La Sociedad Jurídica de Honor PHI DELTA PHI

Internacional

MANUAL DE OFICIALES DE CAPÍTULO

ACTUALIZADO VERANO 2010

La Sociedad Jurídica de Honor PHI DELTA PHI

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PREFACIO

Los principales objetivos de los estudiantes de derecho incluyen: estar completamente

instruido acerca de las leyes; cultivar los más altos estándares de ética dentro del derecho; mantener un desempeño académico destacado; y finalmente, aprobar el examen de la barra. Estos objetivos jamás podrán pasar a segundo término frente a cualquier otra actividad que prepare al estudiante para integrarse a la profesión jurídica.

Existen otras responsabilidades que requieren de la atención del estudiante. Involucrarse en Phi Delta Phi representa la exigencia de ocupar parte de su tiempo revisando innumerables documentos. Por esta razón la sede Internacional constantemente recibe solicitudes de nuevos oficiales pidiendo, en esencia, ayuda. Constantemente nos preguntan:

¿Cuáles son nuestras responsabilidades como oficiales de la Sociedad?

Este sencillo manual para oficiales fue preparado como respuesta a dicha pregunta. A través de este

manual se detallan los deberes de cada oficial y se incluye una lista de los formatos oficiales, con sus respectivas fechas, y ejemplos de cada formato, contenidos en el apéndice. Estos documentos serán de gran ayuda para los nuevos oficiales y el Consejo pide que se revisen junto con los documentos relacionados al Capítulo, en especial.

Si los miembros tienen alguna sugerencia o comentario sobre este manual, pueden hacérselos saber

al director ejecutivo. Finalmente los oficiales y miembros que tengan preguntas o dudas, deben contactar con su Presidente

Provincial o con la sede internacional. Fraternalmente, Tim M. Wheat Director Ejecutivo

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Deberes de los Oficiales del Capítulo ..................................................................................................................... 1

Presidente. ........................................................................................................................................................... 1

Vicepresidente .................................................................................................................................................... 1

Secretario ............................................................................................................................................................ 2

Historiador .......................................................................................................................................................... 2

Mesa Directiva .................................................................................................................................................... 3

Miembro Honorario ................................................................................................................................................ 3

Presidentes Provinciales ......................................................................................................................................... 4

Capítulos de Barristers, egresados Phi Delta Phi y la comunidad en general ........................................................ 5

Historia de los Capítulos de Barristers ............................................................................................................... 5

Capítulos de Barristers ........................................................................................................................................ 6

Conferencias ....................................................................................................................................................... 6

Seminarios de liderazgo en Otoño / Cónclaves Provinciales ................................................................................. 7

Consejos para un Capítulo exitoso (de Caryn A. Morgan, 2009-2010 & 2010-2011 Presidente del Capítulo

Stevens) ................................................................................................................................................................... 7

Compilación de programas exitosos ....................................................................................................................... 8

Consejos para captación ........................................................................................................................................ 10

Captación exitosa – desde la base hasta la fortaleza ......................................................................................... 10

Lo que no se debe hacer en captación ............................................................................................................... 10

El reclutamiento debe ser personal ................................................................................................................... 11

Iniciaciones ........................................................................................................................................................... 11

Honores y Reconocimientos ................................................................................................................................. 13

La Comunidad en Línea de Phi Delta Phi ............................................................................................................. 13

Miembros registrados, no miembros y miembros perdidos. ............................................................................. 13

Derechos del oficial de administrar la página del Capítulo .............................................................................. 14

Declaración de la calidad de vida en el abuso de drogas y manejo del estrés ...................................................... 14

Declaración del manejo de riesgo ......................................................................................................................... 14

Apéndice ............................................................................................................................................................... 15

Formatos que deben ser llenados por los Oficiales de Capítulo ....................................................................... 15

CALENDARIO DE EVENTOS ........................................................................................................................ 17

& LISTA PARA EL AÑO ACADÉMICO ........................................................................................................ 17

2013-2014 .......................................................................................................................................................... 17

Preguntas y Respuestas por los Oficiales de los Capítulos ............................................................................... 20

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Deberes de los Oficiales del Capítulo

Presidente. El Presidente es el oficial ejecutivo en jefe del Capítulo, supervisa y dirige de los demás oficiales. El Presidente es el representante oficial del Capítulo en todas sus funciones internas o externas dentro de la comunidad jurídica. Como jefe de enlace con la sede internacional, el Presidente es responsable de verificar que los términos establecidos por el director ejecutivo para la entrega de reportes y formas, sean cumplidos. El Presidente puede delegar varias de sus responsabilidades a otros oficiales y miembros del Capítulo. Presidirá todas las asambleas del Capítulo y las conducirá de acuerdo con el procedimiento parlamentario. Es deber del Presidente nombrar un Parlamentario de entre los miembros activos u oficiales del Capítulo. El Parlamentario aconsejará al Capítulo en todas las materias procedimentales, incluyendo la interpretación de los estatutos y las reglas parlamentarias. Es de gran ayudar familiarizarse con las “Robert’s Rules of Order”. El Presidente debe convocar a asambleas generales en los periodos de otoño y primavera como lo regulan los estatutos del Capítulo. Cuando el Presidente lo estime conveniente podrá convocar a una asamblea especial a los miembros activos o a la mesa directiva. Salvo que se disponga lo contrario, todos los miembros del comité y de cualquier comité ad hoc, son designados por el presidente, posterior a la asesoría y consentimiento de la mesa directiva. El presidente nombra a los miembros del presídium que celebrarán el Ritual y preside todas las iniciaciones. Como asunto práctico, si algún miembro de la facultad y egresados se encuentran presentes en el Ritual, como debería ser, el Presidente podrá solicitarle a alguno de ellos actuar como canciller. Los presidentes son responsables de conducir las ceremonias de iniciación con la solemnidad debida, para que antiguos y nuevos miembros participen en una ceremonia significativa. En 1979, durante la 44va Convención General, los delegados recomendaron que una breve historia acerca de la sociedad fuera narrada a todos los iniciados. Es el deber del Presidente seleccionar a un miembro (normalmente el Historiador) leer esta narrativa previo al inicio de la ceremonia de iniciación.

Vicepresidente

Los estatutos del Capítulo pueden estipular la existencia de un Vicepresidente. El Vicepresidente ocupará el lugar del Presidente en caso de que este muera, renuncie o se encuentre inhabilitado permanentemente para realizar sus funciones. Si el Presidente se encuentra incapacitado temporalmente, el Vicepresidente representará de forma interina los deberes del presidente. Si el puesto de Presidente se encuentra vacante, o si el Presidente se ausenta, el Vicepresidente cumplirá con las funciones del puesto temporalmente. Se deberá convocar a una Asamblea Ejecutiva para nombrar al Vicepresidente como Presidente. Esta asamblea será convocada y encabezada por el Secretario. El Vicepresidente deberá recibir la mayoría de votos de la mesa directiva para ser nombrado Presidente. El entonces Presidente se mantendrá en funciones hasta que regrese el Presidente o hasta la siguiente elección o hasta que se convoque a una asamblea especial, de requerirse. Usualmente el Vicepresidente ocupa la Presidencia si su desempeño individual ha sido satisfactorio, la posición de Vicepresidente se convierte en una posición de aprendiz y deberá ser tomada de la misma forma. El Vicepresidente conducirá todas las asambleas generales y de la mesa directiva. Es el coordinador de afiliaciones del Capítulo; y preside junto con el Secretario el Comité de Afiliaciones y es miembro ex oficio de todos los demás comités.

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Tesorero

El Tesorero es el encargado de las Finanzas del Capítulo, recaudar y distribuir todo el dinero, así como mantener los registros de las transacciones financieras de forma precisa. El Tesorero también mantiene la custodia y es responsable de los bienes propiedad del Capítulo. En caso de ausencia del Presidente, y que el capítulo no cuente con un Vicepresidente, el Tesorero presidirá las asambleas. Es deber del Tesorero asegurarse que todos los iniciados hayan pagado su cuota de iniciación con antelación a la ceremonia de iniciación. La Constitución requiere que todas las cuotas sean enviadas a las sede internacional dentro de los 30 días posteriores a la iniciación. Es muy recomendable, que las cuotas sean enviadas inmediatamente después de la ceremonia de iniciación junto con el Formato G – Resumen de la iniciación del Capítulo, así como copias impresas del Formato F- Reporte individual de iniciación. Los capítulos ubicados dentro de Estados Unidos requieren completar el Formato del Servicio de Recaudación Interno e-990, formato de impuestos electrónico, cada año el 15 de mayo para que Phi Delta Phi mantenga su estatus sin fines de lucro 501(c)6. Los Capítulos que no completen la Forma e-990 perderán su estatus de exención de impuestos. El formato debe ser completado como una de las últimas tareas del Tesorero saliente y a su vez transmitirle al Tesorero entrante sus deberes oficiales, incluyendo los procedimientos bancarios relevantes y el llenado de las iniciaciones con la sede internacional.

