Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
LA GESTIÓN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA
HOTELERA DE GUATEMALA
INGRID MARISOL DUARTE GUAY
Guatemala, 27 de febrero de 2006
1
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
LA GESTIÓN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA HOTELERA DE GUATEMALA
TESIS
Presentada al Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad
del Istmo
por
INGRID MARISOL DUARTE GUAY
Al conferírsele el título de
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ESPECIALIDAD EN HOTELERÍA Y TURISMO
Guatemala, 27 de febrero de 2006
2
UNIVERSIDAD DEL ISTMO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
A continuación presento el trabajo
LA GESTIÓN DE SUMINISTRO EN LA INDUSTRIA HOTELERA DE GUATEMALA
Tema que me fue asignado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
el día 27 de febrero de 2003.
INGRID MARISOL DUARTE GUAY
3
ÍNDICE
PÁGINA
Introducción i Objetivos iii Justificación iv Viabilidad iv Definición del problema v Hipótesis vi Consecuencias vii Tipo de investigación viii 1. IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTRO 1 2. LOGÍSTICA 5 2.1 PROBLEMAS LOGÍSTICOS ACTUALES 6 2.2. CLIENTES 7 2.3. SELECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 9 2.4 MÉTODOS DE SELECCIÓN 9 2.5 CATÁLOGOS DE PRODUCTOS 10 2.6 REGISTRO DE PROVEEDORES 10 3. COMPRAS 11 3.1. AGENTE DE COMPRAS 12 3.2. EL PROVEEDOR 13 3.3. RELACIÓN COMPRADOR – PROVEEDOR 15 3.4. FACTORES QUE AFECTAN LAS TÉCNICAS DE COMPRA 16 3.5 MODALIDADES DE COMPRA 17 4. ALMACENAMIENTO 19 4.1. BODEGA 19 4.2. REFRIGERACIÓN Y CONGELACIÓN 21 4.3. CONTROL DE INVENTARIOS 23 5. DISTRIBUCIÓN 29 5.1. ÉTAPAS DE DISTRIBUCIÓN 29 CONCLUSIONES 31 RECOMENDACIONES 32 BIBLIOGRAFÍA 33 ANEXOS 35
4
INTRODUCCIÓN
El desarrollo económico e industrial iniciado a fines del siglo pasado ha
permitido en la actualidad el progreso de grandes industrias, entre ellas la industria
hotelera. La que a su vez, ha realizado cambios drásticos para sobrevivir en una
época de competencia intensiva, como el aprendizaje de nuevos sistemas y lograr
que las personas estén preparadas para afrontar y competir a un corto plazo.
Dentro de la industria hotelera se busca cubrir las necesidades básicas de
los huéspedes como lo es el alojamiento y alimentación de manera competente,
sin descuidar además el aspecto económico y obtener la máxima eficiencia de los
recursos que maneja. De allí la necesidad de contar con diversos sistemas de
control dentro de su organización administrativa.
La gestión de suministro es en la actualidad un instrumento de eficiencia la
cual busca acelerar el proceso de abastecimiento y abarca en todos sus aspectos,
la organización y operación de la empresa: obtención de la materia prima,
producción, distribución, compras, ventas, etc., hasta el cliente final con el fin de
evitar errores, desperdicios, irregularidades y acrecentar el aprovechamiento de
los elementos con que cuenta cada negocio, a modo de combatir las anomalías, y
obtener, por ende, el fortalecimiento de una economía, con el objetivo permanente
de agregar valor a los productos de una empresa.
Por lo que la gestión de suministro propone un cambio en la relación
“proveedor-comprador” entre las empresas, creando cambios en la administración
en general, sobre todo en el área de las compras, para crear una red de
proveedores que agreguen valor a sus procesos, proporcionandole al
departamento de compras la responsabilidad de la creación del valor por medio de
los productos y servicios que contrata con sus proveedores.
5
En la actualidad la mayoría de hoteles se ve en la necesidad de buscar
varios recursos para obtener la materia prima de sus productos, ya sea licitada en
el mercado local y algunas veces recurrir al mercado exterior (importaciones),
debido al tipo de materia que se trate, pues el mercado nacional no lo fabrica o no
lo comercia. La mayoría de hoteles de cadena lleva el control de proveedores
radicados en el mercado interior y en el mercado exterior.
Existen en la actualidad casas especializadas en proveer a los hoteleros los
artículos que necesiten, y proveedores que han sido hoteleros y que han
observado ciertas necesidades del mercado y se han lanzado a esos nuevos
negocios que les han reportado utilidades, al mismo tiempo, han beneficiado a la
hotelería en general. En Guatemala se cuentan con catálogos de empresas
extranjeras que se dedican a negocios de este tipo; las cadenas hoteleras tienen
su propio producto, que pertenece a las mismas, para estandarizar todo el equipo
y que represente menor costo de inversión. De esta manera la gestión de
suministro se realiza con el objeto de mantener una calidad uniforme sobre los
productos que se adquieren y donde es importante conocer todas las
especificaciones de compra y la industria hotelera es uno de los sectores en
donde la transparencia en la información es vital para una adecuada gestión de la
cadena de suministro, ya que en alimentación hay que saber responder
acertadamente a las subidas y bajadas de precios en los productos alimenticios, y
para ello muchas empresas comparten información de compras, estadísticas de
inventarios, programas de producción, planes de promoción, y predicción de la
demanda.
A nivel mundial, la industria hotelera ha alcanzado un nivel de desarrollo
muy diverso. Prueba de ello son las grandes cadenas internacionales como
Marriot, Westin, Intercontinental, Holiday Inn, y otra más, las cuales cada día
buscan nuevos mercados para ampliar su operación.
6
OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar un modelo de gestión de suministro dentro de la industria hotelera, con
el fin de lograr la optimización de recursos, y la creación de la cadena de valor por
medio de herramientas competitivas capaces de mantener a la pequeña y
mediana industria hotelera a la vanguardia.
ESPECÍFICOS
- Determinar como funcionan las compras, y su orientación al valor
- Correcta aplicación de los inventarios para el mejoramiento de los procesos
de compra.
- Determinar la creación de una red de proveedores con contratos a largo
plazo.
- Aplicación de mejoras tecnológicas, con información compartida
- Determinar estándares de calidad, higiene y costos sobre los productos a
ofrecer.
7
JUSTIFICACIÓN
Es importante dar a conocer el proceso que conlleva la gestión de
suministro como parte fundamental de las actividades de los hoteles, sobre todo
para asegurar el control de calidad en las especificaciones que deben reunir tanto
los alimentos, como artículos de primera necesidad necesarios para obtener el
máximo beneficio. Al mismo tiempo del uso de registros internos que se deben
emplear, como las órdenes de compra, registro de las adquisiciones de
suministros y su comparación con los precios y calidades que ofrecen los distintos
agentes de compras; así como la importancia y correcta aplicación de los
controles de inventarios.
Por lo tanto, es necesario conocer las distintas etapas o fases que conlleva
la gestión de suministro y las diferentes actividades que son llevadas dentro del
departamento desde la tarea de recepción e inspección, almacenamiento,
refrigeración y distribución para completar el ciclo de la cadena de suministro.
VIABILIDAD
Se determina la viabilidad de un modelo de gestión de suministro aplicado a
un hotel, y que sirva como modelo para aplicación para los pequeños y medianos
hoteles, y determinar así su funcionamiento, características, servicios y
elaborando un listado de procesos necesarios para un buen funcionamiento de
éste departamento que permita ofrecer los mejores productos y de las mejores
calidad a los clientes.
8
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Falta de organización y control en los procesos de compra lo cual conlleva a
que los recursos con que se cuenta no sean operados correctamente y repercuten
en la no satisfacción del cliente al sacrificar la calidad en la gestión de suministro,
y de no cumplir con el objetivo de lograr las utilidades deseadas.
