Lineamientos de Auditorias Internas en Calidad

7/25/2019 Lineamientos de Auditorias Internas en Calidad

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LINEAMIENTOS PARA AUDITORAS INTERNASY AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

Departamento Nacional de PlaneacinBogot, 2015


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LINEAMIENTOS PARA AUDITORAS INTERNAS YAUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

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TABLA DE CONTENIDO

Pg.

1 INTRODUCCIN....................................................................................................................... 32 OBJETIVO................................................................................................................................. 33 ALCANCE................................................................................................................................. 34 REFERENCIAS NORMATIVAS................................................................................................... 45 DEFINICIONES.......................................................................................................................... 56 DOCUMENTOS ASOCIADOS..................................................................................................... 67 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI......................................... 6

7.1

Criterios para la Elaboracin del Programa Anual de Auditoras y Seguimientos de la OCI............... 6

7.2 Criterios para la Elaboracin del Programa de Auditoras Interna de Calidad................................... 78 ASPECTOS A TENER EN CUENTA............................................................................................ 88.1 Revisin del Mapa de Riesgos de Auditoras Internas de Calidad:.................................................. 88.2 Recursos:.................................................................................................................................. 89 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR......................................................... 99.1.1 Coordinador de Auditoras........................................................................................................... 99.1.2 El Lder del Equipo Auditor........................................................................................................ 109.1.3 Auditor Interno de Calidad......................................................................................................... 1110 EVALUACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD.................................................. 1310.1 Criterios para la Evaluacin de los Auditores Internos.................................................................. 14

10.2

Resultado de las Evaluaciones.................................................................................................. 15

11 CAPACITACIN DE AUDITORES............................................................................................. 1512 PAUTAS PARA LA REDACCIN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA O

EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.................................................................................... 15


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1 INTRODUCCIN

El Departamento Nacional de Planeacin busca asegurar que los sistemas implementados en elDepartamento funcionen adecuadamente, un medio empleado para lograrlo, es a travs de larealizacin de las auditoras internas (para el Sistema de Control Interno SCI) y otro es a travs delas auditoras internas de calidad (para el Sistema de Gestin de CalidadSGC), para ambos casosse obtienen evidencias de cumplimiento o incumplimiento de los requisitos establecidos en las normasNTCGP1000 e ISO 9001, el Modelo Estndar de Control Interno MECI, los requisitos establecidospor el SGC y la normativa aplicable a cada uno de los procesos; producto de lo cual se definenhallazgos, no conformidades y/o oportunidades de mejora las cuales son objeto de auditora interna derevisin de la eficacia por parte de la OCI.

2 OBJETIVO

Establecer parmetros para la realizacin de las auditoras internas y las auditoras internas decalidad, en conformidad con los requisitos establecidos en: el MECI, las normas ISO, NTCGP1000, losSistemas de Gestin implementados en el DNP y la normativa vigente aplicable a cada proceso. Ascomo establecer, las directrices en aspectos relacionados con la elaboracin del Programa Anual deAuditoras y Seguimientos OCI, el programa de auditoras internas de calidad, el perfil, lasresponsabilidades y la herramienta de evaluacin de los auditores, y la redaccin de hallazgos, noconformidades y oportunidades de mejora.

3 ALCANCE

Este documento deber ser conocido y aplicado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, elcoordinador de auditoras internas de calidad, los auditores de la OCI y los auditores internos decalidad del Departamento, para la elaboracin y ejecucin del Programa Anual de Auditoras ySeguimientos OCI y el programa de auditoras internas de calidad, ya que en l se describen susresponsabilidades y compromisos, as como tambin criterios a tener en cuenta para la redaccin de

hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora.


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4 REFERENCIAS NORMATIVAS

1.

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP-1000:2009

2. Norma Tcnica de Calidad NTC ISO 9001:2008

3.

