Stadskontoret

Stadskontoret, Upphandling

Konkurrensutsättning av verksamhet

Stadskontoret

Olika utgångspunkter

• Kvalitén – vad erbjuder kommunen– Mäta o följa upp viktigt

• Mångfald – olika inriktningar– Brukaren kan erbjudas möjlighet att välja

• Personalen– Fler arbetsgivare, olika inriktning - fler möjligheter

• Osund konkurrens - utmanarrätt• Skattemedel som används - kostnaden

Stadskontoret

LOU

Köparens behov

Marknadens utbud

Stadskontoret

Begrepp

• EU-direktiv• Lagen om offentlig upphandling• B-tjänst• Tröskelvärden• Förfrågningsunderlag• Kravspecifikation• Anbud

Stadskontoret

Grundprinciper

• Affärsmässighet

• Likabehandling

• Proportionalitet

• Transparens

• Ömsesidigt erkännande - icke diskriminering

Stadskontoret

Vård och omsorgstjänster

• B-tjänst• Fem stora privata aktörer finns• Regeringens ambitioner presenteras i höst

förändringar i LOU kap 6 är aviserade• Vård med omsorg – betänkande 1 juni 2007• Fritt val inom äldre- och handikappomsorgen• KKV avser att följa vad som sker inom området

Stadskontoret

Översiktlig processbeskrivning

• Beslut om förstudie• Kommunikationsplan• Beslut med anledning av förstudien• Upphandlingen påbörjas – FFU, annons, utvärdering• Avtalstecknande• Implementering• Drift och uppföljning

Stadskontoret

Förstudie

• Syftet valfrihet, kvalitetsutveckling, kostnadseffektivitet

• Intressenter brukare, anhöriga, personal, fackliga organisationer, anbudsgivare

• Marknaden konkurrens, tänkbara anbudsgivare

• Personalen avknoppning, egen regi

• Egna och andras erfarenheter

• Kommunikationsplan

Stadskontoret

Formella steg i en upphandling

• Beslut om upphandling - Upphandlingsuppdrag• Utarbeta förfrågningsunderlag. Saksida - kommersiell sida• Annonsering - anbudstid• Öppna anbud - skriv protokoll• Kvalificering av leverantörerna• Anbudsprövning• Tilldelningsbeslut - meddela anbudsgivarna• Överprövningstid• Avtal• Rapport - dokumentation allt av betydelse - diarieföra• Utvärdera under avtalstiden

Stadskontoret

Möjligheter att ställa krav

Leverantörsprövning Utvärderingskriterier

Avtalsvillkor

Stadskontoret

Att respektera

• Behandla alla leverantörer lika• Var observant på ev jäv (presumtiva anbudsgivare)• Sekretess dels fram till FFU:n publiceras dels under

utvärderingsfasen• Utvärdering och tilldelningsbeslut är inte tyckande –

anbuden jämförs med FFU• Tilldelningsbeslut är inte politiskt, går inte att votera

om

Stadskontoret

Rättsprocessen

• Överprövning– 10 dagar efter tilldelningsbeslut– Förfördelad leverantör – kan komma att lida skada– Länsrätt, kammarrätt och regeringsrätt– Ok, rätta, göra om

• Skadestånd– Inom 1 år efter avtalstecknande – Leverantör som kan visa att de lidit skada– Tingsrätt, hovrätt och HD

Stadskontoret

Framgångsfaktorer

• Kommunikation med berörda

• Noggrann förstudie

• Liten arbetsgrupp (sekretessaspekter bl a)

• Väl förankrat förfrågningsunderlag (lagt kort ligger)

• Tydliggjord och förankrad upphandlingsprocess

Stadskontoret

Riktlinjer - utgångspunkter

• Befrämja konkurrens – förhindra monopol• Möjliggöra för interna o externa anbudsgivare• Personal som vill driva verksamheten i

kooperativ alt privat företagsform– uppmuntras• Kvalité viktig

• Uppföljning, rapportering, information

Stadskontoret

Verktyg till riktlinjerna

• Tillämpningsanvisningar– Avknoppning– Egen regianbud

• Arbetsrättslig lagstiftning - verksamhetsövergång

• Arbetsrättsliga regler – samverkan– ex rätt till tjänstledighet

Stadskontoret

Kvalité

• Hur vill vi utveckla verksamheten – vilken inriktning (förstudie)

• Vilka krav skall ställas?• Hur skall vi utvärdera dem?• Hur skall vi följa upp dem?

• Finns nyckeltal för verksamheten?

Stadskontoret

Ex på val att göra

• Egen regianbud?

• Leverantörskrav, ex erfarenheter, nya företag

• Hur stora leverantörer vill vi ha?

• Hur många anbud vill vi ha?

• Variationsrikt utbud? Jmf olika pedagogiker inom barnomsorg

Stadskontoret

Vilka alternativ till egen regi finns?

• Intraprenad – egen resultatenhet, överenskommelse

• Avknoppning – efter en upphandling• Entreprenad

• Kundval• Check/peng-system

Stadskontoret

Avknoppning

• Upphandling – ingen garanti att man vinner

• Utbildningsbehov– i företagande– i upphandlingsregler

• Stöd initialt

Stadskontoret

Förfrågningsunderlag

• Missiv Bakgrund, omfattning• Kravspecifikation Tydligt och neutralt

Rätt kravnivåSkall - börFunktioner

• Administrativa villkor KvalificeringskravUtvärderingskriterierSista anbudsdag

• Avtalsförslag Kommersiella villkor

Stadskontoret

Förfrågningsunderlag forts• Får inte riktas mot en viss leverantör• Får inte hänvisa till ett visst märke, fabrikat

eller ursprung om det går att beskriva föremålet på annat sätt.

