LAPORAN HASIL MAGANG

1

LAPORAN HASIL MAGANG

Sistem Administrasi Kepegawaian

Lokasi : Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Disusun Oleh :

Nurlaila S. Maku NIM. 531307083 Prasisca Eka Wahyuni Gobel NIM. 531307085

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO APRIL 2010

2

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas

rahmat dan hidayah-Nya karena penyusun dapat menyelesaikan Laporan

ini dengan tepat waktu. Penyusun menyusun ini sebagai syarat kelulusan

Diploma III Teknik Informatika Universitas Gorontalo Penyusun

menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Laporan ini tidak lepas dari

bantuan semua pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini

menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan

setinggitingginya

kepada :

1. .Prof. Dr.Ir. Hi.Nelson Pomalingo M.Pd., Rektor Universitas

Negeri Gorontalo.

2. Ibu Ir. Rawiyah Husnan, MT, Dekan Fakultas Teknik

Informatika Universitas Negeri Gorontalo.

3. Bapak Moh. Hidayat koniyo, S.T, M.Kom, Ketua Jurusan

Fakultas Teknik Univrsitas Gorontalo

4. Mukhlisulfatih Latief, S.Kom, MT, Ketua Program Studi Teknik

Informatika Universitas Gorontalo

5. Plt.Drs. Henry Abay, M.Si, Sekretaris Komisi Pemilihan Umum

3

6. L.Ningrayati Amili S.Kom, M.Kom, Pembimbing Utama yang

telah memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang

bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini.

7. Rampi Yusuf S.Kom, Pembimbing Pendamping yang telah

memberikan bantuan, saran, bimbingan dan arahan yang

bermanfaat dalam penyusunan Laporan ini

8. Orang Tua yang selalu memberikan semangat aku untuk

melangkah lebih maju.

9. Teman-teman seperjuangan Fakultas Teknik yang banyak

memberikan dukungan moril.

10. Semua pihak yang belum sempat penulis sebutkan satu-persatu

yang telah dengan ikhlas turut membantu dalam Penulisan

Laporan ini.

Semoga dengan semua jasa dan bantuan yang telah

diberikan mendapat balasan dari Allah. Akhirnya penulis

berharap semoga laporan Laporan ini bermanfaat bagi semua

pihak yang membutuhkan.

Gorontalo, April 2010

Penyusun

4

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL................................................................................... i LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................ii KATA PENGANTAR ..................................................................................iii DAFTAR ISI .................................................................................................v DAFTAR GAMBAR ....................................................................................vi DAFTAR TABEL ....................................................................................... vii BAB I : PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Permasalahan .................................................1 1.2 Tujuan Magang ..........................................................................2 1.3 Manfaat Magang .......................................................................2 1.4 Lokasi Magang...........................................................................2 1.5 Waktu dan Jadual Pelaksanaan Magang .................................3 BAB II : PEMBAHASAN 2.1 Gambaran Umum Organisaasi.................................................4 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi ...............................................4 2.1.2 Struktur Organisasi ..........................................................9 2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Organisasi ....................... 11 2.1.4 Kegiatan Usaha ............................................................... 13 2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer .......................... 14 2.2 Analisis Kinerja Sistem ........................................................... 16 2.2.1 Pokok Permasalahan....................................................... 18 2.2.2 Identifikasi Permasalahan .............................................. 18 2.2.3 Metode dan Analisis Permasalahan .............................. 19 2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian. 19

2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian ....................................................... 20

2.2.3.3 Diagram Arus Data ............................................. 21 2.2.3.4 Kamus Data.......................................................... 28

2.2.4 Laporan Hasil Analisis ................................................... 44 2.3 Usulan Pengembangan Sistem .............................................. 45 BAB III : PENUTUP 3.1 Kesimpulan ............................................................................ 48 3.2 Saran ....................................................................................... 48 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

5

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Struktur organisasi Komisioner Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo ...............................................................9 Gambar 2. Struktur organisasi Sekretariat Komisi Pemilihan .................... Umum Kota Gorontalo ............................................................. 10 Gambar 3. Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota....................................... 19 Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota....................................... 20 Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 22 Gambar 6. Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 23 Gambar 7. DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 24 Gambar 8. DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo..................... 25 Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo.................... 25 Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo................... 26 Gambar 11. DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo .................. 27 Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo ......................................... 47

6

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Jadual Pelaksanaan Magang...........................................................3 Tabel 2. Eksternal Entity.............................................................................. 21

7

BAB I PENDAHULUAN

1. 1 LATAR BELAKANG

Tahun 2009 merupakan momentum paling penting bagi Bangsa

Indonesia karena perhelatan demokrasi terbesar lima tahunan kembali

digelar. Memasuki 1998, mulai Pemilu 1999 Komisi Pemilihan Umum

(KPU) merupakan lembaga yang memegang peranan penting dalam

proses penyelanggaraan Pemilu yang bersifat tetap, nasional dan mandiri.

Komisi Pemilihan Umum sebagai lembaga pemerintah memerlukan

pengolahan administrasi yang efektif dan efisien yaitu berorientasi

kepada tujuan, penggunaan sumber daya, dan mekanisme pengelolaan

instansi pemerintah. Salah satu kegiatan administrasi instansi Komisi

pemilihan Umum Kota Gorontalo adalah pengolahan data kepengawaian

dalam pengolahannya KPU masih menggunakan sistem pemrosesan yang

masih memiliki banyak kekurangan. Karena masih menggunakan

Microsoft Excel.