Norma Tcnica de Calidad NTC ISO 19011:2011

4. Decreto 1785 de 2014 Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para losempleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos de los organismos y entidades del ordennacional y se dictan otras disposiciones.

5. Decreto 943 de 21 de mayo de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control

InternoMECI6.

Resolucin Interna DNP 4169 de 2014 por la cual se adopta el Manual Especifico de Funciones yde Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Departamento Nacionalde Planeacin.

7. Gua de Auditora para Entidades Pblicas del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP


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5 DEFINICIONES

Hallazgo: Es el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio establecido y lasituacin actual encontrada durante el examen de una actividad, procedimiento oproceso1.

Para efectos de las auditoras internas, los seguimientos adelantados por la OCIy las auditoras realizadas por la CGR, el concepto del hallazgo: se refiere a lasdeficiencias de control y/o observaciones de auditora encontradas una vezevaluadas, valoradas y validadas con el auditado.2

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Este concepto se aplica en las auditoras internasde calidad.

Oportunidad de Mejora: Son situaciones identificadas en la ejecucin de un proceso que reflejan laposibilidad de ocurrencia de un evento que afecta el desarrollo normal de lasfunciones de la entidad y el cumplimiento de sus objetivos que pueden ser decarcter: normativo, procedimental o de lineamientos internos y que al serdetectados pueden ser atendidos oportunamente para prevenir su ocurrencia,permitiendo aumentar la capacidad de cumplir los requisitos y optimizar eldesempeo.

Recomendacin: Sugerencia establecida a partir de las auditoras internas realizadas por la Oficinade Control Interno con el fin de mejorar la gestin de la entidad.3

1Definicin tomada de la Gua de Auditora para las Entidades Pblicas del DAFP, septiembre de 20132 Gua de Auditora de la Contralora General dela Repblica ajustada en el contexto SICA febrero de 20133 Concepto establecido a partir del Art. 3, literal d, de la Ley 87 de 1993


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6 DOCUMENTOS ASOCIADOS

Subproceso Auditoras Internas de Calidad SG-EV-AI Subproceso Auditoras Internas SG-EV-EI Formato Programa de Auditora F-OCI-01 Formato Evaluacin a la Auditora Interna de Calidad F-OCI-05 Lineamiento para la Formulacin y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

AP-L01.

7 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI

El programa anual de auditoras y seguimientos de la OCI busca planificar y establecer los objetivos acumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operacin, control y gobierno

e incluye los siguientes aspectos:

Auditoras internas Auditoras internas de calidad Auditoras internas de revisin de la eficacia Evaluaciones de carcter normativo Seguimientos de verificacin de cumplimiento normativo Asesora Fomento de la Cultura del Control Actividades de planeacin y seguimiento inherentes a las funciones de la OCI

El programa anual de auditoras internas y seguimientos es presentado por el Jefe de la Oficina deControl Interno al Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno del DNP, este comittambin aprueba en otra sesin la relacin de los procesos que sern objeto de auditora interna decalidad.

Para la elaboracin del programa anual de auditoras y seguimientos de la OCI y del programa deauditoras internas de calidad se tendrn en cuenta los siguientes criterios:

7.1 Criterios para la Elaboracin del Programa Anual de Auditoras y Seguimientos de la OCI

Para la elaboracin del programa anual de auditoras y seguimientos se deben considerar los

siguientes criterios:

Normativa Vigente: se deben incluir las evaluaciones, auditoras y seguimientos exigidos porla normativa vigente aplicable.

Mapa de Riesgos de Corrupcin: tienen prioridad los procesos relacionados con los riesgosde corrupcin incluidos en el mapa de riesgos de corrupcin institucional vigente.Nota: Sern excluidos los procesos que fueron objeto de auditora en el ao inmediatamenteanterior, si cumplen con las siguientes condiciones:


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Que no se haya materializado alguno de los riesgos identificados en el mapa riesgosde corrupcin en el ao anterior;

Que durante el mismo periodo se hayan presentado modificaciones en los controlesdefinidos para los riesgos identificados, que a juicio del equipo auditor no representan

mejoras para el logro del objetivo del proceso.

