Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 1 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Lista control de Documentos Procedimiento control de documentos
Archivador Registro Sistema Gestión de Calidad (SGC)
Representante SGC Nombre 5 Años Destrucción
Lista de Registros de Calidad Procedimiento de Control de Registros
PC Representante SGC Nombre 5 Años Destrucción
Plan de Auditoría Procedimiento de Auditoría Interna PC Representante SGC Fecha 5 Años Destrucción
Informe Final de Auditoría aaaa Procedimiento de Auditoría Interna Archivador Auditoría – No Conformidades
Representante SGC Fecha 5 Años Destrucción
Programa Anual de Auditorías Procedimiento de Auditoría Interna PC Representante SGC Fecha 5 Años Destrucción
No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva
Procedimiento de Control de No Conformidades
Archivador Auditoría – No Conformidades
Representante SGC Fecha 5 Años Destrucción
No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva
Procedimiento Acción Correctiva y Preventiva
Archivador Auditoría – No Conformidades
Representante SGC Fecha 5 Años Destrucción
Unidad de Administración
Solicitud de Compra Adquisiciones Mercado Público Órdenes de Compras Operador del portal Número 5 Años Destrucción
Verificación técnica de instalación de equipo eléctrico
Adquisiciones Mercado Público Órdenes de Compras Operador del portal
Número 5 Años Destrucción
Licitación Adquisiciones Mercado Público Órdenes de Compras Operador del Portal Número 5 Años Destrucción
Acta de adjudicación de licitación y anexos
Adquisiciones Mercado Público
Órdenes de Compras Operador del Portal Número 5 Años Destrucción
Cuadro Comparativo Adquisiciones Mercado Público Órdenes de Compras Operador del Portal Número 5 Años Destrucción
Resoluciones Adquisiciones Mercado Público Archivo de Resoluciones Operador del Portal Fecha 5 Años Destrucción
Garantías Adquisiciones Mercado Público Tesorería Supervisor de Adquisición RUT
Fecha Vencimiento
Devolución al oferente
Recibo de garantías Adquisiciones Mercado Público Control de Garantías Supervisor de Adquisición RUT 2 años Destrucción
Libro control de garantías Adquisiciones Mercado Público PC Supervisor de Adquisición RUT No aplica Indefinido
Orden de Compra Adquisiciones Mercado Público Ordenes de Compras Operador del Portal Numero 5 Años Destrucción
Declaración desierta Adquisiciones Mercado Público Declaraciones Desiertas Operador del Portal Numero 5 Años Destrucción
Guia de Despacho o Factura Adquisiciones Mercado Público Egresos – Mes Jefe de contabilidad Numero 5 Años Destrucción
Comprobante de Contabilidad Pagos Egresos – Mes Jefe de contabilidad Numero 5 Años Destrucción
Cheques Pagos Egresos – Mes Tesorero Numero 5 Años Destrucción
Comprobante de Egresos Pagos Caja Seguridad Analista Contable Numero 5 Años Destrucción
Facturas por Pagar Pagos Egresos – Mes Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Viáticos por Pagar Pagos Viáticos por Pagar Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Becas por Pagar Pagos Becas por Pagar Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Honorarios por Pagar Pagos Honorarios por Pagar Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Documentos por Pagar Pagos Documentos por Pagar Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 2 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Solicitud de Cheque o Rendición
Pagos Egresos
Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Libro de control de ingreso de documentos
Pagos PC
Secretaria Administración Número 5 Años Destrucción
Solicitud Orden de Trabajo Mantenimiento Ordenes de Trabajo Jefe Unidad Administración Fecha Indefinido No Aplica
Informe de Evaluación Mantenimiento PC Jefe Unidad Administrativa Fecha Indefinido No Aplica Presupuestario Valorizado Mantenimiento PC Jefe Unidad Administrativa Fecha Indefinido No Aplica Guías o Facturas Mantenimiento Egresos - Mes Jefe de Contabilidad Numero 5 Años Destrucción
Termino de los trabajos Mantenimientos PC Jefe Unidad Administrativa Fecha 5 años Destrucción
Arqueo de Caja Procesos Auditoria Libro Análisis Arqueo Caja Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Conciliaciones Bancarias Procesos Auditoria Conciliación Bancaria Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Ingresos Procesos Auditoria Ingresos – Mes Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Egresos Procesos Auditoria Egresos – Mes Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Traspasos Procesos Auditoria Egresos – Mes Jefe de Contabilidad Fecha 5 años Destrucción
Oficios de Requerimientos Procesos Auditoria Oficio Auditoria Jefe Unidad Administrativa Fecha 5 Años Destrucción
Análisis de Cuentas Procesos Auditoria Análisis de Cuentas Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Balances Procesos Auditoria Balances Generales Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Cuadro Estadístico Planillas Remuneraciones
Procesos Auditoria Estructura de Remuneraciones Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Informe Auditoría Procesos Auditoria Informe Auditoría Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Formulario de Solicitud de Facturación y C. V. I.
Facturación y Compra Venta Interna
Formulario de Solicitud de Factura y C. V. I.
Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Factura Afecta Facturación y Compra Venta Interna
Facturas Afectas Analista Contable
Numero 5 Años Destrucción
Factura Exenta Facturación y Compra Venta Interna
Facturas Exentas Analista Contable
Número 5 Años Destrucción
C. V. I. Facturación y Compra Venta Interna
C. V. I. Analista Contable
Numero 5 Años Destrucción
Notas de Crédito Facturación y Compra Venta Interna
Facturas Notas de Crédito Analista Contable
Numero 5 Años Destrucción
Comprobante de contabilidad Facturación y compraventa interna Facturas Afecta, Exenta o C.V.I. Analista Contable Número 5 Años Destrucción
Copia de Factura Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Bien 5 Años Destrucción
Mayores Contables Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Bien 5 Años Destrucción
Altas de Inventario Histórico Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Bien 5 Años Destrucción
Registro de Inventario Inventario Localización del bien Responsable del bien
Lugar No aplica Cambio en Inventario
Comprobante Contable Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Bien 5 Años Destrucción
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 3 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Acta de recepción y entrega de bienes de capital proyectos FONDECYT
Inventario Altas de Inventario
Analista Contable Activo Fijo Bien 5 Años Destrucción
Actas de sesión de bienes de capital Proyectos FONDECYT
Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo
Bien 5 Años Destrucción
Reportes de Cuadratura Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Mes 5 Años Destrucción
Bajas de Inventario Históricas Inventario Bajas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Informe de Baja del Bien Inventario Bajas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Resolución Inventario Bajas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Cuadratura Contabilidad v/s Activo Fijo
Inventario Altas de Inventario Analista Contable Activo Fijo
Fecha 5 Años Destrucción
Solicitud Baja de Inventario Inventario Bajas de Inventario Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Comprobante de Reversa Inventario PC Analista Contable Activo Fijo Fecha Indefinido No aplica
Copia Boleta o Factura Inventario Bienes no Inventariables Analista Contable Activo Fijo Número 5 Años Destrucción
Archivo de Bienes no Inventariables
Inventario PC
Analista Contable Activo Fijo Número 5 Años Destrucción
Registro de Bienes no Inventariables
Inventario Bienes no Inventariables Analista Contable Activo Fijo Número 5 Años Destrucción
Mayor Inventario Bienes no Inventariables Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Orden de Salida Inventario Orden de Salida Analista Contable Activo Fijo Fecha 5 Años Destrucción
Boletas afectas ,Exenta s y CRI Tesorería Recepción de ingresos Ingresos – Mes Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Comprobantes: Contables Ingresos Recaudación Distribución Reversa
Tesorería Recepción de ingresos Ingresos – Mes Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Libro Tributarios Tesorería Recepción de ingresos Sistema Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Planilla de Caja Tesorería Recepción de ingresos PC Tesorero Fecha Indefinido No Aplica
Comprobante de Deposito Tesorería Recepción de ingresos Ingresos – Mes Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Movimiento de Ingresos Diario Tesorería Recepción de ingresos PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Control Manual de Deposito Tesorería Recepción de ingresos PC Tesorero Fecha Indefinido No Aplica
Ingreso Sistema AUGE Tesorería Recepción de ingresos Sistema Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Arqueo de Caja Tesorería Recepción de ingresos Libro Análisis Arqueo Caja Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
Libro Análisis Arqueo de Caja Tesorería Recepción de ingresos Arqueo de Caja Tesorero Fecha Indefinido No Aplica
Cheques Emitidos Tesorería Pago a Proveedores Caja Seguridad Tesorero
Numero 5 Años Destrucción
Egresos Tesorería Pago a Proveedores Egresos - Mes Jefe Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Listado de Cheques Impresos Tesorería Pago a Proveedores Cheques Emitidos Tesorero Fecha 5 Años Destrucción
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 4 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Facturas de Pago Control Servicio Básicos Servicios Básicos Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Oficio Programa de remesa Control Servicio Básicos Servicios Básicos Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Consumo Energía Eléctrica Control Servicio Básicos Servicios Básicos Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Consumo Agua Potable Control Servicio Básicos Servicios Básicos Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Fotocopia de Cheque Control Servicio Básicos Servicios Básicos Analista Contable Fecha 5 Años Destrucción
Documentos de Estados Financieros
Estados Financieros PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Planillas Complementarias Estados Financieros PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Estados Financieros Estados Financieros Sistema
Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica
Planillas Complementarias Estados Financieros PC Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica Estados Financieros Estados Financieros Sistema Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica Oficio Estados Financieros Oficio Balances Jefe Unidad de Administración Fecha 5 Años Destrucción
Activo Fijo Estados Financieros PC Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica
Capital Propio Estados Financieros PC Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica
Análisis Estado Resultado Estados Financieros PC Jefe Unidad de Administración Fecha Indefinido No Aplica
Libros Tributarios mensuales Revisión de Libros Tributarios
Libros tributarios Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Formulario Planillas Complementarias
Revisión de Libros Tributarios
Libros tributarios Jefe de Contabilidad
Fecha 5 Años Destrucción
Impuestos Mensuales Revisión de Libros Tributarios
Libros tributarios Jefe de Contabilidad
Fecha 5 Años Destrucción
Libro de compras Paralelas Revisión de Libros Tributarios
Libros tributarios Jefe de Contabilidad
Fecha 5 Años Destrucción
Resumen General
Boletas Electrónicas y Boletas Manuales
