MAINJ / BPJAJ

BPJAJ / SEKOLAH

BPJAJ

BPJAJ

BPJAJ

BPJAJ / PENERBIT

BPJAJ / PENERBIT

BPJAJ / PENERBIT

PENERBIT / SEKOLAH / BPJAJ

BPJAJ / PENERBIT/ SEKOLAH

PENERBIT / BPJAJ / MAINJ

BPJAJ / MAINJ

CARTA JAWATANKUASA SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) SRABPERINGKAT NEGERI

CARTA JAWATANKUASA SKIM PINJAMAN BUKU TEKS PERINGKAT SEKOLAH

CARTA JAWATANKUASA LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) SRAB

Contoh :TAKWIM SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH TAHUN 2007Bil.TarikhAktiviti

1Januari 2007Menerima/mencetak Borang SPBT 1 SRAB

2Januari 2007Mengedar Borang SPBT 1 SRAB kepada murid

3Febuari 2007Mengumpulkan semula Borang SPBT 1 SRAB

4Febuari 2007Memproses Borang SPBT 1 SRAB

5Mac 2007Menyediakan senarai murid yang menerima SPBT 2007 dan mengemaskinikan buku stok SWK

6April 2007Menghadiri bengkel pengisian borang permohonan buku SPBT 2008 yang dianjurkan oleh BPJAJ

7Sept November 2007Menerima bekalan buku teks daripada penerbit atau pengedar untuk kegunaan sesi persekolahan tahun 2008

81 November 2007Mengumpulkan semula buku teks SPBT daripada murid

931 Disember 2007Menutup buku stok SPBT

10Januari 2008Mengedar buku SPBT kepada murid untuk kegunaan sesi persekolahan tahun 2009

Tatacara Pelupusan Kitab

Terdapat 2 kategori pelupusan. Ini berdasarkan kepada peraturan di dalam Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/1989.

1. Kitab-kitab yang nilai harga perolehannya tidak melebihi RM 5,000 tiap-tiap naskhah ataupun RM 50,000 jumlah kesemuanya.

1.1 Bagi menghapuskira kitab-kitab dalam kategori ini Borang Kew. 300v (sebagaimana contoh disertakan) hendaklah disediakan oleh pihak sekolah dalam 7 salinan untuk diedarkan seperti berikut :

Salinan No.1 (Asal)

- kepada PPAD/BPJAJ/MAINJ

hingga No. 6

Salinan No. 7

- disimpan oleh sekolah

1.2 Bahagian Pendidikan Jabatan Agama Johor setelah menerima keenam-enam salinan di atas dan memberi kelulusannya, akan mengembalikan salinan No.1 hingga No. 5 borang itu kepada pihak sekolah.

1.3 Setelah menerima kelima-lima salinan tersebut, tindakan pelupusan hendaklah diambil oleh sekolah. Pihak sekolah kemudiannya hendaklah menyediakan 5 salinan Borang Kew. 300-x (sebagaimana contoh disertakan). Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan No. 5 Borang Kew. 300v dan salinan no. 5 Borang Kew. 300-x. Manakala 4 salinan Borang Kew. 300v dan Kew. 300-x hendaklah dihantar kepada Bahagian Pendidikan Jabatan Agama Johor.

1.4 Pembahagian Borang Kew. 300v dan Borang Kew. 300-x oleh Bahagian Pendidikan Jabatan Agama Johor hendaklah seperti berikut :

Salinan No. 1 (Asal)

-Kepada Perbendaharaan/

Salinan No. 2

-Kepada Ketua Audit Negara/

Salinan No. 3

-Kepada Ketua Pengarah

Arkib/

Salinan No. 4

-disimpan oleh Bahagian

Pendidikan Jabatan Agama Johor.

2. Kitab-kitab yang nilai perolehannya melebihi RM 5,000 tiap-tiap naskhah atau RM 50,000 jumlah kesemuanya

2.1 Bagi menghapuskira kitab-kitab dalam kategori ini satu Lembaga Pemeriksa yang terdiri daripada pegawai-pegawai berikut hendaklah ditubuhkan di peringkat sekolah :

a. Wakil Ketua Penolong Pengarah Bhg. Pendidikan -Pengerusi

b. Guru Besar Sekolah berkenaan

c. Guru Penolong Kanan Sekolah berkenaan

d. Guru SWK sekolah berkenaan

-Setiausaha

Ketua Penolong Pengarah boleh memberi kuasa secara bertulis kepada mana-mana Pegawai / Penyelia untuk mewakilinya sebagai Pengerusi Lembaga Pemeriksa tersebut.