Riesgos Inaceptables en el Mapa de Riesgos de Gestion: Tendrn prelacin para

incorporarse en el programa de auditoras y seguimientos OCI, los procesos cuyos riesgoshayan obtenido una calificacin en el mapa de riesgos de gestin antes de controles que losubique en la zona de INACEPTABLE

Producto de Cara al Cliente Externo: Tendrn prelacin para incorporarse en el programa

de auditoras y seguimientos OCI, los procesos cuyos productos estn de cara al clienteexterno.

Relevancia para Cumplir los Objetivos del DNP: Tendrn prelacin para incorporarse en elprograma de auditoras y seguimientos OCI, los procesos, proyectos, planes, programas yactividades, entre otros, que hayan sido identificados como relevantes para el cumplimiento delos objetivos del DNP

Prioridades de la Alta Direccin: se incluyen en el programa anual de auditoras yseguimientos de la OCI los procesos que a solicitud de la Alta Direccin deban ser auditados.

7.2 Criterios para la Elaboracin del Programa de Auditoras Interna de Calidad

La Oficina de Control Interno ha establecido que el ciclo de auditoras para el DNP es de tres (3) aos,tiempo en el cual deben ser auditados el 100% de los procesos del SGC, a continuacin se presentancriterios complementarios para la elaboracin del programa de auditoras internas de calidad:

Situacin de los Documentos a Auditar: para identificar los procesos que pueden ser objeto

de auditoria interna de calidad se confirma con el Grupo de Planeacin, el estado a la fecha dela auditora de los diferentes documentos que conforman el SGC de la Entidad. Entindase porestado, la vigencia del documento del SGC, por ejemplo: vigente, obsoleto, eliminado osuspendido.

Auditoras Internas Adelantadas por la OCI Durante la Misma Vigencia: los procesos

programados para auditora interna sern excluidos del programa de auditora interna decalidad; en razn a que la dependencia lder del proceso sera objeto de dos auditoras en elmismo periodo y sobre el mismo tema.

La Importancia de los Procesos: para las auditoras internas de calidad se seleccionan losprocesos del modelo de operacin del SGC del DNP, estableciendo una muestra que incluyaprocesos de todos los niveles. El programa deber incluir todos los procesos del nivel deevaluacin y el proceso de administracin de riegos, con excepcin de la aplicacin del criteriode situacin de los documentos a auditar.


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Procesos o Servicios con Fallas de Calidad: en lo posible se deben incluir los procesos enlos que se hayan identificado quejas, peticiones o reclamos de clientes internos, externos oatencin al usuario y los productos y/o servicios no conformes presentados en el informe

semestral segn lo establecido en AR-L01 Lineamiento para el Control y Tratamiento deProductos y/o Servicios No Conformes del DNP.

Auditoras internas o externas previas: considerar los resultados de auditoras anteriores yrequerimientos de entes de control.

8 ASPECTOS A TENER EN CUENTA

8.1 Revisin del Mapa de Riesgos de Auditoras Internas de Calidad:

Es necesario revisar la pertinencia y actualizacin de los controles definidos para cada uno de losriesgos identificados en el mapa de riesgos para el subproceso Auditoras Internas de Calidad.

8.2 Recursos:

Es importante tener en cuenta que los recursos: humanos, tcnicos, tecnolgicos, financieros,logsticos necesarios para el desarrollo del Programa Anual de Auditoras y Seguimientos de la OCIy de auditoras internas de calidad son coordinados por la Oficina y suministrados por el DNP.

Recurso Humano: para conocer el nmero de auditores con los que se cuenta para adelantar

la auditora interna de calidad del respectivo ao, es necesario actualizar el listado deauditores internos certificados vigentes en el DNP de los cuales se excluirn aquellosauditores que hayan obtenido una calificacin promedio interior a 8,0 puntos.

