LBM 4

MANAJEMEN MUTU TERPADU (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) RUMAH SAKIT

LI

1. Apa standar mutu pelayanan yg baik?

Sumber kualitas

1. Program, kebijakan dan sikap yang melibatkan komitmen dari manajemen puncak.2. Sistem informasi yang menekankan ketepatan baik pada waktu maupun detail3. Desain produk yang menekankan keandalan dan perjanjian ekstensif produk sebelum dilepas ke

pasar4. Kebijakan produksi dan tenaga kerja yang menekankan peralatan yang terpelihara baik, pekerja

yang terlatih baik dan penemuan penyimpanan secara cepat5. Manajemen vendor yang menekankan kualitas sebagai sasaran utama.

Total Quality Manajement,Fandy Tjiptono&Anastasia Diana

Mutu pelayanan yang baik : Pasien mendapat layanan yg cepat Diagnosis dan terapi yang tepat Keramahtamahan yg cukup Pelayanan apotik yg cepat dan biaya yg terjangkauManajemen RS; dr.Suparto A.; 1995

Pelayanan medis yg baik :

1) Pelayanan medis yg baik adalah praktek kedokteran (pengobatan) yg rasional yg berdasarkan ilmu pengetahuan

2) Pelayanan medis yg baik, menekankan pencegahan 3) Pelayanan medis yg baik, memerlukan kerjasama yg cerdik antara pasien yg awam dan para

praktisi yg ilmiah medis4) Pelayanan medis yg baik, memperlakukan individu seutuhnya5) Pelayanan medis yg baik, mempertahankan hubungan pribadi yg akrab dan berkesinambungan

antara dokter dengan pasien 6) Pelayanan medis yg baik dikoordinasikan dengan pekerjaan kesejahteraan sosial7) Pelayanan medis yg baik, mengkoordinasikan semua jenis pelayanan kesehatan8) Pelayanan medis yg baik termasuk pelaksanaan semua pelayanan yg diperlukan dari ilmu

kedokteran modern sesuai dengan kebutuhan semua orang manajemen mutu pelayanan kesehatan ; Djoko Wijono

2. Apa tujuan dari TQM?

- Menjadikan semua partisipan organisasi yaitu manajer, karyawan, dan pemasok memiliki kepedulian yg tinggi terhadap mutu

- Menjadikan semua partisipan organsiasi bersemangat tinggi untuk meningkatkan mutu mereka masing-masing secara berkelanjutan

- Menjadikan tuntutan kebutuhan customer sebagai pemacu untuk peningkatan mutu produk dan jasa yg dihasilkan oleh organisasi

- Menjadikan mutu produk dan jasa sarana utama untuk meningkatkan daya saing organisasi

- Menjadikan mutu sebagai upaya utk meningkatkan kemampuan organisasi dlama menghasilkan aliran dana yang sustainable

Total Quality Management ; Fandi Tjiptono&Anastasia Diana ;1998

3. Apa manfaat dari TQM?

- meningkatkan laba melalui 2 rute : rute pasar dan meningkatkan output yg bebas dari kerusakan melalui upaya perbaikan kualitas

- meningkatkan daya saing - biaya operasi perusahaan berkurang Total Quality Management ; Fandi Tjiptono&Anastasia Diana ;1998

4. Unsur2 dalam TQM apa saja?

Unsur utama (Goetsch dan Davis, 1994 pp 14-18)

1. Fokus pada pelangganDalam TQM pelanggan internal dan eksternal merupakan drive. Pelanggan eksternal menentekan kualitas produk atau jasa yang disampaikan kepada mereka, pelanggan internal berperan besar dalam menentukan kualitas manusia, proses dan lingkungan yang berhubungan dengan produk atau jasa.

2. Obsesi terhadap kualitasBila suatu organisasi terobsesi dengan kualitas maka akan berprinsip good enough is never good enough

3. Pendekatan ilmiahDiperlukan untuk mendesain pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut.

4. Komitmen jangka panjangPenting untuk mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan dengan sukses

5. Kerja sama tim (team work)Dalam organisasi yang dikelola secara tradisional seringkali diciptakan persaingan antar departemen yang ada dalam organisasi tersebutagar daya saingnya terdongkrak.

