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8/3/2019 Lab Audit1
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l i n P a t h o l 1 9 9 5 ; 4 8 : 5 6 0 - 5 6 3
I n t e r n a l a u d i t i n a m i c r o b i o l o g y l a b o
r a t o r yA J M i f s u d , M S S h a f i
A b s t r a c tAim-To s e t up a programme o f i n t e r n a ll
a b o r a t o r y a u d i t i n a m e d i c a l m i c r o b i o l o
g yl a b o r a t o r y .Methods-A model o f l a b o r a t o r y b a
s e dp r o c e s s a u d i t i s d e s c r i b e d . L a b o r a t
o r y a c -t i v i t i e s w e r e examined i n t u r n by s p e c
i m e nt y p e . S t a n d a r d s w e r e s e t u s i n g l a b o
r a t o r ys t a n d a r d o p e r a t i n g p r o c e d u r e s ;
p r a c t i c ewas o b s e r v e d u s i n g a p u r p o s e d e s
i g n e dq u e s t i o n n a i r e an d t h e d a t a w e r e a n a
l y s e dby c o m p u t e r ; p e r f o r m a n c e was a s s e s s
e da t l a b o r a t o r y a u d i t m e e t i n g s ; an d t h e a
u d i tc i r c l e was c l o s e d by r e - a u d i t i n g t o p i
c sa f t e r an i n t e r v a l .R e s u l t s - I m p r o v e m e
n t s i n p e r f o r m a n c es c o r e s ( o b j e c t i v e m e
a s u r e s ) an d i n s t a f fm o r a l e ( s u b j e c t i v e i
m p r e s s i o n ) w e r e o b -s e r v e d .C o n c l u s i o n s
- T h i s model o f p r o c e s s a u d i tc o u l d b e a p p l i
e d , w i t h amendments t o t a k el o c a l p r a c t i c e i n t
o a c c o u n t , i n a n y m i c r o -b i o l o g y l a b o r a t
o r y .( J T C l i n P a t h o l 1 9 9 5 ; 4 8 : 5 6 0 - 5 6 3 )K e
y w o r d s : C l i n i c a l a u d i t , q u a l i t y a s s u r a
n c e , h o s p i t a ll a b o r a t o r i e s , m i c r o b i o l
o g y t e c h n i q u e s .
D e p a r t m e n to f M i c r o b i o l o g yan d P u b l i c H
e a l t hL a b o r a t o r y ,C e n t r a l M i d d l e s e xH o s
p i t a l NHS T r u s t ,A c t o n L a n e ,London NWIO 7NSA J M i
f s u dM S S h a f iC o r r e s p o n d e n c e t o :Dr A J M i f s
u d ,L a b o r a t o r y o fH o s p i t a l I n f e c t i o n ,C e
n t r a l P u b l i c H e a l t hL a b o r a t o r y ,6 1 C o l i n
d a l e A v e n u e ,L o n d o n NW9 5 H T .A c c e p t e d f o r p
u b l i c a t i o n3 N o v e m b e r 1 9 9 4
The f u n d a m e n t a l r o l e o f a h o s p i t a l ' s m i
c r o -b i o l o g y d e p a r t m e n t i s t o s u p p o r t a n
d a s s i s tc l i n i c i a n s i n t h e m a n a g e m e n t o f
p a t i e n t s s u s -p e c t e d o f s u f f e r i n g f r o m i
n f e c t i o n .C l i n i c i a n s r i g h t l y e x p e c t a h
i g h q u a l i t y o fs e r v i c e f r o m t h e l a b o r a t o
r i e s . I t i s t h e r e s p -o n s i b i l i t y o f t h e h e
a d o f e a c h d e p a r t m e n t t oe n s u r e t h a t m e c h
a n i s m s a r e i n p l a c e t h a t w i l ll e a d t o t h e d
e l i v e r y o f s u c h a q u a l i t y s e r v i c e .W h i l e
m i c r o b i o l o g i s t s , i n common w i t h a l lo t h e r d
o c t o r s , c o n s i d e r h i g h q u a l i t y t o b e a ni n
t e g r a l p a r t o f t h e i r w o r k , t h e g o v e r n m e n
t a n dc o n s u m e r s e x p e c t t h i s t o b e q u a n t i f
i e d . 'The p r e s e n c e o f a l a b o r a t o r y q u a l i t
