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Réunion Acteurs du Savoir Dakar du 19 mars 2013, au RAES. Animée par Thymée Ndour (PNUD Régional à Dakar)
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Réunion des acteurs du savoir basés à Dakar
Témoignage :Les bonnes (ou mauvaises !) pratiques en matière de gestion des connaissances au sein d’entreprises privées à forte culture K.
Mars 2013
Programme des Nations Unies pour le développement
Thymée NDour
Pôle « Stratégies de développement et finances publiques »
- Centre régional du PNUD de Dakar
[email protected] (+221) 77 740 35 02
08/04/2023 2Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Présentation de Consulting compagnie (1/2)
Un des leaders du conseil en stratégie et en transformation en France
900 consultants
Un environnement très compétitif
Un forte taux de turnover Structure indicative de l’unité
« secteur public » :
8 Directeursassociés
12 Directeurs
20 managers
28 senior consultants
32 consultants junior
08/04/2023 3
Présentation de Consulting compagnie (2/2)
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Fonction des entreprises de conseil : apporter aux clients qui font appel à elles les savoirs et savoir faire qu’elles n’ont pas
Matière première : les connaissances Pérennité : capacité à remporter des appels d’offre donc de recycler et valoriser
le savoir et l’expérience et vite !
Les chargés de KM appuient en back office chaque unité : rôle majeur de garant de la capitalisation…
… mais ce sont les consultants qui sont les acteurs de la capitalisation et du partage des connaissances
08/04/2023 4
Mon propos est large
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
08/04/2023 5
Onboarding dans l’entreprise : accent sur le développementdes connaissances et de son réseau personnel
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Le Welcome Rassemblement des nouveaux arrivés,
2 jours en présentiel Présentation de l’entreprise Présentation du knowledge
management et des outils des développement des connaissances
Objectif : commencer à créer son réseau au sein des unités représentées
Le Consulting Skills Workshop (CSW)
Dans les 6 premiers mois Rassemblements international des
nouveaux consultants pendant une semaine en présentiel
Objectif : acquérir une maîtrise des outils de base du conseil et la volonté de partager les connaissances (mises en situation et développement de cas fictifs)Le poisson pilote
Personne référente chargée d’orienter les nouveaux arrivée jusqu’à désignation du parrain/marraine
Rôle : éclairer sur les enjeux « off » au sein de l’entreprise et notamment l’importance de la participation aux travaux de capitalisation dans les groupes thématiques interne
Enjeux : savoir être visible hors projet
Le parrain/la marraine Même rôle sur le poisson pilote + : Représentation du consultant au sein
des comités d’évaluation semestriels Conseil sur les formations à suivre et
le développement du réseau personnel du consultant
Initiation
Système de mentoring
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Acculturation aux méthodes , approches et
postures communes des
consultants
Eclairage sur les enjeux « off » : visibilité au sein de l’entreprise et stratégie de développement
de ses compétences
08/04/2023 6
C compagnie
La gestion des connaissances sur projetOnboarding
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Acquisition des connaissances : onboarding pack du projet, fruit d’une capitalisation préalable.
Ex : onboarding pack d’un projet à la Direction Générale des Impôts
08/04/2023 7
La gestion des connaissances sur projetProduction et diffusion des connaissances
Production de connaissances et de valeur pour les clients et les consultants eux mêmes due à la variété des profils composant les équipes projet, tant du point de vue sectoriel que fonctionnel.
