Liebe Leserinnen und Leser! - KMK-PAD...für Abfallvermeidung). Ihr Ziel kann eine konkrete Umweltwirkung sein (z.B. Verringerung des Energieverbrauchs um 1%) oder eine Bildungswirkung

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Liebe Leserinnen und Leser!

Schulprojekte leisten wertvolle Beiträge zur Verbesserung und Gestaltung unserer Umwelt. Es geht bei ihnen jedoch um mehr: um den pädagogischen Wert des Lernens anhand prak-tischer Tätigkeiten. Dieser Lerneffekt beginnt bei der Erfahrung, dass die Welt durch eigenesHandeln gestaltbar ist, setzt sich über das Erproben von Teamarbeit fort und umfasst nichtzuletzt auch jene organisatorischen und wirtschaftlichen Kompetenzen, die die Unternehmenunseres Landes von den Absolventinnen und Absolventen unseres Schulsystems erwarten.

Projektunterricht wird speziell im Zusammenhang mit Umweltbildung und Bildung für Nach-haltigkeit als wünschenswerter pädagogischer Ansatz empfohlen. Für Lehrkräfte bedeutetdies oft einen zusätzlichen organisatorischen Aufwand, der neben der sonstigen Unterrichts-und Vorbereitungszeit zu leisten ist. Zwischen einer guten Idee und ihrer Verwirklichung liegen mehrere Schritte, die jedoch auf den ersten Blick manchmal größer erscheinen als sie tatsächlich sind.

Projektmanagement ist ein Instrument, das in professioneller Form bei technischen oder wirt-schaftlichen Großprojekten gebräuchlich ist. Die zentralen Grundelemente des Projekt-managements helfen jedoch auch bei den kleinen Vorhaben des beruflichen und privatenAlltags dabei, den Blick auf jene wesentlichen Entscheidungen zu richten, die eine ziel-gerichtete Vorgangsweise ermöglichen.

In dieser Broschüre werden die Prinzipien des Projektmanagements in einer für Schulprojektevereinfachten Form dargestellt. Wählen Sie aus den beschriebenen Methoden jene Elemente,die Ihnen für Ihre persönliche Arbeitsweise am besten geeignet erscheinen und gestalten Siedaraus Ihr eigenes Modell zur Projektverwirklichung.

Projektmanagement erleichtert die Planung und Durchführung von Projekten. Die eigentlicheMotivation für Projektarbeit liegt jedoch in der Freude der Schülerinnen und Schüler sowieder Lehrkräfte am konkreten Tun und am gemeinsam erreichten Ergebnis, das aus demSchulalltag stets als etwas Besonderes hervortritt.

Wir wünschen Ihnen viel von dieser Freude und hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen den Wegvon der Projektidee zum Projektziel erleichtert!

LEITFADEN PROJEKTMANAGEMENTUMWELT UND SCHULE

DI. Wolfgang ReschenederOö. Akademie für Umwelt und Natur


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Was ist ein Projekt?Auf der Suche nach einem Umweltprojekt

Was bringt der Projektunterricht?Projektmanagement- schon wieder eine Managementidee?

Wichtige Schritte im ProjektmanagementDie Projektdefinition

Die Projektträgerschaft

Die Projektplanung

Projektstruktur

Ressourcenplanung

Zeitplanung/Ablaufplanung

Organisationsplanung

Es ist geschafft! Der ProjektabschlussAbschlussbericht

Öffentlichkeitsarbeit

Literatur

Linkliste Erlasstexte

INHALTSVERZEICHNISLEITFADEN PROJEKTMANAGEMENT UMWELT UND SCHULE

Von der Zielformulierung zur erfolgreichen Umsetzung

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Wenn man in der Managementliteratur nachliest, wird als Projekt ein Vorhaben mit einer fest-gelegten Zielsetzung bezeichnet, das in einer bestimmten Zeit und unter Einsatz vorhandenerMittel zu erreichen ist1

Schulprojekte werden nach dem Schulautonomie-Handbuch des BM für Unterricht und Kunstals eine komplexe, lehrplankonforme, wirklichkeitsnahe und meist aktuelle Aufgabenstellungbezeichnet, die unter hoher Schüler/innen-Aktivität und Lehrer/innen-Hilfestellung mit demZiel eines gemeinsamen Produktes (Bericht, Präsentation, Ausstellung) erfüllt wird.2

Im alltäglichen Sprachgebrauch verstehen wir unter Projekten zumeist spezielle Vorhaben,die außerhalb der regelmäßigen Routinetätigkeiten liegen, also in gewisser Weise einmalig(wenn auch wiederholbar) sind. Im Unterschied zu spontanen, zufälligen oder akut erforder-lichen Aktivitäten ist von einem Projekt nur dann die Rede, wenn Maßnahmen inhaltlich undzeitlich geplant, aufeinander abgestimmt und im Hinblick auf ein konkretes Ergebnis reali-siert werden.

