Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN SKRIPSI
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI APLIKASI
SISTEM INFORMASI LAYANAN KEMAHASISWAAN
(Studi Kasus Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada)
Disusun Oleh
Nama : Winarno
Nomor Mahasiswa : 12121231
Program Studi : Teknik Informatika
Jenjang : Strata 1
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN ILMU KOMPUTER
EL RAHMA
YOGYAKARTA
2019
ABSTRACT PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI APLIKASI
SISTEM INFORMASI LAYANAN KEMAHASISWAAN
(Studi Kasus Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada)
Oleh
Winarno
NIM. 12121231
Teknik Informatika, STMIK EL RAHMA Yogyakarta
This research is conducted by the difficulty of student to find out the
information that submitted through academic and student affairs devision on
Faculty of Biology at Gadjah Mada University whether or not it has been
completed. Based on this background, the research create a student affairs
application an application of student service information systems, which aims to
help students complete letters and provide information on letter submission
completion. The design in building this application with the programming
language PHP, web server, DBS: MySQL and Notepad ++ as a text editor.
This research produce a correspondence administration system in the form
of a digital website that able to provide information on completion of letter
submissions. Based on the result of experiment conducted can be concluded that
this application has had an impact in accelerating student services. The advantage
for students is that students can propose correspondence services in an orderly and
guaranteed manner in obtaining correspondence services online by staff without
time limit. The advantage for staff is able to provide maximum service in a system
way without manual generated letter and passing through various
bureaucracies.The web Service application in general provides more effective and
efficient services for the Faculty of Biology at Gadjah Mada University.
Keywords: Letters, Students, Website
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang begitu pesat memberikan kemudahan bagi
manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya. Proses perkembangan
teknologi akan berjalan terus menerus. Dimana teknologi akan bergerak maju
dengan produk-produk yang semakin up to date dengan perubahan generasi dari
waktu ke waktu. Semua aspek kehidupan manusia sekarang ini tidak terlepas dari
peran teknologi yang terus berkembang pesat. Teknologi selalu berkembang
sesuai dengan kebutuhan manusia (Rosdianah Ahmad,2017)
Perguruan tinggi sebagai salah satu contoh organisasi private public akan
menghadapi persaingan yang semakin kompetitif sehingga perlu upaya perguruan
tinggi melakukan langkah antisipasi serta bertanggung jawab untuk menggali dan
meningkatkan salah satunya aspek pelayanan. Menurut kamus besar bahasa
indonesia, pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain dengan
memperoleh imbalan berupa uang atau jasa (Moenir, 2010: 26). Pelayanan adalah
proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain. Proses pelayanan
berlangsung secara rutin dan berkesinambungan meliputi seluruh kehidupan orang
dalam masyarakat. Pelayanan online merupakan proses melayani kebutuhan
dengan menggunakan media Internet sehingga dapat menghasilkan proses yang
lebih efisien (PH Parsaorantua, 2017).
Sistem pelayanan kemahasiswaan khususnya administrasi persuratan di
Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada sebagai pilihan kasus pada penelitian
ini masih dilakukan secara manual, meskipun pada dasarnya beberapa Fakultas
lain juga menggunakan sistem yang tidak jauh berbeda. Berdasarkan observasi
yang telah dilakukan, terdapat beberapa masalah dalam sistem manual tersebut.
Pelayanan administrasi mungkin dianggap mudah bagi sebagian orang, tapi
ternyata kegiatan ini merupakan hal yang esensial, terlebih jika menyangkut
proses birokrasi pengurusan seperti permohonan beasiswa atau kebutuhan syarat-
syarat untuk kegiatan-kegitan diluar Universitas. Kepastian pelayanan tidak ada
standarisasi yang jelas kapan terlayani dan sampai batas kapan pelayanan
terlayani dengan output yang sesuai.
Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil observasi pemroses layanan
akademik dan kemahasiswaan Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada bahwa
rata-rata permohonan pembuatan surat sebanyak 8-15 surat per hari. Jumlah
tersebut bisa meningkat hingga mencapai lebih dari 20 surat per hari pada
momentum tertentu, salah satunya pada masa-masa pendaftaran beasiswa. Proses
pembuatan surat masing-masing bisa memakan waktu hingga 10 menit per surat.
Lamanya waktu dalam pembuatan surat ini seringkali menimbulkan masalah,
terlebih jika waktu pendaftaran beasiswa tergolong singkat. Periode beasiswa
seringkali terlewat waktu begitu saja dan membuat putus asa mahasiswa karena
terdapat persyaratan yang tidak dapat terpenuhi dari surat keterangan, akibat
proses birokrasi atau mekanisme yang kurang efisien.
Berdasarkan uraian yang dijelaskan, maka penulis terdorong untuk
membangun sistem aplikasi yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan
tersebut. dengan pembutan skripsi yang berjudul “Rancangan dan Implementasi
Aplikasi Sistem Informasi Layanan Kemahasiswaan (Studi Kasus Fakultas
Biologi Universitas Gadjah Mada)”
METODOLOGI PENELITIAN
Tempat Penelitian
Penelitian difokuskan pada pelayanan persuratan kemahasiswaan Fakultas Biologi
Universitas Gadjah Mada
Metode pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya:
1. Metode kepustakaan
Metode dengan pengumpulan data melalui buku, tutorial dan segala materi
yang berkaitan dengan proses penelitian yang dapat diperoleh dari
perpustakaan maupun website yang berkaitan.
2. Metode observasi
Metode dengan pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke lapangan
untuk memperoleh data secara langsung. Pada metode ini penulis langsung
meneliti dan menganalisa tempat yang akan menggunakan aplikasi tersebut di
Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada.
Metode perancangan sistem
Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya
menggunakan tahap-tahap sebagai berikut :
1. Analisa data
Melakukan analisa pada data-data yang telah diperoleh sebelumnya, untuk
penyusunan laporan serta kebutuhan dalam perancangan dan pembuatan
aplikasi.
2. Perancangan sistem
Setelah data dianalisis kemudian dirancang sebuah aplikasi yang sesuai dengan
hasil analisis data.
3. Coding
Pada tahap ini mengimplementasikan dari hasil perancangan sistem kedalam
kode atau bahasa yang dimengerti komputer dengan menggunakan bahasa
pemprograman tertentu.
4. Implementasi sistem
Pada tahap ini rancangan program yang telah diterjemahkan dalam bahasa
pemprograman sehingga dapat menghasilkan aplikasi yang telah dirancang.
5. Tahap evaluasi
Sistem yang telah selesai dibangun perlu untuk dievaluasi yang bertujuan untuk
menguji dan menentukan kesalahan. Dalam evaluasi akan ditemukan bagian-
bagian yang harus dikoreksi untuk menyamakan permasalahan dan tujuan dari
pembuatan sistem.
TINJAUAN PUSTAKA
Aplikasi web merupakan suatu perangkat lunak komputer yang dikodekan
dalam bahasa pemrograman yang didukung oleh perangkat lunak seperti HTML,
JavaScript, CSS, Ruby, Phyton, PHP, JAVA, AJAX dan bahasa pemrograman
lainnya. Aplikasi web adalah sebuah program yang disimpan di server dan dikirim
melalui internet kemudian diakses melalui antarmuka browser.
Setelah peneliti melakukan penelaahan terhadap penelitian-penelitian yang
dipilih dan terpilih ditemukan beberapa penelitian yeng memiliki kedekatan
keterkaitan dengan penelitian yang peneliti lakukan yang dapat dijabarkan sebagai
berikut :
Junidar, (2012). melakukan penelitian tentang kurang efisiennya pencarian
data, serta penginputan dari surat masuk dan surat keluar yang masih manual ke
dalam buku besar. pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar ini
menggunakan PHP dan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar
dengan menggunakan MySQL. hasil dari penelitian ini adalah penginputan data
dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu dilakukan oleh pihak
administrasi akademik Universitas U’Budiyah Indonesia. Sistem informasi surat
ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan mahasiswa Universitas
U’Budiyah Indonesia yang membutuhkan informasi berupa surat masuk dan
pengumuman.
