KURUMSAL KALİTE EL KİTABIkalite.klu.edu.tr/.../kurumsal_kalite_el_kitabi_20.04.2019.pdf · KURUMSAL KALİTE EL KİTABI No REK - YY.003 01.03.2019 Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa

K ı r k l a r e l i Ü n i v e r s i t e s i

KURUMSAL KALİTE EL KİTABI

Doküman No REK - YY.003

İlk Yayın Tarihi 01.03.2019

Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42

Hazırlayan Sistem Onayı Yürürlük Onayı

Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR

ii | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü

K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü

Doküman No REK-YY.003


Revizyon Tarihi -

Revizyon No -

Sayfa 1/45


K u r u m s a l K a l i t e E l K i t a b ı 2 0 1 8





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42



K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | iii

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü

Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR

Rektör, Üniversite Adına

Editör & Yazar

Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM, Kalite Geliştirme Koordinatörü

Kapak Tasarımı: Yılmaz KUŞ

Basım ve Yayın: Kırklareli Üniversitesi Basımevi

Kırklareli Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü Yayınları, 2019

Tüm hakları saklıdır: Kaynak gösterilerek kısa alıntılar haricinde, Kırklareli Üniversitesi

Rektörlüğü yazılı izni olmaksızın çoğaltılamaz.

İletişim

Kırklareli Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü / Kayalı Kampüsü

Tlf: 1080 (dahili)

web: www.kalite.klu.edu.tr

e-mail: [email protected]

mailto:[email protected]





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42



iv | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü

İÇİNDEKİLER

Kapsam

Atıf Yapılan Standart / Dokümanlar

Terimler ve Tarifler

Kuruluşun Bağlamı

Liderlik

Planlama

Destek

Operasyon

Performans Değerlendirme

1 2 3 5 8 13 15 20 28

İyileştirme 33





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42



K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | v





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42



K ı r k l a r e l i K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü | 1

1. Kapsam

Kırklareli Üniversitesi kurumsal kalite el kitabının hazırlanmasındaki amaç, Kırklareli

Üniversitesi’nde yürütülmekte olan kalite yönetim sistemi yaklaşımının

dokümantasyonu, etkin çalışması için gerekli süreçlerin tanımlanması ve sürekli

iyileştirilmesi için gerekli şartları, ilişkilendirilmesi ve kontrolü yoluyla süreç yaklaşımını

göstermek, yetki ve sorumlulukları belirtmek ve üçüncü taraflara Kırklareli Üniversitesi

kalite yönetim sisteminin nasıl uygulandığını göstermektir.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42



2 | K a l i t e K o o r d i n a t ö r l ü ğ ü

2. Atıf Yapılan Standart Ve/ Veya Dokümanlar

Standart / Doküman No Adı

TS-EN-ISO 9000:2015

TS-EN-ISO 9001:2015

Kalite Yönetim Sistemi – Temel Kavramlar ve Sözlük

Kalite Yönetim Sistemi –Şartlar





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




3. Terimler ve Tarifler

Terimler / Tarifler Açıklama

KYS: Kalite Yönetim Sistemi

Dış Kaynaklı Doküman: Kırklareli Üniversitesi dışında oluşturulan, Üniversitenin

faaliyetlerini etkileyen, uyulması zorunlu veya ihtiyari olan dokümanlardır. (Kanunlar,

Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler,

Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.)

Doküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan veya belgeleyen yazılı ya

da görsel araçlardır.

İç Kaynaklı Doküman: Kırklareli Üniversitesi tarafından oluşturulan dokümanlardır.

Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, yetki

ve sorumlulukları tanımlayan, kalite standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.

Kalite Hedefi: Kalite ile ilgili olarak aranan veya ulaşılmak istenen durum.

Kalite Politikası: Bir kuruluşun üst yönetimi tarafından kabul edilen, bağlayıcı olarak

yazılı beyan edilen kalite ile ilgili bütün amaçları ve yönlendirmeleri.

Prosses: Tanımlanan süreçlerin girdi, çıktı, kaynak, personel, iç dokümantasyon ve

performans hedeflerini tek bir yapıda göstermeye yönelik geliştirilen kaplumbağa

şeması dokümanlardır.

Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu

olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği

sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır.

Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı

dokümanlardır.

Prosedür: Süreçleri tanımlayan ve faaliyetlerin hangi ana kurallar çerçevesinde

yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir.

Form: Prosedür ve talimatlarda anlatılan faaliyetlere ait bilgilerin sistematik biçimde

kayıt edilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmiş dokümanlardır.

İş Akışı: Yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan yukarıdan aşağıya

gidişatı tanımlayan dokümanlardır.

İzlenebilirlik: Söz konusu olan bir ürün ve/veya hizmete ilişkin bilgileri, uygulamasını

ve bulunduğu yeri izleme yeteneği.

Kılavuzlar: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren

dokümanlardır.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Liste: Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında oluşturulan

sıralı bilgilerin yer aldığı dokümanlardır.

Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için

kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını,

özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında

uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.

Rehber: Yapılan faaliyetlerde yol gösterme ve bilgilendirme amacıyla oluşturulan

dokümandır.

Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.

Revizyon Numarası: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.

Süreç: Kaynakları kullanan ve girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlamak için yönetilen

ve kaliteyi doğrudan etkileyen faaliyetler dizisidir.

Sürekli İyileştirme: Yetkinliğinin artırılması için sürdürülen faaliyet.

Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını, ayrıntılı olarak

açıklayan dokümanlardır.

Tetkik: KYS kapsamında tanımlanan şartların ve düzenlemelerin yerine getirilip

getirilmediği ile yerine getirilme derecesinin delillerini elde etmek için bağımsız ve

objektif olarak yapılan sistematik bir değerlendirme.

Yardımcı Doküman: Prosedür, Talimat, Rehber, Form, Plan, Liste, Rıza Belgesi ve Dış

Kaynaklı dokümanların dışında kalan veya bu dokümanları destekleyici nitelikteki

dokümandır.

Yayın Tarihi: Dokümanın yürürlüğe girdiği tarihi ifade eder.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




4. Kuruluşun Bağlamı

4.1 Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması

Kırklareli Üniversitesi yönetim sisteminin istenen sonuçlarını elde etme yeteneğini

etkileyecek iç ve dış faktörleri belirlemiş ve aşağıda açıklanmıştır.

İç Faktörler Dış Faktörler

Liderlik Ulusal ve Uluslararası Yasalar Yönetmelikler

Kurum Değerleri Soyal ve Kültürel Çevre

Kurum Kültürü Ulusal ve Uluslararası Normlar

Kurumsal Hafıza Çevresel Faktörler

Kurum Kaynakları Bölgesel Özellikler

Kurumsal Altyapı Ekonomik Çevre

Organizasyonun Performansı İlgili Kurum ve Kuruluşlar

Organizasyon Yapısı ve Performansı Hukuki Konular

Akademik Personel Rekabet

İdari personel Teknolojik Gelişmeler

Altyapı

KLU bünyesinde her beş yılda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından iç

paydaş ve dış paydaşların bir araya gelmesi ile kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat

ve tehditlerinin belirlenebilmesi amacı ile SWOT analizi gerçekleştirilir.

SWOT analizi ekseninde kurumun güçlü yönlerinin etkinliğinin arttırılması, zayıf

yönlerinin iyileştirilmesi, olası tehditlerin bertaraf edilmesi ve fırsatların kuruma

kazandıracağı stratejik amaçlar doğrultusunda temel ilke ve politikalarını, önceliklerini

ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımını düzenleyen

orta vadeli planlamayı içeren beş yıllık Stratejik Plan düzenlenmektedir. Bu süreç,

kuruluşumuzun hizmet kalitesini etkileyen iç ve dış hususlarla ilgili risk (tehdit) ve

fırsatlarımızın saptanmasında en önemli araçtır. Kalite Yönetim Sistemi

uygulamalarımızda bu bağlantılar sürekli olarak izlenecek, beklentileri analiz edilecek

ve Yönetim Gözden Geçirme toplantıları aracılığıyla gözden geçirilecektir.

4.1.1 Tarihçe

Kırklareli Üniversitesi 29 Mayıs 2007 tarihinde 5662 sayılı Kanunla kurulmuştur. Bir

devlet üniversitesi olup eğitim dili Türkçedir. 5662 sayılı kanunun yürürlüğe girmesinin

ardından daha önce Trakya Üniversitesi’ne bağlı olarak eğitim veren; Teknik Eğitim

Fakültesi, Sağlık Yüksekokulu, Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu, Teknik Bilimler





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Meslek Yüksekokulu, Babaeski Meslek Yüksekokulu, Lüleburgaz Meslek Yüksekokulu,

Pınarhisar Meslek Yüksekokulu, Vize Meslek Yüksekokulu ve Sağlık Hizmetleri Meslek

Yüksekokulu Kırklareli Üniversitesi bünyesine katılmıştır.

Rektörlük binası, başlangıçta Teknik Eğitim Fakültesi’nin bulunduğu Kavaklı

Yerleşkesinde faaliyetine başlamıştır. Daha sonra 16.06.2008 tarihinde Kültür

Bakanlığı, Kırklareli Valiliği ve Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü tarafından imzalanan

protokol gereği şehir merkezinde yer alan 9 bin m2 kapalı alana sahip Kültür Merkezi

binası Kırklareli Üniversitesi’ne tahsis edilmiştir. Rektörlük binası tamamlanana kadar

Rektörlük ve bağlı idari birimleri hizmetlerini bu binada sürdürmüştür.

Üniversitemiz kuruluşundan itibaren hızlı yapılanma süreci ile birlikte, akademik ve

idari personel alımı yapılarak insan kaynağını oluşturulmaya başlamış ve akademik,

idari, sosyal tesisler inşasının yanı sıra alt yapı çalışmaları ile tesisleşme sürecinde

önemli adımlar atılmıştır. Üniversitemizin Merkez Yerleşkesi olarak belirlenen ve

yüzölçümü itibariyle Avrupa'nın beşinci en büyük kampüsü olan Kayalı Yerleşkesinde

akademik, idari, sosyal ve kültürel tesisleşme süreci ile birlikte alt yapı çalışmaları

kapsamında hızlı yatırım sürecine girişilmiştir. Bu kapsamda Merkez Yerleşkede I.

Merkezi Derslik ve Amfiler Binası, Merkezi Araştırma Laboratuvarı Binası 2011 yılında,

Kapalı Spor Salonu 2012 yılında, II. Merkezi Derslik ve Amfiler Binası ile Yemekhane-

Kafeterya Binası I. Merkezi Derslik Ek Binası ve Açık Futbol Sahası 2014 yılında hizmet

vermeye başlamıştır. Rektörlük Binası, Fitness, Açık spor alanları ve Mühendislik

Fakültesi Laboratuvar Binaları ise 2016 yılında tamamlanarak hizmet vermeye

başlamıştır. Kampüs alanında sürdürülen peyzaj ve alt yapı çalışmaları kapsamında

yatırımlar devam etmesinin yanı sıra, 2016 yılının sonlarında ihalesi yapılan III. Merkezi

Derslik, inşaatına başlanmış 2018 yıl sonu itibari ile işin yaklaşık % 66’lık bölümü

tamamlanmıştır.

