Libros Contables

1. Régimen Especial a la Renta2. Libro de inventarios y balances3. Libro de ingresos y gastos4. Registro de ventas e ingresos5. Registro de compras6. Contabilidad completa

Régimen Especial a la RentaLos sujetos a éste régimen deben llevar Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos. Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la legislación civil.Régimen General* A partir del ejercicio 2004 los libros contables que deben llevar los contribuyentes de este régimen son los siguientes:- Registro de compras- Registro de ventas e ingresos- Libro de inventarios y balancesAdicionalmente, llevará los siguientes libros cuando corresponda:- Registro de operaciones en consignación- Libro de planillas- Libro de retenciones (incisos e) y f) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta)- Registro de huéspedes* Los sujetos a éste régimen deben llevar libros y registros contables las personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas, según lo detallado en el siguiente cuadro:

Además, deberán llevar un Libro de Planillas de Sueldos o Salarios, si contratan personal en relación de dependencia y un Libro de Retenciones señalado en el inciso e) del Artículo 34°- Decreto Legislativo 774, cuando contratan los servicios de trabajadores independientes con contratos de locación de servicios normados por la legislación civil.

Libro de inventarios y balancesEl libro de inventarios y balances no es nuestro tradicional libro sino uno de diseño tributario. El contenido de este se encuentra regulado por la Resolución de Superintendencia Nº 071-2004/SUNAT (publicada el 26/03/2004), la cual estableció que este libro debe estar conformado por los siguientes anexos:a) Anexo 1: “Balance de comprobación anual”.b) Anexo 2: “Detalle anual de saldos de las cuentas contables”.c) Anexo 3: “Control mensual de la Cuenta 10 - Caja y bancos”.d) Anexo 4: “Control anual de las cuentas 20 - Mercaderías y 21 - Productos terminados”.

e) Anexo 5: “Control mensual de los bienes del activo fijo propios”.f) Anexo 6: “Control mensual de los bienes del activo fijo de terceros”.Estos anexos deben, a su vez, estar estructurados tal como se aprecia en los siguientes cuadros:

Según lo indica la norma, el anexo anterior debe ser elaborado de manera anual, pero, como puede deducirse de su contenido, tener esta información de movimiento anual hace obligatorio llevar tanto un libro diario como un libro mayor para poder anotar esos datos. El siguiente cuadro requiere información sobre composición de saldos de las siguientes cuentas (ver anexo 2):Cuenta 12: Clientes.Cuenta 16: Cuentas por cobrar diversas.Cuenta 40: Tributos por pagar (desagregado a nivel de subcuentas).Cuenta 42: Proveedores.Cuenta 46: Cuentas por pagar diversas.Cuenta 50: Capital social.

El tercer anexo pide información detallada mensual de la cuenta 10 Caja y bancos.Este anexo debe contener el detalle, al último día calendario de cada mes, de la cuenta mencionada (ver anexo 3).

El cuarto anexo pide información de dos cuentas de existencias, la de mercaderías y la de productos terminados, el control de estas es anual y se efectuará al 31 de diciembre de cada año, debiendo contener la siguiente información:

El anexo 5 pide como información el movimiento mensual del activo fijo, este anexo debe contener el detalle, al último día calendario de cada mes, de los bienes del activo fijo que sean propiedad del contribuyente e incluirá la siguiente información mínima: El anexo se muestra en dos partes por razones de espacio, pero debe elaborarse de corrido.

Finalmente, el anexo 6 solicita información de bienes que son activos fijos pero que pertenecen a terceros. La información solicitada es la siguiente:

En conclusión, luego de efectuar un repaso a las obligaciones contables de un contribuyente del régimen general llegamos a la conclusión que, en lo que se refiere al manejo de los libros contables, resulta más conveniente encontrarse en el régimen general del Impuesto a la Renta, pues para contar con la información que demandan estos anexos se deben contar con una contabilidad completa que procese las operaciones diarias del negocio.