WAS IST EIN PROJEKT?

Beispiele für Projekte Beispiele für Aktivitätenohne Projekteigenschaft

Planung und Anlage eines Gartens Spontaner Ausflug mit Freunden

Organisation einer Ausstellung Regelmäßige Konferenzen

Erwerb des Umweltzeichens Löscheinsatz der Feuerwehr

Veranstaltung eines Schülerkonzertes laufender Musikunterricht

� Anfangs- und Endzeitpunkt sind definiert

� Die Aufgabenstellung ist eindeutig, es wird ein klares Ziel/Ergebnis verfolgt

� Keine Routine

� Die Zusammenarbeit mehrerer Personen ist erforderlich

� Aufwand und Mittel werden im vorhinein kalkuliert

Merkmale eines Projekts:

1vgl.: Johannes Kepler Universität Linz, Institut für Organisationsforschung: ... Seite 18.2Bundesministerium für Unterricht und Kunst (Hrsg.): Schul AUTONOMIE Handbuch... Seite32 ff.


�Tipp:

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„Umwelt“ ist ein weiter Begriff, der die natürliche, die technische/gebaute und die sozialeUmwelt umfasst. Auch in räumlicher Hinsicht reicht „Umwelt“ von der unmittelbaren Um-gebung über die Heimatgemeinde und Region bis hin zur globalen Umwelt.

Umwelt und Natur bieten eine breite Palette von Möglichkeiten und Themen, von der Erforschungdes Lebensraumes Bach bis zur Energieerhebung im Schulgebäude mit anschließenderErarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen, von der Umfrage über einen nachhaltigenLebensstil bis zur Gestaltung des eigenen Schulgartens oder der Herausgabe einerUmweltkolumne in der Schulzeitung.

Umweltprojekte können problemorientiert gewählt werden (z.B. Verbesserung der Müll-trennung in der Schule) oder ursachenorientiert definiert werden (z.B. Bewusstseinsbildungfür Abfallvermeidung). Ihr Ziel kann eine konkrete Umweltwirkung sein (z.B. Verringerung desEnergieverbrauchs um 1%) oder eine Bildungswirkung (z.B. Produktion eines Films zumThema Klimaschutz).

Auf der Suche nach einem „Umweltprojekt“

Ideen für Umweltprojekte kann man auch aus diversen Projektbörsen (z.B. umweltprojekte.eduhi.at, www.umweltbildung.at) sowie aus denKriterienkatalogen des Umweltzeichens für Schulen (www.umweltzeichen.at),aus den Handlungsfeldern des ÖKOLOG-Programms (www.oekolog.at) unddes Klimabündnisses bzw. der Klimarettung (www.klimarettung.at, www.klima-buendnis.at) ableiten.

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Themenbereiche:

Abfallwirtschaft Lebensraum Natur

Arten- und Biotopschutz Lebensstil, Lebensqualität

Energie Mobilität, Verkehr

Freizeit in der Natur Nachhaltigkeit

Fair Trade, Gerechtigkeit Raumgestaltung, Schulhofgestaltung

Gesundheit, Ernährung Strahlenschutz, Kernenergie

Klimaschutz Technologien und Produkte der Zukunft

Konsum (Umwelt)-Management

Lärm Wasser und Abwasser

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Die Durchführung von Projekten im Rahmen des Unterrichts trägt dazu bei, den Schülerinnen undSchülern neben dem Wissen auch die Motivation und Fähigkeit zum Mitgestalten zu vermitteln.Ideen für Aufgabenstellungen können aus den Lehrplänen aufgegriffen werden oder von die-sen unabhängig sein. Projekte können auch aktuelle schulinterne und -externe Ereignisse zumAnlass haben.

Projektunterricht kann

auf ein Fach beschränkt bleiben,

fächerverbindend erfolgen (die Fächergrenzen bleiben erhalten, aber die Lehrinhalte werden zueinander in Beziehung gebracht, sodass sich die Gegenstände um das je--weilige Thema zentrieren)

fächerübergreifend erfolgen (die Grenzen zwischen den einzelnen Gegenständen werdenzugunsten der ganzheitlichen Themenbearbeitung für einen vereinbarten Zeitraum aufgelöst)

Projektunterricht ist im Sinne des Grundsatzerlasses des BMBWK zum Projekt-unterricht insbesondere durch folgende Merkmale gekennzeichnet:3

� beteiligtenorientiert: Themenbildung, Schwerpunktsetzung und Bearbeitung erfolgen gemeinsam, die individuellen Möglichkeiten, Ansprüche und Bedürfnisse der Lernenden können sich innerhalb der Lerngruppe entfalten. Auch die Lernenden übernehmen Verantwortung für den Gesamterfolg.

