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Libro Guía Administrativa y Financiera Fondos EDucati · PDF filenaturaleza de las instituciones: manual de presupesto de los FSE, caja menor, reglamento de tesorería, contrato de

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  • GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

    CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI

    ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGROCONTRALORA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI

    ISO 9001

  • TABLA DE CONTENIDO

    1. DECRETO 4791 DE DICIEMBRE 19 DE 2008

    2. ASPECTOS RELEVANTES DEL DECRETO 4791 DE 2008

    3. MANUAL DE PRESUPUESTO DE LOS F.S.E

    4. CAJA MENOR

    5. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERA

    6. CONTRATO DE CONCESIN DE LA TIENDA ESCOLAR

    7. ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES

    MUEBLES DE LAS INSTITUCIONES Y CENTROS

    EDUCATIVOS

    8. ACTAS

    9. INFORME DE GESTIN

    10. BIBLIOGRAFIA

    7

    15

    19

    47

    53

    66

    55

    71

    62

  • PRESENTACION

    La Contralora General de Santiago de Cali presenta esta guia para la Gestin

    Administrativa y Financiera de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), cuyo

    origen es la necesidad apremiante de suministrar herramientas que aporten valor

    agregado al que hacer cotidiano de sus gestores fiscales y cuyo fin es el ejercicio

    eficiente de estas actividades, iniciando con una ubicacin de contexto mediante el

    anlisis de los cambios ms significativos introducidos por el Decreto 4791 de

    diciembre de 2008, para seguidamente abocar los temas financieros que son

    obligatorios en la administracin de los mencionados fondos.

    Es as que esta gua es un abanico de aportes y conocimientos de profesionales de

    diferentes disciplinas, que rene por medio de diferentes autores y normas la

    variedad de conceptos que se quieren transmitir en busca de una eficaz, eficiente y

    efectiva gestin por parte de los rectores institucionales y centros educativos.

    El valor agregado de esta cartilla consiste en trascender los aspectos meramente

    tericos y entregar guias y modelos de fcil adaptacin y adopcin a las

    particulares condiciones y necesidades de cada centro o institucin educativa,

    constituyndose en una herramienta que utilizada debidamente elevar los niveles

    de calidad en la prestacin del servicio pblico de la educacin, y con ella el

    mejoramiento integral de los educandos.

    ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGROContralora General de Santiago de Cali

  • INTRODUCCIN

    La Gestin Administrativa y Financiera que le corresponde desarrollar a los

    rectores de instituciones y centros educativos o directores rurales, se constituye en

    una responsabilidad de la mayor transcendencia por el impacto que de la misma se

    deriva tanto en lo institucional como en lo personal.

    Cierto es que una adecuada programacin y ejecucin presupuestal permite

    atender de manera oportuna y eficiente las necesidades derivadas de cada

    proyecto que adelante la institucin.

    Por el contrario, una indebida planeacin y ejecucin presupuestal no slo impacta

    la calidad y oportunidad en la prestacin del servicio educativo, sino que tambin,

    de ordinario, encierra responsabilidades para el rector o director. Igual sucede en

    lo relacionado con el manejo de inventarios, caja menor y tesorera.

    Por tanto, se coloca a dispocisin del sector educativo de nuestra ciudad, esta gua

    que contiene el decreto 4791 de diciembre de 2008 que regula la materia, al igual

    que una serie de modelos que permitirn una adecuada adaptacin de acuerdo a la

    naturaleza de las instituciones: manual de presupesto de los FSE, caja menor,

    reglamento de tesorera, contrato de concesin de la tienda escolar, organizacin

    y administracin de los bienes muebles, actas varias y finalmente el informe de

    gestiin para la entrega formal del rector saliente al rector entrante.

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  • ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE

    ASPECTOS RELEVANTES DEL DECRETO 4791 DE 2008

    Reglamentos y procedimientos requeridos por el Decreto 4791

    ?Reglamento para tesorera.

    ?Reglamento para contratacin hasta los 20 SMLMV.

    ?Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje, transporte, hospedaje y manutencin de educandos y docente acompaante para la participacin en diversos eventos.

    ?Procedimiento para la utilizacin de bienes.

    ?Procedimiento para presupuesto y modificaciones del mismo.

