KomunikasiA. Whats Communication?Proses dimana informasi
dipertukarkan dan dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya
dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku Manajer =
80% setiap hari kerja dalam komunikasi langsung dengan orang lain -
48 menit / jam Manajer = 20% setiap hari kerja dalam komunikasi
dalam bentuk membaca dan menulis -12 menit / jamB. The Manager as
Communication ChampionC. The Communication Process Komunikasi
terdiri dari dua tahap: 1. Transmisi fase: informasi dibagi oleh 2
orang atau lebih. 2. Masukan fase: pemahaman bersama terjamin.
Dimulai dengan Pengirim yang ingin berbagi informasi(Pengirim harus
memutuskan pesan untuk berbagi&Pengirim juga menempatkan pesan
dalam simbol-simbol atau bahasa, suatu proses yang disebut
encoding.) Kebisingan (noise): apa merugikan proses komunikasi.
Pesan yang dikirim melalui media ke penerima. Sedang: jalur pesan
ditransmisikan pada (telepon, surat). Penerima: Orang mendapatkan
pesan. Receiver selanjutnya menerjemahkan pesan. Decoding
memungkinkan penerima untuk memahami pesan. Ini adalah titik
kritis, dapat menyebabkan kesalahpahaman. Umpan balik dimulai
dengan penerima dan menyatakan bahwa pesan dipahami atau yang harus
dikirim ulang.D. Communication Issues Encoding pesan dapat
dilakukan secara verbal atau nonverbal Secara verbal: lisan atau
komunikasi tertulis. Nonverbal: mimik wajah, bahasa tubuh, pakaian.
Non verbal : Kebanyakan komunikasi nonverbal tidak sadar atau bawah
sadar, Pesan tindakan dan perilaku manusia yang ditularkan bukan
melalui kata-kata.Occurs mostly face-to-face, Verbal Impact = 7 %,
Vocal Impact = 38 % and Facial Impact = 55 % Pengirim dan penerima
berkomunikasi berdasarkan persepsi mereka. Persepsi subyektif dapat
menyebabkan bias dan stereotip yang merugikan komunikasi. Manajer
yang efektif menghindari berkomunikasi berdasarkan pra-set
keyakinan.E. Dangers of Ineffective Communication Manajer
menghabiskan sebagian besar waktu mereka berkomunikasi sehingga
kedua mereka dan bawahan harus menjadi komunikator yang efektif.
Agar efektif: Pilih media yang tepat untuk setiap pesan. (Tidak ada
satu "terbaik" media.) Pertimbangkan kekayaan informasi: jumlah
informasi media dapat membawa. (Menengah dengan kekayaan yang
tinggi dapat membawa banyak informasi untuk membantu pemahaman.)
Apakah ada kebutuhan untuk kertas / jejak elektronik untuk
menyediakan dokumentasi?F. Persuasion and Influence Bisnis
dijalankan terutama oleh tim lintas fungsional yang secara aktif
terlibat dalam pengambilan keputusan Kemampuan untuk membujuk dan
mempengaruhi orang lain bahkan lebih penting saat ini daripada
sebelumnya Untuk membujuk dan mempengaruhi, manajer harus
berkomunikasi sering dan mudah dengan orang lainG. Listening Salah
satu alat yang paling penting komunikasi manager - baik kepada
karyawan dan pelanggan Mendengarkan = keterampilan menerima pesan
secara akurat memahami fakta dan perasaan untuk menafsirkan makna
asli 75% dari komunikasi yang efektif adalah mendengarkan -
kebanyakan orang hanya menghabiskan 30-40% mendengarkanH. Keys to
Effective Listening mendengarkan secara aktif Cari bidang minat
Resist gangguan Memanfaatkan fakta bahwa pikiran adalah pidato
cepat tan Jadilah responsif Konten hakim, bukan pengiriman Tahan
api seseorang Dengarkan ide-ide Bekerja di mendengarkan Pikiran
Latihan seseorangI. Communication channel Saluran komunikasi
formal:- Komunikasi Downward : Kebanyakan aliran akrab dan jelas
komunikasi formal Pesan yang dikirim dari manajemen puncak sampai
ke bawahan. 1. Pelaksanaan tujuan dan strategi 2. Instruksi kerja
dan pemikiran 3. Prosedur dan praktek 4. kinerja Umpan balik 5.