Tapi persaingan internal tersebut hanya menghabiskan energi yang seharusnya dipusatkan pada upaya perbaikan kualitas dan untuk meningkatkan daya saing eksternal. Sementara itu dalam organisasi yang menerapkan TQM, kerjasama tim, kemitraan dan hubungan dijalin dan dibina baik antar karyawan perusahaan maupun dengan pemasok, lembaga2 pemerintah dan masyarakat sekitarnya.

6. Perbaikan sistem secara berkesinambunganHal ini agar kualitas yang dihasilkan dapat meningkat.

7. Pendidikan dan pelatihanSetiap orang diharapkan dan didorong terus belajar. Berlaku prinsip bahwa belajar merupakan proses yang tidak ada akhirnya dan tidak mengenal batas usia. Sehingga dengan belajar setiap orang dalam perusahaan dapat meningkatkan ketrampilan teknis dan keahlian profesionalnya

8. Kebebasan yang terkendaliKaryawan yang melakukan standarisasi proses dan mereka pula yang berusaha mencari cara untuk meyakinkan setiap orang agar bersedia mengikuti prosedur standar tersebut.

9. Kesatuan tujuanAgar setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama

10. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawanManfaatnya :

- Akan meningkatkan kemungkinan dihasilkannya keputusan yang baik rencana yang lebih baik atau perbaikan yang lebih efektif karena juga mencakup pandangan dan pemikiran dari pihak2 yang langsung berhubungan dengan situasi kerja.

- Keterlibatan karyawan juga meningkatkan rasa memiliki dan tanggung jawab atas keputusan dengan melibatkan orang2 yang harus melaksanakannya.

Total Quality Manajement,Fandy Tjiptono&Anastasia Diana

5. Apa saja faktor2 yg mempengaruhi TQM?

faktor2 fundamental yg mempengaruhi mutu – 9M :

1. men : kemajuan teknologi, komputer dan lain-lain memerlukan pekerja-pekerja spesialis yg makin banyak

2. money : meningkatnya kompetisi disegala bidang memerlukan penyesuaian pembiayaan yg luar biasa termasuk untuk mutu

3. materials : bahan-bahan yg semakin terbatas dan berbagai jenis material yg diperlukan 4. machines dan mechanization : selalu perlu penyesuaian-penyesuaian seiring dengan kebutuhan

kepuasan pelanggan 5. modern information methods : kecepatan kemajuan teknologi komputer yg harus selalu diikuti6. markets : tuntutan pasar yg semakin tinggi dan luas7. management : tanggung jawab manajemen mutu oleh perusahaan8. motivation: meningkatnya mutu yg kompleks perlu kesadaran mutu bagi pekerja-pekerja9. mounting product requirement : persyaratan produk yg meningkat yg diminta pelanggan perlu

penyesuaian mutu terus menerus manajemen mutu pelayanan kesehatan ; Djoko Wijono

Dimensi kualitas

a. Kinerja (performance) karakteristik operasi pokok dari produk intib. Ciri-ciri atau keistemewaan tambahan (features) yaitu karakteristik sekunder atau pelengkapc. Kehandalan (reliability) yaitu kemungkinan kecil akan mengalami kerusakan atau gagal dipakai.d. Kesesuian dengan spesifikasi (conformance to specifications) yaitu sejauh mana karakteristik

desain dan operasi memenuhi standar yang telah ditetapkan sebelumnya.e. Daya tahan (durability) berkaitan dengan berapa lama produk tersebut dapat terus digunakanf. Serviceability meliputi kecepatan, kompetensi, kenyamanan, mudah direparasi, penanganan

keluhan yang memuaskang. Estetika, yaitu daya tarik produk terhadap panca inderah. Kualitas yang dipersepsikan (perceived quality) yaitu citra dan reputasi produk serta tanggung

jawab perusahaan terhadapnya.Total Quality Manajement,Fandy Tjiptono&Anastasia Diana

