Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(1/30)
http://PollEv.com/erkkileego
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
IT dokumentatsioon ja teadmushaldus
Erkki Leego
juhtivpartner
Leego Hansson
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(2/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Teadmiste jätkusuutlikkus
Ma ei mäleta, mida ma ei mäleta
Ma ei tea, mida ma ei tea
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(3/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Erinevad infoallikad
• Dokumendid– Elektroonilised– Paberdokumendid
• E-kirjad• Koosolekute märkmed -
salvestused• Telefonivestlused• Chat vestlused• Tööde register• Fotod• Faktid ja nipid
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(4/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Teadmus on ettevõtte vara
Kolm põhiülesannet:
1. Koguda jooksvalt kokku teadmiste “kuhi”
2. Leida “kuhjale” mõistlik jätkusuutlik vorm ja struktuur
3. Kasutada teadmust efektiivselt
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(5/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Informatsiooni kättesaadavus
Õige informatsioon õigel ajal õiges kohas
MIS? Milline info? Volitused?
KES? Isiklik, perekond ja sõbrad, meeskond, avalik
KUNA? Kohe, tööajal, 24/7, aastaid hiljem
KUS? Minu seadmes, arvutivõrk, reisil online ja offline
SEADE? Lauaarvuti, sülearvuti, nutiseade, veebilehitseja
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(6/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Informatsiooni sünkroniseerimine
• Erinevad asukohad, rakendused, teenused, seadmed
– Sama rakendus/teenus ja erinevad seadmed
– Sama info ja erinevad rakendused/teenused
– Võrgus / võrguta / mõlemad
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(7/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Säilimise tagamine
• Milline info on tähtis?
• Kus on originaalid?
• Kuidas on korraldatud varundamine?
– Mis info?
– Kui sageli?
– Kes ja kuidas?
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
INTERNET
WAN ISP- Elion
(4 Mb/s Sync)
Tallinn
Uniper VPN
Domeeni-
kontroller
Tallinn LAN
Kokku
67 tööjaama
77 aktiivset kasutajakontot
8 võrguprinterit
VmWare
Failiserver
DOKU
Infrastruk-
tuuri serverid
E-post
MS ExchangeLADU TELLIMINE
TOODE 2
Finants
MS Dynamics AX
EMC
andmemassiiv
Tartu
Uniper VPN
Paide
Uniper VPN
Viljandi
Uniper VPN
WAN ISP- Elion
(2 Mb/s)
WAN ISP- Elion
(2 Mb/s)
WAN ISP- Elion
(8Mb/s sync)
Tartu LAN
Domeeni-
kontrollerTOODE
Terminali-
server
Kokku
35 tööjaama
43 aktiivset kasutajakontot
6 võrguprinterit
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(8/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Teadmiste jätkusuutlikkus
• Kuidas leida info 2 aastat hiljem?
– Eralda teadmine
informatsioonist
– Loo kogutud teadmusele
loogiline ülevaade ja
struktuur
– Jäta endale vihjeid …
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(9/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Teadmushalduse põhimõtted
• Teadmus on hallatud nii, et teema, asjaajamine või projekt on päevapealt ülevõetav teise töötaja poolt
• Teadmushaldus peab olema terviklik ja tegelema kõigi infovaradega– Dokumendid, plaanid-ideed, e-kirjad, vestlused, …
• Jätkusuutlik teadmus koguneb tavapärase töö osana
• Teadmushaldus on pidevas arengus ja vajab koordinaatorit
• Soovitus – Wiki-põhine Atlassian Confluence
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(10/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kasutajatoe korraldus
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(11/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kasutajatoe korraldus
• Kasutajatoe korraldust mõjutab tugevasti ettevõtte rütm
– Abisoovide elektrooniline edastamine leevendab kättesaadavust
• Arvutiabi tööd saab üldistatult jagada kaheks:
1. Operatiivtööd
• Kohe lahendatavad
• Lihtsamad juhendamised, väikesemahulised administreerimis- ja seadistustööd, avariide likvideerimine
2. Plaanitud tööd
• Hiljem lahendatavad
• Tööd, mille tegemist saab rahulikult plaanida kõige sobivamale ja efektiivsemale ajale ning prioriteetsuse järjekorras
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(12/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Tööde register
• Aitab tagada, et abisoove ja toimetusi ei unustata ära
• Aitab planeerida tööde teostamist kõige efektiivsemale
ajale
• Aitab analüüsida sageli esinevaid probleeme ja
planeerida muudatusi, mis süsteemselt neid vähendaks
• Tööde registri pidamise levinumad viisid:
– Spetsiaalne e-postkast (nt. arvutiabi@ettevõte.ee)
– Käsitsi täiendatav nimekiri (Excel, Word, …)
– Tööde registri rakendus
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(13/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kasutajatoe viisid
• Kasutajatoe spetsialist
– Abitelefon, vastuvõtt kindlatel kellaaegadel (nt. 9-17)
• Tugiisik
– Kogenud arvutikasutajad. Aitavad kuidas oskavad.
