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Introducción .............................................................................................. 3¿Qué es el flujo de caja? ............................................................................. 4Preparación de un flujo de caja proyectado ................................................ 6¿Cómo interpretar tu flujo de caja? ............................................................. 911 estrategias para mejorar tu flujo de caja .............................................. 10Herramientas para monitorear el flujo de caja de tu empresa .................... 19¡Contáctanos! .......................................................................................... 21
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Introducción
Actualmente, el mundo se enfrenta a una compleja crisis sanitaria que ha afectado la economía en todos los ámbitos. Para las empresas, especialmente las PyMEs, este escenario representa un riesgo inminente para su funcionamiento.
La disminución de las ventas o el cierre temporal de un negocio perjudica la liquidez que posee para cumplir con los gastos fijos mensuales que conlleva el desarrollo de su actividad. Si no se posee un fondo de reserva, la situación es aún más complicada, pues el futuro es incierto.
En virtud de ello, en tiempos normales —y en tiempos de crisis— es esencial tener en cuenta la importancia que representa el buen manejo del flujo de caja de una empresa.
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¿Qué es el flujo de caja?
Es un informe que permite observar cómo se comportan los ingresos y los gastos de una empresa durante un periodo determinado. Por consiguiente, es capaz de mostrar la liquidez que posee tu negocio al restar los ingresos y los gastos en una etapa específica; pero ¿cuál es su importancia?
Conocer tu flujo de caja o de efectivo —y mantenerlo organizado— permite que sepas si tu empresa es solvente o no está en su mejor momento económico. Además, es capaz de ayudarte a responder ciertas interrogantes sobre el funcionamiento de la misma. Dicho de otra forma, tiene la capacidad de determinar:
• si puedes pagar tus deudas;
• si necesitas comprar mercadería o tienes mucho stock acumulado;
• si puedes realizar inversiones;
• cualquier otra pregunta relacionada con el uso del dinero.
Una de las claves de toda empresa es tratar de anticiparse a sucesos que provoquen caer en insolvencia económica. No se pueden prevenir todos los escenarios, pero sí se puede tratar de planear y proyectar diferentes situaciones económicas que podrían presentarse.
5¿QUÉ ES EL FLUJO DE CAJA?
Realizar un flujo de caja proyectado es importante porque es una herramienta que asegurará la supervivencia de tu negocio y te permitirá añadir un fondo de reserva para cualquier contingencia.
Además, te ayudará a revisar el estado de cobranza con tus clientes y si se deben implementar medidas o estrategias diferentes para mejorar los cobros o, en su defecto, coordinar con tus proveedores el ajuste de fechas de pago en concordancia con el tiempo en el que recibes los pagos de tus facturas.
En este aspecto, la proyección del flujo es relevante porque tiene la capacidad de demostrar si tu empresa es capaz de cumplir con sus obligaciones de pago, sea a sus empleados o a sus proveedores, ya que sin ellos es difícil generar ingresos o darle continuidad a sus operaciones.
En consecuencia, el flujo de caja proyectado te servirá como planificador del presupuesto de tu negocio.
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Preparación de un flujo de caja proyectado
Generalmente, las proyecciones del flujo de caja se realizan con la información financiera histórica de una empresa. En el caso de una entidad nueva, se realizan estimaciones lo más apegadas a la realidad.
Para ello, debes calcular los ingresos menos los gastos del periodo anterior a la proyección para obtener un saldo inicial y, posteriormente, estimar todo el dinero que pueda percibir la empresa en el próximo periodo, incluyendo las ventas promedio, las ventas realizadas a crédito que puedan ser percibidas y cualquier otro monto que consideres mensualmente para obtener el ingreso estimado.
Al mismo tiempo, toma en cuenta cualquier variación que pueda experimentar tu negocio a futuro, ya sea porque incluirás un nuevo servicio o producto a la venta o porque pretendas aumentar tus porcentajes de ganancia.
7PREPARACIÓN DE UN FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Luego, haz lo propio con los gastos e identifica aquellos en los que normalmente incurre la empresa para su funcionamiento; considera cada uno de ellos y ten presente si habrá un desembolso adicional que tengas en mente, como la contratación de personal.
Una vez que hayas definido los ingresos y los gastos estimados, procede a restarlos para tener el resultado del flujo de caja proyectado en el periodo que determinaste.
Después, debes realizar la sumatoria del saldo inicial con el resultado del flujo de caja que obtuviste para proporcionar el saldo de cierre.