6. Bagaimana penerapan TQM di rumah sakit? (dipelayanan medis, dipelayanan penunjang

medis dan administrasi)

Implementasi manajemen mutu di RS :Metode Manajemen Mutu RS1.Increasing resources : Peningkatan Sumber Daya

peningkatan dilakukan pd bidang finance, SDM, fasilitas, alat kesehatan, shg dpt diberikan pelayanan dgn jumlah lbh banyak, lbh cepat, lbh baik dengan biaya per pelayanan lbh rendah

2.Large-scale reorganization or financial reform : Reorganisasiperubahan struktur organisasi utk memfasilitasi pengambilan keputusan yg lbh baik termasuk perubahan metode / sistem di bidang finance

3.Strengthening management : Penguatan / Pemantapan Manajemenpeningkatan mutu pelayanan dilakukan melalui peningkatan responsibility, authority dan competency. Hal ini sering dilakukan sbg bagian dari suatu strategi yg lain

4.Standards and guidelines : Standar dan Pedomanformulasi / penetapan standar secara nasional baik oleh pemerintah atau lembaga-lembaga profesional. Kemudian diikuti oleh monitoring penerapannya misalnya medical / clinical audit, termasuk sistem quality assurance

5.Patient empowerment and rights : Pemberdayaan Pasien dan Haknyapengaturan dilakukan baik secara nasional maupun intern RS. Metode sdh banyak digunakan bersama-sama metode manajemen mutu lainnya

6.Quality Management Systemtanggung jawab untuk mutu formal dimasukkan dalam struktur & sistem. Contoh : ISO (International Organization for Standardization), EFQM (European Foundation for Quality Management), Baldridge Award. Metode Clinical Governance di Inggris dpt dikelompokkan dlm QMS ini

7.Quality Assessment and Accreditation, Internal or ExternalAda 4 sistem asesmen di pelayanan kesehatan / RS yang diinventarisir oleh suatu penelitian ExPeRT Project (External Peer Review Techniques) yang dibiayai European Commission pd th 1999 -2002 : 1). Akreditasi RS; 2). ISO (International Organization for Standardization); 3). EFQM Award: European Foundation for Quality Mgt, merupakan suatu European QualityAward, mirip Baldridge Award dari USA; 4). Visitatie: Asal dari Belanda mulai th 1992

8.TQM (Total Quality Management) and CQI (Continuous Quality Improvement).TQM adalah suatu set prinsip & metode dgn pelaksanaan yg berbeda-beda berasal dari program mutu pd organisasi industri. Strategi ini fokus pd personel & pelayanan pasien maupun organisasinya. Umumnya diperlukan kepemimpinan yang kuat, krn problem mutu lbh sering pd pengorganisasian yg lemah ketimbang kesalahan individu. CQI secara umum sama spt TQM, lbh ditekankan pd analisis proses kerja oleh tim multidisiplin & menerapkan perubahan-perubahan hasil pd siklus yg berulang.

9.Quality collaboratives : Kolaborasi Mutu kolaborasi Tim Mutu dari berbagai RS dgn pelaksanaan dilakukan secara regional atau nasional

10.Re-engineering menggunakan metode yg sama seperti TQM, tetapi lbh pd desain yg lbh radikal pd proses produksi.

11.Quality indicator comparison : Perbandingan Indikator Mutudibandingkan data-data RS dlm suatu regional atau nasional. Perbandingan data indikator ini dpt digunakan RS utk meningkatkan mutu pelayanannya. Pnggunaan Indikator Mutu mendorong kegiatan Audit, khususnya Audit Medisyg sgt berperan memperbaiki outcome

12.Benchmarking Melakukan studi banding ke RS lain dgn unggulan tertentu utk mempelajari struktur-proses-outcome pelayanan unggulan tsb, utk kmd diterapkan dgn modifikasi sesuai kondisi RS sendiri

13.Risk Management and SafetyWHO diidentifikasi prosedur & situasi berrisiko tinggi, juga terhadap dampak keuangan. Strategi keselamatan pasien.

