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高等职业教育“十一五”规划教材

高职高专文秘类教材系列

信息、文书与档案管理

胡 伟 卢 芳 赵修磊 主 编

买琳燕 任岩岩 副主编

北 京

内 容 简 介

本书针对文秘专业人才培养目标的实用性、操作性和综合性特点，力

求按照现代文秘工作的实际，在广泛汲取国内外研究成果的基础上将信息、

文书与档案管理工作紧密结合起来，在阐述这三者基本理论和理论联系的基

础上，通过开篇学习目标的引导、篇中多样化案例的导入、阅读资料的穿插、

鲜明的图表和示例展示以及篇末针对性的练习题巩固，从而达到提高实践能

力和解决问题能力的目的，使读者在得到知识启迪的同时，能够掌握实际的

操作技能，并在某种程度上获得综合素质的提高。 全书形式生动活泼，内容丰富充实，注重理论的使用和实用效果，突出

其科学性、系统性和应用性特点。本书既可作为高等院校文秘专业的教材，

也可供其他在职文秘及相关人员参考。

图书在版编目（CIP）数据 信息、文书与档案管理/胡伟，卢芳，赵修磊主编．—北京：科学出版社，

2010.6 （高等职业教育“十一五”规划教材·高职高专文秘类教材系列） ISBN 978-7-03-027813-5

Ⅰ．信… Ⅱ．①胡…②卢…③赵… Ⅲ．①信息管理-高等学校：

技术学校-教材②文书工作-高等学校：技术学校-教材③档案管理-高等

学校：技术学校-教材 Ⅳ．①G203②C931.46③G271

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2010）第 100905 号

责任编辑：李 娜 熊远超 王兴超 / 责任校对：王万红

责任印制：吕春珉 / 封面设计：艺和天下

出版 北京东黄城根北街 16 号

邮政编码：100717

http://www.sciencep.com 印刷

科学出版社发行 各地新华书店经销

* 2010 年 6 月第 一 版 开本：787×1092 1/16 2010 年 6 月第一次印刷 印张：24 1/4 印数：1—3 000 字数：551 300

定价:36.00 元 （如有印装质量问题，我社负责调换〈环伟〉）

销售部电话：010-62134988 编辑部电话：010-62137374（HF02）

版权所有，侵权必究 举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303

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高职高专文秘类教材系列 编 委 会

顾 问 孙汝建（教育部高等学校高职高专文秘类专业教学指导委员会主

任委员，南通大学文学院院长、教授） 主 任 李 光（教育部高等学校高职高专文秘类专业教学指导委员会委

员，开封大学副校长、教授）

委 员（以姓氏笔画为序） 王 励（齐齐哈尔大学应用技术学院副教授） 王 宏（唐山职业技术学院文法系副主任、高级讲师） 王瑞成（扬州职业大学副教授） 代祖良（昆明冶金高等专科学校党委书记、副教授） 时志明（教育部高等学校高职高专文秘类专业教学指导委员会委

员，苏州职业大学副教授） 杨光汉（浙江东方学院人文系主任、副教授） 周 欣（扬州职业大学副教授） 明卫红（南通职业大学副教授） 姜德刚（渤海大学高等职业技术学院院长、教授） 徐丽君（丽水职业技术学院人文系主任、副教授） 郭 素（昆明冶金高等专科学校副教授） 黄巨龙（广东轻工职业技术学院管理工程系文秘教研室主任）

序

目前高等教育界已形成共识，即高等职业教育的特色创建应该把专业建设和课程建

设作为突破口和着力点。随着高等职业教育建设力度的加大和教学改革的深化，建设有

特色的高等职业教育就是摆在我们面前的重要任务。 秘书专业是一个具有鲜明职业性和应用性的专业。高职教育的秘书专业和秘书课程

也应具备鲜明的特色，体现出最新的专业建设理念，体现出人才培养模式和课程的深刻

变革。 秘书专业建设的现代理念应建立在对秘书专业发展历史的前瞻性认识之上，同时也

应建立在对社会变迁与秘书工作紧密相关性的清醒认识上。20 世纪 90 年代，秘书专业

教育的发展和秘书职业资格制度的建立促进了秘书的职业化进程，秘书专业的职业指向

由党政机关扩展到各行各业。现代社会的全球化、信息化、知识经济化的大趋势也使秘

书工作从“闭门弄纸笔”中解放出来，秘书和秘书工作已经发生了巨大变化。因而秘书

专业的建设必须适应时代前进的节拍，并且要在科学预测的基础上反映现代秘书工作的

发展趋势。 秘书专业建设的核心是构建专业的人才培养模式。在新理念指导下的秘书专业人

才培养模式应该与秘书工作的实际深度结合，也就是探索秘书专业“产学合作”、“工

学交替”的培养人才的新模式。当然，秘书专业所面对的行业特性使这种探索变得广

泛而且复杂，需要我们释放出更多的教育智慧。 秘书专业与秘书工作深度结合的人才培养模式必然带来秘书专业课程的巨大变革。

原有的秘书专业课程是从中文、行政管理等专业中脱胎而来的，已经无法满足秘书职业

化的要求。新的秘书专业课程需要与秘书岗位的能力技能要求一致，与秘书的职业素质

要求一致，与秘书工作的工作过程一体。 秘书专业课程追求专业自身独立的品格，追求专业自身与秘书工作实际密切、敏锐

的相互依存。它呈现着以下特点： 其一，秘书专业课程要充分体现高职课程能力本位、实践导向的本质，构建有秘书

专业特色和独立品质的课程体系。 其二，秘书专业课程要依据秘书职业岗位和秘书工作技术领域的要求，参照秘书职

业资格标准，与秘书行业共同进行课程开发设计。 其三，秘书专业课程要建立突出秘书素质和能力的课程目标，创建融“学习与工作”

为一体的课程模式，实施以工作过程为主导的课程教学方法。 其四，秘书专业课程要进行学习化设计，课程形态灵活多样，充分体现以学生为中

心的教育理念。

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ii■■

信息、文书与档案管理

其五，秘书专业课程要重视实践教学资源和网络信息资源的利用，重视建立行业专

家参与的课程评价机制，在课程中展现高职教育工学结合、产学合作的本质。 教材是课程的重要组成部分，教材是学习课程的支持性、指导性、辅助性的材料体

系。现代高职教育课程的教材不再是单一的课程内容的表述，而把教与学的设计作为教

材的核心构成，体现对课程实施的支撑，对学习的支持。高职教育课程对课程模式的设

计、对教学方法的设计、对教学内容的选择和重组及考核评估的设计，都要在教材中加

以细化、具体化、规范化。因而，高职教育课程实践性、能力性、应用性的特质使高职

教育的教材呈现出不同于传统的知识理论读本的独特、多样、动态的特点。 秘书专业的专业建设及课程建设的水平和成果往往凝聚在教材建设上。因而，教材

的编写应该与秘书专业的课程教学改革融为一体。基于以上认识，我们组织编写了这套

秘书专业的教材。这套教材力求体现现代高职教育的最新理念，力求汇集高职院校秘书

专业最新的教改成果，力求更贴近高职院校秘书专业的教学需求，力求在教材的形式和

内容上有所创新。希望使用这套教材的老师和学生、关注这套教材的专家和学者多提建

设性的意见，参与到对教材的改进和完善中。 正是这套教材的理念、思路、内容和形式的创新，引起了教育部高等学校高职高

专文秘类专业教学指导委员会的重视，文秘类教学指导委员会给予了认真的关心指导，

并郑重向全国高职院校推荐这套教材。我们十分珍惜文秘类专业教学指导委员会和各

高职院校的支持，促使我们要加倍努力，更坚定不移的推进秘书专业的课程改革和教

材创新。 李 光

2010 年 7 月

第十二章 租 赁 合 同

前 言

信息、文书与档案管理是人类社会发展的需要。 20 世纪 90 年代以来，信息化浪潮席卷全球，信息、能源与材料已成为人类社会的

三大资源。著名的未来学家阿尔温·托夫勒（Alvin Toffler）预言，谁掌握了信息，控制

了网络，谁就掌握了整个世界。据有关方面统计，近 30 年来，人类生产的信息已超过过

去 5000 年的信息量总和。英国技术预测家詹姆斯·马丁（James Martin）作出这样的结

论：人类的知识在 19 世纪是每 50 年翻一番，20 世纪 70 年代是每 5 年翻一番，而近 10年是每 3 年翻一番。文书乃“经国之枢机”、“政事之先务”。档案是历史的真实记录，是

党和国家的宝贵财富。信息技术的应用和信息资源的开发利用使文书与档案工作面临挑

战和机遇，文书与档案管理的理念、环境、模式和方法悄然发生变化。 本书主要有以下特色：一是体现“双证”教育理念，内容贴近文秘活动，贴近秘书

职业技能鉴定要求；二是理论和实际相结合，不仅加强了基本原理的论述，而且注重实

用，将大量新颖和先进的技术介绍给学生；三是编写结构新颖，各章设有学习目标、案

例导入、案例、阅读材料、知识链接、练习题等；四是编写形式生动活泼，文字简练、

通俗，正文中插入相关图表，全书图文并茂。 本书各章编写分工如下：胡伟编写了第一章、第二章；卢芳编写了第八章、第十章、

第十一章；赵修磊编写了第七章、第九章；买琳燕编写了第三章、第四章；任岩岩编写

了第五章、第六章；“信息、文书”部分由胡伟统稿，“档案”部分由卢芳统稿。 本书既可作为高等院校文秘专业信息、文书与档案管理相关课程的教材，也可作为

秘书职业技能鉴定以及培训或研究的参考用书，还可供从事秘书工作、办公室专业行政

工作的人员参考。 本书广泛吸收了近年来的有关研究成果，参考了有关同行的著作和文章，在此表示

深深的谢意！郭红霞同志为本书的编写收集资料、制作图表，在此表示衷心的感谢！ 由于作者水平有限，书中难免有疏漏和不当之处，祈请读者不吝指正。

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目 录

前言 第一章 信息工作 .................................................................................................................... 1

第一节 信息和信息工作概述......................................................................................... 2 一、信息的概念 ............................................................................................................................. 2

二、信息的特性 ............................................................................................................................. 3

三、信息的种类 ............................................................................................................................. 7

四、秘书信息工作 ....................................................................................................................... 10

第二节 信息收集............................................................................................................13 一、信息收集的原则 ................................................................................................................... 13 二、信息收集的方法 ................................................................................................................... 15

第三节 信息整理与存储................................................................................................27 一、信息整理 ............................................................................................................................... 27 二、信息存储 ............................................................................................................................... 32

第四节 信息传递、开发及利用....................................................................................37 一、信息传递 ............................................................................................................................... 37 二、信息开发 ............................................................................................................................... 41 三、信息利用 ............................................................................................................................... 45

第五节 信息反馈............................................................................................................47

一、信息反馈的概念 ................................................................................................................... 47

二、信息反馈的目的 ................................................................................................................... 48

三、信息反馈的形式 ................................................................................................................... 50

四、信息反馈的方法 ................................................................................................................... 51

第六节 信息工作与参谋辅佐........................................................................................53 一、参谋辅佐的含义 ................................................................................................................... 53

二、秘书参谋辅佐的基本方式 ................................................................................................... 53

三、秘书信息工作与参谋辅佐 ................................................................................................... 54

练习题 ...............................................................................................................................61

第二章 文书的种类、体式和稿本........................................................................................66 第一节 文书工作概述....................................................................................................67

一、文书工作的任务和内容 ....................................................................................................... 67

二、文书工作机构 ....................................................................................................................... 67

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信息、文书与档案管理

三、文书工作的特点 ................................................................................................................... 68

四、文书工作的作用 ................................................................................................................... 68

第二节 文书的种类........................................................................................................69

一、文书的种类 ........................................................................................................................... 69

二、通用文书 ............................................................................................................................... 71

三、专用文书 ............................................................................................................................... 79

第三节 文书的体式........................................................................................................80 一、文书的文体 ........................................................................................................................... 80

二、文书的格式 ........................................................................................................................... 82

三、公文的特定格式 ................................................................................................................... 87

四、行政公文格式的其他有关规定 ........................................................................................... 88

五、行政公文的行文规则 ........................................................................................................... 89

第四节 文书的稿本........................................................................................................91 一、文书的文稿 ........................................................................................................................... 91

二、文书的文本 ........................................................................................................................... 92

练习题 ...............................................................................................................................94 第三章 文书的撰制................................................................................................................97

第一节 文书撰写的基本原则与要求............................................................................98 一、及时 ....................................................................................................................................... 98

二、准确　 ................................................................................................................................... 99

三、安全　 ................................................................................................................................... 99

四、统一　 ................................................................................................................................... 99

五、精简 ..................................................................................................................................... 100

第二节 文书撰写的基本步骤与方法..........................................................................101 一、接受任务，明确主题 ......................................................................................................... 101

二、围绕主题调查研究 ............................................................................................................. 101

三、根据情况选择文种 ............................................................................................................. 101

四、总体构思，拟写提纲 ......................................................................................................... 102

五、撰写公文，草拟正文 ......................................................................................................... 102

第三节 常用文书的撰写..............................................................................................104

一、上行公文 ............................................................................................................................. 104

二、平行公文 ............................................................................................................................. 108

三、下行公文 ............................................................................................................................. 110

四、事务性公文 ......................................................................................................................... 116

练习题 .............................................................................................................................119

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目 录

第四章 文书组织工作..........................................................................................................121 第一节 文书机构与人员..............................................................................................122

一、文书工作机构的类型 ......................................................................................................... 123

二、文书工作机构设置的要求与文书人员.............................................................................. 123

第二节 文书工作的组织形式......................................................................................124 一、集中形式 ............................................................................................................................. 124

二、分级形式 ............................................................................................................................. 124

三、复合形式 ............................................................................................................................. 125

第三节 文书工作制度..................................................................................................125

一、文书编制制度 ..................................................................................................................... 126

二、文书行文制度 ..................................................................................................................... 127

三、文书流转制度 ..................................................................................................................... 128

四、文书整理制度 ..................................................................................................................... 128

五、文书工作管理制度 ............................................................................................................. 128

六、文书队伍的建设制度 ......................................................................................................... 128

第四节 文书工作的组织领导......................................................................................128

第五节 现代文书人员的素质要求..............................................................................129 练习题 .............................................................................................................................132

第五章 文书处理................................................................................................ 134

第一节 文书处理工作概述..........................................................................................135

一、文书处理的概念 ................................................................................................................. 135

二、文书处理的特点 ................................................................................................................. 135

三、文书处理的基本原则 ......................................................................................................... 136

四、文书处理工作的内容 ......................................................................................................... 137

五、文书处理的分工情况 ......................................................................................................... 138

第二节 发文处理程序..................................................................................................138

一、拟稿 ..................................................................................................................................... 138

二、审核 ..................................................................................................................................... 139

三、签发 ..................................................................................................................................... 140

四、注发 ..................................................................................................................................... 140

五、缮印 ..................................................................................................................................... 141

六、校核 ..................................................................................................................................... 141

七、用印 ..................................................................................................................................... 142

八、登记 ..................................................................................................................................... 143

九、分发 ..................................................................................................................................... 143

viii■■

信息、文书与档案管理

第三节 收文处理程序..................................................................................................144

一、签收 ..................................................................................................................................... 144

二、拆封 ..................................................................................................................................... 144

三、登记 ..................................................................................................................................... 145

四、分送 ..................................................................................................................................... 145

五、传阅 ..................................................................................................................................... 145

六、拟办 ..................................................................................................................................... 146

七、批办 ..................................................................................................................................... 147

八、承办 ..................................................................................................................................... 147

九、催办 ..................................................................................................................................... 148

十、注办 ..................................................................................................................................... 148

十一、归档 ................................................................................................................................. 149

练习题 .............................................................................................................................149

第六章 文书管理 .................................................................................................................151

第一节 文书管理概述..................................................................................................152

一、文书管理的概念 ................................................................................................................. 152

二、文书管理的原则 ................................................................................................................. 152

三、文书管理工作改革 ............................................................................................................. 153

第二节 文书的归档......................................................................................................153

一、归档范围 ............................................................................................................................. 154

二、归档时间 ............................................................................................................................. 154

三、归档要求 ............................................................................................................................. 154

四、归档手续 ............................................................................................................................. 155

第三节 文书整理的方法和步骤..................................................................................157

一、装订 ..................................................................................................................................... 157

二、分类 ..................................................................................................................................... 157

三、排列 ..................................................................................................................................... 158

四、编号 ..................................................................................................................................... 159

五、编目 ..................................................................................................................................... 159

六、装盒 ..................................................................................................................................... 161

练习题 .............................................................................................................................161

第七章 档案的收集与鉴定 .......................................................................................163

第一节 档案收集工作..................................................................................................165

一、档案收集工作概述 ............................................................................................................. 165

二、档案室的收集工作 ............................................................................................................. 170

三、档案馆的收集工作 ............................................................................................................. 175

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目 录

第二节 档案鉴定工作..................................................................................................179

一、档案鉴定工作概述 ............................................................................................................. 179

二、档案保管期限表 ................................................................................................................. 181

三、档案鉴定的方法 ................................................................................................................. 192

练习题 .............................................................................................................................196

第八章 档案的整理、保管与统计.............................................................................201

第一节 档案的整理......................................................................................................202

一、档案整理概述 ..................................................................................................................... 202

二、文书档案的整理 ................................................................................................................. 204

第二节 档案的保管......................................................................................................213

一、档案保管的物质条件 ......................................................................................................... 213

二、档案保管技术 ..................................................................................................................... 215

第三节 档案统计..........................................................................................................225

一、档案统计工作概述 ............................................................................................................. 225

二、档案统计工作的形式和要求 ............................................................................................. 225

三、档案统计工作的内容 ......................................................................................................... 226

四、档案统计工作的步骤和方法 ............................................................................................. 227

练习题 .............................................................................................................................237

第九章 档案的检索、利用与编研......................................................................................240 第一节 档案检索工作..................................................................................................241

一、档案检索概述 ..................................................................................................................... 241

二、档案著录与标引 ................................................................................................................. 243

三、档案检索工具 ..................................................................................................................... 249

第二节 档案利用工作..................................................................................................256 一、档案利用工作概述 ............................................................................................................. 256

二、档案利用服务方式 ............................................................................................................. 257

三、开放历史档案......................................................................................................260 第三节 档案编研工作..................................................................................................262

一、档案编研工作概述 ............................................................................................................. 262

二、档案编研工作程序 ............................................................................................................. 263

三、档案编研材料的编写 .......................................................................................265 练习题 .............................................................................................................................271

第十章 专门档案与特殊载体档案......................................................................................276 第一节 人事档案..........................................................................................................278

一、人事档案概述 ..................................................................................................................... 278

二、人事档案工作 ..................................................................................................................... 279

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信息、文书与档案管理

三、人事档案的管理 ................................................................................................................ 281 第二节 会计档案..........................................................................................................293

一、会计档案概述 ..................................................................................................................... 293

二、会计档案的管理 ................................................................................................................. 295

三、会计档案的整理 ................................................................................................................. 299

四、会计档案的利用 ................................................................................................................. 305

五、会计档案的销毁 ................................................................................................................. 305

第三节 设备仪器档案..................................................................................................307

一、设备仪器档案的概念 ......................................................................................................... 307

二、设备仪器档案的归档 ......................................................................................................... 307

三、设备仪器档案的分类 ......................................................................................................... 308

四、设备仪器档案的整理 ......................................................................................................... 310

五、设备仪器档案的管理和利用 ............................................................................................. 315

第四节 声像档案..........................................................................................................317

一、声像档案概述 ..................................................................................................................... 317

二、声像档案的归档 ................................................................................................................. 318

三、声像档案分类与编号 ......................................................................................................... 320

四、声像档案整理 ..................................................................................................................... 322

五、声像档案的管理 ................................................................................................................. 330

六、声像档案的利用 ................................................................................................................. 331

第五节 实物档案..........................................................................................................334

一、实物档案的概念 ................................................................................................................. 334

二、实物档案的归档 ................................................................................................................. 334

三、实物档案的分类 ................................................................................................................. 335

四、实物档案的整理 ................................................................................................................. 335

五、实物档案的保管利用 ......................................................................................................... 337

练习题 .............................................................................................................................340

第十一章 电子档案..............................................................................................................243 第一节 电子文件概述..................................................................................................344

一、电子文件的概念 ................................................................................................................. 344

二、电子文件的主要生成方式 ................................................................................................. 345

三、电子文件的特性 ................................................................................................................. 346

四、电子文件的种类 ................................................................................................................. 347

第二节 电子文件收集与鉴定......................................................................................349

一、电子文件的收集 ................................................................................................................. 349

二、电子文件的鉴定 ................................................................................................................. 350

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目 录

第三节 电子文件归档管理..........................................................................................351

一、电子文件归档流程 ............................................................................................................. 351

二、电子文件归档的内容 ......................................................................................................... 352

三、电子文件归档的方法 ......................................................................................................... 352

四、元数据技术 ......................................................................................................................... 353

五、电子文件归档整理 ............................................................................................................. 357

第四节 电子档案的管理利用......................................................................................362 一、电子档案的含义 ................................................................................................................. 362

二、电子档案的管理模式 ......................................................................................................... 362

三、电子档案管理原则和要求 ................................................................................................. 363

四、电子档案的保护 s............................................................................................................... 366

五、电子档案的利用 ................................................................................................................. 366

练习题 .............................................................................................................................370

参考文献 ....................................................................................................................372

第一章

信 息 工 作

学习目标

知识目标：通过本章的学习，学生应了解信

息收集的渠道和原则，熟知信息

整理的程序，掌握信息收集和信

息存储的方法。 技能目标：通过训练，学生应初步掌握利用

信息技术辅助决策等技能。

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信息、文书与档案管理

中国著名服装品牌广交会上备受关注

在日前开幕的第 98 届广交会上，鄂尔多斯、雅戈尔和波司登等 11 家中国著名服装

品牌受到国内外服装商家的关注。据介绍，中国已成为世界最大的服装生产和出口国。 （资料来源：汪永基．2005-10-18．中国著名服装品牌广交会上备受关注．经济参考报，10）

中国著名服装品牌波司登涉足英国零售业

2008 年 1 月 16 日，波司登国际控股有限公司董事局主席一行拜访驻英经商处，就

在英国开设“波司登服装专卖店”有关事宜向经商处作了通报，其英国合作方格林伍德

有限公司代表同时参加了会见。 波司登是中国著名服装品牌，2007 年向英国出口男士休闲装 10 万件。格林伍德有

限公司在英国设有 92 家服装零售店。2004 年两家公司开始贸易合作，目前波司登是格

林伍德有限公司最大的休闲服装供货商。为进一步扩大合作领域，双方初步议定，2008年下半年在英国合资开设 4 家“波司登服装专卖店”。

（资料来源：http://www.texnet.com.cn）

古人说“有心处处皆学问”，此话同样适用于商界，留意处处皆商机。 信息的价值充分体现于商贸往来的方方面面，“信息即商机，商机即财富”，已成商

界人士的信条和共识。 信息具有重要的价值。正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意

义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工

作者的重任，努力做好信息工作，为组织创造良好的经济效益。

第一节 信息和信息工作概述

秘书每天都会收到大量的信息，发出大量的信息。信息工作是秘书工作的主要内容。

一、信息的概念

信息是事物存在的方式或运动的状态的直接或间接反映。一般来说，信息是指客观

存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息、情报、数据、图形以及指令中所包含

的一切有价值的内容。 20 世纪 90 年代以来，信息化浪潮席卷全球。信息、能源与材料已成为人类社会的

■■3

第一章 信 息 工 作

三大资源。世界著名的未来学家阿尔温·托夫勒预言，谁掌握了信息、控制了网络，谁

就掌握了整个世界。在经济发达国家中，信息已成为一种巨大的产业。在我国，信息时

代已经到来，信息的地位和作用显得越来越重要，已经深入到各个领域。

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日本在第二次世界大战后，尤其是近些年来所以能够迅速发展，原因之一就是拥有灵

敏高效的信息系统，这些信息系统遍布世界各地，快速捕捉各种信息，作为制定本国发展决

策的依据。美国哈佛大学教授、美日关系研究室主任埃兹拉·沃格尔（Ezra Vogel）在他所

著的《日本：世界第一》一书中，提出了这样的见解：“如果只举出一个原因来说明日本的

成功，那就是不间断地、集体地对知识的追求。日本的经理人和国民各阶层中间，都把学习

和追求知识、信息看作是毕生最重要的事情。”“日本人似乎都有一种本能的想法——从别人

那里可以学到点什么？所以每年都有几百万日本人到外国去，为了寻求和学习自己不懂和有

用的东西，而在世界上到处奔跑。” 《亚洲周刊》1996 年 12 月曾报道《日本将成为情报大国》。新签署的《日美安保条

约》给日本带来的深刻变化是，日本防卫厅即将增设独立的“统合情报本部”。这个新的

情报本部有 1650 名工作人员，今后将扩充到 2000 人。 “统合情报本部”主要工作是对全国 6 个“监听站”获得的电子情报进行汇总和分

析。这个新情报本部的设立将结束日本战后几十年里在军事情报方面对美国军事情报

部门的依赖。这是日本国防政策的重大变化，引起了国际关注。统合情报本部从 1997年 1 月起运行，它强化了情报工作和培养高素质的情报人员，提高情报系统的综合分

析能力。它的工作分为 4 个方面：分析研究各国保安、国防政策；分析邻近国家动态；

了解世界其他各国情况；通信电波部门。 日本过去进行军事扩展，而现在对外进行经济扩张，情报可以说一向是日本的生命

线。日本情报收集已和几十年前大不一样，单枪匹马的秘密作业方式已逐渐式微，情报

收集大多已公开化，变成一场比技术、比装备、比金钱的竞赛。日本是亚洲最大的电子

侦察、卫星接收、电信窃听、密码破译的基地。它掌握着世界最高水平的汉语破译技术，

约有 1000 人参与电波的窃听与破译工作。因此，对于中国发生的某些政治事件，他们能

够及早得知。 （资料来源：http://www.cn21.com.cn/managetools/zyjlr/sybg/2006-01-16-xinxi.htm）

二、信息的特性

信息与能源、材料已成为人类社会的三大资源，但信息与物质、能源相比还有诸多

的特殊性，主要表现在以下几个方面。

1．真实性

信息是事物变化和状态的客观反映，真实、准确是信息的本质特征。任何信息都

要求能如实地反映客观事实，如果信息失真，就会导致判断错误、决策失误，酿成不

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信息、文书与档案管理

良后果。

案例 1-1

“请告诉你的家人和同事、朋友，暂时别吃橘子，今年广源的橘子剥皮后的白须上发

现小蛆状的病虫。四川埋了一大批，还撒石灰！请转发给你关心的每一个人。” 相信这则消息很多人在手机短信和网络论坛上都看到过。该消息杀伤力巨大，一时

间，柑橘在全国范围内滞销，许多果农不得不将成箱的柑橘倒掉。 政府有关部门迅速召开新闻发布会，澄清谣言，指出柑橘生虫只发生在个别地区，

全国市场上销售的柑橘大部分是安全的。还有很多领导干部带头吃柑橘，以消除公众的

疑虑。 （资料来源：http://news.sohu.com/20081209/n261092343.shtml）

2．时效性

信息的时效性包括两个方面，即适时性与效率性。一条及时的信息可能价值连城，

使濒临倒闭的企业扭亏为盈；一条过时的信息一文不值。秘书必须具有信息的敏感性，

及时收集、加工、存储、运用商务信息，以取得竞争优势。

案例 1-2

某年情人节前夕，市面上出现了一种蓝色的玫瑰花，命名为“蓝色妖姬”，由于这种

花市面上以前从未出现过，媒体也从未报道过。因此，在情人节里，“蓝色妖姬”显得独

特而神秘，人们竞相购买，“蓝色妖姬”一下涨到 20 多元一支。情人节过后，有媒体报

道，“蓝色妖姬”是一般玫瑰花用颜料染色的。第二年的情人节，又出现“蓝色妖姬”，

但却无人问津了。

（资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

3．共享性

萧伯纳（Bemard Shaw）曾说：“你有一个苹果，我有一个苹果，我们相互交换苹果，

每人仍然只有一个苹果。然而，你有一种思想，我有一种思想，我们彼此交换思想，那

我们将同时拥有两种思想。”信息也具有共享性的特点。信息的利用不存在“你多我就少”

的竞争关系，不同的使用者往往可以同等程度地共享某一信息。信息不会因使用者的使

用而减少或消失，而是可以跨越时间和地域界限，被不同的需求者所提取和利用的。信

息可以在不同的载体间转换和传播，并在转换和传播的过程中不会失去和消失。全球的

互联网用户可以共同享用网络提供的信息。共享性是信息的一种本质特性。

4．可塑性

信息可以被加工处理成所需要的形式，可以进行各种载体的转换。例如，将一篇中

文论文翻译为英文，将一组数据制成一个表格或坐标图，将自己的讲话录入磁带，将一

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第一章 信 息 工 作

篇报纸上刊登的信息上传至网络。通过对原始信息进行加工、浓缩，去粗取精、去伪存

真， 大限度地减少其不确定性和多余度，可以使信息价值增值，为人们提供更多的新

知识，便于利用。

案例 1-3

某电器公司的老总派秘书小王去参加广交会，要求小王带回来有关电器方面的信息。

几天后，小王回来了，高兴地说这次收获真不小，说着从包里拿出大量零散的资料，并

对老总说“这么多资料够你看的了”。老总听了很生气，将小王批评了一顿。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

5．传递性

信息只有借助一定的载体或媒介，经过传递才能为人们所感知和接受。没有载体，

信息就不能传递，也就无法被人们认识和利用。信息依附的载体有语言、文字、符号、

形体、表情等表意性载体，有声波、电磁波（光波）、网络等无形的承载性物质载体，还

有纸张、磁带、光盘等有形的承载性物质载体。人们可以通过声音、文字、图像、网络、

电话、传真、广播、电视和通信卫星等载体，高效传递信息。有资料显示，全世界传递

的信息量以每天以百万信息单元的速度递增，并以 5%～20%的加速度不断发展。

6．存储性

有些信息现在看来无用或用处不大，但日后可能有用，人们能将其按照一定的格式

与顺序存储在特定的载体上，留待将来使用。大量存储起来的信息通过前后比较、统计

分析等，能得出有价值的结论。例如，有的同学进校后就有意识地搜集学校历届毕业生

的就业信息、简历等，等到自己毕业时能发挥作用。

案例 1-4

乔·吉拉德（Joe Girard）是世界上最伟大的销售员之一，他因售出 13 000 多辆汽

车创造了商品销售最高纪录而被载入吉尼斯大全，他连续 12 年荣登吉尼斯世界纪录大

全全球销售第一的宝座。他所保持的全球汽车销售纪录——连续 12 年平均每天销售 6辆车，至今无人能破。

乔·吉拉德也是全球最受欢迎的演讲大师，曾为众多世界 500 强企业精英传授他的

宝贵经验，来自世界各地数以百万的人们被他的演讲所感动，被他的事迹所激励。 35 岁以前，乔·吉拉德是个全盘的失败者，他患有相当严重的口吃，换过 40 个工

作仍一事无成，甚至曾经当过小偷，开过赌场。 然而，谁能想象得到，像这样一个谁都不看好，而且背了一身债务几乎走投无路的

人，竟然能够在短短 3 年内爬上世界第一，并被吉尼斯世界纪录大全称为“世界上最伟

大的推销员”。 乔·吉拉德说：“不论你推销的是任何东西，最有效的办法就是让顾客相信——真心

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信息、文书与档案管理

相信——你喜欢他，关心他。” 如果顾客对你抱有好感，你成交的希望就增加了。要使顾客相信你喜欢他、关心他，

那你就必须了解顾客，搜集顾客的各种有关资料。 乔·吉拉德中肯地指出：“如果你想要把东西卖给某人，你就应该尽自己的力量去收

集他与你生意有关的情报……不论你推销的是什么东西。如果你每天肯花一点时间来了

解自己的顾客，做好准备，铺平道路，那么你就不愁没有自己的顾客。 刚开始工作时，乔·吉拉德把搜集到的顾客资料写在纸上，塞进抽屉里。后来，有

几次因为缺乏整理而忘记追踪某位准顾客，他开始意识到自己动手建立顾客档案的重要

性。他去文具店买了日记本和一个小小的卡片档案夹，把原来写在纸片上的资料全部做

成记录，建立起了自己的顾客档案。 乔·吉拉德认为，推销员应该像一台机器，具有录音机和计算机的功能，在和顾客

交往过程中，将顾客所说的有用情况都记录下来，从中把握一些有用的材料。乔·吉拉

德说：“在建立自己的卡片档案时，你要记下有关顾客和潜在顾客的所有资料，他们的孩

子、嗜好、学历、职务、成就、旅行过的地方、年龄、文化背景及其他任何与他们有关

的事情，这些都是有用的推销情报。所有这些资料都可以帮助你接近顾客，使你能够有

效地跟顾客讨论问题，谈论他们自己感兴趣的话题，有了这些材料，你就会知道他们喜

欢什么、不喜欢什么，你可以让他们高谈阔论、兴高采烈、手舞足蹈……只要你有办法

使顾客心情舒畅，他们就不会让你大失所望。” 每一个人都使用名片，但乔·吉拉德的做法与众不同：他到处递送名片，在餐馆就

餐付账时，他要把名片夹在账单中；在运动场上，他把名片大把大把地抛向空中。名片

漫天飞舞，就像雪花一样，飘散在运动场的每一个角落。你可能对这种做法感到奇怪。

但乔·吉拉德认为，这种做法帮他做成了一笔笔生意。他认为，每一位推销员都应设法

让更多的人知道他是干什么的，销售的是什么商品。这样，当他们需要他的商品时，就

会想到他。乔·吉拉德抛散名片是一件非同寻常的事，人们不会忘记这种事。当人们买

汽车时，自然会想起那个抛撒名片的推销员，想起名片上的名字：乔·吉拉德。同时，

要点还在于，有人就有顾客，如果你让他们知道你在哪里，你卖的是什么，你就有可能

得到更多生意的机会。 （资料来源：http://www.thldl.org.cn/news/0911/25776.html）

7．增长性

信息可以冲破时空及社会性的束缚，通过多种渠道和传输手段加以扩散，而且能够

在扩散中不断增长。信息的可扩散性与信息传输技术的发展有着密切关系。随着信息传

输手段和技术的提高，信息的增长性就会表现得越来越充分，传输的速度和范围也会不

断加快、放大。随着科技的飞速发展，信息量也在加剧增长。人们称当今为“信息爆炸

时代”。据有关方面统计，近 30 年来，人类生产的信息已超过过去 5000 年的信息量总和。

英国技术预测家詹姆斯·马丁作出这样的结论：人类的知识在 19 世纪是每 50 年翻一番，

20 世纪 70 年代是每 5 年翻一番，而近 10 年是每 3 年翻一番。

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第一章 信 息 工 作

8．开发性

信息可以被人类开发并加以利用。人们可以通过对信息的收集、整理、存储、检索、

传递、开发、应用等环节增加信息资源的数量和类型，提升信息资源的质量，完善信息

服务，挖掘信息资源的显现价值和潜在价值。

9．多变性

由于客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，加上信息总是滞后于

事实的特点，有价值的信息总是处于不断更新变化的过程中。

三、信息的种类

思 考

李霞是某公司的秘书，每天都要接收大量的信息，她不知道哪些信息该送给领

导，哪些信息该送给其他部门，哪些是自己应该保留下来。有时上司和其他部门的

人怀着不满的情绪来李霞这里要材料。李霞感觉自己工作没做好。她怎样才能做好

信息工作呢？ 秘书应掌握信息的种类，针对不同类别的信息，采用不同的方法来处理。

1．按信息反映和描述的客观事物的范围分类

按信息反映和描述的客观事物的范围划分，可分宏观信息和微观信息。 1）宏观信息是指从全局或战略方面来反映和描述宏观系统的运动状态方面的信息，

或者反映总量及其变化情况方面的信息。例如，国家、部门、行业发布的各种信息。 2）微观信息是指从局部描述和反映微观个体的状态及其变化方式方面的信息。例

如，企业背景、概况、资信、生产、经营、管理等。

2．按信息传递的范围分类

按信息传递的范围划分，可分为公开信息、内部信息和机密信息。 1）公开信息传递和使用的范围没有限制，可以在国内外公开发表。 2）内部信息不能公开传播，只能内部掌握。 3）机密信息必须限定严格的传播和使用范围，一般分为秘密、机密和绝密 3 种。党

