Lê Tấn, Tin học văn phòng mới

Häc So¹n th¶o v¨n b¶n “DÔ hiÓu - Nhanh nhí – Mau vËn dông”

Tin häc V¨n phßngSO¹N TH¶O V¡N B¶N víi MICROSOFT WORD

Bµi 14. B¾T §ÇU SO¹N TH¶O VíI MICROSOFT WORD

1. So¹n th¶o v¨n b¶n vµ Microsoft Word

1.1. Ch¹y ch¬ng tr×nh

Cã hai çch chÝnh khëi t¹o phÇn mÒm Word:

- Çch 1: Tõ môc Start chän ProgramsMicrosoft Word.- Çch 2: BÊm ®óp chuét vµo biÓu tîng cña Word trªn mµn h×nh.

1.2. Giíi thiÖu cöa sæ lµm viÖc cña Word

Sau khi khëi ®éng, cöa sæ lµm viÖc cña Word cã d¹ng nh h×nh d-íi ®©y:

Trong ®ã:

- Thanh tiªu ®Ò: Dßng ®Çu tiªn cña mµn h×nh hiÓn thÞ tªn v¨n b¶n hiÖn thêi.

- Thanh thùc ®¬n: N»m díi thanh tiªu ®Ò, chøa çc lÖnh chÝnh cña Word n»m trong thùc ®¬n File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window vµ Help.

H·y quan s¸t thªm vÒ néi dung thùc ®¬n ®Ó ghi nhí çc ký hiÖu thêng thÊy (®óng cho mäi øng dông kh¸c cña Windows):Çc ch÷ çi g¹ch ch©n cho biÕt ®Ó truy cËp ®Õn thùc ®¬n ®ã, ta cã thÓ nhÊn Alt+ch÷ çi cã g¹ch ch©n. VÝ dô, muèn truy cËp thùc ®¬n File, ta dïng tæ hîp phÝm Alt+F.DÊu mòi tªn bªn ph¶i thùc ®¬n cho biÕt nÕu ta chän môc ®ã sÏ xuÊt hiÖn thªm mét thùc ®¬n con kh¸c (cßn gäi lµ Sub-Menu).DÊu ... bªn c¹nh tªn thùc ®¬n cho biÕt nÕu ta chän thùc ®ã sÏ xuÊt hiÖn mét hép tho¹i (Dialog). VÝ dô ë thùc ®¬n trªn, nÕu chän Options, ta sÏ thÊy xuÊt hiÖn mét hép tho¹i cho phÐp thiÕt lËp çc tïy chän cho Word.Bªn ph¶i tªn thùc ®¬n cã thÓ cã phÝm gâ t¾t (shortcut key) cho phÐp ta truy cËp lÖnh nhanh h¬n b»ng bµn phÝm. VÝ dô, víi thùc ®¬n trªn, ®Ó truy cËp chøc n¨ng Spelling, ta cã thÓ bÊm phÝm F7 (h. 14.2).- Thanh c«ng cô: Gåm çc nót lÖnh gióp thùc

hiÖn nhanh lÖnh cña ch¬ng tr×nh. Trong 1

Thanh tiªu ®ÒThanh thùc ®¬nThanh c«ng cô

Th íc

H×nh 14.2. Thùc ®¬n


mµn h×nh Word chuÈn thêng xuÊt hiÖn ba thanh c«ng cô: Standard, Formatting vµ Draw.

- Thíc ngang: N»m díi thanh c«ng cô. Thíc däc: N»m c¹nh tr¸i cöa sæ.

- Vïng so¹n th¶o: Vïng nhËp vµ ®Þnh d¹ng néi dung v¨n b¶n.- Çc chÕ ®é hiÓn thÞ v¨n b¶n: Çc nót chuyÓn nhanh gi÷a çc

chÕ ®é hiÓn thÞ v¨n b¶n.- Thanh tr¹ng th¸i: N»m ë cuèi mµn h×nh hiÓn thÞ th«ng tin

tr¹ng th¸i ho¹t ®éng cña ch¬ng tr×nh (nh trang hiÖn t¹i, tæng sè trang, dßng, cét hiÖn t¹i,...).

1.3. §ãng ch¬ng tr×nh

Thùc hiÖn lÖnh FileExit hoÆc kÝch nót t¹i gãc trªn cïng bªn ph¶i cña cöa sæ lµm viÖc.

2. Çc lÖnh lµm viÖc víi tÖp v¨n b¶n

Mçi v¨n b¶n cÇn so¹n th¶o sÏ ®îc lu trªn ®Üa nh mét tÖp (file). Çc tÖp v¨n b¶n cña Word cã phÇn më réng mÆc ®Þnh lµ DOC. Sau khi t¹o ra tÖp v¨n b¶n, ngêi dïng cã thÓ dïng nhiÒu lÇn vµ lu tr÷ ®Ó ...

2.1. T¹o v¨n b¶n míi

M« t¶: LÖnh t¹o mét tÖp v¨n b¶n míi cã phÇn më réng lµ doc.Thùc hiÖn: ViÖc t¹o v¨n b¶n míi ®îc thùc hiÖn b»ng mét trong çc çch sau:- Çch 1: Thùc hiÖn lÖnh FileNew, chän Blank Document, chän

Document, bÊm nót OK.

- Çch 2: BÊm nót New trªn thanh c«ng cô.

- Çch 3: BÊm tæ hîp phÝm Ctrl+N.

Sau khi thùc hiÖn lÖnh, mét v¨n b¶n míi xuÊt hiÖn víi tªn gäi ngÇm ®Þnh lµ Document n (n = 1, 2,...).

2

H×nh 14.3. Cöa sæ t¹o tÖp v¨n b¶n míi


2.2. Ghi v¨n b¶n

M« t¶: LÖnh ghi v¨n b¶n cã t¸c dông lu l¹i çc th«ng tin võa ®îc nhËp trong v¨n b¶n.Thùc hiÖn: Cã 3 çch ghi v¨n b¶n:- Çch 1: Thùc hiÖn lÖnh File/Save.- Çch 2: KÝch nót Save trªn thanh c«ng cô.- Çch 3: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+S.NÕu tÖp v¨n b¶n cha ®îc ®Æt tªn, hép tho¹i yªu cÇu ®Æt tªn ®îc ®a ra. NhËp tªn v¨n b¶n trong « File name, kÝch nót Save.

Lu ý: NÕu ®ãng tÖp v¨n b¶n hoÆc ch¬ng tr×nh mµ cha thùc hiÖn lÖnh ghi v¨n b¶n, th«ng b¸o yªu cÇu x¸c nhËn viÖc ghi ®îc ®a ra, kÝch nót Yes ®Ó ghi v¨n b¶n, ngîc l¹i chän No.

2.3. Ghi v¨n b¶n víi tªn míi

M« t¶: LÖnh ghi v¨n b¶n hiÖn thêi víi mét tªn míi.Thùc hiÖn: Thùc hiÖn lÖnh FileSave As, x¸c ®Þnh th môc chøa tÖp v¨n b¶n, nhËp tªn míi trong « File name, kÝch nót Save.

2.4. Më v¨n b¶n

M« t¶: LÖnh më mét tÖp v¨n b¶n cã s½n trªn m¸y tÝnh.Thùc hiÖn: Cã 3 çch chÝnh më mét tÖp v¨n b¶n cã s½n.- Çch 1: Thùc hiÖn lÖnh FileOpen.- Çch 2: KÝch nót Open trªn thanh c«ng cô.- Çch 3: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+O.Chän tªn tÖp cÇn më, kÝch nót Open.

2.5. §ãng v¨n b¶n

M« t¶: LÖnh ®ãng tÖp v¨n b¶n hiÖn thêi ®ang ®îc so¹n th¶o.Thùc hiÖn: Thùc hiÖn lÖnh FileClose (hoÆc kÝch vµo nót t¹i gãc trªn bªn ph¶i cña cöa sæ lµm viÖc).

xem toµn bé néi dung mét hay nhiÒu trang (thu nhá hoÆc phãng to theo ý muèn). ChÕ ®é Print Preview ®îc thùc hiÖn th«ng qua lÖnh FilePrint Preview (xem bµi Tr×nh bµy trang in).

4. Con trá nhËp v¨n b¶n. Çch sö dông çc phÝm so¹n th¶o c¬ b¶n

4.1. Con trá nhËp v¨n b¶n vµ con trá chuét

Cã hai lo¹i con trá trong Word lµ con trá v¨n b¶n (lu«n cã d¹ng |) vµ con trá chuét (biÕn d¹ng thêng xuyªn tïy vÞ trÝ).

- Con trá nhËp v¨n b¶n (hay cßn gäi lµ con trá so¹n th¶o hay con trá text) xuÊt hiÖn trªn vïng so¹n th¶o vµ khi gâ bµn phÝm, çc ký tù sÏ xuÊt hiÖn t¹i vÞ trÝ cña con trá v¨n b¶n. Con trá so¹n

3


th¶o v¨n b¶n cã d¹ng | vµ nhÊp nh¸y. Nh vËy con trá so¹n th¶o cã nhiÖm vô nhËp v¨n b¶n tõ bµn phÝm vµ chuét.

- Trong vïng so¹n th¶o, con trá chuét cã d¹ng I, nhng khi di chuét ra khái vïng so¹n th¶o, con trá chuét sÏ cã d¹ng . Con trá chuét chØ ra vÞ trÝ chuét trªn mµn h×nh vµ dïng ®Ó thùc hiÖn çc chøc n¨ng kh¸c cña Word ®îc ra lÖnh bëi çc thao t¸c víi chuét.

4.2. Di chuyÓn con trá v¨n b¶n

Thùc hiÖn: - Sö dông bµn phÝm:

PhÝm T¸c dôngPhÝm mòi tªn ph¶i

DÞch con trá v¨n b¶n sang ph¶i mét ký tù.

PhÝm mòi tªn tr¸i

DÞch con trá v¨n b¶n sang tr¸i mét ký tù.

PhÝm Home DÞch con trá v¨n b¶n vÒ ®Çu dßng.PhÝm End DÞch con trá v¨n b¶n vÒ cuèi dßng.PhÝm mòi tªn lªn DÞch con trá v¨n b¶n lªn mét dßng.PhÝm mòi tªn xuèng

DÞch con trá v¨n b¶n xuèng mét dßng.

PhÝm PageUp DÞch con trá v¨n b¶n lªn mét trang mµn h×nh.

PhÝm PageDown DÞch con trá v¨n b¶n xuèng mét trang mµn h×nh.

- Sö dông chuét: Di trá chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn ®Æt trá v¨n b¶n, kÝch nót chuét tr¸i.

4.3. Söa v¨n b¶n

Nót phÝm

T¸c dông

Delete - Xãa mét ký tù liÒn sau con trá v¨n b¶n.

4

§Æt trá v¨n b¶n vµo tr íc tõ cÇn xãa

Tõ cÇn xãa

BÊm phÝm Delete 4 lÇn


Backspace

- Xãa mét ký tù tríc con trá v¨n b¶n.

SpaceBar

- ChÌn mét ký tù trèng vµo vÞ trÝ con trá v¨n b¶n.

Enter - Ng¾t dßng t¹i vÞ trÝ con trá v¨n b¶n.

5. ChÕ ®é gâ v¨n b¶n

Trong Word cã hai chÕ ®é gâ v¨n b¶n: ChÕ ®é ghi ®Ì vµ chÕ ®é ghi chÌn.

5.1. ChÕ ®é ghi chÌn

ë chÕ ®é ghi chÌn, néi dung v¨n b¶n gâ tõ bµn phÝm sÏ ®îc chÌn vµo tríc néi dung ®· cã tïy thuéc vµo vÞ trÝ con trá v¨n b¶n.

5

NhÊn phÝm Space 5 lÇn

§Æt trá v¨n b¶n vµo vÞ trÝ cÇn chÌn ký tù trèng

Con trá v¨n b¶n

ChÕ ®é chÌn

H×nh 14.9. VÝ dô chÕ ®é ghi chÌn


5.2. ChÕ ®é ghi ®Ì

ë chÕ ®é ghi ®Ì (Overwrite), néi dung v¨n b¶n gâ tõ bµn phÝm sÏ ghi ®Ì thay thÕ néi dung ®· tån t¹i tríc ®ã tõ vÞ trÝ con trá v¨n b¶n.

5.3. ChuyÓn ®æi chÕ ®é

Cã thÓ ph©n biÖt chÕ ®é chÌn, ®Ì b»ng çch nh×n vµo thanh tr¹ng th¸i, nÕu ch÷ OVR s¸ng cã nghÜa ®ang ë chÕ ®é ®Ì, ngîc l¹i lµ chÕ ®é chÌn.

NhÊn phÝm Insert hoÆc kÝch ®óp trá chuét vµo nót OVR trªn thanh tr¹ng th¸i ®Ó chuyÓn ®æi gi÷a hai chÕ ®é chÌn vµ ®Ì.

6

Con trá v¨n b¶n

ChÕ ®é ®Ì

H×nh 14.10. VÝ dô chÕ ®é ghi ®Ì

PhÝm InsertChÕ ®é ghi

chÌnChÕ ®é ghi ®Ì


Bµi 15. SO¹N TH¶O C¥ B¶N Vµ ÇC LÖNH Xö Lý NHãM Ký Tù

4. §¸nh dÊu v¨n b¶n. Çc lÖnh Copy, Cut, Paste

4.1. §¸nh dÊu v¨n b¶n

Khi so¹n th¶o v¨n b¶n, nhiÒu lóc chóng ta cÇn ®Þnh d¹ng cho mét sè ®o¹n, tõ, c©u hay ký tù. Còng cã lóc chóng ta cÇn sao chÐp nh÷ng phÇn néi dung gièng hoÆc gÇn gièng nhau ®Ó tr¸nh gâ l¹i tõ ®Çu. Çc thao t¸c ®ã ®ßi hái ph¶i sö dông viÖc ®¸nh dÊu v¨n b¶n (Selection).

Trªn vïng so¹n th¶o, phÇn v¨n b¶n ®îc ®¸nh ®Êu sÏ ®¶o ngîc mµu nÒn vµ mµu ch÷ so víi phÇn kh«ng ®îc ®¸nh dÊu. Cô thÓ, b×nh thêng v¨n b¶n cã mµu ch÷ ®en trªn nÒn tr¾ng. V× vËy vïng ®îc chän sÏ cã mµu ch÷ tr¾ng trªn nÒn ®en. ChÝnh v× ®Æc ®iÓm nµy mµ nhiÒu khi ngêi ta cßn gäi thao t¸c chän lµ thao t¸c b«i ®en.

Sau ®©y lµ çc çch ®Ó chän v¨n b¶n (®¸nh dÊu khèi) b»ng chuét:

Môc ®Ých chän

Çch thùc hiÖn

Mét tõ Nh¸y ®óp chuét lªn tõ.Mét dßng Di chuyÓn con trá chuét ra c¹nh ngoµi lÒ tr¸i cña dßng

cho ®Õn khi con trá chuét ®æi sang h×nh mòi tªn híng sang bªn ph¶i ( ) vµ bÊm chuét.

NhiÒu dßng Di chuyÓn con trá chuét ra c¹nh ngoµi lÒ tr¸i cña dßng cho ®Õn khi con trá chuét ®æi sang h×nh mòi tªn híng sang bªn ph¶i ( ) bÊm chuét tr¸i, gi÷ vµ kÐo lªn, xuèng.

C©u NhÊn gi÷ phÝm Ctrl vµ nhÊn chuét vµo bÊt cø ®©u trong c©u.

7

H×nh 15.1. §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n


Mét ®o¹n Di chuyÓn con trá chuét ra c¹nh lÒ tr¸i cña ®o¹n cho ®Õn khi con trá chuét ®æi sang h×nh mòi tªn híng sang ph¶i ( ) vµ nhÊn ®óp chuét.HoÆc nhÊp nhanh 3 lÇn chuét t¹i vÞ trÝ bÊt kú trong ®o¹n.

NhiÒu ®o¹n Di chuyÓn con trá chuét ra c¹nh lÒ tr¸i cña ®o¹n cho ®Õn khi con trá chuét ®æi sang h×nh mòi tªn híng sang ph¶i ( ) vµ nhÊn ®óp chuét vµ kÐo lªn trªn hoÆc xuèng díi.

Khèi ch÷ NhÊp chuét vµo vÞ trÝ ®Çu cña khèi cÇn chän, cuén v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cuèi cña khèi, gi÷ Shift vµ nhÊn chuét.

Khèi ch÷ h×nh ch÷ nhËt

NhÊn gi÷ phÝm Alt trong khi kÐo chuét tõ gãc thø nhÊt ®Õn gãc ®èi cña h×nh ch÷ nhËt cÇn chän.

Toµn bé v¨n b¶n

Di chuyÓn con trá chuét ra bªn ngoµi lÒ tr¸i cña v¨n b¶n cho ®Õn khi con trá chuét biÕn thµnh h×nh mòi tªn híng sang ph¶i ( ) vµ nhÊn nhanh chuét 3 lÇn.HoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+A.

BÊt kú KÐo trong khi nhÊn gi÷ phÝm tr¸i chuét qua çc tõ cÇn chän.

Çc çch chän v¨n b¶n b»ng bµn phÝm:

PhÝm ®îc nhÊn T¸c dôngShift + Chän mét ký tù sang bªn ph¶iShift + Chän mét ký tù sang bªn tr¸iShift+End Chän ®Õn cuèi dßngShift+Home Chän ®Õn ®Çu dßngShift+ Chän sang dßng tiÕp theoShift+ Chän sang dßng bªn trªnCtrl+Shift+ Chän ®Õn hÕt ®o¹nCtrl+Shift+ Chän ®Õn ®Çu ®o¹nCtrl+Shift+Home Chän ®Õn ®Çu v¨n b¶nCtrl+Shift+End Chän ®Õn cuèi v¨n b¶nCtrl+A Chän toµn bé v¨n b¶n

Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh dÊu, çc thao t¸c tiÕp theo cña viÖc so¹n th¶o sÏ ¶nh hëng ®Õn phÇn ®¸nh dÊu ®ã. Ch¼ng h¹n, nÕu ta gâ mét phÝm ký tù khi cã v¨n b¶n bÞ ®¸nh dÊu, phÇn bÞ ®¸nh dÊu sÏ ®îc thay b»ng ký tù võa gâ.

8


§Ó hñy ®¸nh dÊu khèi, nhÊn mét phÝm mòi tªn bÊt kú hoÆc nhÊn chuét lªn mét vÞ trÝ bÊt kú cña vïng so¹n th¶o.§Ó xãa khèi ®· ®¸nh dÊu, nhÊn Delete hoÆc BackSpace.

