La relation client,download.volume-software.com/ReflexClient/doc/Reflex... · 2014. 3. 17. · Guide de l’administrateur 4 rue Albert Dennery BP 2630 37026 Tours Cedex 1 Tél.:

http://www.reflexclient.com Mis à jour le 30 septembre 2013

La relation client,

V 2.8.0

Guide de l’administrateur

par Volume Software

4 rue Albert Dennery BP 2630 37026 Tours Cedex 1

Tél.: 02 47 66 47 20 Fax : 02 47 20 54 04

http://www.volume-software.com

ReflexClient

Sommaire

3

Section 1 Microsoft .NET Framework ................................................................................... 5 Section 2 Microsoft SQL Server 2008 Express .................................................................... 5

Section 3 Drivers pour base de données Oracle ................................................................10 Section 4 Drivers pour base de données Informix .............................................................13

Section 5 Etape 1/12 - Créer une base serveur .................................................................25 Section 6 Etape 2/12 - Créer une base cliente passerelle sur le serveur ..........................28 Section 7 Etape 3/12 - Déclarer une base ERP cliente ......................................................30

Section 8 Les paramètres généraux ...................................................................................36 Section 9 Les paramètres par environnement ...................................................................42

Section 10 Champs paramétrables Principe ....................................................................50 Section 11 Champs paramétrables Mise en œuvre ........................................................51

Section 12 Créer – Modifier un profil ....................................................................................55 Section 13 Profils : Privilèges ...............................................................................................56 Section 14 Profil : Habilitations par champ ...........................................................................56

Section 15 Créer – Modifier un utilisateur ............................................................................58 Section 16 Privilèges de l’utilisateur .....................................................................................60

ReflexClient

Sommaire

4

Section 17 Base serveur Général ....................................................................................70 Section 18 Base serveur Préférences .............................................................................71 Section 19 Base serveur Bases clientes ..........................................................................72 Section 20 Base serveur Infos base ................................................................................73 Section 21 Base serveur Infos tables ..............................................................................74 Section 22 Base serveur Sessions ..................................................................................75 Section 23 Base serveur Modifications du serveur ..........................................................77 Section 24 Base serveur Traitements ..............................................................................78 Section 25 Base serveur Maintenance ............................................................................79

Section 26 Base cliente Général ......................................................................................83 Section 27 Base cliente Infos base ..................................................................................83 Section 28 Base cliente Infos tables ................................................................................84 Section 29 Base cliente Modifications .............................................................................85 Section 30 Base cliente Maintenance ..............................................................................87 Section 31 Base cliente Référence ERP .........................................................................87 Section 32 Particularités pouvant survenir lors du premier lancement de ReflexClient .......88

ReflexClient

Pré-requis - Architecture

5

Configuration

Processeur 2 Ghz

Mémoire 4 à 8 Go

Espace disque disponible 2 à 3 Go

Poste Serveur : Windows 2003, 2008 Postes Clients : Windows XP SP3, Vista, Seven, Windows 8 Version minimum de VoluPack ou VoluPrim : Veuillez consulter le fichier des notes de mise à jour

(ReadMe_Update_fr.txt). ReflexClient peut être installé sur serveur 2003 TSE ou CITRIX avec un environnement par user.

Section 1 Microsoft .NET Framework Microsoft .NET Framework 4 minimum est nécessaire sur toutes les machines qui utiliseront ReflexClient. Généralement :

Windows 8 est pré-équipé de la version 4.5 du Framework.

Windows Seven et Vista sont pré-équipés de la version 4.0 du Framework.

Windows XP SP3 n’est pas équipé du Framework. Quelle que soit votre configuration, le programme d’installation de ReflexClient détecte la présence du Framework. S’il est absent, il se connecte au site de Microsoft pour télécharger et installer la version adéquate.

Section 2 Microsoft SQL Server 2008 Express Microsoft SQL Server 2008 Express est nécessaire sur toutes les machines qui utiliseront ReflexClient. S’il est absent, le programme d’installation de ReflexClient l’installe et le configure pour son utilisation. L’installation de Microsoft SQL Server 2008 Express nécessite la présence de MSI 4.5. Attention SQL Server ne s’installe pas sur une machine contrôleur de domaine (Active Directory).

ReflexClient


6

L’architecture technique ReflexClient se décompose comme suit :

Une machine serveur qui héberge la base de données serveur (et éventuellement une base cliente Passerelle).

Un ensemble de postes clients : ordinateurs itinérants ou sédentaires. Chaque poste héberge une base cliente qui sera synchronisée avec la base serveur.

En option, ReflexClient peut aussi être connecté avec : L’ERP VoluPack / VoluPrim : dans ce cas, un ensemble de tables dédiées à ReflexClient sont créées dans la

base de données VoluPack / VoluPrim. Prosper (BG2M) : dans ce cas, la création d’une base cliente ERP sera nécessaire.

Pour plus d’information, merci de consulter le guide de l’installateur ReflexClient – Prosper. Architecture simple : ReflexClient non interfacé

Poste client (itinérant ou non)

Base cliente ReflexClient

Win

do

ws

Serveur ReflexClient

Base serveur ReflexClient


Win

do

ws

ReflexClient


7

Architecture avec interface VoluPack / VoluPrim Rôle de la passerelle ReflexClient échange des données avec l’ERP VoluPack / VoluPrim. Le poste client qui veut synchroniser les tables cubes doit être équipé des drivers Informix ou Oracle nécessaires. Une synchronisation automatique périodique maintient cette base à jour. En outre, la base cliente Passerelle offre les avantages suivants :

Une seule installation des drivers Oracle ou Informix

Un référentiel commun

Diminution de l’encombrement réseau en cas de base VoluPack distante.

Facilité d’import des configurations La plupart du temps, la base cliente Passerelle est installée sur la même machine que celle de la base serveur (serveur toujours allumé).



Win

do

ws

Serveur ERP

En option

Un

ix o

u W

ind

ow

s

Tables CRM ReflexClient

Base VoluPack VoluPrim

Plu

s d

e d

éta

il à la

pa

ge

62



Base cliente ReflexClient Passerelle

Win

do

ws

ReflexClient

Installation

8

Vous allez installer ReflexClient. Suivez les étapes suivantes pas à pas. Selon votre configuration, l’installation se fera en plusieurs étapes sur plusieurs machines. Avant de vous lancer dans le processus d’installation, nous vous recommandons de rassembler un certain nombre d’informations techniques qui vous seront demandés :

dans la phase d’installation des différents composants nécessaires à ReflexClient (page 9), lors de l’administration des bases (page 30).

Paramètres généraux En cas d’erreur rencontrée dans l’application, un rapport d’erreur peut être automatiquement envoyé par email à nos services techniques. Cette possibilité nous permet d’avoir toutes les informations nécessaires à la résolution des problèmes. L’envoi automatique d’email se fera si vous le souhaitez : vous devez alors indiquer les renseignements suivants :

Serveur de messagerie du courrier sortant (SMTP), obligatoire Nom de l’administrateur de la base, optionnel, s’il veut recevoir une copie des rapports d’erreur Adresse email de l’administrateur de la base, optionnel, s’il veut recevoir une copie des rapports d’erreur

Vous communiquerez ces renseignements à la page 71 (administration du serveur). Paramètres nécessaires pour VoluPack / VoluPrim 1) Pour déclarer une base ERP cliente et pour la synchroniser, vous aurez besoin d’installer des drivers Oracle ou Informix. Cette installation se fera au minimum sur la machine hébergeant la base cliente Passerelle. Lors de cette installation (page 10), vous aurez besoin des informations suivantes : Nom du serveur Unix (ou adresse TCP/IP) Si la base de données est sous Oracle : Identifiant du service (SID) de la base de données. Vous devez d’abord vous connecter à la base concernée dans une session Tun Emul pour avoir ce renseignement. Pour l’obtenir : entrez la commande echo $ORACLE_SID et notez le résultat : vous en aurez besoin à la page 31.

2) Si vous n’optez pas pour la numérotation automatique des tiers dans VoluPack : suite à une synchronisation, les sociétés créées dans ReflexClient deviennent des tiers dans VoluPack / VoluPrim : ces tiers doivent être codifiés selon une règle que vous indiquerez lorsque vous configurerez l’interface VoluPack / VoluPrim – ReflexClient. Dans VoluPack / VoluPrim, un tiers est codifié sur 6 caractères alphanumériques. Pour chaque type de tiers (clients, prospects, fournisseurs), vous indiquerez :

Une racine de codification des tiers Une longueur du folio

Exemples Clients Racine = C, Longueur folio = 4 les clients seront codifiés de C0001 à C9999.

Prospects Racine = P, Longueur folio = 3 les prospects seront codifiés de P001 à P999. Fournisseurs Racine = F, Longueur folio = 2 les fournisseurs seront codifiés de F01 à F99.

La numérotation automatique des tiers est fonction du profil d’utilisateur. Plus d’information à la page 55.

ReflexClient

Installation

9

Installation du serveur et des postes clients ReflexClient repose sur la technologie .NET de Microsoft ainsi que Microsoft SQL Server 2008 Express Ces 2 couches sont donc nécessaires et sont automatiquement installées, si nécessaire, lors du processus d’installation de ReflexClient. Si vous procédez à une installation interfacée avec l’ERP VoluPack/VoluPrim, vous aurez besoin d’installer les drivers Oracle ou Informix sur le poste Passerelle (ou tout autre poste souhaitant se synchroniser avec l’ERP). Mise à jour de l’ERP dans le cadre de VoluPack / VoluPrim Si ReflexClient est interfacé avec VoluPack ou VoluPrim : chaque version de ReflexClient nécessite une version minimum de VoluPack / VoluPrim. Il est donc possible qu’une mise à jour soit nécessaire. Après la mise à jour de VoluPack / VoluPrim, contactez Volume Software, qui vous fera parvenir un script SQL complémentaire. Ce script créera l’ensemble des tables nécessaires à ReflexClient, ne figurant pas dans le schéma de base standard VoluPack / VoluPrim.

W I N D O W S

En option : Drivers Oracle ou Informix

ReflexClient Microsoft SQL Server 2008 Express

Microsoft .NET Framework

Etape 1/2

Etape 2/2 Plus de détails à la page 16

Plus de détails à la page 10

ReflexClient

Installation

10

L’installation de ces drivers ne se justifie que dans le cas où ReflexClient doit échanger des données avec VoluPack ou VoluPrim, hébergés sur une machine sous Unix. Pour que cette communication soit possible, vous allez devoir installer des drivers en fonction du moteur de base de données. Il en existe 2 à ce jour :

Oracle (cette page)

Informix (page 13) Veuillez consulter le chapitre approprié pour l’installation.

Section 3 Drivers pour base de données Oracle Attention Avant toute chose, vérifiez si les drivers sont déjà installés.

S’ils sont déjà installés :

Si la version est 10g minimum, vous n’avez pas besoin de ré-installer les drivers.

S’il s’agit d’une version antérieure, vous devez impérativement la désinstaller en premier lieu. Désinstallation préalable Pour vérifier la version installée : 1) Menu Démarrer Programmes Oracle Installation Products Universal Installer

Si ce menu n’existe pas, il y a 2 raisons possibles :

Oracle n’est pas installé, ou

La V10 minimum est déjà installée (la désinstallation se fait alors de façon classique par le menu Ajout / Suppression de programmes de Windows).

2) Cliquez sur le bouton Produits installés 5) Confirmez la suppression dans la fenêtre suivante. 6) Fermez toutes les fenêtres lorsque la suppression est terminée. 7) Redémarrer votre ordinateur même si cela ne vous est pas demandé. Attention Le OUI (Oracle Universal Installer) ne supprime pas tout lors de la désinstallation !

Il reste des fichiers dans le répertoire \Program Files\Oracle et dans le répertoire dont le nom virtuel est OraHome92. Il est recommandé de supprimer « manuellement » ces 2 répertoires (via l’explorateur de Windows).

3) Cliquez sur le signe +

4) Cochez la case puis cliquez sur le bouton Supprimer.

ReflexClient

Installation

11

Installation d’Oracle Client Exécutez le programme d’installation OracleXEClient.exe que vous trouverez sur le site ftp2 de Volume Software dans le répertoire /ReflexClient/Oracle.

01 02

03 04

05 06

ReflexClient

Installation

12

Installation d’Oracle ODAC

07

A l’issue de l’installation des drivers Oracle, vous devez installer Setup_ODAC_112030.exe que vous trouverez sur le site ftp2 de Volume Software dans le répertoire /ReflexClient/Oracle.

A

B C

ReflexClient

Installation

13

Section 4 Drivers pour base de données Informix Exécutez le programme d’installation setup.exe que vous trouverez sur le site ftp2 de Volume Software dans le répertoire /ReflexClient/Informix.

