Upload
vodan
View
227
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
1
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
ĐỀ CƯƠNG KHÓA HỌC NÂNG CAO
“KỸ NĂNG LẬP KÊ HOẠCH, QUẢN LÝ CÔNG VIÊC, QUẢN LÝ
THỜI GIAN HIỆU QUẢ”
I. Mục đích: Khóa học thiết kế nhằm giới thiệu các kiến thức về quản lý
trong công tác tại môi trường cơ quan nhà nước, trang bị một số kỹ năng và
phương pháp cần thiết về xây dựng kế hoạch công tác – xác định mục tiêu – tổ
chức thực hiện, quản lý công việc và quản lý thời gian hiệu quả trong công tác
của chuyên viên và lãnh đạo cấp phòng, qua đó nâng cao nhận thức về tầm quan
trọng của các kỹ năng giúp học viên làm việc có hiệu quả cao.
II. Đối tượng: Các quản lý cấp phòng và chuyên viên ngành Ngân hàng
Nhà nước, mỗi lớp không quá 40 học viên
III. Thời lượng: 5 ngày học trên lớp
IV. Kết quả học tập: Sau khóa tập huấn, các học viên sẽ có thể:
- Trình bày được nội hàm các khái niệm “quản lý”, “kế hoạch”, “quy
trình công việc”, “thời gian”;
- Nêu được ý nghĩa và mục đích của quản lý công việc hiệu quả;
- Nêu tên 4 chức năng cơ bản trong quản lý công việc tại công sở;
- Vận dụng ít nhất 3 công cụ và kỹ thuật phù hợp để lập kế hoạch và triển
khai kế hoạch công tác của cá nhân cũng như đơn vị;
- Xây dựng được các mục tiêu khả thi và thực tiễn cho kế hoạch công tác
theo nguyên lý SMART;
- Áp dụng được công cụ 5Ws, 1H, 2C trong tổ chức triển khai công việc;
- Hiểu được các nguyên tắc và các phương pháp cùng tham gia để đạt
được mục tiêu;
- Phân biệt được các bước và xây dựng được quy trình thực hiện công
việc trong cơ quan nhà nước;
- Xác định được các yếu tố làm mất thời gian trong công việc;
- Trình bày được 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả;
- Xây dựng được kế hoạch làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và
phân bổ thời gian hợp lý;
2
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Nâng cao ý thức của học viên về các kỹ năng làm việc cần thiết để tăng
cường hiệu quả công tác trong ngành NHNN.
V. Nội dung:
Trong 5 ngày, khóa học tập trung vào 3 kỹ năng cơ bản sau đây:
1. Kỹ năng lập kế hoạch, xác định mục tiêu và chỉ số, bố trí hoạt động và
nguồn lực, và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác - 2 ngày
2. Kỹ năng quản lý công việc - 1 ngày
3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả – 2 ngày
(Các nội dung này được chi tiết hóa trong mỗi buổi học tại phần lịch biểu
chi tiết dưới đây)
VI. Phương pháp đào tạo:
Kết hợp giữa thuyết trình với các phương pháp và kỹ thuật/hoạt động đào
tạo hai chiều theo hướng lấy người học làm trung tâm, đáp ứng yêu cầu tăng
cường năng lực làm việc của người học như động não, thảo luận tổ, bài tập theo
cặp, bài tập tình huống, đóng vai v.v.
Các kỹ thuật giảng dạy sau sẽ được áp dụng trong khóa học:
Thuyết trình (25% thời lượng khóa học)
Bài tập cá nhân và bài tập nhóm
Thảo luận và thuyết trình nhóm
Chia sẻ kinh nghiệm thực tế
Thực hành trên lớp
Trò chơi quản lý
v.v.
VII. Phương pháp kiểm tra, đánh giá học viên:
Vận dụng một số phương pháp cụ thể để mang lại kết quả đánh giá học
viên chính xác và khách quan, cụ thể là:
- Quan sát
- Kết quả thảo luận tổ
- Bài kiểm tra ngắn
3
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Dùng phiếu điều tra đầu và cuối khóa học
- V.v
VIII. Phương tiện, trang bị đào tạo: Để khóa tập huấn mang tính tích
cực cao, cần có đủ các trang bị, phương tiện giảng dạy sau:
- Máy chiếu Powerpoint
- Bảng trắng
- Bảng ghim
- Bút dạ các màu
- Giấy khổ rộng: A0 và A1
- Giấy A4
- Giấy màu các loại
- Băng dán giấy/hai mặt
- Kéo, dây v.v.
IX. Bộ tài liệu đào tạo:
- Tập tài liệu chung: gồm các nội dung lý thuyết, các kỹ năng, bài tập, một
số tài liệu đọc thêm.
- Các slides bài giảng.
X. Yêu cầu đối với học viên:
Học viên phải tham dự ít nhất 90% thời gian học tập mới được cấp chứng
nhận của Trường Bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước.
XI. Yêu cầu đối với giảng viên:
Giảng viên khóa học này phải có kinh nghiệm ít nhất 10 năm công tác
trong cơ quan nhà nước. Có bằng thạc sỹ trở lên về chuyên ngành quản lý và có
phương pháp đào tạo người trưởng thành ít nhất 5 năm.
Giảng viên:
1. TS. Nguyễn Khắc Hùng
2. ThS. Nguyễn Tiến Dũng
4
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
LỊCH GIẢNG DẠY CHI TIẾT
Ngày Thời lượng
Nội dung
Ngày 1 8:00 – 8:10
8:10 – 8:30
8:30 – 9:15
9:15 – 10:00
10:00 – 10:15
10:15 – 10:25
10:25 - 11:15
11:15 – 11:30
11:30 – 13:30
13:30 – 13:40
13:40 – 14:00
14:00 – 15:00
15:00 – 15:15
15:15 – 15:30
15:30 – 16:30
16:30
Khai mạc và làm quen
Xây dựng nhóm/Tìm hiểu mong muốn của học
viên
Động não về lập kế hoạch
Mục đích, yêu cầu, nguyên tắc trong lập kế hoạch
tác nghiệp tại cơ quan nhà nước
Nghỉ giải lao
Trắc nghiệm: Phong cách của học viên tác động
tới công tác lập kế hoạch
Bài tập xây dựng kỹ năng 1: Các loại kế hoạch và
đặc điểm kế hoạch ngành Ngân hàng Nhà nước
Học viên trình bày kết quả bài tập và góp ý chung
Nghỉ trưa
Khởi động
Các bước và nội dung Khung Lô gích (Logframe)
Bài tập xây dựng kỹ năng 2: Phân tích thực trạng
lập kế hoạch tại ngành Ngân hàng Nhà nước
Nghỉ giải lao
Học viên trình bày kết quả bài tập và góp ý chung
Phân tích các đối tượng tham gia kế hoạch
Nghỉ
Ngày 2 8:00 – 8:10
8:10 – 8:40
8:40 – 10:00
10:00 – 10:15
Khởi động
Kỹ năng xây dựng chỉ số trong kế hoạch
Giới thiệu SMART và đối chiếu mục tiêu kế
hoạch theo kỹ thuật này
Nghỉ giải lao
5
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
10:15 – 10:30
10:30 – 11:30
11:30 – 13:30
13:30 – 13:40
13:40 – 15:00
15:00 – 15:15
15:15 – 16:15
15:45 – 16:30
16:30
Các yếu tố về đánh giá tính khả thi trong kế
hoạch công tác cá nhân;
Bài tập xây dựng kỹ năng 3: Xây dựng kế hoạch
công tác cá nhân theo STARS và Khung Lô gích
Nghỉ trưa
Khởi động
Kỹ năng triển khai kế hoạch công tác theo PDCA,
5Ws, 1H, 2C, 5M và Kaizen
Nghỉ giải lao
Bài tập xây dựng kỹ năng 4: Trò chơi quản lý –
Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch công tác
Trình bày kết quả bài tập và góp ý chung
Nghỉ
Ngày 3 8:00 – 8:10
8:10 – 8:30
8:30 – 10:00
10:00 – 10:15
10:15 – 11:10
11:10 – 11:30
11:30 – 13:30
13:30 – 13:40
13:40 – 14:00
14:00 - 15:00
15:00 – 15:15
15:15 – 16:00
Khởi động
Ôn tập bài cũ
Quản lý là gì ?
Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc
Nghỉ giải lao
Bài tập xây dựng kỹ năng 5: Vận dụng Flowchart
để xây dựng quy trình làm việc trong ngành Ngân
hàng Nhà nước
Trình bày kết quả và góp ý kiên
Nghỉ trưa
Khởi động
Kỹ năng tổ chức thực hiện
Kỹ năng kiểm soát công việc
Nghỉ giải lao
Bài tập xây dựng kỹ năng 6: Xử lý vấn đề phát
6
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
16:00 – 16:30
16:30
sinh trong công tác ngành Ngân hàng
Trình bày kết quả và góp ý
Nghỉ
Ngày 4 8:00 – 8:10
8:10 – 8:30
8:30 – 10:00
10:00 – 10:15
10:15 – 10:30
10:30 - 11:10
11:10 – 11:30
11:30 – 13:30
13:30 – 13:40
13:40 – 14:15
14:15 - 15:00
15:00 – 15:15
15:15 – 15:30
15:30 – 16:30
16:30
Khởi động
Ôn tập bài cũ
Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc quản lý thời
gian làm việc
Nghỉ giải lao
Những yếu tố làm mất thời gian của bạn (1)
Bài tập xây dựng kỹ năng 7:
Trình bày kết quả và góp ý
Nghỉ trưa
Khởi động
Phân chia và quản lý thời gian hợp lý
Những yếu tố làm mất thời gian của bạn (2)
Nghỉ giải lao
5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả (1)
Bài tập xây dựng kỹ năng 8
Nghỉ
Ngày 5 8:00 – 8:10
8:10 – 8:30
8:30 – 10:00
10:00 – 10:15
10:15 – 11:10
11:10 – 11:30
11:30 – 13:30
13:30 – 13:40
Khởi động
Ôn tập bài cũ
5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả (2)
Nghỉ giải lao
Bài tập xây dựng kỹ năng 9: Sắp xếp trật tư ưu
tiên trong công việc
Chia sẻ
Nghỉ trưa
Khởi động
7
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
13:40 – 15:00
15:00 – 15:15
15:15 – 16:00
16:00 – 16:30
16:30
Cải tiến công việc để sử dụng thời gian hiệu quả
Nghỉ giải lao
Bài tập xây dựng kỹ năng 10: Trò chơi tổng hợp
về lập kế hoạch và quản lý thời gian
Tổng hợp nội dung toàn khóa
Bế mạc và phát chứng chỉ
Nghỉ
8
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
PHẦN I:
KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
Hoạt động 1: Tư duy sáng tạo theo Mind-map:
Mục đích kỹ thuật:
Mind-map – Lập bản đồ tư duy là kỹ thuật giúp gợi mở tư duy sáng tạo về
một tổ chức/cơ quan, hay một nội dung/vấn đề. Khi thực hiện mind-map, đưa ra
càng nhiều ý tưởng càng tốt, không cần quan tâm ý tưởng đó đúng hay sai, lô
gích hay phi lô gích. Điều quan trọng là sau đó chúng ta kết nối và nhóm các ý
tưởng đó lại theo cách của mình.
Tác dụng:
- Dùng để tư duy lô gích và sáng tạo;
- Dùng để làm hoạt động động não trong đào tạo;
- Đặc biệt tốt khi xây dựng đề cương bài viết, bài nghiên cứu hay bài
giảng.
Cách thực hiện: có 2 cách
- Mua và sử dụng chương trình phần mềm (Mindjet.com): phân tích từ
trong ra ngoài.
- Tự làm: theo các bước sau
+ Ghi nội dung/vấn đề cần phân tích vào giữa tờ giấy;
+ Ghi bất kỳ ý tưởng nào phát sinh trong đầu liên quan tới nội dung/vấn
đề đó vào xung quanh, không cần quan tâm ý tưởng đó đúng hay sai, lô-gích hay
phi lô-gích ;
+ Kết nối giữa các ý tưởng này theo cách của bạn. Gạch bỏ nhữ, lng ý
tưởng bạn cho là sai hay không lô gích;
+ Lựa chọn 3-7 ý tưởng chính, nối với nội dung/vấn đề chính.
9
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Lập kế hoạch
công tác
10
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
I. Tổng quan về lập kế hoạch:
1.1 Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là một hoạt động có ý thức của con người, được tiến hành
trước khi con người thực hiện bất kỳ một hoạt động nào đó. Tuy nhiên, có kế
hoạch chính thức và kế hoạch phi chính thức. Kế hoạch chính thức là kế hoạch
được viết bằng văn bản. Còn kế hoạch phi chínnh thức là những kế hoạch không
được viết ra thành văn bản. Trong hoạt động quản lý thì lập kế hoạch được xem
là một chức năng cơ bản nhất và đầu tiên trong tất cả mà các cán bộ, công chức
thực hiện.
Lập kế hoạch là một tiến trình kết hợp tất cả các mặt hoạt động của quản
lý, là một tiến trình trí tuệ của việc xác định mong muốn cái gì và có thể đạt
được mong muốn đó như thế nào. Hay nói cách khác, lập kế hoạch là một quá
trình của việc ra quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, ai làm,
làm khi nào và làm ở đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương
lai, và đưa ra phương thức thích hợp để đạt mục tiêu đó.
1.2 Vai trò, ý nghĩa, thành phần và phân loại kế hoạch:
1.2.1 Vai trò, ý nghĩa:
Một câu hỏi đặt ra là, liệu những cơ quan và nhà quản lý có kế hoạch có thực
hiện tốt hơn những cơ quan và nhà quản lý không có kế hoạch không? Những xem xét
bằng chứng thực tế cho thấy nhìn chung trả lời khẳng định là có.
Hàng loạt các cuộc nghiên cứu đã được tiến hành để kiểm nghiệm mối
quan hệ giữa lập kế hoạch và sự thực hiện. Các cuộc nghiên cứu này đã đưa ra
những kết luận dưới đây:
Thứ nhất, nói chung, lập kế hoạch chính thức gắn liền với kết quả cao hơn,
hiệu quả cao hơn.
Thứ hai, chất lượng của quá trình lập kế hoạch và thực hiện đúng đắn các
kế hoạch có thể đóng góp vào thành tích cao hơn so với mục tiêu đã đề ra.
Thứ ba, yếu tố môi trường trong nhiều trường hợp ảnh hưởng rất lớn đến kết
quả thực hiện các kế hoạch. Ví dụ như: thiên tai, sự khủng hoảng chính trị, khủng
hoảng tài chính, sự thay đổi chính sách, pháp luật, chiến tranh, dịch bệnh... có thể
huỷ hoại các kế hoạch, làm cho chúng bị thất bại.
11
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Tầm quan trọng của lập kế hoạch được thể hiện ở vai trò của các kế hoạch
với tư cách là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch.
- Các kế hoạch giúp các cán bộ, công chức trong lĩnh vực ngân hàng ứng
phó với những thay đổi trong tương lai.
Do sự bất định của tương lai cho nên việc lập kế hoạch trở thành tất yếu.
Thông qua việc lập kế hoạch mà cán bộ, công chức trong lĩnh vực ngân hàng dự
đoán trước được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó
khăn, thậm chí giúp chúng ta tránh được những do dự. Tuy nhiên cũng cần lưu ý,
kế hoạch cũng chỉ mang tính tương đối “kế hoạch tốt nhất cũng không thể lường
trước hết những gì có thể xảy ra trong tương lai” (Henry Fayol). Lập kế hoạch cho
khoảng thời gian càng dài thì độ chính xác càng giảm.
- Các kế hoạch hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu.
Lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của công tác quản lý. Các kế
hoạch sẽ thống nhất được nỗ lực của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ
chức, cộng đồng xã hội góp phần vào thực hiện các mục tiêu. Nhờ có các kế
hoạch mà cán bộ, công chức trong ngành có thể phối hợp các hoạt động của các
cá nhân cũng như các bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ chung nhằm đạt
mục tiêu chung.
- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực.
Các kế hoạch sẽ góp phần vào tối thiểu hoá chi phí về nguồn lực vì nó chú
trọng vào hiệu quả của hoạt động và sự phù hợp. Khi lập kế hoạch, cán bộ, công
chức trong ngành đã xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu để
đạt mục tiêu. Mặt khác các kế hoạch có thể biến các hoạt động không được phối
hợp thành những nỗ lực có định hướng chung, đảm bảo cho các hoạt động diễn
ra đều đặn, nhịp nhàng, cân đối; khắc phục tình trạng không ăn khớp, chồng
chéo, bất hợp lý gây tốn kém, lãng phí nguồn lực của cơ quan, xã hội.
