LeYb g/QúrHN- Ã yÑ[fQúrHy> 浙江省“十一五”重点建设教材计算机类核心课程教改项目成果系列教材 Office 综合应用教程李永平涂金德 4ê:+

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职教技术出版中心

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高等职业教育“十一五”规划教材

浙江省“十一五”重点建设教材

计算机类核心课程教改项目成果系列教材

Office 综合应用教程

李永平涂金德编著

张浩吴文国主编

张洪满邹伟主审

高职高志连锁经营类教材系列

省级精品课程

北京

编著

内容简介

本书基于微软 Office 2003，以任务驱动方式进行编写，遵照循环递进

方法，将 15 个任务划分为初级篇（制作名片和简历、制作功课表、制作招

聘启事、统计学生成绩、制作学生成绩分析报告、制作生日贺卡）、中级篇

（制作企业公文模板、制作职称外语等级考试报名表、制作流程框图、制作

销售透视图表、制作成绩单及打印信封、制作“我的班级”演示文稿）和高

级篇（编排科技书、编制职称药学考务资料、设计与制作计算机应用技术专

业建设报告演示文稿）三大部分进行讲解。本书可作为高等职业教育、成人教育相关院校办公自动化课程配套教

材，也可以作为有一定 Office 基本操作能力人员的自学用书或参考资料，

还可以作为企事业单位办公人员计算机应用的培训教材。

书繁体字版名为《SolidWorks 2001 PLUS 教学范本》，由知城数位科技股份

图书在版编目(CIP)数据

Office 综合应用教程/李永平等编著. —北京：科学出版社，2010.5 （高等职业教育“十一五”规划教材·浙江省“十一五”重点建设教材） ISBN 978-7-03-027331-4

Ⅰ. ①O… Ⅱ. ①李… Ⅲ. ①办公室–自动化–应用软件，Office 2003–高等学校：技术学校–教材 Ⅳ. ①TP317.1

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2010）第 074798 号

责任编辑：孙露露 / 责任校对：刘玉靖责任印制：吕春珉 / 封面设计：耕者设计工作室

出版

北京东黄城根北街 16 号邮政编码：100717

http://www.sciencep.com 北京双清印刷厂印刷

科学出版社发行各地新华书店经销 *

2010 年 6 月第一版 2010 年 6 月第一次印刷印数：1—3 000

开本：787×1092 1/16 印张：14 字数：320 000

定价：22.00 元

（如有印装质量问题，我社负责调换<环伟>）

销售部电话 010-62134988 编辑部电话 010-62135763-8212

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举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303

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前言

Office 软件技术已经成为人们日常学习、工作、生活中必须要掌握的技术之一。目

前，小学、初中、高中、大学的信息技术基础教学中都涵盖了 Office 软件技术的内容，

但这些内容基本上以功能介绍为主线，再附加一些简单的例子进行实践操作，只是沿用

传统的方法与技术处理一些简单的办公事务，没有体现办公软件设计的思想与精髓，学

习者很难掌握使用 Office 软件技术解决实际问题的能力。本书通过 15 个典型任务的操

作与学习，在原有学习 Office 软件技术的基础上，采用办公软件设计思想的方法去解决

相关的实际问题，从而提高学习者应用 Office 软件技术的水平。本书基于微软 Office 2003，以任务驱动方式进行编写，所选择的任务都是来自于实

际工作环境中的事务。本书遵照循环递进方法，将 15 个任务划分为初级篇、中级篇和

高级篇。每个任务均从“学习目的”、“任务综述”、“预备基本技能”、“任务实施”、“思

考方法与小结”和“实战训练”六个方面进行描述。在实施过程中体现对任务的知识学

习、目标的设计、操作的过程描述，以培养用科学的方法解决问题的职业素养。本书的 15 个任务分别是制作名片和简历、制作功课表、制作招聘启事、统计学生

成绩、制作学生成绩分析报告、制作生日贺卡、制作企业公文模板、制作职称外语等级

考试报名表、制作流程框图、制作销售透视图表、制作成绩单及打印信封、制作“我的

班级”演示文稿、编排科技书、编制职称药学考务资料、设计与制作计算机应用技术专

业建设报告演示文稿。本书可作为高职高专院校的办公自动化教材，以及成人、中职文秘专业教材，也可

以作为有一定 Office 基本操作能力人员的自学用书或参考资料，还可以作为企事业单位

办公人员计算机应用的培训教材。本书配有电子课件和教学素材，可到网站 www.abook.cn 下载。本书由李永平、涂金德、张浩、吴文国编著。其中，任务 1、7、14 由李永平编写、

任务 2、3、8、9、11、13 由涂金德编写、任务 4、5、10 由张浩编写、任务 6、12、15由吴文国编写，最后由李永平统稿。参加本书编写的人员均为一线教师，都有 10 年以

上的教龄，他们在多年的教学实践中积累了丰富的经验。

由于编者水平有限，加之时间仓促和工作繁忙，书中难免存在不妥之处，恳请广大

读者不吝赐教，我们将不胜感激。主编邮箱：[email protected]。

目录

初级篇

任务 1 制作名片和简历 ......................................................................................................................... 1

任务 2 制作功课表 ................................................................................................................................ 15

任务 3 制作招聘启事............................................................................................................................ 21

任务 4 统计学生成绩............................................................................................................................ 31

任务 5 制作学生成绩分析报告 ......................................................................................................... 45

任务 6 制作生日贺卡............................................................................................................................ 58

中级篇

任务 7 制作企业公文模板 .................................................................................................................. 71

任务 8 制作职称外语等级考试报名表 ........................................................................................... 84

任务 9 制作流程框图............................................................................................................................ 95

任务 10 制作销售透视图表 .............................................................................................................. 109

任务 11 制作成绩单及打印信封 ..................................................................................................... 126

任务 12 制作“我的班级”演示文稿............................................................................................ 137

高级篇

任务 13 编排科技书 ............................................................................................................................ 162

任务 14 编制职称药学考务资料 ..................................................................................................... 176

任务 15 设计与制作计算机应用技术专业建设报告演示文稿.............................................. 191

参考文献 .................................................................................................................................................... 216

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初级篇

任务 1 制作名片和简历

【学习目的】

1）了解名片与简历的作用。 2）掌握名片与简历的基本内容。 3）掌握用向导与模板制作名片与简历的方法。

【任务综述】

李四是温州职业技术学院计算机系的毕业生。有一天他从报纸上看到第二天有一个

大型人才招聘会，为了在招聘会上与招聘方交流，要赶制应聘材料。考虑到招聘会的庞

大性，他决定采用重点考虑的单位投放简历，其他单位发放具有基本个人信息的名片的

方式。要制作名片与个人简历，首先要学习名片与简历的基本构成与内容要素；在掌握名

片与简历基本格式与信息表达要求后，再根据自己的要求设计出格式与内容；然后用

Word 工具中的名片和简历制作向导功能进行制作。

【预备基本技能】

Word 的打开与关闭、文字的格式与修饰、图形的插入、简单表格的使用。

【任务实施】

1．学习名片与简历的基本构成与内容要素

（1）名片名片是一种小型纸型卡片，可作为简单的自我介绍信或社交联谊卡。名片按类型来

分有企业名片（名称、地址、公用电话等），如图 1.1 所示；私人名片（又叫社交名片，

用于泛泛之交，只印名字、联系方式），如图 1.2 所示；商用名片（本人归属，即企业形

象、企业名称、所属部门；本人称谓，即本人姓名、行政职务、学术头衔；联络方式，

即所在详细地址、邮政编码、办公电话，传真、Email、手机等酌情提供），如图 1.3 所示。名片的制作要素有：规格尺寸为 5.5cm×9cm；质材可选再生纸；色彩选用单色的

浅白、浅黄、浅蓝、浅灰；图案可以出现企业 VI、本单位所处位置的简图和公司标志

性建筑、主打产品；字体采用印刷体和楷体，与港澳台有业务联系的可印繁体，中文和

2 Office 综合应用教程

外文最好双面印刷，不要印名言警句。

图 1.1 企业名片范例图 1.2 私人名片范例

图 1.3 商用名片范例

（2）简历简历是对自己的生活经历，包括学历、工作经历等，有选择、有重点地加以概括叙

述的一种常用写作，主要包括姓名、年龄、籍贯、地址、联系电话、家庭情况、受教育

和培训情况、以往的工作经历等个人基本信息。简历的内容有很强的目的性。如果是求职，重点应放在学历、专业特长、能力业绩

上；如果是晋升职称，重点应放在任职以来所取得的科研成果、工作实际能力上，突出

个人贡献，展示所取得的成果，写出特色。求职简历格式主要有以下两种。 1）通用式。适用于初涉职场的求职者，主要是按照时间顺序来排列。“教育背景”

和“工作经历”部分的内容按照先后顺序罗列，不要遗漏。毕业生求职的简历多为通用

型，如果没有“工作经历”，可以将此部分改为“实习经历”。通用式简历的适用范围

不受所申请职位的限制，缺点是针对性不强。 2）功能式。适用于行业或职业经验丰富的求职者，在简历开头即表明求职目标。

简历应强调那些能够满足目标雇主需要的技能、能力和资质。简历内容的定位应当尽可

能地贴近于职位的要求。简历内容以工作业绩为重点，围绕求职目标展开。一般在“工

作经历”中加入“工作业绩”一栏，详细说明申请该职位的经验、背景及其他优势条件，

比如参与或领导过什么项目，担任过何种职位，与哪些公司/单位进行过合作，解决过什

么问题，取得了什么业绩，获得了何种奖励等。

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3初级篇

功能式简历针对性强，是在某一行业拥有比较丰富的经验的求职者在申请自己熟悉

的工作职位时使用的简历格式。功能式简历的使用有局限性，不可用于其他行业或职位

的求职。如果求职者从事过多种职业，则在其“工作经历”部分也可以按照所从事过职

业的类别进行分类，而不是单纯按照时间顺序。功能式个人简历模板如图 1.4 所示。

本人概况姓名：×××性别：男民族：汉政治面目：团员学历（学位）：学士专业：计算机应用技术联系电话：12345678 手机：139123456789 联系地址：温州东城区××大街 10 号邮编：100007 Email Address：[email protected] 教育背景毕业院校：温州大学 1992.9～1996.7 计算机应用技术主修课程：操作系统、数据库原理、电子技术、数据结构、计算机组织与结构、计算机硬件及接口电路设计、

