AUDIT COMMITTEE

Friday 03 November 2017

at 13:30 in Room G07 Old Broadcasting House, City Campus

LEEDS BECKETT UNIVERSITY

Governance & Legal Services Leeds Beckett University, 101 Old Broadcasting House, Leeds, LS2 9EN T: 0113 812 7542 E: governance@leedsbeckett.ac.uk

AUDIT COMMITTEE

AGENDA for the meeting on Friday 03 November 2017

The ninety third meeting of the Audit Committee will be held at 13:30 in Room G07, Old Broadcasting House, City Campus.

13:30 Part A: Preliminary Items Paper Led by A1 Apologies Oral Report Secretary A2 Declarations of Interest Oral Report Chair A3 Terms of Reference and Membership AUD-2017-001 Chair

A4 Minutes of the last meeting held on 29 June

2017 AUD-2017-002 CONFIDENTIAL

Chair

A5 Matters Arising AUD-2017-003

CONFIDENTIAL Chair

13:40 Part B: Risk Management Paper Led by

B1 Corporate Risk and Assurance Register AUD-2017-004

CONFIDENTIAL S Harper

B2 Risk management – Deep Dive: Prevent AUD-2017-005

CONFIDENTIAL S Harper

B3 Risk management – Deep Dive: Crisis

Management and Business Continuity AUD-2017-006 CONFIDENTIAL

S Harper

B4 Capital Programme Delivery AUD-2017-007

CONFIDENTIAL P Smith

14:10 Part C: Internal Audit Reports Paper Led by C1 Internal Audit – Progress Report Oral Report KPMG

C2 2016/17 Follow-up Report AUD-2017-008

CONFIDENTIAL KPMG

C3 Internal Audit Strategy and Operational Plan

2017/18 AUD-2017-009 CONFIDENTIAL

KPMG

C4 Internal Audit Reports

(a) Estates Follow-up AUD-2017-010

CONFIDENTIAL KPMG

(b) CMA AUD-2017-011

CONFIDENTIAL KPMG

C5 Implementation of Audit Recommendations –

Progress Report AUD-2017-012 CONFIDENTIAL

S Harper

14:45 Part D: Annual Reports and Financial Statements Paper Led by

D1 Value for Money – Annual Review 2016/17 AUD-2017-013

CONFIDENTIAL P Harrison

D2 Information Governance / Data Quality

Assurance Report 2016/17 AUD-2017-014 CONFIDENTIAL

S Harper

D3 Internal Audit Annual Report & Opinion

2016/17 AUD-2017-015 CONFIDENTIAL

KPMG

D4 External Audit Report / External Management

Letter for the year ended 31 July 2017 AUD-2017-016 CONFIDENTIAL

PwC

D5 Draft Financial Statements for the year ended

31 July 2017 AUD-2017-017 CONFIDENTIAL

P Harrison

D6 Audit Committee Annual Report and Opinion

2016/17 AUD-2017-018 CONFIDENTIAL

Chair

15:35 Part E: Governance & Compliance Paper Led by

E1 Audit Committee Effectiveness Review AUD-2017-019

CONFIDENTIAL C Thomas

E2 Prevent Annual Monitoring Report AUD-2017-020

CONFIDENTIAL S Harper

E3 Financial Regulations Amendment: Tender

Panel Arrangements AUD-2017-021 CONFIDENTIAL

P Harrison

15:55 Part F: Other Business Paper Led by

F1 Schedule of Business 2017/18 AUD-2017-022 Chair

F2 Other Urgent Business Chair

F3 Date of next meeting: Friday 09 February 2018, 13:30 - 16:30, G07 Old Broadcasting House, City Campus

16:10 Part G: Reserved Business (Committee members and officers only)

Paper Led by

G1 Internal and External Audit Tender AUD-2017-023 CONFIDENTIAL

S Harper

Holly Binns

Shaded items indicate that the Committee is being asked to make a decision.

*Starred items will be taken without discussion unless a member notifies the Chair or Secretary inadvance that she or he wishes the item to be open for debate

AUDIT COMMITTEE03 November 2017

AUD-2017-001 OPEN

Terms of Reference and Membership

Executive Summary 

The report sets out the Audit Committee’s current terms of reference and membership which were approved by the Board of Governors on 14 July 2017.  

It is noted that Les Everett joined the Audit Committee as an independent governor with effect from 01 September 2017.  

With effect from 29 September 2017, Nick Whitaker became Chair of the Audit Committee with immediate effect.  

In order to fill the remaining vacant position on the Audit Committee, an independent governor will be appointed in 2017/18. 