- Các kế hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát.
Lập kế hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần đạt được, và chính
các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ
phận, từng cá nhân. Trên cơ sở các kế hoạch, cán bộ, công chức trong ngành tiến
hành các hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm
soát.
12
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
1.2.2 Các thành phần của kế hoạch:
Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác định các thành phần chủ yếu như:
mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và sự thực hiện.
- Các mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà các cán bộ, công
chức trong lĩnh vực mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể
được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, có thể là những
mong muốn của các cán bộ, công chức trong lĩnh vực; cũng có thể là những sức
ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đạt ra những thách thức
đối với nhà quản lý.
- Phương hướng và các biện pháp: Phương hướng xác định định hướng
những hành động chủ yếu trong tương lai. Biện pháp xác định những hoạt động
cụ thể được dự kiến để đạt những mục tiêu đã đặt ra.
- Nguồn lực: bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn
lực hiện có là những nguồn lực đã có sẳn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng.
Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà các cán bộ, công chức trong lĩnh
vực ngân hàng có thể có trong tương lai - đây là loại nguồn lực chưa chắc chắn,
nên để có nó nhà quản lý cần phải có những biện pháp để huy động và tính đến
tính không chắc chắn của nó. Khi xem xét nguồn lực chúng ta có thể phân thành
hai loại: nguồn lực vật thể và nguồn nhân lực. Theo cách nhìn nhận hiện đại, thì
nguồn lực của tổ chức, cơ quan, cộng đồng bao gồm: nguồn lực vật chất; tài
chính; nhân lực; nguồn lực tổ chức; nguồn lực trí tuệ; nguồn lực quan hệ...
- Sự thực hiện dự kiến: đó là việc xác định trước sự phân công công việc
và trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận, hướng dẫn và chỉ đạo họ thực hiện.
Trao quyền và thiết lập các mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận có liên
quan trên cơ sở mối quan hệ quyền hành và chức năng.
Bốn thành phần trên tuy được trình bày một cách riêng rẽ nhưng chúng có
mối quan hệ với nhau. Các mục tiêu phải được xác định phù hợp với khả năng,
chú ý đến những dự báo tương lai và nguồn lực có thể có. Hơn nữa, nguồn lực
có thể có lại chịu ảnh hưởng bởi chính những biện pháp mà nhà lãnh đạo dự
kiến.
1.2.3 Phân loại kế hoạch:
Phương pháp phổ biến nhất là mô tả các kế hoạch theo bề rộng (phạm vi)
của chúng, theo khuôn khổ thời gian, theo tính cụ thể và theo đối tượng. Tuy
13
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
nhiên, các cách phân loại kế hoạch này không độc lập với các cách phân loại
khác. Chẳng hạn, có mối quan hệ chặt chẽ giữa các kế hoạch dài hạn và ngắn
hạn với các loại kế hoạch chiến lược và thực thi.
a. Phân loại theo phạm vi
Theo cách phân loại này, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược
và kế hoạch thực thi hay kế hoạch hoạt động.
Các kế hoạch áp dụng cho toàn bộ cơ quan, tổ chức, cấp hành chính, thiết
lập các mục tiêu toàn diện và xác định vị trí tương lai của cơ quan, tổ chức hoặc
địa phương trong môi trường gọi là kế hoạch chiến lược. Các kế hoạch ghi chi tiết
về cách thức đạt được các mục tiêu toàn diện được gọi là kế hoạch thực thi. Các
kế hoạch chiến lược và thực thi khác nhau ở khuôn khổ thời gian, phạm vi và
chúng bao gồm hoặc không bao gồm một tập hợp các mục tiêu của cơ quan, tổ
chức, địa phương. Các kế hoạch thực thi thường có thời gian ngắn hơn. Ví dụ, các
kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý hầu hết là các kế hoạch thực thi. Các kế hoạch
chiến lược thường hướng đến một thời gian dài, thường là 5 năm trở lên. Chúng
cũng có phạm vi rộng hơn và ít giải quyết những cái chi tiết. Cuối cùng, các kế
hoạch chiến lược bao gồm việc xây dựng các mục tiêu, trong khi đó các kế hoạch
thực thi thừa nhận sự tồn tại các mục tiêu và đưa ra các phương pháp để đạt mục
tiêu đó.
b. Phân loại theo khuôn khổ thời gian
Theo khuôn khổ thời gian, kế hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn,
trung hạn và ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó
một năm hoặc dưới 01 năm. Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện
nó từ 5 năm trở lên. Còn kế hoạch có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới
5 năm được gọi là kế hoạch trung hạn.
c. Phân loại theo tính cụ thể
Bằng trực giác, chúng ta không thể khẳng định kế hoạch nào là cụ thể,
hay nói cách khác mọi kế hoạch đều là kế hoạch định hướng. Tuy nhiên, khi
chúng ta đi sâu nghiên cứu các kế hoạch theo tính cụ thể, có thể phân các kế
hoạch thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể. Kế hoạch cụ thể có các
mục tiêu xác định rõ ràng và không cần giải thích thêm, không có sự mơ hồ,
không có sự hiểu nhầm. Ví dụ, hàng năm đào tạo nghề cho 500 cán bộ ngân
hàng cơ sở, thì có thể thiết lập các thủ tục cụ thể, phân bổ ngân sách và kế hoạch
hoạt động để đạt mục tiêu đó. Những nội dung đó thể hiện các kế hoạch cụ thể.
14
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Cũng cần nhớ rằng các kế hoạch cụ thể cũng có những hạn chế. Chúng đòi hỏi
phải rõ ràng và thường không tồn tại khả năng phán xét của người thực hiện.
Khi độ không chắc chắn cao, sẽ đòi hỏi người thực hiện duy trì tính linh
hoạt để ứng phó với những thay đổi không lường trước, do đó loại kế hoạch này
được gọi là kế hoạch định hướng. Các kế hoạch định hướng xác định những
hướng dẫn. Chúng đưa ra trọng tâm nhưng không gò bó người tổ chức thực hiện
vào những mục tiêu cụ thể hoặc các đường lối hành động cụ thể. Tính linh hoạt
vốn có trong các kế hoạch định hướng là hiển nhiên. Lợi thế này cần được đo
lường so với mất mát về tính rõ ràng do các kế hoạch cụ thể mang lại.
d. Phân loại theo đối tượng
Là cách phân loại dựa vào vấn đề hoặc đối tượng mà hoạt động lập kế
hoạch hướng tới. Theo cách phân loại này, trong thực tiễn có các loại kế hoạch
chủ yếu dưới đây:
- Kế hoạch nhân sự: là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho
một cơ quan, tổ chức về số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp và xác định
những biện pháp cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhân sự đó nhằm đảm bảo cho cơ
quan, tổ chức hoàn thành những chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Kế hoạch tài chính (ngân sách): là kế hoạch xác định khả năng thu và
nhu cầu chi ngân sách, bao gồm tổng thu, tổng chi và các khoản mục thu, chi
trong kỳ ngân sách. Đồng thời, xác định các biện pháp để tận thu và sử dụng các
khoản chi ngân sách một cách có hiệu quả.
- Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch xác định các hoạt động cần phải tiến
hành, các nguồn lực và lịch trình thực hiện nhằm hoàn thành tốt một công việc
cụ thể.
- Kế hoạch dự án: là kế hoạch để lập và thực hiện một dự án phát triển,
bao gồm việc xác định các công việc và hoạt động cần phải tiến hành, cách thức
thực hiện, quản lý công việc và nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó nhằm
hoàn thành mục tiêu dự án.
1.3 Các nguyên tắc và yêu cầu lập kế hoạch trong lĩnh vực ngân
hàng:
1.3.1 Các nguyên tắc lập kế hoạch:
a) Nguyên tắc mục tiêu
15
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt những mục tiêu nhất định, trong
đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mục đích của mọi kế hoạch là phải
hướng các nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu chung.
b) Nguyên tắc hiệu quả
Các nguồn lực của chúng ta là có hạn trong khi đó mong muốn của chúng ta
là vô hạn. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản của mọi hoạt động của chúng ta là phải đảm
bảo tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất
hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với chi phí về nguồn lực thấp nhất. Nguyên tắc
này đòi hỏi trong khi lập và thực hiện kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả. Hiệu quả
của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc
đạt các mục tiêu với những chi phí cần thiết và hậu quả khác để xây dựng và thực
hiện kế hoạch.
c) Nguyên tắc cân đối
Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành.
Ví dụ: mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp
nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con
người... để tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực.
d) Nguyên tắc linh hoạt
Các kế hoạch cũng chỉ là những dự kiến về các hoạt động trong tương lai,
trong khi đó tương lai luôn thay đổi, chính vì vậy, mà bản thân các kế hoạch
cũng chỉ mang tính tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo
tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh.
e) Nguyên tắc đảm bảo cam kết
Trong các kế hoạch, chúng ta xác định các mục tiêu và các nguồn lực,
phân công trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu
đã đề ra. Nếu chỉ một trong các cá nhân hoặc bộ phận không hoàn thành trách
nhiệm của mình, hay các nguồn lực không được cung cấp theo đúng tiến độ yêu
cầu thì có thể dẫn đến việc không hoàn thành kế hoạch theo dự kiến thậm chí có
thể gây hậu quả. Chính vì vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải
đảm bảo thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.
f) Nguyên tắc phù hợp
Trong quản lý, chúng ta phải xây dựng nhiều kế hoạch khác nhau. Ví dụ, theo
thời gian có các kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... và nhiều kế hoạch về
16
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
các lĩnh vực khác nhau. Vì vậy để tránh tình trạng chồng chéo giữa các kế hoạch khi
thực hiện, khi xây dựng các kế hoạch cần phải tính toán sao cho chúng thích hợp về
thời gian và ăn khớp với nhau.
g) Nguyên tắc nhân tố hạn chế
Trong quá trình lập kế hoạch, lựa chọn phương án kế hoạch, chúng ta gặp
phải nhiều nhân tố hạn chế đến chất lượng của kế hoạch cũng như chất lượng của
việc thực hiện kế hoạch sau này. Do đó, khi lập kế hoạch chúng ta cần dự đoán
những khó khăn, hạn chế có thể xảy ra và đưa ra giải pháp cho các nhân tố đó. Ví dụ,
tính chính xác của các kết quả dự báo về tương lai; yếu tố tâm lý của người thực
hiện; thời gian có thể có cho việc lập kế hoạch và có thể có sự thay đổi về môi trường,
về lãnh đạo, về nguồn lực...
h) Nguyên tắc khách quan
Chúng ta lập kế hoạch là để thực hiện chúng nhằm đạt các kết quả mong
muốn, do vậy để đảm bảo tính khả thi của các kế hoạch, khi xây dựng chúng ta phải
dựa trên những căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù
hợp với điều kiện, tránh tình trạng chủ quan, duy ý chí, tạo nên những kế hoạch viển
vông, không bao giờ thực hiện được.
1.3.2 Các yêu cầu khi lập kế hoạch:
Trong lập kế hoạch, việc xác định mục tiêu là một nội dung hết sức quan
trọng vì chỉ khi nào xác định mục tiêu đúng đắn thì chúng ta mới có thể thực
hiện thắng lợi các mục tiêu đó. Việc xác định mục tiêu của mỗi một kế hoạch
phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản đó là: cụ thể; có thể đo lường được; có khả
năng đạt được; có tính thực tế; khung thời gian để hoàn thành mục tiêu.
a) Tính cụ thể
Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn nhiều so với mục
tiêu chung chung. Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời sáu câu hỏi
sau:
- Ai: Ai tham gia?
- Cái gì: Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?
- Ở đâu: Xác định rõ ràng vị trí thực hiện.
- Khi nào: Thiết lập khuôn khổ thời gian.
- Cái nào: xác định những yêu cầu và những hạn chế.
17
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Tại sao: những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành
mục tiêu.
Ví dụ: một mục tiêu chung là, “Đạt sản lượng nông nghiệp quy thóc là 1
triệu tấn/ năm”. Trong điều kiện, ngành nông nghiệp chỉ có hai ngành trông trọt và
chăn nuôi thì những mục tiêu cụ thể sẽ là: “sản lượng trồng trọt là 700.000 tấn/ năm
và sản lượng chăn nuôi quy thóc là 300.000 tấn/ năm”. Và các mục tiêu cụ thể hơn
nữa là: diện tích trồng lúa là bao nhiêu? diện tích hoa màu là bao nhiêu? để đạt
năng xuất theo dự tính thì giống và phân bón, thủy lợi phải đạt những chỉ tiêu gì?.
Về chăn nuôi: thì cơ cấu như thế nào: bao nhiêu gia súc, bao nhiêu gia cầm, tỷ lệ %
số gia súc, gia cầm được tiêm phòng dịch, bệnh...
b) Tính đo lường được
Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường sự tiến triển hướng tới
đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định. Khi đo lường sự tiến triển, cần duy trì
đúng hướng, đạt tới mục tiêu hàng ngày, và cần có những khen thưởng cho
những thành tích đã đạt được nhằm khích lệ chúng ta tiếp tục những nỗ lực cần
thiết nhằm đạt mục tiêu.
Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như:
làm được gỡ? làm được bao nhiêu? làm trong điều kiện nào? làm thế nào để biết
khi nào mục tiêu hoàn thành?
c) Tính có thể đạt được
Việc xác định mục tiêu là điều quan trọng nhất, và công việc tiếp theo là
tính toán cách thức có thể có để đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, chúng ta
cần phát triển các thái độ, khả năng, kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra
trước những cơ hội bị bỏ qua.
Chúng ta có thể đạt được hầu hết các mục tiêu đã định nếu chúng ta lập
được kế hoạch cho những bước đi một cách rõ ràng và thiết lập một khuôn khổ
thời gian cần thiết để thực hiện những bước công việc đó. Các mục tiêu tưởng
chừng rất xa vời và vượt ra ngoài tầm với dần dần sẽ tiến gần hơn và trở nên có
thể đạt được, không phải do những mục tiêu này bị thu hẹp lại mà vì chúng ta có
thể kéo dài thời gian để đạt được chúng.
d) Tính thực tế
Để có tính thực tế, một mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan
hướng đến cái mà chúng ta sẽ và có khả năng thực hiện. Một mục tiêu có thể
18
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
vừa cao vừa thực tế; chúng ta cần xác định mục tiêu nên cao đến mức độ nào.
Nhưng phải đảm bảo rằng mọi mục tiêu thể hiện được sự tiến triển chắc chắn.
Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu
thấp đưa ra nổ lực thấp hơn, còn mục cao đưa ra nổ lực cao hơn. Trong nhiều
trường hợp, chúng ta hoàn thành được những công việc khó khăn bởi vì chúng
ta làm nó xuất phát từ niềm say mê chứ không vì lợi lộc.
Mục tiêu chỉ có khả năng hiện thực nếu chúng ta thực sự tin tưởng rằng nó có
thể được hoàn thành. Một phương pháp nữa để nhận biết nếu một mục tiêu được xác
định là hiện thực nếu chúng ta đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tự đặt ra những
điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.
e) Khung thời gian
Mỗi một mục tiêu được xác định trong một giai đoạn thời gian rõ ràng để
hoàn thành. Thông thường, giai đoạn thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6
tháng hoặc 1 năm.
Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để chúng ta xác
định các hành động đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra
những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối thiếu hóa những sai lệch.
Bài tập xây dựng kỹ năng 4:
Vận dụng kỹ thuật SWOT (Kỹ thuật phân tích thực trạng: xem sơ đồ dưới
đây, mục sau sẽ trình bày rõ hơn về kỹ thuật này) để phân tích thực trạng lập và
triển khai thực hiện kế hoạch hiện nay tại ngành ngân hàng.
S (Strengths): Các ưu điểm, lợi điểm, điểm mạnh
W (Weaknesses): Các nhược điểm, điểm bất lợi, tồn tại
O (Opportunities): Các cơ hội (thuận lợi)
T (Threats): Các nguy cơ, thách thức
19
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Sơ đồ 1: PHÂN TÍCH SWOT:
KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG
Môi trường bên trong
Môi trường bên ngoài
Chính phủ
Khách hàng
Các địa phương
Các nhà tài trợ
Các bộ, ngành
Ngân hàng
Nhà nước
Toàn cầu hóa
Các tổ chức tín
dụng
Ưu điểm, nhược điểm
Cơ hội, thách thức
v.v.