Revisión de Libros Tributarios Libros tributarios Jefe de Contabilidad
Fecha 5 Años Destrucción
Facturas Afectas, Facturas Exentas, Boletas afectas , boletas Exentas , notas de créditos Afectas ,notas de créditos exentas por Ventas
Revisión de Libros Tributarios Libros tributarios Jefe de Contabilidad
Fecha 5 Años Destrucción
Facturas de proveedores electrónicas y normales
Revisión de Libros Tributarios Libros tributarios Jefe Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Informes Tributarios Revisión de Libros Tributarios PC Jefe Unidad de Administración
Fecha 5 Años Destrucción
Libros Tributarios mensuales Revisión de Libros Tributarios Sistema Jefe Unidad de Administración
Fecha 5 Años Destrucción
Balance General Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 5 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Estado de resultado Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Resumen de Ingresos y Gastos Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Mayores de cuentas Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Conciliaciones bancarias Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Cuentas de Activo y Pasivo Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Mayores Cuentas en US$ Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Informes de Situación Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Informes Consolidados Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Informes de Nivel central Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Cuadros de Análisis Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Capital Propio Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Activo Fijo Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Tratamiento de I. V. A. Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Cuadratura de Sueldos Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica Cuadros comparativos Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
F. E. C. U. Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Cuentas de Consolidación Análisis de Cuentas PC Jefe de Contabilidad Fecha Indefinido No Aplica
Arqueo de Caja Análisis de Cuentas Análisis Arqueo Caja Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Pre-Balances Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Balance General Análisis de Cuentas Sistema Jefe de Contabilidad Fecha 5 Años Destrucción
Evaluación de proveedores Evaluación de proveedores PC Operador Portal Chile proveedores
Nombre proveedor
Indefinido No aplica
Control de proveedores Evaluación de proveedores PC Operador Portal Chile proveedores
RUT proveedor Indefinido No aplica
MMM Gastos facultad a Transparencia
Transparencia PC
Jefe Unidad Administración Fecha No Aplica Indefinido
Actos Sobre Terceros Transparencia PC Coordinador de Transparencia Fecha No Aplica Indefinido Otras Compras Transparencia PC Coordinador de Transparencia Fecha No Aplica Indefinido Vínculos Transparencia PC Coordinador de Transparencia Fecha No Aplica Indefinido Transferencias Transparencia PC Coordinador de Transparencia Fecha No Aplica Indefinido Otras Compras y adquisiciones menores a 3 UTM
Transparencia PC Jefe Unidad Administración
Fecha No Aplica
Indefinido
Unidad de Comunicaciones
Solicitud Organización de Eventos
Ceremonial Solicitudes de Eventos Jefe Unidad Comunicaciones Fecha 3 años Destrucción
Evaluación del Proveedor Ceremonial Evaluación de Proveedores Jefe Unidad Comunicaciones Fecha 3 años Destrucción
Nota Periodística Difusión PC Periodista Temático Indefinido No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 6 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Página Web Facultad Difusión
Sistema administración página Web Periodista www.ciencias.uchile.cl
Indefinido No aplica
Página Web Universidad de Chile
Difusión Sistema administración portal U. Chile Periodista www.uchile.cl
Indefinido No aplica
Revista In Situ Difusión PC Periodista Mes Indefinido No aplica
E-mail, Monitoreo de Redes Ancho de Banda
PC / Archivador Accesos Denegados Técnico en Telefonía y Redes IP Indefinido
No aplica
Nota Periodística Publicación Revista In Situ PC Periodista Temático Indefinido No aplica
Página Web Facultad Publicación Revista In Situ Sistema administración página Web Periodista www.ciencias.uchile.cl
Indefinido No aplica
Página Web Universidad de Chile
Publicación Revista In Situ Sistema administración portal U. Chile Periodista www.uchile.cl Indefinido No aplica
Borrador de Revista In Situ Publicación Revista In Situ PC Periodista Bimensual Indefinido No aplica
Revista In Situ Publicación Revista In Situ PC Periodista Bimensual Indefinido No aplica
Facturación Mensual Servicio Móvil
Tarificación telefónica PC Técnico de Telefonía y Redes Mes Indefinido
No aplica
Informe Mensual SLM, Nacional e Internacional
Tarificación telefónica PC Técnico de Telefonía y Redes Mes Indefinido
No aplica
Informe Anual de Tarificación Móvil
Tarificación telefónica PC Técnico de Telefonía y Redes Anual Indefinido
No aplica
Informe Anual de Tarificación SLM, Nacional e Internacional
Tarificación telefónica PC Técnico de Telefonía y Redes Anual Indefinido
No aplica
Solicitudes de Instalación de Nuevos Anexos
Telefonía PC – Archivador Solicitud de Requerimientos
Técnico de Telefonía y Redes Cronológico 3 Años Destrucción
Reparaciones de Anexos Existentes
Telefonía PC – Archivador Solicitud de Requerimientos
Técnico de Telefonía y Redes Cronológico 3 Años Destrucción
Nuevas Claves de Acceso Telefonía PC – Archivador Solicitud de Requerimientos
Técnico de Telefonía y Redes Cronológico 3 Años Destrucción
Solicitud de Video Conferencia Video conferencia Video conferencia Técnico de Telefonía y Redes Cronológico 3 Años Destrucción
Unidad de Finanzas
Definición de Presupuesto para Remuneraciones
Confección Presupuesto de Remuneraciones
Estructura de Remuneraciones Asistente de Finanzas
Anual 5 Años Eliminación
Presupuesto de Remuneraciones
Confección Presupuesto de Remuneraciones
Presupuesto de Remuneraciones Asistente de Finanzas Anual
5 Años Eliminación
Estructura de Remuneraciones
Confección Presupuesto de Remuneraciones
Estructura de Remuneraciones Asistente de Finanzas Mensual
5 Años Eliminación
Solicitud de Convenio a Honorarios
Honorarios
Archivador Honorarios
Asistente de Finanzas Diario 5 Años Eliminación
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 7 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Libro de Correspondencia Recibida
Honorarios Libro de Control de ingresos de documentos
