Komunikasi dan Informasi

MODUL 26. KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI DAN KOMUNIKASIORGANISASI

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah membahas modul ini diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan

perbedaan antara masalah komunikasi antar pribadi dan komunikasi organisasi.

Materi yang dibahas :

1. Arti dan pentingnya komunikasi

2. Bentuk dan Proses komunikasi

3. Hambatan komunikasi

4. Mengelola komunikasi dalam organisasi

Materi 26.1. ARTI DAN PENTINGNYA KOMUNIKASI

Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Hal ini berarti

bahwa jika tidak ada informasi atau ide yang disampaikan komunikasi tidak terjadi.

Pembicara yang tidak didengar atau penulis yang tidak dibaca tulisannya belumlah

berkomunikasi. Namun demikian yang lebih penting lagi ,komunikasi mencakup

pemahaman maksud, dengan demikian agar komunikasi berhasil, maksud harus

ditanamkan dan dipahami.

Sementara itu menurut Stoner, Freeman dan Gilbert ,komunikasi sebagai “the process by

which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages”

( Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian

atau pesan pada orang lain melalui pesan simbolis). Komunikasi bisa dilakukan secara

langsung maupun tak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang

tersedia.

Komunikasi yang baik/ sempurna akan terjadi ketika pemikiran atau ide yang

disampaikan diterima oleh penerima persis seperti yang dipikirkan pengirimnya. Hal lain

yang harus diingat adalah komunikasi yang baik sering diartikan keliru oleh komunikator

sebagai persetujuan terhadap pesan, bukannya memahami dengan jelas pesan tersebut.

Bila seseorang tidak setuju dengan kita , banyak diantara kita menganggap bahwa orang

tsb semata-mata tidak memahami posisi kita, dengan kata lain banyak diantara kita

Modul 26 Dabisman- Komunikasi& Informasi Page 1

mengartikan bahwa komunikasi yang baik sebagai cara membuat seseorang menerima

pandangan kita.

Pada dasarnya komunikasi manajerial mencakup :

1. Komunikasi Interpersonal yaitu komunikasi antara dua orang atau lebih.

2. Komunikasi organisasi, yaitu semua pola ,jaringan dan system

komunikasi dalam suatu organisasi.

KOMUNIKASI mempunyai Arti penting bagi Manajer dan Organisasi, karena adanya

Empat Fungsi utama dari komunikasi itu sendiri, yaitu FUNGSI KONTROL,

MOTIVASI, EKSPRESI EMOSIONAL DAN INFORMASI.

KOMUNIKASI bertindak sebagai KONTROL bagi perilaku anggota dalam

berbagai cara ,contoh : saat karyawan pertama kali harus mengkomunikasikan segala

keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan pada manajernya, atau mengikuti deskripsi

pekerjaannya, komunikasi digunakan untuk mengontrol. Namun demikian komunikasi

informal juga mengontrol perilaku, yaitu saat kelompok kerja menggoda atau melecehkan

seorang anggota yang bekerja terlalu keras atau berproduksi terlalu banyak (yang

menyebabkan kelompok lain menjadi tampak buruk), mereka secara informal mengontrol

perilaku anggota.

KOMUNIKASI mendorong MOTIVASI dengan menjelaskan pada karyawan apa

yang harus diselesaikan, seberapa baik mereka melakukannya dan apa yang dapat

dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika tidak sejajar. Ketika karyawan menetapkan

tujuan tertentu dan bekerja untuk tujuan itu, dan menerima umpan balik dari

perkembangan tujuan itu maka komunikasi diperlukan.

Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah sumber utama dari

interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok adalah mekanisme

fundamental dimana anggotanya berbagi rasa frustasi dan perasaan puas. Oleh karena itu,

komunikasi memberikan penyaluran perasaan bagi EKSPRESI EMOSIONAL dan untuk

memenuhi kebutuhan social.

Akhirnya individu dan kelompok memerlukan informasi untuk menyelesaikan

sesuatu dalam organisasi. KOMUNIKASI menyediakan INFORMASI tsb.Tak ada

satupun dari keempat itu yang lebih penting dari yang lain .


Materi 26.2. PROSES DAN BENTUK KOMUNIKASI

PROSES KOMUNIKASI.

Seperti telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat dilakukan secara langsung

maupun tidak langsung. Komunikasi langsung berarti bahwa komunikasi disampaikan

tanpa menggunakan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung

dilakukan dengan menggunakan mediator atau perantara.