A continuación, te presentamos un ejemplo práctico:
La empresa Los Girasoles es una PyME que desea realizar la proyección de flujo de caja de los próximos dos meses para anticiparse a un déficit en su efectivo que pueda ocasionar su cierre definitivo por la situación actual; tiene dos empleados fijos y pretende aplicar la nueva Ley de protección al empleo para reducir la jornada laboral y, por ende, los sueldos:
FLUJO DE CAJA PROYECTADO 2020
MAYO JUNIO
SALDO DE APERTURA 3.590.650 1.935.480
INGRESOS
VENTAS 2.850.000 1.650.000
TOTAL INGRESOS 2.850.000 1.650.000
EGRESOS
MERCADERIA 235.500 110.500
PUBLICIDAD 65.000 65.000SUELDOS Y SALARIOS
1.500.000 700.000
TOTAL EGRESOS 1.800.500 875.500
FLUJO DE CAJA 1.049.500 774.500
SALDO DE CIERRE 4.640.150 2.709.980
8PREPARACIÓN DE UN FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Como puedes observar, hay un saldo de apertura que representa el efectivo disponible a principios del mes, los ingresos que se espera obtener y el total de estos.
En el egreso, se especifican los gastos fijos y el total que suma cada uno de ellos, lo cual dará como resultado el desembolso que se realizará mensualmente.
Finalmente, el flujo de caja será el total de los ingresos que se espera obtener menos los egresos especificados en el recuadro.
El saldo de cierre es el ítem de mayor importancia en la proyección del flujo de caja. Si este saldo es positivo, significa que la empresa tendrá liquidez para afrontar la situación, sus gastos, costos y demás responsabilidades, pero si es negativo, debe evaluarse la situación y aplicar estrategias que permitan resolver este problema para evitar la insolvencia.
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¿Cómo interpretar tu flujo de caja?
La liquidez es esencial para cumplir el proceso operativo de las empresas y es el objetivo del informe del flujo de caja.
Lo primero que debes observar es cómo se ha comportado el efectivo en el tiempo de estudio, si ha experimentado aumentos o disminuciones —y analizar qué acción produjo estas variaciones— para saber el origen del resultado final que generó el informe del flujo de caja.
Ahora bien, si tu resultado es positivo, este indica que los recursos de la empresa están siendo implementados correctamente y cumpliendo de forma óptima el ciclo operativo que incluye las compras, ventas, cobranzas, producción, entre otros.
Por el contrario, en caso de que sea un flujo negativo, se debe evaluar cuidadosamente en qué se está fallando, si las compras superan a las ventas, si existe un exceso de mercadería en stock o si no se está realizando una buena gestión de los cobros.
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11 estrategias para mejorar tu flujo de caja
Monitorea tus cobros
Realiza un seguimiento constante de las cuentas pendientes por cobrar para ver si han vencido, si falta poco por vencer o si el cliente tiene morosidad. Esto te ofrece un panorama más claro sobre el efectivo que puedes percibir en cierto tiempo o si debes implementar acciones para obtenerlo.
Es importante mantener una comunicación constante con tus clientes y ofrecerles métodos para facilitarles el pago, como diferentes medios para ponerse al día —transferencias, cheques, tarjetas bancarias—, recordatorios sobre el vencimiento de sus facturas, descuentos por pronto pago o al contado, entre otros.
1111 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Controla tu stock
En muchas ocasiones, se comete el error de almacenar más mercadería de la que necesita la empresa, lo cual significa utilizar recursos financieros que pueden servir para otros gastos de la empresa que son más importantes.
También, puedes observar qué productos ofrecen más rotación o cuál se vende más para generar un mayor flujo de caja.
Mantén tu inventario actualizado y evita esta situación adquiriendo solo lo necesario para continuar tu operatividad.
1211 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Conoce tu negocio
Cada empresa tiene su propio ciclo y es tu deber analizar a fondo todos los procesos que intervienen en su funcionamiento, cuándo genera la mayor cantidad de ingresos o en qué momento se realiza un desembolso considerable que influya en sus operaciones.
Por ejemplo, una empresa que se dedica a la importación de parkas y chaquetas debe saber que su periodo de mayor auge es la temporada de invierno, donde obtendrá ingresos considerables por la venta de las mismas. Pero el resto del año, incurrirá en un gasto de inversión para obtener estos productos de sus proveedores en el exterior, quienes le exigen pago al contado más todos los gastos correspondientes a transporte y aduana.
Mientras mejor conozcas estos números y prestes atención a tus movimientos operacionales, será mucho más fácil mantener un flujo de caja saludable.
1311 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Ajústate a la realidad
A veces, hay gastos o costos innecesarios que no son considerados, pero que disminuyen sustancialmente los ingresos: ajusta cada uno de ellos analizando su impacto en las operaciones de la empresa. Observa las variaciones del dinero que entra y sale, distingue cada una de ellas y si se generan nuevos movimientos de efectivo.
En muchas ocasiones, la empresa no puede ver a simple vista este escenario o puede estar dejando de percibir ingresos porque no se lleva un control de los clientes y sus créditos.
La realidad está en constante cambio, ya sea por innovaciones, nuevas leyes, beneficios tributarios o cualquier otra variante que te exigirá actualizar tu negocio.
1411 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Ofrece beneficios y descuentos
Los clientes siempre están a disposición de cualquier ayuda que puedas ofrecerles para ayudar a su situación económica. Incentivos de pago, descuentos o beneficios por formar parte de la empresa pueden generar ingresos que no esperabas a corto plazo.