Merkez Yerleşke dışında Kırklareli Merkezinde Eski Rektörlük Yerleşkesi ile

Karahıdır ve Kavaklı Yerleşkeleri bulunmaktadır. İlçelerde ise; Babaeski, Lüleburgaz,

Pınarhisar ve Vize Yerleşkeleri mevcut bulunmaktadır. Eski Rektörlük Yerleşkesinde

2009 yılında Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, 2010 yılında Türkçe Öğretim

Uygulama ve Araştırma Merkezi, 2011 yılında Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma

Merkezi, 2016 yılında Sosyal Bilimler Enstitüsü ile Fen Bilimleri Enstitüsü, 2017 yılından

itibaren de Devlet Konservatuvar Müdürlüğü hizmet vermektedir.

2018 yılı itibariyle Kırklareli Üniversitesi bünyesinde 11 Fakülte, 1 Konservatuvar, 3

Enstitü, 3 Yüksekokul, 7 Meslek Yüksekokulu ve 14 Uygulama ve Araştırma

Merkezinde olmak üzere 722 akademik ve 287 idari personel istihdam edilmektedir.

2016/8555 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Kırklareli Üniversitesi Lüleburgaz Havacılık

ve Uzay Bilimleri Fakültesi ve 2018/11593 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile Kırklareli





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Üniversitesi Tıp Fakültesi kurulmuş ancak bu fakültelere öğrenci alınmaya

başlamamıştır. Üniversitemiz Doktora Programlarında 24, Yüksek Lisans

Programlarımda 1277, Lisans Programlarında 8977 ve Ön Lisans Programında 14.452

öğrenci olmak üzere toplam 27.665 öğrencisi bulunmaktadır.

4.1.2 Kuruluş ve Yerleşim

Kurumsal Kimlik:

- Kurumun Adı : Kırklareli Üniversitesi

- Bağlı Olduğu Kuruluş : Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı

- Faaliyet Gösterdiği Sektör: Yükseköğretim

- Kuruluş Tarihi : 2007

Temel İletişim Bilgileri:

- Prof. Dr. Bülent ŞENGÖRÜR – Rektör

- Prof. Dr. Neziha MUSAOĞLU – Rektör Yardımcısı

- Dr. Öğr. Üyesi Ali MÜLAYİM – Kalite Geliştirme Koordinatörü

- Dr. Öğr. Üyesi Alaetin İŞERİ- Eğitim Öğretim Geliştirme Koordinatörü

- Kurum internet sayfası: www.klu.edu.tr

- Kurum kalite süreçleri ile ilgili internet sayfaları:

- TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi: http://kalite.klu.edu.tr/

- Bologna Bilgi Paketi:

https://obs.klu.edu.tr/oibs/bologna/start.aspx?gkm=0796344203111031100322

0232240373222197366903111233360

- Stratejik Planlar: http://sgdb.klu.edu.tr/Sayfalar/433-kirklareli-universitesi-

stratejik-plan.klu

- Öz-değerlendirme çalışmaları: http://kalite.klu.edu.tr/

- Memnuniyet araştırmaları: http://kalite.klu.edu.tr/

- Kurumsal birimler

http://kalite.klu.edu.tr/

http://kalite.klu.edu.tr/





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Enstitüler - Sosyal Bilimler Enstitüsü - Sağlık Bilimleri Enstitüsü - Fen Bilimleri Enstitüsü Fakülteler - Fen Edebiyat Fakültesi - Havacılık ve Uzay. Bilimleri. Fakültesi - Hukuk Fakültesi - İktisadi ve İdari Bilimle Fakültesi - İlahiyat Fakültesi - Mimarlık Fakültesi - Mühendislik Fakültesi - Teknik Eğitim Fakültesi - Teknoloji Fakültesi - Turizm Fakültesi Yüksekokullar - Devlet Konservatuvarı - Sağlık Yüksekokulu

Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu - Yabancı Diller Yüksekokulu.

Meslek Yüksekokulları - Babaeski Meslek Yüksekokulu. - Lüleburgaz Meslek Yüksekokulu. - Pınarhisar Meslek Yüksekokulu. - Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu - Sosyal Bil. Meslek Yüksekokulu. - Teknik Bil. Meslek Yüksekokulu. - Vize Meslek Yüksekokulu

Bölüm Başkanlıkları - Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı - Atatürk İlke Ve İnkılap Tar. Böl. Bşk. - Türk Dili Bölüm Başkanlığı

Koordinatörlükler - Bilimsel Araştırma Projeleri Koor. - Bologna Koordinatörlüğü - Eğitim Öğretimi Geliştirme Koordinatörlüğü - Erasmus Değişim Koordinatörlüğü - Farabi Değişim Koordinatörlüğü - İç Denetim Birimi Koordinatörlüğü - Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü - Mevlana Koordinatörlüğü - Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü İDARİ BİRİMLER - Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler. - Bilgi Edinme Birimi - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Dış İlişkiler Şb. Müdürlüğü - Döner Sermaye İşlt. Müdürlüğü - Genel Sekreterlik - Hukuk Müşavirliği - İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı - Koruma Güvenlik Şube Müdürlüğü - Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı - Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Personel Daire Başkanlığı - Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı. - Strateji Gel. Daire Başkanlığı - Yapı İşleri Ve. Tek. Daire Başkanlığı. - Yazı İşleri Ve Arş. Şb. Müdürlüğü Uygulama ve Araştırma Merkezleri - İleri Teknolojiler Uygulama ve Arş. Merkezi - Gıda Kontrol Uygulama ve Araştır Merkezi - Enerji Teknolojileri Uyg. ve Arş. Merkezi - Ekonomik Ve Sosyal Arş. Uyg. ve Arş. Merkezi - Balkan Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Avrupa Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Afrika Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi - Uzaktan Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi - Türkiyat Uygulama ve Araştırma. Merkezi - Türkçe Öğretim Uygulama ve Arş. Merkezi - Sürekli Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi - Kariyer Uygulama ve Araştırma Merkezi - Kamu Diplomasisi Uygulama Ve Arş. Merkezi - Kadın Çalışmaları Uygulama ve Arş. Merkezi





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42








Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




4.1.3 Misyon Vizyon

Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası, misyonu ve vizyonu, stratejik planlama

faaliyetleri kapsamında Rektör tarafından belirlenir ve üniversite genelinde duyurulur.

Kırklareli Üniversitesindeki tüm birimler, üniversite misyon ve vizyonu doğrultusunda,

kendi birimlerine ait misyon ve vizyon ifadelerini belirlerler.

4.1.3.1 Misyonu

Kırklareli Üniversitesi ülkemizin yanı sıra Balkanlar, Türki cumhuriyetleri ve dünya

ülkelerini kapsayacak şekilde orta öğrenimini tamamlamış bireylere yükseköğrenim

imkânı sunan bir yükseköğretim kurumudur. Dinamik, tecrübeli ve kurumsal kültüre

sahip kadrosu ile bilgiye ulaşmayı, üretmeyi, paylaşmayı ve uygulamayı evrensel

boyutlara taşıyan bilimsel, teknolojik ve kültürel birikime katkıda bulunan, yaratıcı

sorgulayıcı, araştırıcı, liderlik vasıflarına sahip, işine kendini adamış yetkin ve özgüven

sahibi bilinçli bireyler yetiştirmektir.

4.1.3.2 Vizyonu

Ülkemizin ve bölgemizin hedefleri ile paydaşlarımızın beklentilerine hizmet etmek

amacıyla yenilikçi kendine güvenen, çevresine güven veren, etik ve evrensel değerlere

bağlı bireyler yetiştirmek ve eşit, özgür, katılımcı bir çalışma ortamında üretilen

bilimsel faaliyetleri ile saygı duyulan bir bölge üniversitesi olmaktır.

4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak

Kırklareli Üniversitesi sunduğu hizmet ile ilgili ve bu hizmet üzerinde potansiyel etkiye

sahip ilgili taraflar ile her yıl düzenli olarak yapılan memnuniyet anketleri (Akademik

Personel Memnuniyet Anketi, İdari Personel Memnuniyet Anketi Öğrenci

Memnuniyet Anketi) ile iç paydaş ve öğrencilerin beklentilerini ölçer. Bunun yanında

öğretim teknikleri ve yöntemleri ile alan bilgisinin sürekli güncellenmesi

gerekliliğinden dolayı ders içerikleri, ders çıktıları, program çıktıları ve ders çıktılarının

program çıktılarına katkılarının ölçülmesi ile ilgili sürekli gözden geçirme kararı alınmış

ve 2018-2019 eğitim öğretim yılında uygulanmaya başlanmıştır. Bu uygulama iç

paydaşlarla ve dış paydaşlarla anket veya “küçük grup ile yüz yüze görüşme” yöntemi

ile belirlenmektedir.

Kırklareli Üniversitesi kurumsal olarak kalite yönetim sisteminin amaçlanan

sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış faktörleri belirlemiştir.

Referanslar:

EK.F-576 İç Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu

EK.F-577 Dış Paydaş Analizi Paydaş Beklentilerinin Belirlenmesi Formu

EK.F-578 Program Çıktı - Yeterlikleri Güncelleme Formu

EK.F-579 Program Çıktı - Yeterlikleri Kontrol Formu

EK.F.580 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




EK.F-581 Akademik Personel Memnuniyet Anketi Formu

EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Formu

EK.F-583 Toplantı Katılımcı Formu

EK.KL-576 İç ve Dış Paydaş Analizi Kılavuzu

EK.P-576 Bölüm Program Çıktıları Güncelleme Planı

4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi

Üniversitemizin Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kapsamı : ”Yükseköğretim Hizmetleri”

olarak belirlenmiştir. Yükseköğretim hizmetlerimizin kalitesini doğrudan veya dolaylı

olarak etkileyebilecek faaliyetlerimiz KYS kapsamında değerlendirilmektedir. Kırklareli

Üniversitesi ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin tüm maddelerinden sorumlu

olup, kapsam dışı herhangi bir madde mevcut değildir. Kırklareli Üniversitesi Kalite

Yönetim Sistemi; üniversitemizin tüm yerleşkelerinde var olan idari ve akademik

birimlerini kapsar.

4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesler

Kırklareli Üniversite kalite yönetim sistemi, TS EN ISO 9001-2015 standardının

şartlarıyla bağlantılı ve uyumlu biçimde oluşturulmuş ve dokümante edilmiştir.

Oluşturulan sistemin etkin bir şekilde yürütülmesi, sürekliliğinin sağlanması ve sürekli

iyileştirilmesi için gerekli düzenlemeler gerçekleştirilmiştir.

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemini, ISO 9001-2015 standardında

tanımlanan süreç yaklaşımı modelini “Kaplumbağa Şemaları” olarak kurgulamış ve

uygulamaktadır.