y a s -s u r a n c e p r o g r a m m e i s p a r t o f t h e m e a
n s b yw h i c h t h e s e g r o u p s c a n b e s a t i s f i e d
. " Q u a l i t ya s s u r a n c e " m u s t n o t b e c o n f u s
e d w i t h " q u a l i t yc o n t r o l " . W h i l e t h e l a t
t e r i n c l u d e s m e a s u r e sd e s i g n e d t o e n s u r
e t h e r e l i a b i l i t y o f l a b o r a t o r yd a t a , s u
c h r e c o r d s a n d c o n t r o l s d o n o t n e c -e s s a r
i l y a s s u r e q u a l i t y a s t h e y d o n o t n o r m a l l
yc o v e r many f a c t o r s c r i t i c a l t o t h e d e l i v e
r y o f aq u a l i t y s e r v i c e ( f o r e x a m p l e , s p e
c i m e n m i s -l a b e l l i n g , t r a n s p o r t a t i o n d
e l a y s , a p p r o p r i a t ec h o i c e o f t e s t s ) . Q u
a l i t y a s s u r a n c e h a s b e e nd e f i n e d a s a s e t
o f i n v e s t i g a t i o n s w h i c h i n s p i r e sc o n f i
d e n c e i n t h e f i n a l r e s u l t s . 2 The i m -p l e m e
n t a t i o n o f q u a l i t y a s s u r a n c e p r o g r a m m
ed e p e n d s on a n o n g o i n g a p p r a i s a l o f t h e c o
n -t r i b u t i o n o f l a b o r a t o r y r e s u l t s t o h i
g h q u a l i t yp a t i e n t c a r e . 'I t i s g e n e r a l l y
a c c e p t e d t h a t a u d i t i s a n e c -e s s a r y p r e r
e q u i s i t e t o a s u c c e s s f u l q u a l i t y a s -
s u r a n c e p r o g r a m m e . I n d e e d t h e U n i t e d
K i n g -dom g o v e r n m e n t h a s e x p l i c i t l y s t a t
e d t h a t a l lh o s p i t a l d o c t o r s a r e e x p e c t e
d t o p a r t i c i p a t ei n a u d i t 4 a n d t h e i r i n i t
i a t i v e h a s b e e n w i d e l yw e l c o m e d w i t h i n t
h e m e d i c a l p r o f e s s i o n , i n -c l u d i n g t h e R
o y a l C o l l e g e o f P a t h o l o g i s t s , 5 a n db y t h
e I n s t i t u t e o f B i o m e d i c a l S c i e n c e . F u r
-t h e r m o r e , t h e m e d i c a l r o y a l c o l l e g e s a
n d f a c -u l t i e s i n c r e a s i n g l y r e q u i r e e v i
d e n c e o f a u d i tb e f o r e a c c r e d i t i n g p o s t s
f o r s p e c i a l i s t t r a i n i n g . 6A u d i t , i n t h e
c l i n i c a l c o n t e x t , h a s b e e n d e -f i n e d a s "
t h e s y s t e m a t i c , c r i t i c a l a n a l y s i s o f t h
eq u a l i t y o f m e d i c a l c a r e i n c l u d i n g t h e p
r o -c e d u r e s u s e d f o r d i a g n o s i s a n d t r e a t
m e n t , t h eu s e o f r e s o u r c e s a n d t h e r e s u l t
i n g o u t c o m e a n dq u a l i t y o f l i f e f o r t h e p a
t i e n t " . ' A u d i t o f t h el a b o r a t o r y a s p e c t
s o f m i c r o b i o l o g y c o m e s u n -d e r t h e a m b i t
o f c l i n i c a l a u d i t , a s t h e a c t i v i t i e si n v
o l v e d a r e c a r r i e d o u t b y m e d i c a l a n d o t h e
rh o s p i t a l s t a f f , a s o p p o s e d t o m e d i c a l a
u d i t , w h i c hi s c o n c e r n e d w i t h a c t i v i t i e
s i n i t i a t e d b y m e d i c a ls t a f f a l o n e . 6 W h i
l e i n i t s e a r l i e r d i r e c t i v e s , t h eD e p a r t
m e n t o f H e a l t h ' s m a i n t h r u s t w a s t oi n t r o
d u c e m e d i c a l l y l e d a u d i t i n t o h e a l t h c a r
e ,m o r e r e c e n t l y t h e i m p o r t a n c e a n d b e n e
