Lauthfi Berdian Wardhana, S.Kom

Pembelajaran Pengolah Kata 1

Tidak jarang sebuah surat yang isinya sama diki i k b k i l ddikirim ke banyak orang, misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain‐lain. Word for Windows menyediakan fasilitas untuk mem‐buat suratWindows menyediakan fasilitas untuk mem buat surat seperti itu dengan cepat dan mudah, yaitu dengan bantuan Mail Merge Helper.

D M il M H l d t j b tDengan Mail Merge Helper,  dapat juga membuat label alamat, amplop atau katalog, dengan cara mengorganisasikan data surat diga‐bung dengan g g g g gdokumen utama surat serta mencetak hasil gabungannya

Pembelajaran Pengolah Kata 2

Surat massal seperti itu terdiri atas :

1. Dokumen Utama (Main Dokument), berisi teks surat yang akan diperbanyak

2.  Sumber Data (Data Source),berisi data yang berbeda antara surat yangberisi data yang berbeda antara surat yang satu dengan yang lainnya

Pembelajaran Pengolah Kata 3

Point PEMBUATAN MAIL MERGE• Membuka atau membuat dokumen utama, yang 

berisi informasi atau data umum yang sama pada setiap suratsetiap surat.

• Membuka atau membuat sumber data, yang berisi data yang berbeda‐beda pada setiap surat.

• Menggabungkan data dari sember data ke dalam dokumen uta‐ma. Setiap baris atau record pada 

b d t h ilk t l b tsumber data menghasilkan satu lembar surat individual, label maupun amplop.

Pembelajaran Pengolah Kata 4

LANGKAH‐LANGKAH MEMBUAT DOKUMEN UTAMADOKUMEN UTAMA

Buka surat (dokumen) yang sudah ada ataubila belum ada buat‐lah surat (dokumen) bbaru.Setelah selesai simpanlah (save) surat(dokumen) tadi dengan nama file sesuaigkeinginan.Pada menu Tools, klikMail Merge. Word akan menampilkan kotak dialogMail Mergeakan menampilkan kotak dialog Mail Merge Helper

Pembelajaran Pengolah Kata 5

Anda masuk ke Step 1 of 6. h k d b l h kPerhatikan di sebelah kanan, 

akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen Di sinimemilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document"Klik  Next: Starting document

Pembelajaran Pengolah Kata 6

Pada Step 2 of 6, Anda dimintap ,memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisamemilih akan menggunakanmemilih akan menggunakandokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnyay g y(Start from existing document). Di sini kita menggunakandokumen yang sudah kita buatdokumen yang sudah kita buatini, yang berupa undangansunatan. Klik "Next: Select 

Pembelajaran Pengolah Kata 7

recipients"

Di Step 3 of 6 Anda dimintaDi Step 3 of 6, Anda dimintamemilih Data Source yang akandigunakan. Kita akan

k d d hmenggunakan data yang sudahdibuat sebelumnya, makapilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.  Akan tetapi jika tidak ada makaAkan tetapi jika tidak ada makapilih “Type a new list”.

Pembelajaran Pengolah Kata 8

MEMBUAT SUMBER DATA• Buka sumber data (data source) yang sudah ada atau 

bila belum ada buatlah sumber data (data source) baru seperti di bawah ini :baru,  seperti di bawah ini :

• Pastikan surat (dokumen) utama telah dibuat. Jika kotak dialog Mail Merge Helper belum tampil, pada surat (dokumen) utama klik Mail Merge pada menu Tools. P d k t k di l l t i t ilih d l h• Pada kotak dialog select recepient, pilihannya adalah “type a new list” karena akan membuat data sumber baru.

Pembelajaran Pengolah Kata 9

Pada kotak dialog New Address List, pilih tombol “Customize” untuk membuat daftar fields name baruCustomize  untuk membuat daftar fields name baruUntuk menghapus sebuah data field, klik nama field yang ada pada kotak, kemudian klik tombol Delete.y g p ,

Pembelajaran Pengolah Kata 10

Untuk menambahkan sebuah data field, klik tombolAdd d k tik fi ld b d k t k Fi ldAdd, dan ketik nama field baru pada kotak Field Name, kemudian klik OK.Ulangi lagi untuk membuat field baru berikutnyaUlangi lagi untuk membuat field baru berikutnya…

Pembelajaran Pengolah Kata 11

Untuk mengubah urutan data field, klik nama field d k t k Fi ld klik t b l t kpada kotak Fields names, klik tombol move up untuk 

naik ke atas atau move down untuk menurunkannya.Jika sudah selesai menentukan data field klik OKJika sudah selesai menentukan data field, klik OK.Tentukan lokasi folder di mana akan disimpan sumber data ter‐sebut, ketikkan nama filenya, kemudian klik tombol Save. Setelah itu akan tampil dialog pilihan.