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi kapsamında özgün bir “Kalite Güvence

Sistemi” modeli oluşturulmuştur. Buna göre; Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence

Sistemi dört alt başlıkla birlikte sürekli olarak PUKÖ çevrimi uygulayarak Kalite Yönetim

Sisteminin Planlandığı uygulandığı, ölçüldüğü ve sürekli iyileştirildiği bir model olarak

kullanılmaktadır.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Kurumsal Kalite güvence sistemi kapsamında geliştirilen kalite güvence sistemleri

A. Eğitim-Öğretim Kalite Güvence Sistemi B. Bilimsel Araştırma Kalite Güvence Sistemi

D. Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Güvence Sistemi C. Yönetim-Organizasyon Kalite Güvence Sistemi

Bölüm Eğitim Kalite Politikası Durumsal Analiz

Durumsal Analiz Odaklı Bölüm Eğitim Kalite Politikası Tasarımı

Bölüm Eğitim Kalite Politikası

Uygulama & Değerlendirmesi

Bölüm Eğitim Kalite Politikası &

Akreditasyonu

Kurum Araştırma Politikası Durumsal Analizi

Kurum Bilimsel Araştırma Politikası Tasarımı

Kurum Araştırma Politikası


Kurum Araştırma Politikası &

Akreditasyonu

Çok Yönlü-Paydaşlı Durumsal Analiz (Gerçeklik, Gereksinim, Beklenti)

Durumsal Analiz Odaklı Kapsayıcı Kalite Politikası Tasarım

Kalite Politikası Uygulama &

Değerlendirmesi

Kalite Politikası & Akreditasyonu

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Alanları Politikası Durumsal Analizi

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Politikası Tasarımı

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı


Değerlendirmesi

Kurum Toplumsal

Yaşama Katkı Kalite Politikası &

Akreditasyonu

Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Durumsal Analiz

Durumsal Analiz Odaklı Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Tasarımı

Birim Yönetim Sistemi Kalite

Politikası Uygulama &

Değerlendirmesi


Politikası & Akreditasyonu





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Yönetim-Organizasyon K.G.S. Eğitim-Öğretim K.G.S. Bilimsel Araştırma K.GS. / Toplumsal Gelişime Katkı K.G.S.

- Akademik Değ. ve Kalite Gel. Komisyonu

- Basım Evi Birimi - Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler. - Bilgi Edinme Birimi - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı - Bilimsel Araştırma Projeleri

Komisyonu

- Bilimsel Araştırma Projeleri Koor.

- Bologna Eşgüdüm Komisyonu - Bologna Koordinatörlüğü - Dış İlişkiler Şb. Müdürlüğü - Döner Sermaye İşlt.

Müdürlüğü - Eğitim Öğretimi Geliştirme

Koordinatörlüğü - Erasmus Değişim

Koordinatörlüğü - Etik Kurulu - Farabi Değişim

Koordinatörlüğü - Genel Sektererlik - Hukuk Müşavirliği - İç Denetim Birimi

Koordinatörlüğü - İdari Ve Mali İşler Daire

Başkanlığı - Kalite Geliştirme

Koordinatörlüğü - Kalite Güvence Komisyonu - Koruma Güvenlik Şube Müd - Kütüphane Dökümatasyon

Daire Başkanlığı - Mesleki ve Teknik Eğitim

Koordinatörlüğü - Mevlana Koordinatörlüğü - Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı - Öğrenci Reh. ve Danışmanlık

Koordinatörlüğü - Personel Daire Başkanlığı - Sağlık Kültür Spor Daire Başk - Strateji Gel. Daire Başkanlığı - Stratejik Planlama

Komisyonu - Uluslararası İlişkiler

Koordinatörlüğü - Yapı İşleri Ve. Tek. Daire Başk - Yayın Komisyonu - Yazı İşleri Ve Arş. Şb. Müd

- Atatürk İlke Ve İnkılap Tar. Böl. Bşk.

- Babaeski Meslek Yüksekokulu.

- Devlet Konservatuvarı - Fen Bilimleri Enstitüsü - Fen Edebiyat Fakültesi - Havacılık ve Uzay Bilimleri

Fakültesi - Hukuk Fakültesi - İktisadi ve İdari Bilimler

Fakültesi - İlahiyat Fakültesi - Lüleburgaz Meslek

Yüksekokulu. - Mimarlık Fakültesi - Mühendislik Fakültesi - Pınarhisar Meslek

Yüksekokulu. - Sağlık Bilimleri Enstitüsü - Sağlık Hizmetleri Meslek

Yüksekokulu. - Sağlık Yüksekokulu - Sosyal Bil. Meslek

Yüksekokulu. - Sosyal Bilimler Enstitüsü - Teknik Bil. Meslek

Yüksekokulu. - Teknik Eğitim Fakültesi - Teknoloji Fakültesi - Turizm Fakültesi - Türk Dili Bölüm Başkanlığı

- Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu.

- Vize Meslek Yüksekokulu - Yabancı Diller Bölüm

Başkanlığı - Yabancı Diller Yüksekokulu.

- Afrika Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi

- Avrupa Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi

- Balkan Araştırmaları Uyg. ve Arş. Merkezi

- Ekonomik ve Sosyal Arş. Uyg. ve Arş. Merkezi

- Enerji Teknolojileri Uyg. ve Arş. Merkezi

- Gıda Kontrol Uygulama ve Araştır Merkezi

- İleri Teknolojiler Uygulama ve Arş. Merkezi

- Kadın Çalışmaları Uygulama ve Arş. Merkezi

- Kamu Diplomasisi Uygulama Ve Arş. Merkezi

- Kariyer Uygulama ve Araştırma Merkezi

- Sürekli Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi

- Türkçe Öğretim Uygulama ve Arş. Merkezi

- Türkiyat Uygulama ve Araştırma. Merkezi

- Uzaktan Eğitim Uygulama ve Arş. Merkezi





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Kırklareli Üniversitesi KYS içinde ve liderlik taahhüdüyle belirlenen dört alanda özgün

bir kalite güvence sistemi belirlemiş ve her bir alanda PUKÖ çevriminin tüm

basamaklarının koordine edildiği bir Kalite Güvence Sistemi tasarlamıştır. Buna göre

Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi her bir alanda öz değerlendirme, tasarım,

uygulama ve nihai hedef olarak da “Kurumsal Akreditasyon”a dayalı bir sistem

geliştirmiştir.

Bu sistem; model oluşturulurken tüm faaliyetlerde Kırklareli Üniversitesinin ilgili

taraflarının kapsam dâhilinde memnuniyetini etkileme olasılığı olan tüm girdi ve

çıktılar tanımlanmış olup süreçlerin etkin yönetimini ve Kırklareli Üniversitesinin 2018-

22 Stratejik Planında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmalarını sağlamak amacıyla

performans izleme de yapılmaktadır.

Gerekli kontrol yöntemleri dokümantasyonda; Prosesler (Kaplumbağa Şemaları), İş

Akış Şemaları, Planlar, Prosedürler, Listeler, Formlar, Organizasyon Şemaları, Misyon

Vizyon Bildirgeleri, Kılavuzlar, Talimatlar, Yönergeler, Yönetmelikler, vb. dokümante

edilmiş bilgi ile tanımlanmaktadır. Tüm bu dokümantasyonun tanıtımı ve genel olarak

Kalite Yönetim Sisteminin tarifi olarak ta “Kalite El Kitabı” yayınlanmıştır. Dokümante

edilmiş bilgi listesi kalite el kitabının eki ve ayrılmaz bir parçası olarak kullanılır.

KYS’nin yönetilmesi için gerekli olan tüm dokümante edilmiş bilgiler Kırklareli

Üniversitesi Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü web sayfasında http://kalite.klu.edu.tr/

tanımlanmış ve herkes tarafından ulaşılabilir durumdadır.

Proses (Kaplumbağa Şeması) Etkileşim Tablosu

Bİ.KŞ-101 Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

PR.KŞ-Personel Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

ER.KŞ-751 -Erasmus Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması

KD.KŞ-201 Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

İM.KŞ-151 İdari Mali İşler Kaplumbağa Şeması

FR.KŞ-851 Farabi Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması

SK.KŞ-351 Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

SG.KŞ-401 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

HM.KŞ.-651 Hukuk Müşavirliği Kaplumbağa Şeması

Yİ.KŞ-451 Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

BL.KŞ-801 Bologna Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması

MV.KŞ-951 Mevlana Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması

ÖİKŞ-251 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması

Dİ.KŞ-701 Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Kaplumbağa Şeması

DS.KŞ-3001 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Kaplumbağa Şeması





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Referanslar:

TS EN ISO 9001:2015

Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) - 2017

Kırklareli Üniversitesi 2018-2022 Stratejik Planı

KK.LS-551 Doküman Listesi

...KŞ-… Kaplumbağa Şemaları





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




5. Liderlik

5.1 Liderlik ve Taahhüt

5.1.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, üst yönetim olarak Kırklareli Üniversitesi Kalite

Yönetim Sisteminin oluşturulması için gerekli altyapının hazırlanması, uygulanması,

geliştirilmesi, etkinliğinin ve sürekliliğin sağlanması için gereken tüm faaliyetlerin etkili

bir şekilde yürütüleceğini aşağıdaki somut kanıtlarla taahhüt etmektedir.

Bu taahhüdün somut kanıtı ve bir gereği olarak;

Kırklareli Üniversitesi üst yönetimi;

- Misyon, Vizyon, Kalite Politikası ve Stratejik Planı oluşturur ve ilan eder.

- Kalite yönetim sistemi ile iş proseslerinin entegre olduğunu güvence altına alır.

- Proses yaklaşımı ve risk temelli düşünmeyi teşvik eder.

- Kalite Yönetim Sistemi için gerekli kaynakların varlığını güvence altına alır.

- Kalite Yönetim Sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına alır.

- Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması,

yönlendirilmesi ve desteklenmesini sağlar.

- Sürekli iyileştirmenin teşvik edilmesini sağlar.

- Oluşturulan Kalite Yönetim Sistemi etkinliğini gözden geçirmek ve iyileştirme

fırsatlarını tespit etmek için düzenli olarak yönetim gözden geçirme faaliyetlerini

yürütür.

- Oluşturulan dokümantasyonun tüm birimlerde uygulandığını gözden geçirir.

- Her yıl stratejik planda belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını gözden geçirir.

- İlgili diğer yöneticileri sorumlu oldukları alanlarda liderliklerini sergileyebilmeleri için

destekler.

- Tüm üniversitede, öğrenci ve diğer paydaşların memnuniyetinin sağlanması ve yasal

mevzuat gereklerinin karşılanması konusunda farkındalığın ve bilinç düzeyinin

arttırılması için faaliyetler yürütür.

- Her yıl Kurum İç Değerlendirme Raporunun hazırlanmasına rehberlik eder.

Referanslar:

Kırklareli Üniversitesi Misyon Vizyon Bildirgesi

Kırklareli Üniversitesi Kalite Politikası

Kurum İç Değerlendirme Raporu (KİDR) – 2017


SGPR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




5.1.2 Öğrenci Odaklılık

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminin temel amacı hizmet verdiği

öğrencilerinin ihtiyaç ve beklentilerini belirleyerek bu beklentilerin karşılanmasını

sağlamak için gerekli düzenlemeleri yapmaktır. Tüm bu çalışmalar sonucunda temel

amaç öğrenci memnuniyetinin sağlanmasıdır.