9
HIPÓTESIS
Mejoramiento de la competitividad de los medianos hoteles, a través de una
gestión de suministro capaz de influir positivamente en el grado de eficacia
operativa alcanzado por un sistema logístico.
10
CONSECUENCIAS
Se pretende que con la implementación de una “Gestión de Suministro” en
la industria hotelera, aumente la eficiencia dentro de los departamentos
involucrados, logrando de esta manera acelerar el proceso de abastecimiento, y
que permita un cambio en la relación “proveedor-comprador”.
11
TIPO DE INVESTIGACIÓN
Esta investigación será de tipo correlacional, se contará como base la
técnica de investigación bibliográfica, para lo cual se consultaran libros, folletos,
revistas, tesis, disertaciones, realizando una síntesis de lo investigado, lo cual
ayudará a ubicar la investigación de campo y los resultados que de ella se
obtenga.
12
1. IMPORTANCIA DE LA CADENA DE SUMINISTRO
La cadena de suministro es la secuencia de proveedores que contribuyen a
la creación y entrega de una mercancía o un servicio a un cliente final para
gestionar de forma efectiva y al mejor costo posible los flujos, movimientos,
inventarios de productos terminados e información relativa a los mismos, desde un
lugar de origen a un lugar de destino para satisfacer las necesidades del cliente;
es utilizada para describir el conjunto de procesos de producción y logística cuyo
objetivo final es la entrega de un producto a un cliente que incluye las actividades
de obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su
colocación en el mercado.
La gestión de la cadena de suministro se dirige al incremento de las ventas,
la reducción de costos y al uso integral de los activos a fin de optimizar la
interacción y comunicación de todos los participantes a lo largo de la cadena de
suministro.
Internet está transformando la cadena de suministro de todos los sectores.
Los proveedores, los distribuidores, los fabricantes y los vendedores trabajan
actualmente en estrecha colaboración y con mayor eficacia. La gestión de
suministro orientada tecnológicamente permite a los clientes gestionar sus propias
experiencias de compras, incrementar la coordinación e interrelación entre sus
proveedores y ayuda a reducir los costos operativos de todas las empresas de la
cadena. Y las transferencias electrónicas de datos reducen distancias. El internet
favorece a la integración virtual generando nuevas oportunidades comerciales en
mercados electrónicos y canales de distribución. Ofrece importantes
oportunidades basadas en la tecnología, y es responsabilidad de los líderes de la
organización aprovechar todas las posibilidades que las nuevas tecnologías
ofrecen y gestionar correctamente el cambio consecuente.
13
La industria hotelera y en general cualquier empresa tienen que conocer las
oportunidades que Internet y las nuevas tecnologías ofrecen en el área de gestión
de la cadena de suministro, deben redefinir los procesos de negocio relacionados
con la misma considerando a los proveedores como una pieza más de su cadena
de valor, y deben de alinear los objetivos de clientes y proveedores teniendo en
cuenta que tienen distintas culturas empresariales, intereses, recursos, y sobre
todo realizar inversiones tanto en personal como en tecnología.
Y es gracias a la cadena de suministro que las empresas pueden trabajar
como una entidad unificada, compartiendo tareas que antes se hacían por
separado dentro de cada empresa, eliminando la redundancia y mejorando la
eficacia. De esa forma se puede compartir oportunamente la información sobre la
demanda del mercado, minimizar el inventario, mejorar la calidad y aumentar la
rentabilidad. Además, una cadena de suministro permite reducir el período de
comercialización a través de la colaboración con los proveedores y los clientes.
Actualmente utiliza tecnología de red para relacionar a los proveedores y a
los distribuidores a fin de lograr una mayor satisfacción del cliente final a través de
varias soluciones como el desarrollo del producto que incluye los requisitos, el
diseño y pruebas, además del diseño de la producción. Esto permite a los
proveedores diseñar mejores productos y servicios, ya que pueden trabajar con
una información directa y puntual de lo que los clientes desean a través de los e-
marketplaces, que son sitios en Internet donde se encuentran compradores y
vendedores, que interactúan entre ellos y con el sitio web.
Los e-marketplaces ofrecen diversas alternativas como la compra y venta
de productos y servicios, vías de comunicación e intercambio de información entre
compradores y vendedores, subastas y subastas inversas, ofertas de stocks,
contenidos de información de la industria, catálogos organizados de distintos
proveedores, etc. Y donde sus objetivos están centrados en la disminución de
14
tiempos de aprovisionamiento y de los costos de gestión, ya que en proporción
son mucho más importantes los gastos de gestión que los del producto/servicio.
Dentro de la distribución y logística se incluyen la gestión de inventarios y
almacenamiento, la logística interna y externa, la gestión de pedidos y la
distribución física. Una solución de distribución y logística ayuda a garantizar que
se dispone del número de productos adecuado, en el lugar preciso de la cadena
de suministro y en el momento apropiado, a los costos más bajos posibles. Esto
mejora el movimiento y el almacenamiento de los bienes y garantiza una provisión
adecuada de activos líquidos del inicio al fin de la cadena de suministro. Puede
realizar un seguimiento de los clientes, los proveedores y los pedidos, así como
controlar y gestionar sus compras, los transportes y las necesidades del cliente.
Las compras incluyen la adquisición de componentes del producto, las
materias primas estándar y los suministros especializados necesarios. Mediante la
tecnología de Internet, se puede optimizar el proceso de compra y reducir los
gastos de dinero y de tiempo en estas actividades.
Entre las ventajas de la gestión de la cadena de suministro es que permiten
mejorar el servicio al cliente, minimizan los niveles de inventario, mejoran la toma
de decisiones, reducen los ciclos de planificación, disminuyen los gastos de
operación, acortan los períodos de espera de los pedidos y optimizan el
rendimiento de la distribución puntual. Permiten a las empresas adaptarse a los
diversos cambios de las condiciones del mercado en el aprovisionamiento de
materias primas y las demandas del cliente, y permiten a las empresas detectar
fácilmente las dificultades que se presentan en la cadena de suministro.
Otras ventajas que se obtienen es la de ganarse la lealtad de los clientes
con un mejor servicio al ofrecer a los clientes alternativas si no se dispone de
existencias de algunos productos, de identificar lo que desean los clientes
utilizando referencias cruzadas de códigos, de realizar un seguimiento de los
15
productos a través de números de serie y seguimiento de lotes y de controlar el
inventario devuelto y contabilizar los costos adicionales. Mejorar la receptividad de
los clientes mediante una mejor organización al obtener una panorámica completa
del negocio con información que se actualiza constantemente, de gestionar
inventarios en más de un almacén, de calcular la disponibilidad de los productos
mediante escenarios posibles y obtener una panorámica y un informe del
inventario en tránsito cuando sea preciso.
Es necesario crear una lista de todas las empresas con las que se hace
negocios e identificar aquéllas que son más críticas para el futuro y que se deben
de atender primero. Tal vez no sean las más grandes, pero serán de las que se
dependerá más a fin de continuar, o las que no se podrá reemplazar con facilidad.
Se debe establecer una base de datos sencilla para el estado de cada uno de los
contactos inmediatos en la cadena de suministros y compartir la información con
ellos para medir el progreso de ellos y el propio.
Uno de los objetivos primordiales de cualquier hotel es la mayor eficiencia al
menor costo, sin dejar por un lado los estándares de calidad y servicio al cliente.
Se debe elegir la cadena de suministros que más se acomode de acuerdo a los
recursos con que se cuente y las necesidades. Actualmente, la gestión de la
cadena de suministro es un elemento clave para la competitividad de las
empresas debido a la importancia que tiene en los resultados empresariales a
través del margen de beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del
servicio, de la satisfacción del cliente, etc.