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Co-production de connaissances avec les clients: « Collaborative business experience »→ Un principe : dépasser les liens hiérarchiques et la production « top down » (ou
« consultant vers client ») des connaissances, privilégier les approches participatives…
Exemple de deux méthodologies
White paper fair Accelerated Solution Environment
08/04/2023 8
La gestion des connaissances sur projetProduction et diffusion des connaissances - White paper fair
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Objectifs multiples possibles :→ présenter et enrichir les diagnostics et orientations du projet en y
associant les bénéficiaires /parties concernées→ présenter des retours d’expériences d’une projet aux acteurs
d’autres projets au sein d’une programme commun et identifier les enseignements croisés
Une présentation sous forme de panneaux illustrant un thème (schématisation et synthèse des connaissances)
Une visite (par des groupes divers) des stands animés par des membres de l’équipe projet (consultant+client)
L'opportunité d'enrichir la réflexion : les diagnostics et les orientations
08/04/2023 9
La gestion des connaissances sur projetProduction et diffusion des connaissances - ASE
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Objectifs :→ événement mobilisateur permettant à un groupe d’acteurs (20 à 100 personnes)
de partager un état des lieux et de prendre des décisions stratégiques en un temps court (1 à 3 jours) grâce à un environnement stimulant en favorisant la coopération et l’intelligence collective
L’ASE s’appuie sur une méthodologie éprouvée en 3 étapes permettant successivement de :
…créer une dynamique de groupe (SCAN)…
…s’accorder sur les objectifs et les principes de mise en œuvre (FOCUS)
…
…converger vers une solution en s’engageant sur un plan d’action à court et
à long terme (ACT).
L'approche créative est aussi utilisée, avec des graphistes qui capturent les idées-clés et les retranscrivent sous formes de formulations courtes ou de dessins sur les tableaux; des exercices sous forme de jeux/jeux de rôles utilisant des peluches, jouets…
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La gestion des connaissances sur projetCapitalisation des connaissances
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Désignation d’un responsable de la capitalisation pour la durée du projet
Mise à disposition d’un kit de capitalisation. Composition :
3 niveaux de contenus :informations (description)connaissances (savoir et savoir-faire) acquises à travers le projetenseignements (nourris des retours d’expérience organisés sur projet avec les
clients)
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La capitalisation des connaissances sur projetProcessus
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Quand envoyer les documents à
capitaliserDébut du projet
Fin du projet S + 3 maximum
Oblig
ato
ire
pour
chaque m
issi
on
Opti
onnel
Participent aux Olympiades
Qualification Pack
Guidelines Pack
Supports de formation
Méthodologies, outils
Points de vue
Plaquettes marketing
BenchmarkSupports de conférence
K-Manager de l’entité concernée par le projet
Fiche de capitalisation
Chef de projet Responsable capitalisation sur le projet, en accord avec son chef de projet
Documents à capitaliser sur projet :•Reference (fiche référence) – En anglais – •Project document (Rex projet)•CD d’archive projet – Obligatoire•Livrables exemplaires
K-Manager de l’entité
concernée
Qui les envoie
Quels documents
envoyer
A qui les envoyer
Un responsable
Capi est désigné
Quels documents envoyer A qui les envoyer
K-Manager de l’entité concernée
par le projet
Les Olympiades du KM !
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La gestion des connaissances hors projet
Des pratiques d’échange systématiques
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Des travaux internes
Gouv party, kebab party, 2h le midi … Présentation des projets le vendredi
midi de 12h à 14h, sous forme « pause déjeuner »
Objectifs : circulation d’information, diffusion des connaissances acquises et enseignements capitalisés
Les plus : convivialité, meilleures connaissances des consultants et déjeuner gratuit
Groupes de compétences : groupes travaillant sur des problématiques précises (transversales à plusieurs projets), et visant à produire des produits de capitalisation du groupe (Points de vues, études…)
Projets internes visant à améliorer la gestion des connaissances : mise en place de portails internes à chaque unité
Réponses aux appels d’offre
Identification et mobilisation en un temps court des références et expertises de la structure nécessaires à la réponse
Réutilisation et valorisation des connaissances acquises sur projets passés
Formations Internes aux unités : exemple :
« Master d’Administration Publique » du Secteur Public construites sur la base des capitalisations (projets et hors projet)
Niveau France : méthodologies qui permettent d’asseoir un socle commun
Niveau international : Université d’été