1 2

3 4

55

6

Voir page suivante pour plus d’explications.

ReflexClient

Installation

14

Dans l’écran N° 6, vous devez veiller à ce que IBM Informix ODBC et Driver IBM Informix .NET Driver soient installés (le reste est inutile). Lors de la première installation, c’est l’inverse qui est proposé par défaut ! Tout est installé sauf IBM Informix .NET Driver.

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8

9

La façon la plus simple d’inverser la sélection est la suivante : 1) Cliquez sur à gauche de IBM Informix Client-SDK puis choisissez de tout décocher d’un seul coup.

2) Cliquez sur à gauche de IBM Informix ODBC Driver puis choisissez This feature will be installed on local hard drive. 3) Répétez la même opération avec IBM Informix .NET Driver. Le résultat final doit se présenter ainsi

Lorsque l’installation est terminée, vous devez configurer le client Informix. Veuillez passer à la page suivante pour la marche à suivre.

ReflexClient

Installation

15

Configuration du client Informix Cette opération doit être réalisée par un technicien de Volume Software. Connectez-vous à la base concernée, sur un poste ayant une connexion Tun opérationnelle. Exemple : vswtest Les commandes ci-dessous sont basées sur cet exemple. Dans la pratique, vous remplacerez vswtest par le nom de votre base. Entrez la commande cd $INFORMIXDIR/etc

Entrez la commande grep vswtest_tcp sqlhosts Une ligne similaire à celle-ci doit s’afficher :

Entrez la commande grep sqlexec30 /etc/services Une ligne similaire à celle-ci doit s’afficher :

Enfin, configurez le serveur Informix :

vswtest_tcp ontlitcp scodev2 sqlexec30

sqlexec30 1558/tcp # INFORMIX

Menu Démarrer Programmes IBM Informix Client-SDK Setnet32 Allez dans l’onglet Server Information. Entrez les informations . Le protocole doit être olsoctcp. Cliquez sur Make Default Server. Cliquez sur Appliquer. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre. Note : les informations et vous seront utiles lorsque vous déclarerez la base ERP (page 30).

Ajoutez cette ligne dans le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\services.

ReflexClient

Installation

16

Rappels Le programme d’installation de ReflexClient détecte la présence de Microsoft .NET

Framework. S’il est absent, il se connecte au site de Microsoft pour télécharger et installer la version adéquate.

Le programme d’installation de ReflexClient détecte la présence de Microsoft SQL Server 2008 Express. S’il est absent, il l’installe et le configure pour son utilisation.

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3 4

55

6

Pour télécharger la dernière version de ReflexClient, rendez-vous sur le site ftp2 de Volume Software, dans le répertoire ReflexClient. ReflexClient doit être installé sur toutes les machines (serveur et clients). Choisissez d’abord la langue d’installation.

Lors de la première installation de ReflexClient, Microsoft SQL Server 2008 Express est aussi installé.

ReflexClient

Installation

17

Les bases de données de ReflexClient sont des bases Microsoft SQL Server. Microsoft SQL Server 2008 Express sera donc automatiquement installé sur toutes les machines (serveur et clients standard) qui utiliseront ReflexClient. Note Si Microsoft SQL Server 2008 Express est déjà installé sur votre machine, il ne sera pas réinstallé. Attention Les bases de données seront créées dans un sous-répertoire du répertoire que vous indiquez en

Vous devez donc vous assurer que la place disque sera suffisante. Exemple : vous installez en C:\Program Files\Microsoft SQL Server. Les bases seront stockées dans C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data.

95

10

75

8 Lorsque l’installation de ReflexClient est terminée, l’installation de Microsoft SQL Server 2008 Express prend automatiquement le relais si nécessaire. Vous n’avez aucune information particulière à donner, les écrans s’affichent à titre informatif.

12 11

3

ReflexClient

Installation

18

Premier lancement de ReflexClient A l’issue de l’installation de la base de démonstration, ReflexClient est lancé et l’écran d’identification apparaît. Vous pouvez dès maintenant découvrir les fonctionnalités de ReflexClient : pour cela, munissez-vous du Guide Utilisateur (éventuellement, jetez un coup d’œil à la page suivante pour enregistrer votre licence ou pour sauter cette étape). Pour vous connecter : Login : demo Mot de passe : demo

Au premier lancement de ReflexClient, alors qu’aucune base n’a encore été installée sur votre poste, le message suivant apparaît :

Ensuite, il vous est proposé d’installer une base de démonstration. Nous vous recommandons d’installer cette base, car tout le guide utilisateur est basé sur cette démonstration.

Page 19

L’installation de la base de démonstration peut prendre quelques minutes. Veuillez patienter… Une fenêtre vous informe du déroulement des opérations.

ReflexClient

Installation

19

Enregistrer la licence de ReflexClient

Au premier démarrage, ReflexClient est en version d’évaluation, valable 30 jours à compter de la date d’installation. Cet écran vous le rappelle à chaque lancement de ReflexClient, tant que le produit n’est pas enregistré. Vous pouvez aussi afficher cet écran en sélectionnant A propos de ReflexClient dans le menu ? La version d’évaluation est identique à la version enregistrée : il n’y a pas de restriction de fonctionnement. A l’issue de la période d’évaluation, ou avant, si vous le souhaitez, vous pouvez acquérir ReflexClient. Pour ce faire, contactez Volume Software au 02 47 66 47 20. En contactant Volume Software, il est également envisageable de prolonger votre période d’évaluation.

Sélectionnez ce bouton dans l’un des 2 cas suivants :

Vous avez une licence monoposte.

Vous êtes en réseau mais vous voulez utiliser ReflexClient en déplacement.

Sélectionnez ce bouton si ces conditions sont réunies :

Vous installez ReflexClient sur un poste fixe en réseau.

VLS est installé sur un serveur sur ce même réseau.

Consultez le document Volume Licence Server.

Page suivante

Si nécessaire (en cas de conflit, par exemple), cochez cette case et modifiez le N° de port.

Cliquez ici pour lancer ReflexClient immédiatement en version d’évaluation. Vous pourrez enregistrer votre licence plus tard.

…et vérifiez ce message.

Indiquez le nom de la machine (du serveur) qui héberge VLS.

Cliquez ici…

ReflexClient

Installation

20

Cette fenêtre s’affiche si vous cochez Clé d’activation locale dans l’écran précédent, et que vous cliquez

… puis communiquez-la à Volume Software qui vous donnera en retour une Clé d’Activation.

… ou entrez la Clé d’activation manuellement au clavier.

Notez la Clé Poste…

… ou copiez-la dans le presse-papier …

Copiez la Clé d’activation dans le presse-papier et cliquez ici pour la coller…

Cliquez ici : votre licence est enregistrée ; vous pouvez maintenant utiliser ReflexClient sans limitation de durée.

ReflexClient

Première utilisation

21

Vous venez d’installer ReflexClient. Les 10 étapes suivantes consistent à créer des bases, administrer les paramètres et créer des utilisateurs. Veuillez effectuer ces étapes dans l’ordre suivant pour que l’initialisation de ReflexClient se passe dans les meilleures conditions. Etape 1/12 – Créer une base serveur

Opération à réaliser une fois sur le serveur.

La base serveur constitue le référentiel principal de la CRM. C’est avec cette base serveur que les différents postes clients viendront se synchroniser. Allez sur le serveur Windows pour créer la base serveur. Plus de détails à la page 25. Etape 2/12 – 2. Créer une base cliente passerelle sur le serveur

Opération à réaliser sur le serveur ReflexClient.

La première base cliente que vous allez installer est la base passerelle. Plus de détails à la page 28.

Avant de poursuivre, veuillez vérifier que votre installation est bien complète :

Mise à jour de l’ERP – dans le cas de VoluPack / VoluPrim, vérifiez les points suivants : o Installation de la version minimum requise o Lancement du script de création des tables de la base ERP (Oracle ou Informix)

Installation de Microsoft .NET Framework

Installation de Microsoft SQL Server 2008 Express (faite en même temps que celle de ReflexClient)

Installation des drivers pour base de données sous Unix (sur le poste de la base Passerelle)

Installation de ReflexClient Enfin, vous devez avoir préparé les informations suivantes :

Racine de codification automatique des tiers

Informations pour l’envoi automatique de rapports d’erreurs

1. Créer une base serveur 2. Créer une base cliente passerelle sur le serveur 3. Déclarer une base ERP cliente 4. Définir les paramètres de ReflexClient 5. Gérer les champs paramétrables pour les contacts et les sociétés 6. Administrer les profils 7. Administrer les utilisateurs 8. Effectuer la première synchronisation 9. Configurer l’interface avec VoluPack / VoluPrim

10. Effectuer une synchronisation 11. Configurer la synchronisation automatique périodique de la passerelle 12. Installer les autres postes clients

Les 12 étapes en un clin d’œil

ReflexClient


22

Etape 3/12 – Déclarer une base ERP cliente

Opération à réaliser sur la base passerelle sur le serveur ReflexClient.

Le client particulier, l’ERP, doit lui aussi pouvoir dialoguer avec le serveur de la CRM pour échanger des données. Même s’il ne peut pas le faire lui-même (ce sont des clients standard qui le font à sa place), il doit disposer de tables appropriées. Vous avez créé ces tables au tout début de l’installation. Vous allez maintenant déclarer ce client ERP auprès du serveur Windows. Plus de détails à la page 30. Etape 4/12 – Définir les paramètres de ReflexClient


Maintenant que vous avez créé une base cliente, et que vous l’avez déclarée auprès du serveur, vous allez pouvoir saisir les paramètres. A cette occasion, la base cliente de ce poste sera mise à jour. Plus tard, lorsque vous effectuerez votre première synchronisation, tout le paramétrage que vous aurez saisi sera transféré vers le serveur : ainsi, les autres postes qui se synchroniseront ultérieurement récupéreront ces données. Note Vous pouvez très bien interrompre votre saisie et la reprendre plus tard. Plus de détails à la page 34. Etape 5/12 – Gérer les champs paramétrables pour la fiche contact et la fiche société

Opération facultative à réaliser sur la base passerelle sur le serveur ReflexClient.

La fiche contact et la fiche société comportent toutes les deux un onglet Complément entièrement personnalisable, permettant de saisir des informations spécifiques à votre société, non prévues initialement dans ReflexClient. A l’issue de l’installation, cet onglet est vide. Vous pouvez donc indiquer les champs qui doivent apparaître dans cet onglet. Vous pouvez très bien sauter cette étape et y revenir plus tard le cas échéant, il n’y a aucune incidence sur le fonctionnement de ReflexClient. Plus de détails à la page 50. Etape 6/12 – Administrer les profils


Les profils permettent de traiter :

Les règles de création et de transformation possibles entre suspects, prospects et clients

Les propriétés des champs de la fiche société (champs invisibles, en consultation uniquement, ou modifiables) Lors de l’installation de ReflexClient, un profil standard est automatiquement créé. Chaque utilisateur ayant accès à la CRM devra être rattaché à un profil. Plus de détails à la page 54

ReflexClient


23

Etape 7/12 – Administrer les utilisateurs


Login : admin ; mot de passe : admin Ce login ne permet que l’accès à l’administration, car il n’est connecté à aucun environnement. L’administrateur a tous les droits. Pour des raisons évidentes de sécurité, il n’est pas possible de lui retirer ces droits. Nous vous invitons à modifier le mot de passe de l’administrateur une fois l’installation terminée. Plus de détails à la page 57. Etape 8/12 – Effectuer la première synchronisation


Cette première synchronisation a pour effet de mettre à jour la base du serveur avec toutes les informations que vous avez saisies. A cette occasion, le client ERP sera lui aussi mis à jour. Plus de détails à la page 61. Etape 9/12 – Configurer l’interface avec VoluPack / VoluPrim

Opération à réaliser sur un poste où VoluPack / VoluPrim est opérationnel en émulation 4J’s.

ReflexClient est quasiment opérationnel pour la partie Windows. Il reste une étape importante : récupérer les données de l’ERP (VoluPack / VoluPrim). Cette étape est découpée en 3 phases :

Configurer l’interface VoluPack / ReflexClient Etablir les correspondances des paramètres Initialiser les tables de la CRM

Plus de détails à la page 63. Etape 10/12 – Effectuer une synchronisation


Maintenant que le client ERP a été configuré, une synchronisation va rapatrier vers le serveur Windows toutes les données qui intéressent ReflexClient (il s’agit essentiellement des tiers). A l’issue de la synchronisation, vous pourrez affichez la liste des contacts pour faire les vérifications d’usage. Plus de détails à la page 66. Etape 11/12 – Configurer la synchronisation automatique périodique de la passerelle


La base passerelle doit être synchronisée périodiquement, au minimum toutes les nuits. Ceci se fera au moyen d’un batch. Plus de détails à la page 67 Etape 12/12 – Installer les autres postes clients

Opération à réaliser sur chaque poste client.