Secretaria de Finanzas Diario 3 Años Eliminación
Decreto Honorarios Archivador Decretos Secretaria de Finanzas Diario 1 Año Bodega
Convenio de Prestación de Servicios a Honorarios
Honorarios Archivador Honorarios Asistente de Finanzas
Diario 5 Años Eliminación
Cuaderno de Decretos Honorarios PC Secretaria de Finanzas Número 5 Años Eliminación
Declaración Jurada Honorarios Oficina de Partes Oficina de Partes
Oficina de Partes
- -
Convenio a Honorarios Honorarios PC - Archivo
Asistente de Finanzas Diario - -
Planilla de convenios Honorarios PC Asiste de Finanzas Nombre Indefinida No Aplica
Decreto (Horas Extras) Remuneraciones Decretos Tramitados Asistente de Finanzas Mensual 5 Años Bodega
Atrasos e Inasistencias Remuneraciones SISPER Asistente de Finanzas
Mensual Indefinida No Aplica
Solicitud de Asignación Productividad
Remuneraciones Archivador Asignación Productividad Encargado de Finanzas
Diario 5 Años Eliminación
Libro de Correspondencia Recibida
Remuneraciones Libro de Correspondencia Recibida Secretaria DEA
Libro 5 Años Eliminación
Cuaderno de Decretos Remuneraciones PC Secretaria DEA Número 5 Años Eliminación
Planillas de Remuneraciones Remuneraciones Planillas de Remuneraciones Encargado de Finanzas Mensual 5 Años Bodega
Cheques de Sueldos Remuneraciones Contabilidad Asistente de Finanzas
Mensual Expiración Servicio Centrales
Rol de Cheques Remuneraciones Archivador Rol de Cheques Asistente de Finanzas Mensual 5 Años Eliminación
Entrega de Cheques Remuneraciones Entrega de cheques Tesorero Mensual 5 Años Eliminación
Decretos Exentos Arancel de Postgrado Postgrado/Decretos Arancel Encargado de Finanzas Mensual 5 Años Bodega
Cuaderno de Decretos Arancel de Postgrado PC Secretaria DEA Número 5 Años Eliminación
Pagaré Arancel de Postgrado Pagaré Magíster / Pagaré Doctorado Encargado de Finazas Alfabético 2 Años Destrucción
Formulario de Autorización de Matricula Alumno Postgrado
Arancel de Postgrado Carpeta Alumno Secretaria de Programa
Nombre Indefinido No Aplica
Cheque Arancel de Postgrado Cajero Unidad de Contabilidad
Anual Fechas de Expiración
No Aplica
Letras de Cambio Arancel de Postgrado Cajero Unidad de Contabilidad
Anual Fechas de Expiración
No Aplica
Planillas Alumnos Programa Doctorado
Arancel de Postgrado PC Encargado de Finanzas
Anual Indefinida No Aplica
Planillas Alumnos Programa Magíster
Arancel de Postgrado PC Encargado de Finanzas
Anual Indefinida No Aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 8 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Carta EPG Arancel de Postgrado Archivador Postgrado - Decretos de Arancel
Encargado de Finanzas Semestral 3 Años Eliminación
Nomina de Postulantes a Rebaja de Arancel
Arancel de Postgrado Bienestar Estudiantil Bienestar Estudiantil
Anual 1 Año Eliminación
Carta Arancel Arancel de Postgrado PC Encargado de Finanzas Anual
Factura Arancel de Postgrado Archivo Postgrado - Pago de Factura Encargado de Finanzas Anual 5 Años Eliminación
Planilla de Control de Cobranza Arancel Postgrado
Arancel de Postgrado PC Encargado de Finanzas
Mensual Indefinida No Aplica
Informe Mensual de Aranceles Percibidos
Arancel de Postgrado PC Encargado de Finanzas
Mensual Indefinida No Aplica
Presupuesto Fondo General Ejecución Presupuestaria Biblioteca Jefe Unidad de Finanzas Jefe Unidad de Finanzas Anual 5 Años Eliminación
Proyecto de Presupuesto de Ingresos Facultad de Ciencias
Ejecución Presupuestaria PC Jefe Unidad de Finanzas
Anual Indefinida No Aplica
Presupuesto de Gastos Facultad de Ciencias
Ejecución Presupuestaria PC Jefe Unidad de Finanzas
Anual Indefinida No Aplica
Solicitudes de Asignación Productividad
Productividad Asignación de Productividad Encargado de Finanzas
Diario 5 Años Eliminación
Libro de Correspondencia Recibida
Productividad Libro de control de ingresos de documentos
Secretaria DEA Diario 5 Años Eliminación
Informe Preliminar de Productividad
Productividad SISPER Encargado de Finanzas
Mensual 5 Años Eliminación
Decreto Productividad Archivador Decretos Secretaria DEA Mensual 5 Años Eliminación
Oficio de Fundamentación de Recursos
Productividad Archivador Decanato Secretaria DEA Mensual 5 Años Eliminación
Cuaderno de Decretos Productividad PC Secretaria DEA N 5 Años Eliminación
Unidad de Gestión y Control de Proyectos
Carpeta Individual del Postulante
Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.
Proceso Becas Fundación M. G. V Asistente de Proyectos
Alfabético 5 Años Destrucción.
Memorando Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.
Proceso Becas Fundación M. G. V Asistente de Proyectos Fecha 5 Años
Destrucción.
Carta Aviso Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.
Proceso Becas Fundación M. G. V
Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años
Destrucción.
Contrato Beca Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.
Proceso Becas Fundación M. G. V
Asistente de Proyectos
Alfabético
5 Años Destrucción.
Comprobante de Egreso y Recibo de Conformidad
Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.
Proceso Becas Fundación M. G. V
Asistente de Proyectos
Fecha
5 Años Destrucción.
Certificado de Vigencia Certificado de Vigencia Certificado de vigencia Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años Destrucción.
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 9 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Certificado de vigencia Fundación GALILEO
Formulario Solicitud de Certificado de Vigencia
Certificado de Vigencia
Certificado de vigencia Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos
Fecha
5 Años
Destrucción. Certificado de vigencia Fundación
GALILEO
Balance Certificado de Vigencia
Certificado de vigencia Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos
Anual
5 Años
Destrucción. Certificado de vigencia Fundación
GALILEO
Memoria Anual Certificado de Vigencia
Certificado de vigencia Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos
Anual
5 Años
Destrucción. Certificado de vigencia Fundación
GALILEO
Bases Administrativas Fundación Galileo Proyectos Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años Destrucción.
Libro de Actas Fundación Galileo Libro de Actas Fundación Galileo Asistente de Proyectos No Aplica 5 Años Destrucción.
Escritura Publica Fundación Galileo Escrituras Publicas Asistente de Proyectos Fecha 5 Años Destrucción.
Contrato Fundación Galileo Proyectos Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años Destrucción.