汇编语言程序设计、C/C++程序设计、软件工程计算机网络原理等另：其他培训情况 *微软认证系统工程师培训，培训科目：Windows NT Technology、Windows NT Enterprise、Networking with

TCP/IP on Windows NT、IIS 4.0 Windows NT。 *英语通过国家四级考试，阅读和翻译能力较强，曾多次为清华大学出版社翻译计算机书籍，并获出版。工作经历 1998 年 5 月至今在××公司任网络系统工程师。在此期间完成了以下工作。 ● Cisco、IBM 网络产品的技术支持网络系统方案（局域网和广域网）的设计和规划，解答用户的疑问，根据用户需求提出最佳解决方案；Cisco、

IBM 网络产品的现场调试和系统维护。 ● 客户技术培训及公司内部的技术交流与培训网络基本原理及技术，包括 LAN、WAN、TCP/IP、ATM 等，以及 Cisco、IBM 网络设备调试过程；讲解 IBM

AIX 基本系统管理及高级系统管理、Netview、NFS、HACMP 等。 ● 曾经参与的项目设计、安装、调试温州市电信综合管理系统 ATM 网络及主机系统，设计温州广播电台办公信息集成系统、温

州广电 ATM 宽带综合业务网、温州有线电视宽带网。 1996 年 9 月～1998 年 3 月在××公司任系统管理员/工程师。在此期间完成了以下工作。 ● 温州电信网络信息中心的系统管理熟练掌握 UNIX（SUN Solaris）操作系统、网络管理并参与组建了网络中心（包括网络设计、安装系统、联调、

维护、网络编程）。 ● 温州电信网络站点的建设参与各站点 Internet 网络中心的总体规划和建设，以及其与卫星主干网的连接，对主干卫星网、X.25 分组交换、

Frame Relay、ISDN 和 DDN 及其相关设备有所了解。 ● 温州电信网络中心 Web 系统管理员个人简介具备丰富的工作经验，认真、踏实、负责，且具备优秀的表达能力，曾多次主持对用户和内部的技术讲解和培

训，获得用户和公司的一致好评。曾在原电子工业部“三金工程展风采展示会”上向来宾讲解 CHINAGBN 专线集团

用户解决方案。本人性格温和、谦虚、自律、自信（根据本人情况）。

图 1.4 功能式个人简历模板（网络工程师）


2．名片设计与简历设计

（1）名片设计名片设计包括正背两面，正面用来描述个人基本信息，如图 1.5 所示；背面则用来

罗列所学的主要课程及成绩，如图 1.6 所示。

图 1.5 名片正面信息与布局

图 1.6 名片背面信息与布局

（2）简历设计李四为应届高职毕业生，属于初涉职场，适合使用通用式简历。除基本信息外，主

要说明教育背景、实践经历、所获奖励、兴趣爱好、掌握的技能、获得的证书以及政治

面貌即可，如图 1.7 所示。

3．用 Word 中的“名片制作向导”功能制作名片

单击“开始”按钮，系统弹出如图 1.8 所示的“开始”菜单。在其中选择“新建 Office文档”选项。

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5初级篇

图 1.7 李四个人简历图 1.8 “开始”菜单

系统弹出如图 1.9 所示的“新建 Office 文档”对话框。

图 1.9 “新建 Office 文档”对话框


在对话框中单击“其他文档”标签，切换到如图 1.10 所示的选项卡。

图 1.10 “其他文档”选项卡中的向导和模板

选择“名片制作向导”选项，在对话框右侧的“预览”区域中会显示预览效果，如

图 1.11 所示。

图 1.11 选择“名片制作向导”选项

单击“确定”按钮，出现如图 1.12 所示的“名片制作向导”对话框。单击“下一步”按钮，进入“请选择名片样式”界面，如图 1.13 所示。在“名片样式”下拉列表中选择“样式 2”选项，单击“下一步”按钮，进入“您

想创建哪种类型的名片？”界面，如图 1.14 所示。

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图 1.12 “名片制作向导”对话框

图 1.13 “请选择名片样式”界面

图 1.14 “您想创建哪种类型的名片？”界面

保持默认选项不变，直接单击“下一步”按钮，进入“怎样生成这个名片？”界面，


如图 1.15 所示。

图 1.15 “怎样生成这个名片？”界面

取消勾选“单面”复选框后单击“下一步”按钮，进入“名片中一般包括下列内容”

界面，在各文本框中输入与之对应的内容如图 1.16 所示。这里“传真”项目不需要，先

用手机号码填写，当名片文档生成后，将“传真”标题改为“手机”标题即可。单击“图

标文件”文本框右侧的按钮，在弹出的对话框中找到图标文件所处的目录位置，然后

单击“插入”按钮即可。单击“下一步”按钮，进入“您的名片背面中一般包括下列内

容？”界面，由于名片背面要显示课程及成绩，因此勾选“用户自定义内容”复选框，

如图 1.17 所示。

图 1.16 输入名片中要显示的内容

考虑到“主要学习课程及成绩”以表格的形式描述，在这里暂不填写内容。可以在

其他文档中设计好表格及内容，等名片生成后再“复制”、“粘贴”过来。单击“下一步”

按钮，进入如图 1.18 所示的完成界面。

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9初级篇

图 1.17 勾选“用户自定义内容”复选框

图 1.18 “名片制作向导”完成界面

单击“完成”按钮，系统自动生成处于编辑状态的名片文档，如图 1.19 所示。

图 1.19 生成的名片文档

修改标题“传真”为“手机”；在另一文档中制作“主要学习课程及成绩”内容，

然后“复制”、“粘贴”到名片背面，最后得到如图 1.20 所示的名片文档。


图 1.20 最后编辑好的名片文档

单击“名片制作向导工具栏”中的“扩展到 A4 纸”按钮，如图 1.21 所示，弹出如

图 1.22 所示的“扩展选项”对话框，选择“名片正反面扩展到不同页”单选按钮，单击

“开始”按钮，系统自动生成每页为十张名片的文档文件，并将正反面存放在不同的两

个文档中。

图 1.21 名片制作向导工具栏图 1.22 “扩展选项”对话框

4．用 Word 中的“简历向导”功能制作简历

用与制作名片同样的方法进入到“新建 Office 文档”对话框的“其他文档”选项卡，

选择“简历向导”选项，如图 1.23 所示。

图 1.23 选择“简历向导”选项

SQL Server 2000

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11初级篇

单击“确定”按钮，弹出“简历向导”对话框，再单击“下一步”按钮，进入“请

选择简历样式”界面，如图 1.24 所示。选择“现代型”单选按钮后，单击“下一步”按钮，进入“您想创建哪种类型的简

历”界面，如图 1.25 所示。

图 1.24 “请选择简历样式”界面图 1.25 “您想创建哪种类型的简历”界面

选择“条目型”单选按钮后，单击“下一步”按钮，进入“您的姓名及通讯地址”

界面，如图 1.26 所示。在文本框中输入与之对应的信息。这里“传真”项目不需要，先用手机号码填写，

当简历文档生成后，将“传真”标题改为“手机”标题即可。单击“下一步”按钮，进

入简历标准标题选择界面，如图 1.27 所示。

图 1.26 “您的姓名及通讯地址”界面图 1.27 简历标准标题选择界面

勾选“应聘职位”、“教育”、“奖励”、“兴趣爱好”复选框，然后单击“下一步”按

钮，进入简历可选标题选择界面，如图 1.28 所示。


图 1.28 简历可选标题选择界面

勾选“技能”、“证书和许可证”、“政治面貌”复选框，然后单击“下一步”按钮，

进入添加/排序标题界面，如图 1.29 所示。

图 1.29 添加/排序标题界面

在文本框中输入“实践经历”，单击“添加”按钮，“实践经历”标题项即被添加到

所有标题项的最后位置。通过单击“上移”或“下移”按钮可以调整标题的先后顺序，

如通过单击“上移”按钮将“实践经历”标题项移至“教育”标题项后一位置，其结果

图 1.30 所示。单击“下一步”按钮，进入简历向导完成界面；单击“完成”按钮，系统自动生成

处于编辑状态的简历文档，如图 1.31 所示。根据简历设计要求，单击灰底位置的域文本，输入对应的文字信息，最后形成如

图 1.7 所示的李四个人简历表。对于用 Word 自动向导生成的文档，用户可以在文档中

对文字内容与文字位置进行适当的增加与调整。

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13初级篇

图 1.30 经移动后标题“实践经历”的位置

图 1.31 个人简历向导自动生成的简历文档


【思考方法与小结】

名片与简历的制作都是通过 Word 的“其他文档”中的向导功能实现的，这两个向

导的操作过程大同小异，基本操作步骤如下： 1）打开“新建 Office 文档”对话框。 2）在“新建 Office 文档”对话框中切换到“其他文档”选项卡。 3）选择向导选项。 4）进入向导首界面。 5）进行样式选择。 6）创建类型。 7）输入个人的基本信息。 8）完成对话。 9）进入文档编辑状态。要打开“新建 Office 文档”对话框，除了可以在“开始”菜单中选择“新建 Office