Secretario El Secretario mantiene un registro escrito permanente de los procedimientos del Capítulo y atiende la correspondencia. Las minutas de las asambleas generales y de la mesa directiva se considerarán los únicos registros verdaderos, exactos e imparciales del Capítulo. Cuando sea necesario el Secretario convocará y encabezará una asamblea ejecutiva con el propósito de nombrar al Vicepresidente como Presidente. El Secretario estará a cargo de la correspondencia oficial que incluye cualquier comunicación con los miembros del Consejo y el Director Ejecutivo. El Secretario también publica y envía todos los avisos a los miembros y egresados. El Secretario es responsable del llenado del Reporte de Elecciones de Oficiales disponible en línea en “Members Only Area/Inn Forms & Documents.” Cada Capítulo deberá agendar una elección anual en/o antes del primer martes de abril, comunicando inmediatamente sus resultados al Presidente Provincial y a la sede internacional. Es esencial completar a tiempo y de manera precisa el llenado del Reporte de Elecciones de Oficiales, pues representa el formato utilizado frecuentemente por los Presidentes Provinciales y la sede internacional para contactar a los oficiales de los Capítulos. Otra responsabilidad del Secretario es mantener una lista precisa del Capítulo. La lista de los miembros, con sus respectivos datos personales, será actualizada después de cada iniciación.

Historiador El Historiador mantiene registro de la historia personal y datos de todos los miembros activos, Barristers y miembros honorarios del Capítulo. El Historiador colabora con el Secretario para estrechar los lazos con los egresados. También, es su deber preservar de forma segura la historia del Capítulo. Antes de iniciar la ceremonia de iniciación (justamente antes del inicio del Ritual), el Historiador leerá a los iniciados la narrativa histórica contenida en el Ritual, disponible en línea en “Members Only Area/Inn Forms & Documents”. El Historiador es responsable por la publicación de noticias en la página web de la Sociedad. Publicar las noticias de las actividades internas del Capítulo en la página web, es una herramienta invaluable para reclutar nuevos miembros. La información que se suba a la red en la página principal de PDP, o en la de Facebook, LinkedIn o Twitter, debe contener actividades recientes del Capítulo o noticias relacionadas con sus miembros

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y deberá ser enviada a info@phideltaphi.org Pueden acompañar esta información de fotografías las cuales son sujetas a edición dado el limitado espacio disponible con el que se cuenta.

Mesa Directiva La Mesa Directiva está formada de un Presidente, un Vicepresidente, un Tesorero, un Secretario y un Historiador. Se considera quórum en la Mesa Directiva la asistencia de tres de sus cinco miembros. Es el deber y responsabilidad de la Mesa Directiva alcanzar los objetivos de los Estatutos del Capítulo. Muchos Capítulos consideran que llevar a cabo asambleas regulares de la Mesa Ejecutiva y una o dos asambleas generales al semestre es más eficaz que convocar regularmente a asambleas generales. Las decisiones que tome la Mesa Directiva deberán ser comunicadas a todos los miembros. Los Capítulos pueden crear otros cargos como el encargado de las Relaciones con Egresados o el Jefe de Comité. Esto está permitido por la Constitución y puede ser incluido en los Estatutos del Capítulo.

Miembro Honorario El miembro honorario no es técnicamente un oficial del Capítulo pero puede facilitarles el trabajo a los oficiales del mismo, en el desempeño de sus deberes y responsabilidades al actuar como enlace entre la administración de la Escuela de Derecho y los Capítulos. Lo ideal sería que cada Capítulo cuente con al menos un Miembro Honorario que fuera Phi Delta Phi. Si su Escuela de Derecho no cuenta con un Phi Delta Phi en su Facultad, acérquese a cualquier profesor de Derecho popular y pregúntele si quisiera convertirse en Miembro Honorario y consecuentemente, Asesor de la Facultad. Algunas responsabilidades del Miembro Honorario incluyen:

- Participar en la iniciación - Responsabilidades propias del Comité de Becas y Reconocimientos - Participación en la mayoría de las funciones y actividades del Capítulo tanto como su agenda se lo

permita - Enlace con la administración como sea requerido

El Miembro Honorario debe ser notificado con anticipación de las iniciaciones del Capítulo y ser invitado a participar en el Ritual de Iniciación. Como retribución al trabajo del Miembro Honorario, recuerde honrarlo y reconocerlo de vez en cuando, especialmente en las iniciaciones de Primavera y Otoño. Los delegados a la 50a Convención Bienal (Agosto, 1991), aprobaron la siguiente Resolución por votación unánime:

RESOLUCIÓN SE ACUERDA, Que ... cada Capítulo debe fomentar instituir un reconocimiento al mejor profesor de la Facultad. Para aquellos Capítulos que ya cuentan con este premio, se les alienta a diseñar un premio más específico reconociendo a aquél miembro de la Facultad que da ejemplo de los más altos valores y estándares profesionales y éticos.

Obviamente, para reconocer los atributos y cualidad ejemplares de los Miembros Honorarios y de otros profesores de la Facultad, los oficiales del Capítulo deben reunirse periódicamente con estas personas para mantenerlos al tanto de las actividades de la Sociedad y del Capítulo.

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Presidentes Provinciales Los Presidentes Provinciales, de conformidad con el Artículo VII de la Constitución, son responsables de supervisar los asuntos de sus Provincias bajo la dirección del Consejo. Los Presidentes Provinciales cuentan con amplios poderes generales previstos por la Constitución al trabajar con los Capítulos locales, limitados por las decisiones de la Convención, directivas del Consejo y restricciones financieras. Los Presidentes Provinciales actúan como enlace entre los Capítulos locales y el Consejo. La relación entre ellos y el Consejo se realiza a través de uno de los miembros de este último. Como parte de sus funciones de enlace, los Presidentes Provinciales son responsables del desarrollo y mantenimiento del potencial de cada uno de sus Capítulos y alcanzar los fines y objetivos de Phi Delta Phi. Para mantener la fuerza de sus Capítulos, es esencial que el Presidente Provincial establezca un contacto y desarrolle una compenetración con los oficiales de ellos. El contacto inicial debe ser inmediato y puede continuar a lo largo del ciclo académico. Si no ha tenido comunicación con su Presidente Provincial al inicio del ciclo académico, es su responsabilidad contactarlo. Si desconoce quién es su Presidente Provincial, comuníquese con la sede inmediatamente. Haga el esfuerzo por mantenerse en comunicación regular y frecuente con su Presidente Provincial. Él o ella le pueden facilitar su labor! Aún cuando la Constitución no lo obliga, el Consejo actuando en su calidad de administrador, ha requerido tradicionalmente inspecciones anuales a los Capítulos por parte de los Presidentes Provinciales y el llenado correspondiente de los reportes del status del Capítulo. Dichas inspecciones y entrevistas con los oficiales del Capítulo y miembros aseguran que los Capítulos alcancen su máximo potencial al proveer los beneficios de afiliarse a Phi Delta Phi. Aunque la agenda de la inspección anual queda a discreción del Presidente Provincial, el Consejo recomienda enérgicamente que la visita se lleve a cabo durante el semestre de Otoño para poder alcanzar el máximo de beneficios. Las visitas anuales deben ser agendadas de preferencia dentro de los primeros dos meses o hasta tres meses después del semestre de Otoño. Los Presidentes Provinciales son responsables frente a la sede internacional, del llenado de varios reportes y formatos a lo largo del año. Estos incluyen los Reportes del estado de la Provincia, si es necesario, los Reportes de la Inspección Anual, Comprobante de Gastos, documentos de los Programas de la Beca Balfour y de Intercambio Internacional, documentos del Graduado y Capítulo del Año; así como toda aquella información que sea requerida. Phi Delta Phi patrocina varios programas y competencias a lo largo del año. Estos incluyen la Beca Balfour, la Beca Balfour para Minorías, la Beca para Intercambio Internacional y el premio a Graduado y Capítulo del Año. El Presidente Provincial debe fomentar la participación de todos los Capítulos en estas actividades y estar disponible para contestar preguntas y ayudar a los oficiales del Capítulo a preparar los formatos necesarios. Los Presidentes Provinciales son responsables de seleccionar a los candidatos al premio de la Beca Balfour y la Beca para Intercambio Internacional de su Provincia. También designan un comité de Barristers Phi Delta Phi, en el cual actúan como miembros y que es responsable de la selección de los candidatos al premio J. Will Pless Graduado del Año y Capítulo del Año. Para obtener la lista actualizada de los Presidentes Provinciales y los Asistentes Provinciales así como ligas a su correo electrónico, visita la página web de PDP y busque la sección de Liderazgo Provincial dando click en “About Phi Delta Phi /Officers of Phi Delta Phi”.

