L1

LAMPIRAN

Hasil Wawancara 1

Dengan: Sandi Kurniawan

Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS

Tanggal: 24 September 2012

1. PT. BARUGA CARGOTRANS perusahaan yang bergerak di bidang

apa ? dan apa saja jenis jasa yang ditawarkan PT. BARUGA

CARGOTRANS?

PT. BARUGA CARGOTRANS ini berdiri sejak bulan februari tahun 2001

adalah salah satu perusahaan PPJK atau Perusahaan pengurusan jasa

trasnportasi atau JPT (jasa pengurusan transportasi) yang mengurusi

dokumen barang-barang import dan eksport.kami bergerak dibidang freight

forwarding, custom cleareance, kargo internasional dan domestik, special

transport box-trailer dan jalur pengiriman dalam negeri. Jasa yang ditawarkan

selain itu juga ada transfer PIB dan PEB.

2. Bagaimana struktur organisasinya ?

Dari urutan paling atas yaitu, Komisaris kemudian Direktur lalu manajer,

setelah itu ada bagian operasional, bagian pemasaran, bagian administrasi dan

keuangan, bagian gudang, bagian logistik, bagian transportasi/angkutan, dan

bagian personalia.

L2

3. Bagaimana kondisi penyimpanan data dokumen, data karyawan, data

exportir dan importir?

Kami menyimpan semua data dokumen yang telah dibuat dengan media

kertas yang di tumpuk jadi satu hard map, setiap map merupakan transaksi

yang sudah digolongkan perbulan dan harus disimpan.

4. Program apa yang digunakan untuk mengolah dokumen ?

Kami masih menggunakan program pengolah dokumen berupa Microsoft

Word dan Excel. Untuk transfer program ke bea cukai sudah disediakan

default program EDI oleh pihak bea cukai.

5. Untuk proses bisnisnya, awal sebelum terjadinya pengambilan dokumen

dari importir/eksportir itu mereka disebut sebagai apa ?

Pelanggan

6. Bagaimana prosedur pembuatan dokumen ?

Prosedur operasional diawali pada pengambilan dokumen impor dari importir

atau dokumen ekspor dari eksportir yang bersangkutan. Proses pembuatan

PIB atau PEB pada komputer dengan berdasarkan pada dokumen impor atau

ekspor yang diterima dari importir dan eksportir, dan dokumen-dokumen

fasilitas skep dari instansi terkait bila ada. Melakukan pembayaran terhadap

PIB atau PEB yang telah dibuat, melalui Bank-Bank Devisa dengan

ketentuan sesuai kehendak Importir atau Eksportir yang bersangkutan dan ke

Bapeksta kalau ada fasilitas skep pembebasannya. Transfer PIB atau PEB ke

Kantor Pelayanan Pabean sesuai wilayah penimbunan barang tersebut melalui

fasilitas EDI. Bila mendapat respon Aju Dokumen, maka petugas lapangan

L3

akan menuju Kantor Pelayanan Pabean bersangkutan untuk menyerahkan PIB

atau PEB, dengan melampirkan dokumen impor atau ekspor aslinya dan

salinan dokumen perusahaan importir atau eksportir, berikut salinan PPJK

PT.Baruga CargoTrans dan surat kuasa dari Importir atau Eksportir. terdapat

proses penjaluran, bila responnya Jalur Hijau maka tinggal menunggu lembar

SPPB terbit untuk dikeluarkan dari pihak bea cukai, dengan terlebih dahulu

membayar sewa penumpukannya. Setelah SPPB terbit barang keluar dengan

tujuan kegudang Importir atau gudang pelabuhan Eksportir. Akan tetapi jika

bila menerima Jalur Merah, maka diadakan pemeriksaan fisik terhadap

barang tersebut oleh petugas lapangan Bea Cukai. Selesai dengan

menyerahkan bukti-bukti pembayaran yang selama proses dokumen PIB atau

PEB sampai keluar barang, dan tagihan jasa kepada Importir atau Eksportir.

Ketika ada order bagian operasional akan memeriksa jadwal perusahaan

pelayaran dan mencari perusahaan pelayaran yang sesuai dengan permintaan

pelanggan. Setelah jadwal tersedia, bagian operasional akan menghubungi

perusahaan pelayaran yang bersangkutan untuk mengkonfirmasi ketersediaan

kapal.