文档”选项外，也可以通过在文档编辑状态下，执行菜单栏中的“文件”→“新建”命

令，在屏幕右侧打开如图 1.32 所示的“新建文档”任

务窗格，然后在其中单击“本机上的模板”选项来实现。在“新建 Office 文档”对话框中，切换到其他选项

卡，还有很多向导可以操作，如传真向导、信函向导、

公文向导、备忘录向导、会议议程向导等，这些操作基

本上都类似于名片向导或简历向导的操作过程。本任务通过使用 Word 的向导功能，采用对话的方

式，快速完成名片和个人简历的设计和制作。微软根据

现实生活中各种应用文档的共性，综合了应用文档的编

排样式、应用类型、基本信息、输出格式等形成了各种

向导，基本上能满足日常应用文档制作的需求。向导功

能不仅提供快速生成文档的功能，同时提供了文档的格式、基本信息的要求，对于非文

秘专业人员来说，无疑提供了制作应用文档的方便途径。由于向导功能是由程序实现的，

因此不可能实现随心所欲的格式与要求。另外，应用文的类型与格式众多，系统也不可

能包罗万象，用户可通过向导快速生成应用文档后，再进行少量的修改，即能达到满意

的效果。

【实战训练】

用传真向导制作一份传真文档。其中，收件人是王五，传真号码为 0577-87654321，传真内容是自己的个人简历。

图 1.32 “新建文档”任务窗格

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15初级篇

任务 2 制作功课表

【学习目的】

1）掌握简单表格的制作方法。 2）掌握表格中内容的编排方法。 3）初步体验 Word 的绘图功能。

【任务综述】

功课表是每个学校必须制作的，也是一种较为典型的简单表格制作。要制作功课表，必须对功课表的内容及形式有一定的了解，还得掌握使用 Word 制

作表格的要领。


表格插入、表格修改、格式设置、绘图功能的使用。

【任务实施】

1．功课表简介

功课表一般按周设置，周一至周五排课，周六、周日休息。每天又分上午、下午，

一般上午安排四节课，下午安排二至四节课。小学课程要少些，大学里晚上还要安排课

程，但功课表样式基本一致。如图 2.1 所示的功课表为小学功课表，它增加了班级概况，

课程较少，上午、下午均不超过三节，总体来说比较简洁。考虑外观，表中文字基本居

中。下面就以制作该功课表为例介绍功课表的制作方法。

图 2.1 小学功课表


2．功课表制作

1）新建一个空白 Word 文档，保存并命名为“功课表”。在下面制作中注意随时进

行保存操作（按快捷键 Ctrl+S）。 2）在第 1 行输入标题“小学功课表”，然后换行。 3）在第 2 行插入一个 11 行×6 列的表格。将插入点定位到第 2 行，依次执行菜单

栏中的“表格”→“插入”→“表格”命令，打开如图 2.2 所示的“插入表格”对话框，

在“列数”文本框中输入 6，在“行数”文本框中输入 11，然后单击“确定”按钮。插

入后的表格如图 2.3 所示。

图 2.2 “插入表格”对话框

图 2.3 11 行×6 列表格

4）修改表格框架。合并第 1 行的后 5 个列，然后将之拆分为 6 列：选中第 1 行的

后 5 个列所有单元格并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令；

然后再次对该选中的单元格区域右击，从弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，

在打开的如图 2.4 所示的“拆分单元格”对话框的“列数”文本框中输入 6，然后单击

“确定”按钮。

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17初级篇

图 2.4 “拆分单元格”对话框

使用同样的方法合并第 3 行的后 5 列，合并第 8 行所有列，合并第 1 列的第 3 至 7行，合并第 1 列的第 9 至 11 行。最后效果如图 2.5 所示。

图 2.5 修改框架后的表格

5）填写内容。向各单元格中输入对应内容，除第 2 行第 1 列单元格中“星期”、“课

节”和“午别”各占一行外，其余单元格中内容均占一行。填入内容的表格如图 2.6 所示。

图 2.6 填入内容的表格


6）设置格式。设置表格的标题文字的字体为隶书、字号为三号，对齐方式为水平

方向上居中：选中标题，在“格式”工具栏上的“字体”下拉列表中选择隶书，“字号”

下拉列表中选择三号，然后单击“居中”按钮。设置表格的所有文字的字体为楷体_GB2312、字号为小四号：将插入点定位在表格

中，此时表格左上角会出现图标，单击该图标，可以方便地选择整个表格，然后使用

“格式”工具栏来设置字体、字号即可。设置表格的所有单元格内容水平、垂直方向上均居中：选中整个表格并右击，在弹

出的如图 2.7 所示的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，然后在其级联菜单中单

击按钮。 7）设置文字方向。选择“上午”所在单元格，然后执行菜单栏中的“格式”→“文

字方向”命令，在弹出的如图 2.8 所示的“文字方向-表格单元格”对话框中选择垂直文

字方向，单击“确定”按钮。使用同样的方法设置“下午”所在单元格的文字方向为垂直方向。

图 2.7 快捷菜单图 2.8 “文字方向-表格单元格”对话框

8）适当调整第 1 列宽度。将鼠标光标移到第 1 列边框处直到光标变成状，然后

按住鼠标左键拖动就可以方便地调整列宽。 9）给第 2 行第 1 列单元格画斜线。适当加入空格调整第 2 行第 1 列单元格中“星

期”、“课节”和“午别”位置。画斜线：表格线只能是水平线、垂直线和对角线。这里斜线不能直接用表格线画出，

可以用如图 2.9 所示的“绘图”工具栏上的直线工具绘制。“绘图”工具栏一般位于

Word 界面底部状态栏处。若没有显示，可以在菜单栏空白处单击鼠标右键，在弹出的

快捷菜单中选择“绘图”命令进行显示。绘制的线条与表格线的相对位置可能很难准确

调整，这时要注意用鼠标拖动时要同时按住 Alt 键。科

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19初级篇

图 2.9 “绘图”工具栏

10）设置表格线。将表格的外边框线设置为双实线：使用如图 2.10 所示的“表格和

边框”工具栏较方便。若该工具栏没有显示，可以在菜单栏空白处单击鼠标右键，在弹

出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令进行显示。选中整个表格，在该工具栏的线型

下拉列表中选择双实线，如图 2.11 所示。单击该工具栏上的按钮右侧的下三角按钮，

选择外侧框线，如图 2.12 所示。

图 2.10 表格和边框工具栏

图 2.11 线型设置图 2.12 线框设置


Word 中直接插入的只能是规则表格，即所有行的列数相同、各单元格大小相同的

表格。所以，在制作表格时，首先根据实际表格简化出一个规则表格，然后通过修改表

格框架使之符合实际表格要求；填写表格各单元格内容并设置格式，然后调整单元格大

小以适应内容需要；最后设置表格边框线等。这样制作效率较高，当然制作步骤并不固

定，有时也要灵活应用。在表格制作中也有许多小技巧，分别介绍如下。插入表格：可以直接单击“常用”工具栏上的插入表格按钮。调整单元格大小：还可以使用标尺上的按钮，但这种调整会影响整个表格大小。

若要精确调整单元格大小，就得执行菜单栏中的“表格”→“表格属性”命令。单元格中内容的位置调整：初学者往往对内容的水平居中使用增加空格来调整，对

内容的垂直居中使用增加空行来调整，对内容的纵向排列使用换行来调整，这样不仅繁

琐，而且时常调整不到合适位置。应该使用本任务中采用的方法，即单元格对齐功能和 “格式”菜单下的“文字方向”命令。


快速调整表格各单元格大小：可以使用“表格”菜单下的“自动调整”子菜单中的

“根据内容调整表格”、“平均分布各行”、“平均分布各列”等命令。单元格中斜线自动绘制：可以使用“表格”菜单下的“绘制斜线表头”命令自动绘

制斜线，它提供了五种样式，如图 2.13 所示。这种方法绘制简单，但修改斜线位置、填

写内容不太方便。

样式 1 样式 2 样式 3 样式 4 样式 5

图 2.13 斜线表头样式

【实战训练】

1．为自己制作一份功课表。 2．制作作息时间表，可以参考如图 2.14 所示的作息时间表。

图 2.14 作息时间表

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21初级篇

任务 3 制作招聘启事

【学习目的】

1）了解招聘启事的一般写法。 2）掌握短文档的编排技能。 3）掌握文档编排中常用的技巧。

【任务综述】

某大学要招聘重要人才，校方需要制作一份招聘启事，于是将该任务交给一名职员。

该职员通过上网查询，学习招聘启事的一般写法，起草了一份招聘启事原稿；然后利用

自己掌握的 Word 版面设计及格式编排技能，对该原稿进行格式编排、版面美化；最后

成功制作了该招聘启事。


页面设置、字体格式设置、段落格式设置、项目符号设置、格式刷的使用、图文混排。

【任务实施】

1．招聘启事书写规范

招聘启事是用人单位为寻求某类专业人员而发布的公告。格式上一般分条开列，内

容大致有以下几点： 1）用人单位的情况介绍。 2）招聘对象的专业及人数。 3）对应聘人员年龄、学历、职称、工作能力、身体条件等方面的要求。 4）应聘办法，一般包括考核、通讯联系等内容。 5）聘用待遇。以上内容不一定面面俱到，可以缺一两项，或根据需要再加一两项。如图 3.1 所示的是某大学招聘启事原稿。


图 3.1 某大学招聘启事原稿

考虑到美观，突出重点，吸引阅读者眼球，需要对原稿的格式、版面进行编排、美

化。最终效果如图 3.2 所示。主要编排、美化工作如下。页面设置：纸张大小为 16 开，页边距上为 1.5 厘米、下为 2 厘米，左和右各为 1.5

厘米。标题格式设置：字体设置为华文彩云、二号、加粗、蓝色、字符间距加宽 4 磅；段

落设置为段前间距 1 行，段后间距 1 行，行间距 1.5 倍；对齐方式设置为居中。设置正文各段落行间距 1.5 倍，段后间距 5 磅，首行缩进 2 个字符。正文中两个小标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”和“工学院机械电子工程