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Capítulos de Barristers, egresados Phi Delta Phi y la comunidad en general

Historia de los Capítulos de Barristers Antes de la Segunda Guerra Mundial, más de cincuenta Capítulos de Barristers habían sido instalados en ciudades a lo largo de los Estados Unidos. Como lo señala la Historia Centenaria de Phi Delta Phi -

Los Egresados siempre han sido de gran apoyo a la Fraternidad cuando han sido requeridos. Durante y después de la Gran Guerra muchas Escuelas de Derecho y Capítulos de Phi Delta Phi hubiesen tenido muchas dificultades para recuperarse de su baja matricula de no ser por el apoyo de sus egresados.

Desde la Segunda Guerra Mundial, los registros de los Capítulos de Barristers son incompletos. Citando una vez más la Historia Centenaria -

Algunos se mantuvieron estables, otros se cancelaron, otros revivieron después cuando hubo mayor interés.

Para establecer un Capítulo de Barristers, se debe contar con el consentimiento del Presidente Provincial. En su opinión, su instalación debe representar un beneficio directo al Capítulo o Capítulos en el área. La Constitución de Phi Delta Phi prevé que “los Capítulos de Barristers deben ser instalados por el Consejo previa solicitud de al menos diez miembros residentes en la localidad, miembros de la Barra dentro de dicha jurisdicción” (Artículo II, Sección 5). El Consejo ha adoptado las siguientes Pautas para ayudar a establecer los Capítulos de Barristers:

El Director Ejecutivo debe autorizar la ayuda a los Capítulos de Barristers existentes o futuros, proveyendo los nombres de reconocidos Phi Delta Phis dentro de un área geográfica determinada. El Director Ejecutivo cuenta con la autorización para contribuir a los Capítulos de Barristers con préstamos para iniciar sus actividades.

Los préstamos con intereses de hasta $200 dólares, podrán ser otorgados a los Capítulos de Barristers por un periodo máximo de 90 días, con la posibilidad de prórroga a discreción del Director Ejecutivo. Las solicitudes para préstamos deben ser realizadas a través del Presidente Provincial, indicando su aprobación al Director Ejecutivo. Dicho préstamo únicamente podrá ser otorgado previo el voto aprobatorio de por lo menos tres miembros del Consejo.

Los miembros del Consejo y los Presidentes Provinciales deberán estar al tanto de las actividades de los Capítulos de Barristers y hacer el esfuerzo por asistir a las mismas cuando sea posible.

Los estudiantes de Derecho de tercer año en particular deben participar con los egresados interesados para instalar - o reactivar – los Capítulos de Barristers. Phi Delta Phi aseguraría un futuro sano si nuestros capítulos de estudiantes estuviesen fortalecidos y se establecieran Capítulos de Barristers para permitir la continua participación de la Sociedad después de su graduación. En años recientes, un número de Capítulos de Barristers se han desactivado. Esta es el área de oportunidad para los Capítulos de estudiantes, los alumnos de tercer año y los recién egresados, que deseen continuar participando de forma activa en Phi Delta Phi. Los egresados deben comunicarse con la sede para solicitar su ayuda e integrarse en un Capítulo de Barristers o instalar uno nuevo. No se requiere el pago de cuotas por iniciación para integrarse a un Capítulo de Barristers, sin embargo, este puede cobrar alguna cuota interna a su discreción.

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Capítulos de Barristers Para fortalecer la relación entre los Capítulos de estudiantes y de Barristers, los Capítulos de estudiantes pueden tomar las siguientes acciones:

Ubicar los Capítulos de Barristers más cercanos en la página web dando click en la sección de “Student & Barrister Inn”.

Tome en cuenta que muchos Capítulos de Barristers se encuentran actualmente inactivos. Comuníquese con la sede internacional si está interesado en reactivar un Capítulo o instalar uno en su comunidad. La sede le proveerá con la información de contacto del egresado en dicha área para que lo invite a unirse al Capítulo de Barristers.

- Complemente la información de contacto con la de los directorios de las Barras - Comuníquese inicialmente con el egresado por medio de una carta invitándolo a asistir a

algún evento y demuéstrele su interés por reavivar la calidez fraternal que ellos recuerdan de sus años como estudiantes.

- Además de Abogados, comuníquese con los profesores y miembros honorarios de Phi Delta Phi.

- Mantenga un archivo actualizado de datos para facilitar la correspondencia escrita. - Solicítele a su Presidente Provincial que le proporcione los nombres de personas

interesadas. - Considere ingresar a nuevos miembros a través de la ceremonia de iniciación de miembros

honorarios.

Trabaje con su Presidente Provincial en la coordinación con los Capítulos de estudiantes y de Barristers en su comunidad y establezca comunicaciones efectivas.

Designe un oficial de enlace con egresados para centralizar los contactos.

Fije una reunión inicial con los oficiales del Capítulo de Barristers, el Presidente y el oficial de enlace con egresados del Capítulo de estudiantes.

Conozca el Capítulo de Barristers, su visión, enfoque y funciones. Pregunte en qué piensa contribuir. Comparta las ideas de actividades. Los Capítulos de estudiantes pueden entonces decidir qué apoyo va con el carácter del Capítulo de estudiantes y qué recursos provenientes de los Barristers fomentarían desarrollar.

Mantenga el contacto inicial enviando regularmente correos a los miembros de los Capítulos de Barristers invitándolos a eventos del Capítulo de estudiantes – no únicamente a la iniciación anual sino también a eventos sociales como torneos deportivos y cenas informales.

Realicen actividades en conjunto con otros Capítulos!

Conferencias Al organizar un programa de conferencias, el Capítulo debe considerar utilizar el formato apropiado: conferencia, simposio con más de un conferencista, almuerzo-conferencia. Los conferencistas pueden ser invitados de alguna de las siguientes áreas:

Relacionadas con el Derecho:

Judicial – jueces retirados, comité disciplinario/ética

Académicos - interacción y aportación de profesores de cátedra – áreas poco conocidas del Derecho, Abogados litigantes.

Quasi/No-legal:

Política – coordinadores de campañas.

Deportes, entretenimiento – cambio de perspectiva, temas “no jurídicos”

Peritos, forenses, investigadores, examinadores de la Barra

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Seminarios de liderazgo en Otoño / Cónclaves Provinciales El Artículo VI de la Constitución prevé que el Consejo --

"podrá convocar a Convenciones Provinciales o Convenciones Provinciales Conjuntas. Las reglas fijadas en el Artículo V para las Convenciones Generales en cuanto a asistencia, voto y reembolso de gastos serán aplicables a todas las demás Convenciones."

A lo largo de los años, la “Convención Provincial” y las “Convenciones Provinciales Conjuntas”, se conocían como “Cónclaves” pero ahora son llamados “Seminarios de Liderazgo en Otoño”. Estos Seminarios son agendados para aquellos años en los que no se celebren Convenciones y existan fondos para estos. Si existe financiamiento, los Presidentes Provinciales deben agendar un Seminario de Liderazgo en Otoño al que asistan todos los Capítulos de su Provincia, u organizar uno en conjunto o interprovincial con Provincias cercanas geográficamente. Los gastos deben ser reducidos al máximo al organizar el seminario para que los delegados puedan llegar a tiempo a la ceremonia de apertura y salir al final del día con tiempo suficiente para regresar a sus escuelas respectivas. Si se celebra en Sábado, el seminario puede utilizar una sala de una de las escuelas de derecho locales. El almuerzo puede ser proporcionado por la cafetería de la escuela o cualquier restaurante local. Durante la comida se puede contar con un miembro sobresaliente de Phi Delta Phi que de una plática sobre ética o desarrollo profesional. Miembros del Capítulo local son los encargados de pasar por el conferencista para asegurar su llegada al seminario. La agenda para el Seminario de Liderazgo de Otoño será definitiva tras recibir sugerencias de varios delegados y Presidentes Provinciales asistentes, de miembros del Consejo y del Director Ejecutivo. La agenda puede incluir, por ejemplo, un taller matutino sobre problemas comunes de los Capítulos incluyendo captación, juramento, iniciación, recaudación de cuotas, financiamiento de actividades sociales y proyectos de servicio. Un taller vespertino puede incluir temas de interés general o particular para la Sociedad, tales como propuestas de modificaciones a la Constitución para ser presentadas en la siguiente Convención General y la descripción de servicios que la sede tiene disponibles para los Capítulos. El proceso de aportación y retroalimentación incluido en el intercambio de ideas, problemas y soluciones en el Seminario de Liderazgo de Otoño proporciona información invaluable sobre la mejor forma de arrancar los semestres de otoño y primavera.