Factura Fundación Galileo Proyectos Asistente de Proyectos Año 5 Años Destrucción
Cartolas Bancarias Fundación Galileo
Cartolas Bancarias Asistente de Proyectos
Mes 5 Años Destrucción.
Libro de Banco Fundación Galileo Libro de Banco Fundación Galileo Asistente de Proyectos
Mes 5 Años Destrucción.
Comprobantes de Egreso Fundación Galileo Egresos Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años Destrucción.
Recibo de Conformidad Fundación Galileo Egresos Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años Destrucción.
Declaraciones Mensuales de IVA
Fundación Galileo Formularios y Declaraciones Asistente de Proyectos
Mes 5 Años Destrucción.
Declaración Anual a la Renta Fundación Galileo Formularios y Declaraciones S. I. I. Asistente de Proyectos Anual 5 Años Destrucción.
Memoria Anual Fundación Galileo Balances y Memorias Asistente de Proyectos Anual 5 Años Destrucción.
Balance Anual de Ingresos y Gastos
Fundación Galileo Balances y Memorias Asistente de Proyectos
Anual 5 Años Destrucción.
Carpeta Expediente Ingreso y Contabilización de Proyecto Nuevo
Kardex Encargado de Proyectos e Importaciones
Alfabético 5 años Destrucción
Cuenta Corriente del Proyecto
Ingreso y Contabilización de Proyectos
PC Encargado de Contabilidad de Proyectos
Alfabética Indefinida No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 10 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Comprobante de Recaudación Interna
Ingreso y Contabilización de Proyectos
Ingreso Proyecto de Investigación Generales
Encargado de Contabilidad de Proyectos
No aplica 5 años Destrucción
Boleta de depósito bancario Ingreso y Contabilización de Proyectos
Ingreso Proyecto de Investigación Generales
Encargado de Contabilidad de Proyectos
No aplica 5 años Destrucción
Libro de Banco Ingreso y Contabilización de Proyectos
PC Encargado de Contabilidad de Proyectos
Alfabético Indefinida No aplica
Comprobante de recaudación Ingreso y Contabilización de Proyectos
Ingreso Proyecto de Investigación Generales
Encargado de Contabilidad de Proyectos
Fecha 5 años Destrucción
Documento de pago Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos
Proyecto Investigación General Encargado de Contabilidad de Proyectos
Número 5 Años
Destrucción
Cuenta Corriente del Proyecto Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos
PC Encargado de Contabilidad de Proyectos Alfabética Indefinida No aplica
Comprobante de Egreso Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos
Archivo de Egresos Proy. Inv. Generales
Encargado de Contabilidad de Proyectos
Número 5 Años Destrucción
Libro de Banco Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos
PC Encargado de Contabilidad de Proyectos
Nombre 5 Destrucción
Informe de Rentabilidad de Acciones
Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Acciones Fundación M. G. V. Asistente de Proyectos Mes
5 años Destrucción
Escritura Pública Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Escritura Pública Asistente de Proyectos
Fecha 5 Años
Destrucción.
Títulos de Acciones Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Caja de Fondos (Caja Fuerte) Asistente de Proyectos
No aplica 5 Años
Destrucción.
Declaraciones Mensuales de IVA
Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Formularios y Declaraciones Fundación M.G.V.
Asistente de Proyectos Mes
5 Años Destrucción.
Declaración Anual de Renta Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Formularios y Declaraciones Fundación M.G.V.
Asistente de Proyectos Anual
5 Años Destrucción.
Balance Anual de Ingresos y Gastos
Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Balances y Memorias Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos Anual
5 Años Destrucción.
Memoria Anual Inversiones Fundación Maria Ghilardi V.
Balances y Memorias Fundación M. G. V.
Asistente de Proyectos Anual
5 Años Destrucción.
Bases Administrativas Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos
Alfabético 5 Años Destrucción.
Propuestas Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
Comprobante de Postulación Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
Propuesta Administrativa Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 11 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Propuesta Técnica Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
Orden de Compra Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
Decreto Aprobatorio Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Proyecto , Profesor Asistente de Proyectos Alfabético 5 Años
Destrucción.
Informes financieros Postulación y Adjudicación de Proyectos.
Caja proyecto Encargado de Proyectos
No aplica 5 Años
Destrucción.
Carpeta de Antecedentes Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos
Cronológico 5 Años Destrucción.
Proyecto Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Contrato de prestación de servicios a Honorarios
Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Libro de obra Proyecto de Construcción de Obras.
Libro de obras Inspector técnico de obra No Aplica 5 Años
Destrucción
Informe Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Contrato de Especialista Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Planimetría Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Proyecto de Arquitectura Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Asistente de Proyectos Cronológico 5 Años
Destrucción.
Especialidades Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Autorización de Construcción Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Bases Técnicas Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Bases Administrativas Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Propuestas Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Contrato Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Escritura Publica Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 12 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Boleta de Garantía Bancaria Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Recepción Provisoria de Obra Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Recepción Final de Obra Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Acta de Entrega de Terreno Proyecto de Construcción de Obras.
Construcción Obra Empresa Encargado de Proyectos
Cronológico 5 Años
Destrucción.
Unidad de Recursos Humanos
Póliza de fianza Póliza de fianza Archivo Pólizas de Fianza Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Propuesta de Póliza de fianza Póliza de fianza PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Oficio Póliza de fianza PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Tarjeta de control horario Nombramientos Tarjetas de Asistencia Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Ficha personal de antecedentes
Nombramientos Cardex Fichas Funcionarios Jefe RR. HH.