Bu kapsamda her yıl düzenli olarak Eğitim Öğretim Geliştirme Koordinatörlüğü

tarafından, öğrenci, akademik personel ve idari personel memnuniyet anketleri

uygulanarak sonuçları üst yönetime ve birim yöneticilerine sunulur. Ortaya çıkan

gelişmeye açık yönlerin iyileştirme çalışmaları için birim yöneticilerinden iyileştirme

önerileri ve uygulama kanıtları talep edilir.

Kırklareli üniversitesi öğrencileri her birimin e-posta adreslerinden ulaşarak

şikâyetlerini veya taleplerini iletebildiği gibi Kırklareli Üniversitesi web sayfasında

bulunan “İstek Öneri ve Şikayet” bölümünden Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne

veya “Rektöre Mesaj” bölümünden direk Kırklareli Üniversitesi Rektörü’ne istek öneri

veya şikayetlerini iletebilir.

Kırklareli Üniversitesi öğrencileri alan dışı seçmeli dersleri içinden kendi ilgi alanına

giren dersi seçerek kendini geliştirme fırsatı bulur. Ayrıca şeffaflık ilkesi gereğince

“Bologna Bilgi Paketi” olarak fakülte, bölüm ve okutulan derslerle ilgili tüm bilgiler ilan

edilir. Öğrencilerin yurt içi veya yurt dışı eğitim öğretim ya da staj hareketliliği

kapsamında yaptığı çalışmalar kredi sistemine dahil edilir. Program çıktıları ve ders

yükleri (AKTS) belirlenmesi amacıyla öğrencilerle küçük grup görüşmeleri ve dış

paydaşlarla toplantılar veya anketler yardımıyla bilgi toplanır. Program geliştirilmesi

veya yeni bölüm açılası durumunda gerek bölgesel gerek ulusal iç ve dış paydaşlarla

toplantılar yapılarak ihtiyaç ve piyasa beklentileri araştırılmaktadır.

Kırklareli Üniversitesi bünyesindeki enstitülerce açılan lisansüstü eğitim programları

vasıtasıyla öğrencilerin alanlarında uzmanlaşabilmeleri için fırsatlar tanınır.

Kırklareli Üniversitesi öğrenci merkezli eğitim sistemini benimsemiş bir yükseköğretim

kurumudur. Yukarıda sayılan tüm uygulamalar PUKÖ döngüsü çerçevesinde planlanır,

uygulanır, kontrol edilir ve ölçülerek sürekli iyileştirmeye tabi tutulur.

Referanslar:

Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü

İK.F.579 Öğrenci Memnuniyet Anketi

5.2 Politika

Kurumsal kalite politikamız, üniversitemizin tüm birimlerinde; bilimsel araştırma,

eğitim-öğretim, yönetim organizasyon ve toplumsal gelişime katkı alanlarındaki

yükseköğretim sorumluluklarımızı, bilimin evrenselliği ve özgürlüğü, ulusal ve





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




uluslararası yükseköğretim değer ve politikaları doğrultusunda yerine getirmektir. Bu

kapsamda kalite politikamız; katılımcılık ve kapsayıcılığı, çok yönlülük ve paydaşlığı,

sürdürülebilirliği, ortak gereksinim-beklentileri ve kurumsal misyon-vizyonumuzu

içermektedir. Bu kurumsal kalite politikamız doğrultusunda yürüttüğümüz çalışmalar:

- Eğitim-öğretim alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim politikalarını içeren

eğitim kalite güvence sistemimiz kapsamında tüm akademik birimlerde; öğrenci

seçim ve tercihlerini, çok yönlülüğünü, ulusal ve uluslararası yükseköğretim alanı

öğrenci yeterliliklerini içeren; sürdürülebilir, kapsayıcı, katılımcı, akreditasyon ve

uluslararasılaşmaya açık, öğrenci merkezli bir eğitim hizmeti vermek.

- Bilimsel araştırma alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim politikalarını

içeren bilimsel araştırma kalite güvence sistemimiz kapsamında, akademik

birimlerimizin yerel, ulusal ve uluslararası düzeylerde özgünlüklerini koruyarak

farklılaşmasını sağlayan, özgür ve bağımsız bilimsel araştırmaları yürütmelerine

katkı sağlamak,

- Yönetim ve organizasyon alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim

politikalarını içeren yönetim organizasyon kalite güvence sistemimiz kapsamında,

üniversitemiz tüm akademik ve idari birimlerindeki kurumsal iç işleyiş süreçlerinin;

katılımcı, kapsayıcı, şeffaf, takım ruhu odaklı, değişim ve gelişim motivasyonunu

içeren kurumsal sürdürülebilirlikle yürütmek.

- Toplumsal gelişime katkı alanında: Ulusal ve uluslararası yükseköğretim

politikalarını içeren toplumsal gelişime katkı kalite güvence sistemimiz

kapsamında, yerel, ulusal ve uluslararası alandaki sorunların çözümüne, disiplinler

arası işbirliği ve bilimsel araştırma odaklı sosyal sorumluluk ve duyarlılıkla katkı

sunmak.

Kurumsal Kalite Politikamızın İlkeleri

Üniversitemiz tüm birimlerindeki, bilimsel araştırma, eğitim-öğretim, yönetim-

organizasyon ve toplumsal gelişime katkı alanlarındaki kurumsal sorumluluklarımızı

yerine getirmede, bilimin evrenselliği ve özgürlüğü, ulusal ve uluslararası

yükseköğretim değer ve politikaları merkez alınarak:

- Sosyal sorumluluk ve duyarlılık odaklı bilimsel araştırma özgürlüğü,

- Sürekli iyileştirme ve geliştirme odaklı sürdürülebilir kurumsallaşma,

- İç-dış paydaş gereksinim ve beklentileri odaklı kapsayıcılık ve katılımcılık,

- Somut veri ve gözlemlenebilir gerçeklik odaklı dış değerlendirmeye açıklık,

- İç-dış paydaş gereksinim ve beklentileri odaklı değişim ve yeniliğe açıklık,

- Etkileşim, paylaşımı içeren ortak vizyon odaklı kurumsal eşgüdüm,

- Evrensel ve mesleki etik normlar odaklı kurumsal şeffaflık,

- Toplumsal değişim ve gelişime katkı odaklı sosyal etki ve sosyal içerme,

- Öğrencilerin çok yönlü gelişimini içeren, öğrenci merkezli eğitim,





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması

Kırklareli Üniversitesi;

- Üniversitenin amaç ve bağlamına uygun stratejik istikametini destekleyen

- Kalite amaçlarının belirlenmesi için bir çerçeve sağlayan

- Uygulanabilir şartları yerine getirme için taahhüt içeren

- Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt içeren,

Bir kalite politikası oluşturmuş, ilan etmiş ve sürekliliğini sağlamıştır.

5.2.2 Kalite Politikasının Duyurulması

Kırklareli Üniversitesi Kalite politikası web sitesi vasıtasıyla ve tüm birimlerde

belirlenmiş yerlerde 70cmX100 cm ebadında Türkçe ve İngilizce olarak duvara asılarak

erişime açık ve görünür hale getirilmiştir.

Referanslar:


SG.PR-402 Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü

5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Kırklareli Üniversitesinde faaliyetlerin eksiksiz bir şekilde ve KYS dokümantasyonunda

tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülmesi esastır. Bu amaçla görev tanımları, üst

yönetim tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; eğitim ve öğretimi

gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun

şekilde yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine

etmek ve denetlemek amacı ile hazırlanmış ve www.kalite.klu.edu.tr aracılığı ile

duyurmuştur.

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü birimlerin süreçlerini Kaplumbağa şemalarında,

organizasyon yapısını organizasyon şemalarında, personelin görev, yetki ve

sorumluluklarını görev tanımlarında göstermiştir.

Tüm birim yöneticileri, kendisine bağlı personeli bu konuda bilinçlendirerek görev,

yetki ve sorumlulukların etkin bir şekilde uygulanmasını sağlarlar. Tüm personel,

tanımlanmış olan görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir. Her birim

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından talep edilen yıllık birim faaliyet raporları

ve iç değerlendirme raporlarını her yıl Ocak ayında (bir önceki yıla ait) sunmakla yasal

olarak yükümlüdür. Bu rapor ile birimde gerçekleştirilen tüm faaliyetler

raporlanmaktadır.

Referanslar:

KK.LS-556 Birim Kalite Temsilcisi Listesi

KK.OŞ-551 Kalite Yönetim Sistemi Organizasyon Şeması

…GT-….. Görev Tanımları





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




6. Planlama

6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri

Kırklareli Üniversitesinde her sürece ait risk analizleri gerçekleştirilir. İş süreçlerinde

yer alan faaliyetlere yönelik riskler belirlenmiş olup bu riskleri bertaraf etmeye yönelik

önleyici faaliyetler öngörülmüştür. Riskin tanımı ve risk giderici mevcut faaliyet

tanımlanarak, riskin yaratacağı etki ve riskin gerçekleşmesi olasılığı çarpılarak risk

derecesi hesaplanmaktadır. Risk derecesi 4 ve üzerinde olan riskler için risk giderici

aksiyonlar belirlenmekte ve aksiyonlar düzeltici faaliyetler ile takip edilmektedir.

Risk analizi yöntemi KK.PR554-Risk Analizi Prosedürü ile tanımlanmıştır. Kırklareli

Üniversitesi 4 ve üzeri riskler için aksiyon alır. Stratejik plan hazırlama komisyonu

tarafından SWOT analizi ile tespit edilen güçlü yönler ve fırsatlar, kuruma

kazandıracağı stratejik faydalarının (mevcut ve olası) tespiti ve değerlendirilmesi

amacıyla analiz edilir.

2018-2022 Stratejik planı kapsamında hazırlanan performans göstergeleri her takvim

yılı sonunda analiz edilir ve faaliyet raporu olarak üst yönetime sunulur. Faaliyet

raporları http://sgdb.klu.edu.tr/Sayfalar/418-faaliyet-raporlari.klu web sayfasından

açık kaynak olarak ilan edilir.

Referanslar:

KK.PR554-Risk Analizi Prosedürü

KK.F-553 Risk Analizi Formu

KK.PR-552 Düzeltici Önleyici Faaliyet Prosedürü

2018-2022 Stratejik Planı

2018 Yılı Faaliyet Raporu

2018 ve 2019 Mali Yılı Performans Programı

6.2 Kalite Amaçları ve Bunları Gerçekleştirmek İçin Planlama

Stratejik planda, stratejik amaçlara ulaşabilmek için belirlenmiş olan performans

hedefleri, Kırklareli Üniversitesinin kalite hedeflerini oluşturur. 2018-2022 Stratejik

Planı ile gerçekleştirilen SWOT analizinde güncel tehdit ve zayıf yönler tespit edilmiştir.