Berdasarkan Uraian diatas, Maka Penulis Mempelajari cara kerja

Sistem yang berada pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Khususnya pada Administrasi Kepegawaian.

8

1.2. TUJUAN MAGANG

Tujuan dilaksanakan magang adalah :

a. Mengetahui dan mempelajari sistem administrasi kepegawaian

pada Komisi pemilihan Umum Kota Gorontalo

b. Mengajukan Usulan Pengembangan sistem Administrasi pada

KPU Kota Gorontalo Khususnya dalam Penyusunan dan

Penyajian Informasi Data Pegawai

1.3. MANFAAT MAGANG

Manfaat dilaksanakan Magang adalah :

a. Memperoleh Wawasan serta Pengetahuan tentang sistem

penyajian informasi mengenai Data pegawai pada KPU Kota

Gorontalo.

b. Terbinanya Kerja sama mutualisme antara pihak KPU Kota

Gorontalo dengan Universitas Negri Gorontalo (UNG)

khususnya jurusan Teknik Informatika

1.4. Lokasi Magang

Lokasi pelaksanaan magang yakni di Sekretariat Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo Jalan Djamaludin Malik No 52 A

.Kota Gorontalo Telpon (0435)826207

9

1.5. Waktu Dan Jadual Pelaksanaan Magang

Waktu Pelaksanaan Magang dilaksanakan selama 1 (satu)

bulan dibulai Tanggal 1 Maret sampai dengan tanggal 31 Maret

2010. Adapun jadwal pelaksanaan magang adalah sebagai berikut :

FEB1 1 2 3 4 1 2

1 PERSIAPAN

2 PENGUMPULAN DATA

3 PENGOLAHAN DATA

4 PENYUSUNAN LAPORAN

2010NO URAIAN KEGIATAN MARET APRIL

Tabel 1 : Jadwal Pelaksanaan Magang

10

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Gambaran Umum Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Organisasi Sesuai pasal 15 UU Nomor 12 Tahun 2003, Pemilu diselenggarakan

oleh KPU yang bersifat nasional, tetap dan mandiri. Struktur organisasi

penyelenggara Pemilu sebagai mana dinyatakan dalam pasal 17 terdiri

atas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, Jumlah anggota KPU

Kota Gorontalo adalah 5 orang, sedangkan masa jabatan keanggotaan

KPU adalah 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji

anggota KPU yang bersangkutan.

KPU Kota Gorontalo adalah pelaksana Pemilu di Kota Gorontalo.

Penetapan anggota KPU Kota Gorontalo diusulkan oleh Walikota setelah

melalui proses seleksi yang ketat serta memenuhi persyaratan

sebagaimana tersebut pada pasal 18 UU Nomor 12 Tahun 2003. Untuk

melaksanakan tugas, wewenang dan kewajibannya, KPU Kota Gorontalo

dalam penyelenggaraan Pemilu mempunyai sekretariat yang dipimpin

oleh seorang sekretaris. Kelembagaan penyelenggaraan Pemilihan Umum

di Kota Gorontalo dibentuk berdasarkan :

- Undang-Undang No. 12 Tahun 2003 tentang Pemilihan Umum

- KEPRES No. 70 Tahun 2001 tentang Pembentukan Komisi

Pemilihan Umum

11

- KEPRES No. 67 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Keputusan

Presiden No. 16 Tahun 1999 tentang pembentukan Komisi

Pemilihan Umum dan Penetapan Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Umum Komisi Pemilihan Umum sebagaimana telah

diubah dengan Keputusan Presiden No. 81 Tahun 2000.

Pembentukan Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

diawali dengan dilantiknya Sekretariat Perwakilan Sekretariat Umum

Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo Rudi Iriawan, S.Sos berdasarkan

Surat Keputusan Gubernur Gorontalo No. 821.2/BKD-

DIKLAT/SK/280/2003. Setelah terbentuknya Sekretariat Perwakilan

Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo maka Sekretariat Perwakilan

mengusulkan kepada Walikota Gorontalo untuk membentuk Tim Seleksi

Anggota Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo. Walikota Gorontalo

dengan Surat Keputusannya No. 431 Tahun 2003 telah membentuk Tim

Seleksi dengan komposisi sebagai berikut :

- Ketua merangkap anggota : Prof. Drs. Tahir Musa

- Wakil Ketua merangkap anggota : Drs. M. Nadjamuddin

- Anggota : Drs. Benyamin Mahdang

- Anggota : Drs. Hamzah Yunus, M.Pd

- Anggota : Drs.Hi.Azhari BahariawanThalib

- Sekretaris, Bukan Anggota : Rudi Iriawan, S.Sos

12

Dalam rangka penyelenggaraan Pemilu Legislatif 2009, telah

dibentuk Komisioner Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo

yang juga sama prosnya dengan pembentukan KPU Provinsi Gorontalo

melalui surat Keputusan atas Usulan walikota Gorontalo.