f i t s o fa m u l t i p r o f e s s i o n a l a p p r o a c h t o
a u d i t h a v e b e e ne m p h a s i s e d . 7
I t i s p o s s i b l e t o a u d i t v i r t u a l l y a n y a
c t i v i t y .Some e x a m p l e s a r e g i v e n i n t h e t a b
l e . F o ri n s t a n c e , t h e A u d i t C o m m i s s i o n h
a s r e v i e w e dt h e m a n a g e m e n t o f l a b o r a t o r
i e s i n a c r o s s s e c -t i o n o f t h e N H S . 8 L o o k e
d a t f r o m a n o t h e rv i e w p o i n t , a u d i t may b e c
o n c e r n e d w i t h v a r i o u sf a c e t s o f a c t i v i t
y . 9 T h e s e i n c l u d e ( 1 ) s t r u c t u r ea u d i t , w
h i c h e x a m i n e s t h e r e s o u r c e s ( f i n a n c i a l
,p h y s i c a l , h u m a n , e t c ) a n d o t h e r a s p e c t
s o f t h eE x a m p l e s o f t y p e s o f a u d i tF i n a n c i
a l a n d e f f i c i e n c y
P e r s o n n e l
O r g a n i s a t i o n a l
C o s t p e r s p e c i m e nS t a f f u t i l i s a t i o n f a
c t o r- S t a f f t u r n o v e r r a t e s- A b s e n t e e i s m
r a t e s
M a n a g e m e n t s t r u c t u r eS a f e t yC l e r i c a
l
T e c h n i c a l
M e d i c a l
- A c c u r a c y o f d a t a e n t r y- C o m p l e t e n e s s
o f d a t ar e t r i e v a l- D o c u m e n t a t i o n- A d h e r
e n c e t o s t a n d a r do p e r a t i n g p r o c e d u r e s- P
r o f i c i e n c y t e s t i n g r e s u l t s- T u r n a r o u n
d t i m e s- C o n s i s t e n c y o f c l i n i c a la d v i c e-
C l i n i c a n s ' c o m p l i a n c e w i t hm i c r o b i o l o
g i s t s 'r e c o m m e n d a t i o n s
I n f e c t i o n c o n t r o l - H o s p i t a l a c q u i r e
d i n f e c t i o nr a t e s- C o m p l i a n c e w i t h MRSAp r o
t o c o l s
5 6 0
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I n t e r n a l l a b o r a t o r y a u d i te n v i r o n m e n
t ( f o r e x a m p l e , l a b o r a t o r y p r o -t o c o l s )
; ( 2 ) p r o c e s s a u d i t , w h i c h d e a l s w i t h t h
ea c t i v i t y w i t h i n t h e l a b o r a t o r y , i n c l u
d i n g a d -h e r e n c e t o t h e a f o r e m e n t i o n e d p
r o t o c o l s ,a c h i e v e m e n t o f ( i n t e r n a l ) p e
r f o r m a n c e i n -d i c a t o r s , e t c ; a n d ( 3 ) o u t
c o m e a u d i t , w h i c h i sc o n c e r n e d w i t h t h e i
m p a c t o f a n y a c t i v i t y o nt h e p a t i e n t a n d
may b e v i e w e d a s t h e f i n a la r b i t e r .The D e p a r
t m e n t o f H e a l t h h a s made v a r i o u sr e c o m m e n d
a t i o n s r e g a r d i n g t h e p r a c t i c e o fm e d i c a
l a u d i t . ' 0 T h e y s u g g e s t t h a t a t l o c a l l e v
e l ,a p r a c t i c a l m e t h o d o f a u d i t a s a p p l i e
d t o " d i a g -n o s t i c d e p a r t m e n t s " w o u l d e n
t a i l t h e r e t r o -s p e c t i v e r e v i e w o f a l l a s
p e c t s o f t h e l a b o r a t o r y ' sw o r k , i n c l u d i
n g d i a g n o s t i c a c c u r a c y , t i m e l i n e s so f r
e p o r t i n g , a n d r e c o r d k e e p i n g , a s w e l l a s
ar e v i e w o f c o n t r i b u t i o n s t o g e n e r a l s t a
n d a r d s o fp a t i e n t c a r e , s u c h a s e n s u r i n g
t h e a p p r o p r i a t eu s e o f i n v e s t i g a t i o n s .
