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Como implementar loLibros ElectrnicoResolucin de Superintendencia N 248-2012/SU

Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios de manera electr

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ndicI.ANTECEDENTES NORMATIVOSII.FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

DE LIBROS ELECTRNICOS2.1Modelo de los Libros Electrnicos2.2Nombre de los Libros Electrnicos2.3 El Programa de Libros Electrnicos - PLE

III.LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTASE INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS

3.1Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico3.2Ejemplo del llevado de un Registro de Compras ElectrnicoIV.RECOMENDACIONES

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I. ANTECEDENTES NORMATIVOS

A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categora deben

llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera fsica

considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podan optar por llevarlos de manera

electrnica, segn lo establecido por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y

normas modificatorias.

Los que optasen por llevar los libros electrnicos deben afiliarse con carcter definitivo al

Sistema de Libros Electrnicos siempre que:

1. Est obligado a llevar algn Libro y/o Registro, sealado en el Anexo 1 de la RS. 286-2009/SUNAT.

2.Tenga en el RUC la condicin de domicilio fiscal habido.

3. No se encuentre en estado de suspensin temporal de actividades o de baja de inscripcin en el

RUC.

Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT

ha establecido la incorporacin obligatoria al Sistema de Libros Electrnicos a los Principales Contribuyentes

(PRICOS), de acuerdo a lo siguiente:

Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrnica, a partir

del 01 de enero de 2013.

Deben presentar ante la SUNAT la informacin en detalle de los comprobantes de pago y documentos

autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras.

Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder)

de manera electrnica, a partir del 01 de junio de 2013.

Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros sealados a continuacin:

Libro Caja y Bancos

Libro de inventarios y Balances

Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34 de la Ley del Impuesto a la Renta

Registro de Activos Fijos

Registro de Consignaciones

Registro de Costos

Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas

Registro de Inventario Permanente Valorizado

II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRNICOS

2.1. Modelo de los Libros Electrnicos

El Modelo de solucin, implementado por la SUNAT, para el llevado de libros electrn

apreciar en el siguiente grfico:

2

3

6

7

8

Domicilio Fiscal

Otro domicilio

PRICO

ventas CdRventas+

ventas CdRventas+

Ventas

PLE INTERNET

CdRventas

Constancia d

Recepcin

+

Firma SUNA

CONTRIBUYENTE SU

SW

Contablepropio

TXT

1

ventas

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5

Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes:

El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato

texto (.txt), de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N

248-2012/SUNAT. Cabe sealar que los sistemas informticos deben ser ajustados para tal

efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de clculo (por

ejemplo el Excel).

Asimismo, el Contribuyente deber instalar en su PC el software denominado PLE (siglas del

Programa de Libros Electrnicos), el cual permitir validar que la informacin de cada libro o

registro no contenga errores lgicos o de estructura, establecidos en el mencionado Anexo 2.

La validacin rpida de los archivos de formato texto permite generar un Reporte de Informacin

Inconsistente cuando hay errores en la informacin, sealndose la fila, la columna y la

descripcin por cada tipo de error, o un Reporte de Informacin consistente cuando no hay

errores en la informacin. Este proceso permite corregir la informacin oportunamente antesde generar el libro oficial.

Slo cuando la informacin est totalmente validada por el PLE recin se puede generar el

libro electrnico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera fsica. La generacin

implica la emisin de un archivo muy pequeo denominado Resumen el cual contiene

algunos totales, segn el tipo de libro que se trate, y adems contiene el Hash (algoritmo

matemtico que permite detectar si la informacin de un archivo no ha sido alterado). Una vez

generado el Resumen este puede ser enviado automticamente a la SUNAT. Cabe sealar

que el contribuyente, para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debi

incluir en el mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una conexin on line

con SUNAT de manera permanente. El envo del Resumen de cada Libro deber efectuarse

una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las

actividades u operaciones, segn sea el caso, manteniendo la correlatividad de perodos.

Luego que el Resumen es enviado mediante la conexin por internet, la SUNAT realizar

validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez

que se enva el Resumen del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo.

De estar todo conforme, el Sistema enviar dicho Resumen con la fecha y hora de respuesta

y la firma digital de SUNAT, pero el documento electrnico ahora se denominar Constancia

de Recepcin, el cual se enviar automticamente por internet a la PC del contribuyente.

4

3

2

1

LE 20131312955 20130100 140100 00 1 1 1

Libro

Electrnico (fijo)

RUC del

Generador

Periodo

Ao Mes Da

Identificador del

Libro: 14.1

Oportunidad

(slo LIB)

Operacin

(cierre)

Con informacin

Mone

6El PLE recibir automticamente la mencionada Constancia de Recepcin

automticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente.