2.2 Pihak sekolah hendaklah menyediakan 8 salinan Borang Kew. 300v dan 8 salinan Borang Kew. 300-X untuk kegunaan Lembaga Pemeriksa. Laporan Lembaga Pemeriksa hendaklah diedarkan seperti berikut :

Salinan No. 1 (Asal)

-kepada PPAD/BPJAJ

Hingga No. 7

Salinan No. 8

- disimpan di sekolah

Apabila diterima, Bhg. Pendidikan hendaklah menyimpan salinan No. 7 dan mengemukakan salinan No. 1 hingga No. 6 ke Bhg. Kewangan, Majlis Agama Islam Negeri Johor.

2.3 Bahagian Kewangan, setelah menerima keenam-enam salinan tersebut, akan mengemukakannya kepada Perbendaharaan untuk mendapatkan kelulusan. Selepas kelulusan diperolehi, Bahagian Kewangan MAINJ akan mengembalikan 5 salinan Borang Kew. 300v dan Borang Kew. 300x yang telah diluluskan itu kepada Bahagian Pendidikan untuk disampaikan kepada pihak sekolah.

2.4 Setelah menerima kelima-lima salinan tersebut, pihak sekolah hendaklah mengambil tindakan pelupusan sebagaimana yang telah diluluskan. Seterusnya, pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan No. 5 Borang Kew. 300v dan Borang Kew. 300-X hendaklah dihantar kepada Bahagian Pendidikan, Jabatan Agama Johor.

2.5 Pembahagian Borang Kew. 300v dan Borang Kew. 300-X oleh Bahagian Pendidikan, Jabatan Agama Johor adalah seperti berikut :

Salinan No. 1 (Asal)

- kepada PerbendaharaanSalinan No. 2

- kepada Ketua Audit Negara Salinan No. 3

- kepada Bahagian Kewangan,

MAINJ

Salinan No. 4

- disimpan oleh Bahagian

Pendidikan JAJ

3. Tindakan pelupusan/hapuskira tidak boleh dilakukan sehingga kelulusan pelupusan/hapuskira diterima daripada Bahagian Pendidikan atau Bahagian Kewangan MAINJ. Semua Guru Besar adalah bertanggungjawab dalam menentukan segala peraturan tersebut dipatuhi sepenuhnya.

Panduan Pengisian Borang Pelupusan (Borang Kew. 300v)Panduan mengisi maklumat pada ruangan yang disediakan dalam Borang Kew. 300v.

1. Bilangan

: Bilangan siri buku mengikut tahun

diperolehi.

2.Bahagian

: Nama dan alamat sekolah.

3.Nama Barang-barang:Isikan judul-judul buku

4.Unit

: Biarkan kosong

5.Kuantiti

: Bilangan kitab yang hendak dihapuskira

/ dilupuskan.

6.Tarikh Pembelian

: Tarikh terima kitab dari

pengedar/pembekal. Tulis tahunnya sahaja.

7.Tempoh Diguna

: Bilangan tahun kitab tersebut telah

digunakan.

8. Harga Pembelian Asal

- Seunit

:Harga senaskah

- Jumlah

: Harga senaskah X bilangan naskah

9. Nilai Harta Sekarang: Biarkan kosong

10. Pendapat Lembaga :Sebab-sebab kitab dilupuskan.

Pemeriksa

Contoh :

i. Kitab rosak.

ii. Kitab pakai terus

iii. Perubahan kurikulum / Sukatan pelajaran

11. Syor-syor Lembaga Pemeriksa tentang pelupusan :

i. Tulis Bilangan ______________ hingga __________________

Diserahkan kepada ___________________________________

Melalui Pejabat Pendidikan Agama Daerah .

ii. Dibakar

iii. Hadiah

12. Tarikh

: Isikan tarikh permohonan dibuat.