Libro de ingresos y gastosa) Para los que generan Rentas de Segunda CategoríaEl Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

a. Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. b. Fecha de emisión del comprobante de pago. c. Inciso aplicable del artículo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta. d. Número de serie del comprobante de pago emitido. e. Número del comprobante de pago emitido. f. Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda

categoría (según tabla 2). g. Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la renta de segunda

categoría. h. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a disposición la

renta de segunda categoría. i. Monto del ingreso o importe referencial. j. Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso. k. Monto de la renta bruta gravada de segunda categoría. l. Retención efectuada. m. Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición. n. Totales.

b) Para los que generan Rentas de Cuarta CategoríaEl Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente información:

a. Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición. b. Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado. c. Inciso aplicable del artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta. d. Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. e. Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado. f. Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (según tabla 2). g. Número del documento de identidad del usuario del servicio. h. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio. i. Monto de la renta bruta. j. Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso. k. Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso. l. Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.

m. Totales.

Registro de ventas e ingresosEste Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:

a. Número correlativo del registro o código único de la operación de venta. b. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento. c. En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de

vencimiento y/o pago del servicio. d. Tipo de comprobante de pago o documento (según tabla 10). e. Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según

corresponda. f. Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la

máquina registradora, según corresponda. g. Tipo de documento de identidad del cliente (según tabla 2). h. Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según

corresponda. i. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se

debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

j. Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado. k. Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto

Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto. l. Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas. m. Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso. n. Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso. o. Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible. p. Importe total del comprobante de pago. q. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. r. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al

comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: i. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica. ii. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10). iii. Número de serie del comprobante de pago que se modifica. iv. Número del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta.El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.

s. Totales.

Registro de comprasEste registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación:

a. Número correlativo del registro o código único de la operación de compra. b. Fecha de emisión del comprobante de pago o documento. c. Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros de energía

eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, telex y telegráficos, lo que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes, utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.

d. Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT (según tabla 10).  

e. Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará el código de la dependencia Aduanera (según tabla 11).  

f. Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación.

g. Número del comprobante de pago o documento o número de orden del formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto, tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la importación de bienes.

h. Tipo de documento de identidad del proveedor (según tabla 2).   i. Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según corresponda. j. Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de personas naturales se

debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

k. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones gravadas y/o de exportación.

l. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal k).

m. Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas.

n. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal m).

o. Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.

p. Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición registrada conforme lo dispuesto en el literal o).

q. Valor de las adquisiciones no gravadas. r. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como

deducción. s. Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible. t. Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago. u. Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o

adquisiciones de intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda. En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.

v. Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda. w. Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda. x. Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia. y. En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al

comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: i. Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica. ii. Tipo de comprobante de pago que se modifica (según tabla 10).  iii. Número de serie del comprobante de pago que se modifica. iv. Número del comprobante de pago que se modifica.

El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior.

z. Totales.

Contabilidad completaLos libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer párrafo del artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta, son los siguientes:

a. Libro Caja y Bancos. b. Libro de Inventarios y Balances. c. Libro Diario. d. Libro Mayor. e. Registro de Compras. f. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, los siguientes libros y registros integrarán la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

a. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta. b. Registro de Activos Fijos. c. Registro de Costos. d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. e. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Ejemplos:

I – LIBRO DIARIO: En el se registrarán las operaciones día a día y en cuanto a su disposición practica, cualquier modelo es válido si refleja con claridad los hechos contabilizados, es diario americano es el más utilizado en España y tiene el siguiente formato:DEBE HABERCantidad correspondiente a las cuentas que aparecen en el DEBE

Nº de orden del asiento.Fecha: día, mes y año.Nombre de las cuentas, mitad izquierda para el debe y mitad derecha para el haber

Cantidad correspondiente a las cuentas que aparecen en el HABER

Nº del folio del libro mayor al que se trasladan las cuentas del debe. Nº del folio del libro mayor al que se trasladan las cuentas del haber.

