Kurs for VISP 6.3.2013

Kurs for VISP 6.3.2013

Prosjektledelse i praksisAnne Line Grepne og Kjartan Austvik

www.pwc.com

PwC

PwC

PwC

PwC

Slide 7

Agenda

1. Formål med kurset

2. Introduksjon til prosjektledelse

3. Prosjektledelse i praksis

4. Oppsummering

PwCSlide 8

Hvem er dere?

Erfaring med prosjektarbeid

Forventninger til dagen

PwCSlide 9

Formål med kurset

•Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget

•Forstå hva som kjennetegner et prosjekt

•Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt

•Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på

•Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker

•Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner


Slide 10

Agenda




4. Oppsummering

PwC Slide 11

Hva kjennetegner et prosjekt?

• Er en engangsoppgave

• Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang

• Har en viss grad av unikhet

• Krever ulike typer ressurser og kompetanse


• Har klare mål

• Blir planlagt og gjennomført av en

temporær organisasjon

• Skal lede frem til et bestemt

resultat

• Eies av en prosjekteier

• Ledes av en prosjektleder

PwCSlide 12

Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen)

Linjeorganisasjonen(permanent organisasjon)

Prosjektet(temporær organisasjon)

Leveranser

Prosjektmandat og ressurser


PwCSlide 13

Hva er prosjektledelse?

• Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning

• Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet

• Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser


Slide 14

Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet)

Kostnad

Tid

Kvalitet(omfang)


B

Slide 15

Agenda




4. Oppsummering

PwCSlide 16

Prosjektets livssyklus

Etablering Planlegging Gjennomføring Avslutning

• Prosjektmandat• Formål og mål

• Prosjektledelsesplan

• Omfang og WBS• Planer• Organisering

• Rapportering• Risikostyring• Omfangsstyring

• Læringspunkter• Sluttrapport• Avslutningsmøte


• Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller

• I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene:

Faser

Områder

Slide 17

Fase 1: Etablering

• Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet

• I dette kurset vil vi se nærmere på:

- Prosjektmandat

- Formål og mål

3. Prosjektledelse i praksis Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning

PwCSlide 18

Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering•Prosjektmandat

- Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument)

- Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang

- Formaliserer prosjektet

•Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om:

- Prosjektnavn og beskrivelse

- Bakgrunn og målsetting

- Milepæler, omfang og avgrensning

- Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring

- Budsjettrammer

- Dokumentasjon og rapportering

- Risiko


PwCSlide 19

Effektmål og resultatmål

Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet

Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser

Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART

•Spesifikke

•Målbare

•Aksepterte

•Realistiske

•Tidsbestemte

Dårlig formulert målKostnadene skal reduseres til et rimelig nivå.

Godt formulert målKostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember 2008.


PwCSlide 20

Er dette målet SMART formulert?

I believe that this nation should commit itself to

achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the

moon and returning him safely to the earth

(J. F. K. 1961)


PwCSlide 21

Fase 2: Planlegging

• Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet

• Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging

• I dette kurset vil vi se nærmere på:

- Prosjektledelsesplan

- Omfang og WBS

- Andre planer

- Organisering


Etablering Planlegging Oppfølging AvslutningEtablering Planlegging Gjennomføring Avslutning

Slide 22

TIME

Innsatsnivå

Etablering Planlegging

Gjennomføring

Oppstart Avslutning

Ting går galt – hvor ligger problemene?3. Prosjektledelse i praksis

PwCSlide 23

Prosjektledelsesplan

• Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet

• Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet

• Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet

• Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier

Introduksjon• Formål• Mål• Metodikk (faser)

Roller og ansvar• Prosjekteier• Styringsgruppe• Prosjektleder• Prosjektmedarbeider• Referansegruppe (evt.)