Consejos para un Capítulo exitoso (de Caryn A. Morgan, 2009-2010 & 2010-2011

Presidente del Capítulo Stevens)

La Mesa Directiva del Capítulo debe reunirse antes de que el ciclo escolar inicie para trazar las metas y actividades del semestre. Nuestra escuela cuenta con sistema de puntos y estos son otorgados a las organizaciones estudiantiles por los eventos y actividades que celebran y en los que participan. Uno de nuestros objetivos es ganar más puntos que PAD y lo logramos! Ganamos el premio a la fraternidad más activa durante el semestre de Primavera 2010.

Elaboren una presentación en PowerPoint para mostrar a los nuevos miembros información del semestre Otoño y Primavera. La misma presentación puede ser reenviada a los estudiantes interesados en unirse pero que no hayan asistido a las asambleas.

Los estudiantes deben saber que Phi Delta Phi existe. Adquiera un estante que contenga información impresa y un cartel multiusos.

Somos un Capítulo de Honor, eso es lo atractivo. "En la escuela de derecho debemos elaborar nuestros curriculum. Ser miembro de Phi Delta Phi es una de las formas de destacarse de entre los demás”. Contamos con una lista proporcionada por la dirección de la escuela, dos veces al año, que contiene los nombres de los mejores estudiantes e invitamos a aquellos que representan los primeros

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30% de su clase y a aquellos que ingresan a la lista del Decano para que formen parte de nuestro Capítulo.

Celebramos una ceremonia de iniciación en Otoño y Primavera. Lo consideramos un evento importante y animamos a nuestros miembros a acudir para dar la bienvenida a los nuevos miembros. También animamos a los nuevos miembros a invitar a sus amigos y familia y compartir una recepción de vino y queso después de cada ceremonia. En nuestra escuela, PAD parece concentrarse únicamente en la bebida. Nosotros somos más sofisticados en nuestros eventos.

Colaboren con otras organizaciones de estudiantes en sus eventos. Aumenta la visibilidad del Capítulo y disminuye los costos y la carga de trabajo. Celebramos un evento de ética que otorga créditos como educación continua en coordinación con nuestro Centro de Derecho Internacional y cuatro más organizaciones estudiantiles.

Comuníquense con sus miembros! Mantengan listas actualizadas de los correos electrónicos y aprovechen las herramientas de la red para enviar mensajes a todos los miembros y publicar las noticias de sus Capítulos.

Compilación de programas exitosos Una de las funciones importantes de Phi Delta Phi es el servicio hacia la escuela de derecho y hacia la comunidad jurídica. En general, este servicio debe incluir desarrollar técnicas de estudio, recaudación de fondos, promover un mayor grado de interacción entre el cuerpo estudiantil y la comunidad profesional, y ayudar a los alumnos de primer ingreso. Las actividades descritas a continuación han probado ser exitosas y muchas son orientadas hacia el servicio a la escuela así como la recaudación de fondos para el Capítulo. Sin embargo, es importante recordar que ellas atienden también a otros objetivos del Capítulo, incluyendo aumentar su visibilidad, promover la interacción entre los estudiantes de derecho, los profesores y la comunidad jurídica, y hasta solo divertirse. Los oficiales del Capítulo deben crear una lista de las actividades propuestas para los semestres de Otoño y Primavera. Una buena planeación ayuda a asegurar que el Capítulo tenga una variedad de eventos exitosos, y fomenta la delegación de deberes y responsabilidades. Un buen programa para el semestre ayuda a establecer y promover la identidad de Phi Delta Phi en el campus. Tome en consideración que el Capítulo puede organizar un gran número de eventos al colaborar con otras organizaciones estudiantiles, resultando en una excelente fuente de recursos y personas.

Visitas guiadas para alumnos de primer año a la biblioteca de derecho incluyendo sugerencias para el uso efectivo de estos recursos.

Preparación y distribución de un “Manual para Alumnos de Primer Ingreso” que contenga consejos útiles para estos estudiantes.

Programas de mentoreo y tutoreo a través de seminarios para mejorar la redacción jurídica y aprobar los exámenes finales.

Phi Delta Phi cuenta con una base de datos de resúmenes electrónicos. La página web de su Capítulo dentro de la página web de PDP tiene una biblioteca en línea para este propósito.

Phi Delta Phi cuenta con base de huellas digitales. Muchos Capítulos invitan a policías fuera de servicio al campus para tomar las huellas digitales de los estudiantes de derecho para aplicar a la jurisdicción de licencia de la Barra.

Phi Delta Phi ofrece un foro para los candidatos a formar parte de la sociedad de Barristers.

Phi Delta Phi fomenta las campañas de donación de juguetes, sangre y ropa. Un programa muy popular es la campaña de comida enlatada o “Día de la Inmunidad Enlatada”. En los días de inmunidad enlatada, un estudiante a quien se le pide recitar la clase anterior puede optar en hacerlo o

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donar comida enlatada. Muchas veces los profesores se involucran y pueden contarlo en su clase. Al final del día, se pueden recolectar autos llenos de comida enlatada para donar a albergues de indigentes o cualquier otra organización caritativa. También es útil para recolectar juguetes y donarlos a hospitales pediátricos durante las vacaciones.

Participar en el programa “Adopte una Autopista”

Phi Delta Phi promueve la competencia de sabor de chili con carne. Los restaurantes locales siempre están contentos de participar. Se puede cobrar por participar y las ganancias ser donadas a alguna obra de caridad. El Capítulo Malone de la Universidad de Nashville en Tennessee, han sido muy exitosos con esta actividad, recaudando miles de dólares para el albergue de Ronald McDonald.

Seminarios de ética – promover e invitar a barristers locales o profesores de derecho; dar créditos por ellos.

Promover la argumentación oral en la escuela de derecho;

Organizar comidas mensuales o semestrales con invitados destacados. Los conferencistas pueden pertenecer a las barras locales, la Cámara de Comercio, organizaciones civiles y profesores de derecho. Los Barristers normalmente se ofrecen como voluntarios para participar como ponentes en sus áreas de experiencia.

Invite jueces o barristers distinguidos para formar parte del Capítulo de Barristers local y participe en sus programas. Si conoce barristers distinguidos, invítelos a formar parte de sus miembros Honorarios. Algunas veces, sus mismos miembros activos conocen a estas personas. También sugiera organizar fiestas de aniversario de 10, 20, 30 (etc.) años de graduados donde los Barristers pueden ser invitados a participar. Esto mantiene el contacto e involucramiento con los Barristers.

Los capítulos de estudiantes normalmente arrancar el año académico organizando una actividad social para fomentar el interés de todos los estudiantes en los asuntos y actividades anuales del Capítulo. Una reunión informal el primer Sábado o Domingo después del inicio de clases se convierte en una excelente oportunidad para reunirse después del periodo vacacional y planear las actividades anuales. Se debe trabajar en la invitación a los miembros a través de anuncios en el periódico de la escuela, estrados, boletín, poster, por correo electrónico o teléfono.

Sesiones informativas de Phi Delta Phi durante el semestre de Otoño y Primavera.

Fiestas de captación de nuevos miembros deben ser debidamente planeadas para ser exitosas. Las invitaciones se deben hacer por carta, folleto o correo electrónico y enviadas a los estudiantes, a los profesores de la facultad, barristers del capítulo local y al presidente provincial. Durante la primera hora cuando se encuentran reunidos la mayoría de los asistentes, el Presidente debe dar la bienvenida, reconocer a los profesores, barristers, miembros del Consejo y el Presidente Provincial y sus cónyuges que estuviesen presentes. Miembros del Consejo, Director Ejecutivo, Miembros Honorarios, Presidentes Provinciales o un barrister destacado, deben ser invitados para contribuir con los objetivos y propósitos de la Sociedad, su papel en la actualidad y lo que lo que puede significar para los alumnos del Capítulo y su futuro después de graduados.

