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LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA
VENTAJAS DE LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA
Sobre el proceso de trabajo:
Incremento de la cantidad.
Incremento de la calidad.
Disminución de las piezas defectuosas.
Reducción de los desechos de materias primas.
Optimización de los tiempos de trabajo.
Disminución de las averías.
Fácil introducción de las nuevas tecnologías
…
Sobre el personal:
Reducción del absentismo.
Aumento de la puntualidad.
Disminución de los abandonos del puesto de trabajo.
Incremento de la satisfacción laboral.
Mejor conocimiento de los otros departamentos y
familiarización con la idea empresarial.
Mejora de la motivación y de la integración del trabajador en
la empresa.
Identificación de las personas más aptas para procesos de
promoción
OBJETIVOS DE LA FORMACIÓN EN LA EMPRESA
Mejorar la competitividad de la organización por el
desarrollo de su potencial técnico y la adecuación de
los saberes de sus trabajadores a lo exigido por los
puestos, tanto en la actualidad como en el futuro.
Posibilitar la flexibilidad laboral interna.
Garantizar o desarrollar las competencias de aquellos
trabajadores contratados, trasladados o
promocionados, asegurando la permanencia del
personal valioso.
Mejorar la calidad del trabajo y reducir los costes en
muchas áreas de la empresa.
Preparar al personal para la introducción de innovaciones y
cambios, que se van a producir cada vez con mayor
frecuencia debido a la creciente contingencia del entorno.
Motivar a los trabajadores por el proyecto empresarial. La
formación contribuye a que el personal se identifique con los
objetivos de la organización. Además, es un poderoso
elemento favorecedor de la comprensión de políticas y
actuaciones de la empresa.
Mejorar las relaciones interpersonales y la comunicación en
el seno de la empresa. La formación fomenta la autenticidad,
la apertura y la confianza entre las personas participantes en
los programas. Asimismo, alienta la cohesión y espíritu de
grupo.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN
Elaborar y proponer planes, estrategias y acciones relacionadas con la
coordinación, gestión, supervisión y evaluación de las actividades de
capacitación y formación permanente de trabajadores
Presentar y discutir con los superiores jerárquicos y con los
representantes de los trabajadores los planes de formación a desarrollar.
Elaborar la programación de las actividades de formación continua
Desarrollar análisis de necesidades y puestos de trabajo para
determinar las prioridades de formación de la empresa
Elaborar instrumentos para apoyar los procesos de formación continua
en la empresa
Seguimiento del desarrollo y resultados de las acciones formativas
Diseñar y desarrollar las estrategias necesarias
para incentivar actividades de educación
formación.
Elaborar y presentar la memoria anual de
departamento
…
TIPOS DE FORMACIÓN EN LA EMPRESA
Formación de acogida
La formación de acogida es la que se imparte al personal de nuevo
ingreso con la finalidad genérica de enseñarle a que realice
eficientemente su trabajo.
Formación permanente o continuada
Se define la formación permanente como “la constante, o al menos
periódica, puesta al día de los conocimientos que necesita el
profesional para el eficaz desempeño de sus funciones”
Formación para la promoción
Para obtener buenos resultados en las promociones internas es
fundamental la impartición de una formación específica para la
promoción, a ser posible antes, o al menos simultánea al momento
de producirse el ascenso. Dicha formación debe comprender
aspectos técnicos para afrontar con éxito las nuevas
responsabilidades,
Formación para la jubilación
Las jubilaciones forzosas pueden ir precedidas de unas acciones de
formación en las que se prepara a los futuros jubilados para el paso
que van a dar:
Así, un equipo formado por un médico y una enfermera, ambos
especialistas en gerontología, dan a los futuros retirados información
y formación acerca de autocuidados pregeriátricos, técnicas de
relajación, ejercicio adaptado a su edad, etc.
Un equipo compuesto por juristas y asesores fiscales explica al grupo
de jubilaciones acerca de qué hacer con sus ahorros, cómo invertirlos,
su nueva situación fiscal, etc.
Por su parte, uno o varios trabajadores sociales les informan acerca
de las prestaciones de todo tipo a que tienen derecho: bonificaciones
en transporte, vacaciones a precio reducido, etc.
Unos especialistas en manualidades les enseñan habilidades tales
como encuadernación, esmaltado de cobre, etc., para ocupar su
tiempo libre.
Por último uno o varios asesores matrimoniales les preparan para la
nueva situación en su hogar.
Formación para expatriación
La persona que va a ser trasladada a otro país,
especialmente si se trata de una nación de cultura muy
alejada de la nuestra, requiere una formación extensible
a todos los miembros de la unidad familiar del
empleado que se va a trasladar, en la que se deben
incluir algunas nociones lingüísticas, información acerca
de la cultura del país de destino, con una clara
explicación de los tabúes locales y de las situaciones en
las que, por ignorancia, se pueden infringir gravemente
las normas locales de convivencia.
Formación para el cambio
Por tanto, cuando una empresa se apresta a introducir algún tipo
de cambio (traslado, fusión, reorganización, expansión, etc.) se
recomienda que exista desde el principio una comunicación
vertical descendente periódica, veraz y lo más completa posible.
Paralelamente, el personal debe recibir una formación para el
cambio que garantice el éxito de la operación que se pretende
acometer.
Formación de comerciales
Las empresas forman a sus comerciales en tres campos
principales: El producto, el mercado y las técnicas de venta.
Tras la formación inicial, es frecuente que las empresas organicen
periódicamente reuniones de vendedores en las que, junto a la
información acerca de nuevos productos, precios, ofertas, etc., se
estudien y dramaticen los “argumentos” y se distribuyan los
premios e incentivos de la campaña anterior.