Action Requested 

This report is for information.  The Committee is invited to note the current terms of reference and membership.  

Appendices 

Appendix A – Terms of Reference 2017/18 

Appendix B – Membership Profile 2017/18 

Author 

Name: 

Job title: 

Date: 

Holly Binns 

Governance Co‐ordinator 

09 October 2017 

AUDIT COMMITTEE

Appendix A Audit Committee Constitution 2017/18 

Terms of reference  

The Committee will advise the Board of Governors on: 

1 the appointment, remuneration, performance, resignation or dismissal of the internal and external auditors; 

2 any significant problem arising from the reports of: 

a) the internal auditor;b) the external auditor;c) HEFCE;d) The National Audit Office;

or any other matters which the Committee feel ought to be drawn to the attention of the Board; 

3 the approval of the report and annual financial statements, including: 

a) the consideration of the external audit opinionb) the consideration of the statement of members’ responsibilitiesc) the recommendation of the statement of corporate governance to the Boardd) an assessment of the effectiveness of internal controls

(This is distinct from the role of the Finance, Staffing & Resources Committee in considering and recommending the Operating and Financial Review to the Board). 

4 the annual management letter of the external auditor; 

5 the  annual  review  of  the  University’s  Financial  Regulations  and  the  approval  of  any revisions to the Financial Regulations; 

6 policy and framework on risk management; 

7 an  annual  report  on  the  Committee’s  business  which  must  include  the  Committee’s opinion  on  the  adequacy  and  effectiveness  of  the  institution’s  arrangements  for:  risk management, control, governance; and economy, efficiency and effectiveness.  The report must be considered by the Committee and must also be submitted to the Vice‐Chancellor and HEFCE. 

2

Delegated authority   The Committee has delegated authority to:  1 monitor the performance and effectiveness of the internal and external auditor;  2 approve and monitor the Internal Audit Annual Plan;  3 review internal audit reports and investigations, and monitor management action plans in 

response;  4 discuss with the External Auditor the nature and scope of their audit;  5 discuss  with  the  External  Auditor  the  results  of  their  audit/management  letter;  and 

approve and monitor management action plans in response;  6 monitor  and  review  the  effectiveness  of  the  internal  control  system;  framework  for  risk 

management and governance arrangements and recommend amendments, additions and deletions to the Board of Governors as necessary; 

 7 monitor the management of key strategic risk, including academic‐related strategic risk, at 

each meeting, as identified through the Corporate Risk Register;  8 ensure  that  arrangements  are  in  place  to  secure  efficiency,  economy,  and  effectiveness 

and value for money;  9 oversee and ensure the adequacy of the institution’s policies and procedures in respect of 

fraud and irregularity, bribery, public interest disclosure (‘whistleblowing’) and compliance with the PREVENT duty, including being notified of any action taken under these policies; 

 10 to ensure that all significant  losses have been properly  investigated and that the  internal 

and  external  auditors,  and where  appropriate  the  HEFCE  Accounting  Officer,  have  been informed;   

11 monitor and review the effectiveness  the arrangements  for  the management and quality assurance  of  data  submitted  to  the  Higher  Education  Statistics  Agency,  HEFCE,  Student Loan Company and other funding bodies; 

 12 monitor the University’s compliance with such aspects of HEFCE’s regulatory requirements 

as may be delegated  to  the Audit  Committee  for  its  oversight,  as  set  out  in  the Board’s Compliance Reporting Framework from time to time; 

 13 monitor  all  non‐audit  work  done  by  the  firms  which  are  the  University’s  Internal  and 

External Auditors;  14 monitor the University’s risk from research misconduct;  

3

15 in  the event of  the merger or dissolution of  the  institution  to ensure  that  the necessary actions  are  completed,  including  arranging  for  a  final  set  of  financial  statements  to  be completed and signed; and 

16 regularly review its terms of reference and its own effectiveness, including compliance with the HEFCE Audit Code of Practice, and recommend any changes to the governing body.  

The  Committee  shall  report  clearly  to  the  Board  each  instance  in  which  it  has  exercised  its delegated authority.  

Risk 

In  discharging  its  responsibilities  the  Committee  will,  in  each  case,  have  due  regard  to considerations of risk. 

The membership of  the Committee shall  consist of up  to six members,  four of whom should be independent governors with the other two being either co‐opted or external to the University. 

A quorum is 3, including at least two independent governors. 

Notes 

1 The Committee may obtain  professional  or  legal  advice  it  considers  necessary,  following consultation  with  the  Chair  of  the  Board.  The  Committee  may  not  however  commit expenditure in excess of £25,000 in procurement of this advice without the prior approval of the Board. 