4.2. Sö dông bé nhí ®Öm

Bé nhí ®Öm (Clipboard) lµ mét vïng ®Öm cña m¸y tÝnh ®îc sö dông ®Ó lµm n¬i lu tr÷ t¹m d÷ liÖu. Trªn Windows, Clipboard cã vai trß rÊt quan träng, nã cho phÐp çc øng dông cã thÓ qua ®ã trao ®æi d÷ liÖu víi nhau.

TÊt c¶ çc øng dông cña Windows ®Òu sö dông chung mét bé nhí ®Öm. NghÜa lµ nÕu mét øng dông nµy lu d÷ liÖu cña m×nh vµo bé nhí ®Öm, nã sÏ thay thÕ d÷ liÖu tríc ®ã cã trong bé nhí ®Öm. Çc øng dông cã thÓ truy cËp ®Õn bé nhí ®Öm vµ sö dông d÷ liÖu hiÖn lu trong bé nhí ®Öm nÕu øng dông hiÓu ®îc cÊu tróc d÷ liÖu ®ã.

Trong Word, bé nhí ®Öm rÊt hay ®îc sö dông khi ta cÇn sao chÐp çc phÇn v¨n b¶n cã néi dung t¬ng tù nhau. ViÖc nµy gióp cho qu¸ tr×nh so¹n th¶o ®îc nhanh h¬n v× tr¸nh ph¶i gâ l¹i tõ ®Çu.Cã hai thao t¸c quan träng liªn quan ®Õn sö dông bé nhí ®Öm:

- Sao chÐp (Copy): Ghi d÷ liÖu vµo bé nhí ®Öm.

- D¸n (Paste): LÊy néi dung tõ bé nhí ®Öm ra vµ chÌn vµo v¨n b¶n t¹i vÞ trÝ con trá hiÖn thêi.

Chøc n¨ng Copy cßn cã mét d¹ng kh¸c gäi lµ C¾t (Cut). Nã còng t¬ng tù nh Copy, tuy nhiªn sau khi ®· lu d÷ liÖu vµo bé nhí ®Öm, thao t¸c Cut sÏ xãa lu«n néi dung ra khái v¨n b¶n hiÖn thêi.VËy ®Ó sao chÐp d÷ liÖu, çc c«ng viÖc ta ph¶i lµm lµ:- Sao chÐp phÇn v¨n b¶n cÇn thùc hiÖn vµo bé nhí ®Öm b»ng lÖnh Copy

hay Cut.

- ChuyÓn con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn sao chÐp vµ dïng lÖnh Paste.

Thao t¸c Copy:- §¸nh dÊu khèi phÇn v¨n b¶n cÇn sao chÐp.

- NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+C hoÆc nhÊn biÓu tîng Copy trªn thanh c«ng cô hoÆc dïng lÖnh EditCopy.

Thao t¸c Paste:- Di chuyÓn con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n.

- NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+V hoÆc nhÊn biÓu tîng Paste trªn thanh c«ng cô hoÆc dïng lÖnh EditPaste.

Thao t¸c Cut:- §¸nh dÊu khèi phÇn v¨n b¶n cÇn c¾t.

- NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+X hoÆc nhÊn biÓu tîng Cut trªn thanh c«ng cô hoÆc dïng lÖnh EditCut.

9


Lu ý: Word kh«ng chØ sao chÐp néi dung mµ cßn sao chÐp c¶ ®Þnh d¹ng cña phÇn v¨n b¶n ®ã. M¨c dï Windows chØ cã mét bé ®Öm, tuy nhiªn Word 2000 cho phÐp sö dông nhiÒu bé ®Öm cña riªng nã.

Bµi 16. §ÞNH D¹NG V¡N B¶N C¥ B¶N

2. Tr×nh bµy kiÓu ch÷ ®Ëm, nghiªng, g¹ch ch©n

KiÓu ch÷ ®Ëm, nghiªng, g¹ch ch©n cña nhãm ch÷ ®îc thùc hiÖn b»ng çch ®¸nh dÊu nhãm ch÷ cÇn t¹o khu«n vµ thùc hiÖn lÖnh ®Þnh d¹ng nhanh b»ng nh¸y chuét trªn çc nót lÖnh cña thanh c«ng cô hoÆc dïng çc tæ hîp phÝm ®Æc biÖt.

§Þnh d¹ng ch÷ VÝ dô Nót lÖnh Tæ hîp phÝm

KiÓu ch÷ in ®Ëm Hµ Néi lµ thñ ®« níc ViÖt Nam

Ctrl+B

KiÓu ch÷ in nghiªng

Hµ Néi lµ thñ ®« níc ViÖt Nam

Ctrl+I

KiÓu ch÷ g¹ch ch©n

Hµ Néi lµ thñ ®« níc ViÖt Nam

Ctrl+U

3. Kh¸i niÖm ph«ng ch÷ vµ cì ch÷

Ph«ng ®îc ®Þnh nghÜa lµ mét tËp hîp çc ký tù cã cïng mÉu thiÕt kÕ (kiÓu d¸ng ch÷) dùa trªn mét b¶ng m· ký tù nhÊt ®Þnh. Trong Windows çc phÇn mÒm thêng sö dông mét lo¹i ph«ng gäi lµ True-Type. Mçi ph«ng cã mét tªn ®Ó ph©n biÖt vµ tªn ®ã thêng ®¹i diÖn cho kiÓu ch÷ mµ ph«ng thÓ hiÖn. VÝ dô çc ph«ng th-êng gÆp lµ:

Times New RomanArialTahomaCourierKÝch thíc cña ký tù ®îc ®o b»ng ®¬n vÞ ®iÓm (point). Mét

®iÓm cã gi¸ trÞ xÊp xØ 1/72 inch. Nh vËy nÕu mét ký tù cã cì ch÷ lµ 72, nghÜa lµ ký tù ®ã cã chiÒu cao kho¶ng 1 inch (1 inch cã ®é dµi 2,54 cm).

10


4. Gâ v¨n b¶n b»ng tiÕng ViÖt

Ngoµi viÖc cã ch¬ng tr×nh gâ, ngêi sö dông cßn ph¶i thuéc mét quy t¾c gâ ®Ó cã thÓ ®¸nh ®îc ký tù tiÕng ViÖt (do bµn phÝm kh«ng cã çc phÝm tiÕng ViÖt). Thùc tÕ th× cã rÊt nhiÒu çch gâ tiÕng ViÖt, tuy nhiªn t¹i ViÖt Nam cã hai çch ®îc xem lµ phæ biÕn nhÊt: çch gâ Telex vµ çch gâ VNI.LuËt gâ Telex:

Çc phÝm gâ

KÕt qu¶

Çc phÝm gâ

KÕt qu¶

aa © f DÊu huyÒn

aw ¨ s DÊu s¾c

oo « r DÊu háiow ¬ x DÊu ng·uw j DÊu

nÆngdd ® z Xãa dÊu

DÊu cã thÓ ®îc gâ sau nguyªn ©m chøa dÊu, tuy nhiªn nªn gâ dÊu cuèi tõ, bé gâ sÏ quyÕt ®Þnh nguyªn ©m chøa dÊu. Çc ch¬ng tr×nh gâ Telex cßn cho phÐp gâ ch÷ w thay cho ch÷ , dÊu [ thay cho ch÷ ¬, dÊu ] thay cho ch÷ .

VÝ dô:NÕu muèn gâ côm tõ Hµ Néi, trËt tù çc phÝm gâ tõ bµn phÝm lµ: Haf Nooij.

NÕu muèn gâ côm tõ Trêng häc, cã thÓ gâ Truwowngf hocj hoÆc Tr][ngf hocj.

LuËt gâ VNIKiÕu gâ VNI cho phÐp dïng hµng phÝm sè ®Ó thay thÕ cho dÊu tiÕng ViÖt. Çch bá dÊu hoµn toµn t¬ng tù nh khi viÕt tay.

Çc phÝm gâ

KÕt qu¶

Çc phÝm gâ

KÕt qu¶

11

Chän ph«ng ch÷

Chän cì ch÷

H×nh 16.1. Hép chän ph«ng trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng


1dÊu s¾c 6

dÊu mò trong çc ch÷ ©, ª, «

2dÊu huyÒn 7

dÊu mãc trong çc ch÷ , ¬

3 dÊu hái 8 dÊu tr¨ng trong ch÷ ¨

4 dÊu ng· d9 ch÷ ®

5dÊu nÆng 0 xãa dÊu

VÝ dô muèn gâ côm tõ Hµ Néi, trËt tù çc phÝm gâ lµ: Ha2 No65i.Chóng ta biÕt r»ng m¸y tÝnh sö dông b¶ng m· ASCII ®Ó m· hãa bé ký tù dïng cho m¸y tÝnh. Trong b¶ng m· ®ã, cßn thiÕu rÊt nhiÒu ký tù tiÕng ViÖt. V× thÕ, çch gi¶i quyÕt cña çc nhµ lËp tr×nh lµ thay ®æi mét sè ký tù trong b¶ng m· ®ã thµnh ký tù tiÕng ViÖt, th«ng qua çch söa l¹i ph«ng ch÷.

V× vËy, ®Ó hiÓn thÞ ®îc tiÕng ViÖt, m¸y cßn cÇn ph¶i cµi ®Æt ph«ng ch÷ hç trî tiÕng ViÖt. Tãm l¹i, muèn gâ ®îc tiÕng ViÖt trªn Word, cÇn ph¶i:

- Cã ch¬ng tr×nh gâ tiÕng ViÖt (®· ®îc cµi ®Æt).

- Cã mét sè ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt (®· ®îc cµi ®Æt).

- BËt chøc n¨ng gâ tiÕng ViÖt cña ch¬ng tr×nh gâ tiÕng ViÖt ®· cã.

HiÖn nay, thÕ giíi ®· c«ng bè vµ ®a vµo sö dông bé m· UNICODE, cho phÐp m· hãa ®îc tÊt c¶ çc ng«n ng÷ trªn toµn cÇu, trong ®ã cã c¶ tiÕng ViÖt. Tõ phiªn b¶n Word 2000, çc ký tù tiÕng ViÖt ®· cã thÓ hiÓn thÞ ®îc b»ng çc ph«ng Unicode chuÈn cña Microsoft nh Times New Roman, Arial,... Do ®ã, nÕu ta cã ch¬ng tr×nh gâ TiÕng ViÖt hç trî b¶ng m· UNICODE th× hoµn toµn sö dông ®îc tiÕng ViÖt trªn Word 2000 mµ kh«ng cÇn cµi ®Æt thªm ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt.

5. C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n

5.1. C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n

M« t¶: Trong Word, v¨n b¶n ®îc chia thµnh tõng ®o¹n. Mçi

12H×nh 16.2. C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n

b¶n


®o¹n trong trang ®Òu cã thÓ cã lÒ riªng (indent) cña m×nh so víi lÒ cña toµn trang. LÒ tr¸i (left indent): kho¶ng çch gi÷a c¹nh tr¸i cña ®o¹n víi lÒ tr¸i trang v¨n b¶n.LÒ ph¶i (right indent): kho¶ng çch gi÷a c¹nh ph¶i cña ®o¹n víi lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n.

Dßng ®Çu tiªn (first line): kho¶ng çch tõ ký tù ®Çu cña dßng ®Çu tiªn tíi lÒ tr¸i cña ®o¹n. NÕu gi¸ trÞ nµy lµ sè d¬ng th× dßng ®Çu tiªn sÏ thÓ hiÖn "thôt vµo", nÕu lµ sè ©m th× dßng ®Çu tiªn sÏ ®îc thÓ hiÖn "lïi ra" so víi çc dßng kh¸c cña ®o¹n v¨n b¶n, ®îc gäi lµ lÒ treo (hanging indent).Thùc hiÖn:Çch nhanh nhÊt ®Ó thay ®æi lÒ cña ®o¹n v¨n b¶n lµ sö dông thíc cña Word: §¸nh dÊu mét hay nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n cÇn c¨n lÒ. KÝch chän çc nót trªn thíc t¬ng øng víi yªu cÇu c¨n lÒ cña ®o¹n v¨n b¶n.

KÝch nót Save trªn thanh c«ng cô ®Ó ghi l¹i sù thay ®æi.

5.2. C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n

M« t¶: Th«ng thêng khi gâ v¨n b¶n th× dßng v¨n b¶n sÏ ®îc c¨n th¼ng hµng t¹i c¹nh tr¸i cña ®o¹n v¨n b¶n. Tuy nhiªn mét ®o¹n v¨n b¶n cã thÓ ®îc c¨n theo mét trong çc kiÓu sau: - C¨n lÒ tr¸i: Çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n ®îc c¨n th¼ng theo lÒ tr¸i cña ®o¹n. Kho¶ng çch gi÷a çc tõ ®Òu nhau.- C¨n lÒ gi÷a: Çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n ®îc chia ®Òu hai bªn trôc gi÷a hai lÒ tr¸i vµ ph¶i cña ®o¹n. Kho¶ng çch gi÷a çc tõ ®Òu nhau.

13

H×nh 16.3. Th íc

H×nh 16.4. C¨n lÒ ®o¹n v¨n b¶n


- C¨n lÒ ph¶i: Çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n ®îc c¨n th¼ng theo lÒ ph¶i cña ®o¹n. Kho¶ng çch gi÷a çc tõ ®Òu nhau.- C¨n lÒ ®Òu hai bªn: Çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n ®îc c¨n th¼ng theo hai lÒ tr¸i vµ ph¶i. Kho¶ng çch gi÷a çc tõ sÏ ®îc tù ®éng d·n çch mét çch hîp lý. Thùc hiÖn: Çch nhanh nhÊt thùc hiÖn viÖc c¨n lÒ ®o¹n v¨n b¶n lµ sö dông çc nót t¾t trªn thanh c«ng cô:- §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn c¨n lÒ (còng cã thÓ c¨n lÒ ®èi víi

®o¹n v¨n b¶n s¾p gâ b»ng çch ®Æt trá v¨n b¶n t¹i vÞ trÝ b¾t ®Çu ®o¹n v¨n b¶n).

- Chän nót c¨n lÒ trªn thanh c«ng cô:KÝch nót (hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+L) ®Ó c¨n lÒ tr¸i.

KÝch nót (hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+R) ®Ó c¨n lÒ ph¶i.KÝch nót (hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+E) ®Ó c¨n lÒ gi÷a.KÝch nót (hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+J) ®Ó c¨n lÒ ®Òu hai bªn.

- KÝch nót Save trªn thanh c«ng cô ®Ó ghi l¹i sù thay ®æi.

6. §Þnh d¹ng trang in

6.1. KÝch thíc trang in vµ híng giÊy

Çc th«ng sè quan träng ®Çu tiªn cña ®Þnh d¹ng trang in lµ: - KÝch thíc (Size) cña khæ giÊy v¨n b¶n sÏ ®îc in ra. KÝch thíc

trang in ®îc x¸c ®Þnh bëi hai sè ®o: chiÒu réng (Width) vµ chiÒu cao (Height). VÝ dô khæ giÊy A4 cã kÝch thíc réng - 8,27 inch, cao - 11,69 inch, hay t¬ng ®¬ng víi 21 cm vµ 29,7 cm.

- Híng giÊy (Orientation) cña v¨n b¶n thÓ hiÖn trªn giÊy. Cã hai kiÓu chän híng giÊy in lµ th¼ng ®øng (Portrait) vµ n»m ngang (Landscape). KiÓu th¼ng ®øng ch÷ sÏ ®îc in theo

14

Th¼ng ®øng

N»m ngang

H íng giÊy in

ChiÒu réng (Width)

ChiÒu cao (Height)

LÒ trªn, d íi

LÒ tr¸i, ph¶i

H×nh 16.5. §Þnh d¹ng trang in


chiÒu song song víi c¹nh ng¾n h¬n cña trang in. KiÓu n»m ngang ch÷ sÏ ®îc in theo chiÒu song song víi c¹nh dµi h¬n cña trang in.

- LÒ trang giÊy (Page Margin) bao gåm: lÒ trªn (Top), lÒ díi (Bottom), lÒ tr¸i (Left) vµ lÒ ph¶i (Right).

6.2. C«ng cô thíc ®o

Thùc hiÖn lÖnh ViewRuler ®Ó hiÓn thÞ c«ng cô thíc ®o trªn cöa sæ lµm viÖc.Nh÷ng phÇn tö trªn thíc cã t¸c dông c¨n chØnh lÒ trang v¨n b¶n:- PhÇn thíc mÇu x¸m ë ®Çu tr¸i vµ ®Çu ph¶i thanh thíc n»m

ngang thÓ hiÖn lÒ tr¸i vµ lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n.- PhÇn thíc mÇu x¸m ë ®Çu trªn vµ ®Çu díi thanh thíc n»m däc

thÓ hiÖn lÒ trªn vµ lÒ díi cña trang v¨n b¶n.

H×nh 16.6

6.3. §Þnh d¹ng trang in b»ng c«ng cô thíc

Çc bíc thùc hiÖn viÖc ®Þnh d¹ng:- ChuyÓn sang chÕ ®é xem Print Layout.- Di trá chuét ®Õn c¹nh ph©n çch gi÷a phÇn thíc mµu x¸m vµ

mµu tr¾ng ®Õn khi trá chuét chuyÓn thµnh h×nh mòi tªn hai ®Çu ( ).

- NhÊn vµ gi÷ phÝm chuét kÐo thay ®æi ®é réng lÒ trang v¨n b¶n. Cã thÓ nhÊn gi÷ phÝm Alt vµ kÐo chuét ®Ó cã ®îc sè ®o lÒ chÝnh x¸c.

H×nh 16.7

- KÝch nót Save trªn thanh c«ng cô ®Ó ghi l¹i sù thay ®æi.

Bµi 17. §ÞNH D¹NG V¡N B¶N CHI TIÕT

1. Çc yÕu tè ®Þnh d¹ng chÝnh: Ký tù, §o¹n v¨n b¶n, Trang in

Nh ®· tr×nh bµy trong bµi §Þnh d¹ng v¨n b¶n c¬ b¶n, cã 3 møc tr×nh bµy v¨n b¶n chÝnh lµ Ký tù (Character), §o¹n v¨n b¶n

15


(Paragraph) vµ Trang in (Page). Trong bµi nµy chóng ta sÏ ®îc häc chi tiÕt çc kh¸i niÖm, ®Þnh nghÜa vµ thao t¸c cô thÓ cña çc yÕu tè ®Þnh d¹ng trªn. Çc lÖnh t¹o khu«n, ®Þnh d¹ng chi tiÕt trªn thùc ®¬n Format cña Word.

2. §Þnh d¹ng ký tù

Ngoµi viÖc ®Þnh d¹ng nhanh ký tù dùa trªn çc nót trªn thanh c«ng cô, thùc ®¬n FormatFont sÏ x¸c ®Þnh mét çch ®Çy ®ñ nhÊt çc ®Þnh d¹ng cña ph«ng ch÷.

