Le co»t d'une plate-forme d'archivage © .d'informations candidates   l'archivage ©lectronique

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    Le cot d'une plate-forme d'archivage lectronique

    Rsultats d'une tude lance par la direction des Archives de France

    F. Banat-Berger

    Prsentation Groupe PIN

    20 octobre 2005

    Plate-forme d'archivage lectronique

    Dans un premier temps, ont t dfinies des sources d'informations candidates l'archivage lectronique :

    Donnes (extraction partir de bases de donnes)

    Documents issus d'applications de Gestion lectronique de documents (GED) : exemple des dossiers de titres de sjours dans les prfectures

    Flux de donnes et documents issus des tlprocdures en cours de constitution (avec le dveloppement de l'administration lectronique)

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    Plate-forme d'archivage lectronique

    Des hypothses ont t tablies concernant les volumes archiver par an, concernant ces sources d'informations ; le type de transmissions (annuelle, mensuelle, non en temps rel)

    Des scnarios ont t dfinis visant cerner plusieurs types d'organisations :

    Un scnario ddi un seul service producteur qui assure lui-mme son archivage ou dispose d'un service d'archive interne (exemple d'un conseil gnral)

    Un scnario pour une plate-forme ddie un ensemble de services producteurs locaux (type un service d'archives dpartementales)

    Un scnario pour une plate-forme nationale ddie l'ensemble des services centraux et dconcentrs relevant d'un mme ministre

    Un scnario pour un plate-forme nationale ddie un ensemble de collectivits de mme type (exemple des conseils gnraux)

    Enfin une plate-forme nationale pour l'ensemble des ministres (type Archives nationales)

    Les volumes

    A partir de l, des volumes sur 10 ans (en incluant le fait qu'il faut doubler le volume, en raison des copies effectues pour chaque objet archiv) ontt extrapols, en calculant les volumes archiverpar an, suivant la source, le nombre moyen de transmissions (par exemple, pour une GED, unepar an et pour une tlprocdure, une par mois) et le nombre de services versants (exemples : un pour le scnario 1 et 20 pour le 2)

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    Les volumes

    On a rajout ce nombre, dans les scnarios concerns, le volume reprsent par la numrisation image des fonds papier, qui se pratique de plus en plus dans les services d archives

    On arrive ainsi des volumes qui restent modestes : 1 TO pour le scnario 1, 10 pour le 2 et le 4, 20 pour le 3 et 100 pour le 5

    Les fonctionnalits

    Elles ont t tudies sur la base du modle OAIS Exemple du fonds numriss des dossiers de titres de sjour en

    prfecture -Objet-contenu : fichiers JPG correspondant aux images numrises

    relatives un dossier

    -Information de reprsentation : documentation associe au format JPG

    -Information de prennisation : informations gnrales relatives aux dossiers archivs (numros des dossiers, noms et prnoms des personnes concernes, nationalit, date de cration du dossier, )

    -Information dempaquetage : rfrence des images associes un mme dossier

    -Information descriptive : donnes mises la disposition des utilisateurs pour identifier un dossier (numro de dossier, nom de lindividu, nationalit )

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    Les fonctionnalits

    Dlibrations transmises par les collectivits aux prfectures (contrle de lgalit FAST)

    -Objet-contenu : fichiers PDF (ou base64) correspondant aux dlibrations transmises et informations de transmission et de signature associes

    -Information de reprsentation : documentation associe aux formats PDF et Base 64

    -Information de prennisation : informations gnrales relatives aux dlibrations archives (collectivit mettrice, nom de lutilisateur ayant ralis la transmission, date de lenvoi, ), empreinte delobjet, rfrence de la dlibration transmise

    -Information dempaquetage : lien vers la dlibration -Information descriptive : donnes utilises pour identifier une

    dlibration (date de la dlibration, collectivit mettrice)

    SIP et AIP

    Il est propos qu outre l lment Archive (objet+empreinte+description) encapsul, qui est conserv, soient extraits de l enveloppe XML, galement pour conservation, les fichiers constituant l objet qui seront remis, le cas chant, dans leur format binaire (PDF, PNG) et qu ils soient ainsi conservs.