16
2. LOGÍSTICA Se le conoce al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a
prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad
principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y
calidad. Sirve como estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena
de suministros, de tal forma que logre el balance óptimo entre las necesidades del
cliente y los recursos disponibles del hotel; su desempeño deber ser medido a
través del servicio al cliente, o al huésped. Los objetivos de la logística son.
Diagrama No. 1
OBJETIVOS DE LA LOGÍSTICA
El producto adecuado
La cantidad precisa
El momento exacto
Al mínimo costo
Flexibilidad Fiabilidad
En la entrega
Tiempo espera entrega
Nivel de Inventario
Fuente: La Guía de Gestión de la Cadena de Suministro.
La cadena logística está compuesta por los siguientes elementos básicos
sobre los cuales trabaja está estrategia:
17
Diagrama No. 2
ELEMENTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE SUMINISTRO
Clientes Distribución
Inventarios Almacenamiento
Suministros
Fuente: La Guía de Gestión de la Cadena de Suministro
La gestión logística constituye el componente principal de la cadena de
valor que incorpora el producto. Ya que la logística vela por la optimización y el
mantenimiento de los recursos de está cadena a través de sistemas de
información compartidos por todos los que intervienen en ella y mediante la
aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los niveles de
inventario, los tiempos de procesamiento, la rotación de los productos, etc.
A nivel estratégico, la logística envuelve todas las áreas de la compañía
para diseñar, desde la etapa de la identificación de la necesidad, etc. hasta
diseñar un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener mejores
resultados, en términos económicos y de satisfacción del consumidor. Y entendido
así puede alcanzar el objetivo final de la forma más eficiente posible.
2. 1 PROBLEMAS LOGÍSTICOS ACTUALES
- Insatisfacción de los usuarios internos y externos.
- Productos, servicios, materiales, insumos y equipos insuficientes.
18
- Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocráticos.
- Normatividad excesiva o mal utilizada.
- Manejo del presupuesto inadecuadamente.
- Poca comunicación con otros departamentos.
- Catálogos de productos desactualizados y redundancia de productos
similares.
- Ausencia de listado de insumos.
- Poca o nula participación de profesionales del área en el sistema de
logística.
- Sistema de información insuficiente.
2. 2 CLIENTES
El servicio al cliente es la serie de objetivos y cualitativos de servicio y
niveles aceptables de cumplimiento que una empresa espera ofrecer a sus
clientes. Se debe conocer y comprender a los clientes. Quienes son los clientes
actuales –demografía, clientes actuales y potenciales, su nivel de ingresos- como
pueden agruparse y que porcentaje de ventas representa cada grupo. Cómo
afecta las relaciones con los clientes los distintos sistemas de comunicación, que
se espera de ellos y hasta que nivel la competencia es capaz de atender las
necesidades de los clientes.
Los principios del servicio al cliente consideran entender perfectamente lo
que quieren y cuales son sus necesidades, la habilidad para ofrecer el nivel de
servicios adecuado, las variaciones entre lo planificado y la implementación real, la
comunicación efectiva con el cliente y las diferencias entre la percepción de
servicio que tienen los proveedores y los clientes.
19
Diagrama No. 3
PRINCIPIOS DEL SERVICIO AL CLIENTE EN LA GESTIÓN DE SUMINISTRO
Proveedores Entradas Ofrecer valor
Salidas Clientes Resultados
EfectividadEficiencia
Productivi-dad
Beneficio
Atención al Cliente + Calidad
Atención al Cliente
Fuente: La Guía de Gestión de la Cadena de Suministro
Se debe considerar si se cumplen las expectativas de los clientes en forma
consistente o si se sobrepasan. Se debe analizar cómo se es capaz de solventar
los problemas qué tienen los clientes y comparar nuestros niveles de servicio con
los que puedan dar nuestros competidores (a través del benchmark) y sobre todo
ver cómo, cuándo y de qué forma se utiliza la información del cliente.
Se le debe preguntar al cliente qué es lo que le ha gustado más o lo que no
le ha gustado y cómo se debe mejorar para servirle mejor. Normalmente se
agrupan a los clientes por tipo de industria o producto, intentando ofrecer el mismo
nivel de servicio a todos dentro del grupo y para mejorar la satisfacción del cliente
es necesario separarlos por tipos de necesidades, controlando que cada grupo
obtiene el servicio adecuado.
20
2. 3 SELECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
La selección es un proceso técnico que por sus características es continuo,
multidisciplinario y participativo, cuya línea asegura el acceso a los recursos
estratégicos necesarios en un determinado nivel de atención, teniendo en cuental
la eficacia, seguridad, calidad, costo/beneficio, costo/eficiencia de los recursos e
impulsar el uso racional de los mismos, y debe concluir con la elaboración de un
listado clasificado de los productos en cuestión.
Tiende a escoger de todo lo que se encuentra disponible en el medio y lo
que va a ser utilizado para obtener una atención adecuada, acorde con los
principios que rigen este servicio, y es un proceso continuo, ya que su
actualización debe ser permanente , a la luz de las nuevas investigaciones que el
mundo moderno va adoptando. Se debe actualizar con cierta periodicidad,
incorporando las nuevas tecnologías utilizando y retirando aquellas que han
pasado a la obsolencia o han sido reemplazadas por mejores alternativas.
Debe ser participativo, ya que todos los miembros del hotel (personal
administrativo) tiene que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y
enriquecerlo con su experiencia y la visión que su especialidad les brinda.
2. 4 MÉTODOS DE SELECCIÓN
- Método de consumo histórico. Este registra el comportamiento histórico
anterior del consumo del recurso y se fundamenta en el comportamiento del
consumo en el transcurso del tiempo, tomando para ello un período
determinado y es independiente del tipo de recurso.
- Método de oferta/demanda. Este método apoya la selección en servicios y
programas destinados a determinados grupos, e introduce requerimientos
técnicos para atender a dicho grupo y constituye la demanda y el hotel
21
listará los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta. Se debe
considerar la accesibilidad y disponibilidad del producto a través de un
catálogo de productos y registro de proveedores.
La probabilidad de que la demanda puede ser atentida directamente desde
los inventarios actuales se puede expresar de varias formas:
- % de pedidos completamente servidos desde stock.
- % de unidades pedidas que son entregadas desde stock.
- % de unidades pedidas que se entregan a tiempo.
- % de tiempo de disponibilidad de stock.
- % de pedidos que no pueden entregarse por falta de stock.
2. 5 CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Incluye de manera ordenada y clasificada los productos e insumos que se
utilizan (toda la gama de artículos que puedan usarse). Representa un gran listado
de crecimiento constante, y pocas veces depurado. En este listado se agrupan los
productos por familias y subfamilias, grupos y subgrupos. Para identificarlos se
crea un código de barras o alfa númerico, y que tienen un signficado en la
identificación.
2. 6 REGISTRO DE PROVEEDORES
Deben registrarse y ordenarlo según el tipo de insumo, producto o servicio
que brinden para su fácil localización al momento de necesitarlo. Se debe abrir las
puertas para que los proveedores se registren, buscarlos e invitarlos a inscribirse,
haciendo una oferta atractiva, y no con una duración indefinida, sino renovable en
el tiempo, para mantenerlo actualizado. Al mismo tiempo clasificar y catalogar
según costos, grados de cumplimiento, etc.
22
3. COMPRAS
Comprar es la acción de adquirir mercancías (insumos) para la
transformación de un bien o servicio a cambio de un pago. El departamento de
compras es el responsable de abastecer oportunamente de insumos al hotel,
respetando las políticas de la empresa. En el caso de las compras bajo el sistema
de just in time, éstas contribuyen a la disminución de los costos de inventario,
participación del proveedor, eliminación de desperdicio, etc. El papel que ejerce la
empresa como comprador sigue siendo el mismo, es decir, localizar algunos
proveedores, negociar los contratos, generar órdenes de compra, controlar su
cumplimiento y calidad. La empresa adopta una postura mas activa al trabajar en
estrecha cooperación con los proveedores, mediante el establecimiento de
relaciones de largo plazo. En lugar de verlos como adversarios, los proveedores
se consideran socios.