Indoktrinasi Problem : 1.Drop off (menurunkan): distorsi, Hilangnya
isi pesan 2.Dealing with Drop off (Berurusan dengan Drop Off) :
Menggunakan saluran komunikasi yang tepat Konsistensi antara pesan
verbal dan nonverbal mendengarkan secara aktif
- Komunikasi ke atas (upward) :Pesan yang dikirimkan dari bawah
ke tingkat yang lebih tinggi dalam hirarki organisasi 1. Masalah
dan pengecualian 2. Saran untuk perbaikan 3. Laporan Kinerja 4.
Keluhan dan perselisihan 5. Keuangan dan informasi akuntansi
Problem : *Banyak organisasi membuat upaya besar untuk
memfasilitasi komunikasi ke atas *Meskipun upaya ini, hambatan
komunikasi ke atas yang akurat ada : Manajer mungkin menolak
mendengarkan masalah-masalah karyawan Karyawan mungkin tidak
percaya manajer cukup untuk mendorong informasi ke atas- Komunikasi
horizontal: Menginformasikan dan meminta dukungan serta
mengkoordinasikan kegiatan *Pertukaran lateral atau diagonal pesan
antara rekan-rekan atau rekan kerja *Kategori komunikasi horisontal
1. pemecahan masalah Antar 2. Koordinasi Antar 3. Perubahan
inisiatif dan perbaikan Saluran komunikasi informal:J. Team
Communication ChannelsJenis khusus komunikasi horizontal:
Karakteristik komunikasi tim untuk mempertimbangkan *Sejauh tim
mana komunikasi terpusat *Sifat tugas tim Implikasi organisasi
*Dengan kegiatan tim yang kompleks dan sulit, semua anggota harus
berbagi informasi dalam struktur desentralisasi - semua informasi
dengan semua anggota *Dengan masalah sederhana, struktur komunikasi
terpusat - berkomunikasi melalui satu individu untuk memecahkan
masalah atau membuat keputusanK. Informal (Personal) Communication
Channels Tiga jenis penting dari saluranJaringan pribadi,Manajemen
Dengan Berkelana Sekitar (MBWA), GrapevineL. Two Grapevine
Chains
M. Open Communication Berbagi semua jenis informasi di seluruh
perusahaan, di tingkat fungsional dan hirarki Baru-baru ini tren -
mencerminkan peningkatan penekanan manajer di memberdayakan
karyawan, Membangun kepercayaan dan komitmen, meningkatkan
kolaborasiN. Feedback and LearningManajer menggunakan evaluasi dan
komunikasi untuk membantu individu: Feedback(umpan balik)
*Memungkinkan manajer untuk menentukan apakah mereka telah berhasil
dalam berkomunikasi dengan orang lain *Sering diabaikan *Memberikan
& menerima umpan balik-baik biasanya sulit bagi manajer &
karyawan Manajer yang sukses fokus umpan balik mereka *Untuk
membantu mengembangkan kapasitas bawahan *Untuk mengajarkan
organisasi bagaimana untuk lebih mencapai tujuannyaO. Crisis
Communication Keterampilan dasar *Mempertahankan fokus Anda
*terlihat *Dapatkan kebenaran mengerikan keluar *Mengkomunikasikan
visi untuk masa depanP. Guidelines for Helping Managers Facilitate
CommunicationFokus pada isu-isu substantif vs konflik
antarpribadi:*Fokus pada fakta*Mengembangkan beberapa
alternatif*Menjaga keseimbangan kekuasaan*Jangan pernah memaksa
consensusQ. SemanticsArti kata-kata dan cara mereka digunakan