Fiestas con los profesores de la facultad de vino y queso, y cenas con egresados.

Distribuir un boletín que contenga las actividades del Capítulo.

Promover actividades recreativas como carreras, golf, basquetbol o torneo de tenis y partidos de fútbol.

Venta de comida, bebida, playeras y tazas de Phi Delta Phi.

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Consejos para captación (Adaptado de Phi Kappa Psi Journal & The Shield of Phi Kappa Psi

Con la asesoría de Ryan T. Wallace, 2010-2011 Presidente del Capítulo Murphy)

Captación exitosa – desde la base hasta la fortaleza Con la reacción y publicidad negativa hacia las fraternidades, esfuerzos significativos y planeación organizada en captación se han convertido en los factores fundamentales para mantener el tamaño y la fuerza del Capítulo. Obtener el número deseado de iniciados cada año significa la vida del Capítulo y su responsabilidad debe ser compartida entre todos los miembros del mismo. Si los resultados no son buenos, daría excusas o serían problemas reales?

Estas son las excusas:

Los alumnos de primer año no están interesados en iniciarse este año.

El Comité de captación no está organizado y no planean con anticipación.

Nos hacen mala publicidad.

Somos orgullosos; buscamos calidad y no cantidad.

Nuestros mejores reclutadores no estuvieron presentes en las actividades de captación.

Los candidatos son de mala calidad este año.

El líder de captación no hizo bien su trabajo.

No tuvimos dinero para invertir en una captación grande.

Nos fijamos objetivos demasido altos.

No nos ayudaron los alumnos de último año.

Podrían haber sido estos problemas reales?

Hicimos lo mismo que el año pasado

Mala planeación en cuanto a quien haría qué.

No se explicaron los beneficios de la fraternidad.

Poca colaboración de los miembros en la captación.

Las iniciaciones eran más interesantes el año pasado.

Los miembros más jóvenes no saben cómo reclutar.

Faltó explicar los beneficios del Capítulo.

No hubo programa de reclutamiento en verano.

No se utilizaron los materiales de reclutamiento ofrecidos por la sede internacional.

Falta de nuevas ideas para impresionar a los nuevos estudiantes.

No solicitaron ayuda de los egresados.

No hubieron reuniones con los miembros después del reclutamiento.

Los miembros no estaban preparados para contestar a las preguntas. Las experiencias adquiridas de un mal reclutamiento no deben ser olvidadas. El momento para corregirlo debe ser inmediatamente después que termina el periodo de captación. La planeación para el siguiente año se debe hacer en una reunión con todos los miembros una semana después del término de la temporada de captación.

Lo que no se debe hacer en captación Artículos referentes a captación indican diversos pasos que deben ser llevados a cabo durante el periodo de reclutamiento. Igual de importante – y algunas veces, más – son los pasos que deben ser evitados durante el periodo anual de captación. Los siguientes puntos negativos se han convertido en positivos al ayudar a darnos cuenta de lo que debe ser deseable para formar parte de la fraternidad.

Siempre se debe dar seguimiento a los alumnos interesados a ingresar para invitarlos a futuros eventos. Comprometerlos es de vital importancia.

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Nunca se debe criticar o degradas a otras asociaciones estudiantiles o individuos.

No se deben hacer comentarios despectivos sobre individuos en proceso de captación en presencia de otros. Un miembro potencial puede escuchar estos comentarios y esperar este trato cuando sea miembro del grupo y no esté presente.

Nunca desaliente un prospecto porque no cumple con los estándares del Capítulo. Usted está vendiendo el sistema de fraternidad no solo su capítulo, y al desalentarlo puede evitar que esa persona tenga ganas de afiliarse en cualquier otra asociación.

Nunca prometa algo que no pueda cumplir. Esta es una de las razones más comunes por las que no se llegan a iniciar los estudiantes.

No monopolice a un candidato. Dele la oportunidad de conocer a otros miembros del capítulo como sea posible.

Nunca tome a alguien por sentado. Por esta razón no entran a la fraternidad.

Nunca enfatice de más los éxitos del capítulo. Venda el potencial de ser miembro del sistema de fraternidad y luego de su capítulo.

El reclutamiento debe ser personal Un reclutamiento exitoso no se hace a través de folletos o cartas – la clave del reclutamiento es crear relaciones personales – sino a través de personas hablando con personas. Da un sentido de bienvenida e interés y le transmite la fraternidad a los futuros miembros sobre una base individual y personal. Un miembro satisfecho de Phi Delta Phi puede compartir su entusiasmo al candidato ilusionado. Es misión de Phi Delta Phi promover los más altos estándares de ética y profesionalismo en las escuelas de derecho y la profesión jurídica y de forma selectiva busca miembros potenciales que la compartan. No hay nada más importante en los asuntos del Capítulo que reclutar nuevos miembros de alta calidad e integridad. Después de todo, es una fraternidad, y uno de los más importantes aspectos son las oportunidades de relacionarse. Un grupo de iniciados exitosos asegura un alto grado de éxito y dominio continuado. Algo para recordar – un nuevo estudiante no se va iniciar salvo que alguien se lo pida. La pregunta se debe hacer de forma sincera, directa, entusiasta y positiva. La respuesta no siempre es “si” salvo que la pregunta provenga de alguien que personalmente demuestra los valores de su capítulo. Muchos de los capítulos de Phi Delta Phi son capítulos de honor con un mínimo de requisitos académicos para ingresar. No todos los estudiantes de derecho son elegibles para pertenecer a Phi Delta Phi. Enséñele a un prospecto lo que significa para usted ser Phi Delta Phi y ayúdele a entender que una invitación a formar parte de esta prestigiosa fraternidad es significativo.

Iniciaciones Los capítulos deben organizar iniciaciones en Otoño y Primavera. Aquellos capítulos que limitan sus iniciaciones a una por año se pierden la oportunidad de incrementar el número de miembros de su capítulo – aunque sea por unos pocos miembros – cuando no agendan dos iniciaciones anuales. De acuerdo con nuestra Constitución, existen 3 requisitos que todo iniciado debe cubrir para convertirse en un Phi Delta Phi. Cada Capítulo está autorizado para añadir requisitos que deben constar en sus estatutos como son requisitos de promedio y/o actividades.

Los 3 requisitos mínimos que todo nuevo miembro debe cubrir son:

1) Presentar la información básica del iniciado (llenar el formato impreso F y dárselo a un oficial del Capítulo o completarlo en línea)

2) Enviar el pago de la cuota de iniciación única (pago en línea, recaudado por el Tesorero del Capítulo o por medio de tarjeta de crédito al final del Formato F impreso)

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3) Tomar el juramento de PDP (certificado por uno de los oficiales del capítulo y llenar el reporte usando el formato G)