Anggota KPU Kota Gorontalo ditetapkan dan disahkan oleh KTU

KPU Provinsi Gorontalo melalui Surat Keputusan. Adapun kelima

anggota Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Prof. Drs. Tahir Musa (Ketua)

2. Drs. M. Nadjamuddin (Anggota)

3. Drs. Benyamin Mahdang (Anggota)

4. Drs. Hamzah Yunus, M.Pd (Anggota)

5. Drs.Hi.Azhari Bahariawan Thalib (Anggota)

Untuk mendukung kerja KPU,maka dibentuk Sekretariat KPU

yang merupakan Lembaga Pemerintahan. Sekretariat KPU berfungsi

untuk memfasilitasi semua kegiatan Ketua dan Anggota KPU. Sekretariat

Umum ini dipimpin oleh Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum

dan dilengkapi dengan Kepala Bagian dan Sub Bagian serta Staf

Pemerintahan yang bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-

masing.Sekretariat KPU memiliki Visi dan Misi sebagai berikut :

13

a. VISI

Adapun Visi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu

terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara

pemilihan umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri,

transparan dan akuntabel demi terciptanya demokrasi Indonesia

yang berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara

Kesatuan Republik Indonesia.

b. MISI

Adapun Misi Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu :

1. Membangun lembaga penyelenggara pemilihan umum yang

memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapasitas dalam

menyelenggarakan pemilihan umum.

2. Menyelenggarakan pemilihan umum untuk memilih Anggota

Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Presiden dan Wakil

Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara

langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif

dan beradab.

3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum

yang bersih, efisien dan efektif.

14

4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta pemilihan umum

secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan pemilihan

umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi

aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita

masyarakat Indonesia yang demokratis.

15

2.1.2 STRUKTUR ORGANISASI

Anggota HADI SUTRISNO, S.IP (Divisi Teknis Penyelenggara

Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga)

Anggota Djarnawi Datau, S.ag

(Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa

Keuangan, Logistik)

Anggota La Aba, S.pd M.pd

(Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM)

Anggota AROMAN BOBIHOE, SH

(Divisi Hukum dan Pengawasan)

Ketua H. RIZAN ADAM, S.Pd, M.HI

(Divisi Hukum Dan Pengawasan)

Gambar 1 . Struktur organisasi Komisioner KPU

16

PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM Nomor : 6 Tahun 2008 Tanggal : 16 Juli 2008

STRUKTUR ORGANISASI SEKERTARIAT KOMISI PEMILIHAN UMUM KOTA GORONTALO

Gambar 2 . Struktur organisasi Sekretariat KPU

SUB BAGIAN PROGRAM

DAN DATA 1. Sukardi Hamzah,S.sos

SUB BAGIAN TEKNIS

PEMILU DAN HUPMAS 1. Surajudin Tuli,S.kom 2. Dwi Feby Hariati

SUB BAGIAN HUKUM

1. Sri Susanti A.Nasaru,SH

SUB BAGIAN UMUM 1. Chandra Yos Sapi’i,SE 2. Muchin Polin,S.kom 3. Dian Andriyani Sabihi

Plt. SEKERTARIS KPU KOTA GORONTALO

Drs.Henry.Abay,M.Si

19

2.1.3 Deskripsi Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi

Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian pada Komisi

Pemilihan Umum Kota Gorontalo yaitu

A. Lembaga Non Pemerintah:

1. Ketua KPU Kota Gorontalo

Menyelesaikan sengketa hukum, melaksanakan pengawasan

rencana dan program pemilu, peningkatan partisipasi masyarakat

dan melakukan koordinasi dengan semua lembaga.

2. Divisi Teknis Penyelenggara Pemilu

Menyiapkan penyusunan rencana dan program, pengumpulan

dan pengolahan data kegiatan penyelenggaraan pemilihan umum

di Kota Gorontalo dan teknis penyelenggaraan pemilihan umum

serta proses ferifikasi dan administrasi penggantian antar waktu.

3. Divisi Umum, Organisasi, Rumah Tangga dan Perencanaa Keuangan, Logistik

Memahami pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan,

keamanan, tata usaha, mengkoordinir pengadaan dan pelaksanaan

inventarisasi kebutuhan logistik, kebutuhan dana dan distribusi

pemilu.

4. Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Pengembangan SDM

Menyiapkan bahan informasi, sosialisasi peraturan perundang-

undangan yang berkaitan dengan Pemilu, peningkatan pendidikan

dan pengetahuan masyarakat tentang Pemilu serta pengembangan

20

sumber daya manusia dalam rangka peningkatan pelayanan

informasi.

5. Divisi Hubungan Masyarakat, Hubungan Antar Lembaga, Pengolah Data dan Informasi

Melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai

kegiatan penyelenggaraan Pemilu serta melaksanakan pelayanan

publik tentang Pemilu dan hubungan antar lembaga Pemerintah

dan non Pemerintah serta masyarakat.

B. Pembagian Tugas Sekretariat KPU Kota Gorontalo terdiri dari : 1. SUB BAGIAN PROGRAM

Sub Bagian Program mempunyai tugas menyiapkan

penyusunan rencana, program, anggaran bersama Sub Bagian

Umum, pengumpulan dan pengolahan data pemilihan umum

2. SUB BAGIAN TEKNIS PENYELENGGARA

Sub Bagian Teknis Penyelenggara mempunya tugas

menyiapkan pelaksanaan teknis

3. SUB BAGIAN HUKUM DAN HUBUNGAN MASYARAKAT Sub Bagian Hukum dan hubungan masyarakat

mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, pengkajian, dan

penyelesaian sengketa hukum, penyuluhan peraturan yang

berkaitan dengan pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual

peserta Pemilu serta administrasi keuangan dan dana

kampanye.