    ?Procedimiento para la utilizacin de recursos de fondo para la realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos o la participacin de educandos en representacin del establecimiento educativo.

    ?Procedimiento para la explotacin de bienes.

    ?Procedimiento para las acciones de capacitacin inscritas en los planes de mejoramiento institucional.

    DEFINICIN DEL FSE

    Los FSE se consideran:

    ?Cuentas contables.

    ?Mecanismos de gestin presupuestal.

    Fueron creados para:

    ?Atender gastos de funcionamiento distintos a los de personal.

    ?Garantizar una adecuada administracin del ingreso.

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  • Se caracterizan por la autonoma en la administracin de los recursos por la carencia de personera jurdica.

    IMPLICACIONES DE LA CARENCIA DE PERSONERA JURDICA

    Aunque la institucin educativa carece de personera jurdica es una organizacin con:

    ?Autonoma para la administracin de sus recursos.

    ?Competencia para la ordenacin del gasto (el rector o director rural).

    ?Competencia para la suscripcin de contratos.

    ?Potestad para la definicin de sus reglamentos y procedimientos.

    ?Ausencia de patrimonio propio.

    La ausencia de personera jurdica tiene una implicacin negativa frente al trmite de donaciones, ya que uno de los requisitos del beneficiario de una donacin (deducible en renta para quien la otorga) es haber sido reconocido como persona jurdica sin nimo de lucro (art. 125 ET). Las Instituciones Educativas cuentan con reconocimiento de carcter oficial que no es un equivalente de la personera.

    EL DECRETO 4791 TRAE COMO NOVEDADES CON RESPECTO AL DECRETO 992 DE 2001 LO SIGUIENTE:

    1. La consideracin de los FSE como cuentas contables (antes el fondo era slo el mecanismo presupuestal).

    2. La autonoma en la administracin y ejecucin de los recursos.

    3. La inclusin de directores rurales en el marco de aplicabilidad de lo dispuesto para el FSE.

    4. La precisin y definicin del trmino administracin de FSE.

    5. La gran responsabilidad que se asigna a los consejos directivos frente a la administracin del FSE, definicin de reglamentos y procedimientos.

    6. Se precisa la ausencia de personera jurdica, se confiere nuevamente la potestad en la ordenacin del gasto y se reconoce que no hay representacin legal.

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  • 7. El presupuesto contina siendo aprobado por el consejo directivo, pero el decreto precisa que deber ser antes del inicio de la vigencia.

    8. El consejo directivo deber:

    ?Aprobar reglamentos para tesorera (antes slo se determinaba la forma de recaudos y pagos) y contratacin hasta los 20 SMLMV.

    ?Aprobar procedimientos para utilizacin de bienes, participacin y cuantas de eventos, gastos de viaje para educandos.

    ?Aprobar gastos de viaje para educandos y docente acompaante.

    ?Aprobar inscripcin y participacin de educandos en competencias deportivas, culturales, pedaggicas y cientficas.

    ?Verificar la existencia y presentacin de estados financieros (antes los deba aprobar) y la publicacin de los informes mensuales de ejecucin de los recursos.

    ?Autorizar contratacin de servicios tcnicos y profesionales para gestiones especficas y temporales.

    ?Autorizar cuantas para realizacin de actividades pedaggicas, cientficas, culturales para educandos.

    ?Autorizar la suscripcin de convenios en los que se destinen bienes o servicios a favor de la comunidad educativa.

    9. Las adiciones presupuestales, adems de la aprobacin del consejo directivo, requieren la autorizacin de los entes territoriales certificados (antes slo requeran aprobacin del ente territorial las que superaban el 20% del presupuesto).

    10.Como nuevas funciones de los rectores o directores rurales aparecen:

    ?La presentacin de informacin financiera, econmica, social y ambiental.

    ?El envo del acuerdo de presupuesto al ente territorial, numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo (al inicio de cada vigencia).

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  • ?Publicacin mensual de relacin de contratos.

    ?Presentacin a la comunidad educativa del informe de gestin anual, hasta el 28 de febrero.

    11. Se define el presupuesto anual como el instrumento de planeacin financiera (antes era slo instrumento financiero).

    12.Estudio p