� selbstorganisierend: Die Lernenden erhalten die Möglichkeit, neue Erkenntnisse selbst zu gewinnen und Zusammenhänge selbst nachzuvollziehen. Lernziele sind der Umgang mit Ressourcen und Planungsmethoden.

� interdisziplinär/themenzentriert: Ein Thema steht im Mittelpunkt, die Bearbeitung durch mehrere Fächer oder mehrere Personen ermöglicht vernetztes Denken und ganz-heitliche Betrachtungsweisen. Dadurch wird der Umgang mit Komplexität bzw. die Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen gelehrt.

� teamorientiert: Durch Teamarbeit wird soziale Kompetenz vermittelt, die in der heutigenArbeitswelt sehr gefragt ist. Projektunterricht ist daher zugleich soziales Lernen. Erkennbarwird, dass eine Gesamtleistung eine andere Qualität hat, als die Summe von Einzelleistungen.

� wirkungsorientiert: Theorie und Praxis werden durch Beispiele verbunden, inner-schulische und außerschulische Realitäten mitgestaltet.

Die Rolle der Lehrerinnen und Lehrer liegt beim Projektunterricht neben der fachlichenAnleitung auch in der Hilfestellung bei der Strukturierung von Planungs- und Entscheidungs-prozessen sowie bei der Wahl der Arbeitsmethodik. Die Grundsätze des Projektmanagements bieten dafür eine hilfreiche Orientierung.

WAS BRINGT DER PROJEKTUNTERRICHT?

3BMBWK: Grundsatzerlass zum Projektunterricht; Wiederverlautbarung der aktualisierten Fassung. Rundschreiben Nr. 44/2001 unter www.bmbwk.gv.at/ministerium


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Projektmanagement ist nichts Neues und wird bereits seit langer Zeit zur Verwirklichung vonGroßvorhaben (z.B. Anlagenbau, Bauvorhaben, Veranstaltungs-Großprojekte, etc.) einge-setzt. Was für große Vorhaben unerlässlich ist und professionell durchgeführt wird, kann instark vereinfachter Form auch für die „kleinen Projekte“ im schulischen Bereich hilfreich sein.

Projektmanagement – Schon wieder eine Managementidee?

Die Erfahrungen zeigen, dass es einige wichtige Faktoren gibt, die oft über Erfolg oder Misserfolg von Projekten entscheiden: 4

LegitimationZwischen Projektleiter/in und Projektteammuss ein gemeinsames Verständnis über Sinn,Zweck und Inhalte des Projekts vorliegen unddas Projekt muss durch den Lehrplan sowiedurch das Einvernehmen zwischen Schul-leitung und allen Beteiligten legitimiert sein.Besonders gilt das bei Projekten, die fächer-übergreifend sind oder die gesamte Schuleerfassen. ZieldefinitionVereinbaren Sie klare Ziele und treffen sieauch wieder klare Vereinbarungen, wennsich Änderungen ergeben.StartphaseRichten Sie in der Startphase ein arbeitsfähi-ges Team ein und erarbeiten Sie ein gemein-sames Problemverständnis. ProjektplanungDie Projektplanung soll gemeinsam erfolgen.Sie soll umfassend, aber am Beginn nicht zudetailliert durchgeführt werden.

ProjektkontrolleFühren Sie regelmäßige Projektkontrollen be-züglich Status und Fortschritt durch. Es istzweckmäßig, sich auf Schlüsselfaktoren zubeschränken.KommunikationKommunizieren Sie offen und direkt sowohlinnerhalb der am Projekt Beteiligten als auchaußerhalb dieses Personenkreises. WartenSie nicht erst bis gefragt wird.MethodenAchten Sie auf situationsgerechtenMethodeneinsatz, oft sind einfache Mittelerfolgreich. Netzplantechnik und EDV-Einsatz sind nicht der (einzige) Erfolgsfaktor.OrganisationsstrukturZweckmäßig ist eine unbürokratischeOrganisationsstruktur d.h.: kleine Arbeits-teams, offene Information, transparenteAufgaben- und Verantwortungszuteilung.Stellen Sie „stabile“ Projektgruppen zusam-men (d.h. Aufgaben passen zur Qualifikationund die Sozialfaktoren innerhalb der Projekt-gruppe stimmen).