www.pelkesi.or.id.pdf

George dan Weimerskirch (1994, pp. 259-269) menyatakan bahwa ada 6 fase utama dalam implementasi TQM, yaitu :

1) Komitmen manajemen senior terhadap perubahan 2) Penilaian sistem perusahaan, baik secara internal mapun eksternal3) Pelembagaan fokus pada pelanggan 4) Pelembagaan TQM dalam perencanaan strategik, keterlibatan karyawan, manajemen proses

dan sistem pengukuran 5) Penyesuaian dan perluasan tujuan manajemen guna memenuhi dan melampaui harapan

pelanggan 6) Perbaikan atau penyempurnaan sistem

Menurut Goetssch dan Davis, fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi tiga fase, yaitu fase persiapan, fase perencanaan dan fase pelaksanaan. Masing2 fase terdiri atas beberapa langkah :

1. fase persiapan Terdiri atas 10 langkah yg diberi label A sampai J. Sebelum langkah pertama dapat

dimulai, syarat utama yg harus dipenuhi adalah adanya komitmen penuh dari manajemen puncak atas waktu dan sumber daya yg dibutuhkan

Langkah A : membentuk Total Quality Steering CommitteeEksekutif puncak menunjuk staf tedekat (bawahan langsungnya) untuk mjd anggota steering committee. Ia sendiri menjadi ketuanyaLangkah B : membentuk Tim Steering committee perlu mengadakan suatu sesi pembentukan tim sebelum memulai kegiatan TQMLangkah C : pelatihan TQMSteering committee membutuhkan pelatihan yg berkaitan dengan filosofif, teknik dan alat2 TQM sebelum memulai aktivitas TQM Langkah D : menyusun pernyataan visi dan prinsip sbg pedoman Tujuannya adalah agar dapat menghasilkan dokumen yg singkat dan bermakna yg mencerminnkan harapan dan aspirasi perusahaan Langkah E : menyusun tujuan umumSteering committee menyusun tujuan umum perusahaan berdasarkan pernyataan visi yg telah ditetapkan. Tujuan ini tdd tujuan strategis dan tujuan taktis Langkah F : Komunikasi dan Publikasi Eksekutif puncak dan Steering committee perlu mengkomunikasikan setiap informasi mengenai langkah A-C. Semua orang dalam organisasi harus memahami visi, prinsip2 sbg pedoman, tujuan dan TQM Langkah G : Identifikasi kekuatan dan kelemahan Informasi ini bermanfaat sbg pedoman dalam melaksanakan pendekatan terbaik dalam implementasi TQM, juga berguna dalam menyoroti kekurangan2 yg harus diperbaikiLangkah H : Identifikasi pendukung dan penolak Biasanya dilaksanakan bersamaan dengan langkah G atau sesudahnyaLangkah I : memperkirakan sikap karyawan Dengan bantuan personalia atau konsultan luar, steering commitee perlu berusaha memperkirakan sikap karyawan pada saat ini. Langkah J : Mengukur kepuasan pelanggan Steering committee perlu berusaha mendapatkan umpan balik objektif dari para pelanggan guna menentukan tingkat kepuasan mereka.

2. fase perencanaan

Langkah K : Merencanakan Pendekatan Implementasi kemuadian Menggunakan Siklus Plan/Do/Check/AdjustLangkah ini dapat dimulai berbarengan dengan langkah G atau sesudahnya. Pada langkah ini Steering committee merencanakan implementasi TQM. Langkah ini bersifat ters menerus karena pada saat proyek berlangsung, informasi2 umpan balik akan dikembalikan pada langkah ini untuk melakukan perbaikan, penyesuaian dsb

Langkah L : Identifikasi Proyek

Steering committee bertanggung jawab untuk memilih proyek awal TQM yg didasarkan pada kekuatan dan kelemahan perusahaan, personil yg terlibat, visi dan tujuan dan kemungkinan suksesnya Langkah M : Komposisi Tim Sbgn besar tim bersifat fungsional silang yg tdd wakil2 dari berbagai departemen atau disiplin ilmu sesuai dengan yg ditangani Langkah N : Pelatihan Tim Sebelum tim yg baru terbentuk melaksanakan tugasnya, mereka harus dilatih terlebih dahulu. Pelatihan yg diberikan harus mencakup dasar2 TQM dan alat2 yg sesuai dengan proyek yg ditanganai

