KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 1.      PENGENALAN

Tidak dapat disangkal lagi bahawa komunikasi adalah amat penting dalam kehidupan kita

seharian. Setiap hari kita berkomunikasi dengan masyarakat di sekitar kita sama ada dalam

situasi formal ataupun tidak formal. Komunikasi yang baik dapat menyampaikan hasrat hati

dengan baik. Walau bagaimanapun, satu hakikat yang tidak dapat kita nafikan adalah ramai

yang tidak mampu berkomunikasi dengan baik. Hal ini paling menyedihkan sekiranya ia

berlaku dalam kalangan pimpinan sesebuah organisasi. Ini adalah kerana sesebuah organisasi

mempunyai misi dan visi tertentu yang ingin dibawa dan digerakkan bersama. Sekiranya

masalah komunikasi ini berlaku dalam sesebuah organisasi, maka sudah tentu kelancaran

gerak kerja dan hala tuju sesebuah organisasi itu akan terbantut.

Menyedari hakikat betapa pentingnya komunikasi dalam sesebuah organisasi, maka

penulis telah mengambil inisiatif mengemukakan tajuk “ Aplikasi Bahasa Komunikasi Dalam

Organisasi”, sebagai langkah ke arah mengemukakan maklumat-maklumat yang berkaitan

dengan komunikasi terutamanya dalam sesebuah organisasi yang ditubuhkan.

Dalam penulisan ini, penulis telah membahagikannya kepada empat bab. Bab pertama

memberi tumpuan kepada pengertian komunikasi itu sendiri dari segi bahasa dan istilah serta

maksud komunikasi dalam organisasi. Bab kedua pula mengutarakan tentang bentuk-bentuk

komunikasi iaitu komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan. Berkomunikasi dan bercakap

adalah sesuatu yang berbeza. Komunikasi bukan sahaja melibatkan bahasa lisan, akan tetapi

ia juga melibatkan bahasa bukan lisan. Hal ini berbeza dengan bercakap yang hanya

melibatkan bahasa lisan. Bab ketiga pula mengetengahkan tentang kaedah-kaedah

berkomunikasi secara berkesan supaya dapat diaplikasikan dan sesebuah organisasi. Bab

keempat pula merupakan bab terakhir yang menyentuh tentang kepentingan bahasa

komunikasi dalam sesebuah organisasi.

2.      PENGERTIAN KOMUNIKASI

Menurut Hisyam al-Talib (1992), komunikasi dita’rifkan sebagai “ membenarkan orang lain

mengetahui tentang diri kita, dan membenarkan mereka untuk saling memahami dengan kita.

Sekiranya ini berlaku, mereka akan menghormati kita. Walau bagaimanapun, proses ini

melibatkan perkongsian pemikiran (idea) dan perasaan dengan orang lain secara jujur. ” Ini

bererti dalam berkomunikasi, apa yang ingin kita sampaikan adalah apa yang kita fahami

tentang kedudukan sesuatu perkara serta wujud keadaan faham-memahami. Hasil komunikasi

yang baik akan mewujudkan perkongsian pemikiran dan berkemungkinan akan mengubah

sikap dan perangai pendengar ( Mohd Yusof Othman. 2003: 31-33 ).

Dalam Islam, komunikasi dapat dinyatakan sebagaimana firman Allah s.w.t :

äí÷Š$# 4’n<Î) È@‹Î6y™ y7În/u‘ ÏpyJõ3Ïtø:$$Î/ ÏpsàÏãöqyJø9$#ur ÏpuZ|¡ptø:$# ( Oßgø9ω»y_ur ÓÉL©9$$Î/ }‘Ïd ß`|¡ômr& 4 ¨bÎ) y7/u‘ uqèd ÞOn=ôãr& `yJÎ/ ¨@|Ê `tã ¾Ï&Î#‹Î6y™ ( uqèdur ÞOn=ôãr& tûïωtGôgßJø9$

$Î/ ÇÊËÎÈ

Maksudnya: “Serulah (manusia) kepada jalan Tuhanmu dengan hikmah dan pelajaran yang

baik dan berdebatlah dengan mereka dengan cara yang baik. Sesungguhnya Tuhanmu,

Dialah yang lebih mengetahui siapa yang sesat dari jalanNya dan Dialah yang lebih

mengetahui siapa yang mendapat petunjuk.” (Surah an-Nahl 16:125).