Suhana, (2013) Pada penelitian ini, peneliti merancang sistem administrasi
pengelolaan persuratan dan kearsipan yang bertujuan untuk mempercepat
pengiriman dan penerimaan informasi secara cepat dan tepat. Aplikasi tersebut
juga dirancang untuk melakukan penulusuran dan pemantauan surat atau arsip
yang telah melalui proses tindak lanjut sebagai bahan pertanggung jawaban atau
laporan untuk melakukan proses kegiatan organisasi secara berkelanjutan.
Wahyu Anggana, (2014) Penelitian ini berlatarkan belakang Sulitnya
mengakses surat masuk dan keluar bila individu berada di luar kantor dan
banyaknya surat yang tertunda untuk di proses karena kesibukan pimpinan.
Sistem ini dirancang dengan basis android dengan bahasa pemograman native
java database menggunakan MySQL web server Apache. Dari penelitian ini
sistem yang dihasilkan adalah membantu kinerja pimpinan dalam mengambil
keputusan.
Praditya, (2015) Penelitian mengenai pelayanan berbasis web
pengembangan sistem pelayanan online Kecamatan Bogor Utara. Sistem yang
dibangun berbasis web dengan menggunakan metode pengembangan waterfall.
Hasil dari penelitian adalah sistem dapat memvalidasi dan melegalisasi
surat yang diunggah oleh pemohon. Selain itu sistem juga dapat meringkas proses
bisnis yang ada sehingga lebih efisien.
Nisral, Safriadi, (2016) Melakukan penelitian yang diharapkan dengan
merubah metode persuratan konvesional menjadi metode manajemen persuratan
yang terkomputerisasi. Penelitian ini menggunakan sistem bahasa pemrograman
PHP dan MySQL dengan menggunakan metode Black Box Testing dengan ini
maka sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dikelola secara
efektif sesuai alur yang telah ditetapkan dimana pengarsipan surat dilakukan
secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumen softcopy, dan dilengkapi dengan
laporan surat masuk dan surat keluar baik perhari maupun perpriode.
RANCANGAN SISTEM
Sistem Secara Umum
Aplikasi sistem yang diusulkan memiliki arsitektur fisik system yang akan
dibangun yaitu client, application server, dan database server.
Gambar 4.1 Arsitektur sistem yang diusulkan
Dokumen Flow
Document Flow Diagram merupakan bagan yang menunjukkan aliran/arus
dokumen dari satu bagian ke bagian yang lain di dalam sistem secara logika.
Dapat menggambarkan tiap-tiap bagian organisasi yang terlibat dalam pengolahan
dokumen di dalam proses-proses yang dikerjakan sistem.
Gambar 4.2 Bagan alir Dokumen Flow
System Flow
Sistem flow adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan dan
mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi oleh sistem
aplikasi yang dirancang. system flow menggunakan simbol-simbol yang
dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan kelanjutan aktivitas proses
informasi.
Gambar 4.3 Bagan alir System Flow
DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah tools yang dapat mempresentasikan
atau menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang
dilakukan oleh sistem (Whitten, 2004:326). Konsep alur data yang dekomposisi
pada DFD dapat digunakan untuk acuan analisa dan rancangan system oleh
pembuat program.
Gambar 4.4 Diagram Kontext Aplikasi Pelayanan
Entity Relationship Diagram (ERD).
ERD yaitu Conceptual Data Model (CDM). Model Entity Relationship
Diagram menunjukkan data sebagai entitas, relasi dan attribute dari database yang
telah dibuat. ERD yang digunakan dapalm penelitian ini adalah model Conceptual
Data Model (CDM) yang gambaran struktur tabel yang menunjukkan relasi antar
table database.