3. fase pelaksanaan

Langkah P : Penggiatan Tim Masing2 tim mengerjakan proyeknya dengan mengunakan siklus PDCA sbg model TQM Langkah Q : Umpan balik kepada Steering Commitee Tim proyek memberikan informasi umpan balik kepada steering commitee mengenai kemajuan dan hasil2 yg dicapai. Umpan balik tasb akan digunakan untuk menentukan apakah perlu dilakukan penyesuaian atau perubahan Langkah R : Umpan balik dari pelanggan Tim proyek khusus disebarkan untuk mengumpulkan informasi umpan balik dari pelanggan eksternal mapun internal. Survei formal pelanggan eksternal perlu dilaksanakan setiap tahun. Kepuasan pelanggan internal thd suatu proses juga perlu dipantau terus Langkah S : Umpan balik dari Karyawan Tim proyek khusus lainnya secara periodic memantau sikap dan kepuasan karyawan Langkah T : memodifikasi infrastruktur Umpan balik yg diperoleh dari langkah Q, R dan S (dari tim proyek, pelanggan dan karyawan) akan dijadikan dasar oleh steering committee untuk melakukan perubahan yg diperlukan dalam infrastruktur perusahaan

strategi upaya peningkatan mutu rumah sakit adalah sebagai berikut : a.      Rumah Sakit harus memahami dan menghayati konsep dasar dan prinsip mutu

pelayanan rumah sakit sehingga dapat menyusun langkah langkah upaya peningkatan mutu masing masing rumah sakit.

b.      Memberi prioritas pada peningkatan sumberdaya manusia di rumah sakit termasuk kesejahteraan karyawan, memberikan imbalan yang layak, program keselamatan dan kesehatan kerja, program pendidikan dan pelatihan , dll.

c.      Menciptakan budaya mutu di rumah sakit, termasuk didalamnya menyusun program mutu rumah sakit, menyusun tema yang akan dipakai sebagai pedoman, memilih pendekatan yang akan dipakai dalam penggunaan standar prosedur serta menetapkan mekanisme monitoring dan evaluasi.

Pelatihan peningkatan mutu yang sekarang ini dilakukan di rumah sakit diantaranya :  Pelatihan Total Quality Manajemen.  Pelatihan Fasilitator Gugus Kendali Mutu.

 Pelatihan Manajemen Strateji RS  Pelatihan Teknik Dokumentasi Standar Pelayanan Mutu RS  Pelatihan Standar Asuhan Keperawatan.  Pelatihan Akreditasi Rumah Sakit.  Pelatihan Sumber Daya Manusia.  Pelatihan Manajemen Pimpinan RSUD  Dll

www.irckesehatan.net.htm

Upaya peningkatan mutu pelayanan RS bisa dilaksanakan melalui pendekatan secara tidak langsung dan melalui pendekatan pemecahan masalah

Pendekatan tidak langsunga. Di tingkat nasionalb. Pendidikan dan pelatihan c. Perizinand. Sertifikasi / pemberian ijasah/ brevete. Penambahan tenaga, sarana, prasarana dan peralatanf. Pembiayaan g. Penggunaan obat secara rasionalh. Standarisasii. Klasifikasij. Akreditasik. Penilaian penampilan RSl. Penapisan teknologi medism. Evaluasi

Utilization review Audit medis

Di tingkat RS :

1) Program Quality Assurance / Quality Improvement2) Quality Assessment3) TQM4) Gugus kendali mutu5) Pengembangan standar profesi6) Utilization management 7) Pengendalian infeksi 8) Risk management 9) Program2 khusus :

Mengukur kepuasan pasien Mengukur penampilan perawat, dll

Pendekatan langsung Melalui pendekatan pemecahan masalah yaitu melalui langkah2 problem solving dan