Completar el registro de nuevos miembros en línea es el método preferido pues llega directamente a la oficina central. Los oficiales no tienen entonces la necesidad de recolectar los formatos impresos y elimina los errores ortográficos en los datos de los certificados debido a una mala caligrafía. Los candidatos a iniciarse pueden encontrar el formato para el registro de nuevos miembros directamente en la página de www.phideltaphi.org dándo click en la sección de “Join Phi Delta Phi”. El registro es idéntico al de Facebook or LinkedIn. Los solicitudes de registro de nuevos miembros permanecerán “bajo revisión” hasta que la sede reciba los formatos G – Resúmen de Iniciación del Capítulo. Los capítulos de estudiantes deberán aún así completar el formato F, imprimirlo y enviarlo a la sede pudiendo adjuntar el Formato G también. Como parte de la iniciativa sin papel de la sede, se les pide a los candidatos a enviar sus formatos de aplicación para nuevos miembros por vía electrónica. Aquellos que prefieran completar el formato F de forma impresa lo pueden hacer. Todos los formatos F impresos deben ser revisados cuidadosamente en cuanto a su exactitud y legibilidad antes de ser enviados a la sede con el Formato G y las cuotas de iniciación. Al revisar estos formatos F, verifique que contenga las firmas del oficial del Capítulo así como del candidato. Existen tres formas de cubrir las cuotas de iniciación. Los nuevos miembros pueden pagar su cuota de iniciación vía electrónica a través de nuestro sitio web. El acceso para pagar la cuota de iniciación de nuevos miembros se encuentra en la sección de “Join Phi Delta Phi”. Una vez la transacción electrónica ha sido completada, el iniciado recibirá una confirmación. Se recomienda que el Tesorero conserve una copia impresa de esta confirmación como recibo del pago. El Tesorero puede recaudar las cuotas y depositarlas en la cuenta bancaria del capítulo. Emitir un solo cheque que contenga el pago completo dirigido a la sede junto con el formato G y los formatos F impresos. Los nuevos miembros pueden también anotar sus números de tarjetas de crédito en el formato F impreso para que la sede cargue el importe de la cuota de iniciación correspondiente. Si su capítulo recauda otras cuotas internas, éstas deben permanecer separadas de aquellas por iniciación. El Formato G – Resumen de Iniciación del Capítulo, debe ser llenado por un oficial del capítulo. Envío del Formato G a la sede sirve de comprobante para demostrar que los candidatos ahí registrados han tomado el juramento de PDP. Los iniciados no serán registrados como nuevos miembros hasta que el Formato G haya sido recibido en la sede. El Formato G y los Formatos F, así como las cuotas recaudadas, deberán ser enviadas a la sede inmediatamente después de la ceremonia de iniciación. De acuerdo con la Constitución, este plazo puede ser prorrogado hasta por 30 días posteriores. Mientras más espere el capítulo para enviar los formatos necesarios y las cuotas, más tardarán en recibir los certificados emitidos a los Capítulos para sus nuevos miembros. Los capítulos pueden enviar todos los formatos y las cuotas ANTES de la ceremonia de iniciación con el objetivo de que los certificados puedan ser entregados el mismo día de la ceremonia. Espere por lo menos 3 semanas para la impresión y el envío de los certificados. El capítulo acepta la responsabilidad de asegurarse que todos los individuos registrados en el Formato G tomarán el juramento de PDP en la ceremonia de iniciación. Algunos capítulos solicitan pins para regalar durante la ceremonia de iniciación. Pins y otro tipo de joyería pueden ser solicitados a través de la Tienda en Línea de PDP. La sede recibe y envía las órdenes el mismo día de la solicitud o al siguiente día hábil. Las iniciaciones de los nuevos miembros deben constituir una ocasión para recordar por todos los asistentes, al estar marcada de dignidad y sinceridad en sus propósitos. Las togas deben ser utilizadas para remarcar la dignidad y solemnidad del evento. Presidirán la ceremonia los miembros del Consejo, Presidentes anteriores, Presidentes Provinciales, miembros Barristers destacados (como por ejemplo, jueces, presidentes de colegios de abogados, profesores de la facultad, abogados de renombre) y oficiales del Capítulo. Las invitaciones al presídium deberán ser enviadas con por lo menos un mes de anticipación a la fecha de la ceremonia y una llamada de confirmación se deberá hacer diez días antes para asegurar su asistencia. Tras la aceptación y confirmación de participar, cada invitado al presídium deberá recibir una copia del Ritual anotando su

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participación en la ceremonia. Una sala de audiencias en algún tribunal local o en la escuela de derecho deberá ser utilizada para ceremonia de iniciación. Los cónyuges y familiares de los candidatos y los miembros de los capítulos deben ser invitados. Al inicio de la ceremonia, el Presidente debe presentar al presídium haciendo comentarios breves sobre su trayectoria. Al finalizar la ceremonia, los miembros del presídium tienen por tradición que bajar del estrado y felicitar a cada nuevo miembro. Una breve recepción debe seguir la ceremonia.

Honores y Reconocimientos La semana de los fundadores (tercera semana de Octubre), el día del Derecho o la graduación, son eventos que atraen a una gran cantidad de estudiantes y egresados y deben ser aprovechados por el capítulo para desarrollar lazos más estrechos con los barristers. Algunos de los capítulos están haciendo lo siguiente:

Develando una placa u otorgando un certificado a un “Miembro Barrister PDP destacado del Capítulo _____________”, con presencia de medios locales y regionales.

Develando una placa u otorgando un certificado a un “Miembro de la Facultad destacado” y a un “Miembro Phi Delta Phi destacado”.

Otorgando certificados al mérito y certificados de reconocimiento a miembros destacados, miembros honorarios, egresados y oficiales salientes.

Honrar al candidato a Graduado del Año Internacional del Capítulo.

Honrar al Presidente Provincial que haya recibido el Reconocimiento A. Frank Vick al Presidente Pronvincial destacado.

Organizar una recepción en honor a los miembros barristers. Esta es una excelente manera de acercarse con los barristers del capítulo y que interactúen con los estudiantes más destacados de la escuela de derecho (obviamente, miembros de Phi Delta Phi). Si es necesario, se puede cobrar la entrada para cubrir los costos del evento.

La Comunidad en Línea de Phi Delta Phi

Miembros registrados, no miembros y miembros perdidos. La sede empezó a utilizar las bases electrónicas de miembros en el Otoño de 2008. Las bases funcionan como un directorio y les permite a todos buscar un nombre y ver si esa persona es miembro de Phi Delta Phi o no (aclaración: las listas de miembros no están completas hasta antes de 1980 cuando los registros se llevaban en papel). Como cualquiera puede buscar un nombre en el directorio, para proteger la información personal de nuestros miembros, únicamente aquellos que se hayan registrado para utilizar el servicio de la comunidad electrónica pueden encontrar información adicional de un miembro. La comunidad en línea es similar a la de Facebook o LinkedIn. Miembros de Phi Delta Phi deben registrarse para utilizarla – para aparecer como miembros registrados. Una vez registrados, los miembros pueden subir fotos, blogs y su currículum en sus páginas de perfil, crear un archivo personal y tener acceso al sitio completo para buscar las páginas, eventos y noticias de otros capítulos. Los miembros registrados pueden también elegir ocultar partes de su perfil para mantener privacidad adicional. Igual que en LinkedIn, los miembros registrados pueden crear una red personal de contactos dentro de la comunidad en línea a través de sus “Conexiones”. Los miembros conocidos como “No Miembros” no pertenecen a la comunidad en línea. Estos son miembros de la fraternidad que han fallecido o no se han registrado en la página. Los miembros conocidos como “Perdidos”, con aquellos de los que se ha perdido el contacto. Esto sucede cuando las personas se mudan y olvidan actualizar sus datos a la sede – en especial, después de la graduación.

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Estas connotaciones cambian normalmente cuando las personas buscan en la página y encuentran que están “Perdidos” y así actualizan sus datos, o cuando alguien encuentra a un amigo y actualiza los datos de este a la sede. El registro de miembro de Phi Delta Phi en la página hace que cambie su status de “No Miembro” a “Miembro Registrado”. Desafortunadamente, cuando la sede conoce que un “Miembro Registrado” ha fallecido, su perfil es remplazado por el de “No Miembro”. Únicamente los “Miembros Registrados” en la página tienen acceso a las páginas del capítulo para enterarse de las reuniones y eventos o para buscar en los archivos del capítulo. Recién graduados deben considerar publicar su currículum en sus perfiles. La comunidad en línea es aún reciente para como se vayan registrando más miembros, se convertirá en una herramienta de contactos muy poderosa para encontrar a otros Phis, ya sea con propósitos de contratación o como contacto. La sede normalmente recibe mensaje preguntando sobre los Phis de algún Estado con alguna especialidad del derecho. Mientras más personas se registren, podrán llevar a cabo estas consultas sin necesidad de solicitar ayuda a la sede y recibir la información instantáneamente.

Derechos del oficial de administrar la página del Capítulo Una vez que el Reporte de Elecciones de Oficiales ha sido enviado en línea, los oficiales del Capítulo quedan registrados como miembros en la página teniendo los derechos de administrar y editar los contenidos de su página. Un grupo de administradores puede subir sus fechas de reuniones y detalles de eventos especiales en el calendario del capítulo; publicar fotos y blog con las noticias del capítulo; crear foros y archivos de datos; y enviar mensajes y correos electrónicos a todos los estudiantes y barristers del capítulo. El grupo de administradores también puede crear páginas adicionales para subir más archivos de datos, artículos o noticias de sus eventos.

Declaración de la calidad de vida en el abuso de drogas y manejo del

estrés

Las demandas y presión durante la carrera de derecho y en la profesión jurídica son muchas. La incapacidad de equilibrar los objetivos personales y profesionales puede resultar en frustración, dificultades interpersonales, afectaciones relacionadas con el estrés, abuso de drogas, actos inmorales y bajo rendimiento profesional. La educación tradicional jurídica no proveía a los estudiantes de derecho con las habilidades y recursos para equilibrar sus objetivos personales y profesionales. En la actualidad, los oficiales de los capítulos tienen la oportunidad de concientizar sobre estos temas. Los oficiales del capítulo deben tener en cuenta los asuntos referidos a la calidad de vida de sus miembros cuando planeen y organicen todas las actividades de su capítulo.