政机关的信息，涉及领导决策，领导的内部讲话和尚未正式出台的政策以及某些经济数

字，均属机密信息。

3．按信息的载体分类

按信息的载体划分，可分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩

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信息、文书与档案管理

微信息。 1）语言是以语音为物质外壳，由词汇和语法两部分组成的符号系统，是人类信息交

流中 普遍使用的方式。 2）文字是人们为了实现信息交流、通信联系所创造的一种约定的形象符号，是人类

信息交流的主要方式。 3）声像信息可分解为图像信息和声音信息，可以看成无数张图像和声音按照一定流

向的排列组合。 4）计算机是一种能快速进行信息处理的电子设备。随着信息的广泛运用，通过计算

机存储、传递的信息越来越多，特别是网络的开发和利用，使其成为 有发展前景的载

体和传输工具。 5）缩微信息以缩微照相为记录手段，以感光材料为存储介质，将以纸张为载体的信

息或机读文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微形式的信息。

4．按信息对事物状态的反映分类

按信息对事物状态的反映划分，可分为预测信息、动态信息和反馈信息。 1）预测信息是在事物发生阶段、实际工作展开前所产生的信息。预测信息是在历史

信息和现状信息的基础上，通过一定的方法推断出的有关事物未来的运动状态变化方式。

例如，今后 5 年经济形势、未来的企业发展形势等。预测信息包括预料、构想、设计、

规划、方案、指令、措施、部署等。

案例 1-5

1969 年，瑞士一位名叫马科思·赫泰尔（Marks Hertel）的工程师，根据当代科技发

展的新趋势——电子技术的普及推广，提出以发展电子石英表代替机械表的建议。当时

的瑞士钟表业是世界钟表业的“盟主”，世界钟表市场的 70％被它们所垄断。瑞士每年

生产价值近 20 亿美元的钟表产品。处在这种黄金时期的瑞士钟表业根本听不进这位工程

师的意见，认为电子石英表发展前途不大。而日本对新技术却十分敏感，经过从技术到

市场的充分调查，认为电子石英表大有可为。于是集中了大批技术人员，花费了很大力

量去研究开发电子石英表。他们充分利用自己雄厚的电子技术基础，迅速将新技术转化

为产业，推出了一批批电子石英钟表。到 1978 年，仅几年时间就打垮了瑞士 l87 家钟表

商，日本钟表的销售量超过瑞士成为世界钟表业的新“霸主”。瑞士钟表业直到失去世界

钟表业“王位”时，方如梦初醒，但已为时过晚。 （资料来源：http://www.du8.com/readfree/19/01630/4.html）

2）动态信息是在事物发展、成长过程中形成的信息。动态信息的内容是随着时间不

断发生变化的，时效性极强。 3）反馈信息是事物结束在某一特定过程所产生的结果的反映。反馈是指将系统的输

出信息返送到输出端，与输入信息进行比较，并利用两者的偏差进行控制的过程。

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第一章 信 息 工 作

5．按信息的产生先后和加工程度分类

按信息的产生先后和加工程度划分，可分为一次信息、二次信息和三次信息。 1）一次信息是人们研究或创作性活动成果的直接记录，一般指公开出版的图书、期

刊、论文、研究报告、企业内部或外部的原始数据、凭证、单据、发票等。只要是原始

资料就是一次信息。一次信息一般较为零散、分散、无序，有时很难获取。 2）二次信息是对一次信息加工整理的结果。例如，文摘、汇编、目录、题录、索引

等。二次信息的形成是信息从分散到集中、从无序到有序的控制过程。它的作用不仅在

于报道，更重要的是为查找一次信息提供线索。 3）三次信息是根据一次信息、二次信息，经过分析、综合等深加工而形成的。例如，

调研报告、进度报告、文献指南、百科全书、年鉴等。三次信息具有较高的概括性，内

容更完整，具有更高的参考、使用价值。

6．按信息是否已被量化分类

按信息是否已被量化划分，可分为定性信息和定量信息。 1）定性信息是指在描述事物运动状态及其变换方式时，不用数字的形式，而用单一

的语言形式。例如，对某商品的使用情况描述，可以采用定性的形式——很好、好、中、

差、很差。 2）定量信息是指在描述事物的运动状态及其状态变化方式时，主要采用数字的形式。

例如，国家统计局公布的统计数字等。

7．按信息传递方式分类

按信息传递方式划分，可分为横向信息和纵向信息。 1）横向信息是在不同国家、地区、部门、单位之间进行传递的信息。这种形式的信

息交流，使信息在不同国家、地区、部门、单位之间形成一个优势互补、相互促进的整

体。例如，在经济全球化的大环境下，各个国家、地区、部门或企业之间互相传递和获

取信息。 2）纵向信息是指在同一信息系统中不同的层次的组织或个人之间传递交流的信息。

它可以是自上而下方向传递的信息，也可以是自下而上方向传递的信息，或者是这两者

兼而有之。例如，从中央传达到地方各级政府的信息，就是属于纵向信息。

8．按信息发布的渠道分类

按信息发布的渠道划分，可分为正式渠道信息和非正式渠道信息。 1）正式渠道信息是指由正式组织发布的，并通过正式组织渠道按组织规范传播的信

息。例如，通过中央文件、各级党报、各级组织的新闻发布会、正式报告、组织发布的

新闻资料、国家统计部门发布的有关统计数据等传递的信息。这种信息权威性、可信度

较高。秘书人员要及时收集处理这类信息，作为辅助决策的材料。

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信息、文书与档案管理

2）非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息。获取这类信息要扩大信息源，

要认真地加以分析鉴别，去伪存真，才能提供使用。

四、秘书信息工作

（一）秘书信息工作的主要内容

秘书根据信息获取的目的性和决策者工作的需求，对信息进行整理、加工和利用。

秘书信息工作是秘书工作的一个方面，大量的信息汇集到秘书这里，又有大量的信息从

秘书这里散发出去。为了更好地发挥信息工作的作用，秘书要专门进行相关信息的收集、

整理、传递、存储、利用等方面的工作。 秘书信息工作的主要内容包括以下几个方面。 1）日常工作中的信息工作。秘书日常事务工作中包括值班、接待、接打电话和安排

活动。在处理这些事务时，要做好信息工作。 2）会务工作中的信息工作。秘书要做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，做

到多听、多记、多想，全面地收集和掌握第一手资料。 3）文书处理中的信息工作。文书是重要的信息载体。文书的起草、制作、分发、收

缴、传阅和归档就是信息工作的集中体现。

（二）秘书信息工作的重要性

1．信息工作是实现科学管理的前提

信息是科学管理的前提。任何组织系统要达到有效的管理，就必须及时获得足够的

信息。信息能反映物质和能源的运动，只有借助信息的流动来控制和管理物质与能量的

运动，左右其运动方向，进行合理配置，才能发挥 大的效益。20 世纪 80 年代，西方

发达国家的行政部门和许多大企业相继出现了信息主管（CLO）的职位，其职责是全面

管理本部门的信息资源；90 年代，在信息高速公路的热潮中越来越多的企业进入了互联

网，它们将信息视为企业的生命和管理的灵魂。信息在企业科学管理中主要表现如下：

传递整个企业系统的运行目的，有效管理“5M”（人（man）、机器（machine）、材料

（material）、方法（method）、环境（milieu））资源；调节和控制物质流与能量流的数量、

方向和速度；传递外界对系统的作用，保持企业系统的内部环境稳定。信息是对管理对

象调查控制的前提，是组织管理的保证。没有信息与反馈，就无法组织现代化的大生产，

科学管理也就无法进行。

2．信息工作是辅助决策的基础

一个闭目塞听、孤陋寡闻的领导者是不可能作出正确决策的，不会综合分析信息、

不能驾驭信息的领导者也不可能作出正确决策。决策者在决策过程中时刻都离不开信息。

信息是决策的基础，是控制决策实施的依据，又是检验决策正确与否的尺度。决策问题

的诊断，确定决策目标，拟订决策方案，方案评估，决策实施，这些都是在掌握足够的

■■11

第一章 信 息 工 作

信息的基础上进行的。可以说，信息贯穿于决策的全过程。决策者要进行科学的决策，

在很大程度上取决于信息工作的好坏。毛泽东同志讲过，正确的部署来源于正确的决策，

正确的决策来源于正确的判断，正确的判断来源于周到的和必要的侦察和对于各种侦察

材料的连贯起来的思索。

案例 1-6

我国有家生产洗发水的企业，研制出当归、人参、田七等药物洗发水，这种洗发水

在国内曾一度畅销。这家企业以为这种洗发水在美国市场也会受欢迎，于是向美国一家

有关系的公司发运了一批货。但是，半年过去了，卖出去的很少。原来美国人不习惯接

受这种陌生的药物洗发水。这一胜一败的实例可以看出科学的决策在于信息的收集、整

理等工作。现代经营的任何环节都必须以可靠的信息为基础。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

3．信息工作可以促进知识向生产力的转化

信息是知识型的生产力，可以转化为物质生产力。美国前总统卡特在 1979 年就曾讲

过，在当时美国所有的经济成就中，有 2／3 是通过信息工作取得的。这就充分说明了信

息是影响物质生产的首要因素，也说明了信息工作能够有力地促进知识向生产力的转化。

信息作用于资本，可以提高资本的有效利用率；信息作用于技术，将会产生发明、创造

和革新，提高劳动生产率；信息作用于生产、流通、分配和消费等环节，则会起到促进

组织、协调和穿针引线的媒介作用；信息作用于经济管理，可以通过反馈机制起到控制

和调节作用。

案例 1-7

香港一家毛衣厂老板派他的儿子周游世界，以此获得世界各地的最新毛衣信息。他

儿子只要在异国人群中发现一种毛衣新式样，就找机会与穿着者友好攀谈，认真倾听对

方谈话，再拍照留影，然后立即将得到的最新信息传回香港。因此，该厂的产品无论花

色、品种、款式总是引领世界新潮，产品畅销全世界。 （资料来源：http://61.133.8.10:8080/date/C/A2034818.pdf）

（三）现代秘书必须强化信息意识，提高信息工作能力

信息意识是人们对于作为外部世界的信息关系和作为外部世界事物之一的信息与信

息之间的理解，是人们在认识世界和改造世界中开发与利用信息的观念和自觉能力。信

息意识包括信息主体意识、信息获取意识、信息传播意识、信息保密意识、信息守法意

识、信息更新意识等。信息意识具体表现为：一是对信息具有特殊的、敏锐的感受力，

是人对信息的一种内在的心理倾向，能从大量的、司空见惯的、甚至微不足道的事物和

现象中，发现有价值的信息，并能迅速地捕捉住；二是对信息具有持久注意力，能把人

的心理活动指向长久地集中于自身发现、了解、收集、组织运用的信息上，对信息的态

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信息、文书与档案管理

度成为一种习惯性的倾向；三是对价值的判断力和洞察力，能够准确判断信息的价值，

并进行筛选。秘书要经常读文件，听新闻，看网络，查找需要的资料。对于涉及领导决

策和秘书工作的信息要敏锐地察觉，并主动与工作中的问题联系起来思考，从而更好地

开展秘书工作。秘书在长期的信息工作中，应能准确地分辨出信息对工作有无价值，价

值的大小。 信息工作能力是指秘书在工作中较强的信息收集、整理、传递、开发利用等方面的

能力。其包括 4 个方面的内容：一是信息收集的能力，秘书要充分利用工作岗位的优势，

建立有效的信息网络，善于从不同的渠道，采用不同的方法，迅速、及时地收集到正确

的、充分的、有价值的信息；二是信息整理能力，包括信息的分类、筛选、校核能力，

面对零散的、无序的、鱼龙混杂的信息，秘书要有去粗取精、去伪存真和将信息序化的

能力；三是信息预测能力，秘书在行业知识和信息知识的基础上，在长期实践经验的积

累中，对事物发展具有理性判断的能力；四是信息处理能力，包括信息的传递、开发、

利用服务、决策服务的能力。

案例 1-8

铜陵华源公司前身是一家国有大中型企业，原有职工 8000 余人。1997 年年底被上

海华源集团公司整体接收和兼并。1998 年 2 月 13 日下午开始，近千名下岗职工由于对

华源兼并不理解，先后到市政府上访、静坐，并在市区游行。在事件发生的整个过程中，

市委办公室密切关注上访动态，及时收集有关信息，与市政府办公室、市公安局办公室

联系，将各自所掌握的情况汇总，形成了较为准确、全面的信息材料，先后向市委、市

政府上报了近 10 篇信息专报，并向省委办公厅上报了 7 期信息，向中共中央办公厅上报

了 2 期信息，分别被省委和中共中央办公厅采用。 （资料来源：卢斌，刘永成．2001．信息工作与调查研究．北京：高等教育出版社）

（四）信息工作程序

信息工作的程序包括收集、整理、传递、存储、利用和反馈（见图 1.1）。

图 1.1 信息工作程序

1）信息收集是信息工作的基础和初级阶段，是秘书根据工作需求，通过不同的渠道

和方式搜集和获取信息的过程。这是信息工作的关键环节。 2）信息整理是秘书对原始信息进行分类、筛选、核实，使原来分散的、个别的、无系

统的信息，变成集中的、全面的、系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。 3）信息传递是秘书通过传输媒介或载体，将信息从信息发生源传递到信息接收源的

活动过程。

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第一章 信 息 工 作

4）信息存储是用科学的管理方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。 5）信息利用指将获取、处理的信息应用于实际工作，使信息的价值得以实现的过程。

开发和利用信息，可以使信息不断增值，发挥更大的效能， 终达到服务于决策、提高

工作效率这一目的。 6）信息反馈是指通过各种方式获取所需要的信息的过程。信息反馈是企业进行科学

管理、严格执行计划的保障，它使信息系统能起到为各级管理服务的作用。

（五）秘书常备的信息资料

秘书在办公室中常备有常用的信息资料，这些信息资料有些也可以通过上互联网代替。 秘书常备的信息资料包括各类单位工作活动中需要利用的参考资料，如电话簿；飞

机、汽车、火车时刻表等；手册；百科全书、年鉴；字典、词典；报纸、期刊；统计资

料；地图集；档案；名录；内部文献；有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编；广

告材料和宣传品。

第二节 信 息 收 集

信息收集是秘书根据决策者和秘书工作的需求，通过不同渠道和方式，遵循一定原

则，用科学方法收集获取有价值信息的过程。信息收集是信息工作的首要环节。

一、信息收集的原则

（一）真实性原则

信息收集必须坚持实事求是的原则，不搞人为地夸大缩小、拔高贬低。要有喜报喜，

有忧报忧，不回避矛盾，正视客观现实。信息的时间、事例、数字、单位应当力求准确，

核实无误。收集信息必须辨别真伪，去粗取精，去伪存真，求得信息的真实、准确、可

靠，以保证信息的价值。信息的真实性是信息的生命之源。实践证明，真实准确的信息，

能使领导作出正确决策；失真、虚假的信息，则会造成决策失误。

（二）价值性原则

案例 1-9

1967 年，日本发现前苏联外贸高级官员两个星期未在公开场合露面，立刻组织人员

查找有关这些官员的行踪的信息，结果发现这些官员正在美国秘密进行粮食贸易谈判。

日本人对这一情报进行分析，认为苏联这么多官员去美国谈判，不可能是小额贸易。于

是，他们就采取了行动，在国际粮食市场上收购粮食。等到苏美达成协议，开始交易时，

国际市场的粮食价格已直线上升。日本人便高价抛出囤积的粮食，赢得丰厚的利润。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

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信息、文书与档案管理

价值性原则主要体现在实用性方面，即不同的信息源的信息含量是不同的，对企业

的价值是不一样的。秘书要关注重要的信息源，收集对决策有直接意义、有参考价值、

有实际作用，能反映问题本质的、体现 新情况的高质量的信息。如果不注意实用性，

泛泛收集信息，就不能直接为领导决策提供帮助，就会降低工作效率，甚至还会影响领

导决策，造成工作失误。

案例 1-10

1982 年 2 月底到 3 月初，墨西哥发生了火山爆发。这次火山爆发使大量的火山灰喷

上了天空。于是，美国决定 1983 年减少 1/3 的农作物耕种面积。这样，国际粮食的价格

大大提高了，使每年都要从墨西哥进口大量粮食的前苏联只得以高出正常年景 2 倍的价

格向美国购买粮食。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（三）及时性原则

俗语说：一寸光阴一寸金。时间就是财富，时效是决定信息价值大小的关键因素。

及时的信息具有极高的价值意义，迟到的信息则会失去它应有的价值和意义，成为无用

信息、垃圾信息。秘书人员要敏于感受信息，在信息工作中有强烈的时间观念，及时、

适时地收集重要的信息，使有价值的信息在有效时间内发挥其价值意义。据《信息与资

讯》报道，日本目前获得的商业信息的速度为：5～60 秒可获得世界各地金融市场行情；

l～3 分钟内可查到国内外 10 000 家重点公司的各年度生产经营情况；5 分钟内可利用数

量经济模型和计算机模拟画出国际、国内经济因素变化可能给宏观经济带来影响的图表

和曲线；40 分钟可以查到世界各国政府制定的各种法律规章和国会记事录。领导者能否

在瞬息万变的复杂环境中迅速作出反应，并适时作出决策，关键在于能否及时掌握信息。

案例 1-11

某日（星期四），万网（我国重要的域名和网站托管服务提供商）得到竞争对手发布

的消息：要在下星期一推出中文域名服务。中文域名服务蕴涵着巨大的市场机会。得到

这个重要信息后，万网马上召集技术部、市场部等相关部门，连夜实施应急方案。技术

部负责开发系统，市场部联络主要的合作媒体争取第二天能打出新闻和广告。经过努力，

万网于星期五便推出了中文域名服务并得到了良好的宣传，当天的订户达到 5 万户，使

对手处于完全的被动状态。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（四）针对性原则

信息收集要从实际出发，针对当前和今后一段时间内的科研、生产、市场经营活动

的需要，有针对性地进行收集。只有区分不同层次、不同服务对象，确定信息收集的不

同重点内容，才能为服务对象提供有用的信息。也就是说，提供信息的内容是随着服务

■■15

第一章 信 息 工 作

对象的不同而各有侧重的。如果是为决策服务的，就要收集一些带有全面性的宏观信息；

如果是为某个业务部门提供服务的信息，就尽可能多地收集一些有用的、具体的信息。

有的放矢地收集，做到适用、适度。

案例 1-12

中国丝绸享誉国内外，某丝绸公司生产了一批质量高、手感好、图案色彩精美的丝

绸被面出口到法国。法国人对这批货赞叹不已，但无人购买，经调查发现，原来丝绸被

面上的图案为“白菊花”，而“白菊花”在法国表示对亡人的悼念。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（五）全面系统原则

信息收集要全面、系统，力争获取事物的全面信息，从整体上对事物进行全面了解，

也要注意连续性和完整性。把握事情的全貌，形成全面综合的信息，充分发挥信息的效

用，保证信息收集的科学性。领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方

向性、综合性，与社会组织的整体发展情况和大局相关。

二、信息收集的方法

（一）信息收集的方法

1．观察法

案例 1-13

1991 年海湾战争期间，路透社记者杰奎琳·费兰克（Jacqueline Frank）写了一篇题

为《美国的战争策划者有多紧张？只要数一数比萨饼》的文章。在 1991 年 1 月 16 日空

袭开始的前一天，她记录了多米诺饼屋在 22 时至凌晨 2 时之间给白宫送去了 55 个比萨

饼，而平时这段时间内的平均数量是 5 个；五角大楼订购了 100 多个比萨饼，国务院订

购了 75 个。费兰克通过观察，敏锐地抓住了晚上送的比萨饼大量增加的事实，推理出战

争箭在弦上、一触即发的情报。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（1）观察法的概念 观察法就是人们用感官或借助于其他工具来认识客观事物的过程。观察法是收集、

获取信息的 基本的方法。对于信息工作者来说，一是要有较强的信息意识和敏锐的观

察能力；二是观察事物要全面；三是观察要深入透彻。观察事物不能只注意表面现象，

更不能浮光掠影，要善于发现其本质特征。

案例 1-14

北京大华衬衫厂是个有 30 多年历史的老厂。该厂在经营中坚持信息工作。他们派人

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信息、文书与档案管理

调查全国的 120 个同类产品厂家的基本情况，并多次派人到日本等地进行考察，在分析

大量信息的基础上，对衬衫的领子进行多次改进，对造型设计也进行了重大改革，使该

厂在国内外市场上保持良好的声誉。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（2）观察的类型 按观察者在观察中扮演的角色分为参与观察与非参与观察。 1）参与观察是观察者为了达到深入了解情况的目的，直接加入到某一被观察群体中

去，以内部成员的角色或被观察者易接受的角色参与他们的各种活动。例如，商业竞争

中同行为了打败竞争对手，往往将自己的员工“打扮”成消费者、买主等身份，获取对

手的价格、制造、销售等方面信息。 2）非参与观察是观察者以旁观者的身份，置身于被观察群体之外进行的观察。 按观察者的观察方式可分为有控制观察和无控制观察。 1）有控制观察是观察者根据研究目的，事先拟定好观察计划，并严格按照规定的内

容和程序实施的观察。 2）无控制观察是对观察的内容、程序事先不作严格计划，依现场的实际情况随机决

定的观察。

案例 1-15

一个码头装卸公司的监理说，他每月都会抽时间在公共人行道上观察其竞争对手员

工的装卸工作，计算他们的装卸速度、破损量，在货船上的箱子数量等，这使他可以比

较自己公司员工的工作效率。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（3）观察的具体实施 观察的目的、对象、要求不尽相同。一般来说，应有一定的步骤来完成观察，以达

到观察目的。 1）确定观察内容，制定观察计划并确定观察时间、地点等。 2）进行实地观察，尽可能地做一些记录或事后补记， 好带观察仪器。 （4）观察法的优缺点 观察法的优点包括方法简单、灵活；容易获得较为客观的第一手材料；适用于对环

境、人、事件等实际状况的了解。 观察法的缺点包括观察到的信息往往表面化，不易收集到深层信息；获得的信息量

有限；观察效果受观察者本身能力的限制。

案例 1-16

马里奥特公司是一家出色的收集和利用竞争情报的美国公司。在建造费尔菲德旅馆

之前，马里奥特公司的一个小组用了 6 个月时间走遍全美国，住在自己竞争对手的旅馆

和汽车旅馆中收集对方的各种信息，包括服务项目和质量、隔音、墙壁、床具、餐饮费

■■17

第一章 信 息 工 作

用乃至香皂等方面。最后，该小组摸清了竞争对手诸方面的优势和劣势，从而为本公司

制定竞争战略奠定了坚实的基础。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

2．阅读法

案例 1-17

1975 年初春的一天，美国亚默尔肉食加工公司老板菲利普·亚默尔坐在自己的办公

室里翻阅报纸，了解当天的新闻。 突然一则几十个字的短讯，使他兴奋得差点跳起来：墨西哥发现了疑似瘟疫的病例。

他马上想到，如果墨西哥真的发生了瘟疫，一定会从加利福尼亚州或得克萨斯州边境传染到

美国来。而这两个州又是美国肉食供应的主要基地。肉类供应肯定会紧张，肉价一定会猛涨。 当天，他就派家庭医生亨利赶到墨西哥，几天后，亨利发回电报，证实那里确有瘟

疫，而且很厉害。 亚默尔接到电报后，立即集中全部资金购买加利福尼亚州和得克萨斯州的牛肉和生

猪，并及时运到美国东部。 不出所料，瘟疫很快蔓延到美国西部的几个州。美国政府下令，严禁一切食品从这

几个州外运，当然也包括牲畜在内。 于是，美国国内肉类奇缺，价格暴涨。亚默尔趁机将先前购进的牛肉和猪肉抛出，

在短短几个月里，他净赚 900 万美元。 亚默尔慧眼独具，发现了瘟疫即将流行的征兆，预测到可能出现的局面，把握和充

分利用了瘟疫蔓延所带来的机遇，从而取得成功。 （资料来源：http://qg.onjobedu.com/glgs/27410.html）

（1）阅读法的概念 阅读法是指通过阅读材料、资料、报纸、书刊等方式来收集信息。据情报界人士称，

无论是政治情报还是军事情报，80％以上是从公开发表的资料中获得的。因此，各国情

报界都很重视从各种公开的媒体上收集宝贵的情报。“商场如战场”，对于企业界来说，

从各种传媒中收集有关的资料可能更为重要。 （2）阅读方法 1）速读法，又称走查法，即采取较快的速度将全部文字材料看一遍，对材料不做深

入的分析，从中搜索所需信息。 2）略读法，即采取跳跃字句或段落的方式地将全部文字材料浏览一遍，以快速获取

所需信息。 3）精读法，即集中注意力对重要的文字材料进行仔细的阅读，从中获取信息。 （3）阅读法的优缺点 阅读法的优点包括获取信息方便；获取的信息量大，适用性强；能全面提供工作需

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信息、文书与档案管理

要的参考价值。 阅读法的缺点包括报刊信息来源多，信息可能失真，有杂质；要花费一定时间，且

要对信息筛选，判断信息的真实性。

案例 1-18

我国的“两步发酵法生产维生素 C”是一项前途无量的科技成果。这项国家重大科

技发明刚通过鉴定，世界两大生产国家瑞士和美国闻风而至，竞相出价要买下这项技术

专利。没想到，一个星期后，争得脸红脖子粗的两国代表“和气生财”，欢天喜地回老家

去了。原来这项专利只值一本杂志的价钱。因为某学报已将全部研制过程、细节、配方、

剂量等刊登无遗，稍有化学常识者，回去“按谱炒菜”即可，真是得来全不费工夫。 （资料来源：http://113.18.32.180/msx/al.asp）

3．交换法

案例 1-19

美国 SECRET DE 贸易公司与珠海联墨碳粉公司时常进行信息交换。碳粉公司除了

供应美国贸易公司打印碳粉外，还为其介绍其他打印器材供应商的信息。而美国这家贸

易公司也时常为该碳粉公司提供美国其他需要碳粉的客户信息。双方合作愉快，都取得

了很好的经济效益。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（1）交换法的概念 交换法是将自己拥有的信息资料，与其他个人或单位信息材料进行交换，从而获取信

息的方法。获取对方的信息时，要特别注意“给”与“取”的关系，即有所给才能有所取。

与国外相应单位进行互换或对换信息时，必须遵守有关国家法律法规，如国务院国发〔1979〕27 号文件附件二《对外交换科技书刊资料等工作的暂行规定》，规范了有关信息交换工作。

（2）交换法的类型 根据交换信息的性质可分为以下几种类型。 1）利用闲置信息交换。闲置信息是指对于己方的工作暂无使用价值，但对于对方的

工作却有重要意义。例如，在服装行业，布匹供应商可向客户提供纽扣供应商、纱线供

应商等信息，而该客户可向布匹供应商介绍其他客户。 2）利用重要信息交换。重要信息一般是指对于己方的工作有重要意义，但为了获取

对方手中的其他重要信息，以己方重要信息为交换条件，换取对方的重要信息。 按信息交换的工具可划分为以下几种类型。 1）口头交换，是指双方通过交谈，互相交换信息。 2）书信交换，是指通过书信往来互相交换信息。 3）电报传真交换，是指借助电报传真等传输工具来交换信息。 4）网络交换，是指利用电子邮件、即时通信工具等网络工具来交换信息。

■■19

第一章 信 息 工 作

按信息交换的场地划分为以下几种类型。 1）现场交换，是指双方面对面地互换信息。 2）非现场交换，是指双方进行远距离的信息交换。 按交换信息的时间划分为以下几种类型。 1）长期性交换，一般用于业务往来频繁的企业之间，双方建立稳定的信息交换网络，

长期友好合作，互通有无。 2）临时性交换，也称一次性交换，一般用于业务往来不多的企业之间，一般在特定

条件下进行，往往出自于特定的需要才进行。 （3）交换法的优缺点 交换法的优点包括通过与其他单位交换信息，拓宽了信息收集渠道；交换信息实现

彼此间的信息共享，节省信息收集的工作量。 交换法的缺点包括具有风险性，在信息的交换中，容易泄露商业秘密；要注意信息

保密问题，给信息交换带来了许多不便之处。

案例 1-20

甲、乙两公司相互信任，并进行长期的信息交换，双方对信息交换的方式、范围、

内容都有明确规定。甲公司来一位新秘书王红，她未吃透两公司信息交换的范围、内容，

在两公司信息交换时，经常将不该交换的信息给了乙公司，给甲公司带来不必要的麻烦。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

4．购买法

案例 1-21

花钱买气象信息是否真的值得

“随着社会各行业的不断发展，竞争越发激烈，对气象的需求也将增加，气象服务也

不再是简单的天气预报，所以气象经济的市场空间会越来越大，但关键在于，企业要转

变想免费享受天气服务的观念，真正意识到气象经济的重要性。”东北大学社会学教授包

德功针对气象信息收费问题指出。 据记者了解，目前气象经济在国内基本处于初级状态，很多企业不愿意享受有偿的气

象服务，觉得花钱定制气象信息不值得。一位企业负责人直言，免费还行，花钱太赔了。 那么花钱买气象信息是否真的不值得？据了解，目前沈阳市提供的气象信息服务的

费用从几千元到几十万元不等。根据国外的啤酒商测算，气温每上升 1℃，啤酒日销售

量就会增加 230 万瓶。1℃的升温给企业增加的销售额是巨大的，如果企业按照天气情况

增加产量的话，就会增加盈利。那么一家啤酒企业每年的气象信息服务费用如果是 10万元左右的话，那么气象信息服务带来的效益可能会远远不止 10 万元。

一些已经享受气象信息服务的企业也纷纷表示了其带来的效益之巨大。沈阳市惠天

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信息、文书与档案管理

供暖公司的一位工作人员告诉记者：“供暖公司是有成本核算的，天气变化和我们密切关

系，如果天气暖和，我们还加强供热就造成了资源浪费。气温每升高 1℃，或者我们的

出水温度每降低 1℃，都可以省下不少钱。”据了解，像供暖公司一样的单位，如农业、

花卉、烟叶等部门都应该根据气象进行严密的经济成本核算，正是所谓的“看天干活”。 （资料来源：http://news.xinhuanet.com/life/2007-03/24/content_5889106.htm）

（1）购买法的概念 购买法是有偿获取信息的方法，即花钱购买信息资料。 （2）购买法的类型 1）现买，是指信息收集者直接在现场付款，从信息拥有者手中购取相关信息。 2）订购，是指信息收集者已预先付款，事先买断信息知情权。 3）代买，是指托付专门的信息经纪机构或信息经纪人，令其代买相关信息。 （3）购买法的优缺点 购买法的优点包括针对性较强，信息购买一般以工作需要为基础，具有针对性；信

息收集工作效率高，购买信息者不用亲自收集信息，信息获取快、省时间、省精力。 购买法的缺点包括购买信息是有偿的信息，需量力而行；购买信息需要一定成本，

若所购信息价格较高，应考虑其经济效益；购买信息存在一定风险，或是虚假信息、垃

圾信息，甚至非法信息，则会给己方带来损失，所以花高价购买重大信息时，应与信息

提供者签订合同，以保证信息的真实性、合法性与安全性。

案例 1-22

当罗微最终获得雅典奥运会 67 公斤级跆拳道金牌时，中国跆拳道总教练陈立人非常

欣慰：“这块金牌对罗微来说，是死里逃生啊。” 比赛前，罗微够“倒霉”的，抽签结果一出来，所有人都倒吸了一口冷气。罗微的

对手实在是太强大了，“如果要一路打到底，罗微等于把世界强手全部打了个遍”。 “第一轮对韩国黑马黄敬善，这就是一场生死战。”韩国黑马 18 岁的黄敬善以前在国际比

赛中未出现。早在 2003 年，韩国举行了国内跆拳道联赛，这一联赛是不对国外公开的，中国

跆拳道总教练陈立人通过韩国跆拳道的关系人进入比赛现场，不能开口说话，以防别人发现

他们不是韩国人，也不能摄像。当时，陈立人就发现了新人黄敬善是罗微的主要竞争对手。

比赛后，通过当地电视台购买了这次比赛的录像。这一切为罗微的胜利打下了坚实的基础。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

