Séance 3Janvier -

Février 2018

Cycle d'information sur le montage, la gestion et la valorisation de projet de recherche

La gestion financière d'un contrat durant sa phase

opérationnelleOde Guissard

I. LA CELLULE DE GESTION FINANCIÈRE DE LA RECHERCHE

II. LES ÉLÉMENTS FINANCIERS D’UN CONTRAT DE RECHERCHE

III. ACTIVATION DE LA LIGNE DE CRÉDIT

IV. LA STRUCTURE DES COMPTES

V. LES DÉPENSES

VI. LA RÉCUPÉRATION DE CRÉANCES

VII. LES CONTRÔLES

I. LA CELLULE DE GESTION FINANCIÈRE DE LA RECHERCHE

Gestion des contrats : – Assure la gestion financière du contrat durant et après la phase opérationnelle

depuis l’activation de la ligne de crédit jusqu’aux éventuels audits financiers

Guichet unique d’engagement du personnel sur fonds extérieurs– Assure le guichet unique pour la gestion du personnel sur fonds extérieurs et des

équipes de recherche

Gestion financière de la valorisation de la Recherche– Gestion financière des brevets et licences au sein de l’ULB

Suivi financier des licences, représentation de l’ULB dans Théodorus(fonds d’investissement dédicacé aux spin offs de l’Université)

Clauses contractuelles à définir dans le contrat à la négociationIdentification des intervenants

– Recteur, seule personne à engager l’Université

– Responsable de la recherche

– Bailleur de fonds

– Partenaire(s)

– Sous-traitant(s)

II. LES ÉLÉMENTS FINANCIERS D’UN CONTRAT DE RECHERCHE

Clauses contractuelles à définir dans le contrat à la négociation

Objet du contrat

– Nature de l’activité confiée à l’Université : recherches, prestations, études;

– Domaine d’investigation

– Finalité de la recherche convenue entre les parties

Identification du partage éventuel de la Propriété IntellectuelleLe statut de la PI conditionne, notamment, le régime TVA du contrat

II. LES ÉLÉMENTS FINANCIERS D’UN CONTRAT DE RECHERCHE

Clauses contractuelles à définir dans le contrat à la négociation

Régime TVA applicable au contrat– 4 types d’opérations « à la sortie » :

1. Opérations taxables : prestations de services, consultances, sponsoring, etc. > Facturation avec TVA

2. Opérations dans le champs d’application de la TVA exemptées : colloques, opérations d’enseignement, etc.> Facturation sans TVA

3. Activités hors champ d’application de la TVA : subsides et recherche collective > Facturation sans TVAConditions cumulatives :

Le Bailleur de fonds est un Pouvoir Public (national fédéral, européen, fondations d’utilité publique)

Le Programme de recherche est d’intérêt général

L’Université conserve la PI (recherche subventionnée) qu’il peut partager avec le bailleur (recherche collective)

4. Conventions financées par une instance européenne (Commission européenne, Parlement européen, ESA, etc.) > Facturation sans TVA

– Régime TVA de la sous-traitance dans un contrat

– Régime TVA des partenaires d’un contrat

II. LES ÉLÉMENTS FINANCIERS D’UN CONTRAT DE RECHERCHE

II. LES ÉLÉMENTS FINANCIERS D’UN CONTRAT DE RECHERCHE

Clauses contractuelles à définir dans le contrat à la négociation

Programme de recherche du contrat

Type de contrat :

– Contrat forfaitaire

– Contrat sur base de justification des dépenses

Echéances financières

– Phase opérationnelle du contrat

– Calendrier de facturation et de justification

Détermination du taux de financement

III. ACTIVATION DE LA LIGNE DE CRÉDIT

Gestion et attribution du budget – activation de la ligne de crédit

Attribution de budget avant financement par le bailleur de fonds

Octroi possible d’avances pour des contrats en cours de contractualisation

Répartition du budget par catégorie et périodeTransposition des catégories de budget de la convention selon les rubriques budgétaires suivantes : – P (Personnel);– F (Fonctionnement);– E (Equipement);– H (Honoraires);– T (sous-Traitance & partenaires);– G (frais de Gestion),

Conditions de « reportabilité » d’une année civile à l’autre

Conditions de transferts entre catégories

!!! ATTRIBUTION POUR « LES PRESTATIONS POUR TIERS » ET « RECETTES DIVERSES » !!!

