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LecturayprocesamientodearchivosXMLdeNóminas

Manejar el tema de los XML de nómina requiere previamente de una configuración sencilla y rápida. Trabajará de manera semejante a los XML de sus proveedores y acreedores.  

Le recordamos que siempre utilice una copia de los XML oficiales, y que usted es el responsable del resguardo de sus archivos originales.   

 http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/complemento_nomina.aspx  

  

Modificado

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Configuración

CopiadearchivosXMLdenómina

Una copia de los archivos XML de nómina deberá guardarla en la carpeta específica (que ya creo) para este fin, y que en este ejemplo se llama CFDIPRVS, y se localizará dentro de la carpeta de Proscai. Recuerde que en esta carpeta se encuentran registradas las carpetas Errores y YA.  

1.  Dentro de la carpeta CFDIPRVS agregue una copia de los archivos de nómina de sus empleados.  

Recuerde que Proscai enviará a la carpeta correspondiente, en este caso YA o Errores, los archivos una vez que los haya leído, validado y procesado. 

  

   

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Proveedores

Será necesario  registrar un proveedor especial para que  sea a quien  se  le  cargue  la  cuenta por pagar de  la nómina y puedan ser vinculados los recibos de nómina con esos documentos generados. 

2. En el módulo de Proveedores,  registre un proveedor NPP,  llamado NOMINA POR PAGAR, marcado  como acreedor  y  con  cuenta  contable  correspondiente  a  acreedores  diversos  o  deudores,  (consulte  con  su contador). 

 

3. También es necesario que se encuentren registrados sus acreedores diversos (incluyendo a sus empleados), para que puedan generarse  las cuentas por pagar y  las pólizas correspondientes,  incluyendo su respectiva cuenta contable. Para este ejemplo quedó de la siguiente manera: 

 

 

   

Código  Nombre  Cuenta 

IMSS  IMSS  6101008 

INFO  INFONAVIT  6101012 

VPP  VALES DE DESPENSA  6101031 

ISR  ISR  6101015 

E218  Esther Vera Rosales  2103002001 

E220  Miranda Malo Martinez  2103002002 

E231  Jorge Curle Monroy  2103002003 

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Catálogodeconceptosdenómina

Es  necesario  que  el  contador  le  facilite  el  catálogo  de  conceptos  de  nómina  que maneja  (percepciones  y deducciones) para ingresarlo a Proscai y relacionarlo con su cuenta contable correspondiente. Por ejemplo: 

 

Percepciones    Deducciones 

P001  Sueldos    D001  Impuesto ISR 

P002  Aguinaldo    D002  Cuota IMSS 

P003  Utilidades PTU    D003  Incapacidad 

P005  Prima vacacional    D004  Prestamos Personal 

P006  Vales de despensa    D006  Incidencias no justificadas 

P008  Comisiones    D007  Descuento por Fondo de ahorro 

P009  Fondo de ahorro    D010  Pensión Alimenticia 

P021  Bono de productividad    D094  Crédito INFONAVIT 

 

1. Del menú Datos Generales, elija la opción Catálogos; elija la opción Más y seleccione Conceptos Nómina. 

2. Registre su Catálogo de conceptos con la clave indicada, agregue la cuenta contable de afectación. En el caso de  las  Deducciones  registre  el  código  del  acreedor  que  presta  el  servicio  *  (deberá  estar  registrado  en proveedores), de dónde se deduce y en la columna Documento podrá agregar algún dato para referencia. 

 

*En el caso de  los conceptos que desee  llevar un acumulativo de  los movimientos por empleado,  registre el signo = 

3. Solamente en la percepción de Vales de despensa, sí registre el proveedor. 

4. Registre también el concepto NPP NOMINA POR PAGAR y la cuenta correspondiente. 

Si el XML incluyera un concepto que no se haya registrado en este catálogo, al momento de generar la póliza el sistema usará la cuenta Puente (registrada en Datos Generales), y además registrará el concepto en el catálogo, posteriormente y de forma manual deberá asignarle la cuenta correspondiente al concepto.  

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Registrodeempleados

Será necesario registrar en Proscai a todos y cada uno de sus empleados, como Usurarios. 

