Lars Sommer – LRS@kl.dkKommunernes LandsforeningAnders Krabbe Møller – krabb@digst.dkDigitaliseringsstyrelsen

Afsendersystemer

Sådan sendes post til Digital Post

Afsendersystemer - overblik

• Når et brevdannende system har fået tilknyttet et afsendersystem, skal dette tilsluttes Digital Post. Dette sker ved:– at leverandøren af afsendersystemet åbner en

forbindelse til Digital Post via de snitflader som e-Boks stiller til rådighed

– afsendersystemet bliver oprettet og konfigureret i Administrationsportalen. Dette omfatter:

• Oprettelse af selve afsendersystemet• Oprettelse af mindst ét materiale• Oprettelse af en tilmeldingsgruppe

Centrale begreberBegreb ForklaringBrevdannende system Et system der danner breve. Er typisk: Word, ESDH og fagsystemer

Fagsystem

Afsendersystem Et system der er i stand til at sende breve til Digital Post. Er typisk ”fjernprintsystemer” (output management) eller e-mail systemer

Tilmeldingsgruppe Når en slutbruger tilslutter sig forskellige forsendelser i Digital Post, gør vedkommende det via tilmeldingsgrupper. I praksis kan man i dag kun tilmelde sig alle offentlige tilmeldingsgrupper under ét via ”tilmeld alt”, men teknisk set er det stadig individuelle tilmeldingsgrupper som borgerne og virksomheder tilmeldes.

Materiale Under alle tilmeldingsgrupper, men skjult for borgerne, ligger der ét eller flere materialer.

Til højre kan man se hvad borgere og virksomheder får vist i Digital Post, til venstre de tilsvarende tilmeldingsgrupper som de ser ud i Administrationsportalen.

Sådan virker det trin for trin

• Et brevdannende (løn)system har generet en ”lønspecifikation” og ønsker at sende til et CPR ”111111-1111” i Digital Post.

• Lønsystemet kontakter et ”Afsendersystem A”. • Afsendersystem A kontakter nu Digital Post og

spørger – ”kan du genkende mig og vil du godkende at jeg taler med dig”?

Sådan virker det trin for trin

• Digital Post tjekker om der er lavet en registrering af Afsendersystem A i Administrationsportalen

• Hvis ja, tjekkes det certifikat, der er uploadet i konfigureringen af Afsendersystem A:– Først tjekkes om certifikatet er udløbet. Hvis ja afvises

kommunikationen. Hvis nej… – tjekkes om det matcher det certifikat som er

installeret i Afsendersystem A. Hvis ja kan der etableres kommunikation.

Sådan virker det trin for trin• Afsendersystem A laver en forespørgsel til Digital Posts

tilmeldingsliste.• Til brevtypen ”lønspecifikation” har leverandøren af

afsendersystem A knyttet et ID (f.eks. ”123”). Dette ID svarer til det ID (”123”) der er knyttet til et specifikt materiale ”lønspecifikation”.

• Afsendersystem A tjekker om det pågældende CPR ”111111-1111” har tilmeldt sig materiale ID’et ”lønspecifikation”:– Hvis nej kan lønspecifikationen ikke sendes til Digital Post.– Hvis ja sendes lønspecifikationen til det pågældende CPRs

indbakke i Digital Post.

Afsendersystemer i Adm. portalen

• Der er tre måder at man kan oprette et afsendersystem i Digital Post Administrationsportalen:

1. Den letteste og mest sikre måde at oprette et afsendersystem er hvis leverandøren og e-Boks gør dette i fællesskab

2. Tilslut et ”Standardafsendersystem”3. Tilslut ”eget” afsendersystem fra bunden

Afsendersystemer i Adm. portalen

• Hvis du selv opretter et eget systemet skal du igennem følgende trin i administrationsportalen:

1. Opret et afsendersystem2. Opret et materiale3. Opret en tilmeldingsgruppe4. Tilknyt materiale til tilmeldingsgruppen

Opret et afsendersystem

Sæt ALTID flueben her! Gør du ikke det vil du ikke kunne fremsøge meddelelser

Sørg for at det er leverandøren der leverer et certifikat så dette er det samme på tværs af kunder og at leverandøren er ansvarlig for at certifikatet bliver fornyet!

Opret en tilmeldingsgruppe

Sæt ALDRIG flueben her

Opret et materiale

• Du skal igennem følgende trin for at oprette et materiale:– Materiale– Leverandør– System– Svarmulighed– Godkendelse

Overvej at fjerne fluebenet her. I mange tilfælde giver ”materialenavn” ingen som helst værdi for slutbrugeren

Vælg altid ”meddelelse” med mindre at du er ved at oprette et materiale til et system der sender NemSMSer

Dette er stærkt misvisende. Det er IKKE nødvendigt at vælge et emne for at en meddelelse kan besvares. Dette kan styres via DKAL-metadatafilen. Som hovedregel bør man IKKE indsætte et emne her.

Tilknyt materiale til tilmeldingsgruppen

• Du nu tilknytte materialet til tilmeldingsgruppen. Dette gøres her:

Særlige opmærksomhedspunkter

• Sørg for at oprette jeres sikre e-mail system som myndighedens standardsystem – I kan IKKE benytte ”simpelt retursvar” hvis i ikke har udpeget e-mail systemet som standard

• Hvis et system skal kunne sende til både borgere og virksomheder skal der oprettes:– En tilmeldingsgruppe til både borgere og virksomheder– Det skal være samme materiale (materiale ID) der er

knyttet til begge tilmeldingsgrupper

Sådan ser det ud

Med foranstillet materiale navn

Uden foranstillet materiale navn

Øvelse• I arbejder sammen. Mindst to. En kan åbne en vejledning en anden

Administrationsportalen

• Første øvelse: Opret et afsendersystem• Anden øvelse: Opret et materiale• Tredje øvelse: Opret en tilmeldingsgruppe• Fjerde øvelse: Knyt materiale og tilmeldingsgruppe sammen

• Annuller oprettelse før i gemmer

• Relevant vejledning: Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post• I finder den her: www.DIGST.dk / Digital Post / Kom godt i gang / Løsninger og

Teknik / Digital Post / Vejledninger