dengan beberapa catatan minor

internal, tapi secara keseluruhan

Lancar dan Tanpa Kendala Berarti

Dari Kami Untuk Kami Terlaksana

Dalam satu kesempatan pleno,

beberapa divisi/lembaga telah

berinisiatif membawa sumbangsih

makanan/minuman untuk konsumsi

peserta rapat. Masih perlu

ditingkatkan kesadaran dan

inisiatifnya.

Penghargaan Bulanan Tertunda

Seharusnya ada di setiap agenda

rapat pleno, dari pihak PSDM

koordinasi telah berjalan sesuai

sistematika yang dirancang di awal,

akan tetapi lemahnya koordinasi

dengan eksternal divisi/antar-

divisi/lembaga membuat agenda ini

tertunda terus akibat kurangnya

gaung. Kendati demikian masih

dinanti pada pleno berikutnya,

agenda ini segera dapat terlaksana.

Futsal Silaturahmi Tertunda

Menurut agenda seharusnya telah

terlaksana semenjak satu-dua bulan

pasca-raker, tapi hingga saat ini

82

belum terlaksana satu kalipun

akibat kurang inisiatif dari person

in charge kegiatan

Konsolidasi Tengah Tahun Tertunda

Waktu kegiatan telah mengalami

beberapa kali penundaan dari

jadwal sebelumnya akibat

kekurangsiapan dan miskoordinasi

panitia inti kegiatan

DPM Wanna Be Sedang Terlaksana

Saat ini tengah berlangsung dan

sejauh ini masih sesuai dengan

proyeksi awal

2. EVALUASI PERSONEL

NAMA FAKULTAS PONTEN

Alifia Kaharani Vokasi – 2012 A

Yaman Sangadji FIB – 2010 A-

Indra Tri Yahdi FISIP – 2012 B-

Raden Fajar FISIP – 2012 B+

Dimas Adi P. Vokasi – 2012 B-

Tria Nurjani F. Vokasi – 2012 B+

3. REKOMENDASI DAN SARAN

Divisi PSDM harus lebih giat dan kompak. Perlu ada kesadaran dari Divisi PSDM sebagai

satu kesatuan bahwa keberadaan divisi ini seharusnya mengatur ritme kerja organisasi DPM UI

secara keseluruhan. Soliditas, kebersamaan, dan internetworking adalah suatu keniscayaan yang

perlu menjadi concern inti dari PSDM. Ego dari masing-masing personel hendaknya diturunkan

pada paruh kedua kepengurusan nanti, dimana pada paruh terakhir itu momen yang tepat untuk

memperbaiki kinerja dan performa yang masih minus pada paruh pertama kemarin.

83


BIDANG MEDIA DAN INFORMASI

Dede Satria

(FISIP/Ilmu Komunikasi/2010)

1006664874

No Kegiatan Waktu

Pelaksanaan

Evaluasi

1 Desain dan Publikasi

Oprec DPM UI

Februari Sudah berjalan dengan baik dan

cukup banyak memperoleh atensi

dari publik dengan banyaknya

jumlah pendaftar yg ingin

bergabung di DPM UI


Hasil Oprec

18 Februari Tidak ada kendala yg berarti

3 Rapat Divisi I 6 Maret Mencari irisan hari yg

memungkinkan bagi semua staf

untuk hadir. Belum pernah full

team.

4 Desain dan cetak Raker

serta Video DPM UI

7 Maret Tidak ada kendala berarti

5 Radiv II 22 Maret Masih belum full team, mulai dibagi

pembagian kerja

6 Desain dan Publikasi GL

DPM UI

24 Maret Tidak terkendala


Suksesi BAK-MM

Maret Tidak terkendala


MUSMA

April Terkendala SDM dan banyaknya

konten media yg harus dibuat


Opten OKK UI

April Tidak terkendala

10 Radiv III 19 April Masih belum full team

84

11 Radiv IV 26 April Masih belum full team

12 Maintenance web DPM

UI

Selama

kepengurusan

Sempat tersendat di awal

13 Poster Penyambutan

Maba

Juli Agak susah mengakomodir tugas-

tugas selama liburan

85

PENUTUP

Demikianlah laporan pertanggungjawaban paruh tahun ini kami buat. Seperti kata

pepatah bahwa “Tak Ada Gading yang Tak Retak”, maka tidak ada yang sempurna. Semua yang

menjadi evaluasi dalam paruh tahun pertama semoga menjadi pembelajaran untuk dapat

memperbaiki kinerja di paruh tahun kedua. Semoga kami dapat mengambil banyak pelajaran dari

kekurangan kami masing-masing. Keberadaan kami di DPM UI adalah untuk memberikan dan

mendayagunakan potensi-potensi kebaikan baik bagi diri kami sendiri, maupun warga UI, dan

Indonesia.

Ucapan terima kasih dan apresiasi setinggi-tingginya kepada seluruh pengurus DPM UI

2013/2014 yang telah melakukan yang terbaik dalam menjalankan amanah di paruh tahun

pertama. Menjadi tim yang solid tidaklah mudah, tetapi ia merupakan sebuah keniscayaan.

Semoga Allah SWT membalas setiap tetes keringat, pengorbanan dan perjuangan teman-teman

dengan sebaik-baik balasan.

Kritik dan saran yang membangun kami nantikan untuk perbaikan DPM UI ke depannya.

Wassalamu‟alaikum Wr. Wb.

Depok, 18 Agustus 2013

Produktif Profesional,

DPM UI 2013

Documents

LPJ-EPT-DPM-UI-20131