2.1. Ph«ng ch÷

Cã thÓ ®Þnh d¹ng cho çc ký tù ®· gâ hoÆc ®Þnh gâ:- §Ó thay ®æi ®Þnh d¹ng cho phÇn v¨n b¶n ®· gâ h·y ®¸nh dÊu

khèi v¨n b¶n ®ã.- §Ó ®Þnh d¹ng cho phÇn v¨n b¶n ®Þnh gâ, chuyÓn con trá v¨n

b¶n tíi vÞ trÝ sÏ nhËp v¨n b¶n.- Nh¸y chuét vµo thùc ®¬n Format, chän Font. - Chän nót Font.- X¸c ®Þnh çc lùa chän cÇn thiÕt cho viÖc ®Þnh d¹ng ph«ng

ch÷:- Thay ®æi ph«ng ch÷, kiÓu ch÷, mµu ch÷ vµ cì ch÷.

X¸c ®Þnh ph«ng ch÷ trong môc Font.Chän kiÓu ch÷ Regular (ch÷ thêng), Italic (ch÷ nghiªng), Bold (ch÷ ®Ëm), Bold Italic (ch÷ ®Ëm nghiªng) trong môc Font style.Chän cì ch÷ trong môc Size.KÝch chän mµu ch÷ trong môc Font color.Chän kiÓu g¹ch ch©n cho ký tù trong môc Underline style vµ x¸c ®Þnh mµu g¹ch ch©n trong môc Underline color.

- TÝch chän çc hiÖu øng ®¬n gi¶n cho ký tù.Chän Superscript ®Ó t¹o chØ sè trªn (vÝ dô x2).Chän Subscript ®Ó t¹o chØ sè díi (vÝ dô A2).Chän All caps ®Ó t¹o toµn ch÷ in hoa.Chän Outline ®Ó t¹o ch÷ viÒn.

16

H×nh 17.1. §Þnh d¹ng ph«ng ch÷


H×nh 17.2. Çc hiÖu øng trªn ch÷

- KÝch nót OK ®Ó x¸c lËp çc ®Þnh d¹ng võa thiÕt lËp.

2.2. Kho¶ng çch gi÷a çc ký tù

- Nh¸y chuét vµo thùc ®¬n Format, chän Font. - Chän nót Character Spacing.- X¸c ®Þnh kho¶ng çch gi÷a çc ký tù:

Scale: Thay ®æi tØ lÖ cña cì ch÷ (100% lµ kÝch thíc thùc). Spacing: Kho¶ng çch gi÷a çc ký tù. Normal (b×nh thêng), Expanded (d·n réng), Condensed (thu hÑp).Position: VÞ trÝ cña ký tù so víi dßng c¬ b¶n ®îc quy ®Þnh bëi Raised (lªn), Lowered (xuèng) vµ gi¸ trÞ trong hép By.Kerning for fonts: §Æt chÕ ®é tù ®éng tÝnh kho¶ng çch gi÷a çc cÆp ký tù ®Æc biÖt. Points and above: Co ch÷ tèi thiÓu mµ Word sÏ ®iÒu chØnh kho¶ng çch gi÷a çc cÆp ký tù ®Æc biÖt mét çch tù ®éng.


2.3. Çc hiÖu øng ®Æc biÖt

- Nh¸y chuét vµo thùc ®¬n Format, chän Font. - Chän nót Text Effects.- Lùa chän hiÖu øng cÇn ®Þnh d¹ng cho ký tù.- KÝch nót OK ®Ó x¸c lËp çc ®Þnh d¹ng võa thiÕt lËp.

3. §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n

3.1. C¨n lÒ vµ kho¶ng çch gi÷a çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n

- §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng.

- Thùc hiÖn lÖnh FormatParagraph.

17

H×nh 17.3. Kho¶ng çch gi÷a çc ký tù


H×nh 17.4. §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n

- TÝch chän nót Indents and Spacing.- Lùa chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n t¹i danh s¸ch trong môc

Alignment.- X¸c ®Þnh lÒ cña ®o¹n v¨n b¶n trong môc Indentation.- Lùa chän çch c¨n lÒ cña dßng ®Çu tiªn ®o¹n v¨n b¶n t¹i môc

Special.None: Dßng ®Çu tiªn ®îc c¨n lÒ gièng çc dßng kh¸c.First Line: Dßng ®Çu tiªn ®îc c¨n lÒ thôt vµo mét ®o¹n b»ng gi¸ trÞ trong « By so víi çc dßng kh¸c.Hanging: Dßng ®Çu tiªn ®îc c¨n lÒ lïi ra ®o¹n b»ng gi¸ trÞ trong « By so víi çc dßng kh¸c.

- X¸c ®Þnh kho¶ng çch gi÷a çc ®o¹n v¨n b¶n trong môc Spacing.Before: Kho¶ng çch ®Õn ®o¹n v¨n b¶n tríc.After: Kho¶ng çch ®Õn ®o¹n v¨n b¶n sau.Line Spacing: Kho¶ng çch gi÷a çc dßng trong ®o¹n v¨n b¶n.


3.2. Ng¾t dßng vµ ng¾t trang

- §¸nh dÊu ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng.

- Thùc hiÖn lÖnh FormatParagraph.- Chän nót Line and Page Breaks.- TÝch chän çc môc trong Pagination ®Ó kiÓm tra viÖc ng¾t

trang ®èi víi ®o¹n v¨n b¶n:Widow/Orphan Control: KiÓm so¸t kh«ng cho Word hiÖn mét dßng cuèi cña ®o¹n ë ®Çu trang (hiÖn tîng nµy gäi lµ Widow) hoÆc hiÖn mét dßng ®Çu cña ®o¹n ë cuèi trang (hiÖn tîng nµy gäi lµ Orphan).Keep Lines Together: §o¹n v¨n b¶n ph¶i n»m trän trªn mét trang.

18


Page Break Before: Ng¾t trang tríc ®o¹n (®o¹n v¨n b¶n ph¶i n»m ë ®Çu trang).Keep with Next: §o¹n v¨n b¶n hiÖn thêi vµ ngay sau nã kh«ng n»m trªn çc trang kh¸c nhau (®o¹n v¨n b¶n ®îc chän kh«ng n»m ë cuèi trang).


3.3. §Þnh d¹ng ®iÓm dõng cho ®o¹n v¨n b¶n

§iÓm dõng (Tab Stop) lµ çc vÞ trÝ x¸c ®Þnh trªn çc dßng cña ®o¹n v¨n b¶n cã t¸c dông ®Þnh vÞ t¹o çc cét v¨n b¶n cña ®o¹n. Khi ta nhÊn phÝm Tab, con trá so¹n th¶o sÏ ®îc tù ®éng chuyÓn ®Õn vÞ trÝ ®iÓm dõng bªn ph¶i gÇn nhÊt. Khi gâ v¨n b¶n t¹i vÞ trÝ ®iÓm dõng, v¨n b¶n sÏ ®îc c¨n chØnh th¼ng hµng t¹i vÞ trÝ hiÖn thêi theo kiÓu cña ®iÓm dõng nµy.Sau ®©y lµ h×nh ¶nh cña mét çch bè trÝ ®iÓm dõng trªn thíc ngang.

PhÇn mÒm WORD cho phÐp ®Þnh nghÜa 5 lo¹i ®iÓm dõng c¬ b¶n sau:

§iÓm dõng c¨n tr¸i (Left Tab ): V¨n b¶n sÏ c¨n th¼ng hµng tr¸i t¹i vÞ trÝ hiÖn thêi.

§iÓm dõng c¨n ph¶i (Right Tab ): V¨n b¶n sÏ c¨n th¼ng hµng ph¶i t¹i vÞ trÝ hiÖn thêi.

§iÓm dõng c¨n gi÷a (Center Tab ): V¨n b¶n sÏ c¨n th¼ng hµng gi÷a t¹i vÞ trÝ hiÖn thêi.

§iÓm dõng thËp ph©n (Decimal Tab ): C¨n th¼ng hµng theo vÞ trÝ dÊu chÊm thËp ph©n cña sè.

§iÓm dõng Bar (Bar Tab ): Tù ®éng t¹o çc nÐt th¼ng trªn dßng cña v¨n b¶n.

Sau ®©y lµ m« t¶ çc thao t¸c c¬ b¶n víi ®iÓm dõng.Çch t¹o çc ®iÓm dõng:- Dïng chuét tÝch chän kiÓu ®iÓm Tab t¹i vÞ trÝ tr¸i ngoµi cïng cña thíc ngang trong chÕ ®é Print Layout. - KÝch chuét trªn Thíc ngang ®Ó t¹o ®iÓm dõng t¬ng øng.Xãa ®iÓm dõng:

19

H×nh 17.5. §iÓm dõng (Tab stop) trªn th íc ngang

Left Tab

Decimal Tab

Center Tab

Right Tab


- Di chuét lªn vÞ trÝ cña ®iÓm dõng trªn thíc ngang vµ kÐo rª ra ngoµi thíc.Thay ®æi vÞ trÝ ®iÓm dõng:- Di chuét lªn vÞ trÝ cña ®iÓm dõng trªn thíc ngang vµ kÐo rª sang tr¸i hoÆc ph¶i ®Ó dÞch chuyÓn vÞ trÝ cña ®iÓm dõng nµy.Thay ®æi tÝch chÊt cña ®iÓm dõng:- KÝch ®óp chuét t¹i vÞ trÝ cña ®iÓm dõng trªn thíc ngang vµ thay ®æi th«ng tin ®iÓm dõng trong hép héi tho¹i Tabs.

4. §Þnh d¹ng trang v¨n b¶n

ViÖc thiÕt lËp çc th«ng sè trang v¨n b¶n ®îc thùc hiÖn th«ng qua lÖnh FilePage Setup. Çc chøc n¨ng vµ lùa chän cô thÓ bao gåm:

4.1. C¨n lÒ trang v¨n b¶n

M« t¶: C¨n lÒ cho trang v¨n b¶n.Thùc hiÖn:- Më thùc ®¬n File, chän lÖnh Page Setup.- Chän nót Margins.

- NhËp çc tiªu chÝ c¨n lÒ cho trang v¨n b¶n trong çc môc t¬ng øng.

- X¸c ®Þnh kho¶ng çch tõ mÐp giÊy ®Õn tiªu ®Ò trªn (Header) vµ tiªu ®Ò díi (Footer) trong môc From Edge.

- TÝch chän môc Mirror Margins nÕu muèn v¨n b¶n ®îc tr×nh bµy ®èi xøng gi÷a çc trang ch½n, lÎ. Khi ®ã çc tham sè Left, Right trë thµnh Inside vµ Outside.

20

H×nh 17.6. C¨n lÒ trang v¨n b¶n


- X¸c ®Þnh ph¹m vi v¨n b¶n ®îc ¸p dông çc th«ng sè võa thiÕt lËp trong môc Apply to:Whole Docutment: ¸p dông cho toµn bé v¨n b¶n.This Point Forward: ¸p dông tõ vÞ trÝ ®Æt trá v¨n b¶n trë ®i.This Section: ¸p dông cho phÇn hiÖn thêi.

- KÝch nót OK ®Ó x¸c lËp çc th«ng sè trang v¨n b¶n võa thiÕt lËp.

4.2. KÝch thíc trang v¨n b¶n

M« t¶: Chän kÝch thíc cho trang v¨n b¶n.Thùc hiÖn:- Më thùc ®¬n File, chän lÖnh Page Setup.- Chän nót Paper Size.- Chän kÝch thíc phï hîp tõ danh s¸ch çc kÝch thíc cã s½n cña

Word. NÕu tù chän kÝch thíc, h·y nhËp chiÒu cao (Height) vµ ®é réng (Width) cña trang v¨n b¶n vµo çc « t¬ng øng.

- TÝch chän híng giÊy khi in:

Portrait: Híng th¼ng ®øng, chiÒu réng nhá h¬n chiÒu cao.Landscape: Híng n»m ngang, chiÒu réng lín h¬n chiÒu cao.

21

H×nh 17.7. Tr×nh bµy trang v¨n b¶n

KÝch chän çc kÝch th íc cã s½n

H×nh 17.8. KÝch th íc trang v¨n b¶n


- KÝch nót OK ®Ó x¸c lËp çc tham sè vÒ kÝch thíc trang v¨n b¶n võa thiÕt lËp.

4.3. §Þnh nguån giÊy

M« t¶: §Þnh nguån giÊy in cho çc trang v¨n b¶n.Thùc hiÖn: - Më thùc ®¬n File, chän lÖnh Page Setup.- Chän nót Paper Source.- §Þnh nguån giÊy in cho trang ®Çu tiªn trong môc First Pages.- §Þnh nguån giÊy in cho çc trang cßn l¹i trong môc Other

Pages.- KÝch nót OK ®Ó ghi l¹i çc th«ng sè vÒ ®Þnh nguån giÊy in

trang v¨n b¶n.

4.4. Tiªu ®Ò trªn, tiªu ®Ò díi trang v¨n b¶n

Tiªu ®Ò trang lµ v¨n b¶n ®îc in ra ë çc trang nh nhau cña mét v¨n b¶n. Ph©n biÖt hai lo¹i tiªu ®Ò trang: tiªu ®Ò trªn (header) n»m ë phÝa trªn cña trang, trong ph¹m vi lÒ trªn cña trang vµ tiªu ®Ò díi (footer) n»m ë phÝa díi trang, trong ph¹m vi lÒ díi cña trang v¨n b¶n.

4.5. Th«ng sè tæng thÓ trang v¨n b¶n

M« t¶: X¸c ®Þnh çc th«ng sè tæng thÓ (Layout) cho v¨n b¶n.Thùc hiÖn: - Më thùc ®¬n File, chän lÖnh Page Setup.

22

H×nh 17.9. H íng giÊy khi in

LÒ trªn, d íi

H×nh 17.10. VÞ trÝ ®Æt tiªu ®Ò trang

VÞ trÝ cña tiªu ®Ò trªn

VÞ trÝ cña tiªu ®Ò d íi


- Chän nót Layout.- Chän vÞ trÝ cho viÖc khëi t¹o mét phÇn (Section) míi trong

môc Section Start.- Trong môc Headers and Footers, tÝch chän çch ph©n biÖt çc

tiªu ®Ò trang v¨n b¶n:Different Odd and Event: Ph©n biÖt çc tiªu ®Ò trang cho trang ch½n vµ lÎ.Different First Page: Ph©n biÖt çc tiªu ®Ò trang cho trang ®Çu tiªn vµ çc trang cßn l¹i cña v¨n b¶n.

- KÝch nót Line Numbers... nÕu muèn ®¸nh sè thø tù dßng cho trang v¨n b¶n.

- KÝch nót Border... ®Ó t¹o khung cho trang v¨n b¶n.- KÝch nót OK ®Ó x¸c lËp çc th«ng sè tæng thÓ cña trang v¨n

b¶n.

Bµi 18. B¶NG

1. T¹o b¶ng, nhËp d÷ liÖu cho b¶ng

B¶ng (table) lµ mét chøc n¨ng ®Æc biÖt rÊt h÷u Ých cña çc phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n. §©y lµ chøc n¨ng cho phÐp t¹o ra çc b¶ng, hay çc líi trªn trang so¹n th¶o dïng ®Ó chøa ch÷, sè hoÆc h×nh ¶nh. B¶ng cho phÐp chóng ta cã thÓ tr×nh bµy v¨n b¶n díi d¹ng mét b¶ng bao gåm çc hµng vµ çc cét th¼ng hµng. Trªn thùc tÕ nhu cÇu gâ nh÷ng d¹ng v¨n b¶n nh vËy rÊt cao vÝ dô nh mét danh s¸ch líp häc, danh s¸ch häc sinh, b¶ng ®iÓm, thêi khãa biÓu, ....

1.1. Çch t¹o b¶ng

Cã thÓ t¹o b¶ng b»ng hai çch sau:

- Çch 1: (h. 27)§Æt trá v¨n b¶n t¹i dßng ®Þnh t¹o b¶ng.

23

H×nh 18.1. Nót lÖnh t¹o b¶ng

H×nh 18.2. Hép tho¹i t¹o b¶ng


KÝch nót t¹o b¶ng trªn thanh c«ng cô (nÕu thanh c«ng cô t¹o b¶ng cha cã trªn cöa sæ lµm viÖc, chän ViewToolbarsTables and Borders). Dïng chuét b«i ®en sè hµng, cét ®Þnh t¹o trong phÇn më réng cña nót vµ th¶ tay.

- Çch 2: (h. 28)

Thùc hiÖn lÖnh TableInsertTable.NhËp sè hµng, sè cét cña b¶ng vµo çc vÞ trÝ Number of colums, Number of rows.KÝch nót OK ®Ó t¹o b¶ng.

Chó ý: khi lÇn ®Çu ®îc khëi t¹o, b¶ng lu«n lµ mét líi ch÷ nhËt víi ®Þnh d¹ng chuÈn bao gåm çc hµng vµ çc cét. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, b¶ng cã thÓ cã ®Þnh d¹ng bÊt kú kh«ng nhÊt thiÕt lµ mét líi ®Òu çc hµng vµ cét.

1.2. NhËp d÷ liÖu cho b¶ng

Di trá chuét hoÆc sö dông çc phÝm mòi tªn ®Ó chuyÓn trá v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cÇn nhËp néi dung. ViÖc nhËp néi dung ®îc thùc hiÖn nh b×nh thêng.Trong khi nhËp néi dung, çc phÝm Tab, Shift+Tab, çc phÝm mòi tªn ®îc dïng ®Ó di chuyÓn gi÷a çc «, hµng, cét trong b¶ng.Khi con trá v¨n b¶n n»m t¹i « ë gãc díi bªn ph¶i cña b¶ng, nhÊn phÝm Tab sÏ chÌn thªm mét hµng ë cuèi b¶ng.

Trong khi nhËp d÷ liÖu vµo çc « cña b¶ng, hÇu hÕt çc chøc n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n víi ký tù vµ ®o¹n v¨n b¶n vÉn gi÷ nguyªn. Do vËy chóng ta cã thÓ tr×nh bµy mét b¶ng víi d÷ liÖu ®îc ®Þnh d¹ng theo ý muèn.

2. LÖnh chÌn/xãa hµng, cét trong b¶ng

2.1. Chän « trong b¶ng

§Ó ®¸nh dÊu mét hay nhiÒu «, hµng, cét trong b¶ng b¹n lµm nhsau:- Chän hµng: KÝch vµ rª chuét trong vïng chän hµng.- Chän cét: KÝch vµ rª chuét trong vïng chän cét.- Chän «: KÝch vµ rª chuét trong vïng chän «.

2.2. Chän toµn bé b¶ng

§Ó chän nhanh toµn bé b¶ng ta lµm nh sau:- Nh¸y chuét t¹i mét « bÊt kú trong b¶ng.- Thùc hiÖn lÖnh TableSelectTable.