Projektmanagement ist ein Weg, um Projekte „in den Griff zu bekommen“. Effizient einge-setzt helfen diese Methoden dabei,

sich über das gewünschte Ergebnis eines Vorhabens klar zu werden, sprich: die Fülleguter Ideen auf ein realisierbares Maß zu verdichten;die für ein Ergebnis notwendigen Arbeitsschritte und Hilfsmittel im Voraus zu erkennenund dadurch abzuschätzen, ob ein Projekt im vorgesehenen Zeitraum und mit den vor-handenen Ressourcen realistisch umsetzbar ist;schon vor dem Projektstart zu klären, wer das Projekt unterstützt, wer in welcher Funktionmitarbeitet und wer im Zweifelsfall worüber entscheidet;Unterlagen für die Beantragung von Sponsor- oder Fördergeldern zu erstellen;den Projektablauf und das Ergebnis zu dokumentieren und an andere zu berichten.

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4Die aufgelisteten Erfolgsfaktoren beruhen auf Ergebnissen empirischer Untersuchungen (Keplinger 1991). Die Aussagen wurden auf Grund praktischer Erfahrungen in Schulprojekten an den Schulbereich angepasst.


�Tipp:

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Den zentralen Kern des Projektmanagements bringen die folgenden fünf "W"-Fragen zumAusdruck: WAS? WER? WIE? WANN? WOMIT?

Wer sich Zeit nimmt, diese W-Fragen vor Durchführung eines Projekts konkret zu beantworten,hat die Grundsätze des Projektmanagements in einfacher Form bereits umgesetzt:

WICHTIGE SCHRITTE IM PROJEKTMANAGEMENT

Die Beantwortung der Frage nach dem „WAS?“ kann auch als Projektdefinition bezeichnetwerden. Bevor Sie ein Projekt in Angriff nehmen, sollten Sie es klar definieren. Was ist dasZiel? Was sind die Aktivitäten? Wie passt die Idee zum Schulprogramm und zu meinerAufgabe als Pädagoge/Pädagogin? Wie passt die Idee zu meinem Fach?...

Was sich so einfach und logisch anhört, ist leider gar nicht so leicht und erfordert doch eini-ge Zeit. Aus der betrieblichen Praxis weiß man aber, dass gute Projektdefinition im Vorfelddie tatsächliche Projektplanung und -umsetzung wesentlich erleichtert bzw. erst ermöglicht.

Die Projektdefinition kann mit der Sammlung (z.B. durch Brainstorming) undanschließender Auswahl von Ideen beginnen. In der Folge muss klar (am bestenschriftlich) festgehalten werden:

Was ist das Projektziel, was ist das Ergebnis, wie sieht das Ergebnis konkret aus?

Wie heißt unser Projekt? Wählen Sie einen Projekttitel, der gut verständlich ist und Lust aufs Mitmachen sowie Neugier weckt. Wie würde eine Zeitung das Projekt in Ihrer Schlagzeile nennen?

Im Zusammenhang mit der Projektdefinition sollte auch gleich mit bedacht werden:

Hat das Projekt die nötige Legitimation? Ist es mit Lehrplänen etc. vereinbar? Bedarfes der formalen Zustimmung durch die Schulleitung, den Schulerhalter, der Eltern,etc.? Gibt es sonstige Vorschriften, die zu beachten sind oder Genehmigungen, die einzuholen sind?

Wie kann der Nutzen des Projekts begründet werden, warum ist es sinnvoll?Die rechtzeitige Beantwortung dieser Fragen schützt vor „Selbstzweck-Projekten“ und bereiteteine/n darauf vor, wie man kritischen oder skeptischen Fragen argumentativ begegnen kann.

Die ProjektdefinitionWAS?

Bringen Sie Ihre Gedanken immer sofort zu Papier. Was einmalniedergeschrieben ist, geht nicht verloren und belastet gleichzeitignicht mehr!


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Beispiel für eine Projektdefinition:

Projekttitel: Energiecheck

Projektziel: Verringerung des Energieverbrauchs der Schule durch...

� Wissen um die Energiesituation der Schule

� Anregung für die Verbesserung der Energiesituation der Schule

� Selbstständiges Arbeiten der Schüler/innen und Übung effizienter

Gruppenarbeit

� praktische Umsetzung des Physikunterrichtes

� Ableitung von Folgeprojekten

� usw.