T h e y s t a t e t h a t t h e i n -t e r p r e t a t i v e w o r
k m u s t a l s o b e a u d i t e d , b u ta c c e p t t h a t i t
may n o t b e b e s t f o r t h i s t o b ec a r r i e d o u t a t
i n d i v i d u a l u n i t l e v e l , a n d t h a t ar e g i o n
a l a p p r o a c h m i g h t b e m o r e a p p r o p r i a t e .I
n d e e d , t h i s i s t h e r e c o m m e n d a t i o n o f t h
ew o r k i n g p a r t y o f t h e C l i n i c a l S e r v i c e s
Com-m i t t e e o f t h e A s s o c i a t i o n o f M e d i c a l M
i c r o -b i o l o g i s t s . " T h e D e p a r t m e n t o f H e
a l t hr e c o m m e n d s t h a t a u d i t m e e t i n g s s h o
u l d b eh e l d r e g u l a r l y ( a t l e a s t m o n t h l y )
, b e a t t e n d e db y a l l r e l e v a n t m e d i c a l s t a
f f , b e p r e p a r e d i na d v a n c e , a n d b e f u l l y d
o c u m e n t e d , w i t h r e p o r t ss e n t t o t h e l o c a
l m e d i c a l a u d i t c o o r d i n a t o r .R e c o m m e n d
a t i o n s f o r c o r r e c t i v e a c t i o n h a v et o b e c
o n v e y e d t o m a n a g e m e n t o r t o o t h e ra p p r o p
r i a t e b o d i e s w h e r e d e f i c i e n c i e s i n s e r v
i c eh a v e b e e n i d e n t i f i e d .F o r a n a u d i t p r o
g r a m m e t o b e e f f e c t i v e i th a s t o s a t i s f y s
e v e r a l c r i t e r i a . A c c o r d i n g t o t h eD e p a r
t m e n t o f H e a l t h , 7 t h e f u n d a m e n t a l p r i n
-c i p l e s o f a u d i t ( a m e n d e d t o t h e s i t u a t i
o n i n ad i a g n o s t i c d e p a r t m e n t ) a r e t h a t i
t s h o u l d : b ep r o f e s s i o n a l l y l e d ; b e s e e n
a s a n e d u c a t i o n a lp r o c e s s ; f o r m p a r t o f r
o u t i n e l a b o r a t o r y a n dc l i n i c a l p r a c t i c
e ; b e b a s e d o n t h e s e t t i n g o fs t a n d a r d s ; g
e n e r a t e r e s u l t s t h a t c a n b e u s e dt o i m p r o
v e o u t c o m e o f q u a l i t y c a r e ; i n v o l v em a n a
g e m e n t i n b o t h t h e p r o c e s s a n d o u t c o m eo f
a u d i t ; b e c o n f i d e n t i a l a t t h e i n d i v i d u a
lp a t i e n t / c l i n i c i a n / M e d i c a l L a b o r a t o
r y S c i e n t i f i cO f f i c e r (MLSO) l e v e l ; a n d b e i
n f o r m e d b yt h e v i e w s o f p a t i e n t s / c l i e n t
s . T h e r e f o r e , i t i si m p o r t a n t t h a t a n y n e
w l y s e t u p a u d i t , o r i n d e e da n y e x i s t i n g p
r o g r a m m e , m u s t f u l f i l t h e s ep o i n t s .L o c a
l e x p e r i e n c e o f a u d i tA u d i t a c t i v i t i e s a
t C e n t r a l M i d d l e s e x P u b l i cH e a l t h L a b o r
a t o r y a r e u n d e r t a k e n a t t w o s e p -a r a t e f o
r a : t h e e x a m i n a t i o n o f " c o r e " s t a n d a r do
p e r a t i n g p r o c e d u r e s a t a r e g i o n a l l e v e l
b y p e e rc o n s e n s u s r e v i e w ; a n d t h e e v a l u a
t i o n o f i n t e r n a ll a b o r a t o r y p e r f o r m a n c
e u s i n g (among o t h e rs t a n d a r d s ) t h e a f o r e m e
n t i o n e d s t a n d a r d o p -e r a t i n g p r o c e d u r e
s l o c a l l y . T h e s t a n d a r d o p -e r a t i n g p r o c
e d u r e s c o n s i s t o f a c o l l e c t i o n o fd o c u m e
n t s w h i c h d e s c r i b e i n d e t a i l a l l a s p e c t
so f t h e h a n d l i n g a n d p r o c e s s i n g o f s p e c i
m e n s ,f r o m s a m p l e c o l l e c t i o n t o r e s u l t r
e p o r t i n g .T h e r e i s a r e g u l a r l o c a l r e v i e
w o f t h e s e p r o -
c e d u r e s t o t a k e i n t o a c c o u n t s e r v i c e i
m -p r o v e m e n t s , a d v a n c e s i n t h e p r a c t i c e
o f c l i n i c a lp a t h o l o g y , a n d t h e c o n s e n s u
s v i e w o f m i c r o -b i o l o g i s t s i n t h e R e g i o n
a l M i c r o b i o l o g y A s -s o c i a t i o n A u d i t G r o
u p . I n t h i s p a p e r t h e a c -t i v i t i e s u n d e r t
a k e n a t r e g i o n a l l e v e l w i l l n o t b ed i s c u s
s e d f u r t h e r .A t l a b o r a t o r y l e v e l , a u d i t