Competencia del Recurso Humano: para las auditoras internas de calidad el coordinador deauditoras debe verificar el perfil requerido para ser integrante del equipo auditor (ver numeral9 de este lineamiento). En el caso especfico de las auditoras internas la formacin y perfil seencuentran definidos para los funcionarios en el manual de funciones y competenciaslaborales y para los contratistas en el perfil del contratista definido en los estudios previos. Seaplicar el principio de independencia definido en las normas NAGA y la NTC ISO 19011, parala asignacin de los auditores para las auditoras internas y auditoras internas de calidad,

respectivamente.


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9 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR

9.1

Perfil y responsabilidades del equipo auditor de calidad.

Para auditoras internas de calidad el quipo Auditor del DNP est conformado por el Coordinador deAuditoras, el Lder del Equipo Auditor y por los Auditores Internos, a continuacin se definen los perfiles yresponsabilidades de cada uno.

El equipo auditor se conformar teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar losobjetivos de la auditora individual dentro del alcance definido. Si slo hay un auditor, el auditor deberarealizar todas las tareas aplicables a un lder de equipo auditor. 5.4.4 ISO 19011

9.1.1 Coordinador de Auditoras

El Coordinador de Auditoras debe cumplir con el siguiente perfil:

REQUISITOS

Educacin -

Profesional en cualquier disciplina (Ingenieras, Administracin, Financieras,Econmicas, entre otras.)

Experiencialaboral

- Mnimo 4 aos de experiencia profesional relacionada con actividades de ControlInterno o del Sistema de Gestin de Calidad.

Conocimientos- Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000.-

Certificado de Auditor Lder en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000

Habilidades

- Equilibrar fortalezas y debilidades del equipo auditor.-

Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.- Administrar el tiempo.-

Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.- Desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora.- Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y

revisando documentos, registros y datos.

-

Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyarlos hallazgos y conclusiones de la auditora.

- Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.Tabla 1- Perfil Coordinador de Auditoras

El Coordinador de Auditoras es responsable por realizar las siguientes actividades:

Elaborar y presentar el programa anual de auditoras internas de calidad al Jefe de la Oficina deControl Interno.


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Apoyar a la OCI en las actividades relacionadas con la preparacin de las auditoras internas decalidad.

Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditora. Determinar los recursos necesarios.

Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros apropiados del programa de auditorasinternas de calidad. Coordinar con los Auditores Internos de Calidad la realizacin de las auditoras internas al

Sistema de Gestin de Calidad de la entidad. Revisar los resultados de las auditoras internas de calidad y proponer los ajustes a que haya

lugar. Consolidar y presentar al Jefe de la Oficina de Control Interno el informe consolidado del estado

del Sistema de Gestin de Calidad. Apoyar a la Oficina de Control Interno en los temas relacionados con la capacitacin de Auditores

Internos de Calidad del DNP. Apoyar a la Oficina de Control Interno en la consolidacin de los resultados de las evaluaciones

de los Auditores Internos de Calidad. Apoyar a la OCI en la elaboracin del programa de auditora de revisin de la eficacia y en suejecucin.

9.1.2 El Lder del Equipo Auditor

El lder del equipo auditor debe cumplir con el siguiente perfil:

REQUISITOS

Educacin -

Profesional en cualquier disciplina (Ingenieras, Administracin, Financieras,Econmicas, entre otras.)Experiencialaboral - Mnimo tres (3) aos de experiencia laboralConocimientos - Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000

Habilidades

- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.- Administrar el tiempo.- Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.-

Desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora.- Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y

revisando documentos, registros y datos.-

Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar loshallazgos y conclusiones de la auditora.

- Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.