WTO
20
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bước 1: PHÂN TÍCH CHUNG VÀ MỤC ĐÍCH
CÁC ƯU ĐIỂM/ĐIỂM MẠNH CÁC NHƯỢC ĐIỂM/ĐIỂM YẾU
STRENGTHS WEAKNESSES
CÁC CƠ HỘI CÁC THÁCH THỨC/NGUY CƠ
OPPORTUNITIES THREATS
Phát huy Khắc phục
Tận dụng Vượt qua, né tránh
21
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
II. MỘT SỐ CÔNG CỤ VẬN DỤNG ĐỂ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
2.1 Kỹ thuật STARS:
Kỹ thuật STARS là từ ghép của 5 yếu tố/thành phần quan trọng trong xây
dựng kế hoạch công tác, bao gồm:
S (Steps): Các bước hoặc các hoạt động cần thực hiện
T (Timing): Thời gian thực hiện khi nào
A (Assignment): Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện bước/hoạt động
dự kiến
R (Responsibility): Ai là người chỉ đạo triển khai thực hiện
S (Successful Criteria): Tiêu chí thành công hay dự kiến kết quả thực hiện
hoàn thành bước/hoạt động đó.
Các thành phần này này thiết kế thành bảng sau đây:
Bảng 1: Kế hoạch công tác theo kỹ thuật STARS
Mục tiêu kế hoạch: …………….
Stt Bước/Hoạt động Thời gian Người
thực hiện
Người chỉ
đạo
Tiêu chí
thành công
1
2
3
4
v.v.
Do số lượng các thành phần không nhiều và độ phức tạp ít, kỹ thuật này
có thể vận dụng để xây dựng kế hoạch công tác cá nhân của cán bộ, giáo viên
trong nhà trường.
Bài tập xây dựng kỹ năng 5: Áp dụng STARS để xây dựng kế hoạch
công tác cá nhân cho 6 tháng cuối năm 2018.
2.2 Kỹ thuật Khung Lô gich (Logframe)
2.2.1 Giới thiệu phương pháp Logframe:
22
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Logframe (Khung Lo gích - Logical Framework) hay còn viết tắt là LFA
(Logical Framework Approach) là phương pháp do Cơ quan USAid thiết kế và
Ngân hàng Thế giới vận dụng vào cuối thập kỷ 1950 đầu thập kỷ 1960 nhằm
giúp các nước nghèo, nhất là các nước Châu Phi, thiết kế nên các dự án phát
triển và xóa đói giảm nghèo sau Đại chiến thế giới lần thứ II. Từ đó đến nay, hầu
hết các chương trình và dự án phát triển đều được thiết kế trên cơ sở vận dụng
Logframe kết hợp với một số kỹ thuật và cụng cụ khác. Hơn nữa, do tính lô gích
rất cao của nó, phương pháp này hiện còn được vận dụng rất nhiều trong lập kế
hoạch công tác, nhất là kế hoạch công tác ngắn hạn với các mục tiêu và chỉ số
định lượng được rõ ràng. Bản thân Logframe cũng là công cụ hữu hiệu khi được
vận dụng thích hợp trong việc theo dõi và đánh giá (M&E – Monitoring and
Evaluation) công tác.
Cấu trúc Logframe bao gồm các cột dọc và cột ngang được sắp xếp theo
trật tự lô gích rất cao (Xem bảng ở trang sau). Mỗi cột dọc là một chuỗi liên tiếp
các phương diện thiết yếu cần xem xét để hoàn thành mục đích chung, mục tiêu,
kết quả đầu ra hay hoạt động cụ thể. Ví dụ: để hoàn thành một hoạt động nhất
định, cần xác định rõ chỉ số hoàn thành (định lượng/định tính) của hoạt động đó;
có phương tiện để minh chứng là hoạt động đó thực sự được triển khai, và triển
khai có kết quả ở mức độ nào (khi đối chiếu với tiêu chí đó đặt ra từ trước); và
điều kiện (về thể chế, pháp lý, văn hóa, truyền thống, nguồn lực, thời gian v.v.)
để thực hiện hoàn thành hoạt động đó.
Các hàng ngang cũng thể hiện tính lô gích từ trên xuống dưới và từ dưới
lên trên. Chỉ khi xuất phát từ mục đích phát triển chung (development goal) mới
có thể xác định được những mục tiêu cụ thể/hay trước mắt (specific/immediate
objectives). Chỉ khi hoàn thành những mục tiêu cụ thể/trước mắt này mới giúp
đạt được mục đích chung. Tương tự như vậy, mỗi mục tiêu cụ thể lại cần được
hiện thực hóa bằng các kết quả đầu ra (outputs) nhất định. Những kết quả đầu ra
này là cơ sở thiết yếu để giúp hoàn thành mục tiêu cụ thể đó. Nếu không thực
hiện hoàn thành kết quả đầu ra thì nhất định không thể hoàn thành mục tiêu cụ
thể được. Về phần mình, mỗi kết quả đầu ra lại là tập hợp của một nhóm hoạt
động (activities - các bước lô gích) để triển khai, và chỉ khi thực hiện hoàn thành
các hoạt động này, mới giúp hoàn thành kết quả đầu ra liên quan. Như vậy, nếu
bỏ qua hay thực hiện không tốt một bộ phận hay phương diện nhất định nào đó
trong khung logframe này, sẽ đương nhiên có ảnh hưởng tới toàn bộ dự án/đề án
hay công việc đang triển khai.
23
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bảng 2: CẤU TRÚC KHUNG LÔ-GÍCH
Tên dự án:
Ngày tháng năm:
Mô tả ngắn về dự án:
Thời lượng:
Cấu trúc dự án
Các chỉ số thực hiện:
Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:
Mục tiêu phát
triển:
(Tác động lâu dài) Các điều kiện/giả định
mang tính bền vững
Mục tiêu trước
mắt:
(Những mục tiêu ngắn hạn -
SMART)
Các điều kiện/giả định
mang tính phát triển
Gắn mục tiêu trước mắt với
mục tiêu lâu dài
Các kết quả đầu
ra:
(Các chỉ số thực hiện)
Các điều kiện/giả định thực
thi.
Gắn kết quả đầu ra với mục
tiêu trước mắt
Các hoạt động:
(Nguồn lực đầu vào và ngân
sách)
Các điều kiện/giả định
mang tính quản lí
Gắn hoạt động với kết quả
đầu ra
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước 24
Bảng 3: Cấu trúc khung Lô gích
(Thể hiện của tính lô gích)
Tên dự án:
Ngày tháng năm:
Mô tả ngắn về dự án:
Thời lượng:
Cấu trúc dự án
Các chỉ số thực hiện:
Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:
Mục tiêu phát
triển (chung):
Mục tiêu trước
mắt (thành
phần):
Các kết quả
đầu ra:
Các hoạt động:
25
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
2.2.2 Xây dựng chỉ số thực hiện:
a) Khái niệm: Chỉ số kế hoạch (performance indicators) là
Các thông tin định tính & định lượng được xác định làm bằng chứng/đối
chiếu chứng tỏ việc hoàn thành của các hoạt động, kết quả đầu ra/mục
tiêu của kế hoạch
Là dấu hiệu của sự thay đổi/tiến bộ so với hiện trạng
Là cơ sở để theo dõi, kiểm điểm và đánh giá thực hiện kế hoạch
Là cơ sở để kiểm điểm và đánh giá trách nhiệm của cá nhân mỗi cán bộ,
giáo viên, lãnh đạo các cấp và các bộ phận trong tổ chức thực hiện kế
hoạch công tác.
Quá trình xây dựng và quyết định các chỉ số kết quả thể hiện quyết tâm
chính trị của các nhà trường/cá nhân lãnh đạo hay cán bộ, giáo viên đối với các
công việc, kết quả, mục tiêu đã đề ra. Do vậy trong thực hiện xác định chỉ số,
yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ và nhất trí cao giữa các đơn vị liên quan và với
lãnh đạo của trường học.
Tất cả các nội dung và tính chất của các chỉ số kết quả phải được thể hiện
cụ thể trong bản kế hoạch.
Việc xác định chỉ số cần tuân thủ các tiêu chí theo nguyên tắc SMART
sau đây:
Bảng 4: Các tiêu chí xác định chỉ số trong kế hoạch
Đơn giản/Cụ thể
(Simple/specific)
Được thể hiện rõ ràng, cụ thể và không hiểu sai.
Đo lường được
(Measurable)
Được thể hiện bằng các số liệu định lượng, định tính.
Có thể phân tích, so sánh đối chiếu và thống kê được
(thông qua các phương pháp thu thập phân tích thông
tin cụ thể).
Có thể đạt được
(Attainable/Achievable)
Khả thi trong các điều kiện (nguồn lực, thời gian…)
cụ thể
Thực tiễn/theo định
hướng kết quả
(Realistic/
Result-oriented)
Phù hợp với các quy định/quy chế hiện hành.
Phù hợp với các điều kiện nguồn lực sẵn có
Có thể đo được chi phí - hiệu quả và tính hiện thực so
với nguồn lực sẵn có
Mốc thời gian (Time-bound/Time-
framed)
Có khung thời gian hoàn thành và có thể đánh giá
được sự hoàn thành trong khoảng thời gian đó
2.2.3 Vận dụng xây dựng kế hoạch:
26
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Vận dụng phương pháp Logframe để xây dựng kế hoạch triển khai thực
hiện (tác nghiệp) tại NHNN theo biểu (File excel).
Bảng 5:
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
CÔNG TÁC QUÍ …/201…
Của: .....
Tại: Phòng: .... NHNN tỉnh...
ST
T
Tên mục tiêu/hoạt
động
Chỉ số Phương
tiện xác
minh/Sản
phẩm
Thời gian Dự kiến
nguồn
lực
Phối hợp
T
1
T
2
T
3
T
4
1 Cải tiến công tác
chuyên môn
1.1 Xây dựng kế hoạch
công tác cá nhân
quý 1
Bản kế
hoạch
được
thông qua
1.2 Viết đề án ...
1.3
...
2 Tham gia nhiều hơn
công tác đoàn thể
2.1 Họp chi đoàn Họp hàng tháng
với 100% đoàn
viên
Danh sách
2.2 Làm đơn gia nhập
Công đoàn
...
3 Phát triển cá nhân
3.1 Đi học ngoại ngữ
buổi tối
...
2.3 Triển khai kế hoạch:
Tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình đảm bảo các mục tiêu của kế hoạch
được hoàn thành thông qua việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đã được
xác định trong bản kế hoạch.
Nội dung của quá trình thực hiện kế hoạch bao gồm:
- Truyền đạt kế hoạch;
- Tổ chức thực hiện;
27
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Theo dõi, giám sát;
- Đánh giá thực hiện.
Dưới đây chúng ta đi xem xet từng nội dung cụ thể của quá trình thực
hiện kế hoạch. Phần theo dõi và đánh giá trình bày qua các slides.
2.3.1 Truyền đạt kế hoạch:
Quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch trước hết được bắt đầu từ việc
truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, bộ phận, tập thể mà có trách nhiệm trong
việc thực hiện kế hoạch. Truyền đạt kế hoạch là một nội dung đầu tiên không thể
thiếu của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào thành
công của thực hiện kế hoạch. Bởi vì những cá nhân, tập thể có trách nhiệm thực
hiện kế hoạch mà không nắm vững các nội dung của kế hoạch, những hoạt động
mà họ phải tiến hành, quyền hành trao cho họ và các mối quan hệ phối hợp với
các cá nhân, bộ phận khác thì chắc chắn việc thực hiện kế hoạch sẽ bị trục trặc,
tiến độ sẽ bị chậm trễ, thậm trí kế hoạch có thể bị thất bại. Việc truyền đạt kế
hoạch không chỉ truyền đạt đến các cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm thực hiện
kế hoạch, mà cần phổ biến đến những đối tượng liên quan như: các nhóm lợi ích,
các tầng lớp nhân dân mà có thể bị ảnh hưởng hoặc được hưởng lợi từ việc thực
hiện kế hoạch.
Việc triển khai thực hiện kế hoạch có thể sử dụng nhiều hình thức và phương
pháp triển khai khác nhau như: hội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin
đại chúng, tổ chức gặp ngỡ các đối tượng có liên quan.
- Hội nghị: hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch thường được tổ chức
kết hợp với hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch kỳ trước. Trong hội nghị này,
các thành viên tham dự là những cá nhân, người đứng đầu tập thể chịu trách
nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch. Tại hội nghị, bên cạnh việc tổng kết thành
tựu đã đạt được của kỳ kế hoạch trước, các bài học kinh nghiệm đã rút ra, các
thành viên tham dự được phổ biến về những nội dung của kế hoạch như mục
tiêu cần đạt được trong kỳ tới, các nhiệm vụ và biện pháp cần phải tiến hành,
tiến độ thực hiện, sự phân công thực hiện và các nguồn lực được phép sử dụng
như: huy động nhân lực, ngân sách phân bổ, mối quan hệ phối hợp với các cá
nhân, tập thể bên trong và mối liên hệ với các ca nhân, tập thể bên ngoài. Đồng
thời, tại hội nghị này các thành viên tham dự có thể bày tỏ những vướng mắc có
thể có trong quá trình triển khai thực hiện, để hội nghị bàn bạc, dự kiến các biện
pháp tháo gỡ.
28
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Hội thảo chuyên mục: hình thức này thường được sử dụng trong trường
hợp triển khai thực hiện các kế hoạch đòi hỏi có tính chuyên môn cao, ví dụ, triển
khai thực hiện kế hoạch phòng chống dịch cúm gà, phòng chống thiên tai, dịch
bệnh... Tại hội thảo này, các nhà chuyên môn thảo luận, đi đến thống nhất về giải
pháp cho những vấn đề chuyên môn đặt ra trong quá trình triển khai thực hiện. Và
kết thúc hội nghị là những nghị quyết hoặc kết luận về những vấn đề chuyên mục
đó được giải đáp.
- Thông tin văn bản: đây là hình thức đơn giản và ít tốn kém nhất. Theo
hình thức này, những người có trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch
và những người có liên quan nhận được các kế hoạch bằng văn bản, tự nghiên
cứu để thực hiện theo những nội dung đó ghi trong kế hoạch và không có sự
phản hồi trực tiếp nào. Như đã đề cập ở trên, hình thức này đơn giản và ít tôn
kém nhưng nó có nhược điểm là người thực hiện không được phản hồi ngay
những băn khoăn, thắc mắc của mình, mà chỉ có thể phản hồi sau bằng văn bản.
- Hình thức thông tin đại chúng. Hình thức này chủ yếu áp dụng để thông báo,
tuyên truyền đến các đối tượng có liên quan, có phạm vi rộng thông qua các phương
tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền thanh, truyên hình, và nó được coi là
hình thức bổ sung cho các hình thức nêu trên.
- Tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan: Hình thức này được áp dụng
trong trường hợp cần có sự giải thích đối với các nhóm lợi ích, các tầng lớp nhân
dân có thể bị ảnh hưởng lợi ích do việc triển khai thực hiện kế hoạch để nhằm tranh
thủ sự ủng hộ của họ và đạt được sự hợp tác của họ trong quá trình triển khai kế
hoạch. Ví dụ, kế hoạch giải phóng mặt bằng. Theo hình thức này, người có trách
nhiệm trực tiếp gặp gỡ từng cá nhân hoặc gặp gỡ tất cả những người có liên quan,
để giải thích sự cần thiết phải thực hiện kế hoạch đó, lợi ích mà việc thực hiện kế
hoạch này mang lại trong thời gian hiện tại và tương lai lâu dài, và giải thích các
chế độ mà những cá nhân liên quan được hưởng và phải tuân thủ. Đối với những
vấn đề phức tạp, nhạy cảm thì người chức trách phải thu thập ý kiến của những cá
nhân có liên quan để có những giải pháp hoặc kiến nghị cấp trên đưa ra giải pháp
thích hợp; tránh nóng vội mà dẫn đến tình trạng đối đầu hoặc những phản ứng bất
hợp tác mãnh liệt của các đối tượng.