2.3. LÖnh chÌn hµng/cét/«

§Ó chÌn thªm hµng (hoÆc cét, «) vµo b¶ng b¹n lµm nh sau:24

H×nh 18.3. Chän « trong b¶ng


- §¸nh dÊu çc « t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn.- Thùc hiÖn lÖnh TableInsert.- Chän mét trong çc kiÓu chÌn sau:

ChÌn cét bªn tr¸i cét hiÖn thêi: Chän Columns to the Left.ChÌn cét bªn ph¶i cét hiÖn thêi: Chän Columns to the Right.ChÌn hµng bªn trªn dßng hiÖn thêi: Chän Rows Above.ChÌn hµng bªn díi dßng hiÖn thêi: Chän Rows Below.ChÌn thªm «: Chän Cells.

2.4. LÖnh xãa hµng/cét/«

§Ó xãa hµng (hoÆc cét, «) trong b¶ng b¹n lµm nh sau:- §¸nh dÊu çc « t¹i vÞ trÝ cÇn xãa.- Thùc hiÖn lÖnh TableDelete.- Chän mét trong çc kiÓu xãa sau:

Xãa cét ®îc chän: Chän Columns.Xãa hµng ®îc chän: Chän Rows.Xãa « ®îc chän: Chän Cells.NÕu muèn xãa b¶ng: Chän Tables.

3. Çc thao t¸c hiÖu chØnh trong b¶ng

3.1. Thay ®æi kÝch thíc

§a trá chuét tíi ®êng ph©n çch gi÷a çc cét, hµng, kÝch phÝm chuét tr¸i, nhÊn gi÷ vµ rª chuét tíi ®é réng míi.

3.2. Thao t¸c gép «

- §¸nh dÊu çc « cÇn gép.- Thùc hiÖn lÖnh TableMerge Cells.

H×nh 18.5

3.3. Thao t¸c t¸ch «

- §¸nh dÊu çc « cÇn t¸ch.- Thùc hiÖn lÖnh TableSplit Cells.- XuÊt hiÖn hép tho¹i t¸ch « (Split Cells) nh sau:

25

H×nh 18.4. Thay ®æi kÝch th íc çc « trong b¶ng

Tr íc khi gép Sau khi gép «


H×nh 18.6

- Chän sè cét vµ sè hµng cÇn t¸ch cña çc « nµy trong vÞ trÝ Number of colums vµ Number of rows.

- Khi ta chän nhiÒu h¬n 1 « cÇn t¸ch, lùa chän Merge cells before split dïng ®Ó thùc hiÖn viÖc gép çc « nµy tríc khi t¸ch.

- NhÊn OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh.

4. LÖnh t¹o khu«n b¶ng

4.1. T¹o khu«n cho b¶ng

- §Æt trá v¨n b¶n vµo mét « bÊt kú trong b¶ng.- Thùc hiÖn lÖnh FormatBorders and Shading.- Chän nót Borders.- X¸c ®Þnh kiÓu viÒn b¶ng trong môc Setting.- Chän kiÓu ®êng viÒn trong môc Style.- Chän mµu ®êng viÒn vµ ®é réng ®êng viÒn trong çc môc

Color vµ Width.- KÝch nót OK ®Ó t¹o khu«n cho b¶ng.

4.2. T¹o khu«n cho «

- §¸nh dÊu çc « cÇn t¹o khu«n.- Thùc hiÖn lÖnh FormatBorders and Shading.- Chän môc Borders.- X¸c ®Þnh kiÓu viÒn b¶ng trong môc Setting.- Chän kiÓu ®êng viÒn trong môc Style.- Chän mµu ®êng viÒn vµ ®é réng ®êng viÒn trong çc môc

Color vµ Width.- Chän ph¹m vi ¸p dông cho « (Cell) trong môc Apply to.- KÝch nót OK ®Ó t¹o khu«n cho « ®îc chän.

5. S¾p xÕp, tÝnh to¸n d÷ liÖu trªn b¶ng

5.1. S¾p xÕp

- §¸nh dÊu cét d÷ liÖu cÇn s¾p xÕp.

- Thùc hiÖn lÖnh TableSort.

26


H×nh 18.7. S¾p xÕp trong b¶ng

- NÕu chän nhiÒu cét th× ph¶i x¸c ®Þnh cét dïng lµm s¾p xÕp trong môc Sort by, chän kiÓu d÷ liÖu lµ Number (sè), Text (ký tù) hay Date (ngµy). NÕu muèn s¾p xÕp theo mét cét kh¸c n÷a th× chän trong Then by.

- Chän kiÓu s¾p xÕp lµ Ascending (t¨ng dÇn) hay Descending (gi¶m dÇn).

- KÝch nót OK.

5.2. TÝnh to¸n

Cã thÓ thùc hiÖn viÖc tÝnh to¸n trong b¶ng theo çch sau:- §Æt trá v¨n b¶n t¹i vÞ trÝ muèn chÌn c«ng thøc.- Thùc hiÖn lÖnh TableFormula.- Gâ c«ng thøc cÇn tÝnh to¸n trong « Formula.- §Þnh d¹ng kÕt qu¶ ®îc chän trong « Number Format.- Chän çc hµm cã s½n t¹i môc Paste Function.- KÝch nót OK.Sau khi ®· chÌn çc hµm sè tÝnh to¸n trong b¶ng, khi cÇn tÝnh l¹i çc hµm sè nµy (v× çc gi¸ trÞ tham chiÕu t¹i çc « kh¸c ®· thay ®æi) nh¸y chuét t¹i çc gi¸ trÞ vµ nhÊn nót F9.

Sè lîng çc hµm tÝnh to¸n cña Word kh«ng nhiÒu tuy nhiªn còng kh¸ ®ñ cho çc tÝnh to¸n ®¬n gi¶n. Çc « trong b¶ng cã thÓ ®îc tham chiÕu theo nguyªn t¾c ®¸nh ®Þa chØ theo hµng vµ cét nh sau: hµng ®¸nh sè 1, 2, ... Cét ®¸nh sè A, B, .. VÝ dô B2 chØ ra « t¹i hµng 2 vµ cét 2.

§Ó chØ mét nhãm çc « trªn b¶ng ta dïng çch chØ ra ®Þa chØ cña hai « n»m ë hai gãc ®èi diÖn cña nhãm « çch nhau bëi dÊu (:), vÝ dô: A1:B4, C4:D5. Çc tõ khãa Above, Below, Right, Left lÇn lît chØ ra çc vïng « phÝa díi, phÝa trªn, phÝa ph¶i vµ

27


phÝa tr¸i cña « hiÖn thêi. Ngoµi ra çc hµm sau cã thÓ sö dông ®èi víi mét hoÆc nhiÒu nhãm « cña b¶ng.ABS - hµm tÝnh gi¸ trÞ tuyÖt ®èi.AVERAGE - hµm tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh.COUNT - hµm ®Õm sè lîng « kh«ng rçng.MAX - hµm tÝnh gi¸ trÞ maximum.MIN - hµm tÝnh gi¸ trÞ minimum.MOD - hµm tÝnh sè d cña phÐp chia nguyªn.PRODUCT - hµm tÝnh tÝch.SUM - hµm tÝnh tæng.

Bµi 19. Sö DôNG §å HäA TRONG V¡N B¶N

1. §èi tîng ®å häa trong Word

§èi víi mét v¨n b¶n, ngoµi phÇn ch÷ thêng chiÕm sè lín, nhiÒu khi rÊt cÇn minh häa b»ng çc h×nh vÏ, ta gäi chung lµ çc ®èi tîng ®å häa (graphic). Do ®ã, phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i hç trî kh¶ n¨ng chÌn vµ xö lý h×nh ¶nh ®å häa.

Word cho phÐp lµm viÖc víi ba d¹ng ®èi tîng ®å häa c¬ b¶n:

§èi tîng thø nhÊt (Drawing Object): ®îc vÏ b»ng chÝnh çc c«ng cô cña Word trªn thanh c«ng cô Drawing (h. 19.9) vµ gäi lµ Drawing Object. Çc ®èi tîng nµy bao gåm çc c«ng cô vÏ trùc tiÕp nh ®êng th¼ng, ®êng cong, h×nh hép, h×nh trßn, elip, hép chøa v¨n b¶n, çc h×nh cã d¹ng ®Æc biÖt, ... §©y lµ chøc n¨ng ®å häa m¹nh nhÊt vµ ®îc sö dông nhiÒu nhÊt cña Word.

§èi tîng thø hai (WordArt): ®îc t¹o ra bëi mét c«ng cô ®Æc biÖt lµ WordArt. ý nghÜa cña chøc n¨ng nµy, nh b¶n th©n tªn WordArt - ch÷ nghÖ thuËt ®· gîi ý, lµ t¹o ra çc ®èi tîng ®å häa lµ v¨n b¶n cã hiÖu øng nghÖ thuËt.

§èi tîng thø ba (Picture): lµ çc lo¹i ¶nh ®îc vÏ hay t¹o ra tõ nh÷ng phÇn mÒm kh¸c mµ Word cã thÓ hiÓu ®îc, ta gäi chóng lµ Picture. Çc kiÓu ¶nh phæ biÕn hiÖn nay gåm GIF, JPEG, BMP, WMF,... Çc ¶nh nµy thêng ®· ®îc t¹o ra tõ tríc díi d¹ng çc tÖp ®å häa. Ngêi dïng chØ viÖc chÌn çc tÖp ®å häa nµy vµo v¨n b¶n t¹i çc vÞ trÝ thÝch hîp.

Nh×n chung, çc ®èi tîng ®å häa cã chung çc tÝnh sau:

ViÒn (Border): Sö dông ®Ó t¹o khung cho ®èi tîng. Muèn thay ®æi thuéc tÝnh vÒ ®êng viÒn, ta sö dông çc nót lÖnh Line Style, Line Color, Dash Style.

Mµu (Fill): X¸c ®Þnh mµu cho ®èi tîng. Thuéc tÝnh nµy chØ ¸p dông cho çc ®èi tîng Drawing Object. Muèn thay ®æi, ta dïng nót lÖnh Fill Color.

28


Bãng (Shadow): T¹o bãng cho ®èi tîng. §Æc tÝnh nµy cã thÓ dïng cho Drawing Object vµ trong vµi trêng hîp cã thÓ dïng cho Picture. LÖnh ®Ó thay ®æi bãng lµ Shadow Style.

3 chiÒu (3-D): T¹o hiÖu øng kh«ng gian 3 chiÒu cho ®èi tîng. ChØ cã thÓ dïng mét trong hai hiÖu øng Shadow vµ 3D cho ®èi tîng vÏ (Drawing Object). LÖnh ®Ó thay ®æi lµ 3-D Style.

VÞ trÝ (Layout): Quan hÖ gi÷a ®èi tîng ®å häa víi v¨n b¶n.

Thø tù xÕp (Order): Thø tù cña çc ®èi tîng ®å häa khi chång lªn nhau t¹i cïng mét vÞ trÝ trªn trang v¨n b¶n.

Riªng víi ®èi tîng Picture:

Thay ®æi ®é s¸ng vµ ®é t¬ng ph¶n cña ¶nh th«ng qua lÖnh Contrast and Brightness.

Thay ®æi mµu s¾c cña ¶nh b»ng lÖnh Image Control (chuyÓn sang ¶nh ®en tr¾ng, ¶nh hai mµu,...)

Lµm trong suèt ¶nh b»ng lÖnh Set Transparent Color (lµm trong suèt mét mµu).

Khi cÇn ®iÒu chØnh ®èi tîng ®å häa, ta bÊm chuét lªn ®èi tîng ®Ó chän. MÆc ®Þnh, çc thanh c«ng cô liªn quan ®Õn ®iÒu chØnh ®èi tîng còng sÏ xuÊt hiÖn theo. NÕu v× mét lý do nµo ®ã çc thanh c«ng cô kh«ng bËt, ta sÏ dïng lÖnh:ViewToolbarsTªn thanh c«ng cô.§Ó ®iÒu chØnh kÝch thíc ®èi tîng, chóng ta chó ý çc « vu«ng mµu ®en nhá n»m trªn ®êng viÒn cña ®èi tîng mçi khi ®îc chän.

NÕu di chuyÓn chuét qua ®ã, con trá chuét sÏ chuyÓn sang h×nh mòi tªn hai chiÒu (, ) cho ta biÕt híng thay ®æi kÝch thíc. NhÊn, gi÷ chuét ®ång thêi kÐo con trá chuét ra çc híng ®Ó thay ®æi kÝch thíc.§Ó di chuyÓn ®èi tîng, chän vµ ®a con trá chuét vµo trong ®èi t-îng cho ®Õn khi con trá chuét chuyÓn thµnh h×nh mòi tªn 4 chiÒu, nhÊn gi÷ chuét vµ di chuyÓn.Tïy theo ®èi tîng ®îc chän trong v¨n b¶n, trªn thùc ®¬n Format cña Word sÏ xuÊt hiÖn thªm mét lÖnh t¬ng øng cho phÐp ta më hép tho¹i ®iÒu chØnh ®èi tîng. VÝ dô:- NÕu ®èi tîng lµ ¶nh, lÖnh sÏ lµ FormatPicture.- NÕu ®èi tîng lµ WordArt, lÖnh sÏ lµ FormatWordArt.- Çc lÖnh nµy ®Òu më hép tho¹i Format Object víi çc nót lÖnh

c¬ b¶n sau:

29


Color and Line: x¸c ®Þnh nÒn vµ ®êng viÒn.Size: x¸c vÒ kÝch thíc, gãc quay cña ®èi tîng.

Layout: x¸c ®Þnh vÞ trÝ cña ®èi tîng.

Picture: dµnh riªng cho ®èi tîng ¶nh.

2. ChÌn ¶nh vµo v¨n b¶n

§Ó chÌn ¶nh vµo v¨n b¶n, ta dïng lÖnh:

InsertPictureFrom FileHép tho¹i Insert Picture xuÊt hiÖn:

- Look in: chän th môc chøa ¶nh.- Files of type: chän kiÓu ¶nh.- Chän tÖp ¶nh cÇn chÌn vµ bÊm Insert.

3. T¹o ch÷ nghÖ thuËt

WordArt lµ mét c«ng cô cña Word cho phÐp ta t¹o çc hiÖu øng vÒ ch÷ víi môc ®Ých trang trÝ v¨n b¶n. Sö dông WordArt, ta cã

30

H×nh 19.2. Hép tho¹i Format AutoShape

H×nh 19.3. Hép tho¹i Insert Picture


thÓ chÌn çc ®o¹n ch÷ bãng ba chiÒu víi rÊt nhiÒu kiÓu kh¸c nhau. §Ó chÌn WordArt, ta dïng lÖnh InsertPictureWordArt.Hép tho¹i Word Gallery díi ®©y xuÊt hiÖn:

- Chän mét kiÓu hiÖu øng vµ nhÊn OK. Hép tho¹i Edit WordArt Text tiÕp theo cho phÐp gâ v¨n b¶n cã hiÖu øng ®ã.

- Text: dßng v¨n b¶n.

- Font: chän ph«ng ch÷.

- Size: chän cì ch÷.

- B: t¹o ch÷ ®Ëm.

- I: t¹o ch÷ nghiªng.

- Khi so¹n th¶o xong, nhÊn OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc t¬ng tù sau ®©y:

§Ó hiÖu chØnh ®èi tîng WordArt, bÊm chuét lªn ®èi tîng. MÆc ®Þnh, thanh c«ng cô WordArt sÏ xuÊt hiÖn. NÕu kh«ng thÊy

31

H×nh 19.4. Hép tho¹i WordArt Gallery

H×nh 19.5. Hép tho¹i Edit WordArt Text


thanh c«ng cô nµy, cã thÓ hiÖn lªn b»ng lÖnhViewToolbarsWordArt.

H×nh 19.6. Thanh c«ng cô WordArt

Nót lÖnh Chøc n¨ngEdit Text Më hép tho¹i Edit WordArt Text ®Ó so¹n th¶o l¹i néi

dung v¨n b¶n cã hiÖu øng.Më hép tho¹i WordArt Gallery ®Ó cho phÐp thay ®æi kiÓu hiÖu øng.Chän h×nh d¹ng thÓ hiÖn cña WordArt (cong, trßn, th¼ng,...).

4. ChÌn ®èi tîng tõ ClipArt Gallery

ClipArt Gallery lµ mét th viÖn çc mÉu ®å häa ®îc tæ chøc, ph©n nhãm theo chñ ®Ò. Ngêi sö dông sÏ t×m ra trong ®ã nh÷ng mÉu phï hîp ®Ó chÌn vµo v¨n b¶n víi môc ®Ých trang trÝ.§Ó chÌn ®èi tîng tõ ClipArt Gallery, ta dïng lÖnh InsertPictureClipArt. Hép tho¹i Insert ClipArt xuÊt hiÖn.

- BÊm chän mét chñ ®Ò cã thÓ chøa ®èi tîng cÇn chÌn. Danh s¸ch çc mÉu ®å ho¹ trong chñ ®Ò sÏ xuÊt hiÖn.

32

H×nh 19.7. Hép tho¹i Insert ClipArt

H×nh 19.8. Hép tho¹i Insert ClipArt


- BÊm chuét lªn mÉu t×m ®îc, chän Insert Clip tõ thùc ®¬n.

ViÖc ®iÒu chØnh mét ®èi tîng ClipArt ®îc thùc hiÖn t¬ng tù nh ®èi víi ¶nh.

5. Sö dông c«ng cô Drawing

Ngoµi kh¶ n¨ng chÌn çc ®èi tîng ®å häa tõ çc tÖp, Word cßn cã mét tËp çc c«ng cô cho phÐp ngêi sö dông tù vÏ lÊy çc ®èi tîng ®å häa ®¬n gi¶n. Çc c«ng cô ®ã n»m trªn thanh c«ng cô Drawing. §Ó hiÓn thÞ thanh c«ng cô nµy, ta dïng lÖnh ViewToolbarsDrawing.

Chøc n¨ng t¹o çc ®èi tîng ®å häa

§êng th¼ng: NhÊn chuét chän ®iÓm thø nhÊt, gi÷ vµ kÐo chuét ®Õn ®iÓm thø hai. NhÊn kÌm Shift ®Ó vÏ çc ®êng th¼ng cã gãc nghiªng thay ®æi lµ béi sè cña 150

H×nh ch÷ nhËt: NhÊn chuét chän mét ®Ønh, gi÷ vµ kÐo chuét ®Õn ®Ønh ®èi diÖn. NhÊn kÌm Shift ®Ó vÏ h×nh vu«ng.H×nh Elip (Oval): T¬ng tù nh vÏ h×nh ch÷ nhËt. H×nh elip t¹o ra sÏ néi tiÕp h×nh ch÷ nhËt ®ã. NhÊn kÌm Shift ®Ó vÏ ®êng trßn.Çc h×nh cã s½n (AutoShape): T¬ng tù nh vÏ ®êng elip hay ch÷ nhËt.