Projektinhalt: Erhebung der Energiesituation der Schule (Strom + Heizung) durch die

Schüler/innen und Aufzeigen von Verbesserungsschritten

Ergebnis: Schriftlicher Bericht

Energiecheck

Erhebung der Energiesituation der Schule (Strom + Heizung)

durch die Schüler/innen und Aufzeigen von Verbesserungsschritten

Die Beantwortung der Frage nach dem „WER?“ stellt ein Bindeglied zwischen Projekt-definition und Projektplanung dar. Einige wichtige Aspekte der „WER“-Frage sind die folgenden:

Wer ist der Projektträger? Wer trägt nach außen hin die Verantwortung, auf wessen Namen werden allfällige Rechnungen lauten, wer hat die Rechte an den Ergebnissen (z.B. Urheberrecht bei Broschüren).Hinweis: Speziell wenn für ein Schulprojekt Förderungen beantragt werden sollen, ist eswichtig, dass ein rechtsfähiger Projektträger feststeht!

Wer ist Projektleiter/in? Wem gegenüber ist der/die Projektleiter/in verantwortlich, welche Befugnisse hat der/die Projektleiter/in? Wer hat bei Meinungsverschiedenheiten das „letzte Sagen“?

Wer arbeitet am Projekt mit? In welchem Ausmaß verpflichten sich die Beteiligtenzur Mitarbeit?

Wer ist zwar am Projekt nicht beteiligt, jedoch betroffen? Betroffene können bei Schulprojekten beispielsweise Lehrkräfte anderer Gegenstände, der/die Schulwart/in,die Eltern, die Gemeinde, etc. sein. Sollten die Betroffenen informiert, um Zustimmung oderUnterstützung gebeten, zu Beteiligten gemacht werden?

Die genauere Regelung der hier angeschnittenen Fragen ist in der Organisationsplanungzu treffen (siehe nächste Seite).

Die ProjektträgerschaftWER?


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Die ProjektplanungWIE? WANN? WOMIT?

Die Fragen, wie das Projekt konkret ablaufen soll, betreffen die Projektplanung. Hier geht esdarum, erstens die Projektstruktur darzulegen, zweitens die Ressourcenplanung und drittensdie Zeitplanung vorzunehmen.

Projektstruktur

Es ist empfehlenswert, das Projekt zunächst in einzelne, deutlich abgegrenzte Teilaufgaben(Projektschritte) nach sachlich-logischen Gesichtspunkten zu zerlegen. Diese Zerlegung machtdie Projektstruktur deutlich und gibt Überblick über die einzelnen Aufgaben und ihreZusammenhänge. In der Folge kann überlegt werden, welche Aufgaben welchen zeitlichenund finanziellen Aufwand bedeuten und in welcher Reihenfolge Aktivitäten erfolgen können.

Als bewährtes und einfaches Hilfsmittel zur Erarbeitung einer Projektstruktur ist eine Pinwandmit Kärtchen gut geeignet, weil sie ein Ergänzen oder Umordnen von einzelnen Punkten mög-lich macht und die Teamarbeit unterstützt.

Schritt 1: Zunächst werden die großen Aufgabenbereiche eines Projekts festgehaltenSchritt 2: In jedem Aufgabenbereich werden die einzelnen Aufgaben genannt

Das folgende Beispiel zeigt einen (unvollständigen)Projektstrukturplan für ein fiktives Energieprojekt:

Energie-check

Ergebnis-präsentationSponsoring

Checklistenund Methoden

erarbeiten

Messgeräteorganisieren

Erhebungund Messung

Bericht

Vorbesprechungmit Schulwart/in

Bedarf klären(Art des

Geräts,...)

Erhebung derGebäudedaten

Literatur-recherche

Anfragen bei externenInstitutionen

Verfassen derCheckliste

Auswerten derMessungen und

Interviews

Recherchenach Verleih-

stellen

Durchführenvon

Messungen

Erarbeiten vonVerbesserungs-vorschlägen

Geräte entlehnen

Interviews beiLehrkräften

und Schülern

Verfassen desBerichts


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A) Erhebung der Energiesituation

1) Vorbesprechung mit dem Schulwart/der Schulwartin (Grundorientierung über

die Energiesituation der Schule)

2) Checklisten + Methoden erarbeiten (Energiebereiche Strom und Heizung)

2.1.) Literaturrecherche (Lehrbücher, Bibliotheken, ...)

2.2.) Anfragen bei Oö. Akademie für Umwelt und Natur,

Energieversorgungsunternehmen, Energiesparverband, Klimabündnis, ...

2.3.) Checklisten und Methoden festlegen

3) „Messmittel“ organisieren

3.1.) Klären, wo hausinterne Messungen möglich sind (Stromzähler, ...)

3.2.) Bedarf externer Messmittel klären (Voltmeter, ...)