2.3.2 Tổ chức thực hiện: Sau khi đã truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân,
tập thể có trách nhiệm và những đối tượng có liên quan. Các cá nhân, tập thể được
phân công tiến hành thực hiện theo sự phân công đó được ghi trong kế hoạch.
29
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Trong phân công thực hiện kế hoạch cần phải tuân thủ nguyên tắc, phân cho
cá nhân thì theo năng lực, phân cho bộ phận thì theo chức năng với tinh thần hợp
lý. Việc phân công cần ghi rõ những công việc cần phải hoàn thành, thẩm quyền
và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
Phương pháp thực hiện có thể triển khai điểm, có thể triển khai trên diện rộng.
Tùy từng loại kế hoạch cụ thể mà chúng ta lựa chọn phương pháp cho phù hợp. Nếu
những kế hoạch quan trọng đến mức mà một sự sai sót của nó có ảnh hưởng rất lớn
đến lợi ích chung hoặc của các cá nhán có liên quan và chúng ta chưa khẳng định
được tính đúng đắn của các giải pháp, thì cách tốt nhất là triển khai điểm và trong
quá trình tổ chức thực hiện cần giám sát chặt chẽ, phát hiện kịp thời những sai lệch
để từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Sau một thời gian thực hiện nhất định,
chúng ta đánh giá sơ bộ việc thực hiện, nếu kết quả xấu thì đình chỉ ngay việc thực
hiện, nếu kết quả tốt thì đúc rút kinh nghiệm và triển khai trên diện rộng.
Phương pháp thứ hai là triển khai trên diện rộng, tức là triển khai đến tất
cả các đối tượng, nội dung đó ghi trong kế hoạch. Phương pháp này áp dụng cho
những kế hoạch được coi là thuận lợi và chắc chắn mang lại kết quả tốt.
Một nội dung nữa rất quan trọng là đảm bảo các cam kết về nguồn lực đó
ghi trong kế hoạch. Việc tổ chức thực hiện kế hoạch ngoài sự nhiệt tình, các nỗ
lực của các cá nhân, bộ phân, thì các điều kiện vật chất, tài chính và các điều
kiện pháp lý là cực kỳ quan trọng nó quyết định sự thành công của các kế hoạch.
Vì vậy, việc thực hiện đúng, kịp thời các cam kết đó ghi trong kế hoạch sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho các cá nhán, tập thể hoàn thành kế hoạch được giao.
Bài tập xây dựng kỹ năng triển khai thực hiện kế hoạch: Xây tháp
30
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
PHẦN II
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
I. Kỹ năng quản lý:
1.1 Quản lý là gì:
Quản lý là khái niệm rộng về diện và phức tạp về nội hàm. Hiện nay, có
nhiều khái niệm khác nhau về quản lý, ví dụ:
“Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua những người khác”
(Mary Parker Follett, 1936).
“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc
của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các
mục tiêu của tổ chức” (Stoner, 1995).
Nhìn chung, quản lý có liên quan tới việc đạt được các mục tiêu của tổ
chức. Quản lý có nghĩa là lên kế hoạch, tổ chức, trao đổi, kiểm soát và đánh giá;
là giải quyết các xung đột trong chức quá trình thực hiện nhằm đạt mục tiêu. Về
một phương diện nào đó, quy trình quản lý cũng tương tự như qui trình sản xuất
ra dịch vụ, hàng hóa, thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2: Qui trình sản xuất
Tác động (Outcome)
Quản lý còn là tác động tương hỗ của chủ thể và đối tượng quản lý. Để duy
trì được năng suất người lao động, các điều kiện làm việc tối ưu, tận dụng tối đa
các nguồn lực; thông qua các qui trình, kỹ thuật, công đoạn quản lý nhằm hướng
tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức; đồng thời quản lý cũng bao gồm việc dự
đoán các vấn đề và giải quyết được các vấn đề đó.
Sơ đồ 3: Quản lý
Qui trình, công
nghệ, kỹ thuật v.v.
(Throughputs)
Nguồn lực đầu vào
(con người, vật tư,
kinh phí v.v.) (Inputs)
Sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ đầu
ra (Outputs)
31
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Như vậy, có thể sử dụng khái niệm quản lý1 sau đây: “Quản lý là ngành
khoa học, nghệ thuật và một nghề nhằm huy động tất cả các nguồn lực (nhất là
nguồn nhân lực), thông qua các quy trình, kỹ thuật, tác động có chủ đích, hướng
tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức”2.
1.2 Các chức năng của quản lý:
Các chức năng cơ bản của quản lý (theo Mary Parker Follett, 1923) là:
- Lập kế hoạch (Planning)
- Tổ chức (Organising)
- Lãnh đạo, chỉ đạo (Leading)
- Phối hợp và kiểm tra (Controlling)
Ngoài ra, còn có một cách quan niệm nữa khá phổ biến về các chức năng
quản lý là POSDCoRB liên quan tới việc đạt mục tiêu của tổ chức.
- Lập kế hoạch (Planning),
- Tổ chức (Organising),
- Bố trí nhân sự (Staffing),
- Chỉ đạo (Directing),
- Điều phối (Coordinating),
- Báo cáo (Reporting),
- Dự trù kinh phí (Staffing).
1 Xem thêm phân tích của Lê Văn Lập, Tâm lý quản lý và nghệ thuật lãnh đạo, Nxb: Lao Động, 2011, tr: 50. 2 TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng quản lý, lãnh đạo. Nxb. ĐHQG Hà Nội: 2015.
Chủ thể
Đối tượng
Phương
pháp,
quy trình
Công
cụ, kỹ
thuật
Mục tiêu của
tổ chức
32
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
II. Kỹ năng thiết kế và tổ chức công việc
2.1 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình làm việc:
Đây là các sơ đồ đơn giản giúp kết nối các bước trong một quy trình làm việc,
giúp làm rõ các công đoạn và cho thấy có thể cải tiến ở những khâu nào.
Có thể sử dụng Flow charts để:
- Xác định và phân tích các quy trình;
- Xây dựng quy tình theo mỗi bước để phân tích, trao đổi hoặc thông tin;
- Xác định, tiêu chuẩn hóa và chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến.
Sử dụng kỹ thuật này thế nào:
Phần lớn các sơ đồ này sử dụng ba hình cơ bản:
- Hình ô van chỉ bước khởi đầu hay kết thúc một quy trình
- Hình chữ nhật chỉ hướng dẫn hay hành động
- Hình thoi chỉ quyết định cần đưa
Với mỗi hình cần ghi nó thể hiện điều gì. Đó có thể là khởi đầu hay kết
thúc của quy trình, hành động cần làm hay quyết định phải đưa ra.
Dùng mũi tên để kết nối các hình để chỉ dòng quan hệ của quy trình.
Có thể dùng nhiều hình khác nữa trong flowcharts. Nhưng hãy nhớ một mục
đích cơ bản của kỹ thuật này là để thông tin: nếu sử dụng những hình phức tạp
mà chỉ ít người biết thì giao tiếp có thể bị rối. Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản.
33
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Để vẽ Flowchart, hãy động não về các nhiệm vụ trong quy trình và ghi
theo trật tự cái trước cái sau. Tự đặt ra câu hỏi như “Điều gì sẽ sảy ra tiếp trong
quy trình này?” và “Có cần quyết định gì trước khi sang bước tiếp theo không?”
hay “Có cần thông qua gì trước khi chuyển sang bước sau?”.
Bắt đầu vẽ flowchart với hình ô van và ghi “Bắt đầu”.
Sau đó chuyển sang hành động hay câu hỏi đầu tiên, và vẽ các hình chữ
nhật và hình thoi cho phù hợp. Ghi tên hành động hay câu hỏi vào, và vẽ mũi tên
từ hình bắt đầu tới hình mới.
Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa ra những hành động hay câu hỏi theo
trật tự chúng diễn ra, và kết nối các hình đó bằng mũi tên để chỉ quan hệ trong
quy trình. Với mỗi quyết định cần đưa ra, vẽ mũi tên ra để chỉ những kết quả có
thể, và ghi kết quả vào. Khi hết các bước, dùng hình ô van để chỉ điểm cuối của
quy trình và điền chữ “Kết thúc vào”.
Cuối cùng, xem lại quy trình đã vẽ và tự hỏi xem bạn đã trình bày chính
xác trình tự các hành động hay quyết định trong quy trình chưa.
Sau đó, nếu muốn cải tiến quy trình này, hãy xem xét kỹ các bước đã đưa
ra và suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng lắp không, hay có cần thêm bước
nào không, và liệu đã sắp xếp đúng người đúng việc chưa.
Bài tập:
Xây dựng Flowcharts cho quy trình làm việc của đơn vị trong ngành Ngân
hàng Nhà nước.
Sơ đồ flowcharts có thể nhanh chóng trở nên phức tạp và khó chấm dứt trong
một tờ giấy. Nếu phải vẽ sang tờ khác, hãy đánh số cho hình đã vẽ, sau đó
đánh cùng số cho hình đầu của trang sau, giúp bạn dễ theo dõi.
34
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Sơ đồ 4: Sơ đồ một nhân viên trực điện thoại và chuyển chính xác tới các
bộ phận trong cơ quan
Bắt đầu
Nghe điện thoại
Ta giúp được gì?
Khác
Vấn đề gì?
Các vấn đề
Giải quyết
thủ tục
Trao đổi thông tin
Ghi tên và đơn vị
Chuyển tới bộ
phận liên quan
Ghi tên và đơn vị
Có vấn đề về
công việc
Chuyển tới bộ
phận giải quyết
Kết thúc
Mua sắm
35
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
2.2 Thiết kế và phân công công việc:
Đây là quá trình dựa vào mục tiêu đã đề ra theo kế hoạch mà xây dựng
các nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu đó.
Yêu cầu đặt ra cho nhiệm vụ thiết kế công việc là:
- Công việc được thiết kế phù hợp với mục tiêu hoạt động của đơn vị và
của cơ quan mà đơn vị trực thuộc;
- Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể để xác định trách nhiệm và
thuận lợi khi triển khai;
- Dự báo được khả năng tác động của công việc đối với sự phát triển
chung của tổ chức, và rộng lớn hơn, đối với đời sống xã hội;
- Tạo ra khả năng sáng tạo cho công chức khi giải quyết công việc:
+ Về cách tổ chức công việc trong thực tế;
+ Cho phép điều chỉnh điểm không hợp lý của quy trình đã có theo mục
tiêu chung;
- Tạo được khả năng hợp tác giữa các thành viên và với các đơn vị liên
quan;
- Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi.
Như vậy, thiết kế công việc là nhiệm vụ không hề đơn giản đối với bất cứ
nhà quản lý nào, trong đó có các lãnh đạo cấp phòng đang được nói đến ở đây.
Nhiệm vụ này nếu không làm tốt thì hiệu quả điều hành hoạt động của phòng
chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.
Một số kỹ thuật thiết kế công việc có thể vận dụng là theo Cơ cấu chia
nhỏ công việc (WBS – work breakdown structure), hoặc vận dụng biểu đồ
Gannt để thể hiện các hoạt động (xem trong các slides).
Sau khi công việc được thiết kế một cách phù hợp, lãnh đạo đơn vị sẽ
thực hiện việc phân công cho các công chức đảm nhiệm triển khai cụ thể. Việc
phân công có thể căn cứ vào chuyên môn, vào vị trí pháp lý, vào yêu cầu thời
gian hoàn thành nhiệm vụ để bố trí nguồn lực cho hợp lý.
36
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
2.3 Triển khai công việc:
Bước 1: Thực hiện việc phân tích công việc dự định triển khai. Mục tiêu
hướng tới của bước này là:
- Xác định thuận lợi và khó khăn đối với quá trình hoàn thành công việc
- Xác định cách đánh giá kết quả công việc hợp lý (sẽ đánh giá như thế
nào? Tiêu chuẩn nào?);
- Lựa chọn công chức hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết khi
triển khai công việc;
- Xác định nguồn lực tài chính và các nguồn lực cần thiết khác
- Dự báo trước kết quả công việc để xác định yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng
công chức theo yêu cầu công việc;
Bước 2: Chọn và xây dựng quy trình, thủ tục triển khai. Các nội dung cụ
thể ở đây là:
- Về chọn và xây dựng quy trình giải quyết công việc
+ Yêu cầu: Khoa học, hệ thống, có tính thực tế
+ Nội dung:
- Mô tả các bước giải quyết công việc
- Xác định phương án giải quyết
- Xác định các bước thực hiện cụ thể
- Đề xuất cách kiểm tra cho mỗi bước và cho toàn bộ công việc
- Về thủ tục:
+ Yêu cầu: Đơn giản, rõ ràng, khoa học, phù hợp với công việc
+ Chỉ rõ các loại thủ tục phải thực hiện (quan hệ, giấy tờ, chuyên môn...)
Bước 3: Triển khai giải quyết công việc
Trong quá trình triển khai công việc, sự linh hoạt của người điều hành mà
ở đây là lãnh đạo cấp phòng (hoặc người được ủy quyền) là rất quan trọng. Tính
cứng nhắc rất có thể làm hỏng công việc. Tuy nhiên, việc triển khai công việc
vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc đó là:
- Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, thực tế, được truyền đạt kịp thời
và chính xác cho những người thực hiện. Nếu mệnh lệnh điều hành của lãnh
đạo đơn vị được cấp dưới hiểu một cách đầy đủ, chính xác thì chắc chắn chúng
sẽ mất ít thời gian để hoàn thành hơn so với các mệnh lệnh chỉ được truyền đạt
qua loa, sơ sài.
- Thực hiện sự phối hợp để huy động tiềm lực chung của đơn vị;
37
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Phải bảo đảm sự hài hòa về lợi ích trong khuôn khổ mục tiêu chung;
- Thực hiện chế độ uỷ quyền hợp lý ;
- Tránh vi phạm thẩm quyền do luật định.
Để triển khai hiệu quả công việc cần chú ý bảo đảm các điều kiện dưới
đây:
- Mục tiêu công việc được nhận thức rõ ràng;
- Mọi người nhất trí với mục tiêu đề ra;
- Mỗi cá nhân tham gia công việc đều có sự nỗ lực cần thiết nỗ lực;
- Lãnh đạo cấp phòng chỉ ra được đường đi nước bước rõ ràng;
- Kiểm soát lộ trình chặt chẽ ;
- Có sự phối hợp đồng bộ.
Người lãnh đạo đơn vị cần sử dụng những kỹ thuật thông tin thích hợp để
giám sát việc thực hiện công việc mà không làm mất nhiều thời gian của nhân
viên trong khi đang làm nhiệm vụ. Các kỹ thuật như thông báo tóm tắt mục tiêu
công việc cho các nhóm, thông báo các nguồn lực của đơn vị có thể sử dụng, hội
ý nhanh, v.v. nếu được áp dụng sẽ rất hữu ích. Nên nhớ rằng, ở mọi cấp quản lý,
tổ chức công việc luôn luôn là một quá trình. Nếu công việc phức tạp lại diễn ra
trên một địa bàn rộng mà không có kỹ thuật thông tin hữu hiệu để giúp nhà quản
lý nắm được tình hình thì rủi ro có thể khó lường trước. Khi đó lãnh đạo đơn vị
không thể luôn luôn đi sát trực tiếp với công việc, với công chức của đơn vị để
chỉ đạo mà chỉ có thể qua các nhóm công tác để theo dõi tình hình, truyền đạt
mệnh lệnh. Kỹ năng ủy quyền, giao quyền khi đó rất có ý nghĩa.
Bước 4: Điều chỉnh mục tiêu công việc
Bước này chỉ diễn ra khi công việc triển khai gặp khó khăn và mục tiêu
đặt ra không có khả năng thực tế để hoàn thành. Sau khi mục tiêu công việc bắt
buộc phải điều chỉnh, người lãnh đạo đơn vị sẽ phải quay lại với nhiệm vụ phân
tích công việc và chọn lại quy trình, phân công lại công chức khi cần thiết.