5．网络法

案例 1-23

古镇九成企业网上淘金

昨天，包括我市在内的 21 个地级市代表齐聚火炬开发区，交流自 2006 年 5 月以来

省百镇信息化巡回讲座取得的成果。记者从会上获悉，巡回讲座有力地推进了我市企业

■■21

第一章 信 息 工 作

的信息化进程，其中古镇已有九成企业借助互联网做生意。 中山移动分公司推出的“亲情汇款”为 100 多万外来工提供短信汇款的便利；服装

产业信息化交流会推进我市服装企业走向全国甚至国际市场……记者了解到，该项目至

昨天正式结束。期间，在全省 21 个地级市的各专业镇和产业集群地区共举办了 105 场讲

座，其中在我市的小榄、沙溪、东升、南头等镇区举办了 10 场。 巡回讲座中山站举办期间，中山移动分公司结合各镇区特色，对个性化的特色行业，

如物流、家具、五金、家电、服装等提供解决方案。目前，小榄镇有 200 多家企业建有网站

或网页，1300 多家企业借助互联网获取相关信息；火炬开发区所有规模以上企业都已运用

信息技术进行企业管理；古镇有 1500 多家企业利用互联网做生意，企业上网率达到 90%。 （资料来源：http://www.zsnews.cn/Society/2006/12/01/609295.shtml）

（1）网络法的概念 网络主要指以计算机网络为基础，通过电子方式进行信息发布、交易和管理，主要

有国际互联网（Internet）、企业内部网（Intranet）和电子数据交换（EDI）这三种形式。 1）国际互联网指当前各国、各地区众多开发的网络连接在一起而形成的全球性网络。

互联网是以资源共享为目的，使用统一的协议，通过数据通信信道将众多计算机互联而

成的系统。网络提供的信息服务有电子邮件服务、远程登录服务、文件传送服务、信息

查询服务、信息研讨和公布服务等。 2）企业内部网是互联网技术在企业内部的应用。它实际上是采用互联网技术建立的

企业内部网络，同时建立防火墙把内部网和互联网分开。防火墙能够防止外人侵入内部

网，同时还限制公司员工，使之不能随意访问国际互联网而耽误工作。当然企业内部网

可以经过技术处理，延伸到企业之外，具有可和互联网连接的功能，可以和位于远程地

理地域的员工在网上交换文档和讨论问题；通过企业内部网还可以将多个企业连接起来，

从而形成优势互补的合作型经济；通过企业内部网还可开展电子商务活动，为客户提供

多种及时有效的服务。 3）电子数据交换是指按照同一规定的一套通用标准格式，将标准的经济信息，通过

通信网络传输，在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理。数据库是“按

照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库”。数据泛指计算机处理的各种事实、数字、

字符等各类符号的集合，如文字、图形、图像、声音、银行的账户记录、产品的销售记录

等。在信息化管理的日常工作中，常常需要把某些相关的数据放进这样“仓库”，并根据

管理的需要进行相应的处理。例如，企业或事业单位的人事部门常常要把本单位职工的基

本情况（如职工号、姓名、年龄、性别、籍贯、工资、简历等）存放在表中，这张表就可

以看成是一个数据库。有了这个“数据仓库”就可以根据需要随时查询某职工的基本情况，

也可以查询公司在某个范围内的职工人数等。数据库有数据型数据库、事实数据库（如万

方事实数据库）、文献数据库、全文型数据库（如中国期刊全文数据库）等。 （2）网络信息收集途径 1）利用网上主要信息查询工具。网上文献信息纷繁复杂，要进行有效地查询和利用，

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信息、文书与档案管理

可采用以下几种查询工具：①广域信息查询系统（wide area information system，WAIS），

是基于关键词来查询分布在互联网上各类文件和专业数据库的软件系统；②Gopher，允

许用户使用层叠结构的菜单与文件，以发现和检索信息，Gopher 是互联网上一个非常有

名的信息查找系统，它将互联网上的文件组织成某种索引，很方便地将用户从互联网的

一处带到另一处；③Archie，提供 FTP 地址及相关文件的查询路径，是一种目录服务，

用户必须输入精确的文件名搜索，然后 Archie 会告诉用户哪一个 FTP 地址可以下载该文

件；④WWW，“World Wide Web”的缩写形式，即全球资讯网，它采用超文本（Hypertext）的或超媒体的信息结构，建立了一种简单但强大的全球信息系统。

2）利用功能强大的搜索引擎。搜索引擎是一种能提供网上信息检索服务的计算机系

统。它可自动搜索 Web 服务器上的信息资源，并向用户提供主题、分类查询的途径，如

百度、谷歌等。 3）利用知名的信息机构的网址。访问出版社和一些信息机构的网址也是收集信息的

有效途径。 4）利用网上图书馆网址。一些大学或公共图书馆都将收集到的电子文献和数据库放

在网页上，为用户提供检索服务。 5）浏览新闻组、电子论坛、电子政务网站（通过互联网和政府直接交流，收集信息）。 秘书应当熟悉一批国内外秘书组织和网站，通过浏览、阅读、下载和网上讨论掌握新

动向、新成果和新技术。国内外秘书组织和网站主要有中华秘书网（www．chinamishu．com）、

秘书在线（www.sst668.con）、中国秘书在线（www.cds21.com）、香港公司秘书公会网站

（www.Hkic.org.hk）、美国公司秘书协会网站（saicsa.con）等。 （3）网络法的优缺点 网络法的优点包括信息时效性强； 新消息补充及时；收集信息迅速、广泛；收集

信息不受时间、地域的限制；能收集文字图表信息和声像信息。 网络法的缺点包括信息来源复杂，有大量未经核实的信息和信息垃圾；需要掌握计

算机知识，并有互联网相联的计算机。

案例 1-24

1997 年，加利福尼亚州的网络组建生产商西斯科公司利用互联网做成了两亿美元的

交易，占其总销售额的 40%。不仅如此，这家公司还借助数字化的销售渠道一年节省经

费 4 亿美元。在我国，越来越多的企业利用网络来进行交易。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

6．询问法

（1）询问法的概念 提问法是通过提问请对方作答来获取信息的方法。询问的形式有人员询问、电信询

问。人员询问是指通过面对面交谈的方式来获取信息；电信询问是指借助于电话等信息

传递工具收集信息。

■■23

第一章 信 息 工 作

（2）询问法的步骤 1）询问前的准备，包括设计询问提纲，选定被询问人员，确定询问时间、地点等。 2）询问中，注意语音、语调和身体语言，尽快和被询问者建立融洽关系，并将话题

引入相关问题，并作记录，询问结束时要表示感谢。 3）询问后，要补充整理询问笔录。 若有可能，在询问时作录音、录像等。 （3）询问法的优缺点 询问法的优点包括应用灵活、实用；直接交流，便于沟通；能获得语言信息和非语

言信息；能获得大量有价值的信息。 询问法的缺点包括要求秘书具有一定素质和能力；要很好地运用询问技巧，才能获

取较多有价值的信息；询问法要花较长的时间，而规模较小，电信询问费用较高。

7．调查法

（1）调查法的概念 调查法是到社会各项实际工作中，细致地进行调查，收集信息的方法。调查是获取

信息的一种重要方法。

案例 1-25

从“南线北移”到“向山水资源进军”

江西某县的南部有 7 个乡镇经济比较发达，工农业总产值占全县 27 个乡镇工农业总

产值的 53.4％。这些乡镇最大的特点就是乡镇企业办得好。于是有人提出“南线北移”

的设想，主张像南面 7 个乡镇那样，在北面 20 个乡镇大搞乡镇企业。这个设想是否可行

呢？县委办公室组织调查组进行了深入细致的调查，获得了大量的典型材料。他们首先

采取归纳法，通过分类完成对各个乡镇典型的认识。然后采用对比法，对南北乡镇各自

的有利条件和不利条件做了比较，发现南线 7 个乡镇人多田少，水陆交通便利，有从事

手工业的传统；而北线的 20 个乡镇人少田多，交通不发达，祖祖辈辈以种田为业。通过

调查，县委办公室得出了以下结论：南线的优势在工业，北线的优势在农业，“南线北移”

的条件在近期内不够成熟，不利于北线发挥其所长。并提出方案：北线除个别条件好的

乡镇可以适度发展工业外，主要战略应放在发挥自己的资源优势上。这个调查报告得到

了县委、县政府的重视，随即作出了“向山水资源进军”的战略决策。于是北线大种柑

橘、苎麻，大养鱼、鳖、螃蟹，经济形势发展很快。 （资料来源：http://www.wfkjxy.com.cn/jpkc/msx/htmfile/anli.html）

（2）调查的步骤 1）准备阶段：要确定调查任务并设计、选择调查方案。 2）调查阶段：进行信息收集工作。

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信息、文书与档案管理

3）研究阶段：整理信息，统计分析。 4）总结阶段：撰写调查报告。

案例 1-26

某市机关办公室抽调一些秘书人员组成一个调查工作组，下基层进行卫生工作调查

研究。在调查中了解到这样一个情况：有大批麻风病人从周围的几个地区流入该市，其

中该市的一个县在两年多时间内就流入麻风病患者 600 多人。这个情况引起了调查组的

高度重视。他们就此进行了认真细致的分析，认为麻风病是一种慢性传染病，传染速度

不会这么快，更不可能在短期内增加这么多的麻风病人。同样，其他省市也不可能让这

么多的麻风病人到处流窜。为了弄清情况，他们又做了进一步调查了解，结果发现，原

来是一些不法之徒为了骗取民政部门的钱物，假冒麻风病人流窜骗钱。 （资料来源：http://www.happycampus.cn/docs/960281052618@hc09/147069/）

（3）调查法的优缺点 调查法的优点包括获得的信息比较真实可靠，这些信息是获取的第一手材料，处于

原生态的，未经过加工改造，因而更具真实性；调查法是为了某种目的获取特定方面、

特定内容的信息，因而收集的信息极有针对性；收集的信息极有价值，具有一定深度。 调查法的缺点包括工作量大，时间和精力消耗较多。

案例 1-27

一份市场调查拉回“流产”投资

黑豹农用车项目落户忠县可谓一波三折，从“流产”到“起死回生”的过程转变，

代表忠县人思想观念的更新，折射出忠县人开拓开放的人文精神。 1．黑豹项目曾“流产” “库区只有咱们这里才能造汽车”。然而，令当地人自豪的背后却有一段波折。 三峡库区移民搬迁工作启动后，按照中央的安排，山东省对口支援忠县。2000

年，山东黑豹集团响应对口支援库区的号召，与忠县忠州水轮机厂合资组建了重庆黑

豹车辆制造有限公司，投入数百万元，建成黑豹低速载货车生产线投产。恰在此时，

黑豹集团因缺少流动资金，找到当地的几家银行贷款未果，生产受阻，黑豹集团决定

撤回山东。 2．市场调查吸引黑豹杀回忠县 黑豹撤走后，忠县民营企业云河集团收购了忠州水轮机厂，盘活了这家企业。“看到

机械制造对工业经济的作用，我们又重新萌发了再次造汽车的打算。”忠县县委一人士告

诉记者，去年 11 月，我市党政代表团到山东考察，忠县方面把一份三峡库区及周边对低

速载货车需求量大的市场前景的调查报告交给黑豹集团。接着，忠县政府抛出一串优惠

政策：政府担保公司提供流动资金贷款担保，一切手续从简……随后，黑豹集团与云河

■■25

第一章 信 息 工 作

集团签订了合作建设汽车项目的协议。 3．提供就业岗位 3000 多个 忠县政府透露，黑豹农用车一期项目已建成投产，年产 3 万辆低速载货车，提供直接

就业岗位 3000 多个。说起黑豹落户的不寻常经历，忠县政府一人士很有感慨：“就是曾经的

‘峡谷’意识太浓造成的。”他说，如果早 5 年认识到这个问题，忠县的汽车产业已经发展起

来了。今年 4 月，市委书记汪洋在忠县调研时说，忠县招商引资的做法值得借鉴，在硬件还

不硬时，招商引资就得靠软环境，库区要发展，除了广泛发动全社会参与招商外，还必须提

倡“忍辱负重”的招商精神，特别是在招商中要牢固树立“兑现比承诺重要”的观念。 （资料来源：http://www.topfo.com）

（4）问卷调查 调查有时使用问卷进行调查，又称“书面调查法”，是通过向调查者发放简明扼要

的问卷，请对方填写对有关问题的意见和建议来间接获得材料和信息的一种方法。 问卷调查按照问卷填答者的不同，可分为自填式问卷调查和代填式问卷调查。其中，

自填式问卷调查按照问卷传递方式的不同，可分为报刊问卷调查、邮政问卷调查和送发

问卷调查；代填式问卷调查按照与被调查者交谈方式的不同，可分为访问问卷调查和电

话问卷调查。 问卷法的步骤包括以下几个方面。 1）设计问卷。首先，问卷长度要适宜。其次，注意问题次序排列：按类别顺序排列，

同类性质问题编排在一起；按内容顺序排列，先易后难，由浅入深；按时间顺序排列，可由

近到远，也可由远到近，不可次序混乱。开放式问题放在 后。再次，语言含义要清楚，问

题要简明易懂，尽量不要用否定形式的提问。 后，答案要具有穷尽性和互斥性。 2）试用和修改。问卷设计出来后，可先进行小规模调查或请专家评论，从中发现问

题，进行修改。 3）选取问卷调查方式。问卷制好后要确定调查形式，如报刊问卷、邮政问卷、发放

问卷、网络问卷等。 4）对回收的问卷进行统计分析。

示 例

宁夏移动通信有限责任公司调查问卷

同志： 您好！为了解宁夏移动公司服务工作中存在的不足，为客户提供更好的服务。我们

拟定了旨在改进服务管理与提高服务质量的调查问卷，希望听取您对移动公司服务改进

的意见和建议，敬请您给予配合并认真填写，非常感谢您的支持与合作！ 一、被调查者基本情况（请在您对应的方框中打“√”） 居住区域：□城市 □县城 □乡镇 □农村

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信息、文书与档案管理

年龄： 20 岁以下 □21～30 岁 □31～40 岁 □41～50 岁 □51～60 岁 □60 岁以上 性别：□男 □女

文化程度：□高中以下 □高中 □大专 □本科 □本科以上

职业：□行政机关 □事业单位 □企业 □自由职业者 □农民 □学生 □其他

被访者是移动哪一类的用户？

A．全球通 VIP 用户 B．全球通普通用户 C．神州行智能网用户 D．神州行签约用户 E．动感地带用户 F．集团用户 被访者平均每个月的话费支出：

A．50 元以下 B．50～100 元 C．100～150 元 D．150～200 元 E．200～300 元 F．300 元以上 二、调查问题 1．您对移动公司营业厅的服务感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意 2．您对移动公司 10086 的服务感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满 3．您对移动公司的投诉受理服务满意程度如何？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

4．您对移动公司的业务宣传资料满意程度如何？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

5．您对移动公司的网络质量感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

6．您对移动公司推出的业务内容感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

7．您对移动公司向您提供的缴费服务方式感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意． C 不太满意 D．不满意 8．您对移动公司推出的话费优惠措施感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

9．您对移动公司提交给您的话费账单感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

10．您觉得“移动公司发给您短信，提醒您尽快交话费”这种做法对于您及时缴费，

保证手机顺畅使用帮助大不大？ A．非常有帮助 B．比较有帮助 C．不太有帮助 Ｄ．一点帮助也没有 11．对于移动公司的积分回馈活动，您的满意程度如何呢？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意 12．若您是 VIP 客户，您对移动的大客户服务感到满意吗？ A．非常满意 B．比较满意 C．不太满意 D．不满意

■■27

第一章 信 息 工 作

三、您对宁夏移动公司服务工作还有哪些宝贵的建议和意见？请简要予以陈述。

第三节 信息整理与存储

信息整理是决定信息命运与价值的关键环节。信息在未加工整理之前，往往是一种

处于自然状态的原始信息。这些信息一般是感性的、零散的、无序的和不系统的，并且

难免夹杂一些不真实的和不确定的因素。这些信息纷乱繁杂，秘书作为领导的助手和参

谋，不可能把这些信息一股脑儿地“推”给领导，应根据领导的需要，“缩小口径”。对

日后工作活动有凭证参考作用的信息材料加以保存，对需要保存的信息进行分类整理。

案例 1-28

秘书李霞收集信息的意识非常强，凡是与本公司有关的信息都收集起来。一天，经

理要查阅一份销售记录，李霞翻来翻去却找不到，急得大汗淋漓。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

一、信息整理

信息整理是指对收集到的大量的原始信息进行分类、筛选、校核，使其成为有价值的

信息。信息整理的目的是把原始信息变成便于使用的信息，这样就有利于领导决策或为经营

管理提供服务。信息整理工作的内容包括对原始信息进行分类、筛选、校核等工作。

（一）分类

分类是指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。秘书每天都会接触大量的信

息，应根据工作需要及信息特征进行分类，以便于信息的查找和利用，使信息发挥更大

的作用，提高工作效率。分类方法种类繁多，按《中国图书资料分类法》，就有 17 种分

类方法。下面简单介绍几种分类方法。

1．主题分类法

主题分类法是按照信息概念、信息记录和信息实体的主题和标题特征来组织排列信

息的方法。首先分析对象，从中抽取能够代表主题特征的词语，如关键词。然后再按照

一定的排列规则，把分析过的每件信息按照主题的异同组织起来。主题分类法可以按多

级主题分类。信息中 重要的主题名称作为分类的首要主题，次要的主题作为第二主题，

依此类推。可用 基本的分类导引卡标出各类信息的主要内容，这些主题都是与单位的

业务相关的，各主题之间根据字母顺序进行排列。

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信息、文书与档案管理

主题分类法的优点包括检索方便；相关主题的信息材料集中存放，便于相关信息的

查找、利用。缺点包括主题与标题容易混淆；主题不易确定；归类难以准确。

2．字母分类法

字母分类法是按照字母的排列顺序分类。通常是按作者姓名、单位名称、信息标题

等的字母顺序分类组合。按字母排列的规则是：按作者姓名、单位名称、信息标题的第

一个字母的前后次序排列；第一个字母相同则按第二个字母顺序排列，依此类推。 字母分类法的优点在于方法简单易行，操作方便。缺点在于按字母分类的信息，对

于信息的主题针对性不强；当相同字母的字较多时，查找花费时间长，利用不方便。

3．数字分类法

数字分类法是按照每个信息被赋予的号码次序或大小顺序排列的方法。每个通信者

或每个专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。索引卡按所标类目名称的

字母顺序排列，用分隔卡片显示每个字母。索引卡一般用卡片式索引盒存储，占空间少，

能放在桌子上，处理电话查询时容易找到信息。有的单位使用计算机数据库保存索引。

当要查找某信息时，先从索引卡中按字母顺序找出通信者的姓名或专题名，得到信息的

数字，在相应的文件柜中找出标有该数字的文档。 数字分类法的优点包括数字规则简单，一目了然；简便易行，适于存储。缺点包括

查信息需要参照索引卡，花费时间；如果分类号码有误，查找信息麻烦。

4．地区分类法

按信息所涉及的省、市、县等行政区划为特征，将信息分类。如果需要细分，可再

按其他问题分别组合。运输部门和出口业务部门、计划部门和销售部门的信息常用这种

分类方法，如快递公司的价目表。

5．时间分类法

按信息形成日期先后顺序分类的方法。

（二）筛选

筛选是对收集到的大量信息进行初步甄别与再选择，选择那些适用性强、价值大的

信息，淘汰那些不适用、无价值、价值小的信息。筛选是信息处理的基本工作，必须认

真、仔细、慎重，谨防剔除一些有用信息或留下无价值信息。这就是筛选的基本任务。

1．信息筛选的内容

信息筛选包括鉴别、选择和剔除三个部分。 1）鉴别，即判断信息的真实性、全面性、适用性等。真实性鉴别，即鉴别信息资料

的真伪；全面性鉴别，即检验信息资料的完整程度；适用性鉴别，即确定信息资料的适

■■29

第一章 信 息 工 作

用程度和价值大小。 2）选择，即择取适用性强、价值大的信息。这些信息一般是对工作有指导意义、与

业务活动密切相关的信息，特别是新颖及时的相关信息，这些信息是有效信息，是领导

决策的重要依据。 3）剔除，即删除不适用、无价值、价值小的信息。这些信息包括虚假信息、雷同信

息、重复信息、过时信息以及与工作无关的信息，这些信息都是无效信息、干扰信息，

会影响领导的决策。

2．信息筛选的基本要求

信息筛选的基本要求可概括为及时、准确、重大、新颖和完整。 1）及时。这是由信息的时效性决定的。由于社会动态发展变化快，在筛选信息时，

秘书一是在思想上要高度重视，不要延误；二是要注意反映事态发展在时间上的连续性。

案例 1-29

卫星电话引来导弹

俄罗斯新闻媒体 1996 年 4 月 24 日透露，21 日夜，52 岁的车臣领导人杜达耶夫在他

的卫星电话旁边被两枚空对地导弹击中炸死。 杜达耶夫恐怕一直到死都没能想到，他历经了 16 个月的残酷战争都没有死去，最后

竟然由于自己同外界联系的可靠工具——便携式卫星电话的出卖而被导弹击中炸死。21日夜，当杜达耶夫拿起电话要与莫斯科一位对于结束车臣战争的谈判可能充当调停人的

俄罗斯政界人士通话时，电话刚接通几分钟，两枚导弹就在距叛乱分子控制的格希丘村

1.5 公里的地方爆炸。杜达耶夫和他的两名助手在导弹爆炸后随即死去。 据在格罗兹尼的俄罗斯官员说，杜达耶夫的卫星电话发出的信号给导弹指引了方向。

在过去的 3 个月里，俄罗斯空军为打死杜达耶夫已试图采取了两次行动，只是由于前两

次杜达耶夫通话时间很短，使导弹失去了目标。据杜达耶夫叛乱政府中的人事后说，这

次攻击是俄罗斯特工人员实施的，西方某些国家通过间谍卫星参与了这次行动。 （资料来源：http://123.232.45.183/zhongwen/mishuxue）

2）准确。这是信息的生命。信息要真实、全面、客观地反映事物的本质特征。秘书

在筛选信息时，一定要严格把好准确关，重点审核以下 3 个方面的情况：①信息的内容

是否依据有关的方针、政策，与本地区、本部门的实际紧密联系，抓住了在实际工作中

产生的经验和存在的问题；②信息的内容有无虚构，有无夸大或缩小，甚至弄虚作假；

③信息中的人名、地名、单位及有关数据是否准确。

案例 1-30

日本广岛大学一位名叫田口的医学教授曾宣称他给一头牛犊装上人造心脏后，这头

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信息、文书与档案管理

牛犊活了 523 天，超过了美国创造的纪录。但田口的助手说，这头牛犊实际上只活了两

个月。后来田口承认自己捏造了这一“成果”。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

3）重大。在信息工作中，重大信息主要是指关系到全局的信息，其政策性、思想性、

经济性、动向性强。重大信息主要包括：①党中央、国务院及有关部门的领导和各地党、

政主要领导有指导意义的讲话、有关会议精神；②对党中央、国务院和省、自治区、直

辖市等领导机关所制定的重大方针、政策、决定的贯彻落实情况；③“两个文明”建设

和改革开放中的重要情况；④较重要的思想动态、社会动态；⑤社会、自然方面的突发

事件；⑥对本企业有重大影响的信息。秘书工作人员在筛选信息时，一定要准确识别上

述几个方面的重大信息，做到大事不迟报、不漏报。还要学会在动态中发现新问题、捕

捉新信息，准确地把握“重大”这一要求。

案例 1-31

某消毒液生产厂家经济效益一般。在广东部分地区发生“非典”疫情时，该生产厂

家就敏感地预测到市场对消毒液需求将要扩大，积极组织人员生产、宣传、促销，在“非

典”期间获得了巨大利润。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

4）新颖。其指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。例如，知名人士和各界群

众提出的有价值的新建议；行之有效的新经验；新的市场行情，新的销售渠道、新的行

业动态；能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息。 5）完整。信息材料对所涉及的问题或者事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交

代清楚。信息工作人员在信息完整方面，应考虑以下 4 点：①是否有潜在的因素暂时未

表露；②充分利用反映事物发展阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机；③有无

只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题；④把握不同角度、不同方向反映某一问题的信息，

避免片面性。

阅读资料

求职者都需要收集和利用招聘信息，而现在各类媒体上的人才招聘信息铺天盖地，

但其中有不少是无用的。因此，求职者必须对大量的招聘信息进行筛选，选择对其有用

的报名应聘，以取得求职的成功。 求职者在对招聘信息进行筛选时，应注意选择保留以下几种招聘信息。 一是真实有效的招聘信息。这类招聘信息一般都是经劳动、人事部门核准，在人才

市场电子信息屏、招聘信息橱窗上公开发布，或者是在正规报刊、广播、电视、网站等

媒体发布的。收集时应注意其是否公布具体的招聘日期，应聘应在招聘时效内。 二是与自己条件对口或相近的招聘信息。真实有效的信息虽然很多，但不一定都对

■■31

第一章 信 息 工 作

自己求职有用。例如，某用人单位要招一名本科以上学历、具有 3 年工作经验的财会人

才，这个岗位对一个应届毕业的财会专业的大专毕业生来说显然不合适。只有选择用人

单位招聘的职位和要求与自己的条件相一致或相近的，应聘求职才有较大希望。 三是要注意招聘人数。有的用人单位发布的招聘信息只招录一两个人，特别是有的

单位名义上招一两个人，实际上在公开招聘之前早已明花有主，应聘者对这种情况应鉴

别并予以回避。为提高求职的成功率，求职者应选择招聘人数较多的用人单位。特别是

外商投资企业，招聘工作人员只看应聘者的素质不认关系，求职者只要自己的素质高、

条件符合，被录用的可能性就较大。 四是选择有利于自己发展的招聘信息。对于一些夕阳产业，尤其是在我国加入世贸

组织后，一些受冲击较大行业的用人单位发布的招聘信息，应谨慎对待，不宜轻易应聘。

因为应聘就业后，受到行业发展的限制，很可能会对自己的前途不利。而一些属于新经

济领域的新材料、新能源、生物工程和电子通信以及软件、芯片、多媒体、网络信息技

术产业的用人单位，正处于成长发展期，前景看好，对这类用人单位发布的招聘信息，

应予以特别重视，积极报名应聘。 （资料来源：http://www.jiaodong.net/job/system/2005/01/20/000053180.shtml）

（三）校核

校核是对收集到的信息作进一步的校验核实，校对信息真伪情况，消除信息资料中

不真实的因素，纠正信息中的错误成分，使信息能客观准确地反映事物运动变化的本质

特征。信息的校核是信息整理的一个重要步骤。 秘书需要认真校核信息中的不真实因素，尤其是那些似是而非的信息、金沙俱含的

信息，确保信息的真实、准确。 信息校核的主要方法如下。 1）分析法，是指运用逻辑推理对原始信息资料进行分析，发现其中的破绽和疑点，

从而识别其真伪。例如，若信息资料悖于生活常理，便可断定其是虚假信息。分析法优

点是简便，不需要借助于其他手段，从原始信息资料本身就能很快地发现某些差错。其

缺点是不太可靠，主要根据主观推理分析，没有事实材料佐证。 2）核对法，一般用可靠信息来核对信息资料，用权威材料核对信息资料。其主要方

式包括用一手材料核对二手材料，用直接材料核对间接材料，用文字材料核对口头材料，

用物证材料核对文字材料，或用同一信息本身自校。例如，同一材料中前后互相矛盾，

依据逻辑学中的“矛盾律”，就可以断定该信息的真伪。通过对信息进行对照、比较，发

现和纠正原始信息中的某些差错。 3）调查法，就是对收集到的原始信息，通过直接的、现场的调查来检验它的真实性

和准确性。其优点是结论可靠；缺点是需要花费较多的人力和时间。 4）统计法，是对收集来的信息资料进行系统数据定性分析，运用系统数理模式进行

计算，看数据是否准确，结论是否正确，分类是否合理。 5）比较法，就是对照事物，比勘材料。有些信息由于主观条件所限难以溯源，这时

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信息、文书与档案管理

可采用比较的方法。比较各种人的材料、各种时间的材料、各个方面的材料，在某一事

实上，说法、结论是否一致。如果一致，那么这些材料基本可以认为是真实的、准确的。 以上几种方法并不是全部的校核方法，还有其他很多的方法，在具体工作中应根据

自身需要来确定、选择适合的方法。并且，在实践中各种方法可以相互补充、利用。

二、信息存储

（一）信息存储的概念

信息存储就是把已使用过或尚未使用的信息作为资料入库存储，供以后查找、使用。

它是信息工作的重要环节，是保存信息收集、整理环节成果的必要手段，为信息传递、

开发、利用、决策与反馈等流程提供便利条件和基础。信息存储可以不断丰富信息资源，

减少信息的丢失，可以有效、有序管理信息资料，利于资源共享。

（二）信息存储载体

案例 1-32

目前知识管理正在企业界兴起，某集团公司在了解到知识管理可以为企业带来巨大

商业效益后，就到市场上买了一种价格比较高昂的知识管理软件系统，但该系统在运行

一年后，企业的知识管理工作做得并不好，不但没有带来效益，还给公司造成了巨大的

损失，企业不得不宣布该系统运转失败。在寻找失败的原因时，管理者发现在购买该软

件系统之前，并没有深刻理解系统的结构和功能及系统应用的背景环境，因此没有发现

该系统的特点并不很适合公司管理职能的要求。经研究，要想成功运用该系统还必须对

之做一些相应的修改，果然修改后的知识管理软件有力地促进了企业管理工作的发展，

但之前可以避免的损失却再也找不回来了。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

信息存储载体是指能够存储信息的物体。 常见的信息存储载体有纸质载体、光磁

载体（磁带、软盘、硬盘、光盘）、机械录音载体、缩微品载体（缩微胶卷、胶片）等。

历史上还曾出现其他信息存储载体，如石碑、竹片、缣帛、金属等。

案例-33

小王是某公司秘书，因计算机故障需重新安装操作系统。小王平时有一定的计算

机常识，他想只格式化 C 盘重装系统就可以了，其他盘的资料不会有什么损失，于

是没有考虑备份的事。等系统重装完之后才发现“我的文档”和原来桌面上的文件全

都没有了，很多还是比较重要的文件。这给公司带来不少损失，小王也因此得到一次

教训。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

■■33

第一章 信 息 工 作

（三）信息存储步骤

信息存储的步骤主要有登记、编码、存放排列和保管。

1．登记

登记是指对信息建立完整、系统的记录，便于查找利用。 （1）登记方法 1）总括登记，即对存储信息按批分类进行总体性地登记，反映存储信息资料全貌，

一般只登记存入册数、种类及总量等（见表 1.1）。

表 1.1 信息总括登记簿

第 页

总计 图书分类

市场

销售

信息

人力

资源

信息

财务

管理

信息

竞争

对手

信息

技术

研发

信息

其他 日

期

信

息

来

源

信

息

编

号 种

数 册

数 总

量

种 册 种 册 种 册 种 册 种 册 种 册

个别登

记号起

止

备

注

（资料来源：余红平，胡红霞．2009．秘书信息与档案管理实务．北京：外语教学与研究出版社）

2）个别登记，即按信息存储顺序逐件登记，对每一条信息资料详细记录，便于掌握

各类信息资料的具体情况（见表 1.2）。

表 1.2 信息个别登记簿

第 页

登记日期 总登记号 信息名称 信息作者 信息来源 信息日期 单价 信息编号 去向 注销日期、

原因

（资料来源：余红平，胡红霞．2009．秘书信息与档案管理实务．北京：外语教学与研究出版社）

（2）登记的形式 1）簿册式，是将信息资料抄录在簿册或其他记录本上。 2）卡片式，是将信息资料记录在用单张的纸片制成的卡片上。 （3）登记的作用 登记的作用包括：①可以了解信息的大致内容；②可以了解信息与信息之间的联系、

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信息、文书与档案管理

信息工作情况；③可以防止信息材料的散乱或丢失；④便于总结和改进工作。

2．编码

（1）编码的概念 编码是指用预先规定的方法将文字、数字或其他对象编成数码，或将信息数据转换

成规定的电脉冲信号。具体地说，就是将已经登记的信息按照排序时所确定的体系结构

分别归入各类，并在信息载体上标明这种体系结构的序列号。编码实际上是建立存储检

索系统，可使信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找使用。 （2）信息资料编码一般步骤 1）分析所有预编码的信息资料。 2）选择 佳的编码方法。 3）确定数码的位数。 （3）信息资料编码方法 1）顺序编码法，是指按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码。这种方法

用于不很重要或无须分类的信息资料的储存，可按数字（1、2、3……）、字母（A、B、C……）、内容（如政治、经济、科技、文教……）的顺序排列编号。

2）分组编号法，是指利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类，

进行单独的编码。运用这种方法，所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大

类，而右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。例如 1000——广州市场信息资料

1100——广州市场纺织品信息资料 1110——广州市场化纤品信息资料

1111——广州市场涤纶信息资料 （4）编码的意义 编码便于信息资料的管理和使用，适应电子计算机处理的要求；对登记存储的信息

资料要进行科学的编码，使之科学化、系列化。

3．存放排列

经过科学编码的信息资料还需有序地存放排列。常用的排列方法有时序排列法、来

源排列法、内容排列法和字顺排列法。

4．保管

（1）保管的概念 保管是指信息资料入库的存放和维护，是信息的保护和管理，关系到信息的安全、

完整和使用寿命。保管中应防止信息资料的污损和丢失，实施科学保管。要及时剔除失

去保存价值的信息资料和卡片，建立查阅、保管制度等。保管工作的主要职责是对信息

进行有效的保护和有效管理。

■■35

第一章 信 息 工 作

（2）信息保管的主要工作 1）防损坏，如防火、防潮、防高温、防虫害等。 2）防失密、泄密、盗窃等。 3）定期或不定期地进行清点，发现存储中的问题，提高管理水平。 4）及时存储更新，不断扩充新的信息。