Declaración del manejo de riesgo Como oficiales de capítulo, siempre debe estar al tanto de los daños potenciales a la seguridad de sus miembros así como la posible responsabilidad de la Fraternidad. A veces, un oficial de capítulo, y miembros del mismo, pueden ser convocados para planear un evento de convivencia social para el capítulo. Si se van a servir bebidas alcohólicas, debe tomarse de forma responsable, y cuidar que no se infrinjan las leyes estatales o locales, así como los reglamentos académicos.

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Apéndice

Formatos que deben ser llenados por los Oficiales de Capítulo

Formato Descripción Enviado a la sede por Plazo

F Reporte de iniciación individual

(formato impreso) Tesorero

Dentro de los 30 días siguientes a la

iniciación

G

Reporte del Resúmen de la iniciación del capítulo

Adjuntarlo con los formatos F y las cuotas por iniciación

Tesorero Dentro de los 30

días siguientes a la iniciación

Reporte de elecciones de los Oficiales

Llenarlo en línea en “Members Only Area/Inn Forms & Documents”

Secretario Dentro de las 2

semanas siguientes a la elección

Certificado al mérito

Solicitarlo en línea en “PDP Online Store” Presidente/Tesorero

Dentro de las 2 semanas siguientes

a la elección

Certificado de Reconocimiento para destacados Miembros Honorarios y

Egresados, solicitarlo en línea en “PDP Online Store”

Presidente/Tesorero En cualquier

momento

Formato con la orden de suministro

Llenarlo en línea en “Members Only Area/Inn Forms & Documents”

Cualquier official del capítulo

Con 3 semanas de anticipación a su

utilización

Aplicaciones/Formatos/Documentos Enviados por el Presidente del Capítulo

PLAZO

Solicitudes para la Beca Balfour Scholarship

Semestre de Otoño – revisar las fechas en la página web cuando

sean publicadas Solicitudes para la Beca de Minorías Balfour Minority

Solicitudes para la Beca de Intercambio Internacional

Solicitudes para el Graduado del Año Internacional Semestre de Primavera – revisar las fechas en la página web

cuando sean publicadas Solicitudes para el Capítulo del Año Internacional

Notificar de los Delegados a la Convención y su Asistencia Semestre de Primavera del año de la Convención

Estatutos del Capítulo / Reformas a los Estatutos del Capítulo Dentro de las 2 semanas de su adopción

Los Formatos F y G están traducidos en la página oficial de Phi Delta Phi en la liga “En Español”: www.phideltaphi.org

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Carta Modelo para reclutar alumnos de Primer Año

[El encabezado puede ser bajado de la página web en “Members Only”]

Fecha Estimado Estudiante de Primer Año:

En 1869, los estudiantes de derecho de la Escuela de Leyes de la Universidad de Michigan, crearon una asociación para promover “un alto estándar de valores éticos en la profesión y cultura en esta y otras escuelas de derecho y para la profesión jurídica”. La organización existe todavía en la actualidad y es conocida como la Sociedad Jurídica de Honor Internacional Phi Delta Phi.

Hoy en día cuenta con más de 200 capítulos en las escuelas de derecho de Estados Unidos, Canadá,

México, Polonia y Alemania. En los 140 años desde que fue creada, más de 200,000 hombres y mujeres han sido iniciados como miembros activos. Uno de estos Capítulos fue instalado en ____________ (NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD) el __________ (FECHA DE INSTALACIÓN) y fue nombrado como ______________ (NOMBRE DEL CAPÍTULO). Se encuentra activo en la actualidad.

Un representante del capítulo se pondrá en contacto contigo y te explicara los programas y actividades de Phi Delta Phi. La asociación cuenta cada año con más de 3,000 estudiantes de derecho iniciados y espera que uno de ellos que represente a ___________ (NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD), seas tú.

Sinceramente, Tim M. Wheat Director Ejecutivor

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CALENDARIO DE EVENTOS & LISTA PARA EL AÑO ACADÉMICO

2013-2014

El propósito de esta sección es identificar las actividades y responsabilidades que los oficiales deben cubrir en orden cronológico durante el año escolar.

AGOSTO 2013

Los Presidentes deben contactar a su Presidente Provincial por teléfono, carta o correo electrónico antes del primer día de clases. Recuerde: los Presidentes Provinciales y la sede están para ayudarlo. No dude en solicitar la ayuda.

La planeación de actividades debe llevarse a cabo dentro de la PRIMERA SEMANA DE CLASES para informar a los estudiantes de nuevo ingreso sobre Phi Delta Phi. Si aún no ha programado sus eventos, convoque a una junta de oficiales y prepare la agenda de actividades y las metas del semestre. Compártalos con su Presidente Provincial.

Solicite materiales de trabajo y publicidad a la sede; el envío toma entre 2 y 3 semanas.

Adquiera el estandarte de Phi Delta Phi para que sean reconocidos o diseñe un estandarte para su capítulo utilizando VistaPrint.com

Realice su captación temprano; la semana de inducción es la mejor oportunidad para reclutar; utilice presentaciones en PPT y carteles; promueva el comportamiento responsable si incluye bebidas alcohólicas.

SEPTIEMBRE 2013

6 Día del Trabajo (EUA) – La sede permanecerá cerrada

7 Lineamientos y solictudes serán publicadas en la página para aplicar para le Beca Balfour, la Beca para Intercambio Internacional y la Beca de Minorías Balfour.

Los miembros Honorarios y el Director de la Facultad, deben ser invitados a participar en todas las ceremonias de iniciación y actividades. Son un activo muy valioso.

Convocar a los capítulos de Barristers y egresados para participar en todas las actividades del Capítulo. La sede le puede ayudar a encontrar los barristers en su área.

OCTUBRE 2013

Visita del Presidente Provincial, de ser posible que coincida con una iniciación. Los Presidentes Provinciales pueden dar un pequeño discurso sobre PDP, sus objetivos, historia y actividades. Sacar fotos del evento y subirlas a la página del capítulo o al blog es importante. Debe estar presente por lo menos un barrister en el presídium de la iniciación. Invite a amigos y familiares de los iniciados y organicen una pequeña recepción después – es una excelente oportunidad de crear contactos.

1-31 SEMANA DEL SERVICIO SOCIAL COMUNITARIO

15 TÉRMINO: Para enviar las solicitudes para la Beca Balfour y la Beca de Intercambio Internacional a los Presidentes Provinciales.

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15 TÉRMINO: Para que los Capítulos envíen las solicitudes para la Beca de Minorías Balfour a la Sede.

17-23 CELEBRAR LA SEMANA DE LOS FUNDADORES

Enviar el Formato de iniciación G, los formatos impresos F y las cuotas de iniciación a la sede dentro de los 30 siguientes a la misma.

NOVIEMBRE 2013

19 TÉRMINO: Los Presidentes Provinciales deben enviar las solicitudes de Beca Balfour y de Beca de Intercambio Internacional a la Sede.

25-26 Día de Acción de Gracias (EUA) – la sede permanecerá cerrada

Enviar el Formato de iniciación G, los formatos impresos F y las cuotas de iniciación a la sede dentro de los 30 siguientes a la misma.

DICIEMBRE 2013

13 144st ANNIVERSARIO DE PHI DELTA PHI

23 Enviar cualquier formato pendiente y cuotas a la sede ANTES de las vacaciones de navidad.

24-31 Vacaciones de Navidad – la sede permanecerá cerrada

31 Fin del ejercicio fiscal de la Fraternidad

ENERO 2014

1 FELIZ AÑO NUEVO! – la sede permanecerá cerrada

10 Fechas y solicitudes publicadas en la página para candidatos a Capítulo del Año y Graduado del Año

Los Presidentes y Presidentes Provinciales deben reunirse durante la primera o segunda semana del semestre para discutir la agenda de eventos para el periodo de Primavera. Notifiquen al Presidente Provincial con anticipación a los eventos para asegurar su asistencia.

31 Se anuncian los ganadores del Programa de Beca Balfour 2014, el Programa de Intercambio Académico y el ganador de la beca de Minorías Balfour.