Se reduce el número de proveedores y se asegura la calidad de las
materias primas y materiales, exigiendo al proveedor un nivel casi cero de
artículos defectuosos y de esta manera no es necesario realizar inspecciones de
entrada, únicamente para nuevos materiales o nuevos proveedores.
Los insumos y materias primas son suministrados al hotel en lotes
pequeños con envíos frecuentes, y de esta forma no sólo se optimizan las
bodegas, sino que también se reduce el trabajo administrativo.
Los proveedores constituyen la médula para el control de los costos. En la
época actual se tiene en la industria hotelera un limitado capital de trabajo como
consecuencia, en gran parte, a la deteriorada imagen que se tiene del país en el
extranjero, en vista que esto incide en la poca afluencia turística. En razón del
limitado capital de trabajo, es importante tener la materia prima justa en el
momento oportuno y a los mejores precios posibles.
23
La materia prima debe ser licitada en el mercado local y algunas veces
recurrir al mercado exterior (importaciones), debido al tipo de materia que se trate,
pues el mercado nacional no lo fabrica o no lo comercia.
El control de proveedores radica en el mercado interior y en el mercado
exterior. Se presentan los medios de control para ambos mercados y todo esto
recae sobre un departamento que es de mucha importancia en la industria
hotelera: el departamento de compras.
La autoridad del departamento básicamente debe ser de apoyo; pues es un
departamento ejecutor de decisiones pero se conjuga con un departamento de
asesoría, pues este investiga cualidades y bondades de todos y cada uno de los
productos que vayan a necesitarse para la producción.
3. 1 EL AGENTE DE COMPRAS
Será el responsable de las compras de materiales, suministros y servicios
que requiera el Hotel para su correcta y efectiva operación, consiguiendo la mejor
calidad, al mejor precio y las mejores condiciones de crédito. Para tal efecto
deberá manternerse actualizado en cuanto a fluctuaciones de precios y accionar
inmediatamente. Tener negociadas y actualizadas cotizaciones de precio con base
en las solicitudes del Hotel.
Mantener niveles óptimos de mercancías en los diferentes almacenes,
supervisar la preparación de los pedidos y las compras de materiales y
suministros. Verficar que los estándares de calidad sean mantenidos por los
proveedores, analizar mediante pruebas de calidad con el gerente de Alimentos y
Bebidas, el Chef Ejecutivo y el Analista de Costos, todos los nuevos productos que
son ofrecidos en el mercado.
24
Mantener informados a los departamentos sobre la situación de la
mercancía en tránsito, así como de los nuevos productos del mercado, precios y
proveedores. No dar trámite a un pedido si no viene con las especificaciones
correspondientes. Debe realizar una revisión continua de nuevos sistemas y
realización de nuevas técnicas y métodos modernos que puedan ayudar a
incrementar favorablemente las funciones del departamento.
3. 2 EL PROVEEDOR
Un proveedor no debe entenderse sólo como alguien que responde a
pedidos. Desde un punto de vista teórico y práctico, hay fundamentos y evidencia
que indican diferentes formas de integración (alianzas, sociedades) que proveen
ventajas significativas en costos y eficiencia para ambas partes. Su función
consiste en cumplir con los compromisos de entrega pactados. Esto se traduce en
que el proveedor llegue a su empresa o al lugar que se acuerde con lo solicitado y
a tiempo. Es necesario identificar indicadores claves de medición del desempeño
del proveedor para controlar sus tiempos de respuesta y nivel de servicios
solicitados. Y para verificar si un proveedor es bueno se debe indagar y revelar
información acerca de sus actuales clientes, del nivel de satisfacción que ellos
tienen de sus servicios y productos, del grado de cumplimento de sus pedidos, sus
instalaciones y tecnología, solvencia económica y otras. Un proveedor serio es
capaz de entregar evidencia y contactos que permitan verificar su información.
El proceso del “just in time” da la ventaja de tener productos frescos
siempre, entregados en el lugar, tiempo y cantidad en que se requieren. Esto se
extiende a toda la cadena de suministro. Debe ser bien coordinado en conjunto
con todos los departamentos involucrados, y su implementación debe ser gradual.
También tiene como objetivo el procesamiento continuo, sin interrupciones de la
producción. Esto requiere la minimización del tiempo total necesario desde el
comienzo de la fabricación hasta la facturación del producto.
25
El JIT surge por las debilidades que tiene el sistema de valoración
tradicional, de los retrasos en el proceso de fabricación al producir cantidades de
productos en exceso de la demanda corriente, debido a la utilización de modelos
basados en la determinación de las cantidades económicas de pedido. Las
empresas que adoptan un programa de calidad total son las que más
eficientemente pueden aplicar el modelo del justo a tiempo, ya que en ellas el
problema de la calidad desaparece y las posibles fallas o tareas que no agreguen
valor son erradicadas en un gran porcentaje. También debe tenerse en cuenta que
al no existir problemas técnicos dentro de la etapa productiva, no se necesita
mantener un stock considerable de inventarios para protegerse contra
insuficiencias de la pobre calidad de producción eliminando así una gran cantidad
de productos en proceso.
Entre los beneficios se encuentra la disminución de las inversiones para
mantener el inventario, aumenta la rotación del inventario, se reducen las perdidas
de material, se mejora la productividad global, se disminuyen los costos
financieros, existe ahorro en los costos de producción, hay menor espacio de
almacenamiento, se evitan problemas de calidad, cuellos de botella, problemas de
coordinación, proveedores no confiables etc., hay racionalización en los costos de
producción, hay obtención de pocos desperdicios, se tiene conocimiento eficaz de
las desviaciones, hay toma de decisiones en el momento justo, cada operación
produce sólo lo necesario para satisfacer la demanda, no existen procesos
aleatorios ni desordenados.
Esta metodología como procedimiento de gestión y manejo productivo
puede ser utilizado en cualquier tipo de empresa, tanto industrial como de
servicios. Cualquier proceso se puede examinar con el fin de determinar las
operaciones que no le añaden valor y las causas para que el trabajo se
interrumpa, facilitando la detección de las anomalías, eliminando las tareas
ineficaces que impiden un buen desarrollo de la organización.
26
Busca reducir los inventarios a niveles muy bajos, mientras que en el
sistema tradicional los materiales se suministran y transfieren al siguiente proceso
sin tener en cuenta el nivel de la demanda existente. No puede implantarse en una
empresa que no tenga un claro compromiso con la gestión de la calidad total, ya
que si no se encuentra un proceso productivo sin deficiencias no podrá crearse la
confiabilidad en la cual basa su fundamento el modelo.
Para su aplicación se requiere de un acceso a los servicios de apoyo, lo
cual significa que los departamentos de servicios deben estar descentralizados y
su personal asignado debe trabajar directamente para apoyar la producción, lo
que no ocurre en el sistema tradicional.
Plantea las formas de tener un mínimo de inventario cumpliendo con las
necesidades que la empresa requiere:
- Negociar contratos de largo plazo con unos pocos proveedores locales.
- Seleccionar proveedores que estén lo más cercano posible.
- Comprar a empresas que garanticen la calidad de las materias
suministradas.
- Exigir cumplimiento en la entrega de materiales por parte de los
vendedores.
- Buscar el mayor rendimiento en las transacciones empresariales.
- Minimizar el costo de manutención de las materias primas.
- Evitar al máximo el desperdicio.