Por ltimo, el contribuyente deber almacenar en su domicilio fiscal dos (2)

Constancia de Recepcin y el archivo de formato texto validado. Cabe resal

archivos sern considerados legalmente el libro electrnico.

En caso se trate de un Principal Contribuyente, ste deber almacenar un ejem

del libro electrnico en un local diferente al domicilio fiscal. Dicho local se debe

el momento de la generacin del primer libro electrnico.

2. 2. Nombre de los Libros Electrnicos

Ahora bien el PLE slo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres mismos informacin relevante, como se puede observar en el ejemplo siguiente:

En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes caractersticas:

LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrnico).

RUC del Generador (11 dgitos).

Perodo del Libro Electrnico (ao, mes y da en formato AAAMMDD)

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8

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Identificador del Libro Electrnico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos, Sub-Libro: 01,

Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro slo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden

contener muchos Sub-Libros y los Resmenes de todos ellos deben ser enviados de manera

simultnea.

Cdigo de oportunidad: 00 (slo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances).

Operaciones:1 (con operacin) o 0 (sin operacin que significa que es el cierre del Libro Electrnico).

Contiene informacin: 1 (con informacin) o 0 (sin informacin que significa que el archivo est

vaco).

Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dlares).

PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrnico ha sido generado por el PLE)

2. 3. El Programa de Libros Electrnicos - PLE

El contribuyente deber tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo

desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la informacin de los

Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros

Electrnicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepcin

de un libro electrnico por parte de la SUNAT.

Adicionalmente, el PLE tambin tiene otras funcionalidades, como:

La generacin y envo del Resumen del Libro Electrnico validado

La verificacin, que permite contrastar si la informacin de los Libros y/o Registros es aquella por la

que se gener la Constancia de Recepcin respectiva.

La consulta del historial, y

Los reportes de los libros y registros electrnicos.

Cabe sealar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al

Sistema de Libros Electrnicos podr validar los archivos textos y generar los libros electrnicos. Asimismo,

el PLE considera adicionalmente el Modo de Prueba que simula la validacin de la informacin contenida

en archivos de textos, que seran los potenciales libros electrnicos, de acuerdo a la estructura sealada.

Para ingresar al PLE en el Modo de Prueba, no es necesario que el usuario tenga

utilizar el programa, basta con ingresar el nmero de RUC del contribuyente cuyos archiv

contienen informacin contable sern validados.

El PLE detecta los errores y seala el nmero de la fila y la columna as como el tipo de

pueden ser, entre otros, los siguientes:

El nmero de columnas del registro no coincide con la definicin del Libro

Campo es obligatorio

Formato incorrecto

Longitud incorrecta

El valor es incorrecto

El valor no se encontr en la tabla de parmetros

Campo debe ser correlativo

ndice duplicado

El registro presenta inconsistencias

Se ha excedido el lmite de errores encontrados

La fecha es mayor al periodo del Libro

La fecha es incorrecta

Indicador del estado es incorrecto.

Los montos deben ser excluyentes

El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1

El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8

El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9

La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro

El periodo del registro para este libro no debe contener da

El periodo del registro para este libro debe contener da

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El nmero correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.

El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2

El cdigo de plan de cuentas es incorrecto

Campo es obligatorio

La longitud del nmero de serie debe ser de 4

El periodo del registro contiene una fecha incorrecta

Solo se acepta positivos o 0.00

El valor es incorrecto

Solo se acepta negativos o 0.00

El periodo del registro no debe contener mes y da

El ndice es incorrecto

El porcentaje debe estar entre 0 y 100%

Numero de documento es incorrecto

Solo se acepta positivo o un nmero mayor a cero

No se acepta negativo

El tipo de cambio es mayor o igual a cero

El periodo no puede ser menor al 1902

El periodo no puede ser menor al 2010

Actualmente est vigente la versin 2.0 del Programa de Libros Electrnicos PLE la cual puede ser

descargada desde la pgina web de la SUNAT.

La nueva versin 3.0 del PLE ser puesta a disposicin el 31 de diciembre del 2012 y las novedades sern

las siguientes:

Esta nueva versin del PLE incluir totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos

de que los contribuyentes puedan cotejar con su informacin interna.

Se incluirn campos libres en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y

Compras. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opcin del contribuyen

El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluir e

Facturas, de las Notas de Crdito y de las Notas de Dbito.