Sur chaque poste client, vous allez créer une base cliente, de la même manière que vous avez créé la première base cliente (la base passerelle) à l’étape 2. Plus de détails à la page 67.

ReflexClient


24

Lancement de ReflexClient Dans les paragraphes qui suivent, vous allez accéder : Lorsque vous accédez à ReflexClient :

S’il y a plusieurs bases sur votre poste, vous devez indiquer la base sur laquelle vous souhaitez travailler. S’il n’y a qu’une base, cette fenêtre n’apparaît pas. Dans les 2 cas, vous indiquez vos nom d’utilisateur et mot de passe.

au programme d’administration des bases

à ReflexClient proprement dit

Lorsqu’un nom d’utilisateur et un mot de passe vous seront demandés, entrez admin, admin. Par la suite, nous vous indiquerons comment changer ce nom et ce mot de passe.

Dans l’écran ci-dessus, vous pouvez demander un tri en cliquant sur l’entête de la colonne concernée. Un nouveau clic inverse l’ordre de tri.

ReflexClient


25

Section 5 Etape 1/12 - Créer une base serveur Sur le serveur Windows : lancez le programme Administration des bases et sélectionnez cet onglet.

Uniquement si vous avez acquis ReflexClient Cubes et Listes.

Au premier lancement, cet écran est vide : aucune

base n’est encore créée.

Les bases serveur sont nommées srv_ReflexClientN (où N est un numéro d’incrément attribué par le système).

Remplissez ces champs… Pour information uniquement.

… puis cliquez ici.

Une fois que la base serveur est créée, elle apparaît dans la liste des bases locales serveur.

A

A

A

ReflexClient


26

Création de l’utilisateur principal Il s’agit d’un utilisateur ayant les droits d’administration.

Choisissez un modèle de base (page 80)

Pour créer une base vierge,

laissez Défaut.

Cliquez ici.

Entrez les informations demandées

puis cliquez sur Valider.

Cliquez ici.

ReflexClient


27

La base de données serveur a été installée avec succès.

L’initialisation peut prendre quelques minutes.

Notez ces informations : vous en aurez besoin pour déclarer la base cliente auprès du serveur (page suivante).

ReflexClient


28

Section 6 Etape 2/12 - Créer une base cliente passerelle sur le serveur 000

à faire aussi sur chaque poste client, à l’étape 12 !

Les bases clientes sont nommées ReflexClientN (où N est un numéro d’incrément attribué par le système).

Au premier lancement, cet écran est vide : aucune base n’est encore créée.

Sur le serveur : lancez le programme Administration des bases et sélectionnez cet onglet.

Ces informations sont modifiables mais il est recommandé de les laisser telles quelles.

Indiquez le nom de la machine hébergeant la base serveur.

C’est l’information que vous

avez notée à la page précédente.

Complétez le nom de la base serveur.

Information de la

page précédente.

Cochez cette case si vous voulez que seul cet utilisateur Windows puisse «voir» cette base (en environnement TSE, par exemple, où l’on créera une base par utilisateur).

Uniquement si le test de la connexion a réussi ! Sinon, vérifiez le nom de la machine et le nom de la base et testez à nouveau la connexion.

Une fois que la base cliente est créée, elle apparaît dans la liste des bases locales clientes.

Une fois que la base cliente est créée, elle apparaît dans la liste des bases locales clientes.

Ne cochez cette case que s’il s’agit d’une base Prosper.

Testez la connexion après avoir complété toutes les informations.

Cochez pour que les utilisateurs puissent synchroniser l’ERP (menu Edition - Préférences - Général)

Connectez-vous avec le login de l’utilisateur principal. <ou bien> Nom d’utilisateur : admin. Mot de passe : admin. Vous pourrez modifier ce login ultérieurement (page 57).

ReflexClient


29

Page 81

Cette opération est en réalité une première synchronisation.

Elle est unidirectionnelle : seules les données de la base serveur mettent à jour la base cliente.

Elle peut durer quelques minutes, notamment en raison de certaines valeurs par défaut comme les communes françaises.

La base de données locale a été installée avec succès. Cliquez sur Fermer et passez à la page 34.

ReflexClient


30

Section 7 Etape 3/12 - Déclarer une base ERP cliente En OPTION : Cette opération vise à déclarer l’ERP VoluPack / VoluPrim auprès du serveur ReflexClient. Les tables dédiées à la CRM sont rattachées pour être prises en compte dans les mécanismes de la synchronisation. Attention Cette opération ne concerne pas l’ERP Prosper. Rappel Vous devez être sur une machine sur laquelle les drivers (Oracle ou Informix) ont été installés. Lancez le programme Administration des bases 2 possibilités : Dans les 2 cas, vous arrivez ici. Sélectionnez Bases clientes. On ne peut déclarer qu’une base ERP par serveur. Lorsqu’une base ERP a été déclarée, l’icône Nouvelle base ERP est grisée, rendant impossible toute nouvelle déclaration de base ERP. Pour déclarer la base ERP cliente, choisissez Nouvelle base ERP. Voir la page suivante pour la suite.

Dans cette fenêtre, nous avons déjà déclaré une base ERP. Elle est affichée sur fond coloré, tandis que les autres bases sont affichées sur fond blanc.

Sélectionnez la base locale déclarée auprès du serveur concerné puis (Si vous êtes sur un poste client)

Sélectionnez le serveur concerné puis (Si vous êtes sur le serveur)

Le login et le mot de passe de l’administrateur si vous ne les avez

pas encore modifiés : admin, admin.

ReflexClient


31

Informix

Oracle

MySQL

A

B

C

D E

F G

H

J

K

L

N

O P

Q

R S

A

B

C

D E

F G

H

J

L

P

Q

R S

A

B

C

D E

F G

H

I

J

P

Q

R S

M

En fonction du moteur de base de votre ERP, vous aurez l’un des 4 écrans suivants :

A

B

C

D E

F G

H

I

J

P

Q

R S

SQL Server

ReflexClient


32

Indiquez ici l’ERP qui synchronisera ses données avec ReflexClient. Vous avez le choix entre VoluPack / VoluPrim, Prosper ou un autre ERP. Indiquez ici le moteur de la base de données, en fonction de l’ERP. Pour affichage dans la liste. A titre purement informatif. Pas de répercussion sur le fonctionnement. Pour affichage dans la liste. A titre purement informatif. Pas de répercussion sur le fonctionnement. Cette case doit rester cochée. Une base inactive ne sera plus visible. Plus d’information à la page 72. Cette case doit rester cochée. Plus d’information à la page 72. A titre indicatif : le numéro d’identifiant de la dernière session A titre indicatif : la date de la dernière session [Oracle - SQL Server] Nom du DSN (Data Source Name). Si vous avez installé Oracle Client 10g Express Edition (page 11), vous devez indiquer le DSN comme suit : [nom de l’hôte ou adresse IP]:[port]/[SID]. Par défaut, le port est 1521. Par exemple :

ux7vsw2:1521/test

hôte :port/SID

Vous avez noté l’identifiant du SID de votre base à la page 8. Si vous avez installé Oracle avec votre propre CD et configuré l’accès à votre base en utilisant Oracle Net, vous ne devez indiquer que l’identifiant du SID. Indiquez ici le nom de la base de données (atlas). [Informix] Nom de l’hôte Visible dans : Menu Démarrer Programmes IBM Informix Client-SDK Setnet32 [Informix - MySQL] Nom du serveur Pour Informix : visible dans Menu Démarrer Programmes IBM Informix Client-SDK Setnet32 [Oracle] Laissez cette case non cochée pour utiliser Oracle ODAC (page 12). Cochez cette case si vous voulez utiliser la bibliothèque d’accès à Oracle fournie dans le Framework de Microsoft. Attention : Ce mode d’accès est obsolète et sera prochainement supprimé. [Informix] Code page. Valeur initialement fixée à fr_FR.850 [Informix] Code page. Valeur initialement fixée à fr_FR.850 Login utilisé par atlas pour se connecter à cette base Pour Informix : il s’agit du login Unix (en fonction du client) Pour Oracle : il s’agit du login de la base (« atlas ») Mot de passe utilisé pour se connecter à cette base Pour Informix : il s’agit du mot de passe Unix (en fonction du client) Pour Oracle : il s’agit du mot de passe de la base (« atlas ») Ce bouton permet d’administrer la base : voir page 81. Cliquez sur ce bouton pour tester la connexion avant de valider.

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

S

R

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Nouvelle base ERP - Options Ce paramétrage concerne les futures évolutions de VoluPack. Pour l’instant, il ne doit pas être modifié et doit rester tel qu’indiqué sur la figure ci-contre (3 premières cases cochées). Le fait de cocher des cases envoie des informations à l’ERP lorsque ces entités sont modifiées.

ReflexClient


34

Lors de l’installation de ReflexClient, certains paramètres sont pré-renseignés. Vous devez dans un premier temps vérifier l’ensemble de ces paramètres, les mettre à jour le cas échéant et définir les correspondances avec votre ERP. Les paramètres sont divisés en 2 grandes catégories :

Paramètres généraux – page 36 Paramètres liés à l’environnement – page 42 sont valables pour tous les environnements sont valables pour un environnement doivent être saisis une fois pour toutes doivent être saisis pour chaque environnement que vous créez

Rappel Un environnement dans ReflexClient = une société dans l’ERP (dans VoluPack, par exemple). Vous devez donc définir au moins un environnement (page 36). Connectez-vous avec le login de l’administrateur (login et mot de passe : admin) ou bien avec le login de l’utilisateur principal que vous avez créé lors de la création de la base serveur (page 26).

Pour créer un nouveau paramètre : double-clic sur une région inoccupée de la zone ou clic sur .

Pour modifier un paramètre : double-clic sur le paramètre, ou simple clic puis clic sur .

Pour supprimer un paramètre : clic sur le paramètre puis clic sur (voir la page suivante pour les modalités). Remarques Notez que le code <non renseigné> est toujours en position 0 dans les listes.

De par leur nature, certains paramètres ont un ordre d’apparition imposé et non modifiable. Les paramètres que vous allez créer apparaîtront aux utilisateurs dans des listes de choix déroulantes. En utilisant les boutons et , vous pouvez choisir leur ordre d’apparition.

Pour ce faire, sélectionnez un paramètre dans la zone et cliquez sur l’un de ces 2 boutons pour le faire monter ou

descendre dans la liste.

Vous pouvez aussi choisir un ordre alphabétique croissant sur le libellé grâce au bouton . En cliquant sur le numéro d’ordre, vous avez la possibilité de changer celui-ci : cette méthode peut parfois être plus avantageuse que l’utilisation des boutons et , notamment lorsque les listes sont très longues.

Lancez ReflexClient puis

Page 36

, choisissez

Page 42

Les manipulations ci-dessous sont valables pour tous les paramètres : Choisissez une famille de paramètre

dans la zone .

La liste des paramètres de cette

famille s’affiche alors dans la zone .

Page 35

ReflexClient


35

Suppression de paramètres Certains paramètres ne peuvent pas être supprimés, car ils sont normalisés. C’est le cas notamment de l’environnement, des codes NAF, etc. En cas de suppression d’un paramètre, il vous sera proposé ou imposé de sélectionner une valeur de remplacement. Exemple Vous supprimez un commercial : si ce commercial est déjà affecté, vous devrez sélectionner un

commercial remplaçant. Toutes les sociétés et les opportunités du commercial supprimé seront alors réaffectées.

Confirmez. Axel Guibert est définitivement rayé des listes et remplacé par Jacques Clerc. Dans la liste de suggestion de remplaçants, vous êtes obligé de sélectionner un élément, car le commercial est obligatoire. Dans d’autres cas, le paramètre est facultatif, et vous pourrez alors sélectionner le code <non renseigné>. Ce remplacement d’un paramètre par un autre a généré des requêtes automatiques que vous pouvez consulter dans l’onglet Maintenance (ci-dessous). Maintenance – Requêtes automatiques et manuelles La création d’une requête manuelle est soumise à un mot de passe : à votre demande, et après vérification de votre requête, Volume Software vous communiquera ce mot de passe, valable pour une seule utilisation.

Dans cet exemple, on supprime le commercial Axel Guibert. Cette fenêtre vous demande de le remplacer partout où il est déjà affecté. Une demande de confirmation apparaît

Par la suite, vous pouvez récupérer tout ou partie de cette requête SQL et l’adapter à vos besoins. Vous pouvez alors exploiter

votre requête dans Requêtes manuelles.

Dans notre exemple (voir ci-dessus), sélectionnez la 2ème requête et double-cliquez : vous voyez alors la requête automatiquement générée pour remplacer le commercial 2 par le commercial 8.