（四）信息存储方法

针对不同的信息载体，主要有以下几种信息储存的方法。

1．手工存储

手工存储主要针对用纸质存储的信息，是指手工制作信息文件目录与索引途径，将

信息原件或信息目录、索引途径保存在文件夹和文件柜中。 手工存储的优点包括存储设备花费不多；阅读便利。其缺点包括信息文件不易长久

保存，易受火、受潮、受蛀等；占用空间大。

2．计算机存储

计算机存储是运用数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序等，将信息资料转

化为电子文件格式，存储在软盘、硬盘、光盘或其他电子载质中。 计算机存储的优点包括计算机存储的信息量大；编辑、更新、查找迅速便利；占用

空间小。其缺点包括需要防病毒；防泄密，需加密码；要防磁化，磁盘不要存放在任何

磁性物旁边；信息资料要定期备份。

3．缩微胶片存储

缩微胶片存储是利用拍照的方法保存信息资料。计算机系统能直接输出 终文档到

缩微胶片上，需要使用专用的阅读机才能显示。当大量标准化文档需要储存时，缩微胶

片存储的优势便得以体现。 缩微胶片存储的优点包括缩微胶片一般尺寸很小，节省空间。其缺点包括缩微胶片

不能直接阅读，需要阅读机；照相和阅读需要特别的照相机和阅读机，设备比较昂贵；

缩微胶片需要贴标签、制作索引和排序，程序比较烦琐。

案例 1-34

某国大使馆的信息处理工作人员将一些应该销毁的信息扔入了使馆外的垃圾桶里，

结果该信息被别国的谍报人员从垃圾桶中捕获。该国得知情报被别国捕获的信息后不得

不对国家战略作出重大调整，给国家利益造成了巨大的损失。该信息处理工作人员也被

调回国内，并受到严厉处罚。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

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信息、文书与档案管理

（五）信息存储的装具及设备

将信息存储在载体上后，要将记录信息的载体存放在装具设备中，信息存储的装具

有文件夹、文件盒、文件袋和文件柜等。

1．文件夹

文件夹为折叠式的，在它的脊背及封面可写上信息资料的名称及类别。文件夹是存

放少量纸质文件的主要装具，也是 常见装具之一。根据常见纸质文件尺寸大小不同，

文件夹的尺寸也有多种型号。但文件夹是一种半开放而不是封闭的装具，所以不能为文

件提供良好的保护，而且存放的文件数量很少，本身占用的空间较大，因此一般不作为

长期永久保存的装具，否则会造成文件夹、储存空间的极大浪费。 常用的文件夹主要有普通型、扁平型、扁平方型、展示型、环型、拉杆拱型等。

2．文件盒

文件盒存放的纸质文件数目较多，因此常用于存放某些需要集中管理或长期永久保

存的文件。文件盒在文书档案部门使用的比较多。文件盒是一种封闭式的文件存放装具，

因此文件不但不易被遗失，而且还会相对隔绝文件和周围环境的联系，从而有利于防止

文件被不利环境因素侵蚀而对文件起一定的保护作用。文件盒的适用范围是存储需长期

保存的信息资料。

3．文件袋

文件袋是存放少量纸质文件的装具，是一种封闭式的文件存放装具。文件袋不仅适

于存放需临时保管的文件，也对文件起到保护的作用。文件袋占用的空间较小，适用于

存储当前使用的文档。

4．文件柜

文件柜是用于存放文件夹、文件盒、文件袋以及其他各种物品的设备。文件柜和档

案柜不同，文件柜一般存放需要暂时保存或经常利用的文件，也可存放其他物品，而档

案柜则一般用于存放档案。文件柜的式样很多，如直式文件柜、横式文件柜、敞开式文

件柜、卡片式文件柜、显露式文件柜等。

（六）信息存储管理系统

为了更好地发挥信息的作用，要建立适合本单位的信息系统，既可集中立档，也可

分散立档，还可以建立计算机信息辅助管理系统。

1．信息集中管理系统

信息集中管理系统就是将所有类型的信息都集中在一起存放管理，形成高效的信息

■■37

第一章 信 息 工 作

服务体系和信息借调系统。集中信息管理系统，便于科学管理，保密性强，能使用标准

化的分类系统，实施有序的存储检索；但它的分类和编目系统庞大，在存储和查阅时会

带来一定的麻烦。例如，许多企业建立信息档案室，用于存放公司各类档案、图书、信

息资料等，并安排专人管理。

2．信息分散管理系统

信息分散管理系统是指所有文件都由单位各个部门分别保管。分散管理使各部门信

息管理方式灵活性高，可根据本部门特点立档。有些部门可采用分专题的立档方式，有

些部门可采用分地区的立档方式。例如，销售部门可按客户立档，供应部门可按原材料

的产地、种类立档。

3．计算机信息辅助管理系统

计算机信息辅助管理系统是指用计算机对信息编目、整理、检索、利用和保管等工

作进行辅助管理，利用计算机进行数据处理。现在很多单位的文件在计算机上产生，在

网上处理、传递文件，电子文件大量产生，促进了计算机信息辅助管理系统的发展。计

算机信息辅助管理系统的功能包括利用扫描技术将信息数字化，将信息二次文献录入到

计算机内；信息数据的加工处理、存储和管理；信息数据的统计；信息目录或全文的检

索；根据需要快捷传递信息，提供利用服务，实现信息资源共享。企业采用各类计算机

信息管理软件十分普遍。这些管理软件涉及企业人、财、物、产、供、销、预测、决策

等诸方面的管理工作，包括企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理

（SCM）、产品生命周期管理（PLM）、制造执行管理（MES）、产品数据管理（PDM）等

多个子系统，可以将各子系统信息进行集中，通过数据分析处理，得出管理人员需要的

信息，从而帮助企业各类管理人员进行市场预测、质量分析、库存控制等。

第四节 信息传递、开发及利用

一、信息传递

案例 1-35

某玩具公司总经理吩咐秘书小刘通知各部门经理下午两点半到总公司开会。由于各

部门经理人数少，时间较紧，通知的内容简单，各部门离总部有一定距离，所以小刘采

用了口头传递方式中的电话通知各部门经理，这样快速、简捷。总经理又吩咐小刘将几

份不需要保密的玩具设计图纸传递给某销售商，并将一份需保密的文件传递出去。秘书

小刘觉得：对于本公司的玩具设计图纸，应采用书面传递方式，邮寄、影像传递、传真

机、计算机系统传递方式；采用影像传递，传递感染力强；采用传真机传递通速、便利，

但费用较高；采用邮寄形式速度慢；采用计算机传递方式速度快，不可采用口头传递方

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信息、文书与档案管理

式。对于需保密的文件，应确定密级；确定传递范围；通过机要交换装封，投递前要进

行登记，不可采用普通邮递方式传递。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（一）信息传递的概念

信息传递是指运用一定的理论和方法，借助一定的装置、设备，实现信息的有目的

性、有方向性的流动、传输或传播。将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。

（二）信息传递的方式

1．按传递的方向分类

按照传递的方向，信息传递可分为内向传递和外向传递。 1）内向传递是指为了协调和合作，企业内部之间进行信息交流。通常用于本企业的

工作计划、安排、目前的工作进展情况、下一步的部署，各部门要完成的工作等；了解

员工对本企业的看法、意见等；了解公众对企业产品质量、销售情况、售后服务、产品

的市场情况等信息。信息的内向传递的目的是达到单位内部、单位与公众之间的相互理

解及单位与社会发展的协调一致。内向传递的形式有通知、备忘录、信件、传阅单、企

业内部刊物等。

示 例

备忘录格式

××市××秘书事务 ————————————

备忘录 发给：财务部 抄送：行政部 发自：人力资源部 日期：2009 年 3 月 14 日

事由：办理卢××等三人离职工资结算 财务部： 网络部卢××、吴××、周××三人提出辞职申请，已经公司总经理办公室同意，

请按照公司相关规章制度为其办理离职工资结算事宜。 （资料来源：余红平，胡红霞．2009．秘书信息与档案管理实务．北京：外语教学与研究出版社）

2）外向传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。通过广播、电视、

网络、广告、报刊等媒介向公众、合作伙伴、政府主管部门、社会组织等传递信息，宣

■■39

第一章 信 息 工 作

传企业产品、企业的新举措、企业的信誉等，树立企业形象，增进社会对企业的了解、

认可、信任。企业对外的信息传递是有限的信息传递。信息外向传递一般通过新闻发布

会、新闻稿、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。

2．按信息的流向分类

按照信息的流向，信息传递可分为单向传递、双向传递和反馈传递。 1）单向传递，即直接由信息的发出者把信息传递给需要者，传递是单向进行的，如企

业发出的通知、在报刊上登载的声明等。这种传递方式的特点是直接满足接收者的需要。 2）双向传递，即接收者和传递者都向对方发出信息，共同参与传递的过程。在这种

传递方式中，传递者就是接收者，接收者也是传递者。例如，交谈、小型座谈会等，都

是这种传递方式。 3）反馈传递，即信息传递者根据接收者提出的要求，有针对性地选择信息内容进行

传递，是传递者对接收者所提出的要求的一种信息反馈。信息反馈的方式有正反馈、负

反馈。正反馈中的反馈信息一般为反映决策执行中的成绩、经验等正面的信息。负反馈

中的反馈信息一般为反映执行中的问题、失误方面的信息。

3．按传递时的信息连续程度分类

按照传递时的信息连续程度，信息传递可分为间断式传递和连续式传递。 1）间断式传递，是指隔一段时间传递一次信息。 2）连续式传递，是指将信息不间断地传递出去。

（三）信息传递的途径

1．语言传递

语言传递是指用有声的口头语言传递信息。具体形式有对话、座谈、讲座、会议、

交流等。 语言传递的优点包括传递直接，反馈及时；内容新，人们交谈的 80％都是刚发生的

和将要发生的信息。其缺点包括语言信息较零散混乱；不便于积累和保存。

2．文字传递

文字传递是指用文字、符号、图像等形式传递信息。具体形式有信件、备忘录、通

知、告示、传阅单、内部刊物、声明、新闻稿、表格、图表等。 文字传递的优点包括信息便于利用和保存；信息不易失真变形；能够远距离传递；

能反复多次传递。其缺点包括传递速度较慢。

3．电信传递

电信传递是指通过广播、电话、电视、电报、电传、计算机网络等方式传递信息。

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信息、文书与档案管理

电信传递的优点包括信息传递速度快，信息量大，范围广。其缺点包括信息杂，真

假难辨。

（四）信息传递的原则

一般来说，信息资料的传递基本要求是全面、准确、对路、及时、保密。

1．全面原则

全面原则是对信息系统性而言的，要求在一定条件下传递的信息，尽可能全面系统。

秘书绝不能投领导所好，向他们传递带有片面性的信息材料，而舍弃反映问题全面本质

的信息材料，否则可能会把领导者引入歧路。

2．准确原则

准确原则是对质量而言的，要求信息资料的传递准确可靠，防止失真。印刷或传真

不清晰、字体缺笔、标点错误，噪声的干扰，距离远，说话人的地方口音，同音字以及

接受人的状况等原因都会导致信息传递不准确。

3．对路原则

对路是指针对不同的对象按需传递信息。传递信息时要区别对象，要根据不同服务

对象的不同需求，提供不同的信息。信息传递的目的是为了信息接受者能够利用信息。

那么，提供不对路的信息对信息接受者毫无用处；提供给信息接受者对路的信息，对信

息接受者收益匪浅。秘书应针对不同对象的不同需求提供信息，提高信息利用效率。例

如，决策者往往需要宏观的、具有前瞻性的信息；基层工作者往往需要具体业务信息。

4．及时原则

及时原则是指信息资料的传递特别要注意时限，能够在尽可能短的时间内，使信

息送达指定目标。传递速度的快慢，往往决定了整个信息工作的效率。秘书要尽量运

用现代化的通信手段进行信息传递，尤其要做好突发问题的信息传递工作。秘书经常

会遇到决策者、有关人员急需某些信息，应及时收集有关信息并迅速传递给决策者和

有关人员。秘书应尽可能地利用现代化的工具传递信息。现代化的工具传递信息不仅

速度快，而且图像、声音、文字并茂，有的能超越时空的限制，使信息产生更大的社

会效益和经济效益。

案例 1-36

珍珠港事件是“第二次世界大战”期间的著名战例。战前，在美国华盛顿的官员曾

清楚地发现日本将要进攻美军的迹象。但这些官员并不是最高官员，一方面，他们对这

一信息的正确性有所怀疑；另一方面，他们难于引起华盛顿的高级官员的注意。最后那

些高官也就无法将明确的指示传递给珍珠港。极有价值的信息没有及时传递出去，导致

■■41

第一章 信 息 工 作

日本成功地偷袭了珍珠港。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

5．保密原则

安全是相对信息的秘密程度而言的，保密主要是针对机密性的信息。不论是国家、

机关，还是企业都有一些信息需要保密。秘书应根据信息的保密程度，选择正确的传递

方式。秘书的信息传递量大，内容涉及面广，其中有不少带有机密性质，甚至有的还涉

及核心机密。要做好信息传递的保密工作，应注意以下几点： 1）严格控制传递范围。根据信息内容的保密程度，正确选择传递方式。 2）建立必要的保密制度。例如，对发出、收进的材料，必须登记、编号，交接时要

履行签字手续；外出递送绝密材料，要有两人同行；发出机密信息材料，信袋要密封等。 保密是机密信息传递安全的重要保障。

二、信息开发

案例 1-37

1968 年日本决定发展摩托车制造工业，当时有人提出求助于颇有名气的法国某工

厂，购买他们的全部专利，按他们的型号生产。法国方面答应 4 年内帮日本建成工厂，

年生产 600 万辆摩托车。但是，日本政府没有走这条“捷径”，他们从全国摩托车修理业

中选拔 200 名既有丰富实践经验又有一定研究能力的技术人员，分成 12 个小组，花一年

时间走遍了世界各国重要的摩托车厂家。一年以后，考察小组获得了丰富的摩托车感性

知识，收集了很多资料，并带回了 170 多部样机。回国以后，考察小组将每种样机一部

用作运转实验，一部解剖，对每一零部件逐个进行研究，分析它们的优点和缺点，最后

博采众长，设计出一种轻便耐用、性能优良、价格便宜的摩托车。日本的摩托车工业从

出国考察到建厂投产也就花了 4 年多时间，产品投放国际市场后，很快销路大开，风靡

世界。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（一）信息开发的概念

信息开发有广义和狭义之分。广义的信息开发是指任何能够促进信息交流和利用的

活动，既包括通过对信息的加工而生产出新的信息产品的活动，也包括促进信息流通等

的活动；而狭义的信息开发则专指对信息内容加工生产出新的信息产品的活动。本书所

讲的信息开发主要是指狭义的信息开发。 信息开发是对信息进行加工、处理，以便更好地实现信息的价值。秘书对采集来的

信息进行组织、存储和开发后，就可以将信息提供给决策者利用。

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信息、文书与档案管理

（二）信息开发的程序

信息开发的一般程序包括以下几个方面。

1．了解工作需求

秘书对信息进行开发时，首先要了解工作需要，了解领导的工作需要，以工作需要

为出发点进行开发。这是信息开发的第一步。

2．分析现有信息

秘书要进行信息开发工作，还需要了解所拥有的信息，分析信息的种类、范畴和质

量的高低以确定现有的信息资源能否满足信息开发主题的需要。如果能够满足需要则再

进行下一步的工作，否则停止信息开发工作。

3．整理信息资源

秘书开发信息，就要对繁杂的信息进行整理，理清信息开发所要用到的信息资源。

整理过程包括编制专题信息资源目录，对信息资源去粗取精、去伪存真，摘录或节选某

些合适的文件资料等。

4．开发新信息产品

秘书根据现有信息资源，结合信息开发工作需要，对信息资源的研究、提炼、综合

等工作，得出新的信息成果。新的信息成果可以用报告、综述、述评等形式来分析表达，

使之成为有形的信息产品。

（三）信息开发的形式

信息开发的形式主要有剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调研报

告等。

1．剪报

剪报是根据市场需求，确定选取周期，选择不同的专题，对报刊资料中有用的信息

进行选取、组合、编辑制作、传递。剪报是将繁杂的报刊资料专题化、集中化的一种信

息产品，是目前开发信息的普遍和有效的形式，属于一次信息开发，具有实用性强、使

用方便的特点。秘书可以广泛收集对本企业有用的报刊、资料进行利用。

2．索引

索引是将信息的特征及其出处按照一定的方法排列起来的检索工具，是秘书快

速准确查找信息、提供咨询、开展信息利用服务的必要手段。索引将信息资料的事

件、人名、地名等一一摘录出来，分别按顺序排序，并指明它们的出处，属于开发

■■43

第一章 信 息 工 作

二次信息。索引用途广泛，形式多样，编制简便。信息资料索引可分为篇目索引和

内容索引。

3．目录编制

目录是一系列相关信息的系统化记载及内容的揭示。目录编制属于二次信息开发。

它依据信息资料的题名编制而成，可供人们了解信息的主题、分类、作者、题名等，进

而鉴别和选择信息资料。根据具体情况，可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产

品目录等。

4．文摘

文摘一方面可以直接向人们提供信息资料的要点和主题，另一方面还可以使人们据

此线索，找到原始资料和完整的信息。文摘主要有指示性文摘、报道性文摘两种类型。

5．信息资料册

信息资料册既有历史资料又有近期资料。人们通过它可以对有关行业、产品的历史

与现状有所了解，使用价值很大。

6．简讯

简讯是一种以简明扼要的语言报道 新动态信息的信息产品。通常用“××快

报”、“××简报”、“××动态”等冠名，属于三次信息开发。三次信息的开发工作是

根据特定需要，在充分收集有关一次信息资料、二次信息资料以及必要的实地调查基

础上，运用科学的研究方法进行信息整理排序，从而使处于分散或无序状态的信息有

效利用的一项工作。

7．调研报告

调研报告是在实地调查获得数据、事实的基础上，经过分析研究后得出的能反映有

关事件的本质特征信息的三次信息产品。例如，《东北师范大学硕士毕业生就业情况调

查》、《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》、《高校发展重在学科建设——××

大学学科建设实践思考》、《三星手机市场调研报告》等。

（四）信息开发的方法

案例 1-38

某信访中心收到群众反映：一农民三年卖油炸食品积攒了 500 多元 1 分的硬币，跑了

多家银行、储蓄所，要求兑换无人办，要求储蓄无人收。于是该中心根据这一情况，写成

信息《银行不收硬币老翁上访》、《银行工作人员作风亟待改变》上报，被有关部门采用。 （资料来源：卢斌，刘永成．2001．信息工作与调查研究．北京：高等教育出版社）

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信息、文书与档案管理

1．中心跟踪法

中心跟踪法是指围绕一个中心主题，跟踪开发一定范围内的有关信息资料，以全面

反映某一现象的本质状况。

2．热点聚焦法

热点聚集法是指聚焦分析某一热点主题的信息资料，加以系统地综合归纳，以便完

整地、明晰地说明某一方面的性质动态，从而聚焦热点信息，开发出新的信息。

3．亮点放大法

亮点放大法是指抓住信息中的某一亮点，运用逻辑思维能力，揭开原始信息资料提

供的深层内容，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史发展进程，以搞清问题

的来龙去脉，从而掌握亮点信息的全面信息。

4．拓展延伸法

拓展延伸法是指按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方

面进行拓展延伸，作出比较分析，开发出新的信息资料。采用这种方法应注意的是，来

自不同方面的信息要具有一定的同质性，否则就不可比；同时还应注意选择 能说明主

题的信息资料。

5．比较开发法

比较开发法就是把不同的原始信息数据拿来进行横的比较和纵的比较，以突出地反

映出事物的数量变化特征。纵的比较就是对某一事物自身发展的今昔对比；横的比较就

是将某一事物的某一阶段的发展状况与同类事物同一阶段的发展状况相比较。例如，将

我国 1990 年人均收入水平和世界其他国家人均收入水平进行比较是横向比较；将 2008年我国人均收入水平和以往年份的人均收入进行比较，则是纵向比较，从中可开发出我

国人均收入发展速度的新信息。

6．难点突破法

难点突破法就是对于信息中的难点、疑点，采取“打破沙锅问到底”的思维方法，

从“纵深”方面，按原始信息资料提供的某一主题层层逼近， 终开发出信息的本质

内容。

案例 1-39

一信息工作人员根据广播报道的“某县作为蓄洪区已有 13 年历史”这样一则消息，

进行深挖发现：该蓄洪区自新中国成立以来，先后蓄洪 13 次，直接经济损失 5.7 亿元。

仅 1991 年就两次蓄洪，损失达 1.2 亿元。干部群众对现行的“漫滩分洪”方式意见强烈。

■■45

第一章 信 息 工 作

据此，该信息工作人员写出了《“漫滩分洪”方式亟待改变》的上报信息，受到主管部门

的高度重视并据此改变了蓄洪方式。 （资料来源：卢斌，刘永成．2001．信息工作与调查研究．北京：高等教育出版社）

三、信息利用

案例 1-40

依靠信息获得财富的在花卉界也大有人在。福建有个种加拿利海枣特别出名的房淑

霞，她就特别会使用信息。她所生产的加拿利海枣都是供应绿化小区和高档住宅社区使

用的，为了掌握好树苗的生产量，她就特别关注房地产方面的信息，根据楼盘的建造和

出售情况来确定树苗的生产量，这样就避免了树苗产量不足或产品过剩的情况。还有，

她经常关注互联网上的国际原油价格，因为她自己承包了 300 亩苗圃，为了使苗木移栽

时成活率高，生产的都是袋装苗，每年光使用编织袋的数量就非常可观，而编织袋和化

肥价格的高低又受国际原油价格的影响。因此，当国际原油价格上涨的时候，她就尽量

控制编织袋和化肥的购买量；而当国际原油价格下调的时候，她就开始囤积产品。由于

化肥和编织袋所用资金占据了苗圃日常开销的 30%，凭借着这些信息，一年也能节省不

少资金。如此这般运作，使她的生产成本比当地苗农的成本降低了 10%。因而她的树苗

卖得比别人的便宜，买得人多，量就越走越大，成为当地的销售大户。 （资料来源：程北．2007-01-30．信息即财富．中国花卉报，3）

（一）信息利用的概念

信息利用是指通过各种有效的方式和方法，将收集、处理、存储的信息资源提供给

利用者，将信息运用到实际的工作中，发挥信息的效用。

案例 1-41

某国情报部门接到了在外国总统下榻的酒店里有恐怖分子并安装了炸弹的信息，但

不能辨别该信息的真伪，所以只能派遣专门人员在外国总统抵达前，紧急查明情况并排

除险情，最终确认该信息是一虚假信息。但整个排查工作所花费的人财物力资源成为了

该信息所造成的损失。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（二）信息利用服务的途径

1．信息检索服务

在基本不改变信息资源形态的情况下，有选择地为信息的利用者提供信息服务。例

如，信息复制、信息发布、信息原件提供服务；通过索引、目录和计算机检索系统直接

利用信息或信息复制品。秘书的主要服务对象是领导，当领导需要某信息时，秘书要在

存储的信息中迅速找到。单位的其他部门和个人需要某种信息，向秘书求助时，秘书也

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信息、文书与档案管理

尽可能提供。秘书还可通过索引、目录、计算机检索系统直接利用信息或以制作复制品

的方式为利用者提供服务。

2．信息加工服务

根据利用者的需求，对收集的信息内容进行分析研究、筛选、开发后，以信息成果

的方式提供给领导。经过秘书加工信息后的信息具有综合性、预测性的特点，这种信息

无疑对领导的决策是有帮助的。

3．信息定题、查询服务

针对特定的主题和内容向利用者提供需要信息的服务。在日常工作中，领导、内部

机构经常会提出一些需要查询的问题，如查找报刊文献资料、核实具体数据、了解国内

外某些重大事件等。秘书在平时信息收集、整理、存储的基础上，通过查找信息资料，

回答全部或部分问题。

4．信息咨询服务

信息咨询服务是指在信息提供服务基础上，开发信息，改变所收集或存储信息

的形态而产生的新信息服务。其表现形式有问题解答、书目服务、报刊索引服务、

信息线索咨询服务；数据、事实、统计资料的咨询服务；利用者教育服务等。秘书

部门应成为整个组织咨询服务的信息中心，为各方面提供信息咨询服务，发挥参谋

助手的作用。

5．信息网络服务

信息网络服务是指建立在现代信息技术基础上的，以计算机硬件和通信设备为依托，

以应用软件为手段，以数据库信息资源为对象开展的利用服务。它可将信息提供服务和

信息咨询服务统一起来，有助于 大限度地实现个别化服务。其主要表现形式有电子信

息的发布、电子函件服务、电子公告板服务、联机公共目录查询服务、光盘远程检索服

务、远程电话会议服务、用户电子论坛、用户定题服务等。

案例 1-42

在“9·11”事件发生前，美国的情报部门就得到了许多相关的情报，但由于没有及

时将情报提供给有关机构，使预防措施准备不足，最终酿成大祸，造成了重大损失。在

事件发生后，以前获得的相关情报的价值自然也大打折扣了。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

（三）信息利用的程序

一般来说，信息利用服务工作的程序由以下 4 个步骤构成。

■■47

第一章 信 息 工 作

1．做好准备工作

利用信息，首先要做好相关准备工作，即做好信息利用服务工作之前的收集、组织、

存储等工作。若信息收集工作没做好，则在提供利用时缺少必要的信息；信息整理工作

没做好，所提供的信息就很有可能是繁杂无效的；信息存储工作做得很差，不但前面的

收集、整理工作的成果受到损害，后面的提供利用工作也将成为无水之渠，失去保障。

信息管理工作具有特定流程，流程中各个环节之间的顺序不能随意更改，前后各环节之

间也相互影响，前面的工作没做好，后面的工作也很难做好。

2．确定服务对象

信息利用是具有一定服务对象的，信息提供利用必须先搞清楚服务对象的性质、

范围以及所要求的服务内容等其他问题。只有这样，在利用信息时，工作起来才有针

对性，才不会无的放矢。只有让信息为准确的对象服务，信息的利用才会发挥信息的

实际效用。

3．确定利用方式

信息利用还需要根据具体情形确定提供利用的方式，这是信息提供利用工作非常重

要的一环。所选取的服务方式是否适当，会影响信息利用的安全性、有效性和收益性。

4．实施信息利用

实施信息利用，是信息利用的 终环节，实施信息利用的过程也就是利用资源完成

目标的过程。 信息利用工作是整个信息处理工作的 后环节，是信息处理工作价值的实现环节，

所以秘书应对信息利用工作给予应有的重视。信息利用工作进行得如何，直接影响着信

息利用工作的整体效果和收益。

第五节 信 息 反 馈

一、信息反馈的概念

信息反馈是指把输出信息的作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到

控制和调节的作用，使整个系统得到有效的控制的过程。也就是人们在实践活动中采取

一定措施追踪事物发展变化情况的信息，然后再根据所获取的信息对实践活动作出调整

的过程。在各项工作中，秘书要及时了解来自各方面的反映，收集公众对已推行政策、

实施措施的意见，把各种指令执行情况的偏差信息反馈给决策者，以便发现问题，纠正

偏差，修正或完善政策与措施，作出新的布置，发出新的信息。

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信息、文书与档案管理

二、信息反馈的目的

（一）检验所获信息可靠性

实践是检验真理的唯一标准。在实践中可检验信息的真实性与否，信息工作中信息

反馈的作用便是如此。秘书在辅佐领导决策之前，进行了大量的信息收集和处理工作，

但输出的信息的真实与否，在一开始并不能全部检验出来。在所收集的信息中，有的信

息可能是真假掺杂的，可能真的成分多一些，也可能假的成分多一些。而信息反馈是对

以前信息工作的检验，能检验以前所收集和利用的信息的可靠性。

（二）调整所用不当信息

案例 1-43

1986 年 4 月 26 日当地时间 1 时 24 分，前苏联切尔诺贝利核电站发生严重泄漏及爆

炸事故。事故导致 31 人当场死亡，上万人由于放射性物质长期影响而致命或重病，至今

仍有被放射线影响而导致畸形胎儿的出生。 爆炸发生后，并没有引起前苏联官方的重视。在莫斯科的核专家和前苏联领导人得

到的信息只是“反应堆发生火灾，但并没有爆炸”，因此前苏联官方反应迟缓。在事故后

48 小时，一些距离核电站很近的村庄才开始疏散，政府也派出军队强制人们撤离。当时

在现场附近村庄测出了是致命量几百倍的核辐射，而且辐射值还在不停地升高。但这还

是没有引起重视。专家宁愿相信是测量核辐射的机器故障也不相信会有那么高的核辐射。

可是居民并没有被告知事情的全部真相，这是因为官方担心会引起人民恐慌。许多人在

撤离前就已经吸收了致命的辐射量（若能立即撤离，则可大幅减少受害者数量及程度）。 事故后 3 天，莫斯科派出的一个调查小组到达现场，可是他们迟迟无法提交报告，前

苏联政府还不知道事情真相。终于在事件过了差不多一周后，莫斯科接到瑞典政府发来的信

息。此时辐射云已经飘散到瑞典。前苏联政府终于明白事情远没有他们想的那么简单。 之后数个月，前苏联政府派出了无数人力物力，终于将反应堆的大火扑灭，同时也

控制住了辐射。但是这些负责清理的人员也受到严重的辐射伤害，原因之一是遥控机器

人的技术限制，加上严重辐射线造成遥控机器人电子回路失效，因此许多最高污染场所

的清理仍依赖人力。 （资料来源：http://baike.baidu.com/view/1439693.htm）

事物是时时发展变化的。随着事情的发展，人们之前收集的信息，可能不符合事物

的发展面貌，不能反映事物变化了本质规律，对信息的收集、处理和利用，应根据事情

的发展变化状况作出必要调整以适应事物的发展方向。秘书在进行信息工作，辅佐领导

决策时，经常会有预料不到的情况发生，从而使信息的利用工作偏离了预期目标，不能

发挥原来的实际效用。秘书要时时监测事物的发展变化状态以及时发现新的情况，进行

信息反馈。当发现信息利用效果不符合预期要求时，就要采取一定调整措施，对原来收

■■49

第一章 信 息 工 作

集的信息进行再处理、再分析、再研究、再开发，或者重新收集新的信息，使信息工作

朝正确的方向发展。在此过程中，信息反馈的作用就是反馈事物变化发展信息，及时发

现问题、解决问题，控制有关信息工作的实践活动，使信息工作走向成功，避免造成重

大损失。应该说没有信息反馈的信息工作是不完善的信息工作，是有重大缺陷的信息工

作。信息反馈工作对整个信息工作的成败起着决定性的作用。

（三）检验决策的可行性

案例 1-44

秦山核电站运行 10 年，监测显示辐射环境无异常

我国自行设计、自行建造的第一座核电站——秦山核电站，已经安全运行 10 年。浙

江省环保部门对秦山核电站辐射环境 10 年跟踪监测显示，核电站周围环境辐射无异常，

符合清洁、安全标准。 据了解，我国对核电站辐射环境监测工作实行“双轨制”，即核电厂自身进行监测，

同时由地方环保部门对其执行独立的监测。浙江省环保部门在秦山核电站周围环境严格

开展大气、水体和田野等三大门类 20 余个项目的监测。10 年跟踪监测结果显示，秦山

核电站投入运行后，周围环境的γ辐射水平、环境介质（大气、水体、土壤）和农副产

品中的放射核素浓度的含量未见增高，对周围的辐射未产生可察觉的影响。 （资料来源：何玲玲．2001-12-18．秦山核电站运行 10 年，监测显示辐射环境无异常．人民日报·华东新闻，2）

信息反馈对实践中出现的新情况、新问题及产生的原因进行综合分析研究，确定问

题出现的具体环节和层次，及时纠正错误，以便采取调整措施。决策的可行与否也需要

通过信息反馈来检验。决策在执行过程中进行得怎样，怎样进行的，都需要信息反馈来

反映。对于决策的任何环节和层次上可能出现的失误，通过反馈信息，可以得到及时发

现并予以调整。科学决策的过程就是不断修改、调整的过程。因此，通过信息工作—决

策—信息反馈—修正—再反馈—再修正的多次往复循环，促进决策的不断完善，保证决

策的 终科学性与可行性。 例如，企业在决定推出新产品时，会对新产品进行一段时间的试销。通过试销，获

取购买新产品的用户的使用信息，进行新产品的有关信息反馈工作，反馈的信息既包括

客户对产品的价格、款式、质量等方面的意见，也包括客户对新产品的建议。再根据这

些反馈信息对产品的款式、质量、价格等方面作相应调整，及时采取措施解决问题，推

进决策的成功。

案例 1-45

20 世纪 80 年代初，丰田公司沮丧地发现，它们生产一辆轿车只需要两天时间，而

处理一位顾客的购车指令则需要 25～30 天时间。从总成本的角度衡量，处理一位顾客的

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信息、文书与档案管理

购车指令要比生产一辆轿车耗费更多成本。对此反馈信息，丰田公司决定建立一个全球

电子通信网络，该网络将分布在世界各地的丰田经销商和分销中心的计算机、位于日本

丰田城的丰田总部的计算机以及位于制造中心负责生产控制和时间安排的计算机连接起

来，其目标是保证任何一位顾客在库存缺货的情况下也能在 48 小时内得到所定的轿车。

结果，丰田公司在时间、成本等方面确立了竞争优势。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

三、信息反馈的形式

（一）正反馈和负反馈

1．正反馈

正反馈在信息工作中是指返回来的信息对决策者的组织、指挥起肯定或加强的作用，

使工作或生产经营按既定的方向发展。正反馈中反馈信息一般为反映决策执行中的成绩、

经验等正面的信息。

2．负反馈

负反馈在信息工作中是指返回的信息对决策者的组织、指挥起减弱、否定或部分否

定的作用，改变或部分改变原来的工作或生产经营活动的方向和状态，以期取得系统目

标的 佳效益。负反馈中反馈信息一般为反映执行中的问题、失误、教训方面的信息。

要做好负反馈，要求管理者必须善于调查研究，善于发现新问题，而且能够虚怀若谷，

闻过则喜，主动征求意见，敢于面对现实，勇于客观地反映问题。 当然在信息工作中可以通过努力，化负反馈为信息工作的促进动力。例如，海尔集

团的市场原则之一是“用户抱怨是 好的礼物”。海尔集团认为，用户抱怨的内容，正是

他们工作改善的方向；如果能及时消除这些抱怨，就是真正增加了企业的资产。

（二）纵向反馈和横向反馈

1．纵向反馈

纵向反馈是自下而上或自上而下的信息反馈，是指同一系统向上级管理部门和决策

层或向下级部门反映执行指令信息情况的一种反馈形式。纵向反馈的质量和时效，决定

着管理工作的效率。

2．横向反馈

横向反馈是指企业或组织同外部系统之间的反馈、企业或组织内部同级部门之间的

信息反馈。

■■51

第一章 信 息 工 作

（三）前反馈和后反馈

1．前反馈

前反馈是在信息发出之前，信息的接受对象向信息发出者表示的要求和愿望，希望将

要发出的信息能满足自己的需求。例如，海尔集团的市场原则之一是紧盯市场的变化，甚至

要在市场变化之前发现用户的需求，用 快的速度满足甚至超出用户的需求，创造美誉。

2．后反馈

后反馈是指在信息发出后，信息接受者对信息作出的反应。

案例 1-46

海尔集团的作风是“迅速反应，立即行动”。

美国海尔贸易总裁迈克曾接到许多消费者的反映，说普通冷柜太深了，取东西很不

方便。在 2001 年“全球海尔经理人年会”上，迈克突发奇想，能否设计一种上层为普通

卧式冷柜，下面为带抽屉的冷柜，二者合一不就解决这个难题了吗？ 海尔冷柜产品本部在得知迈克的设想后，四位科研人员采取同步工程，连夜奋战，

仅用 17 个小时就完成了样机。在当晚的答谢宴会上，当这台样机披着红绸出现在会场时，

引起一片惊叹，接着便爆发出热烈的掌声，冷柜产品部部长马坚上台推介这一互动的结

晶，并当场以迈克的名字为这一冷柜命名。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

四、信息反馈的方法

信息反馈方法与信息收集方法接近，因为信息收集与信息反馈的目标都在于获取信

息。但是二者的信息性质不同，信息收集的是原始的信息，信息反馈的信息是在原始信

息基础上和决策中衍生出的信息。信息反馈的主要方法有以下几个方面。

1．现场观察反馈法

现场观察反馈法就是人们亲自到现场，观察了解决策执行情况，掌握各方面的反馈

信息。

2．口头提问反馈法

口头提问反馈法是指通过口头提问，进行面对面的提问，或电话提问获取反馈信息。

例如，海尔集团派人上门维修后客户服务部门的电话问访。

3．书面问卷反馈法

书面问卷反馈法是指借助于书面问卷来了解反馈信息。

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信息、文书与档案管理

4．调查反馈法

调查反馈法是指到社会实际工作中，细致地进行调查，了解有关反馈信息的方法。

既可以现场调查，也可以网上调查。 对于不同的系统，所采用的信息反馈方法不相同。自然界系统的客观物质事物，如各

种机器设备等都是没有意识的，只能通过仪器设备的监测来了解，多用观察法进行信息反馈。

而对以人作为被考察对象的系统，其考察的内容主要是人自身的一些信息，而且由于人是有

意识的动物，人自己 了解自己的相关信息，所以对其思想的了解可以通过多种方式获取。

例如，在对用户使用产品信息调查时，可以通过现场观察反馈法、口头提问反馈法、书面问

卷反馈法、现场调查反馈法、网络调查反馈法等多种渠道方式进行信息反馈工作。

示 例

××电子有限公司质量信息反馈表

为了尽快解决客户反馈的问题，需要客户提供下列详细信息，以便我司技术质量部

根据客户使用的条件进行测试，分析、判断出成品损坏的原因及解决方法，我司将及时

给您回复。

客户名称： 联系人： 联系电话： 传真： 品名： 反馈日期：

客户请按下列项目信息提供我司

1．不良样品（ ）支 2．同批未使用的样品（ ）支 3．产品的应用线路图 4．线路板 5．反馈器件输入电流 6．反馈器件输出电流 7．反馈器件输入电压 8．反馈器件输出电压 9．购买数量 10．不良品数量 11．产品不良率 12．产品批号 13．产品的封装形式

