Krav til digitalisering i nytt regelverk og konsekvenser · 2020-01-02 · På vei mot en digital hverdag Direktoratet for forvaltning og IKT Manuell håndtering Papir • Trykket

Krav til digitalisering i nytt regelverk og konsekvenser

André HoddevikSeksjonssjef, Difi

Generalsekretær OpenPEPPOL AISBLDirektoratet for forvaltning og IKT

Digitalisering av anskaffelser

Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en forutsetning for forenkling – både for kjøpere og leverandører

Kravet til digitalisering er blant de mest gjennom-gripende endringene i nytt anskaffelsesregelverk

Digitalisering av anskaffelsesprosesser

Alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert

Direktoratet for forvaltning og IKT

VERIFISERE BEHOV OG PLANLEGGE

ANSKAFFELSE

GJENNOMFØRE KONKURRANSE

GJENNOMFØRE KONTRAKT

NYTT ANSKAFFELSESREGELVERK

Krav til digitalisering


Nye regler for offentlige anskaffelser

Nye direktiv for offentlige innkjøp, forsyningssektoren og konsesjoner publisert i april 2014

Norsk implementeringsforslag på høring våren 2015

Forslag til nye norske regler for offentlige innkjøp under EU-terskelverdi fra Forenklingsutvalget

Høring avsluttet 31. oktober

Begge deler forventes implementert i nye norske innkjøpsregler fra 2016

E-bestemmelsene i EU-regelverket

Bestemmelser om elektronisk kommunikasjonBestemmelser om elektroniske prosedyrer og verktøy:

Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjonElektroniske katalogerElektroniske kunngjøringerElektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenterEuropean Single Procurement Document (ESPD)e-Certis


Elektronisk kommunikasjon (I)

Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører

Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mvEnkelte unntak vil være mulig (fysiske modeller, graderte anskaffelser mv)Åpner ikke for bruk av ordinær e-post som innleveringsløsning

Innleveringsløsning tilgjengelig fra 2016Obligatorisk bruk for innkjøpssentraler senest fra april 2017Obligatorisk bruk for alle oppdragsgivere senest fra oktober 2018Hovedregelen vil gjelde både over og under EU-terskelverdi


Elektronisk kommunikasjon (II)Mottak og oppbevaring av tilbud og forespørsler om deltakelse mv som utveksles elektronisk1) Oppdragsgiver skal sørge for at tilbud og søknader om deltakelse holdes

fortrolige og at innholdet beskyttes mot endringer og uautorisert innsyn både under overføring og lagring.

2) Oppdragsgiver skal ikke ha tilgang til innholdet i tilbudene eller søknadene før de aktuelle frister er ute . Bare autoriserte personer skal kunne fastsette eller endre datoene for åpning av de mottatte opplysninger.

3) Bare autoriserte personer skal ha tilgang til de innsendte opplysninger.4) Tidspunkt for mottak og åpning av tilbud og forespørsler om deltakelse skal

kunne fastslås nøyaktig .5) Det skal iverksettes tiltak som i tilfredsstillende grad sikrer at overtredelse

eller forsøk på overtredelse av bestemmelsene i denne paragrafen klart kan spores .

6) Det som er sagt om innlevering av tilbud og søknader om deltakelse gjelder tilsvarende for forslag og planer i designkonkurranser.


Elektronisk signatur

Ikke ubetinget krav om bruk av elektronisk signatur når det benyttes elektroniske kommunikasjonsmidlerHvilke sikkerhetstiltak som benyttes skal nå avgjøres basert på en risikovurdering

Oppdragsgiver skal stille krav og benytte løsninger som gir en tilfredsstillende grad av sikkerhet ved innlevering Dette kan være krav om a) elektronisk signatur, b) elektroniske segl, eller c) elektronisk identitetsbevis eller midlertidige adgangstegn hvis det benyttes tredjeparts innsendingsløsninger

Mulig å fastsette nasjonale retningslinjer for bruk av, elektroniske signaturer, elektronisk identitetsbevis og innsendingsløsninger


Nærmere om elektroniske prosedyrer og verktøy




Dynamiske innkjøpsordninger«Stående kvalifikasjonsordning» for leveranser av gitte vare-/tjenestegrupper, kan være geografisk avgrensetKan være tidsuavgrenset, åpen for nye leverandører underveisAlle kvalifiserte leverandører mottar forespørsel, svarfrist 10 dager eller mer100% elektronisk prosedyre der bruk av elektroniske kataloger er sentraltVesentlig forenklet prosedyre i forhold til dagens regelverk



Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjon

Ingen vesentlige endringer i forhold til dagens regelverk



Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjonElektroniske kataloger

Ny bestemmelseOppdragsgiver kan kreve eller tillate at tilbud gis i form av en elektronisk katalog eller at tilbudet omfatter en elektronisk katalogRegelverksfastsetter i stor grad dagens norske praksis med bruk av elektroniske katalogerÅpner for felleseuropeisk standardisering av elektroniske kataloger fra EU



Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjonElektroniske katalogerElektroniske kunngjøringer

Ingen vesentlige endringer i forhold til dagens regelverkDoffin



Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjonElektroniske katalogerElektroniske kunngjøringerElektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter

Setter krav om fri og uhindret elektronisk tilgang til kvalifikasjons-og konkurransegrunnlag«Snur» dagens regel om fem dagers forkortet innleveringsfrist ved elektronisk tilgjengeliggjøring, til fem dagers tillegg om oppdragsgiver kan begrunne at dokumenter ikke skal publiseres



Dynamiske innkjøpsordningerElektronisk auksjonElektroniske katalogerElektroniske kunngjøringerElektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenterEuropean Single Procurement Document (ESPD)

Egenerklæring fra leverandører, erstatter behov for dokumentasjon ved innlevering av tilbudKun vinner leverer dokumentasjon




Europeisk database med oversikt over ulike former for kvalifikasjonsdokumentasjon som kreves i europeiske land


På vei mot en digital hverdag


Manuell håndtering

Papir

• Trykket informasjon

• Fysisk håndtering

• Manuell arkivering (scanning)

•Håndskrevet signatur

Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter

•Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel)

•Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag

•Elektronisk støttet dialog med tilbydere

•Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud

«Papirbaserte rutiner gjennomført

elektronisk»

•Elektronisk signatur

Elektronisk prosess fra start til slutt

•Elektronisk prosesserbar informasjon

•Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres.

•Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering , -evaluering og -arkivering.

•Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde.

•Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering.

•Automatisering av tilbudsevaluering

•Effektiv gjenbruk av informasjon

•Integrasjon med fagsystemer og arkiv

•Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen

•Elektronisk signatur

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Fore

nkl

ing

/Eff

ekt

ivis

eri

ng

Dagens hovedregel

Minimumsløsning mednytt regelverk

Full utnyttelse avnytt regelverk

NYTT REGELVERKElektronisk fakturering i offentlige anskaffelser


Status

“Directive of the European Parliament and of the Council on electronic invoicing in public procurement” (2014/55/EC) publisert i april 2014Skal implementeres i norsk rett gjennom egenforskrift gitt med hjemmel i lov om offentligeanskaffelser i 2016Målgruppe og reguleringsnivå, spesielt iftkommunal sektor skal vurderes særskilt


Hovedinnhold i direktivet (I)

Det blir obligatorisk for offentlige oppdragsgivere å motta og prosessere faktura elektronisk

Gir en situasjonen som ligner på status i Norge per 1.7.2011Det presiseres at direktivet IKKE er til hinder for at medlemsland også kan stille krav til leverandørene om å levere elektronisk (status i Norge fra 1.7.2012 for statlige oppdragsgivere)Gjelder også for virksomheter omfattet av forsynings- og konsesjonsdirektivet

Kommisjonen skal be CEN etablere en europeisk standard (EN) for den semantiske datamodellen for kjerneelementene i en elektronisk faktura

CEN PC/434 eInvoicing er etablert 9. september 2014


Hovedinnhold i direktivet (II)

Kommisjonen skal be CEN etablere en liste over et begrenset antall syntaksimplementeringer som er i overensstemmelse med den europeiske standarden

Kommisjonen skal be CEN oppdatere standarden og listen med syntaksimplementeringer ved behov

Direktivet gir CEN 36 mnd til å etablere standarden og listen med syntaksimplementeringer

Deretter skal innkjøpssentraler og tilsvarende implementere innen 18 mnd og øvrige oppdragsgivere/virksomheter innen 30 mnd


Ny europeisk e-fakturastandard ift EHF

Ny standard skal etableres med utgangspunkt i eksisterende arbeidCWA 16562 fra CEN BII er et sannsynlig utgangspunktGjør det sannsynlig at EHF blir kompatibel med ny standardStandard Norge er offisiell norsk deltaker i prosessen (CEN PC/434) Direktoratet for forvaltning og IKT

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><?xml-stylesheet type="text/xsl" href="EHF-faktura_NO.xslt"?><Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:QualifiedDatatypes-2" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:specification:UnqualifiedDataTypesSchemaModule:2" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 UBL-Invoice-2.0.xsd">

<cbc:UBLVersionID>2.0</cbc:UBLVersionID><cbc:CustomizationID>urn:www.cenbii.eu:transaction:biicoretrdm010:ver1.0:#urn:www.pepp

ol.eu:bis:peppol5a:ver1.0#urn:www.difi.no:ehf:faktura:ver1</cbc:CustomizationID><cbc:ProfileID>urn:www.cenbii.eu:profile:bii05:ver1.0</cbc:ProfileID><cbc:ID>TOSL108</cbc:ID><cbc:IssueDate>2009-12-15</cbc:IssueDate><cbc:InvoiceTypeCode listID="UN/ECE 1001 Subset"

listAgencyID="6">380</cbc:InvoiceTypeCode><cbc:Note languageID="en">Ordered in our booth at the convention.</cbc:Note><cbc:TaxPointDate>2009-11-30</cbc:TaxPointDate><cbc:DocumentCurrencyCode listID="ISO 4217 Alpha"

listAgencyID="6">NOK</cbc:DocumentCurrencyCode><cbc:AccountingCost>Project cost code 123</cbc:AccountingCost><cac:InvoicePeriod>

<cbc:StartDate>2009-11-01</cbc:StartDate><cbc:EndDate>2009-11-30</cbc:EndDate>

</cac:InvoicePeriod><cac:OrderReference>

PEPPOLBIS

CEN BII

EHF

OASIS UBL

Viktigste Difi-bidrag til digitalisering av anskaffelser

StandardiseringEtablere nasjonale standarder for gjennomføring av anskaffelses-prosesser basert på deltakelse og bruk av internasjonalt arbeid

Fellesløsninger/-komponenterTjenester og teknologi som understøtter anskaffelsesprosesser

GjennomføringsstøtteStøtte til implementering og gevinstrealisering


Spørsmål?


Documents

Krav til digitalisering i nytt regelverk og konsekvenser · 2020-01-02 · På vei mot en digital hverdag Direktoratet for forvaltning og IKT Manuell håndtering Papir • Trykket