系主任应聘条件”的字体设置为小四号、红色、加粗，并加项目符号。将正文最后两行，即部门和日期右对齐。给“文学院院长、工学院院长应聘条件”中各条件加编号。给“工学院机械电子工程系主任应聘条件”中各条件加编号。插入剪贴画，并调整好位置。插入艺术字“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，并调整好位置及形状。

××大学招聘启事 ××大学是一所××省属综合性大学，学校的发展得到国家、省、市各级领导的关怀和大力支持。学校于 1997

年通过“211 工程”立项论证，1998 年增列为博士学位授权单位，2001 年经国家人事部、全国博士后管委会批准设立

××××博士后流动站。学校设有文、理、工、法、商、医、艺术、高等职业技术、成人教育 9 个学院。为加快学院发展，现公开招聘文

学院院长、工学院院长、工学院机械电子工程系主任。文学院院长、工学院院长应聘条件事业心、责任感强，有一定的行政管理经验和较强的组织协调能力，勇于开拓进取。有较高的学术水平和英语水平，相关学科博士生导师或正高职称者。身体健康。年龄在 48 周岁以下（条件特别突出者，可适当放宽）。工学院机械电子工程系主任应聘条件事业心、责任感强，勇于开拓进取，具有奉献精神。有较高的学术水平和英语水平，博士学位或副高以上职称者。身体健康。年龄在 45 周岁以下。有意应聘者请将个人简历、职称、学历证明及获奖证书复印件、受聘后的工作设想、配偶情况及本人要求等材料

于 2003 年 6 月 30 日前通过信件、传真或电子邮件发至××省××大学组织部。邮编：666666 电话及传真：0371-8888888 电子信箱：o_zzb@×××.edu.cn 详细情况请访问：http://www.×××.edu.cn/ ××大学组织部 2003 年 4 月 20 日

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图 3.2 招聘启事最终效果

2010 年 4 月 20 日


2．招聘启事制作

招聘启事的具体制作步骤介绍如下： 1）新建一个空白 Word 文档，保存并命名为“招聘启事”。在下面制作中注意随时

进行保存操作（按快捷键 Ctrl+S）。 2）页面设置。执行菜单栏中的“文件”→“页面设置”命令，出现如图 3.3 所示的

“页面设置”对话框，设置页边距上为 1.5 厘米、下为 2 厘米，左右各为 1.5 厘米；单

击“纸张”标签切换到“纸张”选项卡，选择纸张大小为 16 开，如图 3.4 所示，然后单

击“确定”按钮。

图 3.3 “页面设置”对话框图 3.4 “纸张”设置

3）录入招聘启事原稿内容。 4）标题“××大学招聘启事”的格式设置。标题的字体设置：选择标题内容（将

鼠标光标移至标题左侧，当鼠标光标变为斜向箭头时单击），执行菜单栏中的“格式”

→“字体”命令，出现如图 3.5 所示的“字体”对话框，在“中文字体”下拉列表中选

择华文彩云，在“字号”列表框中选择二号，在“字形”列表框中选择加粗，在“字体

颜色”下拉列表中选择蓝色；单击“字符间距”标签切换到“字符间距”选项卡，在“间

距”下拉列表框中选择加宽，在对应“磅值”文本框中填写 4 磅，如图 3.6 所示，然后

单击“确定”按钮。科

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图 3.5 “字体”对话框图 3.6 “字符间距”设置

标题的段落设置：执行菜单栏中的“格式”→“段落”命令，出现如图 3.7 所示的

“段落”对话框，设置段前间距为 1 行，段后间距为 1 行，行间距为 1.5 倍，对齐方式

为居中，单击“确定”按钮。

图 3.7 “段落”对话框


5）正文各段落格式设置。将插入点定位到正文开头，使用 Ctrl+Shift+End 组合键可

以快速选择正文各段落，执行菜单栏中的“格式”→“段落”命令，出现“段落”对话

框，设置段后间距为 5 磅（直接输入），行间距为 1.5 倍，特殊格式为首行缩进，对应度

量值为 2 个字符，单击“确定”按钮。 6）设置正文中小标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”格式。设置字体为小

四号、红色、加粗：通过“格式”工具栏上的字号下拉列表框、“颜色”下拉列

表框和加粗按钮进行设置。设置项目符号：执行菜单栏中的“格式”→“项目符号和编号”命令，出现如图 3.8

所示的“项目符号和编号”对话框，单击“项目符号”标签切换到“项目符号”选项卡，

指定符号，单击“确定”按钮。

图 3.8 “项目符号和编号”对话框

7）设置正文中小标题“工学院机械电子工程系主任应聘条件”格式。由于该标题

与上一标题格式完全相同，使用“常用”工具栏上的格式刷按钮来设置很方便。将插

入点定位于标题“文学院院长、工学院院长应聘条件”中，单击格式刷按钮，将鼠标

光标移至本标题左侧，然后单击，即可将上个标题的格式套用到本标题上。将正文最后两行，即部门和日期设置为右对齐：选中最后两行，单击“格式”工具

栏上的右对齐按钮。 8）给“文学院院长、工学院院长应聘条件”中各条件加编号。执行菜单栏中的“格

式”→“项目符号和编号”命令，出现“项目符号和编号”对话框，单击“编号”标签

切换到“编号”选项卡，指定“1.”编号，如图 3.9 所示，单击“确定”按钮。使用格式刷，给“工学院机械电子工程系主任应聘条件”中各条件加编号。

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图 3.9 “编号”设置

9）插入剪贴画，调整好位置。执行菜单栏中的“插入”→“图片”→“剪贴画”

命令，出现如图 3.10 所示的“剪贴画”任务窗格。在“搜索文字”文本框中输入“人物”，

单击“搜索”按钮，在结果列表框中显示出所有关键字是“人物”的图片。找到合适图片，单击该图片侧边的按钮，在弹出的如图 3.11 所示的下拉菜单中选

择“插入”命令插入图片。

图 3.10 “剪贴画”任务窗格图 3.11 选择“插入”命令


将该图片右侧各段落首行缩进设置为无：拖动如图 3.12 所示的标尺上的首行缩进游

标即可方便调整。

图 3.12 标尺

用鼠标拖动图片到合适位置，最终效果如图 3.13 所示。

图 3.13 最终效果

10）插入艺术字“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”。执行菜单栏中的“插入”

→“图片”→“艺术字”命令，出现如图 3.14 所示的“艺术字库”对话框，单击指定的

“艺术字”样式，单击“确定”按钮；出现如图 3.15 所示的“编辑‘艺术字’文字”对

话框，在“文字”文本框中输入“欢迎有识之士加盟，共图发展大计”，单击“确定”

按钮。

图 3.14 “艺术字库”对话框

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29初级篇

图 3.15 “编辑‘艺术字’文字”对话框

为了灵活调整艺术字的位置，又不影响其他文字的位置，需要设置艺术字的文字环

绕方式为“浮于文字上方”：单击该艺术字将其选中，出现如图 3.16 所示的“艺术字”

工具栏，在该工具栏上单击文字环绕按钮，在弹出的下拉菜单中选择“浮于文字上

方”命令。

图 3.16 “艺术字”工具栏

调整好艺术字的位置及形状：直接用鼠标拖动进行调整，最终效果如图 3.17 所示。

图 3.17 艺术字的效果

2010



本任务通过制作一份招聘启事，学习和体验了 Word 中的版面设计及格式编辑功能

在实际中的应用。这些功能，除页面设计在“文件”菜单中外，其余功能均在“格式”

菜单中，很容易找到。但在实际制作中，考虑到操作的便捷，可以使用工具栏或快捷菜

单，还可以使用如下的一些技巧。多处不相邻内容的格式设置，使用“常用”工具栏上的格式刷按钮就很方便。页面设置功能可以通过双击标尺的空白处而方便启动。段落的缩进可以通过拖动标尺上对应的游标进行调整。快速选择内容的方法介绍如下。选择一行文字，可在该行的左侧单击鼠标。选择一个段落，可在该段落中任一行的左侧双击鼠标。选择整篇文档，可在文档中任一行的左侧三击鼠标或按 Ctrl+A 组合键。选择从插入点开始至文档末尾的全部内容，可使用 Ctrl+Shift+End 组合键。选择任何数量的文字，可在要选择的文字上拖动鼠标。

【实战训练】

1．制作一份实验报告。 2．制作一份海报。

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31初级篇

任务 4 统计学生成绩

【学习目的】

1）掌握 Excel 中公式和函数的使用方法。 2）掌握 Excel 中几种常规函数的使用方法。 3）掌握单元格的几种引用方法。 4）掌握帮助文件的高级应用。

【任务综述】

教务员李四要对初三段学生的成绩进行统计，先按班级统计出每位学生各科成绩的

总分、每位学生成绩的平均分、每位学生总分的班级名次；最后将三个班级的成绩按总

分进行段名次排列，统计出每门课程最高分和最低分。李四采用 Excel 2003 软件，使用公式与函数功能完成了成绩统计任务。


Excel 的打开与关闭、表的构成、数据的录入、表格的使用。

【任务实施】

1．收集原始数据与理解统计指标

（1）明确统计对象与统计指标 1）统计对象：初三（1）班、初三（2）班、初三（3）班。 2）班级人数：各班分别为 45、48、43 人。 3）课程：社会、语文、数学、科学、英语。 4）统计指标要求： ① 求每个学生成绩总分与平均分。 ② 按总分从高到低排序，总分相同者按学号顺序，同时写入名次号（RANK）。 ③ 求每门课程的平均分、最高分、最低分。（2）搜集信息及建立成绩表信息收集是进行成绩分析的一项非常重要的工作，需根据成绩统计的要求来组织原