• Rakenduse tugiisik
– Mõne spetsiifilise rakenduse ekspertkasutaja (nt. dokumendihaldus)
• Elektrooniline suhtlus
– Eemalolev spetsialist läbi e-posti või skype
• Kasutajajuhendid
– Juhendid, korduma kippuvad küsimused, artiklid siseveebis, tegevuste kontrollnimekirjad
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(14/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kasutusjuhendid
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(15/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kasutusjuhendid
• Abi peab olema alati “käepärast”
• Aktiivse kasutaja paradoks
– Innukas kasutaja ei taha kulutada aega “ainult” õppimisele ja teadmised jäävad puudulikuks
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kasutaja vajadus Paber Online
Ma soovin osta Müügimaterjalid Animeeritud demod
Ma soovin õppida Õpetus Käsiraamat, õpetus, juhend, animeeritud demo
Ma soovin kasutada Kasutaja käsiraamat Käsiraamat, õpetus, kontekstipõhine help
Ma soovin probleemi lahendada
FAQ Help, FAQ, võrgukogukonnad
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(16/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Lugemise omapärad
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
• Soojuskaardid silmaliikumise jälgimise uuringutest
• Punane tähistab sagedast, kollane vähem ja sinine kõige vähem vaatamist
• Halli ala ei vaadatud üldse
• Vasakpoolne pilt on “About us” alalõik ühe firma veebist
• Keskmine pilt on ühe e-kaubanduse veebi toote lehekülg
• Parempoolne pilt on otsingumootori tulemuste lehekülg
© 2010 Pearson Addison-Wesley. All rights reserved.
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(17/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Juhendi vormi valikud
Paberil juhend
• Loetavus– Ekraanilt lugemine 15-30%
aeglasem
• Raamat on võimalik “kätte võtta” ja “kaasa võtta”
• Paberil võib ühele lehele paigutada rohkem infot kui ühele ekraanile
• Online abisüsteemid algajatele keerulised
• Lihtsam teha tegevusi arvutist ja vaadata kõrval õpetust
Online juhendid
• Füüsilised eelised– Ligipääsetavus, ei võta palju ruumi,
kiiresti uuendatavad
• Navigeerimise omadused– Juhendites ja materjalides viidetelt-
viidetele liikumise võimalus– Otsinguvõimalused
• Interaktiivsed teenused– Graafika, heli, värvid, animatsioonid– Uudisgrupid, võrgukogukonnad, e-kiri
• Majanduslikud eelised– Paljundamine ja levitamine odavam
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(18/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Dokumentide vormistamine
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(19/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Failisüsteem/dokumendihoidla
• Kõik dokumendid esimesest mustandist alates ettevõtte serveris/dokumendihoidlas
• Iga faili jaoks üks õige koht– Peab kehtima eeldus – kui faili selles
asukohas ei ole, siis teda ei ole olemas
• Struktuur hoolega läbi mõeldud – Võimalikult lame - mitte rohkem kui
3 taset– Arvestatud juurdepääsuõigusi ja
töökorralduse mugavust
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(20/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Tsentraliseeritud hoidla
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
• Wiki-põhine teadmushalduslahendus Atlassian Confluence
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(21/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Asjakohane struktuur
Hetkeolukorra kirjeldus
1. Sissejuhatus– Valdkondlik taust– Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd
2. Üldised tähelepanekud ja järeldused3. IT organisatsioon (hetkel)4. Infosüsteemi ülevaade5. IT põhidokumentatsioon6. IT-valdkonna tööprotsesside tugevused,
nõrkused ja riskitegurid– IT organisatsioon ja juhtimine– Kasutajatugi– Infosüsteemide arendamine– Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning
süsteemide monitooring– Andmeturbe tagamine, andmete varundamine ja
taastamine– Lahendused
7. Dokumentatsiooni tähelepanekud
Arengusoovitused
1. Sissejuhatus
– IT strateegilised prioriteedid
– Edutegurid
2. IT organisatsiooni visioon
3. Soovitavad IT valdkonna arendustegevused
4. Hea tava juhised
– Arenduste juhtimise hea tava
– IT dokumentatsiooni hea tava
– Taristu halduse hea tava
– Kasutajatoe hea tava
– Andmeturbe hea tava
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(22/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Dokumendi välimus
• Metaandmed päises ja jaluses– Väljatrükk peab olema ka jätkusuutlik
– Pealkiri, autor, versioon, aeg, asukoht, muutuste logi
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(23/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Failinimi teadmuse kandjana
• Failinimi mõistetav erinevate inimeste poolt erinevatel aegadel– Unikaalne, sisu peegeldav, praktiline
– Hea praktika – failinimes on dokumendi pealkiri
• Muster kolmest elemendist– “Pealkiri” “Versioon” “Muutja”
• Näited:– “Teadmushalduse põhialused 2016-04-05 0.01 Leego.pptx”– “Leego Hansson IT taristu kirjeldus 1.0 Leego.docx”
• Versioneerimine toetab meeskonnatööd ja vähendab segadusi
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(24/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Visualiseerimine
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
© 2010 Pearson Addison-Wesley. All rights reserved.