ReflexClient


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Section 8 Les paramètres généraux Environnement Un environnement existe déjà : il s’appelle Environnement à renommer. Vous devez le personnaliser. L'environnement est l’équivalent du code société dans l’ERP. Double-cliquez sur Environnement à renommer, ce qui ouvre une fenêtre dans laquelle vous saisissez :

le nom de votre société dans le champ libellé (ici : Test) ainsi que le code équivalent dans votre ERP : le code société dans le cas de VoluPack / VoluPrim.

Cliquez sur OK : votre environnement est défini. Attention Un environnement ne peut pas être supprimé. Civilité Les civilités permettent de donner un titre aux contacts (personnes) que vous allez créer. Guide utilisateur : Fiche contact VoluPack VoluPrim

Les civilités ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type CIV). Chaque civilité de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

L’environnement est le premier des paramètres généraux. Il est donc affiché par défaut à l’ouverture de cette fenêtre.

Chaque paramètre est décrit dans les paragraphes suivants.

ReflexClient


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Service Les services permettent de regrouper les titres (professions). Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Fiche contact Titre Les titres permettent de référencer les différentes professions au sein de votre société. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Fiche contact Chaque titre peut être rattaché à un service : dans ce cas, le bouton permet de choisir un service parmi ceux que vous venez de créer (voir le § précédent). Lorsque l’utilisateur choisira un titre, le service sera automatiquement renseigné (mais il pourra toujours être modifié). VoluPack VoluPrim

Les titres ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type TCO). Chaque type de correspondant de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Forme juridique Les formes juridiques permettent d’identifier les différentes sociétés que vous allez enregistrer : sociétés clientes ou prospects, partenaires, concurrentes ou fournisseurs. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les formes juridiques ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type DEN). Chaque dénomination de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

ReflexClient


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Relation Ce paramètre permet de définir les différents types de relation entre les différentes sociétés, partenaires, fournisseurs, concurrents… Guide utilisateur : Les relations Ambiance L’ambiance permet de définir la qualité des rapports que vous entretenez avec les sociétés. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société Score financier Le score financier permet de définir le risque que vous prenez par rapport à une société. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société Type d’établissement Le type d’établissement définit un lieu associé à un établissement. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Fiche établissement

Choisissez l’icône associée à ce type de relation.

ReflexClient


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Motif clôture opportunité Les motifs de clôture d’opportunité vous permettent d’indiquer la raison pour laquelle une opportunité a été clôturée. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité Niveau concurrence Ce paramètre permet d’indiquer le niveau de concurrence que vous rencontrez chez un prospect. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Niveau intérêt produit / service Permet de noter le niveau d’intérêt du prospect pour les produits / services proposés. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité Division NAF Recense tous les secteurs d'activité (NAF = Nomenclature d’Activités Française) La liste normalisée est fournie avec ReflexClient. Aucune mise à jour n’est autorisée. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société

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NAF Recense, pour chaque secteur NAF, toutes les sous-familles d’activité. La liste normalisée est fournie avec ReflexClient. Aucune mise à jour n’est autorisée. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société Pour choisir un élément dans la liste (zone ), vous devez d’abord choisir une division NAF dans la zone . Pays Recense tous les pays avec leur code normalisé à 2 caractères. La liste normalisée est fournie avec ReflexClient. Aucune mise à jour n’est autorisée. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les pays ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type PAY, A1[16,17]). Les pays sont importés depuis VoluPack / VoluPrim.

Attention Le Royaume Uni et la Grèce ont 2 codes. Nationalité Recense les nationalités que vous êtes susceptible de rencontrer au niveau des groupes. Aucune liste n’est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Fiche groupe

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Listes pour métadonnées La fiche contact et la fiche société comportent toutes les deux un onglet Complément entièrement personnalisable, permettant de saisir des informations spécifiques à votre société. Plus d’information à la page 50. Vous définissez ici les types d’informations que les utilisateurs pourront saisir. Guide utilisateur : Informations complémentaires de la fiche contact et de la fiche société Attention Une liste pour métadonnées ne peut pas être supprimée. Eléments des listes pour métadonnées La fiche contact et la fiche société comportent toutes les deux un onglet Complément entièrement personnalisable, permettant de saisir des informations spécifiques à votre société. Plus d’information à la page 50. Pour chaque type d’information, vous définissez ici les différents éléments que les utilisateurs pourront saisir. Guide utilisateur : Informations complémentaires de la fiche contact et de la fiche société Pour choisir un élément dans la liste (dans la zone ), vous devez d’abord choisir une liste dans la zone . Attention Un élément de liste pour métadonnées ne peut pas être supprimé.

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Section 9 Les paramètres par environnement

Avant de pouvoir créer / modifier des paramètres liés à l’environnement, vous devez d’abord sélectionner l’environnement concerné dans la liste déroulante. Vous devez avoir défini au moins un paramètre d’environnement (page 36). Rappel : un environnement dans ReflexClient = une société dans l’ERP

Zone d’affichage des familles de paramètres Chaque paramètre est décrit dans les paragraphes suivants. Sélectionnez la famille de paramètres que vous voulez mettre à jour.

Permet d’importer des paramètres d’environnement à partir de l’ERP. Lorsque ce bouton est actif, vous devez en premier lieu importer les paramètres existants dans l’ERP. Exemple pour les commerciaux :

La partie gauche de cette fenêtre affiche les paramètres de l’ERP (en l’occurrence, VoluPack / VoluPrim). La partie droite affiche les paramètres existants dans ReflexClient. Sélectionnez un paramètre dans la zone puis tirez-le ou cliquez sur pour l’amener dans la zone .

ou Sélectionnez un ensemble de paramètres dans la zone puis tirez-les ou cliquez sur pour les amener dans la zone .

ReflexClient


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Commercial ReflexClient fait la différence entre un utilisateur commercial et un utilisateur qui ne l’est pas. Certaines fonctions de ReflexClient, telles que les opportunités de vente, sont réservées aux commerciaux. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société ERP Les commerciaux ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type REP).

Chaque représentant de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

En bas de la liste des commerciaux, le bouton ouvre la fenêtre de gestion des équipes commerciales. Les équipes commerciales Une équipe commerciale est un regroupement de commerciaux qui travaillent au sein de votre entreprise. L’équipe commerciale peut être hiérarchique (voir copie d’écran ci-dessous). Etre positionné dans l’arborescence sous une équipe traduit l’appartenance à cette équipe. L’encadrement d’une équipe commerciale est une autre notion spécifiée dans la fiche utilisateur (page 58). On peut très bien encadrer une équipe en étant positionné au-dessous ou au-dessus de l’équipe dans la hiérarchie.

Pour créer une équipe commerciale, placez le curseur dans la zone puis : Nouvelle équipe commerciale.

Pour créer une équipe fille, sélectionnez d’abord l’équipe mère avant de créer l’équipe fille. Pour rattacher un commercial à une équipe, sélectionnez-le dans la zone et tirez-le vers une équipe de la zone . Vous pouvez aussi, après avoir sélectionné l’équipe, utiliser la flèche pour aboutir au même résultat. Le chemin inverse est possible, à la souris ou avec la flèche . La suppression d’une équipe est impossible si elle (ou ses ascendants) est encadrée par un utilisateur.

La partie gauche de cette fenêtre a une présentation et un mode de fonctionnement identiques à ceux de l’explorateur de Windows. A l’aide de la souris, vous pouvez déplacer des commerciaux de la partie droite vers la gauche et réciproquement. Vous pouvez aussi déplacer des commerciaux ou des groupes d’un point de la hiérarchie vers un autre.

Zone d’affichage des commerciaux non rattachés à une équipe commerciale

Zone d’affichage des équipes commerciales et des commerciaux rattachés

ReflexClient


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Correspondant interne Les correspondants internes désignent vos interlocuteurs pour chacune des sociétés. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les correspondants internes ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type FAB). Chaque fabricant de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Catégorie société Les catégories de sociétés vous permettent de classer les sociétés par catégories. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les catégories de sociétés ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type CAT). Chaque catégorie de tiers de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Secteur d’activité Les secteurs d’activité vous permettent de classer les sociétés par secteurs. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les secteurs d’activité ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type ACT). Chaque secteur d’activité de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

ReflexClient


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Secteur géographique Les secteurs géographiques vous permettent de classer les sociétés en fonction de secteurs définis par votre entreprise. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les secteurs géographiques ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type GEO). Chaque secteur géographique de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Origine contact Ce paramètre vous permet d'indiquer comment vous êtes entré en contact avec une société. Une liste personnalisable est fournie avec ReflexClient. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les origines contacts ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type ORG). Chaque code origine de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Mode de règlement Ce paramètre vous permet d'indiquer le mode de règlement dans l’onglet Détail de la fiche Société. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les modes de règlement ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type MRG). Chaque mode de règlement de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

ReflexClient


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Echéance Ce paramètre vous permet d'indiquer les types d’échéance pratiqués par cette société. Guide utilisateur : Informations détaillées de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les échéances ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type ECH). Chaque échéance de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Validité Ce paramètre vous permet d'indiquer les validités. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société VoluPack VoluPrim

Les validités ont un équivalent dans l’ERP VoluPack / VoluPrim (paramètre de type QT). Chaque validité de VoluPack / VoluPrim doit exister dans ReflexClient. Relevez le code paramétré dans VoluPack / VoluPrim et inscrivez-le dans le code ERP.

Dernier état société Cette codification permet d’indiquer le stade d’avancement de votre démarche vis-à-vis d’une société. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche société

ReflexClient


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Catégorie mémo A tous les niveaux, ReflexClient permet la saisie de notes (mémos) : sur un contact, une société, une opportunité, une action, … Ces notes sont un vecteur de communication entre les différents utilisateurs de ReflexClient. Considérez les notes comme des post-it : vous saisissez une note sous forme de texte entièrement libre, mais chaque note peut être caractérisée par une catégorie afin de pouvoir la classer. Ce paramètre permet de classer les différentes notes que vous saisissez dans ReflexClient. Guide utilisateur : saisie de notes Un début de liste personnalisable est fourni en standard avec ReflexClient (« Informations générales »). Ligne de produits Il s’agit des lignes de produits / services que vous commercialisez. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité

ReflexClient


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Type d’action Ce paramètre vous permet de formaliser et classer les différentes actions entre vous et vos contacts. Une action est caractérisée par

une famille (appel téléphonique, courrier, fax, mail, rendez-vous, évènement, tâche, …) un type (appel de prospection, appel de maintenance, appel client,…) le caractère « entrant » ou « sortant » de l’action (appel téléphonique entrant ou sortant)

Guide utilisateur : Informations générales de la fiche action

Choisissez une famille d’action avant toute création / modification de types d’action en zone . Les familles sont au nombre de 6 : Appel téléphonique, Courrier, Fax, Mail, Rendez-vous, Evénement / Tâche

Actions appartenant à la famille créée en .

Les états disponibles sont les suivants : A faire, En cours, Abandonné, Terminé

Les priorités disponibles sont les suivantes : Faible, Normale, Elevée

La catégorie et La sous-catégorie que vous indiquez ici seront automatiquement renseignées lors de la création d’une action ; elles pourront toutefois être modifiées à ce moment-là.

Le nombre de jours avant échéance permet de calculer la date d’échéance qui sera proposée et modifiable lors de la création d’une action.

Le nombre de jours avant réalisation permet de calculer la date de réalisation (« à faire le ») qui sera proposée et modifiable lors de la création d’une action.

Famille d’opportunités Lorsqu’un utilisateur crée une opportunité de vente, il peut la rattacher à une famille. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité

ReflexClient


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Etape de vente Vous définissez ici des étapes de vente (exemples : devis, négociation, relance, …) Vous définissez ensuite des scénarios de vente (paragraphe suivant). A chaque scénario de vente, vous rattachez des étapes créées. Scénario de vente Un scénario de vente représente la succession des étapes allant de la première prise de contact à la signature du contrat. Vous pouvez très bien imaginer plusieurs scénarios de vente en fonction de vos habitudes. Chaque scénario aura un nom et comportera un certain nombre d’étapes de vente. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité Détail scénario de vente Après avoir défini les étapes puis les scénarios, c’est ici que vous allez rattacher les étapes aux scenarios. Guide utilisateur : Informations générales de la fiche opportunité Avant de créer un élément (zone ), vous devez d’abord choisir un scénario dans la zone . Attention Le détail scénario de vente ne peut pas être supprimé.