DETECCIÓN DE NECESIDADES DE FORMACIÓN
Observación
Grupos de formación
Instrumentos de análisis de puestos y detección de
necesidades formativas
OBSERVACIÓN
La mera observación personal del día a día en la empresa
nos permite detectar fallos y errores que resultarían
fácilmente subsanables por medio de una acción formativa:
Defectuosa atención de una llamada telefónica o de una visita por
parte de el telefonista / recepcionista.
Una mala contestación por el responsable de envíos a un cliente
que se quejaba del retraso en recibir su pedido.
El desperdicio de materia prima, las averías en máquinas e
instalaciones, o los accidentes laborales derivados de una mala
operación.
Pérdida de horas de trabajo debida a discusiones entre el personal
de distintos departamentos, o de miembros de un equipo de
trabajo.
Dentro del proceso de observación se podrían añadir
las informaciones obtenidas por:
Quejas de clientes o usuarios.
Análisis de las situaciones anómalas.
Devoluciones de envíos por parte de los clientes.
El control de calidad interno.
Las peticiones de los propios empleados en entrevista de
evaluación desempeño.
Las peticiones de los jefes, supervisores o responsables de
área o departamento.
GRUPOS DE FORMACIÓN
Estos grupos pueden formarse con diversos
criterios, algunos de ellos:
Comités compuestos por la dirección general, los directores
de departamentos de línea y el director o responsable de
formación en la empresa.
Comités compuestos por empleados de un mismo nivel; por
ejemplo, todos los supervisores, o los jefes de compras, o
los comerciales, más el responsable de formación.
Reuniones de todos los miembros de un
departamento, prescindiendo de su nivel jerárquico.
INSTRUMENTOS DE ANÁLISIS DE PUESTOS Y
DETECCIÓN DE NECESIDADES FORMATIVAS
Cuestionarios
Fichas individuales de necesidades de formación
Matriz de necesidades de formación
Análisis de puestos
MODALIDADES DE FORMACIÓN EN LA
EMPRESA
Métodos de formación en el puesto de trabajo
Métodos de formación fuera del puesto de trabajo
FORMACIÓN EN EL PUESTO DE TRABAJO A través de la experiencia profesional el empleado
adquiere rutinas de trabajo y organizativas necesarias
para desarrollarlo eficientemente y de forma
coordinada con el resto de actividades y trabajos
realizados en la empresa.
Este método consiste básicamente en que el
empleado aprende a realizar el trabajo asignado a
medida que lo va ejecutando bajo la tutela de otro
trabajador, supervisor o instructor.
Las principales modalidades son:
Entrenamiento
Rotación de puestos
Asesoría y reemplazo o sustitución
Asignación de cometidos especiales
ENTRENAMIENTO
Consiste en explicar al empleado cómo se realiza un trabajo, dándole la oportunidad de corregir las posibles deficiencias que se produzcan. Se lleva a cabo dentro del puesto y horario de trabajo.
Consta de varios pasos: Preparación
Presentación
Ejecución
Control
ROTACIÓN DE PUESTOS
Se denomina formación cruzada, consiste en hacer
pasar al empleado de un puesto a otro, durante
periodos de tiempo relativamente breves, en los
cuales, éste último adquiere experiencia y
conocimientos de diversas áreas de la
organización, a través de sus actuaciones en cada
uno de los puestos ocupados
ASESORÍA Y REEMPLAZO O
SUSTITUCIÓN
Un sustituto pasa a trabajar directamente con la
persona a la que va a reemplazar, mientras que esta
última se responsabiliza de su asesoramiento.
El aprendiz comienza a desempeñar algunas de las
funciones de la persona a sustituir con lo que aprende
trabajando y se orienta sobre los entresijos del
puesto.
Paulatinamente el aprendiz se irá responsabilizando
plenamente del trabajo a desarrollar.
ASIGNACIÓN DE COMETIDOS
ESPECIALES
Consiste en encargar al sujeto en formación, de modo
individual o en equipo, un trabajo de importancia para
estimular a la persona a informarse acerca de un
tema concreto.
FORMACIÓN FUERA DEL PUESTO DE
TRABAJO
Los métodos de formación fuera del puesto de trabajo
son aquellos que propician el aprendizaje del
profesional fuera del puesto de trabajo, en el que una
vez finalizada la formación aplicará todos estos
contenidos.
Técnicas orientadas al contenido
Técnicas orientadas al proceso
Técnicas mixtas
TÉCNICAS ORIENTADAS AL
CONTENIDO
Las principales técnicas de esta modalidad son:
Cursos de formación
Modalidad presencial
Modalidad semipresencial
Modalidad a distancia
Conferencias, Jornadas, Seminarios de formación donde
se analiza algún aspecto relevante para la formación del
profesional.
Demostraciones
Visitas sobre el terreno
TÉCNICAS ORIENTADAS AL PROCESO
Grupos T o entrenamiento de la sensibilidad.
Grupos reducidos destinados a tratar temas como la
confianza, la resolución de conflictos, etc.
Representación de papeles o role – playing
Aprender a analizar comportamientos y situaciones reales o
ficticias
Presentación de modelos
Consiste en acercar modelos de conducta apropiados para que
sean interiorizados y desarrollados por los sujetos a través de
vídeos, películas,…
TÉCNICAS MIXTAS Reuniones de grupo
Equipos de tres a doce personas, en los que se analiza una
cuestión real durante un tiempo determinado, fomentando la
acción, creatividad, mejora del rendimiento, formación mutua y
autoaprendizaje.
Debates
Aportaciones de especialistas sobre los distintos puntos de vista
de una materia ante un auditorio por lo general numeroso.
Simulaciones
Análisis de casos, estudio de incidentes, juegos de empresa,
philips 6.6., etc