Alfabético 5 años Destrucción
Carpeta de Personal Nombramientos Tarjetas de Asistencia Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Certificado Nacimiento Nombramientos Cardex Fichas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Certificado de salud compatible con el servicio
Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético
5 años Destrucción
Certificado de enseñanza media
Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético
5 años Destrucción
Estudios de pregrado Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Estudios de postgrado Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Certificado situación militar Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Formulario de antecedentes Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Declaración Jurada Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Fotos con rut Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Certificado de antecedentes Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Certificado de afiliación AFP e ISAPRES
Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético
5 años Destrucción
Notas comité de evolución (Académicos)
Nombramientos Cardex Carpetas Funcionarios Jefe RR. HH. Alfabético
5 años Destrucción
Listado de Licencias Licencias Medicas PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Formulario de determinación de bases de calculo
Licencias Medicas PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Colilla recepción licencia Licencias Medicas Archivador Recepción y Resolución Licencias Médicas
Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Memorando portador Licencias Medicas PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Listado Horas Extraordinarias Horas Extraordinarias PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 13 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Solicitud de programación de horas extraordinarias
Horas Extraordinarias PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Decreto Horas Extraordinarias Horas Extraordinarias Sistema Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Certificado cargo Emisión Certificados PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Certificado antigüedad Emisión Certificados PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Certificado para Embajadas Emisión Certificados PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Certificado de relación de servicios
Emisión Certificados PC Jefe RR. HH. Alfabético
Indefinido No Aplica
Formulario solicitud certificados Emisión Certificados Solicitud de Certificados Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Documento de aviso Elecciones PC Jefe RR. HH. Anual Indefinido No Aplica
Voto Elecciones PC Jefe RR. HH. Anual Indefinido No Aplica
Padrón Elecciones PC Jefe RR. HH. Anual Indefinido No Aplica
acta Elecciones PC Jefe RR. HH. Anual Indefinido No Aplica
Tarjeta de asistencia Control de asistencias Archivo Tarjeta de Asistencia Jefe RR. HH. Mes 5 años Destrucción
Control de Asistencia Control de Asistencia Control Asistencia Jefe RR. HH. Mes 5 años Destrucción
Listado de Funcionarios Control de asistencia PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Atrasos e inasistencias Control de asistencias PC Jefe RR. HH. Mes Indefinido No Aplica
Notas Control de asistencias Archivador Control Horario Jefe RR. HH. Fecha 5 años Destrucción
Decreto Cometido o comisión Cometidos- Comisiones Decretos / Sistema Secretaria DEA Alfabético 5 años Destrucción
Formulario de Comisiones y cometidos funcionarios
Cometidos -comisiones PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Formulario Inscripción de Cursos de Capacitación
Capacitación PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Carta Compromiso Capacitación PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Cometido Funcionario Capacitación PC Jefe RR. HH. D. E. A. Indefinido No Aplica
Estadística virtual Capacitación www.sicapnet.cl Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Evaluación Actividad de Capacitación
Capacitación PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Decreto Capacitación Decretos Secretaria DEA Número 5 años Destrucción
Base Datos servicios centrales Calificaciones PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No Aplica
Calificación funcionarios no académicos
Calificaciones Calificaciones Funcionarios no Académicos Informe 1
Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Calificación funcionarios no académicos
Calificaciones Calificaciones Funcionarios no Académicos Informe 2
Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Calificación funcionarios no académicos
Calificaciones Calificaciones Funcionarios no Académicos Precalificación
Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Calificación funcionarios no académicos
Calificaciones Calificaciones Funcionarios no Académicos Notificación
Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 14 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Decreto de formalización de la carga
Asignaciones Familiares Sistema Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No aplica
Solicitud de Asignación Familiar Asignaciones Familiares PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinido No aplica
Planilla de pago Becas de colaboración PC Jefe RR. HH. Alfabético Indefinida No Aplica
Resolución de becas Becas de colaboración PC Jefe RR. HH. Fechas Indefinida No Aplica
Colilla de pago matriculas Becas de colaboración Dirección económica Jefe RR. HH. Correlativo Resolución
5 años Destrucción
Certificado de alumno regular Becas de colaboración Dirección económica Jefe RR. HH. Correlativo Resolución
5 años Destrucción
Lista de alumnos beneficiados con becas de colaboración
Becas de colaboración PC Jefe RR. HH. Alfabético por Departamento.
Indefinida No Aplica
Certificado de alta funcionario Accidentes laborales Archivador ACHS Jefe RR. HH. Anual 5 años Destrucción
Certificación atención funcionario
Accidentes laborales Archivador ACHS
Jefe RR. HH. Anual
5 años Destrucción
Declaración individual de accidentes de trabajo
Accidentes laborales Archivador ACHS
Jefe RR. HH. Anual
5 años Destrucción
Certificado de rentas funcionarios
Accidentes laborales Archivador ACHS
Jefe RR. HH. Anual
5 años Destrucción
Carta ACHS Accidentes laborales PC Jefe RR. HH Alfabético Indefinida No Aplica
Aviso Notificación de Salud Accidentes laborales PC Ing. Prevensionista Fecha 5 años Destrucción
Traspaso Irrevocable Notificaciones de cambio AFP o ISAPRES
Archivador AFP - ISAPRES Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
Formularios Único de Notificación
Notificaciones de cambio AFP o ISAPRES
Archivador AFP -ISAPRES Jefe RR. HH. Alfabético 5 años Destrucción
ESCUELA DE PREGRADO
Expediente Eliminación de alumnos Expediente Secretaría de estudios Carrera/año Indefinido No aplica
Carta de Eliminación Eliminación de alumnos Cartas Alumnos Secretaria Pregrado Fecha No aplica No aplica
Carta de Apelación Eliminación de alumnos Carpeta del alumno Secretaria de Estudios Alfabético Indefinido No aplica
Planilla de Situación Eliminación
Eliminación de alumnos Informe del Director Secretaria Pregrado Nº registro 2 años Bodega
Informe del Director de la Escuela de Pregrado
Eliminación de alumnos Informe del Director Secretaria Pregrado Nº registro 2 años Bodega
Práctica Profesional a Realizar Práctica profesional Carpeta del alumno Secretaria de Estudios Alfabético Indefinido No aplica
Carta de Práctica Profesional Práctica profesional Carpeta del alumno Secretaria de Estudios Alfabético Indefinido No aplica
Informe de práctica profesional Práctica profesional Carpeta del alumno Secretaria de Estudios Alfabético Indefinido No aplica
Formulario de reincorporación a la Carrera
Reincorporaciones Carpeta del alumno Secretaria de Estudios Alfabético
Indefinido No aplica
Pauta Proyecto Seminario de Título
Seminario de título Alumno Secretaría de Estudios No aplica No aplica No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 15 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Seminario de Título
Seminario de título Estantes Biblioteca /Esc. Pregrado Título/Carrera Fecha
Indefinido No aplica
Evaluación Seminario de Título Seminario de título Carpeta Evaluación Secretaria Pregrado Alfabético Indefinido No aplica
Carta informativa Seminario de título Alumno Secretaria Pregrado No aplica No aplica No aplica Expediente de Grado Seminario de título Carpeta del Alumno Secretaría de Estudios Alfabética Indefinido No aplica
Informe de aprobación del seminario de título
Seminario de título Carpeta del Alumno Secretaria de Estudios Alfabética Indefinido No aplica
Acta de examen de titulo Seminario de título Carpeta del Alumno Secretaría de Estudios Alfabética Indefinido No aplica
Formulario Solicitud Para Cursar Asignaturas Como Alumno Libre.