Berkomunikasi dengan berhikmah di sini bererti menyampaikan dengan bijaksana,

tetapi tegas dan benar yang akhirnya dapat membezakan antara yang hak dengan yang batil.

Menurut Abdullah Yusof Ali (1993), ayat ini menyeru agar kita semua menyeru ke jalan

Allah dan menerangkan kehendaknya yang sejagat. Kita hendaklah melakukannya dengan

dengan bijaksana, berhati-hati dan cermat berkomunikasi dengan manusia mengikut taraf

ilmu dan kefahaman mereka. ( Mohd Yusof Othman. 2003: 33 ).

Pakar-pakar komunikasi pula secara amnya bersetuju bahawa komunikasi ialah proses

bagaimana seseorang itu berkongsi pengalaman dengan orang lain ( Abdullah Hassan dan

Ainon Mohd. 2001:46 ).

2.1 PENGERTIAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam buku “Pengurusan Diri ” karya Mohd Yusof Othman, komunikasi dalam organisasi

dapat dita’rifkan sebagai “suatu kuasa yang menghubungkan pemimpin dengan orang yang

dipimpin supaya dapat menggerakkan tenaga dengan tersusun untuk mencapai objektif

bersama.” Dalam organisasi, komunikasi merupakan alat perhubungan antara pemimpin

dengan orang yang dipimpin. Pemimpin mesti mempunyai matlamat dan misi yang jelas

tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasinya. Pemimpin perlu memastikan orang-orang

yang dibawahnya agar memahami matlamat organisasi seterusnya melaksanakan

tanggungjawab masing-masing untuk mencapai objektif organisasi. Dengan demikian,

pemimpin perlu terlebih dahulu memahami apa yang ingin disampaikan oleh organisasi yang

dipimpinnya ( Mohd Yusof Othman. 2003: 34 ).

Saidina Ali r.a. pernah menyebut : “Sesiapa yang dilantik menjadi pemimpin

manusia, hendaklah ia mula dengan mengajar dirinya sendiri terlebih dahulu sebelum ia

mengajar orang lain. Hendaklah ia mengajar dengan perjalanan hidup sebelum mengajar

dengan lidah. Orang-orang yang dapat mengajar dan melatih dirinya sendiri itu lebih layak

dihormati daripada mereka yang mengajar orang lain.” Kata-kata Saidina Ali ini membawa

maksud bahawa sesuatu kepimpinan itu akan lebih berkesan sekiranya pemimpin memulakan

dahulu sesuatu perkara sebelum diarahkan kepada orang-orang bawahannya untuk

melaksanakannnya ( Mohd Yusof Othman. 2003: 34 ).

3.      BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi terbahagi kepada dua bentuk. Bentuk yang pertama ialah komunikasi lisan atau

dikenali juga dengan komunikasi verbal. Komunikasi lisan bermaksud sebarang komunikasi

yang disampaikan kepada pendengar dengan menggunakan bahasa pertuturan. Contohnya,

berceramah, berpidato, pengucapan umum, temuramah dan sebagainya ( Abdullah Hassan

dan Ainon Mohd. 2001:48 ).

Bentuk komunikasi yang kedua pula ialah komunikasi bukan lisan atau dikenali juga

sebagai komunikasi non-verbal. Komunikasi bukan lisan boleh diertikan sebagai sebarang

komunikasi yang disampaikan kepada pendengar tanpa melibatkan bahasa pertuturan.

Contohnya tulisan, simbol, cara pemakaian, ekspresi muka, pandangan mata, gerak-geri

anggota tubuh, nada suara dan sebagainya ( Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001:48 ).