Gambar 4.5 Desain Utama ERD Sistem Pelayanan
Flowchat
Gambar 4.12. Flowchart Login
HASIL PENELITIAN
Halaman Utama
Halaman yang pertama kali muncul setelah aplikasi layanan service
akademik kemahasiswaan adalah halaman fo informasi aplikasi baik yang akses
oleh staff dan mahasiswa akan mendapatkan tampilan yanag sama. Fungsi fo
informasi sersebutt sebagai etalase aplikasi dan informasi.
Gambar 5.1 Tampilan halaman fo informasi aplikasi sistem
Halaman Login
Halaman kedua setelah aplikasi pelayanan surat dijalankan adalah halaman
login bagi user. Berikut tampilan halaman login ditunjukkan pada gambar 5.2.
Gambar 5.2 Tampilan Login User
Halaman Dashboad User Layanan
Halaman Dashboard Layanan Merupakan halaman Menu Layanan yang
dapat diakses oleh User untuk mahasiswa dan staff memiliki tampilan menu yang
berbeda sesuai dengan hak privilage yang di set di sistem. Pada menu layanan
memiliki submenu-submenu.
Gambar 5.3 Tampilan Dashboard Layanan User Mahasiswa
Gambar 5.4 Tampilan Dashboard Layanan User Staff
Halaman Pilih Menu Layanan
Halaman Menu Layanan Merupakan halaman subMenu dari layanan yang
dimiliki oleh user yang memiliki menu yang berbeda sesuai dengan hak privilage
yang di set di sistem. Untuk Menu dan Submenu bagian staff akan memiliki menu
yang lebih lengkap dibandingkan dengan menu yang diakses oleh mahasiswa.
Gambar 5.5 Tampilan Pilihan SubMenu Layanan User Mahasiswa
Gambar 5.6 Tampilan Pilihan SubMenu Layanan User Staff
Halaman Layanan Pengajuan Surat
Halaman Layanan Pengajuan Surat merupakan halaman utama dalam
aplikasi ini dimiliki oleh user dan staff, bagi user mahasiswa hanya berhak untuk
membuat draff surat dan mengajukan proses pembaatan surat. Bagi staff berhak
untuk memproses pengajuan, ubah status, edit surat, buat pdf, dan proses-proses
lainnya.
Gambar 5.7 Tampilan Pengajuan Surat User Mahasiswa
Gambar 5.8 Tampilan Pengajuan User Staff
Halaman Tambah Draff Surat
Halaman Layanan Buat Draff surat seletah hanya bagi user mahasiswa,
dengan memilih surat layanan aktif pada tombol Tambah Surat. Setelah memilih
jenis surat yang dinginkan maka akan ditampilkan draff surat yang dipilih
selanjutnya melengkapi isian form template surat yang telah disediakan.
Gambar 5.8 Tampilan Pilihan Draff Surat dan Konfirmasi
Gambar 5.9 Tampilan Isian Form Surat
Gambar 5.10 Tampilan Konfirmasi Buat Surat
Halaman Ubah Draff Surat
Halaman Ubah Buat Draff surat dilakukan pleh staff karena themplate
surat default telah dibuat disistem maka ubah draff dapat dilakukan full oleh staff
serta menambahkan nomor surat.
Gambar 5.11 Tampilan Ubah Draff Surat
Halaman Ubah Status Surat
Halaman Ubah Status surat dilakukan oleh staff dengan memilih status
yang dipilih dan menambahkan message notifikasi ke mahasiwa ttg proses terkini
pengajuan surat.
Gambar 5.12 Tampilan Ubah Status Surat dan Message
Halaman Input Group Surat
Halaman input group surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.13 Input Group Surat
Halaman Edit Group Surat
Halaman input group surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan. Berikut ini tampilan halaman edit group surat ditunjukkan pada
gambar 5.14.