始数据。在本任务中，要收集三个班学生的学号、姓名、各门课程的成绩，这些数据一

般在教务处或在班主任手中。这些数据有可能全部是纸质数据，也有可能全部是电子数

据，还有可能部分是电子数据（如学号、姓名）、部分是纸质数据（各科成绩）。对于纸

质数据，在收集时要仔细观察有无空缺和书写不清楚的地方，当场搞清楚，以免在输入

数据时再找当事人确认。


建立数据表的关键是建立表栏目，在本任务中需建立的表栏目如表 4.1 所示。

表 4.1 成绩统计表栏目

班级学号姓名社会语文数学科学英语总分平均分班名次段名次

通过人工输入或用已有的电子表格，最后形成的原始数据表如图 4.1 所示。

图 4.1 原始数据表

2．用公式计算总分与平均分

首先用公式的方法来统计每位学生的总分和平均分。选中 I4 单元格，输入“＝

D4+E4+F4+G4+H4”，然后按下回车键，总分即可求出，如图 4.2 所示。

图 4.2 利用公式计算总分

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接下来选中 I4 单元格，然后向下拖动填充柄至最后一位学生的总分单元格位置，

如图 4.3 所示。

图 4.3 拖动填充柄完成其他学生的总分统计

平均分的计算方法也是一样，选中 J4 单元格，输入“＝(D4+E4+F4+G4+H4)/5”，然后按下回车键，平均分即可求出，如图 4.4 所示。

图 4.4 利用公式计算平均分

同样选中 J4 单元格，然后向下拖动填充柄至最后一位学生的平均分单元格位置，



图 4.5 拖动填充柄完成其他学生的平均分统计

3．使用函数计算总分与平均分

以上介绍的是用公式计算出每位学生的总分和平均分。这里将用函数完成总分和平

均分的统计。选中 I4 单元格，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，如图 4.6 所示。

图 4.6 执行“插入”→“函数”命令

在弹出的“插入函数”对话框中，选中函数“SUM”，如图 4.7 所示。

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图 4.7 “插入函数”对话框

单击“确定”按钮，接下来弹出“函数参数”对话框，如图 4.8 所示。

图 4.8 “函数参数”对话框

可以看到“函数参数”对话框中的 Number1 已经默认选定了 D4:H4，并且文本框右

侧的“={84，79，59，58，60}”清楚地提示当前选定单元格的具体数值，结尾处还有

计算结果“=340”的提示。假设这个默认的选定不是统计所期望的，可以按键盘上的

Delete 键直接清除默认选定的内容，如图 4.9 所示。

图 4.9 清除默认选定的内容


可以直接在 Number1 后的文本框中直接输入单元格或数值，也可以用更简单的方

法，直接单击 Number1 后的按钮，结果如图 4.10 所示。

图 4.10 手工选择参数

直接拖动鼠标选中要求和的单元格区域，本例中选中 D4:H4 单元格区域，如图 4.11所示。

图 4.11 选中求和区域

选中要求和的单元格区域 D4:H4 后，对话框中将自动根据所选中的区域显示“D4: H4”，单击此区域后的按钮返回至“函数参数”对话框，如图 4.12 所示。

图 4.12 “函数参数”对话框

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37初级篇

直接单击“确定”按钮，随即算出总分结果。拖动填充柄计算出其余学生的总分。同理，使用函数 AVERAGE 就可以计算出每位学生的平均分。值得一提的是，其统

计范围仍然是 D4:H4，不要随便单击“确定”按钮，使统计结果有误，如图 4.13 所示。

图 4.13 设置 AVERAGE 函数的参数

单击“确定”按钮，即计算出该学生的平均分，拖动填充柄计算出其余学生的平均分。

比较求和函数“SUM”与求平均分函数“AVERAGE”的操作过程，两者的操作步

骤大致相同，只不过在函数的选择及统计范围上有所区别。Excel 的统计函数使用过程

基本上大同小异，在后面的统计函数使用中将不再详细描述。

4．求每门课程的平均分、最高分、最低分

平均分、最高分、最低分统计结果的位置设计如图 4.14 所示。

图 4.14 平均分、最高分、最低分统计结果位置


选中单元格 D140，使用函数“AVERAGE”，设置单元格范围为“D4:D139”，按回

车键后即可求出第一门课程的平均分，然后向右拖动填空柄至单元格 H140，求得其余

各课程的平均分，如图 4.15 所示。

图 4.15 统计出每门课程平均分

选中单元格 D141，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，出现“插入函数”

对话框。在“选择类别”下拉列表中选择“常用函数”，在“选择函数”列表框中选择

“MAX”，然后单击“确定”按钮。在弹出的“函数参数”对话框中设置单元格范围为

“D4:D139”（注意：此处默认为 D4:D140，需要修改），按回车键后即可求出第一门课程的

最高分，向右拖动填空柄至单元格 H141，求得其余各课程的最高分，如图 4.16 所示。

图 4.16 统计出每门课程最高分

用同样的方法继续求得最低分。选中单元格 D142，执行菜单栏中的“插入”→“函

数”命令，出现“插入函数”对话框。在“选择类别”下拉列表中选择“统计”，在“选

择函数”列表框中选择“MIN”，然后单击“确定”按钮。在弹出的“函数参数”对话

框中设置单元格范围为“D4:D139”（注意：此处默认为 D4:D141，需要修改），按回车

键后即可求出第一门课程的最低分，接着向右拖动填空柄至单元格 H142，求得其余各

课程的最低分，如图 4.17 所示。科

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图 4.17 统计出每门课程最低分

5．求班名次和段名次

当全班成绩总分都不相同时，可采用按总分进行降序排序，然后利用填充柄逐一填

上 1、2、3（等差序列）。事实上，一个班级同分者还是不少，若整个初三段，那就更多

了，因此该方法不可取。选中单元格 K4，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，出现“插入函数”对

话框，在“选择类别”下拉列表中选择“统计”，在“选择函数”列表框中选择“RANK”，

然后单击“确定”按钮。此时系统弹出“函数参数”对话框，在“Number”文本框中输

入“I4”（因为是计算 I4 单元格中的数值在初三（1）班中的排名），在“Ref”文本框中

输入“I$4:I$48”（因为 I$4 到 I$48 区域就是初三（1）班全班学生的成绩序列），“Order”文本框中留空即可。单击“确定”按钮后，可求得第一位学生的班名次，向下拖动填充

柄至单元格 K48，如图 4.18 所示。

图 4.18 正确地使用绝对引用求班名次

同理，选中单元格 K49，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，在弹出对话框

的“选择函数”列表框中选择“RANK”并单击“确定”按钮。此时系统弹出“函数参

数”对话框，在“Number”文本框中输入“I49”（因为目的是要求得 I49 单元格中的数

值在初三（2）班中的排名），在“Ref”文本框中输入“I$49:I$96”，按回车键后，即可

求得该名次。接下来向下拖动填空柄至单元格 K96，就可以求得初三（2）班全班每位


学生的名次。选中单元格 K97 中，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，在弹出对话框的“选

择函数”列表框中选择“RANK”，然后单击“确定”按钮。此时系统弹出“函数参数”

对话框，在“Number”文本框中输入“I97”（因为目的是要求得 I97 单元格中的数值在

初三（3）班中的排名），在“Ref”文本框中输入“I$97:I$139”，按回车键后，即可求

得该名次。接下来向下拖动填空柄至单元格 K139，就可以求得初三（3）班全班每位学

生的名次。段名次的求法当然也很简单，首先选中单元格 L4，执行菜单栏中的“插入”→“函

数”命令，在弹出对话框的“选择函数”列表框中选择“RANK”并单击“确定”按钮。

此时系统弹出“函数参数”对话框，在“Number”文本框中输入“I4”（因为目的是要

求得 I4 单元格中的数值在整个初三段中的排名），在“Ref”文本框中输入“I$4:I$139”，按回车键后，即可求得该名次。接下来向下拖动填空柄至单元格 L139，这样就可以求

得整个初三段每位学生的名次。在正确的解决方式下，发现“RANK”函数对相同总分的名次按相同的名次号填写。

这也是求名次的目的。如果想直观地看到实际效果，可以通过排序清楚地检查上述操作

是否正确。

6．统计各门课程各分数段的人数

下面来统计各门课程各分数段的人数，其中分数段的划分规则是：85～100 分属于

优，70～84 分属于中，60～69 分属于及格，0～59 分属于不及格。选择单元格 D143，执行菜单栏中的“插入”→“函数”命令，在“插入函数”对话框的“选择类别”下拉

列表中选择“统计”，在“选择函数”列表框中选择“COUNTIF”并单击“确定”按钮。

此时系统弹出“函数参数”对话框，在“Range”文本框中输入“D4:D139”，在“Criteria”文本框中输入“">=85"”，如图 4.19 所示。然后按回车键即可求得成绩属于优的人数。

接下来向右拖动填空柄至单元格 H143，即可求出所有科目中成绩属于优的人数，如图 4.20 所示。

图 4.19 “COUNTIF”函数的使用

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图 4.20 统计各门课程属于优分数段的人数

如果已经掌握了函数格式，就不需通过“插入函数参数”对话框和“函数参数”对

话框进行设置，直接在编辑栏输入函数表达式即可。选择单元格 D144 ，输入 “ =COUNTIF(D4:D139,">=70")-COUNTIF(D4:D139,

">=85")”，按回车键后，向右拖动填空柄至单元格 H144。选择单元格 D145 ，输入 “ =COUNTIF(D4:D139,">=60")-COUNTIF(D4:D139,

">=70")”，按回车键后，向右拖动填空柄至单元格 H145。选择单元格 D146，输入“=COUNTIF(D4:D139,"<60")”，按回车键后，向右拖动填