Tabla 2 - Perfil Lder Equipo Auditor

El lder del equipo auditor es responsable por realizar las siguientes actividades:


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Solicitar al Coordinador de Auditoras Internas del DNP la documentacin requerida para adelantarla auditora interna de calidad

Elaborar el plan de auditoras y la lista de verificacin y presentarlos al Coordinador de AuditorasInternas del DNP.

Preparar y organizar los documentos necesarios para la realizacin de la auditora.

Revisar previamente la documentacin relacionada con la auditora interna de calidad. Coordinar las actividades a realizar por cada uno de los miembros del equipo auditor. Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados. Realizar auditora de campo Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se

puedan presentar. Elaborar y presentar al Coordinador de Auditoras Internas del DNP, el informe con los resultados

de las auditoras internas de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados.

9.1.3

Auditor Interno de Calidad

El auditor interno debe cumplir con el siguiente perfil:

REQUISITOS

Educacin -

Formacin Tcnica, Tecnolgica o Profesional en cualquier disciplina(Ingenieras, Administracin, Financieras, Econmicas, entre otras.)

Experiencialaboral - Mnimo un (1) ao de experiencia laboral

Conocimientos- Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000

Habilidades

- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.- Administrar el tiempo.- Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.- Desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y

auditado.- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora.-

Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando,observando y revisando documentos, registros y datos.

-

Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada paraapoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora.-

Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.Tabla 3 - Perfil Auditor Interno de Calidad


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El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades:

Apoyar al lder del equipo auditor en la elaboracin del plan de auditoras y la lista de verificacin.

Apoyar al lder del equipo auditor en la preparacin y organizacin de los documentos para laauditora interna de calidad. Revisar previamente la documentacin relacionada con la auditora interna de calidad. Participar en la ejecucin de la auditora de campo Presentar al lder del equipo auditor los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditora

interna de calidad.

Apoyar al lder del equipo auditor en la elaboracin del informe de auditora interna de calidad enque participe y realizar los ajustes solicitados.

9.2 Perfil y responsabilidades del equip de auditores para las auditoras internas

Para las auditoras internas, el Departamento Nacional de Planeacin cuenta con un equipomultidisciplinario asignado a la Oficina de Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones dela Entidad, este equipo se encuentra coordinado en todos los casos, por el Jefe de la Oficina de ControlInterno.

Para cada auditora interna, el equipo auditor o el auditor interno sern asignados teniendo en cuenta lostemas que se tratarn en stas, con el fin de cumplir con los objetivos de la auditora programada y deconformidad con el alcance definido en el plan de trabajo4.

9.2.1 Perfil y responsabilidades del auditor interno

El Auditor Interno debe cumplir con el siguiente perfil:

REQUISITOS

Educacin - Ttulo Profesional en cualquier disciplina (Ingenieras, Administracin, Financieras,Econmicas, Derecho, entre otras.)

Experiencialaboral -

Mnimo (25) meses de experiencia profesional relacionadaConocimientos - Normatividad que rige el Sistema de Control Interno - MECI

- Sistemas de Gestin

4Subproceso Auditoras Internas SG-EV-EI. Versin 10.


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REQUISITOS

Habilidades

- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.- Administrar el tiempo.-

Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito.

-

Desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado.- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora.- Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y

revisando documentos, registros y datos.- Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar los

hallazgos y conclusiones de la auditora.-

Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario.Tabla 4 - Perfil y responsabilidades del auditor interno

Nota: Para los funcionarios de la Oficina de Control Interno los requisitos del cargo se encuentran definidos

en el Manual de Funciones de la Entidad conforme a la Resolucin vigente por la cual se adopte el ManualEspecifico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal delDepartamento Nacional de Planeacin. Para el caso de los contratistas que laboren en la Oficina deControl Interno apoyando el desarrollo de las auditoras, el perfil se encuentra definido en los estudiosprevios.

El auditor interno es responsable de realizar las siguientes actividades:

Elaborar y enviar el plan de trabajo de la auditora interna. Solicitar los documentos necesarios para dar inicio a la auditora interna.