4. SUB BAGIAN UMUM DAN LOGISTIK

21

Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengumpulkan

dan mengolah bahan pelaksanaan anggaran, perbendaharaan,

verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, urusan

rumah tangga, perlengkapan keamanan dalam, tata usaha,

pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala

Daerah, distribusi logistik Pemilu Anggota DPR, DPD, dan

DPRD Presiden dan Wakil Presiden

2.1.4 Kegiatan Usaha

Adapun kegiatan usaha yang dilakukan pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo yaitu untuk membantu pemerintah Pusat

,Provinsi dan daerah dalam mewujudkan Demokrasi Kedaulatan

rakyat berupa pelaksanaan Pemilihan Umum, Pemilihan Kepala

Daerah, serta pemilihan Presiden dan Wakil Presiden.

Dalam kegiatan utamanya sebagai penyelenggara pemilu, maka

Komisi Pemilihan Umum melakukan beberapa kegiatan mulai dari

Pencatatan Daftar Pemilih Tetap sampai dengan Pendistribusian

Logistik hingga akhir pengumuman dan pelantikan anggota terpilih

hasil Pemilu..

2.1.5 Kondisi Perangkat Sistem Komputer

Sebagian besar kegiatan yang dilakukan pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo,khususnya pengelolaan data pegawai sudah

menggunakan komputer, Bagian Kepegawaian yang merupakan

sentral dari kegiatan yang berkaitan dengan tugas serta fungsi

22

kesekertariatan dalam hal menunjang kelengkapan administrasi

pemilu sudah menggunakan komputer yang memenuhi standar,

antara lain :

1. Hardware ( Perangkat Keras)

Perangkat keras yang di gunakan yaitu Komputer yang

dilengkapi dengan perangkat lainnya yang mendukung kinerja

dengan menggunakan spesifikasi yang sama yaitu :

- Motherboard MSI P9658 neo-F-socket I.GA 775

- Prosessor Intel Core 2 Duo 2.8 G.Hz

- V-Gen memory DDR 3 .1 Gb

- Hardisck Segeate Barakuda 180 Gb

- DVD-RW Samsung.

- Casing Simbada

- Monitor LCD

- Keyboard dan Mouse Optic

- Printer HP Laser Jet

- Scaner Canon dan Speaker Active

2. Software ( Perangkat Lunak)

Dengan menggunakan perangkat lunak orginal sebagai berikut

:

- Sistem Operasi : Windows XP Service Pack 2.

- Microsoft Office 2007

- Corel Draw

23

- Photoshoop CS

3. Brainware ( Operator)

Untuk operator sendiri Komisi Pemilihan Umum Kota

Gorontalo memiliki 2 orang pegawai yang bertugas sebagai

operator yang masing-masing berpendidikan S1, Sistem Informasi

dan D3 Sistem Informasi.

2.2 ANALISIS KINERJA SISTEM

Sistem pengelolaan Administrasi pegawai di Bagian Kepegawaian

KPU Kota Gorontalo adalah sebagai berikut :

1. Pegawai Baru Memasukkan Surat Perintah Tugas dan SK, bagi

PNS

2. Bagian Kepegawaian menerima Berkas Pegawai dang

Menginputnya dan menghasilkan data KP4 ( Keluarga

Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai )

3. Bagian Kepegawaian menerima data KP4 dan data pegawai

Kontrak yang kemudian menginput data kepegawaian.

4. Bagian Kepegawaian Memasukkan Data Pegawai, Rekapitulasi

Absen kebendahara untuk menentukan pembayaran Gaji, Uang

Lembur,dan Uang Makan.

24

5. Berdasarkan data Pegawai dan Rekapitulasi absen bendahara

melakukan Pembayaran Gaji dan Pembayaran Uang makan dan

uang lembur.ke pegawai.

6. Bagian Tata Usaha Menerima Dokumen Data Pegawai dari

kepegawaian

7. Berdasarkan data pegawai Bagian Tata Usaha Membuat

struktur organisasi dan Tupoksi, beserta dokumen arsipnya

8. Bagian Tata Usaha Membuat rekapitulasi absen bulanan yang

dokumennya diberikan ke bagian kepegawaian.

9. Bagian Kepegawaian Menerima Sturktur Organisasi sebagai

bahan untuk pembuatan daftar tugas pokok yang kemudian di

berikan kepada pegawai dan membuat arsip

10. Bagian Kepegawaian Menyusun laporan Bulanan berupa

- Laporan Status Pegawai

- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

- Struktur Organisasi

- Rekapitulasi Absen Pegawai

- Laporan Pembayaran Gaji

- Laporan Pembayaran Uang Lembur

- Laporan Pembayaran Uang Makan

2.2.1 POKOK PERMASALAHAN

25

Pokok Permasalahan yang terjadi pada Komisi Pemilihan

Umum Kota Gorontalo khususnya di bidang Administrasi

Kepegawaian adalah :

1. Proses pengolahan dokumen khususnya kepegawaian masih

menggunakan aplikasi umum ( Ms.Word dan Ms.Excel)

2. Pencarian Data Pegawai di lakukan dengan manual sehingga

memerlukan waktu relatif lama untuk menemukannya.