空柄至单元格 H146。最后的操作结果如图 4.21 所示。

图 4.21 各门课程各分数段的人数统计结果


求和与求平均既可以用公式计算，也可以用函数 SUM、AVERAGE 实现，后者比

前者操作更加方便，尤其在几十项数据进行求和与求平均时，公式将很难实现，而用函

数会轻而易举。但公式可以进行加（+）、减（-）、乘（*）、除（/）、乘方（^）运算，

对于加权平均需要函数与公式配合才能得以实现。 Excel 具有的函数功能，按照不同用途分为财务、日期与时间、数学与三角函数、

统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息。用户需要使用函数时，可选择函数类

型，再选择该子类中的函数。若无法判断使用函数的类型，可选择“全部”，再逐步下

拉查找。


学习 Excel 函数，不可能掌握每一个函数功能的操作，只需掌握常用的几个函数，

如 SUM、AVERAGE、IF、COUNTIF、COUNT、MAX 等。一般在使用函数的过程中，

可以通过帮助文件获取操作方法与步骤。另一种方法是通过 Office 2003 已经集成的强大

的帮助系统，如预先不知道用什么函数求平均分，只需按 F1 键，此时在窗口的右侧出

现“Excel 帮助”任务窗格，如图 4.22 所示。在“搜索”文本框中输入“平均”，然后单

击按钮进行搜索，会出现如图 4.23 所示的搜索结果。

图 4.22 “Excel 帮助”任务窗格图 4.23 搜索结果

单击“计算数字的平均值”文字链接，将打开如图 4.24 所示的窗口。

图 4.24 计算数字的平均值的几种方法

如单击“在连续的行或列中计算数字的平均值”左边的“+”号，将会展开在连续

的行或列中计算数字的平均值的具体操作步骤，如图 4.25 所示。

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图 4.25 具体操作步骤

图 4.25 中圈选的内容，就是在连续的行或列中求平均值的操作步骤。在函数或公式的使用过程中，范围的选择是关键，同时要确定是相对引用还是绝对

引用。如“RANK”函数，“Ref”引用的单元格范围应该是绝对引用，在本例中若用相

对引用“I4:I48”，则系统执行函数命令后将出现如图 4.26 所示的填充结果，从中可以发

现许多错误，如学号为 17 号的李阳和学号为 30 号的朱振海总分都是 440，但是班级名

次分别是 7 和 4；表格中出现多个第四名的总分不相同的情况。

图 4.26 用相对引用填充的结果

要灵活应用函数，在单个函数解决不了问题的时候，可以使用多个函数进行计算。数据的正确性是最关键的，错误的原始数据会导致错误的结果。在使用公式与函数

进行统计时，其结果显示出来后一定要经过人工的检查与核对，不能忽略这一重要的环

节。尽量采用复制、粘贴的方法，获取已经经过验证的正确函数表达式。

【实战训练】

建立如图 4.27 所示的表格，保存为“某某公司工资表.xls”。


图 4.27 某某公司工资表

1）选择其中的“Sheet1”工作表，利用 IF 函数求“职务津贴”。条件：总经理的职务津贴为 3000 元，经理的职务津贴为 2000 元，工程师的职务津

贴为 1500 元，其余员工的职务津贴为 1000 元。 2）计算应发工资。

应发工资＝基本工资＋职务津贴＋基本工资×加班天数/20 3）利用 IF 函数求“所得税”。

所得税＝（基本工资－1600）×税率

条件：基本工资≤1600 税率为 0% 基本工资－1600＜500 税率为 5%

500≤基本工资－1600＜2000 税率为 10% 2000≤基本工资－1600＜5000 税率为 15% 5000≤基本工资－1600＜20000 税率为 20% 4）计算实发工资。

实发工资＝应发工资－基本工资×加班天数/20－所得税 5）利用 ROUND 函数对“实发工资”进行四舍五入并保留小数点后一位小数。 6）将表中相应的数字格式设置为“货币”格式。 7）将各列调整到最合适的列宽，并将“Sheet1”重命名为“一月工资”。 8）在表“一月工资”中的空白单元格中添加项目并进行相应的计算，如图 4.28 所示。

利用 SUM 函数计算实发工资总额利用 MAX 函数计算最高实发工资利用 MIN 函数计算最低实发工资利用 AVERAGE 函数计算平均实发工资

利用 COUNTIF 函数分别统计各部门人数

利用 COUNT 或 COUNTA 函数进行统计

图 4.28 添加项目并计算

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任务 5 制作学生成绩分析报告

【学习目的】

1）掌握如何使用 Excel 进行数据管理。 2）掌握 Excel 中图表的操作方法。 3）掌握 Excel 中筛选的使用方法。 4）掌握 Excel 中条件格式的使用方法。 5）掌握 Excel 中分类汇总的使用方法。 6）掌握 Excel 中 IF 函数的使用方法。

【任务综述】

教务员张三要根据李四的成绩统计结果写一份成绩分析报告，除了李四提供的基本

统计数据外，在分析中还需要每门课程各分数段成绩分布图、全科合格（五门成绩都及

格）的学生清单、有一门及以上课程成绩不及格的学生清单、成绩不及格加红色标记和

90 分以上加绿色标记四方面的素材。


Excel 中图表的应用、条件格式、筛选。

【任务实施】

1．利用 Excel 图表功能绘制每门课程各分数段成绩分布图

根据任务的要求，要统计表格中每门课程各分数段人数的分布情况，也就是说要在

一张图表上示意表达每门课程各分数段成绩学生人数情况。根据图表的要求，使用的横坐标数据是 A143:A146，纵坐标的数据是 D143:H146。

单击“常用”工具栏中的按钮，弹出如图 5.1 所示的“图表向导-4 步骤之 1-图表类

型”对话框。在“图表类型”列表框中选择“柱形图”，在“子图表类型”选项区域中选择“簇

状柱形图”选项，然后单击“下一步”按钮，弹出如图 5.2 所示的“图表向导-4 步骤之

2-图表源数据”对话框。


图 5.1 “图表向导-4 步骤之 1-图表类型”对话框

图 5.2 “图表向导-4 步骤之 2-图表源数据”对话框

单击“系列”标签切换到“系列”选项卡，如图 5.3 所示。

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图 5.3 切换到“系列”选项卡

在“系列”选项卡中单击“添加”按钮，在对应的“名称”输入框中输入“＝"社会"”，在“值”输入框中输入“=Sheet1!$D$143:$D$146”；同理，继续按以上操作步骤，

添加其他 4 门课程的“名称”和“值”。在“分类（X）轴标志”输入框中输入

“=Sheet1!$A$143:$A$146”后单击“下一步”按钮，弹出如图 5.4 所示“图表向导-4步骤之 3-图表选项”对话框。

图 5.4 “图表向导-4 步骤之 3-图表选项”对话框

单击“标题”标签切换到“标题”选项卡，如图 5.5 所示。


图 5.5 切换到“标题”选项卡

在“标题”选项卡内根据提示，输入图表标题内容、分类（X）轴内容、数值（Y）

轴内容，然后单击“下一步”按钮，弹出如图 5.6 所示的“图表向导-4 步骤之 4-图表位

置”对话框。

图 5.6 “图表向导-4 步骤之 4-图表位置”对话框

在该对话框中可选择将图表作为新工作表插入或直接插入到已有的某个工作表中，

本次操作是将该图表插入到“Sheet1”工作表中。单击“完成”按钮，即可完成本任务

所需的“分数段人数分布柱形图”，如图 5.7 所示。

分数段人数分布柱形图

0

20

40

60

80

100

85-100 70-84 60-69 0-59

分数段

人数

社会

语文

数学

科学

英语

图 5.7 分数段人数分布柱形图

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2．制作全科成绩合格与至少有一门课程成绩不及格的学生清单（方法 1）

两项制作内容可以同时考虑，筛选出全科成绩都合格的学生，剩余的学生就是至少

有一门课程成绩不及格的学生。为了不破坏原始数据，建议不要直接在“Sheet1”工作表中进行，而在另一张工作

表“Sheet2”中进行操作。在“Sheet1”工作表中，选定单元格区域 A1:L139，单击“复

制”按钮，然后切换到“Sheet2”工作表，在单元格 A1 位置，单击“粘贴”按钮，将

原始数据复制到“Sheet2”工作表中。在“Sheet2”工作表中，选定单元格区域 A3:L139，单击“复制”按钮，在单元格

A151 单击“粘贴”按钮备份一张原成绩表内容。在备份的“Sheet2”工作表中，单击单元格A3，执行菜单栏中的“数据”→“筛选”→

“自动筛选”命令，在表栏目中出现“自动筛选”后的工作表，如图 5.8 所示。

图 5.8 自动筛选状态下的工作表

单击下拉列表中的“自定义”选项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，如图 5.9所示。

图 5.9 自定义自动筛选方式


在“自定义自动筛选方式”对话框中，通过单击左边输入框的下拉按钮，在下拉列

表中选择“大于或等于”，再在右边输入框中输入“60”，单击“确定”按钮，然后将其

余四门课程对应的筛选用同样方式输入完毕，最后自动筛选出来的记录就是五门课程都

及格的学生清单，如图 5.10 所示。

图 5.10 五门课程都及格的学生清单

观察表格，注意最左侧的行号，颜色是蓝色的，而且行号是不连续的，说明这已经

是筛选的结果。筛选出来的记录建议放在另一张表中。选定经筛选后的记录和表头，单

击“复制”按钮，切换到“Sheet3”工作表，在单元格 A1 处单击“粘贴”按钮，就将

五门课程都及格的学生清单复制了过来。然后修改表头内容为“××学校初三段课程全

部及格学生一览表”，如图 5.11 所示。

图 5.11 课程全部及格学生一览表

实际上要求得到“至少有一门课程不及格”的学生范围，回到上述的“Sheet2”工

作表中，选定筛选后的数据行（不包括表头和表标题），也就是五门课程都及格的学生

数据行，执行菜单栏中的“编辑”→“删除行”命令，此时会发现表中除了表头和表标

题外，没有数据行了，接下来执行菜单栏中的“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，

即可恢复至正常数据状态。此时，数据表上的内容就是至少有一门课程不及格的学生记

录，如图 5.12 所示。同理，将这些数据进行选择（包括数据行和表头），单击“复制”