Analizar, evaluar y confirmar la informacin suministrada para la realizacin de la auditora interna.

Elaborar y remitir informe de auditora interna preliminar.

Revisar y analizar la respuesta al informe preliminar. Remitir informe definitivo. Realizar seguimiento y revisin de la eficacia de las acciones formuladas.

10 EVALUACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

La Oficina de Control Interno establece los criterios y parmetros para evaluar a los auditores internosde calidad, cubriendo aspectos relacionados con sus competencias y habilidades evaluando aspectosrelacionados con la aplicacin de los conocimientos tericos adquiridos, y las habilidades y destrezas

ejercitadas a lo largo del ejercicio de Auditora. Esta evaluacin es aplicada a los diferentes miembrosdel equipo auditor, durante el desarrollo de la Auditora Interna de Calidad por las personas con lascuales estos interactan y es realizada a travs del formato F-OCI-05 Evaluacin a la AuditoraInterna de Calidad.


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10.1Criterios para la Evaluacin de los Auditores Internos

Para evaluar habilidades y destrezas que debe tener el Auditor Interno se ha establecido el formatoF-OCI-05 Evaluacin a la Auditora Interna, a travs del cual se evala el desempean de losauditores (no se evala a la persona). Esta evaluacin denominada tcnicamente de 360, estconformada por evaluaciones parciales de hasta diez (10) preguntas, que en los casos en queaplique son realizadas por: el Auditado, el Auditor interno, el Lder del Equipo Auditor, el Coordinadorde Auditoras y el Jefe de la Oficina de Control Interno de la siguiente manera:

El Auditado: evala el desempeo del Auditor Interno durante el desarrollo de la entrevista,independientemente que al interior del Equipo Auditor ste desarrolle el rol de: Auditor Lder, AuditorInterno o Coordinador de Auditoras.

El Auditor Interno: evala en los casos que aplique, el desempeo del Lder del Equipo Auditordurante el desarrollo de la Auditora Interna al proceso o documentos asociados o al Jefe de laOficina de Control Interno para las auditoras internas.

El Lder del Equipo Auditor:evala en los casos que aplique, el desempeo del Jefe de la Oficinade Control Interno, el Coordinador de Auditoras y del Auditor Interno, durante el desarrollo de laAuditora Interna o Auditora Interna de Calidad al proceso, proyecto o actividad asociada, enaspectos como: planeacin y realizacin de la auditora, distribucin de actividades al interior delequipo de trabajo, recursividad y receptividad frente a las situaciones presentadas por el equipoauditor.

El Jefe de la Oficina de Control Interno o el Coordinador de Auditoras: evala en los casos queaplique, el desempeo del Lder del Equipo Auditor en las diferentes etapas de: planeacin,realizacin, verificacin y ajustes que se presenten durante el desarrollo de la auditora interna o dela auditora interna de Calidad.

La evaluacin realizada por cada uno de los actores intervinientes en el ejercicio de la Auditorainterna de calidad y auditora interna, debe ser independiente y objetiva.

Para cada una de las preguntas, el evaluador debe seleccionar una sola respuesta entre lasopciones de: Excelente, Bueno, Regular, Deficiente y No Aplica. Los valores asignados a cadarespuesta se presentan a continuacin:

CALIFICACIN PUNTAJEExcelente 10Bueno 8Regular 6Deficiente 4No Aplica 0

Tabla 5 - Valores asignados a la respuesta


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10.2Resultado de las Evaluaciones

1. El resultado de la evaluacin de la auditora ser el promedio simple de los puntajes obtenidos porel auditor en los diferentes roles que desarrolle durante la auditora interna de calidad y se presentaren el siguiente cuadro:

#NombreAuditor

RolAuditoria

CALIFICACIN PROMEDIO

Auditado\Audit. Int.

Audit. Int. \Lider Eq.

Audit.

Lider Eq.Audit. \

Audit. Int.