a c t i v i t i e s a r e o r -g a n i s e d b y t h e a u d i t s
t e e r i n g g r o u p , a n i n f o r m a lg r o u p i n g o f m
e d i c a l a n d MLSO s t a f f a p p o i n t e db y t h e l a b o
r a t o r y d i r e c t o r . I t w a s f e l t t h a t a u d i to
f p r o c e s s w a s t h e m o s t p r a c t i c a l , a s many a
s -p e c t s o f b o t h s t r u c t u r e a n d o u t c o m e w o
u l d b eb e s t t a c k l e d i n e i t h e r p e e r r e v i e w
o r i n c o -o p e r a t i o n w i t h o t h e r c l i n i c a l s
p e c i a l i s t s . I t w a st h e r e f o r e d e c i d e d t o
u n d e r t a k e a n i n - d e p t hr e t r o s p e c t i v e e x
a m i n a t i o n o f t h e w h o l e o f s p e c i -me n p r o c e
s s i n g , s t a r t i n g f r o m s p e c i m e n c o l -l e c t
i o n a n d e n d i n g w i t h r e s u l t r e p o r t i n g
.SETTING STANDARDSI n a n y a u d i t p r o g r a m m e , t h e f i
r s t s t a g e c o n s i s t so f s e t t i n g s t a n d a r d s
. T h i s c a n o f t e n b e d i f f i c u l t .F o r i n s t a n
c e , w h i l e i t i s r e l a t i v e l y s t r a i g h t -f o r
w a r d t o e s t i m a t e d e s i r a b l e t u r n a r o u n d t
i m e s ,i t c a n b e d i f f i c u l t t o a s s e s s t h e p e
r c e n t a g e o fc a s e s i n w h i c h t h i s " s t a n d a r
d " o u g h t t o b ea c h i e v e d . F o r m o s t a c t i v i t
i e s , t h e l a b o r a t o r ys t a n d a r d o p e r a t i n g
p r o c e d u r e s w e r e u s e d a s as t a n d a r d . When a s
t a n d a r d i s n o t a v a i l a b l e ,e s t i m a t e s o f a
c h i e v a b l e p e r f o r m a n c e a r e madeb y c o n s e n s
u s among t h e m e m b e r s o f t h e a u d i ts t e e r i n g g
r o u p .OBSERVING PRACTICEA r e g u l a r r o l l i n g p r o g r
a m m e o f a u d i t w a s d r a w nu p , e a c h l a b o r a t o
r y s e c t i o n o r " b e n c h " b e i n ge x a m i n e d i n t
u r n . M e e t i n g s w e r e h e l d on am o n t h l y b a s i s
d u r i n g a c a d e m i c t e r m t i m e .M o s t s p e c i m e
n t y p e s w e r e a u d i t e d on a t l e a s to n e o c c a s i
o n .I t w a s d e c i d e d t o m e a s u r e p r a c t i c e u s
i n gr a n d o m s a m p l e s o f l a b o r a t o r y s p e c i m
e n s s u b -m i t t e d t o e a c h b e n c h . A q u e s t i o n
n a i r e w a sd e s i g n e d f o r t h e p u r p o s e ( s e e t
h e a p p e n d i x ) .T h i s w a s d e s i g n e d a r o u n d t
h e w o r k f l o w a n dp r a c t i c e s o f t h e b a c t e r i
o l o g y s e c t i o n a t C e n t r a lM i d d l e s e x P u b l
i c H e a l t h L a b o r a t o r y . The p r e -c i s e c o n t e
n t s o f t h e q u e s t i o n n a i r e c o u l d b ea m e n d e
d t o t a k e i n t o a c c o u n t t h e p r a c t i c e s o fi n
d i v i d u a l l a b o r a t o r i e s . I n o r d e r t o m a x i
m i s eo b j e c t i v i t y a n d t o f a c i l i t a t e d a t a
p r o c e s s i n g ,q u e s t i o n s w e r e s e t i n a w a y w
h i c h r e q u i r e d an u m e r i c a l o r y e s / n o r e s p
o n s e . T h i s e n a b l e d t h eq u e s t i o n n a i r e t o
b e c o m p l e t e d b y a n y membero f t h e l a b o r a t o r y
s t a f f . I n a d d i t i o n , a n a m e n d e dv e r s i o n o
f t h e q u e s t i o n n a i r e w a s p r e p a r e d f o rt h e
v i r o l o g y s e c t i o n . T h i s w a s b e c a u s e a l a r
g ep r o p o r t i o n o f r e q u e s t s f o r v i r o l o g i c
a l i n v e s t -i g a t i o n s a r e d e r i v e d f r o m o t h
e r h o s p i t a l m i c r o -b i o l o g y d e p a r t m e n t s
, a n d t h e l a b o r a t o r ym e t h o d o l o g y o f s e r o
l o g i c a l t e s t s i s f u n -d a m e n t a l l y d i f f e r
e n t f r o m b a c t e r i o l o g i c a l i n -v e s t i g a t i
o n s .P r e p a r a t i o n s f o r e a c h a u d i t s e s s i o
n w e r e l e db y a member o f t h e a u d i t s t e e r i n g g r
o u p , u s u a l l ya s e n i o r r e g i s t r a r , i n c o n j
u n c t i o n w i t h MLSOs( u s u a l l y t w o o r t h r e e a t
e a c h s e s s i o n , u s u a l l yg r a d e 1 o r 2 ) .
