1 av 4

Fakultet for naturvitenskap og teknologi

Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi

Referat fra møte i ledergruppen torsdag 31.1.2013, kl. 08.30 - 11.00

Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste:

Representerer Navn Forfallsliste

Fakultetet X Dekanus Bjørn Hafskjold

Prodekanus utdanning Anne Borg

Instituttleder Øyvind W. Gregersen

Jone Valen Trovåg

Fakultetet X Prodekanus forskning Åse Krøkje

Fakultetet Prodekanus utdanning Anne Borg

Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier

Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen

Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad

Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen

Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen

Vara 2: Professor Claus Bech

Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Asle Sudbø

Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng

Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth

Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP)

Instituttleder Øyvind W. Gregersen

X Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd

Skogestad

Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen

Andre deltakere på møtet

Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere

Institutt for materialteknologi (IMT)

X Instituttleder Arne Petter Ratvik

Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell

Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen

Lise Sagdahl

Andreas Slettebak Wangen (økonomi)

Gorm Beck

Kay Gastinger

Magnar Hole

Institutt for bioteknologi (IBT)

X Instituttleder: Kjetil Rasmussen

Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum

Vara 2: Professor Olav Vadstein

Studentene på Realfag Jone Valen Trovåg

X Vara: Martin Eide Lien

Studentene på Sivilingeniør

X Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander

De midlertidige vitenskapelige ansatte

X Marit Takla

Vara: Henrik Enoksen

Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær

2 av 4

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

FASTE POSTER

Godkjenning av referat

Referat fra møtet 17.1.12 ble godkjent med redaksjonelle endringer.

Oppfølging av tidligere saker

Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen

Det legges ut info om EU webside ang ekspertpanel.

Vi sender inn utstyrssøknader i dag.

SAKSKART

Leiestedsordningen

08.30 - 09.10 – orientering ved Lise Sagdahl. Saksvedlegg.

Sentralt prosjekt i UHR er også på gang. Målet er å få en ny fullkostmodell hvor vi ikke opererer med skjulte, egenfinansierte, kostnader.

Løsningen må være enkel for prosjektleder, i tråd med lover og regler og minst mulig administrasjon. Modellen må heller ikke være til hinder for samarbeid med andre eller dempe aktiviteten på laboratoriene våre.

Inngangspris er avhengig av antall større enheter og utnyttelsesgrad i leiestedet – dette skal avgjøres av enhetene.

Vi har også muligheten til å skille prisene vi tar for ulike prosjekt med ulike brukere. Hvis vi kan dokumentere markedspris har vi muligheten til å prise bruk lavere enn kost (da tar vi tapet?). I oppdragsprosjekt må vi ta fullpris eller dokumentere markedspris. Hvis ikke må vi gjøre om prosjektene til bidragsprosjekt. Vi kan også beregne fastpriser der vi ønsker det, f.eks. en pris pr intern ph.d pr år.

Dekanus: Modellen må skille tydelig mellom prisen som dekker kostnadene og prisen vi tar av kundene.

Teknikere: Vi må vurdere nøye hvor mange av teknikere som skal føres i leiested eller som skal føres på timepris som ekstra arbeid.

Asle: Hva er et godt drevet leiested – høy aktivitet eller bunnlinje?

Kay: Anleggsregisteret og avskriving belastes leiested – trenger vi en regning for å dokumentere dette mot f.eks. EU? Dette må det ses nærmere på – kanskje må anleggsregisteret drilles ned på instituttnivå. Hvis avskriving legges på leiested kan det bli utfordrende å få det til å gå rundt.

Dekanus: Det er viktig at vi fører mest mulig av kostnadene på BOA aktiviteten.

Lise: NFR kommer aldri til å gi prosjekter til det universitetet som priser seg billigst. Dette handler om god styring og kompetanse.

Kay: Hvor mye av frie midler/handlingsrom bør institutt og fakultet sette av til forskning og infrastruktur.

Lise: Kanskje koble sammen utstyr slik at det ivaretar konjunktursvingninger.

3 av 4

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Bjørn Munro: Hvordan skal vi dekke studentenes aktivitet? Lise mener at vi nå for første gang kan regne på hva studentene koster oss. Det blir en politisk diskusjon rundt hvordan dette skal dekkes inn og løses.

