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“LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA
INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES
MENSUALES DE LOS PODERES
PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES
Y ÓRGANOS AUTÓNOMOS DEL
ESTADO DE MÉXICO
EJERCICIO 2014”
Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México
Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Subdirección de Fiscalización e Integración de Cuenta Pública Departamento de Cuenta Pública Estatal
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO
CONTENIDO
1
Introducción
2
Objetivo
3
Ámbito de Aplicación
4
Marco Jurídico
5
Consideraciones Generales
6
Información Requerida
7
Anexos
Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México
Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Subdirección de Fiscalización e Integración de Cuenta Pública Departamento de Cuenta Pública Estatal
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA NTEGRACIÓNDE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO
1. I N T R O D U C C I Ó N
En su carácter de Órgano Técnico de la Legislatura del Estado de México, el
Órgano Superior de Fiscalización cuenta con las atribucionesde fiscalizar en todo
momento los ingresos y egresos de las entidades fiscalizables, a efecto de
comprobar que su recaudación, administración y aplicación se apegue a las
disposiciones legales, administrativas, presupuestales, financieras y de planeación
aplicables; y de verificar que los informes mensuales y trimestrales se hayan
presentado en los términos de las disposiciones legales y reglamentarias
conducentes, y se hayan elaborado conforme a los principios de contabilidad
aplicables al sector público.
Derivado de lo anterior, se elaboran los Lineamientos Generales para la entrega
de los Informes Mensuales de los Poderes Públicos, Organismos Auxiliares y
Autónomos del Estado de México, los cuales establecen la información que las
Entidades Fiscalizables proporcionarán a este Órgano, así comolos criterios
generales que dicha información deberá cumplir.
Es importante mencionar, que la información requerida en el presente documento
no es limitativa, toda vez que los procedimientos pueden ampliarse de acuerdo a
las necesidades que surjan durante la revisión y con ello la solicitud de
información.
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LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO
2. O B J E T I V O
Proporcionar una herramienta de apoyo útil, confiable y comprensible que permita
la integración de la información patrimonial y presupuestal, que los Poderes
Públicos, Organismos Auxiliares y Autónomos del Estado de México deberán
proporcionar al Órgano Superior de Fiscalización, con la finalidad de contribuir a la
transparencia y rendición de cuentas.
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3. Á M B I T O D E A P L I C A C I Ó N
El presente documento es de aplicación para las siguientes Entidades
Fiscalizables:
Poderes Públicos del Estado: Los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial
comprendiendo sus unidades y dependencias;
Órganos Autónomos: A los órganos que por disposición constitucional estén
dotados de autonomía;
Organismos Auxiliares: A los organismos públicos descentralizados,
empresas de participación estatal y fideicomisos públicos de la
administración pública estatal.
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4. M A R C O J U R Í D I C O
La base jurídica para la solicitud de los informes mensuales y trimestrales alos
Poderes Públicos, Organismos Auxiliares y Autónomos del Estado de México se
sustenta esencialmente en los siguientes ordenamientos:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México;
Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México;
Ley de Fiscalización Superior del Estado de México y Municipios;
Reglamento Interior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de
México;
Código Financiero del Estado de México y Municipios;
Convenio de Coordinación y Colaboración para la Fiscalización de los
Recursos Públicos Federales transferidos para su Administración, Ejercicio
y Aplicación al Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, sus
Municipios y en general a cualquier Entidad, Persona Física o Moral,
Pública o Privada, que se prevén en el Presupuesto de Egresos de la
Federación, así como los correspondientes al Programa de Fiscalización
del Gasto Federalizado (PROFIS).
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5. C O N S I D E R A C I O N E S G E N E R A L E S
5.1 ENTREGA Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información deberá entregarse en formato digital (DVD o CD,
únicamente), que contendrá las carpetas que se indican y que resulten
aplicables:
El formato digital en el que se entregue la información, deberá estar
plenamente identificado, mediante el rótulo correspondiente. (Se solicita
que sea en una etiqueta especial para CD)
En el caso de los Poderes Públicos, se anotará el nombre completo de
éstos. Así mismo, se deberá indicar el número de CDs o DVDs.
Mes y año al que corresponda
la información
Siglas del Organismo
Auxiliar o Autónomo, Poder
Público
1. Estados Financieros y Presupuestales.
3. Anexos.
2. Conciliaciones Bancarias y Estados de
Cuenta.