2 The  Committee  may  meet  on  its  own  to  discuss  any  matter  within  its  remit  with  the internal and/or external auditors. 

3 The Committee is authorised to seek any information it requires from any employee, and all employees are directed to co‐operate with any request made by the Committee. 

Last reviewed: 29 June 2017 Approved by the Board of Governors:  15 July 2016 

Membership [6]

Quorum [3]

Position Member Expiry of term of office as a Governor

Independent Governor Nick Whitaker (Chair) 31/08/2018

Independent Governor Dr David Fletcher 31/08/2019

Co-opted Governor Professor Peter Marsh 31/08/2020

Independent Governor Steven Webb 31/08/2018

Independent Governor Gill Webber 31/08/2020

Independent Governor Vacancy

Audit Committee: 2017/18Appendix B – Membership Profile 2017/18

AUDIT COMMITTEE03 November 2017

AUD‐2017‐022 OPEN 

Schedule of Business 2017/18

Executive Summary 

The  report  presents  the  Audit  Committee’s  schedule  of  business  for  2017/18  and  will  be considered at each meeting across the academic year and updated accordingly. 

Action Requested 

The  report  is  for  information.    The Committee  is  invited  to note  the  Schedule of Business  and make suggestions for future agenda items throughout the year. 

Appendices 

None.  

Author 

Name: 

Job title: 

Date: 

Holly Binns 

Governance Co‐ordinator  

11 October 2017 

AUDIT COMMITTEE  Schedule of Business 2017/18  

*recommendation made to the Board of Governors Friday 03 November 2017, 13:30 – 16:30, G07 Old 

Broadcasting House Friday 09 February 2018, 13:30 – 16:30, G07 Old Broadcasting House 

Friday 20 April 2018, 13:30 – 16:30, G07 Old Broadcasting 

House 

Friday 22 June 2018, 13:30 – 16:30, G07 Old Broadcasting 

House Report deadline: Thursday 19 October 2017, 5pm Report deadline: Thursday 

25 January 2018, 5pm  Report deadline: Thursday 05 April 

2018, 5pm Report deadline: Thursday 07 June 

2018, 5pm 

Terms of reference & membership 

Risk management Deep Dive ‐ ‘Prevent’  

Risk  management  Deep  Dive  ‐  ‘Crisis  Management  and Business Continuity’ 

Internal Audit 2016/17 Follow‐up Report  

Internal Audit Strategy and Operational Plan 2017/18 

Internal Audit Reports:  Estates Follow‐Up  CMA 

Annual Value for Money Review 2016/17  

Information  Governance  /  Data  Quality  Assurance  Report 2016/17 

Internal Audit Annual Opinion 2016/17 

External Audit Report / External Management Letter for the year ended 31 July 2017* 

Draft Financial Statements year ended 31 July 2017* 

Audit Committee Annual Report and Opinion 2016/17* 

Audit Committee Effectiveness Review  

Prevent Annual Monitoring report 

Financial  Regulations  Amendment:  Tender  Panel Arrangements 

Internal and External Audit Tender (RESERVED ITEM) 

Risk management Deep Dive ‐ ‘Business Engagement’ 

Stern Review Update 

Internal Audit  In‐Year Follow‐up Report  

Internal  Audit Reports:  Risk Management  Procurement    Catering  

Internal  Audit Feedback 

Financial  Regulations 2017  ‐  Annual review* 

Annual Procurement and Value for Money update 

 

Risk  management  Deep Dive ‐  ‘Student Recruitment / Student Admissions’ (to be considered  alongside  an update  of  the  Corporate Communications Vision) 

Internal Audit In‐Year Follow‐up Report  

Internal Audit Reports:  Estates   GDPR  (General  Data 

Protection Regulation)  School Review    UUK  Student  Housing 

Code  Treasury Management  

Transparent  Approach  to Costing (TRAC) return 

Internal  and  External  Audit Contracts*  (RESERVED ITEM) 

Risk management Deep Dive  

Internal Audit In‐Year Follow‐up Report  

Internal Audit Reports:  Estates  Trac  Cyber Security 

Annual report on Compliance Matters 

Draft  Internal  Audit  Plan 2018/19 

Draft  External  Audit  Strategy and  Operational  Plan 2017/18 

Internal  Audit  Follow  up report 

Annual  review  of  committee terms  of  reference  & membership  

Schedule of Business 2018/19 

Appointment  of  Internal  and External  Auditors* (RESERVED ITEM) 

Standing items 

Corporate Risk and Assurance Register 

Capital Programme Delivery  

Internal Audit – Progress Report 

Implementation of Audit Recommendations – Progress Report