1

KỸ NĂNG KIỂM TRA

XVDomino 2009

2

1. Khái niệm

Kiểm tra là đo đƣờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch

ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang đƣợc hoàn thành.

XVDomino 2009

3

2. Ý nghĩa:

Bảo đảm kết quả đạt đƣợc phù hợp với mục tiêu của tổ chức

Bảo đảm các nguồn lực đƣợc sử dụng một cách hữu hiệu.

Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.

Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hƣớng chính.

XVDomino 2009

4

2. Ý nghĩa (tt)

Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.

Phác thảo các tiêu chuẩn tƣờng trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi ngƣời

Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh

XVDomino 2009

5

3. Phân loại

Kiểm tra trƣớc, trong, sau.

Kiểm tra theo lĩnh vực nhƣ tài chính, nhân sự, sản xuất…

XVDomino 2009

6

4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra

Cần phải đƣợc thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.

Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.

Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.

Việc kiểm tra phải khách quan.

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.

Việc kiểm tra phải tiết kiệm.

Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.

XVDomino 2009

7

4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra

Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tƣợng kiểm tra

Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý

Thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khách quan

Phù hợp với bầu không khí của tổ chức

Tiết kiệm, công việc kiểm tra tƣơng xứng

XVDomino 2009

8

5. Quá trình kiểm tra

Thiết lập tiêu chuẩn

Đo lƣờng thành quả

Sửa chữa sai lầm

Phòng ngừa

XVDomino 2009

9

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn

Số lƣợng giờ công.

Số phế phẩm.

Chi phí.

Doanh thu.

Sự hài lòng của khách hàng…

XVDomino 2009

10

5.1 Thiết lập tiêu chuẩn

YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN

Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá đƣợc hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các

công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp.

Có khả năng đo lƣờng đƣợc. Tiêu chuẩn không đo lƣờng

đƣợc sẽ làm cho ngƣời kiểm tra không thể đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.

XVDomino 2009

11

5.2 Đo lƣờng thành quả

Có thể hình dung ra thành quả trƣớc khi nó đƣợc thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).

Xác định tiêu chuẩn đo lƣờng chính xác.

Định tính hay định lƣợng các nội dung khó kiểm tra.

XVDomino 2009

12

5.3 Sửa chữa sai lầm

Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…

Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác.

XVDomino 2009

13

5.4 Phòng ngừa

Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?

Phƣơng pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.

Đƣa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.

Cập nhật phƣơng pháp vào hệ thống tài liệu.

Trainning và theo dõi.

XVDomino 2009

14

Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xƣơng cá)

Vấn đề

Nguyên nhân tầng 1

Nguyên nhân tầng 2

XVDomino 2009

15

6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)

6.1 Khái niệm:

Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trƣớc sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.

Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý.

XVDomino 2009

16

6.2 Các cấp bậc tài liệu

Cấp 1

Cấp 2

Cấp 3

Cấp 4

Sổ tay

Thủ tục

Hướng dẫn công việc,Quy định, tiêu chuẩn

Biểu mẫu/hồ sơ

XVDomino 2009

17

6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức đƣa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhƣng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

XVDomino 2009

18

6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt)

Stt Công

đoạn

Điểm kiểm

soát

Thiết bị sử

dụng

Tần

suất

Tài

liệu

hướng

dẫn

Ngườ

i thực

hiện

Hồ sơ

Đặc

tính/

thông

số

Mức

qui

định

Đo

lườn

g

Công

nghệ

XVDomino 2009

19

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu

Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu quả cao nhất.

Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc

Pareto.

Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các

nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.

XVDomino 2009

20

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)

Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau:

Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận

mình?

Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?

Những điểm nào là điểm đo lƣờng tốt nhất cho sự sai

lạc?

XVDomino 2009

21

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)

Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là ngƣời chịu trách nhiệm về sự thất bại.

Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.

Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?

XVDomino 2009

22

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.

Hệ thống kiểm soát nội bộ tƣơng tự nhƣ hệ thống

HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.

Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong tổ chức.

XVDomino 2009

23

6.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt)

CÁC BƢỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT

Xác định nguy cơ:

Đƣa ra các giải pháp:

Lựa chọn giải pháp phù hợp.

Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả.

XVDomino 2009

24

7. Check in (kiểm tra trong).

Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp công việc/hành vi đang thực hiện.

Ngƣời kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể

năm/quý/tháng/tuần.

Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức năng quản trị.

XVDomino 2009

25

7. Các biện pháp kiểm tra trong (tt)

Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.

Kiểm tra theo từng đợt thông báo trƣớc (audit = đánh giá nội bộ).

Kiểm tra bằng phƣơng pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.

Theo dõi thông qua mạng máy tính.

Kiểm tra đột xuất.

XVDomino 2009

26

8. Kiểm tra sau

Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ.

Hệ thống hồ sơ của bộ phận.

XVDomino 2009

27

9. Các hình thức khác hỗ trợ kiểm tra

Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi đƣợc chấp nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV.

Chọn lọc, phân công công việc phù hợp.

Tiêu chuẩn hoá

Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với môi trƣờng của họ.

Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ. Sự hài lòng của nhân viên ngƣợc chiều với sự vắng mặt, thôi việc…

XVDomino 2009

28

9. Các biện pháp xử lý sau kiểm tra

Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải.

Đƣợc thƣởng để kích thích nhân viên.

Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại.

Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cƣờng động cơ.

XVDomino 2009

29

CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI

XVDomino 2009