2.2.2 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

Permasalahan yang terjadi di atas di sebabkan oleh hal-hal

sebagai berikut :

1. Pengelolaan dokumen masih menggunakan aplikasi umum

disebabkan belum ada sistem yang khusus mengelola data

kepegawaian

2. Penumpukan Berkas dan dokumen pegawai yang masih di simpan

dalam map, sehingga sering terjadi kesulitan dalam mencari data

pegawai yang di butuhkan

26

2.2.3 METODE DAN ANALISIS PERMASALAHAN

2.2.3.1 Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian

Mulai

Menginput Data Pegawai

Menginput Struktur Organisasi, Tupoksi & DUK

Menginput Status Pegawai

Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi

Menginput absen Pegawai

&Tupoksi

Membuat Laporan

Selesai

1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Lap.Pembayaran Gaji Lap.Pembayaran UAng

Lembur Lap.PEmbayaran Uang

Makan

Gambar 3 . Bagan Alir Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

27

2.2.3.2 Bagan Alir Dokumen Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota

Gorontalo

PEGAWAI TATA USAHA KEPEGAWAIAN BENDAHARA PIMPINAN

Mulai

Surat Perintah Tugas / SK Menginput Data

Pegawai

2 Data Kp4 Data Pegawai

C

Menginput Status Data Pegawai

Membuat Struktur Organisasi &Tupoksi

A

A

C

Menginput Struktur Organisasi &

Tupoksi Menginput absen

Pegawai

3 Relapitulasi Absen /

Bulan

C

Surat Perintah Tugas / SK

3

Struktur Organisasi

1 Daftar Tugas Pokok & Fungsi

C

c

D

Selesai



1

Struktur Organisasi

2

Struktur Organisasi

3

Struktur Organisasi

1

Daftar Tugas Pokok & Fungsi

2

Daftar Tugas Pokok & Fungsi

2 Rekapitulasi Absen

/ Bulan

1 Rekapitulasi Absen

/ Bulan

B

B


2 Rekapitulasi

Absen / Bulan 2

Data Kp4 Data Pegawai

Menginput Data Pegawai, Rekapitulasi

Absen / Bln

2 Pembayaran Gaji Pembayaran Uang

Makan Pembayaran uang

Lembur



Lembur

C

c



Lembur

2 Laporan :

Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen

1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang

Lembur Pembayaran Uang

Makan

D

Keterangan : KP4 : Keluarga Penerima Pembayaran Penghasilan Pegawai DUK : Daftar Urut Kepangkatan

Gambar 4 . Bagan Alir Dokumen Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

1 Laporan : Data status Pegawai DUK Struktur Organisasi Rekapitulasi Absen Pembayaran Ganji Pembayaran Uang

Lembur Pembayaran Uang

Makan

28

2.2.3.3 Diagram Arus Data 1. Eksternal Entity

Tabel : Eksternal Entity Sistem Informasi Kepegawaian Pada Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Gorontalo

Eksternal Input Output Pegawai - Data Pegawai PNS

- Tupoksi

Tata Usaha - Struktur Organisasi - Tugas Pokok dan

Fungsi - Rekapitulasi Absen

- DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

- Daftar Pegawai - Data Pegawai

Bendahara - Daftar Pegawai - Rekapitulasi Absen

- Daftar pembayaran gaji

- Daftar pembayaran Uang Lembur

- Daftar Pembayaran Uang Makan

Pimpinan - - Lap.Data status Pegawai

- Lap.DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

- Lap.Struktur Organisasi

- Lap.Rekapitulasi Absen

- Lap. Pembayaran Gaji - Lap. Pembayaran

Uang Lembur - Lap. Pembayaran

Makan

Tabel 2 : Eksternal Entity

29

2. Diagram Konteks

Gambar 5 . Diagram Konteks Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Data Pegawai

Sistem Informasi kepegawaian

a

Pegawai b

Tata Usaha

d.

Pimpinan

Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

Daftar Pegawai

Tugas Pokok dan fungsi

Lap. Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap.Struktur Organisasi Lap.Rekapitulasi Aben Lap. Pembayaran gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan c.

Bendahara Daftar Pegawai Rekapitulasi Absen

Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan

30

3. Diagram Berjenjang Level 1 Gambar 6 . Diagram Berjenjang Sistem Administrasi Kepegawaian pada

Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

0 Sistem

Informasi Kepegawaian

Pada KPU Kota Gorontalo

1

Proses Pendataan

2 Proses

Pengolahan Kepeg

4 Proses

Pembuatan Laporan

1.1p

Input Data CPNS

1.2p

Input Data PNS

1.3p

Input Data Peg.

Kontrak

2.1p

Struktur Organisasi

2.2p

TUPOKSI

2.3p

DUK

2.4p

Rekapitulasi Absen

3 Proses

Pengolahan Gaji

3.1p

Pembayaran Gaji

3.2p

Uang Lembur

3.2p

Uang Makan

4.1p

Lap. Status Peg

4.2p

Laporan DUK

4.3p

Lap. Struktur

Organisasi

4.4p

Lap. Rekap Absen

Level 2

4.5p

Lap.PembGaji

4.6p

Lap.Uang Lembur

4.7p

Lap. Uang Makan

31

4. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)

1) Diagram Arus Data Level 0

Gambar 7 . DAD Level 0 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Data Gaji Pegawai

a

Pegawai Data Pegawai 1

Proses Pendataan

Kp4 Pegawai Pusat

KP4 PNS Daerah

Peg. Kontrak /Honor

F21

Data KP4 Peg. Daerah

Data KP4 Pegawai Pusat

Data Peg. Kontrak / Honor F31

2 Proses

Pengolahan Kepegawaian

b

Tata Usaha Struktur Organisasi Pembagian Tugas Rekapitulasi Absen DUK (Daftar Urut Kepangkatan)