Ketika menyampaikan ilmu, Rasulullah bukan hanya menggunakan komunikasi lisan,

akan tetapi baginda juga menggunakan komunikasi visual yang merupakan salah satu

daripada komunikasi bukan lisan. Daripada Abdullah bin Abbas r.a. berkata, Nabi

Muhammmad s.a.w. melukis empat garisan di atas tanah dan baginda bertanya, “Adakah

kamu tahu mengapa Aku melakarkan empat garisan ini ?” Mereka menjawab, Allah dan

RasulNya lebih mengetahui. Lalu baginda bersabda, “Semulia-mulia wanita di dalam syurga

kelak ada empat orang iaitu Khadijah binti Khuwailid, Fatimah binti Muhammad, Maryam

binti Imran dan Asiah binti Muzahim, isteri Firaun.” Dalam riwayat ini jelas terbukti bahawa

Rasulullah turut menggambarkan teknik lakaran yang tergolong dalam kategori bahasa bukan

lisan dalam menyampaikan mesejnya kepada para sahabat (Razali Saaran. 2010: 128).

Komunikasi bukan lisan lebih berkesan daripada komunikasi lisan. Apabila

komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan tidak selari, komunikasi bukan lisan lebih

diutamakan. Hal ini kerana komunikasi bukan lisan yang terpamer daripada tubuh selalunya

bertindak secara semula jadi dan adakalanya mudah dikenal pasti oleh orang lain. Menurut

seorang ahli psikologi Amerika, Mehrabian mengatakan bahawa apabila seorang manusia

cuba menyampaikan perasaan atau hasrat hatinya, komunikasi yang terlibat ialah 55 peratus

komunikasi bukan lisan, 38 peratus melalui intonasi dan tujuh peratus melibatkan komunikasi

lisan. Hal ini menunjukkan peratusan komunikasi bukan lisan adalah yang tertinggi dan ianya

bersifat kekal yang diwarisi melalui pendidikan sejak kecil ( Dewan Bahasa. Disember 2008:

12 dan 14 ).

3. KAEDAH-KAEDAH KOMUNIKASI BERKESAN DALAM ORGANISASI

Keberkesanan komunikasi amat penting dalam sesebuah organisasi. Hal ini bagi memastikan

misi dan visi sesebuah organisasi itu dapat digerakkan bersama. Melihat kepada kepentingan

keberkesanan komunikasi dalam organisasi, maka di sini disenaraikan beberapa cara untuk

meningkatkan keberkesanan komunikasi dalam organisasi. Pertama sekali sebelum

menyampaikan sesuatu maklumat, penyampai perlulah jelas tentang maklumat dan tujuan

yang ingin disampaikan. Bahan yang ingin disampaikan pula mestilah tersusun, ringkas,

padat dan jelas supaya mudah difahami oleh pendengar ( Mohd Yusof Othman. 2003: 38 dan

42 ).

Di dalam satu riwayat, Aishah r.a. pernah berkata, “Susunan kata Rasulullah tidaklah

seperti susunan kata kamu sekalian ini. Akan tetapi baginda berbicara dengan perkataan

yang terang dan jelas ,mudah dihafal oleh sesiapa yang hadapi.”

Di dalam riwayat lain yang disampaikan oleh Aishah r.a. bermaksud, “Sesungguhnya

Rasulullah mengucapkan suatu perbicaraan seandainya ada orang yang menghitungnya,

tentu ia akan dapat menghitungnya.”

Kata-kata yang diungkapkan oleh Saidatina Aishah itu menggambarkan kepada kita

bahawa betapa berkesannya kaedah penyampaian baginda Rasulullah yang patut kita contohi.

Setiap kata-kata yang keluar daripada bibir baginda adalah jelas, terang, tersusun, padat dan

ringkas sehingga mampu dihitung oleh orang yang mendengarnya (Razali Saaran. 2010: 103-

104).