Ayrıca iç kontrol sistemi çalışmaları kapsamında da risk analizi yapılmaktadır. Kırklareli

Üniversitesindeki tüm birimler stratejik planı referans alarak, kendi birimleri için kalite

hedeflerini ve bu hedeflere ulaşabilmek için yapacakları faaliyetlere ilişkin planlamayı

içeren kalite faaliyet planlarını hazırlar ve yönetimini sağlar. Her takvim yılı sonunda

birimler performans hedeflerinin gerçekleşme oranlarını ölçer. Strateji Geliştirme

Daire Başkanlığı tarafından Ocak ayı içerisinde yayınlanan faaliyet raporları vasıtasıyla

performans hedeflerine ulaşma oranları belirlenerek güçlü ve zayıf yönler irdelenir.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Referanslar:


2018-2022 Kırklareli Üniversitesi Stratejik Planı

2018 ve 2019 Mali Yılı Performans Programı

6.3 Değişikliklerin Planlanması

Kırklareli Üniversitesinde KYS’yi etkileyebilecek olan tüm değişiklikler planlı şekilde

gerçekleştirilmektedir. KYS dokümantasyonu revizyonu ile ilgili talepler birimlerden

Doküman Talep Formu ile Kalite Geliştirme Koordinatörlüğüne bildirilir. Uygun

görülen değişiklikler yürürlük onayı alındıktan sonra tüm birimlere EBYS üzerinden

veya e-posta yolu ile bildirilir.

Referanslar:

KK.F-557 Doküman Talep Formu

KK.İA-552 Doküman Revizyonu İş Akışı

KK.İA-553 Doküman İptali İş Akışı

KK.İA-551 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




7. Destek

7.1 Kaynaklar

7.1.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, Kalite Yönetim Sistemi’nin oluşturulması,

uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için, gerekli kaynak

ihtiyaçlarını belirleyerek temin etmektedir. Yukarıda bahsi geçen faaliyetler mevcut iç

kaynaklar ile gerçekleştirilmektedir.

7.1.2 Kişiler

Kırklareli Üniversitesi’nde hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan personelin, uygun

öğrenim, eğitim, beceri ve tecrübe yönünden yeterli olması ve gereken yeterliliğe

ulaştırılması esastır. Kırklareli Üniversitesi’nde, hizmet kalitesini etkileyen işleri yapan

personel için gerekli nitelikler, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak

belirlenmiş ve görev tanımları kapsamında dokümante edilmiştir.

Referanslar:

PR.PR-304 İdari Personel Atama Prosedürü

PR.PR-302 Hizmet İçi Eğitim Prosedürü

7.1.3 Altyapı

Kırklareli Üniversitesi yönetimi, sunulan hizmetinin uygunluğunu, sürdürülebilirliğini

ve iyileştirilmesini sağlamak için gerekli olan altyapı ihtiyaçlarını belirler ve temin eder.

Altyapı; Binalar, çalışma alanları ve bunlarla bağlantılı tesisler, yazılım ve donanım da

dahil olmak üzere tüm süreçlerde kullanılan araç, gereç, ekipmanlar, destek

hizmetlerini (ulaştırma, iletişim veya bilgi sistemleri gibi) kapsar. Mevcut altyapının

sürekli olarak çalışır durumda tutulması ve fonksiyonunu yerine getirmesinin

sağlanması temel esastır. Bu amaçla altyapının uygunluğunun sağlanması ve

sürdürülmesine ilişkin metotlar KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır.

Birimlerde kullanılan donanım ve ekipmanlara ait kayıtlar ilgili birim taşınır kayıt

kontrol yetkilisi tarafından otomasyon sistemi üzerinden takip edilmektedir. Kırklareli

Üniversitesi kurumsal altyapı bilgilerine 2017 yılı Kurumsal İç Değerlendirme

Raporu’ndan erişilebilir.

Referanslar:

Yİ.PR-452 Bakım/Onarım Prosedürü

Yİ.PR-453 Altyapı ve Çalışma Ortamlarının Yönetimi Prosedürü

2017 yılı Kurumsal İç Değerlendirme Raporu

7.1.4 Proseslerin İşletilmesi İçin Çevre





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü, üniversitenin sürdürülebilir başarısını, rekabet

değerini, üretkenliğini, yaratıcılığını devam ettirmek için, uygun bir çalışma ortamı

sağlar ve yönetir. Hizmet uygunluğunu sağlamak amacıyla, hizmetin gerçekleştirildiği

ortamlarda gerekli olan fiziksel, çevresel, sosyal, psikolojik ve diğer etkenlere karşı

önlemler alınmıştır. Çalışma ortamının uygunluğunun sağlanması ve sürdürülmesine

ilişkin metotlar KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmıştır. Çevre şartları her yıl

yapılan genel memnuniyet anketleri ile sorgulanmakta ve sonuçlar doğrultusunda

iyileştirmeler planlanmaktadır.

Referanslar:



EK.F-582 İdari Personel Memnuniyet Anketi Form

Yİ.PR-452 Bakım-Onarım Prosedürü

Yİ.PR-453 Altyapı ve Çalışma Ortamlarının Yönetimi Prosedürü

7.1.5 Kaynakların İzlenmesi ve Ölçülmesi

Kırklareli Üniversitesi hizmetlerin şartlara uygunluğunu ölçmek amacıyla ölçme

uygulanacağı zaman ihtiyaç duyulan kaynakları tayin veya tedarik eder. Özellikle

laboratuvar cihazlarının sürekli uygunluğunun sağlanması amacı ile kontrol ve

kalibrasyon işlemleri uygulanır. Kaynaklarımıza ilişkin olarak; Gerçekleştirilen belirli

izleme ve ölçme faaliyet tipleri için uygun olduğunu ve amaçlarına sürekli uygunluğu

güvence altına almak için sürdürülebilir olduğunu memnuniyet anketleri ile ve YGG

toplantılarında değerlendirilmekte ve güvence altına almaktadır.

Referanslar:

Yİ.PR-451 Kalibrasyon Prosedürü




7.1.6 Kurumsal Bilgi

Kırklareli Üniversitesi proseslerin işletilmesi, ürün ve hizmetlerin uygunluğa erişmesi

için ihtiyaç duyulan bilgiyi tayin eder.

Kurumsal Bilgi için İç Kaynaklar;

Tecrübe, Fikri Mülkiyet, Başarılı ve başarısız projelerden alınan dersler, prosesler vb.

Kurumsal Bilgi için Dış Kaynaklar;

Dış Paydaşlar, standartlar, Konferanslar,

7.2 Yeterlilik





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Kırklareli Üniversitesi personelinin hizmet yönünden uygun eğitim tecrübe ve beceriye

ulaştırılması esastır. Kırklareli üniversitesinde personel için gerekli nitelikler görev

tanımları kapsamında dokümante edilmiştir. Kırklareli Üniversitesi personelinin

niteliklerinin geliştirilmesi amacıyla oryantasyon eğitimleri planlanmakta ve

verilmektedir. Bu amaçla, insan kaynakları yönetimine ilişkin genel esaslar ve

uygulamalar, KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanmış ve yürütülmektedir.

Referanslar:


..GT-……Görev Tanımları

7.3 Farkındalık

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğü ve akademik birimlerde bölüm kalite komisyonları,

aşağıdaki konularda kuruluşun/birimin tüm çalışanlarının farkındalığını artırmak için

toplantılar, seminerler yapmakta; ilanları web sayfasında yayınlamaktadır.

- Kalite Politikası

- Kalite hedefleri

- Kırklareli Üniversitesi 2018 – 2022 Stratejik Planı

- Kişilerin KYS’nin etkinliğine olan faydaları

- Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olma

durumlarını kontrol etmektedir.

Referanslar:

Personel Dairesi Başkanlığı İş akışları


7.4 İletişim

Kırklareli Üniversitesi KYS’nin etkin bir şekilde kullanılabilmesi için aşağıda verilen

organizasyon şeması kapsamında tüm birimler ile iletişimi ve koordinasyonu

sağlamaktadır.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Bu kapsamda; iletişim metotlarının ve araçlarının kullanımına ilişkin düzenlemeler, KYS

kapsamında tanımlanmış ve dokümante edilmiştir. Tüm Kırklareli Üniversitesi

personeli, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği’ne

göre iç iletişimin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlarlar. Aynı zamanda birimler

ve personel arası iletişimi daha da hızlandırmak adına kurum içi telefon rehberi

çalışması yapılmakta ve üniversitemizin web sitesinden paylaşılmaktadır.

Üniversitemiz, iç paydaşlarıyla olduğu kadar dış paydaşlarla da verimli ve sürekli bir

biçimde iletişim halinde faaliyetlerini sürdürmektedir. Bu çerçevede başta 7/24

güncellenen web sayfamız olmak üzere gazete, dergi, online yayınlar, açık hava, kapalı

mekan (Bilboard, Afiş, Raket vb.) gibi ilgili tüm mecralarda yapılan çalışmalar ile

toplantı, panel, konferans vb. etkinlikler dış paydaşlara duyurulmaktadır. Düzenlenen

etkinliklere ilişkin sonuç bildirgeleri ya da faaliyet süreci yukarıda bahsi geçen mecralar

aracılığıyla da tüm kamuoyuna duyurulmaktadır.

Referanslar:

KK.OŞ-551 Kalite Güvence Sistemi Organizasyon Şeması

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

Kırklareli Üniversitesi Telefon Rehberi

7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi

7.5.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi kalite yönetim sisteminin etkinliği için hangi ilave yazılı bilgilerin

gerekli olduğunu belirler.

7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; iş süreçlerinin etkin bir

şekilde çalışması için gerekli temel politikaları, kuralları, kriterleri ve metotları

REKTÖR

(Kalite Komisyonu Başkanı)

Kalite Komisyonu

Birim Kalite Komisyonu Üyesi

Birim Kalite Temsilcisi

Alt Komisyonlar

Yönetim Organizasyon Alt

Komisyonu

Eğitim Öğretim Alt Komisyonu

Bilimsel Araştırma Alt Komisyonu

Toplıumsal Gelişime Katkı Alt Komisyonu

Koordinatörlükler

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü

Eğitim Öğretim Geliştirme

Koordinatörlüğü





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




tanımlar. Bu kapsamda KYS dokümantasyonu, birbirleriyle ilişkili çeşitli doküman

türlerinin bütününden oluşur.

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu ve bunların temel

işlevleri şu şekildedir:

- Kırklareli Üniversitesi Misyonu, Vizyonu ve Kalite Politikası Kırklareli

Üniversitesi’nin hizmet kalitesini sağlama konusundaki bakış açısını, yaklaşımlarını

ve temel politikalarını belirler.

- Kırklareli Üniversitesi Stratejik Planı; bu yaklaşımların somutlaştırılması için

stratejileri ortaya koyar, hedefleri belirler ve bu hedeflere ulaşmadaki başarıyı ve

performansı ölçümler.

- Kırklareli Üniversitesi Kalite El Kitabı; Kalite yönetim sisteminin genel tanıtımını

yapar, temel kurallarını ve uygulama metotlarını açıklar, ilgili prosedürlere atıfta

bulunur.