ReflexClient


50

Section 10 Champs paramétrables Principe La fiche contact et la fiche société comportent toutes les deux un onglet Complément entièrement personnalisable, permettant de saisir des informations spécifiques à votre société. A l’issue de l’installation, cet onglet est vide. Vous pouvez définir jusqu’à 30 champs paramétrables par fiche (2 colonnes de 15 champs). Chaque champ est caractérisé par :

Un libellé : celui qui figurera devant le champ dans l’écran de saisie

Un type de champ. Les types disponibles sont les suivants : o Texte o Nombre entier o Nombre décimal (vous précisez alors le nombre de décimales) o Date o Date et heure o Case à cocher o Liste . Dans ce cas, vous devez définir :

Le nom de la liste associée (page 41). Les éléments de la liste (page 41) parmi lesquels l’utilisateur retiendra celui de son choix.

Une position à l’écran (exprimée en ligne, colonne)

Le caractère actif ou inactif du champ (est-ce qu’il figure à l’écran ou non) Voici un exemple de personnalisation à l’issue de la phase de conception par l’administrateur Chacune des 2 colonnes contient 8 champs. Pour la conception de l’écran, veuillez consulter la page 51.

Voici le résultat tel que le verra l’utilisateur final. Cette maquette illustre les différentes possibilités de types de champs. Comment arriver à ce résultat ?

Pages suivantes

ReflexClient


51

Section 11 Champs paramétrables Mise en œuvre Champs paramétrables Mise en œuvre Champs associés à des listes Si vous avez l’intention de créer des champs associés à des listes de choix, vous devez d’abord créer ces listes.

1) Dans le bandeau de gauche, sélectionnez Administration puis Paramètres, onglet Général. 2) Sélectionnez Liste pour métadonnées (page 41)

Ceci vous vous permet de créer une liste en lui donnant un nom. Ce nom sert uniquement à rattacher cette liste à un champ que vous allez créer. L’utilisateur ne verra pas ce nom, il ne verra que le libellé du champ.

3) Sélectionnez Eléments des listes pour métadonnées (page 41) pour créer les éléments de cette liste : L’utilisateur verra ces éléments lorsqu’il cliquera sur pour ouvrir la liste déroulante.

Exemple Vous créez une liste qui a pour nom Système informatique (page 41)

Vous créez les éléments de cette liste : IBM, BULL, DEC, …(page 41) A l’étape suivante (page 52), vous créez 2 champs personnalisés que vous libellez Système infor. actuel et Système infor. projet. Vous caractérisez ces champs comme étant de type Liste et vous leur associez la liste Système informatique que vous venez de créer.

L’utilisateur verra ceci.

Il pourra cliquer sur pour ouvrir la liste et choisir un élément.

Lancez ReflexClient

ReflexClient


52

Champs paramétrables Mise en œuvre Conception de l’écran Dans le bandeau de gauche, sélectionnez Administration puis Champs paramétrables Vous avez à votre disposition 2 colonnes. Chaque colonne peut contenir 15 champs.

Déplacements de champs Pour créer un champ bouton de la barre d’outils ou double-clic sur une région inoccupée Pour modifier un champ sélectionnez le champ puis bouton de la barre d’outils <ou> double-clic sur le champ Pour monter un champ sélectionnez le champ puis bouton de la barre d’outils Pour descendre un champ sélectionnez le champ puis bouton de la barre d’outils Pour déplacer un champ d’une colonne à l’autre

sélectionnez le champ puis bouton ou de la barre d’outils <ou> « tirez » le champ dans l’autre colonne à l’aide de la souris.

Remarques Lorsque vous changez un champ de colonne, il se retrouve toujours en dernière position.

Si nécessaire, utilisez le bouton pour le faire remonter.

Vous ne pouvez pas supprimer un champ : si un champ ne doit plus être utilisé, désactivez-le. Pour récupérer la place libérée par un champ désactivé, ré-activez-le et donnez-lui un autre nom.

Sélectionnez la fiche pour laquelle vous voulez créer un écran de champs paramétrables : Contact ou Société.

Cliquez sur le bouton de la colonne de gauche ou de droite pour créer un nouveau champ, ce qui ouvre la fenêtre de création d’un nouveau champ (page suivante).

ReflexClient


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Création d’un nouveau champ paramétrable

Le nom de la table est affiché pour rappel, sur fond jaune, non modifiable ici. Vous avez choisi la table à la page précédente. Le numéro du champ est un numéro interne, attribué automatiquement, non modifiable. Le numéro de colonne est affiché pour rappel mais n’est pas modifiable (fond jaune). La colonne de gauche porte le numéro 1, celle de droite le numéro 2. Vous pourrez par la suite changer de colonne si vous le souhaitez. Le numéro de ligne est affiché pour rappel mais n’est pas modifiable (fond jaune). Les lignes sont numérotées de 1 à 15. Vous pourrez par la suite changer de ligne si vous le souhaitez. Par défaut, un champ est toujours actif . Si vous ne souhaitez plus voir ce champ à l’écran, désactivez-le. Il sera toujours temps de le réactiver. Indiquez ici le libellé du champ : celui qui figure devant le champ dans l’écran de saisie. Indiquez ici le type de champ :

Texte – pas d’autre précision à donner. L’utilisateur saisira l’information sous forme de texte libre non contrôlé.

Nombre entier – pas d’autre précision à donner. L’utilisateur saisira l’information sous forme d’un nombre entier non contrôlé. Il ne pourra saisir que des chiffres compris entre 0 et 9 à l’exclusion de tout autre caractère.

Nombre décimal – vous précisez alors le nombre de décimales. L’utilisateur saisira l’information sous forme d’un nombre décimal non contrôlé. Il ne pourra saisir que des chiffres compris entre 0 et 9 et la virgule décimale.

Date – pas d’autre précision à donner. L’utilisateur disposera d’une saisie assistée et contrôlée par .

Date et heure – pas d’autre précision à donner.

L’utilisateur disposera d’une saisie assistée et contrôlée par pour la date et pour l’heure.

Case à cocher – pas d’autre précision à donner. L’utilisateur disposera d’une saisie de type oui / non par le biais d’une case à cocher .

Liste – vous devez alors indiquer le nom de la liste associée.

L’utilisateur disposera d’une saisie assistée et contrôlée par liste .

A

B

D

C

E

F

G

A

B D

C

E F

G

ReflexClient


54

Ce module permet de gérer les profils. Un profil renferme un certain nombre d’autorisations. Lorsque vous créez un profil, vous pouvez ensuite y rattacher des utilisateurs. Les profils permettent de traiter :

Les règles de création et de transformation possibles entre suspects, prospects et clients

Les propriétés des champs de la fiche société (champs invisibles, en consultation uniquement, ou modifiables) Une fois que les profils sont établis, vous pouvez rattacher chaque utilisateur à un profil.

Lancez ReflexClient puis , choisissez

Créer un nouveau profil

Modifier le profil sélectionné

Pour modifier un profil existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton ou faites un double-clic gauche sur le profil. La suppression d’un profil n’est pas autorisée. Si vous ne voulez plus utiliser un profil, vous devez d’abord « détacher » les utilisateurs concernés avant de pouvoir désactiver le profil (voir page suivante). Décochez pour

ne voir que les profils actifs.

ReflexClient


55

Section 12 Créer – Modifier un profil Le tableau ci-dessus montre un exemple de paramétrage des règles de création et de transformation. Il s’agit du paramétrage Standard fourni avec la base de démonstration. Dans cet exemple, on constate que l’utilisateur ne pourra pas créer de client sous ReflexClient. La création des clients (ou la transformation de prospect en client) sera réalisée uniquement sous VoluPack / VoluPrim. On constate également qu’il ne pourra pas transformer un prospect en client, ni en fournisseur, les cases correspondantes n’étant pas cochées. Pour le paramétrage de la codification automatique des tiers sous VoluPack, voir la page 65. Toujours dans l’exemple ci-dessus, on voit qu’il ne sera pas possible de saisir un code ERP pour un client : en effet, cette entreprise a fait le choix de numéroter automatiquement les clients dans VoluPack. Les clients créés sous VoluPack sont ensuite transmis à ReflexClient par les mécanismes de la synchronisation. Les prospects peuvent être créés indifféremment sous ReflexClient ou sous VoluPack. Dans les deux cas, un code ERP est demandé. Sous ReflexClient, il est possible de transformer un suspect en prospect. L’inverse n’est pas vrai : une fois un code ERP attribué, le retour en arrière n’est plus possible. Conflits à la synchronisation avec le serveur : En théorie, il est possible que deux commerciaux itinérants attribuent en même temps le même code ERP à un prospect. Soit une erreur de leur part, soit une erreur du service centralisé qui leur fournit le code. En tout cas, c’est possible et non contrôlable puisque les deux postes clients sont déconnectés du serveur. Si, lors de la synchronisation avec le serveur, on tente de créer une société dont le code ERP existe déjà dans la base du serveur, alors on ne peut pas conserver ce code ERP. Cela créerait une situation de doublon qui rendrait impossible la création sous VoluPack. Dans ce cas, pour résoudre le conflit, on remet automatiquement à blanc le code ERP. Le commercial devra alors ressaisir un code valide.

Page 56

En création, l’identifiant du profil n’apparaîtra qu’après validation. Il est attribué automatiquement.

Décochez pour désactiver le profil (Impossible s’il y a des utilisateurs

rattachés à ce profil)

Action autorisée Action interdite

Indiquez le nom du profil

Règles de création et de saisie de code ERP (entourées en rouge)

Règles de transformation (entourées en bleu)

Certaines cases sont (dé)cochées sans possibilité de modification, pour des raisons de logique.

ReflexClient


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Section 13 Profils : Privilèges La géolocalisation repose sur la technologie de Google Maps ©. Elle permet de retrouver les coordonnées GPS de l’adresse que vous avez fournie. Une connexion internet est nécessaire pour bénéficier de ce service. Google limite le nombre de géolocalisations à 2000 par jour. Cette limite doit être prise en compte lorsque vous importez un fichier contenant plusieurs milliers d’adresses. Pour bénéficier de ce service, vous devez cocher la case correspondante. De même, cochez la case pour que ReflexClient mette à jour automatiquement le géocodage à chaque fois que vous créez ou modifiez une société. Enfin, vous pouvez autoriser la saisie manuelle du géocodage en cochant la case appropriée.

Section 14 Profil : Habilitations par champ Créer – Modifier une habilitation

En premier, vous devez sélectionner l’une des 2 tables suivantes : Société ou Etablissement. Indiquez ensuite le champ que vous voulez soumettre à autorisation. Indiquez le type de société pour lequel vous voulez mettre en place une autorisation. Vous avez le choix parmi les valeurs suivantes : Tous / Suspect / Prospect / Client / Fournisseur / Concurrent / Partenaire

Créer une nouvelle habilitation

Modifier l’habilitation sélectionnée

Supprimer l’habilitation sélectionnée

Pour modifier une habilitation existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton ou faites un double-clic gauche sur l’habilitation. Pour supprimer une habilitation existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur

le bouton .

Cet écran permet de définir, pour les tables Société et Etablissement, les actions possibles sur les champs en fonction du type de société (suspect, prospect, client, etc.) En création comme en modification, l’écran se présente ainsi Dans cet exemple, on voit que dans la table Société, le Secteur Géographique, pour les Clients, est en consultation uniquement.

N’apparaît pas en création, n’apparaît qu’en modification.

1

2

3

ReflexClient


57

Enfin, sélectionnez le type d’autorisation que vous voulez instaurer :

Modification autorisée : c’est le mode par défaut.

En consultation uniquement : le champ est visible mais il n’est pas modifiable.

Invisible : le champ n’apparaît pas. A noter que certains champs ne peuvent pas être invisibles : c’est le cas par exemple de la dénomination sociale : imaginez-vous en train de travailler sur une société sans même en connaître le nom !

Il est possible de créer une règle pour Tous pour un champ donné. Si une règle pour Client est créée pour ce même champ, c’est cette règle plus fine qui sera appliquée.

Ce module permet de gérer les utilisateurs et leurs droits. Connectez-vous avec le login de l’administrateur (login et mot de passe : admin) ou bien avec le login de l’utilisateur principal que vous avez créé lors de la création de la base serveur (page 26). Lors de la mise en place d’une nouvelle base, vous devez créer au minimum un utilisateur, et le connecter à un environnement.

Pour modifier un utilisateur existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton ou faites un double-clic gauche sur l’utilisateur. Pour supprimer un utilisateur, il faut le rendre

inactif (voir ci-dessous).

Créer un utilisateur

Modifier un utilisateur

A l’installation, un administrateur est créé avec tous les droits. Pour des raisons de sécurité, ces droits sont inaliénables. Login et mot de passe : admin, admin

Lancez ReflexClient puis , choisissez

Il est fortement recommandé de modifier le

mot de passe une fois l’installation terminée !