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按钮，然后切换到“Sheet3”工作表，在单元格 A150 处单击“粘贴”按钮，将至少有

一门课程不及格的学生记录复制进来。最后修改表头内容为“××学校初三段至少有一

门不及格学生一览表”。

图 5.12 至少有一门不及格学生一览表

思考：分析“××学校初三段课程全部及格学生一览表”和“××学校初三段至少

有一门不及格学生一览表”中的班名次和段名次，是否有别？原因在哪里？

3．制作全科成绩合格与至少有一门课程成绩不及格的学生清单（方法 2）

方法 1 采用了“自动筛选”功能，方法 2 采用“高级筛选”功能。执行菜单栏中的“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，接下来就用高级筛选功

能来解决上面的问题。高级筛选法的关键是要创建一个条件区域。至少有一门课程不及格的条件区域设置

是一种“或”运算，在表格中空的位置输入，比如选定第 149 行，将“D3:H3”内容复

制，在单元格 D141，单击“粘贴”按钮，在 149 行对应的课程下输入“<60”内容，并

相互错开行数。其条件区域设置如图 5.13 所示。


图 5.13 至少有一门课程不及格的条件区域设置

执行菜单栏中的“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，在弹出的“高级筛选”

对话框中将“方式”设置为“将筛选结果复制到其他位

置”，“列表区域”选择“A3:L139”，“条件区域”选择刚

刚建立的“D149:H154”，“复制到”设置为“A160”，“A160”即筛选结果的起始单元格位置，如图 5.14 所示。

单击“确定”按钮后，就会以“A160”为起始单元

格显示满足“至少有一门课程不及格”筛选条件的结果，

参见图 5.12。要筛选全科成绩都合格的学生，只要将条件格式设

为“与”的方式，即在一行中设置条件即可，如图 5.15所示。

图 5.15 “与”运算条件区域设置

4．将成绩不及格用红色标注，90 分（包括 90 分）以上用绿色标注

成绩管理中为了清楚地分辨学生成绩的高低，于是用不同颜色给不及格者和 90 分

以上者进行区分，利用“条件格式”就可以轻松完成。因为要对原始数据进行成绩管理，建议不要直接在“Sheet1”工作表中进行，在另

一张表中进行数据管理。在“Sheet1”工作表中，选定单元格区域 A1:L139，单击“复

制”按钮，切换到“Sheet3”工作表，在单元格 A1 位置，单击“粘贴”按钮，将原始

数据复制到“Sheet3”工作表中。在“Sheet3”工作表中，选定单元格区域 D4:H139，执行菜单栏中的“格式”→“条

件格式”命令，系统弹出“条件格式”对话框，根据成绩管理的要求在“条件 1”中设

置“单元格数值小于 60”，单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“颜色”

位置选择“红色”，在“字形”位置选择“加粗”，单击“确定”按钮回到“条件格式”

对话框，完成对不及格成绩的条件设定，如图 5.16 所示。

图 5.14 高级筛选的设置

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图 5.16 条件格式的设置

单击“添加”按钮，出现“条件 2”，继续在“条件 2”中设置“单元格数值大于或

等于 90”，单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“颜色”位置选择“绿

色”，在“字形”位置选择“加粗”，单击“确定”按钮回到“条件格式”对话框，完成

对 90 分以上成绩的条件设定，如图 5.17 所示。

图 5.17 条件格式中的多条件设置

再单击“确定”按钮，即可在“Sheet3”工作表中，将选定单元格区域 D4:H139 内

的数据按不及格分数用红色粗体显示，90 分（包括 90 分）以上用绿色粗体显示。

5．各班各门课程平均值统计

要求对“Sheet1”工作表中的数据进行分类汇总，求出初三（1）、初三（2）、初三

（3）三个班级社会、语文、数学、科学、英语五门课程的班级平均分。在“Sheet1”工作表中，选定单元格区域 A1:L139，单击“复制”按钮，切换到“Sheet4”

工作表，在单元格 A1 位置，单击“粘贴”按钮，将原始数据复制到“Sheet4”工作表中。

在“Sheet4”工作表中，用鼠标单击任一数据单元格，按 Ctrl+Shift+8 组合键，即

可选中整个数据清单，然后执行菜单栏中的“数据”→“分类汇总”命令，系统弹出“分

类汇总”对话框，如图 5.18 所示。按照要求需各个班级进行如下设置：“分类字段”设置为“班级”；“汇总方式”设

置为“平均值”；“选定汇总项”列表框中勾选社会、语文、数学、科学、英语五门课程


对应的复选框，如图 5.19 所示。

图 5.18 “分类汇总”对话框图 5.19 分类汇总对话框设置结果

单击“确定”按钮，即可求出初三（1）、初三（2）、初三（3）各个班级，社会、

语文、数学、科学、英语五门课程的班级平均分，结果如图 5.20 所示。

图 5.20 各班各门课程平均值分类汇总结果

6．将每位学生的平均分成绩分等级

按学校要求对初三年级的三个班级进行平均分成绩分等级统计管理，规定将学生平

均分的百分制转换成不同的等级。有多种不同的划分方法，这里要求在原数据清单中增

加“M3”单元格并输入“等级”，将 J 列学生的平均分从百分制的分数转换成 M 列的 A（90～100 分）、B（80～89 分）、C（70～79 分）、D（60～69 分）与 E（低于 60 分）

五个等级。

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解决这类分级问题用逻辑判断函数 IF 即可。IF 函数的格式如图 5.21 所示。

图 5.21 IF 函数的格式

如果简单地将成绩分成两个等级 A（>=60）和 B（<60）的话，只需要在指定的单

元格如 M4 中输入“=IF(J4>=60,"A","B")”即可。如果分成多个等级，只要将逻辑判断的条件进行嵌套，在 M4 中输入

“=IF(J4>=90,"A",IF(J4>=80,"B",IF(J4>=70,"C",IF(J4>=60,"D","E"))))”。对以上公式进行分析：先去对 J4 单元格的值进行判断，是否大于等于 90，是，就

是“A”；不是，也就是小于 90 的情况，进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 80，是，就

是“B”；不是，也就是小于 80 的情况，再进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 70，是，

就是“C”；不是，也就是小于 70 的情况，还是进入嵌套逻辑判断，是否大于等于 60，是，就是“D”；不是，那么就是小于 60，当然就是“E”了。利用 IF 函数进行成绩分

等级的最终结果，如图 5.22 所示。

图 5.22 利用 IF 函数进行成绩分等级


Excel 具有强大的图表自动生成功能，生成图表的操作操作步骤如下： 1）选择图表类型及子类。 2）选择图表源数据。 3）“标题”、“坐标轴”、“图例”、“数据标志”、“数据表”等图表选项的设置。 4）图表位置的确定，即图表是放在原工作表中，还是放在新工作表中。在 Excel 中对数据筛选可使用“自动筛选”与“高级筛选”两种方法。“自动筛选”

可对某列设置单一筛选条件，也可以用“与”关系或“或”关系设定条件；多列设置，

其列与列条件成“与”的关系。“高级筛选”功能，要先设置条件区域，条件区域由标

题行和条件行组成。列与列之间成“与”的关系，其表达式写在同一行上；列与列之间


成“或”的关系，其表达式写在不同行上。筛选结果可在源数据区域显示，也可以将筛

选结果复制到另外的空白区域。 “条件格式”要做两项操作：一是设定条件（表达式）；二是设定格式（字体、字

号、颜色、下划线等）。该功能操作的结果是将满足条件的数据用指定的格式显示，如

不及格者用“红色”标注，以示醒目。 “条件格式”在条件设定时通常使用“单元格”选项，这种方法读者容易理解也容

易操作。另一种是在条件设定时使用“公式”，这种方法有一定的难度。如要显示有一

门成绩不合格的姓名并标志为红色，可以按如下操作步骤实现。先选定单元格区域“C4:C139”，即选定“姓名”区域，然后执行菜单栏中的“格式”→

“条件格式”命令，在弹出的如图 5.23 所示的“条件格式”对话框中填写公式，单击“确

定”按钮。这样有一门课程不及格的学生姓名就会显示为红色。

图 5.23 有一门课程不及格姓名标记为红色

使用“分类汇总”功能时，在操作前必须要先对关键字段进行排序，不然的话，排

序结果没有任何意义。分类汇总的结果有以下三种显示形式： 1）明细记录与分类汇总值。 2）分类汇总值。 3）总汇总值。 IF 函数作为逻辑判断用途很广，简单的 IF 语句可通过对话框进行设置。但大多数

的统计需要多重嵌套，因此在编写公式的时候，先分成两段式，再将后一段继续用 IF函数展开，最后一定要检查括号的使用是否正确与配套，否则有可能导致结果错误或弹

出非法公式的错误信息对话框。

【实战训练】

建立如图 5.24 所示的员工工资表。 1）在 D1 单元格中填写等级，用 IF 函数填写 D 列单元格中的级别，规定“高工”

为“A”，“工程师”为“B”，“助工”为“C”，其他为“D”。 2）用饼图制作各职称的比例。 3）工资低于 300 者，姓名显示为红色，高于 500 者姓名显示为蓝色。 4）复制当前表数据到另一张表中，求出每类职称的平均工资。