EJEMPLO: El 5 de febrero del 2.005 la empresa compra mercancías a crédito por valor de 6.000 € a la empresa comercial Z, que nos entrega la factura nº 1.654. ¿Cual será la anotación contable completa de este hecho?

DEBE FECHA05/02/05

HABER

6.000 (600) Compra mercaderías a (400) Proveedores 6.000

II – LIBRO MAYOR: Tiene la función de clasificar la información que aparece en el libro diario y así en el diario se reflejan los hechos contables por orden de fechas y en el mayor por cuentas.Se destinará una de las páginas del Mayor a cada una de las cuentas que aparezcan en el diario, para simplificar se utiliza la T en forma esquemática para representar una página del libro Mayor que corresponde a la parte del rallado destinado a las cantidades del debe y a las de haber.El ejemplo del asiento en el libro diario que hicimos, quedaría reflejado en dos folios distintos del Mayor ya que son dos cuentas las que aparecen.

Debe (600) C. mercaderías Haber Debe (400) Proveedores Haber

6.000 6.000

EJEMPLO: Un restaurante compra muebles por 10.000 €, pagando en efectivo. Una empresa compra 4 ordenadores valorados en 5.000 € pagando la mitad con un cheque bancario y aceptando una letra de cambio por el resto con vencimiento a 6 meses.

DEBE FECHA HABER10.000 (226) C. mobiliario

a (570) Caja 10.0005.000 (227) E. informática

a (572) Bancos a (524) Ef. Comerciales a p, c/p

2.5002.500

Debe (226) Haber Debe (227) Haber Debe (570) Haber10.000 5.000 10.000

Debe (572) Haber Debe (524) Haber 2.500 2.500

III – LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES: Se recogen en este libro los inventarios realizados por la empresa periódicamente el balance de situación, la cuenta de perdidas y ganancias y la memoria realizada al cierre del ejercicio, así como los balances de comprobación que con una periocidad trimestral deberá hacer la empresa.El balance de comprobación tiene como primer objetivo comprobar que los datos recogidos por orden cronológico en el libro diario y clasificados sistemáticamente en el libro mayor, deben ser verificados periódicamente para detectar posibles errores aritméticos y comprobar que todas las cuentas del diario han sido pasadas correctamente al mayor, con la informatización de la contabilidad es imposible que existan errores de trascripción u olvido de pasar un asiento del diario al mayor ya que todo apunte echo en el diario es pasado automáticamente al mayor.El balance de comprobación nos da una idea aproximada de la situación económica de la empresa en un momento dado, pues nos muestra todas las cuentas con sus movimientos y su saldo y esto es muy útil sobre todo a la hora de calcular el resultado del ejercicio, el formato del balance de comprobación de sumas y saldos es:Nº CUENTAS DEL MAYOR SUMAS SALDOS

DEBE HABER DEUDORES ACREEDORES

C este proceso conseguimos la identidad entre diario mayor y balance de comprobación y deben darse las siguientes equivalencias:SUMAS DEL DEBE = SUMAS DEL HABER

SUMAS DE SALDOS DEUDORES = SUMAS DE SALDOS ACREEDORESSUPUESTO DE CONTABHIDAD (MAHU HOTEL)

Tras quince años de experiencia en el sector hotelero, don Mano Huerta decide establecerse por su cuenta creando un pequeño establecimiento con los ahorros de varios años. El establecimiento se denominará "MAHU HOTEL". Las primeras operaciones que ha realizado el hotel son las siguientes:1.-El Sr. Huerta comienza las operaciones abriendo una c/c con sus ahorros, que ascienden a 150.000 €, como capital inicial.