Çc chøc n¨ng trªn thanh c«ng cô vÏ Drawing:

C«ng cô BiÓu t-îng

Chøc n¨ng

Line Dïng ®Ó vÏ çc ®êng th¼ng.

Arrow Dïng ®Ó vÏ çc ®êng cã mòi tªn.

Rectangle

Dïng ®Ó vÏ çc h×nh ch÷ nhËt.

33

H×nh 19.9. Thanh c«ng cô Drawing

C«ng cô t¹o ® êng, mòi tªn, ch÷ nhËt, elip, hép chøa text

C«ng cô chÌn ¶nh

Tinh chØnh ®èi t îng

Con trá chän

C«ng cô xoay

Chän h×nh cã ®Þnh d¹ng tr íc

C«ng cô t¹o WordArt

T¹o mµu nÒn, mµu viÒn, mµu ch÷

§iÒu chØnh ®é dµy vµ kiÓu ® êng viÒn


Oval Dïng ®Ó vÏ çc ®êng Elip.

Line Style

Chän kÝch thíc nÐt vÏ cho çc ®èi tîng.

Dash Style

Chän kiÓu nÐt vÏ cho çc ®èi tîng (nÐt liÒn, nÐt ®øt).

Arrow Style

Chän kiÓu mòi tªn cho çc ®èi tîng ®-êng th¼ng.

Shadow Style

T¹o bãng cho çc ®èi tîng.

3-D Style T¹o hiÖu øng 3 chiÒu cho çc ®èi tîng.

Fill Color Chän mµu nÒn cho ®èi tîng. NÕu chän No Fill, ®èi tîng sÏ trong suèt.

Line Color

Chän mµu cho ®êng viÒn. NÕu chän No Color, ®èi tîng sÏ kh«ng cã viÒn.

Word cßn cung cÊp mét tËp hîp çc th viÖn nh÷ng ®èi tîng ®å häa cã s½n chøa trong môc AutoShape. Çc chøc n¨ng cô thÓ ®îc minh häa b»ng biÓu tîng nªn rÊt dÔ hiÓu.Thùc ®¬n Çc kh¶

n¨ngThùc ®¬n

Çc kh¶ n¨ng

Line: kÎ vÏ çc ®-êng th¼ng, ®-êng cong, ®êng gÊp khóc

Stars and Banners: kÎ vÏ çc ®èi tîng h×nh sao, h×nh biÓu ng÷

Basic Shape: kÎ vÏ çc khèi h×nh c¬ b¶n nh h×nh ch÷ nhËt, h×nh thoi, h×nh thang, dÊu mãc,...

Flowchart: kÎ vÏ çc khèi thêng dïng trong çc m« h×nh s¬ ®å khèi

34


Thùc ®¬n Çc kh¶ n¨ng

Thùc ®¬nÇc kh¶ n¨ng

Block Arrow: kÎ vÏ çc biÓu tîng d¹ng mòi tªn

Callout: kÎ vÏ çc biÓu tîng thêng dïng trong miªu t¶ ®èi tho¹i, giao tiÕp

ViÖc ®iÒu chØnh vÞ trÝ çc ®èi tîng vÏ b»ng c«ng cô Drawing còng t¬ng tù nh nh÷ng ®èi tîng ®å häa ®· häc. Chó ý

- §Ó di chuyÓn ®èi tîng theo çc ph¬ng n»m ngang hay th¼ng ®øng b»ng chuét, gi÷ Shift trong khi kÐo chuét.

- §Ó di chuyÓn çc ®èi tîng tõng ®iÓm mét, gi÷ Ctrl vµ dïng çc phÝm mòi tªn hoÆc bÊm nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Nudge, chän tiÕp Up, Down, Left, Right ®Ó di chuyÓn theo çc híng lªn, xuèng, tr¸i, ph¶i t¬ng øng.

- §Ó thªm v¨n b¶n vµo mét sè ®èi tîng dïng thùc ®¬n t¾t cña ®èi tîng (bÊm chuét ph¶i lªn ®èi tîng) vµ chän Add Text.

Çc chøc n¨ng kh¸c

Çc chøc n¨ng tinh chØnh n©ng cao kh¸c ®èi víi ®èi tîng ®å häa kiÓu Drawing. Çc lÖnh nµy ®îc thùc hiÖn tõ b¶ng chän xuÊt hiÖn khi nh¸y chuét t¹i Draw.

H×nh 19.10

Group, Ungroup, Regroup: Lµ nhãm lÖnh cho phÐp nhãm ®èi tîng ®îc chän thµnh mét ®èi tîng lín h¬n. Order: S¾p xÕp l¹i vÞ trÝ cña çc ®èi tîng khi chång lªn nhau. Grid: T¹o ra mét líi « vu«ng ¶o trªn trang v¨n b¶n dïng ®Ó c¨n chØnh th¼ng hµng cho çc ®èi tîng.Nudge: LÖnh nµy dïng ®Ó di chuyÓn çc ®èi tîng theo çc kho¶ng çch ng¾n lµ tõng ®iÓm (point).

35


Align or Distribute: S¾p xÕp hay c¨n th¼ng hµng cho mét nhãm çc ®èi tîng ®· chän. Rotate or Flip: Quay hoÆc lÊy ®èi xøng ®èi tîng ®å häa theo çc híng kh¸c nhau.

H×nh 19.11

Text Wrapping: Chän kiÓu quan hÖ gi÷a ®èi tîng ®å ho¹ vµ v¨n b¶n (xem môc §Þnh vÞ ®èi tîng ®å häa trªn trang v¨n b¶n).Edit Points: Cho chØnh söa h×nh d¹ng çc ®èi tîng b»ng çch thªm çc ®iÓm trªn çc h×nh vµ cho phÐp ®iÒu chØnh çc ®iÓm nµy.Change AutoShape: Thay ®æi h×nh d¹ng cña ®èi tîng.

6. §Þnh vÞ ®èi tîng ®å häa trªn trang v¨n b¶n

Khi lµm viÖc víi çc ®èi tîng ®å häa trong v¨n b¶n, ngoµi chøc n¨ng ®Þnh d¹ng çc th«ng sè lµ ®Æc thï riªng cña ®èi tîng nµy, chóng ta cÇn chó ý ®Õn viÖc ®Þnh d¹ng vÞ trÝ (layout) cña ®èi tîng nµy liªn quan ®Õn v¨n b¶n. §iÒu nµy rÊt quan träng v× nã quyÕt ®Þnh ®Õn çch thÓ hiÖn çc ®èi tîng ®å häa nµy trªn nÒn cña v¨n b¶n. Trong Word cã n¨m kiÓu layout cña ®èi tîng ®å häa nh sau:

1. In line with text. §èi tîng g¾n kÕt trùc tiÕp víi ký tù.

Trong kiÓu layout nµy, ®èi tîng ®å häa ®îc thÓ hiÖn ngay t¹i vÞ trÝ con trá so¹n th¶o vµ g¾n kÕt víi v¨n b¶n nh mét ký tù b×nh thêng. VÞ trÝ cña ®èi tîng ®å häa ®îc qui ®Þnh bëi ®Þnh d¹ng cña ®o¹n v¨n b¶n chøa ®å häa nµy. Kh«ng thÓ dïng chuét ®Ó thay ®æi vÞ trÝ cña ®å häa trªn trang v¨n b¶n.2. Square. §èi tîng g¾n kÕt vu«ng c¹nh.Trong kiÓu layout nµy, ®èi tîng ®å häa kh«ng g¾n kÕt trùc tiÕp nh mét ký tù vµ ®îc thÓ hiÖn ®éc lËp trªn trang v¨n b¶n. Tuy nhiªn Word sÏ qui ®Þnh mçi ®èi tîng ®å häa nh mét h×nh ch÷ nhËt vµ v¨n b¶n sÏ ®îc thÓ hiÖn xung quanh h×nh ch÷ nhËt nµy. Cã thÓ tù do di chuyÓn ®å häa trªn trang b»ng çc thao t¸c kÐo th¶ cña chuét.3. Tight. §èi tîng g¾n kÕt chÆt.KiÓu layout nµy t¬ng tù nh kiÓu Square ®· nªu ë trªn. Sù kh¸c biÖt lµ Word kh«ng qui ®Þnh giíi h¹n cña ®èi tîng nh mét h×nh vu«ng. Giíi h¹n cña ®èi tîng ®å häa sÏ phô thuéc vµo chÝnh b¶n th©n çc ®èi tîng nµy.

36


4. Behind text. §èi tîng n»m díi v¨n b¶n.Trong kiÓu layout nµy, ®èi tîng ®å häa ®îc thÓ hiÖn hoµn toµn ®éc lËp víi v¨n b¶n. Tuy nhiªn ®èi tîng ®å häa sÏ n»m díi v¨n b¶n.5. In front of text. §èi tîng n»m trªn v¨n b¶n.Trong kiÓu layout nµy, ®èi tîng ®å häa ®îc thÓ hiÖn hoµn toµn ®éc lËp víi v¨n b¶n. Tuy nhiªn h×nh ¶nh cña ®å häa sÏ v¨n b¶n.

§Ó thay ®æi kiÓu layout thùc hiÖn theo çc bíc sau ®©y:

- Dïng chuét kÝch chän ®èi tîng ®å häa muèn ®Þnh d¹ng.- Nh¸y chuét ph¶i, chän lÖnh Format AutoShape (®èi víi ®èi t-

îng lµ AutoShape, t¬ng tù víi çc lo¹i ®èi tîng kh¸c).- Mµn h×nh Format AutoShape xuÊt hiÖn.- Chän nót Layout. Mµn h×nh sau xuÊt hiÖn.

H×nh 19.12. Layout cña çc ®èi tîng ®å ho¹

- Chän kiÓu layout mong muèn vµ kÝch nót OK.

7. ChÌn c«ng thøc To¸n vµo v¨n b¶n

7.1. ChÌn c«ng thøc to¸n

T¹i vÞ trÝ muèn chÌn c«ng thøc To¸n thùc hiÖn lÖnh InsertObjects.

37


Trong hép tho¹i Object, chän Microsoft Equation vµ nhÊn OK.

Sö dông çc nót lÖnh t¬ng øng trªn thanh c«ng cô Equation ®Ó so¹n th¶o c«ng thøc. Khi so¹n th¶o xong, bÊm chuét ra bªn ngoµi c«ng thøc ®Ó quay trë vÒ chÕ ®é so¹n th¶o Word.

7.2. ChØnh söa c«ng thøc

NhÊn ®óp chuét lªn c«ng thøc ®Ó më l¹i cöa sæ so¹n th¶o c«ng thøc nh trªn.

Trong çc m¸y tÝnh ç nh©n hiÖn nay, ngêi ta thêng dïng phÇn mÒm MathType ®Ó nhËp c«ng thøc To¸n häc trong v¨n b¶n Word. Víi MathType, çch lµm viÖc t¬ng tù nh ®· tr×nh bµy ë trªn, nhng cho phÐp gâ c«ng thøc To¸n ®a d¹ng h¬n rÊt nhiÒu.

38

H×nh 19.13. Hép tho¹i Object

H×nh 19.14. NhËp c«ng thøc to¸n häc


Bµi 20. STYLE Vµ øNG DôNG CñA STYLE

1. Giíi thiÖu Style vµ çc Style ngÇm ®Þnh

Style (kiÓu) lµ mét tËp hîp çc ®Þnh d¹ng ®· ®îc ®Þnh nghÜa tríc dïng ®Ó g¸n cho tõng phÇn v¨n b¶n. G¸n ®Þnh d¹ng b»ng Style sÏ nhanh h¬n nhiÒu so víi ®Þnh d¹ng lÇn lît tõng thuéc tÝnh. Sö dông Style ®¶m b¶o sù nhÊt qu¸n cña v¨n b¶n. VÝ dô, tÊt c¶ çc tiªu ®Ò møc 1 sÏ cã cïng kiÓu ch÷, kÝch thíc, mµu s¾c.Word ph©n chia thµnh hai lo¹i Style: - Style dïng cho ®o¹n (Paragraph Style): t¸c ®éng ®Õn ®Þnh

d¹ng dµnh cho ®o¹n v¨n b¶n nh c¨n lÒ, kho¶ng çch dßng, ®-êng viÒn,...

- Style dïng cho ký tù (Character Style): t¸c ®éng ®Õn ®Þnh d¹ng cña çc ký tù thuéc phÇn v¨n b¶n ®ang ®îc chän nh ph«ng ch÷, cì ch÷, kiÓu ch÷,... Çc ký tù trong mét ®o¹n v¨n b¶n cã Style riªng cña m×nh dï ®o¹n v¨n ®ã còng cã Style.

Word cung cÊp s½n mét sè Style gäi lµ Built-in Style hay cßn gäi lµ Style ngÇm ®Þnh. TÊt nhiªn ta cã thÓ dÔ dµng t¹o thªm çc Style kh¸c tõ ®Çu hoÆc t¹o Style tõ çc Style ®· cã. TiÕp sau ®©y chóng ta liÖt kª mét sè Style th«ng dông mµ Word ®Þnh nghÜa s½n.Tªn Style §Æc ®iÓmNormal §©y lµ Style mÆc ®Þnh ®îc Word g¸n cho v¨n

b¶n khi ngêi sö dông kh«ng chØ ra Style. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ khi ta gâ v¨n b¶n, çc th«ng sè vÒ ph«ng ch÷, cì ch÷,... sÏ ®îc lÊy ra tõ Normal Style.

Heading §îc sö dông cho çc ®Ò môc. Tïy theo cÊp cña ®Ò môc mµ ta sÏ chän Heading 1, Heading 2,... Th«ng thêng, çc ®Þnh d¹ng cña Heading sÏ lµ ch÷ ®Ëm, ®¸nh sè, cì ch÷ lín h¬n mét chót,...

Header, Footer

§îc sö dông cho tiªu ®Ò trªn, tiªu ®Ò díi cña trang

TOC §îc sö dông ®Ó g¸n cho çc v¨n b¶n t¹o môc lôc. Tïy theo cÊp ®é mµ cã TOC1, TOC2,...

List Bullet §îc ¸p dông cho çc ®o¹n v¨n b¶n thÓ hiÖn danh s¸ch liÖt kª b»ng kÝ hiÖu (bullet)

List Number §îc ¸p dông cho çc ®o¹n v¨n b¶n thÓ hiÖn danh s¸ch liÖt kª b»ng sè (numbering)

39


2. T¹o Style, ¸p dông Style

Khi Style ®· cã s½n ta dÔ d¹ng ¸p dông (g¸n) ®Þnh d¹ng cña Style nµy cho mét ®o¹n v¨n b¶n (Paragraph Style) hay cho mét nhãm ký tù ®îc ®¸nh dÊu (Character Style).

G¸n Style

- §Ó g¸n Style cho ®o¹n, ®a con trá vµo trong ®o¹n. §Ó g¸n Style cho ký tù, chän çc ký tù cÇn g¸n b»ng thao t¸c b«i ®en.

- Chän Style trong hép Style trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formatting hoÆc dïng lÖnh FormatStyles. Hép tho¹i Style xuÊt hiÖn:

Styles: danh s¸ch çc Style cã thÓ chän ®îc.

Paragraph preview: xem tríc hiÖu øng mµ Style ¸p dông cho ®o¹n v¨n b¶n.

Character preview: xem tríc hiÖu øng mµ Style ¸p dông cho ký tù.

List: giíi h¹n ph¹m vi hiÓn thÞ danh s¸ch çc Style trong hép Styles.

- NhÊn Apply ®Ó g¸n Style cho v¨n b¶n.

T¹o Style míi

- Dïng lÖnh FormatStyles...

- NhÊn New cho viÖc t¹o Style míi. Hép tho¹i New Style xuÊt hiÖn:

40

H×nh 20.1. Hép tho¹i Style


Name: §Æt tªn cho Style.

Based on: Style c¬ së mµ Style míi sÏ kÕ thõa çc thuéc tÝnh.

Style type: KiÓu ¸p dông cña Style cho ®o¹n (Paragraph) hay cho ký tù (Character).

- NhÊn nót Format ®Ó khai b¸o çc ®Þnh d¹ng vÒ Style. Bao gåm:

Font: Çc th«ng sè vÒ ph«ng nh tªn, kiÓu ch÷, cì ch÷, mµu ch÷,...

Paragraph: Çc th«ng sè ®Þnh d¹ng vÒ ®o¹n nh c¨n chØnh lÒ, ®Çu dßng, kho¶ng çch çc dßng,...

Tabs: §Þnh nghÜa çc ®iÓm dõng cña Tab

Border: §Þnh nghÜa çc tÝnh chÊt vÒ ®êng viÒn vµ nÒn.

Numbering: §Þnh nghÜa çc tÝnh chÊt cña danh s¸ch.

- Chän Add to template ®Ó lu Style vµo tÖp mÉu (Template) cña tÖp v¨n b¶n. Nh vËy lÇn sau, çc v¨n b¶n kh¸c sö dông mÉu nµy ®Òu cã thÓ sö dông l¹i Style võa ®îc t¹o.

- Chän Automatically update ®Ó cho phÐp Word tù ®éng cËp nhËt nh÷ng thay ®æi ®Þnh d¹ng khi ta thùc hiÖn ®èi víi ®o¹n v¨n b¶n sö dông Style vµo chÝnh Style. Do ®ã, çc ®o¹n v¨n b¶n kh¸c cïng dïng Style nµy còng ®îc thay ®æi theo.

41

H×nh 20.2. Hép tho¹i New Style


Söa Style

Dïng lÖnh FormatStyles ®Ó më hép tho¹i Style. Chän Style cÇn söa vµ nhÊn Modify. Çc phÇn tiÕp theo t¬ng tù thao t¸c t¹o Style míi.

Xãa Style

- Dïng lÖnh FormatStyle.- Chän Style cÇn xãa trong danh s¸ch Styles vµ nhÊn Delete.- NÕu ta xãa mét Paragraph Style, Word sÏ g¸n Normal Style cho

çc ®o¹n v¨n b¶n ®ang dïng Style ®ã.Chó ý: Kh«ng xo¸ ®îc çc Style cã s½n cña Word nh Normal, Heading 1, Heading 2,...

3. Tæ chøc, qu¶n lý Style

Nh ta ®· thÊy, Style ®ãng vai trß quan träng trong viÖc tù ®éng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n. Çc Style cã thÓ ®îc lu tr÷ ngay trong v¨n b¶n hiÖn thêi hoÆc trong çc tÖp mÉu (*.dot) cña Word. Ta cã thÓ sao chÐp çc Style cã s½n trong çc tÖp mÉu nµy vµo v¨n b¶n hiÖn thêi. LÖnh Style Organizer (nót lÖnh Organizer trong cöa sæ lÖnh FormatStyles) cã d¹ng sau:

§Ó sao chÐp çc Style tõ çc tÖp mÉu kh¸c vµo v¨n b¶n hiÖn thêi, ta chän tÖp mÉu t¹i « cöa sæ ph¶i, tÖp v¨n b¶n hiÖn thêi t¹i « cöa sæ tr¸i. Chän çc Style cña tÖp mÉu vµ nhÊn nót .