14．不良现象描述：

客户处理要求：

案例 1-47

海尔集团是我国著名的家电制造企业，其企业文化强调，企业存在的价值观是“一切

为了客户”、“一定要设法让客户满意”。具体到实际行动中，海尔集团的售后服务是有口皆

碑的。有一次，市场信息反馈发现：在上海，一到夏天洗衣机的销量就会下降，难道人们在

夏天不洗衣服了吗？经调查发现，原来夏天的衣服很薄，量又少，原有的洗衣机的水缸太大，

■■53

第一章 信 息 工 作

需要很多水，造成用水的浪费，所以人们不愿意使用洗衣机。针对这个问题，海尔集团研制

了海尔小神童洗衣机，用水量很少，而且操作方便，即使是小学生放学回家，也可以把衣服

往小神童里一扔，自己操作。小神童经过几次改良，在市场上一直销路很好。海尔集团“让

客户满意”的宗旨感动了许多客户，也为企业赢得了良好的声誉和客户群。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

第六节 信息工作与参谋辅佐

一、参谋辅佐的含义

参谋作为动词理解，是指参与谋划，为他人提供参考性建议与策略。参谋作为名词理解，

是指职称。辅佐即辅助佐理。参谋辅佐是指能为上级提供参考性建议与策略，辅佐其决策。

二、秘书参谋辅佐的基本方式

（一）服务式参谋辅佐

秘书在领导决策前，要为领导决策作准备，提供各方面的服务。具体包括以下几个方面。 1）收集政策性信息，为领导决策服务。收集有关方针、政策、法律条款和规章制度，

做好法规性准备，使决策符合法规要求。 2）收集环境性信息，为领导决策服务。收集组织内外各相关方面的信息、资料，做

好信息依据准备，使决策适应组织内外环境条件的变化，符合组织运转的实际需要。 3）收集参谋性信息，为领导决策服务。收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，

作好多元的群体智能准备，使决策建议在多元群体智能综合的基础上，符合决策民主化

的要求，进而实现决策科学化。 此外，秘书还要做好其他方面的服务式参谋辅佐，为领导决策提供科学合理的基础。

（二）协助式参谋辅佐

秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重要的协助者。这表现在以

下几个方面。 1）秘书通过处理信息，草拟和收集供领导选择的多种可行方案；参与对各种方案的

分析、比较和评价。 2）领导人初选决策方案后，秘书要通过信息处理工作，参与对初定的决策方案的反

复论证，并将论证中发现的不足和问题，提出修正的意见和建议，并将合理的意见和建

议融入决策方案，使之得到充实和完善。 3）对于进行了补充、修正和完善的决策方案，秘书还要配合有关专家，建立模型，

进行实验和验证，使决策方案更为可靠。对于已经确立的决策方案，秘书还要用合理的

公文形式、准确流畅的语言撰写公文，表述决策方案，使群众易于理解，准确地执行。

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信息、文书与档案管理

秘书通过信息处理进行的协助性参谋辅佐，在领导形成决策的过程中，起着不可缺

少的重要作用。

（三）跟踪式参谋辅佐

决策的整个过程中，秘书利用调研工作对领导决策进行跟踪式参谋辅佐服务，主要

表现在以下几个方面。 1）决策前，秘书调查、收集并研究各方面的信息，利用调研工作为领导决策做准备，

提供各方面的服务。 2）决策确立目标阶段，为了使所选择目标的不确定性减少到 低限度，需要调研与

该目标有关的全面、详细、真实的材料，供决策者选择目标作参考。 3）决策方案准备阶段，秘书应随时通过简单调研，辅佐领导决策。 4）选定决策方案阶段，在选择方案过程中，任何一个层次上发现问题，都必须根据

问题产生的原因与性质，及时地进行调研，以便对决策修订补充。 5）决策实施效果评估中，决策不可能十全十美，需要在实践中不断补充和完善。秘

书应对决策实施过程中出现的情况和问题，进行调研工作，发现其中不足之处，辅佐领

导不断地修正决策，以保证决策得以顺利实施和取得 佳效果。

（四）鉴戒式参谋辅佐

秘书利用信息反馈进行参谋辅佐主要是一种经验总结、鉴戒式的参谋辅佐。 1）秘书在决策实施之后，通过反馈的信息，对照决策计划，检验实施决策的效果，

运用比较、分析、总结等方法，辅佐领导人和其他组织成员，发现和总结决策方案本身

以及实施过程中的经验和教训、成绩和缺点、长处和短处。 2）秘书通过信息反馈，分析总结的结果，写入总结材料，记录在案，引以为鉴，作

为制定新的决策的重要依据。 3）秘书通过信息反馈，对于那些遗留的问题和不足之处，可建议领导人采取必要的

措施，进行补救，减少损失。

三、秘书信息工作与参谋辅佐

案例 1-48

信息里淘金

眼下，正是东北农村的农闲时节。毕业于哈尔滨工程大学企业管理专业的邢广明，

却和他的 17 个青年经纪人伙伴风风火火地走村串屯收黄豆，搅热了乡村的冬天。 不同于一般跑单帮的经纪人，今年 30 岁的邢广明是黑龙江省嫩江县长福乡 17 个青

年经纪人的“头儿”。乡里的 17 个团支部是 17 个致富网站，17 个团支部书记就是他的

17 个经纪人。几年来，他们靠信息赚了大钱，不仅为全乡的农业生产和销售提供一条龙

的服务，也给乡里乡亲吹来了现代文明之风。

■■55

第一章 信 息 工 作

买难卖难，信息闭塞，农产品生产的市场化程度低，一直是困扰农业生产的瓶颈问

题。如何发挥青年在农业流通领域中的作用？共青团黑龙江省嫩江县委苦心寻求人才和

办法。3 年前，依托共青团中央中青农村发展中心在嫩江县长福乡建设的中青科技致富

信息网，以乡经贸公司为中心，以各团支部（即致富网站）为成员，在长福乡建起了经

贸公司致富信息服务站。 头脑灵活、视野开阔的邢广明成了信息服务站的最佳负责人人选。他很快进入了角色，

给 17 个致富网站全部配上了电话，有条件的还配上了寻呼机、手机、计算机和传真机。 嫩江县是全国著名的麦豆主产区，却一直深受卖粮难的困扰。邢广明的“第一桶金”

就掘自肥沃的嫩江平原。1997 年春天，他在网上查到有人求购小麦的信息，一笔生意赚

了近 18 万元，当时他手下的 5 个经纪人每人拿到了 500 元奖金，当即就有年轻人闻讯跑

来希望加入经纪人队伍。 “黑小豆、白芸豆、圆葱？祖辈上就从未听说过咱这地里种过！”在乡亲们怀疑的眼

光里，邢广明又要鼓捣新玩意儿。他在网上得知，这几种作物在国际上有着较广阔的市

场，而且产量、价格等方面都优于大豆。但乡亲们都不敢种，怕赔钱。有人劝他：“挣点

钱就得了，小富即安，冒那个险干啥？” 乡团委及各团支部的 18 处 13 垧青年田这时派上了用场。17 个团支部的书记负责试

种，当年就见了效益。在公司“保证技术、保证价格、保证产量、保证回收”的前提下，

这几种作物在全乡迅速推广开来，由各网站负责联系农技人员，帮助指导、建立科技档

案。一年下来，大家尝到了甜头，在受灾年头大豆垧产 3500～4000 斤，而黑芸豆垧产达

到 6000～7000 斤，白芸豆、圆葱也是收成喜人。乡亲们喜得合不拢嘴：“原来外面的天

地这么大，信息这东西可真了不得！” 今年开春，油价上涨导致全县柴油紧张。眼瞅着地种不上，农民们急得直跺脚。早

在网上得知油要涨价的邢广明，适时建了 4 个加油站。他利用在大庆建立的关系购进了

几批平价柴油，不仅在加油站销售，还拉上油罐车走村串屯到农户家，把紧俏的柴油平

价送上门。对一些困难户，邢广明还赊销柴油，以解燃眉之急。 短短 3 年，公司由当初的只有一间办公室、一部电话，现在建成了现代化的办公系

统。靠着信息灵通，邢广明把生意做出了嫩江，做到了全国。 （资料来源：http://www.cyol.net/gb/content/2000-12/02/content_121974.htm）

（一）秘书信息收集与参谋辅佐

1．秘书信息收集与参谋辅佐的关系

1）信息收集是秘书参谋辅佐工作的一部分。秘书可以通过收集各相关方面的信息、

资料辅佐领导进行决策，其中有的信息本身就是参谋建议的内容。 2）信息收集贯穿于秘书参谋辅佐工作的整个过程。起草文件，信访咨询，做好日常

管理工作都必须依靠信息。秘书辅助领导、参谋咨询、处理事务、联系协调等主要任务

同样依靠信息，离开了信息工作，秘书的工作便不完整，更谈不上对领导的参谋辅佐。

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信息、文书与档案管理

3）信息是秘书发挥参谋辅佐作用的有效途径。秘书发挥参谋辅佐作用的方法和途径

是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的 有效途径。 4）二者是目的与基础的关系。发挥参谋辅佐作用是秘书信息收集的目的，信息收集

是秘书参谋辅佐工作的基础。

案例 1-49

江苏春兰集团的前身是江苏泰州冷气设备厂，是一家地方国营小厂。1985 年，32岁的陶建幸上任后，面对该厂生产的产品批量小、成本高、效益差的情况，他组织人力

进行了大量的市场调查，收集了大量的资料，得出了人们在家用电器上的消费热点将由

冰箱、彩电转到空调上来的预测。1986 年，他集中优势兵力，主攻空调取得了好的效益。

当时，空调的生产厂家已不少。陶建幸又决定避开众多厂家生产的 3000～7000 大卡空调，

专门开发 3000 大卡以下的家用空调和 7000 大卡以上的柜式空调。企业一举扭亏为营。

这一切都是以信息为基础作出的成功决策。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

2．秘书参谋辅佐对信息收集的要求

秘书对领导进行参谋辅佐是依靠信息来完成的，信息是决策的基础，信息的质量决定

着决策的质量。在辅佐领导决策时，始终存在着如何判断信息、筛选信息、利用信息等问

题。就参谋辅佐活动而言，可以从以下几个方面来提供信息，保证参谋辅佐的质量。 （1）针对领导工作需要 秘书要通过信息收集发挥其参谋辅佐作用，其不能随着自己的喜好去收集，收集的

信息应该以领导工作的需要为出发点，能对领导的决策起参考作用。 （2）完整性 信息的完整性是至关重要的，在辅佐领导做某项决策时，首先要明确需要哪些信息。 1）辅佐领导作出全面系统的决策依赖于信息的完整性，完整的信息包括决策对象的

全部信息及其相关信息。这里所说的全部信息有范围、种类、时间等方面的含义。 2）决策信息的完整性包括对决策对象的历史的、现实的，尤其是未来的信息（预测

信息）进行全面收集。 3）决策信息的完整性包括反映正面问题的信息（正常发生的情况、经验等）和反映

反面问题的信息（非正常发生的情况、缺点、问题、教训等），只有两方面的信息都完整

地提供，领导才能正确地把握事物发展变化，进行科学的决策。 4）决策信息的完整性还包括反馈信息。 （3）真实性和准确性 信息的真实性和准确性是正确决策的基础。 1）为了保证秘书收集的原始信息是真实的和准确的，秘书应该做到尽量引用第一手

材料，不要道听途说；对收集的信息应经过鉴定、核实。 2）为了保证秘书为决策者所提供的经过加工的信息是真实的和准确的，秘书应该做

■■57

第一章 信 息 工 作

到态度要客观，不能带有倾向性；要不断提高自己的信息判断能力。

3．秘书信息收集对参谋辅佐的意义

《信息素养全美论坛的终极报告》指出：“一个具有信息素养的人，他能够认识到精

确的和完整的信息是作出合理决策的基础，确定对信息的需求，形成基于信息需求的问

题，确定潜在的信息源，制定成功的检索方案，从包括基于计算机和其他信息源获取信

息、评价信息、组织信息于实际的应用，将新信息与原有的知识体系进行融合以及在批

判性思考和问题解决的过程中使用信息。” 秘书是领导不可缺少的“外脑”和“耳目”，是领导重要的参谋和助手。秘书部门既

是各级领导机关的办公机构，也是承上启下、联系各方的信息中心。秘书及秘书部门的

这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义

不容辞的重要职责。因此，秘书需要作好信息收集的工作，秘书的信息收集工作对发挥

秘书对领导的参谋辅佐作用有着重要的意义。 1）信息收集工作的好坏，直接关系到秘书参谋辅佐工作的质量。准确、及时、全面

的信息，能使秘书很好地发挥其参谋辅佐作用，是领导者作出正确决策的重要保证。反

之，错误、片面、迟报的信息，可能会使秘书参谋辅佐作用失效，导致领导者作出错误

的决策，造成重大的损失。 2）信息收集是秘书参谋辅佐的基础性工作。信息是决策的依据基础。领导获取信息

的渠道有 3 种：一是亲自获取；二是秘书部门提供；三是由各职能部门提供。秘书作为

领导重要的参谋和助手，是领导 重要的信息来源渠道之一。信息在领导决策中有着重

要地位和作用，秘书必须努力为领导工作提供全面、准确、对路的信息。 3）收集信息能够锻炼和提高秘书的综合素质和能力，从而提高秘书的参谋辅佐能力，

能开阔秘书与领导者的思路。信息社会中，现代领导者都处于“信息饥饿”状态。秘书自身

也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、

综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。收集信息是秘书的一项经常性工作，秘书不

仅要具有丰富的理论知识，还要有实践经验，要勤学、好思、多做、善于交往，敏锐地感受

到社会信息的变化，收集的信息要贴近企业发展思路，努力做到提供领导的信息是准确的、

关键的、及时的。长期的信息收集工作能不断提高个人的综合素质和能力。 4）信息工作有利于提高秘书工作效率，辅佐领导高效决策。在信息化水平较落后的

过去，我国秘书信息渠道窄，来源少，工具落后，工作节奏慢、效率低。在信息科技化、

现代化的今天，信息渠道宽，来源广，工具先进，信息工作有了较大的发展。健全的信

息体系，使办公室工作效率明显提高，也有利于秘书辅佐领导高效决策。

（二）秘书信息处理与参谋辅佐

1．秘书信息处理与参谋辅佐的关系

1）信息处理是秘书参谋辅佐工作的重要环节。秘书通过对收集来的大量的、零散的、

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信息、文书与档案管理

无条理的信息进行分析、加工、提炼和概括，开发出全面的、系统的高层次信息，这是

领导决策的前期准备工作，属于秘书参谋辅佐工作的一部分。 2）信息处理是参谋辅佐的基础，参谋辅佐是信息处理的延续，二者是相辅相成的关

系。秘书经过整理一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。提出意见，这

既是信息整理中的重要途径，也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。

秘书在信息整理的过程中，只有有的放矢地提出参考性建议、办法、观点、方案，才能

发挥参谋助手的作用。 3）秘书信息处理的目的是对领导参谋辅佐，参谋辅佐是信息处理工作价值的实现。

人类任何活动都有一定目的，没有目的的行为是无意义的行为，目的的达成是行为价值

的实现。信息处理的目的是把原始信息变换成为便于利用的信息，有利于领导决策或为

经营管理提供服务。如果不能很好地利用相关信息对领导进行参谋辅佐，信息处理工作

就相当于白做，就不能实现信息工作的价值意义。

案例 1-50

某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，

费了不少工夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能

打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不

宜发。”看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说

不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。” 黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内

容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有

把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公

室，在那里他受到了严厉的批评。 黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三。一是不服从上级

领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是一致的，但身

为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，

黄科长应执行和服从，但他却在这一点上犯了错误；二是影响领导间的团结。黄科

长绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导

的欺骗行为，尤其不可取；三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也

是黄科长犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是

信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个

人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工

作的。 （资料来源：http://www.5alw.com/Article/paper/accountant/wenmikaoshiti/200906/4255.html）

2．秘书信息处理对参谋辅佐的意义

概括地说，信息处理工作对秘书参谋辅佐工作的意义，集中体现在以下几个方面。

■■59

第一章 信 息 工 作

（1）信息处理有利于 大限度地发挥秘书参谋辅佐作用 信息处理是决定信息命运与价值的关键环节。信息在未加工整理之前，往往是一种

处于自然状态的原始信息。这些信息一般是感性的、零散的、无序的和不系统的，并且

难免夹杂一些不真实的和不确定的因素。这些信息纷乱繁杂，秘书作为领导的助手和参

谋，不可能把这些信息一股脑儿地“推”给领导，应根据领导的需要，“缩小口径”，对

这些信息进行去粗取精、去伪存真，并必须根据一定的要求，按照科学的程序进行整理。

信息处理对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变

化，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里地改造制作。把原始信息变换成为

便于利用的信息，有利于领导决策或为经营管理效率的提高，其信息处理工作做得越好，

其参谋辅佐作用越大。 （2）信息处理 易于发挥秘书参谋辅佐作用 秘书对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，弄清它的性质、范围、意义和发展趋

向，充实、丰富它的内容，即对信息实行加工整理。经过这样加工的信息， 易受到领

导的重视和欢迎，因此秘书对信息进行加工处理， 易发挥其参谋辅佐作用。 （3）信息处理工作的每一环节都对领导决策效率与领导决策的成功有着重要的意义 秘书对信息进行归纳、整理、传递、开发和利用等环节对其参谋辅佐工作有着重要

的作用。 信息整理开发有利于 大限度地实现信息价值，信息整理开发对企业信息战略储备

有重要意义。人们通过对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼等加工开发过程，使

信息由杂乱无章的状态变成有序的有机整体，发现现有信息背后隐藏的事物属性及规律

信息，从而加深了对事物的认识，信息的价值也得以实现。秘书通过对收集来的大量的、

零散的、随机的、个别的信息进行加工、提炼和概括，开发出全面的、系统的高层次信

息，这些信息对领导决策具有更直接的参考咨询价值。 在信息处理工作中，任何信息只有经过传递，才能达到预定目标，实现它的价值，发

挥它的作用。信息的传递是整个信息处理过程中的一个重要环节，有着十分重要的意义。人

们收集、加工整理信息的目的不是为了收藏，而是为了利用。从信息工作来看，如果信息不

传递，信息的收集和加工整理工作就成为无效的劳动。信息只有经过传递，才能变为实际利

用的资源和现实财富，才能实现其价值。信息本身所具有的价值叫作潜在价值，信息实际发

挥出来的作用叫作实用价值。信息传递就是将信息的潜在价值转化为实用价值的重要环节。

不经过传递，无论信息的潜在价值有多大，也不能发挥作用，实现其实用价值。而信息的存

储可使信息保值，实现信息资源共享，为将来的信息利用提供条件。 信息利用是信息处理的 终环节，实施信息利用的过程就是利用资源完成目标的过

程，是信息处理工作价值的实现环节，所以秘书应对信息利用工作给予应有的重视。信

息利用工作进行得怎样，直接影响着信息利用工作的整体效果和收益。 任务实例 ◆ 实例描述

小张是刚从大学毕业的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源、是财富，

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信息、文书与档案管理

但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，

办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。 会上，主管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收

回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。主管财务、管生产的副厂长都表示支持。

当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领

导们的目光一起转向了他。 “我先说几条信息请领导们参考：一是我国进入国际粮食市场后，粮价上调的趋势十

分明显；二是国际上几个主要粮食进口国今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三

是供应我厂工业粮食原料产区今年都遭到严重的水灾；四是今年又是乡镇企业发展很快的一

年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为

原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨 0. 2～0. 5 元。我厂每年工业原料用粮 10 万吨，按每千克原料用粮上涨 0. 3 元计算，每吨将上涨

300 元，10 吨就是 3000 元，全年就是 3000 万元！因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购

进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入

技术改造。由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先

进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……” 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏

出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思…… 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我

同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技

术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技

术改造。请大家对这两个方案再议一议。” 大家七嘴八舌地讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领

导最后一致同意采纳卢主任的建议——先购进粮食原料，再进行技术改造。 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，

整整多赚了一个亿！ 小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假！您是怎样获得这些信息

的呢？” 卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一

些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从

你眼皮底下溜走。 淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索……

（资料来源：王守福．2001．文秘工作案例与分析．北京：高等教育出版社）

◆ 任务提出 假如你是秘书小张，怎样根据信息资料对领导进行参谋辅佐？

◆ 任务分析

信息是一种重要的资源，但是需要秘书人员进行分析、对比、整理、研究、开发等

■■61

第一章 信 息 工 作

处理工作。案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。卢主任对相关

信息进行分析研究，向厂领导提出了参谋建议，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢

得了巨大的利润。由此可见，信息处理在领导决策中的重要地位和作用。 秘书人员平时既要养成收集信息的习惯，还要能从零散信息中发现带有规律性的东

西，从表面信息中发现本质性的信息，从已知信息中推导出未知的东西，对信息进行多

层次的开发，对信息进行定性与定量分析，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最

大增值。

练 习 题

一、简答题 1．信息的概念是什么？信息必须依附于载体吗？ 2．信息有哪些基本特征？为什么要了解这些特征？ 3．举例说明信息的重要性。 4．作为一名秘书，应该怎样强化自我的信息意识？ 5．信息工作的流程是怎样的？ 6．信息收集的原则有哪些？ 7．常用的信息收集的方法有哪些？ 8．互联网上的信息很大，它能否取代其他信息收集方法？ 9．作为秘书，怎样才能做好信息收集工作？ 10．信息整理的内容包括哪些方面？ 11．信息存储的步骤有哪些？ 12．信息开发的形式有哪些？ 13．信息反馈的形式有哪些？ 二、思考题 1．甲公司是一家家电生产企业，公司总经理即将要和法国客户会晤。为了此次会晤

成功，公司总经理要求秘书小刘收集有关法国人对家电的需求情况、这位法国客户有关

情况的信息。秘书小刘运用什么方法才能收集到总经理所需要的信息？收集这些信息时

应遵守哪些原则？ 2．乙公司是一家具生产厂家，客户经常反映家具质量存在问题。今天，秘书小唐就

要接待一些客户。接待这些客户时，小唐怎样做才能收集到有价值的信息？ 三、案例题

案例一

三峡工程是举世瞩目的伟大工程，其成功与否对整个国家的声誉、经济、环境以及

人民的财产生命安全等的影响不可低估。整个工程是一个庞大的总系统，总系统又由许

多分系统构成，要维持这些大大小小系统的正常运行绝非易事，其中信息反馈工作是整

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信息、文书与档案管理

个信息管理工作中的重要一环，长期献身于三峡工程的工人们每天都必须处理许许多多

的由信息反馈系统返回的数据信息，这些信息既包括关于各种机器设备的运行状况信息，

也包括机器设备所反映的其他事物的相关信息（如水流量、水的深度等），并根据这些信

息不断调整相关系统的运行状态，以保证整个系统的良好运行。 结合案例说明信息反馈的作用和意义。 案例二 日本三菱重工以民用品开路，逐步渗透进中国装备产业根基，在中国装备市场上攻

掠斩获巨大。它用了些什么战术？它用什么手段将中国纳入其全球化的战略？ 1964 年，《中国画报》在封面刊出这样一张照片：铁人王进喜头戴大狗皮帽，身穿

厚棉袄，顶着鹅毛大雪，手握钻机刹把，眺望远方，在他背后远处矗立着星星点点的高

大井架（见图 1.2）。 这是一张普通的照片，日本三菱重工业株式会

社（MHI）却从中破解了当时还是中国国家机密的

大庆油田情况：认定大庆油田就在中国东北北部；

更从照片中王进喜所站的钻台上手柄的架式，推算

出油井的直径；从王进喜所站的钻台油井同他背后

的油井间的距离和密度，推算出油田的大致储量和

产量。 于是，三菱重工迅速集中大量专家和人员，在对

所获情报进行深入细致的处理之后，全面设计出适合

中国大庆油田的采油设备。果然，中国政府不久向世

界市场寻求石油开采设备，三菱重工以最快的速度和

最符合中国要求的设计设备一举中标。

40 多年过去了，三菱重工在中国的投资越来越

多，与中国的联系也越来越紧密。在全球化的时代，

把自己与中国进行绑定，并以此在全球性的博弈过程中赢得优势地位，正在成为三菱重

工这个日本老牌重工企业的长期战略。

（资料来源：张凌．2008．三菱重工的中国攻略．三菱重工逐步渗透中国装备产业的根基．装备制造，7）

案例三 20 世纪 60 年代，我国刚刚建设大庆油田，在当时是极为保密的，国内人士大多

不知道它的地址和情况。日本人却十分准确地收集到当年大庆油田的有关情报。1964年 7 月 20 日，人民日报刊登了《大庆精神大庆人》的文章，肯定了中国有大庆油田。

但大庆油田具体在哪，还不清楚。1966 年 7 月，《中国画报》的封面刊出这样一张照

片：大庆油田的“铁人”王进喜头戴大狗皮帽，身穿厚棉袄，顶着鹅毛大雪，手握钻

机，眺望远方，在他背景远处错落地矗立着星星点点的高大井架。日本人从王铁人头

戴的皮帽子的周围景象推断，大庆地处气温为－30°C 以下的东北地区。还根据运原

油的列车上灰尘的厚度，测算出了油田与北京的距离，以此推测大庆大致在哈尔滨和

图 1.2 大庆油田“铁人”王进喜

■■63

第一章 信 息 工 作

齐齐哈尔之间。1966 年 10 月，《人民中国》杂志有介绍王铁人的文章，文章上提到

“马家窑”地名。报道还说，以王进喜为代表的中国工人阶级为粉碎国外反动势力对

我国的经济封锁和石油禁运，在极端困难的条件下，发扬“一不怕苦，二不怕死”的

精神，抢时间，争速度，不等马拉车拖，硬是用肩膀将几百吨采油设备扛到了工地。

日本人据此推断油田离车站不远，从地图上找到了马家窑的确切位置，便由此推出大

庆在安达车站附近，推测出大庆油田的大致范围。不久，《人民日报》报道了第三届

全国人大开幕的消息，其中提到王进喜光荣地出席了大会。从王进喜出席了人代会，

可以肯定大庆油田出油了，不然王进喜是不会当全国人大代表的。进而，日本人又从

一篇报道王铁人 1959 年国庆节在天安门观礼的消息中分析出，1959 年 8 月王铁人还

在玉门，以后便消失了音讯，这表明大庆油田的开发时间是自 1959 年 9 月起。日本

人又从《中国画报》上刊登的一张炼油厂的照片上推断出大庆的年产原油量。照片上

既没有人也没有尺寸，但有一个扶手栏杆，依照常规，扶手栏杆高 1 米左右。按此比

例，日本人推断出炼油厂炼油塔的外径，并换算出小内径为 5 米，判断出日炼油能力

和每天的原油加工能力，依此算出了大庆的年产原油量。当时，由于各种原因，大庆

油田的具体情况是保密的。 然而，上述几则由权威媒体对外公开播发的极其普通的、零散的旨在宣传中国工人

阶级伟大精神的照片和新闻，受到日本三菱重工财团信息专家的注意，他们从此揭开了

大庆油田的秘密，发现了难得的商业机会。 1）根据对照片和新闻报道的研究，可以断定大庆油田大致位于在中国东北地区的北

部，而且离铁路线不远。其依据是，唯有中国东北地区的北部寒冷地区，采油工人才需

戴这种大狗皮帽和穿厚棉袄；唯有油田离铁路线不远，王进喜等大庆油田的采油工人才

能用肩膀将数百吨重的设备运到油田。因此，只需找一张中国地图，就可以标出大庆油

田的大致方位。 2）根据对照片和有关新闻报道的研究，可以推断出大庆油田的大致储量和产量，并

可确定是否已开始出油。其依据是：从照片中王进喜所站的钻台上手柄的架式，推算出

油井的直径是多少；从王进喜所站的钻台油井与他背后隐露的油井之间的距离和密度，

基本可以推算出油田的大致储量和产量；从王进喜出席了人代会，可以肯定大庆油田出

油了，不然王进喜是不会当全国人大代表的。

3）根据中国当时的技术水准和能力及中国对石油的需求，中国必定要大量引进采油

设备。于是，日本三菱重工财团迅速集中有关专家和人员，在对所获得的信息进行处理

和研究之后，全面设计出了适合中国大庆油田的采油设备，做好充分的夺标准备。不久，

果然中国政府向世界市场寻求石油开采设备。三菱重工财团以最快的速度和最符合中国

所要求的设计、设备获得中国巨额订货，赚取了一笔巨额利润。 日本人为了得到中国大庆油田的信息，前后共花费了 12 年的时间。12 年间始终关

注对有关中国大庆油田的一点一滴的信息积累，从多种资料和报纸中寻找关于大庆油田

的蛛丝马迹的信息，并对其进行了加工，如分析、计算、联系、假设等，最终推算出大

庆油田的位置和产油量。日本人通过精细、准确的情报对大庆油田进行了成功调查，后

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信息、文书与档案管理

来几乎垄断了我国石油设备进口市场。 根据案例二、三，说明信息工作对企业决策的意义。 案例四 大华电通成立于 1986 年，总部设在台湾桃园，初期以计算机外设产品为业务重心，

后逐渐扩展至多媒体与通信领域。1997 年股标上市，2001 年 11 月大华推出新品牌“BeQ”，

立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快乐科技）”为己任，打造数字时尚领

导品牌。 身为 IT 产业的领导的 BeQ 在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化规模，实

现了台湾研发、内地行销、全球运筹。在欧洲、美洲、亚太各国及中国大陆设有分公司，

从事行销及客户服务；在马来西亚、墨西哥、中国北京及台湾地区设有生产基地；拥有

位于台湾新竹及美国加州的通信研发中心。位于北京的软件研发中心，拥有 1200 位研发

工程师和超过 728 项的专利。2001 年，BeQ 年营业额为 20 亿美元。 鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决定在各大

高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。招聘的信息资料

工作分 5 个场景。 2008 年 2 月 18 日星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上发一个招

聘广告。他告诉陈经，请应聘者将个人简历、应聘意向、薪资要求、联系方式及近照一

张寄到本公司。联系人是人力资资源部，电子邮箱是 iucychen@dahua.com.cn，公司网站

是 http：//www.dahua.com.cn。 （资料来源：http://222.240.251.116:888/webedit/UploadFile/200962494352395.doc）

根据案例四，完成以下要求。 1）代陈秘书拟写一份网上招聘广告。 2）在以上场景中，请 4 名学生登录各大校园网站，扮演 4 名求职人员，从网络上获

取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宣传企划、运筹管理、软件开发 4 类职

务，拟写应聘申请书及简历。 3）2002 年 2 月 22 日星期五 8 时 30 分，陈秘书一上班，就打开电脑登录公司网

站，发现由网上传来 4 类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出

4 份来（即是以上 4 份），通过公司局域网发给六大事业部门。请演示秘书收集和整

理信息的过程。 4）六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网络部，

根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宣传企划人才，宽带网络部确定一

名软件开发专业人才。无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛东分别将此信息形成初

步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。请演示信息反馈过程。 5）陈秘书通过局域网，在计算机上将初步意见整理完毕，附上两名应聘人员的个人

资料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。请演示信息利用过程。 四、实训题 1．收集本专业毕业生的信息，了解自己将来的就业前景。

■■65

第一章 信 息 工 作

2．收集求职信息，掌握求职简历的写法、求职面试攻略以及在学习阶段取得哪些成

绩能更好地帮助求职。 3．你是一家服装公司的行政部助理。行政部经理打电话找你，说公司计划投资休闲

服装产品，要求你收集一些休闲服装公司的资料，提供给各位副总经理。 4．联系一家企业，为其开设企业博客来传递企业信息。 5．联系当地企业进行调研，了解各企业办公室信息存储装具的使用情况。 6．收集秘书职业资格鉴定的相关信息，编写一份《秘书职业资格鉴定指南》。 7．联系当地一家企业，收集该企业信息工作相关制度，并协助其完善该制度，制作