2.-Adquiere un edificio muy adecuado para el hotel, valorado en 100.000 €, de los que 20.000 corresponden al suelo, y el resto a la4coñstrucción. La forma de pago es al contado, entregando un cheque en la c/c.3.-Compra el mobiliario general del hotel por 30.000 €. El pago se realiza con entrega de cheque bancario.4.-Adquiere la lencería necesaria para el hotel que importa 5.000 €, a pagar dentro de 30 días. 5.-Solicita y obtiene un préstamo de un banco, a pagar en tres años, por un importe de 30.000 £ que es ingresado en c/c.6.-Extiende un cheque bancario por 1.000 C con el fin de tener dinero en caja para pequeños gastos.7.-Paga a través del banco la deuda que tenía por la compra de la lencería.8.-Adquiere una furgoneta por 10.000 €, pagando 1.000 £ de entrada con cheque, y aceptando tres letras de 3.000 E cada una, a pagar a 30, 60 y 90 días, que domicilia en el banco,9.-Compra géneros para el economato por 2.000 C y licores por 1.000 E, todo ello documentado con la oportuna factura.10.-Paga a través del banco la primera letra de la furgoneta.11.-Compra materia primas para la cocina por 300 €, pagando en efectivo.12.-Paga mediante transferencia bancaria la deuda que tiene con el proveedor de los licores.13.-El proveedor de los géneros para el economato le gira una letra por el valor de la deuda, que es aceptada por el propietario del hotel.Trabajo a realizar:1.- Anotaciones en los libros Diario y Mayor.2.- Realizar el balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

LIBRO DIARIODEBE FECHA HABER150.000 1 (572)Bancos

a (102) Capital 150.00020.00080.000

2 (220) Terrenos y bienes(221) Construcciones a (572) Bancos 100.000

30.000 3 (226) Mobiliario a (572) Bancos 30.000

5.000 4 (229)Otro inmovilizado material a (523) Proveedores inmovilizado 5.000

30.000 5 (572) Bancos a (170) Deudas a l/p 30.000

1.000 6 (570) Caja a (572) Bancos 1.000

5.000 7 (523) Proveedores a (572) Bancos 5.000

10.000 8 (228) Elementos de transporte

a (572) Bancos a (524) Efectos a pagar a c/p

1.0009.000

2.0001.000

9 (310) Materia s primas A(311) Materias primas B a (400) proveedores 8.000

3.000 10 (524) Efectos a pagar a c/p a (572) Bancos 3.000

300 11 (310) Materias primas a (570) Caja 300

1.000 12 (400) Proveedores a (572) Bancos 1.000

2.000 13 (400) Proveedores a (401) Proveedores Ef. comerciales a pagar 2.000

LIBRO MAYOR

Debe (572) Haber Debe (102) Haber 150.000 100.000 150.000 30.000 30.000 1.000 5.000 1.000 3.000 1.000

Debe (220) Haber Debe (200) Haber 80.000 20.000

Debe (226) Haber Debe (229) Haber 30.000 5.000 Debe (570) Haber Debe (523) Haber1.000 300 5.000 5.000 Debe (170) Haber Debe (228) Haber 30.000 10.000

Debe (524) Haber Debe (310) Haber3.000 9.000 2.000 300Debe (311) Haber Debe (400) Haber 1.000 1.000 3.000 2.000

Debe (401) Haber 2.000

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

Nº CUENTAS DEL MAYOR SUMAS SALDOSDEBE HABER DEUDORES ACREEDORES

102 CAPITAL 150.000 150.000170 DEUDAS A L/P C ENTIDADES 30.000 30.000220 TERRENOS Y BIENES 20.000 20.000221 CONSTRUCCIONES 80.000 80.000226 MOBILIARIO 30.000 30.000228 ELEMENTOS DE TRANSPORTE 10.000 10.000229 OTRO INMOVILIZADO 5.000 5.000310 MATERIAS PRIMAS A 2.300 2.300311 MATERIAS PRIMAS B 1.000 1.00400 PROVEEDORES 30.00 3.000401 PROVEEDORES EF C A PAGAR 2.000 3.000523 PROVEEDORES INM, C/P 5.000 5.000524 EFECTOS A PAGAR 3.000 9.000 6.000570 CAJA 1.000 300 70.000572 BANCOS 180.000 141.000 39.000TOTALES 340.000 340.000 188.000 188.000