3.3.) Messmittel extern ausleihen

4) Erhebung und Messung

4.1.) Erhebung der Gebäudedaten

4.2.) Durchführung von Messungen

4.3.) Interview anhand von Checklisten (Schulwart/in, Mitschüler/innen

und Lehrkräfte)

5) Auswertung der Ergebnisse

6) Erstellung des Berichts zur IST-Situation

B) Aufzeigen von Verbesserungsschritten

7) ......................................

Energiecheck

Erhebung der Energiesituation der Schule (Strom + Heizung)


Selbstverständlich kann der Projektstrukturplan auch als Tabelle dargestellt werden:


Ressourcenplanung

Ebenso kann anhand des Projektstrukturplans die Ressourcenplanung vorgenommen werden:

Wie viele Mitarbeiter/innen bzw. wie viele Arbeitsstunden sind für die einzelnen Arbeitsschritte erforderlich?

Welche Hilfsmittel sind für die einzelnen Arbeitsschritte erforderlich? Welche finanziellenKosten verursachen einzelne Aufgaben (z.B. Leihkosten für Messgeräte, Material- und Kopierkosten für Bericht, etc.)

Welche Mittel sind vorhanden, welche müssen beschafft werden? Sind Sponsoren erforderlich? Sind Förderungen möglich?

Häufigste Probleme bei der Ressourcenplanung verursachen unklare Projektziele, unrealistischeTerminvorgaben, mangelnde Kommunikation sowie Interessens- und Motivationskonflikte.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Ressourcenplanung extra oder verknüpft mit denAufzeichnungen zur Ablaufplanung. So können Sie im Rahmen der Projektumsetzung sicher-stellen, dass die nötigen Mittel auch tatsächlich vorhanden sind!

Diese Dokumentation kann auch als Finanzierungsplan erstellt werden, der beispielsweisebei vielen Förderprogrammen als Einreichkriterium verlangt wird:

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Beispiel


Finanzierungsplan Projekt Energiecheck

Kalkulierte Aufwände, Kosten geplante Aufbringung der Mittel

etc. etc.

Summe 1100 EURO Summe 1100 EURO

Eigenmittel der Schule 200 EURO

Sponsoren 300 EURO

Bildungsförderungs-fonds 300 EURO

Förderung Land Oö. 300 EURO

Honorar für externeBeratung 500 EURO

Leihkosten fürMessgeräte 200 EURO

Literaturkosten 150 EURO

Materialkosten 250 EUROPapier, Druckerpatronen,Kopierkosten, etc.

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Zeitplanung/Ablaufplanung

Schließlich gilt es, die Aufgaben aus dem Projektstrukturplan mit Zeitangaben zu versehen(Beginn, Fertigstellung). Eine wohlüberlegte Zeitplanung hilft dabei, Projektumfang undZieltermin realistisch festzulegen und Enttäuschungen aufgrund Selbstüberforderung zu ver-meiden.

Um einen fixen Projekt-Fertigstellungstermin einhalten zu können, ist es ratsam „von hinten“beginnend loszurechnen (siehe nachfolgendes Beispiel):

geplante Ergebnispräsentation: 1. 7. 2008

noch zu tun: Einladungen zur Präsentation versenden, Raum organisieren, Präsentationscharts vorbereiten, Berichte kopieren, etc.

Fertigstellung des Berichts: bis 1. 6. 2008zu tun: Auswerten der ausgefüllten Checklisten und Interview-Fragebögen

Abschließen der Erhebungen, Messungen und Interviews bis 15. 4. 2008

Verfügbarkeit der Messinstrumente ab 15. 2. 2008sowie der Checkliste zur Erhebung

Zeit für die vorbereitenden inhaltlichen 1.12.2007 bisund organisatorischen Recherchen 15.2.2008

Projektstart daher spätestens 1.12.2007

Empfehlungen:

Definieren Sie Meilensteine! Diese können z.B. der Projektstart, ein Zwischenergebnisund natürlich der Projektabschluss sein. „Feiern“ Sie das Erreichen eines Meilensteins mitden Beteiligten – das erhöht die gemeinsame Motivation.

Machen Sie den Projektablauf und den Stand der Umsetzung (Wo stehen wir heute?) bild-haft sichtbar. Das kann in einfacher Form auf einer Pinwand erfolgen, auf der die Aufgabenund ihre Dauer entlang einer Zeitachse dargestellt sind. Machen Sie dabei auchAbhängigkeiten zwischen den Vorgängen und Ereignissen sichtbar (z.B. durch Pfeile).

Für die Ablaufplanung hat sich die Anlage von Termin- und Aufgabenlisten bewährt.

Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein!