Berdasarkan pengertian diatas, maka komunikasi mempunyai beberapa elemen

penting yaitu :

Komunikasi melibatkan orang-orang sehingga komunikasi yang efektif terkait

dengan bagaimana orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.

Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi

maupun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi

maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak yang yang berkomunikasi perlu

menyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan

dalam melakukan komunikasi. Karena jika tidak, maka kemungkinan terjadinya

salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.

Komunikasi melibatkan simbol-simbol yang berarti komunikasi dapat berupa

bahasa tubuh ,suara, huruf, angka dll sebagai bentuk simbolis dari komunikasi

yang dilakukan.

Bagaimana sesungguhnya proses komunikasi terjadi? Komunikasi

berawal dari adanya pesan atau informasi yang akan dikirim atau disampaikan oleh

Pengirim kepada Penerima , dimana dalam hal ini pengirim dinamakan sebagai sumber

pesan atau sumber informasi. Pesan atau informasi, kemudian dikirim atau disampaikan

kepada penerima tsb yang saat pertama kali mengalami proses “encoding” yaitu

mengalami transformasi kedalam bentuk symbol atau sesuatu yang menjadi representasi

pengirim pesan dalam menyampaikan pesannya. Misal untuk menyampaikan

pesan/informasi mengenai persetujuan encoding, yang terjadi adalah dari pikiran atau

perasaan setuju yang dirasakan oleh pengirim menjadi simbol dalam bentuk kalimat “Ya”

atau “Ya saya setuju” atau mungkin transformasinya berupa bahasa non verbal seperti

anggukan kepala. Simbol-simbol tsb merupakan pesan/informasi yang mempresentasikan


pikiran dan perasaan yang ingin disampaikan oleh pengirim, yang kemudian dapat

disampaikan secara langsung oleh pengirim ke penerima jika pengirim dan penerima

berada dalam satu tempat , atau berhadapan langsung. Namun juga dimungkinkan

melalui mediator seperti telepon, komputer, surat, dll, ketika pengirim dan penerima tidak

berhadapan langsung.

Pesan berupa simbol kemudian diterima oleh si penerima, namun demikian oleh karena

penerima juga manusia yang mempunyai persepsinya sendiri berdasarkan pikiran dan

perasaannya sendiri, maka ketika symbol komunikasi berupa kata-kata dan anggukan

kepala tadi diterima oleh penerima, penerima melakukan transformasi makna atau proses

“decoding” terlebih dulu dari kata-kata ataupun anggukan kepala ke persepsi penerima

mengenai kata-kata atau anggukan kepala tsb. Selanjutnya penerima memberikan respon

balasan dengan memberikan umpan balik ke pengirim dengan bentuk komunikasi

lainnya, yang berarti dalam hal ini penerima berubah posisi menjadi pengirim dan yang

semula pengirim berubah menjadi penerima.

Sangat dimungkinkan pada saat komunikasi dilakukan terdapat berbagai gangguan

(noise) sehingga pesan yang dikirimkan ternyata dipersepsikan secara keliru, dimana

gangguna ini dapat berupa :

1. Kesalahan persepsi dari si penerima ketika menerjemahkan kata-kata dari

pengirim (yaitu saat decoding) .

2. Pada saat pengirim melakukan transformasi pesan/informasi (saat encoding)

3. Terjadi pada mediator, terlebih bila mediator tsb berupa alat telekomunikasi,

orang atau bentuk mediator lainnya, sedangkan pihak pengirim dan penerima

terpisah oleh jarak dan waktu.

Inilah yang menyebabkan penelitian yang dikutip Robert Heller dan Tim

Hindle ,menunjukkan bahwa jarak antara pengirim dan penerima pesan akan menentukan

frekuensi komunikasi, karena jarak yang cukup jauh cenderung membatasi kesempatan

untuk berkomunikasi secara efektif. Meskipun alat komunikasi dapat digunakan tetapi

tetap bahwa tingkat keefektifan komunikasi relatif lebih rendah bila dibandingkan dengan

komunikasi secara langsung tanpa adanya jarak yang memisahkan pengirim dan

penerima komunikasi.


BENTUK- BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

Dilihat dari bentuknya, komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi

interpersonal , komunikasi di kelompok kerja dalam berbagai bentuk jejaring komunikasi,

dan pola komunikasi dalam struktur organisasi.

KOMUNIKASI INTERPERSONAL.

Adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam

sebuah organisasi. Komunikasi interpersonal ini dapat dilakukan antar individu dalam

satu bagian, antar bagian dalam organisasi, antar bawahan, antar pimpinan dan antar

pimpinan dengan bawahan. Berkenaan dengan ini dibedakan menjadi dua bentuk, yaitu :

1. Komunikasi lisan/ verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seseorang

dengan orang lain melalui penggunaan mulut atau lisan dimana orang lain dapat

langsung menerima pesan tsb dengan berbagai faktor yang mempengaruhinya

baik dari segi situasi lingkungan kerja, emosi antar pihak yang berkomunikasi

serta berbagai hal yang terkait ketika komunikasi lisan dilakukan.

2. Komunikasi tertulis/ non verbal, yaitu komunikasi yang dilakukan seseorang

dengan orang lain melalui mediator berupa sesuatu yang dapat menyampaikan

pesan pengirim ke penerima pesan sehingga maksud dari pesan dapat dengan

mudah diterima.

KOMUNIKASI DALAM BERBAGAI BENTUK JEJARING KOMUNIKASI.

Komunikasi pada dasarnya merupakan bentuk interaksi antar individu dalam

kelompok maupun organisasi. Pada kenyataannya bentuk komunikasi yang dilakukan

ternyata mempunyai pola tersendiri, sehingga memiliki semacam jejaring komunikasi.

Jejaring komunikasi ini pada dasarnya merupakan pola bagaimana orang-orang dalam

organisasi saling berkomunikasi. Menurut Griffin terdapat berbagai pola komunikasi

dalam kelompok kerja yang dapat diidentifikasi, diantaranya adalah bentuk roda, huruf

“Y”, berkesinambungan, lingkaran dan menyeluruh.


Komunikasi yang dilakukan berdasarkan pola roda, menggambarkan bahwa

komunikasi berasal dari satu sumber selanjutnya pesan/informasi tsb disebarkan ke yang

lain dari sumber (sumber yang sama, yang biasanya dari pemimpin kelompok kerja).

Pada pola huruf “Y” , sekalipun sumber informasi berasal dari satu sumber, tetapi

dalam proses penyebarannya ke seluruh anggota tidak selalu harus melalui dirinya,

melainkan bisa melalui orang lain yang telah lebih dulu menerima informasi. (biasanya

ini terjadi pada kelompok dimana si pemimpin mendelegasikan wewenang ke sebagian

dari kelompoknya.

Pola komunikasi secara bersambung menunjukkan bahwa tingkat kepercayaan

sang pemimpin ke bawahannya sangat tinggi atau bahkan sang pemimpin benar2

memberikan kewenangan ke anggotanya untuk menyampaikan informasi.Namun setiap

anggota hanya dapat memberikan dan menerima informasi maksimum dengan dua orang

saja , tetapi si pemimpin hanya memberikan ke satu orang saja (karena tidak menerima

informasi dari yang lain).

Pola komunikasi melingkar, dibangun seperti pola berkelanjutan namun lebih

bersifat tertutup artinya si pemberi pesan akhirnya akan mengevaluasi hasil dan implikasi

dari pesan yang pertama kali dia kirimkan dari orang terakhir yang menerima pesannya.

Pada pola komunikasi menyeluruh, seluruh anggota dan pemimpin memiliki

kesempatan yang sama untuk menyampaikan pesan/informasi sebagi bentuk komunikasi

yang dilakukan. Pesan/informasi yang diberikan dapat ke siapa saja dan dari mana saja,

yang biasanya terjadi dalam moment seperti rapat atau diskusi. Kelebiham dari pola ini

adalah bahwa bisa informasi akan terminimalkan karena setiap orang akan mendapatkan

klarifikasi informasi dari seluruh anggota.

POLA KOMUNIKASI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Adalah pola bagaimana setiap bagian dalam organisasi saling berkomunikasi satu

dengan yang lainnya, baik antar bagian yang tingkatannya sama maupun yang berbeda

tingkatannya. Secara garis besar pola ini dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Komunikasi vertical, adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang atau

bagian yang berada pada tingkatan organisasi yang lebih tinggi dengan yang

lebih rendah atau sebaliknya


2. Komunikasi horizontal, adalah komunikasi yang dilakukan antara seseorang

dengan orang lain yang memiliki tingkatan organisasi yang sama, baik dalam

rangka koordinasi maupun kerja sama dan sebagainya.