3. 3 RELACIÓN COMPRADOR-PROVEEDOR
Se debe establecer una relación cordial en la cual el proveedor entienda
sus objetivos y la importancia del rol se le asigna en el proceso productivo.
Significa planificar conjuntamente el desarrollo de la relación cliente-proveedor.
27
Pensar en el proveedor como una extensión de la empresa. Mantenerlo informado
de los crecimientos reales y potenciales del negocio, instarlo a desarrollar
capacidad productiva a cambio de garantizarle un vínculo permanente fundado en
tres principios básicos: costo calidad y plazo. Instarlo a mejorar la calidad de sus
servicios y productos, motivarlo a la innovación permanente.
Un buen proveedor es capaz de comprometerse con el cliente cumpliendo
los acuerdos prestablecidos más allá de la entrega física de lo solicitado. Es aquél
que se relaciona en un proceso continuo con el cliente y procura un desarrollo
armónico de la empresa conjuntamente con su cliente. Se puede desarrollar
variadas formas de sociedad con los clientes, demostrando con ello diferentes
niveles de compromiso. Una forma avanzada es donde el proveedor monitorea
(remotamente, a través de Internet u otros medios) permanentemente los niveles
de inventario de sus clientes y reabastece lo necesario cuando percibe que se
alcanzan los puntos críticos de reposición. Otra forma alternativa a esta, son en
las que se entrega materia prima que se cobra a medida que se consume, siendo
responsabilidad del proveedor la administración de bodegas y ciclo de
abastecimiento.
3. 4 FACTORES QUE AFECTAN LAS TÉCNICAS DE COMPRA
- Catálogos de especificaciones de compra. Estándares de calidad, peso,
tamaño, condiciones organolépticas.
- Catálogos de proveedores. Registro de las diferentes fuentes de
abastecimiento y comparación de precios y condiciones.
- Comparativo de proveedores. Análisis de precios y condiciones de varios
proveedores del mismo artículo.
- Requisiones de compra. Notificación al área de compras de parte de los
departamentos, indicando las necesidades de compra.
28
- Orden de compra. Solicitud de los proveedores para surtir los diferentes
artículos requeridos por los departamentos de la empresa.
- Reporte mensual de compras. Registro de las compras por tipo de artículo,
de acuerdo a la importancia y vólumen.
- Informe de inflación interna. Reporte comparativo de un período para
identificar incrementos o decrementos de mercancías compradas.
3. 5 MODALIDADES DE COMPRA Licitaciones. Se caracteriza por la libre concurrencia de postores a una adquisición
de bienes o servicios no personales, a partir de cierto valor monetario fijado por la
Ley de Presupuesto de la República, por lo tanto varía cada año. Puede ser
pública –abierta y de libre concurso- y pública con financiamiento.
Tercerización. Es la adquisición de servicios a terceros, primordialmente servicios
temporales o aquellos que ocasionan problemas en el hotel, o que implica asumir
responsabilidad material.
Consignaciones. Donde el proveedor cede en uso de esquipo a cambio de la
adquisición de insumos.
Cotizaciones. Es el medio por el cual se asegura, al tener varias, cual es el artículo
que se necesita y que posee el menor costo, y que tengas las especificaciones
que requiere la operación para mantener el estándar de calidad y no despreciar
ésta por un costo que es bajo pero va a retirar la clientela, lo que ocurre a largo
plazo al reducir los costos sacrificando calidad. Existen varias formas de cotizar:
La primera y la más común es ir al mercado y solicitar información al
proveedor, con esta se pueden obtener fácilmente varias cotizaciones; pero tiene
la desventaja que al proveedor no se le informa cual es el producto y el piensa que
es un comprador más, y poco o nada le interesa si las bondades de su producto
29
van a satisfacer los requerimientos. Es la más usada debido a su facilidad de
localización, pues con una guía comercial basta para saber quienes son los
proveedores potenciales.
El uso de este medio conduce a la segunda forma de cotizar, y que es la
que mejor resultado ofrece en la actualidad. Cotizar con quienes conocen el
producto.
Para lograr esto se debe partir con la confianza que deben tener los
proveedores, a quienes se les muestra el sistema de producción para que se
enrole y concientice de las necesidades y, por ende, que su producto se adapte a
los requerimientos establecidos.
30
4. ALMACENAMIENTO
El almacén es la unidad de servicio que se encarga de resguardar,
custodiar, controlar y abastecer oportunamente de insumos y materiales en
general a los diferentes departamentos del hotel. Es un punto importante para la
operación de un hotel; si se cuenta con un almacén adecuado, funcional y bien
administrado, el servicio oportuno a los clientes esta asegurado de lo contrario se
traduce en ventas bajas, clientes insatisfechos, alta rotación de empleados y en
general una imagen pobre del establecimiento.
El almacenamiento es una actividad que implica operar un sistema de
recepción, clasificación, conservación y distribución de insumos y demás
materiales útiles para la operación del hotel. Esto implica trabajar con productos
altamente perecederos, por lo que es necesario contar con un lugar específico
para el almacenamiento con sistemas de refrigeración y conservación, un lugar
con cierto grado de humedad, temperatura, luz y ventilación adecuada.
El objetivo primordial del control en el almacén es minimizar la inversión de
los inventarios, disminuir los costos de almacenamiento, reducir las pérdidas por
obsolencia, daños y fugas, mantener un inventario suficiente, capaz de hacerle
frente a imprevistos, mantener un servicio adecuado para la recepción y despacho
de mercancías y mantener un sistema eficiente de información sobre los
inventarios.
4.1 BODEGA
Para iniciar un proceso de control en este departamento, el primer factor a
considerar es el de la ubicación, pues de ésta depende en gran parte la fluidez
que se debe generar, con el objeto de agudizar el ciclo de control de toda la
división.
31
Horario. El horario de recepción y salidas de los almacenes, deben establecerse
de acuerdo con las necesidades operacionales de cada hotel por el gerente
general y el contralor y exhibirse en letrero visible a la entrada del almacén.
Firmas Autorizadas. El contralor con aprobación de la gerencia general, preparará
una lista de personas que pueden autorizar las requisiciones y enviará una copia
con las firmas al jefe de almacenes. Esta lista debe actualizarse cuando se
presenten cambios de personas autorizadas.
Afianzamiento y disciplina. Por ser responsables de los valores de la empresa, el
jefe de almacén y su personal deberán estar afianzados. Es el responsable de la
disciplina, orden y puntualidad del personal bajo su supervisión, por lo que deberá
evitar que se tomen alimentos en las áreas de almacenamiento, así como que se
reciban visitas y en su caso, recomendará las acciones disciplinarias que
considere pertinentes.
Prevención de accidentes. Las mercaderías deben estar acomodadas
cuidadosamente en los anaqueles en perfecto orden, evitando columnas elevadas.
Los artículos corrosivos o peligrosos deberán estar a nivel del suelo y no se
deberán dejar bultos que obstruyan la circulación o pueden causar accidentes. Se
debe prohibir la entrada de personas ajenas a las áreas de almacenamiento y no
se permitirá fumar, con letreros previamente identificados y deberá de asegurarse
que hay extinguidores en lugares estratégicos y de fácil acceso y vigilar que se
encuentren a presión adecuada, con las válvulas libre y que se efectúen sus
recargas cuando sea necesario. Lo anterior, en coordinación con seguridad y
mantenimiento.
Movimiento físico de mercaderías. La recepción y entrega de mercadería debe
hacerse en la entrada de las áreas de almacenaje y deberá evitarles la entrada de
proveedores o empleados de otros departamentos al almacén. El jefe de almacén
32
deberá verificar diariamente, que las básculas estén colocadas en su lugar,
niveladas y que los otros instrumentos de medición se encuentren en buenas
condiciones. El almacenista surtirá la mercadería por los procedimientos de
primeras entradas, primeras salidas (PEPS), entregando los artículos que llegaron
primero y conservando en almacén los de más reciente arribo, con el objeto de
evitar que algunas mercaderías de carácter perecedero se descompongan.