信息工作制度汇编。

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第二章

文书的种类、体式和

稿本

学习目标

知识目标：通过本章的学习，学生应了解文

书工作，熟知文书的稿本、种类，

掌握文书的体式。 技能目标：通过训练，学生应掌握一般文书

的写作技能。

■■67

第二章 文书的种类、体式和稿本

《人民日报》报道了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗去×

××万美元。案件发生前 4 个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这

笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经 10 多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可

是款已经划出，文件成了“明日黄花”。 事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。

（资料来源：http://222.240.251.116：888/webedit/UploadFile/200962494352395.doc）

第一节 文书工作概述

文书工作是以文书制作、办理、立卷为业务内容，服务于国家机关、社会团体、企

业单位领导和职能活动的行政辅助性工作。文书工作可分为 3 个环节，即文件的形成、

处理和管理。文件的形成是文书工作的前提环节；文件的处理是文书工作的中心环节；

文件的管理是文书工作的归结环节。

一、文书工作的任务和内容

文书工作的基本任务是，根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，

科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保

管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义

现代化建设服务。 文书工作的主要内容包括文书的撰制、传递、办理和处置、管理等，具体工作环节

如下。 1）文书的撰制，包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等。 2）文书的传递，包括接受登记、分发、分装、投递及其渠道的选择等环节。 3）文书的办理，包括拟办、批办、承办、注办等环节。 4）文书的处置，包括清退、暂存、销毁、整理归档等环节。 5）文书的管理，包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各个环节的登记，以及对

文书的日常管理、提供利用等环节。

二、文书工作机构

文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人，管理机构是各级党政机关办公厅

（室），并设立文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关

的某一项专业职能，而是综合职能，因此文书部门是综合机构，即秘书部门的一个组成

部分。比较大的机关单位，一般设立文书工作的专门机构，如办公厅（室）下设秘书处

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信息、文书与档案管理

（室）、信访处（室）、机要室（室）、打字室、收发室等。比较小的基层机关单位，不设

专门文书工作部门，只设办公室、秘书室，由 1～2 名专职或兼职人员负责文书工作。

三、文书工作的特点

文书工作的特点主要体现在以下几个方面。

1．科学性

文书工作必须有严密和合理的组织形式，有严格明确的行文制度，有形成、处理、

管理文件的前后衔接的工作程序，有用途不同的文种、特定的体式与严谨的结构，有规

范的语言要求等。

2．政治性

文书工作直接为领导工作服务，为党的建设服务，为社会主义现代化建设服务。

3．机密性

在形成、处理和管理文件的过程中，要严格遵守保密制度，确保党和国家秘密的安全。

4．实践性

文书工作的实践性非常强，文件的制发、处理、管理都是由专门的部门来完成的。

而文件的制发与传递的过程中要由专门的文书工作人员来进行制发、处理、管理。文书

工作具有很强的实践性。

5．实效性

文书工作环环相扣，首尾相衔，每道程序，每个环节都应重视实效，提高工作效率。

四、文书工作的作用

文书工作的作用是由文书工作的基本特性决定的；同时，它又是其特性在社会活动

中的体现。文书工作的作用主要体现在以下几个方面。

1．凭据记载作用

文书工作以文书的形成、传递、办理、处理和管理为中心内容，而文书又是社会活

动的真实记录，是档案的前身。文书无论在现实活动中还是在历史进程中，都具有凭证

性和依据性。文书工作的积累是人类历史得以延续的重要环节，也是积累信息资源和文

化财富的重要渠道。

2．指导作用

机关、单位可以通过制发文件来部署各项工作，传达党和国家的路线、方针、政策，

■■69

第二章 文书的种类、体式和稿本

传达各级领导机关以及本机关的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。

3．助手作用

在社会组织中，文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。领导的工作意图、

决策和措施，大多是在文书部门提供信息、提出建议的基础上酝酿形成的，在领导决策

的实施中，在调查研究、分析综合、追踪反馈等工作环节中，文书工作的助手作用更是

明显。文书工作虽然本身不参与领导决策，但它通过形成、办理、管理文书，来帮助领

导行使职权。

4．纽带作用

作为一个单位，其信息的传递和工作之间的交流是通过文书工作部门来实现的。党

和国家的方针、政策、法规、法令都是通过文书工作传递到基层，使各个机关单位的工

作统一于国家领导之下，大部分的信息沟通、思想交流、意见交换等都是通过文书工作

来完成的。所以，文书工作是各个机关和各个工作部门传递信息和处理关系的纽带。

第二节 文书的种类

文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特

定格式的文字材料。 公文，即公务文书，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式

的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 一般来说，文书、公文、文件三者的基本含义是一致的，出现不同的叫法主要是受

历史的影响。“文书”一词出现 早，秦汉多称文书。三国以后，多称公文。“文件”一

词，大约在清末才出现。目前党的机关和国家行政机关的《公文处理条例》、《公文处理

办法》统一起来，都使用“公文”一词。就公文处理工作而言，目前仍常用“文书工作”

一词，“公文工作使用较少”。

一、文书的种类

公文的文种选择应根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定，同

时在撰写时，要依据国家标准。为达到这一要求，要熟悉文书的种类、特征以及适用范

围，掌握现行国家行政机关公文格式，能够按照国家行政机关公文处理办法的规定处理

公文。为了正确认识、使用、处理公文，可依据不同的标准，从不同的角度和不同的层

次，对公文进行文种的划分。

1．按行文关系分类

1）上行文，是指下级机关向所属的上级机关的行文，如报告、请示，还包括某些函、

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信息、文书与档案管理

意见等。 2）下行文，是指上级机关向所属的下级机关的行文，如命令、决定、公告、通告、

通知、批复与一部分意见等。 3）平行文，是指向同级机关或不相隶属的机关传递的公文，如议案、函等。

2．按公文的来源分类

1）发文，是指本机关制发的公文。按发文方向再细分为对外发文和对内发文。 2）收文，是指本机关收到的外机关发送来的公文。

3．按公文的阅读范围分类

1）公布公文，是指向人民群众或国内外公开发布的公文，如公告、通告等。 2）内部公文，是指在机关或组织系统内部使用的公文。

4．按公文的制发机关和作用分类

1）法规文书，是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行

政性法规。 2）党内文书，是指由党的各级机关形成和使用的，主要反映党的领导、党的工作和

建设等活动的文书。 3）行政文书，是指国家行政机关在日常公务活动中形成和使用的文书，如国家行政

机关规定使用的 13 种文书。 4）群体文书，是指群众组织，如工会、共青团、妇联以及各种社会团体制发的公文。 5）个人文书，主要是指以机关、单位领导个人的名义制发的公文。

5．按公文的使用范围分类

1）通用公文，是指党、政、军各级机关，各社会团体，企事业单位在工作活动中普

遍使用的公文类型。 2）专用公文，是指具有专门职能的机关在其专门的业务范围的工作活动中根据特殊

需要而专门形成和使用的公文。 3）技术公文，是指科研、设计和生产建设部门在自然科学研究、生产技术研究和基

本建设活动中形成和使用的公文。

6．按秘密等级、缓急程度分类

按秘密等级分为绝密、机密和秘密。密级越高，传送、阅读和保管的要求就越高。 1）绝密，是 重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 2）机密，是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。 3）秘密，是国家的一般秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。 缓急程度是指公文办理时的缓急情况，一般分为特急、急件两种；电报分为特提、

■■71

第二章 文书的种类、体式和稿本

特急、加急、平件 4 种。

案例 2-1

1993 年 6 月某日 20 时 30 分，位于南宁闹市区的朝阳派出所接到边疆某市国家安全

局工作人员梁某的报案：半小时前，在越美快餐店丢失公文包一只，内装上半年安全工

作总结材料（绝密级）一份，要求协助查找。派出所接到报案后，认为事关重大，立即

派出干警到现场调查了解，同时派出两组干警分头出击查找。该市国家安全局和地区国

家安全处也派员协助公安部门侦破。经多方努力，仍未能找到，绝密级国家秘密就这样

轻易丢失了。经过了解，梁某是造成丢失绝密件的直接责任人。他担负着将绝密级工作

总结材料送往地区国家安全处的任务。到南宁后，他没有及时将绝密件送出，而是装在

公文包里随身携带，先去看望在南宁市工作的爱人，然后到宾馆办理住宿手续，又和爱

人一起到快餐店就餐，造成绝密级国家秘密丢失，因而受到行政警告处分。 《保密守则》第十条规定，不准携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共

场所。《中华人民共和国保守国家秘密法》对如何管理绝密级国家秘密也专门做了规定，

收发、传递和外出携带由指定人员担任，并采取必要的安全措施。梁某身为国家安全机

关的工作人员，深知携带密件的分量，应严格执行规定，及时送交绝密件，然后才能去

办别的事，他本末倒置，置国家秘密安全于不顾，先办私事，在没有任何安全措施的情

况下，随身携带绝密件出入公共场所，使绝密级国家秘密丢失，致使国家安全和利益受

到威胁，后果是严重的，因此应由其承担相应的责任。 （资料来源：缪惠．2005．信息工作与档案管理．合肥：合肥工业大学出版社）

二、通用文书

1．法定文书

法定公文是指 2000 年 8 月 24 日国务院发布，2001 年 1 月 1 日正式开始实施的《国

家行政机关公文处理办法》中所规定的公文种类，共 13 种。 （1）命令（令） 命令（令）“适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行

政措施；嘉奖有关单位及人员”。 命令（令）的发文机关有严格的规定：国务院依照有关法律公布行政法规；国务院

及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国

务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其部门、县级以上（含县级）人民政

府宣布施行重大行政措施等；全国人大常委会委员长、国家主席、国务院总理、各部部

长、各部委主任和部队首长才有权使用这一文种。 命令（令）分为发布令、行政令、任免令和嘉奖令。 1）发布令，用于公布法律、发布重要行政法规和规章。 2）行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行政领导与指挥职能。

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信息、文书与档案管理

3）任免令，用于任免国家高级官员。 4）嘉奖令，用于嘉奖有关人员。 （2）决定 决定“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者

撤销下级机关不适当的决定事项”。决定是一种具有决策、指挥性质的公文，它既可以经

会议讨论通过，也可以由领导机关根据职权或有关规定作出。 决定分为法规性决定、指挥性决定和知照性决定。 1）法规性决定，适用于发布权力机关制定、修改或试行的法律文件或由政府部门制

定的行政法规。 2）指挥性决定，适用于对重大问题、事项、行动作出指挥性决定，布置工作。其突

出特点是方针政策性强，要求下级单位坚决贯彻执行。 3）知照性决定，适用于表彰先进、处理事件与人员、机构设置与人事的重要变动，

重要会议的召开或其他有关事项的决定。其突出特点是重在宣告、知照，只要求下级机

关、单位及人员知道此事即可。 （3）公告 公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。它是一种具有广而告之性质的下

行文，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采取重大行动的目的，宣布禁

止妨害国家和公共利益的行为的有关规定和其他需要人民群众了解的重要事项。 公告告知的地域不是某一地区，而是国内或境外。公告的事项应是国家大事，非重要、

非法定事项不宜用公告。公告的发布权限有严格规定：可以是中华人民共和国全国人民代表

大会、国务院、新华社授权名义发布；也可以国家有关部门及省、自治区、直辖市的权力机

构和行政领导机关名义，在宣布重要事项或者法定事项时发布；还可以海关、司法、工商、

税务等名义，依据国家有关政策、法令和行政法规告知有关事项时发布。但这一类公告要慎

用，而且级别较低的国家行政机关、人民团体、企事业单位不宜用公告这一文种。 公告分为周知类公告和事项公告。 1）周知类公告，只宣告事项的有关信息，不提出需要遵守的规定和要求，通常以国

家机关的名义发布，起到向国内外公布法律文件的作用。 2）事项类公告，多用于有关行政机关依据国家有关法律、法令和行政法规而使用的

宣布专门事项的公告。 （4）通告 通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。它是种下行文。 通告适用于党政机关、人民团体、企事业单位在一定范围内公布应当遵守或周知的

事项。通告内容广泛，大到国家政策法令，小到公布社会生活中某些需要人们周知、遵

守的具体事项。 通告分为执行性通告和告知性通告。 1）执行性通告，公布一定范围内的机关单位或有关人员应当遵守的事项。例如，行

政机关针对惩处某些不法行为、错误行为而发的通告，如《沈阳市公安局关于启用公安

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第二章 文书的种类、体式和稿本

专用车辆号牌的通告》。 2）告知性通告，如因维修线路停水、停电的通告，施工单位修桥、修路要求有关人

员或车辆改道通行的通告等。 （5）通知 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要

求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。 通知分为批转类通知、转发类通知、发布规章类通知、贯彻类通知、事项类通知、

任免类通知。 1）批转类通知，体现的是领导与被领导关系，即上级机关批转下级机关的公文，如《国

务院办公厅批转国家经贸委关于加快农村电力体制改革加强农村电力管理意见的通知》。 2）转发类通知，体现的是非隶属关系，即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关

的公文，如《国务院办公厅转发卫生部关于做好提高出生人口素质工作意见的通知》。 3）发布规章类通知，这类通知用于告知受文单位，某一规章制度业经批准，现予发

布，如《国务院办公厅关于印发全国各地出入境检验检疫机构组建方案的通知》。 4）贯彻类通知，用于对上级领导机关发来的文件需要结合本地区、本部门实际情况

提出具体执行意见时使用，如《辽宁省人民政府贯彻国务院关于严厉打击非法出版活动

的通知》。 5）事项类通知，一般用于需要下级机关、有关范围或者有关人员执行和了解某些事

项时使用的文件。事项类通知中，有些是要求执行的，不要求办理执行的也比较多。例

如，成立、调整、合并、撤销某些机构，启用新的印章，更正某一文件的差错等都需要

用到这类通知。 6）任免通知，主要用于上级机关向下级机关告知对有关人员任免决定和需要下级机

关知道上级机关的人事任免情况。 （6）通报 通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。 通报分为表彰通报、批评通报和情况通报 3 种。 1）表彰通报，即表彰群体或个人的先进模范事迹，或企事业单位的典型经验，起到

充分调动积极性、开创新局面的作用。 2）批评通报，即通报重大的事故或批评严重错误，用反面典型和重大事故警戒教育

有关部门和人员，以此防患于未然。 3）情况通报，即传达重要精神或情况，能使有关单位或人员及时了解精神、掌握情

况，便于把握工作方向，调整工作部署，改进工作措施。 （7）议案 议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会

常务委员会提请审议事项”。 在公文的实际运作中，议案的使用范围要大于上述规定。《中华人民共和国全国人民

代表大会组织法》和《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方人民政府组织法》

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规定，向全国人大提的议案也可以由非政府机关（如大会主席团、全国人大常委会、全

国人大各专门委员会、中央军委、 高人民检察院、 高人民法院等）和全国人民代表

大会的一个代表团或者 30 人以上的代表提出；在地方各级人民代表大会举行会议期间，

主席团、常委会、本级人民政府和代表（有 3 人以上附议），都可以提出议案。也就是说，

政府向人大提出的议案、非政府机关向人大提出的议案、人大代表联名向人大提出的议

案是 3 种不同类型的议案。 议案可以分为法规性议案、条约性议案、事务性议案和任免性议案。 （8）报告 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告一般用

来向上级机关反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用于反映

实际工作中遇到的问题等。 报告可以分为工作报告、建议报告和呈送报告 3 种。 1）工作报告，是下级机关完成一个阶段的工作或者某一项工作之后将工作的进展情

况、工作成绩、经验体会以及存在的不足、改进办法向上级机关汇报的报告。 2）建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意见或者建议的报告。 3）呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随物呈送的报告。 （9）请示 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。一般地说，自己无权决定、无法实施的

重要事项或自己不知如何解决的重大事项，均应制发请示公文，向上级机关请求批准，

防止各行其是，影响机关正常工作。请示要求一文一事，并应向直属的上级机关或部门

报送，而不能向同级机关或不相隶属的机关报送。 请示可以分为求示性请示、求助性请示和求准性请示 3 类。 1）求示性请示，如因工作中遇到不易解决的难题、无章可循的新问题，或由于意见

分歧无法统一行动时，向上级部门递送的要求给予解决办法的请示。 2）求助性请示，如要求增补经费、增加设备、划拨款项、划拨指标的请示。 3）求准性请示，如对超出本单位职权范围的事项，因情况特殊需要变通处理的事项，

或法定程序上必须上级批准的请示。 （10）批复 批复“适用于答复下级机关的请示事项”。它是对下级的请示事项进行答复的一种下

行文。批复是针对请示而发的，因此具有很强的针对性，对请示的问题是同意还是不同

意，都必须给予明确的回答，下级机关必须按批复的意见办理。 批复可以分为专指性批复和普发性批复。 1）专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。因为它所批复的内容不带有

普遍性，这种批复的使用频率较高，如《××省人民政府办公厅关于同意利用电脑销售

体育彩票的批复》。 2）普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关，而且下发到其他下级机关，因

为这种批复的内容带有普遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文，如《国务院办公厅

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第二章 文书的种类、体式和稿本

关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复》。

案例 2-2

1993 年 3 月，某省人大常委会举行第十二次会议作出决议，决定撤销该省某市人民政

府的 108 号文件。决议一公布，立即在省直和各地、市机关引起一阵不小的震动。原因主要

是某市政府的 108 号文件不符合《中华人民共和国土地管理法》。108 号文的主要内容如下。

关于金滩外商投资开发区征用土地的批复

市外经贸委： 报来《关于要求批准征用金滩外商投资开发区 1500 亩土地的请求》收悉。 建立金滩外商投资开发区是市四家班子集体研究决定的。这是市委、市政府贯彻省委、

省政府“筑巢引凤”战略决策的重大举措，标志着我市对外开放进入了一个新时期。尽快把

握、金滩外商投资开发区搞起来，对我市乃至全省经济实现跨跃式发展将起重要作用。为此，

特批复如下：①同意你委征用金滩区域土地 1500 亩，其中水田 1050 亩；②根据市委、市政

府的“低门坎”政策，可根据水田、旱地不同，地块区别，给予适应优惠地价；③请市土地、

规划，城建等部门积极配合，大力协助外经贸委做好征地等项前期工作， 此复

××市人民政府 1992 年 8 月 18 日

××市政府的 108 号文下达到市直各部门后，不到两个月，金滩外商投资开发区

的蓝线图已绘制出来。紧接着是 100 多家房地产公司一股炒卖蓝线图的热潮，地价由

每亩 5 万元炒到每亩 50 万元，引起了金滩区农民群众的强烈不满，集体上访和越级

上访不断。 一件公文，引起如此大的效应，在××市是前所未有的，这说明了机关公文是何等

重要。机关公文是党政领导机关在实施领导、处理公务过程形成的具有特定效力和规范

格式的文书；是传达、贯彻党的路线、方针、政策，指导和布置工作的工具。中共中央

办公厅 1996 年 5 月 3 日印发的《中国共产党机关公文处理条例》第五章第十六条规定：

“起草公文应当做到：符合党的路线、方针、政策和国家和法律、法规及上级机关的指

示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。”因此，负责机关公

文处理的秘书人员必须具有很高的政治素质和业务素质，掌握党的路线、方针、政策，

通晓法律、法规和经济、科技、文化教育等方方面面的知识。 《中华人民共和国土地管理法》第四章第二十五条规定，“国家建设征用耕地一千亩

以上，其他土地二千亩以上的，由国务院批准”。××市人民政府的 108 号文件显然严重

违反了《土地法》，不能执行。 （资料来源：http://www.examda.com/ms/zhidao/20061028/150146750.html）

（11）意见 意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见是一种重要的领导、指导性公

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文，主要是针对带有普遍性、倾向性的问题或亟待解决的问题进行具体指导，阐明工作

的意义、原则、目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。 意见可以分为政策性意见和工作性意见。 1）政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制发的，重点在阐述有关政策

和工作原则。这类意见多是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于加强和

改进思想政治工作的若干意见》。 2）工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作所提出的意见，如《中共中央关

于在县级以上党政领导班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正气”为主要内

容的党性党风教育的意见》。这类意见的布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。 （12）函 函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事

项”。函是一种平行文，广泛应用于各平行机关和不相隶属机关之间，上级与下级机关询

问有关问题也可以用函行文。函常常以对应的形式出现，有来函就有复函，而且函的往

来一般并不具有指示性和指挥性，只是通过函的往来商洽和联系工作，询问和答复问题。

商洽工作，接函的一方可以按来函的意见办，也可以不按来函的意见办。要经过双方协

商，达成共识才可以办理。在平行机关或不相隶属机关之间，函对于询问的答复，只供

处理问题时参考，起沟通情况的作用。 根据内容和使用范围，函可以分为商洽函、询问函、请准函和答复函。 1）商洽函，是不相隶属机关之间商量工作时所用的函。 2）询问函，是不相隶属机关之间或上级机关对下级机关，对有关事宜不清楚、有疑

问时发出询问的函。 3）请准函，是不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项时所用的函。请准函与

请示的选用要根据本单位与受文单位的行政关系来确定。有直接隶属关系的下级机关向上级

机关请求指示、批准用“请示”，向没有隶属关系的有关主管部门请求批准则用“函”。 4）答复函，是机关收到商洽函、询问函、请准函时给予对方答复时使用的函。 （13）会议纪要 会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。会议纪要用以向上级机关

汇报会议情况，希望及时得到指导时是上行文；用以向下级机关传达会议情况，要求

贯彻执行会议精神时是下行文；用以向平级机关交流、沟通，共同贯彻执行会议精神

时是平行文。 会议纪要按会议的性质和内容分，有决议性会议纪要和情况信息性会议纪要；按会

议的形式分，有办公例会纪要和座谈会纪要；按会议的任务分，有综合会议纪要和专门

会议纪要。

2．通用事务公文

通用事务公文是法定公文之外的通用于各类各级机关、团体、企事业单位处理日常

公共事务的一般性公务文书。主要有计划、总结、调查报告、简报、讲话稿类、书信类

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第二章 文书的种类、体式和稿本

以及启事、海报等。 （1）计划 计划是对今后一定时期的全面工作或某项工作提出预想的目标，并制定实现这个目

标的具体步骤、方法、措施期限的文体，是未来一定阶段的具体行动纲领。设想、规划、

打算、安排、意见、要点、方案等都属于计划这一类。 按不同的标准，计划可以分为不同的种类。按性质分，有综合计划和专题计划；按

内容分，有工作计划、生产计划、学习计划、科研计划等；按范围分，有单位计划、部

门计划、中央计划、地区计划等；按时间分，有长期计划、短期计划、中期计划。 计划与规划、纲要、要点、设想、安排、打算、方案、意见是有区别的。规划、纲

要是指时间跨度长、范围广、内容概括的长远计划。规划的时限通常在 3～5 年；纲要的

内容原则性、概括性更强，主要是关于方向、目标的纲领式的计划。要点也是纲要式的

计划，内容上偏重实用性。设想是初步的、不成熟的非正式计划。安排、打算是适用时

间较短、范围较小、内容较具体并偏重于工作步骤和方法的计划。方案、意见主要是单

项工作、专业性强、较周密具体的计划。这些名称的区别不在于内涵，而在于外延。 （2）总结 总结是回顾和检查一个阶段或某个方面的工作、生产、学习任务的完成情况，并加

以分析研究，找出经验教训，得出一些规律性的认识，以便指导今后工作而形成的书面

材料，是一种应用文体。总结是总结类文书常用的名称，它有时还称为“小结”、“回顾”、

“体会”、“经验”、“做法”等。 总结可以有不同的分类。按性质分，有综合性总结和专题性总结等；按内容分，有

工作总结、生产总结、经验总结和学习总结等；按范围分，有地区总结、部门总结、班

组总结和个人总结等。按时间分，有月份总结、季度总结、年终总结和阶段总结等。 （3）调查报告 调查报告是对某一事物、某项工作或者某一问题进行深入细致的调查了解和科学的

分析研究之后，运用调查的情况和研究的结论写成的书面报告。 调查报告可以分为总结典型经验的调查报告、反映情况的调查报告、揭露问题的调

查报告和介绍新生事物的调查报告。 1）总结典型经验的调查报告。这种调查报告的写作对象主要是在工作中取得显著成

绩的先进人物和先进单位。他们的经验一般都具有典型性、指导性和启发性，加以推广，

可以点带面，推动工作的进展。 2）反映情况的调查报告。这种调查报告主要是为领导机关了解基层情况，正确地制

定方针、政策，进行科学决策提供依据。它可以针对社会上某一方面的情况进行详尽的

调查研究，也可以是对社会上各个方面的全面调查，它反映的内容比较广泛。 3）揭露问题的调查报告。这种调查报告多选取有代表性的违反党纪国法的行为、工

作中的失误以及社会生活中的不良现象为调查对象，通过公开揭露问题，剖析原因，说

明危害，提出解决问题的建议，以引起有关部门和社会的重视，达到解决问题和帮助人

们提高认识、引以为戒的目的。

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信息、文书与档案管理

4）介绍新生事物的调查报告。这类调查报告主要反映生活中涌现出来的能够代表时

代精神的新人、新事、新气象，反映改革开放中出现的新思想、新事物、新创造。 （4）简报 简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的内部使用的一种简要工作报告或情

况交流。常见的工作动态、反映情况、通讯、情况交流、内部参考简报、快报、信息摘

编等，都属于简报范畴。 简报按内容和性质可分为工作简报、动态简报和会议简报；按时间可分为有定期简

报和不定期简报；按范围可分为综合简报和专题简报等。 （5）规章制度类 这类文书具有规范、约束行为的作用，须经过一定的审议程序后公布实施，主要有

11 种，包括规则、通则、准则、细则、守则、规程、规范、须知、章程、办法、制度。 （6）记录类 1）会议记录，用于记录会议的组织情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决定等

内容。 2）来访记录，用于记录人民群众面谈的关于举报、控告、申诉、批评、建议等内容、

事项。对来访者所提出的问题，应按照有关制度交有关部门处理。 3）大事记，是机关、团体或企事业单位用来记录一定时期内发生的大事。 4）备忘录，是记录有关事物或活动，起提醒、备忘作用的一种记事性文书。 （7）述职报告 述职报告是某个人或某个单位的领导、集体在一段时期后，向组织、单位和职工群

众陈述、评价自我履行岗位职责情况的一种应用文书。 述职报告从时间上分为任期述职报告、年度述职报告和临时述职报告；从内容上分

为综合性的述职报告、专题性的述职报告和单一性的述职报告。 （8）讲话稿类 讲话稿是讲话者在大众面前，就某个问题叙述事件，发表见解，抒发情感而写的讲

话文稿。讲话稿可以分为报告和致辞两种。 1）报告，也称讲话、发言、演讲，是用于领导人等讲话者在会议上或郑重场合作报

告或发言的讲话稿，事后可书面发表。 2）致辞，用于隆重会议或某种场合的仪式的讲话稿。致辞主要有开幕词、闭幕词、

欢迎词、祝词、欢送词、誓词、悼词、解说词等。 （9）书信类 书信类是用于处理公务的书信类文书，主要有聘请书、倡议书、喜报、捷报、介绍

信、证明信、公开信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、致敬信、唁函、邀请书。 （10）启事和海报 启事和海报都是为了某种目的将特定信息传递散布给大众。善于运用启事和海报，

能促进社会交往，开拓工作局面，是现代信息时代一种重要的交流手段。 根据内容不同，启事可以分类如下。

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第二章 文书的种类、体式和稿本

1）寻找类，如寻人、寻物等。 2）声明类，如作废、迁移、更名、开业、停业、辨伪、搬迁等。 3）征招类，如聘请、招租、招生、招领、招标、征稿、征婚、转让等。 根据内容不同，海报可以分为戏剧电影类海报、问题活动类海报和讲座演讲报告类

海报等。

三、专用文书

专用文书是指具有一定专业内容和特点的文书。它只适用于一定的工作部门和业务

范围。我国目前的专用文书，主要是指司法文书、外交文书、人事文书、军事文书、教

育文化文书、经济文书和科技文书。

1．司法文书

广义的司法文书是指公安机关、国家安全机关、检察机关、法院、监狱等司法机关，

律师组织、公证机关、仲裁机关、当事人及诉讼参与人依法制作的处理各类诉讼案件及非诉

讼事件的具有法律效力或法律意义的文书的总称。狭义的司法文书仅指司法机关在办理各类

诉讼案件中依法制作的各类文书，具有国家公文的性质，是严格意义上的司法文书。 司法文书可以从不同的角度分类。 1）按制作主体可以分为公安机关的预审文书、检察机关的刑事检察文书、法院的裁

判文书、监狱的执行文书、律师实务文书、公证文书、仲裁文书、当事人和诉讼参与人

提供的文书。 2）按文种可以分为裁判文书类、决定、命令、布告类、报告类、笔录类、证票类、

书函类、通知类、其他类和书状类文书。 3）按文书形式可以分为文字叙述式文书、填空式文书、表格类文书、笔录式文书。

2．外交文书

外交文书是专用于外事工作的公文。它是外交、外事机关在涉外活动中依照法律、

规定和国际惯例形成和使用的公务文书。 外交文书主要有国书、白皮书、照会、备忘录、外交声明、 后通牒、护照等。

3．人事文书

人事文书是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历

和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。每一个工作人员在其工作、学习和生活实践

中，总要形成与本人有关的文字材料，如干部履历表、干部鉴定、干部考核材料、干部审查

结论、入团入党材料、奖励处分材料、职务任免材料等，这些材料都属于人事文书。 人事文书可以分为正本材料和副本材料。 1）正本材料由全面反映一个人历史和现实的材料所构成。正本材料分为鉴定类、考

核类、履历类、自传类、审查类、党团类、奖励类、处分类、任免类等。

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信息、文书与档案管理

2）副本材料就是概括地反映一个干部的历史和现实情况的材料。

4．军事文书

军事文书是军队机关处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机

关履行职能的重要工具。军事文书主要有命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、

请示、批复、函、通告、会议纪要等。

5．教育文化文书

教育文化文书主要有招生计划、招生简章、校历、教学计划、试卷分析报告、准考

证、考场规则、教学评估报告、学历证明、文书名胜类、图书馆类等。

6．经济文书

经济文书是经济部门业务上常用的公文。 经济文书主要有市场预测报告、经济活动分析报告、企业管理类、统计分析类、生

产报表类、招标投标类、税务类、工商管理类、商业类、对外经济贸易类、财务会计类、

审计类、企业联合类、经济和同纠纷类、金融类等。

7．科技文书

科技文书是指在科研、生产、基建等活动中形成并使用的图纸、图表、计算材料和

文字材料、照片、音像等。科技文书主要有技术文件类、科研报告类、科技协调类等。

第三节 文书的体式

文书的体式是指文书的形体样式，包括文书的文体、构成及其在格式上的安排。

文书之所以要有一定的体式，主要是为了保证文书的完整性、正确性与有效性，提高

办事效率为文书处理工作提供方便。中国各个历史时期对文书体式都有相对固定的要

求。对于行政文书的格式，国务院 2000 年 8 月 24 日发布，2001 年 1 月 1 日起开始

施行的《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局 1999 年 12 月 27 日发

布的《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准 GB/T 9704—1999）有统

一的规定和要求。

一、文书的文体

文书的文体是文书写作中运用语言陈述事情、说明问题所使用的表达方式和语体特

征。按照《辞海》的分类，文体分为政论文体、科学文体、文艺文体和公文文体 4 类。

在写作中，主要运用叙述、说明和议论 3 种表达方式。公文是国家和社会组织表达意图、

处理问题的有效手段，通常要做到事与理的有机结合：既有对人物、事件和环境所作的

■■81

第二章 文书的种类、体式和稿本

概括性交代，又有对客观事物性质状态、特征等所进行的介绍和解说，同时还需要对客

观事物进行科学分析与评论。这 3 个方面正是叙述、说明、议论等表达方式的功能。为

了更好地适应办理公文的需要，在具体运用这些表达方式时，公文有着区别于其他文体

的特殊要求。例如，邓小平同志视察南方的讲话，文书在表述时用“南方讲话”，而文艺

作品在表述时则用“有一位老人在中国的南海边画了一个圈”。 下面是文书中常用的表达方式。

1．文书的表达方式

（1）叙述 叙述是对人物的经历和事件变化过程所作的述说。它包括写人和写事两个方面。公

文是对事情进行概述，使人了解事件涉及的基本要素，不讲究情节曲折，而是平铺直叙。

对事情的叙述一般按照事情发生、发展的自然顺序或时间顺序进行。 （2）说明 说明是用简明扼要的文字把事物的性质、形状、功能、特征、成因、关系等解说清

楚。常见的说明方式有下定义、作诠释、比较、列数字、举例、分类等。 （3）议论 议论是对客观事物或问题进行评述，提出看法或观点。公文的论证方法更为简单、

直接，往往是针对所述事项进行说理和评议，它的目的在于明确方向、原则，分清是非，

判定优劣，讲清道理。

2．文书语言的特点

公文文体在表达领导意图、传达政务信息、反映有关情况时，要求语言简明、平易、

规范，又不失庄重、严肃，注重说服力和实用性。所以，公文的语言有以下几个特点。 （1）准确 准确就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想，是应用文语言 基本的要

求，只有准确地表达客观事物，才能有效地解决实际问题。语言的准确包括词准、语法

准、标点准、音准、自准、语境准。 （2）简练 简练就是简明精练。应用文语言力求用 少的文字表达 丰富的内涵。但简练必须

以达意、庄重为前提，不得随意简缩、生造词语。 （3）朴实 朴实就是用平实、朴素的语言真实、自然地表达内容，实话实说，直陈其事。根据

不同文体需要，说话讲究分寸，适度。一般不用语气词、感叹词，不用富于描绘性、形

象性的词语。 （4）庄重 庄重就是端庄、郑重。公文具有法定的权威性，要求与之相适应的语言应该体现庄

重性。公文语言的庄重，既是其发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是

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其鲜明的权威性和严格的行政约束力的要求。

二、文书的格式

现行国家行政公文格式，就是指公文的外部组织形式，包括文面格式、排版格式、

用纸格式和装订格式等内容。通常将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记 3 个部

分。置于公文首页红色反线（间隔线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）

以下至主体词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的要素统称版记。

1．眉首部分

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首要素共 6 项，具体如下。 （1）公文份数序号 公文份数序号简称公文份号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标志公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标志在版心左上角第一行。 编制份数序号的目的是准确掌握公文的印刷份数、分发范围和对象。当文件需要收