4. Mét sè Style quan träng dïng trong v¨n b¶n

Trong sè çc Style ngÇm ®Þnh, çc Style sau ®©y lµ quan träng v× chóng ®ãng vai trß hÖ thèng:Tªn Style

M« t¶

42

H×nh 20.3. Hép tho¹i Style Organizer


Normal Style ngÇm ®Þnh cho ®o¹n v¨n b¶n. Heading 1, Heading 2, ...

Çc style d¹ng nµy dïng ®Ó tù ®éng t¹o khu«n cho çc ®Ò môc, th¶o ch¬ng chÝnh cña v¨n b¶n. Chóng ®îc mÆc ®Þnh dïng trong chÕ ®é Outline.

TOC 1,TOC 2, ...

Çc style nµy mÆc ®Þnh dïng ®Ó g¸n cho môc lôc cña v¨n b¶n ®îc x¸c ®Þnh theo çc style Heading ®· nªu ë trªn.

Bµi 21. ÇC CHøC N¡NG SO¹N TH¶O N¢NG CAO

1. §¸nh sè vµ liÖt kª ®o¹n v¨n b¶n

§¸nh sè (Numbering) vµ liÖt kª (Bullets) ®o¹n v¨n b¶n lµ ph¬ng ph¸p ®Ó t¹o nªn çc danh s¸ch liÖt kª hoÆc dïng ®Ó ®¸nh sè hoÆc liÖt kª çc tiªu ®Ò cña mét v¨n b¶n. NÕu danh s¸ch ®ã ®¸nh sè thø tù kiÓu 1,2,3,... ta gäi ®ã lµ Numbering. NÕu danh s¸ch kh«ng dïng sè mµ dïng mét ký hiÖu ®øng tríc ®Ó liÖt kª, ta gäi ®ã lµ Bullets. VÝ dô:Numbering, ®¸nh theo sè La m·:

I. Môc thø nhÊt

II. Môc thø hai

III. Môc thø ba

Bullets:

Môc thø nhÊt

Môc thø hai

Môc thø ba

Bullets hay Numbering cã thÓ ®îc thªm vµo çc ®o¹n v¨n b¶n hoÆc tù ®éng ®îc t¹o ra khi gâ theo çc nguyªn t¾c.

- NÕu mét ®o¹n v¨n b¶n ®îc b¾t ®Çu b»ng çc dÊu - hoÆc * vµ theo sau lµ dÊu çch, Word sÏ tù ®éng chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n ®ã thµnh Bullets sau khi nhÊn Enter.

- NÕu mét ®o¹n v¨n b¶n ®îc b¾t ®Çu b»ng çc ch÷ sè nh 1. vµ tiÕp theo lµ mét dÊu çch, Word sÏ tù ®éng chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n ®ã sang thµnh Number sau khi nhÊn Enter.

§Ó chuyÓn mét ®o¹n v¨n b¶n sang Bullets hoÆc Number vµ ngîc l¹i, nhÊn nót Numbering vµ Bullets trªn thanh c«ng cô Formatting.

43


§Ó thay ®æi cÊp bËc cña çc môc trong danh s¸ch, bÊm çc nót Decrease Indent ®Ó gi¶m bËc vµ Increase Indent ®Ó t¨ng bËc (chÝnh lµ thay ®æi c¨n chØnh ®Çu dßng).§Ó cã nhiÒu lùa chän h¬n cho viÖc ®iÒu chØnh Bullets vµ Number, dïng lÖnh FormatBullets and Numbering... Hép tho¹i díi ®©y xuÊt hiÖn:

Bulleted: gåm çc kiÓu liÖt kª khi cÇn sö dông Bulleted.Numbered: gåm çc kiÓu ®¸nh sè khi cÇn sö dông Numbered.Chän mét trong çc d¹ng danh s¸ch vµ nhÊn OK. Chän None ®Ó chuyÓn ®o¹n v¨n b¶n vÒ d¹ng b×nh thêng.

2. Lµm viÖc víi Section

Section lµ çch ph©n chia mét v¨n b¶n thµnh nhiÒu phÇn, mçi phÇn øng víi mét ®Þnh d¹ng vÒ trang riªng nh çch ®¸nh sè trang, tiªu ®Ò trang, çch t¹o cét cho v¨n b¶n,... NÕu kh«ng cã section nµo ®îc ®Þnh nghÜa, Word coi toµn v¨n b¶n nh mét section duy nhÊt. Mçi v¨n b¶n cã thÓ chia thµnh mét hay nhiÒu section. Th«ng tin cña section hiÖn thêi ®îc thÓ hiÖn t¹i dßng tr¹ng th¸i phÝa díi vïng so¹n th¶o cña Word.Section kh«ng chØ ®îc dïng ®Ó thay ®æi çch ®Þnh d¹ng gi÷a çc trang mµ cßn ®îc dïng ®Ó thay ®æi ®Þnh d¹ng ngay trªn cïng mét trang. VÝ dô, phÇn trªn cña trang v¨n b¶n cã thÓ ®îc ®Þnh d¹ng mét cét, phÇn díi cña trang v¨n b¶n ®îc ®Þnh d¹ng thµnh hai cét.Section cßn hay sö dông kÌm víi çc chøc n¨ng nh thiÕt lËp trang in, chØnh söa tiªu ®Ò trang.Word nhËn biÕt çc section b»ng ng¾t section (Section break). Ng¾t section cã thÓ ®îc t¹o trªn trang hay ®Çu trang míi, ®Çu trang ch½n, ®Çu trang lÎ.

44

H×nh 21.1. Hép tho¹i Bullets and Numbering


B×nh thêng, trong çc chÕ ®é Print Layout hay Outline ta kh«ng nh×n thÊy dÊu hiÖu cña section. Tuy nhiªn, b»ng çch bÊm nót Show/Hide trªn thanh c«ng cô chuÈn, ng¾t section sÏ ®îc hiÓn thÞ cïng chó thÝch kiÓu ng¾t. Trong chÕ ®é Normal, ng¾t section sÏ lu«n xuÊt hiÖn.

H×nh 21.2. Ng¾t Section

ChÌn ng¾t section

Dïng lÖnh: InsertBreak...

Chän kiÓu ng¾t section:Next page: chÌn ng¾t section vµ t¹o mét section tõ trang tiÕp theo.

Continuous: chÌn ng¾t section vµ t¹o mét section trªn cïng trang.

Even page hoÆc Odd page: chÌn ng¾t section vµ t¹o mét section tõ trang ch½n hoÆc lÎ tiÕp theo.

Xãa ng¾t section:

Chän section cÇn xãa vµ bÊm Delete.

ChuyÓn ®æi kiÓu ng¾t section- Chän ng¾t section cÇn thay ®æi

- Dïng lÖnh FilePage Setup.

45

H×nh 21.3. Hép tho¹i Break


- BÊm nót Layout.

- Trong « Section start, chän kiÓu ng¾t section.

Díi ®©y lµ mét vÝ dô dïng section kiÓu Continuous. PhÇn trªn cña trang ®Þnh d¹ng b×nh thêng, phÇn díi ®Þnh d¹ng kiÓu hai cét.

H×nh 21.5. KiÓu ng¾t section continuous

3. §Þnh d¹ng cét v¨n b¶n

Word cã kh¶ n¨ng cho phÐp ta ®Þnh d¹ng v¨n b¶n theo kiÓu cét nh vÉn thêng thÊy trªn çc trang b¸o. Sau ®©y lµ çc bíc ®Ó thùc hiÖn:- ChuyÓn sang chÕ ®é xem v¨n b¶n Print Layout.

- Chän vïng v¨n b¶n cÇn chuyÓn sang ®Þnh d¹ng cét.

- Dïng lÖnh: FormatColumns... Hép tho¹i Columns sÏ xuÊt hiÖn:

46

H×nh 21.4. Hép tho¹i Page Setup


- Presets: Mét sè kiÓu chia cét cã s½n.- Number of columns: ChØ ra sè cét cÇn t¹o.

- Line between: KÎ ®êng ng¨n gi÷a çc cét.

- Equal column width: Word tù tÝnh to¸n sao cho ®é réng çc cét b»ng nhau.

- Width: §é réng cét. Sö dông khi cÇn thay ®æi gi¸ trÞ Word ®· tÝnh to¸n.

- Spacing: Kho¶ng çch gi÷a çc cét. Sö dông khi cÇn thay ®æi gi¸ trÞ Word ®· tÝnh to¸n.

- Apply to:

This section: T¹o cét cho phÇn v¨n b¶n thuéc section hiÖn t¹i.

This point forward: T¹o cét cho phÇn v¨n b¶n cßn l¹i tÝnh tõ vÞ trÝ con trá hiÖn t¹i.

Whole document: T¹o cét cho toµn bé v¨n b¶n.

4. ChÌn çc ký tù ®Æc biÖt

Ngoµi çc ký tù cã thÓ gâ trùc tiÕp vµo tõ bµn phÝm, nhiÒu lóc ta cÇn sö dông mét sè ký hiÖu kh¸c nh dÊu Copyright , h×nh mòi tªn, mét sè ch÷ çi Hy L¹p: . Nh÷ng ký tù ®ã gäi chung lµ ký tù ®Æc biÖt vµ cã thÓ ®îc chÌn vµo v¨n b¶n qua lÖnh InsertSymbol.

47

H×nh 21.6. Hép tho¹i Columns


Hép tho¹i Symbol sÏ xuÊt hiÖn nh díi ®©y:VÒ b¶n chÊt çc ký tù ®Æc biÖt còng lµ çc ký tù ®îc vÏ trong ph«ng ch÷. Tïy lo¹i ph«ng ch÷ mµ sÏ cã çc ký hiÖu kh¸c nhau. Nh÷ng ph«ng nh Symbol, Wingding chøa rÊt nhiÒu ký hiÖu ®Æc biÖt cã thÓ sö dông cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau.

§Ó chän mét lo¹i ph«ng chøa ký hiÖu, ta bÊm vµo hép Font. Trong líi « vu«ng bªn díi sÏ liÖt kª tÊt c¶ çc ký tù cña ph«ng ®ã. Chän mét ký hiÖu cÇn chÌn råi nhÊn Insert.

5. T¹o hiÖu øng ch÷ to ®Çu dßng (Drop Cap)

Trong mét sè v¨n b¶n ®«i khi chóng ta cÇn t¹o ra hiÖu øng ®Æc biÖt cho ký tù ®Çu tiªn cña ®o¹n v¨n b¶n. Ký tù nµy thêng ®îc tr×nh bµy to, ®Ñp lµm næi bËt ®o¹n v¨n b¶n. WORD cã mét chøng n¨ng riªng cho hiÖu øng nµy gäi lµ Drop Cap.

Çc bíc thùc hiÖn nh sau:

- §a con trá so¹n th¶o vÒ ®o¹n v¨n b¶n cÇn t¹o hiÖu øng Drop Cap.

- Thùc hiÖn lÖnh Format -->Drop Cap. Hép héi tho¹i Drop Cap xuÊt hiÖn.

- Chän kiÓu hiÖu øng t¹i vÞ trÝ Position:

None: Hñy lÖnh.

Dropped: Kü tù ®îc t¹o n»m trong lÒ ®o¹n v¨n b¶n.

In Margin: Kü tù ®îc t¹o n»m ngoµi lÒ ®o¹n v¨n b¶n, trong khu vùc lÒ trang.

- T¹i vÞ trÝ Options chän çc th«ng sè kh¸c nhPh«ng ch÷ (Font), ®é cao cña ch÷ theo sè dßng v¨n b¶n (lines to drop) vµ kho¶ng çch trèng xung quanh ký tù.

- NhÊn OK ®Ó kÕt thóc.

48

H×nh 21.7. Hép tho¹i Symbol

H×nh 21.8. Hép héi tho¹i Drop Cap.


6. T¹o môc lôc cho v¨n b¶n

Môc lôc lµ mét danh s¸ch çc tiªu ®Ò cña v¨n b¶n víi ý nghÜa cho phÐp nh×n, quan s¸t tæng qu¸t vÒ néi dung toµn bé v¨n b¶n. Môc lôc cã thÓ ®îc ®Æt ë ®Çu v¨n b¶n, cuèi v¨n b¶n hoÆc t¹i mét vÞ trÝ bÊt kú.Cã mét sè ph¬ng ph¸p t¹o môc lôc, ë ®©y chóng ta lµm quen víi çch t¹o ®¬n gi¶n nhÊt lµ dïng Style.Tríc khi t¹o môc lôc, cÇn g¸n cho çc tiªu ®Ò cÇn ®a vµo môc lôc nh÷ng Style hîp lý vµ nhÊt qu¸n. VÝ dô tªn ch¬ng cã thÓ chän Heading 1, tªn bµi lµ Heading 2, tªn môc nhá lµ Heading 3.NÕu cÊu tróc v¨n b¶n ®· ®îc ®Þnh h×nh s½n, tríc khi nhËp d÷ liÖu, dïng chÕ ®é Outline ®Ó x©y dùng cÊu tróc. §iÒu nµy gióp qu¸ tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n dÔ dµng h¬n. Word sÏ dùa trªn çc ®Þnh d¹ng b»ng Style ®Ó x©y dùng môc lôc: çc tiªu ®Ò cã cïng kiÓu Heading Style sÏ cã cïng mét møc môc lôc. Word sÏ sö dông çc style hÖ thèng cã tªn TOC 1, TOC 2, ... ®Ó g¸n cho çc dßng cña môc lôc t¬ng øng víi çc tiªu ®Ò víi style Heading 1, Heading 2, ...Sau khi ®· g¸n Style chÝnh x¸c, chän vÞ trÝ cÇn chÌn môc lôc (ë ®Çu hoÆc cuèi v¨n b¶n), dïng lÖnh InsertIndex and Tables...Hép tho¹i t¬ng øng xuÊt hiÖn. BÊm nót Table of Contents.

- Show page numbers: HiÓn thÞ sè trang bªn c¹nh ®Ò môc.

- Right align page numbers: C¨n chØnh sè trang vÒ bªn ph¶i.- Tab leader: KiÓu ®êng nèi gi÷a ®Ò môc vµ sè trang.

49

H×nh 21.9. Hép tho¹i Index and Tables


- Show levels: Sè cÊp ®Ò môc cÇn ®¸nh môc lôc. NÕu chän lµ 3, Word sÏ sö dông ®Õn Heading 3 cho møc trong cïng cña môc lôc.

- TiÕp theo nhÊn OK. Môc lôc sÏ ®îc t¹o ra víi mµn h×nh t¬ng tù díi ®©y:

H×nh 21.10

NÕu sau ®ã, ta tiÕp tôc so¹n th¶o, b¶ng môc lôc cã thÓ trë nªn bÞ sai vÒ néi dung vµ sè trang. CÇn ph¶i tiÕn hµnh cËp nhËp l¹i môc lôc b»ng çch bÊm chuét ph¶i lªn phÇn môc lôc, chän Update Field.

H×nh 21.11

- Update page numbers only: CËp nhËt riªng sè trang cña môc lôc hiÖn thêi mµ kh«ng thay ®æi néi dung ®Ò môc.

- Update entire table: CËp nhËt l¹i toµn bé néi dung b¶ng môc lôc bao gåm ®Ò môc vµ sè trang t¬ng øng.

Bµi 22. ÇC C¤NG Cô TRî GIóP SO¹N TH¶O

1. T×m kiÕm vµ thay thÕ

T×m kiÕm

NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+F hoÆc dïng lÖnh EditFind. Hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn:

50


- Find What: N¬i gâ côm tõ cÇn t×m kiÕm.

- Find Next: Thùc hiÖn t×m kiÕm. Word sÏ b«i ®en nh÷ng tõ t×m thÊy. Ta nhÊn Find Next vµi lÇn cho ®Õn khi gÆp kÕt qu¶ mong muèn.- NhÊn Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i.

T×m kiÕm vµ thay thÕ

NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+H hoÆc dïng lÖnh EditReplace. Hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn:

- Find What: N¬i gâ côm tõ cÇn t×m.- Replace With: N¬i gâ côm tõ cÇn thay thÕ.- Find Next: TiÕn hµnh t×m kiÕm.- Replace: Thay thÕ côm tõ võa t×m ®îc- Replace All: Tù ®éng t×m vµ thay thÕ trong toµn bé v¨n b¶n.

Ngoµi çc chøc n¨ng c¬ b¶n, hép tho¹i Find and Replace cßn cã nhiÒu lùa chän kh¸c. NhÊn More ®Ó më réng hép tho¹i:

51

H×nh 22.1. Hép tho¹i t×m kiÕm

H×nh 22.2. Hép tho¹i t×m kiÕm vµ thay thÕ


- Search: chän ph¹m vi t×m kiÕm.

- All: T×m kiÕm toµn bé v¨n b¶n.

- Up: T×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá lªn ®Çu.

- Down: T×m kiÕm tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi v¨n b¶n.

Çc tuú chän kh¸c cña viÖc t×m kiÕm:- Match Case: NÕu ®îc chän, Word sÏ t×m kiÕm cã ph©n biÖt

ch÷ hoa, ch÷ thêng. Khi ®ã, Hµ Néi sÏ kh¸c hµ néi.- Find whole word only: NÕu ®îc chän, Word chØ t×m nh÷ng

cÊu t¹o tõ hoµn chØnh. VÝ dô, nÕu ta chän t×m tõ hµ th× nh÷ng tõ nh hµn, hµng, hµnh sÏ kh«ng ®îc t×m dï cã chøa tõ hµ.

- Use wildcards: Cho phÐp sö dông çc ký tù ®¹i diÖn nh ? hay *.- Sounds like: Cho phÐp t×m kiÕm çc tõ (tiÕng Anh) cã ph¸t

©m gÇn gièng víi tõ cÇn t×m. - Find all word forms: Cho phÐp t×m tÊt c¶ çc tõ cã cïng khu«n

d¹ng gèc víi tõ cÇn t×m.

2. Sö dông gâ t¾t, söa lçi

Gâ t¾t lµ mét biÖn ph¸p dïng ®Ó t¨ng tèc qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, tù ®éng söa lçi khi gâ. NÕu trong mét v¨n b¶n cã nhiÒu côm tõ lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn, ta cã thÓ ®Þnh nghÜa çc luËt gâ t¾t. Thay v× ph¶i gâ ®ñ c¶ tõ, c¶ c©u ta chØ cÇn gâ vµi ký tù, khi nhÊn phÝm dÊu çch, Word sÏ tù ®éng thay thÕ côm tõ t¾t b»ng côm tõ ®ñ ý nghÜa. VÝ dô, nÕu côm tõ ViÖt Nam ph¶i gâ nhiÒu lÇn trong v¨n b¶n, ta cã thÓ quy íc gâ vn thay cho ViÖt Nam. Sau ®ã, mçi khi ta gâ vn, Word sÏ tù chuyÓn thµnh ViÖt Nam.