Digivaldkonna rollid ja maht
IT juht
Juhtkond
Veebitoimetaja
Juhtimine
Kasutajatoe spetsialistid
Süsteemiülema tööd
Spetsialistid
Süsteemi A haldur
Süsteemi D haldur
Süsteemi B haldur
Süsteemi C haldur
Süsteemi E haldur
Projektijuht
Turbejuht
Legend
Kooli IT ekspert
Väline IT ekspert
Kooli töötaja
ArvutiõpetajaHaridustehnoloog
Rakendus K peakasutaja
Rakendus L peakasutaja
Rakendus M peakasutaja
Skeem
iseloomustab
pädevuste
killustatust ja
töömahu
jagunemist
rollide kaupa.
Ülevaated ja plaanid
· Infosüsteemi ülevaade
· IT taristu visuaalne skeem
· IT meeskonna kirjeldus
· IT arengukava
· IT tegevuskava
· Ülevaade andmetest ja nende liikumisest
· Ülevaade projektidest
· Tööde register
· Riskianalüüs
· Turvameetmete ülevaade
· Toimepidevusplaan
· IT eelarve
· Arvutivõrgu skeemid
· Tööjaamade loend
· Võrguseadmete loend
· Serverite loend
· Kasutajate loend
· Hooldus- ja arengupartnerite loend
· Tarkvara loend
· Litsentside loend
· Lisaseadmete loend
LoendidTöökorrad
· Infosüsteemi kasutamise kord
· Arvutiklassi kasutamise kord
· Muudatuste haldamise kord
· Kasutajaõiguste haldamise kord
· Andmete varundamise kord
· Avariide likvideerimise kord
· Riistvarastandard
· Tarkvarastandard
Juhendid
· Rakenduste ja teenuste juhendid
· E-õppe juhendid
· Serverite installeerimise juhend
· Võrguseadmete konfigureerimise juhend
· Tööjaama installeerimise juhend
· Koolitusmaterjalid
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(25/30)
http://PollEv.com/erkkileego
IT dokumentatsioon
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(26/30)
http://PollEv.com/erkkileego
IT põhidokumentatsioon
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Legend:
+ Heal tasemel
- Puudulik
~ Vajab täiendamist
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(27/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Optimaalne dokumentatsioon (näide)
• Juhised– Infosüsteemi haldamise kord– Infosüsteemi kasutamise kord– VPN kasutamise juhend– Arvutite hankimise protseduur
• Kirjeldused– IT valdkonna korraldus– Koolitusplaan– Riistvara ja tarkvara standard– Seadmete dokumentatsioon
• Nõuded– Nt. infoturbe poliitika
• Ülddokumendid– Nt. sisekord
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(28/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Kodutöö edenemine?
Hetkeolukorra kirjeldus
1. Sissejuhatus– Valdkondlik taust– Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd
2. Kokkuvõtvad tähelepanekud ja järeldused3. IT organisatsioon (hetkel)4. Ettevõtte infosüsteemi ülevaade5. Arengusoovid6. IT põhidokumentatsioon7. Ettevõtte IT-valdkonna tööprotsesside tugevused,
nõrkused ja riskitegurid– IT organisatsioon ja juhtimine– Kasutajatugi– Infosüsteemide arendamine– Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning süsteemide
monitooring– Andmeturbe tagamine, andmete varundamine ja
taastamine– Lahendused
8. Dokumentatsiooni tähelepanekud
Arengukava
1. Sissejuhatus
– IT strateegilised prioriteedid
– Edutegurid
2. Visioonid
1. IT organisatsiooni visioon
2. Infosüsteemi visioon
3. Taristu visioon
4. Kasutajatoe visioon
5. Infoturbe visioon
3. IT valdkonna arengutegevused
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(29/30)
http://PollEv.com/erkkileego
Grupitöö – dokumentatsiooni planeerimine
• Kogune oma grupiga või liitu vabade inimestega
– Valige analüüsiks ettevõte
• Kirjeldage:
– Milline on dokumentatsiooni seisund ja vajadus
– Teadmushalduse ja dokumentatsiooni ettepanekud IT arenguplaani
• Esitlus kuni 5 minutit
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
(30/30)
http://PollEv.com/erkkileego
IT dokumentasioon ja teadmushaldus / 2017-11-24 / TÜ - LTAT.05.002
Tänan!
Kui on tahe, on ka võimalus!
Erkki Leego
www.LeegoHansson.com