Tener empatía con un cliente que atraviesa por una mala situación económica y proporcionarle una pequeña ayuda con su factura vencida, puede resultarle una propuesta atractiva.
Mantén tu facturación al día
La organización es la clave de un negocio exitoso.
Llevar tus facturas al día es de gran ayuda para conocer las fechas reales de créditos y, por ende, de cobro. Si atrasas la emisión de estas, estarás alargando el periodo de pago de los clientes cuando tienen acceso a un crédito en la empresa.
1511 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Negocia con tus proveedores
Evalúa el ciclo de pago de tus clientes y trata de adaptarlo a tu realidad; llega a un acuerdo con tus proveedores para igualar los periodos de créditos con ellos y, de este modo, evitar que tengas una fuga de dinero en ciertos momentos.
Además, aprovecha todos los descuentos o beneficios que te ofrezcan con el fin de disminuir tus costos y generar más ganancias.
Usa con inteligencia los créditos
Aprovecha los tiempos de gracia que ofrecen los bancos al momento de adquirir un crédito y no te endeudes si no tendrás capacidad de pago a futuro. Esta herramienta es de suma importancia en ciertos casos, pero debes evaluar bien si es recomendable tomarla o no: todo depende del motivo para el que los uses.
1611 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Diversifica tu negocio
No te enfoques únicamente en un producto o un servicio, estudia de qué manera puedes compensar uno con otro. En la mayoría de los negocios, hay un tiempo determinado en el que las ventas bajan o no se generan los suficientes ingresos.
Busca otra alternativa que pueda ser funcional y que permita obtener las ganancias que el otro producto o servicio no genera para no depender de una sola fuente de ingreso.
Realiza inversiones
Cada vez que tengas la oportunidad, invierte dinero en mejorar tu empresa. Renuévala, adquiere nueva tecnología que agilice procesos, capacita a tu empleados, amplía las instalaciones y podrás ver cómo genera más ingresos a corto o largo plazo.
No inviertas en cosas innecesarias o que no le aporten valor.
1711 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
Proyecta constantemente tu flujo de caja
Monitorea, proyecta y actualiza periódicamente tu flujo de caja: diarias, semanales, mensuales, trimestrales, pero nunca dejes de hacerlo. Prever posibles escenarios a futuro te permitirá tomar acciones inmediatas y evitar problemas irreparables. Aquí encontrarás un kit de plantillas que te serán de utilidad.
Los softwares de facturación electrónica te permiten tener toda la información organizada con acceso fácil y rápido. Esto te permitirá planificar, corregir situaciones que puedan estar afectando a la empresa, enfrentar mejor futuras contingencias y tomar decisiones sobre diferentes ítems que forman parte de su operatividad, como las cobranzas, clientes, facturación, inventario, expansión o cualquier otra gestión.
1811 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR TU FLUJO DE CAJA
No incluyas promesas
Aunque anteriormente se menciona la inclusión de posibles facturas por cobrar en los ingresos, nunca te confíes de esto. Muchos clientes realizan promesas de pago que no siempre cumplen y, si las das por sentado, puedes estar disponiendo de un dinero que tal vez no poseas en el periodo que fue incluido.
Cada una de las estrategias mencionadas anteriormente genera que tu flujo de caja crezca y sea saludable si son implementadas correctamente.
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Herramientas para monitorear el flujo de caja de tu empresa
Aprovecha la tecnología
Hoy existen soluciones digitales para tu negocio que permiten llevar un registro organizado y actualizado de todas las operaciones que realiza una empresa.
Esta clase de soluciones te permitirán obtener informes para controlar los diferentes ítems que intervienen en el flujo de caja —efectivo, inventario, ingresos, gastos, cuentas por cobrar, otros— y mantener la liquidez de tu negocio.
Sistematizar el flujo de caja te ofrecerá un mayor control para evitar problemas de liquidez a futuro.
20HERRAMIENTAS PARA MONITOREAR EL FLUJO DE CAJA DE TU EMPRESA
Realiza conciliaciones bancarias
Revisar diariamente tus cuentas bancarias ayuda a estar atento a cualquier cobro o gasto indebido que por algún motivo no estaba previsto. Igualmente, si recibes un pago que no esperabas.
Cada movimiento puede influir en el resultado de tu flujo de caja. Por ello, no pierdas de vista tus cuentas bancarias y mantén actualizada su conciliación.
Evalúa constantemente las ventas y los ingresos de dinero
Los clientes no siempre cumplen el plazo estipulado de pago que se les ha dado; no descuides este punto y mantente alerta sobre la diferencia que existe entre las ventas que realiza la empresa con el dinero que entra realmente en un periodo determinado.
Puedes considerar que se están superando las ventas del mes, pero realmente no estás recibiendo el dividendo por ellas.
21¡CONTÁCTANOS!
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Ahora que llegaste al final del contenido, seguramente entiendes la complejidad del manejo del flujo de caja, especialmente en tiempos de crisis.
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