Dekanus: Feltstasjoner bør inn som leiested og i samme modell. Det samme med verksteder.

Lise: Fordel teknikerenes årsverk ut over på leiestedene, men vi skal ikke føre timer.

Asle: Det er også en diskusjon om at hvis studenter ikke blir priset vil mange kunne sende studenter i stedet for forskere.

Kay: Viktig at det er nasjonal samhandling på dette slik at vi ikke konkurrerer mot hverandre på ulike premisser.

Leiested og overskudd: Hvis du driver oppdragsvirksomhet kan du ta overskudd (det vil si inkludere et påslag for fortjeneste ved fastsettelse av oppdragspris). Dersom virksomheten også inkluderer bidragsaktivitet er man derimot forhindret fra å ta fortjeneste. Bidragsprosjekter skal i utgangspunktet kun betale de faktiske kostnadene som dokumenteres, det er dog ikke noe krav om at prosjektene skal betale fullkost, det er mulig å yte egeninnsats slik at totale kostnader synliggjøres.

Status på ph.d utlysninger

Orientering ved Heidi Hugdal. Ingen saksvedlegg.

Utlysningen er annonsert bredt og vi opplever god respons. Det er satt ganske strenge krav til søkerne. Søknadsfristen er 17.februar.

Ang. stillingene som gjenstår:

IFY vurderer felles annonse i mars for teoretisk fysikk for å spisse budskapet

IBI vurderer felles utlysning for SFF, men er usikker på når dette kan skje.

Dekanus: Vi prøver en ny felles utlysning i mars hvor vi grupperer stillingene etter de ulike fagmiljøene. Søknadsfrist settes til første eller andre arbeidsdag etter påske. Utlysning settes fire uker før.

Fakultetet sender ut e-post til alle sistesemesters masterstudenter om stillingene

IFY ønsker å løfte frem en utfordring ang kommunikasjon rundt SO stillinger. Når man får stillinger fra rektor går det mail fra rektor til prosjektleder men ikke til institutt/instituttleder. Dette bør utbedres.

Dekani vedtak angående veiledning av ph.d

Orientering ved Dekanus. Saksvedlegg.

Vedtaket beskriver hvem NT ønsker skal være hovedveileder og medveileder. I tillegg er det en mulighet til å bruke en mentorordning som supplement. Hovedveileder skal i prinsippet være fast ansatt, men unntak kan gjøres for prof/førsteam II stillinger. Vi stiller samme krav til resten av NTNU som for oss.

IKP: Spørsmål til hva som legges i definisjonen av aktiv forsker i punkt 5. Bør skrives om.

4 av 4

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

IKJ og IMT: Dette kan føre til at de akademiske kravene gjør at vi i noen tilfeller får dårlige

medveiledere. Vi har flere eksempler på at det er gode medveiledere med ingeniørbakgrunn. Da må vi i stedet bruke mentorordningen for å sikre dette.

Dekanus: Post docs kan ikke være veileder eller medveileder, men kan brukes som mentor slik at de får veiledningskompetanse.

IMT: Trenger det å være samme medveileder hele perioden? Vi burde kunne bruke post.docs til dette slik at de kan merittere seg. Er mentorkompetanse anerkjent internasjonalt som pedagogisk erfaring?

IKJ: Hvis en overingeniør med doktorgrad ikke kan merittere seg ved hjelp av veiledning vil dette redusere muligheten til kompetanseutvikling for den ansatte. IFY mener derimot at den ansatte tar et karrierevalg når de søker på en ingeniørstilling. I tillegg vil denne muligheten på sikt kunne vanne ut den frie konkurransen om vitenskapelige stillinger via utlysning.

IBI: Når vi legger opp til dette hinderet for våre faste forskere, men ikke for SINTEF forskere, bør vi være klar over at vi gir den ansatte dårligere utviklingsmuligheter hos oss. Dekanus: Dette er juridisk begrunnet.

IMT: Vi bør skille tydeligere mellom formelle krav og behovet for faglig støtte. Vi bør lage en ordning som er pragmatisk men som samtidig sikrer oss juridisk.