- Prosedürler, iş akışları, kaplumbağa şemaları, talimatlar, kılavuzlar, görev

tanımları, performans izleme karneleri; süreçlerin etkin bir şekilde çalıştırılması için

gerekli metotları ve kuralları açıklar.

- Formlar ve diğer kayıtlar; süreçlerin tanımlanan kurallara uygun olarak

yürütüldüğüne yönelik kanıtların oluşturulmasını ve ölçme, analiz ve iyileştirme

süreçleri için gerekli verilerin toplanmasını sağlar.

- Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu; Kalite Web

Sitesi’nde (www.kalite.klu.edu.tr) ve ayrıca tüm birimlerin web sitelerinde, tüm

personelin erişebileceği şekilde yayınlanmıştır. Kırklareli Üniversitesi Kalite

Yönetim Sistemi’ni oluşturan dokümanlar Ana Doküman Listesi’nde belirtilmiştir.

Referanslar:

KK.L-551 Kalite Koordinatörlüğü Doküman Listesi

KK.PR-553 Kayıtların Kontrolü Prosedürü

7.5.3 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü

Tüm süreç sahipleri tarafından oluşturulan ya da revize edilen dokümanlar kontrol

amaçlı olarak Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Kalite Koordinatörlüğü ilgili

dokümanları sisteme uyum açısından inceler ve uygun olduğuna karar verirse

Kırklareli Üniversitesi Rektörü tarafından yürürlük onayı ile yayınlar.

Referanslar:

KK.PR-551 Doküman Prosedürü


KK.İA-552 Doküman Revizyonu İş Akışı

KK.İA-553 Doküman İptali İş Akışı

KK.İA-551 Yeni Doküman Hazırlama iş akışı





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




8. Operasyon

8.1 Operasyon Planlama ve Kontrol

Kırklareli üniversitesi eğitim öğretim hizmetlerinin planlamasında Eğitim-Öğretim

Hizmetlerinin Planlanması Prosedürünü esas alır. Eğitim Öğretim hizmetleri; eğitim

öğretim planlarının hazırlanması ve uygulanması ile destek hizmetlerini kapsar. Eğitim

öğretim hizmetlerinin planlanması yasal mevzuat şartları dikkate alınarak kalite

yönetim sisteminde dokümante edilmiştir. Hizmetlerin sunumu ve planlaması YÖK

tarafından denetlenir.

Referanslar:

PR-008 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü

YÖK Kalite Güvencesi Yönetmeliği

8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar

8.2.1 Müşteri İle İletişim

Öğrencilerle etkin iletişimin sağlanması için gerekli ortam oluşturulmakta, onların soru

ve sorunlarının çözümüne yönelik faaliyetler sürdürülmektedir. Bu kapsamda her yıl

düzenli olarak Eğitim Öğretim geliştirme Koordinatörlüğü tarafından, öğrenci

memnuniyet anketleri uygulanarak üst yönetime ve birim yöneticilerine sunulur.

Ortaya çıkan memnuniyetsizlikler ve bu memnuniyetsizliklerin giderilebilmesi

amacıyla birim yöneticilerinden iyileştirme önerileri ve kanıtları talep edilir.

Kırklareli üniversitesi öğrencileri her birimin e-posta adreslerinden ulaşarak

şikayetlerini veya taleplerini iletebildiği gibi Kırklareli Üniversitesi web sayfasında

bulunan “İstek Öneri ve Şikayet” bölümünden Kalite Koordinatörlüğüne veya “Rektöre

Mesaj” bölümünden direk Kırklareli Üniversitesi rektörüne istek, öneri veya

şikayetlerini iletebilir.

Referanslar:

EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketleri

8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi

Kırklareli Üniversitesi’nde eğitim öğretim hizmetleri ile ilgili şartlar; ilgili yasal mevzuat,

Bologna Sistemi, iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve beklentileri ve üniversitenin mevcut

olanakları dikkate alınarak belirlenmekte ve uygulanmaktadır. Eğitim öğretim

programlarının özellikleri, bu programlara kayıt şartları, öğrenci seçme ve yerleştirme

işlemleri ilgili mevzuat doğrultusunda Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenmekte

ve uygulanmaktadır.

Öğrenci kayıt ve mezuniyet işlemlerine yönelik faaliyetler ilgili mevzuat kapsamında

yürütülmekte olup, ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Referanslar:








8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi

Kırklareli Üniversitesi gerçekleştirdiği tüm hizmetleri periyodik olarak ilgili yasal

mevzuata uygun olarak gözden geçirir. Eğitim öğretim hizmetlerinin sunumunda

Bologna Sistemi kapsamında her dönem sonu ders içerikleri değerlendirme anketleri

ve mezun/işveren anketleri ile sunulan hizmetin gözden geçirilmesi yapılmakta ve

gerekli güncellemeler uygulanmaktadır.

Referanslar:








Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları

8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi

Kırklareli Üniversitesi Rektörlüğünde hizmetler için şartlar değiştiğinde ilgili hizmete

ait muhtemel bir değişiklik ilgili kanun metinlerine göre gerçekleştirilir. a) İdari, mali

ve akademik değişiklikler Rektörlük ve Üniversite Genel Sekreterlik makamlarınca

yapılır. b) KYS’ye ait olan değişikler Kalite Koordinatörlüğünce gerçekleştirilir.

Kırklareli Üniversitesinde öğrenciye verilecek hizmetlerde oluşması muhtemel bir

değişiklik durumunda ilgili değişikliklerin öğrencilere derhal duyurulması Bologna

Sistemi ve bölüm web sayfaları aracılığı yapılmakta ve değişiklikten etkilenen tüm

dokümantasyonun revize edilmesi sağlanmaktadır.

Referanslar:


Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi

Kırklareli Üniversitesi bünyesinde ders tasarımlarına ilişkin tüm bilgiler Öİ.KŞ-251

Öğrenci İşleri Süreci içinde tanımlanmıştır. Ayrıca Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim

Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü içinde de gerekli açıklamalar verilmiştir. ÖİİA-

253-Bölüm-Program-Anabilim Dalı Açılması ve ÖİİA-254-Ders Planlarının

Güncellenmesi iş akışlarında da süreç tarif edilmiştir.

Kırklareli Üniversitesinde yeni programların ve derslerin açılması, bunlarda değişiklik

yapılması ve program yeterliliklerinin belirlenmesi, tek başına Kırklareli Üniversitesi

yetkisinde olmayıp, Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuat ve Bologna

Süreci kuralları doğrultusunda yürütülmektedir. Bu nedenle, tasarım ve geliştirme

süreçleri belirlenirken ve uygulanırken, ilgili mevzuat hükümlerine göre hareket

edilmektedir.

Yeni programların ve derslerin açılması ile bunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin

uygulamalar, yeni oluşturulan Kalite Güvence Sistemi içerisinde Eğitim Öğretimi

Geliştirme Koordinatörlüğü öncülüğünde ilgili iş akış süreçlerinde tanımlanmıştır.

Referanslar:

Öİ.KŞ-251 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Kaplumbağa Şeması


Öİ.İA-253-Bölüm-Program-Anabilim Dalı Açılması İş Akışı

Öİ.İA-254-Ders Planlarının Güncellenmesi İş Akışı






EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu

8.4 Dışarıdan Temin Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

8.4.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi’nde satın alma faaliyetlerinin, ilgili yasal mevzuata uygun olarak

yürütülmesi esastır. Bu kapsamda, satın alma ihtiyaçlarının belirlenmesi,

bütçelenmesi, finansmanı, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesine ilişkin süreçler

tanımlanmış ve dokümante edilmiştir.

Satın alınan ürün ve hizmet tedarikçilerinin seçimi ve değerlendirilmesinde; ilgili yasal

mevzuatın izin verdiği ölçüde, ürün ve hizmet kalitesi, fiyat, teslim süresi gibi temel

kriterler dikkate alınmakta ve en uygun tedarikçi ile çalışılması sağlanmaktadır.

Referanslar

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

İş Akışları

8.4.2 Kontrolün Tipi ve Boyutu

Satın alınan ürün ve hizmetlerin, satın alma şartlarına uygunluğunun kontrolü ilgili

süreçler kapsamında tanımlanmış olup, kabul ve muayene süreçleri ile

yürütülmektedir. Dışarıdan sağlanan kalibrasyonu yapılması gereken cihazların

kalibrasyon bakımlarının yapılması hususunda hizmet için takip planları doğrultusunda

periyotlar kontrol etmektedir.

Referanslar:


İş Akışları

Kalibrasyon Listesi

8.4.3 Dış Tedarikçi İçin Bilgi

Satın alma ihtiyaçları, genel bütçe çalışmaları kapsamında ilgili birimler tarafından

değerlendirilmekte ve belirlenmekte, bunun ardından üniversite bütçesi

oluşturulmaktadır. Satın alma talepleri ilgili formların tedarikçilere iletilmesi ile ya da

proje bazlı işlerde sözleşmelerde tanımlandığı şekilde gerçekleştirilir.

Satı Alma Birimleri, hizmet sürecini etkileyen malzemelerin satın alınması yönünde

ihtiyaca uygun şekilde idari ve teknik şartnameler hazırlar. Tedarikçilerin

değerlendirilmesi satın almayı gerçekleştiren İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Yapı

İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile Döner

Sermaye İşletme Müdürlüğü birimleri tarafından Satın alma Prosedürü kapsamında

yıllık olarak yapılmaktadır.

Referanslar:

DS.PR-3001- Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Satın alma Prosedürü

DS.KŞ-3001 Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Kaplumbağa Şeması

İM.PR-151-Satınalma Prosedürü


8.5 Üretim ve Hizmetin Sunumu

8.5.1 Üretim ve Hizmetin Sunumunun Kontrolü

Kırklareli Üniversitesi hizmetlerinin kontrollü şartlar altında gerçekleştirilebilmesi için

gereken prosesler belirlenmiş, faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik talimatlar, iş

akış şemaları, hizmet yönergeleri oluşturulmuş ve hizmet birimlerine dağıtımı yapılmış

ve ilgili personelin erişimine açılmıştır.

Eğitim öğretim hizmetlerine ilişkin süreçler genel olarak; dersler, sınavlar, stajlar,

öğrenci işlemleri, mezuniyet işlemleri gibi konu başlıklarını kapsamaktadır. Kırklareli





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Üniversitesinde eğitim öğretim hizmetlerinin tanımlanmış şartlara uygun bir şekilde

sunulması için, eğitim öğretim hizmetlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin esaslar

belirlenmiş ve dokümante edilmiştir.