Alumno libre Carpeta alumno/ alumno libre Secretaria Escuela de Pregrado Alfabética Indefinido No aplica
Memorando Alumno libre Carpeta alumno/ alumno libre Secretaria Escuela de Pregrado Alfabética Indefinido No aplica
Resolución de alumno libre Alumno libre Expediente Secretaría de Estudios Alfabética Indefinido No aplica
Formulario de Postulación a talleres
Asuntos estudiantiles Gastos talleres otros Secretaria DAE Correlativo Memo
Semestre Destrucción
Convenio de Honorarios Asuntos estudiantiles PC Secretaria DAE Programa Indefinido No Aplica
Planilla de Gastos Asuntos estudiantiles PC Secretaria DAE Programa Indefinido No Aplica
Ficha de inscripción Asuntos estudiantiles PC Secretaria DAE
Correlativo Memo
Indefinido No Aplica
Memorándum Asuntos estudiantiles Gastos talleres otros Secretaria DAE Correlativo Semestre Destrucción Declaración individual de accidente escolar
Asuntos estudiantiles Gastos talleres otros Secretaria DAE
Correlativo Memo
Semestre Destrucción
Solicitud de Beca de Colaboración Académica
Beca colaboración académica Eliminación terminado proceso de selección
Secretaria Pregrado Alfabético No aplica No aplica
Planilla de Ayudantes Beca colaboración académica PC Secretaria Pregrado Alfabético No aplica No aplica
Certificado de Ayudantía Beca colaboración académica PC Secretaria Pregrado Alfabético No aplica No aplica
Listado de alumnos por carreras
Ceremonia de egreso PC Secretaria de Estudio PC No aplica No aplica
Diplomas Ceremonia de egreso PC Secretaria Pregrado No aplica No aplica No aplica Programa de la Ceremonia Ceremonia de egreso PC Secretaria Pregrado PC No aplica No aplica
SECRETARIA DE ESTUDIOS
Expediente de grado o título Confección expediente de grado Expediente de grado o título/Carrera, año
Secretaria Docente Carrera/año Indefinido No aplica
Libro de Recepción de Expedientes
Confección expediente de grado PC Secretaria Docente Fecha Indefinido No aplica
Acta de Termino de Estudio Confección expediente de grado Expediente Secretaria Docente Carrera/año Indefinido No aplica
Acta de Concentración de Notas
Confección expediente de grado Expediente Secretaria Docente Carrera/año Indefinido No aplica
Certificado de Biblioteca Confección expediente de grado Expediente Secretaria Docente Carrera/año Indefinido No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 16 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Certificado Solicitud de Deuda SEMDA
Confección expediente de grado Expediente Secretaria Docente Carrera/año Indefinido No aplica
Programación Docente Construcción de horario Escuela de Pregrado Directora Pregrado Año/semestre 15 años Destrucción
Horario de Carrera Construcción de horario PC Secretaria Docente Año/semestre Indefinido No aplica
Horario Salas Construcción de horario PC Secretaria Docente Año/semestre indefinido No aplica
Cartola Académica Ingreso de notas Cartola Académica (Carrera) Secretaria Docente
Carrera/Año/Alfabético
Indefinido No aplica
Carta de eliminación Ingreso de notas Carpeta del Alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Carta de Apelación Ingreso de notas Carpeta del Alumno Alumno Alfabético Indefinido No aplica
Libro despacho Ingreso de notas Libro de correspondencia interna Secretaria Docente Fecha 5 años Destrucción
Carta de Apelación Ingreso de notas Carpeta del Alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Resolución Aprobación Ingreso de notas Carpeta del Alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Carpeta Individual Alumno Ingreso de notas Kárdex/Carrera Secretaria Docente Carrera/Alfab. Indefinido No aplica
Resolución de Eliminación Ingreso de notas Carpeta del Alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Egresados Ingreso de notas Torre 15 Secretaria Docente Año/Correlativo Indefinido No aplica
Formulario de Inscripción de Asignatura
Inscripción de asignaturas Carpeta del Alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Cartola Académica Inscripción de asignaturas Cartola Académica Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Carpeta individual del alumno Manejo de carpetas individuales por alumno
Kárdex (Por carrera) Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Datos personales Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Carpeta del alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Licencia de enseñanza media Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Carpeta del alumno
Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Tarjeta de identificación de la P. S. U.
Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Alumno
Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Copia Cédula de Identidad Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Alumno
Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Comprobante de pago de Arancel
Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Alumno
Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Comprobante de pagaré (si es pertinente)
Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Torre 15 Arancel y matricula
Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Certificado de Alumno Regular Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Alumno Alumno No aplica No aplica No aplica
Derechos básicos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Carpeta del alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Horario Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Alumno Alumno No aplica No aplica No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 17 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Comprobante de matrícula Matrícula de alumnos nuevos y
Antiguos Alumno Alumno No aplica No aplica No aplica
Carpeta personal del alumno Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Kardex Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Cartola académica Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Cartola académica
Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Solicitud de Certificado Solicitud de Certificados Solicitudes de Certificados Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Informe General de Alumnos Matriculados
Solicitud de Certificados No se archiva Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Certificado Solicitud de Certificados Certificados (Carpeta acordeón) Secretaria Docente No aplica No aplica No aplica
Cartola Académica Solicitud de Certificados Kárdex (Según Carrera) Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Carpeta del Alumno Solicitud de Certificados Kárdex (Según Carrera) Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Solicitud de renuncia a carrera Solicitud de renuncia o postergación
Carpeta del alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Solicitud de postergación de semestre
Solicitud de renuncia o postergación
Carpeta del alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
Libro de registro de solicitudes Solicitud de renuncia o postergación
PC Secretaria Docente
Alumno/Carrera
Indefinido No aplica
Libro de despacho Solicitud de renuncia o postergación
Libro de despacho Secretaria Docente Fecha 5 años Destrucción
Resolución Solicitud de renuncia o postergación
Carpeta del alumno Secretaria Docente Alfabético Indefinido No aplica
ESCUELA DE POSTGRADO
Pagaré Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Planilla de retiro de derecho de matrícula
Matrícula e inscripción académica Calendario académico y matrícula Secretaria Postgrado Alfabético 5 años Destrucción
Comprobante de pago Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Autorización de Matrícula Alumno de Postgrado
Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Inscripción Académica Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha Anual de actualización de datos
Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Autorización de Matricula Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha de Estudios de Postgrado Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Formulario Presentación Proyecto de Tesis
Matrícula e inscripción académica Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha de Postulación Postulación Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 18 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Nomina de Alumnos Seleccionados
Postulación Alumnos aceptados Secretaria Postgrado Programa 5 años Destrucción
Carta de Aceptación Postulación Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Carta de Rechazo Postulación Caja archivo postulaciones Secretaria Postgrado No aplica 2 años Destrucción
Libro correspondencia Postulación PC Secretaria Postgrado Fecha Indefinido No aplica
Fotocopia Cedula de Identidad Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Comprobantes de arancel Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Certificado de Grado de Licenciado en Ciencias
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Certificado de Biblioteca Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Certificado de pago Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Declaración incorporación de la variable de género al diploma
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Solicitud para la obtención de grado
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Formulario de Registro centralizado
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Informe de la Secretaria de Estudios
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Concentración de Notas
Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de termino de Estudios Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Memo Expediente de grado Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Correlativo correspondencia enviada
Expediente de grado PC Secretaria Postgrado
Número registro
Indefinida No aplica
Carpeta antecedentes del alumno
Expediente de grado Kárdex pasivos Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Entrega de Tesis Defensa privada de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Tesis Defensa privada de tesis Biblioteca Bibliotecario Titulo o Autor Indefinido No aplica Carpeta Antecedentes del Alumno
Defensa privada de tesis Kárdex Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Defensa Defensa privada de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha del alumno Defensa privada de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Carta Defensa privada de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Examen de Idioma Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Certificado de titulo o grado anterior
Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Certificado de Biblioteca Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 19 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Comprobante de cuenta de Deposito condicional de aranceles
Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Fotocopia del carnet de identidad por ambos lados
Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Certificado de Pago Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Tesis Defensa pública examen de grado Biblioteca Bibliotecaria Autor Indefinido No aplica
Ficha de Estudios de Postgrado Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Acta de Examen de Grado Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Reglamento Examen de Grado Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Libreto Examen de Grado Defensa pública examen de grado Carpeta Antecedentes del Alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica Proyecto de Tesis Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Formulario Presentación proyecto de Tesis
Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Evaluación proyecto de tesis Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Carpeta Antecedentes del Alumno
Proyecto de tesis Kárdex Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Defensa Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Avance de tesis Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha del alumno Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Ficha de Estudios de Postgrado Proyecto de tesis Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Nómina de cursos Proceso académico Nomina de cursos Secretaria Postgrado Programa 5 años Destrucción
Calendario Académico Proceso académico Calendario académico y matrículas Secretaria Postgrado Año/Semestre 5 años Destrucción
Inscripción Académica Proceso académico Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Carta solicitud salida a terreno Proceso académico Salidas a terreno Secretaria Postgrado Fecha 2 años Destrucción
Declaración Individual de Accidente Escolar
Proceso académico Salidas a terreno Secretaria Postgrado Fecha 2 años Destrucción
Ficha de Estudios de Postgrado Proceso académico Carpeta de antecedentes del
alumno Secretaria Postgrado Alfabético Indefinido No aplica
Acta de Notas Finales Proceso académico
Actas de notas Secretaria Postgrado Curso/Alfab. 10 años Destrucción
Revisión Fecha Modificación
Actualización
Página Ítem
0 28/09/2009 - -
LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD
Revisión: 0
Página 20 de 20
Identificación Documento
Relacionado (1) Almacenamiento
(2) Responsable
Protección (3) Recuperac
(4) Reten.
(5) Disposición
(6)
Nota: 0.- Identificación: Nombre exacto del registro 1.- Documento Relacionado: Procedimiento al que pertenece el registro 2.- Almacenamiento: Lugar en que se almacena físicamente el registro. 3.- Responsable Protección: Cargo de la persona que guarda el registro 4.- Recuperación: Como se ordena el registro, mes, año, número correlativo etc. 5.- Retención: Tiempo que debe permanecer almacenado registro. 6.- Disposición: Acción que se debe ejecutar al fin del período de retención