Decision Making

manajemen mutu pelayanan kesehatan ; Djoko Wijono

7. Apa saja kendala dalam penerapan konsep TQM?

Factor yg dapat menyebabkan kegagalan TQM :

Delegasi dan kepemimpinan yg tidak baik dari manajemen seniorInisiatif upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan sepatutnya dimulai dari

pihak manajemen dimana mereka harus terlibat secara langsung dalam pelaksanaannya. Bila tanggung jawab tsb didelegasikan kepada pihak lain(misalnya kepada pakar yg digaji) maka peluang terjadinya kegagalan sangat besar

Team mania Organisasi perlu membentnuk beberapa tim yg melibatkan semua karyawan. Untuk menunjang dan menumbuhkan kerjasama dalam tim, paling tidak ada 2 hal yg perlu diperhatikan.

Pertama, baik penyelia maupun karyawan harus memiliki pemahaman yg babik thd perannya masing2. Penyelia perlu mempelajari cara menjadi pelatih yg efektif, sedangkan karyawan perlu mempelajari cara menjadi anggota tim yg baik

Kedua , organisasi harus melakukan perubahan budaya supaya kerjasama tim tsb dapat berhasil. Apabila kedua hal tsb dapat tidak dilakukan sebelum pembentukan tim maka hanya akan timbul masalah, bukannya pemecahan masalah

Proses penyebarluasan (deployment)Seharusnya pengembangan inisiatif kualitas juga melibatkan manajer, serikat pekerja, pemasok dan bidang produksi lainnya, karena usaha itu meliputi pemikiran mengenai struktur, penghargaan, pengembangan ketrampilan, pendidikan dan kesadaran

Menggunakan pendekatan yg terbatas dan dogmatisAda pula organisasi yg hanya menggunakan pendekatan Deming, pendekatan Juran atau pendekatan Crosby dan hanya menerapkan prinsip2 yg ditentukan di situ. Para pakar kualitas mendorong organisasi untuk menyesuaikan program2 kualitas dengan kebutuhan mereka masing2

Harapan yg terlalu berlebihan dan tidak realitisBila hanya mengirim karyawan untuk mengikuti suatu pelatihan selama bbrp hari, bukan berarti telah membentuk keterampilan mereka. Masih dibutuhkan waktu untuk mendidik, mengilhami dan membuat para karyawan sadar akan pentingnya kualitas. Selain itu dibutuhkan waktu yg cukup lama pula untuk mengimplementasikan perubahan2 proses baru, bahkan seringkali perubahan tsb memakan waktu yg sangat lama utnuk sampai terasa pengaruhnya thd peningkatan kualitas dan daya saing perusahaan

Empowerment yg bersifat prematureBanyak perusahaan yg kurang memahami makna dari pemberian empowerment kepada para karyawan. Mereka mengira bahwa bila karyawan telah dilatih dan diberi wewenang baru dalam mengambil suatu tindakan maka karyawan tsb akan dapat menjadi self-directed dan memberikan hasil2 positif. Seringkali dalam praktik, karyawan tidak tahu apa yg harus dikerjakan setelah suatu pekerjaan diselesaikan. Oleh karena itu sebenarnya mereka membutuhkan sasaran dan tujuan yg jelas shg tidak salah dalam melakukan sesuatu.

Total Quality Manajement,Fandy Tjiptono&Anastasia Diana

8. Apa Indikator utk menilai mutu rumah sakit?

Indikator Mutu Pelayanan Rs Who –Depkes (2001)

I. Indikator Pelayanan Non-bedah

1. Angka Pasien dengan Dekubitus2. Angka Kejadian dengan jarum infus3. Angka Kejadian penyulit/infeksi krn Transfusi Darah4. Angka Ketdklengkapan pengisian Catatan Medik5. Angka Keterlambatan pelayanan pertama GD

II. Indikator Pelayanan Bedah

2. Angka Infeksi luka operasi3. Angka Komplikasi pasca bedah4. Angka Tunggu sebelum operasi elektif5. Angka Appendik Normal