4

ReflexClient


58

Section 15 Créer – Modifier un utilisateur

L’identifiant de l’utilisateur est attribué automatiquement et n’est pas modifiable (sur fond jaune). Il est négatif tant que la création n’a pas été validée. Si vous rappelez cet utilisateur en modification, vous constaterez qu’il a un ID > 0. Le login est le nom avec lequel l’utilisateur se connecte pour accéder à ReflexClient (identification). Ce login est définitif : vous ne pourrez plus le modifier (en modification, il sera sur fond jaune). Nom tel qu’il figure dans les écrans de liste Prénom tel qu’il figure dans les écrans de liste Lorsque vous indiquez une adresse e-mail, le bouton permet d’adresser un e-mail à l’intéressé. Un utilisateur qui n’appartient à aucun environnement n’a pas accès au menu Données. Cochez la case et choisissez l’environnement dans la liste déroulante . Définition des environnements : page 36. Si cette case n’est pas cochée, l’utilisateur ne peut pas accéder à ReflexClient. Il s’agit donc en quelque sorte d’une suppression, mais l’utilisateur est conservé avec tout son paramétrage, ce qui permet de le réhabiliter ultérieurement, voire sous un autre nom (mais avec le même login). Laissez cette case cochée pour accéder à la Gestion de la Relation Client (CRM). Décochez cette case si vous ne comptez exploiter que les cubes et listes (voir les renvois 9 – 10 - 11). Cette option peut être inaccessible si vous ne l’avez pas activée lors de la création de la base serveur (page 25). Ce qui signifie que vous n’utilisez que les cubes de données. Voir le document concerné.

A

B

C

D

E

F

G

H

Page 60

Uniquement si l’utilisateur est connecté à un environnement. Uniquement si

l’utilisateur accède à la Gestion de la Relation Client.

Uniquement si vous avez ReflexClient Cubes & Listes.

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

ReflexClient


59

Cochez les cases correspondant aux cubes et listes que vous utiliserez. Veuillez consulter le document sur les cubes de données. Ces options peuvent être inaccessibles si vous ne les avez pas activées lors de la création de la base serveur (page 25).

Le mot de passe, en combinaison avec le login () permet à l’utilisateur d’accéder à ReflexClient. Si vous changez le mot de passe de cet utilisateur, vous devrez le confirmer en le saisissant une deuxième fois. Un utilisateur peut être commercial ou correspondant interne. Il peut aussi être ni l’un, ni l’autre. Cliquez le bouton correspondant à sa situation. Le cas échéant, choisissez le commercial ou le correspondant interne dans la liste déroulante . S’il est associé à un commercial, il aura accès aux éléments suivants dans les filtres « Voir » :

Mes contacts, Mes contacts favoris

Mes sociétés, Mes sociétés favorites

Mes opportunités Le nom du commercial figure dans tous les écrans de liste Définition des commerciaux : page 43. Définition des correspondants internes : page 44. Indiquez le profil de modifications auquel vous voulez rattacher cet utilisateur. Plus d’information sur les profils à la page 54. Chaque utilisateur peut encadrer une équipe commerciale. Ceci n’est pas une obligation. Un utilisateur peut très bien n’encadrer aucune équipe. Le fait de ne choisir aucune équipe commerciale aura des répercussions dans les droits de visibilité. Ces droits sont expliqués dans le chapitre suivant (page 60, puces , et ). Choisissez l’équipe commerciale dans la liste déroulante . L’équipe encadrée figure dans tous les écrans de liste Pour créer des équipes commerciales, reportez-vous à la page 43. Si vous voulez gérer l’encadrement d’équipes commerciales, vous devez créer au minimum une équipe commerciale pour y affecter des commerciaux.

I

J

K

L

M

ReflexClient


60

Section 16 Privilèges de l’utilisateur

Le super-utilisateur peut accéder à l’administration des bases (page 68).

Il peut aussi attribuer les droits d’administration aux autres utilisateurs et à lui-même. Administrer les utilisateurs : le présent chapitre. Administrer les paramètres : page 34 Administrer la synchronisation des cubes (voir le document sur les cubes de données).

Modifications des données autorisée : si cette case est cochée, l’utilisateur pourra mettre à jour les

informations de la base. La mention Modification apparaîtra dans le coin inférieur gauche des écrans. Dans le cas contraire, cet utilisateur ne pourra que consulter les informations.

Voir les enregistrements annulés Pouvoir réactiver les enregistrements annulés

Voir le lien web Viamichelin.com Voir le lien web Mappy.com Voir le lien web Société.com

Ce droit porte sur les sociétés au sens large. En font également partie les partenaires, les concurrents et les fournisseurs. Les contacts héritent de ce droit : si l’utilisateur ne peut voir que ses sociétés, par exemple, alors il ne pourra voir que les contacts de ses sociétés. Cochez l’un des 3 boutons correspondant aux droits que vous voulez affecter. Si l’utilisateur n’encadre pas d’équipe commerciale (page 58), vous ne pouvez pas cocher le bouton du milieu. Selon le bouton que vous cochez, le filtre Voir permettra une visibilité plus ou moins large.

Cochez l’un des 3 boutons correspondant aux droits que vous voulez affecter. Si l’utilisateur n’encadre pas d’équipe commerciale (page 58), vous ne pouvez pas cocher le bouton du milieu. Selon le bouton que vous cochez, le filtre Voir permettra une visibilité plus ou moins large.

Cochez l’un des 3 boutons correspondant aux droits que vous voulez affecter. Si l’utilisateur n’encadre pas d’équipe commerciale (page 58), vous ne pouvez pas cocher le bouton du milieu. Selon le bouton que vous cochez, le filtre Voir permettra une visibilité plus ou moins large .

Page 58

Pour l’utilisateur admin, aucun de ces droits ne peut être retiré. Toutes les cases sont grisées.

Seul le pavé est accessible si la Gestion de la Relation Client est désactivée.

ReflexClient


61

Qu’est-ce que la synchronisation ? C’est le processus permettant à chaque poste de travail de synchroniser ses informations avec celles du serveur. A l’occasion d’une synchronisation, toute nouvelle information enregistrée sur un poste de travail est répercutée sur le serveur. A l’inverse, le poste de travail reçoit de la part du serveur toutes les mises à jour effectuées sur les autres postes de travail depuis sa dernière synchronisation. Important Vous devez être connecté à votre réseau d’entreprise pour pouvoir vous connecter au serveur et vous

synchroniser. Si vous le souhaitez, lorsqu’un poste de travail se synchronise, il peut également synchroniser le client ERP. Toutefois, cette fonction est a priori réservée au client Passerelle qui synchronise l’ERP périodiquement (au moins toutes les nuits). Paramétrage Note Pour VoluPack / VoluPrim, vous devez installer les drivers Oracle ou

Informix sur les postes clients qui effectueront la synchronisation ERP.

Lancement de la synchronisation Dans ReflexClient, cliquez sur l’icône . Si ReflexClient n’est pas interfacé avec un ERP, la présentation de l’écran ci-contre sera sensiblement différente. Comment fonctionne la synchronisation ? Dans le cadre d’un client standard, toutes les données sont synchronisées. Dans le cadre d’un client ERP de type VoluPack / VoluPrim, les données synchronisées sont :

les sociétés de ReflexClient table cli de VoluPack / VoluPrim

les établissements de ReflexClient table cli2 de VoluPack / VoluPrim

les contacts de ReflexClient table corres de VoluPack / VoluPrim Le schéma de la page suivante illustre les mécanismes de la synchronisation.

Pour qu’un poste client puisse synchroniser l’ERP : dans ReflexClient, allez dans les

Préférences…

… puis cochez la case Autoriser la

synchronisation ERP sur ce poste.

Ce paramétrage doit être effectué sur chaque poste candidat à la synchronisation ERP.

ReflexClient


62

Principes de la synchronisation entre ReflexClient et VoluPack / VoluPrim Reprenons la présentation de l’architecture, au début de ce manuel (page 7) :

Les tables CRM sont initialisées une fois, au démarrage, par le programme G_administration_crm. Les tables CRM sont mises à jour en temps réel lorsque l’on modifie un client, une adresse secondaire ou un correspondant dans VoluPack. L’action de synchronisation de la Passerelle actualise les tables CRM de la base VoluPack en fonction des modifications survenues sur le serveur ReflexClient. Lors de l’exécution du programme G_demon_crm, les modifications survenues dans les tables CRM lors de la synchronisation sont répercutées dans les tables standard de la base VoluPack.



Win

do

ws



Base cliente ReflexClient Passerelle

Win

do

ws

Serveur ERP

En option

Un

ix o

u W

ind

ow

s


Base VoluPack VoluPrim

Tables

Clients (cli)

Adresses secondaires (cli2)

Correspondants (corres)

Base VoluPack/VoluPrim



ReflexClient


63

Attention Une clé d’activation est nécessaire pour que cette fonction soit opérationnelle. Option CRM-1 VoluPack / VoluPrim est un client ERP, au même titre qu’un client standard. Il est donc nécessaire de configurer VoluPack / VoluPrim pour permettre les échanges avec ReflexClient. Dans ce chapitre, nous allons :

paramétrer les programmes concernés,

activer et configurer l’interface entre VoluPack / VoluPrim et ReflexClient,

vérifier les correspondances de paramétrage,

initialiser les tables de la CRM, Installez-vous à un poste où VoluPack / VoluPrim est opérationnel en émulation 4J’s. Rappel La synchronisation avec VoluPack / VoluPrim ne fonctionnera que si vous avez installé les drivers Oracle

ou Informix sur le(s) poste(s) concerné(s). Il s’agit essentiellement de la machine Passerelle.

ReflexClient


64

Paramétrage Etape 1/2 - Programme d’administration de l’interface ReflexClient Cependant, dans le cas particulier où vous souhaitez désynchroniser sélectivement certaines zones des tables cli, cli2 et corres, vous devrez créer des notes commençant par DESYNCHRONISATION sur le paramètre #CF CRM. Exemple DESYNCHRONISATION cl_cat

La zone cl_cat de la table cli (catégorie client) ne sera jamais synchronisée. Plus d’information sur le paramètre #CFCRM dans l’aide en ligne VoluHelp.chm. Etape 2/2 - Programme de mise à jour des tables cli, cli2 et corres de VoluPack / VoluPrim.

Créez le paramètre de lancement #SACRM permettant de lancer le programme G_administration_crm.42r. Ajoutez ce nouveau paramètre dans votre menu VoluPack. Le libellé de cette nouvelle option doit être par exemple Admin. ReflexClient. Il n’y a aucun paramétrage sur #SACRM : la saisie interactive de la configuration dans ce programme va mettre à jour automatiquement le paramètre #CFCRM. Ce dernier ne doit pas être mis à jour manuellement.

Créez le paramètre de lancement #UTCRM permettant de lancer le programme G_demon_crm.42r. Ce programme devra être lancé périodiquement (au minimum la nuit).

ReflexClient


65

Administration ReflexClient L’information du registre montre que la dernière synchronisation remonte au 20/10/2009. La date est renseignée, donc une synchronisation a déjà eu lieu. Si tel n’est pas le cas, ou si la date est trop éloignée, lancez une synchronisation depuis un poste client paramétré pour synchroniser l’ERP. Dans tous les cas, fermez cet écran en cliquant le bouton Annuler. Administration ReflexClient : Configuration de l’interface avec ReflexClient Dans notre exemple, nous avons illustré les 3 cas de figure possibles : 1. Les clients seront automatiquement codifiés dans VoluPack : racine C suivie d’un folio à 5 chiffres.

Exemples : C00001, C00002, C00003, etc. jusqu’à C99999. 2. Les prospects seront automatiquement codifiés dans VoluPack : folio à 4 chiffres, sans racine.

Exemples : 0001, 0002, 0003, etc. jusqu’à 9999. 3. Les fournisseurs ne seront pas codifiés dans VoluPack, car ni la racine, ni la longueur de folio ne sont renseignés.

Ils seront donc saisis dans ReflexClient (activation via le profil utilisateur, page 55).

Cochez les cases correspondantes pour activer l’interface et synchroniser les établissements et / ou les contacts. En ce qui concerne la codification automatique des tiers :

Soit vous saisissez les codes ERP de VoluPack dans ReflexClient ; l’activation se fait par le profil utilisateur (page 55).

Soit vous attribuez un code VoluPack automatiquement. Dans ce cas, cochez la case pour autoriser la codification automatique des tiers.

Il s’agit du programme paramétré à l’étape 1/2. Lancez maintenant ce programme. En premier lieu, vérifiez que la synchronisation fonctionne bien. Pour ce faire, sélectionnez Informations dans le menu

Fichier.

Sélectionnez maintenant Configuration

dans le menu Fichier.