Control de llaves de almacén. Las llaves de los almacenes estarán bajo la custodia
del jefe de almacenes y al terminar cada día de trabajo, serán depositadas en el
departamento de seguridad. Se llevará una bitácora en la que se anotará la fecha
y hora de recibo del sobre conteniendo las llaves, así como las firmas de las
personas que intervengan. El jefe de almacenes retirará las llaves mediante su
regisro y firma en las bitácoras de seguridad.
Máximos y Mínimos. Con base en la experiencia del jefe de departamente, el
consumo mensual máximo y el tiempo que tarda en surtir el proveedor, se
determinará el máximo, mínimo y punto de pedido de cada artículo, los que
deberán guardar una relación directa con la venta mensual y la ocupación del
hotel y serán autorizados por el contralor y el gerente general. Los máximos y
mínimos de las existencias deberán ser revisados cada tres meses y en caso de
tener conocimiento de que vaya a haber cambios significativos en la ocupación, se
deberán ajustar las existencias. La mercadería que se requiera para eventos, se
solicitará en pedido por separado, para no afectar los mínimos y máximos.
4. 2 REFRIGERACIÓN Y CONGELACIÓN
Verificar que se mantengan las temperaturas adecuadas de almacenaje
para cada refrigerador como se detalla:
33
Artículos º Fahrenheit º Centígrados
Frutas y verduras frescas (salvo plátanos, fruta
verde, papas y cebollas)
42º 6º
Productos lácteos 40º 4º
Pescados y mariscos 32º 0º
Carnes 32º a 35º 0º a -2º
Congelador -4º -20º
Por los olores tan fuertes que despiden los pescados y mariscos, no
deberán ser almacenados junto con otros productos, ya que dichos olores podrán
ser absorbidos y contaminar el sabor de otros alimentos.
Para los alimentos congelados, deberán emplearse 24 horas como mínimo
para descongelar.
El proceso de descongelamiento se deberá llevar a cabo en una cámara
refrigerante. Nunca se debe descongelar un producto en agua corriente o alguna
forma de calor. Una vez descongelados los alimentos no podrán volverse a
congelar.
El jefe de almacén, vigilará que los refrigeradores y área de congelación se
conserven a sus temperaturas programadas, estableciendo un horario para que
mantenimiento reporte diariamente las lecturas. Consecuentemente deberán
contar con termómetros externos, para impedir la entrada del personal a los
lugares de almacenamiento.
En caso de que fallarán, se tomarán medidas de emergencia, rentando si es
necesario, espacios de congelación en otra empresa. En este caso se realizará un
reporte de salida aprobado por el gerente de alimentos y bebidas y contralor con
34
copia al analista de operacione, con descripción detallada de los artículos que sale
y que deberán tomrse en cuenta en caso de inventario.
4. 3 CONTROL DE INVENTARIOS
Los inventarios son stocks o artículos usados como soporte a la produccion
y servicio al cliente, y el nivel de servicio se mide con la probabilidad porcentual
que el stock esté disponible para cubrir la demanda. Para el control de inventarios
existen varias funciones a considerar dentro de un hotel: los inventarios de
seguridad, que sirven para protegerse contra la incertidumbre de suminitro de
materiales y demanda de consumo; los inventarios cíclicos, que son el resultado
de pedidos por lotes; los inventarios en tránsito, que son materiales que deben ser
movidos de un lugar a otro; los inventarios promocionales, que son inventarios
adicionales acumulados resultado de promociones efectuadas dentro del hotel
para los huéspedes.
Diagrama No. 4
COMPONENTES DEL INVENTARIO
Inventario de Seguridad
Exceso de inventario
Reaprovisionamiento
Nivel de Inventario
Tiempo
Fuente: La Guía de Gestión de la Cadena de Suministro
La demanda y la habilidad para absorber (el reaprovisionamiento) varía con
el tiempo. Las predicciones pueden variar ya sea por factores de incertidumbre,
por lo que se debe disponer de una reserva de inventario (de seguridad) para
evitar faltas. El minimizar los costos y dar mayor nivel de atención al cliente son
unos de los principales objetivos para el control del inventario.
35
Para realizar un análisis sobre el inventario es necesario seleccionar un
criterio basado en el nivel de importancia, clasificar los productos de acuerdo a
este criterio, calcular el uso acumulado para todos los productos y clasificarlos en
grupos, ya sea A,B, C, según su importancia y asignarle niveles a estos
inventarios y espacio en el almacen para cada producto.
La clasificación ABC se asigna en caso donde los productos no tienen la
misma importancia. Los productos A, son pocos productos pero con un nivel alto
de uso o de costo alto y que representan el 80% del valor total del uso del
inventario. Los productos B, son varios productos que representan en total el 15%
del valor total del uso; y los productos C, que son la gran cantidad de productos
con poco uso individual o un bajo valor que represente solo el 5% del uso total.
Existen varios sistemas para el control de inventarios:
- Sistema de reaprovisionamiento de los dos cajones, usado para productos
de bajo valor, productos no críticos (productos tipo C), está basado en la
inspección visual de las descargas en el inventario, donde un cajon
contiene material suficiente para atender las necesidades desde el
momento en que se recibe un pedido hasta que se realiza el siguiente; y el
segundo cajón (o de reserva) contiene material suficiente para atender las
necesidades entre el momento en que se recibe el pedido y el momento en
que se reciben los materiales.
- Sistema de punto de pedido, que se refiere a la cantidad a pedir cuando el
inventario disminuye hasta un nivel predeterminado, donde el criterio es
saber cuándo hacer el pedido y cuánto pedir.
- Sistema de revisión periódica, donde se introducen pedidos por cantidades
variables con intervalos de tiempo.
Para un mejor control de inventarios es necesario llevar a cabo las siguientes
funciones:
36
- Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.
- Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y
oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las
circunstancias.
- Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo y las conclusiones
alcanzadas.
- Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de
inventarios y determinar su eficiencia.
- Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
- Observar si los movimientos en los inventarios se registran
adecuadamente, modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
- Revisar que exista un completo sistema de costos, actualizado y adecuado
a las condiciones de la compañía.
- Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
- Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
- Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
- Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
óptimas.
- Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado
del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento
de este por parte de los empleados.
- Verificar manualmente si las cantidades en inventarios representan
productos, materiales y suministros de propiedad del hotel y están en
existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en
consignación.
- Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o
mercado, al que sea mas bajo, de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
37
- Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados,
sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan
debidamente en la contabilidad.
- Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por
cesión de los inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si
dichos gravámenes aparecen claramente consignados en los estados
financieros o en las notas relativas a los mismos.
- Comprobar que los inventarios al cierre del período han sido determinados,
en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que
guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo
anterior.
- Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra
de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
- Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del
mayor para determinar existencia.
El programa de inventarios debe ser preparado por el contralor una semana
antes de la fecha en que éstos serán tomados, estableciendo día y horario y
designando a las personas que participarán en el conteo. Se avisará a los
involucrados y jefes departamentales para que soliciten mercadería en tiempo y
evitar que se interrumpa la toma de inventario. El jefe de almacenes, se asegurará
que no se pida en exceso para evitar sobrecargar los costos y gastos del mes.
Previo al inventario se deberán separar los artículos obsoletos y dañados y
los almacenes o bodegas se deben encontrar ordenados, limpios y en óptimas
condiciones.
Durante el proceso de inventario todos los almacenes deberán estar
cerrados, y si existieran salidas de emergencia hechas durante el proceso
(debidamente autorizadas por el contralor general), éstas se deberán considerar
38
para los resultados del mes; las entradas se separarán y se considerarán al mes
siguiente.