Se llevar un control automtico del plazo de atraso del llevado de libros electrnicos

III. LLEVADO ELECTRNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL RE

COMPRAS

3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrnico

A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspond

enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la informacin contenida

Electrnicos respecto de los Libros llevados de manera fsica.

Periodo: Enero 2013

As tenemos que los libros llevados de manera fsica tienen que considerar los formatos, lo

como informacin mnima obligatoria desde la columna 1 (CUO/# Correlativo) hasta (Libre).

Perodo CUO/#

CorrelativoTipoCdP

Serie Nmero BI IGV Lib

20130100 1 01 001 55 10,000.00 1,800

20130100 2 01 001 56 3,846.00 692

20130100 3 01 001 57 10,000.00 1,800

20130100 4 01 001 59 10,000.00 1,800

20130100 5 03 001 1234 0.00 0.00

LIBROS ELECTRNICOS

LIBROS FISICOS

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Dependiendo de la cantidad de informacin o filas que tenga el libro (denominada tuplas), puede tener

desde la fila 1 hasta la fila m y en el caso del ejemplo ser 5.

Los Libros Electrnicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera fsica: la

primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la ltima (donde se consigna el Estado).

Los Estados significan lo siguiente:

Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello

significa que toda la fila de informacin (tupla) pertenece al periodo cuyo Resumen ser enviado (por

tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto).

Estado 2: corresponde a la anotacin del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N

001-1234). Cabe sealar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que corresponda.

Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones:

Hay un error en la anotacin de la Factura N 001-56 dado que fue emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo

de cambio: 2. 60) debindose haber considerado el monto de S/ 10,000.00.

Se omiti registrar la Factura N 001-58 por el monto de S/ 10,000.00.

En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013, se deber hacer

la rectificacin correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a

continuacin:

Periodo: Febrero 2013

Perodo EstadoCUO/#

Correlativo

Tipo

CdPSerie Nmero BI IGV Libre

20130200 1 101 001 60 10,000.00 1,800.00

20130200 2

2

01 001 61 10,000.00 1,800.00 1

20130200 3 08 001 24 100.00 1800 1

20130200 4 07 001 13 (200.00) (36.00) 1

20130100 6 01 001 58 10,000.00 1,800.00 820130100 01 001 56 10,000.00 1,800.00 9

Perodo CUO/#

Correlativo

Tipo

CdPSerie

Fecha de

emisinNmero BI IGV Lib

20130100 1 01 001 0015 1 ,000.00 180 .00

20130100 2

6

3

01 001 3356 20,000.00 3,600.00

20130100 3 08 001 0867 500.00 90.00

20130100 4 07 001 3994 (300.00) (54.00)

20130100 5 01 001 8439 10,000.00 1,800.00

20130100 01 001 06542 100.00 18.00

05/01/2013

15/01/2013

20/01/2013

25/01/2013

05/01/2012

31/12/2011

20130100 01 001 3221 3,000.00 540.0005/12/2012

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

Estado 1: la anotacin corresponde al mes de emisin del Comprobante de Pago (Febre

Estado 8: la anotacin corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N 001

anterior (Enero 2013). En este caso se est considerando el nmero correlativo correspo

Estado 9: la anotacin corresponde a la correccin de la informacin de un mes anterio

por la anotacin incorrecta (se debi aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factu

3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrnico

A continuacin se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al m

2013.

Periodo: Enero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

Estado 1: La anotacin del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de

2013).

Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero de

meses siguientes a su emisin.

Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero fuera dsiguientes a su emisin.

Estado 9: Corrige la informacin de un Comprobante de Pago de compra de meses ant

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Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha

previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos).

IV. RECOMENDACIONES

Para una ptima implementacin de libros electrnicos se recomienda lo siguiente:

Revisar las estructuras de libros electrnicos publicadas por la SUNAT, en especial la ltima columna

(observaciones) que son las validaciones que efectuar el PLE.

Verificar que la cantidad de columnas coincida con el sealado por las estructuras.

Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas sealadas.

Verificar que los datos estn separados por |, denominado palotes (pipes).

Verificar que cada tupla de informacin (fila) empiece con el dato y termine con |.

Probar los archivos texto que genere los sistemas informticos del contribuyente mediante el modo

prueba del PLE e ir ajustando el programa informtico correspondiente para levantar las inconsistenciassealadas de acuerdo con el tipo de error detectado.

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Ms informacin en:

- SUNAT Virtual (www.sunat.gob.pe)

- Central de Consultas:

Centros de Servicios al Contribuyente, en todo el pas.

- 0-801-12-100(desde telfonos fijos, al costo de una llamada local)

- (01) 315-0730(desde celulares)