5 6 1
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-
8/3/2019 Lab Audit1
3/5
M i f s u d , S h a f iF o r m o s t a u d i t s e s s i o n s ,
1 0 0 r e q u e s t s f o rt h e s p e c i m e n t y p e t o b e a
u d i t e d w e r e e x a m i n e d .T h e s e w e r e s e l e c t
e d r a n d o m l y f r o m r e c e n t r e -q u e s t s o n t h e
p a t h o l o g y c o m p u t e r s y s t e m u s i n ga p u r p o
s e w r i t t e n p r o g r a m . A s i t w a s f e l t t h a tp o
s i t i v e s a m p l e s w o u l d b e m o r e l i k e l y t og i
v e r i s e t o p r o b l e m s , t h e s e l e c t i o n s y s t e
m w a sw e i g h t e d i n f a v o u r o f " p o s i t i v e s " t
o g i v e 5 0e a c h o f p o s i t i v e a n d n e g a t i v e r e
p o r t s .The q u e s t i o n n a i r e s w e r e c o m p l e t e
d , a n d t h er e s u l t s e n t e r e d i n t o a n i n t e g r
a t e d s p r e a d s h e e t /d a t a b a s e c o m p u t e r p a
c k a g e ( L o t u s S y m p h o n y2 . 2 ) . T a b u l a t e d s
u m m a r i e s o f t h e f i n d i n g s w e r ep r e p a r e d
.
ASSESSING PERFORMANCET h e r e s u l t s w e r e p r e s e n t e
d a t t h e a u d i t s e s s i o n .A l l m e m b e r s o f s t a
f f w e r e e x p e c t e d t o a t t e n d .T h e f i n d i n g s
w e r e d i s c u s s e d w h e r e t h e m e a s -u r e d p e r f
o r m a n c e w a s r e v i e w e d a n d a n e x -p l a n a t i o
n f o r a n y d e f i c i e n c i e s s o u g h t . I f i t w a sf
e l t t h a t s u b o p t i m a l p e r f o r m a n c e w a s d u e
t o ad e f i c i e n c y i n t h e l a b o r a t o r y m e t h o d
s , t h e s ew o u l d b e r e v i e w e d a t t h e e a r l i e s
t o p p o r t u n i t y .I f , o n t h e o t h e r h a n d , a n y
d e f i c i e n c i e s w e r ec o n s i d e r e d t o b e "human e
r r o r " , t h e n t h e p o s -s i b i l i t y o f i n t r o d u
c i n g c h e c k s o r f a i l s a f em e t h o d s w a s i n v e
s t i g a t e d .CLOSING THE CIRCLEThe o b j e c t i v e o f a u d
i t i s t o i m p r o v e t h e q u a l i t yo f l a b o r a t o r
y w o r k . T h e r e f o r e , r e v i s i t i n g p r e -v i o u
s l y e x a m i n e d a r e a s o f a c t i v i t y i s a n i n t e
g r a lp a r t o f t h e a u d i t c y c l e . T h i s w a s d o n
e b y r e -a u d i t i n g s p e c i m e n t y p e s o r p a r t i
c u l a r a c t i v i t i e s ,f o r e x a m p l e c l e r i c a l
a s p e c t s o f l a b o r a t o r y w o r k .Outcome o f f i r s
t 1 8 months o f a u d i tprogrammeD u r i n g t h i s p e r i o d
, s u b s t a n t i a l i m p r o v e m e n t sw e r e s e e n i n
s e v e r a l l a b o r a t o r y a c t i v i t i e s , i n -c l u
d i n g t h e i n t e r n a l d o c u m e n t a t i o n o f l a b o
r a -t o r y p r o c e s s i n g , c l e r i c a l e r r o r r a t
e s , a n d t u r na r o u n d t i m e s .T h e a u d i t p r o g r
a m m e h a s b e e n v e r y w e l la c c e p t e d b y a l l l e
v e l s o f s t a f f . A t t e n d a n c e a ta u d i t m e e t i
n g s h a s b e e n u n i f o r m l y h i g h . I t h a sl e d t o
a g r e a t e r o w n e r s h i p o f w o r k , a n d s t a f fh a
v e b e e n g r a t i f i e d t o s e e i m p r o v e m e n t s i
ns c o r e s .More r e c e n t l y , a m u l t i d i s c i p l i n
a r y a p p r o a c ht o a u d i t h a s b e e n t r i e d . W h e
n e v e r t h e a u d i tt o p i c c o n c e r n e d a s p e c i f
i c c l i n i c a l s p e c i a l t y ,members o f t h e r e l e v
a n t t e a m w o u l d b e i n v i t e dt o a t t e n d a n d c o
n t r i b u t e t o t h e s e s s i o n s . T h i sw a s p i l o t
e d s u c c e s s f u l l y i n a s y p h i l i s s e r o l o g ya
u d i t s e s s i o n , when p h y s i c i a n s a n d n u r s e s
f r o mt h e g e n i t o - u r i n a r y c l i n i c w e r e a s k
e d t o g i v e t h ec o n s u m e r ' s o p i n i o n o f t h e s
e r v i c e o f f e r e d .