Eğitim öğretim hizmetlerinin sonuçları, sınavlar ve öğrencilerin başarı durumları gibi

bazı göstergelerle izlenebiliyor olsa bile, öğrencilerin aldıkları bilgiyi kullanabilme

becerileri ve bunun sonucunda topluma sağlanan faydayı ölçümlemek ve kontrol

altında tutmak çok kolay değildir. Bu durum iç paydaş ve dış paydaş analizleri, program

çıktıları ve derslerin program çıktılarına katkısı ölçülmektedir. Kırklareli

Üniversitesinde geliştirilen bir yazılım ile (Eğitim Öğretimi Değerlendirme Sistemi)

ölçme değerlendirmenin ders çıktılarını ölçme oranı, ders çıktısına katkısı ve dolaylı

olarak da program çıktısına katkısı ölçülmektedir. Bunu sağlamada en önemli noktalar,

ders programları ve akademik personelin yeterlilik düzeyleridir. Eğitim-Öğretim

hizmetlerinin planlaması ve sunumu YÖK tarafından denetim ve kalite güvencesi

değerlendirmesi yapılarak kontrolü gerçekleştirilmektedir.

Referanslar:

Öİ.YT-251-Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği

Öİ.YT-252-Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği


8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik

Üniversitede her birime ait bir web sitesi bulunmaktadır. Web siteleri Kamu Kurumları

İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi’ne uygun olarak hazırlanır.

Web sitesi oluşturmak için EBYS üzerinden resmi yazıyla başvuru yapılmaktadır.

Açılması istenen web sitesine ait alan adı öncelikli olarak talep edilen şekilde açılmaya

çalışılmaktadır. Sistem altyapısı doğrultusunda alan adları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

tarafından değiştirilebilmektedir. Üniversite bünyesinde açılmış ya da açılacak olan

tüm web siteleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından geliştirilmiş olan bir bilgi

yönetim sistemi (BYS) sayesinde kontrol edilmektedir. Web sitelerinin tasarımları için

talep eden birim tarafından yetkili personel/personeller bildirilmektedir. Bu

personele/personellere verilecek olan yetki sayesinde tasarımlar ilgili yetkililer

tarafından yapılabilmektedir. Yetkililer BYS sistemine kurumsal e-posta adresleri ve

şifreleriyle giriş yapmaktadırlar. BYS tüm web sitelerinin tek bir sistem üzerinden

kontrol edilebilmesine olanak sağlamaktadır. Bununla birlikte, web sitelerinin nasıl

oluşturulacağını anlatan eğitim videoları BYS içinde yer almaktadır. Harici bir tasarımla

geliştirilmesi düşünülen web sitesi (disk alanı ve alan adı) ya da sadece alan adı isteği

için yine EBYS üzerinden resmi yazıyla başvuru yapılmaktadır. Bu durumda, ihtiyaca

göre alan adı ve disk alanı işlemleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca yapılarak talep eden

birime kullanıcı bilgileri gönderilmektedir.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Üniversite bünyesinde görev yapmakta olan personellerin kişisel web sitelerini

açması, Bilgi İşlem Daire Başkanlığıyla doğrudan iletişim kurmalarını gerektirmeyecek

şekilde BYS alt yapısı sayesinde sağlanmaktadır. Personel, kurumsal e-posta adresi ve

şifresiyle birlikte BYS sistemine ilk girişini yaptığı anda personele ait web sitesi yayına

açılmadan oluşturulmaktadır. Bu noktada, personel istediği takdirde web sitesinin

içeriğini güncelleyerek yayına açabilmektedir. Oluşturulan kullanıcı adı ve şifrelerin

güvenliği LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) üzerinde kriptolanarak

tutulmaktadır. Veri tabanlarının güvenliği tutulduğu sistem üzerindeki yetkilendirme

ile sağlanmaktadır. Bu işlemler sistem yöneticisi tarafından yapılmaktadır.

Kullanıcılar yetkilendirildikleri kullanıcı yetkilerine göre işlem yapabilmektedir. Tüm

kampüslerden erişim sağlanabilmektedir. İstenirse kampüs dışına da açılabilir.

Kırklareli Üniversitesi’nde tüm yazışmalar EBYS sistemi üzerinden gerçekleştirilmekte

ve sistemin vermiş olduğu doküman kodları, eğitim öğretim programlarının

izlenebilirliği Bologna Sistemi ve Akademik Değerlendirme Sistemi, akademik ve idari

personel kurum sicil numarası, öğrenciler öğrenci numarası, diplomalar diploma

numarası, araç, gereç ve ekipmanlar demirbaş numarası ile izleme ve tanımlama

sağlanmaktadır.

Referanslar:

EBYS Yardım Kılavuzu

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Mobil EBYS ve Mobil İmza Kullanım Kılavuzu

KD.YR-201 Merkez Kütüphane Yönergesi

Kütüphane Veri tabanlarına Uzaktan Erişim Kılavuzu

Kırklareli Üniversitesinde tanımlama ve izlenebilirlik; tüm yazışmalar EBYS sistemi

üzerinden gerçekleştirilmekte ve sistemin vermiş olduğu doküman kodları, eğitim

öğretim programlarının izlenebilirliği Bologna Sistemi, akademik ve idari personel

kurum sicil numarası, öğrenciler öğrenci numarası, diplomalar diploma numarası,

araç, gereç ve ekipmanlar demirbaş numarası ile sağlanmaktadır.

Tanımlama ve izlenebilirliğin sağlanması için kullanılan yöntemler ve bunların

uygulanması, ilgili KYS dokümantasyonu kapsamında sürdürülmektedir.

Referanslar:

Bİ.PR-101 Bilgi İşlem Hizmetleri Prosedürü

8.5.3 Müşteri ya da Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet

Kırklareli Üniversitesinde, hem müşteri hem de tedarikçiye ait olan mülkiyetlerin

korunması sağlanır. Öğrencilerine ilişkin kişisel bilgilerin korunması ve güvenliğinin

sağlanması için gerekli önlemleri almıştır. Bu bilgiler elektronik ortamda

oluşturulmakta ve korunmaktadır. Bu bilgilerin oluşturulduğu ve saklandığı ortamlar





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




ile bunlara ilişkin kurallar ilgili KYS dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Kırklareli

Üniversitesi öğrencilerinin kayıt döneminde teslim ettiği belgeler Öğrenci İşleri Daire

Başkanlığında muhafaza edilmektedir. Eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında

öğrencilere ait dokumanlar (sınav evrakları, staj evrakları, ödevler, projeler vb.) bağlı

oldukları akademik birim tarafından yasal prosedürler kapsamında muhafaza

edilmekte ve yine yasal prosedürler kapsamında imha edilmesi gerekli dokumanlar

imha edilmektedir. Mülkiyet kapsamında değerlendirilen unsurlara zarar gelmesi

halinde süreç ile ilgili birim tarafından öğrenci veya diğer paydaşlara direkt bilgi verilir.

8.5.4 Muhafaza

Kırklareli Üniversitesinde sunulan hizmetler için kullanılan ve Satınalma Prosedürü

kapsamında temin edilen ürünlerin ve öğrencilere ait tüm dokümanların

muhafazasından Kırklareli Üniversitesi sorumludur.

Referanslar:

İM.PR-151-Satınalma Prosedürü

8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler

Kırklareli Üniversitesi mezunlarının çalıştığı işyerleri veya mezun olduğu alana ait

işkollarında belirlenmiş olan dış paydaşlardan gerekli verileri toplayarak program

çıktıları, ders çıktılarını sürekli iyileştirmeye ve geliştirmeye tabi tutmaktadır.

Referanslar:

Öİ.İA-254-Ders Planlarının Güncellenmesi İş Akışı






EK.F-579 Öğrenci Memnuniyet Anketi Formu

8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü

Kırklareli Üniversitesinde, hizmet sunumu veren birimlerinde yasal mevzuat ve ilgili

standartlar göz önünde bulundurulmaktadır. Eğitim öğretim hizmetlerinde yapılan

değişikliklerin kontrolü Bologna Sistemi-paydaş analizleri, memnuniyet anketleri ve

ilgili program akreditasyonu kuralları çerçevesinde yapılmaktadır. Yapılan değişiklikler

ilgili bölüm web sayfalarında duyurulmaktadır.

Referanslar:

Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Prosedürü





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




8.6 Ürün ve Hizmet Sunumu

Kırklareli Üniversitesinde özgün olarak tasarlanan Eğitim Öğretim Kalite Güvence

Sistemi kapsamında nihai hedef olarak belirlenen program akreditasyanlarına öncelik

vermekte program çıktılarını da bu önceliğe göre belirlemektedir. Mezun öğrencilerin

program çıktılarını kazanması temel hedeftir. Kırklareli üniversitesi öğrencilerine

diploma yanısıra talep eden öğrencilerine diploma eki de vermektedir.

Mezuniyet ile ilgili tüm kayıtlar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından muhafaza

edilmektedir. Diplomalar ilgili Dekan/Yüksekokul Müdürü/Enstitü Müdürü ve Rektör

tarafından imzalanır.

Referanslar:

Öİ.YT-251-Ön lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği

Öİ.YT-252-Lisans Üstü Eğitim Öğretim Yönetmeliği

8.7 Uygun Olmayan Çıktıların Kontrolü

Kırklareli Üniversitesi’nde sunulan hizmetlerde ve bu hizmetlerin

gerçekleştirilmesinde kullanılan ürün ve altyapıda ortaya çıkabilecek uygunsuzluklar

ve bu uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler ilgili KYS

dokümantasyonunda tanımlanmış ve uygulanmaktadır. Uygunsuzluğun yapısı ile

hizmetin uygunluğu üzerindeki etkisini esas alarak uygun faaliyetleri kontrol

etmektedir. Bu aynı zamanda hizmetin sunumu veya sonrasında tespit edilen uygun

olmayan ürüne de uygulanmaktadır.

Referanslar:







Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




9. Performans Değerlendirme

9.1 İzleme, Ölçme, Analiz, Değerlendirme

9.1.1 Genel

KYS süreçlerinin, tanımlanmış kurallara uygun olarak çalışması, ilgili süreç sorumlusu

birim amirleri tarafından sürekli izlenilerek yerine getirilir. Herhangi bir uygunsuzluk

tespit edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici faaliyetler başlatılır ve

gerçekleştirilir. Bununla birlikte, KYS süreçlerinin etkin çalışması durumunda ulaşılması

hedeflenen iş sonuçları, stratejik planlama ve birimlere ait kalite hedefleri kapsamında

belirlenmiş ve düzenli olarak ölçülmesi ve raporlanması için gerekli düzenlemeler

yapılmıştır.

Kırklareli Üniversitesi’nde, eğitim öğretim hizmetlerinin istenilen şartları

karşılamasının garanti altına alınması ve bunların doğrulanması amacıyla, süreçlerin

uygun noktalarında çeşitli kontrol ve doğrulama faaliyetleri gerçekleştirilmektedir.

Kontrol noktaları ve faaliyetleri, iş akış süreçlerinde belirtilmiştir. Sınavlar, ders geçme

ve mezuniyet, öğrencilerin başarı değerlendirmesine ilişkin metotlar, ilgili KYS

dokümantasyonunda tanımlanmış ve uygulanmaktadır.