Semasa berkomunikasi, kita perlulah memahami diri orang lain sebelum orang lain

memahami diri kita. Di dalam buku, “The 7 Habits of Highly Effective People” yang ditulis

oleh Stephen Covey (1990), beliau mengatakan ‘Seek first to understand, then to be

understood’ yang bermaksud cuba memahami dahulu, kemudian cuba untuk difahami. Untuk

menjadikan komunikasi lebih berkesan, penyampai perlulah terlebih dahulu memahami

situasi, keadaan dan jiwa pendengar sebelum pendengar memahami diri penyampai

maklumat ( Mohd Yusof Othman. 2003: 35 ).

Selain itu, untuk menjadikan penyampaian sentiasa ‘segar’ kepada pendengar,

penyampai boleh menambahkan beberapa bahan yang menarik seperti statistik, kata-kata

hikmah, carta dan seumpamanya. Selain itu, penyampai juga boleh menggunakan alat bantu

seperti ‘overhead projector’, papan layar berkomputer dan pelbagai alat pandang dengar yang

lain ( Mohd Yusof Othman. 2003: 39 ).

Penyampai juga perlulah menggunakan teknik pengucapan yang baik dengan gaya

yang menarik seperti mengawal kadar kelajuan sebutan perkataan dan intonasi suara, memilih

bahasa dan istilah yang sesuai, ekspresi muka, dan hubungan mata antara penyampai dan

pendengar. Panduan yang terbaik untuk menampilkan wajah dan ekspresi muka adalah

dengan wajah yang ceria dan murah dengan senyuman, dan kadangkala ekspresi muka yang

agak serius bagi menggambarkan sesuatu yang serius dan kesungguhan. Manakala cara

mengawal situasi ketika berkomunikasi atau berucap pula adalah dengan melihat ke arah

khalayak dalam bentuk “Z”, iaitu dari kiri ke kanan, dari depan ke belakang, dan ke semua

arah. Di samping itu, cara pemakaian yang menarik juga mempengaruhi penerimaan

pendengar ( Dewan Bahasa. Disember 2008: 10 dan 11 ).

Selain itu kredibiliti adalah syarat penting komunikasi. Terdapat dua cara untuk

memperoleh kredibiliti. Pertamanya ialah, penutur mesti yakin dan percaya tentang apa yang

disampaikan berdasarkan sumber yang sahih, fakta yang tepat dan maklumat yang betul.

Kedua, penutur mestilah terlebih dahulu melakukan apa yang diperkatakan supaya orang

yang mendengar akan lebih terkesan di hati (Ahmad Fadzli Yusof dan Amin Idris. 2007:93).

Hal ini dikuatkan lagi dengan bukti daripada al-Qur’an al-Karim did dalam sursh al-Saff ayat

yang keempat :

uŽã9Ÿ2 $ºFø)tB y‰YÏã «!$# br& (#qä9qà)s? $tB Ÿw šcqè=yèøÿs? ÇÌÈ

Maksudnya: Amat besar kebenciannya di sisi Allah - kamu memperkatakan sesuatu Yang

kamu tidak melakukannya.

Cara yang lain untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi ialah penyampai juga perlu

mempertimbangkan taraf pendengar. Antara aspek yang perlu diberi perhatian ialah taraf

ilmu, kefahaman pendengar, suasana sosial, tanggapan diri dan juga set minda ‘mind setting’.

Penyampai juga perlu sentiasa adakan susulan apabila komunikasi telah dijalankan. Antara

langkah susulan yang boleh diambil ialah bertanya, interaksi atau meminta reaksi daripada

pendengar. Langkah susulan ini adalah penting untuk mengetahui sejauh mana tahap

kefahaman pendengar tentang apa yang telah disampaikan sekaligus mengelakkan pendengar

membuat kesimpulan sendiri yang mungkin tidak bertepatan dengan maksud asal ( Mohd

Yusof Othman. 2003: 36 dan 43 ).