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图 5.24 员工工资表


任务 6 制作生日贺卡

【学习目的】

1）了解贺卡的作用。 2）掌握贺卡的基本内容。 3）掌握用模板制作贺卡的方法。

【任务综述】

小珍的同学小敏明天过生日，小珍要制作一张电子贺卡送给远方的同学小敏，祝贺

小敏生日快乐。


PowerPoint 的打开与关闭，文字的格式与修饰，图形和声音的插入。

【任务实施】

1．学习贺卡的有关知识

（1）什么是贺卡贺卡是在重大节日、纪念日、生日等特殊日子互相赠送的具有纪念意义的精美艺术

品，它能显示爱心、表达美好的祝愿，给人们增添欢乐、友谊和节日的气氛，可以增加

家人间的亲情、师生间的感情、朋友间的友谊。目前，有印刷成品的纸质贺卡、邮政贺

卡，基于 Internet 网络的电子贺卡（免费与收费两种），自己动手制作的纸质贺卡与电子

贺卡。通常将自制的贺卡送给亲人和朋友，会使人备感亲切，更富有意义。（2）贺卡种类与形式贺卡的种类包括贺年卡、生日卡、结婚卡、尊师卡、节日贺卡等。贺卡的形式有单

页卡、折页卡；有平面的、立体有声的；有横式的、竖式的；有心形的、树叶形的及不

规则形的。（3）贺卡的设计与制作要求目的明确、主题鲜明、构思巧妙、形式新颖、造型优美、工艺精致。在设计贺卡前，

首先应该明确要赠送的对象与赠送事因。因为不同的赠送对象的心理和爱好是不一样

的，如老年人喜爱欢乐、喜庆的格调；儿童则喜爱灿烂绚丽的色彩；年轻人喜欢浪漫、

奔放。出于什么原因赠送对方贺卡，决定着贺卡的形式与内容。根据事因、对象进行贺

卡设计：选择什么图案、安排什么色彩、赠送什么话语。科

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2．调用 PowerPoint 工具中的贺卡模板

单击“开始”按钮，弹出如图 6.1 所示的“开始”菜单。选择“新建 Office 文档”命令，弹出如图 6.2 所示的“新建 Office 文档”对话框。

图 6.1 “开始”菜单图 6.2 “新建 Office 文档”对话框

单击“演示文稿”标签，切换到“演示文稿”选项卡，如图 6.3 所示。

图 6.3 “演示文稿”选项卡

选择“贺卡”选项，在对话框右侧出现“贺卡”演示文稿的预览界面，如图 6.4 所示。


图 6.4 选定“贺卡”模板

单击“确定”按钮，进入“贺卡”幻灯片编辑窗口，如图 6.5 所示。

图 6.5 “贺卡”幻灯片编辑窗口

如图 6.5 所示的 PowerPoint 演示文稿编辑窗口是演示文稿的普通视图。该视图左边

窗格以大纲形式列出本演示文稿的全部页面，右边窗格显示某一个演示页面的内容，并

且可以进行编辑。仔细观看，我们发现，PowerPoint 已经默认建立了 8 张幻灯页面。这 8 张幻灯页面分别可以用于中国人的农历新年、情人节、母亲节、父亲节、教师节、

圣诞节、生日等重要节日及一般的问候。执行菜单栏中的“视图”→“幻灯片浏览”命

令，切换到幻灯片浏览视图，如图 6.6 所示。

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图 6.6 幻灯片浏览视图

3．删除多余页面和放映模板提供的效果

因为小珍要制作一张贺卡，祝贺小敏生日快乐。因此，要删除其他 7 张贺卡，保留

第 7 张的生日贺卡，并作相应修改。按住 Ctrl 键，用鼠标左键单击除第 7 张页面之外的

全部幻灯片，再单击鼠标右键，弹出如图 6.7 所示的快捷菜单。

图 6.7 弹出的快捷菜单


选择快捷菜单中的“删除幻灯片”命令，幻灯片浏览视图里只剩下一张生日贺卡，


图 6.8 删除其他页面后，只剩下生日贺卡页面

执行菜单栏中“视图”→“普通”命令，切换到编辑窗口，如图 6.9 所示。

图 6.9 生日贺卡的编辑界面

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执行菜单栏中“幻灯片放映”→“观看放映”命令，即可以观看演示效果，如图 6.10所示。

图 6.10 生日贺卡的放映效果

在窗口任意位置单击鼠标左键，出现一个动画，左边的“HAPPY BIRTHDAY TO YOU”图片以动画形式，自底向上出现在屏幕上。动画结束，最后得到的结果如图 6.11所示。

图 6.11 图片动画效果结束后的效果


4．修改贺卡

（1）修改文字用鼠标单击右下侧的“亲爱的志明：”文本框，把志明改为自己的朋友或同学的名

字。在本例里，小珍要祝贺小敏生日快乐，因此要把“志明”两个字改为“小敏”，把

“春妞”两个字改为“小珍”。最后，把“生日快乐”四个字的字号设置为 40，修改后

的幻灯片效果如图 6.12 所示。

图 6.12 修改相应名字和字号后的效果

（2）插入音乐将一首“祝你生日快乐”的歌曲插入到幻灯片里，使图片动画开始时，同时播放这

首歌曲。假设歌曲保存在我的文档里的“我的音乐”文件夹里，并且歌曲的名称是“生

日快乐.wav”。执行菜单栏中“插入”→“影片和声音”→“文件中的声音”命令，弹出一个选择

文件的对话框，找到“生日快乐.wav”这首歌曲，单击“确定”按钮，出现如图 6.13 所

示的对话框。

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图 6.13 插入声音对象时出现的对话框

如果单击“自动”按钮，则幻灯片放映时，这首歌曲将自动播放；如果单击“在单

击时”按钮，则只有当单击鼠标左键时，才播放这首歌曲。本例希望这首歌曲与图片动

画一起播放，因此单击“在单击时”按钮，稍后再进行修改。单击“在单击时”按钮后，

屏幕上出现一个小喇叭图标。在放映幻灯片时，将鼠标光标移动到此图标上，当光标的

形状变成手形时单击，就开始播放这首歌曲，如图 6.14 所示。

图 6.14 插入声音对象后的效果

（3）动画效果设置根据个人的喜好，可以把小喇叭图标移动到其他位置。另外，由于希望幻灯片一开

始放映，图片动画和音乐便同时播放，因此需要修改动画的放映方式。执行菜单栏中的“幻灯片放映”→“自定义动画”命令，PowerPoint 窗口的右侧出

现“自定义动画”任务窗格，如图 6.15 所示。


图 6.15 “自定义动画”任务窗格

用鼠标右键单击“自定义动画”窗格里的“组合 2”，在弹出的快捷菜单中选择“从

上一项之后开始”命令，如图 6.16 所示，表示本动画是在上一个事件结束之后开始，在

本例里，就是幻灯片一放映动画就开始演示。接着用鼠标右键单击“多媒体”，在弹出的快捷菜单中选择“计时”命令，打开如

图 6.17 所示的对话框。在“开始”下拉列表中选择“之前”选项，表示在图片动画之前播放声音，即与图

片动画同时开始播放。在“触发器”选项区域中，选择“部分单击序列动画”单选按钮，

如图 6.18 所示。科

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图 6.16 选择“从上一项之后开始”命令图 6.17 声音对象的动画设置对话框

图 6.18 声音对象的计时属性设置

执行菜单栏中的“幻灯片放映”→“观看放映”命令，观看演示文稿的放映效果，

查看是否符合自己的要求。如果不符合自己的要求，可以按前面的方法，重新进行设置。如果此时保存这个演示文稿，并把它通过邮件寄给你的朋友，你的朋友打开演示文

稿后，可能会听不到演示文稿里的声音。原因是，在默认情况下，PowerPoint 只会把一


比较小的声音文件插入到演示文稿的内部，而对于比较大的声音文件则是通过链接的方

式访问。为此，执行菜单栏中的“工具”→“选项”命令，打开如图 6.19 所示的对话框。单击“常规”标签切换到“常规”选项卡，如图 6.20 所示。

图 6.19 “选项”对话框图 6.20 “常规”选项卡

为了将“生日快乐.wav”文件插入到演示文稿内部，接下来需要对“链接声音文件

不小于”选项进行设置。默认情况下，该选项的值是 100KB，即表示，将小于 100KB的声音文件插入到演示文稿内部，而大于 100KB 的声音文件则通过链接方式访问。由

于“生日快乐.wav”文件的大小为 980KB，因此，不妨把“链接声音文件不小于”值设

置为 2000KB，如图 6.21 所示。

图 6.21 设置“链接声音文件不小于”值

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单击“确定”按钮，返回到编辑窗口，如图 6.22 所示。

图 6.22 最后得到的动画

执行菜单栏中的“文件”→“另存为”命令，把当前的演示文稿保存为“生日贺卡.ppt”。小珍将这个演示文稿发给小敏，如此图、文、声并茂，小敏肯定会喜欢。


PowerPoint 软件与 Word 软件一样，具有丰富的模板素材。PowerPoint 提供了日常

工作与生活中常用的模板，包括财务状况、产品概述、公司会议等三十多个演示文稿，

如图 6.23 所示。这些演示文稿包括结构与内容，用户调用这些演示文稿进行修改后，就

能达到制作要求。尤其对于初学者来说，应该说是一大福音。系统同时支持“Office Online”模板，用户可以通过 Internet 从网络上获取更多的演示文稿模板。


图 6.23 演示文稿模板

演示文稿中的文字放在文本框中，因此要插入文字，必然先插入文本框，然后再插

入文字；可通过剪贴画、图形文件、自选图形、艺术字等将图片插入到演示文稿中；也

可插入声音与影片，从而形成图、文、声并茂的演示效果。可对文字与图片设置动画效

果，产生良好的视觉效应。

【实战训练】

1．制作母亲节贺卡，加入“世上只有妈妈好”的音乐，插入你母亲的照片。 2．用“实验报告”模板，编制“母亲节贺卡”的制作过程（部分标题进行适当的

删除或添加）。

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