Daftar Pegawai

c

Bendahara F4 Struktur Organisasi

F5 Tugas Pokok & Fungsi

F7 Rekapitulasi Absen

F6 Daftar Urut Kepangkatan

3 Proses

Pengolahan Gaji

F8

F9 Data Uang Lembur

F10

4

Proses Pembuatan

Laporan

d

Pimpinan

Lap Data status Pegawai Lap DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap Struktur Organisasi Lap. Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Uang Lembur Lap. Pembayaran Uang Makan

Rekapitulasi Absen Daftar Pegawai

Data Uang Lembur

Data Uang Makan

Data Gaji Pegawai Data Uang Lembur Data Uang MAkan

Struktur Organisasi

Tugas Pokok & Fungsi

Daftar Urut Kepangkatan

Rekapitulasi Absen

Rekapitulasi Absen Daftar Urut Kepangkatan

Tugas Pokok & Fungsi Data Gaji Pegawai

Peg. Kontrak /Honor

KP4 PNS Daerah

Kp4 Pegawai Pusat


Data Gaji Pegawai

Data Uang Makan

Daftar pembayaran Gaji Daftar pembayaran Uang Lembur Daftar Pembayaran Uang Makan

F11

32

2) DAD Level 1 Proses 1


1.1p

Input Data Peg. Pusat

1.2p

Input Data Peg.

Daerah

1.3p

Input Data Peg.

Kontrak

a

Pegawai

F11

KP4 Pegawai Pusat

F21

KP4 Pegawai Daerah

F31

Data Pegawai Kontrak/homor

Kp4 Pegawai Pusat

Kp4 Pegawai Daerah

Data Pegawai Kontrak

Data Pegawai Daerah


Data Pegawai Pusat

Gambar 8 . DAD Level 1 Proses 1 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum

2 Kp4 Pegawai Daerah

Kp4 Pegawai Pusat


Gambar 9. DAD Level 1 Proses 2 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

b

Tata Usaha

2.1p

Struktur Organisasi

2.2p

Tugas Pokok dan Fungsi

2.4p

Rekapitulasi Absen

F41

Struktur Organisasi

F51



Struktur Organisasi

Tugas Pokok& Fungsi

Rekapitulasi Absen

2.3p


(DUK)

F61



Rekapitulasi Absen



Struktur Organisasi

a

Pegawai Tugas Pokok & Fungsi

4

c

Bendahara

Rekapitulasi Absen



Rekapitulasi Absen

Daftar Pegawai

F21




F11

Kp4 Pegawai Pusat

KP4 PNS Daerah

Peg. Kontrak /Honor

F21

Data KP4 Peg. Daerah Data KP4 Pegawai Pusat


F11

KP4 PNS Daerah

Kp4 Pegawai Pusat

Peg. Kontrak /Honor

F21




F11 KP4 PNS Daerah

Kp4 Pegawai Pusat

Peg. Kontrak /Honor

F21




F11 KP4 PNS Daerah

Kp4 Pegawai Pusat

Peg. Kontrak /Honor

Struktur Organisasi

33


F8 data Data Gaji Pegawai

F9 Data Uang Lembur

F10 Data Uang Makan

Data Gaji Pegawai

Data Uang Lembur

Data Uang Makan

c

Bendahara

3.1p

Pembayaran Gaji

3.2p

Uang Lembur

3.3p

Uang Makan

Data Gaji Pegawai

Data Uang Lembur

Data Uang Makan

Gambar 10. DAD Level 1 Proses 3 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

4

Data Gaji Pegawai

Data Uang Lembur

Data Uang Makan

34


4.1p

Laporan Status

Pegawai

4.3p

Laporan DUK

4.2p

Laporan Struktur

Organisasi

4.4p

Laporan Rekapitulasi Absen

d.

Pimpinan

Gambar 11 . DAD Level 1 Proses 4 Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota

4.5p

Lap.Pemb Gaji

4.6p

Lap.Uang Lembur

4.7p

Lap. Uang Makan

Laporan Data Status Pegawai

Data DUK

Data Struktur Organisasi

Data Rekapitulasi Absen

Laporan DUK

Laporan Struktur Organisasi

Laporan Rekapitulasi Absen

Data Pembayaran Gaji Lap. Pembayaran Gaji

Data Uang Lembur Laporan Uang Lembur

Data Uang Makan Laporan Uang Makan

F61


F41

Struktur Organisasi


F8 Data Pembayaran Gaji

F9 Data Uang Lembur

F10 Data Uang Makan

F21




F11

Kp4 Pegawai Pusat

KP4 PNS Daerah

Peg. Kontrak /Honor

35

2.2.3.4 Kamus Data

1. Nama arus Data : Data Pegawai Pusat

Alias : -

Bentuk data : Dokumen dasar

Arus Data : a – 1.1p - 2

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Pusat

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 21

Tempat / Tgl Lahir Teks 14

Jenis Kelamin Teks 8

Agama Teks 9

No SK Teks 12

Tanggal SK Teks 12

Tanggal SPMT Teks 12

Alamat Teks 21

2. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah

Alias : -

Bentuk data : Dokumen Dasar

Arus Data : a – 1.2p

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah

Periode :

36

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 21



Agama Teks 9

No SK Teks 12

Tanggal SK Teks 12


Alamat Teks 21

3. Nama arus Data : Data Pegawai Daerah

Alias : -

Bentuk data : Variable / Field

Arus Data : 1.2p – F2 - 2

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Daerah

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 21



Agama Teks 9

37

No SK Teks 12

Tanggal SK Teks 12


Alamat Teks 21

4. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak

Alias : -


Arus Data : a – 1.3p

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No SK Teks 12

Nama Teks 21



Agama Teks 9

Tanggal SK Teks 12


Alamat Teks 21

5. Nama arus Data : Data Pegawai Kontrak

Alias : -



38

Penjelasan : Berisi Data Pegawai Kontrak

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 21



Agama Teks 9

No SK Teks 12

Tanggal SK Teks 12


Alamat Teks 21

6. Nama arus Data : Struktur Organisasi

Alias : -


Arus Data : b – 2.1p

Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

Ketua KPU Teks 12

Anggota KPU 1 Teks 12




39

Sekretaris Teks 12

Kasubag Program Teks 12

Kasubag Teknis

Penyelenggara

Teks 12

Kasubag Hukmas Teks 12

Kasubag Umum dan Logistik Teks 12

7. Nama arus Data : Struktur Organisasi

Alias : -

Bentuk data : Variable/ field


Penjelasan : Berisi Struktur Organisasi

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

Ketua KPU Teks 12





Sekretaris Teks 12


Kasubag Teknis

Penyelenggara

Teks 12

40



8. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi

Alias : -



Penjelasan : Berisi Data Tugas Pokok dan Fungsi

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 21

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 6

9. Nama arus Data : Tugas Pokok dan Fungsi

Alias : -


Arus Data : 2.2p – F5 – 4, 2.2p - a

Penjelasan : Tugas Pokok dan Fungsi

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

41

NIP Numeric 18

Nama Teks 21

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 6

10. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan

Alias : -



Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Tempat Lahir Char 4

Tanggal Lahir Date 4


Umur Chart 2

Jabatan Chart 9

Asal Pendidikan Teks 9

Tingkat Pendidikan Teks 9

Tahun Lulus Numeric 4

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 6

TMT Date 4

Kenaikan Teks 5

42

11. Nama arus Data : Daftar Urut Kepangkatan

Alias : -

Bentuk data : Variable/ Field

Arus Data : 2.3p – F6

Penjelasan : Beirsi Data Daftar Urut Kepangkatan

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Tempat Lahir Char 4



Umur Chart 2

Jabatan Chart 9




Pangkat Chart 6

Golongan Chart 6

TMT Date 4

Kenaikan Teks 5

12. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen

Alias : -


43


Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No_Urut Numeric 2

Nama Teks 12

Jam_ Masuk Char 4

Jam_Pulang Char 4

13. Nama arus Data : Rekapitulasi Absen

Alias : -


Arus Data : 2.4p – F7, 2.4p - c

Penjelasan : Berisi Data rekapitulasi Absen

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No_Urut Numeric 2

Nama Teks 12

Jam_ Masuk Char 4

Jam_Pulang Char 4

14. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai

Alias : -


44

Arus Data : c – 3.1p

Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Jabatan Teks 10

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 4

Jumlah Numeric 7

15. Nama arus Data : Data Gaji Pegawai

Alias : -



Penjelasan : Berisi Data Gaji Pegawai

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Jabatan Teks 10

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 4

45

Jumlah Numeric 7

16. Nama arus Data : Data Uang Lembur

Alias : -



Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 12

Jabatan Chart 6

Tanggal Date 4

Kegiatan Teks 12

17. Nama arus Data : Data Uang Lembur

Alias : -



Penjelasan : Berisi Data Uang Lembur

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric 18

Nama Teks 12

Jabatan Chart 6

46

Tanggal Date 4

Kegiatan Teks 12

18. Nama arus Data : Data Uang Makan

Alias : -



Penjelasan : Berisi Data Uang Makan

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

Nama Teks 12

Jumlah Hari Chart 6

Jumlah Bulan Chart 11

Total Hadir Numeric 6

Jumlah Dibayar Numeric 7

19. Nama arus Data : Data Uang Makan

Alias : -


Arus Data : 3.3p – F10 - 4

Penjelasan : Berisi Data Uang Makan

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

47

Nama Teks 12

Jumlah Hari Chart 6

Jumlah Bulan Chart 11

Total Hadir Numeric 6

Jumlah Dibayar Numeric 7

20. Nama arus Data : Laporan Status Pegawai

Alias : -


Arus Data : 4.1p - d

Penjelasan : Berisi Laporan Stutus Pegawai

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No_Urut Numeric 3

Nama Teks 18

Jabatan Teks 10

Jumlah Pegawai Char 3

21. Nama arus Data : Laporan Struktur Organisasi

Alias : -



Penjelasan : Berisi Laporan Struktu Organisasi

Periode :

Struktur Data :

48

Field Type Size

Ketua KPU Teks 12





Sekretaris Teks 12


Kasubag Teknis

Penyelenggara

Teks 12



22. Nama arus Data : Laporan DUK

Alias : -



Penjelasan : Berisi Laporan DUK

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Tempat Lahir Char 19



Umur Chart 7

49

Jabatan Chart 9




Pangkat Chart 6

Golongan Chart 4

TMT Date 6

Kenaikan Teks 6

23. Nama arus Data : Laporan Rekapitulasi Absen

Alias : -



Penjelasan : Berisi Laporan Rekapitulasi Absen

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

Bulan Teks 9

No_Urut Char 3

Nama Teks 12

Tanggal Char 4

Jumlah_Hadir Numeric 3

24. Nama arus Data : Laporan Pembayaran Gaji

Alias : -



Penjelasan : Berisi Lpaoran Pembayaran Gaji

50

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Jabatan Teks 10

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 4

Jumlah Numeric 7

25. Nama arus Data : Laporan Uang Lembur

Alias : -



Penjelasan : Berisi Laporan Uang Lembur

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

NIP Numeric

Nama Teks

Jabatan Chart

Tanggal Date

Kegiatan Teks

26. Nama arus Data : Laporan Uang Makan

Alias : -


51


Penjelasan : Berisi Laporan Uang Makan

Periode :