52

H×nh 22.3. Çc tuú chän më réng


§Ó ®Þnh nghÜa gâ t¾t, dïng lÖnh ToolsAutoCorrect Options...Hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn. Hép tho¹i nµy kh«ng nh÷ng dïng ®Ó ®Þnh nghÜa gâ t¾t mµ cßn cã nhiÒu tÝnh n¨ng tù söa lçi:

- Correct TWo INitial CApitals: Word sÏ tù ®éng söa ch÷ çi thø hai thµnh ch÷ thêng nÕu c¶ hai ch÷ çi ®Çu tiªn trong c©u lµ ch÷ in hoa. VÝ dô HEllo thµnh Hello.

- Capitalize first letter of sentences: Tù ®éng chuyÓn ch÷ çi ®Çu c©u thµnh ch÷ in hoa.

- Capitalize first letter of table cell: Tù ®éng chuyÓn ch÷ çi ®Çu tiªn trong « cña b¶ng thµnh ch÷ in hoa.

- Capitalize name of days: Tù ®éng chuyÓn tªn ngµy (tiÕng Anh) sang ch÷ in hoa.

- Correct accidental usage of capslock key: Tù ®éng nhËn biÕt lçi do Ên nhÇm phÝm CAPS LOCK ®Ó thay ®æi l¹i. VÝ dô hELLO thµnh hello

- Replace text as you type: BËt t¾t chøc n¨ng gâ t¾t. B¶ng bªn díi liÖt kª çc nhãm ®îc ®Þnh nghÜa gâ t¾t. NÕu cÇn ®Þnh nghÜa thªm:

Replace: Gâ tõ t¾t

53

H×nh 22.4. Hép tho¹i AutoCorrect


With: Gâ tõ ®îc sÏ thay thÕ

NhÊn Add ®Ó bæ sung vµo danh s¸ch

NÕu muèn xo¸ mét ®Þnh nghÜa, chän ®Þnh nghÜa ®ã vµ nhÊn Delete.

- NhÊn OK hoÆc Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i.

3. KiÓm tra chÝnh t¶, ng÷ ph¸p tiÕng Anh

Víi mét v¨n b¶n dµi, lçi do nhËp d÷ liÖu thêng khã tr¸nh khái. Çc phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n ®Òu cè g¾ng dù ®o¸n lçi vµ gîi ý mét sè çch kh¾c phôc.Riªng víi ngêi ViÖt Nam, so¹n th¶o mét v¨n b¶n tiÕng Anh cho chuÈn x¸c còng kh«ng ph¶i ®¬n gi¶n, Ýt nhÊt lµ yªu cÇu dïng ®óng tõ.Nh»m hç trî ngêi sö dông trong c«ng t¸c kiÓm so¸t v¨n b¶n, Word cung cÊp chøc n¨ng kiÓm tra chÝnh t¶ vµ ng÷ ph¸p. Çc phiªn b¶n Word hiÖn nay ®· cã thÓ thùc hiÖn ®îc c«ng nghÖ nµy ®èi víi nhiÒu lo¹i ng«n ng÷. Tuy nhiªn ë ®©y chóng ta sÏ lµm quen víi kü thuËt thùc hiÖn cho tiÕng Anh.MÆc ®Þnh, Word sÏ kiÓm tra chÝnh t¶ ngay khi ra gâ. NÕu ph¸t hiÖn tõ nµo cã thÓ sai, Word sÏ dïng g¹ch ch©n mµu ®á ®Ó c¶nh b¸o ngêi sö dông. §éng t¸c nµy thêng lµm chËm tèc ®é so¹n th¶o vµ nhiÒu khi g©y khã chÞu cho ngêi dïng. §Ó t¾t chøc n¨ng ®ã, ta thùc hiÖn lÖnh ToolsOptions... BÊm nót Spelling & Grammar.

54

H×nh 22.5. Spelling & Grammar


Bá chän Check spelling as you type vµ Check grammar as you type.Khi nµo cÇn kiÓm tra chÝnh t¶, ta b«i ®en phÇn cÇn kiÓm tra vµ nhÊn F7 hoÆc dïng lÖnh ToolsSpelling and Grammar... NÕu v¨n b¶n kh«ng cã b«i ®en, Word sÏ kiÓm tra tõ ®ang chøa con trá.Nguyªn t¾c kiÓm tra cña Word lµ sö dông mét bé tõ ®iÓn. NÕu Word kh«ng t×m thÊy tõ trong tõ ®iÓn, nã sÏ coi ®ã lµ mét tõ nghi vÊn. §ång thêi Word còng dùa trªn çch viÕt, çch ph¸t ©m ®Ó t×m kiÕm çc kh¶ n¨ng thay thÕ cã thÓ vµ më hép tho¹i Spelling díi ®©y :

Trong phÇn Suggestions sÏ lµ çc gîi ý cña Word. Ta cã thÓ chän tõ danh s¸ch nµy hoÆc söa trùc tiÕp tõ bÞ sai.- NhÊn Ignore ®Ó bá qua tõ bÞ sai, kiÓm tra tiÕp.

- NhÊn Ignore All ®Ó bá qua tÊt c¶ çc tõ t¬ng tù nh thÕ sau ®ã.

- NhÊn Add ®Ó bæ sung tõ ®ang nghi vÊn vµo tõ ®iÓn, lÇn sau, Word sÏ coi ®ã lµ mét tõ hîp lÖ.

LÖnh kiÓm tra lçi chÝnh t¶ ë ®©y hiÓu lµ çc lçi ph¸t sinh khi viÕt sai do hiÓu lÇm çch ph¸t ©m cña tõ. Lçi nµy ph¸t sinh do trong tiÕng Anh cã nhiÒu tõ víi çch viÕt kh¸c nhau nhng cïng t¹o ra mét ph¸t ©m nh nhau. Khi ph¸t hiÖn tõ kh«ng cã trong tõ ®iÓn, ch¬ng tr×nh sÏ t×m trong tõ ®iÓn çc tõ cã cïng hoÆc t¬ng tù çch ph¸t ©m víi tõ nghi vÊn. §ã lµ nguyªn t¾c kiÓm tra lçi chÝnh t¶ cña tiÕng Anh. Chó ý r»ng mçi ng«n ng÷ sÏ cã mét çch t×m kiÕm vµ kiÓm tra lçi chÝnh t¶ kh¸c nhau.

4. Tra tõ ®ång nghÜa tiÕng Anh

Ngoµi kh¶ n¨ng kiÓm tra chÝnh t¶, Word cßn hç trî tiÖn Ých gäi lµ tra cøu tõ ®ång nghÜa. ChØ cÇn bÊm chuét ph¶i lªn tõ cÇn tra, chän SynonymsThesaurus..., hép tho¹i díi ®©y xuÊt hiÖn:

55

H×nh 22.6. Hép tho¹i Spelling


Ta cã thÓ t×m kiÕm çc tõ ®ång nghÜa kh¸c vµ chän thay thÕ cho tõ ®ang cã trong v¨n b¶n. ë vÝ dô nµy, tõ Hello cã thÓ ®îc thay b»ng hi, so long, see you later,... nh trong h×nh.

5. B¶o vÖ, kiÓm so¸t d÷ liÖu v¨n b¶n

Trong mét sè trêng hîp, ta cÇn cã biÖn ph¸p ®Ó b¶o vÖ d÷ liÖu v¨n b¶n, tr¸nh ngêi dïng kh¸c tù do më xem hay söa ch÷a v¨n b¶n. BiÖn ph¸p phæ biÕn lµ ®Æt mËt khÈu cho v¨n b¶n.MËt khÈu ®îc g¸n cho v¨n b¶n díi hai d¹ng: dïng ®Ó më vµ dïng ®Ó söa. Tuú theo tÝnh chÊt cña v¨n b¶n ta sÏ lùa chän mét trong hai d¹ng nµy.§Ó ®Æt mËt khÈu cho v¨n b¶n, dïng lÖnh ToolsOptions. Hép tho¹i xuÊt hiÖn, nhÊn nót Security.

Trong « Pasword to open gâ mËt khÈu dïng ®Ó më v¨n b¶n.

Trong « Password to modify gâ mËt khÈu dïng ®Ó cho phÐp söa néi dung v¨n b¶nLu ý: MËt khÈu sÏ ph¶i nhËp hai lÇn gièng hÖt nhau, ph©n biÖt ch÷ hoa, ch÷ thêng. MËt khÈu sÏ ®îc Word dïng ®Ó m· ho¸ d÷ liÖu. Do ®ã, nÕu ta quªn mËt khÈu, ta sÏ kh«ng thÓ më ®Ó t×m l¹i ®îc d÷ liÖu.NÕu mét v¨n b¶n ®· ®îc ®Æt mËt khÈu ®Ó më, tõ lÇn sau, khi më v¨n b¶n, ta sÏ ®îc hái mËt khÈu. T¬ng tù, nÕu v¨n b¶n ®îc ®Æt mËt khÈu chèng söa ch÷a, khi më ta ph¶i nhËp ®óng mËt khÈu th× míi cã thÓ söa ch÷a v¨n b¶n, ngîc l¹i, v¨n b¶n ë tr¹ng th¸i chØ ®äc. Mäi thay ®æi vÉn cho phÐp nhng kh«ng thÓ ghi vµo tÖp.

56

H×nh 22.7. Hép tho¹i Thesaurus


Bµi 23. TR×NH BµY TRANG IN

1. T¹o khung, viÒn cho trang in

Trong mét sè trêng hîp chóng ta cÇn ®ãng khung çc trang s¸ch cÇn in giÊy. §Ó lµm ®îc c«ng viÖc nµy, thùc hiÖn lÖnh FilePage Setup. - XuÊt hiÖn hép tho¹i Page Setup.

- NhÊn nót Layout.- NhÊn nót Borders ®Ó më ra hép tho¹i Border and Shading.

Chän kiÓu ®êng viÒn cÇn t¹o cho trang in.Nh vËy, çc trang in trë nªn cã ®êng viÒn.

2. §¸nh sè trang, t¹o tiªu ®Ò trang in theo section

§¸nh sè trang in

Dïng lÖnh InsertPage Numbers...

- Trong « Position, chän vÞ trÝ cña sè trang, ®ã cã thÓ lµ bªn trªn (Header) hoÆc bªn díi (Footer).

57

H×nh 23.1. Hép tho¹i Page setup

Hình 23.2. Hép tho¹i Page Numbers

23.2. Hộp thoại Page Numbers


- Trong « Alignment, chän çch c¨n lÒ cho sè trang. Çc gi¸ trÞ cã thÓ lµ bªn tr¸i (Left), ë gi÷a (Center) hoÆc bªn ph¶i (Right).

- Chän Show number on first page ®Ó hiÖn sè trang trªn trang ®Çu tiªn.

T¹o tiªu ®Ò

Tiªu ®Ò lµ çc phÇn v¨n b¶n thêng xuÊt hiÖn gièng nhau trªn çc trang, ë ®Çu trang hoÆc cuèi trang. Ta hay sö dông tiªu ®Ò ®Ó in kÌm çc th«ng b¸o nh tªn tµi liÖu, tæng sè trang, t¸c gi¶. Khi tiªu ®Ò trang cßn trèng, ®Ó hiÓn thÞ vïng so¹n th¶o tiªu ®Ò, dïng lÖnh ViewHeader and Footer.

H×nh 23.3

Khi ®ã, phÇn néi dung v¨n b¶n sÏ mê ®i vµ vïng so¹n th¶o cho tiªu ®Ò sÏ ®îc bao b»ng mét ®êng nÐt ®øt. Mäi thao t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n còng nh ®Þnh d¹ng ®Òu cã thÓ ¸p dông cho tiªu ®Ò.Çc nót chøc n¨ng trªn thanh c«ng cô:

Nót lÖnh

Chøc n¨ng

ChÌn sè trangChÌn tæng sè trang§Þnh d¹ng sè trangChÌn ngµy hiÖn t¹iChÌn giê hiÖn t¹iChuyÓn ®æi gi÷a tiªu ®Ò trªn vµ tiªu ®Ò díi.

§Ó hiÖu chØnh tiªu ®Ò, chØ cÇn nhÊp ®óp chuét vµo tiªu ®Ò, Word sÏ më chÕ ®é so¹n th¶o Header and Footer.

58


§Ó hiÖu chØnh vÞ trÝ cña tiªu ®Ò (trªn vµ díi) trong ph¹m vi lÒ cña trang in, thùc hiÖn lÖnh FilePage SetUp vµ ®iÒu chØnh hai tham sè Header vµ Footer trong hép tho¹i cã d¹ng sau ®©y.

H×nh 23.4

3. Cµi ®Æt th«ng sè m¸y in

Tríc khi in v¨n b¶n ra giÊy chóng ta cÇn chän m¸y in cô thÓ vµ cµi ®Æt çc th«ng sè cho m¸y in nµy. Chó ý r»ng Windows cho phÐp cµi ®Æt nhiÒu m¸y in do ®ã viÖc chän mét m¸y in chÝnh x¸c cho v¨n b¶n hiÖn thêi lµ rÊt cÇn thiÕt. Kh«ng thÓ tiÕn hµnh c«ng viÖc in v¨n b¶n nÕu th«ng sè m¸y in cha ®îc cµi ®Æt C«ng viÖc chän vµ cµi ®Æt th«ng sè m¸y in ®îc thùc hiÖn tõ lÖnh FilePrint.

59

H×nh 23.5. Hép tho¹i Print


Chän m¸y in tõ danh s¸ch t¹i « Name, sau ®ã nhÊn nót Properties ®Ó n¹p th«ng sè chÝnh x¸c cho m¸y in nµy. §Ó c«ng viÖc in ®îc tiÕn hµnh chÝnh x¸c yªu cÇu b¾t buéc lµ çc th«ng sè trang giÊy cña m¸y in nh kÝch thíc trang in, híng in ph¶i hoµn hoµn gièng nh®Þnh d¹ng trang in cña v¨n b¶n.

4. Xem v¨n b¶n tríc khi in

Dïng lÖnh: FilePrint Preview.

H×nh 23.6

Víi mµn h×nh nµy ta cã thÓ quan s¸t mét çch tæng qu¸t h×nh d¹ng chung cña çc trang v¨n b¶n tríc khi ®îc in ra.Nót lÖnh

Chøc n¨ng

In v¨n b¶nCho phÐp sö dông chuét ®Ó thay ®æi ®é phãng ®¹i trang in. BÊm chuét tr¸i ®Ó phãng to, chuét ph¶i ®Ó thu nháChØ xem mét trangXem nhiÒu trangTû lÖ phãng to, thu nhá khi xemBËt/t¾t çc thanh thícWord sÏ tù ®éng ®iÒu chØnh kÝch cì ch÷ ®Ó thu gän tæng sè trang

5. In Ên v¨n b¶n

Bíc cuèi cïng cña c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n thêng lµ in ra giÊy. ViÖc nµy chØ ®îc tiÕn hµnh sau khi mäi hiÖu chØnh ®· ®îc hoµn tÊt.§Ó in v¨n b¶n, ta cã thÓ thùc hiÖn mét sè çch sau: Dïng lÖnh: FilePrint.

NhÊn biÓu tîng Print trªn thanh c«ng cô chuÈn. Çch nµy in ngay mµ kh«ng xuÊt hiÖn hép tho¹i Print.

NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+P.

60


H×nh 23.7

Trong nhãm Printer, ta cã thÓ lùa chän m¸y in tõ danh s¸ch Name.

Trong nhãm Page range: Chän All ®Ó in tÊt c¶ çc trang v¨n b¶n

Chän Current page ®Ó in trang hiÖn thêi.

Chän Pages vµ gâ çc trang cÇn in, vÝ dô: 1-10, 15, 30 sÏ cho phÐp in çc trang tõ 1 ®Õn 10, trang 15 vµ trang 30.

Trong nhãm Copies, chän sè b¶n cÇn in in trong « Number of copies.

Sau khi ®· lùa chän xong çc th«ng sè, nhÊn OK ®Ó b¾t ®Çu in.Çc nót lÖnh chøc n¨ng n©ng cao trong cöa sæ Print:

- Print to file: NÕu kÝch chän nót chøc n¨ng nµy, viÖc in sÏ kh«ng ®a kÕt qu¶ trùc tiÕp ra m¸y in mµ ®a ra 1 tÖp d¹ng .PRN. TÖp kÕt qu¶ nµy sau ®ã cã thÓ sao chÐp sang çc m¸y tÝnh kh¸c cã cµi ®Æt m¸y in ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc in. §Ó in çc tÖp d¹ng .PRN cã thÓ dïng lÖnh COPY <filename> PRN tõ dßng lÖnh MS-DOS hoÆc Windows.

- Collate: Lùa chän nµy qui ®Þnh thø tù in çc trang v¨n b¶n khi in nhiÒu b¶n cïng mét lóc.

- Zoom: Thùc hiÖn çc chøc n¨ng in thu gän nhiÒu trang v¨n b¶n trong m«t trang giÊy in. T¹i vÞ trÝ Pages per sheet chän sè lîng çc trang v¨n b¶n cÇn in ra trong mét trang giÊy in. T¹i vÞ trÝ Scale to page size chän kÝch thíc giÊy in, ch¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh tØ lÖ cho phï hîp víi trang giÊy nµy.

- Print: T¹i ®©y cã thÓ chän çc kiÓu in: in toµn bé çc trang, in çc trang ch½n hay in çc trang lÎ.

61


62


Phô lôc: B¶ng tra cøu çc thuËt ng÷ tiÕng Anh

63

AAdd Bæ sung. PhÐp céng.Alignment C¨n lÒ, c¨n lÒASCII American Standard

International for InterchangeAutocorrect

Tù söa

AutoShape

Çc h×nh mÉu cã s½n cña c«ng cô Drawing cña Word

BBackground

NÒn

Backspace PhÝm dïng ®Ó xãa 1 ký tù bªn tr¸i con trá so¹n th¶o

Binary HÖ nhÞ ph©nBIOS Basic Input/Output SystemBit Bit. §¬n vÞ ®o th«ng tin nhá

nhÊt bao gåm 2 tr¹ng th¸i lµ 0 vµ 1.

Bold §Ëm (ký tù), vÝ dô ®ËmBorder ViÒn, khungBullet BiÓu tîng dïng ®Ó liÖt kª çc

®o¹n v¨n b¶n.Byte Byte. §¬n vÞ ®o th«ng tin, b»ng

8 bit.

