KONKURRENCEBETINGELSER

Sponsorat:

Etablering af udgangspavillon

i direkte forlængelse af konferencecenteret

i forbindelse med COP15

2

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. DEN SPONSOREREDE MYNDIGHED ......................................................................................... 3

2. OM KONKURRENCEN ............................................................................................................. 3

3. BETINGELSER FOR DELTAGELSE OG TILDELINGSKRITERIER .................................................... 3

4. ACCEPT AF TILBUD, EKSKLUSIVITET. ..................................................................................... 5

5. SPONSORAFTALER................................................................................................................. 5

6. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL MV. ................................................................................................. 5

7. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING............................................................................... 6

8. INDLEVERING AF TILBUD....................................................................................................... 7

9. BEHANDLING AF TILBUD MV. ................................................................................................. 7

10. FORTROLIGHED .................................................................................................................... 7

11. TILDELING OG VEDSTÅELSE .................................................................................................. 8

3

1. DEN SPONSOREREDE MYNDIGHED

Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

1448 København K

Telefon + 45 33 92 00 00

Telefax + 45 33 54 05 33

Kontaktpersoner:

Mødekoordinator Per Ivar Johansen

E-mail-adresse: perjoh@um.dk

Fuldmægtig Mette Wenøe

E-mail-adresse: metwen@um.dk

2. OM KONKURRENCEN

Denne konkurrence gennemføres i overensstemmelse med almindelige fællesskabsretlige

og nationale principper om forudgående annoncering.

Denne konkurrence gennemføres i henhold til de betingelser og krav, der er anført i det

samlede konkurrencemateriale, der består af:

1. Annoncen offentliggjort om konkurrencen.

2. Nærværende konkurrencebetingelser.

3. Udkast til sponsoraftale.

4. Baggrund og opgavebeskrivelse.

5. Øvrige bilag nævnt i punkt 14 i udkast til sponsoraftaler.

6. Tro- og loveerklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.

3. BETINGELSER FOR DELTAGELSE OG TILDELINGSKRITERIER

A. Betingelser for deltagelse

Tilbudsgiver skal udarbejde sponsoraftalens bilag 5, hvori denne erklærer sin

uforbeholdne støtte til FN's "Global Compact" , jf. sponsoraftalens bilag 4. Samtidig

hermed skal tilbudsgiver godtgøre over for Udenrigsministeriet, at tilbudsgiver stedse vil

4

optræde erhvervsmæssigt i samklang med de principper, der søges realiseret ved COP15.

Vurderingen heraf foretages på baggrund af tilbudsgivers skriftlige redegørelse for,

hvordan tilbudsgivers virksomhed lever op til sit samfundsansvar samt for overholdelsen

af de i sponsoraftalens punkt 3.1.2 anførte retningslinjer for samfundsansvar i forhold til

klimaet og miljøet, og for hvordan tilbudsgiver i aftalens løbetid agter fortsat at leve op

til disse forhold, jf. vejledningen til sponsoraftalens bilag 5.

B. Tildelingskriterier

Der vælges kun én leverandør af sponsorydelsen eftersom det ikke er nødvendigt med

flere leverandører af denne ydelse. Såfremt mere end en mulig sponsor afgiver tilbud på

sponsorydelsen, vil Udenrigsministeriet vælge det tilbud, som er økonomisk mest

fordelagtigt ud fra graden af opfyldelse af følgende kriterier, jfr. bilag 1

(opgavebeskrivelsen).

Kvalitet og funktionalitet (55 %)

Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på om sponsorydelsen har en god

kvalitet og funktionalitet, hvorved forstås, om sponsorydelsen er brugbar til formålet, jfr.

opgavebeskrivelsen.

Desuden vil der vurderes på sammenhæng mellem innovativt design og miljø/klimaaspekter

herunder, om pavillonen udfordrer brugerens opfattelse af hidtidigt design ved overraskende brug

af materialer og former, uden at æstetiske hensyn går tabt

Miljømæssige forhold (45 %)

Ved vurderingen af dette kriterium vil der blive lagt vægt på miljømæssige forhold på baggrund

af tilbudsgivers redegørelse for sponsorydelsen jfr. opgavebeskrivelsen.

5

4. ACCEPT AF TILBUD, EKSKLUSIVITET.

Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til at afvise et tilbud, selv om det måtte være det

eneste, såfremt det ikke udskiller sig mærkbart fra normalen, hvad angår kravene til

miljøvenlighed og funktionalitet, som er nævnt i opgavebeskrivelsen.