1. Del menú Datos generales, seleccione Catálogos y elija la opción Usuarios. 

 

2. Registre  a  cada  empleado. Aquellos que no  tienen  acceso  a Proscai,  se  recomienda  asignarles un mismo grupo que no se utilice. 

 

Es necesario que asigne, sin guiones ni espacios, el RFC de cada empleado para que puedan ser vinculados con el XML y si maneja centros de costos también indíquelo. El manejo de centros de costo ayudará a determinar la rentabilidad por centro de negocios, departamentos o tiendas. 

Revise  en  el  tema  Importación  de  empleados  (en  ventana  ADE)  si  desea  registrar  masivamente  a  sus empleados. 

 

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LecturadeXMLdenómina

1. En el módulo de Contabilidad, abra  la ventana del Administrador de Documentos Electrónicos  (ADE) para leer y validar los archivos de nómina. 

2. Haga clic en el botón Carga Documentos. 

 

En automático  carga  todos  los archivos que encuentre en  la  carpeta CFDIPRVS y que  serán  trasladados a  la carpeta YA, o ERRORES si fuera el caso.   

En esta ventana podrá tener 3 tipos diferentes de archivos: 

 

Los documentos que ya han sido  leídos y vinculados, mostrará  información en  la columna Documento. Para este ejemplo están pendientes varios archivos. 

 

    

TIPO  DESCRIPCIÓN 

RE  Recepción de mercancía 

RG  Recepción de gasto 

NO  Nómina 

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3. Ahora vaya al módulo de Recepciones, seleccione del menú Recepciones el comando Visualiza NÓMINA. 

Del lado izquierdo enlista todos los archivos XML de nómina cargados.  

4. Haga clic en el botón Carga XML´S para que Proscai cargue y desglose la información de todos los XML leídos. 

Del  lado derecho de  la ventana  le muestra el detalle de  los documentos; observe que  también  se agregó  la línea NPP para cuadrar la información por XML. 

Del lado izquierdo se indican la fecha, RFC y nombre del empleado, así como los conceptos de las deducciones y percepciones con  importes por empleado,  indica el centro de costo al que pertenece y  la cuenta a  la que aplica. 

 

5. Ahora haga clic en el botón Genera Póliza para que se generen la póliza correspondiente. 

 

En estos momentos la ventana queda vacía.    

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6. Revise las pólizas generadas. 

El sistema generará una póliza, donde  identifica  los conceptos por empleado y por centro de costos. La fecha que registra corresponde a la de la emisión del archivo XML y con base a ello, agrupa la información.  

Observe también que se encuentran detalladas cada una de las percepciones y deducciones por empleado. 

 

Ya se ha generado también la cuenta por cobrar del proveedor NPP Nómina por pagar, y se recomienda utilizar la opción de PROGRAMAR PAGOS. 

7. Revise nuevamente la ventana Administrador de documentos electrónicos (ADE). 

 

Observe que aparece el número de documento, el  folio que  saca del  consecutivo de  los XML  y agregó una referencia  interna en  la columna Descripción. En el campo Ruta  indica que  los archivos  fueron movidos a  la carpeta YA.    

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8. Revise alguno de  los proveedores, para este ejemplo será  INFONAVIT, donde aparece el  importe abonado del trabajadora E231 Jorge Curle Monroy. 

 

9. Consulte también la ventana Movimientos de alguno de sus empleados. 

En el caso de sus empleados, podrá consultar  los abonos que va acumulando. En este ejemplo, aparecen  los abonos a su préstamo personal, los correspondientes al Fondo de Ahorro Patronal/Trabajador y el abono a la compra de celular.  

 

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Otro ejemplo, es cuando no encuentra un concepto registrado en su Catálogo de nómina, para este ejemplo se utilizará el XML correspondiente a pago de Reparto de utilidades.  

10. Valide el archivo.  

 

En  la columna Documento se  indica el consecutivo de archivos XML de empleados  leídos y observe que en  la columna Descripción se indica el consecutivo de pólizas de nómina generados. 

11. En la ventana Visualiza XML nómina, señala un error en la cuenta del reparto de utilidades. 

 

El concepto de Reparto de utilidades con la clave P011, son datos que extrae directamente del archivo XML. 