CCaps Lock 1 phÝm trªn bµn phÝm dïng ®Ó

chuyÓn ®æi gâ ch÷ in hoa/thêng

Cell ¤ trªn líi (cña b¶ng)Character Ký tùChipset Bé çc m¹ch vi xö lý trªn bo m¹ch

chñ m¸y tÝnhClick KÝch, nh¸y (chuét)Clock §ång håCMOS Complementary M

Semiconductor.Color MµuColumn CétCOM Cæng nèi tiÕpCommand LÖnh

Control Bus

§êng truyÒn ®iÒu khiÓn

COPY Sao chÐp. Mét lÖnh néi tró cña DOS

CPU Central Processing UnitCurve §êng congCut C¾t

DData Bus §êng truyÒn d÷ liÖuDate NgµyDecimal HÖ thËp ph©nDelete Xo¸.

PhÝm dïng ®Ó xãa 1 ký tù bªn ph¶i con trá so¹n th¶o.

Desktop Mµn h×nh nÒnDigitiger M¸y nhËp d÷ liÖu b»ng bót vÏDIR LÖnh xem néi dung th môc cña

DOSDirectory Th môcDirectory Tree

C©y th môc

Disk §ÜaDrag KÐo rª (chuét)Drive æ ®Üa

EEdit §iÒu chØnh. Mét thùc ®¬n

chÝnh cña Word.

FFile TÖpFind T×m kiÕmFirst line Dßng ®Çu tiªnFont Ph«ngFont Size KÝch thíc ph«ngFooter Tiªu ®Ò díiFORMAT §Þnh d¹ng

GGigabyte Gigabyte

64

Grammar Checker

KiÓm tra ng÷ ph¸p

Graph §å häaGrid LíiGutter G¸y s¸ch

HHanging indent

LÒ treo

Hardware PhÇn cøngHeader Tiªu ®Ò trªnHeight ChiÒu caoHelp Trî giópHexa HÖ 16Home PhÝm Home trªn bµn phÝm. Hyperlink Siªu liªn kÕt (trong v¨n b¶n trªn

Internet)Icon BiÓu tîngIndent LÒ ®o¹n v¨n b¶nInsert ChÌn (1 phÝm trªn bµn phÝm).

ChÕ ®é chÌn cña so¹n th¶o v¨n b¶n.

IInstallation

Cµi ®Æt

Italic Nghiªng (ký tù), vÝ dô

KKey PhÝmKilobyte Kilobyte

LLandscape Híng n»m ngang (trang giÊy khi

in)Line §êng th¼ngLogOff §¨ng xuÊt (khái hÖ thèng)Logon §¨ng nhËp (vµo hÖ thèng)

MMainboard Bo m¹ch chñMargin LÒ trang

Megabyte MegabyteMenu Thùc ®¬n, b¶ng chänMerge Cells

Gép «

Microphone

Micr«

Motherboard

Bo m¹ch chñ

Mouse ChuétMove Di chuyÓnMS-DOS Microsoft Disk Operating System

NNC Norton CommanderNetwork Cable

D©y m¹ng

Network Card

VØ m¹ng

New MíiNormal View

Khung nh×n chuÈn (trong Word)

OObject §èi tîngOpen MëOption Lùa chänOutline Dµn trang theo dµn bµiOutline View

Khung nh×n theo dµn bµi (trong Word)

PPage TrangPaper GiÊyParagraph §o¹nParameter Tham sè, tham chiÕuPaste D¸nPassword MËt khÈuPath §êng dÉnPicture H×nh ¶nhPlotter M¸y vÏPortrait Híng th¼ng ®øng (trang giÊy

khi in)

65

POST Power-On Self TestPress Key Gâ phÝmPrint In ÊnPrint Layout View

Khung nh×n chÝnh x¸c nh(trong Word)

Print Preview

Xem tríc khi in

Printer M¸y inProgram Ch¬ng tr×nhProperty TÝnh chÊt, thuéc tÝnh

RRAM Random Access Memory. Bé

nhí truy nhËp ngÉu nhiªn RAM.Range Vïng d÷ liÖuRecycle Bin

Sät r¸c cña Windows. N¬i chøa çc tÖp vµ th môc bÞ xãa.

Regular ChuÈn, b×nh thêngRemove Th¸o bá, rót kháiRename Thay ®æi tªnReplace Thay thÕROM Read Only Memory. Bé nhí chØ

®äc ROM.Row HµngRuler Thíc

SSave GhiScale Co gi·n theo tû lÖScanner M¸y quÐtSearch T×m kiÕmSection Ng¾t phÇn (®Æc biÖt trong v¨n

b¶n Word)Select ChänSentence C©uSetup Cµi ®ÆtShift 1 phÝm trªn bµn phÝm dïng ®Ó

gâ ch÷ in hoa.Shortcut §êng t¾tShut Down

LÖnh t¾t m¸y tÝnh

Size KÝch thícSoftware PhÇn mÒmSort S¾p xÕpSpace PhÝm dïng ®Ó gâ ký tù trèng.Speaker LoaSpell Checker

KiÓm tra chÝnh t¶

Split Cells T¸ch «Strikethrough

G¹ch ngang (hiÖu øng trªn ký tù)

Style KiÓu. Mét kh¸i niÖm c¬ b¶n cña Word dïng ®Ó ®Þnh d¹ng v¨n b¶n.

Subscript ThÓ hiÖn thÊp xuèng (ký tù), dïng cho chØ sè, vÝ dô A2

Superscript

ThÓ hiÖn cao lªn (ký tù), dïng cho sè mò, lòy thõa, chØ sè, vÝ dô A2

Symbol Ký tù ®Æc biÖt

TTable B¶ngTable of Content

Môc lôc

Tape B¨ng tõTaskBar Thanh nhiÖm vô (cña Windows)Text Ch÷Time Thêi gianToolBar Thanh c«ng côType KiÓu

UUnderline G¹ch ch©n (hiÖu øng trªn ký tù)User Ngêi sö dông

VView Khung nh×n

WWidth ChiÒu réngWindows Cöa sæWordArt C«ng cô t¹o ch÷ ®Ñp cña Word

66

XXCOPY LÖnh sao chÐp n©ng cao cña

DOS

ZZoom Phãng to, thu nhá

67

Môc LôCPhÇn I: Tin häc C¬ së MS-DOS, NC, WINDOWS 95/98...................2

Bµi 1. HÖ §ÕM. §¥N VÞ TH¤NG TIN.............................................2

1. HÖ ®Õm vµ biÓu diÔn sè...................................................2

2. HÖ ®Õm nhÞ ph©n............................................................2

3. HÖ ®Õm hexa....................................................................4

4. ChuyÓn ®æi biÓu diÔn sè gi÷a çc hÖ ®Õm....................6

5. Th«ng tin..........................................................................11

6. §¬n vÞ ®o th«ng tin.........................................................15

7. C©u hái vµ bµi tËp...........................................................15

Bµi 2. CÊU T¹O Vµ HO¹T §éNG CñA M¸Y TÝNH..........................16

1. Nguyªn t¾c vµ s¬ ®å ho¹t ®éng cña m¸y tÝnh..............16

2. Çc bé phËn cÊu thµnh c¬ b¶n cña m¸y tÝnh..................20

3. Thao t¸c, héi tho¹i víi m¸y tÝnh.........................................28

4. C©u hái............................................................................28

5. Thùc hµnh.........................................................................29

Bµi 3. HäC Gâ mêi NGãN..........................................................29

1. Ph©n lo¹i hÖ thèng phÝm trªn bµn phÝm.........................29

2. Çch gâ hµng phÝm c¬ së................................................32

3. Çch gâ hµng phÝm trªn...................................................32

4. Çch gâ hµng phÝm díi.....................................................33

5. Çch gâ çc phÝm ë hai cét gi÷a......................................34

6. Çch gâ hµng phÝm sè.....................................................35

7. Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ çi in hoa vµ çc ký tù trªn.............................................................................................36

8. Thùc hµnh.........................................................................37

Bµi 4. HÖ §IÒU HµNH MS-DOS Vµ Tæ CHøC TH¤NG TIN TR£N §ÜA...........................................................................................37

1. Giíi thiÖu hÖ ®iÒu hµnh MS-DOS.....................................37

2. Tæ chøc th«ng tin trªn ®Üa.............................................38

3. Kh¸i niÖm c©y th môc, ®êng dÉn....................................40

68

4. Kh¸i niÖm phÇn cøng, phÇn mÒm....................................42

5. Kh¸i niÖm øng dông cña m¸y tÝnh...................................42

6. C©u lÖnh tæng qu¸t cña MS-DOS....................................42

7. LÖnh néi tró vµ lÖnh ngo¹i tró..........................................43

8. C©u hái............................................................................43

9. Thùc hµnh.........................................................................43

Bµi 5. ÇC LÖNH NéI TRó CñA MS-DOS....................................44

1. Çc lÖnh néi tró víi tÖp.....................................................44

2. Çc lÖnh néi tró víi th môc................................................46

3. Çc lÖnh néi tró kh¸c........................................................49

4. C©u hái............................................................................53

5. Thùc hµnh.........................................................................53

Bµi 6. ÇC LÖNH NGO¹I TRó CñA MS-DOS................................55

1. Çc lÖnh ngo¹i tró lµm viÖc víi ®Üa.................................55

2. Çc lÖnh ngo¹i tró lµm viÖc víi c©y th môc......................56

3. Çc ch¬ng tr×nh diÖt vi-rót (virus)..................................58

4. C©u hái............................................................................59

5. Thùc hµnh.........................................................................59

Bµi 7. TÖP L¤ Vµ TÖP CÊU H×NH.............................................59

1. Vai trß vµ chøc n¨ng cña tÖp l« (*.bat).............................60

2. Giíi thiÖu tÖp Autoexec.bat..............................................60

3. Giíi thiÖu tÖp Config.sys...................................................61

4. Qu¸ tr×nh khëi ®éng MS-DOS..........................................63

5. C©u hái............................................................................63

6. Thùc hµnh.........................................................................64

Bµi 8. GIíI THIÖU CH¦¥NG TR×NH TIÖN ÝCH NC.......................64

1. Giíi thiÖu tr×nh tiÖn Ých NC.............................................65

2. Mµn h×nh lµm viÖc cña NC..............................................65

3. Çc lÖnh chän æ ®Üa, chän tÖp(th môc) lµm viÖc..........67

4. S¾p xÕp th«ng tin thÓ hiÖn trªn mµn h×nh....................68

5. Sao chÐp, di chuyÓn, xo¸ tÖp (th môc)............................69

69

6. C©u hái............................................................................71

7. Thùc hµnh.........................................................................71

Bµi 9. ÇC LÖNH N¢NG CAO CñA NC........................................72

1. Çc lÖnh lµm viÖc víi tÖp (th môc)...................................72

2. Çc lÖnh lµm viÖc víi ®Üa................................................77

3. LÖnh t×m kiÕm vµ so s¸nh th môc..................................79

4. Mét sè lÖnh kh¸c cña NC..................................................80

5. C©u hái............................................................................81

6. Thùc hµnh.........................................................................81

Bµi 10. HÖ §IÒU HµNH MS WINDOWS......................................82

1. Giíi thiÖu hÖ ®iÒu hµnh MS Windows.............................83

2. Cöa sæ lµm viÖc cña Windows.........................................86

3. Ph©n lo¹i cöa sæ vµ çc thµnh phÇn chÝnh trong mét cöa sæ.........................................................................................88

4. Çc thao t¸c víi chuét........................................................96

5. Sö dông çc lÖnh vµ biÓu tîng ®Ó ch¹y ch¬ng tr×nh øng dông......................................................................................98

6. C©u hái............................................................................99

7. Thùc hµnh.......................................................................100

Bµi 11. WINDOWS EXPLORER................................................100

1. Cöa sæ lµm viÖc cña Windows Explorer........................100

2. Xem th«ng tin trong Windows Explorer..........................102

3. T¹o th môc vµ shortcut...................................................103

4. Lµm viÖc víi tÖp vµ th môc trong Windows Explorer.....105

5. C©u hái..........................................................................112

6. Thùc hµnh.......................................................................113

Bµi 12. VÏ H×NH TRONG WINDOWS (PAINT)..........................113

1. Cöa sæ lµm viÖc cña Paint............................................114

2. Lµm viÖc víi çc tÖp ®å häa..........................................115

3. Çc c«ng cô vÏ ®¬n gi¶n................................................116

4. Sö dông mµu vÏ, mµu nÒn víi hép c«ng cô mµu.............119

70

5. Çc lÖnh lµm viÖc n©ng cao víi tÖp h×nh vÏ.................121

6. C©u hái..........................................................................122

7. Thùc hµnh.......................................................................122

Bµi 13. THAY §æI TïY BIÕN CONTROL PANEL.........................123

1. Vai trß vµ chøc n¨ng cña Control Panel..........................123

2. Çc chøc n¨ng tuú biÕn ®¬n gi¶n cña Control Panel.....124

3. Cµi ®Æt, th¸o gì m¸y in..................................................133

4. Cµi ®Æt ph«ng ch÷........................................................134

5. Cµi ®Æt, th¸o gì phÇn mÒm øng dông..........................135

6. C©u hái..........................................................................136

7. Thùc hµnh.......................................................................137

PhÇn II: Tin häc V¨n phßng SO¹N TH¶O V¡N B¶N víi MICROSOFT WORD........................................................................................138

Bµi 14. B¾T §ÇU SO¹N TH¶O VíI MICROSOFT WORD.............138

1. So¹n th¶o v¨n b¶n vµ Microsoft Word.............................138

2. Çc lÖnh lµm viÖc víi tÖp v¨n b¶n..................................141

3. Çc chÕ ®é hiÓn thÞ v¨n b¶n.........................................142

4. Con trá nhËp v¨n b¶n. Çch sö dông çc phÝm so¹n th¶o c¬ b¶n................................................................................145

5. ChÕ ®é gâ v¨n b¶n........................................................147

6. C©u hái..........................................................................148

7. Thùc hµnh.......................................................................148

Bµi 15. SO¹N TH¶O C¥ B¶N Vµ ÇC LÖNH Xö Lý NHãM Ký Tù149

1. Kh¸i niÖm ký tù, tõ, c©u, dßng, ®o¹n............................149

2. Nguyªn t¾c tù xuèng dßng.............................................150

3. Mét sè quy t¾c gâ v¨n b¶n.............................................150

4. §¸nh dÊu v¨n b¶n. Çc lÖnh Copy, Cut, Paste.................151

5. C©u hái vµ bµi tËp.........................................................155

6. Thùc hµnh.......................................................................155

Bµi 16. §ÞNH D¹NG V¡N B¶N C¥ B¶N......................................155

1. Çc kh¸i niÖm vÒ tr×nh bµy v¨n b¶n.............................155

71

2. Tr×nh bµy kiÓu ch÷ ®Ëm, nghiªng, g¹ch ch©n.............157

3. Kh¸i niÖm ph«ng ch÷ vµ cì ch÷.....................................157

4. Gâ v¨n b¶n b»ng tiÕng ViÖt...........................................158

5. C¨n lÒ cho ®o¹n v¨n b¶n................................................160

6. §Þnh d¹ng trang in..........................................................162

7. C©u hái..........................................................................164

8. Thùc hµnh.......................................................................164

Bµi 17. §ÞNH D¹NG V¡N B¶N CHI TIÕT....................................165

1. Çc yÕu tè ®Þnh d¹ng chÝnh: Ký tù, §o¹n v¨n b¶n, Trang in...........................................................................................165

2. §Þnh d¹ng ký tù...............................................................165

3. §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n.................................................168

4. §Þnh d¹ng trang v¨n b¶n.................................................170

5. C©u hái..........................................................................174

6. Thùc hµnh.......................................................................174

Bµi 18. B¶NG..........................................................................174

1. T¹o b¶ng, nhËp d÷ liÖu cho b¶ng...................................174

2. LÖnh chÌn/xãa hµng, cét trong b¶ng..............................176

3. Çc thao t¸c hiÖu chØnh trong b¶ng..............................177

4. LÖnh t¹o khu«n b¶ng......................................................178

5. S¾p xÕp, tÝnh to¸n d÷ liÖu trªn b¶ng...........................179

6. C©u hái..........................................................................180

7. Thùc hµnh.......................................................................180

Bµi 19. Sö DôNG §å HäA TRONG V¡N B¶N..............................181

1. §èi tîng ®å häa trong Word............................................182

2. ChÌn ¶nh vµo v¨n b¶n.....................................................184

3. T¹o ch÷ nghÖ thuËt........................................................185

4. ChÌn ®èi tîng tõ ClipArt Gallery......................................187

5. Sö dông c«ng cô Drawing...............................................188

6. §Þnh vÞ ®èi tîng ®å häa trªn trang v¨n b¶n..................191

7. ChÌn c«ng thøc To¸n vµo v¨n b¶n...................................193

72

8. C©u hái..........................................................................194

9. Thùc hµnh.......................................................................194

Bµi 20. STYLE Vµ øNG DôNG CñA STYLE................................195

1. Giíi thiÖu Style vµ çc Style ngÇm ®Þnh........................195

2. T¹o Style, ¸p dông Style..................................................196

3. Tæ chøc, qu¶n lý Style...................................................199

4. Mét sè Style quan träng dïng trong v¨n b¶n...................200

5. C©u hái..........................................................................200

6. Thùc hµnh.......................................................................201

Bµi 21. ÇC CHøC N¡NG SO¹N TH¶O N¢NG CAO....................201

1. §¸nh sè vµ liÖt kª ®o¹n v¨n b¶n.....................................201

2. Lµm viÖc víi Section.......................................................203

3. §Þnh d¹ng cét v¨n b¶n....................................................205

4. ChÌn çc ký tù ®Æc biÖt.................................................206

5. T¹o hiÖu øng ch÷ to ®Çu dßng (Drop Cap)....................207

6. T¹o môc lôc cho v¨n b¶n.................................................207

7. C©u hái..........................................................................209

8. Thùc hµnh.......................................................................210

Bµi 22. ÇC C¤NG Cô TRî GIóP SO¹N TH¶O............................211

1. T×m kiÕm vµ thay thÕ...................................................211

2. Sö dông gâ t¾t, söa lçi...................................................213

3. KiÓm tra chÝnh t¶, ng÷ ph¸p tiÕng Anh........................215

4. Tra tõ ®ång nghÜa tiÕng Anh........................................217

5. B¶o vÖ, kiÓm so¸t d÷ liÖu v¨n b¶n................................218

6. C©u hái..........................................................................219

7. Thùc hµnh.......................................................................219

Bµi 23. TR×NH BµY TRANG IN................................................220

1. T¹o khung, viÒn cho trang in..........................................220

2. §¸nh sè trang, t¹o tiªu ®Ò trang in theo section.............220

3. Cµi ®Æt th«ng sè m¸y in................................................223

4. Xem v¨n b¶n tríc khi in...................................................223

73

5. In Ên v¨n b¶n..................................................................224

6. C©u hái..........................................................................226

7. Thùc hµnh.......................................................................226

Phô lôc: B¶ng tra cøu çc thuËt ng÷ tiÕng Anh........................227

74

Documents

Lê Tấn, Tin học văn phòng mới