Udenrigsministeriet ønsker at tildele én sponsor opgaven, eftersom dens natur gør det

meningsløst med flere sponsorer i den konkrete situation, og for at kunne tildele

sponsoratet som et hovedsponsorat.

5. SPONSORAFTALER

Den tilbudsgiver, som afgiver et tilbud, som opfylder de i opgavebeskrivelsen nævnte

krav, og som i konkurrence med de eventuelt andre tilbudsgivere i højeste grad opfylder

tildelingskriterierne vil blive tilbudt en såkaldt hovedsponsoraftale, som bl.a. giver adgang

til brug af COP15-logoet. Sponsoraftalen kan tilrettes efter forhandling mellem sponsor og

Udenrigsministeriet. Dette gælder dog ikke aftaleudkastets bestemmelser vedrørende

CSR-politik mm.

6. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL MV.

Spørgsmål vedrørende konkurrencematerialet og tildelingsprocessen, herunder

anmodning om yderligere oplysninger, rettes skriftligt på dansk eller engelsk – gerne pr.

e-mail – til mødekoordinator Per Ivar Johansen, (tlf. 33 92 07 20; perjoh@um.dk) og

fuldmægtig Mette Wenøe, (tlf. 33 92 00 58; metwen@um.dk). Spørgsmålene vil tidligst

blive besvaret den 27. juli 2009.

Eventuelle skriftlige spørgsmål og besvarelser af disse vil i anonymiseret form løbende

blive lagt på COP15-hjemmesiden (http://www.cop15.dk) og meddelt samtlige

tilbudsgivere skriftligt pr. e-mail, forudsat at tilbudsgiveren har oplyst en e-mail adresse.

Spørgsmål modtaget senest den 3. august 2009 vil under alle omstændigheder blive

besvaret senest 6 arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål

modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret inden udløbet af fristen for

afgivelse af tilbud, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt

byrdefuldt at meddele svaret senest 6 arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse

6

af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 arbejdsdage inden udløbet af fristen for

afgivelse af tilbud vil ikke blive besvaret.

7. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING

Tilbud om sponsorat skal være på dansk og/eller engelsk og skal afleveres i underskrevet

stand.

Tilbuddet skal indeholde:

a. En beskrivelse af den tilbudte ydelse udfyldt i overensstemmelse med

opgaveløsningen (bilag 1);

b. En redegørelse for sponsorens samfundsmæssige ansvar (sponsoraftalens

bilag 5) udfyldt i overensstemmelse med vejledningen hert il;

c. Tro- og loveerklæring om uforfalden gæld til det offentlige.

Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge tro- og loveerklæring om,

hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud om sponsorat

har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr.

336/1997.

Som alternativ til tro- og loveerklæring kan indleveres en serviceattest fra

Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Udenlandske tilbudsgivere, der indleverer en

lignende serviceattest fra eget hjemland, skal dog være opmærksomme på, at

de herudover også skal indlevere en tro- og loveerklæring for så vidt angår

deres forpligtelser i Danmark.

Tilbudsgiver kan anmode om Udenrigsministeriet om rekvirering af tro- og

loveerklæring på skriftlig anmodning herom. Et eksempel på en sådan

erklæring findes på www.cop15.dk.

7

8. INDLEVERING AF TILBUD

Tilbud om sponsorater sendes pr. post eller e-mail til:

Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2

DK-1448 København K

Att.: Per Ivar Johansen (perjoh@um.dk). Såfremt tilbuddet sendes på e-mail, må det

samlede indhold ikke overstige 10 MB.

Tilbud skal være Udenrigsministeriet i hænde senest den 10. august 2009 kl. 12:00.

9. BEHANDLING AF TILBUD MV.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få

oplysninger om konkurrenters tilbud. Udenrigsministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere

tilbud til tilbudsgiver.

Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af leverandører/tjenesteydere (herunder et

konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles

befuldmægtiget.

10. FORTROLIGHED

Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne

tilbud til Udenrigsministeriet, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til

aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der

afgives. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af, om der kan gives aktindsigt, om den

virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har

indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige

overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit

tilbud.

8

Udenrigsministeriet vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at

give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

11. TILDELING OG VEDSTÅELSE

Udenrigsministeriet forventer, at tildelingen af sponsorater vil ske i løbet af uge 34, 2009.

Indgåelse af aftale forventes at ville ske ultimo august 2009.

Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i fem måneder fra tilbudsfristens udløb.

Underretning om tildelingen og kontraktunderskrift vil tilgå alle tilbudsgivere.

***