Facturation sur comptes « 4R » - « 4RTA »

Attribution budgétaire lors de la réconciliation du paiement avec la facture

-> pas de création de ligne de crédit et d’attribution de budget avant le paiement effectif de la facture

III. ACTIVATION DE LA LIGNE DE CRÉDIT

Gestion et attribution du budget – activation de la ligne de crédit

Création d’un OTP selon la codification :

• 0000X000000 4101F000012

Fonds

faculté

N° séquentiel

IV. LA STRUCTURE DES COMPTES

V. LES DÉPENSES

Imputation des dépenses

⁻ Choix des imputations par le titulaire de compte ou la personne ayant délégation de signature sur le compte -> opportunité des dépenses de la responsabilité du promoteur de recherche à pouvoir justifier lors des contrôles

⁻ Respect des règles contractuelles et des règles de l’institution -> application de la condition la plus contraignante

⁻ Conditions pour être titulaire de compteMembres du corps académique rémunérés par l’Université bénéficiant d’un mandat de min. 0,40 ETP définitif ainsi que les chargés de cours temporaires et les 1ers assistants temporaires

Personnes bénéficiant d’un mandat définitif FNRS (chercheurs qualifiés, maîtres de recherche, directeurs de recherche) de min. 0,40 ETP

Titulaires d’un mandat à temps-plein de chef de clinique adjoint, chef de clinique, chef de service, professeurs associés et professeurs à l’Hôpital Erasme, l’Institut Bordet ou l’HUDERF ayant un mandat directement rémunéré par l’Université à durée indéterminée

Les catégories de dépenses

1. Frais de Personnel (-P)

Types de personnel imputables sur une convention dépend de l’origine du financement et clauses de la convention de recherche

⁻ Employés « chercheurs » -> lien de subordination⁻ Employés « PATGS » -> travail administratif et technique⁻ Boursiers -> ! liberté dans l’accomplissement de la recherche

Point d’attention : Timesheets

2. Equipement (-E) & Fonctionnement (-F)

Toute demande aux fournisseurs de biens ou de services doit, préalablement à son exécution (et donc à la facturation) faire l’objet d’un bon de commande de l’ULB. Cette règle n’est pas contredite par l’existence d’un contrat.

Points d’attention :⁻ Marchés publics⁻ Notes de frais⁻ Refacturation interne

V. LES DÉPENSES

V. LES DÉPENSES

3. Frais de Gestion (- G)

Prélèvement institutionnel de 15% imposé par un décret de la FWB de 2001

4. Sous –Traitance (– T)

Points d’attention :⁻ Marchés publics⁻ Contrats à établir (DR ou Service des Achats)⁻ L’ULB ne préfinance pas les partenaires & sous-traitants

Inclus : Budgets pour des partenaires lorsque l’ULB est coordonnateur du contrat

Facture ou Déclaration de Créances émise à chaque échéanceIntroduction des demandes de factures/DC par le gestionnaire de contrats

!!! Seul le service « Recettes » du DAF est habilité à émettre les factures et déclarations de créances !!!

Suivi des paiements et des éventuels refus par le bailleur de fondsInteractions avec le bailleur de fonds par le gestionnaire de contrats

VI. LA RÉCUPÉRATION DE CRÉANCES

VI. LA RÉCUPÉRATION DE CRÉANCES

Relevés de dépenses Reporting pour les bailleurs de fonds selon des modèles précis définis par les bailleurs

Etabli par le gestionnaire de comptes selon les échéances définies par le gestionnaire de contrats

Points d’attention :

⁻ Timesheets

⁻ Imputations correctes des dépenses directes à charge du projet

⁻ Pièces justificatives complémentaires

⁻ Cohérence rapport d’activité – rapport financier

Les contrôles spécifiques pour les contrats de recherche- 1er niveau de contrôle – Bailleur de fonds

Contrôle sur base de différents documents

– Relevé financier – systématique ;

– Timesheets – fréquent;

– Pièces comptables originales ou copies – fréquent;

– Preuves de paiement – ponctuel;

– Respect des règles de « Marchés Publics » - ponctuel;

– Rapport d’activité – presque systématique

VII. LES CONTRÔLES

VII. LES CONTRÔLES

Les contrôles spécifiques pour les contrats de recherche- 2ème niveau de contrôle – Audits financiers par les bailleurs de fonds et/ou

cabinets d’audits commandités par le bailleur de fonds

Tous les dossiers nationaux et internationaux sont susceptibles d’être audités

Audits systématiques (FEDER, Europe…), réguliers (FSE, FNRS…), ponctuels

Visite des auditeurs sur place – accueil et suivi de l’audit par le gestionnaire de contrats

– Contrôle des procédures;

– Contrôle du respect des Marchés Publics;

– Contrôle des dépenses imputées sur compte;

– Vérification de la cohérence des timesheets sur base des éventuelles absences

– Contrôle sur lieu de recherche possible

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Cellule de Gestion Financière de la Recherche - CP154

Ode Guissard – 02 650 32 60 – ode.guissard@ulb.ac.be

DAF-Recherche < gestionfinanciere.recherche@ulb.ac.be

Campus Solbosch - Bâtiment S - Niveau 7

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Séance 4 : Informations approfondies sur les dépenses

(ressources humaines et procédures de commande y compris les marchés publics)

Solbosch : 06.03.2018Gosselies : 08.03.2018

Erasme : 13.03.2018Plaine : 15.03.2018

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