ReflexClient


66

Administration ReflexClient : Correspondances Pour visualiser les correspondances entre les paramètres VoluPack / VoluPrim et ceux de ReflexClient, sélectionnez maintenant Correspondances dans le menu Fichier. Vous avez enregistré ces correspondances lors de la définition des paramètres de ReflexClient (page 34). Attention : il ne s’agit pas ici de mettre à jour ces correspondances, mais bien de les visualiser. Validez. Annulez pour sélectionner un autre type de paramètre. Administration ReflexClient : Initialisation des tables de ReflexClient Si vous relancez cette initialisation, dans le cadre d’une opération de maintenance, vous pouvez forcer le renvoi des données VoluPack.

Ultime étape de la mise en place de ReflexClient : maintenant que le client ERP a été configuré, cette deuxième synchronisation va rapatrier vers le serveur Windows toutes les données qui intéressent ReflexClient (il s’agit essentiellement des tiers). La synchronisation a déjà été expliquée à la page 61.

Sélectionnez un type de paramètre

Suite à la définition des paramètres de ReflexClient (page 34), vous pouvez initialiser les tables de ReflexClient par cette action. Cette initialisation de la base ReflexClient ne doit être lancée qu’une seule fois, au démarrage. Avant de la lancer, assurez-vous que les correspondances des paramètres ont bien été réalisées (page 34). A la prochaine synchronisation, les tables de la CRM alimenteront la base ReflexClient.

Paramètres VoluPack / VoluPrim

Correspondances dans la CRM

ReflexClient


67

La passerelle doit régulièrement être synchronisée. En se synchronisant, elle peut également synchroniser la base ERP. Afin de permettre cette synchronisation régulière, il est possible de lancer ReflexClient avec des arguments en ligne de commande. En association, avec les tâches planifiées de Windows, il est ainsi possible de mettre à jour un poste passerelle, de nuit. Syntaxe de la ligne de commande : Le programme à lancer est reflexclient.exe avec les arguments suivants :

/b Activation du mode batch

/d:1 Numéro de la base que l’on veut synchroniser (ici : reflexclient1)

/u:martin Nom de l’utilisateur

/o:xxx[,yyy]

Options de synchronisation, séparées par des virgules : sync-crm Synchro CRM du client avec le serveur sync-crm-erp Synchro CRM de l'ERP avec le serveur sync-cube Synchro cubes. raz-cube Remise à zéro complète des cubes.

Exemple de ligne de commande complète : "C:\Program Files\Volume Software\ReflexClient\reflexclient.exe /b /d:1 /u:demo /o:sync-crm,sync-crm-erp,sync-cube" A noter que l'argument /d peut être utilisé dans le raccourci d'une icône sur le bureau, de manière à se connecter directement sur une base donnée, sans avoir à choisir dans l'écran présentant la liste des bases installées. Exemple : "C:\Program Files\Volume Software\ReflexClient\reflexclient.exe /d:reflexclient12"

En dernier lieu, une fois que l’installation, la configuration et la première synchronisation sont terminées, vous allez pouvoir installer les autres postes clients. Procédez de la même manière que pour l’installation de la base passerelle sur le serveur à l’étape 2 : page 28

ReflexClient

Administrer les bases

68

Le programme AdminReflexClient, réservé au super-utilisateur, permet l’administration des bases.

L’administration d’une base serveur est accessible de 2 façons différentes :

localement (sur le serveur)

à distance (à partir d’un poste client), même dans le cas particulier où base cliente et base serveur sont hébergées sur une seule et même machine.

Si vous êtes dans l’administration des bases locales serveur :

Sélectionnez la base serveur à administrer puis .

Si vous êtes dans l’administration des bases locales clientes :

Sélectionnez la base cliente concernée puis .

Votre version Base de données (serveur) n’est pas en accord avec votre version de ReflexClient. Ce message peut apparaître, en couleur bleue, en bas de l’écran d’administration des bases serveur. Il est accompagné du message Votre base doit être mise à jour. Cela signifie que vous avez installé une nouvelle version de ReflexClient qui nécessite une mise à jour de cette base (et probablement des autres bases, le cas échéant). Le bouton est temporairement grisé, empêchant toute action tant que la base serveur n’est pas à jour. Le bouton apparaît en bas : cliquez dessus pour mettre à jour la base serveur.

Page 25

Dans les 2 cas, vous obtenez l’écran suivant :

Page suivante

Ce bouton est grisé ? Voir en bas de la page.

Permet de compacter la base (optimisation de l’espace et des performances).

A A

A

Uniquement si vous avez une licence ReflexClient Cubes & Listes.

ReflexClient


69

Page 70 Informations générales sur la base serveur

Page 71 Préférences

Page 72 Informations sur les bases clientes qui se sont déclarées auprès du serveur

Page 73 Informations sur la base de données : encombrement et fichiers utilisés

Page 74 Informations sur les tables de la base de données : statistiques diverses

Page 75 Détail des sessions sur cette base

Page 77 Historique des enregistrements modifiés sur le serveur

Page 78 Traitements effectués sur cette table

Page 79 Diverses opérations de maintenance

Ces différents points sont repris ci-après aux pages 70 et suivantes. Note La sauvegarde ne figure plus dans ce menu.

Elle fait l’objet d’une application séparée, Volume Data Backup. Veuillez consulter la documentation concernée.

Restaurer une base

Cette option permet de restaurer la base sélectionnée à partir d’une sauvegarde. La sauvegarde peut avoir été réalisée avec Volume Data Backup ou une version précédente de ReflexClient. Lorsque la restauration est terminée, un message apparaît :

ReflexClient


70

Section 17 Base serveur Général

Vous pouvez ici modifiez le nom de la société que vous avez indiqué lors de la création de la base serveur. Cliquez sur le bouton Modifier le nom de la société pour valider le nouveau nom.

Vous pouvez ici modifiez la description que vous avez donnée lors de la création de la base serveur. Cliquez sur le bouton Modifier la description pour valider la nouvelle description.

Permet de verrouiller le serveur afin d’empêcher toute synchronisation depuis un poste client. Cliquez sur ce bouton si vous êtes amené à effectuer des opérations de maintenance et que vous ne voulez pas être perturbé par des synchronisations. Cliquez sur le bouton Rendre disponible le serveur pour permettre à nouveau la synchronisation.

Permet d’activer la gestion de la relation client et / ou les cubes de données. Veuillez consulter le document sur les cubes de données. Lorsque vous cochez ou décochez une case, vous devez ensuite cliquer sur le bouton Modifier les options pour que vos changements soient pris en compte.

Le feu passe alors au rouge :

Voilà ce qui attend l’utilisateur qui tente de se synchroniser (par le bouton ou en voulant accéder à l’administration des utilisateurs ou du paramétrage).

ReflexClient


71

Section 18 Base serveur Préférences

Au-delà d’un certain nombre de jours sans synchronisation avec le serveur, un poste client recevra une invitation à se synchroniser. Ce nombre de jours est paramétrable ici. Il s’agit uniquement de la synchronisation des News. Si vous souhaitez que les utilisateurs changent périodiquement leur mot de passe, pour des raisons de sécurité, indiquez ici un nombre supérieur à 0. Par exemple, indiquez 30 si vous souhaitez que les utilisateurs soient sollicités tous les mois pour changer leur mot de passe. Ainsi, lorsque vous créez un nouveau compte, vous pouvez lui attribuer un mot de passe générique : dès que l'utilisateur se connectera, il lui sera suggéré de modifier ce mot de passe. Le symbole de la devise peut être modifié ici (par défaut, l’€uro). Indiquez ici un libellé pour l’indicateur secondaire (concerne la CRM – opportunités de vente). Indiquez ici l’unité de l’indicateur secondaire (concerne la CRM – opportunités de vente). Vous avez le choix entre Poids en kilos, Poids en tonnes, Surface, Heures, Jours, ou Quantité. Indiquez ici un libellé pour l’indicateur calculé (concerne la CRM – opportunités de vente). Si nécessaire, indiquez le Proxy pour les requêtes de géolocalisation, et éventuellement un délai de time-out. Les erreurs survenues pendant l’application peuvent être envoyées directement à une adresse e-mail. Indiquez ici le serveur de messagerie pour le courrier sortant. Indiquez le nom de l’administrateur. Indiquez l’adresse e-mail de l’administrateur.

Cliquez sur le bouton Sauvegarder les préférences pour enregistrer les changements que vous avez apportés.

A

B

C

D E

F

G

H

I

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

J

ReflexClient


72

Section 19 Base serveur Bases clientes Cette fenêtre affiche des informations sur les bases clientes qui se sont déclarées auprès du serveur.

Permet de filtrer l’affichage sur une machine particulière.

Entrez le début du nom d’une machine (ou le nom entier) et cliquez sur .

Cliquez sur pour annuler le filtre.

Cochez cette case pour voir les bases inactives.

Zone d’affichage des bases. Cliquez sur l’entête d’une colonne pour trier sur cette colonne. Un deuxième clic inverse l’ordre de tri. Les lignes sur fond blanc sont des bases clientes standard. La ligne sur fond coloré indique les tables CRM de VoluPack / VoluPrim) (page 30). Un double-clic sur une ligne équivaut à choisir Modifier une base.

Le bouton n’apparaît que si vous avez sélectionné les tables CRM de

VoluPack / VoluPrim dans la zone. Plus d’information sur l’administration des tables CRM de VoluPack / VoluPrim : page 30.

Modifier une base 2 cas peuvent se présenter :

Vous modifiez les tables CRM de VoluPack / VoluPrim (sur fond coloré) : allez à la page 30.

Vous modifiez une base cliente standard : page suivante

Ouvre l’onglet des sessions pour la ligne sélectionnée. Voir la page 75.

Page 30

ReflexClient


73

Décochez cette case pour désactiver cette base. Attention : il s’agit d’une opération irréversible ! Un message d’avertissement apparaît.

Décochez cette case pour interdire toute synchronisation de cette base. L’utilisateur qui voudra se synchroniser recevra le message suivant :

Identifiant, date et heure de la dernière session. Pour mémoire, non modifiables.

Section 20 Base serveur Infos base Cette fenêtre donne des informations sur la base de données : encombrement et fichiers utilisés.

Pour affichage dans la liste. A titre purement informatif. Pas de répercussion dans le fonctionnement.

Pour affichage dans la liste. A titre purement informatif. Pas de répercussion dans le fonctionnement.

Nom de la base, pour mémoire. Non modifiable.

ReflexClient


74

Section 21 Base serveur Infos tables Cette fenêtre donne une liste exhaustive de toutes les tables utilisées dans ReflexClient. Vous pouvez filtrer l’affichage par familles de tables en cochant ou en décochant les cases concernées. Il existe 4 familles de tables :

Tables de données crmd_* modifiables par les utilisateurs (contacts, actions, ...)

Tables de paramètres crmp_* modifiables par l'administrateur uniquement

Tables techniques crmc_* crms_* crmx_*

cache (favoris, ...) tables pour le client et pour le serveur tables pour le serveur

Tables système sys* tables système

Vous pouvez trier la liste selon le critère de votre choix en cliquant sur l’entête de colonne appropriée.

ReflexClient


75

Section 22 Base serveur Sessions

Permet de rechercher une session particulière.

Entrez l’identifiant de session et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de toutes les sessions et de toutes les bases confondues. L’identifiant de session est affiché dans la colonne de gauche, dans la zone d’affichage .

Permet de filtrer l’affichage sur une base particulière. Si vous étiez dans l’onglet des bases clientes (page 72) et que vous avez zoomé sur une ligne, l’identifiant de la base cliente est déjà affiché dans cette zone.

Entrez l’identifiant de base et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de toutes les sessions et de toutes les bases confondues. L’identifiant de base est affiché dans la deuxième colonne, dans la zone d’affichage .

Cochez cette case pour ne voir que les sessions en erreur. Les sessions en erreur sont affichées sur fond jaune dans la zone d’affichage .

Cochez cette case pour voir les sessions de synchronisation de documents.

Permet de filtrer les sessions sur une fourchette de dates. Entrez manuellement les dates de début et de fin ou cliquez sur pour avoir un calendrier.

Zone d’affichage des sessions. Cliquez sur l’entête d’une colonne pour trier sur cette colonne. Un deuxième clic inverse l’ordre de tri. Les lignes dont la colonne Message est affichée sur fond jaune indiquent une erreur sur cette session. Les lignes dont la colonne Cli->Serv est affichée sur fond vert indiquent le nombre d’enregistrements modifiés sur un poste client qui ont mis à jour le serveur lors d’une synchronisation. Un double-clic sur une ligne équivaut à choisir Consulter une session. La colonne Message indique les différents types de sessions, décrits ci-après :

Types de sessions ADMIN PARAMETERS Administration des paramètres ADMIN PROFILES Administration des profils utilisateurs ADMIN USERS Administration des utilisateurs CLIENT BUILD Création initiale ou reconstruction (page 87) d’une base cliente SDOC Synchronisation des documents (pièces jointes) d’une base cliente SYNC Synchronisation d’une base cliente

Page 76

Ouvre l’onglet historique pour la ligne sélectionnée. Voir la page 77

Cette fenêtre affiche toutes les sessions (connexions de bases clientes au serveur).

