Upload
others
View
16
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
L’ORGANIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI:
LINEE GUIDA
Contenuti, riduzione in schede e veste
grafica a cura di:
Laura Francescangeli
Nicola Immediato
Gloria Ludovisi
Piero Santoni
Archivio Storico CapitolinoServizio II: Consulenza Archivi Correnti e di Deposito, Commissione Scarto e Attività Didattiche per le Scuole
CREDITS
Il Manuale di Gestione“Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”.
• D.P.C.M. 31 ottobre 2000 ,art. 5, comma 1; • D.M. 14 ottobre 2002, Linee guida: punto 2.2;• Direttiva Ministro Innovazione 9 dic. 2002; • Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005),
Capo I, art. 1, comma 1,lettera u; Capo III , artt. 41-44 bis .
IL MANUALE DI GESTIONE
DESCRIVE:
Il sistema di gestione documentale a partire dalla protocollazione della corrispondenza in ingresso/uscita e interna
I livelli di abilitazione
dei soggetti interni ed esterni che a diverso titolo interagiscono con l’Area Organizzativa Omogenea (AOO)
AMBITI IN CUI OPERA IL MANUALE
La migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero, in via transitoria, i flussicartacei in rapporto al protocollo informatico
L'uso del Titolario e del Piano di Conservazione dei Documenti
Le modalità di accesso alle informazioni da partedegli aventi titolo nel rispetto
delle norme sulla trasparenza amministrativa
I livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi
IL PROTOCOLLO DELL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA
L’Area Organizzativa Omogenea èstrutturata in piùUnità Organizzative articolate in Uffici e Servizi, con un sistema di protocollazione unico
Il Regolamento degli Uffici e Servizi del Comune
di Roma, adottato con DeliberazioneG.C. 29 ottobre 2002 n. 621 e sue successive modifiche ed integrazioni
stabilisce il numero delle Aree Organizzative Omogenee
La maggior parte delle AAOO utilizza il protocollo informatico,
in modalità WEB accentrata o decentrata, avvalendosi del supporto del Dipartimento “Risorse Tecnologiche –
Servizi Delegati – Statistica”
ACCESSO AL PROTOCOLLO INFORMATICO
� Il Protocollo Informatico è sottoposto al controllo del responsabile del protocollo informatico.
� Le abilitazioni e livelli di accesso alle funzionalità del Prodotto del Protocollo informatico, ovvero dell’applicativo sviluppato dall’amministrazione per implementare il servizio di protocollo informatico (visualizzazione, inserimento, modifica, annullamento dei dati) sono attribuite ai dipendenti nelle diverse UU.OO con atto del Direttore dell’Area Organizzativa Omogenea.
Servizio per la tenuta del protocollo informatico e per
la gestione dei flussi documentali
UFFICIO PROTOCOLLO
UFFICIOARCHIVIO
Dipartimento “RisorseTecnologiche – Servizi Delegati - Statistica”
� Predisporre ed aggiornare il Manuale di gestione � Stabilire i criteri minimi di sicurezza del sistema� Predisporre il piano di sicurezza informatica� Controllare la procedura delle misure di sicurezza� Garantire la conservazione delle copie in luoghi differenti� Organizzare la gestione dei flussi� Garantire la registrazione, classificazione e indicizzazione� Garantire le funzioni del registro di protocollo� Autorizzare l’uso del registro di emergenza
Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi
Documentali(in collaborazione con la Struttura Competente in Materia
Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti)
� Vigilare sulle correttezza delle registrazioni� Autorizzare le operazioni di annullamento� Stabilire il versamento dei documenti cartacei� Predisporre il piano di conservazione dei documenti� Curare la conservazione dell’Archivio� Stabilire i livelli di accesso ai documenti� Gestirne la registrazione, l’accesso e la conservazione� Offrire consulenza per lo scarto e la conservazione
Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi
Documentali(in collaborazione con la Struttura Competente in Materia
Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti)
Organizzazione dei documenti nel
sistema di classificazione e conservazione
Accesso alle informazioni nel rispetto della “privacy”
Reperimento delle informazioni circa
l’iter di lavorazione dei
documenti
Informazioni sul collegamento di
ciascun documento agli
altri
Corretta registrazione dei documenti in
entrata/uscita e interni
Disponibilità, integrità e
riservatezza del registro di protocollo
Servizio dei flussi
documentali dipartimentali
I DocumentiANALOGICI
� Su supporto cartaceo
� Su altro supporto fisico
DIGITALI
� Firma Digitale oppure� Firma Elettronica oppure� Identificazione con c.i. elettronica o carta nazionale dei servizi oppure
� Conformi all’interoperabilitàdei sistemi di protocollo informatico
Ad ogni singolo documento viene assegnata una marcatura temporale, un numero progressivo che lo identifica in modo
univoco, la segnatura archivistica (in base al Titolario o Indice di Classificazione, l’ufficio di competenza e il fascicolo di
pertinenza (fascicolazione).