Terdapat berbagai factor yang mempengaruhi pola komunikasi dalam struktur

organisasi, yaitu :

Jalur formal dari komunikasi

Otoritas dari hirarki organisasi

Spesialisasi jabatan

Kepemilikan akan informasi

Materi 26.3. HAMBATAN KOMUNIKASI

Dalam melakukan komunikasi tidak tertutup kemungkinan dihadapkan pada

adanya berbagai hambatan , yang pada gilirannya dapat mengakibatkan timbulnya

distorsi dan tidak efektifnya penyampaian informasi ataupun pesan. Hambatan tersebut

mencakup :

1. Penyaringan, yaitu manipulasi informasi yang disengaja sehingga membuat

informasi tsb tampak lebih menyenangkan bagi penerima.

2. Emosi, ini berkenaan dengan bagaimana perasaan penerima saat menerima

informasi/pesan akan mempengaruhi cara dia menafsirkan pesan tsb (Anda akan

sering menafsirkan pesan yang sama dengan tafsiran yang berbeda-beda,

tergantung apakah sedang dalam kondisi gembira atau lagi sedih. Emosi yang

ekstrim cenderung sangat mempengaruhi ke efektifan komunikasi.

3. Kebanjiran informasi, yaitu informasi yang harus kita olah melebihi/melampaui

kapasitas pemrosesan kita. Hal demikian ini dapat mengakibatkan terbuang,

terabaikan, terlewatkannya ataupun terlupakannya informasi, atau mereka

menunda pemrosesan lebih lanjut sampai situasi kebanjiran tsb selesai, sehingga

itu semua dapat mengakibatkan hilangnya atau berkurangnya keefektifan

komunikasi.

4. Perilaku defensive. Ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan

bereaksi dengan cara mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling


pengertian, yakni cenderung menjadi defensive terlibat dalam perilaku seperti

secara verbal menyerang orang lain, memberikan jawaban yang kasar,

mempertanyakan motif orang lain dan menjadi terlalu bersifat penilai.

5. Bahasa. Kata-kata dapat mempunyai arti yang berbeda bagi orang-orang yang

berbeda. Umur, pendidikan dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel

yang paling jelas yang mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan

definisi yang dia berikan pada kata-kata.

6. Budaya nasional. Perbedaan komunikasi dapat juga timbul dari bahasa yang

berbeda yang digunakan individu untuk berkomunikasi dan budaya nasional

dimana mereka menjadi bagiannya. Perbedaan budaya dapat mempengaruhi cara

yang dipilih manajer untuk berkomunikasi, dan perbedaan ini jelas dapat menjadi

penghambat keefektifan komunikasi bila tidak dikenali dan diperhatikan.

Guna mengatasi hambatan seperti dikemukakan diatas , dapat dilakukan dengan :

Gunakan umpan balik , missal dengan mengecek kepada si penerima

Menyederhanakan bahasa

Menyimak dengan aktif

Mengendalikan emosi

Memperhatikan isyarat non verbal

Materi 26.4. MENGELOLA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi, selain dilakukan sebagai konsekwensi dari struktur organisasi yang

dibentuk, komunikasi dalam organisasi juga dapat dilakukan melalui bentuk yang

sifatnya informal, yaitu komunikasi yang dilakukan antara berbagai pihak maupun

berbagai bagian dalam organisasi yang tidak secara kaku mengikuti tingkatan-tingkatan

manajemen dalam sebuah organisasi, sehingga bersifat fleksibel, dan mendukung

terciptanya suasana dinamis dalam organisasi.

Pola komunikasi seperti ini biasanya dilakukan saat informasi/pesan yang disampaikan

tidak terkait langsung dengan tugas atau pekerjaan yang dilakukan tiap orang dalam

organisasi, sehingga tempatnyapun mungkin juga tidak formal seperti kantin, lobi kantor,

lift dll.


Secara garis besar, menurut Griffin ada tiga bentuk komunikasi informal dalam

organisasi yaitu (1) komunikasi berdasarkan informasi yang tidak resmi, (2) peninjauan

langsung dan (3) komunikasi non verbal.

Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan manajer agar komunikasi yang

dilakukan benar-benar efektif dalam pencapaian tujuan organisasi, yang antara lain

adalah:

1. Meminimalkan hambatan komunikasi.

Seperti telah kita ketahui bahwa dalam melakukan komunikasi kadang kala terdapat

berbagai hambatan, sehingga pesan/informasi yang ingin disampaikan mengalami

kesalahan dalam penafsiran, penerimaan hingga pemahaman. Akibatnya reaksi yang

diharapkan tidak terjadi. Hambatan dalam organisasi ada yang BERSIFAT

PERSONAL (seperti kesalahpahaman dalam memahami pesan, kredibilitas individu

dalam berkomunikasi, kemampuan mendengarkan dan menyimak yang buruk dan

penilaian terhadap subyek tertentu sehingga mempengaruhi tingkat penerimaan orang

tsb dalam berkomunikasi) dan ada yang BERSIFAT ORGANISASIONAL ( yaitu

penggunaan semantic atau kata-kata yang dipahami berbeda oleh orang yang berbeda,

tingkatan manajemen yang berbeda, persepsi yang berbeda antar bagian maupun orang

serta terlalu banyaknya beban tugas yang diberikan organisasi,dll) sehingga

mengurangi kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.

2.Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi.

Setelah hambatan-hambatan dalam berkomunikasi dikenali maka perlu diupayakan agar

komunikasi dapat ditingkatkan efektivitasnya. Dari dua jenis hambatan komunikasi

diatas , ada dua hal yang harus dilakukan yaitu PENINGKATAN KEAHLIAN

KOMUNIKASI INDIVIDU (missal dengan peningkatan keahlian dalam

mendengarkan melalui seringnya komunikasi dilakukan secara formal maupun non

formal, mendorong komunikasi yang sifatnya dua arah melalui tersedianya media untuk

melakukan kritik dan saran yang bersifat timbal balik, peningkatan kesadaran dalam

memahami pesan/informasi melalui berbagai jenis media maupun symbol,

pemeliharaan kredibilitas individu dengan membangun karakter dan moral, serta upaya

untuk lebih mengenalkan dan mendekatkan berbagai pihak yang melakukan

komunikasi melalui pertemuan yang bersifat formal maupun informal) dan


PENINGKATAN KEAHLIAN KOMUNIKASI UNTUK HAL2 YANG BERSIFAT

ORGANISASIONAL.(missal dengan menindak lanjuti setiap komunikasi yang dilakukan ,

pengaturan cara berkomunikasi diantara berbagai pihak dalam organisasi, serta

peningkatan kesadaran dan pemanfaatan berbagai media dalam berkomunikasi.

KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI.

Dewasa ini kemajuan teknologi informasi sudah tidak diragukan lagi kontribusinya

terhadap kehidupan manusia, tak terkecuali perannya dalam organisasi, manajer yang

sedang diluar kota pun dapat memantau kegiatan di perusahaan melalui berbagai media

teknologi informasi yang tersedia mulai dari telpon seluler, internet hingga media seperti

teleconferencing.

Teknologi informasi telah mengubah perspektif awal mengenai komunikasi, saat ini jarak

yang jauh, waktu yang berbeda tidak lagi menjadi hambatan terwujudnya komunikasi

antar berbagai pihak. GRIFFIN menyatakan bahwa terdapat dua hal yang terkait dengan

penggunaan teknologi informasi dalam berkomunikasi yaitu system informasi formal

sebagai system yang dibuat untuk membantu kelancaran dalam berkomunikasi dan

tekhnologi elektronik yang bersifat personal sebagai alat yang membantu bagaimana

komunikasi dapat dilakukan.

SISTEM INFORMASI FORMAL.

Adalah berbagai jenis sistem yang telah dibuat untuk membantu proses komunikasi

yang dilakukan dalam sebuah organisasi,khususnya dalam organisasi bisnis, baik antar

personal ,antar bagian dalam organisasi maupun dengan pihak diluar organisasi, yang

dalam hal ini setidaknya ada enam jenis system informasi formal yaitu :

1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction-processing system)

2. Sistem informasi manajemen ( MIS)

3. Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision support system)

4. Sistem informasi ekskutif (Excutive information system)

5. Sistem jaringan internal ( intranet)

6. Sistem pintar (expert system), yang secara khusus dibuat untuk

mempresentasikan berbagai informasi yang diperlukan sebagai referensi bagi

pihak tertentu.


Teknologi informasi yang bersifat personal.

Beberapa produk teknologi informasi yang bersifat personal yang telah banyak

digunakan dalam berbagai jenis komunikasi dalam organisasi antara lain :

Komputer

Mesin foto copy

Mesin faks

Telepon seluler

Webcam

Produk-produk teknologi informasi lainnya.

--------------------------------------


Documents

Komunikasi dan Informasi