Jefe OCI -Coord.Audit \

Lider Eq.Audit.

Jefe OCI -Lider Eq.Audit. \Coord.Audit.

PuntajeTotal

1

2

3

4

5

6

Tabla 6Calificacin promedio de los auditores

Cuando los auditores obtengan un puntaje total inferior a 7,0 puntos, se analizan e identifican losaspectos donde el auditor interno presenta debilidades, y se determinan las acciones pertinentes queapunten a aumentar sus competencias.

Cuando los auditores obtengan un puntaje total igual o superior a 7,0 puntos, se analiza lapertinencia de incluirlos en nuevas capacitaciones que fortalezcan los conocimientos y habilidadesadquiridos.

11 CAPACITACIN DE AUDITORES

La Oficina de Control Interno estudia la pertinencia de incluir en el plan de capacitacin, los temasrelacionados con la formacin de nuevos auditores internos de calidad, y con la actualizacin y lamejora del desempeo de los auditores que conforman el equipo auditor del Departamento.

12 PAUTAS PARA LA REDACCIN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA OEN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

Al redactar situaciones identificadas en el ejercicio auditor, tenga en cuenta:

Incluir la informacin de manera corta y concisa, de tal manera que el lector pueda entender yjuzgar el informe presentado.


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No mezclar situaciones evidenciadas que no tengan relacin en si contenido frente al criterioafectado.

Identifique la existencia de situaciones o comportamientos que el proceso presenta y le permiten

aportar a la optimizacin de sus resultados, lo anterior se identificar en el informe de auditoracomo fortaleza.

Evite palabra imprecisa como:- Algunos, bastantes, demasiados, pocos, varios, entre otros; determine siempre la cantidad.- En el futuro, en el pasado; precise la fecha- Nada, ninguna, todos, siempre; definir trminos absolutos.

Con el fin de normalizar la expresin de los auditores del DNP frente a las situaciones identificadasen desarrollo de las auditoras internas o auditoras internas de calidad, se aplicarn las definicionesestablecidas en Lineamientos para la Formulacin y Seguimiento de Acciones Preventivas,

Correctivas y de Mejora.

A continuacin se presentan elementos que servirn como referencia para compararlos con laevidencia de la auditora base para la redaccin de las situaciones identificadas:

1. No Conformidades / Hallazgos:

1.1. Descripcin (Evidencia): La redaccin de una No conformidad o un hallazgo debe darcuenta de las condiciones en las cuales ha sido observado; por lo tanto en su enunciadodeben ser claramente identificables elementos como: desde cundo se ha identificado, cmose dieron cuenta, qu magnitud tiene, cuntas veces se ha presentado; as como todosaquellos datos que contribuyan a caracterizar su identificacin. En consideracin de loanterior debe evitarse el uso de adjetivos como "bajo", "muy", "poco" o cualquier trmino queimpida determinar objetivamente las veces que se ha evidenciado la situacin evidenciadacitada o cualquier trmino que est sujeto a interpretacin por parte del auditado.

1.2. Criterio:Son las normas, polticas, procesos, manuales, lineamientos y guas empleadosdurante la auditora, establecidos como mandatorios y aprobados por la entidad para suaplicacin, a partir de los cuales se deben contrastar las situaciones evidenciadas en laauditora.

1.3. Impacto: Elemento que busca generar reflexin en los auditados acerca de la importanciadel cumplimiento o aplicacin del criterio (requisito), por cuanto refiere al efecto en elproceso o desviacin frente al requisito y constituye el ltimo elemento para la redaccin delhallazgo.


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Lo anterior se presenta en los siguientes diagramas:


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Fecha de Aprobacin: 11 de Noviembre de 2015

Revis: __________________________________Julie Andrea Soto LaverdeProfesional de la Oficina de Control Interno

Aprob: _________________________________

Diego Gustavo Falla FallaJefe de la Oficina de Control Interno

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