Struktur Data :

Field Type Size

No Numeric 3

NIP Char 18

Nama Teks 12

Jabatan Teks 10

Pangkat Chart 6

Golongan Chart 4

Jumlah Numeric 7

52

2.2.4 APORAN HASIL ANALISIS

Hasil analisis Sistem Pengelolaan data Kepegawaian di KPU Kota

Gorontalo yaitu :

a. Analisis Distribusi Pekerjaan

Secara keseluruhan distribusi dan pembagian pekerjaan

telah dilaksanakan secara merata berdasarkan tugas dan

fungsi serta tanggung jawab pegawai sesuai dengan struktur

organisasi

b. Analisis Pengukuran Pekerjaan

Masih ada pekerjaan manual yang di lakukan dalam

pengelolaan data pegawai,yaitu pencarian data-pegawai

yang di perlukan.

c. Analisis Kendala

Dilihat dari kendala yang di hadapi yaitu alokasi waktu

yang di butuhkan dalam hal pencarian dan pengelolaan data

kepegawaian relatif lama.

d. Analisis Dokumen

Dokumen yang di analisis hanyalah kelengkapan data ke

pegawaian dan laporan rekapitulasi absen perbulannya

e. Analisis Laporan

53

Pembuatan Laporan dalam Pengelolaan data kepegawaian

sudah menggunakan komputer,Laporan status

Pegawai,DUK (Daftar Urut Kepangkatan),Struktur

organisasi, dan rekapitulasi absen.

f. Analisis Teknologi

Dalam hal pelaksanaan Pengelolaan data pegawai memang

sudah hampir seluruhnya di lakukan dengan menggunakan

komputer tetapi dalam hal ini masih Ms.Word dan Ms.Exsel

belum terdapat satu sistem yang di khususkan untuk itu.

2.3 USULAN PENGEMBANGAN SISTEM

Berdasarkan Hasil penelitian penyusun selama berada di

KPU Kota Gorontalo, beberapa kendala yang di hadapi yakni

dalam hal pencarian dan pendokumentasian data kepegawaian

masih manual,sehingga di saat data di butuhkan memerlukan

waktu yang lama untuk menemukannya,sehingga efektifitas

pekerjaan terhambat.

Oleh karena itu penyusun memberikan saran berupa usulan

kepada pihak KPU Kota Gorontalo untuk membuat sebuah sistem

Informasi kepegawaian berbasis database, yang bertujuan untuk

54

memaksimalkan serta kelancaran dan efektifitas pekerjaan

khususnya di bagian kepegawaian itu sendiri.dalam hal

pengelolaan data pegawai.

Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian Pada KPU Kota

Gorontalo dapat di gambarkan dalam bagan alir sistem sebagai

berikut:

55

Gambar 12. Usulan Sistem Administrasi Kepegawaian pada Komisi Pemilihan Umum Kota Gorontalo

Pembayaran Uang Makan Pembayaran uang Lembur

MULAI

Input data Pegawai

Data Pegawai Data KP4

Input Rekapitulasi Absen Pegawai / bulan

Rekapitulasi Absen / Bulan Input Status

Pegawai

MEMBUAT LAPORAN

1

Lap.Data status Pegawai Lap. DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Lap. Struktur Organisasi Lap. Rekapitulasi Absen Lap. Daftar Uang Makan Lap. Daftar Uang Lembur Lap.Daftar Gaji

SELESAI

Daftar Uang Makan Daftar U ang Lembur

Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji

Data status Pegawai DUK (Daftar Urut Kepangkatan) Struktur Organisasi Daftar pembayaran Gaji

56

BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang di lakukan selama melaksanakan

magang di KPU Kota Gorontalo khususnya di bagian Administrasi

Kepegawaian maka dapat di simpulkan bahwa pengelolaan administrasi

kepegawaian masih menggunakan sistem manual, dan masih menyimpan

data dalam bentuk dokumen sehingga terjadi penumpukan dan kesulitan

dalam pencarian data. Dan belum adanya satu sistem khusus dalam hal

pengelolaan administrasi Kepegawaian.

3.2 SARAN

Berdasarkan hasil penelitian maka penyusun memberikan saran

pada proses pengelolaan data administrasi kepegawaian yang tadinya

masih di lakukan dengan cara manual dapat dimaksimalkan dengan

menggunakan satu sistem yang khusus di gunakan untuk mengelola

Administrasi Kepegawaian.

57

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto,1999.Analisis & Desain Sistem Informasi :Pendekatan Teori dan Prsaktek Bisnis. Yogyakarta.Andi

Jurusan Teknik Informatika. 2009 Panduan Magang .Universitas Gorontalo.

Gorontalo Taha, Iyen Oktaviany & Tuty Sylvia Pieters. 2009. Laporan Hasil Magang :

Sistem Pengadaan Alat Kesehatan (Alkes). Jurusan Teknik Informatika. Universitas Gorontalo. Gorontalo

Documents

LAPORAN HASIL MAGANG