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Si el informe mensual de enero y febrero se presenta con cifras
preliminares debe constar por escrito en el oficio de entrega.
En caso de presentar cifras preliminares se deberán entregar las definitivas
mediante un oficio en alcance al del mes entregado como preliminar.
El presentar el Informe Mensual con posterioridad a las fechas límite
establecidas, los hará acreedores a una medida de apremio.
Las cifras presentadas como parte de la información se consideran como
definitivas.(a excepción de enero y febrero)
5.2 PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los Estados Financieros y sus notas deberán estar rubricados como
mínimo por el Director de Finanzas o su equivalente y el Titular de la
Entidad, y deberán incluir al final la siguiente leyenda: “Bajo protesta de
decir verdad declaramos que los Estados Financieros y sus notas, son
razonablemente correctos y son responsabilidad del emisor”. Dando así
cumplimiento a lo establecido por el CONAC, en el documento
denominado Normas y Metodología para la Emisión de la Información
Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente
Público y Características de sus Notas.
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre y Cargo
Nombre y Cargo
Nombre y Cargo
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Toda la información deberá entregarse en formato digital (Excel y pdf, este
último deberá contener las firmas de quien elaboró, revisó y autorizó),
únicamente deberán de anexar los Estados Financieros y sus notas
impresos con firmas autógrafas.
Todos los campos de los formatos deberán estar requisitados. En caso de
que en algún mes no se presenten movimientos deberá indicarse en el
mismo formato. Por otra parte si durante todo el ejercicio sujeto a revisión
no se prevén movimientos, por los diferentes conceptos,en algún formato
deberá manifestarse en el oficio de entrega de información correspondiente
al mes de enero.(ejemplo: el formato “x” no aplica para la entidad)
Dentro de la carpeta de Conciliaciones Bancarias se deberá crear una
carpeta por cada cuenta de Bancos, Inversiones Financieras de Corto y
Largo Plazo.Únicamente aquellos organismos que manejen un número
considerable de cuentas bancarias, estás podrán anexarse enlistadas
(relacionadas con los formatos de desglose) y con su auxiliar contable.
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Las Conciliaciones Bancarias, deberán contener como mínimo los
siguientes requisitos:
Carátula de la conciliación (ejemplo);
Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________
___________
Cargos del Banco no correspondidos por la Entidad ___________
Cargos de la Entidad no correspondidos por el Banco ___________
Abonos del Banco no correspondidos por la Entidad ___________
Abonos de la Entidad no correspondidos por el Banco ___________
Saldo en Contabilidad ___________
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo
Conciliación Bancaria al ____________________________________________________
Saldo en Bancos
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Desglose de las partidas en conciliación (ejemplo);
Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________
FechaReferencia / Núm.
ChequeConcepto Importe
Total
Conciliación Bancaria al ____________________________________________________
Cargos del Banco no correspondidos por la Entidad
Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________
FechaReferencia / Núm.
ChequeConcepto Importe
Conciliación Bancaria al ____________________________________________________
Cargos de la Entidad no correspondidos por el Banco
Total
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Estado de Cuenta Bancario; y
Auxiliar Contable. (Se podrá incluir un auxiliar de manera general de las
cuentas 1112 Bancos y 1114 Inversiones Financieras
Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________
FechaReferencia / Núm.
ChequeConcepto Importe
Abonos del Banco no correspondidos por la Entidad
Total
Conciliación Bancaria al ____________________________________________________
Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________
FechaReferencia / Núm.
ChequeConcepto Importe
Conciliación Bancaria al ____________________________________________________
Abonos de la Entidad no correspondidos por el Banco
Total
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6. I N F O R M A C I Ó N R E Q U E R I D A
Carpeta Núm. 1 “Estados Financieros y Presupuestales”
Información Patrimonial:
Estado de Situación Financiera;
Estado de Actividades Acumulado;
Balanza de Comprobación Detallada; y
Diario General de Pólizas
Información Presupuestal:
Estado Analítico de Ingresos Presupuestales Integrado;
Estado del Ejercicio Presupuestal de Egresos Integrado;
Estado Comparativo de Ingresos; y
Estado Comparativo de Egresos.