Gjennomføring• Omfang og endringsstyring• Kvalitet• Risiko• Kommunikasjon• Ressurser• Økonomi


PwCSlide 24

Omfang og WBS

• I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet

• WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur)

• En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker)

• Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet

• Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å:- Estimere tid og kostnader for prosjektet

- Planlegge ressursbehov

- Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling)

- Følge opp og kontrollere fremdrift

- Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre


Slide 25

Millau-broen - Verdens høyeste skråstagbro

PwCSlide 26

Eksempler på WBS

Nytt IT-system

ProsjektledelseUtviklingDesign Opplæring

Funksjonell Teknisk Funksjonell Teknisk Kundeservice Drift


Systemtest Akseptansetest

Test

Omfang (WBS) Prosjektplan (tid) Prosjektkostnader

Slide 27

WBS – rammeverk for en god plan

Arbeidsnedbrytning

Lengde ogrekkefølge

Ressurser ogkostnader

Planlegging


PwCSlide 28

Andre planer

• Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan

• En plan er enten overordnet eller detaljert

• Vi skal se nærmere på to typer planer:- Milepælsplan (tidsplan)

- Kostnadsplan


PwCSlide 29

Milepæl

• En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet

• Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN)

•En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer

- En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd

- Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd

Når utredningsrapporten er overlevert…

…og godkjent av ledergruppen

Ønsket tilstand

Kontrollerbar betingelse


PwCSlide 30

Milepælsplan og resultatløp

• Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen

• Tilrettelegger for parallelle løp

• Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene

B1

A1

B2

B3

B4

C1

C2

A2

Resultatløp A Resultatløp B Resultatløp C


PwCSlide 31

Kostnadsplan

• Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre

• De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser

•Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader

•En kostnadsplan kan først lages når:

- Milepælplanene er på plass

- WBS-en er på plass

Hva koster et prosjekt?

• Ressurser (timer brukt)• Lokaler• Materiell• Reiser• Alternativkost

For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden


Slide 32

Prosjektets organisering

• Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur

• Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon

•De vanligste rollene i et prosjekt er:

- Prosjekteier

- Styringsgruppe

- Prosjektleder

- Prosjektmedarbeider

- Referansegruppe


Prosjekt-medarbeide

r

Styringsgruppe

Prosjekteier

Prosjekt-medarbeide

r

Prosjekt-medarbeide

r

Referansegruppe

Prosjektleder

PwCSlide 33

Fase 3: Gjennomføring

• Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen

•Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres

•I dette kurset vil vi se nærmere på:

- Rapportering

- Risikostyring

- Omfangsstyring


PwC


Slide 34

Rapportering forveksles ofte med oppfølging

Oppfølging handler om å:

…gjøre noe med det som rapporten viser

Rapportering handler om å:

…gi riktig og vesentlig informasjon…på en strukturert måte…med riktig detaljnivå…til rette mottakere…til rett tid

Rapportering krever struktur og ærlighet Oppfølging krever ledelse


PwCSlide 35

Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering

• Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter

• Gir raskt et bilde av status for prosjektet

• Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status

Grønn• Framdrift i henhold til

plan• Ingen alvorlige eller

kritiske risiko identifisert

• Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffetGul

• Mindre avvik fra planen

• Alvorlige risiko er identifisert

• Alvorlige issues har oppstått

Rød• Store avvik fra planen• Kritiske risiko er

identifisert• Kritiske issues har

inntruffet


Slide 36

Eksempel på risikomatrise og risikologg


# Beskrivelse Tiltak Ansvarlig

1

2

3

Konsekvens

San

nsy

nli

gh

et

Lav

Lav

Høy

Høy

2 n

2 n Forrige rapporteringsperiode

Denne rapporteringsperiode 1

1

34

12

5

1

24

5

3


PwCSlide 37

Omfangsstyring

• Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet

- Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp

- Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt

• Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier

- En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes


PwCSlide 38

Fase 4: Avslutning

• Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt

•Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i

•I dette kurset vil vi se nærmere på:

- Læringspunkter

- Sluttrapport

- Avslutningsmøte


PwCSlide 39

Læringspunkter3. Prosjektledelse i praksis

• Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet- Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme

type?

- Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter?

• Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne

•Læringspunkter blir ofte omtalt som Lessons Learned


PwCSlide 40

Sluttrapport3. Prosjektledelse i praksis

• Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater

•Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager

•Kan inneholde prosjektets læringspunkter


PwCSlide 41

Avslutningsmøte

• Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter

• Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen

• Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet

• Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet


Slide 42

http://www.youtube.com/watch?v=JtamUrmZtcM

http://www.youtube.com/watch?v=JtamUrmZtcM

Slide 43

Agenda




4. Oppsummering

PwCSlide 44

I dette kurset har vi sett nærmere på…

• Hva er et prosjekt?

• Hva er prosjektledelse?

• Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser

• Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og avslutning

4. Oppsummering

Documents

Kurs for VISP 6.3.2013