Projektstart

Fachliche Recherche

Checklisten ausarbeiten

Messgeräte organisieren

Messungen durchführen

Bericht erstellen

Ergebnispräsentation(Veranstaltung) vorbereiten

Präsentation

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Beispiel eines Zeitdiagramms zur Visualisierung des Projektablaufs

12/07 1/08 2/08 3/08 4/08 5/08 6/08 7/08 8/08

Zeitachse

Wir sind heute hier und im Zeitplan

Wir sind heute hier und verspätet

Meilenstein:Beginn der Messung


�

�

Die im Projektstrukturplan definierten Aufgabensind von einander abhängig. Sobald dieseAbhängigkeiten dargestellt werden, wird derAblauf des Projekts deutlich: Manche Aufgabenkönnen nebeneinander erfüllt werden, andere wiederum müssen abgeschlossen sein, damit dienächste Aktivität folgen kann.

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OrganisationsplanungDieser Schritt der Planung sollte auf jeden Fall gemeinsammit den am Projekt Beteiligten erfolgen. Mit dem Projektstrukturplan (siehe Seite 13) ist bereits einSchritt in Richtung Projektorganisation getan. Denn es bie-tet sich an, die Aufteilung der Arbeiten zwischen denProjektmitarbeiterinnen und -mitarbeitern danach vorzu-nehmen: beispielsweise können Aufgabenbereiche oderTeilaufgaben einzelnen Unterrichtsfächern, Schulklassenoder Schülergruppen zugeteilt werden.

Benennen Sie Verantwortliche für die Projektsteuerung.

Bilden Sie Arbeitsgruppen für Teilaufgaben (z.B. Schülerteams). Wenn nötig, kann esauch hier wieder eine/n Gruppenverantwortliche/n geben.

Legen Sie, wenn möglich schriftlich, klare Arbeitsregeln fest. Diese erleichtern dieProjektdurchführung wesentlich!

In Kombination mit der Ablaufplanung ergibt sich aus der Organisationsplanung letztlicheine „TO DO“-Liste: Aus ihr geht klar hervor, wer was bis wann zu erledigen hat und wofürverantwortlich ist.

Aufgabe

1) Vorbesprechung mit dem/der

Schulwart/in (Grundorientierung)

2) Schülergruppen zusammenstellen

und Aufgaben verteilen =

Projektstart

3) Literaturrecherche

4) Anfragen bei externen Institutionen

5) Checklisten verfassen

(Workshop, Nachmittagsblock)

6) „Messgeräte“ organisieren

(Bedarf, Anzahl, Verleihstellen)

7) Messgeräte abholen

8) Erhebung der Gebäudedaten

9) Durchführen von Messungen

usw......................................

Verantwortlich

Lehrer/in

Lehrer/in

alle

Schülerteam A

Lehrer/in,Klasse 3b

Schülerteam B

Lehrer/in

Schülerteam C

Beginn Ende, Termin/Meilenstein

�

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�

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�

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Projekt Energiecheck TO DO - Liste


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Von nun an ist es Aufgabe des Projektmanagements, die Einhaltung der geplanten Schrittezu kontrollieren, insbesondere

die Beteiligten zu motivieren und anzuleiten

den Projektverlauf eventuell mit Plan- und Zielkorrekturen zu überwachen(z.B. Kontrolle der Termine, des Aufwandes, usw.)

die verschiedenen Arbeitsgruppen zu koordinieren.

Die in der Phase der Projektplanung erarbeiteten Dokumente dienen dafür als Grundlage(Projektstrukturplan, To-Do-Liste, Zeitdiagramm, Finanzierungsplan).

Abweichungen vom IST zum SOLL können entweder durch Planänderungen oder korrektive Maßnahmen ausgeglichen werden.

Energiecheck - Erhebung der Energiesituation der Schule (Strom + Heizung)


Abweichung

Schülerteam A hat die Literaturrecherche

bis zum vereinbarten Zeitpunkt nicht

abgeschlossen

Es können keine Messinstrumente

ausgeborgt werden

Korrekturmaßnahmen

weitere Schüler zur Erhebung einsetzen

Recherchezeitraum eine Woche

verlängern

Spezialisten einbinden

Suche nach alternativen Anbietern -

Ankauf?

Verzicht auf die Messung = Änderung

im Plan (event. sogar im Projektziel)

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ES IST GESCHAFFT! DER PROJEKTABSCHLUSS

Auch der Projektabschluss umfasst einige wich-tige Schritte. Zunächst ist es Aufgabe desProjektmanagements, zu prüfen, ob dieProjektziele erreicht wurden.