7. Apakah pelanggan itu langsung datang kekantor atau bagaimana jika ia

ingin melakukan transaksi ? adakah kesepakatan yang di buat ?

Kami mengadakan kontrak terlebih dahulu untuk custom cleareance agar

jelas prosedur pengurusannya. Bisa melalui faksimil kemudian meeting untuk

penandatangan perjanjian kerjasama, namun jika hanya ingin mengurus

transfer dokumen bisa langsung datang kekantor. Untuk pengiriman dalam

negri barang milik pelanggan bisa diantar langsung ke kantor atau kita yang

menjemput barang dari gudang pelanggan jika barangnya banyak.

L4

Hasil Wawancara 2

Dengan: Sinta Dewi

Jabatan: Direktur

Tanggal: 1 Oktober 2012

1. Dikantor itu adakah bagian yang mengurusi pembelian barang untuk

kebutuhan kantor ?

Ada, bagian gudang. Namun semakin kesini sistem pada bagian ini tidak

terkontrol sehingga banyak kebutuhan yang diperlukan tapi bagian gudang

tidak dapat memenuhi permintaan karna tidak adanya pemberitahuan apabila

barang kebutuhan sudah menipis dan sebagainya.

2. Adakah pemasok khusus untuk mensuplai barang-barang kebutuhan

itu? Untuk surat pembeliannya ke pemasok disebut sebagai apa ?

Ada beberapa pemasok berbeda yang mensuplai kebutuhan yang berbeda.

Untuk surat pembeliannya kita pakai PO untuk ke pemasoknya. Kalo dikita

sendiri ada yang namanya surat permintaan pembelian barang adanya

sebelum PO jadi dia seperti merangkum barang-barang apa yang harus di

beli.

3. Untuk jalur pengiriman dalam negeri bagaimana mekanismenya ?

Jalur pengiriman dalam negeri ada yang namanya SBPB yaitu surat bukti

pengiriman barang yang digunakan sebagai bukti pengiriman yang dibuat 5

rangkap, putih untuk pengirim, kuning untuk pusat, merah untuk bagian

keuangan, biru dan hijau untuk disertakan di barang kiriman namun yg hijau

harus kembali ke jakarta sebagai bukti barang telah diterima. Didalam SBPB

L5

juga terdapat jenis packing, bila barang yang dikirim belum di bungkus maka

harus dipacking terlebih dahulu, di ukur dimensi dan beratnya lalu di total

biayanya dengan biaya kirim di invoice. Kemudian terdapat juga manifest

pengiriman untuk mendata SBPB dan isinya yang dikirim bersama dengan

surat jalan.

4. Mengenai invoice, berarti ada 2 jenis invoice antara bagian operasional

dan bagian logistik, apakah formatnya berbeda ?

Iya ada dua, yang dibagian operasional khusus untuk pembuatan dokumen

saja. Yang dibagian logistik untuk pengirimannya. Untuk formatnya hampir

sama yang berbeda hanya deskripsinya saja.

L6

Hasil Wawancara Melalui Telepon 1

Dengan: Sandi Kurniawan

Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS

Tanggal: 25 Oktober 2012

1. Pak kepanjangan dari B/L, PEB, PIB, SPPB, dan SBPB apa ya?

B/L: Bill Of Ladding

PEB: perintah ekspor barang

PIB: perintah impor barang

SPPB: surat perintah pengeluaran barang

SBPB: Surat Bukti Pengiriman Barang

L7

HASIL WAWANCARA DENGAN TELEPON 2

Dengan: Sandi Kurniawan

Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS

Tanggal: 5 Januari 2013

1. Ketika karyawan ingin melakuan pembelian barang apakah karyawan

melakukan telepon dahulu untuk mengetahui harga dari pemasok atau

bagaimana ?

Ya melalui telepon

2. Kalau misalnya untuk mengetahui harga termurah dari para pemasok

itu bagaimana pak? Seperti contoh karyawan melakukan update tentang

pemasok setiap saat ?

Untuk itu kita tidak melakukannya karena membani karyawan karena setiap

saat harus mengkontak para pemasok meskipun tidak ada pembelian barang.