La Protocollazione
IN ENTRATA
Per i documenti indirizzati alla AAOO da
persona fisica o giuridica
IN USCITA
Per i documenti indirizzati dalla AAOO a persona fisica o giuridica
INTERNA
Per i Documenti in circolazione
interna alle AAOO fra Servizi e
Uffici del Comune di Roma
Il Registro di Protocollo
�Fa fede per il ricevimento e la spedizione di un documento e produce effetti giuridici
�All’interno delle AAOO èunico
�Nell’ambito del protocollo informatico è costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo
La Registrazione al Protocollo Informatico Contiene …
Dati Obbligatori
� Data
� Mittente
� Destinatario
� Oggetto
� Tipologia
Dati Aggiuntivi
� Numero e Tipo degli Allegati
� Classificazione d’Archivio
� Fascicolazione
� Data della Messa agli Atti
� Data dello scarto
… Ma Può Anche Contenere Alcuni Dati Facoltativi ….
� Ora e minuto di arrivo del documento
� Numero e data assegnati dal mittente
� Attivazione del modello recante dati prefissati
� Note da ricollegare al documento
� Numero identificativo associato ad una data
� Flag che segnala la riservatezza
� Data di evidenza
� Destinatari “per conoscenza”
� Mezzo di ricezione e trasmissione
� Indirizzo del mittente fra i destinatari
� Tipo di documento
� Tipo di sottodocumento
� Distinta dei documenti da spedire ad un unico destinatario
… E Dalla Registrazione Sono Esclusi …
� Gazzette Ufficiali
� Bollettini Ufficiali
� Notiziari P.A.
� Giornali, Riviste e Libri
� Materiali Pubblicitari
� Atti preparatori interni
� Offerte, listini o preventivi non richiesti
� Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti
� Allegati a lettera
� Richieste di ferie e permessi
� Ricevute di ritorno di raccomandate A.R.
� Bollettini di pagamento di tributi e contravvenzioni
� Documenti illegibili o privi di mittente
� Documenti che non rivestono alcuna rilevanza giuridica e amministrativa
… Inoltre Seguono una Registrazione Particolare …
Determinazioni Dirigenziali
Ordini di Servizio
Deliberazioni di Giunta e Consiglio
Ordinanze del Sindaco
… E Se il Procollo Informatico non Dovesse Funzionare ….
IL REGISTROD’EMERGENZA
� Si rinnova ogni anno solare� Contiene il numero del protocollo informatico interrotto e un numero proprio
� E’ attivato dal Responsabile dell’Ufficio Protocollo
� Le protocollazioni manuali devono essere riportate nel protocollo informatico entro cinque giorni dal ripristino del sistema
Il Titolario e il Piano di Conservazione
La classificazione viene effettuata in base al “Titolario e Piano di Conservazione” ovvero al sistema di partizioni logiche, gerarchicamente ordinate, predisposto sulla base dell’analisi delle funzioni delle UU.OO/Servizi/Uffici, adottato dalla AOO
Indici per la Classificazione dei Documenti
TITOLOIndividua le macrofunzioni delle UU.OO della AOO. Ad ogni U.O. corrisponde un solo titolo
d’archivio.