Dekanus: I punkt fire skal det stå NTNU i stedet for NT. Punktet ang. Brønnøysundregisteret skal revideres. I punkt 3 åpner vi i tillegg for å bruke emeritus fra NTNU. Vedtaket vil ikke ha tilbakevirkende kraft. Vedtaket blir justert og sendes over til juristene for vurdering.

EVENTUELT

Instituttleder utlysning: Vi kan lyse ut stillingene før dekanus er tilsatt fordi det skal være en generell kravspec for instituttledere.

Strategisamling:

Legges sannsynligvis til september i stedet for juni.

1

Leiestedsmodell NT 31.01.13

2

Ny fullkost modell: TDI-modellen

3

Leiested – hva er det i TDI modellen?

1. Laboratorier / verksteder– Selve arealet og kostnaden for det

2. Utstyr / maskiner / fartøy– Kostnadene for avskrivinger av vitenskapelig utstyr

3. Øvrige driftsmidler– Kjemikalier, materiell, vedlikeholdskontrakter, etc.

4. Teknisk støttepersonell– Lønnskostnad + indirekte kostnader

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

• Samlede leiestedskostnader må identifiseres – og prises

• Prosjektene kjøper leiestedstjenester i den utstrekning de har behov for slike tjenester

• Leiestedstjenester betraktes dermed som direkte kostnader i prosjekter

4

Føringer fra Forskningsrådet

• Prosjektene budsjetteres med totale kostnader – egeninnsats synliggjøres

• Bevilgninger skal ikke kuttes hvis kostnader er dokumentert. Leiested viktig!

• NTNU må sikre at penger som bevilges til leiested faktisk benyttes til å betale for slike tjenester/kostnader (dokumentasjon)

5

En leiestedsmodell skal:

• være enkel for prosjektleder/forsker å bruke (budsjett og regnskap)

• være i tråd med lover og regler (herunder gi riktig pris på oppdragsvirksomhet)

• ikke medføre mer enn nødvendig administrativt merarbeid (registrering, fakturering)

• ikke legge unødvendige hindringer i veien for samarbeid med andre

• ikke dempe aktiviteten i laboratoriene (spesielt ikke internfinansiert aktivitet)

6

Kartleggingsfase

Kartlagt ulike driftsmodeller og erfaringer:

• Kjernefasiliteter (DMF)

• NorFab/NTNU Nanolab (NT)

• NorTem (NT)

• Varmetekniske laboratorier (IVT)

• Perleporten (IVT)

7

Modell

Pristillegg for ekstra teknisk bistand (timepriser)

Pristillegg for bruk (rød)

Inngangspris per time til leiested (lab/verksted område)

Fri bruk (blå)

*Utnyttelsesgrad gjelder både forskning og utdanning, 1628 er arbeidstimer per årsverk (EU).

Inkluderte leiestedskostnader:• Areal (internhusleie) (hele lab./verksted,

lager, støtteareal og trafikkareal)• Utstyr – alle avskrivninger (alle blå)• Driftsmidler (alle blå)• Lønn og indirekte kostnader for teknisk

støttepersonell som drifter lab./verksted (NB: Kun andel av årsverk som ikke faktureres særskilt for operatørtjenester)

Inngangspris per time =

inkluderte leiestedskostnader antall større enheter x utnyttelsesgrad x 1628

Tilleggspriser:• Teknisk støtte prosjekt, timepriser (som

ikke inkludert i inngangspris)• Påslag for utstyr som er ekstra kostbart

i drift (rød):

Tilleggspris per time =

avskrivninger + driftsmidler + tekniker/operatørutnyttelsesgrad x 1628

8

Juridiske problemstillinger

• Moms på tjenester (bytte av tjenester med eksterne aktører)

• Offentlige anskaffelser (anbud, hvem kjøper inn utstyr?)

• Statsstøtte (subsidiering av partnere)

• Internhusleie

9

Noen utfordringer

• Prisfastsettelse –

«Det krever god moral å selge strikk i metervis!»• To prislister? Oppdrag og annet

• Fastpriser?

• Forhåndsbetaling?

• Fakturering• Fakturering kan begrenses til BOA-prosjekter for å redusere

administrativt merarbeid.

• Avskrivninger utstyr – anleggsregister må bli bedre

• Bare BFV, ikke BOA, medregnet i TDI modellen