Mô tả quá trình thiết kế và triển khai một công việc của phòng như sau:
38
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Sơ đồ 5: Mô tả quá trình thiết kế và triển khai một công việc của đơn vị
Thuận lợi và khó khăn
Cách thức đánh giá
Yêu cầu về công chức thực
hiện
Các nguồn lực tài chính cần
thiết
Dự báo kết quả
2.4 Kiểm tra hoạt động:
Kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của đơn vị để
bảo đảm rằng những hoạt động đó là phù hợp với chương trình và kế hoạch đã
đề ra. Khi so sánh việc thực hiện các nhiệm vụ với các mục tiêu, chương trình,
kế hoạch của đơn vị, việc kiểm tra sẽ cho phép chỉ ra những tồn tại, những sai
lệch cần chấn chỉnh để thực hiệm mục tiêu chung của đơn vị. V. I. Lê Nin từng
KẾ HOẠCH
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
PHÂN CÔNG THỰC HIỆN
CHỌN QUY TRÌNH
VÀ THỦ TỤC
TRIỂN KHAI CỤ THỂ
ĐIỀU CHỈNH
39
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
nói rằng, không kiểm tra coi như không quản lý. Đó có thể coi như một nguyên
lý của quá trình điều hành trong quản lý, không có gì phải bàn cãi. Đây là quá
trình theo dõi việc triển khai công việc trong thực tế được thực hiện song song
với quá trình triển khai công việc. Mục tiêu chính là làm cho quá trình tổ chức
công việc được vận hành đúng hướng. Nguyên tắc của việc triển khai là:
- Khách quan
- Kịp thời
- Hướng về việc để kiểm tra
- Hướng tới tương lai
- Trách nhiệm cụ thể
Nội dung kiểm tra là:
- Kiểm tra việc sử dụng ngân sách được giao cho công việc
- Kiểm tra việc sử dụng và bố trí nhân lực cho công việc;
- Kiểm tra các thiết bị và phương tiện phục vụ cho triển khai công việc;
- Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo kế hoạch đã thông qua.
Dĩ nhiên là muốn làm tốt nhiệm vụ này lãnh đạo đơn vị cần có bộ phận
người giúp việc, thậm chí có thể thiết lập bộ máy khi cần thiết theo một cơ chế
cho phép.
Sơ đồ 6: Quá trình kiểm tra
Đối tượng
kiểm tra
kiểm tra
Nội dung
kiểm tra
Nguyên tắc
kiểm tra
Phương tiện và
tiêu chuẩn kiểm
tra
Điều chỉnh
mục tiêu
Hình thức (cơ
chế) kiểm tra
Đánh giá kết
quả kiểm tra
Cán bộ kiểm
tra
Mục tiêu
kiểm tra kiểm tra
40
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Làm tốt nhiệm vụ kiểm tra là lãnh đạo đơn vị đã thực hiện tốt một trong
những chức năng quan trọng của người điều hành. Đây cũng là thước đo kiểm
chứng khả năng điều hành tốt hay không của người lãnh đạo trong thực tế.
III. MỘT SỐ KỸ THUẬT TRONG TỔ CHỨC TRIỂN KHAI KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC
3.1 Thực hiện liên tục theo PDCA
PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra –
Điều chỉnh)3 là chu trình thực hiện liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho
người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu
trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong
việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên
30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn
Deming.
Sơ đồ 7: Chu trình Deming (PDCA)
Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:
Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện,
thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh
thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều
kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất
lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện
chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình
3 Nguồn: Từ điển Wikipedia online
41
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức
thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
3.2 Các bước triển khai và kỹ thuật 5 W, 1 H, 2 C, 5 M trong kế
hoạch
Định hướng nội dung cho một công việc
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W: where, when, who
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M
1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều
đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công
việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2. Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3. Xác định 3W
Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết
thúc…
42
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được
mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó.
- Ai kiểm tra.
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…
4. Xác định phương pháp 1H
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)
6. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có
bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay
thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
43
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
- Trong cơ quan không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra
hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm
trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là
những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối
lượng sai sót.
7. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú
trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được
khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.
A. Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ
năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ
không?
B. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
- Thời hạn hoàn tất công việc.
3.3 Kỹ thuật cải tiến không ngừng KAIZEN
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改
(“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi
để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing
improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen
44
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì
tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.
Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì
hiệu quả công việc cao. Bởi bản chất của nó, Kaizen lôi cuốn con người từ sự
nhiệt tâm – những người không ngừng tạo ra sự khác biệt, hoàn thiện mọi thứ.
Những con người này tập trung vào công việc của họ, giảm thiểu lãng phí và
thỏa mãn với cơ hội cải thiện những gì mà họ có ưu thế. Việc họ tiếp tục thực
hiện triết lý này sẽ thu hút đông đảo mọi người tham gia, tạo thành một phong
trào trong nhà trường. Những kết quả thiết thực của việc áp dụng Kaizen tạo ra
môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đưa ra sáng kiến cải
tiến làm lợi cho nhà trường.
Đề xuất ý tưởng cải tiến là một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng
làm việc của nhân viên, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng như
tập thể. Bởi vậy, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, đoàn kết
giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả những điều đó, càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá
nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý
thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.
Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh
khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại
thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ
sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải
được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó.
Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng
dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là
nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian.
Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh
hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác
có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các
chuẩn mực trong nhà trường. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực
về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới
chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện.
Để thực hiện Kaizen, ban lãnh đạo cần nắm bắt và vận dụng các khái
niệm cơ bản:
45
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
– Kaizen và quản lý
– Quá trình và kết quả quá trình
– Chu trình PDCA
– Chất lượng là hàng đầu
– Quyết định dựa trên sự kiện
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến
bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước
7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp
chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện
Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
_Bước 1: Lựa chọn chủ đề
_Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
_Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
_Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
_Bước 5: Thực hiện biện pháp
_Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
_Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
_Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Lợi ích của Kaizen bao gồm:
– Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão).
– Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
– Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
– Tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết.
– Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.
– Xây dựng nền văn hoá trường học.
3.4 Kỹ thuật 5 S:
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”,
SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”,
“SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ
bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như
sau:
– SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc
46
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
và loại bỏ chúng.
– SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện
lợi khi sử dụng
– SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi
bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, phòng học, máy móc và thiết bị, giáo cụ
v.v.)
– SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận
tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
– SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt,
duy trì môi trường làm việc thuận tiện
Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi
người trong cơ quan/đơn vị. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con
người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các
thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công
trong thực hành sẽ giúp các đơn vị đạt được năng suất cao hơn thông qua:
– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
– Mọi người trong cũng như ngoài cơ quan dễ dàng nhận thấy rõ kết quả.
– Tăng cường phát huy sáng kiến.
– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.
– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.
– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.
– Xây dựng hình ảnh đơn vị, đem lại cơ hội trong công tác…
Áp dụng 5S:
a. SERI (SÀNG LỌC): Là loại bỏ những cái không cần thiết:
Bước 1:
– Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.
– Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
– Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
– Hãy phát hiện – Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết
– Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.
Bước 2:
Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì
đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo
47
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.
Bước 3:
– Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái
đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho
công việc nữa.
– Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.
Chú ý:
– Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.
– Việc hủy những cái không cần thiết có thể.
– Khi hủy những thứ thuộc tài sản của trường học, nên báo cáo cho người có
thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những
nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.
– Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc
của bạn. Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóch ngách giống như khi bạn tìm diệt một con
Gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm lại một vài
vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để ở đâu.
b. SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng:
Bước 1:
– Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc
của bạn.
– Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy
trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.
Bước 2:
– Bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm
thuận tiện cho thao tác.
– Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải
đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn
hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.
Bước 3:
– Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì để ở chỗ
nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
– Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú
trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở
đó.
48
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bước 4:
Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn
cần thiết khác.
Chú ý:
– Mục đích của SEITON (SẮP XẾP) là làm cho nơi làm việc của bạn được an
toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che để dấu những
vật dụng ở phía sau là không cần thiết.
– Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu,
tài liệu thì càng tốt.
c. SEISO (SẠCH SẼ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc:
Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi
làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện
hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho SEISO
(Sạch sẽ) của bạn:
– Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể
cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những
thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
– Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ).
– Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh
nơi làm việc.
– Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi
công cộng.
– Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là
bạn hãy tạo ra môi trường đó.
– Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.
Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng đối
với các nhà máy, công xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu từ
ngày hôm nay.
Chú ý:
Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thói quen làm SEISO trong tuần,
trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ
ra.
d. SEIKETSU (SĂN SÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao:
Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã
49
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn:
– Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có
lịch làm vệ sinh.
– Phong trào thi đua giữa các Phòng, khoa, bộ môn cũng rất quan trọng và hiệu
quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.
Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc;
Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn
vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái
hay, cái tốt để khen thường động viên.
e. SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà
không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh:
– Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói
quen hay lẽ sống.
– Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó
cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
– Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu
5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:
+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
+ Nhận thức được nhà trường như là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình
bạn.
+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ
sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn
sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.
Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh
nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải
là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.
Bài tập xây dựng kỹ năng: Làm việc nhóm
Hãy thảo luận và nêu ra 10 vấn đề vướng mắc anh/chị thường gặp phải
trong quá trình làm việc tại cơ quan/đơn vị và đề xuất phương án xử lý.
STT Vấn đề/vướng mắc thường gặp Đề xuất phương án
1
2
50
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
3
4
5
6
7
8
9
10
3.5 Xử lý phát sinh khi triển khai kế hoạch
Trong quá trình thực hiện kế hoạch tại cơ quan/đơn vị, thường xuyên có
phát sinh vấn đề hay vướng mắc, lãnh đạo và các công chức cần có kỹ năng để
phân tích và đưa ra phương án giải quyết. Các kỹ thuật dưới đây là những công
cụ giúp xử lý trong quá trình triển khai.
Ví dụ: Sếp mệt
KỸ THUẬT CÂY VẤN ĐỀ (Problem Tree)
Sếp không hài lòng với công việc trong cơ quan vì không hiệu quả và hay
cáu kỉnh với đồng nghiệp.
Biểu hiện:
- Hay cãi nhau với sếp bà
- Thiếu kiên nhẫn với con cái và hay cáu kỉnh
- Ho về đêm
- Xử lý công việc chậm hơn bình thường
- Giường hỏng
- Tỏ ra mệt mỏi
- Ngủ không ngon giấc
51
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Sơ đồ 8: Cây vấn đề
Kỹ thuật cây vấn đề phân tích mối quan hệ nguyên nhân – hệ quả dẫn tới
vấn đề gặp phải. Mỗi vấn đề có thể là hệ quả của nhiều nguyên nhân khác nhau,
bản thân mỗi nguyên nhân lại có thể là hệ quả của những nguyên nhân khác.
Như vậy, trong phân tích cây vấn đề, có thể có nhiều lớp nguyên nhân – hệ quả.
Việc chỉ ra được nhiều mối quan hệ này giúp ta nhìn nhận tổng quan và sâu sắc
về vấn đề gặp phải.
Trên cơ sở phân tích nguyên nhân – hệ quả qua cây vấn đề, có thể đưa ra
các phương án/giải pháp xử lý những nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, từ đó
mang lại hệ quả tích cực qua cây mục tiêu (Objective Tree) dưới đây.
Sếp mệt
Cáu kỉnh với
đồng nghiệp Mất kiên
nhẫn
Làm việc
không hiệu quả
Cấp trên thiếu
tin tưởng
Cãi nhau với
sếp bà Ngủ không
ngon
Làm việc quá
nhiều
Giường hỏng Ho về đêm
Hút thuốc lá
nhiều
52
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Sơ đồ 4: Cây mục tiêu
Bài tập xây dựng kỹ năng:
Thực hành phân tích vấn đề gặp phải trong quá trình triển khai kế hoạch
công tác tại cơ quan/đơn vị thuộc NHNN và đưa ra các giải pháp xử lý vấn đề.
Giảm mệt mỏi
cho sếp
Vui vẻ với
đồng nghiệp Kiên nhẫn
với con cái
Làm việc hiệu
quả
Cấp trên tin
tưởng
Không cãi
nhau với sếp
bà nữa
Đêm ngủ
ngon
Bớt việc
Chữa hỏng Giảm hút
thuốc
Nhai kẹo cao
su
Phân cấp cho
nhân viên
Nhờ vợ dạy
con buổi tối
Thuê gia
sư
53
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
PHẦN III
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
3.1 Mục đích và ý nghĩa của quản lý thời gian:
Thời gian là quý báu cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Dù ở trong công
việc nào hay ở cương vị nào, bạn vẫn phải biết quản lý bản thân và thời gian của
mình. Quản lý thường được hiểu là giao việc cho người khác. Thế nhưng, bạn
không thể tổ chức hiệu quả cho bất cứ ai nếu bạn không tự biết quản lý bản thân
và thời gian cho chính mình.Thời gian là tài nguyên hiếm hoi và nếu không quản
lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì. Thời gian là tài nguyên
hiếm hoi và nếu không quản lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì.
Muốn quản lý bản thân cũng như những trọng trách của mình thì phải tổ chức
thời giờ của mình theo từng mục tiêu sử dụng.
Thời gian qua đi sẽ không bao giờ quay lại. Tự tổ chức và sắp xếp trách
nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay
trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định
rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian
hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Muốn đạt hiệu quả sử dụng thời gian cao,
phải dựa theo một nguyên tắc hoặc có kế hoạch cụ thể hạn chế lãng phí thời gian
cho những việc vặt vãnh để dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng
đối với bản thân cũng như ngề nghiệp.Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay
khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận
dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
Trước tiên, bạn phải xác định cho tường tận những điều gì là quan trọng
đối với bản thân cũng như nghề nghiệp của bạn. Bạn phải làm điều này trước khi
thực hiện bất cứ biện pháp nào nhằm tận dụng tối đa thời gian của bạn.
Bạn cần phân tích cách sử dụng thời gian của bạn hiện nay so với các
mục tiêu của bạn. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những yếu tố lấn chiếm quá
nhiều thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực dụng có thể giúp bạn loại trừ
chúng. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng khả thi đối với bạn
nhằm quản lý thời gian của mình một cách liên tục.
54
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bài tập 1: Trắc nghiệm
Quản lý thời gian: những điều quan tâm
Có Không
1 Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi lại điều gì
2 Tôi chẳng bao giờ vứt bỏ thứ gì, vì biết đâu có lúc cần đến
sau này
3 Tôi khó chấm dứt nổi một cuộc điện đàm. Nó cứ kéo dài lê
thê
4 Tôi ít tập thể dục. Quá bận!
5 Tôi luôn dành thời gian cho nhân viên. Cửa phòng tôi luôn
mở, đón chào họ bất luận điều gì xảy ra
6 Tôi không giao việc khó cho nhân viên
7 Trong buổi họp do tôi chủ trì, mọi người đều được phép phát
biểu bất kể thời gian có bị lỗi hay không
8 Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao
lâu
9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối, hình như tôi làm tốt hơn nếu
chịu sức ép
10 Hàng tuần, tôi có để chút ít thời gian suy nghĩ về những điều
quan trọng trong công việc
11 Tất cả những hồ sơ tôi đang xử lý luôn chồng chất ngổn
ngang trên bàn tôi
12 Tôi là người tự đánh gía mình trên công việc. Vì thế tôi
không bao giờ bỏ dở một công việc chưa hoàn tất
13 Tôi không quyết định ngay mà dành thêm thời gian để suy
nghĩ
14 Tôi không muốn sai lầm vì vội vã cho nhanh chóng xong
công việc
15 Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, đi chơi với
gia đình. Cái giá của thành công mà!
16 Tôi có khuynh hướng bỏ trôi những công việc mà tôi không
thích làm. Tôi ôm đồm nhiều nên khó làm nên chuyện gì
17 Tôi hay đi quanh quẩn không mục đích và giải lao lâu
18 Tôi cố giải quyết từng thư từ, dứt khoát một lần một
55
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
19 Tôi tự ấn định thời gian cho chính mình và tuân thủ theo
điều đó
20 Tôi có thời gian để thư giãn và dành cho gia đình và bạn bè
Tính điểm
- Nếu trả lời «có» cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và «không» cho tất cả những câu
còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.
- Nếu trả lời «không» cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời «có» cho các
câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.
3.2 Lợi ích của quản lý thời gian:
Quản lý nghĩa là làm việc cùng với người khác và tổ chức họ. Phần lớn thời
gian của bạn là để tương tác với nhân viên và tổ chức họ. Muốn tổ chức người
khác, bạn phải biết tự tổ chức bản thân và thời gian của chính mình.
Quản lý tốt thời gian đem lại nhiều lợi ích thuyết phục
- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
- Giảm căng thẳng(stress)
- Tăng tính hiệu quả
- Tăng hiệu suất
- Tăng sự hài lòng về công việc
- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
- Tăng thời gian riêng tư cho bạn dùng
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để nhận
biết đâu là điều quan trọng cho công việc, và tăng thì giờ giải trí.