Los inventarios serán elaborados en los listados que da el sistema, en el
orden mediante el cual los artículos se encuentran colocados en las estanterías.
Las áreas de producción deben ser inventariadas en listados previamente
preparados. Los inventarios de cocinas y bares deben ser tomados después del
cierre de los centros de consumo. Se debe tener especial cuidado para establecer
un valor razonable, por los alimentos en proceso de elaboración, en las distintas
cocinas de las áreas de producción. Las bebidas del bar deben ser inventariadas
en décimas de unidad. Deberá preverse un doble recuento de aquellos artículos
que lo requieran.
Al término del inventario el analista de operaciones debe comparar el saldo
contable mostrado en el módulo, con las cifras correspondientes al inventario
físico. Las diferencias deben ser investigadas y los ajustes requeridos hechos,
explicados y registrados en las conciliaciones preparadas por el analista de
operaciones, elaborando las requisiciones de alimentos y bebidas que no se
hubieran hecho por salidas de emergencia, recabando la autorización
correspondiente y las relativas a los demás conceptos, serán autorizadas por el
gerente general y el contralor.
Otros inventarios realizados dentro del hotel pueden ser a efecto de que el
costo de los suministros para huespédes queden en concordancia con la
ocupación de ingresos de cuartos al mes, es recomendable realizar el inventario
de la existencia de los ameneties en bodega de ama de llaves, valuarlo y de ser
representativo su importe, acreditarlo virtualmente a resultados con cargo al
inventario de suministros, reversando al día siguiente este asiento contable.
Para la valuación de inventarios se describen los siguiente métodos más
utilizados:
39
- Costo Promedio. Se obtiene diviendo el valor de las existencias, entre el
número de unidades existentes;
- Últimas Entradas – Primeras Salidas (UEPS). Este método consiste en
suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción,
son los primeros en salir, por lo que siguiendo éste métodos, las existencias
al finalizar el ejercicio queden prácticamente registradas a los precios de
adquisición o producción más antiguos.
- Primeras Entradas – Primeras Salidas (PEPS). Este método se basa en la
suposición que los primeros artículos en entrar al almacén o a la producción
son los primeros en salir, por lo que las existencias al finalizar cada
ejercicio, quedan prácticamente registradas a los últimos precios de
adquisición.
- Costo Específico o de Mercado. Son los correspondientes a la lista de
mercado, misma que se deberá cargar de inmediato al costo a valor de
adquisición.
40
5. DISTRIBUCIÓN Se entiende como la etapa posterior a la compra, destinado a dar
seguimiento para el cumplimiento de las órdenes de compra giradas a
proveedores, asi como verificar la distribución de los productos o servicios
adquiridos, para que éstos lleguen en forma adecuada y en el momento oportuno
a su destino. La distribución física está relacionada con la recepción de producto
acabado, su almacenaje hasta que es requerido y la entrega al cliente.
Las funciones de la distribución física están directamente relacionadas con
la gestión de inventarios, el proceso de pedidos, el almacenamiento y el
transporte. En las cuales se deben tomar decisiones importantes como cual será
el modo de transporte, cuanto y cual es las situación de los almacenes de
distribución, y si se contará con transporte y almacenamiento propio o
subcontratado.
5. 1 ETAPAS DE DISTRIBUCIÓN
Emisión y Entrega de las órdenes de compra. A partir de aquí, inicia una labor de
seguimiento al proveedor para el cumplimiento de la compra. Éstas deben poseer
dos características: indicación del plazo de entrega y las penalidades a que está
sujeto el proveedor en caso de incumplimiento.
Estas características, son al margen de las condiciones propias que debe
poseer la órden de compra (ver anexos). Las órdenes entregadas a los
proveedores deben tener un seguimiento permanente a su cumpliento, por el
medio del que se disponga en el hotel, ya sea teléfono, internet, fax, etc., de
manera de que exista conocimiento previo a las entregas oportunas o de los
41
incumplimientos de los proveedores, en forma anticipada que permita la adopción
de medidas correctivas, para evitar el desabastecimiento.
Compromisos de entrega oportuna de productos y servicios. Se debe incorporar
en las adjudicaciones el compromiso de los proveedores, de una entrega
oportuna, sea bajo la modalidad de adquisición que recurran, de manera que los
proveedores conozcan las reglas establecidas por el comprador.
Reporte de cumplimiento y atrasos del producto por parte del proveedor. Señala
los días de atraso, a partir del primer calendario posterior al último dia de plazo
otorgado para la entrega. Esto permite observar el nivel de incumplimiento y las
acciones correctivas tomadas, considerando el factor de oportunidad que existe
por tener a tiempo y en las cantidades pactadas, los bienes adquiridos.
Acciones correctivas ante el incumplimiento de proveedores. Estas acciones
inician inmediatamente se conoce del incumplimiento por parte del proveedor, de
tal forma que se pueda garantizar un abastecimiento continuo de los productos.
Distribución de los bienes adquiridos. Esto supone que éstos deben estar
oportunamente en la cantidad adecuada y a disposición del usuario final, de
manera que todos los esfuerzos estén orientados a este objetivo. La distribución
puede partir de efectuarlo desde la bodega central.
42
CONCLUSIONES
A lo largo de este trabajo se han visto procedimientos relacionados con la
gestión de suministro, como la cadena de abastecimiento, que comprende la
integración de los proveedores, tácticas, como los tipos de compras,
aprovisionamiento, nivel de servicio al cliente, métodos de selección de
proveedores, etc., y procedimientos netamente operativos, como los sistemas de
almacenamiento, los métodos de catalogación de materiales, registros de las
compras, entre otros.
Esta amplia gama de actividades referidas al área revela la importancia en
el desarrollo de un sistema de negocios. Una definición de la cadena de
suministros y una explicación clara de sus operaciones permite determinar
claramente las áreas de mayor impacto en la rentabilidad y competitividad de la
empresa. Para lograr permanencia en el mercado, es necesario que las empresas
administren en forma eficiente y coordinada todos los aspectos de su cadena de
suministros, que generen relaciones conjuntas con sus proveedores y que ambos
visualicen como generar valor al cliente como un objetivo común.
La aplicación de sistemas de administración integrados y las herramientas
virtuales como el Internet, constituyen hoy elementos fundamentales para el
desarrollo y crecimiento de la empresa, y de su grado de eficiencia y funcionalidad
dependerá la respuesta del cliente y del mercado.
43
RECOMENDACIONES
- Para una aplicación eficiente en una gestión de suministros de la industria
hotelera, se debe establecer objetivos de abastecimiento, alineados con la
estrategia competitiva del hotel, para la adquisición de bienes y servicios.
- Es necesario administrar la información de especificaciones técnicas de
compras, de modo que se obtengan los niveles deseados de calidad,
agilizando los procesos, y analizando permanentemente al mercado para
identificar oportunidades y estableciendo diversos tipos de relaciones con los
proveedores, de acuerdo con las estrategias planteadas para el
abastecimiento.
- Se debe utilizar de manera óptima el espacio y los recursos del almacén y
medir y evaluar en forma permanente el desempeño de la gestión para
identificar las áreas potenciales de mejora.
- Fomentar en el encargado de los suministros el sentido de responsabilidad,
minuciosidad y de fidelidad a las prácticas de políticas y manuales de
abastecimiento así como realizar continuamente una evaluación periódica
sobre la funcionalidad de los procedimientos, con las finalidad de eliminar al
máximo pasos innecesarios.
44
BIBLIOGRAFÍA BOARDMAN, FRANCISCA. Dirección y Análisis de Costos en Hoteles y
Restaurantes. España: Ibérico Europea de Ediciones, S.A.1985. 4ª edición.