ReflexClient


76

Consulter une session

Cette fenêtre donne le détail d’une session affichée dans la liste des sessions (page 75). Notez que toutes les informations sont affichées sur fond jaune : rien n’est donc modifiable ici.

ReflexClient


77

Section 23 Base serveur Modifications du serveur Cette fenêtre affiche l’historique des enregistrements modifiés sur le serveur (suite à une synchronisation).

Permet de rechercher une session particulière. Si vous étiez dans l’onglet des sessions (page 75) et que vous avez zoomé sur une ligne, l’identifiant de la session est déjà affiché dans cette zone.

Entrez l’identifiant de session et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de toutes les sessions et de toutes les bases confondues. L’identifiant de session est affiché dans la colonne de gauche, dans la zone d’affichage .

Permet de filtrer l’affichage sur une base particulière.

Entrez l’identifiant de base et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de toutes les sessions et de toutes les bases confondues. L’identifiant de base est affiché dans la deuxième colonne, dans la zone d’affichage .

Permet de filtrer l’affichage sur une table particulière. Cliquez sur pour ouvrir la liste déroulante des tables et sélectionner une table. Pour voir à nouveau toutes les tables, cliquez encore sur et sélectionnez Toutes les tables.

Permet de filtrer l’affichage sur une colonne particulière d’une table. Vous devez au préalable demander un filtre sur une table en . Cliquez sur pour ouvrir la liste déroulante des colonnes et sélectionner une colonne. Pour voir à nouveau toutes les colonnes, cliquez encore sur et sélectionnez Toutes les colonnes.

Permet de filtrer l’affichage sur un identifiant de clé de table.

Entrez l’identifiant de clé de table et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de tous les identifiant de clé de table. L’identifiant de clé de table est affiché dans la quatrième colonne, dans la zone d’affichage .

Zone d’affichage des sessions. Cliquez sur l’entête d’une colonne pour trier sur cette colonne. Un deuxième clic inverse l’ordre de tri. Cliquez sur au début d’une ligne pour faire apparaître un lien donnant l’accès au détail des champs modifiés (voir le paragraphe suivant).

Détail des champs modifiés

ReflexClient


78

Administrer une base serveur Modifications du serveur Détail des champs modifiés

Cliquez sur pour fermer cette fenêtre et revenir à l’affichage précédent (page 77)

Cliquez sur pour afficher les lignes parentes pour l’ensemble actuel de lignes enfants. L’entête change et devient :

Section 24 Base serveur Traitements

Dans la zone d’affichage des sessions, lorsque vous cliquez sur au début d’une ligne, vous faites apparaître un lien donnant l’accès au détail des champs modifiés :

Affiche l’historique des traitements effectués sur cette table.

ReflexClient


79

Section 25 Base serveur Maintenance

A la suite d’une erreur grave survenue pendant une synchronisation, il peut être nécessaire de supprimer le verrou de synchronisation. Une confirmation vous sera demandée lorsque vous cliquerez sur ce bouton.

Vous pouvez épurer les anciens enregistrements qui encombrent l’historique. Une date vous sera demandée. Saisissez-la manuellement ou servez-vous du calendrier . Un compte-rendu du nombre d’enregistrements supprimés sera affiché à la fin de l’épuration.

Compacter la base de données pour réduire son encombrement. Un message s’affiche en finale pour indiquer que l’opération s’est bien terminée.

Permet l’export XML de toutes les données d’une base serveur. Lors d’un export XML, les fichiers sont enregistrés dans le répertoire qui vous sera demandé, dans un sous-répertoire nommé srv_ReflexClientN-AAAA-MM-JJThh-mm-ss,

où N représente le numéro interne de la base serveur, et AAAA-MM-JJThh-mm-ss représente l’horodatage du répertoire.

Cet export peut être utile dans plusieurs cas de figure, notamment pour la maintenance ou pour l’initialisation d’une nouvelle base plus d’explications page suivante.

En cas de gros problème au niveau du serveur, vous pouvez être amené à effacer toutes les données du serveur puis à les reconstruire à partir d’un poste client. Dans ce cas extrême, il est recommandé d’effectuer cette opération à partir du poste client ayant fait la synchronisation la plus récente, afin d’éviter les pertes de données. Une confirmation vous sera demandée lorsque vous cliquerez sur ce bouton. Ceci n’est possible que si vous administrez le serveur à distance par le biais d’une base cliente (page 68).

Permet de supprimer complètement un serveur et toutes ses données. A utiliser avec précaution ! Ceci n’est possible que si vous administrez le serveur localement.

Cette fenêtre permet d’effectuer diverses opérations de maintenance réservées à un administrateur confirmé. Pour chacune des opérations de maintenance, vous devez d’abord activer le bouton correspondant en cochant la case qui est à sa gauche.

ReflexClient


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Exploitation d’un export à des fins de modèle Un export XML peut servir de modèle. Ce modèle pourra être utile pour la création ultérieure d’autres bases. La conception de modèles est réservée aux chefs de projet de Volume Software. Dans notre exemple, le répertoire DataInitServer contient donc 4 répertoires :

Defaut Créé systématiquement lors de l’installation. Contient un modèle standard pour l’initialisation d’une nouvelle base.

Démonstration - Mon Imprimerie Créé systématiquement lors de l’installation. Contient une base de données de démonstration.

Modèle 1 Contient un modèle personnalisé pour l’initialisation d’une nouvelle base.

Modèle 2 Contient un autre modèle personnalisé pour l’initialisation d’une nouvelle base.

Lorsque vous créerez une nouvelle base (page 28), vous aurez donc le choix entre ces 4 modèles.

Dans l’exemple ci-contre, nous avons exporté les bases srv_reflexclient1 et

srv_reflexclient2, créant ainsi 2 répertoires dans le répertoire Backup.

Ensuite, nous avons recopié ces 2 répertoires dans le répertoire DataInitServer (sous le répertoire d’installation de ReflexClient) et les avons renommés respectivement Modèle 1 et Modèle 2. Nous aurions pu tout aussi bien les déplacer, au lieu de les recopier.

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Page 83 Informations générales sur la base cliente

Page 83 Informations sur la base de données : encombrement et fichiers utilisés Uniquement pour les bases standards

Page 84 Informations sur les tables de la base de données : statistiques diverses Uniquement pour les bases standards

Page 85 Historique des enregistrements modifiés sur cette base

Page 87 Diverses opérations de maintenance

Page 87 Référence ERP – uniquement pour les bases ERP

Page 68

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S’il s’agit d’une base ERP :

Accès via l’administration des bases locales serveur (page 68)

Onglet Bases clientes

Sélectionnez la base ERP puis bouton Administrer la base ERP

Le menu se présente alors sous la forme suivante

Ce bouton est grisé ? Voir la page suivante.

Permet de compacter la base (optimisation de l’espace et des performances).

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Votre version Base de données (cliente) n’est pas en accord avec votre version de ReflexClient. Ce message peut apparaître, en couleur bleue, en bas de l’écran d’administration des bases clientes. Il est accompagné du message Votre base doit être mise à jour. Cela signifie que vous avez installé une nouvelle version de ReflexClient qui nécessite une mise à jour de cette base (et probablement des autres bases, le cas échéant). Le bouton est temporairement grisé, empêchant toute action tant que la base locale n’est pas à jour. Le bouton apparaît en bas à droite : cliquez dessus pour mettre à jour la base locale. Dans ce cas, vous devez d’abord mettre à jour la base serveur (page 68).

Cependant, cette mise à jour vous sera refusée si la base serveur elle-même n’a pas encore été mise à jour. Le message suivant apparaîtra

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Section 26 Base cliente Général

Section 27 Base cliente Infos base Cette information n’existe que pour les bases standards. Cette fenêtre donne des informations sur la base de données : encombrement et fichiers utilisés.

Vous pouvez modifier ces données. Elles n’ont qu’un caractère informatif.

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Cochez cette case pour autoriser cette base cliente à synchroniser l’ERP (cas de la base

Passerelle, par exemple).

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Section 28 Base cliente Infos tables Cette information n’existe que pour les bases standards. Cette fenêtre donne une liste exhaustive de toutes les tables utilisées dans ReflexClient. Vous pouvez filtrer l’affichage par familles de tables en cochant ou en décochant les cases concernées. Il existe 4 familles de tables :

Tables de données crmd_* modifiables par les utilisateurs (contacts, actions, ...)

Tables de paramètres crmp_* modifiables par l'administrateur uniquement

Tables cubes crmk_* données issues des cubes

Tables techniques crmc_* crms_* crmx_*

cache (favoris, ...) tables pour le client et pour le serveur tables pour le serveur

Tables système sys* tables système

Vous pouvez trier la liste selon le critère de votre choix en cliquant sur l’entête de colonne appropriée.

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Section 29 Base cliente Modifications

Permet de filtrer l’affichage sur une table particulière. Cliquez sur pour ouvrir la liste déroulante des tables et sélectionner une table. Pour voir à nouveau toutes les tables, cliquez encore sur et sélectionnez Toutes les tables.

Permet de filtrer l’affichage sur une colonne particulière d’une table. Vous devez au préalable demander un filtre sur une table en . Cliquez sur pour ouvrir la liste déroulante des colonnes et sélectionner une colonne. Pour voir à nouveau toutes les colonnes, cliquez encore sur et sélectionnez Toutes les colonnes.

Permet de filtrer l’affichage sur un identifiant de clé de table.

Entrez l’identifiant de clé de table et cliquez sur .

Cliquez sur pour revenir à l’affichage de tous les identifiant de clé de table. L’identifiant de clé de table est affiché en deuxième colonne, dans la zone d’affichage . Voir ci-dessous la remarque sur l’identifiant de clé de table.

Zone d’affichage des sessions. Cliquez sur l’entête d’une colonne pour trier sur cette colonne. Un deuxième clic inverse l’ordre de tri. Cliquez sur au début d’une ligne pour faire apparaître un lien donnant l’accès au détail des champs modifiés (voir Détail des enregistrements modifiés depuis la dernière synchronisation ci-après).

A propos de l’identifiant de clé de table (Id Clé Table)

Détail des enregistrements modifiés depuis la dernière synchronisation

Il indique le numéro de l'enregistrement qui a fait l'objet d'une modification.

On peut utiliser ce numéro pour le rechercher dans la table concernée. Dans ReflexClient, dans la zone des écrans de recherche, entrez ce numéro précédé d’un dièse en guise de critère de recherche.

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Détail des enregistrements modifiés depuis la dernière synchronisation

Cliquez sur pour fermer cette fenêtre et revenir à l’affichage précédent (page 85)

Cliquez sur pour afficher les lignes parentes pour l’ensemble actuel de lignes enfants. L’entête change et devient :

Dans la zone d’affichage des sessions, lorsque vous cliquez sur au début d’une ligne, vous faites apparaître un lien donnant l’accès au détail des champs modifiés :

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Section 30 Base cliente Maintenance

Permet de compacter la base.

En cas d’incident grave sur la base cliente, vous pouvez la détruire puis la reconstruire à partir du serveur.

Vous pouvez supprimer une base cliente – Uniquement pour les bases standard. La suppression d’une base ERP n’est pas autorisée.

Section 31 Base cliente Référence ERP Cet onglet n’apparaît que si la base sélectionnée est une base ERP.

Cette fenêtre permet d’effectuer diverses opérations de maintenance réservées à un administrateur confirmé. Pour chacune des opérations de maintenance, vous devez d’abord activer le bouton correspondant en cochant la case qui est à sa gauche.

Cette fenêtre affiche la liste des informations modifiées localement sur le client, et qui n’ont pas encore étés synchronisées avec le serveur.

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Section 32 Particularités pouvant survenir lors du premier lancement de ReflexClient Cas 1 : S’il s’agit d’une installation précédente de Microsoft SQL Server 2005 Express, indiquez alors le mot de passe que vous aviez configuré. Cas 2 : Fermez cette fenêtre et activez les protocoles nécessaires de Microsoft SQL Server 2005 Express.

Au premier lancement de ReflexClient, ou de l’outil d’administration des bases, le message ci-contre peut apparaître. Cliquez alors sur OK.

Dans certains cas de figure, la fenêtre suivante peut être affichée. 1) Si vous aviez déjà installé Microsoft SQL Server 2005 Express

auparavant, et que vous aviez configuré un mot de passe. <ou> 2) Si vous n’avez pas activé les protocoles nécessaires de

Microsoft SQL Server 2005 Express.

Documents

La relation client,download.volume-software.com/ReflexClient/doc/Reflex... · 2014. 3. 17. · Guide de l’administrateur 4 rue Albert Dennery BP 2630 37026 Tours Cedex 1 Tél.: