LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DELDEPARTAMENTO DEL GUAVIARE – ENERGUAVIARE S.A. E. S. P.

CONSIDERANDO:

Que el Manual de Contratación de ENERGUAVIARE determina las reglas y principios querigen la actividad contractual de la misma.

Que las labores de interventoría tendrán como finalidad verificar el cumplimiento de lasobligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones técnicas ofrecidas ysupervisar la ejecución de las actividades establecidas en cada uno de los contratos y lasujeción del presupuesto asignado, funciones que pueden ser adelantadas además por unsupervisor;

Que por lo anterior se hace necesario trazar políticas tendientes a optimizar los procesosde gestión al interior de ENERGUAVIARE y unificar criterios para la correcta interpretacióny aplicación de los principios contractuales, delegando las funciones de interventor y/osupervisor en el personal más calificado e idóneo de ENERGUAVIARE;

Que atendiendo la importancia de la labor de interventoría y supervisión en la buenaejecución de los contratos y el cumplimiento de los fines de la entidad, se considerónecesario la elaboración de un instrumento que contenga una serie de pautas que demanera práctica le permitan a quienes le es encomendada la labor interventor osupervisor, desarrollar la vigilancia de los contratos; actividad que deberá desarrollarseteniendo en cuenta los principios que orientan la función administrativa y lasresponsabilidades que las mismas conllevan;

MANUAL DE POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES DE INTERVENTORÍA YSUPERVISIÓN DE LA EMPRESA DE ENERGIA ELECTRICA DEL

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE – ENERGUAVIARE S.A. E. S. P.

En el presente Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisiónse desarrollan metodologías y procedimientos dirigidos a orientar las actividades devigilancia, control, y coordinación en la ejecución de los contratos y convenios quecelebra la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare-ENERGUAVIARE S.A. E.S.P. en adelante ENERGUAVIARE.

Se trata de un Manual de obligatoria aplicación por parte de los contratistas, interven-tores, consultores, y demás personas vinculadas con la entidad que participan en lasdiferentes etapas de la actividad contractual.

.TÍTULO I

DE LAS CONDICIONES GENERALES PARA EL EJERCICIO DE LAINTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE LOS CONTRATOS

CAPÍTULO IGENERALIDADES

ARTICULO 1. Principios generales para el ejercicio de la función de Interventoría oSupervisión. El trabajador o persona natural o jurídica que sea designada para ejercer lasfunciones de interventor o supervisor de contratos que celebre la entidad, debe tener encuenta que para la ejecución de sus obligaciones debe cumplir los siguientes principios:

a) Buena fe, que incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y decredibilidad, para que las libertades de ambos se den en sentido de lo humanobuscando restaurar lo público como el espacio de interacción social y no de conflicto.

b) Igualdad, los procesos contractuales deben preservar la imparcialidad de todos losparticipantes y garantizar la equidad y la justicia.

c) Celeridad, para obtener resultados exitosos, la supervisión o interventoría adelantarálos procesos y actividades propias de su cargo, dentro de los términos legalesestipulados que hagan menos onerosa la actividad administrativa y suprimirán lostrámites innecesarios.

d) Eficiencia, se debe garantizar que la gestión de la contratación se cumpla en alto gradode optimización y con los mínimos costos de inversión.

e) Eficacia, cada momento de la actividad contractual debe cumplir con losrequerimientos legales, por parte de la entidad contratante y por parte del contratista.

f) Coordinación, los procesos contractuales requieren actuaciones oportunas y aplicacio-nes específicas de todas las áreas, dependencias y funcionarios responsables de suejecución.

g) Transparencia, el objeto fundamental de esta actividad es garantizar la claridad yprobidad en todos los procesos contractuales.

h) Concurrencia, en el ámbito contractual, el supervisor o interventor actuará para quelas entidades, dependencias y funcionarios concurran con su aporte, desde el punto devista de su responsabilidad, a cumplir con oportunidad y eficiencia las obligaciones quedimanen de los procesos de contratación.

i) Responsabilidad, el ejercicio de la supervisión o interventoria reclama de susfuncionarios actuantes la mayor responsabilidad y compromiso ante su función, en el

momento en que no lo hagan responderán civil, penalmente de las actuacionespropias de sus cargos.

ARTICULO 2. Objetivos del Manual

1. Objetivo PrincipalLa interventoría y supervisión tienen el objeto de controlar la acción del contratista,

para verificar que se cumplan las especificaciones y normas técnicas, las actividadesadministrativas, legales, contables, financieras y presupuestales, establecidas en losdocumentos base de invitación o en el texto de los contratos celebrados porENERGUAVIARE. Son sus finalidades la de controlar, colaborar, vigilar, exigir, prevenir,solicitar y evaluar la ejecución de los contratos y/o convenios que celebre ENERGUAVIARE.

2. Objetivos EspecíficosEl presente Manual de Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión

tiene como objetivos:

a) Señalar los lineamientos básicos y responsabilidades durante la ejecución de loscontratos o convenios.

b) Su seguimiento y control.c) Orientar la interacción que debe existir entre el contratista y el interventor o

supervisor. Para asegurar unidad de criterio, confianza y certeza en susactuaciones, todo lo anterior hacia el cumplimiento efectivo de la misióninstitucional. Con la actualización y estandarización de formatos del sistema decalidad.

Son también objetivos de la interventoría o supervisión los siguientes:

1. Asegurar mediante una interventoría o supervisión eficiente, la calidad de laejecución del objeto del contrato.

2. Representar a ENERGUAVIARE para la adecuada ejecución de los contratosapoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión ylos valores de la entidad.

3. Informar a ENERGUAVIARE sobre el avance, problemas y soluciones presentadosen la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales oespeciales a solicitud de ENERGUAVIARE.

4. Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecucionesrealizadas por el contratista.

5. Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollenlos contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente.

6. Armonizar las actividades del contratante y el contratista para el logro del objetivogeneral del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad.

ARTICULO 3. Ámbito de AplicaciónEl presente Manual de Políticas y Responsabilidades de interventoría y supervisión se

aplicará a toda la gestión contractual adelantada por ENERGUAVIARE.

ARTICULO 4. Manejo y conservación del ManualSerá responsabilidad de la Secretaria General y Jurídica la inducción y comunicación

del contenido del presente manual y de la información que se relacione con él, a todo elpersonal de ENERGUAVIARE. Así como también será responsabilidad de esta dependenciasu conservación, por lo tanto su original reposará en esta última.

ARTICULO 5. Definición de Interventoría y Supervisión

1. Interventoría. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre elcumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal finpor ENERGUAVIARE, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientoespecializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lojustifiquen. No obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde ala naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo,técnico, financiero, contable, ambiental y jurídico del objeto o contrato dentro de lainterventoría.

2. Supervisión. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo,financiero, contable, ambiental y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto delcontrato, en principio debe ser ejercida por personal vinculado con ENERGUAVIARE. Sinperjuicio de ello, para la realización de las labores de supervisión, ENERGUAVIARE podrácontratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que seanrequeridos.

ARTICULO 6. Calidades del interventor y supervisorPodrá ser interventor o supervisor de los contratos celebrados por ENERGUAVIARE,

todo empleado o contratista que tenga un conocimiento especial o específico sobre elobjeto base del contrato.

También podrá ser interventor la persona natural o jurídica, de derecho público oprivado especializada en dicha actividad y que cumpla con los requisitos legales exigidospara celebrar contratos.

Frente al caso en que se contrate apoyo a la supervisión mediante la modalidad decontrato de prestación de servicios, es necesario que el objeto del mismo esté orientadoal ejercicio de dicha actividad, cuyas obligaciones serán en uno y otro caso las señaladasen el presente Manual y las que hayan sido pactadas expresamente en los respectivoscontratos.

La persona o el funcionario que ejerza funciones de interventoría o supervisión, deberácontar con la experiencia e idoneidad que garantice a la Entidad que la labor desupervisión y control se efectúe adecuadamente. El contrato de Interventoría serásupervisado directamente por ENERGUAVIARE.

La interventoría o supervisión implica una posición imparcial, por lo tanto, en la inter-pretación del contrato y en la toma de decisiones la interventoría o supervisión debecumplir con los objetivos de su función detallados a continuación:

a) Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría,supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución seajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratistacumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, lasactividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas enlos contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.

b) Exigir: En la medida que la función de la interventoría o supervisión encuentre queen el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente conlas cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta delcontratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debidocumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantíasconstituidas para dicho fin.

c) Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control noestá destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones,sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto delcontrato. Para que la interventoría o supervisión logre este objetivo se hacenecesario que la designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previaa la ejecución del contrato.

d) Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control dela ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel decumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, laexigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y laabsolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Paraello, la interventoría o supervisión no deberá desconocer los límites de susatribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos yademás se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.

ARTICULO 7. Valores Éticos de la Interventoría o SupervisiónEl grado de responsabilidad de los interventores en el desarrollo de un contrato de con-

sultoría, obra o suministro, requiere de personas comprometidas con su trabajo, con elEstado y con la comunidad. De acuerdo con el presente Manual de Políticas yResponsabilidades de Interventoría y Supervisión de Contratos estos últimos deben

poseer los valores éticos descritos a continuación y que son consecuencia de los objetivosindicados con anterioridad:

“Controlar y vigilar”, son dos verbos que denotan las funciones macro que él deberealizar. Pero la labor de interventoría va más allá:

Su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcadas dentro de unconjunto de valores básicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar, y entre losque están: La Ética, como moral pensada, aquella que nos permite forjar un buen carácterpara enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad; La Conducta Moral, como forma deactuar enmarcada dentro de principios que las personas reconocen como justos. LaResponsabilidad, que señala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actospropios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven; La Solidaridad superandoel individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que secumplan mis objetivos y los de los demás. El Compromiso, que como valor establece irmás allá del simple deber, transcender la norma, lograr el deber ser y llegar al quererhacer. El interés general y la voluntad de servicio, los cuales están íntimamenterelacionados con las decisiones administrativas, dando a estas dirección y significado,superando los viejos esquemas del solo interés privado y/o particular y La Buena Fe, queincorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para quelas libertades de ambos se den en sentido de lo humano buscando restaurar lo públicocomo el espacio de interacción social y no de conflicto”.

ARTICULO 8. Designación del Interventor o Supervisor

El gerente con el apoyo del responsable del área relacionada con el objeto contractualprevio análisis de conveniencia y oportunidad, establecerá en la justificación que seelabore para cada caso y atendiendo las particularidades del objeto contractual, el perfilprofesional o empresarial, que debe satisfacer la persona natural o jurídica o elfuncionario que ejercerá la supervisión, lo cual determinará su forma de contratación parael caso de los interventores.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito, el interventor o supervisor no podrá abandonar lasfunciones de interventoría o supervisión en forma definitiva o temporal hasta tanto sehaya designado o contratado su reemplazo y se haya suscrito el Acta de entrega a laInterventoría o supervisión respectiva.

CAPÍTULO IIRESPONSABILIDAD

ARTICULO 9. De la responsabilidad

1. ResponsabilidadLos interventores o supervisores de los contratos celebrados por ENERGUAVIARE,

serán responsables de la vigilancia de la ejecución de los mismos, en los términos que paratal efecto determine la normatividad vigente y el presente Manual.

Las demoras en la ejecución y liquidación del contrato, derivadas de la falta devigilancia y control por parte del interventor o supervisor y que no sean comunicadasoportunidades del gerente y/o a la Secretaría General y Jurídica, serán responsabilidad delos funcionarios o contratistas que realicen esta actividad.

2. Extensión de la Responsabilidad

El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incum-plimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones acargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que seocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

ARTICULO 10. Límites de la Interventoría o SupervisiónEl interventor o supervisor estará sujeto a las cláusulas del contrato, Manual de

Políticas y Responsabilidades de Interventoría y Supervisión, reglamentaciones sobre lamateria, así como las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias aplicables.

Al interventor o supervisor le está prohibido por sí mismo autorizar cambios de espe-cificaciones pactadas en el contrato, autorizar mayores o menores cantidades, autorizarmodificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional a la programadaademás un mayor valor en el contrato, así como transar o conciliar diferencias o divergen-cias, previo conocimiento y autorización por parte del Gerente soportado en el estudiotécnico formulado por el Interventor o Supervisor.

CAPÍTULO IIIDISPOSICIONES COMUNES

ARTICULO 11. Disposiciones comunes a la interventoría y supervisión

1. Funciones Principales comunes del Interventor o Supervisor Contractual:

El interventor o supervisor contractual efectuará la respectiva supervisión ointerventoría, a efecto de que se cumplan los términos del contrato, para lo cualinformará al gerente con la debida antelación, las modificaciones, ajustes o inquietudesque se presenten con ocasión del mismo, dentro de los plazos estipulados en el contrato ysus respectivas pólizas, remitiendo toda la documentación que se produzca en virtud de laejecución de los mismos a la Secretaría General y Jurídica.

CAPÍTULO IVINFORMES

ARTICULO 12. Informes del Interventor o Supervisor

1. Presentación de InformesEn el transcurso de la ejecución del contrato, el interventor o supervisor debe

presentar los informes necesarios, que le permitan a ENERGUAVIARE estar enterado delalcance y demás aspectos relevantes del proyecto.

Cualquier irregularidad acaecida durante la ejecución del contrato, debe sercomunicada por el Interventor o Supervisor, al gerente y a la Secretaría General yJurídica, a fin de tomar las medidas para garantizar la debida y adecuada ejecución de losmismos.

2. Clases de InformesEl interventor o supervisor, deberá presentar los siguientes informes:

a) Informes Parciales: Este informe se elaborará a partir de la primera semana o mes(según lo establecido en el contrato) de iniciación del contrato de interventoría osupervisión. Debe ser entregado a la Secretaría General y Jurídica y al Supervisordel contrato, el primer día hábil de cada mes o semana según lo establezca elcontrato;

b) Informe Final: Un informe que haga memoria descriptiva del contrato, el cualdeberá contener antecedentes y descripción general del objeto del contrato, asícomo el tiempo y avance mensual de actividades y su cumplimiento o no. Este

informe aplicaría para aquellos contratos cuyo plazo de ejecución estácontemplado en días y mensualizado.

En las dos situaciones descritas, el interventor o supervisor deberá relacionar y anexar lossiguientes documentos:

Actas suscritas durante la ejecución del contrato, modificaciones en ítems comoprecios unitarios y demás documentos que ENERGUAVIARE suscriba.

Datos completos del contratista y el interventor (nombre, teléfono, fax, e-mail ydirección).

Informes y demás documentos presentados por el contratista. Observaciones en caso de que sean procedentes. Recomendaciones. Informe Final sobre la ejecución del contrato con la descripción de los pagos

efectuados y los saldos sin ejecutar si existieran.

CAPÍTULO VOBLIGACIONES

ARTICULO 13. Obligaciones del Interventor o Supervisor

a) Obligaciones comunes del Interventor o Supervisor:El interventor o supervisor en todo momento están obligados a desplegar lasactividades tendientes a la pronta y debida ejecución del contrato, no obstante lasmismas están definidas según la etapa contractual en que se encuentre, esto es:

Previo a la iniciación del Contrato; Durante la ejecución del Contrato; Entrega y Liquidación del Contrato.

b) Etapas. Previo a la Iniciación del ContratoEl interventor o Supervisor deberá una vez es notificado de su designación y enconjunto con el área encargada de la contratación:

Tener especial cuidado en que ENERGUAVIARE esté amparado por las garantíascontractuales establecidas en el Reglamento de Contratación y el texto del contratoy exigir su modificación o posterior renovación, si así fuere necesario;

Vigilar el cumplimiento por parte del contratista de las disposiciones legalesvigentes de carácter laboral, y exigir que en desarrollo del contrato sobre el cual serealiza la interventoría o supervisión, no se trasgreda la normatividad vigente;

Suscribir el acta de inicio previa presentación del plan de trabajo, cuando estéprevista como requisito, indicando en forma clara y expresa la fecha de suiniciación.

Todo lo anterior, con el fin de garantizar el efectivo cumplimiento de todos losrequisitos de perfeccionamiento y legalización contemplados en el mismo contrato.

c) Durante la ejecución del contratoEl interventor o Supervisor deberá:

Verificar que la ejecución del objeto se realice de acuerdo a la propuesta técnica yeconómica. La interventoría o supervisión vigilará que en los presupuestos secumplan las especificaciones técnicas;

Vigilar el cumplimiento de los cronogramas o programas de ejecución de los con-tratos o convenios;

Hacer los seguimientos a que haya lugar para que el contratista cumpla todos losrequisitos previstos en los pliegos de condiciones y en el contrato o convenio;

Verificar el cumplimiento del objeto, el alcance, las condiciones previstas en eldocumento base de invitación o invitación privada, en el contrato y las inherenteso propias de la naturaleza de los bienes o servicios contratados;

Coordinar reuniones periódicas con el contratista a lo largo del contrato oconvenio, de las cuales deben quedar actas de los temas tratados. El interventor osupervisor será responsable de la realización del acta y de su distribución a losparticipantes, cuyo original debe reposar en el expediente del contratista;

Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato a fin de detectarposibles irregularidades o situaciones que impidan su normal ejecución;

Ejercer permanentemente control sobre las obras, trabajos y actividadesprogramadas para la ejecución del contrato;

Elaborar las siguientes Actas cuando sean del caso: Acta de iniciación. Acta de recibo parcial. Acta de suspensión. Acta de reanudación.

De estas se debe remitir copia una vez suscritas a la Secretaria General y Jurídica Elaborar los informes específicos que sean solicitados por el Gerente o el

Supervisor según el caso. Comunicar al Gerente y a la Secretaria General y Jurídica, las modificaciones

relativas a los términos o condiciones del contrato o convenio, así como todas lasdeterminaciones tomadas en desarrollo del mismo, comunicaciones y órdenesdirigidas al contratista.

Dar aviso a la Secretaria General y Jurídica, así como al Gerente, de las situacionesacaecidas durante la ejecución del contrato o convenio que representen unimpedimento para su normal desarrollo;

Evitar que por causas atribuibles a ENERGUAVIARE sobrevenga mayor onerosidad,es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato o convenio, según el caso;

.d) Entrega y Liquidación del Contrato

El interventor y Supervisor deberá:

Recibir a satisfacción el objeto del contrato o convenio, revisar y dar visto bueno alActa de recibo realizados por el contratista;

Elaborar el proyecto de liquidación a la terminación del contrato o convenio,dentro de los plazos establecidos para el efecto;

Elaborar las siguientes Actas: Acta de Liquidación. Acta de recibo y entrega de interventoría o supervisión;

Elaborar los informes de ejecución necesarios para el pago, así como verificar y au-torizar las cuentas de cobro que se presenten durante la ejecución del contrato oconvenio, según el caso.

e) Obligaciones de contenido legal comunes del interventor o supervisor.

El interventor o Supervisor deberá:

Conocer y dar aplicación al Manual de Políticas y Responsabilidades deinterventoría y supervisión de ENERGUAVIARE y cumplir con los procedimientos enél estipulados, en los diversos eventos que se presenten así como hacer lassugerencias o recomendaciones pertinentes para mejorarlo;

Revisar y analizar en forma completa y detallada el contrato o convenio, lainvitación, la propuesta del contratista, las normas y reglamentaciones aplicables ala ejecución del contrato o convenio y su ejecución, así como formular lassugerencias a que haya lugar, y en el evento de tener duda sobre el alcance de loseñalado en los documentos, solicitar las aclaraciones correspondientes;

Corroborar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacióndel contrato o convenio, según el caso, tales como la aprobación de las garantías ,el registro presupuestal, la verificación del cumplimiento de las obligacionesparafiscales y al Sistema de Seguridad Social por parte del contratista;

Exigir al contratista la prórroga de las garantías otorgadas, cuando el contrato seaadicionado en su plazo o valor o cuando su ejecución haya sido suspendida, y estarpendientes de evitar un vencimiento, de modo que puedan ser prorrogadasoportunamente, informando de ello a la Secretaría Jurídica, con el fin de que setomen las medidas encaminadas a su legalización;

Verificar para efectos de certificación de pago, que el contratista esté cumpliendocon las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad social Integral,ARL y aportes parafiscales, según el caso, e informar a la Secretaria Jurídica,cuando el contratista persista en el incumplimiento de esta obligación, previacomunicación al gerente;

Suscribir conjuntamente con las partes del contrato o convenio, el acta deliquidación respectiva, dentro del término fijado en el mismo, o en su defecto, amás tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a sufinalización;

Informar al gerente y a la Secretaria General y Jurídica a más tardar dentro delmes siguiente al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo acuerdo, en casoque el contratista no se presente dentro del término fijado para la liquidaciónbilateral, o no se llega a un acuerdo sobre su contenido.,

Parágrafo. La no realización y suscripción del Acta de Liquidación del contrato oconvenio en el plazo previsto en el mismo o en su defecto, en el señalado en la ley,genera acciones disciplinarias y las demás acciones legales pertinentes.

ARTICULO 14. Finalidades de la Supervisión o Interventoría. Son finalidadesde la Supervisión o Interventoría:

a) Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos aplicados a loscontratos.

b) Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos,términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

c) Mantener permanente comunicación con el contratista y ENERGUAVIARE..d) Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas

tendientes a solucionar eventuales controversias.e) Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

ARTICULO 15. Facultades de la Supervisión o Interventoría.

En ejercicio de la función de interventoría, el interventor está facultado para actuarconforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo reguladopor el presente manual. Compete al interventor o supervisor:

a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en elcontrato.

b) Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y

contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidasque propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.

d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instruccionesque imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén enconcordancia con la ley y lo pactado.

e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución delobjeto pactado.

f) Informar al Gerente y a la Secretaría General y Jurídica las circunstancias yhechos que considere afectan la conducta transparente y ética de loscontratistas.

ARTICULO 16. Funciones del Interventor. El interventor ejercerá lassiguientes funciones:

a) Funciones Administrativas:

Tomar copias de la documentación producida en la etapa precontractual quese requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen delcontrato.

Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoríaa su cargo.

Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones delcontratista.

Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución delobjeto contractual.

Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con elcontratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma queENERGUAVIARE intervenga oportunamente frente a las solicitudespresentadas.

Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecucióndel contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y enviar, una vezse produzca, copia de la misma a la Secretaría General y Jurídica.

Coordinar con las dependencias de ENERGUAVIARE que tengan relación con laejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentrode esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a lasactuaciones contractuales.

Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapascontractual y post-contractual.

Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa yresponsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentesreuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o depersonas externas a las áreas de influencia del contrato.

Procurar que por causas atribuibles a ENERGUAVIARE no sobrevenga mayoronerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas paraanalizar el estado de ejecución y avance del contrato.

Presentar informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, conla periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de losmismos y un informe final de su ejecución.

Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacionaly ambiental que sean aplicables.

Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correctaadministración del contrato.

b) Funciones Técnicas:

Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicaspara iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar - según el caso - laexistencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos,especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias parasuscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipoofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir sureemplazo cuando fuere necesario.

Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquenmodificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar ysolicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida parael efecto.

Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto yrecomendar los ajustes a que haya lugar.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos,materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos opruebas necesarias para el control de los mismos.

Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que serequieran durante las etapas contractuales y poscontractuales o en losrequerimientos que para el efecto formule la Secretaría Jurídica.

Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas yprocedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales ypost-contractuales.

Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, deconformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando laconstancia y justificación escrita respectiva.

Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes einstrucciones impartidas durante el plazo del contrato.

Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objetocontractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

c) Funciones Financieras:

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipopactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir,según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal yequipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos delcontrato y el programa de inversión del anticipo.

Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado

contractualmente, si aquel fue pactado. Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del

valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldopresupuestal y jurídico correspondiente.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, elcumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de SeguridadSocial Integral a cargo del contratista.

Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de laactividad contractual y pos contractual.

d) Funciones de Carácter Legal:

a) Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantíasexigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.

b) Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientaciónde la acción contractual que competen a ENERGUAVIARE, en especial elejercicio de los mecanismos de apremio previstos en la ley.

c) Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.d) Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a

los contratos.e) Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con

relación al contrato suscrito.f) Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las

recomendaciones a que haya lugar.g) Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del

contrato.h) Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o

proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.i) Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los

particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

j) Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo ovigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

k) Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquierhecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/oaplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividadesjudiciales o extrajudiciales respectivas.

l) Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares seagote en primera instancia la etapa de pre inversión como requisito, parainiciar la de inversión.

m) Informar al Gerente y a la Secretaría General y Jurídica las circunstancias yhechos que considere afectan la conducta transparente y ética de losservidores públicos y contratistas.

n) Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con sunaturaleza correspondan a la función de interventoría.

e) Funciones de Carácter Ambiental:a) Verificar que el proyecto a ejecutar cuenta con todas las licencias

ambientales para dar inicio al contrato.b) Verificar que se cuenta con el plan de protección ambiental si el proyecto lo

requiere.c) Vigilar que el proyecto se ejecuta según las normas ambientales establecidas.d) Mantener informado al supervisor y la entidad cualquier cambio en la

normatividad ambiental que afecte la ejecución del proyecto.e) Prestar apoyo en la adquisición y trámite de las licencias y permisos

ambientales si estas se requieren para la ejecución del contrato.

ARTÍCULO 17. Desempeño de la Interventoría.Como regla general, la función de la interventoría deberá ser desempeñada por un solointerventor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable, el Departamentodesignará varios interventores o supervisores, para lo cual señalará con precisión lasobligaciones y responsabilidades de cada uno ellos.

ARTÍCULO 18. Prohibiciones del Supervisión o Interventor.

Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, lasprohibiciones y deberes, ENERGUAVIARE se abstendrá de designar supervisor einterventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectarel ejercicio imparcial y objetivo de la supervisión e interventoría. A los supervisores einterventores les está prohibido:

a) Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de losrequisitos legales pertinentes.

b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero,dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidadcontratante o del contratista.

c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.d) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los

particulares en relación con el contrato.e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el contrato.f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.g) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.h) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al

contrato.i) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.j) Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como

efecto establecer obligaciones a cargo de ENERGUAVIARE, salvo aquellasrelacionadas directamente con la actividad de interventoría y que nomodifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo deENERGUAVIARE.

TÍTULO IIDISPOSICIONES VARIAS

CAPÍTULO ITRAMITES

ARTICULO 19. Tramite de los diferentes procesos.Varios son los aspectos que debe tener en cuenta el Interventor o Supervisor en el

momento de efectuar la evaluación acerca del incumplimiento de las obligacionescontractuales por parte del contratista, y que determinan la conducencia de la sanción aaplicar.

A continuación se relacionan alguno de ellos de acuerdo con la medida a adoptar:

1. Declaratoria de incumplimiento: el Interventor o Supervisor deberá tener en cuentapara recomendar a ENERGUAVIARE emitir una declaratoria de incumplimiento:a) Haber realizado todas las actuaciones necesarias para que el contratista cumpliera

con el contrato.b) Que para la configuración del incumplimiento se deberá determinar que el

contratista no ha cumplido con las obligaciones pactadas en el contrato oconvenio.

c) Enviar a la Secretaría General y Jurídica un informe detallado del contrato,evidenciando en que actividades específicamente no ha cumplido el contratista.

d) Recomendar informar a la aseguradora que expidió la garantía de cumplimiento elposible incumplimiento por parte del contratista.

2. Cláusula Penal Pecuniaria:En caso de incumplimiento parcial o total de las obligaciones a cargo de El Contratista,

recomendar la aplicación de la cláusula penal pecuniaria.

ARTICLO 20. Guía de contenido de documentos propios de la Interventoríao Supervisión

a) Contenido Sustancial del Acta de Inicio: Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio. Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores. Número y fecha de suscripción del contrato o convenio. Objeto del contrato o convenio. Plazo de duración del contrato o convenio. Fecha de iniciación. Fecha de elaboración del acta. El acta debe estar suscrita por el interventor o supervisor, y las personas

designadas para el efecto de acuerdo con lo estipulado en el contrato o convenio.b) Contenido sustancial del Acta de Suspensión:

Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio. Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores. Número y fecha de suscripción del contrato o convenio. Objeto del contrato o convenio. Plazo de duración del contrato o convenio. Relación de los motivos que dan lugar a la suspensión del contrato o convenio. Término de duración de la suspensión del contrato o convenio y fecha exacta de

reinicio. Fecha de elaboración del Acta de Suspensión. El acta debe estar suscrita por el supervisor y las personas que suscribieron el

contrato o convenio.c) Contenido Sustancial del Acta de Reinicio:

Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio. Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores. Número y fecha de suscripción del contrato o convenio. Objeto del contrato o convenio. Plazo de duración del contrato o convenio. Fecha de iniciación del contrato o convenio.

Fecha del acta de suspensión del contrato o convenio. Relación de los motivos que dan lugar a la suspensión del contrato o convenio. Relación de los motivos que dan lugar a la reiniciación del plazo del contrato o

convenio. Fecha de elaboración del acta de reinicio. El acta debe estar suscrita por el supervisor y las personas que suscribieron el

contrato o convenio.d) Contenido sustancial de los Informes de Actividades:

Objeto del contrato o convenio. Relación de obligaciones a cargo de las partes. Relación detallada y sucinta de las actividades desarrolladas y ejecutadas por cada

una de las partes y del respectivo cronograma en caso de existir. Indicación de las dificultades que presenta la ejecución del contrato o convenio. Relación de ejecución de recursos y sus documentos soportes. Indicación del período a que se refiere el informe. Fecha de elaboración del informe. El informe debe estar suscrito por el interventor o supervisor del contrato o

convenio.e) Contenido sustancial de la constancia de cumplimiento:

Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio. Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores. Objeto del contrato o convenio. Plazo de duración del contrato o convenio. Fecha de iniciación. Fecha de vencimiento del plazo de duración del contrato o convenio. Declaración de que el objeto del contrato o convenio y las actividades se

cumplieron a satisfacción y a cabalidad. Fecha de elaboración de la constancia. La constancia debe estar suscrita por el interventor o supervisor.

f) Contenido sustancial del Acta de Liquidación Bilateral: Identificación clara y precisa de las partes que suscribieron el Contrato o Convenio. Identificación de las personas designadas como interventores o supervisores. Número y fecha de suscripción del contrato o convenio. Objeto del contrato o convenio. Plazo de duración del contrato o convenio, estableciendo claramente su inicio y

vencimiento. Valor y/o aportes del contrato o convenio, indicando la forma de desembolso por

cada una de las personas que lo suscribieron. Relación de prórrogas, otrosí, adiciones y/o modificaciones de que haya sido

objeto el contrato o convenio, indicando el número de cada una de ellas, la fechade suscripción y el fin de cada una de ellas.

Relación de todas las actividades o productos obtenidos en cumplimiento de lasobligaciones adquiridas, que determine en forma clara qué desarrolló cada partecomo obligación asumida.

Hacer un balance del contrato o convenio, determinando claramente la forma deejecución de los recursos y si es del caso, determinar las sumas pendientes y afavor de qué parte se encuentran y la forma y oportunidad como se hará sureintegro y/o desembolso.

Declaración de que se dio cumplimiento al objeto contratado o convenido y atodas y cada una de las obligaciones pactadas en el contrato o convenio.

Declaración de que se liquida de mutuo acuerdo el respectivo convenio y que laspartes se encuentran a paz y salvo y que renuncian a cualquier declaraciónposterior.

El acta deberá estar suscrita por el interventor o supervisor y por las partes delcontrato o convenio.

ARTICULO 21. Continuidad de la Interventoría

Los contratos de interventoría deben prorrogarse por el mismo plazo que se hayaprorrogado el contrato objeto de vigilancia.

Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución yaprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía deestabilidad del contrato principal

CAPÍTULO IICOMITÉ DE OBRA

ARTICULO 22. Comité de Obra.

De forma periódica durante la ejecución del contrato y si durante la ejecución delcontrato se presentan inconvenientes en el contrato, los cuales no se puedan resolverentre el supervisor, interventor y contratista, el supervisor o interventor podrán convocarun comité de obra el proceso y dar continuidad al contrato, el comité estará conformadopor:

El supervisor del contrato. Interventor del contrato. Subgerente del área que tenga relación directa con el objeto del contrato en

ejecución. Secretario General y Jurídico. El Gerente como invitado.

El comité de obra también podrá sesionar a petición de cualquiera de sus miembros pormedio de comunicación escrita dirigida a la Secretaría General y jurídica.

CAPÍTULO IIITÉRMINOS BÁSICOS

ARTICULO 23. Términos Básicos

Para efectos de la presente resolución, se definen los términos utilizados en la misma yque hacen parte del desarrollo de la interventoría o supervisión, de la siguiente manera:

1.1 Acta. Documento que sirve para dejar constancia de una actuación contractual odescribir lo tratado en una reunión o visita, mencionando los compromisos yactividades pactadas, indicando el responsable de cada uno de ellas y el plazo parasu ejecución.

1.2 Acta de cambio de interventor o Supervisor. Documento a través del cual se dejaconstancia del cambio del interventor o del coordinador, indicando el estado delproyecto y un balance a la fecha de todos los pagos, trámites, documentos yasuntos pendientes.

1.3 Acta de iniciación. Documento que suscriben el Interventor, supervisor y elContratista en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir dedicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha última parala entrega de lo pactado en el objeto del contrato.

1.4 Acta de liquidación. Documento donde consta el valor inicial y final ejecutado máslos acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para ponerfin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Además se informa de los plazos,prórrogas, adiciones, actas legales y financieras tramitadas, pólizas y garantíassuscritas, estará suscrita por supervisor, secretario de área, interventor ycontratista.

1.5 Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y elSupervisor o Interventor recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objetodel contrato.

1.6 Acta de suspensión. Documento mediante el cual ENERGUAVIARE el interventor yel contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente unacircunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previo vistobueno de la interventoría.

1.7 Acta de terminación. Documento suscrito por las partes mediante el cual se dejaconstancia del vencimiento del plazo de ejecución del contrato en esa fecha.

1.8 Contratista. Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato,mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o invitación directa

y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista puede ser constructor,consultor, proveedor o interventor.

1.9 Interventor. Persona natural o jurídica que representa a ENERGUAVIARE ante elcontratista y que está encargada de efectuar el control técnico, administrativo,financiero, ambiental y legal, por medio de la vigilancia y seguimiento alcumplimiento del contrato y a las obligaciones del contratista, durante la ejecuciónde un proyecto. En los contratos de consultoría, el interventor revisará y aprobarácada uno de los productos de los estudios y diseños.

El Manual que se aprueba con la presente resolución, deberá ser sensibilizado a todaslas áreas, dependencias y personal involucrado en la actividad de supervisión y vigilanciade los contratos celebrados por la Gobernación del Guaviare, a través de charlas queestarán a cargo de la Secretaria Jurídica, o por cualquier otro medio que resulteconducente y oportuno para lograr los objetivos establecidos.