CLASSEIndividua specifiche competenze rientranti nella macrofunzione descritta dal titolo, è assegnata
dall’Ufficio o Funzionario Responsabile
SOTTOCLASSEAttribuisce alla classificazione un ulteriore livello
di specificazione nell’ambito della classe, èassegnata dall’Ufficio o Funzionario Responsabile
La Creazione del Fascicolo
Apposizione del numero di protocollo sul documento
Apposizione di Titolo, Classe e Sottoclasse
Inserim
ento ne
l fascicolo d
i riferim
ento
in ordine
cronologico o cre
azione
di un nuovo
fascicolo
Chiusura del fascicolo dopo la chiusura del procedimento amministrativo
Invio del fascicolo agli atti
...Ma non Dimenticare …
Di apporre al fascicolo una “camicia”
sulla quale vengono riportati:
� Intestazione dell’ufficio produttore
� Indice di classificazione dei documenti
�Oggetto del procedimento
�Data e numero di protocollo del primo e dell’ultimo documento inserito
Il Repertorio
Il “Repertorio” o lista dei fascicoli raggruppati in serie corrispondenti alle partizioni del Titolario e Piano di Conservazione” della AOO deve contenere:
� La data di apertura� L’indice di classificazione completo
� Il numero di catena del fascicolo
� La data di chiusura� L’oggetto� L’annotazione dello status (messa agli atti, invio allo scarto)
Accessibilità al Protocollo Informatico
Ad ogni utente del protocollo informatico, in base al servizio/ufficio di appartenenza e al livello di competenze vengono assegnati:
� Una credenziale di accesso costituita da una componente pubblica che permette la sua identificazione da parte del sistema (user ID) e una privata o riservata di autenticazione
� Una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazione di protocollo e di gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’Ufficio a cui l’utente appartiene
Per il Versamento in Archivio
Il responsabile del procedimento verifica:� La conclusione della pratica� L’annotazione nel repertorio� L’indicazione della data di chiusura� L’apposizione della classificazione al fascicolo
….e dopo� Distrugge copie e fotocopie che è possibile eliminare
� Compila l’elenco di versamento
Nell’ArchivioIl responsabile dell’Ufficio
Riceve periodicamente e almeno una volta l’anno i fascicoli conclusi
Controlla che il materiale sia chiuso e cartellinato con le segnature archivistiche
Aggiorna il registro e l’inventario topografico
Il Piano di Conservazione e lo Scadenzario di Scarto
� Sono individuate tipologie di atti destinati alla conservazione permanente in base alla rilevanza amministrativa e/o storica
� Per le altre tipologie di atti viene individuato lo scadenzario di scarto che stabilisce i termini temporali di conservazione in base alla graduale perdita di rilevanza amministrativa e alla non acquisizione di quella storica
La Procedura di Scarto
� E’ avviata su richiesta delle Unità Organizzative Responsabili o dal Responsabile dell’Ufficio Archivio
� E’ sottoposta dal Direttore della AOO al parere della Commissione Consultiva per lo Scarto di Atti che si riunisce presso l’Archivio Capitolino
� E’ successivamente autorizzata con D.D. dello stesso Direttore, previo nulla-osta della Soprintendenza Archivistica per il Lazio
� L’eliminazione degli atti avviene mediante cessione del materiale cartaceo alla Croce Rossa Italiana
Accesso agli Atti e Consultazione
�L’accesso ai documenti amministrativi ègarantito ai richiedenti per curare i propri interessi o svolgere ricerche storiche
�La domanda viene presentata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP)
�La consultazione si effettua durante gli orari di apertura al pubblico dell’URP in una sala appositamente predisposta
�La richiesta è evasa non oltre 30 giorni dalla presentazione della domanda
L’Archivio della AOO
�Gli Uffici possono chiedere in ogni momento i fascicoli conservati nell’Archivio
�La richiesta è redatta su un apposito modello
�La movimentazione del materiale èconsentita solo agli addetti del Servizio Archivistico
�Il Responsabile del servizio compila il registro di carico e scarico
La presentazione è consultabile all’indirizzo:
http://www.archiviocapitolino.it/ita/pdf/LineeGuidaPerWeb.pdf
Contenuti, riduzione in schede e veste
grafica a cura di:
Laura Francescangeli
Nicola Immediato
Gloria Ludovisi
Piero Santoni
Archivio Storico CapitolinoServizio II: Consulenza Archivi Correnti e di Deposito, Commissione Scarto e Attività Didattiche per le Scuole
CREDITS