3.3 Các bước và bài tập quản lý thời gian:
Bài tập 2
Hãy làm ngay: Mục tiêu của bạn
1. Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới:
những mục tiêu cho bản thân, cho công việc (kinh doanh và nghề nghiệp),
cho gia đình.
Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.
2. Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh
sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh
56
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
vực sau đây : bản thân, công việc, gia đình. Hãy chọn ra trong mỗi lãnh vực 5
câu phản ảnh được những điều mà bạn cho là quan trọng. Hãy viết chúng ra,
theo thứ tự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây:
Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi
3. Hãy xét kỹ từng mục tiêu mà bạn đã ghi nhận và xem xét đâu là mục tiêu
quan trọng trên tất cả. Sắp xếp theo số thứ tự ưu tiên từ 1 (ưu tiên cao nhất)
trở lên. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết quá sâu ở giai đoạn này thì hãy
gộp các mục tiêu thành từng nhóm như sau:
I. Rất quan trọng
II. Quan trọng
III. Không quan trọng bằng
4. Giả định một thời hạn (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài
hai năm. Bạn hãy tự quyết định.
5. Liệt kê ngắn gọn vài biện pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì
để thực hiện mục tiêu của mình? Đây là một ví dụ :
Ưu
tiên
toàn
cục
Ưu tiên
trong
lãnh vực
Mục tiêu
Khi
nào ?
Cách nào ?
3
2
Thiết lập và thực
hiện một phương
pháp tổ chức lưu
giữ tài liệu mới
6/2008 Hàng tuần dành hai tiếng
đồng hồ cho công việc
này.
Kiểm tra xem phương
pháp mới này được những
người trong đơn vị tôi áp
dụng như thế nào,
CÁ NHÂN
Ưu
tiên
toàn
cục
Ưu tiên
trong
lãnh vực
Mục tiêu
Khi
nào ?
Cách nào ?
Một
Hai
Ba
Bốn
Năm
57
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
CÔNG VIỆC
Ưu
tiên
toàn
cục
Ưu tiên
trong
lãnh vực
Mục tiêu Khi
nào ?
Cách nào ?
Một
Hai
Ba
Bốn
Năm
GIA ĐÌNH
Ưu
tiên
toàn
cục
Ưu tiên
trong
lãnh vực
Mục tiêu
Khi
nào ?
Cách nào ?
Một
Hai
Ba
Bốn
Năm
Bài tập 3: Các yếu tố khác ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian
Sau đây là ví dụ về một cách làm việc được ưa chuộng và đánh giá tác động
của nó lên thời giờ của người lãnh đạo
Thí dụ :
Mô tả Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian
Thói quen: Luôn
sẵn sàng tiếp nhân
viên bất kể lý do
Thường xuyên gián đoạn công việc. Không thể theo dự án
dài hạn. Không thể tập trung.
Hãy tự tìm những yếu tố ảnh hưởng đến cách sử dụng thời của bạn
Mô tả Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian
Thói quen:
Tác phong:
58
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Cách giao tiếp:
Bài tập 4: Quan sát cách sử dụng thời gian của bản thân
THỨ HAI
Giờ Công việc
6.00 – 6.30 .............................................................................................................
6.30 – 7.30 .............................................................................................................
7.30 – 8.00 .............................................................................................................
8.00 – 8h.30 .........................................................................................................
8.30 – 9.00 ...........................................................................................................
9.30 – 10.00 ...........................................................................................................
10.00 - 10.30 ..........................................................................................................
10.30 – 11.00 ...........................................................................................................
11.00 – 11.30 ...........................................................................................................
11.30 – 12.00 ...........................................................................................................
12.00 – 12.30 ...........................................................................................................
12.30 – 13.00 ...........................................................................................................
13.00 – 13.30 ...........................................................................................................
13.30 – 14.00 ...........................................................................................................
14.00 – 14.30 ...........................................................................................................
14.30 – 15.00 ...........................................................................................................
15.00 – 15.30 ...........................................................................................................
15.30 – 16.00 ...........................................................................................................
16.00 – 17.00 ..........................................................................................................
Làm việc ở nhà .......................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
Chúng tôi gợi ý bạn tự theo dõi thời giờ của mình trong vài ngày liền ít nhất
3 lần trong năm. Bạn hãy tập thói quen ghi chép lại việc mình đã làm. Làm như
thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và giữ không xa rời những công việc quan
trọng mà bạn muốn làm để tiến gần đến mục tiêu.
Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Hãy cố gắng ghi theo mật độ
thời gian thật khít khao cho một ngày: bạn hãy ghi lại càng nhiều chi tiết càng
tốt, ghi nhận từng hoạt động một và thời đoạn của nó.
59
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Ví dụ : “Một ngày quay cuồng của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau :
Ngày của Dũng:
Ngày thứ ba, 23/3
Giờ
Công việc Tham gia
7.30-7.41
7.41-7.44
7.44-7.50
7.50-7.53
7.53-7.56
7.56-8.00
8.00-8.02
8.02-8.16
8.16-8.18
8.18-8.23
8.23-8.29
8.29-8.47
8.47-8.49
8.49-8.54
8.54-9.01
9.01-9.07
9.07-9.21
9.21-9.23
9.23-9.30
9.30-9.34
9.34-9.52
9.52-10.01
10.01-10.20
10.20-10.25
10.25-11.32
11.32-13.05
Uống cà phê, đọc báo
Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo
Đến phòng thư ký tìm tư liệu
Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu
Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp
Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết
Điện thoại từ nhà gọi đến
Làm việc về bản báo cáo năm
Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.
Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý
Nhận điện thoại từ Hiền
Làm tiếp bản báo cáo
Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa
Điện thoại yêu cầu của Bộ
Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.
Làm tiếp bản báo cáo
Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch
Xem lại kế hoạch cho năm sau
Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị
Lập chương trình họp
Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng
và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được sắp xếp
với anh ta cho buổi chiều.
Nghỉ giải lao và dùng cà phê
Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp
Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng
nghiệp
Chờ mọi người đến dự họp
Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới
Ăn trưa
Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp
Tôi
Lý
Tôi
Hiền
Sơn
Hiền
Lan (vợ tôi)
Tôi
Lý
Hiền
Tôi
Tuấn
Bộ
Hai, Tuấn
Tôi
Minh
Tôi
Phúc
Tôi
Hùng
Những người
khác
Tôi
Những người
khác
Những người
khác
60
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
13.05-13.20
13.20-13.30
13.30-13.37
13.37-13.41
13.41-13.44
13.44-13.52
13.52-13.55
13.55-14.00
14.00-14.24
14.24-14.35
14.35-14.39
14.39-14.47
14.47-15.15
15.15-15.36
15.36-15.38
15.38-15.46
15.46-15.49
15.49-16.07
16.07-16.20
16.20-16.22
16.22-17.30
Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng
Hùng đến, buổi họp bắt đầu
Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc
chậm trễ trả lời thư.
Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư.
Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng
Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau
với người quản đốc.
Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng
Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta để
giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.
Ký các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông
báo nội bộ
Điện thọai của con hỏi xin tiền
Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư
Dùng cà phê giải lao
Thảo luận về những số liệu cho năm tới với quản đốc
Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh
Tiếp tục cuộc thảo luận
Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường
Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức
Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày mai
Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi
Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai
Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng cụ
chơi tennis.
người khác
Những người
khác
Tôi
Hùng
Thư ký phó chủ
tịch hội đồng
Kim
Tôi
Người khác
Hùng
Thắng và
người quản đốc
Hiền
Hiếu
Hiền
Người khác
Các quản đốc
Hai
Các quản đốc
Lan (vợ)
Phi
Các quản đốc
61
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bài tập:
Bạn là đồng nghiệp và là một người ban thân của ông Dũng. Ông Dũng
rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày
làm việc lộn xộn như vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông muốn bạn cho một
vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông. Bước đầu bạn nên
phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao
lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn.
Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.
Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:
1. Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
2. Công việc vô bổ nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
3. Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian đến thế ?
4. Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?
5. Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?
Sơ đồ 7:
Một ngày của Dũng: Sau khi phân tích
Loại công việc Số động tác Thời lượng (phút) % Tổng số thời
gian
Nghiệp vụ 7 139 27,5%
Đột xuất 5 41 8,1%
Lặp đi lặp lại hằng ngày
(thủ tục hằng ngày)
25 165 32,6%
Cá nhân 11 161 31,8%
Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :
Nghiệp vụ (N) : Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ
nhân viên, xem xét báo cáo.
Giải quyết đột xuất (ĐX) : Việc cần làm ngay như giải quyết vấn đề nội
bộ, quyết định cấp bách.
Hằng ngày (HN) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở
nhân viên.
62
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Cá nhân (CN) : Việc riêng như gia đình, giải lao.
Trong mỗi phần, Dũng ghi rõ N, ĐX, HN, CN. Sau đó cộng hết thảy động
tác và thời lượng cho từng loại.
Nhìn chung sẽ thấy Dũng dành quá ít thời gian cho những việc quan trọng
đối với nghề nghiệp của anh ta. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều
thời gian trong một ngày làm việc.
Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên
cứu cho thấy người lãnh đạo thường có một ngày làm việc xé vụn thành những
việc hỗn tạp, nhất thời và đứt đoạn hoặc mất liên tục . Nếu nói cho xác thực thì
bạn sẽ khó tìm đâu ra một mảng thời gian đủ dài để hoàn tất những công việc
quan trọng. Bạn quá bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải bị gián đoạn
công việc để trả lời điện thoại, tiếp khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất
đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng
nghĩa với năng suất, coi đó là biểu hiện của sự lao động nhiệt tình. Không phải
thế đâu. Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, rất có
thể là vì anh ta không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.
Nếu bạn giống các nhà quản lý thường thấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian
phản ứng lại tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm
việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời
gian cho những điều ít hiệu quả.
Bài tập 5: Chủ động và khởi xướng
Hãy đánh dấu X ở tọa độ tương ứng với mức “Chủ động” và mức “khởi
xướng”. Nếu hoạt động của bạn có điểm chủ động cao và điểm khởi xướng cũng
cao, thì có nghĩa là nó quan trọng đối với bạn. Chính bạn là nguồn khởi xướng
cho hoạt động này và bạn rất chủ động trong việc điều hành nó.
63
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Tôi 6 6 22
5
4
Khởi
xướng 3
2
1
Người khác0 1 2 3 4 5 6
Người khác
Tôi Chủ động
Mỗi dấu X mà bạn đánh là một công việc. Nếu bạn đánh dấu theo cách
này tất cả công việc trong ngày/tuần, rất có thể bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực
(1). Nhiều dấu X rơi vào khu vực này có nghĩa là bạn đang bận phản ứng lại tác
động của người khác thay vì chủ động thời gian của mình. Thật ra cũng có
những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm
việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên
thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà đáng lẽ bạn không
cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn
chuyện bóng đá cuối tuần suốt cả tiếng đồng hồ. Chính anh ta khởi xướng việc
này xâm lấn vào thời gian của bạn. Nếu cứ để tiếp tục như thế, thì không khác
nào bạn chịu mất quyền kiểm soát hoàn toàn trên khoảnh thời gian ấy.
Vấn đề là làm thế nào để có nhiều hoạt động ở khu vực (4) hơn. Tất nhiên
không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát
tình hình ở nhiều tình huống khác. Thí dụ có thể đẩy chuyện bình luận bóng đá
sang giờ giải lao.
Hai khái niệm “chủ động” và “khởi xướng” đưa đến phân biệt giữa việc
làm “tích cực” và việc làm “bị động”.
Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu trong công việc của
bạn.
(2) (4)
(1)
(3)
64
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Công việc bị động là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần
được giải quyết ngay để mọi việc chạy trơn tru+.
Những từ ngữ dùng trên đây không mang tính tuyệt đối. Điều quan trọng
là bạn có thể phân loại các công việc và tập trung làm chủ thời gian của mình để
tiến đến thực hiện mục tiêu của mình.
Mức độ quan trọng :
Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng từ “rất quan trọng” đến
“không quan trọng”. Tầm quan trọng được đánh giá dựa trên hậu quả khả dĩ của
những quyết định và hành động. Nếu bỏ quá nhiều thời gian vào những điều
không quan trọng so với mục tiêu và trách nhiệm chính của bạn, thì đó là thời
gian lãng phí. Theo quy luật Pereto, còn gọi là “luật 80/20”, thì chỉ có 20% thời
gian của người lãnh đạo là đem lại hiệu quả, còn lại 80% là dành cho những
chuyện “vặt vãnh” phi tổ chức.
Sự cấp bách:
Công việc có cấp bách và cần làm ngay không ?
Cấp bách có nghĩa là ta bị dồn ép phải thực hiện công việc trong thời gian
gắp rút. Liệu để lúc khác làm sẽ đạt hiệu quả tốt hơn không?
Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.
Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc
“quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những kết quả then chốt mà bạn đã
xác định. Việc “khẩn” thường do người khác khai mào. Bạn hãy kiểm soát
lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.
Bạn còn phải biết xếp thứ tự thực hiện các công việc. Đó là xếp ưu tiên.
Cả tính quan trọng lẫn tính cấp bách đều phải được tính đến. Một trong những
cách làm dược trình bày trong sơ đồ “quan trọng và cấp bách” sau đây.
Khi việc thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do
dự, đây đúng là loại việc mà bạn cho là quan trọng.
Khi việc thật quan trọng nhưng chưa thật cấp bách thì bạn vẫn còn thời
gian để thực hiện nó, thậm chí bạn có thể giao phó một phần cho ai đó để bắt
đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu qua, Hãy nhớ chúng là cần thiết để đạt
những mục tiêu toàn diện của bạn.
65
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải
làm nghiêm túc vì nó là cơ hội lãm tăng ảnh hưởng và vai trò của đơn vị và bản
thân bạn trong cơ quan.
Nếu việc thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải
pháp :
1) Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.
2) Chuyển giao cho ai khác
Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới.
Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.
Nếu việc chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có
nên làm không ? Loại việc này có thể dời lại, quên đi hoặc giao cho ai khác.
Thí dụ: Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản
báo cáo.
Bài tập 6: Quan trọng và khẩn trương
Hãy xem xét vài việc trong nhật ký hoạt động của bạn. Việc nào quan
trọng? Việc nào khẩn ? Đánh giá theo sơ đồ sau đây.
Bạn sẽ hình dung ra được mức ưu tiên việc nào. (Sẽ giải thích kỹ hơn sau
này)
Nhiều
Quan trọng
Ít
Ít Khẩn trương Nhiều
Giao phó :
Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác.
Nếu giao phó được, vì ích lợi của bản thân, cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì
phải tự làm mất thời gian của mình.
Ưu tiên 2
Ưu tiên 1
Ưu tiên 4
Ưu tiên 3
66
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Lưu ý: 10 lãng phí thời gian thường gặp
Nói chuyện điện thoại lâu quá
Không biết giao việc
Không biết tổ chức buổi họp
Khách thăm thình lình
Dời việc lại sau
Giấy tờ nhiều quá
Không biết nói “không”
Truyền đạt kém
Nơi làm việc kém tổ chức
Cầu toàn
Lãng phí 1 : Không biết nói “không”
Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn
lòng họ. Có khi bạn không muốn từ chối tham gia một số việc vì những việc này
làm cho bạn tự cảm thấy mình quan trọng và cần thiết. Khi nói “được” bạn cảm
thấy mình là người bận rộn và được yêu thích. Hãy coi chừng ! Nếu bạn cứ nhận
đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “thuận” bất cứ
khi nào.
Chiến lược đối phó : Sắp xếp ưu tiên cho công việc
Mọi đề nghị phải được xem xét dựa trên tầm quan trọng của nó đối với
bạn và đối với cơ quan. Nếu không thấy quan trọng và không liên quan đến
trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ nhàng. Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần
việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói “được”.
“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”.
Nên nói không:
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc
- Nói “không “ khi việc chẳng quan trọng lắm
- Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
- Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
- Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?”