L8

Hasil Observasi

Nama Perusahaan : PT. BARUGA CARGOTRANS

Alamat Perusahaan: Jl. Enggano No.66 Lt.2-A Tanjung Priok Jakarta 14310

Tanggal : 24 September 2012

1. Gedung kantor terletak persis bersebrangan dengan pelabuhan Tj. Priok di

jakarta utara.

2. Pada pintu masuk di Lt.2-A terdapat nama perusahaan sebagai PPJK dan

logonya.

3. Kemudian terdapat peta penunjuk jalur-jalur pengiriman serta petunjuk jenis-

jenis peti kemas.

4. Terdapat ruang operasional dengan beberapa meja karyawan beserta

komputer dan beberapa bangku untuk pelanggan yang hendak ingin

menggunakan jasa PT. BARUGA CARGOTRANS dengan berbagai rak-rak

yang berisi tumpukan kertas dokumen yang menggunung.

5. Kemudian terdapat beberapa ruang bagian divisi lainnya menyatu dengan

manager masing-masing divisi namun tetap dibedakan dengan sekat.

6. Terdapat ruang kerja untuk direktur.

7. Terdapat ruang untuk fotocopy.

8. Terdapat gudang di lt.1 untuk tempat penyimpanan barang-barang yang

menumpuk, juga dapat digunakan untuk pengukuran barang-barang kiriman.

Ada alat ukur dan alat pembungkus juga alat-alat pendukung operasional

kantor lainnya.

9. Di lokasi yang tidak jauh berbeda dari kantor utama terdapat lahan parkir

untuk berbagai jenis armada PT. BARUGA CARGOTRANS.

10. Banyak karyawan yang melakukan kegiatan operasional yang membutuhkan

data antar divisi dilakukan dengan meminta langsung ke divisi tersebut.

L9

Lampiran User Interface Aplikasi

Login

Gambar 1. Login

Ubah Password

Gambar 2. Ubah Pasword

L10

Menu Admin

Gambar 3. Menu Admin

Gambar 4. Menu Admin

L11

Gambar 5. Menu Admin

Gambar 6. Menu Admin

L12

Gambar 7. Menu Admin

Gambar 8. Menu Admin

L13

Gambar 9. Menu Admin

L14

Menu Material

Gambar 10. Menu Material

Gambar 11. Menu Material

L15

Gambar 12. Menu Material

Gambar 13. Menu Material

L16

Menu Operasional

Gambar 14. Menu Operasional

Gambar 15. Menu Operasional

L17

Gambar 16. Menu Operasional

Gambar 17. Menu Operasional

L18

Gambar 18. Menu Operasional

Menu Logistik

Gambar 19. Menu Logistik

L19

Gambar 20. Menu Logistik

Gambar 21. Menu Logistik

L20

Gambar 22. Menu Logistik

Form Master Barang

Gambar 23. Form Master Barang

L21

Form New Master Barang

Gambar 24. Form New Master Barang

Form Master Biaya

Gambar 25. Form Master Biaya

L22

Form New Master Biaya

Gambar 26. Form New Master Biaya

Form Master Gudang

Gambar 27. Form Master Gudang

L23

Form New Master Gudang

Gambar 28. Form New Master Gudang

Form Master Karyawan

Gambar 29. Form Master Karyawan

L24

Form New Master Karyawan

Gambar 30. New Form Master Karyawan

L25

Form New Master Karyawan

Gambar 31. Form Master Karyawan

Form Tambah Kontak Master Karyawan

Gambar 32. Form Tambah Kontak Master Karyawan

L26

Form Master Kendaraan

Gambar 33. Form Master Kendaraan

Gambar 34. Form New Master Kendaraan

L27

Form Master Pelanggan

Gambar 35. Form Master Pelanggan

Form New Master Pelanggan

Gambar 36. Form New Master Pelanggan

L28

Form Tambah Kontak Master Pelanggan

Gambar 37. Form Tambah Kontak Master Pelanggan

Form Master Pemasok

Gambar 38. Form Master Pemasok

L29

Form New Master Pemasok

Gambar 39. Form New Master Pemasok

Form Tambah Kontak Master Pemasok

Gambar 40. Form Tambah Kontak Master Pemasok

L30

Form Logistik Pembungkusan

Gambar 41. Form Logistik Pembungkusan

Form New Logsitik Pembungkusan

Gambar 42. Form New Logistik Pembungkusan

L31

Form Logsitik Pembungkusan Detil

Gambar 43. Form Logistik Pembungkusan Detil

Form Logistik SBPB

Gambar 44. Form Logistik SBPB

L32

Form New Logistik SBPB

Gambar 45. Form New Logistik SBPB

Form Material Penerimaan Barang

Gambar 46. Form Material Penerimaan Barang

L33

Form New Material Penerimaan Barang

Gambar 47. Form New Material Penerimaan Barang

Form Material Pengadaan Barang

Gambar 48. Form Material Pengadaan Barang

L34

Form New Material Pengadaan Barang

Gambar 49. Form New Material Pengadaan Barang

Form Material Pengadaan Barang Detil

Gambar 50. Form Material Pengadaan Barang Detil

L35

Form Material Penyesuaian

Gambar 51. Form Material Penyesuaian

Form New Material Penyesuaian

Gambar 52. Form New Material Penyesuaian

L36

Form Material Permintaan Barang

Gambar 53. Form Material Permintaan Barang

Form New Material Permintaan Barang

Gambar 54. Form New Material Penerimaan Barang

L37

Form Material Permintaan Barang Detil

Gambar 55. Form Material Permintaan Barang Detil

Form Material Retur Barang

Gambar 56. Form Material Retur Barang

L38

Form New Material Retur Barang

Gambar 57. Form New Material Retur Barang

Form Material Retur Barang Detil

Gambar 58. Form Material Retur Barang Detil

L39

Form Operasional Kontrak

Gambar 59. Operasional Kontrak

Form New Operasional Kontrak

Gambar 60. Form New Operasional Kontrak

L40

Form Operasional Pengantaran

Gambar 61. Form Operasional Pengantaran

Form New Operasional Pengantaran

Gambar 62. Form New Operasional Pengantaran

L41

Form Operasional Penjualan Jasa

Gambar 63. Form Operasional Penjualan Jasa

Form New Operasional Penjualan Jasa

Gambar 64. Form New Operasional Penjualan Jasa

L42

Form Operasional Penjualan Jasa Detil

Gambar 65. Form Operasional Penjualan Jasa Detil

Form Operasional Pembuatan Dokumen

Gambar 66. Form Operasional Pembuatan Dokumen

L43

Form New Operasional Pembuatan Dokumen

Gambar 67. Form New Pembuatan Dokumen

L44

Hasil Cetakan Laporan Pembungkusan

Gambar 67. Laporan Pembungkusan

L45

Hasil Cetakan Laporan penerimaan barang

Gambar 68. Laporan Penerimaan Barang

L46

Hasil Cetakan Laporan Pengadaan Barang

Gambar 69. Laporan Pengadaan Barang

L47

Hasil Cetakan Laporan Penjualan Jasa

Gambar 70. Laporan Penjualan Jasa

L48

Hasil Cetakan Laporan Pembuatan Dokumen

Gambar 71. Laporan Pembuatan Dokumen

L49

Hasil Cetakan Laporan Penyesuaian

Gambar 72. Laporan Penyesuaian

L50

Hasil Cetakan Laporan Permintaan Barang

Gambar 73. Laporan Permintaan Barang

L51

Hasil Cetakan Laporan SBPB

Gambar 74. Laporan SBPB

L52

Hasil Cetakan Laporan Stok

Gambar 75. Laporan Stok

L53

Hasil Dokumentasi Perusahaan

Gambar 76. Dokumen SBPB

L54

Gambar 77. Dokumen Surat

Jalan

L55

Gambar. 78 Dokumen Invoice

L56

Gambar 79. Dokumen Perjanjian

L57

Gambar 80. Dokumen Surat Permintaan Barang

L58

Gambar 81. Dokumen Purchase Order

L59

Gambar 83. Dokumen Bukti Penerimaan Barang

L60

Lampiran Simbol

Gambar 84. Simbol Process

(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 347)

Gambar 85. Simbol Data Flow

(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 357)

Gambar 86. Simbol External Agent

(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 365)

Gambar 87. Simbol Data store

(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 366)

L61