Gambar 5.14 Edit Group Sura
Halaman Input Tipe Surat
Halaman input tipe surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.15 Input Tipe Sura
Halaman Edit Tipe Surat
Halaman edit tipe surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.16 Edit Tipe Surat
Halaman Input Status Surat
Halaman input status surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.17 Input Status Surat
Halaman Edit Status Surat
Halaman edit status surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.18 Edit Status Surat
Halaman Statistik Surat
Halaman statistik surat staff dengan menu setting surat pada submenu
persuratan.
Gambar 5.19 Statistik Surat
Hasil Surat Pdf
Merupakan hasil output terakhir dari proses layanan persuratan berupa file PDF
yang dapat dicetak oleh staff. Berikut contoh hasil pdf surat ditunjukkan pada
Gambar 5.20.
Gambar 5.20 PDF Surat
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dituliskan maka,
kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan dan implementasi aplikasi
sistem informasi layanan kemahasiswaan di Fakultas Biologi Universitas Gadjah
Mada Yogyakarta, adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi ini dijalankan di bagian layanan Kemahasiswaan Fakultas Biologi
Universitas Gadjah Mada. hasil yang diperoleh, pemroses kemahasiswaan
sangat terbantu untuk pelayanan surat kemahasiswaan.
2. Dengan adanya aplikasi ini staff pemroses surat tidak mungkin salah dalam
pembuatan draft surat, dan tentu saja dapat maningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam hal proses pelayanan pembuatan surat-surat kemahasiswaan.
3. Aplikasi ini berbasis internet, sehingga memudahkan dalam mengakses
aplikasi ini untuk mengajukan, cek surat, karena bisa dilihat alur atau proses
surat yang diajukan sampai mana, selesai atau tidak disemua PC atau laptop
dilingkungan Universitas Gadjah Mada.tidak perlu datang datang ke bagian
akademik dan kemahasiswaan secara online.
SARAN
Penelitian ini masih banyak kekurangan, untuk penelitian selanjutnya
dapat dikembangkan untuk user mahasiswa di buat aplikasi yang berbasis android
dan tidak cuma layanan kemasiswaan saja, tetapi semua layanan surat yang
berkaitan dengan Akademik.
DAFTAR PUSTAKAN
Junidar, (2012), Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di
Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL”
http://ejournal.uui.ac.id/jurnal/JUNIDAR_-isk-junidar di akses 22 Maret
2019
Suhana, (2013), Sistem Informasi Tata Persuratan di Pusat Reaktor Serba Guna
http://jurnal.batan.go.id/index.php/bprn/article di akses 1 April 2019 pukul
15:38 WIB
Wahyu Anggana, (2014), Aplikasi Pengelolaan Surat untuk Meningkatkan
Kinerja Di Universitas Komputer Indonesia
https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/700/jbptunikompp-gdl-wahyuangga-
34959-7-unikom_w-l. di akses 1 April 2019 pukul 15:46 WIB
Praditya, (2015), Local e-government berbasis web Sistem Pelayanan
Publik Online di Kecamatan Bogor Utara
https://id.123dok.com/document/nq71knrq-local-e-government-sistem-
pelayanan-publik-online-di-kecamatan-bogor-utara.html di akses 25 Maret
2019 pukul 21:43 WIB
Nisral, Safriadi, (2016), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pengelolaan Surat pada Universitas Cokroaminoto Palopo
https://journal.uncp.ac.id/index.php/proceding/article/view/.../387
Perancangan aplikasi layanan akademik berbasis website (studi
kasus prodi SI di Universitas Widyatama)
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/handle/123456789/10346
Rosdianah Ahmad, 2007, http://repository.unhas.ac.id/bitstream/handle/25689/
ROSDIANAH%20AHMAD.pdf?sequence=1
Moenir, 2010: 26 https://digilib.unila.ac.id/6162/130/BAB%20II.pdf (Moenir,
2010: 26)
PH Parsaorantua, 2017 https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/index/index