Pembelajaran Pengolah Kata 12

Ketik Edit Data Source. Word akan menampilkan form untuk memasukkan record sumber data yaitu Data Formmemasukkan record sumber data yaitu Data Form.Untuk memulai pengisian record data baru, klik Add New.Ketik informasi untuk data field, kemudian tekan Enter untuk berpindah ke field berikutnya. Jika tidak ingin memasukkan informasi pada field tertentu, tekan Enter untuk meliwati field tersebut. Jika telah selesai memasukkan record data, simpan sumber data tersebut dengan mengklik View Source, kemudian klik Save pada toolbar standard. Setelah mengklik View Source, Word akan g ,menampilkan toolbar Database.Untuk kembali ke surat (dokumen) utama, klik Mail Merge Main Document pada toolbar DatabaseDocument pada toolbar Database.

Pembelajaran Pengolah Kata 13

MELENGKAPI DOKUMEN UTAMA

• Setelah membuat surat utama (main document) dan sumber data (data source), langkah berikutnya adalah melengkapi surat (d k ) d(dokumen) utama dengan mengatur penyisipan field‐field pada surat (dokumen) utama Sisipkan merge field dimana akanutama. Sisipkan merge field dimana akan digabungkan nama, alamat atau data lain dari sumber data yang baru dibuatsumber data yang baru dibuat 

Pembelajaran Pengolah Kata 14

Caranya adalah sebagai berikut :• Klik kursor pada surat (dokumen) utama dimana field akan disisipkan.

• Klik Insert Merge Field pada toolbar Mail Merge. Kemudian klik nama field yang diinginkandiinginkan.

• Setelah melengkapi surat (dokumen) utama dan menyisipkan merge field klik Save padadan menyisipkan merge field, klik Save pada toolbar standard untuk menyimpan perubahan pada surat (dokumen) utamapada surat (dokumen) utama.

Pembelajaran Pengolah Kata 15

MENGGABUNGKAN SUMBER DATA DENGAN DOKUMEN UTAMADOKUMEN UTAMA• Sekarang semua komponen sudah lengkap. 

Selanjutnya tinggal meng‐gabungkan dokumen utamaSelanjutnya tinggal meng gabungkan dokumen utama dengan sumber datanya dengan cara :

• Pada tampilan dokumen utama klik menu Tools kemudia klik perintah Mail Merge.

• Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik Merge pada M d t ith th d tMerge data with the document.

• Simpan surat yang telah dimerger ke dokumen baru, sehingga dapat direview diedit dan dicetak di lainsehingga dapat direview, diedit dan dicetak di lain waktu dengan cara : pada kotak Merge to, klik New Document, kemudian klik Merge.

Pembelajaran Pengolah Kata 16

Selain dengan cara di atas, penggabungan dokumen utama dengan sumber data dengan mengklik pada toolbar Mail Merge.

• Untuk mencetak langsung hasil gabungannya, g g g g y ,klik icon Merge to Printer.

• Untuk menampilkan hasil gabungannya dalam p g g ydokumen Word baru. Klik icon Merge to New Document. 

Pembelajaran Pengolah Kata 17

MERANCANG DAN MENCETAK AMPLOP

Apabila surat yang dibuat akan dikirimkan melaluipos atau kurir maka perlu menyiapkan amploppos atau kurir, maka perlu menyiapkan amplop atau label. Merancang AmplopMerancang AmplopAmplop surat berisi alamat penerima surat (alamat yang dituju) dan alamat pengirim surat (alamat y g j ) p g (pengirim/ pengembalian). Amplop surat bisa berupa :

Amplop surat tunggalAmplop surat massal 

Pembelajaran Pengolah Kata 18

Amplop Surat Tunggal

• Klik menu Tools, pilih perintah Envelopes and Labels. Word akan menampilkan kotak dialog Envelops and Labels. P d t b h l E l k tik l t dit j d• Pada tab halaman Envelopes, ketik alamat yang dituju pada kotak teks Delivery Address dan alamat pengirim/pengembalian Return Address.