- Tìm nhiều cách nói “không” lịch sự
67
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bài tập 7: Những kiểu lãng phí thời gian của tôi
- Dời việc lại
- Lo lắng
- Thiếu tự tin
- Hội họp bất chợt
- Cảm giác có lỗi
- Chuyện phiếm
- Thiếu hướng dẫn
- Kế hoạch không phù hợp
- Nói điện thoại lâu
- Không lắng nghe
- Không ghi các mục tiêu ra giấy
- Lệ thuộc ghi chú trên giấy
- Không dùng mẫu có sẵn
- Rình mò nhân viên
- Không xác định thời hạn
- Do dự
- Họp kém hiệu quả
- Không giao quyền đủ
- Mệt mỏi
- Cầu toàn
- Mục đích không rõ ràng
- Kiểm tra kém cỏi
- Viết văn kém
- Làm việc của người
- Không lợi dụng thì giờ thuận tiện
- Truyền đạt không rõ ràng
- Ăn trưa lâu
- Không dùng phương tiện tiết kiệm thời gian
- Không nề nếp thói quen
- Không biết nói “không”
Lãng phí 2 : Nói lâu trên điện thoại
Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng
ta thường nói lâu hơn cần thiết.
Có nhiều lý do giải thích như sau :
Kéo dài cuộc nói chuyện
Nói chuyện không đầu không đuôi
Không biết kết thúc câu chuyện
Bằng lòng trả lời mọi cú điện thoại
Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký
Đối phó : Hãy tách riêng chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích.
Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào?” thì vô
hại nếu không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn
cần bàn qua điện thoại. Tập trung vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo
không làm sao biết dừng một cuộc nói chuyện điện thoại.
Hai cách thức sau cùng liên quan tới nhau. Nếu tự trả lời điện thoại hoặc
“tự do mở cửa” cho mọi cú điện thoại thì bạn đang để mất thời gian của mình.
Nếu có thư ký, hãy dặn dò họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận
68
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
những cú điện thoại thật sự quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với
thư ký. Nếu không có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển cú gọi cho
máy khác để dễ tập trung làm việc.
Sẽ khó mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn.
TÓM TẮT
Lãng phí 3 : Bận rộn quá nhiều vì khách thăm
“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Hôm nay tôi chẳng buồn làm việc. Liệu tôi có
làm phiền khi xin một tách cà phê không ?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với
mỗi chúng ta, và thường xảy ra lúc ta đang làm một việc quan trọng. Đôi khi
chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân
viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ.
Không khác nào họ nói : thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà
lấy đi.
Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng
với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều nhà quản lý chẳng làm gì để hạn chế sự
việc này. Người khác thì lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là
thiếu lịch lãm.
Đối phó :
1. Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy thực thi chính sách
“mở cửa” giới hạn. Thí dụ: Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 – 17.00. Tuy nhiên, nên
đề nghị gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho
mình những mãng thời gian lớn để làm những việc quan trọng hơn.
2. Cùng soạn với thư ký một cơ chế sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần
gặp. Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước.
Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu
Phân biệt chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích
Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
Cho sàng lọc những cú gọi điện thoại
Lấy ống nghe ra khỏi máy
69
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
3. Nếu khách bạn không muốn tiếp đến văn phòng bạn thì bạn hãy nói chuyện
với họ ở tư thế đứng hoặc ngồi trên bàn làm việc tiếp họ và nói rằng “Hiện
tôi khá bận rộn Hùng !”. Hãy giới hạn thời gian và tìm cách chấm dứt câu
chuyện càng sớm càng hay. Hãy giữ vững ý định của mình, nhưng đừng cọc
cằn. Nếu được, bạn hãy tiếp chuyện trong văn phòng người khác, như thế dễ
chấm dứt câu chuyện bằng cách đi ra. Phương pháp trên cũng dùng được với
cấp trên.
4. Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng phải lịch sự với mọi người.
Dù sao bạn cũng vẫn phải làm việc với họ, xích mích (ngoài ý muốn) với họ
có thể khiến bạn mất thêm thời giờ. Nếu có nhân viên nào đến văn phòng bạn,
hãy nhớ những cách xử sự sau:
Không tỏ vẻ khó chịu
Lắng nghe cẩn thận
Đừng ngắt lời
Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết
Làm tiếp công việc dở dang
TÓM TẮT
Lãng phí 4 : Văn phòng bừa bộn
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức.
Bài tập : 8
ù Có Không
1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn ?
2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn ?
Giải quyết gián đoạn :
Giới hạn thời gian tiếp khách
Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được
Thiết lập một cơ chế sàng lọc
Vẫn lịch thiệp đón chào khách
Làm chủ tình huống gián đoạn nhưng hãy lịch sự
70
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn ?
4. Bạn có đọc và lưu tất cả những thư tạp nhạp ?
5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm vật bỏ quên ?
6. Bạn có vất vả khi phải tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ ?
7 Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi
cần vật gì để làm việc ?
8. Bạn có hồ sơ nào tồn động cả tuần ?
9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn/phòng rộng hơn ?
10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý?
Nếu bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian
vì văn phòng bừa bộn quá. Câu trả lời “Có” dù chỉ có một thì bạn cũng nên tìm
cách khắc phục. Nếu trả lời toàn “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn
gàng ít làm tốn thời gian của bạn.
Phải chăng đã từ lâu bạn không còn nhìn thấy mặt bàn làm việc của bạn?
Nhiều nhà quản lý mất nhiều thời gian tìm những hồ sơ để sai chỗ.
Phải chăng bạn liên tục đứng lên ngồi xuống để tìm những vật dụng bạn
thường xuyên sử dụng?
Hãy giữ bàn làm việc sạch sẽ gọn gàng và nắm rõ vật nào nằm ở chỗ nào.
Đối phó :
1. Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ thường dùng như điện
thoại, khay hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”, bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc.
Chỉ nên để việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choáng
chỗ và phân tâm trong công việc.
2. Hãy để mọi thứ trong tầm tay: hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính... mọi
thứ bạn hay thường dùng.
3. Mỗi thứ phải có chỗ nhất định của nó. Sẽ tránh được những lúc bực
mình chỉ vì không tìm được những thứ cần thiết ngay lúc mình cần nó nhất.
4. Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách, tùy
bạn lựa chọn : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c... Cập nhật hồ sơ
thường xuyên để lọc bớt dư thừa. Ngay lúc này, bạn có thu gọn một nửa tủ hồ sơ
của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ quá thời hạn.
71
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
TÓM TẮT
Lãng phí 5: Dời việc lại
Lãng phí này quá quen thuộc nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan
trọng hoặc phải làm điều không thích, hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít
khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước
mắt.
Có thể thấy lãng phí này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại hai ba lần,
xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần.
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ :”Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì
giờ.”
Đối phó:
1. Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm mỗi lần
một ít. Hãy chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho
xong. Gậm nó từ từ.
2. Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm
việc dễ trước. Dù sao nó làm cho bạn có cảm giác bận rộn để có cớ né tránh
những việc cần thiết hơn.
3. Tự tập cho mình “Phải làm ngay”. Khi không muốn, hãy tự buộc mình
làm ngay và thanh toán cho xong. Cố gắng lấy thái độ “Phải làm ngay” thay vào
thói quen dời việc.
4. Ghi và nhớ những mục tiêu của mình để tránh sự dời việc. Hãy bám
chặt mục tiêu, như thế bạn sẽ luôn hướng công việc của mình tập trung vào
những điều quan trọng.
5. Bên cạnh thời hạn kết thúc công việc, hãy ấn định thời điểm bắt tay
vào việc. Cố tuân thủ “giờ xuất phát” như bạn vẫn tuân thủ thời điểm kết thúc
Giải quyết văn phòng bừa bộn
Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
Tổ chức hồ sơ hợp lý dễ tìm
Tự tìm cho mình phương pháp hợp với mình
72
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
TÓM TẮT
Lãng phí 6 : Tính cầu toàn
Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn
thiện công tác nên mất thời gian vô ích.
Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi thế nào là ủy quyền đúng
đắn vì nghĩ rằng không ai có thể làm tốt nếu không được giám sát chặt chẽ. Bạn
cũng sẽ bỏ qua không yêu cầu được hỗ trợ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có
khuynh hướng lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi chi tiết được hoàn hảo hơn.
Nếu cứ xếp đi xếp lại các hồ sơ nhằm đạt cách tổ chức hoàn hảo, thì liệu
bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Vậy mà vẫn có nhà lãnh đạo
kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi
văn phạm, từ vựng, đánh máy.
Đối phó :
Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. Đừng phí thời gian làm quá tốt những
việc thứ yếu. Bạn hãy tự hỏi : “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng
của kết quả đạt được không ?”.
Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta
không nhìn được toàn cảnh: đây mới là cái chính trong công việc bạn. Bạn phải
nằm lòng những ưu tiên của mình. Muốn đạt hiệu quả thì tốc độ cũng quan trọng
không kém gì sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc, tin tưởng giao
cho người khác những phần nhỏ để bạn có thể tập trung vào phần quan trọng.
Bài tập 9: Tôi CẦU TOÀN chăng ?
Khoanh tròn câu thích hợp với bạn
Không giống tôi tí nào : 1
Thỉnh thoảng tôi cũng thế : 2
Giải quyết thói quen dời việc
Làm từng chút một
Làm việc quan trọng trước
LÀM NGAY ĐI
Tự nhắc nhở mục đích đề ra
Ấn định và tuân thủ thời hạn
73
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Y chang là tôi : 3
1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được 1 2 3
2. Tự đặt mục tiêu cao. Không bao giờ bỏ cuộc 1 2 3
3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư 1 2 3
4. Tôi sẽ gia hạn nếu chưa bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm thế 1 2 3
5. Sửa sai người khác ở nơi làm việc cũng như ở nhà 1 2 3
6. Càng xem lại tôi càng thấy khó bằng lòng với việc mình đã làm 1 2 3
7. Khi làm việc tôi hay bị “sa lầy” vô chi tiết 1 2 3
8. Tôi sợ phạm sai lầm . Tôi không thích và người khác cũng thế 1 2 3
9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Tôi chỉ muốn mọi điều hoàn hảo 1 2 3
10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ 1 2 3
11. Tôi không giao việc nhiều vì như thế tôi phải quá bận giám sát 1 2 3
12. Nếu tôi không chắc làm được, tôi không bắt tay vào việc 1 2 3
Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu quá 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám
ảnh phải làm mọi việc cho luôn luôn hoàn hảo. Rất ít việc nào làm vừa lòng bạn
được. Cần phải tập chấp nhận thực tế này nếu không thì bạn đang lãng phí quá
nhiều thời gian.
Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan
trọng hơn mà thôi.
TÓM TẮT
Lãng phí 7 : Giấy tờ nhiều quá
Nếu bạn giống các nhà quản lý vẫn thường thấy, thì ngay trong thời đại vi
tính này, chúng bạn vẫn còn vật lộn với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, thông
tri, thư từ, quảng cáo, đơn xin... không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ
ấy mỗi ngày?
Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất giữ hết
chờ khi có lúc dùng đến?
Tổng số điểm :
Giải quyết sự cầu toàn
Sắp xếp ưu tiên cho từng việc
Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu
Luôn nhìn thấy “toàn cảnh”
Không để phân tâm vì những việc lặt vặt
Hãy tin cậy giao việc cho người khác
74
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra
chúng nữa. Có một vị hiệu trưởng kia thích liên hệ với hiệu phó và các trưởng
khoa bằng thông tri có khi 2 tờ mỗi ngày, trong lúc phòng hiệu phó nằm ngay
sát bên! Có nhiều lý do khiến chúng ta hay viết :
1. Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc
2. Để cho người ta chú ý hơn
3. Gây ấn tượng với cấp trên
4. Để biện minh cho sự hiện hữu của mình
5. Vì thích thú
Phải chăng bạn viết vì một trong các lý do kể trên không? Nếu có thì bạn
đã gây ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều
giấy tờ là một vấn đề kép : mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thãi.
Đối phó : Khi nhận thư tín hay bất cứ giấy tờ gì,hãy dành thời gian mỗi
ngày để xử lý chúng. Nhớ để giỏ rác gần bạn. Và bắt đầu xem xét. Lướt qua
những gì đã nhận và trích những gì cần thiết, sau đó thực hiện ngay một trong
các động tác sau đây:
1. Vứt bỏ
2. Chuyển giao
3. Thực hiện
4. Lưu
a) dài hạn
b) chờ hành động trong tương lai
Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác
của bạn chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý mỗi văn bản một lần mà thôi. Xử
lý xong thứ nào thì vứt bỏ thứ đó. Có hồ sơ cần lưu thường xuyên hoặc bán
thường xuyên. Nếu quyết định lưu thì cẩn thận khi lưu. Nhớ xác định thời hạn
lưu giữ. Ghi chú thời hạn trên hồ sơ để loại bỏ khi hết hạn.
Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi tựa đầy đủ. Định kỳ rà soát lại (chu kỳ 6
tháng chẳng hạn) để loại bớt những hồ sơ không cần thiết nữa.
Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng
tiết kiệm thời gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết
75
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
đơn giản. Dùng mẫu có sẵn và vào đề ngay. Bước đầu tiên để tổ chức lại giấy tờ
là phân loại toàn bộ giấy tờ trong phòng bạn theo từng đề mục đã mô tả trên.
TÓM TẮT
Lãng phí 8 : Truyền đạt kém
Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin lưu thông nội bộ còn kém.
Nếu nhân viên không hiểu rõ bạn chờ đợi gì nơi họ, họ sẽ liên tục quấy rầy bạn
để làm ro, hoặc tệ hơn nữa, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi
chúng ta truyền đạt cho nhân viên bằng những cách không thích hợp.
Nếu viết thông tri cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ
khi có yêu cầu ghi nhớ sự việc trên văn bản. Trách nhiệm quản lý đòi hỏi bạn
phải tổ chức cơ chế thông tin truyền đạt nội bộ xuyên suốt để khỏi phải triền
miên lặp đi lặp lại một thông điệp.
Đối phó:
Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện truyền đạt thích hợp
nhất: họp, điện thoại, bảng thông báo, thông tri... Nhớ giữ mức độ truyền đạt
ngang tầm với từng đối tượng và với mức phức tạp của công việc. Coi chừng
thông tin dư thừa. Nếu muốn ai đó làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa ra yêu cầu vừa
đủ để họ thực hiện việc đó mà thôi.
Hãy đảm bảo mọi thông tin đều lưu thông xuyên suốt đến đúng đối tượng
và được hiểu rõ ràng. Bạn phải có thể đưa thông tin vào hệ thống một cách
nhanh gọn dễ dàng và yên tâm rằng nó sẽ đến tay người nhận dưới hình thức rõ
ràng dễ hiểu nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi bạn cần truyền đạt những chỉ
Đối phó nạn LẠM PHÁT GIẤY TỜ
Dành thời gian mỗi ngày để xử lý thư tín
Sắp xếp ưu tiên và phân loại
Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết
Dùng điện thoại khi tiện lợi
Chỉ xử lý mỗi hồ sơ một lần mà thôi
Thông tin bằng truyền miệng
Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và đi thẳng vào
vấn đề
76
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
thị cuối cùng cho một nhóm. Dùng ngôn ngữ thông thường dễ hiểu đối với mọi
đối tượng.
TÓM TẮT
Bài tập 10: Khắc phục lãng phí thời gian
Lãng phí 1 :
1. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
2. Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?
3. Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định
Lãng phí 2 :
4. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
5. Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?
6. Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định
Lãng phí 3 :
7. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
8. Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?
9. Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định
Xếp đặt
Không thu xếp thời gian thì mọi mánh khoé quản lý thời gian kể trên đều
vô ích. Điều cốt lõi để kế hoạch hóa thời gian là trước tiên quyết định xem mình
muốn và cần làm gì, sau đóấn định thời gian thực hiện. Sau đây là hai mẫu kế
hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày/tuần.
Kế hoạch cho cả năm :
Giải quyết: Truyền đạt kém
Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp
Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp của công
Đừng thông tin dư thừa
Đảm bảo kênh truyền đạt nội bộ không trở ngại
Dùng ngôn ngữ đơn giản
77
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần
ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng màu làm ký hiệu. Màu xanh lục để cho
ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để cảnh báo về các báo cáo quan trọng
đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, đợt khuyến mãi. Đánh dấu khung
các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn.
Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều
biết và kèm theo lịch thời gian trống của bạn để họ tiện xin hẹn gặp. Làm như
vậy, có hai ích lợi : cho mọi người biết bạn đang làm gì và nhắc khéo lúc nào
bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu điều
này bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho nhân viên mỗi tháng một lần.
Kế hoạch ngày/tuần :
Mẫu sau đây cho bạn một hệ thống chi tiết hơn để lên kế hoạch công việc.
Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Trước đó bạn hãy nhớ
chuyển một số thông tin thích hợp từ bảng kế hoạch năm sang. Bởi vậy, lịch làm
việc của bạn đã có thể khá đầy trước khi bạn đưa những kế hoạch tuần vô.
Kế hoạch tuần/ngày : Sơ đồ 8
Ngày Tuần Tên :
Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu
7:30
8:00
9.00
9.30
10.00
Kế hoạch tuần
Họp giao ban
cv đến/ cv đi
cv đến /cv đi
cv đến/ cv đi
Thời gian riêng
tư
10.30
11.00
11.30
12.00
Thời gian riêng
tư
Đơn vị họp hằng
tuần
Thời gian riêng
tư
Tham quan hiện
trường
12.30
1.00 ĂN TRƯA
1.30
2.00
2.30
3.00
Đi dạo
Thời gian riêng
tư
Hẹn với nhân
viên
Thòi gian suy
nghỉ
3.30
4.00
4.30
Tiếp nhân viên
tự do
Đi dạo
78
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
5.00
5.30
6.00
Ngoài giờ làm việc
Bóng đa trên TV, 20:30 Kênh 9 (thứ ba)
Chơi quần vợt với Hai, Thứ năm 18:30
Thứ bảy Ăn tối với bạn B.
Chủ nhật
Công việc Thư tín Hẹn Điều khác
Điện thoại (đến/đi)
Việc cần hoàn tất hoặc bắt đầu trong tuần :
1. Thời hạn : Giao cho ai :
2. Thời hạn : Giao cho ai :
3. Thời hạn : Giao cho ai :
Ghi chú (đem qua tuần sau)
Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc bạn biết phải làm trong tuần. Thí dụ :
- Họp với Tuyết
- Xem xét yêu cầu thêm nhân viên
- Kiểm tra khu vực mỗi ngày
- Gặp Lan hỏi về thương lượng về bảo hiểm
- Kiểm tra lịch bảo trì máy móc thiết bị ở lầu 2
- Gặp Danh bàn chuyện hệ thống chiếu sáng văn phòng
- Lấy 3 bảng giá cung ứng cho năm tới
- Kiểm tra tình hình thanh tra hàng năm
- Mời Hương dự tiệc chia tay
- Trả lời thư Dũng và Vân
- An định buổi họp với cấp trên
- Điện nhắn các trưởng chi nhánh địa phương chuẩn bị buổi họp ngày
12
- Suy nghĩ đường lối phát triển nhân sự
- Sinh nhật Thanh. 16.00. Thứ năm.
79
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Khi bạn đã có danh sách càng đầy đủ càng tốt, bạn hãy sắp xếp ưu tiên
các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên theo mẫu
ở phần (3) (An định ưu tiên). Công việc quan trọng, cấp bách thế nào ? Có thể
đánh số thứ tự ưu tiên hoặc phân loại 3 nhóm : thật quan trọng, quan trọng,
không quan trọng. (thật cấp bách, cấp bách, không cấp bách).
Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày/Tuần. Nhớ tính thời
gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để
khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng.
Đừng ghi lung tung khi điền vào các chỗ trống. Bạn đang sắp xếp ưu tiên
cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy suy nghĩ kỹ. Những việc
quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Điền
“thư tư” và “điện thoại” vào ô thích hợp ví dụ vào các ô “công văn đến/đi” hoặc
vào khoảng thời gian trống giữa hai công việc.. Gặp công việc thật quan trọng
thì phải trích thời gian đặc biệt.
Cũng tương tự, hãy ghi các cuộc hẹn và việc thông thường khác vào chỗ
thích hợp ở đáy bảng biểu. Sau đó chỉ định thời gian tùy theo mức độ quan trọng
và khẩn trương. Gặp gỡ với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp
dành cho tiếp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối
gặp gỡ vào các khoảng thời gian khác. Nếu không có cuộc gặp nào, thì có thể
dùng các khoảng thời gian này để làm những việc bình thường như sắp xếp hồ
sơ, những việc có thể gián đoạn mà không bị ảnh hưởng. Phải xem đây là một
lợi lọc về thời gian.
Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc
không phải là tất cả. Phải có sự cân bằng giữa công việc và đời sống riêng tư,
gia đình, sức khỏe.
Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường
nhưng không cần quá nhiều. Những đột xuất có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác
qua mọi sự để giải quyết. Đây cũng là một phần trong công việc. Bạn cần phải
linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc
quá căng thẳng nếu có điều không dự kiến ngăn trở kế hoạch của bạn. Nếu bạn
đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, thì bạn đã giảm thiểu số lượng tình huống đột
xuất. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để xét lại và điều chỉnh những ưu tiên trong
ngày. Luôn tự nhắc nhở về mục đích của những ưu tiên ấy.
80
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Qua việc lập kế hoạch và lên lịch theo thứ tự ưu tiên (gắn liền với những
mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định tầm quan trọng của thời
gian của bạn.
Luôn luôn bám sát các mục tiêu đề ra, hoặc những kết quả trọng điểm
trong suốt quá trình lập kế hoạch. Chúng phải là lực định hướng cho cách sử
dụng thời gian của bạn.
Một lợi ích khác khi lên kế hoạch thời gian, là bạn có thể phân tích các
bảng kế hoạch Năm và Tuần/Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới khống chế
những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy dành ít thời gian ghi lại những việc
bạn đã làm ngoài dự kiến. Hãy lưu giữ bảng kế hoạch suốt tháng hoặc suốt 6
tuần, sau đó xem xét lại nội dung của nó như bạn đã làm với nhật ký các hoạt
đông. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại chẳng hạn,thì đây là
lúc bạn xét lại một cách có ý thức chiến lược đối phó của bạn.
KẾT LUẬN
10 bí quyết quản lý thời gian:
Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm
phần còn lại.
Kiên trì và nhẫn nại
Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần một.
Dọn bàn sạch sẽ và chỉ để thứ cần thiết ngay giữa.
Sắp xếp cho từng vật dụng có chỗ riêng của nó.
Để dành những vặt vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng.
Tự ban một phần thưởng đặc biệt khi làm được công việc quan trọng
Ý thức rằng đôi lúc bạn có thể mất kiểm soát thời gian của mình –
đừng quá bận tâm chuyện này
Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận
Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì là tốt nhất ?
Bài tập xây dựng kỹ năng: Trò chơi tổng hợp về lập kế hoạch và quản lý
thời gian.
81
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
TỔNG HỢP KHÓA TẬP HUẤN
1. Những kiến thức và kỹ năng mới tôi thu nhận được từ nội dung này là:
Kiến thức:
a. ……………………………………………………………………………....
b .……………………………………………………………………………....
c .…………………………………………………………………………….....
d………………………………………………………………………………..
e………………………………………………………………………………...
Kỹ năng:
a. ……………………………………………………………………………
b. ……………………………………………………………………………
c. ……………………………………………………………………………
d. ……………………………………………………………………………
e. ……………………………………………………………………………
2. Những kiến thức và kỹ năng tôi thấy phù hợp và vận dụng được vào công
việc hiện nay đang đảm nhiệm:
a. .……………………………………………………………………………
b. .……………………………………………………………………………
c. .……………………………………………………………………………
d. .……………………………………………………………………………
e. .……………………………………………………………………………
3. Để vận dụng những kiến thức và kỹ năng này vào công việc, tôi sẽ thực
hiện những việc sau đây:
a. .……………………………………………………………………………
b……………………………………………………………………………...
c..………………………………………………………………………………
d..………………………………………………………………………………
e. …………………………………………………………………………….
4. Tôi cần có những điều kiện và hỗ trợ sau đây:
a. .……………………………………………………………………………
b.……………………………………………………………………………..
c.………………………………………………………………………………
d.…………………………………………………………………………….....
e. .…………………………………………………………………………......
82
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
TÀI LIỆU ĐỌC THÊM
Bài 1: Kỹ năng quản lý thời gian và quản lý công việc hiệu quả
“Bận”, là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng ta
ngày nay. Nhìn đâu ta cũng thấy một sự tất bật, hối hả, cuống cuồng.
Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, đòi hỏi chúng ta
phải hết sức cố gắng mới vượt qua được. Còn để thành công, ta còn phải cố
gắng nhiều hơn. Trong khi thời gian thì vẫn cứ thế, lặng lẽ rượt đuổi ta mỗi
ngày. Không ít khi ta mệt mỏi rã rời. Ta mong sao ngày dài thêm 3 – 4 lần
nữa, đơn giản chỉ để ta được ngủ cho “đã”. Vậy mà nó cứ hùn hục xông lên.
Thật đáng ghét!
Làm gì để thoát khỏi “con ma” thời gian?
Mời bạn cùng tôi bước vào hành trình “ám” lại “con ma” thời gian và
kiểm soát nó để ta luôn được thảnh thơi nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc
một cách hiệu quả nhất.
Trước tiên, ta cùng tìm hiểu: Thời gian là gì? Và tại sao chúng ta cần
quản lý thời gian?
Theo bạn, thời gian là gì?
Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều
nhất, có giới hạn, không thay đổi được & không mua, bán được. Vì những đặc
điểm này, thực sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời gian, điều duy
nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp & sử dụng thời gian như thế nào cho
hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người “giàu có” thời gian
hơn.
Vậy làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả?
Tôi có một cách rất đơn giản. Chia trang giấy A4 hay trang Ms-word
thành 4 phần như hình bên dưới:
83
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Giờ thì ta thử suy nghĩ xem: Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay? Đâu là
việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện và đảm bảo đúng tiến
độ? Còn việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng thì sao?
Người ta nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20 % công việc. Dĩ
nhiên, 20% đó phải là việc quan trọng rồi. Người thành công là người biết
chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám “vứt” đi những việc không
quan trọng.
Có thể bạn sẽ bảo: “Tôi thấy việc nào cũng khẩn cấp và quan trọng cả”.
Tôi hiểu và thông cảm với cảm giác đó của bạn. Khi bạn chưa biết cách lập kế
hoạch và tổ chức công việc của mình hiệu quả, thì bạn sẽ luôn luôn bị những
việc sự vụ rượt đuổi. Và tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất
quan trọng. Nhưng thực ra, những việc sự vụ ấy thường là 80% công việc tôi
đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để
thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng vứt đi.
Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch hay
hoạch định công việc tốt. Rất đơn giản và tôi tin chắc là bạn có thể làm được
06 bước sau:
1. Xác định mục tiêu
84
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
2. Liệt kê những việc phải làm
3. Ước tính thời gian cần thiết
4. Cân nhắc mức độ ưu tiên
5. Quyết định thực hiện
6. Lên lịch trình thực hiện
Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường chúng ta xác định mục
tiêu rất chung chung. Và vì chung chung nên bạn sẽ không ước lượng được
thời gian cần thiết. Thế là bạn bị “vỡ” kế hoạch. Vòng luẩn quẩn sự vụ, khẩn
cấp tiếp tục rượt đuổi bạn.
Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và
thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Bạn hãy sẵn sàng
điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm
bảo. Như vậy là bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công
việc hiệu quả rồi. Và chắc chắn bạn sẽ thành công trong công việc và cuộc
sống.
Nguồn: Kynangmem
http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Cong-viec-
360/Quan_ly_thoi_gian_to_chuc_cong_viec/
85
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Bài 2. Phong cách giải quyết xung đột trong công việc
Trong khi làm việc, không thể tránh khỏi đôi lúc giữa bạn và đồng nghiệp
nảy sinh xung đột. Khi đó, bạn có xu hướng né tránh với hy vọng sẽ "giữ được
hoà bình", hay bạn sẽ quyết đụng độ, ganh đua; hoặc bạn hòa giải, thoả hiệp và
tích cực hợp tác?
Né tránh. Một vài người có khuynh hướng phủ nhận, lấp liếm hoặc gạt đi
sự khác biệt. Phong cách tránh né này nảy sinh từ mong muốn gìn giữ sự hoà
thuận và ngăn việc tạo ra những phản ứng tiêu cực. Mong ước này là chính đáng
và hợp lý nếu chúng ta không để hết vấn đề nọ đến vấn đề kia tích tụ lại. Sự bất
đồng và xung đột nếu cứ tích tụ lâu ngày sẽ dễ tạo ra sự bùng nổ.
Nếu bạn có xu hướng này, hãy nói chuyện một cách tôn trọng với đồng
nghiệp của mình về những điều làm bạn cảm thấy khó chịu hoặc về các vấn đề
có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Bạn có thể để
cho người đang xung đột với bạn thấy bạn hiểu và muốn hiểu anh ta/cô ta cảm
thấy thế nào trong hoàn cảnh này. Sau đó hãy giải quyết vấn đề từng bước một.
Cạnh tranh. Có một số người xem xung đột ở nơi làm việc là cơ hội để
"chiến thắng" và họ thấy rất hả hê. Họ xem cái giá người khác phải trả là thắng
lợi của mình. Sự xung đột cạnh tranh này có thể hình thành nên một cuộc công
kích.
Nếu bạn có xu hướng xem các mối quan hệ như một cuộc ganh đua, bạn sẽ sa
vào cái bẫy của một cuộc tranh giành quyền lực không bao giờ chấm dứt. Thậm
chí nếu bạn thắng và nhấn chìm ai đó, người đó cũng sẽ coi thường bạn và sẽ
tìm cơ hội để giành lại điểm của mình.
Nếu bạn là người có xu hướng tích luỹ sự tức giận và tìm cách để trả đũa,
điều này sẽ chỉ buộc chặt bạn với tình huống tiêu cực và trói buộc sức lực và sự
hiệu quả của bạn. Hãy học cách đương đầu trực tiếp với các tình huống, giải
quyết chúng và gạt bỏ hận thù vì rốt cuộc, ghét người khác cũng giống như đốt
nhà mình để giết chuột mà thôi.
Cách duy nhất để thực sự chiến thắng là rời bỏ cảm giác của người chiến
thắng khi có xung đột với ai đó. Phản ứng một cách lý trí và có chừng mực khi
đã bình tĩnh. Hãy trò chuyện với người đang xung đột với mình theo lời khuyên
thông minh của Steven Covey: "Đầu tiên là tìm hiểu người, sau đó người sẽ hiểu
mình".
86
Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước
Hoà giải. Khi hoà giải nghĩa là bạn nhân nhượng mối quan tâm riêng của
mình với những mối quan tâm của người khác. Cách này để tránh xung đột,
hoặc có thể để cho người đó dẹp bỏ suy nghĩ rằng quyền lợi, cảm xúc hoặc
mong ước của anh ta/cô ta không được coi trọng.
Thật là đáng ngưỡng mộ nếu bạn quan tâm đến những người khác. Sự
quan tâm đó phải đi kèm với sự tôn trọng quyền lợi, ý kiến và giới hạn của một
người. Nguyên tắc chính trở nên hiệu quả là sự cân bằng. Có một câu cổ ngữ nói
rằng: "Yêu hàng xóm của mình như yêu mình". Đây là sự cân bằng mà sẽ giữ
các thành viên trong tổ chức thực hiện chức năng của mình mà không bị suy sụp
sau xung đột.
Thoả hiệp. Thoả hiệp được xem là cách tích cực để giải quyết xung đột.
So sánh với sự tiêu cực của một số cách giải quyết xung đột, đây là cách giải
quyết đúng đắn. Tuy nhiên, đó vẫn chưa phải là cách tốt nhất. Thoả hiệp - xác
định cả hai bên và mỗi bên từ bỏ một số điều không muốn và làm một số điều họ
muốn. Nếu bạn sử dụng chiến lược "phân loại sự khác biệt" thì đây là một ý
định tích cực. Tuy nhiên, bạn có thể trở nên hiệu quả hơn bằng việc trở thành
một người hợp tác. Hợp tác đòi hỏi nhiều thời gian, nhiều sự thoả hiệp và sáng
tạo hơn.
Hợp tác. Khi bạn hợp tác, bạn cùng với với người khác giải quyết các vấn
đề theo cách thừa nhận và tôn trọng mục tiêu của nhau. Hãy trung thực, thẳng
thắn và tử tế. Chia sẻ trách nhiệm cho giải pháp. Lắng nghe chủ động những
điều mà người khác đánh giá và làm việc để giúp mọi người giành được những
điều này cũng như cố gắng để đáp ứng được nhu cầu của bản thân. Khi hợp tác,
xung đột sẽ được giải quyết.
Nguồn: http://kynangsong.org/showthread.php?t=410