AbschlussberichtIn einem einfachen internen Abschlussbericht werden das Projektziel, der Projektablauf, dasProjektergebnis, die Projektleitung und die Projekt-Mitarbeiter/innen beschrieben. DerAbschlussbericht soll auch die Endabrechnung enthalten. Diese interne Dokumentation ist - jenach formaler Projektträgerschaft - in manchen Fällen der vorgesetzten Stelle vorzulegen, dieauch den Projektauftrag erteilt hat, oder das Projekt genehmigt hat.

Im Falle beantragter Förderungen ist ein derartiger Bericht in Verbindung mit den Rechnungs-und Zahlungsbelegen in der Regel auch Voraussetzung für die Auszahlung des zugesagtenGeldbetrags.

�Tipp:Berichte erst nach Projektabschluss aus der Erinnerung oder auf derBasis der Sichtung von Unterlagen zu erstellen, kostet Zeit. DasFühren einer einfachen Projektdokumentation oder einesProjekttagebuchs von Anfang an erspart den nachträglichenRechercheaufwand. Es empfiehlt sich auch, die Aktivitäten laufendfotografisch festzuhalten. Fotos geben jedem Bericht erst Leben undsind für eine allfällige Pressearbeit unerlässlich.

Bei schulischen Projekten können Dokumentations- bzw. Berichts-aufgaben auch den Schülerinnen und Schülern als Teil des Projektsübertragen werden.


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ÖffentlichkeitsarbeitDer Abschlussbericht ist die Basis für jene Informationen, die nach außen gehen. Projekte ent-falten mehr Wirkung (z.B. Vorbildwirkung), wenn auch andere über sie erfahren. Die positivenRückmeldungen der Öffentlichkeit sind Lohn für die viele Arbeit und motivieren die Beteiligtenfür ihr weiteres Engagement. Auch Sponsoren finden sich für ein Projekt leichter, wenn siedamit rechnen können, in einer Publikation oder einer Abschlussveranstaltung erwähnt zuwerden. Für die Information der Öffentlichkeit gibt es zahlreiche Möglichkeiten:

Publikation einer Broschüre

Presseinformation: Presseinfos sollen kurz und bündig sein, das Wesentliche hervorhebenund mit Fotomaterial ergänzt werden.

Abschlussveranstaltung: Präsentation des Ergebnisses durch Vorträge, Charts, etc;Einladung von vorgesetzten Stellen, prominenten Persönlichkeiten, Sponsoren, Presse,Eltern, etc.; geselliger Ausklang – Erfolge sollen auch gefeiert werden!

Ausstellungen/Filme: Das Projekt und seine Ergebnisse können auch als Ausstellungoder Film dargestellt werden, die bei der Abschlussveranstaltung erstmals präsentiert unddann über einen längeren Zeitraum gezeigt werden.

Einreichung des Projekts für Preise: Es gibt eine Vielzahl von Preisen, für die sich auchSchulen bewerben können (z.B. Oö. Landespreis für Umwelt und Natur). Preisgelder sindoft eine wichtige finanzielle Basis für die nächsten Projekte.

Eingabe des Projekts in eine Projektdatenbank bzw. Projektbörse: z.B. auf umweltprojekte.eduhi.at


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Literatur

1) Amt der Oberösterreichischen Landesregierung: Richtlinien für Projektmanagement im Landesdienst.

2) Bundesministerium für Unterricht und Kunst (Hrsg.): Schul AUTONOMIE Handbuch, Wien,1999.

3) Johannes Kepler Universität Linz, Institut für Organisationsforschung: Skriptum Projektmanagement, Linz 1990.

4) Kaplinger, H: Schulungsunterlage Projektmanagement, Linz 1997.

5) Züst, Rainer: Systems Engineering - Kurz und bündig, Verlag Eco-Performance, Zürich, 1998.

Anhang: Linkliste Erlasstexte

Grundsatzerlass zum Projektunterrichthttp://www.bmukk.gv.at/ministerium/rs/2001_44.xmlhttp://www.bmukk.gv.at/medien/4905_Projekttipps.pdf

Unterrichtsprinzip Umwelterziehunghttp://archiv.bmbwk.gv.at/ministerium/rs/1994-35.xmlhttp://www.bmukk.gv.at/medienpool/15069/rundschreiben_1994_35.pdf

Grundsatzerlass Gesundheitserziehunghttp://www.bmukk.gv.at/schulen/unterricht/prinz/GZ_27.909115-V396_Grunds1786.xml


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Liebe Leserinnen und Leser! - KMK-PAD...für Abfallvermeidung). Ihr Ziel kann eine konkrete Umweltwirkung sein (z.B. Verringerung des Energieverbrauchs um 1%) oder eine Bildungswirkung