13. Kepada

:Tulis Ketua Penolong Pengarah

Bhg. Pendidikan

14. Syor Lembaga Pemeriksa

:Biarkan kosong

15. Tandatangan

(Pengerusi)

:Guru Besar

(Ahli)

:Guru Penolong Kanan HEM

(Ahli)

: Guru SWK sekolah

16. Sila kosongkan semua ruangan mengenai lantikan Lembaga Pemeriksa.

17. Sila jumlahkan bilangan naskah dan harga asal pada tiap-tiap helaian dan

beri jumlah besar di helaian yang terakhir (sekiranya lebih daripada 1 helai).

KEW. 300-X

SIJIL PELUPUSAN BARANG-BARANGHasil dari Laporan Lembaga Pemeriksa Bil. _________________________________

Bertarikh _________________________, saya mengesahklan bahawa :

(1) Barang-barang berikut telah diambil kira semula ke dalam stok..

Bil. ________________________________________________

(2) Barang-barang berikut telah dipindahkan ke Jabatan lain.

Bil. _________________ dipindahkan kepada _______________________

Nombor baucer _____________________ Tarikh ____________________

(3) Barang-barang berikut telah dijual. ________________________________

Bil. _____________________ No./Resit/No. baucer __________________

Tarikh _____________________

(4) Barang-barang berikut telah dimusnahkan mengikut arahan. Sijil pegawai yang menyaksikan pemusnahan dilampirkan. Bil. _____________________

_____________________

( Tanda Tangan )

__________________

______________________

Tarikh

( Jawatan )CARTA ALIRAN PELUPUSAN KITAB DI SEKOLAH

.

Pemerolehan Peruntukan Belanjawan SPBT

Carta Alir Pelaksanaan dan Pengurusan SPBT SRAB

Lampiran 1

Penentuan Keperluan buku teks

Pemeriksaan Keperluan buku teks

Pemprosesan Keperluan buku teks

Penyediaan Penyata dan Pesanan buku teks

Penganggaran Pesanan Kepada Penerbit

Pementeraian Kontrak Pembekalan buku teks

Pemesanan buku SPBT kepada Penerbit

Pencetakan dan Pembekalan buku teks

Pemantauan Bekalan buku teks

Pembayaran Tuntutan Pembekalan buku teks

Pelaporan Pembayaran Tuntutan Pembekalan

Lampiran 2

Penaung

Pengarah

Jabatan Agama Johor

Pengerusi

Ketua Penolong Pengarah Bahagian Pendidikan JAJ

Naib Pengerusi

Penolong Pengarah

Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

Pen. Setiausaha

Penyelia SPBT

Setiausaha

Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar

Ahli Jawatankuasa

Penolong Pengarah

Sektor Pengurusan Akademik

Penolong Pengarah

Sektor Pengurusan Sekolah

Penolong Pengarah

Sektor Perkhidmatan & Kewangan

Ketua Jemaah Nazir

Sekolah Agama Kerajaan Johor

Lampiran 3

Penasihat

Guru Besar

Setiausaha

Guru SPBT

Penyelaras

Guru Darjah 5

Guru Darjah

Penyelaras

Guru Darjah 2

Penyelaras

Guru Darjah 1

Guru SPBT tentukan buku yang perlu dilupus

Pengerusi

GPK HEM

Mula

Penyelaras

Guru Darjah 3

Penolong Pengarah

Zakat Dan Baitulmal MAINJ

Penyelaras

Guru Darjah 4

Penyelaras

Guru Darjah 6

BKS

Lampiran46

Pengerusi

GURU BESAR

Naib Pengerusi

GPK HEM

Setiausaha

Guru SPBT

Lampiran 5

Guru SPBT asingkan buku yang masih boleh digunakan

Guru SPBT lengkapkan borang Kew.300v ( 7 salinan ) dan dihantar ke PPAD (6 salinan)

PPAD terima surat kebenaran pelupusan dan borang KEW 300v ( 6 salinan ) dan

(5 salinan) dihantar ke BPJAJ

BPJAJ menerima borang KEW 300v ( 5 salinan ) dan lengkapkan untuk kelulusan pelupusan.

BPJAJ hantar surat kelulusan pelupusan kepada sekolah.

Sekolah timbang dan serahkan buku SPBT yang telah diluluskan pelupusannya kepada syarikat yang dilantik oleh BPJAJ

Tamat

Lampiran 9

Lampiran 10

SWK 4 SAKJ

Lampiran 6

Lampiran 8

PAGE 6