The p r o c e s s a u d i t d e s c r i b e d w a s s e t u p a
r o u n dt h e c u s t o m a n d p r a c t i c e a t C e n t r a l
M i d d l e s e xP u b l i c H e a l t h L a b o r a t o r y . H o
w e v e r , i t c o u l db e e a s i l y a m e n d e d t o s u i t
l o c a l p r a c t i c e i n a n yl a b o r a t o r y .We t h a n
k P r o f e s s o r C R o b e r t s f o r h e l p f u l a d v i c e
.
A p p e n d i xC e n t r a l M i d d l e s e x P u b l i c H e a
l t h L a b o r a t o r y a u d i t q u e s -t i o n n a i r
eREQUEST FORM
1 . I s l a b o r a t o r y c a r d a v a i l a b l e ?H a v e t
h e f o l l o w i n g b e e n c o m p l e t e d o n r e q u e s tf
o r m ?2 . H o s p i t a l no3 . Name4 . D O B / A g e5 , L o c a t
i o n ( W a r d , A / E , e t c )6 . R e q u e s t e r ( C o n s u
l t a n t , G P , e t c )7 . C l i n i c a l d a t a8 . S p e c i m
e n d a t e9 . S p e c i m e n t i m eDo s p e c i m e n l a b e l
d e t a i l s c o r r e c t l y m a t c h i n -f o r m a t i o n on
r e q u e s t f o r m , w i t h r e s p e c t t o :1 0 . Name?1 1 .
D a t e ?1 2 . S p e c i m e n t y p e ?
S PE CIM EN DELIVERY1 3 . Was t h i s a n ON CALL r e q u e s t
?1 4 . I s c o l l e c t i o n d a t e o n f o r m t h e s a m e a
s t h e l a b o r a t -o r y r e c e p t i o n d a t e s t a m p
?
SPECIMEN REJECTION1 5 . Was s p e c i m e n r e j e c t e d b e
f o r e p r o c e s s i n g ?1 6 . I f 1 5 = Y E S , w a s i t b e
c a u s e o f :( a ) m i s l a b e l l i n g ( i n c o r r e c t n
a m e )( b ) n o l a b e l l i n g ( n o n a m e )( c ) l e a k i n
g( d ) u n s u i t a b l e f o r p r o c e s s i n g ( e g s a l i
v a )1 7 . Was r e q u e s t e r n o t i f i e d a s e a r l y a s
p o s s i b l e t h a ts p e c i m e n h a d b e e n r e j e c t e
d ?
RECEPTION/CLERICAL1 8 . I s " C o l l e c t i o n d a t e " o n
l a b o r a t o r y c o m p u t e r c o r -r e c t ?1 9 . I s " R e
c e i v e d d a t e " o n l a b o r a t o r y c o m p u t e r c o r
-r e c t ?2 0 . A r e o t h e r d e t a i l s o n l a b o r a t o r
y c o m p u t e r c o r r e c t ?
LABORATORY METHODS2 1 . Was t h e w h o l e o f t h e l a b o r
a t o r y w o r k p r o c e s s c l e a rf r o m l a b o r a t o r
y w o r k c a r d ?2 2 . Was s p e c i m e n d e s c r i b e d m a
c r o s c o p i c a l l y ?2 3 . Was d e s c r i p t i o n c o n s
i s t e n t w i t h s u b s e q u e n t f i n d -i n g s ?2 4 . Was
m i c r o s c o p y p e r f o r m e d ?2 5 . Was m i c r o s c o p
y r e s u l t c o n s i s t e n t w i t h s u b s e q u e n tf i n
d i n g s ?2 6 . W e r e a d d i t i o n a l t e s t s i n d i c a
t e d o n Day 1 ( e g d i r e c ts e n s i t i v i t i e s ) ?2 7 .
I f 2 6 =YES, w e r e t h e y d o n e ?2 8 .2 9 .3 0 .3 1 .3 2 .3 3
.3 4 .3 5 .