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Identification et mobilisation rapide des connaissances en interne : Outils versus People
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Outils People
Répertoires partagés : classement des réponses à appel d’offre, supports de formation…
Moteur de recherche interne : documents relatifs à la capitalisation
Connect : réseau social d’entreprise
Equipes plurielles en termes de compétences et connaissances
Mobilisation croisées pour compléter et enrichir des réponses à appel d’offres
Quelques problèmes… Des avantages…
Mauvaise indexation Manque d’accompagnement sur
une bonne utilisation des outils Perte de temps
Intérêt des experts à appuyer les collègues: pour valoriser leur expertise se positionner sur les projets
remportés pour bénéficier en retour du même
appui « Déverticalisation » de la structure : un
directeur associé peut avoir besoin d’un consultant junior d’une autre unité…
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
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La participation aux travaux de capitalisation et le développement des compétences, pris en compte dans l’évaluation des consultants
Ligne « Content Development & Innovation » dédiée dans l’évaluation et dans le modèle de compétences
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Comités d’évaluation semestriels évaluant l’ensemble des activités menées par le consultant dans le semestre : performance du projet ET participation à des activités internes hors projet :
Content Development & InnovationDevelop , maximize and apply content knowledge
Capability/Sector content: ability to develop and apply specialist content knowledge Thought Leadership: contribution to the development of new tools, point of views and
methodologies, building client capability and representing Consulting compagnie Innovation: support development of innovative thinking and building customer intimacy
through innovation Knowledge application: development of knowledge and use of existing knowledge and
knowledge tools Knowledge capture: contribution to, and drive, knowledge capture
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La participation aux travaux de capitalisation et le développement des compétences, pris en compte dans l’évaluation des consultants
Valorisation des activités développant la « visibilté » du consultant donc ses contributions aux activités de knowledge management, encadrées par des Directeurs associés :
Production de kit de capitalisation reconnus (Olympiades du KM)
Participation à la production de produits de capitalisation dans le cadre de groupes de compétences internes
Appui à la rédaction de réponses à appel d’offre
Développement et animation de formations internes
Passage au grade supérieur (pyramide!) : ceux qui restent sont ceux qui ont réussi à se construire une « plateforme » sectorielle ou fonctionnelle et donc ceux qui sont reconnus pour leur expertise
Capitalisation et partage des
connaissances
KM sur projet
KM hors projet
Environnement et culture
d’entreprise
Mécanisme d’incitation
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
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Sortie de l’entreprise…
Pas d’exit interview : les consultants quittant l’entreprise sont souvent poussés vers la sortie ou parti à la concurrence !
Mais la capitalisation est documentée de façon continue .
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
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En synthèse…
Les connaissances capitalisées constituent la matière première de la production des entreprises de conseil
La capitalisation est nécessaire pour la valorisation et la réutilisation des connaissances et gagner des appels d’offre : la capitalisation, c’est de l’argent !
Des temps d’échanges obligatoires favorisent la capitalisation
Les activités de capitalisation rejoignent les enjeux de visibilité interne et font partie de l’évaluation des consultants
Consulting compagnie est l’exemple d’une entreprise qui a réussi à créer une culture de gestion des connaissances, tant pour ses clients qu’en interne, mais il manque une dimension critique et une capacité à apprendre des échecs (survalorisation de « belles histoires »…)
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
08/04/2023 18
En ouverture pour le débat…
Réunion des acteurs du savoirs Dakar – Expérience du KM en entreprise privée
Cet exemple éclaire ainsi et interroge pour d’autres organisations notamment leurs capacités à :
Investir dans la gestion des connaissances comme un axe stratégique de développement (tant organisationnel qu’individuel)
Susciter auprès de l’ensemble des collaborateurs l’intérêt de contribuer à cette stratégie
Remettre en cause des lignes hiérarchiques ou fonctionnelles pour faciliter des échanges et enrichissements croisés (inter-projets, inter-unités, inter « grades »…)
Développer des apprentissages nourris de critique et notamment d’une analyse des difficultés ou échecs éventuellement rencontrés