Recuerde que su catalogo no incluía ese concepto.  

   

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12. Haga clic en el botón Valida Conceptos, le avisa que dio de alta un concepto y le asignó la cuenta puente de forma temporal, pero que es necesario que asigne la cuenta correspondiente. 

 

Al revisar su Catálogo de conceptos de nómina, se observa así: 

  

Solo  si  sale  y  regresa  a  la  ventana  Visualiza  XML  Nomina  y  vuelve  a  Cargar  XML´S,  observará  que momentáneamente ha asignado la cuenta 9. 

 

 

Se  recomienda  asignar  la  cuenta  correspondiente  antes  de  generar  la  póliza  para  que  ya  se  genere correctamente, de forma normal.  

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13. Si no fuera posible, genere la póliza utilizando momentáneamente la cuenta Puente. 

 

14.  Registre la cuenta correspondiente en su catálogo de conceptos de nómina. 

     

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15. Posteriormente  corrija  la  póliza  haciendo  clic  en  el  botón  Cambio  y  borre  la  información  del  campo Referencia. 

 

La póliza queda entonces con la cuenta correcta. 

 

 

    

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16. Para realizar el pago, en el menú de Proveedores elija  la opción de Programar pagos. Filtre por proveedor NPP para facilitar el procedimiento. 

17. Al momento de generar el pago, utilice el botón PagaN. 

18. Elija  la  opción  Transferencia  consolidada  si  usted  hace  el  pago  global  y  desee  que  el  banco  realice  la dispersión. 

19. Si el pago es personalizado, hágalo a través de la opción Transferencia. 

   

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RegistrarempleadosapartirdesuXMLSi  debido  al  número  de  empleados  en  su  compañía  es  poco  práctico  registrarlos  uno  por  uno,  existe  un mecanismo con el cual se darán de alta automáticamente al momento de leer los archivos XML de la nómina, incluyendo su RFC para que puedan ser vinculados (proceso ideal para la carga inicial) y posteriormente asignar el centro de costo correspondiente de forma manual. 

 

1. Agregue una copia de  los XML de nómina de  sus empleados  (no  registrados  como usuarios), a  la  carpeta CFDIPRVS.  

  

2. Abra la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE. Haga clic en el botón Alta Empleados. 

     

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3. Muestra el nombre y RFC del empleado. Haga clic en el botón Alta Empleados. 

 

El sistema registrará el RFC de su empleado en el catálogo de usuarios generando un consecutivo con el prefijo USXXXX. 

 

El sistema le indica que registró un usuario sin clave en su catálogo de usuarios y le asignó el grupo 39. 

4. Haga clic en el botón OK del mensaje.   

Y con otro mensaje le indica que registre a cada empleado su Centro de costo. 

 

5. Haga clic en el botón OK del mensaje. 

 

Se recomienda asignar el centro de costos correspondiente a los usuarios, antes de generar la póliza para que ésta salga correctamente.    

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6. Vaya a su catálogo de Usuarios y busque al empleado. 

Observe que su código es US0001, registra el nombre, le asigna el grupo 39 y ya aparece su RFC, estos datos los obtiene del archivo XML. 

 

7. A través del botón Cambio registre el centro de costos correspondiente de su empleado, para que la póliza se genere correctamente. 

Si lo desea, agregue los demás datos del empleado. 

 

Podrá continuar de forma normal, cargando los archivos XML. 

 

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Altamasivadeempleados 

Otra forma de dar de alta a sus usuarios es importando un archivo de texto, lo cual agilizará su registro.  

El layout del archivo separado por tabuladores es:  

RFC  NOMBRE  CENTRO DE COSTO 

 

1. Vaya a la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE, del módulo de Contabilidad y haga clic en el botón Alta Empleados. 

 

Esto desplegará la ventana “Asignación de proveedores”  

2. Haga clic en el botón Importa Empleados. 

   

Nuevo

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3. En la ventana que despliega, haga clic en el botón Carga y seleccione el archivo.  

 Carga los datos en la ventana. 

4. Haga clic en el botón Validar. 

    

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Le envía un mensaje.  

 

5. Haga clic en el botón Procesa. 

 Envía otro mensaje 

 

6. Haga clic en el botón OK.