• Endast krav som är relevanta för utvärderingen av anbud bör tas med i kravspecifikationen

• Alla krav skall vara tydliga

Stadskontoret

Prövning och utvärdering

Anbud/Ansökan

KONTROLL

Uppfylls kraven på JA

Leverantör

Uppfylls krav på JA

Vara/Tjänst

Utvärdering:Lägsta pris

ellerEkonomiskt

mest fördelaktiga

1 Anbudsgivare 2 Anbud 3 Anbudsutvärdering

Stadskontoret

Leverantörs-prövning

Krav på anbudsgivaren som företag, t ex:

Lagenliga förutsättningar

• Registreringar

• Betalning av skatt

Teknisk förmåga

• Resurser

• Personal

• Kvalitetsrutiner

– Leverantörskraven sätter en miniminivå som måste klaras för att anbudet skall gå vidare till fortsatt prövning.

Ekonomisk ställning• Nyckeltal• Fullgörandegaranti• Årsomsättning

Stadskontoret

Utvärderings-kriterier

Krav på det som skall upphandlas:

• Skall- och bör-krav

Stadskontoret

Avtalsvillkor

T ex garantier, sekretess

Stadskontoret

Krav på kraven

• Krav skall vara enkla, tydliga och förutsedda

• Krav skall vara välförankrade, meningsfulla och utvärderingsbara

Detta gäller krav både på leverantören och på det som skall upphandlas!

Stadskontoret

För få eller för många krav? För få

Oprecist, riskerar att få fel vara tjänst eller produkt

För ”många” anbud

Skapar förvirring hos leverantörer

För många

För få anbud, hindrar konkurrens

Riktat mot en leverantör

Kostnadsdrivande

Komplex utvärdering

Stadskontoret

Krav vi inte kan ställa på leverantören

• Regionala krav

• Social hänsyn

• Miljöhänsyn

• Specifika märken, personer etc

Stadskontoret

Kvalitetssäkring av FFUProcess för att säkerställa att rätt krav ställs samt minska risken för framtid överprövningar.

Exempel på kvalitetskriterier:

• Kan kravet uppfyllas till 100%?

• Vad är skälet till att vi ställer kravet?

• Finns det risker med att ställa kravet?

• Är kravet tydligt formulerat?

• Finns det möjlighet att missförstå/misstolka kravet?

Stadskontoret

Kvalitetssäkring av FFU forts• Är svaret utvärderingsbart?

• Går det att betyg- eller poängsätta?

• Är svaret verifierbart? Kan det kontrolleras?

• Kommer vi få jämförbara svar?

• Finns det närliggande krav i FFU? I så fall varför?

• Fyller kravet någon funktion?

Stadskontoret

Kvalitetssäkring av FFU

Om kravet inte uppfyller kvalitetskriterierna skall kravet tas bort eller skrivas om!

Stadskontoret

När anbud kommer in

1.Kvalificering av leverantören

2.Prövning av anbud– skall-krav– utvärderingskriterier (bör-krav)

3. Utvärderingsrapport & tilldelningsbeslut

4. Avtal efter att överprövningstiden gått ut

Stadskontoret

LeverantörsprövningAvser leverantörens lämplighet:• finansiell och ekonomisk ställning• teknisk förmåga och kapacitet

Får uteslutas om:• dömd för brott avseende yrkesutövningen• allvarligt fel i yrkesutövningen• inte fullgjort åligganden avseende skatter och

sociala avgifter

Stadskontoret

Prövning av anbud

• En upphandlande enhet skall anta antingen:

– det anbud som är det ekonomisk mest fördelaktiga, eller

– det anbud som har lägst anbudspris

Stadskontoret

Ekonomiskt mest fördelaktigt

• Hänsyn skall tas till samtliga omständigheter– t ex pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, service m m

• Kriterierna skall definieras

• Kriterierna skall rangordnas (bör-kraven)

• Viktning, t ex erfarenhet 70% - pris 30%

• Nya utvärderingsmodeller börjar komma– Vad får kvalitén kosta? - mervärdeskostnad

Stadskontoret

Missbruk

• Ej avtalstrogna

• Avtalskil

• Flera leverantörer samma avtal

• Leverantörernas intresse avtar att lämna bra anbud i fortsättningen

• Förfördelade leverantörer kan försöka med underprissättning

• Leverantörerna måste rangordnas

Stadskontoret

Klagomål från leverantörer

• Bristfälliga underlag - tidsbrist, dålig planering• Fel upphandlingsform - missbedömning av

upphandlingens värde• Oklara krav - utvärderingskriterier• Kort anbudstid• Deras kompetens tas inte tillvara - teknisk lösning

istället för funktion beskrivs i kravspecifikationen• Orimliga krav, t ex alltför specifika - kostar mycket

Stadskontoret

Varför klagar leverantören?

• Erhålla affären• Markera för framtiden• Förklara/försvara sig hemma• Förhindra konkurrents framgång• Kompensera anbudskostnader• Erhålla vinsten• Rättvisepatos• Hämnas upplevda ”orättvisor”

Stadskontoret

Hur kan man förebygga klagomål?

• Förklara processen

• Följa regelverket

• Vara affärsmässig

• Visa kompetens

• Visa öppenhet

• Agera trovärdigt

Stadskontoret

Möjligheter

• Konkurrensneutralitet– Grogrund för nya och växande företag

• Kvalitetsperspektiv– Inriktning och utveckling av verksamheten

• Information