III. Indikator Pelayanan Ibu Bersalin dan Bayi

1. Angka Kematian Ibu karena Eklampsia2. Angka Kematian Ibu karena Perdarahan3. Angka Kematian Ibu karena Sepsis4. Angka Perpanjangan waktu rawat inap ibu melahirkan5. Angka Kematian Bayi dengan BB lahir < 2000 gr 2000 gr6. Angka Seksio Sesaria

IV. Indikator Tambahan

Kasus Rujukan atau Bukan Rujukan

1. Angka Kematian Ibu karena Eklampsia2. Angka Kematian Ibu karena Perdarahan3. Angka Kematian Ibu karena Sepsis4. Angka Perpanjangan waktu rawat inap ibu melahirkan5. Angka Kematian Bayi dengan BB lahir < 2000 gr

www.pelkesi.or.id.pdf

9. Bagaimana penerapan siklus PDCA?

PDCA atau yang sering disebut juga dengan Deming Circle/Deming Cycle/Wheel, Shewhart Cycle, control circle/cycle, dan Plan Do Study Act (PDSA) adalah sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk.

Plan : mengidentifikasi dan menganalisis masalah

Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down,

Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari

permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses

tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan

untuk membantu Anda dalam mengeluarkan solusi.

Do : mengembangkan dan menguji solusi yang berpotensi

Fase ini memiliki beberapa aktifitas diantaranya :

Mengeluarkan solusi yang memungkinkan

Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)

Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih

dahulu (trial)

Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh. Implementasi

maksimal terjadi pada tahap Act.

Check : mengukur seberapa efektif pengujian solusi sebelumnya dan menganalisis apakah

langkah tersebut dapat ditingkatkan

Pada fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda

buat, lalu Anda dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk

bersama-sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.

Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untuk mengulangi tahap Do

untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas dengan apa yang telah Anda

capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).

Act : mengimplementasikan solusi yang telah ditingkatkan secara menyeluruh

Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun

kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai

bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini

dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan

agar sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.

Lalu pada kondisi apakah PDCA sebaiknya digunakan? PDCA memberikan sebuah

problem solving yang terkontrol untuk suatu proses dengan nilai guna yang tinggi. Berikut

penjabaran kondisi yang paling efektif untuk melakukan PDCA :

Saat mengimplementasikan Kaizen atau pendekatan pengembangan berkelanjutan.

Ketika cycle PDCA dilakukan, akan terjadi berbagai improvement pada area yang

dilaluinya sekaligus menyelesaikan masalah yang ada

Ketika mengidentifikasi solusi dan improvement baru untuk sebuah proses yang

dilakukan secara berulang-ulang. Pada situasi ini Anda akan mendapat benefit dari

peningkatan extra yang ditanamkan pada proses dengan implementasi yang

dilakukan berkali-kali.

Dalam mengeksplorasi range dari solusi baru yang memungkinkan untuk

memecahkan masalah dan menguji sekaligus meningkatkan solusi tersebut dengan

implementasi kontrol yang lebih baik

Menghindari pemborosan sumber daya dalam jumlah besar yang dapat terjadi jika

implementasi dilakukan tanpa pengujian terlebih dahulu

Jelas sekali menggunakan PDCA adalah suatu pendekatan yang lebih lambat daripada

melakukan implementasi straightforward dari gung ho. Dalam keadaan emergency tentu

Anda tidak perlu lagi melakukan tindakan ini. Namun, Anda akan mendapat keuntungan

yang lebih besar jika menerapkan PDCA pada timing atau waktu yang tepat khususnya

untuk peningkatan yang berkesinambungan seperti yang telah kami jabarkan di atas.

http://sixsigmaindonesia.com/plan-do-check-act-pdca/

10. Apa manfaat dari PDCA?11. Apa tugas dari komite kendali mutu?12. Apa hubungan akreditasi dgn TQM? 13. Jelaskan hub mengenai TQM dgn quality insurance?

14. Bagaimana pengaruh system pelaporan data diRS dgn peningkatan mutu ?

Step 4