• Pilih opsi amplop dengan mengklik tombol Option Pada tab• Pilih opsi amplop dengan mengklik tombol Option. Pada tab En‐velope Option, dapat dipilih ukuran amplop, font dan letak teks alamat surat pada amplop.

• Klik tab Printing Option untuk memilih opsi opsi pencetakan• Klik tab Printing Option untuk memilih opsi‐opsi pencetakan, misalnya pilih Manual Feed dengan Feed method.

• Klik OK jika sudah menentukan opsi‐opsi.Jik k l t k k i t k i k l• Jika akan langsung mencetak ke printer, maka siapkan amplop di printer kemudian klik tombol Print. 

Pembelajaran Pengolah Kata 19

Amplop surat massal

Dalam membuat amplop surat massal (mailmerge) ada 4 langkah pokok yang harusmerge) ada 4 langkah pokok yang harus dikerjakan sebagaimana membuat surat massal :1 Membuat amplop (dokumen) baru1. Membuat amplop (dokumen) baru.2. Membuka atau membuat sumber data (data source).3 Memilih opsi amplop dan menyisipkan field yang3. Memilih opsi amplop dan menyisipkan field yang 

akan digabung.4. Menggabungkan sumber data (data source) ke gg g

dokumen utama (main document).

Pembelajaran Pengolah Kata 20

Langkah 1 :Klik N Bl k D k d t lb• Klik New Blank Dokumen pada toolbar standard.P d T l klikM il M t k• Pada menu Tools, klik Mail Merge untuk menampilkan kotak dia‐log Mail Merge Helperseperti pada gambar xxseperti pada gambar xx.

• Pada panel bagian Main document, klik Createdan pilih serta klik Envelopes Word akandan pilih serta klik Envelopes. Word akan menampilkan kotak dialog pilihan untuk dokumen utama amplop.dokumen utama amplop.

• Klik Active Window. Dokumen yang aktif sekarang menjadi dokumen utama.sekarang menjadi dokumen utama.

Pembelajaran Pengolah Kata 21

Langkah 2 :• Klik Open Data Source pada kotak dialog Mail Merge Helper.

• Cari dan pilih file sewaktu membuat sumber data surat massal.

• Klik Open, Word akan menampilkan kotak dialog.

• Klik Setup Main Document

Pembelajaran Pengolah Kata 22

Langkah 3 :P d d k t ilih T l klikM il• Pada dokumen utama,pilih menu Tools,klik Mail Merge. Di bawah Main document, klik Setup.

• Word akan menampikan kotak dialog Envelope p g pOptions. Pada tab Envelope Options, pilih ukuran amplop yang diinginkan, juga atur format dan posisi alamat pada amplop.alamat pada amplop.

• Pada tab Printing Option, pastikan bahwa envelope feed yang terpilih sesuai untuk printer yang digunakandigunakan.

• Setelah menetukan opsi amplop dan opsi pencetakan kemudian klik OK. Word akan menampilkan kotak dialog Envelope Address yang dapat digunakan untuk menyisipkan field‐field alamat. 

Pembelajaran Pengolah Kata 23

Pada kotak dialog Envelope Address, masukkan merge field dimana akan digabungkan alamat yang ditujufield dimana akan digabungkan alamat yang dituju dari sumber data. Untuk menyisipkan sebuah field, klik Insert Merge Field dan klik nama field yang diinginkandiinginkan.Dapat pula terlebih dahulu diketik teks “Kepada Yth”. Kemudian masukkan field Nama, Alamat dan Kota.Apabila semua field yang diperlukan telah disisipkan, klik OK.Pada kotak dialogMail Merga Helper dibawahMainPada kotak dialog Mail Merga Helper, dibawah Main document, klik Edit. Kemudian klik dokumen utama amplop. Perhatikan ala‐mat pengirim/ pengembalian 

t t b tsurat tersebut.

Pembelajaran Pengolah Kata 24

Langkah 4 :• Pada menu Tools klikMail Merge• Pada menu Tools, klik Mail Merge.• Pada kotak dialog Mail Merge Helper, klik Merger

dibawah Merge the data with the document.g• Jika anda akan melihat sumber data dari kesalahan 

sebelum menggabungkannya, klik Check Error. Tentukan salah satu pilihan kemudian klik OK.

• Bila ingin langsung dicetak, klik Printer di kotak Merge to kemudian klikMergeto, kemudian klik Merge.

• Bila ingin disimpan, klik Main Document di kotak Merge to, kemudian klik Merge.g , g

Pembelajaran Pengolah Kata 25