Carpeta Núm. 2 “Conciliaciones Bancarias y Estados de Cuenta”
Conciliaciones Bancarias (Carátula y Desglose de las Partidas en
Conciliación, se anexa Formato);
Estado de Cuenta Bancario; y
Auxiliares Contables
Carpeta Núm. 3 “Anexos”
Notas a los Estados Financieros (Se anexa Formato);
Deudores por Cobrar a Corto Plazo (Se anexa Formato);
Programa Anual de Adquisiciones (Marzo);
Programa Anual de Obra (Marzo);
Contrataciones de Obra y/o Acciones (Se anexa Formato);
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Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Servicios (Se anexa
Formato);
Plazas Ocupadas (Se anexa Formato) y el acuse bancario del pago de la
dispersión de la nómina de cada quincena; y
Contrataciones de Deuda.
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7. A N E X O S
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FORMATO: NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Entidad____________________________ Mes Enero
1. Notas de Desglose
2. Notas de Memoria
3. Notas de Gestión Administrativa
El Organismo se deberá apegar a lo establecido en el documento emitido por la CONAC: Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características de sus Notas.
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo
1
3
5
2
4
Logo del
Organismo
6
7
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. Nombre de la Entidad y Siglas;
3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
4. Notas de desglose.- Se amplía la información de los saldos de las cuentas
requiriéndose el desglose de las cuentas especificas de determinados
rubros;
Ejemplo:
5. Notas de memoria.- aquellas que mantienen al día la memoria de las
operaciones que no han sido realizadas, pero que podrían darse en un
futuro, así mismo indica si existen derechos y obligaciones de terceros en
posesión del ente;
Ejemplo:
Bancos y Tesorería Saldo al 31/01/13
1.1.1.2 Banamex No. 123456 1,523.6
1.1.1.3 Banamex No. 789101 2,874.4
1.1.2.1 Bancomer No. 786541 9,871.4
1.1.3.1 HSBC No. 9876543 23.1
Total 14,292.5
C U E N T A S D E O R D E N Saldo al 31/01/13
LEY DE INGRESOS ESTIMADA 15,000,000.0
LEY DE INGRESOS POR EJECUTAR 7,584,580.1
LEY DE INGRESOS RECAUDADA 7,415,419.9
C U E N T A S D E O R D E N Saldo al 31/01/13
Presupuesto de Egresos Aprobado 15,000,000.0
Presupuesto de Egresos por Ejercer 5,875,876.8
Presupuesto de Egresos Comprometido 1,923,146.9
Presupuesto de Egresos Pagado 7,200,976.3
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6. Notas de gestión administrativa.- son todas aquellas que revelan el
panorama general del medio económico en el que se desempeña el ente
público, quien es, a que se dedica, etc., y tiene como objetivo proporcionar
al lector un punto de partida para la interpretación de los Estados
Financieros. En este apartado se deberán anotar los cambios de Servidores
Públicos de mandos medios y superiores.
Ejemplo:
Naturaleza Jurídica
La Junta de Asistencia Privada del Estado de México es un Organismo
Público Descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios,
creado por Decreto número 26 de la H. LIV Legislatura y publicado en la
Gaceta de Gobierno número 111 de fecha 12 de junio de 2001.
Objetivo
El organismo tiene como objetivo el cuidado, fomento, desarrollo, vigilancia,
asesoría y coordinación de las Instituciones de Asistencia Privada dentro
del territorio estatal.
Forma de Gobierno
La máxima autoridad de la Junta de Asistencia Privada del Estado de
México está a cargo del Órgano de Gobierno.
Cambio de Servidores Públicos
7. Firmas del personal que elaboró, revisó y autorizó el formato.
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FORMATO: DEUDORES DIVERSOS POR COBRAR A CORTO PLAZO
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. Nombre de la Entidad y Siglas ;
3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
4. Nombre del Deudor (Persona Física/Persona Moral/GEM);
5. Número del cheque y/o documento a nombre del deudor que soporta el
derecho de cobro;
6. Concepto por el cual fue emitido el cheque y/o documento, ejemplo: Gastos
a Comprobar Gasolina;
7. Monto Total del cheque y/o documento emitido;
8. No. de Cheque y Fecha en la cual se realizó el registro del adeudo;
9. Se anotará de manera detallada la cuenta contable utilizada, ejemplo 1123-
1-2;
10. Importe pendiente de pago al final del mes sujeto a revisión;
11. Se anotarán los comentarios que de acuerdo al Organismo sean necesarios
para el mejor entendimiento de la información presentada;