回保管或销毁时，可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。 并不是所有公文都必须编制份数序号的。《国家行政机关公文处理办法》规定，密级

公文必须标志公文份数序号，其他公文可不标志。 标志方法是，用阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第一行，采用红色号码机套印。

编码采用九位数，不足的补零，如 000000001。 （2）秘密等级和保密期限 秘密等级是发文机关根据公文内容涉及国家安全和利益的程度来划定的，分为绝密、

机密和秘密 3 级。 《国家行政机关公文处理办法》规定，对涉及党和国家秘密的公文应当标明密级。 秘密等级用 3 号黑体字顶格标志在版心右上角第一行，两字之间空 1 字。标注密级

的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以

上。标注方法是在密级与期限中间加星号（“*”），如“秘密*六个月”。 （3）紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时间限度，又称缓急时限或处理时限。 紧急公文的紧急程度分为急件和特急两级；紧急电报的紧急程度分为平急、加急、

特急和特提 4 级。 公文的紧急程度要根据情况标注，不可滥标急件或随意升格紧急程度。 如需标志紧急程度，用 3 号黑体字顶格标志在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。

如已标志秘密等级和保密期限，则紧急程度位于其下一行。 （4）发文机关标志 发文机关是指制发公文的机关。应当使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标

志由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，如“国务院文件”、“广东省人民

政府文件”等。

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第二章 文书的种类、体式和稿本

发文机关标俗称为文件名称。它处于文头上部中心位置，用红色 2 号小标宋体字标志。 联合行文的，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居

中排布。如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文。 （5）发文字号 发文字号是由发文机关编排的文件代号，其主要作用是便于统计和管理公文，便于

查找和引用公文。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如“国发〔2007〕2 号”。机关代字是

机关名称 具特征、 精练的概括。年份和序号用阿拉伯数字，年份使用全称并用六角

括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。 一份公文只有一个发文字号，几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。 发文字号位于发文机关标志下空 2 行，用 3 号仿宋体字标志居中排布，发文字号之

下 4 毫米处印一条与版心等宽的红色反线。 （6）签发人 签发人是批准发出公文的机关领导人。 上报的公文需标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空 1 字，签

发人姓名居右空 1 字，“签发人”三字用 3 号仿宋体标志，后标全角冒号，冒号后用 3 号楷

体字标志签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名

依次排列在下一行，应使发文字号与 后一个签发人姓名同处一行，并位于红色反线之上。

2．主体

公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注

等项。 （1）公文标题 标题是揭示公文内容与类型的句子或词语，相当于具体公文的名字。公文标题一般

由发文机关名称、公文主题和公文文种 3 部分组成。例如，《国务院关于发布〈国家行政

机关公文处理办法〉的通知》。 按《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号

外，一般不加标点符号。 有些公文已在眉首标明发文机关名称，所以标题省略发文机关名称，采用“公文主

题+公文文种”的形式。有些普发性公文的标题只写“发文机关名称＋文种”或只写文种。 公文标题位于红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送机关 主送机关指公文的主要受理机关。公文不得主送领导者或个人。 主动机关的个数在不同行文方向的文种中有不同的要求。所有上行文必须有主送机

关，而且一般为一个，确实需要其他几个上级知道的，一般不同时主送，而是主送一个，

其他几个作为抄送机关处理。下行文中，凡是针对性强的，都应当有主送机关，如批复、

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指示性通知等。主送机关可能是一个，也可能是多个。凡受文对象无法限定或无须限定

时，可以省略主送机关，如内容需要全社会或很大范围内人民群众周知的公告、通告等。

平行文一般都有主送机关，主送机关可能是一个或多个。 主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。 主送机关之间的标点符号要正确。当下行文的主送机关较多，且分别属于不同系统、

不同级层时，要注意它们之间标点符号的正确使用问题。一般来讲，一个系统内部的同

级单位之间用顿号，不同系统、不同级层之间用逗号。例如，一则公文的主送机关为“各

省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区、省军区、野战军党委，中央和国家机

关各部委，军委各总部，各军兵种党委，各人民团体”，5 个逗号隔开的是 6 个系统，系

统内部用顿号隔开者为同级单位。 主送机关位于公文标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标志，回行时仍顶格；

多个主送机关之间用逗号或顿号隔开， 后一个主送机关名称后标全角冒号。例如，“各

省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。如果主送机关过多而使

公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标

志方法同抄送。 （3）公文正文 公文正文是公文的核心部分。公文正文内容一般包括发文缘由、事项和结尾。 公文正文结构通常按正文的 3 项内容分三大部分，每部分之间用过渡语明显提示。

缘由部分可长可短，视实际需要撰写。事项部分常常采用分条列写方式，以便阅读者一

目了然。结尾部分用习惯性结语。公文结构原则上要求简明清晰。 公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段开头左空 2 字，回行顶格。数字、年

份不能回行。用 3 号仿宋体字，每行 28 字，每页 22 行。 （4）附件 公文附件是对正文内容的补充说明，一般有图表、目录、名单、简介等材料。 公文如有附件，应在公文正文下空一行，然后空 2 格用 3 号仿宋体字标志“附件”，

后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

例如，“附件：1．×××××××”。 附件材料应与公文一起，并在附件左上角第 1 行用 3 号仿宋体字顶格标志“附件”

两字，有序号时标志序号；附件的序号和名称前后标志应一致。 （5）成文时间 成文时间是公文生效的法定时间，用小写的汉字数字将年、月、日标全；“零”应写

为“〇”。示例：“二〇〇九年一月一日”。 成文时间以领导人签发的日期为准；联合发文，以 后一个机关领导人签发为准。

会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。 成文时间标志在正文下面，上距正文 2～4 毫米，右空 4 字。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字。当联合行文需

加盖 3 个以上印章时，在 后一排印章之下右空 2 字标志成文时间。

■■85

第二章 文书的种类、体式和稿本

（6）公文生效标志 公文生效标志是指在公文文后加盖发文机关印章或标写签署人姓名。它是证明公文

效力的表现形式。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标示成文日期。印章距正文 1

行之内，端正、居中下压在成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方

式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线

压在成文日期上。 联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 个字，主办机关印章

在前，两个印章均压成文时间，印章用红色。两个印章互不相交或相切，相距不超过 3 毫米。 联合行文需要加盖 3 个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按序排列在相

应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排 多排 3 个印章，两端不得

超过版心， 后一排如果余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，

务必使印章与正文同处一页，不得采取标志“此页无正文”的方法解决。 公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，应加盖印章。联合上报的非法

规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应该加盖印章。 （7）附注 附注是用于说明其他项目不便说明的事项，如说明公文的传达范围，说明有关引文

出处，解释有关名词术语。《国家行政机关公文处理办法》规定，“‘请示’应当在附注处

注明联系人的姓名和电话。” 公文如有附注，用 3 号仿宋字，居左空 2 字加圆括号标志在成文时间下一行。

3．版记

版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。按《国家行政机关公文格式》的规定，

版记应置于公文 后一页，版记的 后一个要素置于 后一行。 （1）主题词 主题词是经过规范化处理用于揭示公文内容特质、文件类别的名词或名词性词组。 主题词作用在于方便计算机存储、管理和检索文件。上行文按照上级机关的要求标

注主题词。例如，上报国务院的公文，一律选用《国务院主题词表》中规定的主题词。

一般各级政府或上级机关都有适用于本机关的主题词表。选用主题词应在相应的主题词

表上查用，不能随意自创自造主题词。 公文主题词一般不超过 5 个（含 5 个）。标引的顺序是先标类别词，再标类属词；标

类属词时先标反映公文内容的词， 后标反映公文文种的词。 公文主题词位于抄送机关上方。用 3 号黑体，居左顶格标志，后标全角冒号；词目

用 3 号小标宋体字；词与词之间空 1 字。 （2）抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词

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下一行左空 1 字用 3 号仿宋字标志“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时

与冒号后的抄送机关对齐； 后一个抄送机关后标句号。例如，“抄送：市委各部门，市人大

常委会办公厅，市财政厅，市教委。”如主送机关移至主题词之下，标志方法同抄送机关。 （3）印发机关和印发时间 印发机关和印发日期位于“抄送”之下（无抄送则在主题词之下），占 1 行位置，用

3 号仿宋体字标志。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公文付印的日

期为准，用阿拉伯数字标志。 版记中各要素之下均加一条反线。宽度同版心。 版记应置于公文 后一页，版记的 后一个要素置于 后一行。

示 例

××市××区人民政府文件

×府〔2009〕8 号

印发关于改善××区政务服务

环境的工作方案的通知

各镇政府、街道办事处，区府直属各单位：

现将《关于改善××区政务服务环境的工作方案》印发给你们，

请认真贯彻执行。

××市××区人民政府

二○○九年九月十一日

■■87

第二章 文书的种类、体式和稿本

三、公文的特定格式

公文还有一些特殊格式。

1．信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30 毫米，一般采用小标宋体字，字号以醒目

美观为原则，由发文机关酌定。发文机关全称下 4 毫米处标志一条武文线（上粗下细），

距下页边 20 毫米处标志一条文武线（上细下粗），两条线长均为 170 毫米。每行居中排

28 个字。发文机关名称和双线均为红色。首页不显示页码。两线之间各要素的标志方法

同一般公文。 信函式格式与一般公文格式的不同主要有以下几个方面。 （1）发文机关标志不同 一般公文的发文机关标志主要构成形式为发文机关全称或规范化简称加“文件”两

字组成，但信函式公文的发文机关标志只标发文机关名称，不加“文件”两字。例如，

以广东省人民政府的名义发一份通知时，其发文机关标志一般为“广东省人民政府文件”，

但在信函式公文中要使用“广东省人民政府”。 （2）没有签发人 按《国家行政机关公文格式》的规定，上行文需要标注签发人，以示对内容负责。

信函式公文主要用于平行文，因此没有签发人格式。 （3）上白边留得较少 信函式公文的发文机关标志距离上页边只有 30 毫米，打破了一般公文的上白边宽为

37 毫米±1 毫米的规定。 （4）间隔线特殊 在一般公文中也有间隔线，首先文头和主体部分中间有一条红色反线，文尾各要素

之间均有一条黑色间隔线。而信函式公文的两条间隔线分别为武文线和文武线，且均为

示 例

主题词：行政事务 政务服务 方案 通知

抄送： 区委常委、区人大主任、区政协主席、副区长，区委办、

区人大办、区政协办、区纪委办、区委各部委、区武

装部、区人民法院、区人民检察院、各民主党派、各

人民团体、口岸各查验单位。

××市××区人民政府办公室秘书科 2009年9月11日印发

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红色。 另外，份数序号、密级、紧急程度、发文字号等要素均在武文线之下，而在一般公

文中，份数序号、密级、紧急程度均在红色反线上面，发文字号在其下。

2．命令格式

命令标志由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发

文机关酌定。命令标志上边缘距版心上边缘 20 毫米，下边缘空 2 行居中标志令号；令号

下空 2 行标志正文。正文下一行右空 4 字标志签发人签名章，签名章左空 2 字标志签发

人职务。联合发布的命令或令的签发人职务应标志全称。签发人签名章下一行右空 2 字

标志成文时间。命令或令不加盖发文机关印章。命令标志和签发人签名章均为红色。其

他各要素标志方法同一般公文。

3．会议纪要格式

会议纪要标志由“××××××会议纪要”组成，上边缘距版心上边缘 25 毫米，采

用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但 大不能超过 22 毫米×15 毫米。下空 2行用 3 号仿宋体字居中标志发文字号，下空 1 行用 3 号仿宋体字标识发文机关和成文时

间，发文机关和成文时间之下 4 毫米处印一条与版心等宽的红色反线。发文机关放在横

线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。红色反线下空二行用 2 号小标宋体字居中标

志会议纪要标题。标题下空 1 行为会议纪要正文，用 3 号仿宋体字，每自然段首行左空

2 字，转行顶格。受文单位放在公文末尾。会议纪要不加盖印章。

四、行政公文格式的其他有关规定

1．行政公文用纸格式

《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》规定，行政公文用纸为国

际标准 A4 型纸，其成品幅面尺寸为 210 毫米×297 毫米，并对行政公文用纸的各项技术指

标做了详细而明确的规定。公文页边与版心尺寸，公文用纸天头（上白边）为 37 毫米±1毫米，公文用纸订口（左白边）为 28 毫米±1 毫米，版心尺寸为 156 毫米×225 毫米（不含

页码）。公文用纸一般使用纸张定量为 60～80 克/每平方米的胶版印刷纸或复印纸。纸张白

度为 85%～90%，横向耐折度≥15 次，不透明度 85%，pH 值为 7.5～9.5。

2．排版规格

公文正文采用 3 号仿宋体字，一般每页排 22 行，每行排 28 个字，双面印刷，左侧

装订。

3．页码和表格

页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标志，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一

■■89

第二章 文书的种类、体式和稿本

条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7 毫米，如“—1—”。单页码居右空 1 字，双页码

居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标志页码。 公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表格

的左下角，双页码置于表格的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附 A4 纸型表格，且当 后一页为 A4 纸型表格时，封三、封四应为空白，

不放置页码，将 A4 纸型表格装订在封三前，不应贴在文件 后一页（封四）上。

4．行政公文的图文颜色

在一般情况下，除发文机关名称、眉首的间隔线和落款印章为红色外，其余部分均

为黑色。 公文格式制作必须严格遵守规范，各项目不能残缺，其位置关系不能随意颠倒，否

则就会影响公文的完整性和严肃性，甚至影响公文的权威性和效力。

五、行政公文的行文规则

行文规则是指行政公文在运行中应遵守的各项规定。为了准确运用行文规则，确保

行政公文的正常运行，首先要了解并正确地确定行政公文的行文关系和行文方向。

（一）行政公文的行文关系

行文关系是行文时发文单位与受文单位的关系，是机关单位工作正常运转的组织关

系在公文运行中的体现。目前，政府机关的组织关系主要有下面几种。 1）上下级关系，即领导和被领导关系。例如，我国的行政管理系统的国务院和省政

府、市政府、县政府、乡（镇）政府之间；省政府内一个厅内部厅和处、科之间，都是

领导和被领导关系。 2）平级关系，即同等级别的关系。例如，省政府与省政府之间，市政府与市政府之

间，县政府与县政府之间，省政府下属的各个厅之间，厅所属的各个处之间，处所属的

各个科之间都是平级关系。 3）隶属关系，是指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关

系。例如，省政府与其管辖范围内的市政府、县政府、乡（镇）政府之间，省政府与

其属下的厅之间都是隶属关系。 4）非隶属关系，是指不是同一垂直组织系统，不发生直接职能往来的机关之间的关

系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。例如，省政府下属的各个厅与市政府之

间，省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间，都属于非隶属关系。 根据机关的组织原则和工作需要，有隶属关系的上下级机关之间，上级可向下级行

文指挥、布置工作，了解情况，处理问题，回答请示询问；下级则应按照上级来文精神

开展工作，向上级行文报告情况，请求指示。非隶属关系的机关单位之间，包括平级或

不同级别的机关单位之间，由于不存在逐级、直接的领导与被领导关系，因而它们之间

如果需要联系、沟通、协调或共同办理事务，则可通过“函”这种知照性行文进行协调，

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或用联合行文方式共同处理。

（二）行政公文行文规则的内容

行文规则作为公文运行中应遵循的规矩、法则，《国家行政机关公文处理办法》第四

章对其进行了详细的规定。 为了避免随意行文及行文紊乱，保证行政公文迅速而准确传递，《国家行政机关公文

处理办法》第十三、第十四条明确规定行文的根据是“行文应当确有必要，注重效用”，

“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。具体的行文规则包括以下几个方面的内容。

1．平行文规则

政府各部门依据部门职权可以相互行文；除了以“函”的形式商洽工作、询问和答

复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

2．下行文规则

1）政府各部门依据部门职权可以向下一级政府的相关业务部门行文。 2）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关

应当责令纠正或撤销。 3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 4）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

3．上行文规则

1）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应

当用抄送的形式，但不得抄送其下级机关。 2）“报告”不得夹带请示事项。 3）一般不得越级请示和报告。 4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送

“请示”、“意见”和“报告”。 5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

4．联合行文规则

1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。 2）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。 3）政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。 4）政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

5．其他行文规则

1）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明

■■91

第二章 文书的种类、体式和稿本

确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政

府同意。 2）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第四节 文书的稿本

文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过

程中的作用，以及使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本。

一、文书的文稿

文书的文稿包括草稿和定稿两种。

（一）草稿

草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。文件在定制稿件之前的历次

文稿都称之为草稿。草稿是未定型的非正式文件，草稿形成以后还要经过审核、签发等

处理环节。草稿有以下特点：第一，尚未定型，草稿总是处于一种动态之中，随时可以

被修改；第二，非正式、无效力，草稿不属于正式文件，不具备现实执行效用。 草稿按其文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求稿、修改稿和送审稿。讨论

稿是指某些比较重要的文件，起草之后需要多方面征求意见，往往就把草稿打印成许多

份，发给有关方面或有关会议，以便讨论。讨论稿本质上还是草稿，它多是在机关内部、

平级机关和上级对下级时使用。修改稿也叫修正稿，它是根据各方面讨论提出的意见，

对讨论稿进行修改之后形成的文稿。有的重要文件可能要经过多次讨论修改，从而形成

多次修改稿。修改稿较讨论稿成熟些，但基本上还属于未定稿范畴。送审稿是下级机关

向上级机关报送审批的文稿。 公文的草稿，尤其是一些重要的文件的草稿，反映了公文在起草过程中内容的形成

与变化，记录了参加文件起草人的观点和意见，尤其是领导人批示和亲自修改笔迹的草

稿，都应当妥善保存。

（二）定稿

定稿是指公文的草稿经过修改并有领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的

后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一

可靠的标准稿。定稿又称“原稿”、“正稿”、“底稿”，但使用“定稿”这一称谓更为确

切，因为它是指文稿不再修改，从思想内容到文字的表达都已经确切反映了发文机关

制发文件的意图，同时也反映了公文草拟、审核、签发的全过程，具有重要的参考价

值和凭证作用。 定稿与草稿具有显著的区别。定稿是“孤本”，其文面上带有文件签发人的签发标

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信息、文书与档案管理

记，会议批准通过的定稿有会议批准通过情况的记载。凡需保存的公文，其定稿也应

予以保存。 定稿上面的领导签发标志决定了它的效力，是印制文件和日后工作的查考的直接凭

证。从这一点上讲，它具有比正式文件更大的权威性，是制作正本的唯一依据。所以，

定稿要与正式文件的样板一同保存。

二、文书的文本

同一文件根据它们的不同用途，可以分为正本、副本、存本和复制本。一些法规性文

件又有试行本、暂行本的形式，同一内容的文件使用不同的文字就又形成不同文字的文本。

（一）正本

正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生

效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。 正本具有 3 个特点：第一，根据定稿制作，凡不根据定稿制作的都不是正本；第二，

发给主送机关，非此不算正本；第三，具有实际效力，具有行政或法律的作用。这 3 个

特征紧密联系，不可分割，只有同时具备这 3 个特征的稿本，才能称为正本。 在实际工作中，根据内容的成熟程度和时间等因素，正本可以分为定型本、试行本、

暂行本和修订本。 1）定型本，指一次定型、长期有效的文本。但一次定型，并非永远不变，随着情况

的变化，还可能制定新的文件。 2）试行本，指发文机关认为规范类文书的内容尚未成熟，日后需根据实践的检验情

况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。其明显标志是在标题

后用圆括号注明“试行”字样。 3）暂行本，指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，

暂且制发的文本，在暂行期内具有法定效力。其明显标志是在标题中或标题后注明“暂

行”字样，如《专利资产评估管理暂行办法》、《上海市国家行政机关电子公文管理办

法（暂行）》。 4）修订本，指对已发布生效的规范类文书，经时间检验重新予以修改补充后再行发

布的文本。自修订本发布之日起，原文本即行失效。修订本常在标题后用圆括号注明“修

订本”或“某年某月某日修订”字样，如《美术品经营管理办法》（1997 年 12 月 31 日

修订）。 文件正本的形成，在实际工作中也常有例外，如各种记录性文件，包括会议记录、

电话记录、值班记录、信访记录等。这些文件的正本，是直接在工作中形成的，并不经

过由草稿到定稿，再转化为正本的过程，否则便不能真实、准确、详尽地反映工作情况。

还有一些领导同志的亲笔复信，原件批回的文件等，都是直接拟文盖章发出的。对于这

些没有经过从草稿到定稿审核、签发、校对、印刷等处理环节的文件，应该格外注意讲

究其书写的格式、方法。否则，就会给文件处理带来不便，并在一定程度上影响它们的

■■93

第二章 文书的种类、体式和稿本

保存和利用价值。

（二）副本

副本是指公文形成后，由于实际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文

本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。副本又称抄本。副本的内容如

果是与正本全文相符的，统称为副本。如果只是正本的部分内容，则称为摘录副本或节

录副本。 副本的作用是代替正本供传阅、参考和被查使用。 副本产生的原因和形成情况有以下几个方面。 1）当发文分主送机关和抄送机关时，主送件是正本，抄送件应视为副本。 2）发文机关的正式文件在制成发出并留下存本后，其他供机关内部作为参考资料使

用的多余份数，应视为副本。 3）收文机关根据收到的正式文件进行复制的一切文本，即使是具有行政、法律效

力，都应一律视为副本。例如，上级机关为了简化办文手续，加快文件运转，将有关

领导同志在下级来文上的重要亲笔批示的原件复制一份，原件留下，而把复制件（副

本）发给原发文机关作为办事和执行依据；又如，省人民政府办公厅翻印下发国务院

文件，尽管也具有行政效力，必须贯彻执行，但同国务院办公厅制发的文本比较，只

能算是副本；再如，上级机关通过特定报刊公布并注明不另行文的文件，虽然也具有

正式文件的作用，但它是报刊根据正式排版翻印的，也只能作副本看待。当然，这几

种副本都是必须归档的。 总之，根据定稿制作的公文，除了发往主送机关的正本和本机关留下的存本外，其

他派生的稿本，以及一切根据正本复制的稿本，都是副本。正本和副本的本质区别，并

不在于印制时间的先后，也不在于内容、外形、色彩是否完全一致，而在于它们的作用

和目的不相同。

（三）存本

公文的存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的

印制本。 存本是根据正本印制甚至是与正本同时印制出来的，除印章和签署外，具有正本

所有的文件格式和附加标记。存本是由正本转化而来。正本转化为存本的条件，就是

失去了“发给主送机关”的特征而被作者自己留存下来，作为与定稿相对照和检查证

明文件发出后是否达到了预期目的之用。当文件内容发生疑问时，有关部门可以将存

本与定稿核对，以便分清内部各部门或人员的责任；还可以将存本与正本核对，以便

分清内部与外部的责任，所以发文机关必须将存本与定稿一起立卷归档。

（四）复制本

复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。其主要作用是

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信息、文书与档案管理

在于便利收文机关贯彻执行、转发、批转公文。公文复制件作为正式公文使用时，应加

盖复印机关的印章，具有同等行政和法律效力，应当与正式印发的公文同样管理。

练 习 题

一、简答题 1．文书工作的任务和内容是什么？ 2．文书有哪些种类？ 3．通用文书的分类和内容是什么？ 4．简述文书的格式。 5．文书稿本的内容有哪些？ 二、案例题 案例一 大华公司总经理指示行政部季主任：查一下 2009 年给锻接车间的“批复”件中规定

它们今年减少生产 WWll-6 组件的具体数字是多少。季主任吩咐文档室查找，结果管文

档工作人员追查了 2009 年所有文件也未找到，仅查到锻接车间“要求减少生产 WW11-6组件”的请示。经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时

间一长，也就不了了之。因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都

受到了应有的处分。 案例中文件失踪，问题出在哪一环节？ 案例二 越城公司张总经理要求到任不久的申秘书将全国同行业中十大公司最近 5 年内每年

的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研

究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。20 多分钟后，一份按要求打印的清晰表

格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，总经理的脸上露出了

笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。 申秘书为什么能得到领导者的赏识？ 案例三 某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的办公桌前上

网。而计算机里有些机密文件还没有放到特定的文件夹，而是放在桌面上。 作为秘书，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客户？ 案例四 小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件，而且信里

写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？ 小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆

毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先

■■95

第二章 文书的种类、体式和稿本

解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了以下步骤。 发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。把信纸按原样折

叠好，放回信封。取一张便士贴，上面写上“Sorry，opened by mistake”，并签上自己的

姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。每天规定的呈送邮件的时间里，把这封错误开拆

的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室。如总经理室无人，当面向总经理道歉；

若有其他人在，则过后道歉。 通过一系例处理，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅

解。事后，小王及对总结经验教训。小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工

作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。客观上，

是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。这需要学习识别哪些是没有表明性质的私

人信件。小王得出以下经验：一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信

即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆；二是学会辨别公务信件和私人信件的差别，

一般来说，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人

信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公

开出售的；三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。 根据案例资料，完成下列问题。 1）小王的做法是否值得借鉴呢？为什么？ 2）秘书该怎样细致高效地处理邮件？ 案例五 沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件

取了出来，用专用信袋装好，提着走进了自己的办公室。略微整理了一下，就坐在自己

的办公桌前开始工作了。 沈小姐数了下信件的数量，一共 21 件。她先把公函和私人信函分开，把有密级要求

的、标有“某某亲启”的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类：有 5 封信是人事

科的；7 封信是销售科的；1 封是财务科的；1 封写着教育科的，但公司没有这个部门，

她把这封信归到培训部去了；1 封信上写有“总经理亲启”；另 2 封是总经理办公室的；

剩下的 4 份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分捡。所有的来函和邮件都登记在册，也按部门

分捡归类。接着沈小姐把写有“总经理亲启”的那封信放在总经理的办公桌上，把其他

信放在各个部门的专用信格里，留下了 2 份报纸，2 封总经理办公室的信。 在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸折得几乎与信封一样大

小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小

心翼翼地剪开了信口。把信封内的信纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信

封一一别住。一封信写明有 3 份附件，但沈小姐仔细检查，只找到 2 份附件，她用红

笔在信纸上写下“缺少 1 份附件”，然后签上了自己的姓名。她想，这封信让总经理

来处理吧。 另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信。按照惯例，沈小姐决定立即复信。

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信息、文书与档案管理

她写道： 郭思源先生：

非常感谢您对我公司的关心。您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，

希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。希望我们继续合作。 再次向您致谢。敬请安好。

××公司敬上 2000 年 5 月 6 日

拟写复信稿，本已坐到计算机前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了

一遍，并写好了信封，填好了发函登记。 根据案例资料，回答下列问题 1）沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？ 2）“缺少 1 份附件”的那封信为什么要由总经理自己处理？这封信有可能是什么内

容的信？ 3）沈小姐 后为什么不用计算机打印信件，而要手写后发出？ 三、实训题 1．准确地将行政公文的具体格式标志出来，并写出一个公文格式完整的批转型

通知。 2．上网搜集文书工作的知识和案例，并作为成果进行展示。 3．上网搜集文书的种类、体式与稿本的知识和案例，并作为成果进行展示。

第三章

文书的撰制

学习目标

知识目标：通过本章的学习，学生应了解文

书撰写的基本原则与要求，熟悉

文书撰写的基本步骤与方法，掌

握常用文书的撰写要求。 技能目标：通过训练，学生应能掌握常用文

书的撰写技能。

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信息、文书与档案管理

宇宙公司是国有大型企业，初蓓是该公司办公室的工作人员，主要负责文书工作。

公司领导交给她一份公司某部门上报的文件，要求初蓓将该文件批转给下级部门。初蓓

开始拟写公文，但是在拟写公文的时候，她单纯地将原文件作为通知的主要内容来进行

处理，在公文的正文中将领导机关的批示性意见给忽略了，而且她是将文件的文种作为

通告来进行处理的。公文发出去之后，下级部门反映为什么部门文件作为下行文件下发

到各个部门，而且从文件的内容上看此公文是不能作为通告来进行处理的。领导对初蓓

进行了严厉的批评。初蓓认识到自己的错误——此次公文处理是非常不恰当的。于是，

她重新认真学习了公文处理办法。 （资料来源：刘萌，李秀兰．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

简析：在公务文书中，如批转性的文件只能使用批转型通知，在所有行政公文里只

有通知具有批转的功能，其他文种则不具有。所以，在本案例中，初蓓使用了通告文种

来批转公文，违反了《国家行政机关公文处理办法》中公文适用范围的相关规定。批转

型通知应当在公文的正文中体现出上级机关对要批转内容的具体批示，如“同意”等。

因此，公务文书工作人员应当具备高素质的职业技能，正确理解公务文书的性质、作用、

分类、格式、写作步骤等，并准确熟练地使用。

第一节 文书撰写的基本原则与要求

文书的撰写包括草拟、审核、修改等步骤。它在机关工作中是一项非常重要的工作，

同时也是机关文书工作的重要环节。 文书工作的基本原则是文书工作的总体要求，是党和国家统一规定的文书工作

的准则。1996 年 5 月，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》在

“总则”中规定：“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定

进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。”2000 年 8 月 24 日，国务院颁布的《国

家行政机关公文处理办法》中强调：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原

则，做到及时、准确、安全。”“公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、

归档和销毁。”概括起来，文书工作的原则可归纳为 10 个字：“及时、准确、安全、

统一、精简”。

一、及时

及时是对文书工作的效率要求。随着社会发展节奏的加快，作为管理手段的文书工

作也必须提高自身的适应性。首先，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的

■■99

第三章 文书的撰制

时间，以确保文书工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”；

最后，要采用现代化的手段，以加快办文速度。

案例 3-1

某省省委决定于某月某日召开一次重要会议，省委主要领导同志指定省委的 C 领导

同志一定要参加。交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代，要提前发通知，以便于

C 领导预先安排工作。值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到 C 领导的

秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C 领导有事与主要领导通电话，电话

中 C 领导说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”那位主

要领导马上找发通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到 C 领导的秘书。为

什么会出现这个问题？关键在哪里？经过与 C 领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议

通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从省委的安排，取

消了 C 领导安排的会议。 简析：作为一名专职的秘书，虽然工作繁忙，如果安排得好还是可以避免失误的。

也就是说，办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的、紧

急的事务，要及时办理。如果 C 领导的秘书能注意到这一点，立即报告，就不会出现两

会冲突的事情。 （资料来源：http://stu.wzvtc.net.cn/human）

二、准确

准确是对文书工作的质量要求。所谓准确，就是要求不出任何差错。首先，在

文书的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，

格式规范，用语确切；其次，在文书办理过程中，要体现严肃、认真的工作作风，

要建立健全各项文书工作的活动原则，合理地设计文书工作程序，改进文书工作人

员的工作作风。

三、安全

安全是对文书工作在政治上、物质上的要求。首先，要保证文书内容的安全，特别

是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规

定，建立完善的文书拟制、办理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，特别应注意

在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁；其次，要保证文书实体的

安全，最大限度地控制自然因素和人为因素对文件的损害，如防止潮湿、霉蛀，选用合

适的书写材料等。

四、统一

统一是对文书工作管理上的要求，包括管理权责上的统一、制度上的统一和标准上

的统一。权责上的统一是指各级行政机关的办公厅（室）都应当设立文秘部门或者配备

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信息、文书与档案管理

专职人员负责公文处理工作；制度上的统一是指文书工作应建立统一的文书工作制度，

如收发文制度、保密制度、用印制度、归档制度、文件销毁制度等；标准上的统一是指

文书工作应按统一的标准和规范来进行，如文件名称、格式的统一等，以此来适应现代

化技术发展的要求。

案例 3-2

一日中午将近下班时，某厅办公室印鉴管理员遇到下属公司一个常来办事的党支部

书记兼经理拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖

该厅的公章。开始监印员要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时

间了”，并说“单位已同意盖章了”。碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由，

因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。 一年后，群众揭发，该经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标骗取单位和主管厅

签印，送不合条件子女入高校读书。经有关部门查实，除对当事人作了纪律处分外，

对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分，并取消

当年“优秀党员”称号，对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育，责令其作

出书面检讨。 简析：单位印章是单位法人代表的凭证，其使用权属单位主要负责人，使用权除主

要负责人外，还有他授权分管某方面职责的副职和该单位办公室主任。办公室的印章管

理员只有代为管理的职责，只有在单位领导人签字认可的情况下，才能代领导者在正式

文书上用印。未经领导者授权随意代替单位签署意见和用印，就是越权、违纪行为。 印章管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。单位文书往来频繁，印