W e r e p l a t e s ( i n c l u d i n g d i s c s ) s e t u p a
c c o r d i n g t ol a b o r a t o r y m e t h o d ( a s i n m e t
h o d b o o k ) ?I f 28=NO, w e r e p l a t e s m i s s e d o u t
?o r w e r e e x t r a p l a t e s p u t u p ?I s t h e r e e v i d
e n c e o f i n c o r r e c t i n c u b a t i o n c o n -d i t i o
n s ?Was i d e n t i f i c a t i o n w o r k n e e d e d ?I f 3 2
=YES, on how many o r g a n i s m s ?W e r e a l l c o r r e c t t
e s t s p e r f o r m e d ?W a s ( w e r e ) r e s u l t ( s ) o b
t a i n e d f i r s t t i m e ?( l i n e s a - d f o r s e p a r a
t e i s o l a t e s )( a )( b )( c )( d )
5 6 2
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8/3/2019 Lab Audit1
4/5
I n t e r n a l l a b o r a t o r y a u d i t3 6 . I f 35=NO,
how many attempts were n e e d e d ?( a )( b )
( c )( d )3 7 . Was s u s c e p t i b i l i t y t e s t i n g p
e r f o r m e d ?3 8 . I f 3 7 =YES, was a repeat n e c e s s a r y
?3 9 . I f 3 8 =YES, how many attempts were n e e d e d ?4 0 . W e
r e any e x t r a t e s t s or i n v e s t i g a t i o n s r e q u
e s t e d
b u t not p e r f o r m e d ?REPORTING
4 1 . Was s p e c i m e n n o t i f i e d as " U r g e n t " ?4
2 . I f 4 1 =YES, w as r e s u l t t e l e p h o n e d ?4 3 . Was r
e p o r t c l e r i c a l l y c o r r e c t ?4 4 . Was r e p o r t
i s s u e d i n a t i m e l y m a n n e r ?4 5 . I f 4 4 =NO, how l
o n g was d e l a y ?C o m p l e t i o n i n s t r u c t i o n s :
Y e s = 1 , No = 0, Not ap -p l i c a b l e =NA.
1 D e p a r t i me n t o f H e a l t h . W o r k i n g f o r p a
t i e n t s : m e d i c a l a u d i t .W o r ki n g P a p e r 6 . L
o n d o n : HMSO, 1 9 8 9 .2 K i l s h a w D . Q u a l i t y
assurance i n c l i n i c a l l a b o r a t o r i e s . IMLSG a z e
t t e 1 9 9 1 ; 3 5 : 2 5 3 - 5 .3 M a n u s e l i s G , R a u s c
h M, W i l s o n P . Q u a l i t y assurance i nc l i n i c a l m i
c r o b i o l o g y . C l i n L a b S c i 1 9 8 9 ; 2 : 3 4 - 6 .4
D e p a r t m e n t o f H e a l t h . W o r k i n g f o r p a t i e
n t s . L o n d o n :HMSO, 1 9 8 9 .5 R o y a l C o l l e g e o f P
a t h o l o g i s t s . Comments o f t h e R o y a lC o l l e g e o
f P a t h o l o g i s t s on t h e W h i t e P a p e r " W o r k i
n g f o rP a t i e n t s " a n d t h e a s so c i at e d w o r k i
n g papers f o r E n g l a n d .B u l l R C o l l P a t h o l 1 9 8
9 ; 6 7 : 2 - 3 .6 Shaw CD, C o s t a i n DW. G u i d e l i n e s f
o r m e d i c a l a u d i t : sevenp r i n c i p l e s . BMJ 1 9 8
9 ; 2 9 9 : 4 9 8 - 9 .7 D e p a r t m e n t o f H e a l t h . M e
e t i n g a n d i m p r o v i n g s t a n d a r d s i nh e a l t h
care - a p o l i c y s t a t e w e n t on t h e d e v e l o p m e n
t o f c l i n i c a la u d i t . E L ( 9 3 ) 5 9 , 1 9 9 3 .8 A u d
i t C o m m i s s i o n . N a t i o n a l H e a l t h S e r v i c e
R e p o r t N o . 2 . T h ep a t h o l o g y s e r v i c e s : a
management rview. L o n d o n : HMSO,1 9 9 1 .9 F a r r i n g t o n
M. M e d i c a l a u d i t i n c l i n i c a l m i c r o b i o l o
g y i n t h eU n i t e d K i g d o m . R e v Med M i c r o b i o l
1 9 9 2 ; 3 : 1 0 4 - 1 1 .
10 D e p a r t m e n t o f H e a l t h . T h e q u a l i t y o f
M e d i c a l c a r e : r e p o r t o ft h e S t a n d i n g M e d
i c a l A d v i s o r y C o m m i t t e e . L o n d o n : HMSO,1 9
9 0 .1 1 A s s o c i a t i o n o f M e d i c a l M i c r o b i o l
o g i s t s . M e d i c a l micro-b i o l o g i c a l a u d i t . R
e p o r t o f a W o r k i n g P a r t o f t h e C l i n i c a lS e
r v i c e s C o m m i t t e e o f t h e A ss o ci a t i on o f M e
d i c a l M i -c r o b i o l o g i s t s , J a n u a r y 1 9 9 2
.
5 6 3
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-
8/3/2019 Lab Audit1
5/5
doi: 10.1136/jcp.48.6.5601995 48: 560-563J Clin Pathol
A J Mifsud and M S ShafiInternal audit in a microbiology
laboratory.
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