12. Firmas del personalque elaboró, revisó y autorizó el formato.
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FORMATO: ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
NOTA :Este formato sólo se llenará con las adquisiciones que se encuentran relacionadas en el Programa
Anual de Adquisiciones.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. Nombre de la Entidad y Siglas ;
3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
4. Número consecutivo;
5. No de Requisición u Orden de Compra;
6. Enlistar los bienes o servicios de acuerdo a la requisición u orden de
compra;
7. Recurso con el cual se realiza la adquisición, ejemplo: Gasto Corriente, GIS
2014, etc.;
8. Modalidad de procedimiento adquisitivo: Licitación Pública, Invitación
Restringida o Adjudicación Directa;
9. Presupuesto Autorizado para cada adquisición;
10. Fecha y Número de Contrato (s) con el que se realizan las adquisiciones,
enajenaciones, arrendamientos y/o servicios;
11. Presupuesto ejercido para cada adquisición;
12. Se deberá anotar la cuenta contable y/o partida del gasto utilizada para el
registro, ejemplo: 1241 Mobiliario y Equipo de Administración, 1145 Bienes
en Tránsito, 3380 Servicios de Vigilancia, etc.;
13. Se anotarán las pólizas contables desde el momento de su provisión, pagos
parciales realizados y el pago total;
14. Nombre del proveedor con quien se realiza las adquisiciones,
enajenaciones, arrendamientos y/o servicios;
15. Cantidad pagada en cada una de las pólizas registradas;
16. Monto pendiente de pago;
17. Se anotarán los comentarios que de acuerdo al Organismo sean necesarios
para el mejor entendimiento del formato; y
18. Firmas del personal que elaboró, revisó y autorizó el formato.
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FORMATO: PLAZAS OCUPADAS
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. Nombre de la Entidad y Siglas ;
3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
4. Clasificación / Categoría previstos por el Gobierno del Estado de México a
través de la Secretaría de Finanzas. ;
5. Número de Plazas con las que inicia el mes sujeto a revisión, de acuerdo a
la Clasificación / Categoría;son únicamente plazas por persona (no
importando las claves que tengan por horas clase)
6. Hola MarcoNúmero de Altas y Bajas que se presentaron durante el mes
sujeto a revisión;
7. Plazas con las que concluye el mes sujeto a revisión;
Plazas al Final del mes= Plazas al Inicio del mes + Altas – Bajas;
8. Se anotarán los comentarios que de acuerdo al Organismo sean necesarios
para el mejor entendimiento de la información presentada;
9. Detalle de los movimientos realizados durante el mes (Altas y Bajas);
Anotando Nombre Completo, Clave ISSEMYM (en caso de aplicar),
Clasificación / Categoría; y
10. Firmas del personal que elaboró, revisó y autorizó el formato.
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FORMATO: CONTRATACIONES DE DEUDA
Nota: Este formato sólo lo llenarán los organismos que tengan deuda
contratada con instituciones financieras.
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. No. de sesión de Órgano de Gobierno en la que se autorizó la deuda;
3. Nombre de la Entidad y Siglas;
4. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
5. Nombre de la Persona Física o Moral con la cual se llevó a cabo la
contratación de deuda;
6. Monto contratado;
7. Monto Dispuesto;
8. Garantía;
9. Fecha de Disposición;
10. Destino;
11. Tasa de Interés;
12. Plazo;
13. Forma de Pago;
14. Nombre y firma del personal que elaboró, revisó y autorizo el formato.
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FORMATO: CONTRATACIONES DE OBRA PÚBLICA Y/O ACCIONES
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
1. Logo del Organismo;
2. Nombre de la Entidad y Siglas;
3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;
4. Número consecutivo;
5. Nombre de la Obra y/o Acción;
6. Clave de la Obra y/o Acción
7. Modalidad en la que fue contratada la obra (por encargo o por
administración y mediante qué proceso de licitación fue asignada: licitación
pública, invitación restringida o adjudicación directa);
8. Fecha de inicio de la obra;
9. Número de contrato;
10. Monto autorizado;
11. Monto contratado;
12. Monto ejercido en el mes;
13. Monto ejercido acumulado
14. Monto por pagar;
15. Fuente de financiamiento (subsidio estatal, ingresos propios, fondos
federales, etc.)
16. Firmas del personal que elaboró, revisó y autorizó el formato.