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    Fonctionnalits

    A partir de l, les fonctionnalits de la plate-forme ont t spcifies, par grands processus (versement, stockage, gestion des donnes descriptives, restitution) et fonctions transverses (administration technique et fonctionnelle, pilotage, veille technologique et juridique, projets d'volutions et de migrations)

    Les tches dcomposes avec la dtermination d'un temps moyen par tche et un cot horaire pour des agents de catgorie A, B et C

    Des estimations diffrencies tant ralises suivant qu'on disposait de plates-formes manuelles ou automatises ; suivant que les transmissions se font sur supports amovibles ou par rseau

    Fonctionnalits

    Fonction versement :

    elle inclut les mcanismes de prparation (formatage des archives suivant le schma XML), transmission, contrle, rejet, complment d'informations et traitements pour une intgration dans le dispositif de stockage d'une part, et celui de gestion des donnes descriptives d'autre part.

    Fonction stockage :

    Elle gre l'ensemble des services lis la conservation des archives jusqu' ventuellement leur destruction (y compris les oprations de contrle, rgnrations, migrations de supports ou de formats, restaurations..)

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    Fonctionnalits

    La fonction gestion des donnes descriptives :

    Elle gre le conservation, la mise disposition et la mise jour des informations descriptives sur les donnes et documents conservs par la fonction stockage . Elles sont issues de l'lment description qui accompagne l'objet Archives lors du versement

    Fonctionnalits

    La fonction consultation et restitution :

    La restitution des documents peut tre destination du service qui les aura confis au service d'archives (soit directement, soit par l'intermdiaire d'une plate-forme d'changes) ou destination d'un citoyen intress.

    Elle doit garantir l'accs en ligne aux donnes descriptives

    La restitution du contenu des archives s'effectuera gnralement en mode asynchrone, soit par rseau (comme pour la rception des flux XML), par messagerie ou par envoi de supports amovibles.

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    Fonctionnalits

    Un contrat de service tablir entre le service d archives et les services versants conditions gnrales

    conditions particulires (tablies lors de l initialisation d un nouveau processus d archivage)

    Processus

    Processus A : versement d un lot d archives

    Processus B : stockage et conservation des informations archives

    Processus C : consultation et restitution des archives

    Processus D : initialisation d un nouveau processus d archivage

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    Processus A

    Systme de gestion des versements. Se compose de : application de gestion des versements

    base de donnes recensant l ensemble des transmissions effectues par les services versants

    interface de type Web permettant ces derniers de rfrencer les transmissions qu ils s apprtent effectuer

    d un service de transmission par rseau (transmission des donnes, chiffrement et intgrit des donnes). Plusieurs cas de figure suivant que les transmissions se font par rseau ou non, et dans ce cas sont manuelles ou automatiques

    Processus A

    d un annuaire utilisateurs (authentification)

    d un ou plusieurs postes de travail pour la prise en charge et le contrle des transmissions et versements

    d un espace de stockage temporaire des fichiers, avant transmission vers la plate-forme de stockage

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    Processus A

    A la fin du processus, les fichiers sont mis disposition du systme de stockage (extraction de l objet contenu et gnration ventuellement des fichiers dans leur format binaire d origine)

    Les informations descriptives sont intgres dans la base archives (et complment d indexation ventuel)

    Processus A

    A partir de ces processus, dtermination par sous-processus, des diffrentes tches associes (soit la charge du service producteur, soit la charge du service d archives) et tude conomique en fonction d un temps pass chaque tche

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    Processus B

    Pr-requis chaque contenu est conserv sous sa forme

    encapsule et sous sa forme non encapsule (cas particuliers des fonds numriss)

    tout contenu archiv est conserv sur 2 sites gographiques diffrents

    en utilisant deux types de supports diffrents

    Processus B

    On aura des plates-formes manuelles (contenants sur rayonnages) ou automatises (juke-box, librairies), ce qui aura videmment un impact notamment sur les cots humains

    la plate-forme quelle qu elle soit, comprendra un logiciel de gestion du stockage permettant de grer la localisation physique ou lectronique de chaque contenu archiv, d organiser et d assurer la traabilit des oprations tout au long du cycle de vie des fichiers

    des postes de travail avec les logiciels et priphriques ncessaires aux contrles des supports et leur rgnration

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    Processus C

    Interface de consultation, de recherche et de commande des fichiers archivs exploitant les informations conserves dans la base archives

    logiciel de gestion des commandes passes par les utilisateurs

    Processus C

    Espace de stockage temporaire des fichiers restitus contrle avant mise disposition,

    accs aux fichiers en cas de consultation partir du rseau des archives,

    prparation de l inscription des fichiers sur supports amovibles si ncessaire,

    prparation de la transmission des fichiers par rseau si transmission par rseau)

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    Processus C

    Postes de trav