FEBRERO 2014

Feb 5, 1870

Primera iniciación de Phi Delta Phi

11 TÉRMINO: Los capítulos deben enviar las solicitudes para Capítulo del Año y Graduado del Año a los Presidentes Provinciales

Feb 14 Semana de la Ética Jurídica (Feb 14 - Mar 14)

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21 Día del Presidente (EUA) – la sede permancerá cerrada

Enviar el Formato de iniciación G, los formatos impresos F y las cuotas de iniciación a la sede dentro de los 30 siguientes a la misma.

MARZO 2014

Visita de Presidentes Provinciales , de ser posible que coincida con una iniciación. Los Presidentes Provinciales pueden dar un pequeño discurso sobre PDP, sus objetivos, historia y actividades. Sacar fotos del evento y subirlas a la página del capítulo o al blog es importante. Debe estar presente por lo menos un barrister en el presídium de la iniciación. Considere iniciar a un miembro Honorario (previa aprobación del Presidente Provincial). Invite a amigos y familiares de los iniciados y organicen una pequeña recepción después – es una excelente oportunidad de crear contactos y buscar oportunidades de empleo.

1 Programe una reunión del capítulo para elegir a los nuevos oficiales (se require que sea en o antes del primer Martes de Abril)

11 TÉRMINO: Los Presidentes Provinciales deben enviar las solicitudes de Capítulo del Año y Graduado del Año a la sede.

Mar 14 Termina el periodo de la SEMANA DE LA ÉTICA JURÍDICA DE PHI DELTA PHI (Feb 14 – Mar 14)

Enviar el Formato de iniciación G, los formatos impresos F y las cuotas de iniciación a la sede dentro de los 30 siguientes a la misma.

ABRIL 2014

5 TÉRMINO: Realice las elecciones para elegir a los nuevos oficiales 2014-2015

Envíe el Formato H – Reporte de Elecciones de Oficiales en la página web.

Este es un mes de transición de responsabilidades para los nuevos oficiales. Los oficiales salientes deben entregar la Mesa a los nuevos.

- El Tesorero saliente debe llevar al Nuevo Tesorero al banco para que cambie las firmas de la cuenta.

- El Presidente/Tesorero saliente, debe enviar la forma IRS e-990 vía electrónica (solicite ayuda a la sede).

11 Anuncio de los ganadores de Capítulo del Año y Graduado del Año

- El Nuevo Presidente enviará los formatos de la Convención a la sede durante el año en el que se celebre

- El Nuevo Presidente/Tesorero solicitará los Certificados al Mérito para oficiales y consejeros, y los cordones de graduación para los graduados.

Enviar el Formato de iniciación G, los formatos impresos F y las cuotas de iniciación a la sede dentro de los 30 siguientes a la misma.

MAYO, JUNIO, JULIO 2014

Los oficiales deben empezar a planear el Otoño

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Mayo 30 Día de los Caídos (EUA) – la sede permanecerá cerrada

Julio 4 Día de la Independencia (EUA) – la sede permanecerá cerrada

Preguntas y Respuestas por los Oficiales de los Capítulos Qué hacemos con las solicitudes de nuevos miembros y sus cuotas de iniciación? Envíen todo a la sede internacional de Phi Delta Phi, 1426 21st St NW, Washington, DC 20036, EUA, dentro de los 30 días siguientes a la iniciación. Ver deberes de los oficiales del Capítulo – Tesorero. Cómo podemos ordenar mas material? Cuánto hay? Llene el formato en línea en la página de Phi Delta Phi www.phideltaphi.org en “Members Only/Inn Forms & Documents”. Los materiales son gratis pero las existencias son limitadas. Cómo podemos iniciar a los Miembros Honorarios? De acuerdo con la Constitución, los miembros Honorarios deben ser abogados iniciados por su reconocimiento a sus méritos profesionales. Pueden ser jueces, profesores de la facultad de derecho u otros que se hayan destacada en la profesión jurídica. Su Capítulo puede elegir al miembro Honorario que desee siempre que cuente con autorización previa de su Presidente Provincial. Una vez aprobado, será invitado e iniciado junto con los nuevos miembros. Cómo se solicitan los certificados para los nuevos miembros? Los certificados para los nuevos miembros se expiden automáticamente para aquellos anotados en el Formato G, Reporte del Resumen de Iniciación, una vez cubiertas las cuotas de iniciación y el registro individual en línea o impreso del Formato F. Estos son enviados en 2 o 3 semanas. Siga las instrucciones de la carta para devolución de certificados que contengan errores ortográficos o para certificados que no sean reclamados. Podemos reclutar a alumnos de primer ingreso antes de conocer sus promedios anuales? Si. Aunque la Constitución de PDP dispone que los estudiantes de derecho deben contar con la excelencia académica para ser candidatos, esto no les impide completar los otros requisitos para tomar el juramento. Estos miembros serán considerados como pendientes hasta que las calificaciones sean conocidas. Tan pronto se demuestre el promedio, se convertirán en miembros activos. Qué hacemos si un miembro de otro capítulo de PDP se cambia a nuestro campus? Depende de los miembros del capítulo que permitan que ese miembro se afilie. Antes de tomar esta decisión, el Presidente debe contactar al Presidente del capítulo de origen para determinar si este miembro cumple con la excelencia académica; ha sido suspendido por no cubrir sus obligaciones financieras; y era un miembro honorable. Si su capítulo decide afiliar al nuevo miembro, debe notificar a la sede para que actualicen los registros de éste y pueda tener la doble membresía en ambos capítulos. Qué hacemos si un miembro quiere renunciar? Éste debe enviar una carta explicando las razones por las que quiere renunciar a su membresía dirigida a la sede de Phi Delta Phi, 1426 21st St NW, Washington, DC 20036, EUA o enviar un correo electrónico a info@phideltaphi.org. Cómo solicitamos pins para la ceremonia de iniciación y cordones de graduación? Todos los pins y cordones se encuentran disponibles en la Tienda en Línea de Phi Delta Phi, en la página oficial. El envío tarda entre 2 y 3 semanas. Qué debemos saber acerca de la Convención Internacional? Las Convenciones Internacionales se celebran cada 3 años. Los capítulos deben enviar al menos un delegado que los represente para tener derecho a voto en asuntos de la Constitución y planear el futuro de la Fraternidad. Los Capítulos deben sufragar los gastos de registro del delegado y sus viáticos.

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Cómo se puede llegar a ser Presidente Provincial? Los Presidentes Provinciales y Asistentes Provinciales, son electos por el Consejo. Cualquier miembro que desee considerar este alto honor debe contactar a la sede. Qué hace la sede por los capítulos?

Procesamos todos los formatos de iniciación, los registros en línea y las cuotas

Tratamos de localizar los certificados perdidos para reemplazarlos a un costo menor

Suplimos las órdenes de compra de posters y folletos de invitación

Respondemos a las peticiones de Números de Identificación de Empleados para el Servicio de Recaudación Interna de Estados Unidos

Mantenemos actualizado el directorio de los miembros en línea.

Le ayudamos a localizar oficiales anteriores o miembros de Phi Delta Phi.

Mantener en existencias los artículos para venta, incluyendo pins, mancuernillas, cordones de graduación, etc.

Podemos contactarlo con su Presidente Provincial u otros Oficiales.

Le podemos dar una lista de egresados en su área, y selectivamente buscar por capítulo, fecha de graduación, código postal y cualquier otro criterio.

Verificamos su membresía en Phi Delta Phi para empleadores.

Podemos ayudarle a organizar ceremonias de iniciación conjuntas u otros eventos de la Fraternidad en su área.

Damos información sobre becas y reconocimientos que otorga Phi Delta Phi.

Le proveemos de una agenda con los eventos anuales de la Fraternidad.

Coordinamos las Convenciones Generales.

Mantenemos convenios de colaboración con GEICO, Bank of America y otros que otorgan beneficios a nuestros miembros.

Mantenemos la página de internet y la comunidad en línea con un espacio para cada capítulo.

Trabajamos con su miembro honorario en coordinación con las actividades y eventos del capítulo.

Actualizamos los formatos y las publicaciones.

Publicamos los boletines.

Mantenemos estadísticas sobre iniciaciones, campañas de donación de egresados y registros de varios eventos.

Podemos ayudarle a localiza un conferencista invitado para los eventos de su capítulo.

Con la asesoría de contadores públicos y el consentimiento del Consejo y la Corte de Apelaciones, podemos revisar las finanzas de la Fraternidad.

Ayudamos a coordinar la presencia de miembros del Consejo y otros oficiales de la Fraternidad en los eventos locales de los Capítulos.

Conservamos artículos de gran significado histórico para la Fraternidad.