COFFMAN, JAMES P. Gastronomía Profesional para Establecimientos e
Instituciones. Argentina: Ediciones Marymar, 1980.
GALLO LAGUNA DE RINS, MIGUEL A. La Dirección de los procesos de compra.
Barcelona, España: Editorial Universidad de Navarra, S.A., 1989.
KESKINOCAK, P.S. TAYUR. Quantitative Analysis for Internet Enable Supply
Chains. Estados Unidos. Editorial Inerfaces. pp. 70-89.
LATTIN, GERALD W. Administración Moderna de Hoteles y Moteles. México:
Editorial Trillas, 1978. p. 274.
LOVEJOY, JAMES L. Principios de la Gestión de Cadena de Suministro. Estados
Unidos: Editorial Drama Project, 2001.
VALLEJO, EDGAR. Control de Costos Administrativos en Hotelería en servicios de
alimentos y bebidas. Tesis de graduación. Guatemala: Universidad de San Carlos
de Guatemala, 1985 . p. 156.
Manual de Operaciones Hoteleras. Secretaría de Turismo. México: Editorial
Limusa, 1990. p. 249.
Manejo Higiénico de Viveres. Manual para supervisores. Instituto Nacional para la
industria del servicio de alimentos. México: Editorial Limusa, 1980. p. 230.
45
Manual de Administración de Hoteles. Guatemala: Intecap, 1980. Publicación nº
194 volumen 3.
ESCUDERO SERRANO, MARÍA JOSÉ. Gestión de aprovisionamiento: Guía
didáctica del profesor. [en línea] Disponible en:
http://www.esiweb1a.esi.tsai.es/paraninfo_nuevo/estatisticas/gest_aprov.pdf
GAMBINO, ALFONSO ANTONIO. La logística hoy. [en línea] Disponible en:
http://www.iua.edu.ar/la_logísticahoy.html.
NAVARRO, EDUARDO. Mejoras en la Gestión de la Cadena de Suministro
empleando Internet y los sitemas de información. [en línea] Disponible en:
http://www.improvenconsultores.com/paginas/documentos_gratuitos/gestión_comp
ras.php
Microsoft Learning Resource. Disponible en:
http://www.microsoft.com/spain/businesssolutions/negocio/negocio.mspx
Supply Chain Management. [en línea] Disponible en:
http://es.country.csc.com/es/mcs/mcs34/1289.shtml
Proveedores de servicios. Dispobible en:
hhtp://www.cisco.com/global/ES/solutions/smb/partner/scm/scm_whatis_home.sht
ml
La Guía de la Gestión de Suministro. [en línea] Disponible en:
http://www.managementsupport.com
46
ANEXOS Solicitud de compra:
Solicitud de compra stock de almacén. Es un formulario que se genera
directamente en el programa de almacén, basándose en el fisico semanal de
bodega con una relación de mínimos y máximos. Este formato únicamente lleva
firma del Jefe de Bodega y del Gerente de Compras, ya que avala un stock
predeterminado y autorizado por la Gerencia General, el Contralor y los Gerentes
de cada área. Lleva un original para el archivo de compras y una copia para el
archivo de bodega, quedando la información en el programa para el debido
proceso de cotización o del análisis de precios del archivo de cotizaciones. Este
formulario es generado y analizado (mínimos y presentaciones de proveedores)
por Bodega General. Determinando juntamente con el Chef si el pedido es el
necesario para cubrir Banquetes.
Solicitud de compra general. Es un formulario con un original y una copia,
diseñado para uso interno en los siguientes casos: solicitudes de banquetes fuera
de stock de bodega, activos fijos, insumos o artículos fuera de stock de bodega,
servicios. El solicitante lo llena, dejando el orignal en Compras y copia para su
archivo. Compras enumera las solicitudes, entregando a cada uno su copia
fechada y con firma de recibida, llevando un archivo del correlativo, que ampare
cualquier Orden de Compra. Este formato debe de llevar la firma del solicitante, el
Jefe del departamento y del Gerente General.
Es importante que cada persona que emita una solicitud de compra, detalle las
características adecuadas de lo que necesita, en el caso de Alimentos y Bebidas
debe definir claramente códigos y marcas de su utelería y artículos solicitados al
igual que Ama de Llaves, Mantenimiento y todos los otros departamentos.
47
Especificaciones de compra:
Esta forma impresa debe existir en todo hotel, con el objeto de mantener una
calidad uniforme, y que no deje margen a aplicarse la lógica del comprador. Debe
ser clara, concreta y muy expresa. El contenido minimo de la hoja de
especificaciones de compras debe ser:
- código del artículo,
- nombre del producto,
- uso para el cual se destina,
- grado de calidad deseado,
- unidad de compra, y
- cualquier otro factor que identifique plenamente el artículo que se necesite.
Lo ideal es tener una hoja individual por cada artículo que se compra, pero
algunos articulos se identifican con solo una frase o línea. Entonces, el realizar un
tabular con las especificaciones de todos los artículos bastará para tener presente
cada vez que se vaya a realizar una compra.
Debido al poco uso que los compradores tradiciones le dan a lo escrito, esta forma
no ha tenido el impacto que debiera en Guatemala, pero en tres de los hoteles
más grandes ya lo usan y los resultados han sido notorios. Aunque la tradición de
que todo esta en la mente del gerente de compras ha sido generadora de
resultados negativos a este valioso medio del control en la hotelería.
La importancia de escribir las especificaciones de compras radican en que hace
participe a otros departamentos involucrados en la operación, en conocer y discutir
acerca de estas para hacerlas mas prácticas y dejar lo teórico de todo manual
escrito.
Existen dos razones importantes para que las especificaciones sean escritas:
48
Primero, es imposible que el encargado de compras recuerde todos los detalles, y
segundo, si el encargado de compras está ausente del establecimiento, quien
tome la decisión de compra estará seguro que comprará guardando los
estandares establecidos en las especificaciones.
Las especificaciones de compras deben realizarse en cinco copias, que seran
distribuidas de la siguiente manera:
a. copia para el departamento de compras;
b. copia para el gerente general que firma las órdenes de compras;
c. copia para el gerente de la división afectada;
d. copia para el encargado de recepción de mercadería en bodega; y
e. el mismo proveedor debera conocerla para que pueda sugerir nuevos
mercados y mejorar las especificaciones (es convieniente darle a conocer
las especificaciones solo sobre su ramo de proveeduría).
Pruebas de calidad:
Se debe comprender que la calidad es subjetiva y que depende en gran parte de
la persona que hace uso del producto, y la experiencia con que cuenta en relación
a su uso.
Las pruebas de calidad no deben confundirse con el control de calidad, ya que son
diferentes en su estructura. Las pruebas de calidad se realizan desde que se elige
al proveedor de la materia prima hasta antes de que el producto llegue al
consumidor. En hotelería, en la operación de alimentos y bebidas, las pruebas de
calidad determinan si un artículo está dentro de los estándares y si debe aceptarse
o no al momento de su ingreso a la bodega. Y con respecto a los artículos cuya
calidad no puede determinarse en bodega, se analizan con el encargado para
tomar la determinación de si son buenos o no, y sugerir a compras que se cambie
49
o que se le comunique al proveedor sus deficiencias para que tome las medidas
necesarias.
Las llamadas degustaciones son las más utilizadas en la actualidad, debiéndose
tener el cuidado necesario de que los degustadores sean conocedoras del
producto que se va a estudiar, y representativos de nuestro mercado local.
50
![Suministro de Estructura de Celda 300 [CFT] Suministro y Montaje de Celda 100 y 300 Minera Los Pelambres Suministro de Canaleta de Alimentación. Suministro Ducto de Alimentación](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5e33a2b412ec0f5a84484851/suministro-de-estructura-de-celda-300-cft-suministro-y-montaje-de-celda-100-y.jpg)