Paydaş memnuniyetinin izlenmesi ve ölçülmesi gerektiğinin farkındalığı ile geçerli

sonuçları güvence altına almak amacıyla ihtiyaç duyulan izleme, ölçme, analiz ve

değerlendirme için yöntemleri, izleme ve ölçmenin ne zaman gerçekleştirilmesi

gerektiğini, izleme ve ölçme sonuçlarının ne zaman analizi ve değerlendirilmesi

gerektiği iş akışlarında belirlemiştir. Kırklareli Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi

kapsamında Yönetim Organizasyon, Eğitim Öğretim, Bilimsel Araştırma ve Toplumsal

Gelişime Katkı kalite güvence sistemleri ile koordinatörlükler ve alt komisyonlar ile

süreçler sürekli olarak izlenmekte, kontrol edilmekte ve iyileştirilmektedir. Herhangi

bir uygunsuzluk tespit edilmesi durumunda, ilgili prosedürlere göre düzeltici

faaliyetler başlatılır ve gerçekleştirilir.





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




A. Eğitim-Öğretim Kalite Güvence Sistemi B. Bilimsel Araştırma Kalite Güvence Sistemi

D. Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Güvence Sistemi C. Yönetim-Organizasyon Kalite Güvence Sistemi

Bölüm Eğitim Kalite Politikası Durumsal Analiz

Durumsal Analiz Odaklı Bölüm Eğitim Kalite Politikası Tasarımı

Bölüm Eğitim Kalite Politikası


Bölüm Eğitim Kalite Politikası &

Akreditasyonu

Kurum Araştırma Politikası Durumsal Analizi

Kurum Bilimsel Araştırma Politikası Tasarımı

Kurum Araştırma Politikası


Kurum Araştırma Politikası &

Akreditasyonu

Çok Yönlü-Paydaşlı Durumsal Analiz (Gerçeklik, Gereksinim, Beklenti)

Durumsal Analiz Odaklı Kapsayıcı Kalite Politikası Tasarım


Değerlendirmesi

Kalite Politikası & Akreditasyonu

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Alanları Politikası Durumsal Analizi

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı Kalite Politikası Tasarımı

Kurum Toplumsal Yaşama Katkı


Değerlendirmesi

Kurum Toplumsal

Yaşama Katkı Kalite Politikası &

Akreditasyonu

Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Durumsal Analiz

Durumsal Analiz Odaklı Birim Yönetim Sistemi Kalite Politikası Tasarımı


Politikası Uygulama &

Değerlendirmesi


Politikası & Akreditasyonu





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Referanslar:




Öİ.PR-251 Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Planlanması ve Gerçekleştirilmesi Prosedürü

Kalite Güvence Sistemi El Kitabı

9.1.2 Müşteri Memnuniyeti

Kırklareli Üniversitesi her eğitim öğretim yılı sonunda düzenlenen öğrenci, akademik

personel, ve idari personel memnuniyet anketleri düzenlenerek memnuniyet

düzeyleri ölçülür geçen yıllarla kıyaslanır ve birimlerle paylaşılır, gerekli görülen

düzenlemeleri yaparak kanıtları ile beraber üst yönetime bildirilir.

Referanslar:




9.1.3 Analiz ve Değerlendirme

Kırklareli Üniversitesi her eğitim öğretim yılı sonunda düzenlenen öğrenci, akademik

personel ve idari personel memnuniyet anketleri ile toplanan verilerin analizini ve

değerlendirmesini yapar. Kalite Güvence Sistemi ile belirtildiği şekilde mevcut durum

analizi, iyileştirmelerin planlanması, uygulaması ve kontrolünü yapar. Tüm bu

raporlamalar Kalite Yönetim Sisteminde dokümante edilmiş ve iş akışlarıyla

belirtilmiştir.

9.2 İç Tetkik

Diğer bir ifadeyle iç kontrol, kurumun, yönetimi ve personeli tarafından hayata

geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında ve misyonunu gerçekleştirmesinde

makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış ve kurumun genelini etkileyen

bütünleşmiş bir süreçtir. Faaliyetlerin etkin ve verimli olması, kurumun; hedeflere

ulaşma düzeyi, performansı, fayda-maliyet yapısı gibi temel faaliyet hedefleri ile

ilgilidir. Mali raporların güvenilirliği, geçici ve özetlenmiş raporları da içeren güvenilir

hesap raporlarının hazırlanması, mali verilerin açık ve anlaşılır bir biçimde kayıtlara

alınması ve yayınlanması, konu ile ilgili diğer bilgilere kolaylıkla ulaşılabilmesi gibi

konuları içerir. Yürürlükteki mevzuata uyum, kurumun hedeflerine ulaşmak için

yürüttüğü faaliyetlerin yasal prosedürle uygun olmasını sağlamak üzere yapılması

gereken uyum çalışmaları ile ilgilidir. Varlıkların korunması ise kurumun sahip olduğu

tüm varlıkların güvence altına alınmasını içerir. İç tetkik Strateji geliştirme Daire

Başkanlığının öncülüğünde yapılarak üst yönetime rapor olarak sunulur





Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Kırklareli Üniversitesi,

a) İlgili standart, mevzuat ve oluşturulan kalite yönetim sistemi şartlarına uyup

uymadığını ve

b) Etkin uygulanıp uygulanmadığını ve devamlılığın sağlanıp sağlanmadığını belirlemek

üzere planlı aralıklarla iç denetimler yapmaktadır.

9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi

9.3.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi’nde Kalite Yönetim Sistemi politika, hedef ve iş süreçlerindeki

değişiklik ihtiyaçlarının değerlendirilmesi ve KYS’nin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğini

gözden geçirmek amacıyla yürütülecek faaliyetleri tanımlamaktır.

KLU’nde yönetim gözden geçirmesi, iki aşamalı olarak gerçekleştirilir. İlk aşamada

birimler, kendi birimlerine ilişkin gözden geçirme faaliyetini gerçekleştirirler. İkinci

aşamada ise üst yönetim tarafından gözden geçirme faaliyeti gerçekleştirilir. Yönetim

Gözden Geçirme faaliyetleri, her yılın Şubat ayı sonuna kadar yapılarak hazırlanan

raporlar son iş gününde Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Üst Yönetimin gerekli

görmesi halinde farklı periyodlarda da ek YGG yapılabilir.

9.3.2 Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri

Yönetim gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konular görüşülür, bu

konulara ilişkin raporlar değerlendirilir ve kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesine

yönelik kararlar alınır. Kırklareli Üniversitesi’nde yönetimin gözden geçirilmesi,

Stratejik Yönetim ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürüne göre yapılır. Aşağıdaki

girdiler veri olarak kullanılır;

- Bir önceki yönetim gözden geçirmesine ait takip faaliyetleri,

- Öğrenci ve diğer paydaş geri beslemeleri, öneri ve şikâyetleri,

- Kalite hedefleri ilerleme raporları,

- Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu,

- İç/Dış denetimlerin sonuçları,

- Tedarikçi performans ölçümleri,

- Risk ve paydaş analizlerinin gözden geçirilmesi,

- İyileştirme için öneriler,

- Misyon ve Vizyon ifadelerinin güncellik durumu,

- Kalite Politikasının güncellik durumu, (Sadece Üst Yönetim YGG Toplantısında

değerlendirilecek)

- Eğitim öğretim hizmetlerinin uygunluk düzeyi,

- Yasal mevzuat değişiklikleri ve kalite yönetim sistemine etkileri,

Referanslar:






Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42











9.3.3 Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları

Yönetim gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konular olmak üzere

toplantı girdilerine istinaden kararlar alınır.

- İyileştirme faaliyetleri için alınması planlanan aksiyonlar

- Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler,

- İhtiyaç duyulan kaynaklar

Referanslar:






Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




10. İyileştirme

10.1 Genel

Kırklareli Üniversitesi’nde iyileştirme için fırsatlar belirlenmekte, öğrenci istekleri

karşılanmakta ve öğrenci memnuniyetini sürdürmek için gerekli aksiyonlar

uygulamaya konulmaktadır. Paydaş memnuniyetini arttırmak için gerekli faaliyetleri

uygulamaktadır. Bunlar; şartları karşılamak ve bununla birlikte gelecekteki ihtiyaç ve

beklentileri de belirleyerek hizmetleri iyileştirmek, istenmeyen etkileri düzeltmek,

önlemek veya azaltmak, kalite yönetim sisteminin performans ve etkinliğini arttırmak

şeklinde planlanmaktadır.

Yönetim gözden geçirmesi, iç denetim, doğrulama sonuçlarının analizi, kontrol önlemi

kombinasyonlarının geçerli kılınması düzeltici faaliyetler ve kalite yönetim sisteminin

güncellenmesi, prosesleri ile kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli olarak

iyileştirmesini sağlamaktadır.

10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Kırklareli Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi, personel, öğrenci ve diğer paydaşların

ihtiyaç ve beklentilerini karşılamayı ve memnuniyet düzeyini arttırmayı amaçlar. Bu

amaca ulaşabilmek için çeşitli gerekliliklerin yerine getirilmesini sağlamaya çalışır. Bu

gereklilikler temel olarak; yasal mevzuatta, ilgili standartlarda ve Kırklareli Üniversitesi

Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Dolayısıyla, bu

gerekliliklere uygun olmayan tüm durumlar, KYS için bir uygunsuzluk olarak tanımlanır.

Uygunsuzluklar veya uygunsuzluk riskleri çeşitli durum ve kaynaklardan ortaya

çıkabilir. Örnek:

- Herhangi bir mevzuat şartına uyulmadığının tespiti,

- Herhangi bir KYS dokümantasyonunda tanımlanan şartlara uyulmadığının tespiti,

- İlgili şartnameye uygun olmayan veya fonksiyonunu yerine getiremeyen bir ürün,

araç, gereç, ekipman, tesis vb.nin tespiti

- Satın alınan ürünlerin veya malzemelerin şartnameye uygun olmaması veya yapılan

kontrol sonuçlarının uygun olmaması,

- Öğrencilerden veya diğer paydaşlardan gelen haklı öneri/şikâyetler,

- Sunulan hizmetlerin tanımlanmış şartlara uygun olmaması,

- İç veya dış denetim bulguları,

- Veri analizleri, istatistiksel çalışmalar, raporlar, gibi.

Kırklareli Üniversitesi uygunsuzluk ortaya çıkmadan önce veya çıktıktan sonra

uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü’ne

göre aksiyon alır.

Referanslar:






Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




10.3 Sürekli İyileştirme

Kırklareli Üniversitesi, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve

etkinliğini sürekli iyileştirmeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda; proseslerin

performans kriterleri, bağlama ilişkin iç ve dış hususların risk analizleri, YGG

toplantılarında görüşülerek çıktıları takip edilmektedir. Stratejik planı ve kalite

politikası rehberliğinde PUKÖ çevrimini uygular. KYS’nin sürekli iyileştirilmesi, iç ve dış

paydaş memnuniyetini arttırılması temel hedeftir.

Referanslar:







Revizyon Tarihi

Revizyon No

Sayfa 1/42




Documents

KURUMSAL KALİTE EL KİTABIkalite.klu.edu.tr/.../kurumsal_kalite_el_kitabi_20.04.2019.pdf · KURUMSAL KALİTE EL KİTABI No REK - YY.003 01.03.2019 Revizyon Tarihi Revizyon No Sayfa