4. KEPENTINGAN KOMUNIKASI

1-      Memahami Dunia Sekitar dan Manusia Lain

Manusia berkomunikasi disebabkan mereka hendak memahami segala kejadian dan peristiwa

yang berlaku di sekelilingnya. Dengan berkomunikasi mereka dapat memahami alam

sekeliling dan kehidupan ini. Manusia berkomunikasi untuk saling memahami antara satu

sama lain. Para pendakwah berkomunikasi untuk memahami perkara-perkara yang dialami

oleh sasaran dakwahnya sendiri seperti memahami masalah, dunia persekitaran kehidupan

mad’u dan mengenali siapa diri mad’u tersebut( Abdullah Hassan. 2002: 25-26 ).

Komunikasi antara pendakwah dan sasarannya bukan sahaja membantu pendakwah

memahami mad’u tetapi mad’u juga dapat mengenali siapa diri si pendakwah itu. Mad’u

dapat mengetahui segala aspek dalam diri pendakwah seperti keistimewaan dan kelemahan

serta mengetahui samada pendakwah mengetahui atau membenci diri mereka. Semua ini

dapat diketahui melalui kata-kata yang diucapkan oleh pendakwah. Inilah yang dikatakan

komunikasi membantu untuk mengetahui persekitaran dunia dan memahami manusia

lainnya( Abdullah Hassan. 2002: 25-26 ).

2-                  Menjalin Hubungan

Kepentingan komunikasi yang kedua ialah membantu manusia menjalin hubungan. Beberapa

kajian yang dibuat oleh pakar-pakar psikologi mengesahkan bahawa faktor kebahagiaan

manusia yang paling besar ialah apabila wujudnya perhubungan yang rapat sesama manusia.

Kebahagiaan ini begitu besar sehingga boleh mengatasi kebahagiaan wang, kerjaya dan

seks( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

Manusia memerlukan perhubungan yang rapat kerana ia dapat mengurangkan rasa

kesepian dan kesunyian, membuatkan diri seseorang itu rasa dihargai disebabkan wujudnya

kata-kata atau perbuatan yang menyatakan penghargaan serta dapat menambahkan rasa

kenikmatan dan mengurangkan rasa kesengsaraan hidup kerana menjadi fitrah manusia

perlunya perkongsian dalam kehidupan berkongsi keseronokan dan berkongsi kedukaan bagi

mengurangkan kedukaan( Abdullah Hassan. 2002: 26-27 ).

3-                  Memberi Inspirasi

Dalam urusan organisasi, seseorang pemimpin itu perlulah melatih diri agar dapat membina

komunikasi yang baik dengan semua pihak. Hal ini kerana, dalam sesebuah organisasi

memerlukan banyak idea serta maklumat bagi melancarkan gerak kerja yang berkualiti.

Apabila semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan wujud pelbagai idea dan

sekaligus ia akan memberi inspirasi kepada mereka yang pada awalnya tidak mempunyai

sebarang idea mengeluarkan idea yang begitu menarik. Itulah yang menjadi kepentingan

dalam komunikasi. Apabila wujudnya komunikasi, maka akan terbitlah kekreatifan dalam

memberi pelbagai inspirasi idea menarik( Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2002: 15-16 )..

4-                  Meleraikan konflik

Satu lagi fungsi penting komunikasi ialah memperbaiki hubungan yang sedia ada. Kesilapan

yang paling asas dalam komunikasi ialah mesej yang disampaikan oleh penyampai tidak

difahami dengan jelas atau timbulnya salah faham dalam memahaminya. Akibat daripada itu,

ia boleh menimbulkan konflik atau pelbagai gangguan emosi lain seperti emosi marah,

kecewa, keliru dan sebagainya. Atas faktor inilah pembaikan semula mesej perlu

diperjelaskan melalui komunikasi yang lebih jelas dan berkesan. Rundingan boleh dibuat

antara individu terbabit bagi mencari punca konflik dan menyelesaikannya( Hashim Fauzy.

2001: 3-4 ).