章使用率高，监印员政治素质就是首要，办事要做到认真细致、严肃谨慎，善于辨别事

物真伪，应变能力强。确保正确用印，杜绝印章使用的漏洞。 组织纪律性强也是印章管理员的必备素质。办公室办文、办事中，待人接物琐碎

繁杂，印章管理员往往要兼任其他方面的工作，业务上有不熟练之处在所难免，多向

领导请教、汇报，不要不懂装懂，擅自做主，方可减少或防止行文、办事用印过程中

出现的差错。 （资料来源：http://stu.wzvtc.net.cn/human）

五、精简

所谓精简，就是便捷、高效。文件工作要力行简便、讲求实效。这种原则主要体现

在以下几点。 1）发文少而精。不用事事发文，凡是能够不发的文件一律不发；能够少发文的尽量

少发；能够用其他方式解决的问题，不必一律要求发文。 2）处理文件要方便读者。能够直接传阅的，不必封装邮寄；能够会议传达的，不必

人人传阅；能够直接送阅的，不必层层传送。这样才能减少环节，节省时间，有利于文

件的传达落实。

■■101

第三章 文书的撰制

3）文件管理要利于使用。管理要严格，手续要严密。管理文件的目的在于方便使用，

因此应当根据这一目的制定文件的管理办法，使其符合精简的原则。

第二节 文书撰写的基本步骤与方法

文书是对履行公务的机关（单位）的意志所作的正式的意思表述，因此文书的撰写

具有较强的规范性和稳定性。

一、接受任务，明确主题

主题是公文的灵魂，表达了发文机关对有关公务办理的立场、观点。确定公文的主

题应该做到以下几点。 1）要符合党和国家的政策法令。《国家行政机关公文处理办法》第二十五条明确草

拟公文应“合国家的法律、法规及其他有关规定”。 2）要符合机关领导意图。 3）要单一、鲜明，有强烈的针对性。单一就是一篇公文只能有一个主题。鲜明就是

肯定什么、否定什么、赞扬什么、批评什么、提倡什么、制止什么，不能含糊不清。强

烈的针对性就是主题所包含的意见、主张、办法、措施，是为何人、何事、何问题而提

出的，清清楚楚，便于人们理解、把握、贯彻和执行。

二、围绕主题调查研究

发文目的和主题明确之后，就可以围绕主题收集材料和进行一定的调查研究。当然，

这也要根据具体情况，如拟写一份简短的通知、公告，通常就不需要专门做收集材料和

调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以写作了。但对于较为复杂的问题，

还要进行具体的分析和归纳，如拟定工作计划与总结、起草规章条例等。 在此基础上，收集和阅读有关的文字材料，实践中收集生活材料。例如，要草拟本

单位的年度工作计划，首先需要查阅往年的工作计划及总结，参考相关的同类工作计划

等，还要研究本单位今年所面临的形势、中心任务及上级要求等。 总之，该阶段是一个酝酿的过程，是为了掌握全面、大量的素材，经过分析思考产

生一个认识上的飞跃，为接下来的工作做准备。

三、根据情况选择文种

文种是公文标题的重要组成部分，作用主要在于概括表明文件的性质、用途与发文

机关的职权范围，为公文的撰写提供便利。正确选择文种有以下 3 个依据。 1）根据作者与受文者之间的工作关系来选择上行、平行、下行文种。领导与被领导

的关系、平行与不相隶属的关系要分别用不同文种。 2）根据作者的法定权限选择文种，如“命令”等。

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信息、文书与档案管理

3）根据行文目的和行文要求以及表现主题的需要选择文种，如“请示”、“报告”等。

四、总体构思，拟写提纲

提纲是文章的骨架，写公文时，必须先有一个总体构思，如这篇公文要分几个层次，

重点在哪个层次，然后按层次拟写一个提纲，组成公文的基本框架。此外，每个层次要有

针对性的拟写内容，以免前后混杂，层次不清。拟写的提纲力求精炼，格式相同或相似。

这一环节旨在确定公文内容的整体表达次序、正文各部分之间的衔接配合以及过渡照

应情况，为即将开始的起草工作设计整体框架。这相当于为拟写公文做写作方案的准备。

五、撰写公文，草拟正文

拟稿撰写公文是形成公文的第一步，公文内容质量的高低直接关系到公文处理的效

率。因此，草拟公文应当做到内容准确无误，符合公文文体要求，格式正确。

1．公文标题

公文标题是公文内容的撮要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因

素的影响，公文标题时常出现一些毛病，如要素不全。完整的、规范的公文标题一般应

具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什么

文种发文。当然，特殊情况也可省略标题中的 1～2 个要素，但不可随意省略。再如乱用

文种、提炼不精、题不达义等。

2．公文开篇

公文开头的方式讲究“直”、禁忌“曲”，开门见山，直话直说，用简要的文句说明

全文的目的或结论，主要形式有交代式、结论式、概述式和简介式。

3．公文主体

1）按事物发展的时间顺序排列。通报、报告、会议纪要常用。 2）按事件构成要素的逻辑次序排列，也就是按时间、地点、人物（单位）、过程、

原因、结果、善后等逻辑次序组织正文。报告、通报、通知常用。 3）按提出问题—分析问题—解决问题的事理逻辑层次排列。大多数公文可用。 4）按构成事物总体的各“部分”的性质及相互关系排列。规范性文件、指导性文件

常用。

4．公文结尾

除了公告、决定、通告、通知、函没有专门的开头、结尾部分外，常见的公文结尾

有以下几种方式。 1）期请式，即在结尾处写上期望、请求一类的话。请示、报告、函常用。 2）总结式，即用揭示主题、总括全文主要意见的话结束全文。通报、报告常用。

■■103

第三章 文书的撰制

3）说明式，即把需要补充说明的内容写在文末。法规、办法常用。 4）号召式，即公文最后结束时发出号召、提出要求。决定、通告、通报、通知常用。 5）首尾照应式，即隔着主体，互相照应，能起到概括全文、突出主题、加深读者印

象的效果。请示、报告、意见以及法规性公文、指导性公文常用。

阅读资料

公文标题病例分析

一、格式不规范 例 1：《通知》 例 2：《××县人民政府决定》 例 3：《××县粮食局关于夏粮收购几个问题的报告》，《××县教育局关于要求拨款

抢修中小学危房的请示报告》 例 4：《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》 例 5：《××县人民政府税收财务物价大检查情况通报》 例 6：《××市环保局关于要求拨付全市环保工作会议经费的请求》（市环保局向市

财政局行文） 《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》在公文格式中都

规定：公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。例 1 无发文机关名称和公文主题。

例 2 无公文主题。例 3 是请示与报告不分，应是“请求”。例 4“有关事宜”不是文种，应

改为“通知”。例 5“税收”前少“关于”二字，“通报”前少“的”字，不符合公文标题拟

制的语法要求。例 6 应把“请示”改为“函”，因为不相隶属机关之间商洽工作、询问和答

复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等应用“函”，而不能用“请示”。 二、表达不清楚 例 7：《中共××乡委员会关于×××同志先进事迹的通知》 例 8：《××县物价局关于农村化肥问题调查情况的报告》 例 9：《××镇人民政府关于粮食问题的通知》 例 7 应在“关于”之后加上“学习宣传”4 字。例 8 应在“化肥”之后加上“价格”

二字。例 9 应注明是粮食的价格、收购、供应，还是储运等问题，让人一目了然。 三、语言不简练 例 10：《××市教育局关于认真贯彻落实中共中央纪委检查委员会关于不准干扰大

学毕业生分配工作通报精神，做好我市应届大学毕业生分配工作的通知》 例 11：《中共××县委，××县人民政府关于印发×××同志在全县计划生育工作

会议上的讲话、×××同志在全县计划生育工作会议上的总结发言和×××同志关于全

县计划生育工作情况的报告等三个文件的通知》 例 12：《××县民政局转发××市民政局转发自治区民政厅关于认真做好拥军优属

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信息、文书与档案管理

工作的通知的通知的通知》 例 10 公文主题不简明扼要，应改为《××市教育局关于认真贯彻中纪委×号通报精

神，做好应届大学毕业生分配工作的通知》。例 11 标题显得十分臃肿冗长，可改为《中

共××县委、××县人民政府关于印发全县计划生育工作会议三个文件的通知》。例 12啰标题显得非常繁杂 唆，可改为《××县民政局转发自治区民政厅关于认真做好拥军优

属工作的通知》。 四、标点不准确 例 13：《××市人民政府关于转发“××市安全防火工作管理规定”的通知》 例 14：《××县人民政府批转〈××县农业局关于加强晚稻田间管理工作的意见〉

的通知》 按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，除批转法规性文件外，一般不加书名

号。例 13 该用书名号的而未用；例 14 不该用书名号的却用了书名号。 （资料来源：http://stu.wzvtc.net.cn/human）

第三节 常用文书的撰写

一、上行公文

（一）报告的格式和写法

报告的格式和写法主要有以下几点要求。 1）标题，包括事由和公文名称。 2）主送机关，收文机关或主管领导人。 3）正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，若是报情况，应有情况、说明、结

论三部分，其中情况不能省略；若是报意见，应有依据、说明、设想三部分，其中意见

设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头多使用导语式、

提问式，给予总概念或引起注意。主体可分部分加二级标题或分条加序码。 4）结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省略。 5）落款和日期，在正文后右下方写上发文机关和日期。 写报告要注意情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。

示 例

关于我市安全工作情况的报告

省委、省政府： 根据省委、省政府××（×省〔2009〕2 号）要求，我们检查、总结了我市近年来

的安全工作情况。现报告如下：

■■105

第三章 文书的撰制

基本情况、事故原因和教训、今后措施。 以上报告，如有不当之处，敬请指示。

中共××市委员会（盖章） ××市人民政府（盖章） ××××年××月××日

（资料来源：刘萌．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

案例 3-3

××县教育局关于乡镇中小学校舍普查情况的报告

×县教字[2003]18 号 县政府：

根据县政府 2002 年 12 月 15 日通知精神，我局会同各乡镇政府对全县××个乡镇所

属中小学校舍情况进行了全面的调查。整个调查工作于 2003 年 3 月 31 日结束。现将有

关情况报告如下： 一、全县乡镇现有中小学××所，校舍总面积××万平方米。其中达标校舍面积为

××万平方米，占总数的××％。 二、在未达标校舍中，属于严重危房已不能完全使用的占××％，经简单维修尚可

在秋季开学继续正常使用的占×％。目前全县共有××所乡镇中小学校舍全部属于严重

危房，需重新规划建设。 三、为解决危房校舍影响正常教学的问题，我局近两年来协调相关乡镇政府，尽可

能就地就近临时安排，保证不中断教学。但由于校舍长期难以固定，导致相当部分学生

流失，辍学现象一度达该类学校学生总数的××％。 四、为最大限度地缓解这一现象，在此次校舍情况普查前的一年中，我局已动用当

年全县校舍维修经费的 90％计××万元，尽可能保证一般可维修校舍的正常使用。故截

至目前，此类校舍未致影响各相关学校的教学。 五、由于××所中小学校舍已不能继续使用，故普查过程中我局与相关乡镇政府共

同考察，详细测算，拟定出重建校舍所需各项费用，列表如附件。为保证秋季新学年开

学时新生能正常入学，并能进一步降低辍学率，请县政府考虑 2003 年 5 月底前一次性拨

专款×××万元，由我局统一调配，各相关乡镇政府亦已做好准备，一俟经费到位，即

可立即开工，力争 2003 年 8 月底前建好新校舍并交付使用。 以上报告，请予审阅。 附件：（略）

二○○三年四月十日 简析：这是一篇政府职能部门向其上级呈递的公文。该报告行文思路清晰，内容有

序；语言严谨简明，语体应用得当，显示了公文拟制者较强的语言能力。但是，按公文

使用的规范化要求衡量，这份报告尚存在以下几点较为突出的不足。

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信息、文书与档案管理

第一，发文字号标列不规范。按行政公文格式的国家标准，发文字号中年度应用六

角括号“〔〕”括起，这是为了避免引用公文用小括号括起所引公文发文字号时，出现小

括号中含有中括号的层次混乱问题。另外，序号前不应加“第”字。至于机关代字中出

现的“字”，尽管这是相当普遍的情况，而且有关标准中并未明确限制，但从力求简要的

角度考虑，还是不加为宜。 第二，引用公文不合国务院 2000 年 8 月 24 日发布、2001 年 1 月 1 日起施行的《国家行

政机关公文处理办法》的要求。应先引标题，后引发文字号，这样才便于收文者查阅、核对。 第三，报告内容中明显包含着请示事项，即文中第五点请求拨付专款的要求。《国家

行政机关公文处理办法》规定，“报告”不得夹带请示事项。这是对公文写作的一项相当

明确而严格的要求。1993 年 11 月 21 日国务院办公厅修订、1994 年 1 月 1 日起施行的《国

家行政机关公文处理办法》，就已明确了这一条规定，并将“报告”和“请示”由一类中

的两种分开单列成两类，以示区别。这是对长期以来“报告”与“请示”混淆不分情况

的强化制约。从公文运作实际看，曾流行近 20 年的“请示报告”这种不伦不类的“文种”

已经绝迹，相当多的文秘工作者拟制公文时特别注意避免“报告”与“请示”相混淆的

现象。但毋庸讳言，在“报告”的行文内容中，仍然存在着夹带请示事项的情况，尤其

是一些基层机关单位在公文拟制上表现得更为明显。“报告”是陈述性上行文，“适用于

向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”；而“请示”则是请求性上行文，

“适用于向上级机关请求指示、批准”。从时效性上看，“请示”明显强于“报告”，因此，

在并不需要上级机关予以答复的“报告”中夹带请示事项，该事项极易被延误。这应该

是《国家行政机关公文处理办法》在“行文规则”中作出“‘报告’不得夹带请示事项”

规定的根本性原因。因此，前引“报告”就应将要求拨专款的第五点拿出来，单独以“请

示”行文。文题可定为“关于请核拨校舍修建专项经费的请示”。这样既突出了请示事项，

又显示了相当强的时限要求，于工作自然极为有利。 （资料来源：刘萌．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

（二）请示的格式和写法

请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。

1．标题

一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。

2．正文

正文一般由 3 个部分组成。 （1）请示缘由 提出请示的原因和理由。 （2）请示事项 提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级

■■107

第三章 文书的撰制

机关参考。提出的请示要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾。 （3）请示要求 应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示”、“妥否，请批

示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等。

示 例

省经济研究中心关于嘉奖王×的请示

省总工会： 我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织，

故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心王

×同志立功一事请示如下： 王×，男，51 岁，1965 年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研

究工作，作出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。

其中《×××》和《×××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖，《×××》被评

为全国科普鼓励奖，其本人已被编入中青年科学家辞典。 根据×总发〔2009〕文件精神，王×同志符合立功条件，望予嘉奖。 以上妥否，请批示。

省经济研究中心 ××××年××月××日

（资料来源：刘萌．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

案例 3-4

某地委统战部为了及时贯彻省委和地委关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士

的指示精神，向各县（市）委下达了一个通知。通知内容如下。 关于认真负责地推荐优秀的党外人士进入各级领导班子的通知

各县（市）委： 为了进一步加强统战工作，充分调动党外人士的积极性和创造性，根据省委、地委

关于积极向各级领导班子推荐优秀党外人士的精神，特作如下通知： 1）略。 2）每个县（市）都要推荐 3～4 名优秀党外人士进入县政府、县人大常委会、县协

的领导班子中。 3）每个县（市）都要建立起一个党外人士人才库。 4）（略）。 以上通知，望认真执行。

中共××地委统战部 199×年×月×日

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信息、文书与档案管理

某县委办公室接到这个通知后，负责办文的某副主任感到为难，征求负责督查同志

的意见，也觉得不好执行，也无法立项督查。于是就向地委办公室反映。地委办公室的

同志与地委统战部的领导同志协调后经地委领导同意，采取地委办公室转发的形式下达

各县（市）委贯彻执行。 简析：该地委统战部根据自己的职责，主动发文贯彻地委精神，为什么某县委办公

室认为无法执行呢？这是因为干部工作属于组织部门的职责，要贯彻这个通知精神，就

必须将文件转县委组织部落实，并进行立项督查。这变成组织部去贯彻落实统战部的指

示，显然不符合党委各部门的职责。地委统战部的工作作风应该肯定的，那怎样才能迅

速贯彻地委的意图呢？《中国共产党机关公文处理条例》第四章“行为规则”中明确规

定：“党的机关行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。”党委各部门在各自职

权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下

级党委行文；党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。据此，地委统战部可

以通过两条途径行文落实地委的指示精神：一是向地委请示以地委或地委办公室名义向

各县（市）委发文并起草代拟稿；二是地委统战部行文指示各县（市）委统战部提出贯

彻落实意见报县（市）委批准。 （资料来源：卢斌，刘永成．2001．信息工作与调查研究．北京：高等教育出版社）

二、平行公文

（一）议案的格式和写法

议案一般由公文常规的标题、正文和落款 3 部分组成，落款亦分上、下款。

1．标题

标题由发文机关、事由（提请审议事项）和文种 3 部分构成。例如，《国务院关于提

请审议〈中华人民共和国劳动法（草案）〉的议案》，发文机关是国务院，“事由”是“关

于提请审议《中华人民共和国劳动法（草案）》”，“文种”即“提案”。

2．正文

从内容上看，由提请审议内容、说明（缘由、目的、意义、形成过程等）和要求

组成。从形式上看，除多以“要求”结尾外，还可以从提出审议事项开头，然后加以

说明；也可以在开头说明议案的缘起或目的意义或形成过程，然后再提出审议事项，

再结尾。

3．落款

上款，即收文机关，某人民代表大会或其常务委员会，有的要写明某次或第几届第

几次会议。下款，发文机关和行政首长签名，另行写提请审议的年月。

■■109

第三章 文书的撰制

示 例

××市人民政府关于提请审议《××市乡镇企业条例（试行）》的议案

市人民代表大会常务委员会： 为保障乡镇企业的合法权益，规范乡镇企业的行为，促进乡镇企业提高效率，持续、

健康发展，经调查研究，在广泛征询各方意见的基础上，草拟《××市乡镇企业条例（试

行）》。此草案业经市政府同意，现提请审议。

××市市长：××

××××年×月×日

（资源来源：郑崇田.1997.实用写作宝典.延吉：延边大学出版社）

（二）函的格式和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。以下主要介绍规

范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部 3 部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下。

1．首部

首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。 1）标题。公函的标题一般有两种形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成；

另一种是由事由和文种构成。 2）主送机关。其指受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范

化简称，其后用冒号。

2．正文

正文结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1）开头主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，

然后用“现将有关问题说明如下：“或”现将有关事项函复如下：“等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文

的缘由。 2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一

函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请

求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属

于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

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信息、文书与档案管理

3．结尾

结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及

时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4．结语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语，如“特此函

询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属

便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

5．结尾落款

结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

示 例

国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅（局）级直属海关问题的复函

国办函〔2002〕31 号 浙江省人民政府、海关总署：

浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》（浙政〔2001〕27号）收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：

同意宁波海关升格为正厅（局）级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。 其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。

国务院办公厅 〇〇二 二年四月十八日

三、下行公文

（一）决定的格式和写法

1．标题

决定的标题格式一般采用公文标题的常规模式，即由发文机关、主要内容和文种构

成，如《国务院关于全面推进依法行政的决定》。

2．正文

决定的正文分为开头、主体和结尾 3 部分。开头写发布决定的背景、根据、目的和

意义；主体写决定的事项；结尾主要写执行要求或希望号召。

■■111

第三章 文书的撰制

示 例

××省人民代表大会常务委员会关于批准《××市环境保护条例》的决定

（1990 年 5 月 10 日） ××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准××市第×届人民

代表大会常务委员会第×次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。 （资料来源：郑崇田．1997．实用写作宝典．延吉：延边大学出版社）

（二）通知的格式和写法

1．通知的标题

通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关、主要内容和文种组成，如

《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知》。也可以

省略发文机关，由主要内容和文种组成标题，如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意

见〉的通知》（国土资发〔1999〕222 号）。 发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。 批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号，

如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。

2．通知的主送机关

通知的发文对象比较广泛，因此主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。例

如，人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：各省、自治

区、直辖市人事（人事劳动）厅（局）、监察厅（局）；国务院各部委、各直属机构人事

（干部）部门、监察局（室）。 由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思

熟虑后确定下来的。

3．通知的正文

（1）通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有

关背景、根据、目的、意义等。 晓谕性的通知，也可参照上述写法。例如，《国务院关于更改新华通讯社香港分社、

澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式；《国务院办公厅关于

成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。 批转、转发文件的通知，根据情况可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转

发对象和转发决定为开头，无须说明缘由。

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发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。 （2）通知事项 这是通知的主体部分，所发布的指示，安排的工作，提出的方法、措施和步骤等，

都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 晓谕性通知有时需要列出新成立组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职

权的变动等。 （3）执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，

可以没有这一部分。 其他篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。

示 例

关于放寒假的通知

学院各单位： 按照教学计划，我院今年寒假起止日期为 1 月 16 日至 2 月 26 日。现将有关事项通

知如下： 1．1 月 14 日、15 日（周四、周五）为教师批改试卷、登分等工作时间，2 月 27 日、

28 日（周六、周日）为学生报到、注册时间。这 4 天全体教职员工照常上班。 2．任课教师须在 1 月 15 日晚 12 时前完成期末考试阅卷及相关工作。 3．请各单位安排好假期值班和安全保卫工作。注意锁好门窗、关好电闸等，消除安

全隐患。 4．寒假期间，值班人员要尽职尽责，做好电话记录，处理好日常事务。如遇紧急情

况要及时上报。同时要注意节约用水用电。 5．各单位要做好师生假期各类安全教育，确保广大师生度过一个文明、安全、祥和、

愉快的春节和假期。 学校办公室

二○一○年一月十一日 （资料来源：卢斌，刘永成．2001．信息工作与调查研究．北京：高等教育出版社）

案例 3-5

关于转发县长七月十七日在全县廉政会议上的讲话的通知

各乡（镇）人民政府，县直各委、办、局： ×××同志七月十七日在全县廉政会议上的讲话，阐述了廉政与勤政的关系，布置

了当前的几项工作，十分重要，今年是××建县 1400 周年，又是县、乡政府换届之年，

当前工作多，任务重，更需要廉政、勤政。为此，特将“讲话”文稿转发你们，望认真、

■■113

第三章 文书的撰制

贯彻，务必按讲话的要求，扎扎实实地搞好工作，为庆祝建县 1400 周年作贡献。 ××县人民政府

一九九○年七月二十三日 简析：通知是常用的一种公文，格式比较简单，写作起来也不复杂。这个通知基本

符合要求，格式正确，内容也讲清楚了。不足之处是文字不简洁。 从题目看，没有必要把“七月十七日”写进去，因为正文里提到了。况且，这个时

间不是什么特殊的日子，对正文来说并不十分重要。此外，“转发”改为“印发”更好。

转发件一般是下级呈送，或同级抄送，上级下发的公文。这里行文的是本级领导的一个

讲话，在其他地方没有行过文，无“转”的依据。 从正文语句看，“十分重要”后应是句号。因为这句话的意思已经完了。“特将‘讲

话’文稿转发给你们”中的“文稿”二字多余，另“转”相应题目改用“印”。“望认真、

贯彻，务必按讲话的要求”一句在“认真”与“贯彻”之间加进顿号是错误的。这一句

中的“按讲话要求”如何与“认真、贯彻”，实际上是一个意思，后者应当删去，直接说

“望认真贯彻讲话精神”即可。 （资料来源：刘萌．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

（三）通报的格式和写法

1．标题

标题由制发机关、被表彰或被批评的对象和文种构成，如《中共××省委关于表彰××同志见义勇为事迹的通报》。

2．主送机关

有的通报特指某一范围内，可以不标注主送机关。

3．正文

表彰（批评）通报正文结构有 3 部分：第一部分说明表彰或批评的原因，即写清先

进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分对所

叙述的事实进行准确的分析、中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和

事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分一般是对表彰的先进或批评的错误作出

嘉奖或惩处。最后，还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。 情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况；二是希望和要求。

4．尾部

尾部包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机

关名称，这里就不必再写。

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信息、文书与档案管理

示 例

国务院办公厅关于××省××市××县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报

1999 年 12 月 5 日，××省××市××县举行××高速公路在本县通车仪式，××

县主要领导擅自决定，让本县部分中、小学校停课参加通车仪式，近千名中小学生在风

雪天等候长达二小时，致使部分中小学生生病，学生家长和群众极为愤慨，致信中央要

求坚决制止此类现象。 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序，这是教育教学质量的保证，任

何单位和个人都不能随意破坏。现在一些地方的个别领导利用自己的权力，动辄调用中

小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动，有些地方还

因此发生了严重的安全事故，造成极恶劣的社会影响。××县发生的问题，已不只是一

般的形式主义，而是官僚主义，严重脱离群众，此类不良风气必须坚决予以制止。各地

区、各部门以及各级领导干部，要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训，切实增强

群众观念，杜绝此类事件再度发生。 中小学生是祖国的未来，他们的学习和活动安排，要有利他们的学习和身心健康。

今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定，不得擅自停课或随意组织

中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动，如确有必要组织的，须报经省级教育行政部门

批准。 国务院办公厅（盖章）

××××年××月××日 （资料来源：刘萌．2008．文书与档案管理．北京：首都经济贸易大学出版社）

（四）批复的格式和写法

批复的结构包括标题、主送单位、正文和结尾等部分。

1．标题

标题包括批复机关、批复事项和批复文种 3 部分，如《宏大公司对〈燕奇国际文化

交流公司举办“燕奇杯”书法大赛的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分，

如《关于建立东风电机厂工会委员会的批复》。

2．主送单位

主送单位即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上。批复是有针对性的，

所以不可缺少主送单位。

3．正文

正文分为开头、内容和结语 3 分。开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个

■■115

第三章 文书的撰制

请示所作的批复，要求写得严谨、明确。如《××学校关于举办“挑战杯”书法大赛的

请示》（×〔2009〕12 号）已收悉，之后一般写如“经学校研究，现批复如下”或“经

研究，批复如下”等。注意不可简单写成“××××年×月×日来文收悉”。因为许多来

文，究竟是哪份，并不清楚。

请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容就简单

明了，可直接表态，如同意的就写肯定意见，不同意的要提出有根据、有针对性的缘由。

有的批复具有一定的普遍性，则需上级机关较为详细地写明批复态度，充分阐明理由。

还有些批复可在同意的前提下，原则性地提出希望。 结语使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。 对请示的批复一般分 3 种意见：完全同意、不完全同意和完全不同意。意见不同，

写法也不同。

示 例

××市××区人民政府

×政批〔2009〕3 号 关于组建××集团的请示的批复

××实业总公司： 你公司×〔2008〕27 号文已收悉，经区政府研究，同意你公司组建××集团，特

此批复。 ××市××区人民政府

××××年×月×日（盖章）

（五）意见的格式和写法

意见一般包括标题、成文时间、正文等几个部分。有时在成文时间前注明发文机关

名称；如果以文件形式行文下发，还应有主送机关。 1）标题，由发文机关事由和文种构成，如《关于××医院医疗保障制度改革扩大试

点的意见》。 2）成文时间，可在标题之下或正文之后注明。 3）正文，包括发文缘由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。

示 例

国务院关于加快发展旅游业的意见

国发〔2009〕41 号 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 旅游业是战略性产业，资源消耗低，带动系数大，就业机会多，综合效益好。改革

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116■■

信息、文书与档案管理

开放以来，我国旅游业快速发展，产业规模不断扩大，产业体系日趋完善。当前我国正

处于工业化、城镇化快速发展时期，日益增长的大众化、多样化消费需求为旅游业发展

提供了新的机遇。为充分发挥旅游业在保增长、扩内需、调结构等方面的积极作用，现

就加快发展旅游业提出如下意见： …… 各地区、各有关部门要提高对加快发展旅游业重要意义的认识，强化大旅游和综合

性产业观念，把旅游业作为新兴产业和新的经济增长点加以培育、重点扶持，切实抓好

本意见的贯彻落实。国家发展改革委负责综合协调，国家旅游局会同有关部门进行业务

指导并对本意见的贯彻执行情况开展督促检查。各级旅游行政管理及相关部门要充分发

挥职能优势，加强协调配合，推动旅游业又好又快发展。 国务院

二○○九年十二月一日 （资料来源：http://baike.baidu.com/view/3138724.htm?fr=ala0_1_1）

案例 3-6

例 1：某地委向上级党委报送《××地委县以上党员领导干部民主生活会情况报告》，

其标的主题词为民主生活会、党员、领导干部、报告 例 2：《××市委关于转发××县党政机构改革方案的通知》，其标的主题词为：×

×县、机构改革、方案、通知 例 3：《××局关于请求批准召开全市教育工作会议的请求》，其标的主题词为：请

求、教育工作、会议 简析：上述 3 例，均出现主题词次序排列错误。公文主题词排列次序是指标引在公

文上的主题词依其内在的逻辑关系前后排列的次序，其排列总原则是：表现公文内容的

主题词在前，表现公文形式的主题词在后；表现公文整体内容的主题词在前，表现公文

部分内容的主题词在后；概括公文内容的主题词在前，分述公文内容主题词在后；地名

（机构名）、时间和人名等属自由词，它们排在表现公文内容的主题词之后；文种置于所

有主题主题词之后。 例 1 公文属单元题公文，其主题概念是“党员领导干部民主生活会”，而这个主题中

心是“党员领导干部”，应放在前面，反映与党员领导干部相关的“民主生活会”应放在

后面，最后是该文的文种“报告”，所以，该例主题词应为：党员领导干部、民主生活会、

报告。 例 2 是将地名（机构名）置于主题内容主题词前面，违反排列规则，所以“××县”

应置于“方案”之后，整体排列为：机构改革、方案、××县通知。 例 3 是将文种置于主题概念主题词前面，违反了文种必须置于全部主题词之后的规

则，所以，“请示”应放在最后。 （资料来源：余红平，胡红霞．2009．秘书信息与档案管理实务．北京：外语教学与研究出版社）

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第三章 文书的撰制

四、事务性公文

（一）计划的格式和写法

1．标题

计划标题一般由 4 个部分组成，即制定单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。

视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明草案、初稿、

征求意见稿、送审稿等。如《××市××××年环境工程实施方案（讨论稿）》。

2．引言

计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明

分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，力戒

套话、空话。

3．主体

如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何

时做”等问题。 1）目标与任务。首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进一步详

细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让

总目标、总任务具体化、明确化。 2）办法与措施。以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可

操作性的关键一环。所谓有办法、有措施，就是对完成计划必须动员哪些力量，创造哪

些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际

工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制定的措施、办法

才是具体的，切实可行的。 3）时限与步骤。工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计

划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能

职责明确、操作有序，执行无误。

（二）总结的格式和写法

总结包括标题、导语、正文和落款 4 部分。

1．标题

标题写法有两种：一种是类似公文式的标题，由“机关名称＋时间＋事由＋文种”

构成，或由“时间＋事由＋文种”构成，或由“事由＋文种”构成等；另一种是新闻式

标题，这种标题侧重在经验总结上，由引题、正题和副题构成，要求切实有力地反映出

总结的内容和特点。

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2．导语

导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况，包括交代总结所涉及的时间、地点、

机关和背景；概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求

紧扣中心，简洁精练，有吸引力。

3．正文

正文是总结的主要内容，这一部分一般要写明以下几个问题。 1）工作情况，即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤，有哪些效果，取得

了什么成绩。 2）经验和体会，即工作中哪些做法是成功的，取得成绩的主客观因素是什么。这部

分是总结的重点，在全文中占主导地位，写时要注意主次和详略，注意把感性认识上升

到理性认识的高度。 3）问题和教训，即工作中遇到哪些问题，给工作带来哪些损失和影响。这部分着重

分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总结，则应把问

题和教训当作重点来写。 4）今后的打算和努力方向，即针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施，

提出一些新的奋斗目标，以表示决心，展望前景，鼓舞斗志。

4．落款

总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名，一般不放在落款处，而写在标题中或

标题下。有的总结随文发送，所以总结上不署名。个人总结署名，一般写于正文后的右下方。

（三）简报的格式和写法

1．报头

1）简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，

就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的

写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。 2）期号，可写在名称下一行，用括号括上。 3）编印单位。 4）印发日期写在与编印单位平行的右侧。 再下面，用一道横线将报头与报核隔开。

2．报核

报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式

也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。

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第三章 文书的撰制

除了消息，还有别的文体，所以不是每篇简报都有这几项内容。 1）简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。 2）导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的

印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交代

清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。 3）主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。 4）结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果主体部分已经把事情说

清楚，那就不必再加结尾了。 5）背景，即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个

部分。

3．报尾

在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的

右侧写明印刷份数。

（四）调查报告的格式和写法

1．选题

选择与调查相关的内容进行调查。

2．内容

调查报告一般包括以下内容：调查目的、调查对象、调查内容、调查方式（一般可

选择问卷式、访谈法、观察法、资料法等）、调查时间、调查结果、调查体会（可以是对

调查结果的分析，也可以是找出结果的原因及应对办法等）。

练 习 题

一、简答题 1．文书撰写的基本要求有哪些？ 2．文书撰写的特点是什么？ 3．通知的格式和写法有哪些？ 二、案例题 案例一 某企业在年工作计划中，计划当年的 8 月中旬在本地召开一次全国性业务会议。7 月，

企业领导层会议商定，全国性业务会议于 8 月 16 日召开。企业文书部门于 7 月底开始发放

会议通知。临到开会前一周，发现会议通知上没有报到时间，只好打电话逐一通知与会单位

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的同志；临到开会前两天，又发现通知上没有报到地点，只好又一次打电话进行逐一通知。 （资料来源：http://125.220.161.100/qygl/home.asp?act=content&channelid=290&id=621）

在以上案例中，该企业秘书人员犯了哪些错误？在公务文书撰写时应注意哪些问题？ 案例二 陈刚大学毕业后经双向选择就职于一大型国有集团公司，十年奋斗，他获得了整个

企业上下的一致认可。今天，他又胸有成竹地走进了公务员的面试现场。主考官宣布，

面试采用“公文筐测验”进行。该方法要求应试者在规定时间内对各种与特定领导工作

有关的文件、报表、信件、电话记录等公文进行处理。 陈刚抽到的题是这样的： 1）××省政府根据全国人大《关于开展全民义务植树造林运动的决议》的精神，给

各地市、区、县人民政府发一份通知，要求作好今年的植树造林工作。 2）××县人民政府因树苗不足而发生经费困难，请以××县人民政府之名向上级主

管部门写一份请示，请求上级主管部门增拨经费。 3）上级主管部门接到××县人民政府请示后，能否批准其提出的要求？请代上级主

管部门给××县人民政府写一份批复。 （资料来源：http://125.220.161.100/qygl/home.asp?act=content&channelid=290&id=621）

根据案例，代陈刚撰写一份公务文书。 三、实训题 1．阅读下面这则通报，指出它的毛病。

关于表彰刘××勇斗歹徒事迹的通报

共产党员、车间主任刘××同志，于九月十日上午乘公共汽车到地方开会。十时左

右，他看到有几个歹徒在汽车上明目张胆地设赌诈骗，便立即上前制止。几个歹徒不但

不听劝告，反而恶语伤人，行凶闹事。刘××面对一伙穷凶极恶、手持凶器的歹徒，临

危不惧，奋不顾身，顽强地同歹徒搏斗，在车上其他乘客的协助下，终于将这伙歹徒全

部制服。为了表彰刘××同志敢于同恶势力作斗争的精神，特予以通报表扬。 当前，全国各地都在积极贯彻中央精神，开展打击刑事犯罪分子的活动。全体共产

党员、广大群众，都应积极行动起来，像刘××同志那样，勇敢地同一切犯罪分子作斗

争，确保社会安定和四化建设的顺利进行。 中共××厂委员会 ××××年×月×日

（资料来源：http://125.220.161.100/qygl/main.asp?channelid=0）

2．拟写一份表彰性通报，以表彰所在学校 2009 年度的优秀个人和集体。 3．标志出文书的撰写步骤，并写出一个格式完整的批转型通知。

第四章

文书组织工作

学习目标 知识目标：通过本章的学习，学生应了解

文书的组织领导内涵，了解现

代公务对文书工作人员提出的

素质要求，熟悉文书机构与人

员组成设定的依据，掌握文书

工作常见的组织形式，熟悉文

书的工作制度。 技能目标：通过训练，学生应初步掌握文书

组织工作的技能。

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